• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда

clubtk.ru

Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения

Валентина Вацлавовна Филиппович

специалист по кадровому аудиту

В любой организации существуют документы по кадровому учету. На насущные вопросы, возникающие при их оформлении и ведении, ответила Валентина Вацлавовна Филиппович.

 Работник представляет трудовую книжку в очень плохом состоянии (есть жирные пятна, оторван кусочек листа и т.п.). Как поступить нанимателю?

В такой ситуации нанимателю при приеме трудовой книжки целесообразно попросить работника написать пояснение с указанием всех ее недостатков. Например, можно указать, что в трудовой книжке N ХХХХ серии ХХ на странице 3 стоит жирное пятно, страница номер 5 разорвана и склеена скотчем, на странице 9 ребенком нарисован домик. Данное пояснение, подписанное работником, поможет нанимателю в дальнейшем избежать со стороны работника претензий из-за плохого состояния трудовой книжки.

Работник в случае повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней) имеет право обратиться к нанимателю с заявлением о выдаче ему дубликата <*>. Выданный дубликат оплачивается работником в размере стоимости, затраченной нанимателем на его приобретение <*>.

 Обязан ли работник писать заявление с просьбой выдать ему трудовую книжку?

Законодательством данная обязанность за работником не закреплена. Однако нанимателю стоит попросить работника написать такое заявление. Это в будущем поможет нанимателю избежать претензий в ситуации, если выяснится, что работник уже имел трудовую книжку.

В какой срок нужно уведомлять орган по труду, занятости и социальной защите, если в организации появилась вакансия?

Наниматель должен уведомить орган по труду, занятости и социальной защите о наличии вакансии в течение пяти дней со дня образования вакансии <*>.

Неуведомление органов по труду, занятости и социальной защите, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этих органов уполномоченным должностным лицом нанимателя о наличии свободных рабочих мест (вакансий) влечет наложение штрафа в размере от 5 до 20 базовых величин <*>.

Является ли вакансией должность работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, и должность, на которой сотрудник работает на условиях совмещения?

Свободное рабочее место (вакансия) — это предусмотренная штатным расписанием должность (профессия), которая не замещена работником, состоящим в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (контракта) по данной должности (профессии) <*>.

Соответственно, должность работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трех лет, не является вакансией, а должность (профессия), на которой работник трудится на условиях совмещения, — это вакансия.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой книжки <*>. Это императивная норма. Поэтому в случае ее нарушения (когда неверно вшит вкладыш) нанимателю будет необходимо исправить допущенную ошибку.

 Кто несет ответственность за правильное формирование и хранение личных дел работников?

Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел возложен персонально на руководителя организации <*>.

Обязан ли экономист, который переводится на должность бухгалтера, представить нанимателю справку о прохождении предварительного профилактического наркологического осмотра?

Да, обязан. При переводе работника на другую должность с ним заключается новый трудовой договор (контракт) <*>. При его заключении работник обязан представить нанимателю установленные законодательством документы <*>. При этом работники, которые включены в перечень от 08.08.2005 N 23/243/104, обязаны представить справку о прохождении ими наркологического осмотра <*>. Так как должность бухгалтера включена в данный перечень, работник, который переводится на такую должность, обязан представить соответствующую справку <*>.

Надо ли нанимателю утверждать применяемую в организации форму личной карточки работника?

В настоящее время наниматель обязан вести личные карточки на военнообязанных лиц и призывников <*>. Форма данной личной карточки установлена законодательством.

Для остальных работников форма личной карточки, а также обязанность ее ведения не установлена. Следовательно, наниматель самостоятельно решает вопрос о необходимости ее ведения, а также разрабатывает ее форму и определяет порядок и категории лиц, на которых она ведется. Это ему необходимо делать даже в случае, если он использует личную карточку формы Т-2 работника. Это связано с тем, что законодательство, установившее данную форму и порядок ее заполнения, утратило силу <*>.

Обязательно ли наличие в приказах по личному составу визы юридической службы (юрисконсульта)?

Да, обязательно. Проекты приказов по личному составу, а также других распорядительных документов (распоряжения, указания, постановления, решения) должны быть согласованы с юридической службой организации <*>. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом <*>.

 Можно ли в приказах о приеме на работу, переводе, увольнении использовать в реквизите «Заголовок к тексту» формулировку «По личному составу»?

Нет, нельзя. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например «О приеме», «Об увольнении» <*>. Соответственно, использовать в заголовке приказа формулировку «По личному составу» некорректно.

В случае если в одном приказе оформляется и прием, и увольнение сотрудников, возможно в заголовке использовать формулировку «Об увольнении и о приеме на работу».

Обязан ли наниматель по запросу работника выдать ему характеристику?

Да, обязан. Наниматель должен в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса выдать работнику характеристику <*>.

Как можно компенсировать неиспользованную часть отпуска в случае отзыва из него?

Отзыв из отпуска предполагает перерыв в его использовании по предложению нанимателя и с согласия работника <*>. При этом неиспользованная часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть компенсирована одним из трех способов <*>:

— предоставлена в течение текущего рабочего года;

— присоединена к отпуску за следующий рабочий год;

— компенсирована в денежной форме. Для выплаты компенсации в данном случае не требуется обязательная отработка работником полного рабочего года и использование в натуре 21 календарного дня отпуска. Однако, принимая решение об отзыве работника из отпуска, наниматель должен помнить, что работник должен использовать не менее 14 календарных дней в текущем рабочем году <*>. Кроме того, он должен учитывать, что не допускается отзыв из отпуска работников <*>:

• моложе восемнадцати лет;
• имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

 Может ли наниматель по заявлению работника, имеющего III группу инвалидности, установить ему полный рабочий день?

Если в индивидуальной программе реабилитации инвалида (далее — ИПРИ) содержится рекомендация касательно неполного рабочего дня, наниматель обязан его установить. Этот связано с тем, что наниматель должен обеспечивать соблюдение ИПРИ <*>.

В данной ситуации наниматель может рекомендовать работнику обратиться в соответствующее учреждение здравоохранения для пересмотра ИПРИ. И только после внесения в нее соответствующих изменений установить работнику полный рабочий день.

При этом нанимателю необходимо разграничивать установление неполного рабочего дня и сокращенной продолжительности рабочего времени. Последняя устанавливается для инвалидов I и II группы и составляет не более 35 часов в неделю <*>. Труд указанных работников оплачивается в таком же размере, как и труд работников соответствующих профессий и должностей при полной норме продолжительности рабочего времени <*>. В случае установления неполного рабочего дня оплата труда сотрудников производится пропорционально отработанному времени.

Кто должен принимать меры по сбору документов, подтверждающих стаж работы работника в случае утраты трудовой книжки?

Это зависит от того, кто виноват в ее утрате.

В случае если трудовая книжка была утеряна по вине нанимателя, он самостоятельно принимает меры для получения документов, подтверждающих стаж работы сотрудника <*>. При этом наниматель восстанавливает ее за свой счет <*>.

В случае же утраты трудовой книжки работником он самостоятельно принимает меры к получению документов, подтверждающих стаж его работы. Однако наниматель обязан оказывать содействие в получении данных документов <*>. В данном случае оплата дубликата трудовой книжки производится за счет работника <*>.

В любом из данных случаев наниматель выдает дубликат трудовой книжки не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника <*>.

Можно ли при переводе на другую должность у того же нанимателя установить работнику предварительное испытание?

Нет, нельзя.

Законодательством определены случаи, когда предварительное испытание устанавливать запрещено. К ним относится, в частности, перевод на работу в другую местность либо к другому нанимателю <*>. Перевод на другую должность у того же нанимателя в данном перечне не указан. Однако установить предварительное испытание при таком переводе нельзя в силу следующего.

Перевод регулируется главой 3 «Изменение трудового договора» ТК. При переводе на другую должность у того же нанимателя заключается новый трудовой договор. Однако в данном случае речь идет не о приеме на работу, а о заключении трудового договора. Предварительное испытание по своей сути связано с проверкой нанимателем соответствия работника поручаемой работе, связанной с приемом на работу. Кроме того, в отношении контрактной формы найма предварительное испытание может быть установлено только при приеме на работу <*>.

ilex.by

Кадровое делопроизводство.Документы кадровой службы

* Делопроизводство. Приказы
* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
* Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа

Примерный состав документов кадровой службы

• Списки военнообязанных.
• Карточки учета военнообязанных.
• Отчеты о бронировании военнообязанных.
Документы для Пенсионного фонда • Журнал регистрации представлений к назначению пенсии по старости, по инвалидности, по потере кормильца.
• Журнал регистрации заявлений о перерасчете пенсии.
• Журнал регистрации индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).
• Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).
• Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1).
• Перечень рабочих мест, наименование профессий и должностей, работникам которых установлено льготное пенсионное обеспечение в связи с особыми условиями труда в соответствии со статьей 27 Закона «О трудовых пенсиях в РФ» (по списку №1, №2).

www.bizneshaus.ru