Содержание

Оформление личного дела работника: образец, как оформить

Закон не обязывает коммерческие компании вести личное дело на каждого сотрудника, однако на практике такой документ оказывается довольно полезным. Связано это с необходимостью периодического доступа к детализированным сведениям о сотруднике и его трудовой деятельности. Вместе с тем, утвержденных правила оформления личных дел в настоящее время нет, поэтому большинству компаний приходится ориентироваться на традиции делового оборота и практику, как оформить образец личного дела работника.

Понятие и основы ведения личных дел

Любое личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.

Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов – в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте нет четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего.

Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:

  • требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
  • список категорий трудящихся, на которых ведут дела;
  • методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
  • перечень лиц, имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.

В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел, можно использовать:

  • п. 3.6 Основных Правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении личного дела вполне можно взять за основу внутреннего регламента;
  • п. 4.19 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Процедура создания и ведения личного дела трудящегося

Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.

Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.

Как оформить титульный лист папки с личным делом

Как правило, для создания дел работников используют картонные/пластмассовые папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляют титульный лист с необходимыми данными.

Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама установить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.

На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно Приложению № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно

дополнить его нужными реквизитами.

Как правило, на титульном листе указывают:

  • название компании;
  • Ф.И.О сотрудника, на которого ведут досье;
  • период сбора документов;
  • срок хранения;
  • данные о месте размещения в архиве.

Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.

Что и как помещать в папку с личным делом

Полного регламентированного перечня того, что следует помещать в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными сотрудника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.

Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке: то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.

Однако при закрытии и сдаче личного дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке – то есть от приема до увольнения.

Опись документов всегда располагают в начале папки. Более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа.

В итоге, окончательная очередность расположения документов при закрытии личного дела следующая:

  1. Анкета или автобиография, резюме. Здесь же могут быть и другие личные данные работника.
  2. Документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации.
  3. Далее идут все документы, связанные с трудовой деятельности – в последовательности от приема до увольнения. Между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.

Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован. Количество страниц должно соответствовать их количеству в описи.

Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.

Персональные данные и личное дело

Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим, обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:

  • идентификационные данные лица, дающего разрешение;
  • цель обработки личной информации;
  • идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
  • разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
  • список информации, с которой позволено работать нанимателю;
  • срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.

Разрешение тоже подшивают в личное дело.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничена только периодом его составления и сбора документов. Не менее важные этапы – завершение ведения дела и правильная организация его хранения.

Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения дела сдают в архив.

Если сотрудник после увольнения устроится снова, на него нужно завести новое личное дело.

Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяют:

  • наличие и комплектность всех документов;
  • их количество тому, что указано в описи.

После этого составляют лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле, а также дают характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетают для архива.

На титульном листе ставят:

  • конечную дату;
  • общее количество листов;
  • предполагаемый срок хранения дела.

Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.

Сроки хранения дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет

(ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Личное дело сотрудника

В личное дело любого сотрудника входит ряд документов, собранных за довольно длительный период времени, и представляющих собой информацию о сотруднике, его послужном списке, или же о его студенческом периоде в ВУЗе. Они входят в состав документов компании по личному персоналу.

В соответствии с указом Президента России от 30 мая 2005, № 609, персональные дела работников должны присутствовать в обязательном порядке во всех муниципальных или государственных органах власти. Для большинства компаний или прочих организаций, заведение личного дела допускается по усмотрению руководства.

Практика позволяет удостовериться в факте, что своевременная комплектация личного дела сотрудника во многом весьма полезна. Поскольку вся информация о работнике сконцентрирована и упорядочена в едином сохранном месте, и при необходимости она доступна для быстрого поиска по заданному запросу.

Состав документов личного дела работника

  • заявление об устройстве на работу, должность
  • трудовой договор и прочие соглашения
  • персональный листок учета кадров
  • анкета (личная информация от лица сотрудника)
  • копии документов, свидетельствующих об окончании высшего образования
  • документы об утверждении на должность (выписки или копии). Это могут быть выписки с результатов конкурса, тестирования на должность и т. д.
  • рекомендательные письма, прочие характеристики
  • регламенты сотрудника (инструкции)
  • аттестационный лист, представления, отзывы
  • копии паспортных данных, свидетельства о браке
  • заявления о переходе на другую должность, приказы о назначении или об увольнении
  • копии документов, дипломов о награждении или выписки о взысканиях
  • информация о доходах и имуществе сотрудника. Справки, подтверждающие достоверность сведений дела (для государственных или муниципальных служб)
  • менее востребованные документы (дипломы, трудовые книжки, свидетельства)

Другие документы по необходимости. Для госслужащих подробная информация в Указе Президента РФ (по ссылке во 2-ом абзаце).

  • Формирование личных дел работников

  • Документы попадают в личное дело по мере их появления, согласно принципу хронологии. В случае увольнения сотрудника, его личное дело переходит в архив, как законченное делопроизводство. Что касается работников государственной службы, по нормативным требованиям, их дела попадают в архив лишь после десяти лет хранения в службе кадров, т. к. при переходе такого работника на другую государственную службу, его персональное место также отправляется на новое место работы. Для остальных эту процедуру желательно выполнить не позже трех лет после окончания делопроизводства сотрудника.

Ввиду того, что материалы личного дела крайне важны, необходимо проводить внутреннюю опись (см. пример внутренней описи личного дела). Она нумеруется вне остальных документов из дела. Перед архивированием личного дела, в листе-заверителе указывается сума листов внутренней описи.

Каждый сотрудник обладает самостоятельным личным делом. В случае, когда за год личных дел набралось не так много, при архивировании их все можно сгруппировать, прошить в общее дело. Для этого во внутренней описи следует занести информацию о каждом личном деле в отдельности: ФИО служащих, номер листов дела в общем списке для облегчения дальнейшего использования.

Использование подобного общего дела не всегда удобно, поэтому желательно архивировать дела по одному, как самостоятельные единицы. В случае гражданских служащих, отдельное дело обязательно по нормативным требованиям.

Оформление личного дела

При оформлении, данная информация должна быть обязательно отображена на корочке личного дела (по ссылке найдете образец)

  • В качестве заголовка должны быть фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже.
  • Если в написании фамилии, имени и отчества возможны варианты, они указываются также в качестве заголовка личного дела, как правило, в скобках. Для примера: Величко (Тихомирова) Наталья Степановна.
  • Если речь идет об общем деле, заголовок формируется несколько по-другому. Следует указать в заголовке первые буквы фамилий работников, находящихся в общем томе дел. К примеру: Личные дела уволенных сотрудников(2009) «А» — «К»
  • Последние даты, по нормативным актам, важно проставлять такие же, как и в приказах об увольнении и поступлении на работу. Некоторые организации осуществляют определение крайних дат по датам назначения на должность и увольнения. Но этот вариант не считается особо правильным.
  • На определение крайних дат ни коем образом не влияют документы, помеченные датой более ранней, чем дата приказа об утверждения на должность.
  • Личные дела сотрудников хранятся со сроком 75 лет ЭПК. Период хранения у руководителей организации — постоянный, согласно статье 656 Типового перечня(2010 год). При архивировании личного дела, на обложке указывается срок хранения личного дела. Номер статьи на обложку не переносится. Срок хранения не зависит от возрастной категории служащего, отсчет начинается с момента приказа об увольнении.
  • Необходимо четко зафиксировать количество в деле листов.

В этой статье расписаны основные документы, необходимые для составления правильного личного дела, также рассмотрены основные требования к его формированию, информация о хранении дела и оформлении обложки. В другой публикации «Опись дел по личному составу» можно узнать об отличительных признаках систематизации дел.

См. также:

 Режим неполного рабочего времени 

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

Ведение личных дел работников | Кадровик

Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты.

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов. В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

Личные дела для госслужащих Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.

В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, формирование личных дел сотрудников, их оформление и хранение определяют локальными актами.

Помните, что не все документы и их копии можно хранить в личном деле сотрудника.

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист. На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник. Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть. В заголовке личного дела пропишите Ф. И. О. сотрудника.

Как оформить личное дело работника: образец титульного листа

Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель. Листы личного дела пронумеруйте нарастающей нумерацией арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Использовать чернила или цветные карандаши нельзя.

Состав личного дела:
внутренняя опись всех документов дела;
личный листок по проведению учета кадров;
анкета;
дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
автобиография сотрудника;
составленное заявление о приеме на должность;
должностная инструкция сотрудника;
полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
личные заявления, подаваемые сотрудником;
трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
аттестационные листы;
результаты пройденных медосмотров;
отзывы должностных лиц о специалисте;
лист-заверитель дела.

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении.

Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов

При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Дополняйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Порядок ведения личных дел работников установлен Приложением № 27 к Правилам, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением.

Какие документы нельзя помещать в личные дела сотрудников

В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника. При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персданных.

Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Такие правила установлены статьей 65 ТК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 года под № А53-12557/2013). Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документов, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Внимание! Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму. Основание: статья 13.11 КоАП. Эти копии обяжут немедленно уничтожить.

Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно.

Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии на обработку персональных данных должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов. Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.

Кадровый вопрос №1: Можно ли в личном деле хранить личную карточку по форме № Т-2? Где хранить личные карточки сотрудников и какие документы включать в личное дело, организация вправе решить сама. Порядок хранения личных карточек сотрудников закон не определяет. Предусмотрите такой порядок в локальном акте, например в положении о порядке ведения личных дел сотрудников (ч. 1 ст. 8 ТК). Рекомендуем хранить личные карточки отдельно от личных дел, поскольку перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20. 12.2019 № 236, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов.
Кадровый вопрос №2: Можно ли вести личные дела работников и не оформлять личные карточки по форме № Т-2? Нет, нельзя. Личная карточка – это обязательный документ, который каждый работодатель должен вести на каждого сотрудника. Ведете личные дела работников в организации или нет, значения не имеет. В личной карточке повторяйте все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т. д. С каждой такой записью в личной карточке знакомьте сотрудника под подпись в личной карточке. Вести личные дела на сотрудников закон велит только отдельным работодателям. Остальные решают сами, нужны им личные дела или нет.
Кадровый вопрос №3: Обязан ли работодатель знакомить сотрудника с его личным делом? Нет, не обязан. Закон не требует, чтобы работодатель знакомил сотрудника с его личным делом. Тем не менее сотрудник вправе в письменном заявлении потребовать выдать копии документов, связанных с его работой, или оформить выписку из личного дела. В таком случае отказать сотруднику в просьбе нельзя (ст. 62, 89 ТК).

Формирование личного дела: 4 правила

Следуйте простым правилам, чтобы личные дела работников всегда были в порядке.

Правило 1: Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.

Правило 2: В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Правило 3: Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.

Правило 4: Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

Где и сколько хранить личное дело сотрудника

Храните в отделе кадров личные дела всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации.  Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании.

Как формировать личные дела сотрудников для архива

Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите.

Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты. Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель.

На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте срок хранения личных дел.

Сроки хранения личных дел

Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.

Личное дело работника: проведение ревизии

Проведите ревизию всех дел, чтобы:

  1. Проверить данные в личных делах сотрудников.
  2. Правильно их оформить.
  3. Систематизировать.

Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан.

Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства. Например, актом проверки наличия и состояния архивных документов таможенных органов (смотрите приложение № 40 к приказу ФТС от 09.07.2014 № 1331). Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров.

Вывод
Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385170-lichnoe-delo-rabotnika-19-m2

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Какие документы сотрудников можно утилизировать?

Главная → Статьи → Какие документы сотрудников можно утилизировать?

 

Организация архивирует личные дела сотрудников.
Какие документы необходимо сохранить, а какие можно утилизировать?
Можно ли утилизировать дополнительные соглашения к трудовому договору и заявления о приеме на работу, о переводе?

 

Требование об обязательном формировании и ведении личных дел на работников трудовое законодательство не содержит. В то же время действующее законодательство содержит ряд норм, в соответствии с которыми формирование и ведение личных дел обязательны в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих (ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации”, ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации”). Поскольку в данном случае сотрудники коммерческой организации не относятся к такой категории лиц, ведение их личных дел осуществляется работодателем по его усмотрению. Работодатель самостоятельно определяет порядок формирования и ведения личных дел своих работников с учетом положений действующего законодательства, касающихся порядка хранения и использования персональных данных работников.

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а их обработка – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника (ст.  85 ТК РФ). Пункт 2 части первой ст. 86 ТК РФ устанавливает, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами. В силу ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. В соответствии с п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Работодатель должен осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 88 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ не регламентирует вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения и использования персональных данных. На наш взгляд, работодатель должен самостоятельно определить, будет ли такой порядок установлен в отдельном локальном нормативном акте (например в положении об обработке персональных данных), или же соответствующие нормы будут включены в иной внутренний документ организации (например в положение о персонале).

Пункт 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон № 125-ФЗ) дает определение документов по личному составу. Это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. В силу ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также утвержденными в соответствии с законодательством перечнями типовых архивных документов.

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25. 08.2010 № 558 (далее – Перечень), можно сделать вывод о том, что личные дела, включают в себя такие документы, как заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др. Но для случаев, когда ведение личных дел не обязательно, перечень входящих в них документов устанавливается работодателем самостоятельно. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. Так, п. 16 указанного Положения содержит перечень документов, которые включаются в личное дело гражданского служащего. Указанный перечень может быть использован в качестве примера и другими организациями при разработке порядка оформления личных дел сотрудников, поскольку он не является обязательным для организаций, не связанных с гражданской службой.

Следует также отметить, что вопрос о правомерности применения приказа Министерства культуры РФ от 25. 08.2010 № 558, утвердившего Перечень, рассматривался Высшим арбитражным судом РФ по обращению коммерческой организации, заявившей о несоответствии этого приказа положениям Закона № 125-ФЗ (решения ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11, а также от 21.02.2012 № 14589/11). В своем последнем решении ВАС РФ признал приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые не подведомственны федеральным органам государственной власти, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в Перечне, с указанием сроков хранения, соответствующим положениям Закону № 125-ФЗ.

Таким образом, при определении сроков хранения документов коммерческая организация обязана руководствоваться положениями Перечня. Так, в силу п. 656 Перечня личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации должны храниться в организации постоянно, иных работников организации – на протяжении 75 лет. На архивное хранение личное дело передается после увольнения сотрудника из данной организации. Срок передачи на хранение может быть определен работодателем самостоятельно в локальном акте организации на основании ст. 8 ТК РФ.

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, подлежат хранению в течение 75 лет (п. 657 Перечня № 558).
Учитывая, что внесение изменений в трудовой договор возможно путем заключения дополнительного соглашения к нему (ст. 72 ТК РФ), все дополнительные соглашения к трудовому договору также подлежат хранению в течение 75 лет.

Следовательно, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним и включенные в личные дела заявления о приеме и переводе работников подлежат обязательному хранению в течение 75 лет.

 

Ответ подготовил: Каменщиков Александр, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Комарова Виктория, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Хотите перейти на ЭДО?
Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.
Оставить заявку >>

Объяснение личного дела – kiwiHR

Что такое личное дело?

Вкратце, значение личного дела: Бумажная или электронная папка, в которой хранятся все документы по кадрам и заработной плате от новых, существующих или предыдущих сотрудников. Файлы HR должны включать основную информацию о сотрудниках и компенсациях в соответствии с федеральным законодательством и законами штата о труде. Понимание того, какие трудовые книжки включать в личное дело, поможет вам избежать дорогостоящих штрафов и ошибок.

Что должно быть в личном деле?

Целью личного дела является сбор всех важных записей и информации о сотрудниках. Файл HR должен включать следующее:

  • Основная информация о сотруднике , такая как имя, контактная информация, номера социального страхования, медицинская страховка и контактные данные для экстренных случаев
  • Должностная инструкция
  • Заявление о приеме на работу и резюме
  • Закрыть файлы интервью
  • Соответствующие налоговые формы
  • Информация о заработной плате , такая как компенсация, частота выплат и банковский счет
  • Трудовые договоры и другие соответствующие соглашения между работником и работодателем
  • Соглашения могут включать в себя соглашение о неконкуренции, договоры на предоставление автомобиля компанией или бизнес-кредитной карты.
  • Контракты или формы вознаграждения работникам и письмо с предложением работы
  • Иммиграционные документы, относящиеся к трудоустройству
  • Документы об увольнении, включая причину ухода или увольнения , документы о безработице, формы продления страховки и т. д.
  • Необязательный личный файл и данные, такие как день рождения, начало и конец испытательного срока

Независимо от того, являются ли вышеупомянутые записи о сотрудниках обязательными или нет, они регулируются федеральными законами и законами штата.Также необходимо учитывать другие нормативные акты, такие как законы о защите данных, такие как GDPR. Из-за конфиденциальной информации, хранящейся в личных делах, важно хранить записи сотрудников в безопасности и в соответствии с требованиями законодательства. rem

Проблема с бумажными личными делами

Глядя на список записей о сотрудниках, которые должны храниться в личном деле, нет никаких сомнений в том, что с такой конфиденциальной информацией нужно обращаться осторожно. Поэтому обратите внимание, что полагаться на бумажное личное дело нельзя по следующим причинам:

1.Личные дела должны храниться в безопасности

Как сохранить записи сотрудников в безопасности? Хотя наличие специального кабинета для документации сотрудников может показаться очевидным решением, запирание их в офисе лишь частично защищает их от физической кражи. Забудьте запереть офис один раз, и записи о сотрудниках могут быть раскрыты навсегда. Один момент отвлечения может привести к тому, что личные дела попадут не в те руки.

Как насчет хранения в частной сети компании? Хотя это улучшение, сеть настолько безопасна, насколько безопасны люди, которые ее используют.

Пусть один сотрудник станет жертвой кибератаки или фишинга, и сеть превратится в открытую книгу. Не думаете, что это может случиться с вашим бизнесом? Подумайте еще раз: по данным Национального центра кибербезопасности (NCSC), воздействие киберпреступности обходится Великобритании примерно в 30 миллиардов долларов в год. Фактически, отрасль малого и среднего бизнеса является мишенью номер один для кибератак.

2. Контролировать доступ к личному делу

Важно следить за внешними нарушениями, но нельзя игнорировать угрозу внутренних нарушений безопасности.Придерживаясь бумажного личного дела или внутренней сети, вы практически ничего не можете сделать для предотвращения несанкционированного доступа к местоположению или информации.

Благодаря контролю доступа несанкционированный доступ к личному делу станет на одну проблему меньше. Контроль доступа в системе управления персоналом обычно переводится как роли разрешений. Назначение ролей разрешений защищает файл персонала и организацию ключевыми способами. Строго ограничивая круг лиц, имеющих доступ к файлам и записям сотрудников, вы также защищаете свою компанию от внутренних утечек данных.

3. Доступ к личному делу ограничен

В эпоху домашних офисов и удаленных команд предоставление сотрудникам доступа к данным в любое время и из любого места больше не «приятно иметь», а требование. Вероятность того, что они смогут получить доступ к личному делу для выполнения своей работы из своего местоположения, очень мала. Файлы персонала также могут быть подвержены нарушениям безопасности, если удаленный работник использует незащищенную сеть для доступа к базе данных компании.

4. Бумажные личные дела обходятся дорого

Каждое распечатанное личное дело сотрудника и служебная книжка стоят денег вашей компании.Может показаться, что это не больше, чем несколько центов бумаги и чернил, но это складывается. Сложите тысячи или десятки тысяч страниц, и это станет значимой цифрой.

Добавьте к счету другие менее очевидные расходы. Сами принтеры стоят денег и увеличивают ваши расходы на электроэнергию. Если вы все еще храните свои документы в своем офисе, подумайте о преимуществах, которые дает освобождение офисного пространства.

Имея больше свободного места, вы можете использовать его более продуктивно или выделить деньги на устаревшие системы папок для более эффективных инструментов. Если нет, подумайте об административных расходах и расходах на хранение, связанных с каждым личным делом.

И последнее, но не менее важное: вы можете сократить расходы за счет повышения эффективности. Чем меньше времени ваши сотрудники тратят на поиск личного дела и его ручное обновление, тем больше времени они могут потратить на действительно важную работу. Повышая эффективность, вы максимизируете свои ресурсы.

5. Создание единого личного дела связано с экологическими издержками

Создание и ведение бумажного личного дела требует больших экологических затрат.Это означает бесконечное количество бумаги и электричества.

Кроме того, потребность в чернилах может также увеличить количество летучих органических соединений в атмосфере. Даже если вы попытаетесь переработать, много бумаги все равно окажется в мусорном ведре. С современными решениями, такими как программное обеспечение для управления персоналом, больше не нужно перекладывать счета на окружающую среду.

Кроме того, существует множество других рисков, с которыми руководители МСП опасаются, что они могут столкнуться, придерживаясь бумажных личных дел.В частности, 60% руководителей малого и среднего бизнеса заботятся о соблюдении законов и правил, а еще 46% беспокоятся о сборе и хранении данных о сотрудниках.

Рассмотрение обязанностей отдела кадров, таких как ведение личных дел, занимает около 25% рабочей недели менеджера по персоналу. В общей сложности 700 часов работы в год, что дает много возможностей для совершенствования. К счастью, есть лучший способ.

Руководство по личным делам сотрудников

ЗАКОН МИЧИГАНА

Мичиган имеет закон, который регулирует содержание, доступ и использование информации личного дела.Этот закон позволяет сотруднику просматривать, копировать и исправлять информацию о своем личном деле. Закон известен как Закон Булларда-Плавецкого о праве сотрудников знать. Его можно найти в книгах MCL 423.501 et. сл.

ЧТО ТАКОЕ ЛИЧНЫЙ ОТЧЕТ?

Этот закон содержит определение того, какие записи должны храниться в личном деле сотрудника и какие записи могут быть исключены из личного дела. Это определение:

(c) «Личное дело» означает запись, хранимую работодателем, которая идентифицирует работника, в той мере, в какой эта запись используется или использовалась, или может повлиять или использоваться в связи с квалификацией этого работника для приема на работу, продвижения по службе, перевода , дополнительная компенсация или дисциплинарное взыскание.Личные записи должны включать записи, находящиеся во владении лица, корпорации, товарищества или другой ассоциации, у которых есть договорное соглашение с работодателем о ведении или предоставлении личных записей, как это предусмотрено в этом подразделе. В кадровый учет не включаются:

(i) Рекомендации сотрудников, предоставленные работодателю, если личность лица, давшего ссылку, будет раскрыта.

(ii) Материалы, касающиеся кадрового планирования работодателя в отношении более чем 1 сотрудника, включая повышение заработной платы, планы премирования руководства, продвижение по службе и назначение на работу.

(iii) Медицинские отчеты и записи, сделанные или полученные работодателем, если записи или отчеты доступны работнику от врача или медицинского учреждения.

(iv) Информация личного характера о лице, не являющемся сотрудником, если раскрытие информации будет представлять собой явно необоснованное вторжение в частную жизнь другого лица.

(v) Информация, которая хранится отдельно от других записей и относится к расследованию, проводимому работодателем в соответствии с разделом 9.

(vi) Записи, относящиеся только к расследованиям жалоб, которые хранятся отдельно и не используются для целей, предусмотренных в этом подразделе.

(vii) Записи, хранящиеся в образовательном учреждении, которые непосредственно связаны с учащимся и считаются учебными записями в соответствии с разделом 513(a) раздела 5 Закона о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни от 1974 г., 20 U.S.C. 1232г.

(viii) Записи, хранящиеся исполнительным, административным или профессиональным служащим, которые хранятся в единоличном владении составителя документации и не доступны или не передаются другим лицам. Однако запись о происшествии или факте в отношении работника, ведущаяся в соответствии с настоящим подпунктом, может быть внесена в кадровое дело, если она внесена не позднее чем через 6 месяцев со дня происшествия или дня, когда факт стал известен.


КАКОЙ СПОСОБ СОТРУДНИКИ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДЛЯ ДОСТУПА К СВОИМ ЛИЧНЫМ ДЕЛАМ И КАК ЧАСТО ОНИ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЭТОТ СПОСОБ?

Сотрудник, желающий просмотреть и/или получить копии своего личного дела, может сделать это, отправив (по почте или лично) письменный запрос о своем личном деле.Закон требует, чтобы работодатель разрешал сотруднику просматривать и/или получать копии своего личного дела через разумные промежутки времени, как правило, не чаще двух раз в течение календарного года. Работодатель обязан разрешить работнику доступ к записи в месте, достаточно близком к месту работы работника, в обычные рабочие часы. Тем не менее, работодатель не обязан разрешать доступ в рабочее время своих сотрудников и может предоставить другое разумное время для просмотра файла вместо освобождения сотрудника от обычного рабочего времени сотрудника. Если работник не может просмотреть личное дело по месту нахождения своего работодателя, его работодатель должен отправить копию этого дела работнику по почте.

Письменный запрос на доступ к личному делу или копии личного дела должен быть достаточно подробным, чтобы сообщить работодателю, кто такой работник и что именно он требует. Типичный запрос личного дела можно найти в форме ниже. Сертифицированная почта не требуется по закону, но рекомендуется.

ФОРМА ЗАПРОСА СОТРУДНИКОВ СОТРУДНИКОВ

Номер заверенного письма: _____________________________________

Я, (укажите свое имя здесь) __________, прошу моего (если вы больше не работаете, введите («бывший») работодатель, (укажите здесь имя работодателя) разрешить мне проверять и получать копии любой и всей информации в моей персональные записи я имею право на получение в соответствии с законодательством штата Мичиган.Я делаю этот запрос в соответствии с Законом штата Мичиган о праве знать информацию. Я прошу, чтобы эта возможность была предоставлена ​​мне
не позднее (В законе нет ограничения по времени, но вы должны дать им разумное время для ответа. Я предлагаю от 14 до 21 дня со дня отправки)__________.

                                                                                                      
(имя подписи и имя печатными буквами ниже строки)

СС#________________________________

(укажите здесь адрес)

___________      

                            

СТОИМОСТЬ ДОСТУПА К ФАЙЛУ 

Работодатель должен разрешить сотруднику бесплатно «просматривать» свое дело.Однако, если работник запрашивает копии документов в деле, работодатель может взимать плату за фактическую дополнительную стоимость копий.

ИСПРАВЛЕНИЕ НЕТОЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ О ПЕРСОНАЛАХ

Сотрудник, не согласный с информацией, содержащейся в его личном деле, имеет право потребовать от работодателя удалить или исправить эту информацию. Работодатель и работник могут прийти к обоюдному согласию об удалении или исправлении.

Если работодатель и работник не могут прийти к соглашению, работник может подать письменное заявление с объяснением своей позиции. Заявление не может превышать пяти листов бумаги размером 8,5 на 11 дюймов и должно быть включено, когда оспариваемая информация разглашается третьей стороне и до тех пор, пока оспариваемая информация является частью файла.

Если работодатель или работник умышленно размещает в личном деле ложную информацию, может быть подан иск об удалении этой информации.

СУДЕБНЫЕ ИСКИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ЗАКОНА О ПРАВЕ РАБОТНИКА НА ИНФОРМАЦИЮ

Сотрудник или работодатель может подать иск для обеспечения соблюдения требований «Закона о праве работника знать».Иск может быть подан в окружной суд, расположенный в округе, где работник живет, работает или где ведется личное дело. Суд может приказать работодателю выполнить этот акт и наказать несоблюдение как неуважение. Также может быть вынесен судебный приказ об удалении заведомо ложных сведений, внесенных в дело работником или работодателем. Сторона, выигравшая в обеспечении заказа, имеет право на возмещение фактических убытков плюс расходы. Доказательство преднамеренного и сознательного нарушения акта позволяет выигравшей стороне взыскать фактический ущерб в размере не менее 200 долларов США или более плюс расходы и разумные гонорары адвокатов.

Файлы профессорско-преподавательского состава — Политики и процедуры МГУ


Политика:                  
Дата вступления в силу:       1 июля 2017 г.
Дата проверки:          1 июля 2021 г.
Пересмотрено:
Ответственная сторона: Канцелярия проректора

1.ДЕЛО ПРЕПОДАВАТЕЛЯ

Личные дела преподавателей, которые могут включать как бумажные, так и электронные записи, поддерживается колледжем или кафедрой, в которой работает преподаватель, и офис отдела кадров. В совокупности эти документы упоминаются в Политика как «Файлы профессорско-преподавательского состава». Материалы личных дел должны храниться вместе как личное дело.Электронные документы должны храниться вместе как кадровое дело.

2. МАТЕРИАЛЫ КАДРОВ ППС

а. ДЕЛО ОТДЕЛА ИЛИ КОЛЛЕДЖА

В личном деле факультета или факультета колледжа должна содержаться следующая информация:

я. Письма о найме, контракты и распределение ролей преподавателей;

ii.Ежегодные обзоры с рейтингами эффективности и любыми письменными апелляциями по отделам руководители и деканы колледжей;

III. Официальные письма с предупреждением, выговором или дисциплинарным отстранением;

ив. Файл отдела или колледжа может содержать следующую информацию по усмотрению устройства, поддерживающего файл:

(1)    Жалобы, негативные комментарии или другие субъективные или оценочные материалы могут помещается в файл только после того, как преподаватель был уведомлен о материале и возможность ответить.Рассмотрев ответ преподавателя, руководитель уведомит преподавателя, если материал будет помещен в файл. Жалобы или критические замечания, которые не были доведены до сведения преподавателя не может быть помещен в личное дело или учитываться в каком-либо кадровом решении. То преподаватель может представить опровержение, комментарий и/или разъяснение любых неблагоприятных элемент в файле, который будет присоединен к соответствующему элементу в файле.

(2)   Похвальные грамоты, достижения и другие почести и награды могут быть размещены в файл на усмотрение подразделения, поддерживающего файл, и должен быть передан член факультета.

(3)    Любые сообщения, исходящие от преподавателя относительно положений и условий занятости.

б. КАДРОВЫЕ РЕСУРСЫ ДЕЛО

Файлы преподавателей факультета, поддерживаемые отделом кадров [HR], могут включать контракты, платежные ведомости и записи о встречах, записи об использовании больничных и ежегодных отпусков, льготы документы, документы о приеме на работу, домашний адрес, телефон и другие бумажные и электронные записи связанных с условиями найма, но не будет включать оценочные материалы, такие как ежегодные обзоры, продвижение по службе, обзоры пребывания в должности и удержания, дисциплинарные записи и т. д.Отдел кадров также отвечает за обслуживание системы управления персоналом Banner. который содержит информацию о сотрудниках университета, необходимую для выполнения различных Функции отдела кадров.

3. СОХРАНЕНИЕ, ДОЛЖНОСТЬ И ПРОДВИЖЕНИЕ ДОСЬЕ И ОЦЕНКИ ОБУЧЕНИЯ

Офис проректора будет хранить копию полного досье, включая письма рецензий, рекомендаций рецензентов для каждого преподавателя, подавшего заявку для удержания, пребывания в должности или продвижения по службе.Досье будет храниться в течение всего срока о трудоустройстве преподавателя в университете. Департамент также будет поддерживать копию оценок преподавания для каждого преподавателя на время обучения трудоустройство преподавателя. Эти файлы не считаются частью «кадрового файлы». Преподаватель может запросить доступ к файлам, за исключением конфиденциальных материалов, таких как письма о внешней экспертной оценке.См. Повышение по службе и срок пребывания в должности.

4. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

Подразделение, поддерживающее файлы, несет ответственность за конфиденциальность и безопасность записей. Все записи о личном составе должны храниться в запираемом картотечном шкафу или, если они хранятся в электронном виде, защищены соответствующими паролями или другими средствами безопасности. механизмы.

личные дела преподавателей хранятся как конфиденциальные и могут использоваться только теми, кто администраторы, которые находятся в линии надзорного органа или сотрудники, которые должны доступ к файлам для выполнения своих служебных обязанностей. Публичная информация, содержащаяся в персонале файлы могут быть опубликованы после утверждения начальником отдела кадров.

Преподаватель может просмотреть свои личные дела по запросу и в такое время и место, которое может быть назначено подразделением, поддерживающим файлы.Преподаватель может запрашивать копии записей, но не может удалять исходные файлы. Факультет член может запросить и / или разрешить в письменной форме выпуск непубличных записей или все личное дело таким лицам или организациям, которые определены факультетом член.

P-файлов | Отдел кадров

Обучение и документация по работе с персональным файлом (P-File) Imaging предоставляет справочную информацию и помощь школам/колледжам/подразделениям, заинтересованным в использовании электронных изображений для хранения P-файлов.

Учебные и документационные материалы P-File Imaging разделены на следующие три модуля.

Учебные и документационные материалы предназначены для сотрудников отдела кадров UW–Madison School/College/Department.


Модуль 1: Введение в создание изображений P-файлов

В этом модуле объясняется, что такое P-файл, демонстрируются особенности технологии и описываются ее преимущества. Это также может помочь школе, колледжу или подразделению определить их готовность к внедрению изображений P-File.

Цели

По завершении курса «Введение в визуализацию P-файлов» учащиеся смогут:

  • Объясните, что такое визуализация P-файла,
  • Осознайте преимущества использования P-файла для обработки изображений, и
  • Определить готовность школы, колледжа или подразделения к внедрению изображений P-File.
Презентация запуска
Игровой модуль 1
Скачать/Добавить в закладки ресурсы

Модуль 2: Подготовка к визуализации P-файла

В этом модуле содержится информация об этой инициативе, описываются шаги, которые школы/колледжи/подразделения должны выполнить для подготовки к внедрению P-файла, а также ссылки на ресурсы и документацию.

Цели

По завершении «Подготовки к визуализации P-файла» учащиеся смогут:

  • Опишите этапы подготовки к визуализации P-файла,
  • Признание необходимых инвестиций в ресурсы, включая время персонала и затраты на оборудование и лицензирование; и
  • Объясните роли внедрения самообслуживания и техническую помощь от отдела обработки изображений DoIT.
Презентация запуска
Игровой модуль 2
Скачать/Добавить в закладки ресурсы

Модуль 3: Процессы документооборота кадрового делопроизводства и процедуры программного обеспечения ImageNow

В этом модуле представлены примеры практики документооборота и письменные пошаговые инструкции по выполнению основных функций с помощью программного обеспечения ImageNow.

Обратите внимание, что этот модуль не включает презентацию, но предоставляет необходимую документацию/ресурсы.

Цели

По завершении курса «Процессы документооборота кадрового делопроизводства и программные процедуры ImageNow» учащиеся смогут:

  • Опишите способы получения, проверки, сбора и обработки документов в электронном и печатном виде на отдельных экспериментальных площадках.
  • Выполнение основных функций (например,g., хранение, доступ и защита новых и существующих P-файлов) в программном обеспечении ImageNow.
  • Определите, какие личные дела следует сканировать и какой тип документа, ящик и дату вступления в силу следует использовать для входа в систему программного обеспечения ImageNow.
  • Определите, к кому обращаться, если потребуется помощь.
Загрузка/Добавление в закладки Ресурсы

Контактная информация

С вопросами и просьбами о приеме на работу обращайтесь в отдел кадров: [email protected]

ShareFile Personal File Box

File Box — это папка временного хранения, используемая для хранения файлов, отправленных функцией Share a File и полученных функцией Request a File .

СОВЕТ! Файловый ящик доступен только пользователям-сотрудникам.

 

СОВЕТ! File Box требуется для использования плагина Outlook.

Файловый ящик соответствует Политике хранения всей учетной записи.Если политика хранения для всей учетной записи не задана ( Никогда ), файловый ящик будет придерживаться политики хранения по умолчанию 6 месяцев (180 дней) . Текущая политика хранения вашего файлового ящика отображается в верхней части меню файлового ящика в веб-приложении.

ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые клиенты для настольных ПК, такие как Citrix Files for Outlook, переопределяют установленную политику хранения, так что срок действия файлов истекает одновременно со связанной общей ссылкой.

Файлы, срок действия которых истек из папки с файлами, не могут быть восстановлены из корзины. Если вы хотите сохранить файлы по истечении срока хранения по умолчанию, переместите файлы из файлового ящика .

Требования
Чтобы использовать ящик с файлами, у вас должно быть разрешение Использовать личный ящик с файлами . Если у вас нет доступа к файловому ящику, обратитесь к администратору ShareFile.


Вы можете загружать, скачивать, отправлять, перемещать и удалять файлы из папки с файлами.

 

 

 

Часто задаваемые вопросы

Можно ли лишить сотрудников доступа к файловому ящику?

Для файлового ящика требуется разрешение Использовать персональный файловый ящик .Удалите это разрешение, чтобы лишить сотрудника доступа к файловому ящику. Пользователи без разрешений на файловый ящик больше не смогут делиться файлами, хранящимися на их компьютере, запрашивать файлы у других или использовать подключаемый модуль ShareFile для Outlook.

Могу ли я просмотреть папку с файлами моего сотрудника?

Пользователи с правами администратора могут просматривать файловый ящик другого пользователя в учетной записи. Для этого действия требуется разрешение Разрешить этому пользователю просматривать файловые ящики и отправленные файлы других пользователей , и оно доступно только из профиля пользователя, которого вы хотите просмотреть с помощью ссылки “Просмотр папок и журналов активности”.

 

7 советов по эффективному управлению файлами

Управление документами… и вашим временем

© iStockphoto
Elenathewise

Держите свои файлы под рукой!

Вы когда-нибудь заставляли кого-то ждать, пока вы рылись в куче бумаг на своем столе в поисках важного документа? Или изо всех сил пытались уложиться в срок, потому что вы потеряли жизненно важный компьютерный файл?

Независимо от того, работаете ли вы с бумажными документами, электронными файлами или и тем, и другим, крайне важно поддерживать их организованность и доступность. Таким образом, вы сэкономите время на поиске вещей и всегда будете иметь под рукой нужную информацию, когда она вам понадобится.

Управление информацией

Когда вы получаете документ от коллеги, поставщика или клиента, возникает соблазн «просто убрать его» в стопку на вашем столе или в ящике стола или оставить его в почтовом ящике или в папке загрузок. «Хм. Выглядит интересно, но я посмотрю на это позже, когда у меня будет больше времени». Звучит знакомо?

Через некоторое время таких документов накапливается много, что приводит к беспорядку.И становится все менее и менее вероятным, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию.

А пока можно потратить уйму драгоценного времени на поиски документов, которые затерялись в этом беспорядке.

Так почему бы не использовать другой подход, чтобы всегда быть уверенным в том, что найдешь нужные вещи?

Эффективное управление файлами

Вот семь способов эффективного и действенного управления документами и файлами:

1. Избегайте сохранения ненужных документов.

Не заводи привычку спасать все, что попадется тебе на пути. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе или требуется для вашего бизнеса. Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем.

2. Используйте единый метод именования файлов и папок.

Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников.Используйте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или кому относятся папки. Вы даже можете использовать цветовое кодирование, чтобы упростить идентификацию различных категорий папок.

3. Храните связанные документы вместе, независимо от их типа.

Например, отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графики, относящиеся к конкретному проекту, можно хранить в одной папке вместо одной папки для презентаций для всех проектов, другой папки для электронных таблиц для всех проектов и т. д.Таким образом, вы будете намного быстрее находить документы для конкретного проекта.

4. Отделите текущую работу от завершенной.

Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе или рабочем столе компьютера, пока работа не будет завершена. Затем, как только это будет сделано, они переместят его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Через определенные промежутки времени (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, в которых хранятся выполненные вами работы.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Учебник по тайм-менеджменту , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

5. Избегайте переполнения папок.

Если у вас есть большое количество файлов в одной папке или большое количество подпапок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (подпапки или подпапки). Например, вы можете разделить папку под названием «Бизнес-план» на вложенные папки с именами «BP2021», «BP2022» и «BP2023». Точно так же вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на вложенные папки с названиями «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не в один огромный список файлов.

6. Организуйте документы по дате.

Убедитесь, что дата документа четкая, выделив ее или добавив в бумажный документ, или включив в заголовок электронного. Это поможет вам упорядочить документы в хронологическом порядке, не открывая каждый из них. И тогда вам будет легче найти их в будущем.

7. Делайте цифровые копии бумажных документов.

Это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов; вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью; вам нужно обмениваться документами в электронном виде; или вы хотите сделать свое хранилище информации более безопасным.(Однако это не подходит для всех типов документов — например, юридических контрактов или документов с оригинальными подписями — так что действуйте по своему усмотрению.)

Совет:

Чтобы любая система была полезной и эффективной, она должна быть еще и удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или работы, которую вы выполняете. Таким образом, хотя не существует универсального решения для управления файлами, вы, вероятно, извлечете пользу, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их в соответствии с вашими потребностями.

Ключевые моменты

Тщательно систематизируйте все свои документы — как бумажные, так и электронные файлы — чтобы их можно было быстро и легко найти.

Наши семь лучших советов для этого:

1. Избегайте сохранения ненужных документов.

2. Используйте единый метод именования файлов и папок.

3. Храните связанные документы вместе, независимо от их типа.

4. Отделите текущую работу от завершенной.

5.Избегайте переполнения папок.

6. Организуйте документы по дате.

7. Делайте цифровые копии бумажных документов.

Национальный набор гидрографических данных | Геологическая служба США

Национальный набор гидрографических данных (NHD)

Национальный набор гидрографических данных (NHD) нанесен на карту в масштабе 1:24 000 или больше (на Аляске масштаб 1:63 360 или больше). Эти данные обновляются и поддерживаются в рамках партнерских отношений с государствами и другими сотрудничающими органами.Данные NHD, набора данных о границах водосбора (WBD) и программы 3D рельефа (3DEP) используются для создания NHDPlus High Resolution.

NHD доступна для загрузки в виде файловой базы геоданных, которая поддерживает все богатство сложной модели базы данных NHD, включая несколько наборов данных объектов, классов объектов, классов объектов событий, таблиц атрибутов, классов отношений, доменов и метаданных уровня объектов. Загрузка файловой базы геоданных NHD содержит данные NHD в наборе классов объектов Hydrography.Он также включает WBD во второй набор данных объектов.

Он также доступен для загрузки в виде шейп-файла, который упрощает эту структуру, поскольку содержит все классы пространственных объектов в виде отдельных шейп-файлов и таблиц в виде отдельных файлов данных.

Информацию о спецификациях NHD см. на странице Гидрографические стандарты и спецификации.

Обзор функций NHD

Характеристики линии

NHDFlowline — это фундаментальная сеть потоков, состоящая преимущественно из ручьев/рек и объектов искусственного вектора пути.Он представляет собой пространственную геометрию, содержит атрибуты и меры линейной привязки для определения местоположения объектов или «событий» в сети. Дополнительные функции NHDFlowline: канал/канав, трубопровод, соединитель, подземный трубопровод и береговая линия.

NHDLine содержит линейные объекты, не являющиеся основными для сети.

NHD Особенности участка

водоема, такие как озера/пруды, представлены в NHDWaterbody. Они отображают пространственную геометрию и атрибуты объекта.Эти водные полигоны могут иметь искусственные пути NHDFlowline, прочерченные через них, чтобы обеспечить представление направления потока воды. Другими особенностями NHDWaterbody являются болото/болото, водохранилище, пляж, эстуарий и ледяная масса.

NHDArea содержит множество дополнительных функций полигонов воды. Одной из наиболее важных является функция ручья / реки. Он представляет собой площадь воды в широком ручье/реке с базовым набором атрибутов. Эти полигоны обычно охватывают искусственные пути NHDFlowline, представляющие речную сеть.Искусственный путь несет в себе критические атрибуты ручья/реки, тогда как NHDArea представляет собой геометрическую протяженность.

Характеристики точки NHD

NHDPoint содержит точечные объекты, связанные с гидрографией.

События NHD

NHDPointEventFC, NHDLineEventFC и NHDAreaEventFC представляют события данных точек, линий и площадей, которые ведут себя как объекты карты и события с линейной ссылкой. Streamgages, которые являются точечными объектами, могут отображаться и идентифицироваться в сети посредством линейной привязки с сетевым адресом.

Столы NHD

Информация о NHD также может быть получена в ряде связанных таблиц. Сюда входят метаданные, хранящиеся в NHDFeaturetoMetadata и NHDMetadata, источники, указанные в NHDSourceCitation, идентификация модели и версии данных, указанные в NHDProcessingParameters, отношения потока, указанные в NHDFlow, истории кода достижения, указанные в NHDReachCrossReference, домен кодов объектов, указанный в NHDFCode, и другие.

 

Устаревший NHD (1:100 000)

В конце 1990-х годов Геологическая служба США и Агентство по охране окружающей среды США совместно создали Национальный набор гидрографических данных среднего разрешения в масштабе 1:100 000 для совпадающего с ним U. S. В начале 2000-х годов Агентство по охране окружающей среды США взяло на себя роль основного хранителя NHD в масштабе 1:100 000 для поддержки своих приложений и приложений других пользователей со средним разрешением, в то время как Геологическая служба США, Лесная служба США и другие партнеры инициировали производство NHD в масштабе 1:24 000 или больше. Дополнительную информацию об истории развития NHD и связанных наборов данных можно найти в документе Making the Digital Water Flow: The Evolution of Geospatial Surfacewater Frameworks .

Сегодня Агентство по охране окружающей среды США управляет обслуживанием и распространением NHD Medium Resolution как части набора продуктов NHDPlus версии 2, который можно загрузить с веб-сайта EPA NHDPlus.

.