Акт о физическом  уничтожении утверждается и идет на подпись только после окончания процесса фактического уничтожения документов.

Поделиться в соц. сетях:

www.archiv.ru

Как определяются к уничтожению документы с истекшим сроком

В процессе деятельности любой организации производится большое количество документов. Деловые бумаги, срок действия которых истек, должны быть уничтожены. Как осуществляется эта процедура, рассказывается в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Уничтожение документов с истекшим сроком

Обычно, для определения срока удаления деловой бумаги пользуются номенклатурой дел. Однако, если возникают сомнения по поводу срока хранения той или иной бумаги, его можно уточнить по соответствующим типовым и ведомственным перечням.

Имейте в виду, что по закону ни одно предприятие не имеет право оставлять на хранение бумаги, у которых истек срок хранения. С другой стороны, преднамеренно сокращать срок хранения документации также строго запрещено.

Для того, чтобы сделать процедуру хранения и дальнейшего уничтожения деловых бумаг более прозрачной и облегчить контроль ее точного выполнения, советуем составить перечень всех единиц учета с указанием, сколько нужно хранить каждую единицу. Конечно, список может получиться довольно большим, но, последующая группировка покажет, что основная масса документации должна храниться в течение 5 лет. Это соответствует типовому перечню. Обращаем ваше внимание, что в перечень бумаг, подлежащих уничтожению в текущем году, могут попасть только те, чей срок хранения истекает 1 января этого же года.

Справка

Пример

Поясним последнее положение на примере. Вы планирует провести процедуру уничтожения деловых бумаг в августе 2017 года. Вы можете утилизировать все бумаги, чей срок истекает 01.01.2107 года, но не позже. Даже если срок истекает 02.01.2017, эта бумага может быть утилизирована только в 2018 году.

Все бумаги, отобранные для уничтожения, перечисляются в акте о выделении документов к уничтожению. Рассмотрим, как он составляется.

Во-первых, он должен содержать название структурного подразделения, который направил бумаги на утилизацию. Этот реквизит размещается перед заголовком акта.

Во-вторых, однородные дела не перечисляются каждое по отдельности, а учитываются под единым заголовком, а далее указывается общее количество единиц.

В третьих, при составлении акта внимательно следите за количеством позиций, чтобы избежать случаев непреднамеренного уничтожения дел.

Существует нормативные требования по отбору дел. В частности, в них указано, что отбор дел на утилизацию осуществляется полистно.

Уничтожение архивных документов

Справка

Процедура утилизации архивных документов должна проводиться с соблюдение ряда принципов:

1. процедура должна быть санкционирована и отвечать требованиям соответствующих нормативных актов;

2. нельзя утилизировать бумаги, которые участвуют или будут участвовать в текущих или предстоящих судебных расследованиях;

3. соблюдение конфиденциальности данных, содержащихся в утилизируемых делах, является приоритетом;

4. все страховые, персональные, резервные и любые иные копии утилизируемых документов должны быть уничтожены.

Процедура утилизации архивных дел включает в себя ряд этапов.

Первый этап – экспертиза ценности деловых бумаг;

Второй этап – подготовка акта о выделении дел с истекшим сроком хранения к уничтожению.

После осуществления всех мероприятий каждого этапа можно приступать к процедуре утилизации. Для нее можно выбрать любой из методов, о которых будет рассказано далее.

Заключительный этап утилизации –  подготовка и составление соответствующего акта.

Теперь расскажем подробнее обо всех перечисленных этапах.

Экспертная комиссия по уничтожению документов

В целях предотвращения преждевременного уничтожения ценных данных существующие правила работы архивов запрещают проводить оценку документации на уничтожения единолично. При этом объем утилизируемой документации значения не имеет. Данную работу, т.е. экспертизу ценности деловых бумаг, проводит специальная комиссия.

Существуют предприятия с большим документооборотом, на которых такая комиссия действует постоянно. Если объем бумаг небольшой, то такая комиссия создается раз в год или по мере необходимости.

Ее создание инициируется приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, входит сотрудники архива, бухгалтерии, экономического, кадрового и юридического отдела, а также секретарь организации.

Справка

Задачи комиссии

В задачи комиссии входит установление факта окончания срока хранения деловых бумаг, находящихся на экспертизе и подготовка акта о выделении их на утилизацию.

В целях сохранения ценных данных целесообразно сначала составить и утвердить опись дел постоянного хранения и уже только после этого приступать к составлению акта о направлении бумаг на утилизацию.

Обратите внимание, что в ходе экспертизы будут обнаружены дела, помеченные грифом секретности, то для них должен быть составлен отдельный акт.

Важная деталь – в деле, срок хранения истек, может быть обнаружен документ, подлежащий постоянному хранению. В таком случае, дело должно быть расшито, а документ изъят и описан.

Утилизация архивных дел с истекшим сроком хранения производится тем же способом, что утилизация других бумаг, а именно путем:

уничтожения шредером;

химического уничтожения.

Уничтожение секретных документов

Отдельно следует рассмотреть вопрос утилизации деловых бумаг, содержащих конфиденциальные данные. Как правило, данную процедуру поручают специальным компаниями, имеющим соответствующее разрешение и необходимое оборудование. Однако, если объем утилизируемой конфиденциальной документации сравнительно не велик, ее можно уничтожить своим силами путем сжигания.

Читайте также:

Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению

Таким образом, мы рассмотрели общую схему проведения утилизации деловых бумаг разных видов. Очевидно, что ключевым моментом всей процедуры является подготовка акта уничтожения документов, не подлежащих хранению. В нем должна быть собрана вся информация, которая содержится на обложках дел, подготовленных к утилизации. Иногда возникают ситуации, когда информация на обложке не является исчерпывающей. В таком случае недостающие данные (заголовок, дата или индекс) могут быть уточнены по номенклатуре дел.

Основная сложность для работников, производящих процедуру отбора дел, заключается в правильном определении номера статьи, содержащей срок хранения бумаги, по типовому перечню. Дело в том, что реальное наименование (заголовок) дела и название статьи в стандартном перечне могут отличаться. Такая ситуация возникает из-за невозможности учесть все многообразие существующих деловых бумаг.

Необходимо иметь в виду, что стандартный перечень содержит типовое название бумаги. Сотрудник, производящий отбор, должен обладать необходимой квалификацией, позволяющей ему понимать назначение бумаги и определять срок ее уничтожения.

Сотрудник, проводивший экспертизу ценности деловых бумаг, должен подписать акт об уничтожении. В этом же документе должна быть отметка о согласовании с экспертной комиссии. Только после этого дело можно направить на утилизацию.

Выше мы уже говорили, что документация может быть утилизирована либо своими силами, либо с привлечением сторонних специалистов.

В первом случае, после проведения всех мероприятий нужно составить акт в произвольной форме.

Во втором случае, вам выдадут такой акт или накладную. В них будут указаны количество утилизированных дел, их суммарный объем и вес, а также дата проведения процедуры.

Скачать чистый бланк >>>

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Уничтожение документов: порядок, способы, утилизация, хранение

Согласно действующему законодательству РФ в сфере документооборота, документы с истекшим сроком хранения, вышедшие из оборота, подлежат утилизации. Уничтожение документов позволяет освободить часть офисного пространства и упорядочить архив. Это неотъемлемый процесс работы любой организации.

Этапы утилизации

Существуют определенные правила уничтожения документов. Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов. На начальном этапе руководство организации должно издать соответствующий приказ. Порядок уничтожения документов такой:

1. Определение научной и практической ценности. Согласно действующему постановлению, для этого собирается экспертная комиссия, подписывается договор хранения. В ее состав входят квалифицированные специалисты из всех структур организации, а также выбирается председатель. Целесообразно включать в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, юриста, делопроизводителя, представителя службы персонала. Комиссия дает экспертную оценку ценности и издает соответствующий приказ.
2. Выделение списка документов к уничтожению. Форма и бланк такого списка составляются произвольно. Его составляет комиссия по утилизации. Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
3. Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению. В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов. Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.
4. Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз. После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
5. Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг. Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов. Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ.

Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.

Физическое уничтожение

После составления всех актов, и после того, как будет подписан договор хранения, бумаги собираются и направляются на утилизацию. Для организаций, чей документооборот подлежит хранению в государственных или муниципальных архивах, утилизация документов должна быть обязательно согласована с архивными органами. Уничтожение бухгалтерских документов производится специализированной компанией. Остальные организации могут организовать уничтожение бумаг по собственному усмотрению или привлечь для этого структуру, уполномоченную производить утилизацию с соблюдением всех правил безопасности.

В настоящее время практикуются следующие способы уничтожения документов:

• Шредирование. Уничтожение документов путем шредирования считается самым распространенным и простым методом.
• Сжигание документов, практикуется все реже, так как переработка посредством термического воздействия требует специфического оборудования — нужна печь для сжигания. Методика сжигания документов ранее часто применялась для конфиденциальных бумаг. На данный момент это пример наименее рационального и экологичного способа уничтожения.
• Утилизация архива с выездом в организацию.

На уничтожение (кроме сжигания) направляется образец, с которого предварительно снимаются целлофановые, пластиковые, слюдяные и прочие обложки. Эти материалы непригодны для переработки.

Организации с небольшим документооборотом имеют право самостоятельно уничтожать бумаги путем разрыва вручную или сдать архив в организацию, собирающую макулатуру, заключив при этом договор. Все это при условии, что истечение срока давности подтверждено, а образец не имеет грифа секретности и не несут информации для промышленного шпионажа.

Шредирование бумаг

Наиболее простым решением для утилизации архивных документов является использование специальной техники – шредеров. Это машина для уничтожения офисных и архивных документов. В комплект стандартного шредера входит блок — контейнер, рассчитанный на 13 — 300 литров. Техника позволяет уничтожать листы шириной до 450 мм, одновременно через нее могут проходить от 7 до 85 бумажных листов. Она обеспечивает высокий класс секретности и исключает возможность промышленного шпионажа со стороны конкурирующих фирм.

В зависимости от объема документооборота, специализированные компании используют портативные и промышленные установки с высокой мощностью, способных кроме бумажных носителей, уничтожать дискеты, пластиковые карты, чековые книжки, бумаги в твердых переплетах. Многие компании и организации упрощают для себя процесс утилизации и приобретают стационарные офисные шредеры.

Техника уничтожает документы несколькими способами:

1. Шредер — плоскорез нарезает бумаги тонкими полосками по длине листа и сбрасывает их в контейнер. Уничтожение документации шредером распространено в обычных офисах.
2. Шредер — крошитель измельчает в крошку и применяется для информации особой секретности. Так производится уничтожение архива документов под грифом секретно.
3. Шлифмашина обеспечена специальным экраном, который регулирует ширину порезанной бумаги. Возможна утилизация конфиденциальных, а также неформатных бумаг.
4. Промышленный шредер используется для плотной бумаги.

В зависимости от требований конфиденциальности, шредеры могут нарезать полоски шириной от 3,9 до 6 мм, фрагментировать или перемалывать на частицы менее 0,5 мм в диаметре.

Организация сама решает, каким способом будет проводиться утилизация. Специализированные компании предоставляют услуги, которые включают:

• Сбор в опечатанные контейнеры.
• Транспортировку в переработочный цех.
• Шредирование в присутствии представителя организации.
• Составление акта утилизации.
• Смешивание и опрессовку бумажных отходов под высоким давлением.
• Договор хранения.
• Отправку на комбинаты переработки сырья.

Профессиональное шредирование исключает восстановление бумаг с помощью сканирования и использования компьютерной программы, позволяющей объединить разрозненные фрагменты и полоски в единое целое.

Сжигание бумаг

Такой вид утилизации бухгалтерских документов наиболее приемлем для документации особой секретности. Конечно, сжигать документы на открытом воздухе небезопасно для здоровья сотрудников и окружающей среды, кроме того, при таком способе утилизации возможна утечка ценной информации. Пачки бумаг в кострах могут прогорать не полностью, что недопустимо с позиции конфиденциальности. Кроме того, несанкционированное сжигание карается крупными денежными штрафами. Вот поэтому утилизацией огнем занимаются только специализированные компании, которые используют для процедуры высокотемпературные печи. Помимо бумажных носителей в печи можно утилизировать все виды пластика и магнитофонную ленту.

Представители компании изымают образец в опечатанные контейнеры, подписывают договор хранения и транспортируют их на завод термической переработки отходов. Там их помещают в печь и сжигают до полного уничтожения. Процедура подтверждается специальным актом. Сжигание гарантирует 100% надежность и анонимность. Этот способ уничтожения бумаг закреплен на законодательном уровне.

Выездное уничтожение

Этот метод предполагает выезд в организацию заказчика и уничтожение документов на месте. Выездное уничтожение проводится силами специализированной компании, обладающей собственным оборудованием.

Для процедуры используется выездной промышленный шредер, располагающийся на платформе грузовой машины. Шредер отличается высокой производительностью и способен переработать за час до двух тонн бумажных носителей, это мощная машина для уничтожения документов. Документ, уничтожаемый шредером, подлежит восстановлению, поэтому этот способ не подходит для работы с секретными бумагами.

Основное преимущество этого метода утилизации – отсутствие рисков потери при транспортировке. Уничтожение бумаг производится непосредственно перед входом в учреждение, при этом подписывается договор хранения.

Промышленные шредеры измельчают образец в соответствии с требованиями 4 уровня безопасности и значительно превосходят по мощности традиционные офисные установки. После утилизации отходы прессуются под давлением и направляются на дальнейшую переработку.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Для любой организации процесс утилизации — довольно трудоемкий, требующий временных затрат. Гораздо выгоднее сотрудничать со специализированными компаниями, которые способны быстро разгрузить места для хранения архивов под новые партии. Основное преимущество их работы – уничтожение бумаг, вышедших из оборота на любых носителях. При этом составляется договор.

Компании могут не только уничтожить документы с истекшим сроком, но также предоставляют услуги по утилизации:

• Деловых бумаг с секретной информацией.
• Бумаг любого формата, включающие «водяные» знаки.
• Бухгалтерских отчетов, вышедших из оборота.
• Любых видов бумажной продукции, в том числе и с офсетной печатью.
• Газет и журналов.
• Книг в мягком и твердом переплете.
• Цифровых носителей – дисков, дискет, флешек.
• Пластиковых карт.

Все услуги специализированных компаний регламентированы в соответствии с законодательством России. Когда заключается договор, их представители подписывают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Многие компании предоставляют услуги профессионального архивариуса.

Организация — заказчик вправе присутствовать при процедуре или затребовать видео или фото отчет, а также можно подписать договор хранения. Компания, которая дорожит своей деловой репутацией, всегда с вниманием относится к вопросам утилизации.

vtorothodi.ru