➤ Кадровый аудит

Узнайте, как провести кадровый аудит самостоятельно. Практические советы по организации проверок, образец приказа о проведении внутреннего аудита и пошаговую инструкцию для аудитора вы найдете в статье.

---

Скачайте полезный документ

---

Для чего нужен аудит кадровой документации 

Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов. 

Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ. 

Какой бывает проверка

• Полной. Охватывает весь объем кадровой документации и позволяет составить общее представление о том, как в компании ведется кадровый учет.
• Выборочной. Охватывает отдельные аспекты делопроизводства. 

Полный аудит кадровой службы предполагает три вида работ:

• Экспертиза имеющихся документов.
• Проверка на наличие полного комплекта документов, предусмотренного законом.
• Проверка сегментов повышенного риска. 

Традиционно к сегментам повышенного риска относится все, что связано с оформлением большого объема документов, получением разрешений, особым вниманием органов государственного контроля. Например, трудовые отношения с иностранцами и подростками, оплата сверхурочного труда, привлечение к работе в выходные и праздники, договоры о полной материальной ответственности, права женщин и лиц с семейными обязанностями. Особое внимание уделяется трудовым книжкам, соглашениям и договорам.

 

Как часто следует проводить кадровый аудит организации 

Проводите аудит по мере необходимости. Идеальный вариант для крупного или среднего предприятия — регулярные, не привязанные к внешним событиям плановые проверки состояния и наличия кадровых документов. Частоту мероприятий определяйте с учетом объективных показателей: объема документации, подлежащей аудиту, численности персонала и других нюансов производственной деятельности. Но иногда проведение кадрового аудита — необходимая мера. 

Обязательно проводите кадровый аудит:

• при смене должностного лица, отвечающего за кадровое делопроизводство;
• после конфликтного увольнения, если бывший сотрудник грозит судом;
• при массовом сокращении персонала;
• перед плановой проверкой ГИТ;
• при смене генерального директора или собственника компании. 

Не принимайте дела без тщательного аудита, поступая на ответственную должность в отделе кадров. Если нет возможности оформить прием-передачу дел совместными усилиями с предшественником, ранее отвечавшим за кадровое делопроизводство, прислушайтесь к советам опытного кадровика: эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, с чего начать работу с документами, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков

Учтите, что для качественной проверки всех документов даже в небольшой организации потребуется от 7 до 14 рабочих дней, а для выборочного аудита — минимум 3–7 рабочих дней. Не пытайтесь провести аудит в рекордно сжатые сроки: излишняя спешка чревата ошибками, невнимательным отношением к делу и погрешностями в отчетах.

Как провести кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция 

Аудит бывает внешним и внутренним. Для проведения внешнего аудита приглашают сторонних специалистов — независимых аудиторов или сотрудников аудиторских компаний. В этом случае все, что требуется от работодателя — предоставить аудиторам и консультантам доступ к документам и оплатить их услуги. Результаты профессиональной экспертизы позволяют объективно оценить качество ведения кадрового учета в организации.

Небольшим предприятиям проще и выгоднее проводить кадровый аудит своими силами. Если объем работы большой и проверки проводятся часто, можно создать штатную должность аудитора или подразделение внутреннего контроля. Лица, ответственные за проведение разовых мероприятий, назначаются приказом руководителя из числа сотрудников кадровой или юридической службы. 

Кадровый аудит поможет не только подготовиться к проверке ГИТ и встретить инспектора во всеоружии, но и оценить эффективность службы персонала в целом, поскольку делопроизводство — один из важнейших аспектов ее работы. Подробнее о методах, целях и инструментах такой оценки расскажет эксперт «Системы Кадры». 

Как провести кадровый аудит: 5 шагов 

Шаг 1. Определите основные задачи. Это могут быть как отдельные направления кадрового делопроизводства или документы по конкретным работникам, так и в целом работа с персоналом. Обычно кадровый аудит начинают с проверки локальных нормативных актов, которые обязательно должны быть у работодателя.

Шаг 2. Издайте приказ о проведении кадрового аудита. Укажите цели проверки и учредите специальную комиссию. Поручайте аудит только сотрудникам, хорошо знающим трудовое законодательство, например, юристу компании, главному бухгалтеру или ведущему специалисту отдела кадров. Обязательно обозначьте срок, к которому комиссия должна отчитаться о результатах проведенных мероприятий. 

Образец приказа о проведении аудита: срок предоставления отчета

Шаг 3. Определите перечень документов, подлежащих проверке.

Если тема аудита обозначена приказом, подготовьте все документы, имеющие отношение к делу.

Шаг 4. Проведите проверку и сверку каждого документа. Важно убедиться не только в наличии документов, но и в полном их соответствии требованиям трудового законодательства. Сначала найдите все отраженные в перечне документы, а затем проверьте их содержание и качество оформления.

Составьте таблицу с тремя графами:

• «Документ отсутствует»,
• «Документ в наличии, но требует изменения»,
• «Документ в наличии и полностью соответствует законодательству».

Затем, проверяя документы из списка, распределяйте их по таблице, чтобы при обработке результатов четко понимать, чего не хватает и что нуждается в доработке.

Шаг 5. Оформите результаты проверки. Составьте письменный отчет или экспертное заключение, заверенное всеми членами комиссии. Отчет должен не только отражать текущее состояние кадрового делопроизводства, но и содержать практические рекомендации по исправлению ситуации, если в этом есть необходимость. Указывайте конкретные способы устранения нарушений. 

Отчет о проведении аудита (фрагмент): рекомендации по устранению нарушений

В комментариях к отчету стоит указать нормативные акты, требования которых следует принять во внимание при работе над ошибками, и кратко описать существующие риски. По результатам аудита кадровая служба восстанавливает документы и вносит в них необходимые изменения, чтобы устранить все нарушения до возникновения спорных ситуаций.

Вывод

Чем чаще и тщательнее в организации проводится кадровый аудит, тем ниже риск штрафа при очередной проверке ГИТ, конфликта с работником или проигранной судебной тяжбы. Работодатель сам решает, будет он проводить аудит своими силами или привлечет квалифицированных исполнителей со стороны. По результатам мероприятий проводится работа над ошибками: недостающие документы разработайте, в некорректно оформленные внесите изменения.

www.kdelo.ru

Как провести кадровый аудит

Как провести кадровый аудит внутренний и внешний? Оценка существующей системы управления, кадрового потенциала, политики и документооборота – вот основные задачи, которые стоят перед аудиторами.

Из статьи вы узнаете:

• когда необходимо провести аудит кадрового делопроизводства;
• как проводится аудит кадрового потенциала;
• как проходит аудит кадровой политики;
• каковы основные задачи кадрового аудита.

Когда необходимо провести аудит кадрового делопроизводства

Как провести кадровый аудит, чтобы систематизировать имеющиеся документы и навести в них полный порядок? Большинство организаций проводят аудит собственными силами, приглашать специализированные компании для осуществления такой деятельности достаточно дорого. Не все руководители готовы выделять дополнительные средства на проведение масштабной процедуры внешнего аудита.

Аудит кадрового делопроизводства включает в себя анализ и оценку эффективного управления персоналом, кадрового потенциала компании, политики и поставленных задач текущего и стратегического значения.

Для проведения кадрового аудита основанием служит:   

• увольнение сотрудника по работе с персоналом и прием на его место нового специалиста;
• возникновение конфликтных ситуаций, которые могут привести к масштабной проверке контролирующими органами всего процесса делопроизводства;
• существенные изменения трудового, иных законодательств, внесение изменений или создание новых локальных нормативных актов, влияющих на процесс ведения организационного делопроизводства;
• изменение системы оплаты труда;
• масштабные сокращения персонала;
• смена собственника или руководящего состава организации;
• выдача предписания органами контроля на проведение масштабного планового кадрового аудита.

Необходимо учитывать, крупной организации рационально проводить внешний аудит, который может быть разовым или проходить на регулярной аутсорсинговой основе. Специалисты выполнят порученные работы, используя наработанные методики, представят полный отчет по выявленным нарушениям и оформят рекомендации по систематизации работы отдела, ответственного за отбор, найм, оценку сотрудников.

Читайте по теме в электронном журнале

Как провести кадровый аудит собственными силами, не привлекая сторонних аудиторов

Для проведения проверки собственными силами необходимо соблюдать определенный порядок подготовки:

• руководитель организации издает приказ, в котором определены цели и задачи мероприятия;
• проходит формирование комиссии, наблюдающей за проведением проверки, в состав может входить главный бухгалтер, заместитель, юрист, руководитель отдела по работе с персоналом;
• определяются сроки проведения проверки и составления отчета.  

Методы проведения кадрового аудита подразделяются

На организационно-аналитические, когда проходит систематизация, изучение правильности заполнения документов делопроизводства, отчетности. Ревизионная комиссия просматривает весь пакет документации за отчетный период, анализируются финансовые и иные показатели деятельности отдела по работе с персоналом. В основной пакет документов входят:

• должностные инструкции;
• анкеты;
• тесты;
• сведения о проведенных затратах на найм, обучение, профессиональную подготовку персонала;
• исходные сведения о системе оплаты труда;
• балансе ресурсов;
• специфики работы;
• уровня профзаболеваний;
• травматизма;
• продолжительности рабочего времени и финансовых затратах на использование дополнительной рабочей силы.

Социально-психологические методы основаны на проведении анкетирования, интервьюирования сотрудников организации. Методика основана на проверке оценки разработанной системы мотивации. С помощью такого способа выявляется оправданность действующей системы, проводится анализ сильных и слабых сторон управления персоналом.

Экономические методики основаны на сравнительном анализе социальных и экономических систем управления с действующими стандартами и нормативами. Сравнивают стандарты соответствующей отрасли и законодательно установленные нормативы с существующими в организации. Оценка позволяет выявить конкурентоспособность условий труда на предприятии и эффективность работы HR-службы.    

Как проводится аудит кадрового потенциала

Аудит кадрового потенциала относится к системе проверки соответствия персонала целям и стратегиям развития организации, выявлению основ деятельности структуре управления с учетом нормативно-правовых баз. Проводится проверка причин возникновения социальных проблем, определяются пути разрешения и снижения негативных последствий.   

Справка

Цели и принципы проведения кадрового аудита персонала

1. основная цель – оценка эффективности трудовой деятельности и производительности персонала, являющегося главным фактором экономической стабильности и успешного функционирования предприятия;

• проверка является способом наблюдения за инструментами управления, правильностью принятия решений в сфере решения соответствующих вопросов, устранения проблем, возникающих в сфере трудовых отношений;

• при проверке применяются общепризнанные принципы профессионализма, честности, достоверности, независимость оценки, сопоставления с российским и международным стандартом права.

Аудиторская проверка осуществляется по следующим направлениям:

• оценка кадрового потенциала;
• количественных характеристик;
• диагностика процессов и систем управления;
• оценка эффективности управления персоналом.

Справка

Цель аудита кадрового потенциала:

1. определение достаточности человеческих ресурсов для функционирования и развития;
2. оценка фактического состава персонала;
3. анализ списочного состава по образованию, возрасту, половой принадлежности, другим признакам;
4. оценка укомплектованности кадрами для обеспечения полноценного технологического процесса;
5. соответствие квалификационного уровня персонала;
6. классификация должностей;
7. анализ текучести кадров и причин;
8. диагностика инновационных характеристик;
9. проверка санитарно-гигиенических параметров и сравнение их с действующими нормативами.

Мониторинг в сфере персонала играет важную методологическую роль при проведении аудита. Периодический сбор, анализ и получение данных о кадровой ситуации помогает разрабатывать и совершенствовать стратегически важные вопросы, принимать тактические управленческие решения. Применение различных оценочных методов поможет провести быстрый и качественный сбор информации, ее анализ и вынести соответствующие заключения, на основании которых будет сформирована дальнейшая работа кадровой службы и управляющего аппарата.  

Возможно, вам будет интересно узнать:

Как проходит аудит кадровой политики

Аудит кадровой политики относится к проверке генерального направления кадровой работы, совокупности основных принципов, форм, методов и механизмов, применяемых для разработки целей, задач. Вся работа заключается в создании механизмов, помогающих сохранению, укреплению и развитию кадрового потенциала, созданию высокопрофессионального и сплоченного коллектива, способного реагировать на постоянные изменения требований рынка с учетом разработанной стратегии развития компания.  

Как провести аудит кадровой политики, какие показатели учитывать:

• наличие документов, где сформулированы основные принципы и содержание по проведению кадровой политики;
• проверку соответствия кадровой политики международным нормативам и действующему законодательству;
• направленность кадровой политики на вопросы быстрого решения основных стратегических и текущих задач, разработанных специалистами по управлению трудовыми ресурсами;
• ориентированность на системы долговременного планирования;
• соответствие стратегии организации;
• ориентация на факторы успеха;
• учет всех стратегических планов в соответствующей документации: коллективном договоре, Уставе, Положении об оплате труда, других внутренних нормативных актах;
• согласованность в вопросах социальной и экономической эффективности;
• включенность менеджеров и управленцев всех уровней в процесс реализации кадровой политики;
• уровень профессиональной подготовленности к реализации решений ведущих вопросов разработанной стратегии;
• соответствие положений и внутренних нормативных актов задачам политики в сфере управления персоналом.

По результатам аудита можно судить об эффективности и соответствии политики организации основным международным и российским стандартам. Разработка поэтапной системы улучшения вопросов управления персоналом с определением среднесрочных и долгосрочных стратегий помогает сбалансировать социальную и экономическую эффективность с учетом интересов работников и работодателя.

Каковы основные задачи кадрового аудита

Основные задачи кадрового аудита заключаются:

в поиске ошибок и проблем в заполнении, хранении соответствующих документов;

в определении проблем в сфере управления персоналом;

в стабилизации кадровой политики с учетом действующего законодательства и стандартов, используемых во всем мире;

в формировании условий, помогающих обеспечить эффективное планирование;

интегрированности всей системы управления персоналом;

в осуществлении перспективного планирования;

в создании организационной среды для внесения изменений в сферу управления работниками.

Внутренний кадровый аудит проводится собственными силами. Услуги сторонних организаций и профессиональных аудиторов не используются. Независимо от этого, после проведения проверки составляют отчет по ее итогам.

Отчет аудиторской проверки кадровой работы

В отчете фиксируются все обнаруженные ошибки и меры по их устранению. Аудиторы делают выводы о состоянии необходимого учета в сфере ведения и хранения документации, рабочего потенциала и политики. Проверка по всем сферам предполагает составление отчета, который будет состоять из нескольких блоков с подробным описанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Необходимо учитывать, что систематические проверки снижают риски нарушения правил ведения учета и хранения документации, помогают своевременно выявить и устранить существующие недочеты. При проверке инспекции обнаруженные нарушения могут повлечь за собой наложение крупного штрафа на работодателя. Поэтому периодическое проведение аудиторских проверок является гарантией того, что все системы делопроизводства в организации будут соответствовать действующим нормам.

Возможно, вам будет интересно узнать:

www.hr-director.ru

Как провести кадровый аудит? – nalog-nalog.ru

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

 

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Методы кадрового аудита

Поэтапное проведение кадрового аудита

Аудит кадровых документов: перечень

Аудит кадровой документации: особенности

 

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

• начальник отдела кадров;
• юрист;
• главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
• кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

1. При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
2. При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
3. При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
4. При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
5. При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

1. Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
   К основному пакету документации относят:
   • должностные инструкции;
   • заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
   • сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
   • данные об оплате труда;
   • сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
   • документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
   • данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
2. Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
3. Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

1. Решение организационных вопросов, включающих:
   • формирование задач и целей кадрового аудита;
   • создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
   • установление сроков проверки.
2. Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита.
3. Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
4. Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
5. Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

• трудовые контракты;
• трудовые книжки и журнал учета их движения;
• штатное расписание;
• график отпусков;

О заполнении бланка графика отпусков вы сможете узнать из нашей статьи «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• персональные карточки и личные дела работников;
• табели нормирования и учета рабочего времени;
• приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
• правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

О сроках хранения указанных выше документов можно узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит. Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Как организовать внутренний аудит, не привлекая дополнительные ресурсы

Внутренний аудит – это проверка деятельности предприятия изнутри, то есть регламентированная внутренними документами и проводимая своими работниками. Определение всем известно и понятно. Тем не менее на практике с этим явлением сталкивались не многие. Ведь организация внутреннего аудита процесс трудоемкий и недешевый: нужно принять на работу новых специалистов или перевести на эту работу уже имеющихся, спланировать и организовать сам процесс аудита и многое-многое другое. Мария Колесникова, главный бухгалтер Группы Компаний «СофтБаланс», поделилась своим личным опытом построения системы внутреннего аудита.

Содержание

---

Зачем проводить аудит бухгалтерского учета? Он позволяет выявить подчас фатальные ошибки в ведении учета — до того, как их обнаружат налоговые органы. Именно поэтому регулярной ревизии данных стоит уделять особенно пристальное внимание: беспристрастная проверка, проведенная вовремя, может спасти жизнь вашему бизнесу. Не удивительно, что аудит возник приблизительно в то же время, что и денежные отношения.

Услуги внешнего аудита влекут за собой дополнительные расходы и не всегда гарантируют стопроцентный результат. Судите сами: во-первых, из-за больших затрат не все компании в состоянии регулярно привлекать аудиторов для проведения проверки. А, во-вторых, приглашенные независимые ревизоры не смогут заметить все нюансы вашей бухгалтерии, поскольку не знают ни ее проблемных мест, ни специфики работы предприятия. 

Что делать в этой ситуации? Мы решили эту задачу нестандартно: аудит в нашей компании проводят штатные сотрудники бухгалтерии. Эффективность этого метода уже подтверждена на практике, поэтому сейчас мы готовы поделиться им с вами.

Горизонтальная проверка против вертикальной

Наш метод основан на горизонтальной ротации кадров, описанной в теории управления персоналом. Мы не стали применять этот механизм ко всей работе бухгалтерии, но использовали его точечно – только в части проведения внутреннего аудита.

Суть метода предельно проста: внутренний аудит перекрестно проводят линейные сотрудники, ответственные за отдельные участки учета (см. рис. 1). Раньше проверкой всей документации занимался главный бухгалтер. Теперь это делают либо линейные сотрудники, либо бухгалтеры, ведущие юрлица, входящие в группу компаний: раз в год проверяют работу своего коллеги, а затем представляют заключение главному бухгалтеру или руководству.

Рис. 1. Схема организации внутреннего аудита

Другими словами, бухгалтера обмениваются результатами своей работы и проверяют, насколько корректно коллега ведет учет, и не содержат ли его документы методологические ошибки. Первая проверка по новому методу заняла в «СофтБалансе» две недели. И это при том, что были охвачены абсолютно все участки учета.

Чтобы полнее представить себе все достоинства горизонтального метода, рассмотрим, что происходит, если вы используете стандартную иерархическую структуру бухгалтерии. В этом случае главный бухгалтер либо его заместитель должен рассредоточить свое внимание на все участки учета. Между тем, никто не освобождает его от основного стандартного объема работы. Что приводит к классической проблеме: хронической нехватке времени для качественной проверки своих подчиненных.

Не очень комфортно в профессиональном отношении чувствуют себя и другие бухгалтеры, которым изо дня в день приходится решать рутинные однообразные задачи. Что лишает их возможности профессионально расти. Из этого вытекает следующая проблема: бухгалтеры не могут друг друга заменить в случае необходимости, поскольку они компетентны лишь в пределах своего участка работы.

Механизм внутреннего аудита

Нет никакого жесткого регламента проведения внутреннего аудита: объем и содержание работ каждая компания выбирает самостоятельно, основываясь либо на приоритетных направлениях, либо на собственной интуиции. В рамках интуитивного подхода вы более пристально проверяете те участки, где, как подсказывает вам опыт, возможны ошибки.

Таким образом, схем проведения внутреннего аудита может быть несколько. Предлагаем вам три варианта:

• проверить каждый счет выборочно (некоторые операции или не весь период) — схема, аналогичная той, которую используют аудиторы;
• проверить какой-то один, вызывающий наибольшие сомнения, участок;
• сконцентрировать свое внимание на расходах по налогу на прибыль. Как правило, именно их в первую очередь проверяет налоговая инспекция.

Результаты

Внутренняя горизонтальная проверка позволила нам ответить на вопросы, которые раньше нам казались неразрешимыми. К примеру, мы долго не могли понять, откуда берется убыток в отчетности организации, которая входит в состав группы компаний «СофтБаланс». В результате проверки выяснилось, что бухгалтер формирует резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете по правилам налогового. Вследствие чего в резерв попадает астрономическая сумма, которую по правилам бухучета пока нельзя признать сомнительным долгом. Именно эта сумма давала убыток.

Другой плюс перекрестной проверки – проверяющие, как правило, используют другие, непривычные для проверяемых формы отчетов. И эти формы дают больше возможностей для контроля. К примеру, Анализ счетов 62-76 дал возможность более точно проверить НДС с авансов (см. рис. 2). Впоследствии эту форму стала использовать в работе и проверяемый бухгалтер.

Рис. 2. Отчет, который использовал проверяющий

Преимущества перекрестной проверки

С точки зрения внутреннего контроля:

• большой объем проверенных данных;
• отсутствие дополнительных затрат, поскольку не нужно нанимать сторонних специалистов;
• точный и глубокий подход к аудиту, поскольку штатные сотрудники досконально знают специфику бухгалтерии предприятия и понимают, что конкретно проверять в документах коллег в первую очередь.

Возможно, в первый раз эта задача может показаться слишком трудоемкой, однако если проводить мини-аудиты, к примеру, ежеквартально, то проверять коллег будет все проще, а времени будет уходить все меньше. К тому же для проверяемых будет дополнительный стимул привести все дела в порядок к определенному сроку.

С точки зрения профессионального роста плюсы горизонтальной проверки не менее очевидны: проверяя своего коллегу, бухгалтер полностью погружается в его работу и таким образом осваивает новый участок учета. Так, ваши сотрудники «прокачивают» свои профессиональные навыки и становятся взаимозаменяемы.

Особенно отметим, что наш метод не просто эффективен сам по себе — он позволяет посмотреть на привычную процедуру аудита свежим взглядом, чтобы открыть новые возможности автоматизации каждого участка бухгалтерского учета.

Группа компаний «СофтБаланс»

195112, Россия, Санкт-Петербург, Заневский пр., д.30 к.2, БЦ “Ростра”

+7 (812) 325-44-00

[email protected], http://sb-vnedr.ru/

buh.ru

Доверяй, но проверяй! Как провести внутренний кадровый аудит

В каждой организации время от времени возникает вопрос о необходимости проведения проверки состояния кадровой документации. Поводы могут быть разными — смена руководителя отдела кадров, смена специалиста по кадровому администрированию, приближение проверки со стороны трудовой инспекции,  закрытие учетного периода и др. Следом возникает вопрос о том, как провести кадровый аудит и кто его будет проводить. Вариантов ответа здесь не так много: проверку может провести внутренний сотрудник или привлеченная для этой цели компания – партнер.А вот как провести кадровый аудит  — здесь опций больше. Всё зависит от цели проверки.

Основы

Если нужно удостовериться, что «основные тылы прикрыты», то  следует проверить наиболее рискованные участки кадрового администрирования:

• Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА) в части наличия обязательных пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники расписались в том, что они ознакомлены с ЛНА.
• Соблюдение законодательства о защите персональных данных в части необходимых пунктов ЛНА и отсутствия условий, ухудшающих положение работников. Так же следует проверить, все ли сотрудники дали согласие на обработку персональных данных и ознакомились с ЛНА.
• Соблюдение законодательства о труде – крайне необходимо проверить шаблоны трудовых договоров по каждой категории работников на предмет наличия обязательных условий трудового договора, отсутствия условий, ухудшающих положение работников, а так же порядок закрепления заработной платы работника, трудовой функции.
• Соблюдение законодательства по оформлению трудовых книжек. Важно проверить, как хранятся и ведутся трудовые книжки, как ведется журнал учета,, все ли трудовые книжки сотрудников имеются в наличии.
• Соблюдение законодательства по оплате труда — анализ штатного расписания в части должностей, соблюдения норм законодательства по равной оплате при равном труде (должности).
• Соблюдение трудового законодательства по отпускам.

Копаем глубже

Если необходимо сделать «срез» — оглянуться и понять, в каком состоянии находится кадровое администрирование в компании в целом, то мер, указанных выше, будет недостаточно. Нужно будет дополнительно проверить не только соблюдение норм законодательства, но и выполнить точечную проверку по документам сотрудников, а так же проверку:

• Соблюдения порядка оформления личной карточки работника по форме Т-2.
• Соблюдения законодательства по режиму работы. Нужно изучить документы на предмет достаточности оснований для привлечения к сверхурочной работе или к работе в выходные дни, а также на предмет корректности их оформления. Так же необходимо удостовериться, что табель учета рабочего времени ведется регулярно и в соответствии с требованиями.
• Оформление листов нетрудоспособности является одной из важнейших частей проверки, так как корректность страхового стажа влияет на оплату болезни за счет средств ФСС.

На полях отметим, что корректность отдельных документов не всегда означает правильность ведения документооборота в целом – обязательно нужно посмотреть весь комплект документов хотя бы по выборке сотрудников. Типовой ошибкой, например, является разное наименование должности в трудовом договоре, приказе на прием, штатном расписании и трудовой книжке.

Полная проверка

В случае полной проверки, необходимо помимо контроля соблюдения законодательства, удостовериться в наличии документов по каждому сотруднику, а также соответствующих подписей.

Нужно  проверить соблюдение законодательства по ведению воинского учета. Это направление требует особого внимания и ответственности.

В целом, такую проверку может провести и внутренний сотрудник, обладающий знаниями в области трудового законодательства и кадрового администрирования. Тем не менее, при проведении внутреннего аудита, необходимо решить дополнительно несколько задач:

• Проверка не должна препятствовать текущей деятельности по кадровому администрированию и не должна затягиваться. В этом смысле важно понимать загрузку сотрудника и правильно определить цель проверки, что бы одна задача не шла в ущерб другой. Идеальное время для проверки – сезонный спад – время, когда, с одной стороны, текучка кадров минимальна, с другой – нет пика отпусков.
• Проверка должна быть объективной.
• Результат проверки должен быть выражен в виде заключения, которое должно отражать реальную картину.

Как правило, полной объективности при проверке можно достигнуть только при привлечении стороннего специалиста, так как при этом исключается момент заинтересованности в сохранении рабочего места, а так же сокрытии своих ошибок.  Кроме того, в этом случае не работает эффект «замыленности», когда сотрудник не замечает ошибки, ставшие привычными, а нанятый специалист позволяет не отвлекаться от  текущей работы.

В некоторых случаях, наоборот, собственная внутренняя проверка может быть наилучшим решением. Например, при передаче дел от одного специалиста другому (ведь принимающему сотруднику это важно, что бы в случае чего снять ответственность с себя). Более того, при привлечении стороннего специалиста / компании–партнера, есть риск негативной реакции со стороны специалиста, чьё «хозяйство» подвергается проверке. Не каждая «хозяйка» готова принять в своём доме «незваного гостя».

* * *

Таким образом, каждая ситуация индивидуальна – стоит выбирать тот подход, который наиболее полно соответствует причинам и целям кадровой проверки. В любом случае не стоит пренебрегать регулярной проверкой кадрового делопроизводства в организации. Это не отнимает слишком много времени и сил, зато дает спокойствие и уверенность в безукоризненности бизнеса и минимизирует угрозу санкций со стороны государственных контролирующих органов в случае проверок.

blog.ucmsgroup.ru

Внутренний кадровый аудит компании

2. Штатное расписание.
Пересчитать количество реально работающих сотрудников и сравнить с Штатным расписанием. Работников может быть меньше или равно количеству штатных единиц. Названия должностей работников в приказах, трудовых договорах и в Штатном расписании должны совпадать. Проверьте орфографические ошибки!

3. Книга учета движений трудовых книжек.
Количество трудовых книжек должно в точности совпадать с записями в книге. Каждый работник своей рукой проставляет дату и роспись, подтверждающие выдачу трудовой книжки. На все отсутствующие подписи должен быть документ. Это копия письма с уведомлением забрать трудовую книжку (заявление от работника с просьбой выслать трудовую книжку по почте), почтовое уведомление, чеки и опись вложения в письмо, заверенная сотрудником почты.

4. Трудовые книжки.
Проверьте правильность записей. Номера приказов должны совпадать с самими приказами и карточкой Т-2. Если были переводы — должно быть отражено. Если изменяли личные данные — должна быть соответствующая запись.
Если закончились страницы для записи — выдан вкладыш.

5. Локально-Нормативные Акты.
Правила внутреннего трудового распорядка. Еще раз внимательно перечитайте и приведите в соответствие с статьей 189 и 190 ТК РФ.
– Положение о защите персональных данных.
– Положение о заработной плате и премировании. Это может быть отдельный документ, а может быть частью ПВТР. Согласуйте с бухгалтерией все виды выплат работнику, все возможные надбавки, районные коэффициенты и премии. Проверьте даты выплаты заработной платы.

6. Приказы по основной деятельности и личному составу.
В предыдущей статье мы говорили о том, какие приказы в обязательном порядке должны быть в компании. Все приказы должны быть зарегистрированы.

7. Графики отпусков.
Проверьте, чтобы в график отпусков попали все сотрудники, с кем заключен трудовой договор. Не забудьте совместителей и «потеряшек». Обратите внимание, что в текущем году вы должны запланировать не только очередной отпуск, но и дополнительный (если есть) и остатки отпусков с прошлых лет.

8. Личные карточки работников Т-2.
Карточки должны быть оформлены в день приема на работу, заполнены и на них есть подпись работника и кадровика. Часто просят работника сразу расписаться и на последнем листе в графе увольнения. Это ошибка.

9. Трудовые договоры.
Прочитайте трудовые договоры еще раз. Часто кадровик составляет новый трудовой договор на основе шаблона уже работающего работника. Иногда забывает изменить должность, систему оплаты труда или дату заключения договора. Кроме того, договор должен быть зарегистрирован, соответствовать Трудовому Кодексу (наличие всех обязательных сведений) и прошит, если он занимает больше 1 листа.

Четкого указания о прошивке трудового договора Кодекс не содержит, однако, работник может обратиться в суд с обвинением, что договор был частично заменен работодателем.

Как вариант — на каждом листе трудового договора можно предусмотреть подпись двух сторон.

10. Дополнительные соглашения к трудовому договору.
Они должны быть пронумерованы и отражать текущее положение дел работника. Проверьте, чтоб были «допники» на изменение заработной платы и должности.

11. Должностные инструкции.
В Трудовом кодексе нет строго указания на их наличие, но тогда трудовая функция работника должна быть описана в трудовом договоре. Удобнее написать хорошие работающие должностные (профессиональные) инструкции.

Не забудьте на них сделать отметку об утверждении, согласованию с профсоюзным органом (при наличии) и фразу, что данный документ «является неотъемлемой частью трудового договора».

12. Приказы о применении в отношении работников дисциплинарных взысканий, документы, подтверждающие соблюдение порядка применения дисциплинарных взысканий (докладные или служебные записки, объяснения, акты и т.д.). Проверьте сроки!

13. Документы воинского учета.
Правильность оформления в карточке Т-2, все формы по Военно-Учетному столу и своевременное оповещение.

14. Личные дела работников.
Если вы работаете в коммерческой организации, то их наличие является не обязательным. Если вы работаете в государственной компании, то должны соблюдать все рекомендации по ведению личного дела (наличие всех копий документов, опись и т.д.). Если к вам придет проверка Государственной Трудовой инспекции (в государственную или в коммерческую организации), то они обязательно посмотрят личные дела уволенных сотрудников на предмет наличия обязательных документов (трудовой договор, карточка Т-2, соглашение на передачу персональных данных, ознакомление с ЛНА).

15. Графики сменности.
Проверьте их наличие и даты ознакомления своих работников.

cpb-runo.ru

Кадровый аудит

Главная>Услуги>Список услуг>Аудит>Кадровый аудит

Любая организация, независимо от ее размеров, форм собственности и видов деятельности, сталкивается с проблемами в области управления персоналом.

Вопросы результативной и эффективной работы сотрудников остаются весьма актуальными для руководства компаний.

Работники служб управления персоналом и топ-менеджмент не всегда могут реально оценить потенциал и способность персонала компании, возможности достижения тех или иных результатов, необходимых организации.

В этих случаях требуется независимая и комплексная оценка действующей системы управления персоналом и организационной структуры.

Необходимо понять, способна ли организация и ее сотрудники обеспечить достижение поставленных целей. Решить эту проблему можетаудит системы управления персоналом, или кадровый аудит. Он позволяет: • выявить кадровый потенциал организации, • проанализировать организационную структуру, систему разделения труда, • оценить эффективность управления персоналом.

Кадровый аудит – анализ ведения кадрового учета в организации на соответствие действующему законодательству РФ с элементами анализа системы управления персоналом, действующей в организации. При этом оценка ведения кадрового учета проводится в разрезе трудового, гражданского, налогового законодательства РФ и законодательства о бухгалтерском учете.

Аудит управления персоналом может быть: • внутренним • внешним Внутренний кадровый аудит– это регламентированная локальными нормативными актами и осуществляемая внутри организации специальным подразделением (службой внутреннего кадрового аудита) деятельность по независимой объективной проверке кадровой службы компании. Целью внутреннего кадрового аудита является улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации. Служба кадрового аудита должна проводить мониторинг рисков, которым может подвергаться компания при прохождении проверки со стороны государственных органов или в ходе разрешения возникающих трудовых споров с работниками. На это подразделение организации также возлагается обязанность оказывать необходимую помощь сотрудникам кадровой службы, консультируя их на этапе разработки и создания кадровой документации по возникающим у них вопросам. В этом состоит одно из принципиальных отличий службы внутреннего аудита управления персоналом от внешних аудиторов.Внешний аудитпроводится аудиторской фирмой или индивидуальным аудитором на основании договора с проверяемой компанией. При этом решаются следующие задачи: •объективная оценкадеятельности организации в трудовой сфере; •анализ состояния отчетностии документации в сфере управления персоналом и ее достоверности; • подготовка рекомендаций по улучшению финансового положения организации, повышению эффективности ее деятельности, изысканию неиспользованных резервов производства.

Делая выбор в пользу внешнего кадрового аудита, руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов. Преимуществатакого подхода к проведению аудита управления персоналом очевидны.Внешние аудиторыявляютсянезависимыми специалистами. Обладаяпрофессиональным образованиемидостаточным опытом работы, они могутобъективносмотреть на процессы внутри организации. Как правило, при проведении кадрового аудита рассматриваются проведенные организацией операции с точки зрения соответствия законодательным и нормативным актам РФ. При этом проверяется полнота и своевременность отражения проводимых операций и финансовых результатов в кадровом, налоговом и бухгалтерском учете организации. Аудиторы изучаютработу системы кадрового учета, внутреннего контроля и документооборотадля определения наиболее существенных рисков деятельности организации и разработки методов контроля этих рисков. На основании проведённого анализа аудиторы представляют организацииотчет, содержащий рекомендации по результатам анализа потребностей организации, имеющихся человеческих ресурсов, мер наказаний, поощрений и мотивации. Аудиторская деятельность в сфере управления персоналом предполагает не только аудиторскую проверку, но и оказание сопутствующих аудиту услуг, к которым можно отнести: • консультации по ведению учета и составлению кадровой отчетности; • проведение семинаров, повышение квалификации и обучение персонала; • научно-практические исследования и разработку методического обеспечения и рекомендаций по организации социально-трудового аудита; •компьютеризацию составления отчетности, анализа социально-трудовых показателей и аудита; информационное обслуживание; • консультационные услуги по вопросам трудового законодательства, менеджменту, разработке систем заработной платы, штатных расписаний и т.п.; • экспертное обслуживание (проведение различного рода экспертиз, например, предварительной экспертизы заключаемых договоров).

studfiles.net