Кем подписывается штатное расписание

Кем подписывается штатное расписание – : , ,

Содержание

Кто подписывает штатное расписание

Сразу непонятно, кто подписывает штатное расписание. Всем известно, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Документ этот, нужный и важный. Кто должен подписывать штатное расписание? Расскажем об этом в материале.

Лучше составить

Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений.

Разработка и оформление «штатки» вызывает много вопросов. Например, кто подписывает штатное расписание в бюджетной организации? Поговорим об этом подробно.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Подписание и утверждение

Действительно, к популярным вопросам по оформлению штатки относится, должен ли главный бухгалтер подписывать штатное расписание? Конечно, должен. При условии, что организация применяет унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Дело в том, что данная форма предусматривает ее подписание компетентными сотрудниками работодателя: главбухом и руководителем кадровой службы.

С унифицированным бланком все понятно, а как быть с самостоятельно разработанной формой? Кто подписывает штатное расписание на предприятии в этом случае? В такой ситуации штатку подписывают лица, чьи подписи предусмотрены данным бланком.

Отметим, что у организаций бюджетного сектора особого выбора нет. Они обязаны использовать только официальные бланки. Разрабатывать собственные формы им нельзя.

Составленное штатное расписание подписывают главбух и начальник отдела кадров. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако, если «штатка» большая, то ее лучше прошить. После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Итак, мы разобрались, кто подписывает штатное расписание (образец «штатки» см. в статье «Штатное расписание: образец на 2018 год».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

blogkadrovika.ru

Утверждение штатного расписания, кто подписывает и утверждает

Утверждение постоянного штатного расписания важно для любого крупного предприятия, которое стремится к успеху. Вряд ли кто-либо из сотрудников задумывается об этой части работы фирмы, ведь его это не касается. А директор должен позаботиться о том, чтобы каждый сотрудник находился на своем месте, выполнял обязанности и работал по удобному для всех графику. Штатное расписание утверждается в ООО при помощи приказа. Документ может действовать несколько лет, но обычно его подписывают на год. Нужно ли составлять его в обязательном порядке? Этот вопрос предприятия решают самостоятельно, но для грамотного управления документ не будет лишним.

Когда оно требуется

Если в организации все работает правильно (распределены обязанности между сотрудниками, есть график), то руководитель должен составлять штатное расписание каждый год. Если за это время произошли глобальные изменения, документ может быть заново составлен в любое другое время. В большинстве случаев требуются только корректировки документа, а не полные его изменения.

Важно! Новое расписание вступает в силу только после того, как документ был утвержден. Также должен быть подписан приказ, без которого недопустимы изменения. Разработка документа – обязанность директора.

С помощью документа работодатель может контролировать:

оплату труда и надбавки, которые есть на предприятии;
количество работников для тех или иных должностей;
организационную систему в компании.

Как составить приказ

Утверждение постоянного штатного расписание происходит с помощью приказа, который необходимо правильно составить. Считается, что составлением такого документа должны заниматься экономисты, но обычно оно поручается бухгалтерам. Кто подписывает и утверждает приказ? Подписать его может только руководитель компании. Если документ им не подписан, в силу он вступить не может.

У многих возникает вопрос, как часто необходимо составлять новое штатное расписание. Достаточно одного раза в год, однако оно может изменено за это время, если появится необходимость. Каждое переиздание документа, даже если это происходит раз в месяц, должно сопровождать приказом, так как без него оно не будет действительным.

Форма

Как правильно составить приказ? В нем не должно быть ошибок, иначе это может привести к проблемам. Руководителю требуется внимательно отнестись к документу.

В приказе указываются моменты, которые относятся к работе.

Дата, когда подписывается приказ, и его номер.
Подразделение компании, для которой оформляется приказ.
Количество сотрудников в штате (может потребоваться помощь кадровой службы).
Общая сумма заработной платы.
Дата и номер расписания, которое необходимо утвердить.

Директор компании имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, улучшит и оптимизирует работу фирмы. Оно иногда составляется только на один отдел компании. Но до тех пор, пока не будет подписан приказ, новый документ не может вступить в силу. До этого момента предприятие работает по старому расписанию. Руководители должны учитывать такие моменты, чтобы не попасть в неприятные ситуации. Все решения принимает директор компании. При этом приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старый. Утвержденное расписание имеет юридическую силу.

Реквизиты

Когда заполняется штатное расписание, необходимо придерживаться общих правил. Процедура составления не самая сложная. При заполнении требует учитывать некоторые нюансы.

В начале пишется название предприятия, для которого составляется документ.
Указываются дата и номер нового расписания. Важно внимательно проверить данные.
Указываются количество сотрудников, которые работают на предприятии, и общая заработная плата.

Бухгалтеру следует взять образец для заполнения и подогнать его под требования своего руководителя – так можно избежать ошибок. Однако слишком много изменений в образец вносить не стоит, поскольку документ должен быть кратким. Утверждение постоянного штатного расписания происходит тогда, когда в поле «Утверждено» в приказе ставятся дата и подпись директора. С этого момента в силу вступает новый документ, а старый перестает действовать. Даже если новое расписание уже составлено, но приказ еще не подписан, документ не вступает в силу, поэтому рекомендуется составить приказ как можно раньше.

В документе недопустимо писать цифры прописью, что относится к приказу и самому расписанию. Важно учесть все нюансы, чтобы ничего не переделывать и не переоформлять. Если ошибки есть, их необходимо исправить, причем издается новый приказ.

Сведения в документе не распространяются по организации, а хранятся в тайне. Делается только одна копия, которая хранится у главного бухгалтера. Оригинал документа остается у руководителя компании. Сотрудники не должны знать, сколько еще работников есть в компании и какая у них заработная плата, так как это может привести к конфликтам.

Хранение

Какой период и где хранится штатное расписание предприятия? Сам приказ хранится в той же папке, в которой находятся все приказы, связанные с работой организации. Что касается второго документа, хранится штатное расписание в отдельной папке. Как только оно перестает действовать, бухгалтер переносит его в архив. При необходимости его можно извлечь и передать директору или другим доверенным лицам. Срок хранения каждого документа – до закрытия предприятия.

Если предприятие крупное, расписание составляется сразу на год или больше. Приказ подписывается после того, как составлено новое штатное расписание. Обо всех изменения, относящихся к работе, необходимо предупредить сотрудников. Делается это на собраниях, где собирают всех работников. Об изменениях также необходимо сообщить сразу, а не через несколько месяцев после того, как они действуют. Если руководитель пренебрегает этим правилом, сотрудники могут пожаловаться на него. Такие жалобы рискуют закончиться тем, что предприятие получит приличные штрафы.

Российское законодательство не предъявляет строгих требований к штатному расписанию: оно составляется на усмотрение руководителя с учетом правил, которых нужно придерживаться. Но директор решает, на какой срок составляется расписание, какие данные в него включить. Он отвечает за то, чтобы предприятие работало максимально продуктивно. Методика разрабатывается руководителем.

Некоторые компании отказываются от ведения подобной документации, так как она необязательна. Однако утверждать штатное расписание каждый год – решение многих конфликтов и проблем (например, при сокращении штата). Утвержденное расписание поможет регулировать заработные платы и избежать переплат, что является плюсом для любой компании. Также в этом документе указано, сколько сотрудников должно быть на той или иной должности. Если нет документа, все придется решать более сложными путями.

kadrovyhdel.ru

Кто утверждает штатное расписание

На практике может возникать вопрос, кто утверждает штатное расписание. Всем известно, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. Однако при его составлении порой возникают вопросы. Один из них, кто утверждает штатное расписание в ООО и других хозяйствующих субъектах. Поговорим об этом подробно.

Необязательный, но полезный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений.

Разработка и оформление «штатки» вызывает много вопросов. Например, кто утверждает штатное расписание бюджетного учреждения?

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму№ Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Или кто утверждает штатное расписание в ТСЖ? Расскажем о подписании и утверждении «штатки».

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Подписываем и утверждаем

Один из популярных вопросов по оформлению штатки, кто утверждает штатное расписание автономного учреждения? Действительно, законодательство предусматривает большое разнообразие хозяйствующих субъектов: коммерческих и некоммерческих организаций. Помимо них существуют государственные и муниципальные учреждения и предприятия. Большинство из них составляет штатное расписание. Поэтому нередко возникают вопросы по его подписанию и утверждению. Например, кто утверждает штатное расписание казенного учреждения?

Под автономным учреждением нужно понимать некоммерческую организацию, созданную органом государственной власти с целью выполнения работ или оказания услуг для исполнения государственных задач в сферах науки, образования, культуры, здравоохранения, соцзащиты, физкультуры и спорта и т.д.
– ст. 2 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ.

Или в МБДОУ кто утверждает штатное расписание? Отвечаем: составленное штатное расписание подписывают главбух и начальник отдела кадров. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако, если «штатка» большая, то ее лучше прошить.

После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Кто утверждает штатное расписание автономного образовательного учреждения? Правильно, его руководитель. Утверждение штатного расписания – его непосредственная функция. При этом, если руководитель занят, то утвердить штатку может любо уполномоченный им сотрудник.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

blogkadrovika.ru

Штатное расписание: составляем грамотно | Читайте статьи журнала Директор по персоналу

Трудовое законодательство не устанавливает требования к наличию штатного расписания в каждой организации. Однако есть веские аргументы в его пользу. Ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. Оно в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Из материалов статьи вы узнаете:

Что регулирует штатное расписание;
Для чего нужно составлять штатное расписание;
Какие вопросы возникают при заполнении формы;
Какие изменения можно внес

Составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых компании, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации. Конечно, если речь идет о совсем маленьком предприятии численностью 10-12 человек вместе с руководителем (который к тому же собственник и учредитель фирмы), то нет острой необходимости составлять штатное расписание.

В таких организациях директор сам дает сотрудникам задание, следит за тем, как они работают, проверяет исполнение и так далее. Трудовые обязанности работников там могут часто варьироваться, поэтому их изменения проще отразить в трудовом договоре и других локальных документах. Но такая ситуация встречается нечасто. Обычно руководителю намного удобнее иметь штатное расписание, чем обходиться без него.

Конечно, никто не может обязать организацию принимать штатное расписание. Однако в любой уважающей себя компании оно есть, поэтому не мешает научиться его правильно составлять и работать с ним.

Что регулирует штатное расписание

Вначале разберемся, что же это за документ и какие вопросы он регулирует.

Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты. Унифицированная форма штатного расписанияутверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 (форма № Т-3). Расписание составляется на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей организация может вносить туда необходимые изменения.

Роль штатного расписания в компании

Штатное расписание — документ обезличенный. Что это значит? А то, что в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Штатная расстановка в штатном расписании

Существуют еще штатные расстановки — «младшие братья» штатного расписания по структурным подразделениям. Вот в них могут быть указаны и определенные фамилии. Каких-либо форм для штатных расстановок не предусмотрено, поэтому у организации здесь полная свобода творчества.

Штатное расписание на предприятии обычно одно. Но если у компании есть филиалы или представительства, то вопрос о том, будет ли оно единым или в подразделениях возможны свои штатные расписания, организация решает сама. Известно, что руководитель филиала действует по доверенности, выданной руководителем организации. Таким образом, его полномочия утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах компании.

Читайте по теме в электронном журнале

Составление штатного расписания: особенности

Учитывая, что есть унифицированная форма, казалось бы, таких проблем быть не должно – достаточно лишь заполнить графы в соответствии с данными конкретной организации. Однако не все так просто, и вопросов на практике возникает множество. На те, которые больше всего волнуют руководителей и кадровых работников, мы постараемся ответить.

И первый из них – о размере окладов. Во многих организациях есть необходимость ввести несколько должностей с одинаковым наименованием (к примеру, несколько бухгалтеров, менеджеров, секретарей). В связи с этим возникает неясность – должны ли быть оклады по этим должностям одинаковыми, или они могут быть разными. С одной стороны, статья 22 ТК РФ устанавливает правило о том, что работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности.

Из этого следует:

Если у вас три секретаря, то и оклад у всех троих должен быть один и тот же. Но, с другой стороны, секретари ведь могут выполнять неодинаковый объем работы, и уравнивать их зарплату будет неправильно. В этом случае советуем вам решить, что будет удобнее:

составить должностные инструкции для этих секретарей так, чтобы было ясно, что они выполняют разные обязанности

назвать должности по-разному (старший секретарь, секретарь-помощник и так далее.).

А если организация крупная, то можно использовать тарифную систему, то есть присвоить каждому секретарю тот или иной разряд, зафиксировать это в штатном расписании и в зависимости от разряда платить зарплату.

Много споров возникает и о наличии так называемой «вилки» в окладах. «Вилка» — это когда по должности вводится не твердый оклад, а минимальная и максимальная его сумма. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, зарплата работнику определяется приказом руководителя исходя из этих пределов, которые зафиксированы в штатном расписании.

Конечно, унифицированная форма не предусматривает ничего подобного, поскольку там присутствует строчка «итого», где нужно указать итоговую сумму окладов всех сотрудников. Кроме того, организация формирует плановый фонд оплаты труда, а такие «вилки» могут создать проблемы с его составлением.

Как мы уже говорили, предприятиям не возбраняется вносить какие-либо изменения в форму штатного расписания. Поэтому в том, что касается установления не твердого оклада, а «вилки», работодатель может действовать по своему усмотрению.

Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые – отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии не запрещается и даже нужно. Ведь, по большому счету, вы не можете принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Как составляется штатное расписание в компании

Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и руководители структурных подразделений организации. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание утверждает своим приказом руководитель или уполномоченное им лицо, и оно вступает в силу.

Если в трудовых договорах работников есть положение, что оклад устанавливается согласноштатному расписанию, то ознакомление с ним сотрудников – обязательная процедура. Идеальным вариантом при этом будет прикладывать к каждому трудовому договору копиюштатного расписания или выписку из него (если организация большая). В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления.

Но лучше указывайте конкретную заработную плату каждого работника прямо в его трудовом договоре и не предъявляйте само штатное расписание. Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и объем вашей работы значительно сократится.

«Штатники» и «внештатники»: роль в штатном расписании компании

Все работающие в компании сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем «штатниками» будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании. Но на предприятии могут быть и внештатные сотрудники. Обычно это временные работники, учитывать которых в штатном расписании нет смысла – с ними лишь оформляются трудовые договоры. Впрочем, они могут упоминаться в штатных расстановках.

Если со штатными работниками все более-менее ясно, то в том, кого относить к «внештатникам», единого мнения нет.

Одни полагают, что это сотрудники, принятые для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации – по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф и так далее;
Другие считают, что это те работники, которые не занимают конкретной должности, а выполняют трудовую функцию, и в связи с этим в штатном расписании их должности не обозначены (например, уборщики после произведенного в организации ремонта, ремонтники и другие).
Третьи предлагают относить к «внештатникам» лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Но это неверно, поскольку их вообще нельзя назвать работниками и трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Какие изменения можно вносить в штатное расписание компании

Изменения в этот документ можно вносить в любое время, главное только их правильно оформлять. Расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания.

Так, по определенным правилам происходит сокращение численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить работников, которых это касается.

Читайте в электронном журнале: Можно ли ввести в штатное расписание должность, которую две недели назад сократили

В заключение хотелось бы напомнить, что переименование должности в штатном расписании, например, с секретаря на секретаря-референта руководитель не может производить по своему усмотрению. Такое действие будет изменением существенного условия трудового договора – в нем ведь обязательно содержится наименование должности. А значит, здесь требуется письменное согласие сотрудника (ст. 57 ТК РФ). То же самое касается заработной платы, если ее конкретный размер стороны включили в трудовой договор.

Читайте также:

Можно ли заново ввести должность в штатное расписание, если недавно она была сокращена?
Можно ли включить в штатное расписание должности, которые будут заняты через годы?