• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют
• Командировки
• Конфиденциальность
• Материальная ответственность
• Медосмотры
• Обучение и переподготовка
• Оплата труда
• Отпуска
• Отчетность
• Охрана труда
• Оценка персонала
• Персональные данные
• Подбор персонала
• Прием на работу
• Проверки
• Профессии
• Профстандарты
• Рабочее время
• Разбираем на примерах
• Расчеты с персоналом

clubtk.ru

документальные и иные нюансы оформления и отправки сотрудников

Командировки сотрудников — обычное явление на предприятиях вне зависимости от масштаба. Однако служебная командировка требует определённых затрат, связанных с приобретением пищи, арендой жилплощади или гостиничных номеров и проезда. Для учёта расходов фирме потребуется оформить ряд конкретных документов.

Подготовкой большей части документов занимается специалист по кадрам. Если в штате его не имеется, то ответственным за организацию командировок становится работодатель.

В рамках данного материала мы ответим на следующие вопросы:

• что представляет собой командировка;
• кто может отправляться в командировку, а кому это запрещено;
• документы, которые потребуются, и правила их составления.

Назначение служебной командировки

Под этим широко распространённым понятием подразумевается деловая поездка сотрудников, которые входят в состав штата, с целью выполнить рабочее поручение вышестоящих лиц. Местом выполнения задания будет являться подразделение предприятия. Основанием является договор или приём на службу. К разряду командировок относятся также поездки из головного офиса в филиалы.

Сотрудники многих специальностей постоянно пребывают в пути. Им потребуется возместить затраты на поездку и аренду жилья. При составлении коллективного трудового договора с сотрудниками руководству потребуется чётко описать все составляющие и нюансы, связанные с работой разъездного характера.

Командировка расходы:

• Суточные в пределах Казахстана – 6 МРП в сутки
• Суточные за пределами Казахстана – 8 МРП в сутки
• Расходы на проезд к месту командировки(при наличии билетов и фискальных чеков0
• Расходы на проживание (при наличии документов и фискальных чеков)
• Расходы на бронь, расходы на визу.

Разрешения и запреты

На основании Трудового Кодекса в поездку направляются исключительно штатные сотрудники организации, с которыми заключён контракт. Но здесь также предусмотрены исключения, несоблюдение которых чревато не самыми приятными последствиями.

Кому запрещены служебные командировки

• Женщинам в состоянии беременности.
• Лицам, не достигшим 18 лет, за исключением креативных сотрудников и спортсменов.
• Людям, работающим в рамках ученического договора.

Особой категорией в этом отношении являются женщины с детьми, не достигшими трёхлетнего возраста. Их могут отправлять в командировки, но только с согласия в письменном виде. Также потребуется врачебное разрешение.

От руководителя потребуется уведомить сотрудника в письменной форме об отказе. Вышеупомянутое справедливо для лиц по уходу за членами семьи, имеющими заболевания, а также детьми-инвалидами.

Внештатные сотрудники

Считается, что в командировку могут ехать исключительно штатные сотрудники. В ряде случаев в рамках служебных поручений могут отправляться сотрудники, работающие по договору ГПХ. Компании предписывается покрыть затраты на деловую поездку. Данный факт потребуется подтвердить определёнными документами (квитанциями, чеками).

Длительность служебной командировки

Минимальный срок поездки не определён законодательно и может составлять всего 1 день. Длительность командировки, как правило, устанавливается руководством предприятия. При этом учитываются объём, сложность и другие характеристики поручения, которое выдаётся работнику.

Днём отъезда считается дата отправки транспортных средств. При отправке транспорта в 24:00 за основу берётся прошедший день. Если это произошло позже, то день отправки приходится на следующие сутки.

Документы для служебной командировки

К моменту отправки служащего в поездку потребуется оформление документов:

• служебного задания по форме
  
• приказа о командировке
  
• удостоверения командированного сотрудника.

Реквизиты документов

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• Подразделение в составе структуры.
• Место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• Длительность.
• Временной интервал (с датами).
• Название организации, оплачивающей командировочные.
• Основание для командировки.

Документация обязательно подписывается главным руководством предприятия и непосредственным начальником. Подготавливается приказ о том, что сотруднику предстоит совершить поездку по службе.

Когда задание будет полностью выполнено, сотрудником в обязательном порядке заполняется «Краткий отчёт». После этого его передают на утверждение руководству. Служебные задания принадлежат к разряду документации строгой отчётности, хранятся до 5 лет; она наравне с авансовыми отчётами и удостоверением, подтверждающим окончание командировки, передаётся для расчёта оплаты в бухгалтерию.

Далее составляется документ в форме приказа, отражающего процесс отправки в командировку отдельных сотрудников.

Содержание приказа

• ФИО сотрудника.
• Должность.
• Отдел, в котором он трудится.
• Место, цель, время поездки.

В тексте приказа устанавливается источник расчёта, покрывающий затраты сотрудника. Чаще всего это предприятие, которое является местом работы или назначения. Подписанием приказа занимается директор организации. Документ предоставляется командированному сотруднику также на подпись. Подобно служебному заданию, хранение приказа в архиве организации составляет не менее 5 лет.

Находящемуся в командировке сотруднику удостоверение служит главным документом, предназначенным для бухгалтерского отдела, который производит начисление суточных с дальнейшей их оплатой.

Выбрав специальный раздел в документе, работник делает пометки о том, что он убыл или прибыл в пункт назначения. На любых отметках ставится печать организации, в рамках которой выполнялось поручение.

Когда понадобится удостоверение для служебных командировок

Оформлять удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам фирмы;
• организациям по отправке работников в заграничные командировки. Въезд и выезд из страны зафиксируется в паспорте.

Если командировка длится непродолжительное время, а сотрудник возвращается на рабочий пост в рамках того же дня, удостоверение можно не использовать.

Подобно остальным документам, удостоверения, связанные с командировками, должны сохраняться 5 лет. Для их регистрации заводится специальный журнал. Документы сотрудников, командированных из других предприятий, регистрируются в отдельном журнале.

Таким образом, командировка сотрудников — ответственный процесс, требующий должного подхода во всех отношениях.

Особенности:

• к командировочным не относятся чеки за проезд в метро, такси, автобусе,питание в кафе,потери на обмене валют, комиссии банкоматов и прочее.
• Суточные по решению налогоплательщика могут быть и 10 и 100 МРП, но вес расходы больше 6 МРП (по Казахстану)или 8 МРП (за пределами Казахстана) или больше 40 дней относятся на доход сотрудника и облагаются всеми зарплатными налогами.
• даже если человек вернулся с командировки и в тот же день вышел на работу,это считается днем командировки ,поэтому выплачиваются суточные.
• во время командировки начисляется заработная плата
• Если командировка больше 40 дней, то оформляется работа вахтовым методом.
• Нет фискальных чеков на билеты, или проживание, то документы по командировке нужно аннулировать. 
  

Проголосовать

mybuh.kz

Командировочные и иные аналогичные расходы. Первичные документы по командировке, необычный перечень

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КОМАНДИРОВКЕ, НЕОБЫЧНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

 
    Любая командировка работника непосредственно связана с оформлением документов, без которых организация не вправе учесть командировочные расходы, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.
    О том, какие документы необходимо оформить для поездки в служебную командировку, рассмотрено в настоящей статье.
 
    В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не является исключением и служебная командировка сотрудника, решение о которой принимается руководителем организации.
 
    Согласно пункту 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Это подтверждается и Информационным письмом Минфина России N ПЗ-10/2012 “О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Исключение составляют организации государственного сектора, для которых формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
    Таким образом, организации негосударственного сектора вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании. При этом самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться организациями в качестве первичных лишь при наличии в них обязательных реквизитов первичного документа, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.
 

 
    Документального подтверждения расходов налогоплательщика требуют и нормы статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ). Причем, как следует из статьи 313 НК РФ, подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
    Так как в налоговом законодательстве самостоятельное понятие “первичного учетного документа” отсутствует, то в силу статьи 11 НК РФ налогоплательщик для этих целей пользуется аналогичным понятием, содержащимся в бухгалтерском законодательстве.

www.referent.ru