Содержание

Как правильно оформить командировочные расходы

Сергей Д. из Южноуральска пишет: “Водители нашего предприятия часто предоставляют поддельные документы по расходам во время командировки (квитанции оплаты гостиницы), объясняя это тем, что на пути следования всего две гостиницы, предоставляющие настоящие документы необходимой формы. В силу разных обстоятельств они не могут спланировать остановку на ночлег в гостиницах, собственники которых законопослушны и предоставляют документы надлежащего образца. Прошу подсказать, как решить данную проблему”.

Уважаемый Сергей, первое, на что хочется обратить внимание, – важно правильно определить характер работы водителей. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, служебными командировками не признаются (ст. 57 и 166 Трудового кодекса РФ). При этом работникам возмещаются связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В данном документе вы можете предусмотреть максимальный размер компенсации расходов на гостиницу.

Согласно п. 8 постановления правительства РФ от 25.04.1997 N 490 “Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации” при оформлении проживания в гостинице выдается квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий проживание и оплату услуг гостиницы, который должен содержать наименование исполнителя (наименование юридического лица) (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации), фамилию, имя, отчество проживающего, сведения о предоставляемом номере (месте в номере), цену номера (места в номере), другие необходимые данные по усмотрению руководства гостиницы.

Также данный документ должен соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” и п. 3 постановления правительства РФ от 06.05.2008 N 359 “О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники” (т. е. содержать все реквизиты, предусмотренные указанными нормативными актами).

Документы могут быть заполнены как от руки, так и компьютерным способом в произвольной форме. По мнению судов, документы, оформленные с учетом требований законодательства (указанных ранее) и содержащие информацию о времени проживания в гостинице, стоимости проживания и факте оплаты оказанных гостиницами услуг, подтверждают расходы работника, связанные с проживанием в гостиницах во время командировок, служебных поездок (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу N А52-3413/2009). Работодатель не обязан проверять достоверность информации о гостиницах, указанной в документах, а также не может заставить руководство гостиниц соблюдать законодательство РФ.

При проверках или в случае судебных разбирательств организация должна будет документально подтвердить факт нахождения работников в служебных командировках, например, предоставив приказы, служебные задания о направлении работников в командировку, путевые листы и т. д.

Вопросы специалисту по трудовому праву для рубрики “Советы юриста” вы можете отправить Михаилу Малыхину с пометкой “Вопросы юристу”.

Командировочное удостоверение. Нюансы оформления | «Гарант-Сервис» г. Киров

Командировочное удостоверение. Нюансы оформления
Если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии (убытии), расходы на командировку можно подтвердить косвенными документами. Кроме того, фирма вправе не оформлять командировочные удостоверения на работников.

Нередко возникают ситуации, когда нет возможности оформить командировочное удостоверение. Например, если работник направляется в обособленное подразделение или к физическому лицу, которые не имеют печатей. Как в таком случае подтвердить командировочные расходы и избежать возможных споров с налоговиками, рассмотрим в статье.

Если отметка отсутствует

Фирма может воспользоваться рекомендациями специалистов Минфина России. По их мнению, командировочные расходы подтверждаются косвенными документами*(1):

— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

— проездными документами, из которых следуют даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командировки.

Не лишним в таком случае будет локальным правовым актом установить порядок направления работника в командировку на основании приказа.

Судебная практика показывает, что арбитры на стороне компаний*(2). Они считают, что факт пребывания работника в командировке можно подтвердить не только оформленным командировочным удостоверением. Так, было принято решение в пользу фирмы, которая вместе с проездными документами, квитанциями на приобретение топлива и счетами за проживание в гостиницах представила служебные задания сотрудников*(3). Из заданий следовало, что работники направлены именно в служебные командировки. В них было указано место направления сотрудников (город), срок пребывания (даты начала и окончания командировки, продолжительность в календарных днях), вид задания и отметки о его выполнении.

Командировочное удостоверение можно не оформлять?

Из писем Минфина России следует, что фирма вправе не оформлять командировочное удостоверение*(4). Она может издать локальный нормативный акт, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Наравне с командировочным удостоверением таким документом может быть приказ. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности, по мнению финансового ведомства, не обязательно.

Однако письма Минфина России носят исключительно рекомендательный характер и не являются нормативным документом. Если фирма утвердит порядок, при котором оформляется только приказ на командировку, суточные будут выплачиваться на его основании, а компенсация других командировочных расходов — на основании документов на проезд и по найму жилья.

При отсутствии всех перечисленных документов отнести суточные на расходы будет нельзя. А командировочное удостоверение может подтвердить срок пребывания работника в командировке — дату приезда в пункт назначения и дату выезда из него.

При направлении работника в служебную командировку оформляется именно командировочное удостоверение*(5). Кроме того, в части, не противоречащей Трудовому кодексу и Положению, в настоящее время продолжает действовать Инструкция о служебных командировках в пределах СССР*(6). Согласно этому документу по усмотрению руководителя компании направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом*(7). То есть удостоверение признается главным документом.

Если компания хочет избежать возможных налоговых споров с проверяющими в части документального подтверждения расходов на командировки, ей следует оформлять командировочные удостоверения, когда условия служебной поездки работника позволяют делать в нем отметки.

Примечание. Факт пребывания работника в командировке можно подтвердить не только оформленным командировочным удостоверением. Приказ о направлении в командировку, проездные документы и счет из гостиницы также подтвердят служебную поездку. Е. Сайфетдинова,
ведущий бухгалтер компании «Гостиницы АЛРОСА»

Экспертиза статьи:
В. Комарова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ

Актуальная бухгалтерия”, N 12, декабрь 2011 г.


*(1) письмо Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7
*(2) пост. ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75, ФАС УО от 08.12.2008 N Ф09-9149/08-С3, ФАС СЗО от 21.11.2006 N А05-2791/2006-9
*(3) пост. ФАС МО от 10.02.2011 N КА-А40/18048-10 по делу N А40-5572/10-20-75
*(4) письма Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, от 29.07.2003 N 16-00-25/04, от 06.12.2002 N 16-00-16/158

*(5) п. 7 Положения, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)
*(6) Инструкция, утв. Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 (далее — Инструкция)
*(7) п. 2 Инструкции

Отчетные документы для командировочных в 2021 году

Скачать квитанцию-договор, пустой бланк, форма БО-18

Скачать образец справки о проживании в гостинице (квитанция-договор по форме БО-18)

Скачать образец квитанции по форме 3-Г пустой

Скачать образец квитанции по форме 3-Г заполненный

Счет

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

  1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
  2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Если командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС возникают претензии. В этом случае компания отстаивает расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки.

Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму.

Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Другие гостиничные сервисы

По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг требуется доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Самые важные проездные документы для вашей поездки

Если вы думали, что пассажиры, путешествующие с неверными документами, были второстепенной проблемой для мировых перевозчиков, подумайте еще раз. 60 000 путешественников, возвращаемых иммиграционными властями в пункты назначения или пересадки каждый год, создают для путешественников стрессовые и разочаровывающие ситуации. Они также обходятся мировым авиакомпаниям в значительную сумму в виде штрафов и сопутствующих расходов

.

Пандемия COVID-19 тоже не помогла ситуации.Будь то правила, введенные в кратчайшие сроки, документы о вакцинации или тестировании, представленные в неправильном формате или на неправильном языке, пассажиры и авиакомпании изо всех сил стараются не отставать от постоянно меняющихся требований. Вот почему как никогда важно быть хорошо подготовленным к поездке и убедиться, что у вас есть правильные проездные документы, особенно во время международных поездок.

Какие документы вам понадобятся при поездке в другую страну?

Путевые и медицинские документы, необходимые для поездки, могут различаться в зависимости от вашего маршрута и личной ситуации.Вот почему так важно подготовиться заранее и использовать такие инструменты, как Центр путешествий ИАТА, чтобы получить персональные советы по путешествиям. Специалисты по иммиграции IATA постоянно обновляют эту информацию, но правила и положения меняются ежедневно. Тем не менее, можете быть уверены, что эти документы пригодятся в любой поездке:


Паспорт, туристическая виза и национальное удостоверение личности

Правильная идентификация – основа международных путешествий. В результате вы должны всегда иметь при себе официальный документ, удостоверяющий личность. Вы даже можете подумать о том, чтобы иметь несколько документов, таких как паспорт, национальное удостоверение личности или водительские права. Если вам неудобно брать с собой несколько документов, можно подумать о том, чтобы принести копии. Это может быть особенно полезно, если вы потеряли паспорт и вам необходимо принять меры для подтверждения своего гражданства в посольстве или консульстве вашей страны.

При выезде за границу также необходимо иметь действующий паспорт. Многие путешественники не осознают, что в большинстве стран действуют правила в отношении даты истечения срока действия паспорта.В большинстве стран посетители должны иметь действующий паспорт на шесть месяцев после того, как они планируют прибыть в пункт назначения, однако этот период может варьироваться. В любом случае, если вы планируете поездку за границу, всегда проверяйте требования к действию паспорта и срок действия вашего паспорта. Это поможет избежать неприятных проблем в аэропорту или на иммиграционной службе в стране назначения.

COVID-19 Проездные документы

Медицинские проездные документы не новость для международных поездок.В некоторых странах действуют длительные требования к въезду, такие как свидетельства о вакцинации против желтой лихорадки, однако это было ограничено определенными странами, тогда как требования о въезде в проездные документы COVID-19 были соблюдены в большинстве стран по всему миру. Было особенно сложно соблюдать эти вступительные требования, поскольку правила вводятся в действие в короткие сроки, требования к вакцинации или тестированию варьируются от страны к стране, и часто документация должна быть представлена ​​на определенных языках.В результате путешественники и авиакомпании изо всех сил стараются не отставать от постоянно меняющихся требований.

IATA внедрила несколько решений, таких как IATA Travel Center, чтобы помочь путешественникам, и IATA Travel Pass или IATA Timatic Widget, чтобы помочь предприятиям ориентироваться в этой постоянно меняющейся среде. Общей платформой (базой данных), используемой для проверки последних требований к проездным документам COVID-19, является IATA Timatic. Timatic использует данные, подтвержденные людьми, что означает, что группа специалистов по иммиграции проверяет каждое обновление вручную с помощью сети официальных источников ИАТА, чтобы убедиться, что информация верна.Обновление выполняется только после того, как один из 2000 официальных лиц правительства или авиакомпаний соответствующей страны подтвердит изменение. Команда также проверяет противоречивые отчеты и обновляет их только тогда, когда они на 100% уверены в их точности.

Подробная информация о маршруте поездки

Детали авиабилетов, бронирование мест для проживания, подтверждение аренды автомобиля – все это важно для вашего путешествия. Осуществить все ваши бронирования может быть сложно, а наличие при себе копий вашего маршрута и бронирования может сделать вашу поездку намного более гладкой.Он может помочь решить любые проблемы во время регистрации в аэропорту или в отеле, и это простой способ помочь вам отслеживать свои планы поездок. Вы можете получить их в виде распечатанных копий или использовать одно из нескольких приложений или инструментов Планировщика путешествий, которые вы можете найти в Интернете. Вы даже можете установить напоминание о прохождении теста на COVID-19, который часто требуется в течение 72 или 48 часов до вылета, вместе с адресом центра тестирования, ближайшего к вашему отелю.

Справка о медицинском страховании и страховании путешествий

Могут возникнуть непредвиденные ситуации, которые могут стать особенно стрессовыми, когда вы находитесь за границей.Вот почему так важно страхование путешествий. Страхование путешествий можно разделить на две основные категории:

  1. Страхование медицинских расходов и
  2. Страховка на случай отмены поездки.

Важно иметь при себе копию свидетельства о страховании путешествия. Страховые компании часто предоставляют удобные для печати карточки или резюме, которые включают контактные данные для экстренных случаев, которые вы всегда должны иметь при себе, или вы можете использовать их мобильное приложение, чтобы вся необходимая информация была у вас под рукой. Учитывая все перебои и изменения в международных поездках, вызванные COVID-19, вам также рекомендуется связаться со своей страховой компанией, чтобы уточнить, что именно покрывается вашим планом страхования.


Прочие документы

С начала пандемии COVID-19 в нескольких странах были введены формы для определения местонахождения пассажиров, которые необходимо предъявлять при регистрации или иммиграционной службе. После заполнения формы путешественникам часто предоставляется QR-код или ссылочный номер.Могут потребоваться и другие документы, поэтому при планировании отпуска всегда важно проверять, что требуется для вашей поездки, а в идеале – уточнять требования еще раз ближе к дате отъезда, поскольку правила въезда и правила меняются ежедневно.

Как подготовиться к безопасному полету?

Полет остается одной из самых безопасных альтернатив путешествий во время COVID-19. Найдите ответы на другие вопросы, которые могут у вас возникнуть при подготовке к поездке.

Где найти последние требования к проездным и медицинским документам?

При планировании поездки используйте Центр путешествий IATA, чтобы получить персональные рекомендации по вопросам паспорта, визы и состояния здоровья, основанные на ваших личных данных и маршруте. Карта правил путешествия COVID-19 также поможет вам в соответствии с последними требованиями COVID-19. Оба инструмента поддерживаются IATA Timatic. С 1963 года Timatic предоставляет последние проездные документы и правила регулирования для более чем 220 стран, собранные из более чем 2000 источников и обновленные в режиме реального времени до 200 раз в день.База данных охватывает следующие области:

  • Паспорт Требования и рекомендации
  • Visa требования и рекомендации:
  • Здравоохранение Требования и рекомендации
  • Сборы аэропорта информация
  • Таможня правила ввоза и вывоза товаров и мелких домашних животных
  • Валюта регламентов
  • Новости об изменениях в правилах