Куда требуется копия трудовой книжки?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:

• Периоды работы в различных организациях.
• Причины увольнения.
• Должности, на которых работал владелец документа.

Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут.

Зачем нужна копия трудовой книжки:

• Для оформления кредита или ипотеки. Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
• Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
• Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
• Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
• Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян. Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они. Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.

Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.

Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки. Это им нужно для следующих целей:

• Удостовериться, что клиент имеет основной источник дохода и является платежеспособным.
• Если заемщик систематически не будет вносить платежи по кредиту, банк имеет право потребовать возврат долга через суд, и в случае удовлетворения иска необходимую сумму будут снимать с зарплаты по месту официальной работы.
• Для подтверждения достоверности предоставленных в анкете данных. При оформлении кредита клиенты обычно составляют анкету, в которой указывают место работы, но подтвердить данную информацию можно только посредством предоставления копии трудовой или справки 2-НДФЛ, которую тоже зачастую требуют.
• Для того, чтобы убедиться в постоянстве своих клиентов: как правило, граждане, часто меняющие места работы, не вызывают доверия у кредитной комиссии.
• Чтобы ознакомиться с причинами увольнения: если потенциальный заемщик когда-либо был уволен с предыдущего места работы за кражу, пьянство или другое грубое нарушение, шансы на одобрение уменьшаются. Если банк не требует копию или оригинал трудовой, то предоставлять их не надо, т.к. наличие негативной причины увольнения может послужить поводом для отказа в кредитовании, ведь законодательство оставляет право решения об одобрении/не одобрении кредита за кредитной организацией.

Не стоит сомневаться в том, нужна ли трудовая книжка для оформления кредита: предоставление ее копии в банк при подаче заявки на заем в разы увеличивает вероятность одобрительного решения, ведь любой кредитной организации в первую очередь важно убедиться в платежеспособности своих клиентов.

Вторая по популярности организация, где нужна копия трудовой книжки – это УФМС. В нее обращаются те, кто хотят получить или поменять загранпаспорт. Что для этого нужно сделать:

• Отксерокопировать каждую страницу трудовой.
• Переписать информацию обо всех местах работы за последние 10 лет, затем заверить документ в отделе кадров.

Несмотря на то, что Приказом МВД №320 от 07.04.13г. обязательное предоставление копии трудовой для замены или получения загранпаспорта было отменено, некоторые подразделения ФМС продолжают придерживаться правил старых нормативных актов, но это считается незаконным. Чтобы избежать лишних проблем, лучше все же выполнить требования ФМС и предоставить все необходимые документы.

Копия трудовой может понадобиться не только для получения загранпаспорта, но и для визы, и здесь нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

• Потребность в предоставлении ксерокопии зависит от того, в какую страну гражданин планирует поехать.
• Полный перечень необходимых документов регламентируется законодательными актами государства, в которое запланирована поездка.

Пенсионный фонд – это третья и самая важная организация, в которую в большинстве случаев требуется копия трудовой книжки. Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат. Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени.

П. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы. Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.

В большинстве случаев граждане занимаются вопросами начисления пенсии еще до увольнения с работы по возрасту – соответственно, трудовая книжка находится в отделе кадров. Нередко сотрудники Пенсионных фондов при обращении просят предоставить оригинал трудовой, но нужно учитывать, что такое требование является незаконным: достаточно заверенной копии. Обращаться к кадровикам за получением оригинала трудовой также не стоит до момента увольнения: они не имеют права ее отдавать даже под расписку, ведь в случае утери вся ответственность все равно будет возложена на них.

Нередко требуют предоставить копию трудовой и работодатели, если к ним приходит на собеседование потенциальный сотрудник, не уволившийся с предыдущего места работы. В данном случае такое требование считается незаконным, т.к. даже для официального трудоустройства необходим оригинал, а копия книжки не нужна, однако ее наличие может положительно повлиять на последующее утверждение в должности.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки:

• Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы.
• ФМС – для получения или замены загранпаспорта.
• Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство.
• Банки: при оформлении кредита или ипотеки.

Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее:

• Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии.
• Предоставить заявление ответственному лицу.
• Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче.

Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства. Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т.д.), то ксерокопия считается недействительной.

Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные:

• «Копия верна».
• Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность.
• Дата заверения.
• Подпись заверяющего.

После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего. Все это подтверждается печатью организации.

Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т.е проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным.

Особенности заверения копии трудовой книжки важны не только для работников отделов кадров, но и для каждого трудоустроенного гражданина, ведь в случае, если заверитель допустит ошибку, можно будет быстро все исправить: это сэкономит время и нервы.

Зная, куда требуется предоставление ксерокопии трудовой, можно заранее составить и собрать пакет документов: это поможет избежать напрасной траты времени, ведь если в какую-либо организацию не будет хватать официального подтверждения о трудоустройстве, ее сотрудники будут вправе отказать в услуге.

vse-o-trude.ru

Копия трудовой книжки заверенная работодателем

Никогда не стоит забывать о том, что трудовая – единственный документ, в котором содержится информация о стаже и всех местах законной работы человека. Трудовая книжка перестает быть доступной для использования повсеместно в тот момент, когда вы поступаете на работу в какую-либо организацию. Теперь вся ответственность за ведение и хранение данного документа лежит на работодателе согласно существующего законодательства РФ. Получить документ на руки вы можете лишь при оформлении пенсии, а точнее для целей, связанных с социальным обеспечением. В остальных случаях выдается только заверенная копия трудовой книжки.

Получение копии ТК

Содержание страницы

Для получения копии ТК не требуется даже оглашать причину, ведь вы затребовали не оригинал. Другая ситуация – получение оригинала. Здесь уже придется писать заявление установленного образца на выдачу документа с полным разъяснением причины. Но, это уже отдельная тема для разговора.

Для чего может понадобиться копия вашей трудовой книжки?

• При оформлении кредита. Большинство банков требует представить данный документ для подтверждения вашего рабочего статуса. Есть и исключения при оформлении кредита. Например, Сбербанк России не требует трудовую книжку (ТК), если вы являетесь получателем зарплаты на карту данного банка.
• Многие люди любят ездить отдыхать заграницу, для этого нужен загранпаспорт. Раньше, ТК нужно было предоставить при оформлении загранпаспорта. Сейчас показывать не нужно ни саму книжку, ни ее заверенную копию. Но, при заполнении анкеты для получения загранпаспорта, вам придется вписать в нее все места работы за последнее десятилетие. Вы помните их назубок? Вероятно, ответ отрицательный. Для заполнения анкеты на загранпаспорт придется запросить копию ТК (можно даже незаверенную, ведь это лично для вас). Если же вами будет затребована копия трудовой книжки, заверенная должным образом, то беды в этом не будет. Такой документ всегда пригодится в будущем.
• Копия трудовой книжки может понадобиться вам в будущем, если случайно будет утерян или утрачен оригинал. Имея при себе заверенную копию – нужно лишь составить заявление установленного образца на получение дубликата. Если ксерокопии нет – придется обходить все предыдущие места работы и получать информацию, которая сможет подтвердить наличие трудового стажа.
• При поступлении на работу по совместительству также могут попросить предъявить ксерокопию ТК. Она нужна из-за того, что совместители не передают оригинал основного документа на дополнительное рабочее место. Все данные, касающиеся совмещения (принятие на работу, перевод на иную должность, награждение или же увольнение), будут вписываться в ТК кадровой службой предприятия, являющегося основным местом работы.
• Ксерокопия ТК может понадобиться для предъявления в суде. Все зависит от обстоятельств дела и перечня документов, которые могут понадобиться в течение слушания по делу.
• При усыновлении (удочерении).
• Для оформления каких-либо льгот.
• «Чтобы была» или «на всякий случай». Мало ли, куда она может пригодиться. Отказать в выдаче копии ТК вам не могут согласно 89 статье Трудового кодекса.

Сколько действительна копия ТК?

Нельзя однозначно сказать — сколько действительна копия ТК, ведь все будет зависеть от учреждения, затребовавшего данный документ. Данный период может составлять от 2 недель до 1 месяца. Точнее можно узнать в инстанции, куда будет предоставляться информация (в банк для кредита, органы опеки или иное место).

Стандартно, срок действия ксерокопии – 1 месяц, но при условии, что в данный период работодателем в оригинал не вносились какие-либо изменения. Если это произошло, то нужен новый документ. Неограниченное количество копий выдается сотруднику бесплатно.

Ксерокопия иногда нужна и людям, которые временно не работают. Здесь уже к бывшему работодателю не пойдешь, зато заверить документ может нотариус. Но это не бесплатно. Узнать – сколько вам будет стоить такая процедура можно в любой нотариальной конторе, здесь же поинтересуйтесь относительно срока действия копии, возможно, специалист сможет ответить интересующий вас вопрос.

Оформление и выдача ксерокопии ТК

По письменному заявлению сотрудника ему выдаются копии любых документов, касающихся его трудовой деятельности в данной организации.

Сколько времени есть у нанимателя для оформления копии? На выполнение этого обязательства у работодателя только 3 дня, по истечении которых вы можете обращаться в вышестоящие инстанции, занимающиеся нарушением прав сотрудников.

Ксерокопия трудовой заверяется в соответствии с существующими Правилами. Как именно?

1. Производится копирование всех страниц, на которые занесены данные, начиная с листа, на котором находится личная информация. Последний лист содержит данные о существующем месте работы.
2. Копия каждого отдельного разворота делается на новый лист формата А4.
3. Каждая из скопированных страниц должна в обязательном порядке содержать надпись «Копия верна» и печать фирмы. Некоторые пишут от руки, у других есть штамп с надлежащим оттиском. Текст и печать отчасти должны находиться на копии документа, как бы заверяя ее.
4. На последнем листе ответственное лицо проставляет «Копия верна», печать компании, а также свои Ф.И.О., должность, подпись и дату выдачи копии. В дополнении делается запись: «Работает по настоящее время».

Заверенный таким образом документ можно использовать для чего угодно, ведь все правила соблюдены. Ни одна организация не откажет вам в принятии документа, ссылаясь на «Неверно заверенный документ».

При увольнении с предыдущего места работы следует всегда запрашивать копию ТК, чтобы при утрате оригинала вам было от чего отталкиваться, оформляя дубликат. Да, и зачем потом заверять документ у нотариуса и платить ему за это, если предприятие выдаст все бесплатно? Для получения дубликата ТК не существует срока давности заведения скопированного документа. Решите для себя сами, как лучше поступить.

kadryprof.ru

Копия трудовой книжки заверенная работодателем

Краткое содержание

1. Обязательно ли предоставлять работодателю копию трудовой книжки, заверенную нотариусом, если есть решение выданное центром занятости, на пособие за третий месяц в связи с сокращением?

1.1. Здравствуйте! Трудовым кодексом РФ не предусмотрено в качестве обязательного условия для выплаты пособия за третий месяц после увольнения по сокращению предоставление копии трудовой книжки работника, тем более ее заверение ее у нотариуса (ст. 178 ТК РФ). Если работодатель выдвигает такие требования и отказывает в выплате, обращайтесь в инспекцию по труду, прокуратуру или суд.

2. Какие документы я должен предоставить работодателю по почте, для выплаты мне выходного пособия за 3-й месяц по сокращению. В частности, обязан ли я выслать по почте работодателю нотариально заверенную копию трудовой книжки?

2.1. Здравствуйте.
В настоящее время действует нормативный акт еще времен СССР в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ):
12. Выходное пособие выплачивается предприятием при увольнении работника. Выплата сохраняемого среднего заработка на период трудоустройства производится

после увольнения работника по прежнему месту работы в дни выдачи на данном предприятии заработной платы по предъявлению паспорта и трудовой книжки, а за третий месяц со дня увольнения – и справки органа по трудоустройству (кроме лиц, уволенных в связи с реорганизацией или ликвидацией предприятия).
Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 02.03.1988 N 113/6-64 (ред. от 10.10.1990) “Об утверждении Положения о порядке высвобождения, трудоустройства рабочих и служащих и предоставления им льгот и компенсаций” Таким образом, предусмотрено предъявление оригинала, а не копии трудовой книжки. Если работодатель согласится на замену оригинала нотариальной копией, считайте, Вам повезло.

3. Могу ли я устроиться на работу по заверенной копии трудовой книжки (в последующем принести оригинал) так как в связи конфликтной ситуацией старый работодатель затягивает отдачу трудовой книжки.

3.1. Вы можете устроиться на новую работу по трудовому договору или по дубликату вашей трудовой книжки. По заверенной копии не сможете.

4. Я утратил трудовую книжку. У меня есть заверенная копия трудовой книжки. Последний работодатель ликвидирован. Как правильно сделать дубликат трудовой книжки?

4.1. Согласно ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В соответствии с п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей” (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках”) если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. При этом конкретного перечня таких документов, необходимых для восстановления трудовой книжки, законодательство не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам, установленным Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69).
Согласно указанным Правилам и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, даже, если она и заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата трудовой книжки, так как не обладает должной юридической силой.
Однако, польза от такой копии трудовой книжки, безусловно, есть: в процессе её восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

5. Оформляю пенсию по инвалидности… столкнулась с идиотской проблемой в нашем законодательстве… все юристы отвечают по разному… пенсионный фонд требует копию трудовой книжки заверенную нотариусом… нотариус отказывается заверять… т.к я работаю и это должен делать работодатель. Как быть?

5.1. Здравствуйте. Нотариус прав. А на ПФР необходимо направить жалобу в вышестоящий ПФР. Поскольку нигде, ни в одном нормативном акте не указано, что трудовая книжка должна быть заверена нотариально. Работающие удостоверят книжку на работе. Неработающие – сдают просто ксерокопию, и её заверяет специалист, сверяя с подлинником.
Всего Вам самого доброго и удачного разрешения проблем.

5.2. Валентина Анатольевна, пенсионный фонд все документы, в том числе и трудовую книжку, для себя заверяет сам, а если в трудовой книжке у Вас имеются записи, которые требуют перевода на русский язык, в этом случае перевод этой записи заверяют у нотариуса, выход один, отпроситься с работы и заверить трудовую.

5.3. Вы вправе по письменному заявлению взять у своего работодателя на время под расписку трудовую книжку. Вначале найдите нотариуса который заверит ее копию. Это абсолютно законное нотариальное действие

5.4. Здравствуйте, существуют три варианта решения этого вопроса и проблемы: 1. В том случае если Вы работаете в крупной организации, то нужно обратиться в отдел кадров и попросить копию (заверенную) трудовой книжки. 2. если Вы работаете в небольшой организации. Обратитесь к секретарю, главному бухгалтеру или уполномоченному лицу, назначенному приказом руководителем предприятия. В организациях с небольшим штатом обычно эти сотрудники занимаются решением вопросов по оформлению документов. Директор компании тоже уполномочен заверять все копии документов, в том числе и трудовых книжек для Пенсионного фонда. 3. если Вы не работаете, то в этом случае трудовая книжка будет у вас, и делать копию придется тоже вам. Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время. На действия или бездействия вы имеете право написать жалобу в прокуратуру согласно ст. 10 Закона о прокуратуре РФ либо в суд в соответствии с требованиями КАС РФ.

5.5. Здравствуйте, Валентина Анатольевна.
Нотариус прав, трудовая книжка находится у работодателя, поэтому только он может заверить ее копию, а выдать на руки саму трудовую работодатель может только в день увольнения.
Пусть Вам пенсионный фонд предоставит письменное обоснование, почему не принимают такую копию, тогда можно обратиться с жалобой в прокуратуру о том, что они намеренно затягивают сроки назначения пенсии.
Спасибо за Ваше обращение.

6. Можно истребовать через суд заверенную копию трудовой книжки, если работодатель не выдает ее по письменной просьбе? Взыскать компенсацию морального вреда, за задержку выдачи? Трудовой договор не прекращен, нахожусь на приостановлении работы.

6.1. Вы можете обратиться в суд или с жалобой в госинспекцию труда, взыскать моральный вред не можете
ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
ТК РФ, Статья 392. Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора
Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

6.2. Да, можете попробовать. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в трехдневный срок.ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

“”По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть “заверены” надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

“”Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

6.3. Добрый день, уважаемая Бажена
Да конечно можете подать в суд на работодателя так как он обязан Вам выдать документы.

Удачи вам и вашим близким!

6.4. Добрый день, Бажена! Неправомерные действия работодателя имеете право обжаловать в прокуратуру, в инспекцию по труду, в судебном порядке. Можете затребовать в судебном порядке, но для этого необходимо обращение с иском в суд. У любой проблемы имеется решение, главное уметь его найти. Спасибо за то, что воспользовались услугами сайта!

7. Скажите, если организация-работодатель ликвидировалась, то кто может заверить мою трудовую книжку и копию приказа об увольнении? Страховщик просит именно заверенную работодателем. Как быть?

7.1. ☼ Здравствуйте,
Если организация ликвидирована и у неё нет правопреемников, то никто ваши документы заверить не сможет, объясните это в страховой компании
Желаю Вам удачи и всех благ!

7.2. Здравствуйте! Если предприятие ликвидировано, то копию приказа и копию трудовой Вам никто не заверит. Запросите в ИФНС выписку из ЕГРЮЛ, возможно предприятие не ликвидировано, а реорганизовано, то тогда обращайтесь к правопреемнику.

7.3. Добрый вечер, Дарья!
Вопрос не совсем понятен, если организация ликвидировалась, то почему у Вас нет оригинала трудовой книжки и приказа об увольнении?

Бесплатный вопрос юристам онлайн

Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:

Бесплатно с мобильных и городских

www.9111.ru

для чего нужна, как заверить, срок действия, образец

Трудовая книжка представлена документом, отражающим опыт работы конкретного человека. В ней содержатся сведения о том, где гражданин был трудоустроен в своей жизни, по какой причине был уволен, а также указываются разные награды и другие важные сведения. Поэтому нередко необходимо получить копию трудовой книжки. Каждый работодатель должен знать, как правильно формируется данный документ, как он заверяется, а также какие сведения в него включаются.

Когда требуется?

Необходимость в таком документе может возникать по разным основаниям. Предоставлять ее следует в различные государственные органы, причем копия трудовой книжки считается действительно значимым документом. Если теряется оригинал, то это приводит к многочисленным негативным последствиям, так как восстановить ранее имеющиеся записи достаточно сложно, а особенно это актуально, если гражданин сменяет за короткий промежуток времени много мест трудоустройства.

Для чего нужна копия трудовой книжки? Наиболее часто данный документ требуется в следующих ситуациях:

• Оформление визы, необходимой для посещения других государств.
• Передача информации в ПФ относительно места работы гражданина.
• Предоставление документации в ПФ для расчета стажа работы при выходе на пенсию.
• Оформление загранпаспорта.
• Восстановление оригинала документа.
• Составление резюме, которое далее передается потенциальному работодателю.
• Получение кредита в банке или другом аналогичном учреждении.

Казалось бы, все и так понятно. Но во многих из вышеуказанных ситуаций люди интересуются, для чего нужна копия трудовой книжки. На основании этого документа работники разных государственных органов могут получить информацию о месте трудоустройстве и стаже работы гражданина.

Какие требования предъявляются?

Чтобы копия обладала юридической силой и принималась разными государственными инстанциями, руководство компании, где работает гражданин, должно разбираться в правилах оформления и заверения этого документа. Поэтому учитываются требования:

• самостоятельно сделать ее не получится, так как оригинал находится в кадровой службе, поэтому именно работники данного отдела занимаются этим процессом;
• для получения документа требуется грамотно написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, составляемое на имя руководителя фирмы, причем в нем непременно указывается причина для подготовки бумаги;
• чтобы она была действительной, она должна визироваться руководителем предприятия.

Если будет просто сделана копия, то она не будет обладать юридической силой, поэтому будет получен отказ в приемке документации.

Как заверяется?

Заверение документа должно выполняться по определенным правилам. Как заверить копию трудовой книжки? Для этого учитываются нюансы:

• первоначально должны быть отсняты все страницы оригинала, для чего используется стандартное копировальное оборудование, но при этом не допускается наличие нечитаемого текста;
• не разрешается делать копии на двух сторонах одного листа;
• верность информации, содержащейся на каждой страницы, подтверждается с помощью печати и подписи руководителя или ответственного лица;
• отсутствуют какие-либо требования к форме печати, поэтому может использоваться любой штамп компании или печать канцелярии;
• выдается документ бесплатно, поэтому работодатель не имеет права требовать от сотрудника уплаты какого-либо вознаграждения;
• создается документация исключительно на основании ранее полученного от работника письменного заявления.

Очень важно знать, как заверить копию трудовой книжки. Работодатель в таком случае сможет предоставить работнику по запросу правильный документ, обладающий юридической силой.

Как быстро делается?

Нередко необходим данный документ срочно. Оформление копии трудовой книжки не должно занимать больше трех дней с того момента, когда передается работодателю заявление на ее создание. При нарушении данного срока может руководитель компании привлекаться к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП.

Допускаются нарушения данного срока только при наличии веских причин. Запоздалая выдача копии трудовой книжки может быть обусловлена такими факторами:

• работник отсутствует на рабочем месте в тот день, когда требуется передать ему документацию;
• отказывается сам сотрудник принимать заверенную работодателем документацию.

Стандартно формируется документ в течение одного дня, поэтому не приходится ждать слишком долго.

Когда признается недействительной?

Существуют ситуации, при которых выданный на месте работы документ разными организациями признается недействительным. Копия трудовой книжки не будет приниматься при условиях:

• в документе имеется недостоверная информация или ошибки в личных сведениях гражданина;
• на титульном листе нет подписи руководителя или печати предприятия;
• дата, когда был выпущен бланк, не совпадает с датой, когда он был заполнен.

Если на тот момент, когда требуется документ, человек не является официально трудоустроенным, то для заверения копии придется обращаться к нотариусу. Услуги данного специалиста являются платными, но в результате будет получена правильная копия трудовой книжки.

Срок действия документа

В законодательстве отсутствуют точные сведения о том, как долго может использоваться правильно заверенная документация. Срок действия копии трудовой книжки может быть разным, так как он зависит от того, какая политика ведется организацией, запросившей этот документ.

Стандартно требуют банки и разные государственные учреждения оформления данного документа в течение месяца. Нередко вовсе срок действия сокращается до 2 недель. Это обусловлено тем, что разные учреждения должны убедиться в платежеспособности гражданина, а также следует установить, где он работает в конкретный период времени.

Если передается копия трудовой книжки в суд, то отсутствуют ограничения в сроке ее действия.

Если по каким-либо причинам пропускается срок действия, то не придется выполнять процесс заверения заново, так как достаточно только обновить удостоверение, для чего повторно ставится печать и указывается дата совершения данного процесса.

Зачем заверяется последняя страница?

Важным этапом формирования правильной копии книжки выступает грамотное оформление последней страницы. Это обусловлено тем, что на ней содержится много важных сведений. К ним относится информация о том, где в настоящий момент работает гражданин. Указывается здесь Ф. И. О. человека, а также стоит дата заверения и печать компании.

Обязательно на этой странице должна иметься фраза «копия верна». Образец копии трудовой книжки можно посмотреть ниже.

От правильности заверения зависит, сможет ли документацией пользоваться гражданин для получения разных государственных услуг, оформления важных документов или получения кредита. При наличии нарушений может быть получен отказ в принятии.

Если после формирования копии человек меняет место работы или даже изменяется его должность, то она перестает обладать юридической силой, поэтому не может применяться для каких-либо целей.

Пошаговая инструкция оформления

Процесс создания и заверения копии данного документа реализуется в несколько последовательных этапов:

• Первоначально сотрудником компании составляется заявление. Оно формируется на имя руководителя предприятия. В нем указывается наименование компании, Ф. И. О. и должность руководителя, Ф. И. О. и должность самого заявителя, а также приводится просьба сделать копию трудовой книжки. Дополнительно рекомендуется оставить ссылку на ст. 62 ТК, где прописано, что работодатель должен бесплатно по требованию сотрудника формировать этот документ. В конце указывается дата составления данного заявления.
• Рассматривается заявление в течение трех дней. Нередко принимается решение сразу в день его подачи. На основании документа издается приказ о предоставлении копии. Дополнительно может назначаться ответственный сотрудник, который будет заниматься этим процессом, если сам работодатель не желает или не может выполнять процедуру.
• Делаются копии всех страниц трудовой книжки, после чего все они заверяются печатью и подписью руководителя или ответственного лица.
• На последней странице делается запись, в которой указывается, что гражданин работает в компании по настоящее время. Вносится информация о должности ответственного лица, занимающегося заверением копии. Проставляется дата ее формирования, а также ставится подпись.
• Все листы нумеруются и скрепляются. Сделанная по всем правилам копия далее передается сотруднику компании.

Правильно заверенная работодателем копия трудовой книжки далее может использоваться для любых целей. Процесс ее создания не занимает много времени, поэтому нередко выдается документ в тот же день, когда составляется заявление работником предприятия.

Что не допускается делать?

В процессе формирования данного документа не допускается выполнять некоторые действия ответственными лицами. Они могут привести к тому, что такая копия не будет обладать юридической силой, поэтому не будет приниматься разными организациями. Копия будет признана недействительной, поэтому у самого работника могут возникнуть определенные сложности с обращением в государственные инстанции.

Не допускается при формировании копии выполнять действия:

• нельзя сканировать документ;
• в процессе создания копий страниц не разрешается изменять масштаб;
• ответственное лицо, занимающееся данным процессом, не может вносить какие-либо пометки или исправления в документ или его копию;
• должны соблюдаться определенные требования, предъявляемые к качеству имеющегося изображения, поэтому все данные должны быть читаемы, а также малейшие буквы или цифры обязаны быть хорошо различимы;
• если требуется передавать копию в ПФ, то создавать ее надо сразу перед обращением в это учреждение, так как принимается только документ, созданный в течение последнего месяца;
• если вносятся какие-либо корректировки в трудовую книжку или изменяется место работы гражданина, то имеющаяся у него правильно сформированная копия признается недействительной, поэтому не может применяться для каких-либо целей.

Работодатель должен либо самостоятельно заниматься процессом формирования такого документа, либо доверять этот процесс только ответственным и квалифицированным работникам, обладающим соответствующими знаниями и полномочиями. Если по вине руководства фирмы не сможет работник оформить разные документы, так как не будет приниматься копия, то он может потребовать компенсацию.

Нюансы для ПФ

Наиболее часто необходимость в копии трудовой книжки возникает при обращении в ПФ. Именно на основании данного документа гражданин сможет доказать свой стаж. В ст. 66 ТК указывается на возможность со стороны работников данного фонда потребовать от гражданина предоставления копии трудовой книжки.

Нередко вовсе требуют сотрудники ПФ оригинал, хотя в большинстве случаев работодатель отказывает в выдаче этого документа. Это обусловлено тем, что по требованиям НПД именно работодатель в процессе работы каждого гражданина в компании ответствен за хранение разных документов, к которым причисляется и трудовая книжка. Поэтому обычно формируется письменный отказ, передаваемый далее в ПФ.

Для оформления кредита

Некоторые банковские учреждения перед выдачей заемных средств гражданину требуют от него подготовки многочисленной документации, к которой причисляется и грамотно заверенная копия трудовой книжки.

Для формирования документа надо, чтобы на каждой странице была надпись «копия верна», а также проставляется дата составления копии. Обязательно должна иметься на каждой странице печать фирмы и подпись лица, занимающегося данным процессом. Печать надо ставить таким образом, чтобы ее оттиск покрывал подпись ответственного лица и написанный текст.

Если на каждой странице не ставится подпись и печать, то все листы надо сшить, а также нити фиксируются листом с указанием количества страниц. Дополнительно на этом листе ставится печать и подпись.

Редко банками требуется копия трудовой книжки, так как обычно разным учреждениям достаточно наличия справки с места работы.

Кредиторы требуют документ, сделанный перед непосредственным обращением за заемной суммой, так как хотят быть уверенны, что копия содержит действительно актуальные сведения.

Особенности обращения к нотариусу

Если человеку нужна копия трудовой книжки, а при этом он является безработным, то ему придется обращаться за услугами к нотариусу. Для этого важно предоставить специалисту паспорт, оригинал трудовой книжки и другие документы при необходимости.

Заверение такого документа считается простым и быстрым процессом, но при этом придется заплатить нотариусу за услуги достаточно значительную сумму средств. Правильно заверенный документ действует бессрочно, поэтому теряет юридическую силу исключительно после того, как в оригинал вносятся какие-либо изменения.

Таким образом, может понадобиться копия трудовой книжки для загранпаспорта, визы, оформления пенсии или получения других государственных услуг. Поэтому важно разобраться, как правильная она оформляется, как заверяется, а также в течение какого времени обладает юридической силой. Руководство фирмы должно хорошо знать, как правильно заверяется документ. Если человек на момент оформления разных пособий или государственных услуг является безработным, то он может обратиться к нотариусу за заверением.

fb.ru

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

В разгаре пора летних отпусков, а с ней напрямую связано оформление загранпаспорта, для которого требуется копия трудовой книжки. Она представляет собой сделанные ксерокопии с оригинала данного документа, заверенного работодателем постранично. Каков правильный порядок создания копии трудовой книжки рабочего? Об этом рассказывают наши специалисты в данной статье.

14.05.2014Российский налоговый портал

Правильное оформление копии трудовой книжки

Как известно, копия любого документа должна заверяться. Как эту процедуру произвести с копией трудовой? Для этого существует несколько правил.

1. Абсолютно со всех страниц данного документа делаются ксерокопии: первой будет та, на которой записаны все сведения о владельце, а последней – с указанием нынешнего рабочего места.
2. На всех без исключения отксерокопированных страницах записывается:

• фраза «Копия верна»;
• указывается должность лица, отвечающего за правильность проведения данной процедуры;
• ставиться подпись этого лица с ее расшифровкой;
• дата заверения данной копии;
• печать фирмы (заходит на подпись должностного лица, заверяющего копию).

В некоторых учреждениях дописывают дополнительно следующую фразу: «Работает по настоящее время», что является необязательным.

К должностным лицам, которые могут заверить копию трудовой книжки, в первую очередь, относятся работники отдела кадров фирмы. В случае отсутствия такового, такое право имеет руководитель фирмы (директор) или главный бухгалтер.

Копия трудовой книжки: заверенный работодателем образец

О сроках действия заверенной работодателем копии трудовой

Копия трудовой книжки, которую уже заверил и подписал работодатель, является действующей на протяжении одного месяца с момента подписания данного документа. Если в оригинал за этот отрезок времени вносились изменения и поправки, то копия будет считаться недействительной. В том варианте, когда копия заверяется нотариусом, период ее действия не имеет ограничений (до внесения каких-либо записей в оригинал).

taxpravo.ru

Что делать, если появилась необходимость в копии трудовой книжки, заверенной работодателем

Содержание статьи

Для оформления банковского кредита необходимым документом является копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Этот документ содержит копии всех заполненных страниц трудовой. Необходим он для того, чтобы клиент смог подтвердить наличие своей постоянной занятости.

Как правильно заверить?

Если ваши трудовые отношения с работодателем актуальны на этот момент, то естественно, что трудовая книжка находится на предприятии, и выдать вам ее на руки организация не имеет права. А потому заниматься этим вопросом будет уполномоченное лицо.

Требования, которые предъявляются к копии трудовой и инструкции:

1. Для начала нужно снять ксерокопии всех страниц трудовой книжки. Начать следует с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
2. Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Бывает, что на небольшой фирме отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.
3. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Указывается ФИО, должность и подпись уполномоченного лица. Если предприятие имеет собственную печать, тогда она также ставится на каждой странице копии.
4. На самой последней странице, помимо этих отметок, необходимо сделать отметку о том, что и в настоящее время человек работает в данной организации.

В соответствии с законом, после вашего письменного заявления копия трудовой книжки, заверенная работодателем для банка или же для других целей, должна быть выдана вам в трехдневный срок.

Если же на тот момент, когда вам необходимо предоставить копию, вы не работаете, то для того, чтобы ее заверить, вам следует обратиться за помощью в нотариальную контору. Для проведения этой процедуры необходимо предоставить паспорт или документ, который удостоверяет личность. Нотариус выдаст вам заверенный документ.

Обычно такое заверение трудовой книжки для банка не занимает много времени.

Имеет ли заверенная копия срок действия?

Как и любой документ, такая копия имеет ограниченный срок действия. В этот срок она может быть использована по назначению без каких-либо препятствий.

Копия заверенной трудовой книжки является актуальной и действительна в течение одного месяца после ее оформления. Хотя некоторые банки могут и отказать в предоставлении кредита на достаточно большую сумму, если копии книжки будет более чем две недели с момента ее заверки.

Но если вы смените работу или переведетесь на другую должность, уволитесь с работы, то такая копия автоматически будет считаться недействительной, и ее нужно будет переоформлять в соответствии со всеми требованиями.

Где могут потребовать копию?

Такой вид документа могут затребовать в самых разных инстанциях и в различных случаях. Например, при оформлении ипотеки, денежного банковского кредита, при оформлении заграничного паспорта, при оформлении разного рода субсидий, при усыновлении ребенка.

Выписка из трудовой и ее копия: в чем отличие?

Выписка – это копия первой страницы с данными работника и копия какой-либо необходимой ему страницы или нескольких страниц. Это значит, что в данном документе информация предоставлена выборочно и не охватывает полный объем данных трудовой.

Копия книжки – это копия полностью всех ее страниц. Из этого следует, что это два разных вида документов. В одном из них – выписке – указывается только та информация, которая непосредственно необходима сотруднику.

Но и тот, и другой документы, чтобы иметь юридическую силу, должны быть заверены уполномоченным лицом организации. Если такой документ состоит из нескольких листов, то его можно прошить и пронумеровать страницы, скрепить печатью такую прошивку и заверить подписью этого уполномоченного лица. Также указывается дата проведения данной процедуры.

Трудовые книжки от А до Я: Видео

opersonale.ru

Кто и как может заверить копию трудовой книжки — Оперсонале

Содержание статьи

Трудовая книжка работника является особым документом любого работающего гражданина России. В ней фиксируется трудовая «история» работника: когда устроился на работу, сколько трудился, когда и по какой статье был уволен, а также особые награждения и поощрения. Выговоры и взыскания не фиксируются. Бывают случаи, когда в различных инстанциях, куда обращается человек (к примеру, за пособием), есть необходимость предъявить заверенную копию трудовой. Поэтому нужно знать, кто может заверить копию трудовой книжки.

Почему именно копия?

По закону, если человек трудится на данном производстве, работодателю нельзя выдавать ему саму книжку на руки (хранение трудовых книжек описано в статье 66 ТК). В этой ситуации работник должен знать, что просто снять копию недостаточно. Она должна быть обязательно заверена, иначе никакой законной силы данный документ не будет нести. Очень важно знать, кем заверяется копия трудовой книжки.

В первую очередь работник должен написать заявление для того, чтобы ему выдали копию трудовой книжки. Работодатель, в данные ему сроки (3 дня), обязан предоставить ее безвозмездно.

Заверение копии трудовой книжки

Копию трудовой книжки должен заверить сам работодатель или должностное лицо, уполномоченное им к этим действиям.

Данная процедура проводится по правилам, установленным законодательством. На каждой отдельной странице обязательно должна ставиться подпись и печать. Если на странице не будет печати, то она будет считаться недействительной. Когда все страницы заверены, на последней из них после реквизитов должна стоять надпись «Верно», должность лица, заверяющего копию, личная подпись лица, заверяющего копию и ее расшифровка, а также дата. Печать берется здесь же на производстве у самого руководителя или же в отделе кадров.

Заверить копию трудовой работодатель должен при работнике. После окончания работник должен сам лично перепроверить данные и убедиться в правильности и точности действий руководителя для того, чтобы в будущем не было недоразумений, после которых могут наступить неприятные последствия. Если работодатель отказывается выдавать копию или заверять ее по всей форме, то он нарушает установленные законом правила.

Для того, кто заверяет копию трудовой книжки, важно знать, что данный документ может быть как отсксерокопирован, так и набран на компьютере или переписан от руки. Никто, кроме руководителя и уполномоченного должностного лица (сотрудника отдела кадров, главного бухгалтера) не имеет права заверить данный документ.

opersonale.ru