Содержание

Как заверить копию бумажного документа

Как заверить копию бумажного документа

Копия должна быть четкой, легко читаемой. Если копия имеет неясный текст, приписки и иные неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

Копии документов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 30 дней назад на момент предоставления в УЦ.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии либо нотариально, либо самостоятельно. Это может сделать не только руководитель, но и любой сотрудник компании. Для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) копии документов заверяются только нотариально.

Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

  • заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • подпись заверившего;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения;
  • печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
    • юридическое лицо заверяет документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить устав, в котором отсутствует запись, что организация работает с печатью;
    • ИП — только подписью предпринимателя. Дополнительно потребуется оригинал или нотариально заверенная копия «Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя» либо «Листа записи ЕГРИП». Если ИП регистрировался электронно, бумажный экземпляр не требуется — предоставьте «Лист записи» в электронном виде с отсоединенной подписью.

Физические лица, находящиеся на территории другой страны, могут заверить копии в консульстве РФ.

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

  • отдельно заверить каждый лист копии;
  • либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов.

На заметку!

Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации, и наличии соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Кто имеет право заверять документы

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто имеет право заверять документы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Кто имеет право заверять документы Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Информационные технологии в наследственном праве
(Андропова Т.В.)
(“Наследственное право”, 2020, N 2)Закон штата Невада позволяет электронному нотариусу заверить электронную подпись лица, поставленную без присутствия нотариуса. Закон определяет “присутствие” как физическое нахождение в другом месте, но с возможностью видеть, слышать и общаться с человеком в режиме реального времени с помощью аудио- или видеосвязи. Электронный нотариус имеет право заверить любой документ, относящийся к завещанию, поправкам к нему или завещательному трасту.
Также в Законе утверждается, что электронный нотариус может совершать нотариальные действия для лиц, физически находящихся за пределами штата Невада или США. Однако сам нотариус на момент совершения нотариального действия должен физически находиться в штате Невада. В нескольких штатах США в течение нескольких последних лет появлялись законопроекты об электронных завещаниях, в частности, в таких штатах, как Флорида, Нью-Гемпшир, Аризона, Вирджиния и Индиана, однако они не были одобрены властью. Вместе с тем в США имеет место судебная практика по признанию электронных завещаний действительными в штатах, где законодательно данная форма завещания не закреплена .

Нормативные акты: Кто имеет право заверять документы Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Решение Ханты-Мансийского УФАС России от 31.05.2021 N 086/07/3-722/2021
Обстоятельства: По мнению Заявителя, Заказчик неправомерно отказал в допуске к участию в этапе Конкурса.

Решение: Признать жалобу необоснованной.А также в подпункте 3.3.3. установлено что каждый документ, входящий в состав Заявки, подготовленный в соответствии с настоящей Документацией, должен быть заверен печатью Участника закупки (за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом N 223-ФЗ), а также подписан лицом, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации действовать от лица Участника закупки на участие в Конкурсе без доверенности, или надлежащим образом, уполномоченным им лицом на основании доверенности (далее – уполномоченное лицо) и должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего национального стандарта ГОСТ (за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом N 223-ФЗ).

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.  

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— выполнены карандашом;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа. 

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Нужно ли заверять копии первичных документов у нотариуса

Иногда для документа требуется создать копию. Чтобы скопированный документ был принят – контрагентом или налоговой, нужно соблюдать определенные требования к копиям. Эти требования будут различаться в зависимости от того, делаете вы документ для внешних пользователей или же для внутренних.

Как заверить копию документа для внутреннего пользователя

Если копия документа нужна сотруднику или руководителю другого подразделения, то здесь требования минимальны. Достаточно сделать надпись «Верно» на копии, а также указать должность работника, который ее заверяет. Рядом с этими данными ставим подпись и дату, когда документ был заверен.

Кстати, если вы используете «Скан-Архив», то пользователи могут получать нужные копии документов через базу «1С» – независимо от того, как далеко находятся разные подразделения и филиалы.

Как заверить копию для внешнего пользователя

Внешним пользователем будет люба стороння организация. Для них заверительную надпись придется несколько расширить. Для этого к надписи «Верно», дате и подписи нужно добавить место, где хранится оригинал документа, номер и год дела. Отметку следует подтвердить печатью организации, если она используется.

Правила заверения копий документов описаны в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для чего можно использовать заверенные копии документов:

  1. Можно подтверждать расходы по налогу на прибыль. Такие копии может попросить контрагент, который потерял оригиналы документов и восстанавливает их (Письмо Минфина РФ от 22.04.2019 № 03-11-11/28986).
  2. Предоставлять в налоговую по запросу. В этом случае место хранения оригиналов указывать не обязательно – такого требования в НК РФ нет. Достаточно заверить копии истребованных документов, пронумеровать и прошить их листы (п. 2 ст. 93 НК).

Нужен ли нотариус для заверения копии первичных документов

Если в нормативном акте не прописано требования заверять копии у нотариуса, то обращаться к нему не нужно.

Если нет прямого требования законодательства, то заверять копии нотариально не обязательно, но можно по собственной инициативе.

То же правило касается бумаг, которые требует ИФНС: необходимо, только если заверение документов нотариусом предусмотрено законодательством (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК). Для первичных документов такого требования нет. Но доверенность на сдачу деклараций иногда надо заверять нотариально – если отчетность через представителя хочет сдавать ИП.

О копиях письменных доказательств: «надлежаще заверенных» и прочих

В сентябре текущего года Татьяна Гарифуллина разместила здесь:
https://zakon.ru/blog/2017/9/14/i_celoj_kopii_malo_riski_predstavleniya_kopij_pismennyh_dokazatelstv, тему, размышления на которую хотелось бы продолжить.

         Интерес вызвало отсутствие общепризнанных правильных ответов на вопросы, возникающие практически в каждом деле:

         – каким образом создать «надлежаще заверенную копию» письменного доказательства (исключая путь обращения к нотариусу)?

         – какие последствия влечет отсутствие подлинника доказательства при наличии его копии?

1. Итак, сначала о действующем регулировании

1.1. О «бумажных» копиях, заверяемых участвующим в деле лицом

         Гражданский и арбитражный процессуальные законы и не так давно принятый Кодекс административного судопроизводства допускают представление письменных доказательств в виде надлежащим образом заверенной копии» (в некоторых случаях допустимо использовать лишь подлинники документов, но сейчас такие исключения не рассматриваются).

         Определяя «надлежащий образ» заверения письменных доказательств, все известные комментаторы и применители этих норм обращаются к ГОСТ Р 6.30-2003 или Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года № 9779-X.          По глубочайшему убеждению автора этого текста, положения перечисленных актов используются не потому, что они действительно регламентируют обязательный порядок заверения копий, а как вследствие отсутствия такого порядка.

         Указанный ГОСТ (кстати, рекомендуемый, как указано в разделе: «область применения») не создает обязательных правил для не желающих его применять лиц – иное толкование из Федерального закона «О стандартизации в РФ» никак не следует. Напротив, принципом стандартизации является добровольное применение документов по стандартизации (п. 1 ст. 4). Многие организации, включая органы государственной власти, используют иные стандарты составления управленческой документации.

          Сфера применения Указа Президиума ВС СССР № 9779-X и цель этого нормативного акта довольно ясны: он предписывает государственные и прочие организации выдавать гражданам копии необходимых им документов (п. 1). Да, «попутно» данный Указ регламентирует и способ свидетельствования верности копии. Но нельзя без применения аналогии права, распространить эти правила на копии, выдаваемые не гражданам или не организациями. Также эти правила не применяются для случаев, когда копии выдаются не для реализации прав и интересов граждан.

                 Значит, обязательность соблюдения предлагаемых ГОСТом и содержащихся в Указе № 9779-X правил заверений копий, не очевидна.

         Зато явно видно иное – возможность «правильным» образом удостоверить (засвидетельствовать, заверить) копию имеется только у организации.

Физическое лицо не имеет многих обязательных реквизитов. Впрочем, небольшая организация, возжелав соблюсти все требования, сможет разработать, например, такую надпись: «верно: …подпись… директор…Ф.И.О…дата…подлинник данного документа действительно находится у меня – в оранжевой папке с красными завязками; эту папку с самыми важным документами я всегда вожу с собой, т.к. боюсь потерять».

         Предположение об обязательности соблюдения правил и ГОСТа, и Указа, приведет к абсурдному: все решения, основанные на «ненадлежаще» заверенных копиях будут подлежать отмене; копии судебных актов по другим делам, которые лицо попытается использовать в качестве доказательства, не будут приняты судом в связи с пороком формы даже при наличии гербовой печати.

1.2. О копиях, представленных в форме электронного образа

         Иной порядок заверения копий предусмотрен для подачи в суды документов в электронном виде. Так,  п. 3.2.2 Порядка, утвержденного  приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29 ноября 2016 года № 46-П, устанавливает, что если обращение в суд подписано (заверено) усиленной квалифицированной электронной подписью, электронные образы документов, прилагаемые к обращению в суд, считаются заверенными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если обращение в суд подано в виде электронного образа документа, такое  обращение и прилагаемые к нему электронные образы документов считаются заверенными простой электронной подписью лица, подающего документы.         То есть, при таком способе подачи документов «надлежащий образ» заверения установлен. Причем, у суда есть право, но не обязанность потребовать оригиналы представленных в электронном виде документов. Соответственно, на таким способом заверенной копии можно основать решение (безусловно, за исключением обстоятельств, когда необходимость подлинника определена законом или доводами другой стороны).

1.3. О документах, отсутствующих в форме бумажного документа

                 Закон (например, ч. 3 ст. 75 АПК РФ) не исключает использования в качестве доказательств документа, подлинник которого или вообще отсутствует в привычном понимании, или никогда не находился в распоряжении представившего его лица. Это может быть документ, полученный по факсу, высланный по электронной почте результат сканирования и т. п.

         Допустимость таких доказательств в некоторых случаях может показаться сомнительной. Однако, вряд ли будет разумен категоричный вывод о недопустимости, например, некоего уведомления, полученного от другой стороны с использованием факсимильного аппарата.

1.4. О документах, «заверенных судом»

         В обсуждении к теме, поднятой Татьяной Гарифуллиной, затрагивался вопрос и одновременного предъявления суду подлинника и копии (как заверенной различными образами, так незаверенной копии). Такой порядок широко применяется при приобщении доказательств в ходе судебного заседания. Судья, совершив вызвавшее дискуссии действие по «обозрению» подлинника, возвращает его, приобщая к делу копию.

         Представляется, что таким образом в сокращенной форме реализуется право лица получить обратно ранее приобщенные к делу подлинники (этим правом можно воспользоваться и до вступления в законную силу оканчивающего дело акта). То есть, соглашаясь на такой способ проверки верности копии, суды справедливо не видят необходимости требовать от желающего вернуть подлинник лица подавать особое заявление. Поэтому представляется несущественным, какая именно копия приобщена к делу в случае, если суд видел подлинник (причем некоторые судьи, увидев подлинник, сами учиняют удостоверительную надпись на копии, предназначенной для помещения в материалы дела).

2. Немного об истории

         Привычное сейчас понимание копии появилось с широким распространением изготавливающих их устройств. До этого копия изготавливалась путем переписывания или перепечатывания подлинника (в большинстве случаев; также копии могли создаваться одновременно с подлинником, например, с использованием копировальной бумаги).

         Устав гражданского судопроизводства допускал засвидетельствование копии самим тяжущимся (п. 2 ст. 264). ГПК Р.С.Ф.С.Р. 1923 года допускал заверение копий стороной (хотя, это освобождало от предъявления подлинника – ст.ст. 79, 212).        Эти процессуальные нормы – времен отсутствия копировальной техники.

         Способ изготовления копии представляется важным – переписывая или перепечатывая документ, лицо легко может упустить или исказить какой-либо элемент, который имеет доказательственное значение. Такая ошибка может быть неумышленна, но даже в случае умысла изготовителя копии ему останется шанс как-то оправдать «невнимательность» или описку (особенно если доказательственное значение упущенных или искаженных элементов неочевидно).

         Вероятность неумышленного искажения доказательства при его современном копирования представляется существенно меньшей. Возможно, это могло бы повлечь соответствующие органичные последствия в законе.

3. О цели заверения

                 Цель закона, предусматривающего особый порядок придания копии юридической силы, ясна лишь на первый взгляд. Ею может быть недопущение попадания в материалы дела копий с содержанием, не тождественным подлиннику. В полной мере заверение такой гарантии не дает – заверенная копия также может быть сфальсифицирована или неумышленно искажена. Но в таком случае, видимо, предполагается, что ответственность за искажение будет нести заверившее лицо.

         Однако эта цель не соотносится с главным – санкцией. Часть 1 ст. 303 УК РФ (фальсификация доказательств по гражданскому делу) применяется к лицам, представившим и сфальсифицированные «подлинники», и копии (см., например, апелляционное постановление Мосгорсуда от 8 октября 2015 года по делу № 10-12739). Причем, для привлечения к уголовной ответственности не имеет значения, заверил ли субъект преступления копию и каким образом. Также неважно, предъявляло ли лицо подделанный подлинник суду или просило приобщить только копию. Значит, риск оказаться наказанным не изменяется для лица в зависимости от факта и способа заверения копии.

         Более того – если уголовное наказание должно настигнуть участвующее в деле лицо или его представителя, то тенденция цивилистического понимания ответственности может отсылать к заверившему копию лицу (которое, если не является участником дела или его представителем, не может быть привлечено по ч. 1 ст. 303 УК РФ).

 

         Возможность проверки копии на предмет ее фальсификации также имеется (о чем прямо напомнила СК по ГД ВС РФ в определении от 14 марта 2017 года № 20-КГ16-21). Хотя, безусловно, следует учесть, что технические  возможности проверки подлинника и копии могут значительно отличаться.

4. Заключение     

        4.1.

         Эта тема – следствие опасения казусов, упомянутых в теме Татьяны Гарифуллиной: сторона представляет суду копию доказательства, другие участвующие лица не заявляют о фальсификации и не требуют предоставить подлинный документ, а суд лишь в совещательной комнате отвергает доказательство исключительно по причине его «ненадлежащего заверения»…

         Причем, представляется, что для устранения столь масштабного разногласия в понимании «надлежащих копий» предельно просто, определив любой из таких вариантов:

  • Копии доказательств могут быть не заверены, что никак не влияет на ответственность представившего их лица за фальсификацию. Кстати, именно такие отсутствующие требования к форме копий у ЕСПЧ. Неудобство у такого варианта видится одно – не всегда можно определить, какое именно участвующее в деле лицо представило определенную копию (при приобщении доказательств в ходе заседания для определить это можно лишь путем обращения к протоколу, но он может быть ошибочен или неполон и иногда невозможно различить указанные в нем однородные документы). Потому, уступая этим соображениям и традициям, возможен второй вариант –
  • Копии доказательств могут быть в любой форме заверены представившим их лицом, судом – в случае предъявления подлинника, а также иными лицами.

4.2.

         Представляется, что само по себе отсутствие подлинника доказательства не означает, что его копия не должна быть приобщена к материалам дела (безусловно, за исключением прямо установленных законом случаев).

         При отсутствии возражений иных лиц относительно достоверности копии меры по ее верификации излишни.

         В случае возражений разумным представляется предложить представить подлинник или объяснить причины его отсутствия. Тогда суд сможет проверить и оценить копию, учесть в решении причины отсутствия подлинника.

Новый порядок оформления и заверения копий документа (Комментарий к постановлению Минюста РБ от 15.01.2013 № 9)

В процессе работы кадровой службы часто требуется создать копию того или иного документа. С 3 февраля 2013 г. порядок создания копий документов изменен. Предлагаем ознакомиться с нововведениями, чтобы знать, как по новым правилам заверять копии и выписки из документов, чтобы при этом не возникало сомнений в юридической силе документа.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Она устанавливает комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Уточнен порядок оформления и заверения копий документов

Постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее – постановление № 9) уточнен порядок оформления и заверения копий документов (далее – копия).

ЭТО ВАЖНО! Постановление № 9 вступило в силу 3 февраля 2013 г.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции):

– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

– дата;

– регистрационный индекс;

– подпись.

Кроме того, в редакции Инструкции до внесенных постановлением № 9 изменений говорилось, что для придания копии документа юридической силы копия должна быть заверена. Однако сам порядок заверения уточнен не был.

По новым правилам копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы ее необходимо заверить (засвидетельствовать) подписью уполномоченного должностного лица организации (п. 64 Инструкции). Например, таким должностным лицом может быть начальник отдела кадров или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлены полномочия по оформлению и заверению копий документов.

Справочно: уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 Трудового кодекса РБ).

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов следует оформлять на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (п. 64 Инструкции).

Отметку о заверении копии оформляют ниже реквизита «Подпись». Она включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример оформления реквизита

Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г. Леонов
25.01.2008

Копии документов, предоставляемые гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них следует оформлять в порядке, определенном частями второй и шестой п. 64 Инструкции.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии надо удостоверять печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка воспроизводить не нужно. Необходимо проставить дату подписания документа, его регистрационный индекс и отметку о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример

 

Верно
Подпись А.Г. Леонов

 

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства РБ.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, можно удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

ЭТО ВАЖНО! Организация может заверять копии документов, которые созданы в самой организации, а также документов, полученных ею в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2012  № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее – постановление № 1256) и иными актами законодательства.

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают копии исходящих от них документов обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

В заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося лица (требование постановления № 1256).

В целом же требования к оформлению отметки «О заверении копии» остались прежними.

Постановлением № 9 определено, что организация вправе заверять копии документов, созданных в ней самой, документов, подтверждающих ее права, полномочия, обязанности (например, копии лицензий, сертификатов и т.д.), а также имеющиеся в ее распоряжении копии документов других организаций, от которых заявителям невозможно получить такие копии (например, по причине ликвидации организаций, утери ими документов), и т.д.

Копии сертификатов соответствия – требования и порядок заверения

Нам часто задают вопрос по поводу того, кем должна быть заверена копия сертификата соответствия или декларации о соответствии. Действительно, сертификат соответствия выдается органом по сертификации в единственном экземпляре, а организаций, которым впоследствии может потребоваться его копия много. Естественно, во всех подобных ситуациях предоставляется копия сертификата, но является ли данная копия надлежащим образом заверенной – этот вопрос у предприятий-держателей копий сертификатов возникает достаточно часто, ведь наличие сертификата или декларации (или их копий) при осуществлении торговли обязательно.

Кто может заверить копию сертификата?
Правила реализации отдельных видов товаров, п. 12 гласит: При продаже товаров продавец доводит до сведения покупателей информацию о подтверждении соответствия товаров установленным требованиям путем маркировки товаров в установленном порядке знаком соответствия и ознакомления потребителя по его требованию с одним из следующих документов:
– сертификат или декларация о соответствии;
– копия сертификата, заверенная держателем подлинника сертификата*, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат;
– товарно-сопроводительные документы, оформленные изготовителем или поставщиком (продавцом) и содержащие по каждому наименованию товара сведения о подтверждении его соответствия установленным требованиям (номер сертификата соответствия, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименование изготовителя или поставщика (продавца), принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший). Эти документы должны быть заверены подписью и печатью изготовителя (поставщика, продавца) с указанием его адреса и телефона.

Держателем подлинника сертификата является тот, кто указан в графе “СЕРТИФИКАТ ВЫДАН”. Любые другие предприятия не имеют права заверять его копии. Иными словами, организации, через которые реализуется продукция (поставщики) не имеют права заверять сертификаты, если они не отражены в сертификате в соответствующей графе – такая копия считается недейстивительной!

Важно: На копиях документов обязательно должна быть “живая” печать, надпись “Копия верна” и подпись уполномоченного лица.

 Письмо Госстандарта о заверении копий сертификатов и деклараций о соответствии (65 KB)

заверенных копий документов о создании бизнеса | BizFilings

Официальная копия государственных документов

Владельцы бизнеса могут столкнуться с ситуациями, когда может потребоваться заверенная копия их учредительных или квалификационных документов, если компания зарегистрировалась для ведения бизнеса в других штатах. Кроме того, в нашей сегодняшней загруженной жизни относительно легко потерять или потерять важные документы. Запрос заверенной копии предоставляет еще одну точную копию ваших государственных документов для хранения в документации вашей компании.

Почему это важно

Заверенная копия – это точная копия регистрационного документа вашей компании или другого зарегистрированного государством документа, выданного государством, и часто используется для следующих целей:

  • Замените утерянный или потерянный оригинал. Очень важно хранить оригинал ваших документов об образовании или любого другого документа, поданного государством, в документации вашей компании. Если оригиналы когда-либо были потеряны или неуместны, обязательно запросите заверенную копию в государстве формирования или квалификации.
  • Предоставьте дополнительное подтверждение подлинности. Во многих штатах разрешена подача документов в электронном виде и / или по факсу. Следовательно, утвержденные государством документы могут не выглядеть «так официально», как вы думаете (даже если они являются официальными). Наличие заверенной копии иногда заставляет владельцев бизнеса чувствовать, что есть дополнительное доказательство подлинности.
  • Открыть счет в банке. Заверенная копия учредительных документов вашей компании часто требуется для открытия банковского счета.
  • Зарубежная квалификация. Заверенная копия или Сертификат о хорошей репутации обычно требуются для того, чтобы зарегистрировать вашу компанию для ведения бизнеса в другом государстве (иностранная квалификация).

Ключевые преимущества

Нет ограничений, установленных штатами на то, когда владелец бизнеса может запросить заверенную копию. Даже если вы зарегистрировали свой бизнес более 10 лет назад, вы можете получить заверенную копию своих учредительных документов.

Помните

Для компаний, которые зарегистрированы в США, но владельцы которых не проживают в США, может потребоваться Заверенная копия с золотой печатью или апостилированная копия учредительных документов для открытия банковского счета в стране проживания владельцев.BizFilings также может получить апостиль или заверенную копию с золотой печатью.

Апостиль

Вам нужны простые или заверенные копии корпоративных документов?

При заказе копий корпоративных документов государственная регистрационная служба или ваша частная сервисная компания спросят: «Вам нужны простые или заверенные копии этих документов?» Это сообщение в блоге даст краткое объяснение различий и предложит несколько примеров их использования.

Если вы заказываете простую копию документов юридического лица, e.g., статьи, документы о внесении изменений / слияния, годовая документация и т. д. вы получите в основном фотокопии любых документов, зарегистрированных в подающем офисе. Традиционно файловые офисы создают простые копии, используя копировальный аппарат для воспроизведения физического файла. В наши дни, в свете развития технологий, многие государственные картотеки поддерживают электронные библиотеки изображений поданных документов и просто распечатывают простые копии из своей базы данных.

Заверенная копия аналогична простой в том, что является копией поданных документов.Разница лишь в том, что заверенная копия будет включать подпись делопроизводителя и государственную печать. Подпись и печать указывают на то, что документ сравнивался с оригиналом, страница за страницей, и может быть засвидетельствован как точное воспроизведение оригинала документа в целом.

Итак, что вам нужно? Ответ зависит от вашей цели запроса документов и рекомендации вашего юрисконсульта. Каждая транзакция уникальна, но вот несколько типичных применений для каждого типа документа:

  • Простых копий обычно достаточно для открытия банковских счетов, и они полезны для внутренних процедур проверки, таких как определение корпоративной структуры, установление графика корпоративных событий и определение имен должностных лиц или директоров.
  • Заверенные копии обычно требуются, если документы собираются использовать в суде или подавать в другой государственный офис в рамках иностранной квалификации.

Для получения дополнительной информации обратитесь в свой юридический отдел, посетите веб-сайт государственной регистрации или обратитесь в свою частную обслуживающую компанию.

* Заявление об ограничении ответственности

Сообщение навигации

Апостиль / Подтверждение документов

En Español
  1. Корпорации Раздел : Заверенные копии документов организации бизнеса, хранящихся у государственного секретаря, включая учредительные документы, сертификаты ограниченного партнерства, устав организации, сертификаты слияния, сертификаты на вымышленное имя и заявки на регистрацию товарных знаков. .Кроме того, свидетельства о существовании или факте, выданные Государственным секретарем, подтверждающие факты из записей офиса.

  2. Блок аутентификации : Блок аутентификации может выдавать апостиль или сертификаты для следующих типов документов:

  • Запросы, касающиеся усыновления ребенка: Запросы апостиля или сертификатов для использования в процедурах, связанных с усыновлением ребенка, должны подаваться с использованием формы 2103.Запрос на официальное свидетельство или апостиль – Процедура усыновления – для использования в процедурах, связанных с усыновлением одного или нескольких детей – Форма 2103.

  • В дополнение к вышеуказанным требованиям для всех сертификатов или аутентификации вам также потребуется предоставить следующее:

    1. Название страны, в которой будет записан документ.
    2. Установленный законом сбор в размере пятнадцати долларов (15 долларов США).00) за сертификат или апостиль, если только сертификат или апостиль не запрашиваются для использования в процессе усыновления. * Чек или денежный перевод, выписанный в банке США и подлежащий оплате государственному секретарю Техаса, должен быть представлен вместе с документами. Также принимаются карты American Express, Discover, MasterCard и Visa (PDF) (при условии оплаты комиссии за удобство в размере 2,7%).
    3. Конверт / конверт с обратным адресом и маркой или предоплаченная ночная авиаперевозка / конверт.

    * Если сертификат / апостиль запрашивается для использования в процедурах, связанных с усыновлением, взимается сбор в размере 10 долларов США.00 за свидетельство / апостиль, а общая сумма платы за усыновление каждого ребенка не может превышать 100 долларов США.

    Государственный секретарь переводит , а не документов.


    Сервис без регистрации

    Уведомление: TWC: Животные-поводыри и их доступ в общественные места

    Часы работы : 8:00 – 16:30 Понедельник – пятница (в праздничные дни)

    Время обработки зависит от количества постоянных клиентов
    и количество обрабатываемых документов.

    Служба доставки по почте

    Пожалуйста, дайте как минимум пятнадцать (15) рабочих дней для обработки любого запроса, полученного по почте.

    Наш офис не предлагает ускоренное обслуживание запросов по почте. Использование ночной почты не сокращает время обработки.

    Внимание: если вы решите посетить наш офис лично, убедитесь, что агентство не закрыто в связи с соблюдением каких-либо государственных праздников, просмотрев наш график праздничных дней (PDF).

    Улица

    P.O. Адрес ящика

    Отдел корпораций:

    Отдел корпораций:

    (512) 463-5555
    Государственный секретарь
    Раздел “Корпорации”
    1019 Бразос
    Остин, Техас 78701
    Без регистрации: комната 105
    Государственный секретарь
    Раздел “Корпорации”
    П.О. Box 13697
    Остин, Техас 78711-3697

    Отдел аутентификации (апостиль):

    Отделение удостоверения подлинности (апостиль):

    (512) 463-5705
    Государственный секретарь
    Блок аутентификации
    1019 Бразос
    Остин, Техас 78701
    Без регистрации: комната 106
    Государственный секретарь
    Блок аутентификации
    П.О. Box 13550
    Остин, Техас 78711-3550

    Вопросы, не указанные в приведенной выше информации для документов, заверенных нотариусом
    Подразделение и секцию уставных документов можно направить по адресу: [email protected]

    .

    Дополнительная информация доступна в файлах Apostille (PPS) или Apostille (PDF) .

    Документы для заказа и сертификаты

    Документы для заказа и сертификаты

    Копии документов и справок, хранящихся в офисе Государственного секретаря, могут быть получены по письменному запросу, отправленному по адресу P.O. Box 94125, Baton Rouge, LA 70804, по факсу 225.932.5313 или онлайн через нашу коммерческую базу данных.

    Запросы факсов принимаются, если указан номер кредитной карты. Запросы, отправленные по почте, должны сопровождаться чеком или денежным переводом на имя Государственного секретаря.

    Документы могут быть заверены Государственным секретарем как верная и точная копия записей его офиса. Стоимость копии отдельного документа составляет 15 долларов США. Плата за более чем один документ, поданный одним и тем же юридическим лицом, или за полный файл для юридического лица составляет 25 долларов США.

    Офис государственного секретаря также готовит сертификаты, которые отражают информацию, зарегистрированную в офисе. Ниже приводится список наиболее часто запрашиваемых сертификатов:

    • Сертификат хорошей репутации для корпораций и обществ с ограниченной ответственностью;
    • Сертификат существования для корпораций, товариществ, торговых наименований и обществ с ограниченной ответственностью;
    • Свидетельство о реестре партнерских отношений; и
    • Свидетельство об отсутствии записи для корпораций, товариществ и обществ с ограниченной ответственностью.

    Кроме того, сертификаты, выданные с подачей документов после 15 июля 2005 г., такие как свидетельства о регистрации, свидетельства о слиянии, свидетельства о регистрации торговых наименований и т. Д., Могут быть перевыпущены Государственным секретарем в качестве «дублирующего» свидетельства. Плата за сертификат составляет 20 долларов.

    Информация, касающаяся названия юридического лица, статуса, даты регистрации, организации, регистрации, текущего зарегистрированного адреса офиса, имени и адреса зарегистрированного агента, а также имен и адресов нынешних должностных лиц, директора (ов), члена (ов) и менеджера (ы) могут быть распечатаны из коммерческой базы данных.

    Компьютерные запросы

    Поиск по имени человека, а также индивидуальный поиск предлагаются по запросу. Примеры пользовательского поиска:

    • список всех некоммерческих корпораций штата Луизиана, расположенных в округе Ист-Батон-Руж;
    • список всех иностранных компаний с ограниченной ответственностью, имеющих право вести бизнес в Луизиане; или
    • список всех сущностей со словом «окружающая среда» в названии.

    Минимальная плата за запрос составляет 25 долларов за первые 40 записей сущностей и 1 цент за запись за любые дополнительные.

    Факс

    Запросы на резервирование имен, заверенные копии и сертификаты можно подавать по факсу. Запросы должны включать номер кредитной карты с датой истечения срока действия, обратный адрес, а также имя и номер телефона контактного лица.

    Офис государственного секретаря предлагает исходящие факсимильные услуги по запросу клиента. Копии имеющихся документов будут отправлены по факсу за обычную стоимость услуги плюс плату за факс в размере 1 доллара за страницу. (Максимальная плата за факс – 10 долларов США)

    Служба поддержки клиентов без предварительной записи

    Коммерческое подразделение предлагает клиентам удобство обслуживания без предварительной записи.Документы могут обрабатываться, пока клиент ожидает уплаты приоритетной платы за ускорение в размере 50 долларов США, или обрабатываться в течение 24 часов с оплатой за ускоренную обработку документов в размере 30 долларов США. Все сборы за ускорение взимаются в дополнение к требуемой пошлине за подачу заявки. Имеются бланки, предоставленные Государственным секретарем. Документы могут быть переданы в обработку в не ускоренном порядке. Клиент может оставить почтовый адрес или номер телефона для уведомления о завершении обработки.

    Офис находится по адресу 8585 Archives Avenue, Baton Rouge, LA 70809, в здании за Государственным архивом Луизианы.Часы работы: с 8:00 до 16:30, с понедельника по пятницу. Пожалуйста, постарайтесь приехать до 16:00. чтобы дать сотрудникам достаточно времени для заполнения документов.

    Запросы, полученные в нерабочее время, будут обработаны на следующий рабочий день.

    Как получить копию учредительного документа Невада

    Знать, как получить копию учредительного документа Невада, необходимо в нескольких ситуациях, например, для получения заверенной копии учредительных документов. 3 мин чтения

    1.Почему компаниям необходимо получить копию учредительного договора в Неваде?
    2. Что такое сертифицированная для штата Невада копия?
    3. Сколько времени нужно, чтобы получить копию делового документа, заверенную Невадой?
    4. Сколько стоит получить онлайн-копию, заверенную для штата Невада?
    5. Каковы статьи организации?
    6. Шаги по поиску уже заполненного учредительного документа для текущего ООО

    Знать, как получить копию учредительного договора штата Невада, необходимо в нескольких ситуациях.Бизнесу может потребоваться это сделать, если ему нужна заверенная копия документов о формировании. Например, у некоторых банков есть обязательное требование предоставить заверенную копию учредительного договора или учредительного договора, чтобы получить бизнес-счет.

    Почему компаниям необходимо получить копию учредительного договора в Неваде?

    Некоторые штаты могут захотеть просмотреть эти документы, а также другие документы, включая поправки, прежде чем компания сможет вести бизнес в этом штате в качестве иностранного юридического лица.Этот процесс называется зарубежной квалификацией. Компании, планирующие международную экспансию, должны получить заверенные копии деловых документов, чтобы они могли сертифицировать их для использования за рубежом.

    Если вы отвечаете за учетные записи компании LLC в Неваде или корпорации в Неваде, вы должны хранить заверенные копии всех учредительных документов в файле, например, учредительных документов LLC или учредительных документов корпорации. Любые поправки также должны храниться вместе. Чтобы получить Сертификат полномочий штата Невада, учредительные документы должны быть датированы не ранее, чем за последние 90 дней.Если вы отвечаете за записи для действующей церкви в Неваде, вам также понадобится копия учредительного договора.

    Что такое сертифицированная для штата Невада копия?

    Заверенная в Неваде копия – это копия делового документа, имеющего подтверждение вместе с печатью Государственного секретаря Невады или сертификатом, подтверждающим, что это верная копия документа. На этой заверенной копии также будет указана дата заверения оригинала документа госсекретарем штата Невада.Обычно это просто фотокопия с подписью человека, представляющего госсекретаря штата Невада. Заверенная копия означает, что копия точна, действительна и верна.

    Сколько времени нужно, чтобы получить копию делового документа, заверенную Невадой?

    Компания, зарегистрированная в Неваде, может заказать заверенные копии своих учредительных документов у государственного секретаря штата Невада. Обычно на их обработку уходит от четырех до семи рабочих дней не считая времени на пересылку.Компании могут получить заверенные копии в течение семи-девяти рабочих дней. Если они понадобятся компании раньше, их можно будет получить на следующий рабочий день за дополнительную плату в размере 189 долларов в дополнение к государственной пошлине за оформление документов.

    Это применимо только в том случае, если агентство получит заказ до полудня по времени Невады. Плата за ускоренную обработку также включает дополнительную государственную пошлину за процесс.

    Сколько стоит получить онлайн-копию, заверенную для штата Невада?

    Стоимость заверенных копий в штате Невада основана на следующем:

    • Общее количество страниц заверяемых документов.
    • Плата в размере 40 долларов взимается за до пяти страниц для всех заверенных копий документов.
    • Плата в размере 2 долларов за страницу после пятой страницы взимается за большинство деловых документов штата Невада.

    Что такое статьи организации?

    Устав любого общества с ограниченной ответственностью считается публичным документом и может быть просмотрен любым желающим. Они должны быть поданы в организацию в правительстве штата, которая отвечает за корпорации.Часто это подразделение государственного секретаря в штате, где образовано ООО, а также в других штатах, где оно работает. У большинства этих офисов есть веб-сайт с функциями поиска и доступом к документам, так что вы можете запрашивать бумажные копии.

    Шаги в поиске уже заполненных статей организации для текущего ООО

    Первый шаг – точно подтвердить название ООО и проверить его статус как действующего предприятия, прежде чем искать в Интернете или запрашивать бумажные копии устава организации.Затем вы можете найти в базе данных корпоративных наименований правительство штата, в котором LLC ведет бизнес, или штата, в котором оно было создано. Если в Интернете нет каких-либо функций поиска, поговорите с отделом обслуживания клиентов соответствующего государственного офиса, который отвечает за корпорации, и попросите помощи в проверке точного названия LLC и его статуса.

    Если вам нужна помощь в том, как получить копию учредительного договора в Неваде, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel.UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

    Копий

    Копии наших записей

    Документы, поданные в Отдел бизнес-услуг, доступны в Интернете, в нашем офисе или по запросу, чтобы мы отправили вам копию. Если вы подаете заявку онлайн, копия документа также будет отправлена ​​вам по электронной почте.В приведенной ниже информации подробно описано, как получить копии наших записей.

    В настоящее время мы испытываем повышенный спрос на копии из-за кредитной программы SBA PPP и других мер стимулирования. Мы работаем как можно быстрее, чтобы ответить на все запросы на копирование.
    Онлайн

    Все бизнес-записи и записи UCC, поданные в электронном виде (онлайн через CONCORD), доступны бесплатно через поиск CONCORD. Приведенная ниже информация содержит подробную информацию о том, как проверить, доступна ли в Интернете бизнес-запись или запись UCC.

    Бизнес-записи

    • Найдите компанию
    • На странице бизнес-информации выберите «Просмотр истории хранения».
    • Документ доступен в Интернете, если рядом с информацией для хранения стоит «ПРОСМОТР PDF» или «ПРОСМОТР HTML».

    Записи UCC

    • Поиск записи UCC
    • Выберите номер залога
    • Выберите регистрационный номер
    • Выберите «Просмотреть онлайн-отчет» в правом верхнем углу.
    Ссылка – запрос копии

    Запросы на копирование, заполненные нашим офисом, требуют следующих установленных законом сборов.Обратите внимание: для ускоренного обслуживания добавьте 50 долларов за каждую запрошенную копию.

    • Копия на обычной бумаге – 40 долларов
    • Заверенная копия – 55 долларов
    Наш офис – НАШ ОФИС В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ЗАКРЫТ. КОПИИ НЕ ДОСТУПНЫ ЛИЧНО

    Все документы, поданные в наш офис, 165 Capitol Avenue, Hartford, доступны в виде бесплатной копии на обычной бумаге с 8:30 до 16:00 с понедельника по пятницу.

    Заверенные копии можно получить только по факсу, почте или лично.Если вы отправляете запрос по факсу, используйте наш титульный лист для факса.

    Все копии доступны только в черно-белом цвете. Мы не выполняем запросы на предоставление цветных копий.

    Сертифицировать как подлинную копию, как это работает?

    Так вы ищете в Интернете информацию о сертификации ваших документов? Но не нашли ничего, что могло бы вас правильно направить во всем процессе, верно? Вам вообще не о чем беспокоиться; Здесь мы обсудим каждую деталь, которая поможет вам заверить ваши документы.

    Ну, основная идея заверенной копии заключается в том, что это копия или фотокопия первичного или исходного документа, который удостоверяет, что это истинная копия первичного документа. Но он не удостоверяет подлинность первичного документа, а только то, что это точная и верная копия этого оригинального документа.

    Итак, давайте разберемся, как и откуда вы получаете свои документы для заверения, без промедления приступим!

    Какая подлинная копия документа?

    Заверенная копия также известна как истинная копия.Таким образом, в основном подлинная копия – это копия оригинальных документов, которые заявляют о своей точности и полноте.

    В большинстве штатов не подлежащие регистрации документы (например, заграничные паспорта, водительские права, страховые карты или грин-карты) получают нотариально заверенные копии. С другой стороны, записываемые документы или записи актов гражданского состояния, которые включают различные типы документов, такие как свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о смерти, оригиналы паспортов, визы, доверенности или выданные судом документы, обычно получают непосредственно у властей. .Некоторые другие корпоративные документы, такие как учредительные документы, получают свидетельство о создании, а о хорошей репутации получают свидетельство о статусе непосредственно от государства. Нотариально заверять их копию не нужно.

    Человек может получить его заверенную копию, попросив какое-либо лицо или агентство подписать ее. Обычно документ подписывает уполномоченное лицо; это могут быть нотариусы, государственные служащие или дипломированные бухгалтеры. Однако уполномоченное лицо может отличаться в зависимости от страны.Иногда они уполномочены законом заверять копию, например, судебный секретарь, нотариус или поверенный. В то время как в других странах, таких как Великобритания или Южная Африка, только уполномоченный персонал почтового отделения может заверить документ.

    .