Содержание

Личный листок по учету кадров

Что такое личный листок по учету кадров? Чем он отличается от личной карточки и личного дела? Обязателен ли он в 2020 году? Подробнее в нашем материале.

Что такое личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров — анкета, которая содержит сведения о работнике, переданные им самим. Это своеобразный профессиональный автопортрет специалиста.

Важно!

 

До момента трудоустройства соискатель может заполнять любые анкеты, тесты, предоставлять резюме и любую информацию о себе. Сведения, указанные в этих бумагах, не имеют законной силы и вполне могут быть недостоверными, поскольку на тот момент между соискателем и организацией еще не было трудовых отношений.

Поэтому первый документ, в котором новый сотрудник рассказывает о себе и который будет в дальнейшем основой для его личного дела и перечня его персональных данных — это и есть личный листок.

Заполнение личного листка при поступлении сотрудника на работу необходимо только для некоторых должностей и организаций. Рассмотрим, для каких.

Нормативная база

  • Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» о личном листке не упоминает. То есть личный листок не обязателен абсолютно для всех предприятий в РФ. Так же листок не имеет унифицированной формы, рекомендуемой государством.
  • Приказ Генпрокуратуры РФ №135 от 13.03.2018 «Об утверждении инструкции по учету кадров прокурорских работников и федеральных государственных гражданских служащих». Здесь прямо говорится о том, что личный листок по учету кадров должен быть в деле.
  • Письмо Министерства образования РФ №03-51/64 от 20.12.2000 «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Здесь говорится, что личный листок должен храниться в личном деле педагогического работника.
  • Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Здесь о личном листке ничего не сказано, однако упоминается анкета, похожая на него по смыслу и содержанию.

Есть также ряд нормативных документов, писем и распоряжений для других сфер трудовой деятельности, в которых упомянуты личные листки. Некоторые из них действуют еще со времен РСФСР.

Организации по своему усмотрению могут вести личные листки по учету кадров, если в этом есть внутренняя необходимость. В таком случае нужен локальный нормативный акт по организации, регулирующий этот вопрос.

В каких случаях личный листок обязателен

Личный листок необходим для следующих категорий работников:

  • государственные гражданские служащие;
  • работники прокуратуры;
  • научные работники; профессора и доценты кафедр;
  • педагоги в школах, ссузах и вузах;
  • руководители общеобразовательных учреждений;
  • нотариусы;
  • врачи клинической ординатуры.

Личная карточка, личное дело, анкета — отличия

Не стоит путать личный листок по учету кадров и личную карточку по форме №Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы и это обязательный документ для всех должностей и организаций. Собственно, информация из личного листка, а также из оригиналов документов сотрудника — и есть та база информации, которая вносится в личную карточку.

При устройстве на работу кандидат на должность может заполнять какие-либо анкеты. Их можно использовать как инструмент в работе эйчара и анализировать при окончательном выборе, но к кадровым формам она не имеет никакого отношения.

Наконец, личное дело — это документ, тоже не являющийся обязательным для всех категорий работников. Сама папка с делом может включать в себя все вышеперечисленное.

Личный листок по учету кадров — как правильно заполнять

Поскольку унифицированной формы бланка личного листка не существует, кадровая служба может составить свой бланк или использовать один из образцов.

В любом случае стоит включить в листок следующие блоки:

  • Фотография. Цветной или черно-белый снимок формата 4х6, анфас, как в паспорте. Фотография должна быть актуальной. Вклеивается в верхний левый угол документа.
  • Общие сведения.
      • Фамилия, имя, отчество;
      • половая принадлежность;
      • дата и место рождения;
      • гражданство.
      Можно включить семейное положение, информацию о родственниках, контактные телефоны и адреса.
  • Образование. В графе «образование» пишется сначала общий реквизит:
      • «высшее профессиональное»;
      • «неполное высшее»;
      • «среднее профессиональное»;
      • «начальное профессиональное»;
      • «среднее (полное) общее»;
      • «основное общее».
      Далее в таблице сотрудник перечисляет все учебные заведения в порядке прямой хронологии, даты учебы и присвоенную квалификацию.
  • Владение иностранными языками. Здесь отмечаем язык и степень владения: свободно владею; читаю и могу изъясняться; читаю и перевожу со словарем.
  • Научная работа.
    Ученая степень, научные труды и изобретения. Если нет, нужно указать «не имею».
  • Предыдущие места работы. Начиная с самого первого. Нужно вписать годы работы, должности и адреса организаций.
  • Пребывание за границей. Даты, страны и цель поездки — командировка, работа или туризм.
  • Участие в выборных органах. Здесь указывается, был ли когда-нибудь сотрудник депутатом или общественным деятелем.
  • Правительственные награды. Если есть, то какие. Если нет — «не имею».
  • Воинская обязанность. По тексту военного билета или приписного свидетельства.
  • Обязательство сообщать об изменениях данных. Обязательно включите в текст личного листка фразу: «Обязуюсь своевременно извещать об изменении данных, включенных в личный листок по учету кадров».
  • Подпись сотрудника и дата заполнения.

Личный листок — скачать бланк и образец заполнения

Подведем итоги

Личный листок по учету кадров — документ, содержащий персональные данные работника.

Прямая обязанность работодателя обеспечить сохранность и недоступность этих данных для третьих лиц. Как основа для личного дела сотрудника, личный листок подшивается в папку вместе с другими бумагами.

Хранить личные дела необходимо в специальной картотеке, сейфе или закрытом шкафу. Доступ к личным делам должен быть только у сотрудника кадровой службы. После увольнения работника личный листок вместе с делом сдается в архив и хранится в течение 75 лет.


Личный листок по учёту кадров. Бланк и образец 2021 года

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т. д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на компенсацию отпуска .docСкачать образец заполнения заявления на компенсацию отпуска .doc

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Образец заполнения личного листка по учету кадров 2020 и 2021

Личный листок по учету кадров — это учетный документ, который является составной частью личного дела и используется для быстрого принятия кадровых решений. В статье вы сможете узнать важные нюансы его составления, а также скачать образец.

В документ, по сути представляющий собой анкету, вносятся данные о профессиональной деятельности, образовании, сведения о семье сотрудника.

Такая анкета не имеет унифицированной формы. Каждая организация имеет право составить ее по-своему.

Бумага заполняется один раз самим работником от руки. В ней отражается информация, подкрепленная:

  • паспортом;
  • военным билетом;
  • дипломом об образовании;
  • другой персональной документацией.

Все строки заполняются полно, односложные ответы недопустимы. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется, в случае когда какие-то данные изменяются.

Сотрудник может отказаться заполнять или подписывать документ, поскольку он не является обязательным.

Посмотрим подробнее, как заполнить личный листок по учету кадров.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Вторая часть содержит сведения о ближайших родственниках, которыми традиционно считаются отец, мать, родные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры, дети, бабаушки и дедушки (мужья и жены, дяди, тети и племянники близкими родственниками не являются) — статья 14 Семейного кодекса РФ.

Важно! Работник может не отвечать на вопрос о ближайших родственниках, а вот сведения о военной обязанности указать нужно обязательно.

В разделе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» нужно заполнить информацию, начиная с последнего места работы, в обратном хронологическом порядке.

Далее работник сообщает о себе дополнительные сведения, касающиеся его уровня знания иностранных языков, наличия ученых степеней и целей поездок за границу.

После заполнения документ должен быть заверен подписью нового сотрудника.

Вся документация по персональному составу является собственностью предприятия, и забрать свою анкету, заполненную при поступлении на работу, работник не имеет права даже после увольнения.


Скачать бланк личного листка по учету кадров

Личный листок по учету кадров (образец заполнения). Вариант 2: бланк, образец 2021

                       ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

Горшков                                        -----------------
1.  Фамилия ---------------------------------------------- ¦               ¦
Борис                  Васильевич                  ¦               ¦
Имя ------------- Отчество --------------------------- ¦               ¦
мужской                                            ¦     Место     ¦
2. Пол -------------------------------------------------- ¦      для      ¦
17 октября 1956 г.         ¦      фото     ¦
3. Год, число и месяц рождения -------------------------- ¦               ¦
г. Электросталь Московской обл.         ¦               ¦
4. Место рождения --------------------------------------- ¦               ¦
(село, деревня, город, район, область) -----------------
русский
5. Национальность ---------------------------------------
высшее
6. Образование ------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦    Какую    ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦специальность¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦ Если не¦   получил   ¦
¦  Наименование  ¦               ¦           ¦   Год   ¦окончил,¦ в результате¦
¦    учебного    ¦   Факультет   ¦    Год    ¦окончания¦   то   ¦  окончания  ¦
¦ заведения, его ¦ или отделение ¦поступления¦или ухода¦с какого¦   учебного  ¦
¦ местонахождение¦               ¦           ¦         ¦  курса ¦  заведения, ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦  ушел  ¦указать номер¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦ диплома или ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦удостоверения¦
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
¦   Московский   ¦Технологический¦    1973   ¦   1978  ¦    -   ¦   Инженер-  ¦
¦ институт стали ¦               ¦           ¦         ¦        ¦  технолог,  ¦
¦    и сплавов   ¦               ¦           ¦         ¦        ¦    Диплом   ¦
¦     (МИСиС)    ¦               ¦           ¦         ¦        ¦   серия АА  ¦
¦Электростальский¦               ¦           ¦         ¦        ¦  N 890 098, ¦
¦     филиал,    ¦               ¦           ¦         ¦        ¦    выдан    ¦
¦ г.  Электросталь¦               ¦           ¦         ¦        ¦  12.07.1978 ¦
¦                ¦               ¦           ¦         ¦        ¦  ГЭК МИСиС  ¦
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
+----------------+---------------+-----------+---------+--------+-------------+
-----------------+---------------+-----------+---------+--------+--------------

английским - читаю и могу
7. Какими иностранными языками владеете -----------------------------------
объясняться
------------------------------------------------------------------------
(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,
владеете свободно)
________________________________________________________________________
не имею
8. Ученая степень, ученое звание ------------------------------------------
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
не имею
9.  Какие имеете научные труды и изобретения -------------------------------
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

2-я страница личного листка

10. Выполняемая  работа  с начала  трудовой деятельности  (включая  учебу в
высших и  средних  специальных  учебных  заведениях,  военную  службу и
работу по совместительству).  При заполнении данного пункта учреждения,
организации и предприятия необходимо именовать так, как  они назывались
в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

---------------------------------------------------------------------------
¦        Месяц и год        ¦   Должность с указанием   ¦ Местонахождение ¦
+---------------------------+  учреждения, организации, ¦   учреждения,   ¦
¦ поступления ¦    ухода    ¦    предприятия, а также   ¦   организации,  ¦
¦             ¦             ¦  министерства (ведомства) ¦   предприятия   ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦    Август   ¦ Июль 1980 г. ¦Служба в ВС СССР, начальник¦    г. Термез    ¦
¦   1978 г.   ¦             ¦  инженерной службы полка, ¦  Таджикской ССР ¦
¦             ¦             ¦         в/ч 02320         ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Июль 1980 г.¦ Июнь 1984 г.¦  Инженер-технолог, завод  ¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Июнь 1984 г.¦ Май 1990 г. ¦ Начальник технологической ¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦             ¦     группы N 2, завод     ¦                 ¦
¦             ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Май 1990 г. ¦    Апрель   ¦ Начальник технологического¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦   1998 г.   ¦     отдела, ОАО "Завод    ¦                 ¦
¦             ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦    Апрель   ¦ Март 2000 г. ¦ Главный инженер ОАО "Завод¦ г. Электросталь ¦
¦   1998 г.   ¦             ¦       "Электросталь"      ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦ Март 2000 г.¦   Февраль   ¦     Заместитель главы     ¦ г. Электросталь ¦
¦             ¦   2004 г.   ¦ администрации - начальник ¦                 ¦
¦             ¦             ¦  управления коммунального ¦                 ¦
¦             ¦             ¦ хозяйства г. Электросталь ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
¦   Февраль   ¦ Наст. время ¦    Генеральный директор   ¦ г. Электросталь ¦
¦   2004 г.   ¦             ¦    ЗАО "Коммун-сервис"    ¦                 ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
--------------+-------------+---------------------------+------------------

3-я страница личного листка

---------------------------------------------------------------------------
¦        Месяц и год        ¦   Должность с указанием   ¦ Местонахождение ¦
+---------------------------+  учреждения, организации, ¦   учреждения,   ¦
¦ поступления ¦    ухода    ¦    предприятия, а также   ¦   организации,  ¦
¦             ¦             ¦  министерства (ведомства) ¦   предприятия   ¦
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
+-------------+-------------+---------------------------+-----------------+
--------------+-------------+---------------------------+------------------

11.  Пребывание  за  границей  (работа,  служебная  командировка,  поездка с
делегацией).

---------------------------------------------------------------------------
¦          Месяц и год         ¦                        ¦                 ¦
+------------------------------+     В какой стране     ¦ Цель пребывания ¦
¦    с какого   ¦по какое время¦                        ¦   за границей   ¦
¦    времени    ¦              ¦                        ¦                 ¦
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
¦  Май 1993 г.  ¦Апрель 1995 г.¦    Республика Индия    ¦    Служебная    ¦
¦               ¦              ¦                        ¦   командировка  ¦
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
¦Февраль 2002 г.¦ Март 2002 г. ¦ Французская Республика ¦     Поездка     ¦
¦               ¦              ¦                        ¦   с делегацией  ¦
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
+---------------+--------------+------------------------+-----------------+
----------------+--------------+------------------------+------------------

12.  Участие в центральных,  республиканских, краевых,  областных, окружных,
городских, районных выборных органах.

---------------------------------------------------------------------------
¦  Местонахождение ¦Название выборного¦  В качестве ¦         Год         ¦
¦ выборного органа ¦      органа      ¦ кого избран +---------------------+
¦                  ¦                  ¦             ¦ избрания ¦  выбытия ¦
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
+------------------+------------------+-------------+----------+----------+
-------------------+------------------+-------------+----------+-----------

4-я страница личного листка

не имею
13.  Какие имеете правительственные награды --------------------------------
_______________________________________________________________________
(когда и чем награждены)
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
военнообязанный,
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание --------------------
подполковник запаса
-----------------------------------------------------------------------
командный                инженерные войска
Состав -------------- Род войск ---------------------------------------
Женат.  Жена -
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка -----------------
Марина Максимовна, 1960 г. р., дочь - Марина Борисовна, 1985 г. р.,
-----------------------------------------------------------------------
(перечислить членов семьи с указанием возраста)
сын - Василий Борисович, 1990 г. р.
-----------------------------------------------------------------------
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
144010, Московская область, г. Электросталь,
16.  Домашний  адрес: ------------------------------------------------------
ул. Западная, д. 15
-----------------------------------------------------------------------
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

01    февраля     09                                       Б.В. Горшков
"--" ----------- 20-- г.                  Личная подпись ------------------

(Работник, заполняющий личный листок,  обязан о всех последующих изменениях
(образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по
месту   работы   для  внесения   этих   изменений  в  его  личную  карточку
(личное дело). )

---------------------------------------------------------------------------
+------------------+-----------------+------------------+-----------------+
-------------------+-----------------+------------------+------------------

ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров

Фамилия ___________________________________________________________________
Имя _______________________________________________________________________
Отчество __________________________________________________________________

I. Данные о работе после заполнения личного листка

----------------------------------------------------------------------------
¦ Должность с¦Местонахождение¦  Число, месяц, год ¦         Решение        ¦
¦  указанием ¦  учреждения,  +--------------------+------------------------+
¦наименования¦  организации, ¦          ¦         ¦           ¦            ¦
¦ учреждения,¦  предприятия  ¦вступления¦ ухода с ¦     об    ¦     об     ¦
¦организации,¦ (город, район,¦     в    ¦должности¦утверждении¦освобождении¦
¦ предприятия¦ область, край,¦ должность¦         ¦ работника ¦  работника ¦
¦            ¦  республика)  ¦          ¦         ¦           ¦            ¦
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
+------------+---------------+----------+---------+-----------+------------+
-------------+---------------+----------+---------+-----------+-------------

II.

Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами, взыскание, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов.)

1. Записи о награждении орденами и медалями

---------------------------------------------------------------------------
¦   Когда награжден   ¦  За что награжден  ¦ Название ордена, ¦ Основание ¦
¦ (число, месяц, год) ¦                    ¦      медали      ¦   записи  ¦
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
+---------------------+--------------------+------------------+-----------+
----------------------+--------------------+------------------+------------

2.

Записи о наложении и снятии взысканий
---------------------------------------------------------------------------
¦    Дата   ¦    Кем    ¦  За что ¦  Какое  ¦Основание¦  Когда  ¦Основание¦
¦  (число,  ¦  наложено ¦(сущность¦ наложено¦  записи ¦взыскание¦  записи ¦
¦месяц, год)¦ взыскание ¦  дела)  ¦взыскание¦         ¦  снято  ¦         ¦
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
+-----------+-----------+---------+---------+---------+---------+---------+
------------+-----------+---------+---------+---------+---------+----------

3. Записи об изменениях в остальных учетных признаках работника

---------------------------------------------------------------------------
¦   Дата происшедшего изменения  ¦ Характер изменения ¦  Основание записи ¦
¦       (число, месяц, год)      ¦                    ¦                   ¦
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
+--------------------------------+--------------------+-------------------+
---------------------------------+--------------------+--------------------

Личное дело   ¦    Личное дело   ¦    Личное дело   ¦    Личное дело
проверено    ¦     проверено    ¦     проверено    ¦     проверено
¦                  ¦                  ¦
"__" _____ 20__ г. ¦"__" _____ 20__ г.¦"__" _____ 20__ г.¦"__" _____ 20__ г.
¦                  ¦                  ¦
Подпись __________¦Подпись __________¦Подпись __________¦Подпись __________

Источник - "Секретарь руководителя. Универсальный справочник", "Альфа-Пресс"

Где хранится личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров (образец)

Личным листком по учету кадров называют такой документ, где содержатся разного рода биографические и личностные сведения о сотрудниках той или иной компании. Этот листок включается в их личное дело наряду с другими документами, касающимися работника.

Личный листок по учету кадров своим видом очень напоминает которая заполняется во время взятия на должность. Но они отличаются тем, что личный листок нужен уже после устройства на работу и содержит фото работника форматом 4х6 см.

Скачать заполненный образец личного листка по учету кадров можно ниже.

Итак, личный листок должен быть заполнен сотрудником собственноручно и подается всего лишь в единственном экземпляре. Здесь не допускается каких-либо помарок или исправлений. Для заполнения всех полей понадобится информация из паспорта, военного билета (для мужчин), трудовой книжки, образовательных документов и т. д.

В силу того, что такой документ является личным, он удостоверяет права и личность заполняющего, а также его положение в обществе и должностные обязанности. При этом стоит понимать, что каждый вопрос личного листка предвидит исчерпывающие ответы. Так здесь нельзя отвечать «да» или «нет», а также нельзя ставить прочерк.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Если говорить более конкретно о полях с вопросами, то свое имя, отчество и фамилию сотрудник должен писать полностью. При этом дату рождения нужно подавать в виде цифр. А вот место рождения нужно писать в той форме, каким оно было на время рождения сотрудника.

Строка с информацией о гражданстве просто должна включать название страны. А вот со строкой под названием «образование» уже немного сложнее. Так, здесь требуется указать степень образования заполняющего в соответствии с действующим законом. В таком личном листке нужно также перечислить языки, которыми владеет сотрудник, включая и владение государственным языком. Вдобавок здесь указывается и уровень владения ими.

После этого заполняется поле «Ученая степень», где осветляется наличие присвоенной степени или же звания.

Поле под названием «Какие имеете труды и изобретения» предвидит перечисление всех трудов с указанием из выходных данных, а также запатентованных изобретений. Бывает так, что на перечисление всех трудов в личном листке по учету кадров не хватает отведенного места, тогда все нужно оформить на отдельном листке бумаги.

После этого на документ нужно наклеить соответствующую фотокарточку. Далее составитель листка должен подписать его и указать текущую дату. После этого в документ уже не могут быть внесены какие-либо дополнения или изменения.

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Личный листок по учету кадров - первоначальный учетный документ, являющийся основной составляющей личного дела. В большинстве случаев личные дела создаются на работников руководящих должностей и специалистов. Личный листок состоит из информации, которая необходима работодателю в процессе принятия решения о составлении трудового договора с потенциальным сотрудником.

Содержит также список вопросов, касающихся биографии работника, его образования, исполняемой им работы с начала трудовой деятельности, поездок за границу, наличия правительственных наград, воинской обязанности, семейного статуса, места проживания, данных паспорта и прочее.

Личный листок учета кадров самолично заполняется потенциальным работником, на весь перечень вопросов необходимо предоставить исчерпывающие письменные ответы без пропусков, исправлений, сокращений и помарок.

При возникновении отрицательного ответа, в ходе заполнения личного листка, его следует записывать без повтора вопроса (ученая степень - не имею).

Заполнение документа

В личном листке учета кадров ответы на представленные вопросы необходимо давать в полном сходстве с записями, содержащимися в личных документах. В процессе заполнения применяются документы:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • военный билет (при наличии).

А также документы, подтверждающие:

  • уровень образования;
  • наличие наград;
  • какие-либо изобретения;
  • ученые степени и иные привилегии.

Пункт «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» наделен особым, важным значением. Его необходимо заполнять на основе записей трудовой книжки. Если трудовой стаж был прерван по тем или иным причинам, их также необходимо описать (учеба, болезнь).

Образец заполнения листка

В личном листке учета кадров предусмотрено место для фото работника. Личный листок заверяется подписью сотрудника организации.

Одновременно с личным листком учета кадров употребляется подобная учетная форма - анкета, содержащая более расширенные вопросы по отдельным пунктам, например, причины изменения фамилии. Помимо этого, анкета подлежит подписанию сотрудниками кадровой службы только после сопоставления указанных данных с личными документами работника.

Изменения относительно работника, произошедшие уже после составления личного листка учета кадров, вносятся в предусмотренное для подобных случаев Дополнение к листку. Оно включает такие пункты, как фамилия, имя, отчество, а также две табличные формы.

Первый раздел заполняется сведениями о движениях по службе, о датах поступления и ухода с должности, о решениях об утверждении и освобождении работника.

Второй раздел предназначен для изменений иных учетных признаков (о награждениях, наложениях взысканий и т. д.).

Каждое изменение, указанное в Дополнении, требует подтверждения соответствующим первичным документом.

Дополнение к личному листку учета кадров должно обязательно содержать отметки об осуществлении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки представляют собой надпись «Личное дело проверено», а также содержат дату и подпись.

Личный листок учета кадров - это проверенный документ, содержащий сведения о работнике и создающий первичную базу данных о сотрудниках организации.

(Размер: 69,5 KiB | Скачиваний: 5 492)

Личный листок по учету кадров оформляется на каждого вновь принятого сотрудника. Впоследствии он прикладывается к личному делу и при необходимости пополняется новыми сведениями. При этом обязанности работодателя вести этот документ законодательно не установлено, но зачастую его оформление – в интересах самой компании. Благодаря ему можно быстро уточнить всю ключевую информацию об образовании, профессиональных навыках, достижениях сотрудника. Образец документа, а также правила его составления описаны ниже.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Документ относится к личному делу сотрудника и хранится в течение всего времени его работы вплоть до увольнения. Заполняется самим сотрудником в первые дни после трудоустройства. В большей степени листок нужен для руководства компании, чтобы в нужный момент получить любую информацию о сотруднике:

  1. Его личные данные, имеющие значение для работы (возраст, семейное положение и др.).
  2. Сведения об образовании, ученой степени.
  3. Данные о возможном переобучении.
  4. Информация о местах работы, которые он занимал до этого.
  5. Прочие важные сведения (например, период и цель пребывания за границей).

Какую информацию должен предоставить сотрудник

С помощью листка уполномоченные лица могут довольно быстро ознакомиться с краткой характеристикой человека, чтобы принять соответствующее решение – о повышении, направлении в командировку, увольнении и т. п. Это особенно удобно на больших предприятиях, где работает несколько тысяч, десятков тысяч человек, и у руководства нет физической возможности запомнить каждого коллегу «в лицо».

При этом по каждому заполненному разделу лучше иметь соответствующее документальное подтверждение – трудовая книжка, диплом, паспорт и другие документы. Важно понимать, что работник не обязан раскрывать о себе некоторые виды информации. Он может предоставить только те данные, которые непосредственно связаны с его профессиональными навыками, уровнем образования, что имеет значение для данной должности.

Однако при приеме в некоторые государственные учреждения, ведомства, спецслужбы гражданин обязан предоставить всю информацию, которая запрашивается в анкете. В таком случае отказ в раскрытии данных или предоставление ложных, неточных сведений не позволит сотруднику трудоустроиться на желаемую должность.

Образец и правила составления документа

Законодательство не содержит никаких требований к бланку, поэтому компания может разработать любую форму, в которую включить необходимые разделы – о профессиональных навыках, увлечениях, дополнительных умениях и т. п. Обычно документ составляется по принципу анкеты на 1-2 страницах. Он заполняется лично сотрудником в рукописном, печатном или электронном виде и общем случае состоит из таких разделов.

Личные данные и фото

При трудоустройстве сотрудник предоставляет несколько цветных или черно-белых фото формата 3*4 см для использования их в служебных документах. Одно из этих фото вклеивается в правый верхний угол листка, при необходимости ставится печать компании, заходящая на уголок фотографии.

  • дату рождения и населенный пункт;
  • гражданство/подданство.

Сведения об образовании

Этот пункт также подлежит обязательному заполнению, поскольку уровень и направление образования имеет значение для любой компании. Данные вносятся на основе диплома или аттестата, другого документа об образовании:

  • название учреждения;
  • годы обучения;
  • факультет, освоенная специальность и т.п.;
  • отметка, с какого курса ушел студент (при возникновении соответствующей ситуации).

Также необходимо заполнить поле с уровнем владения иностранным языком, наличием/отсутствием ученой степени либо звания, данные о научных изобретениях, выданных патентах, интеллектуальных правах. Все сведения подтверждаются оригиналом документа об образовании, с которого работодатель может снять копию.

Сведения о трудовом стаже

Места работы перечисляются в обратном порядке с указанием компании, ее сферы деятельности, должности, даты начала и окончания работы, а также причине увольнения (аналогично резюме).

Дополнительная информация

При необходимости компания может запросить и дополнительные сведения:

  • хобби, увлечения;
  • владение автомобилем, наличие прав и их категория;
  • данные о пребывании за границей;
  • участие в выборных органах;
  • наличие государственных/ведомственных наград и др.

При составлении документа можно ориентироваться на такой образец.


Как вносить изменения

В будущем могут возникнуть ситуация, при которой сведения в рассматриваемом документе утратят свою актуальность (смена адреса, фамилии, получение дополнительного образования и т. п.). В таком случае сотрудник должен незамедлительно (за 2-3 рабочих дня) уведомить работодателя (устно или письменно) об этих изменениях.

Сотрудник отдела кадров снова выдает пустой бланк листка учета кадров, куда работник самостоятельно дописывает нужные сведения. Старые данные удаляются либо зачеркиваются.

Трудовое законодательство Российской Федерации строго регламентирует любые вопросы, связанные с документооборотом в кадровом производстве. Личные листки по учёту кадров не входят в число обязательных спутников компаний. Но они помогают оптимизировать работу персонала, сделать её более эффективной.

Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.

Фактически, для заполнения листка сведения просто переписываются из одного места в другое.

О бланках и формах для личного листка

Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.

Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.

Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.

Как быть с дополнениями?

Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.

Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите статью и вы решите все свои вопросы.

Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.

Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.

Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.

Дополнительные правила по заполнению

Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.

Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете

Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.

Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.

Место расположения и хранения документа

К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.

Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.

Какие ещё есть правила оформления?

Список научных трудов вместе с изобретениями можно составить на отдельном листке, если личного листка учёта не хватает для решения этого вопроса. И сделать соответствующую запись о том, что в одном из приложений содержится полный перечень.

Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в статье.

По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.


Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.

Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.

Сами личные дела хранятся на протяжении максимум 75 лет, хотя у самого листка подобные крайние сроки отсутствуют. И они никак не влияют на определение крайних дат для других документов, входящих в личное дело.

Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.

Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.

Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.

Регистрация подобных документов проводится всего один раз. Поступающие оформляются в день, когда они заполняются. Для создаваемых датой регистрации будет день утверждения или проставления подписи. Не требуется повторных регистраций, даже если документ переходит от одного подразделения к другому.

Статья расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.

В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.

Только благодаря грамотному учёту даже личные листки обладают юридической силой. Главное – учитывать организацию труда на том или ином конкретном предприятии.

Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео:

Учетные листы в отделе кадров. Личный листок по учету кадров.

Бланк и образец заполнения

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.


Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.


Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.


В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.


Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Глава 43 Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – один из документов унифицированного первичного учета персональных данных сотрудника. Указанный документ оформляется каждым сотрудником при приеме на работу и включает персональные данные, на основании изучения которых (в том числе в составе других документов, представленных сотрудником) работодателем принимается мотивированное решение о приеме на работу (отказе в приеме на работу).

На сотрудников, принятых на работу, личный листок по учету кадров в дальнейшем ведется службой персонала (отделом кадров), при этом сотрудники обязаны своевременно сообщать работодателю об изменениях в персональных данных .

Пример документа представлен ниже.

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

7. Какими иностранными языками владеете _ английским – читаю и могу объясняться

_______________________________________

(Читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание _ не имею _________________________

___________________________________________________________.

9. Какие имеете научные труды и изобретения _ не имею _______________

___________________________________________________________.

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству). При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

11. Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)

12. Участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органах

13. Какие имеете правительственные награды _ не имею _______________

(когда и чем награждены)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _ военнообязанный ,

_ подполковник запаса ___________________________________________.

Состав _ командный _______________. Род войск _ инженерные войска .

15. Семейное положение в момент заполнения личного листка (перечислить

членов семьи с указанием возраста) _________________________________

_____________________________________________________________

__Женат. Жена – Марина Максимовна, 1960 г. р., дочь – Марина Борисовна, 1985 г. р., сын – Василий Борисович, 1990 г. р.

_________________________.

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

___________________________________________________________.

16. Домашний адрес: 144010, Московская область, г. Электросталь, ул. Западная, д. 15

__________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

______________________________________________________________.

(Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т. п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личную карточку (личное дело).)

ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров

II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами, взыскание, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов.)

1. Записи о награждении орденами и медалями

2. Записи о наложении и снятии взысканий

Из книги О проценте ссудном, подсудном, безрассудном. Хрестоматия современных проблем «денежной цивилизации». автора Катасонов Валентин Юрьевич

Из книги Как уцелеть среди акул автора Маккей Харви

Урок 6 Как только вы вносите личный элемент в свое деловое предложение, люди начинают реагировать на этот личный элемент, а не на само

Из книги Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета автора Кондраков Николай Петрович

6. 6. Элементы учетной политики по учету расчетов по налогу на прибыль и по принятию к учету государственной помощи Основными элементами учетной политики по указанным объектам учета являются: порядок формирования информации о постоянных и временных разницах; порядок

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

Глава 11. Учет кадров предприятия Все документы по учету кадров предприятия можно вызвать из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Кадровые перестановки» (интерфейс «Полный»).Документы собраны в журнале документов «Журнал документов кадрового учета». В журнале

автора

Глава 12 Личный финансовый план Будут или нет достигнуты финансовые цели, во многом зависит от того, как они спланированы.План достижения любой вашей финансовой цели называется финансовым планированием. И если вы действительно хотите чего-то достичь, вы должны подумать о

Из книги Библия личных финансов автора Евстегнеев Александр Николаевич

Глава 10 Личный финансовый кризис Бывают периоды, когда глобальный кризис еще впереди или уже позади, экономика процветает, прогнозы экспертов оптимистичны… Казалось бы, живи да радуйся. Но не у всех людей есть причины для радости в одно и то же время.Есть люди, которые

Из книги Основы кибернетики предприятия автора Форрестер Джей

Глава 17 ДИНАМИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА РУКОВОДЯЩИХ КАДРОВ При динамическом моделировании предприятие рассматривается как сложная система. Само по себе моделирование дает ту научную Основу, вокруг которой группируются объекты управления. В математических

Из книги Личные деньги: Антикризисная книга автора Пятенко Сергей

Глава 6 Личный финансовый риск-менеджмент Как застраховать свою жизнь, если вам цены нет? А. Морозов, российский композитор Человеку, у которого нет денег, трудно остаться порядочным. Б. Франклин, американский государственный деятель Не тратьте деньги с умом, он вам может

автора Пономарева Наталья Г.

Личный листок учета кадров (образец)

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

Листок исправлений (образец заполнения)

Из книги Теория статистики автора Бурханова Инесса Викторовна

49. Структура кадров и коэффиценты, определяющие состояние кадров предприятия Весь персонал предприятия подразделяется на категории: рабочие, служащие, специалисты и руководители.Рабочие подразделяются на основных и вспомогательных.Их соотношение – это аналитический

Из книги Мировая кабала. Ограбление по… автора Катасонов Валентин Юрьевич

Из книги Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте автора Коллектив авторов

2. Листок хода стандартных операций Заполнив приведенную на следующей странице таблицу, можно рассчитать время такта на основе требуемого дневного объема производства и часов работы. Затем нужно определить последовательность работ для каждого рабочего в этих

автора Трейси Брайан

Глава 1 Разработайте личный стратегический план действий Лелейте свои мечты, это дети вашей души, это проекты ваших высочайших достижений. Наполеон Хилл Пробовали ли вы в последние полгода сформулировать для себя конкретные цели в карьере или бизнесе? Если вы поставили

Из книги Технология достижений [Турбокоучинг по Брайану Трейси] автора Трейси Брайан

Глава 20 Создайте свой личный бренд Быть первоклассным водителем грузовика более приятно и достойно, чем третьеразрядным руководителем. Берти Форбс Есть ли у вас сознательно созданный личный бренд, точно отражающий ваши нынешние достоинства или достоинства человека,

Из книги Дизайн интерьера автора Митина Наталия

Личный листок по учету кадров - одна из первичных бумаг, позволяющая получить анкетные данные человека. Образец заполнения можно скачать бесплатно.

Трудоустройство нового сотрудника подразумевает оформление множества сопутствующей документации. Личный листок по учету кадров - одна из первичных бумаг, позволяющая получить анкетные данные человека. Практика составления обсуждаемого акта применяется во многих учреждениях. Заполненный соискателем личный листок по учету кадров позволяет работодателю получить первоначальное представление о кандидате на работу. Образец заполнения обсуждаемого локального листка, можно скачать по прямой ссылке без каких-либо ограничений.

Рассматриваемая карточка оформляется в свободной форме по предлагаемому бланку работодателя. Как таковых сложностей в ее составлении не возникает. При внесении сведений в пустые графы следует внимательно писать каждую цифру и букву, чтобы не переписывать бумагу несколько раз. Личный листок по учету кадров часто содержит вопросы для соискателя. Личные реквизиты, место жительства, образование, предыдущие места деятельности, практика и иные сведения. На поставленные вопросы нужно отвечать подробно, а в случае отрицательного ответа можно поставить прочерк.

Обязательные пункты, составляющие личный листок по учету кадров

:
  • Наименование, дата составления, номер;
  • ФИО, пол, место рождения, национальность, образование;
  • Личный листок по учету кадров должен содержать информацию о владении иностранными языками, практике трудовой деятельности;
  • Учет воинской обязанности для мужчин, семейное положение;
  • Адрес проживания и регистрации, паспортные реквизиты;
  • Подпись, расшифровка.
Часто в индивидуальный листок вклеивается фотография кандидата. Стороны могут внести в личный листок по учету кадров и другую информацию, если это необходимо. Как правило, карточка заполняется самим соискателем в кабинете отдела кадров. Иногда, соискатель заблаговременно направляет резюме работодателю. Специалисты делопроизводства заблаговременно подготавливают документацию, в случае, когда решение о трудоустройстве человека на должность почти решено.

Страница не найдена

Согласие на обработку персональных данных

Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку моих персональных данных АНО ДПО "ИНСТИТУТ СОВРЕМЕННОГО ОБРАЗОВАНИЯ" (ОГРН 1143600000290, ИНН 3666999768), зарегистрированным в соответствии с законодательством РФ по адресу:
УЛ. КАРЛА МАРКСА, ДОМ 67, 394036 ВОРОНЕЖ ВОРОНЕЖСКАЯ ОБЛАСТЬ, Россия (далее по тексту - Оператор). Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу.
Настоящее Согласие выдано мною на обработку следующих персональных данных:
- Телефон.

Согласие дано Оператору для совершения следующих действий с моими персональными данными с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
Данное согласие дается Оператору для обработки моих персональных данных в следующих целях:
- предоставление мне услуг/работ;
- направление в мой адрес уведомлений, касающихся предоставляемых услуг/работ;
- подготовка и направление ответов на мои запросы;
- направление в мой адрес информации, в том числе рекламной, о мероприятиях/товарах/услугах/работах Оператора.

Настоящее согласие действует до момента его отзыва путем направления соответствующего уведомления на электронный адрес [email protected] В случае отзыва мною согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27. 06.2006 г.

Образец формы записи личных данных

Если вам нужно создать образец документа формы записи личных данных, обязательно сделайте это с должной осторожностью. Ваша преданность делу и профессиональное отношение будут отражены в мельчайших деталях созданного вами Образца формы записи личных данных.

Если документ имеет несоответствующую структуру или вы упускаете какую-то важную информацию, ваш шаблон может не соответствовать общепринятым стандартам для создания Образца формы записи личных данных.

Выше вы найдете образец документа формы записи личных данных, который мы предлагаем вам использовать. Конечно, вы должны изменить и заполнить его исходной и правильной информацией при создании своей собственной версии. Помните, что нельзя пропускать ни один из предоставленных элементов.

Вы можете создать документ с нуля или загрузить и изменить образец формы записи личных данных на свое устройство.Если образец формы записи личных данных заполнен во всех деталях, вы произведете хорошее впечатление на всех, кто его читает. Если вы ни в чем не уверены, попробуйте найти аналогичный образец документа «Образец формы записи личных данных» на нашем веб-сайте и сравните его с вашей версией.

Помните, что мы не даем никаких гарантий, что предоставляемые нами формы являются на 100% правильными и соответствуют последним требованиям к документам формы сотрудника.

Если вы собираетесь отправить образец документа формы записи личных данных в важное учреждение, рекомендуется проконсультироваться с кем-нибудь, имеющим опыт создания документов такого типа. Вы можете скачать образец формы записи личных данных в DOC | Формат PDF с нашего сайта.

Как использовать образец формы записи личных данных?

Скачать образец формы записи личных данных

Наши формы сотрудника обычно бывают разных форматов.Сначала загрузите образец файла формы записи личных данных в интересующем вас формате. Его размер составляет всего 67 КБ. Самый простой способ отредактировать их - в формате DOC / DOCX или XLS. Формы формы сотрудника, доступные в формате PDF, обычно можно заполнить в соответствующей программе, например Adobe Reader.

Заполните образец формы записи личных данных, указав соответствующие данные

Не забудьте заполнить все необходимые поля. Вы можете сделать это с помощью загруженного образца формы записи личных данных или создать свой собственный документ на основе нашего шаблона формы сотрудника.После завершения еще раз проверьте, что все обязательные поля документа Образец формы записи личных данных были заполнены вами.

Убедитесь, что в образце формы записи личных данных есть все обязательные поля.

Помните, что шаблоны документов, включая образец формы записи личных данных, доступные на GetForms.org, в основном были отправлены пользователями или загружены из общедоступных источников. Поэтому мы не можем гарантировать, что образец формы записи личных данных соответствует применимым стандартам. Перед использованием формы сотрудника убедитесь, что в ней есть вся необходимая информация. Вы получите самую достоверную информацию:

  • в государственном учреждении, в которое вы хотите отправить образец формы записи личных данных
  • в учреждении, которое требует предоставления образца формы записи личных данных
  • у клиента / поставщика услуг, которому нужен образец формы записи личных данных
  • с лицом, с которым вы заключаете какую-либо сделку в отношении образца формы записи личных данных
  • у юриста
Отправить / отправить / подписать образец формы записи личных данных

Только после анализа и ознакомления с содержанием Образца формы записи личных данных примите решение о ее окончательном использовании.Команда GetFroms.org не несет ответственности за какие-либо ошибки или недостатки в содержании Образца формы записи личных данных.

Скачать

Как создать документ на случай чрезвычайной ситуации, чтобы держать своих близких в курсе, если худшее дойдет до худшего

Если бы вас сегодня сбил автобус или вы были выведены из строя по иным причинам, ваши близкие смогли бы быстро найти вас? важная информация или умеете вести дела? Многие из нас отлично управляют своими финансами, но наши системы ведения документации могут быть неочевидны для членов семьи или друзей, которым может потребоваться немедленный доступ к ним во время чрезвычайной ситуации.Вот пошаговое руководство по организации вашей жизненно важной информации, чтобы ее можно было удобно и безопасно получить при необходимости.

Цель: составной документ или папка со всей важной информацией

Возможно, самым простым способом создания централизованного документа или набора файлов было бы создание электронной таблицы Google, которой вы могли бы поделиться с семьей и друзьями и регулярно обновлять. Именно для этой цели мы создали базовый шаблон Master Information Kit. В электронной таблице есть запросы на указанную ниже информацию, но вы можете настроить ее в соответствии с вашими конкретными потребностями.Чтобы использовать шаблон для себя, в Документах Google выберите «Файл»> «Сделать копию ...», чтобы сохранить его в своей учетной записи Google (убедитесь, что для вашей версии параметров общего доступа к документу восстановлено значение по умолчанию «Личное»).

Обновление : из-за высокой посещаемости шаблона Документы Google показывают его только в виде списка, что делает невозможным копирование. У этого заархивированного файла есть загружаемые версии в форматах PDF, XLS и ODS. Вы по-прежнему можете импортировать их в свою учетную запись Google Docs.

G / O Media может получить комиссию

На самом деле существует всего несколько шагов для настройки этого органайзера: сбор ваших записей, безопасный обмен ими и их обновление.Следуйте инструкциям, и вы сможете настроить свой комплект в кратчайшие сроки - и немного дополнительного спокойствия.

Шаг 1: Соберите свои жизненно важные записи и храните их в основном информационном комплекте

Наиболее важные личные записи : Во-первых, есть несколько документов, которые вы, очевидно, должны хранить в безопасном месте (в пожарном сейфе или сейфе. ):

  • Карточка социального обеспечения
  • Свидетельство о рождении
  • Паспорт
  • Любые другие официальные документы, которые трудно заменить

Отсканируйте эти предметы, чтобы вы могли также иметь их цифровую запись.Если вы зашифруете цифровые файлы, например, с помощью одного из наших любимых инструментов шифрования TrueCrypt, вы даже можете загрузить их в Google Docs и поделиться файлами со своими близкими (запишите их в электронной таблице).

Вы также захотите добавить в свой набор записей на случай чрезвычайных ситуаций:

  • Контактная информация : Ваша контактная информация и информация для контактов на случай чрезвычайных ситуаций. Сюда входят ваши ближайшие родственники, исполнители завещания и работодатели.
  • Завещание и медицинские предписания : Добавьте копию вашего завещания / доверительного управления и медицинского письма с инструкциями (оригиналы храните у своего законного представителя).Для этого вы можете загрузить PDF-файл в Google Docs.
  • Страхование : Контактная информация и номера полисов домовладельцев, автомобильных, медицинских, страховых агентов / брокеров и других страховых агентов / брокеров
  • Финансовые счета : Информация о банковских, инвестиционных и кредитных картах / ссудных счетах, включая названия организаций, номера телефонов и номера счетов
  • Медицинские карты : Записи о прививках, аллергии, диетические ограничения, лекарства, медицинские / хирургические процедуры
  • Информация о домашних животных : Описание каждого домашнего животного, контактная информация ветеринара и любые важные медицинские записи
  • Собственность : Информация об автомобиле, документы / документы о покупке дома и другие предметы домашнего обихода.

Опять же, скорректируйте свою актуальную информацию. Наша электронная таблица Master Information Kit включает отдельные листы для большей части этой информации, поэтому просто сделайте копию таблицы (Файл> Сделать копию) и начните заполнять ее по частям.

Шаг 2: Экспорт информации об учетных записях

Пароли учетных записей : Для информации для входа в важные учетные записи лучше , а не , чтобы сохранить ваши учетные записи в онлайн-документе, подобном этому.Вместо этого вы можете экспортировать свои логины из менеджеров паролей, таких как Keepass, LastPass или 1Password, в файл CSV, а затем зашифровать его, чтобы им можно было безопасно поделиться. Наш шаблон электронной таблицы включает лист, специально предназначенный для описания вашего метода хранения этих файлов - расположения ваших жизненно важных документов и любых паролей, необходимых для их обнаружения.

Шаг 3. Поделитесь своим основным информационным комплектом и важными документами

Таблицу Google Docs легко отправить. После того, как вы заполнили свою версию электронной таблицы, нажмите кнопку «Поделиться», и вы сможете отправить электронное письмо людям, которым вы хотите иметь возможность просматривать или редактировать документ.(Подумайте о людях, которых вы также могли бы рассмотреть для экстренных случаев.)

Для ваших зашифрованных файлов, таких как логины, упомянутые выше, вы можете загрузить их в Google Docs, сохранить на зашифрованном USB-накопителе или использовать что-то вроде Dropbox. Сообщите получателям свой пароль шифрования, но из соображений безопасности позвольте им записать только подсказку к паролю. Например, место для отпуска 2010 + день рождения питомца + среднее имя моего любимого певца. Кроме того, если вы используете Dropbox, не забудьте сначала зашифровать конфиденциальную информацию.Зашифрованный zip-файл кажется идеальным решением.

Шаг 4. Регулярно обновляйте свой документ «Все».

Вам нужно будет обновлять свои файлы / книгу основных записей при обновлении учетных записей.
Подобно составлению плана действий в чрезвычайных ситуациях или 72-часового набора на случай чрезвычайных ситуаций, этот основной информационный комплект необходимо будет регулярно переоценивать - рассмотрите возможность делать это не реже одного раза в год (например, в налоговое время, когда вы уже просматриваете все свои счета) или, еще лучше, ежеквартально.

Установите напоминание в своем календаре, чтобы не забыть.Когда вы получите напоминание, не ждите - просто быстро просмотрите элементы в своем документе и, если что-то изменилось, обновите его. В противном случае вы потеряли всего пару минут своего дня на очень хорошее завершение.

Дополнительные ресурсы для создания основного информационного пакета

Если вы, например, пользователь Quicken, у вас может быть доступ к Emergency Records Organizer, встроенному в программу, который может скомпилировать ваши аварийные документы на основе информации, которую вы вставил Quicken. Он должен быть в меню «Property & Debt» или вы можете найти программу в папке Quicken в Program Files.

Бесплатная Большая книга всего Эрика Дьюи - это очень тщательный органайзер для всех ваших дел, с заполнителями для записи ваших банковских счетов, страховых полисов, налоговых отчетов и многого другого. 44-страничная Большая книга всего доступна в формате PDF или Excel.

Есть также несколько органайзеров личных документов в версии мертвого дерева, например, For the Record с той же целью, если вам нужна предварительно распечатанная книга.

G / O Media может получить комиссию

Наш шаблон аварийных документов (zip-файл) - это упрощенная версия для наиболее важной информации, предназначенная для публикации в Документах Google (или загрузки и сохранения).

Какой бы метод вы ни выбрали, хранение всей важной информации в одном легкодоступном месте может быть комфортным как для вас, так и для ваших близких.

Есть ли у вас где-то организована вся важная информация или советы по созданию этого «всего документа»? Дайте нам знать об этом в комментариях.


Вы можете подписаться на Мелани Пинола, автора этого сообщения, или связаться с ней в Twitter.

Идентификация записей, неучтенных материалов и личных документов

Записи

Что такое федеральные записи? Как определено в 44 U.S.C. 3301:

A) включает в себя всю записанную информацию, независимо от формы или характеристик, сделанную или полученную федеральным агентством в соответствии с федеральным законом или в связи с транзакциями государственного бизнеса и сохраненную или подходящую для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства организация, функции, политика, решения, процедуры, операции или другие виды деятельности правительства Соединенных Штатов или из-за информационной ценности содержащихся в них данных; и

(B) не включает:
(i) библиотечные и музейные материалы, созданные или приобретенные и сохраненные исключительно для справочных или выставочных целей; или
(ii) дубликаты записей сохраняются только для удобства.

Это юридическое определение содержит несколько важных терминов и фраз, требующих дальнейшего объяснения:

  • «Записанная информация» включает все традиционные формы записей, независимо от физической формы или характеристик, включая информацию, созданную, обработанную, переданную или хранимую в цифровой или электронной форме.
  • «Независимо от физической формы или характеристик» означает, что носитель может быть бумагой, пленкой, диском или другим физическим типом или формой. Это также означает, что способ записи может быть ручным, механическим, фотографическим, электронным или любой комбинацией этих или других технологий.
  • «Сделано» означает процесс создания и записи информации сотрудниками агентства, независимо от используемого метода или носителя. Такая записанная информация обычно распространяется среди других или помещается в файлы, доступные для других.
  • «Получено» означает прием или сбор документальных материалов сотрудниками агентства:
    • Независимо от того, кто создал материалы, будь то сотрудники агентства или других агентств, частные лица, государственные должностные лица, подрядчики, правительственные грантополучатели или другие лица.
    • Независимо от того, как материалы были переданы, будь то напрямую создателем или косвенно через мессенджер, почту, электронные средства или каким-либо другим способом.
    • В этом контексте термин «полученный» не относится к неправильно направленным материалам. Это может относиться или не относиться к предоставленным или конфискованным материалам. Вопрос о праве собственности государства на предоставленные или конфискованные материалы зависит от условий хранения и использования агентством и, следовательно, должен быть передан юрисконсульту за консультацией.
    • «Сохранено» означает регистрацию, хранение или любой другой метод систематического ведения документальных материалов агентством, даже если эти материалы еще не были поданы или были временно удалены из существующих систем хранения.
    • «Подходит для сохранения» означает подходящую для хранения, хранения или другого систематического обслуживания агентством, независимо от каких-либо несоответствий в официальных политиках и методах ведения документации агентства.

Таким образом, юридическое определение включает три ключевых момента:

  • Записи создаются или принимаются федеральным агентством либо для соблюдения закона, либо для ведения общественной деятельности.В результате они принадлежат правительству, а не частным лицам, и их правовое распоряжение зависит от предварительного одобрения архивариуса Соединенных Штатов.
  • Записи сохраняются или должны сохраняться, поскольку они представляют собой свидетельства или содержат ценную информацию. Они документируют организацию, функции и деятельность агентства или людей, места, вещи или вопросы, которыми занимается агентство.
  • Записи сильно различаются по своей физической форме или характеристикам. Они могут быть бумажными, электронными, аудиовизуальными, микроформами или другими носителями.

Следует также уделять внимание рабочим файлам или рабочим документам из-за сложности определения статуса записи. Обычно рабочие файлы дел представляют собой записи, потому что их обычно нужно систематизировать и поддерживать в течение определенного периода времени. Другие вероятные категории записей включают рабочие файлы, используемые при подготовке отчетов или исследований, и предварительные проекты политических документов, распространяемых для комментариев. Напротив, предварительные проекты, не разосланные для комментариев, с большей вероятностью будут незарегистрированными материалами.

Нерегистрируемые материалы
Программа распоряжения агентством также должна включать управление неучтенными материалами, поскольку их объем может превышать объем записей. Эти документальные материалы, принадлежащие правительству США, исключены из юридического определения записей (44 U.S.C.3301) либо из-за несоблюдения общих условий статуса записи, которые уже были описаны, либо из-за того, что они подпадают под одну из трех конкретных категорий:

  • Дополнительные копии документов сохранены только для удобства пользования.
  • Запасы публикаций и обработанных документов. Однако каждое агентство должно создавать и поддерживать наборы записей обработанных документов и публикаций, включая годовые и специальные отчеты, специальные исследования, брошюры, брошюры, книги, справочники, руководства, плакаты и карты.
  • Библиотечные и музейные материалы, созданные или приобретенные и сохраненные исключительно в справочных или выставочных целях.

На основании этих условий и категорий, специально указанных в законе, к неучтенным материалам относятся:

  • Информационные копии корреспонденции, распоряжений, форм и других документов, в отношении которых не фиксируются или не предпринимаются никакие административные действия.
  • Маршрутные листы и пересылочные листы, не добавляющие никакой информации к той, которая содержится в переданном материале.
  • Тиклер, уточняющие или предварительные копии корреспонденции, при условии, что они являются дополнительными копиями оригиналов.
  • Дубликаты копий документов, хранящихся в одном файле.
  • Дополнительные копии печатных или обработанных материалов, для которых существуют полные наборы записей, такие как текущие и замененные руководства, хранящиеся за пределами офиса, ответственного за ведение набора записей.
  • Каталоги, отраслевые журналы и другие публикации, полученные от других государственных учреждений, коммерческих фирм или частных учреждений, не требующие действий и не являющиеся частью дела, по которому принимаются меры.
  • Физические экспонаты, артефакты и другие материальные предметы, не имеющие доказательной ценности.

Определение того, является ли конкретный документ записью, не зависит от того, является ли он оригиналом или копией. Каждая из нескольких копий одной формы может иметь статус записи, поскольку каждая служит отдельной административной цели и хранится в разных файловых системах.Единый набор публикаций следует обозначать как регистрационный экземпляр, в отличие от копий в других местах или запасов той же публикации.

Управление неучтенными материалами

При обращении с неучтенными материалами следует использовать следующие инструкции:

  • В агентстве только сотрудник отдела документации должен определять статус записи или отсутствия записи после получения любой необходимой консультации от юрисконсульта агентства. Возложение такой ответственности на должностных лиц в штате агентства или на операционном уровне может привести к неправильному использованию метки без учета, ослабить всю программу утилизации и привести к потере ценных записей.
  • Ответственный за записи должен получить рекомендации NARA относительно записи или отсутствия записи в сомнительном файле или типе документа.
  • Когда трудно решить, являются ли определенные файлы записями или нет, ответственным за записи следует обращаться с ними как с записями.
  • Нереализованные материалы не следует помещать в архивы.
  • Нерегистрируемые материалы должны быть уничтожены, когда они больше не нужны для справки. Для уничтожения таких материалов разрешение NARA не требуется.
  • Нерегистрируемые материалы должны быть изъяты из-под контроля правительства США только с разрешения агентства. Агентство должно обеспечить адекватную защиту любой секретной или административно контролируемой информации, содержащейся в таких материалах.

Личные бумаги

Некоторые государственные служащие, особенно руководители, старшие сотрудники, ученые и другие специалисты, накапливают и хранят различные личные документы в офисе. Для хранения личных документов в служебных помещениях и оборудовании агентства может потребоваться одобрение агентства, а также соблюдение федеральных и агентских требований.Если такие личные документы хранятся там, они должны быть четко обозначены как таковые и храниться отдельно от федеральных и других документов.

Личные бумаги - это документальные материалы, принадлежащие физическому лицу, которые не используются для ведения агентской деятельности. Они относятся исключительно к личным и частным делам человека или используются исключительно для его удобства. Они могут ссылаться или комментировать предмет деятельности агентства, при условии, что они не используются для ведения этой деятельности.В отличие от записей и неучтенных материалов, личные документы не принадлежат государству. Некоторые документальные материалы явно носят личный характер и могут быть легко идентифицированы и заявлены как таковые. Категории личных бумаг:

  • Материалы, накопленные физическим лицом до поступления на государственную службу, которые впоследствии не используются для ведения государственных дел. Примеры включают предыдущие рабочие файлы, политические материалы и справочные файлы.
  • Материалы, принесенные или накопленные в офисе, которые не используются для ведения агентской деятельности и относятся исключительно к семейным делам человека, не относящимся к бизнесу, профессиональной деятельности или частным политическим объединениям.Примеры включают семейную и личную переписку, записи волонтеров и общественных работ, литературу профессиональных организаций, рукописи и проекты статей и книг.
  • Рабочие материалы, такие как дневники, журналы, заметки, личные календари и графики встреч, которые не были подготовлены, получены или использованы в процессе ведения агентской деятельности. Хотя эти материалы содержат информацию, относящуюся к работе, они являются личными документами, если заявлены как таковые и служат только личным целям (например,g., в качестве напоминаний и личных наблюдений на рабочие и другие темы). Эту категорию сложнее всего отличить от записей агентства, поскольку в ней содержится информация, связанная с работой.

Определение, являются ли материалы личными документами или федеральными записями
Сотрудники должны помнить, что некоторые материалы, которые выглядят как личные документы, могут оказаться записями агентства. Определение статуса их записей зависит от всех обстоятельств их создания, обслуживания, использования и удаления.

При определении того, являются ли определенные документальные материалы записями, федеральные суды разработали руководство, которое может быть изменено, при рассмотрении дел, связанных с Законом о свободе информации (FOIA). Основываясь на текущем прецедентном праве с участием исполнительных органов, значение «ведомости» для целей FOIA шире, чем «записи» согласно 44 Свода законов США. 3301 в отношении таких агентств. Следовательно, документальные материалы, не подпадающие под действие Закона о свободе информации, также не подпадают под законодательное определение «записей» для этих агентств.Следующие темы включают соответствующие вопросы и рекомендации относительно статуса записи документальных материалов, связанных с работой:

  • Создание. Был ли документ создан или получен сотрудником агентства вовремя, с материалами агентства и за счет агентства? В противном случае документ вряд ли будет записью агентства. Если да, то это может быть или не быть записью агентства, в зависимости от других соображений.
  • Содержимое. Содержит ли документ только существенную информацию о деятельности агентства или только информацию о личных вопросах сотрудника? Содержит ли он официальную и личную информацию? Если в документе нет официальной информации, то вряд ли это будет ведомость.Если это так, то его потенциальный статус записи зависит от дополнительных соображений.
  • Назначение. Был ли документ создан для облегчения агентского бизнеса? Если да, то это может быть запись агентства, в зависимости от ее распространения и использования другими сотрудниками агентства. Или он был создан исключительно для личного удобства сотрудника? Если так, то вряд ли это будет рекорд агентства.
  • Распространение. Был ли документ распространен среди других сотрудников с официальной целью? Если да, то это может быть запись агентства.
  • Использование. Действительно ли этот сотрудник или другие лица использовали этот документ для ведения агентской деятельности? Материалы, переданные в агентство для справочного использования, не становятся записями агентства только потому, что они относятся к официальным вопросам или влияют на работу сотрудника. Однако, если сотрудник полагается на такие материалы для ведения агентской деятельности или если другие сотрудники используют их в агентских целях, то материалы, скорее всего, будут записями агентства.
  • Техническое обслуживание. Был ли документ помещен в досье агентства или оставался у сотрудника? Если поместить его в файлы агентства, это, скорее всего, будет запись агентства.В противном случае, возможно, статус записи зависит от других соображений.
  • Распоряжение. Регулирует ли утвержденный NARA график распоряжения документами? Если это так, документ является федеральной записью, а также, скорее всего, будет записью агентства для целей FOIA. Или сотрудник может уничтожить или удалить документ исключительно по своему усмотрению? Если это так, то вряд ли документ будет записью агентства.
  • Контроль. Пыталось ли агентство осуществлять «институциональный контроль» над документом с помощью соответствующих директив по обслуживанию или утилизации? Произошло ли это из-за того, что в первую очередь потребовалось создать документ? Если это так, то, скорее всего, это запись агентства.
  • Сегрегация. Можно ли отделить существенную информацию агентства в документе от какой-либо личной информации? В таком случае официальную часть следует извлечь и поместить в файлы агентства.

Короче говоря, простое местонахождение в агентстве не означает, что материалы являются записями, и само их использование не является решающим для определения статуса записи. Однако материалы обычно приобретают статус записи, когда агентство заявляет о своем контроле, требуя их создания или хранения. Кроме того, документы, созданные в агентстве, не могут считаться личными только потому, что сотрудник может ими распоряжаться.В зависимости от других соображений они могут быть записями или неучтенными материалами и, следовательно, подлежат контролю агентства.

Государственные служащие также склонны накапливать дополнительные копии документов, особенно тех, которые они составили, просмотрели или по которым иным образом действовали. Они могут сохранять и удалять эти копии с одобрения агентства, если такие действия не налагают административного или финансового бремени или нарушают конфиденциальность, требуемую национальной безопасностью, неприкосновенностью частной жизни и другими интересами, охраняемыми законом.


Связанные ресурсы


Вернуться на главную

Вернуться к предыдущему разделу

Перейти к следующему разделу

Управление персоналом - формы

. Политика .
Академический студент Письмо сотруднику Академические отделы используют этот шаблон, чтобы написать письмо для отправки потенциальным новым сотрудникам.
Отправить: ELR Department
Калифорния Дэвис
Правила доступа для организаций сотрудников в UC Davis Health

Правила, регулирующие использование объектов системы здравоохранения Калифорнийского университета в Дэвисе и доступ к сотрудникам университета организациями сотрудников и их представителями.

UC Davis Health
Отчет о нарушении доступа Отдел заполняет анкету, когда сотрудники организации совершают несанкционированные или противоправные действия.
Отправить: ELR Department
Калифорния Дэвис
Авторизация проверки фона для выпуска информации
(сканирование в реальном времени)
Некоторые должности в UC Davis и UC Davis Health требуют успешной проверки биографических данных в качестве условия приема на работу / назначения. Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Разрешение на проверку анкетных данных для выпуска информационной формы (универсальный) Некоторые должности в UC Davis и UC Davis Health требуют успешной проверки биографических данных в качестве условия приема на работу / назначения. Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Лист проверки биографических данных Для руководителей отделов, чтобы указать причины для проверки биографических данных.
Отправить: менеджеру по найму
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Добровольное переназначение по карьерной лестнице

Эта форма предназначена для запроса о добровольном переводе из клинической медсестры III в категорию клинической медсестры II.
Отправить по адресу: [email protected]

UC Davis Health
Отпуск в связи с катастрофой - Разрешение на выдачу медицинских записей (Приложение A) В случае, если сотрудник пожертвовал отпуск своему коллеге, эта форма позволяет университету опубликовать общее медицинское описание в поддержку запроса сотрудника на экстренный отпуск.
Отправить: начальнику отдела, менеджеру или главному административному сотруднику
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Катастрофический отпуск - Запрос на пожертвования (Приложение B) Форма, с помощью которой сотрудники могут пожертвовать время отпуска своим коллегам, исчерпавшим свои возможности личного отпуска.
Отправить: Сотрудники отдела
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Катастрофический отпуск - Форма пожертвования (Приложение C) Форма, с помощью которой сотрудники, желающие пожертвовать накопленный отпуск своим коллегам, исчерпали свои собственные возможности отпуска.
Отправить: начальнику отдела, менеджеру или главному административному сотруднику
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Уведомление о жестоком обращении с детьми

Сотрудники должны подписать это заявление, если их обязанности требуют прямого контакта с детьми и присмотра за ними.
Отправить: Координатору по адаптации

Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Запрос на пересмотр классификации Завершить, чтобы запросить пересмотр классификации.
Отправить: Департамент компенсаций - Аналитик по компенсациям
UC Davis Health

Форма уведомления о компенсационном сроке (подразделение CX)

(только кампус Дэвиса)

Позволяет сотрудникам отдела канцелярских и смежных услуг (CX) выбирать способ получения компенсации за сверхурочную работу.
Отправить: оригинал руководителю, копия сотруднику

Для всех сотрудников UC Davis Health, супервайзеры и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (Начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений.Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.

Калифорния Дэвис

Форма уведомления о компенсационном сроке (EX Unit)

(только кампус Дэвиса)

Позволяет сотрудникам Технического отдела по уходу за пациентами (EX) выбирать способ получения компенсации за сверхурочную работу.
Отправить: оригинал руководителю, копия сотруднику

Для всех сотрудников UC Davis Health руководители и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений. Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.
Калифорния Дэвис

Форма уведомления о компенсационном сроке (блок F3)

(только кампус Дэвиса)

Позволяет сотрудникам пожарной части (F3) выбирать способ получения компенсации за сверхурочную работу.
Отправить: оригинал руководителю, копия сотруднику

Для всех сотрудников UC Davis Health, супервайзеры и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (Начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений.Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.

Калифорния Дэвис

Форма уведомления о компенсационном сроке (блоки HX)

(только кампус Дэвиса)

Позволяет сотрудникам подразделения медицинских работников (HX) выбирать способ получения компенсации за сверхурочную работу.
Отправить: оригинал руководителю, копия сотруднику

Для всех сотрудников UC Davis Health, супервайзеры и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (Начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений.Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.

Калифорния Дэвис

Форма уведомления о компенсационном сроке (непредставленный персонал)

(только кампус Дэвиса)

Не освобожденные сотрудники в кампусе Дэвиса имеют право на сверхурочную работу или компенсационный отпуск (CTO). Комп. Время предоставляется на усмотрение менеджера. Эта форма позволяет сотруднику выбрать CTO вместо OT в случае одобрения.

Отправить в: Создайте заявку AggieService, загрузите форму в заявку, общие службы внесут изменения.

Для всех сотрудников UC Davis Health руководители и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений. Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.
Калифорния Дэвис

Форма уведомления о компенсационном времени (блок приема)

(только кампус Дэвиса)

Позволяет сотрудникам отдела поддержки исследований (RX) выбирать способ получения компенсации за сверхурочную работу.
Отправить: оригинал руководителю, копия сотруднику

Для всех сотрудников UC Davis Health, супервайзеры и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (Начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений. Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.

Калифорния Дэвис

Форма уведомления о компенсационном сроке (подразделение SX)

(только кампус Дэвиса)

Позволяет сотрудникам сервисной группы (SX) выбирать способ получения компенсации за сверхурочную работу.
Отправить: оригинал руководителю, копия сотруднику

Для всех сотрудников UC Davis Health, супервайзеры и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (Начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений. Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.

Калифорния Дэвис

Форма уведомления о компенсационном времени (TX Unit)

(только кампус Дэвиса)

Позволяет сотрудникам Технического Подразделения (TX) выбирать способ получения компенсации за сверхурочную работу.
Отправить: оригинал руководителю, копия сотруднику

Для всех сотрудников UC Davis Health, супервайзеры и менеджеры несут ответственность за определение соответствующих критериям сотрудников в соответствии с Политикой UCDH 2920 (Начисление CTO для правомочных сотрудников) и получение разрешения на регистрацию CTO от сотрудников и трудовых отношений. Как только право на участие будет подтверждено, Payroll создаст банк технического директора для сотрудника.

Калифорния Дэвис
Шаблон условного предложения о приеме на работу Поддерживает отделы, предлагая встречу при условии успешной проверки биографических данных.
Отправить: потенциальному сотруднику
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Список курсов для обучения Для записи обучения без отрыва от производства в UC Davis Health.
Отправить: Обучение и развитие на [email protected] edu
UC Davis Health
Демографические данные Заполните эту форму, чтобы предоставить демографическую информацию для работы.
Отправить: Организация общих служб, координаторы набора
UC Davis Health
Выборы прямого депозита Позволяет новым и новым сотрудникам предоставлять банковскую информацию для электронных депозитов.
Отправить: Организация общих служб, координаторы набора
UC Davis Health
Жестокое обращение с пожилыми людьми и иждивенцами - уведомление сотрудников Некоторые сотрудники являются уполномоченными репортерами и должны подписать эту форму до приема на работу. Отделы приема на работу должны заполнить эту форму во время адаптации.
Отправить: Местный отдел кадров
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Запрос на получение аванса на выплату заработной платы Для сотрудников, требующих аванса из заработка по любым личным причинам.
Отправить: Компенсация рабочим
UC Davis Health
Форма жалобы сотрудника Позволяет сотрудникам PSS и MSP подавать официальную жалобу.
Отправить: ELR Department
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Рабочий лист развития сотрудников Руководители используют эту форму для оценки сотрудников, которые не являются частью ежегодной служебной аттестации.
Отправить в: Центральный отдел кадров для сканирования; копия передана сотруднику
Калифорния Дэвис
Увольнение сотрудников Заполните эту форму, когда сотрудник увольняется.
Отправьте в: организацию общих служб, UC Davis Health Records Unit
UC Davis Health
Разрешение на снижение оплаты труда сотрудника-студента Для сотрудников, имеющих право на получение льготных гонораров.
Отправить: Получите необходимые подписи, затем отправьте в Офис Регистратора до 10-го дня обучения.
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Учет рабочего времени сотрудника Сотрудники могут заполнить эту форму, чтобы записать часы, отработанные до активации учетной записи TES / Ecotime онлайн.
Отправить: Заработная плата
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Форма подтверждения права на трудоустройство (Форма I-9) Эта форма используется для проверки личности и законного разрешения на работу всех оплачиваемых сотрудников в США.
Отправить: Сохранить в личном деле
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Запрос на корректировку капитала Завершите, чтобы запросить увеличение капитала.
Отправить: Компенсация / Классификация
UC Davis Health
Запрос на превышение максимального количества отпусков Руководители и сотрудники могут использовать эту форму, когда сотрудник превышает порог начисления отпуска.
Отправить: Начальнику отдела, затем ELR
Калифорния Дэвис

Гибкие условия работы - политики и приложения

(кампус Дэвис)

Узнайте о различных гибких вариантах работы и воспользуйтесь формой предложения, чтобы запросить гибкий график работы.
Отправить: Сотрудник и руководитель заполняют форму, сохраняют копию в файлах персонала отдела.

Калифорния Дэвис

Соглашение о гибкой работе или удаленная работа

(Калифорнийский университет в Дэвисе, здоровье)

Заполните эту форму, чтобы установить для сотрудника удаленный / гибкий график работы.
Отправьте в: организацию общих служб, UC Davis Health Records Unit

UC Davis Health
Сертификация FMLA поставщика медицинских услуг для личного состояния сотрудника Для сотрудников, запрашивающих FML или CFRA для себя, эта форма документирует их квалификационное состояние.
Отправить: После завершения работником, членом семьи и поставщиком медицинских услуг члена семьи; затем передать персоналу отдела
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Сертификация FMLA поставщика медицинских услуг для члена семьи Для сотрудников, запрашивающих FML или CFRA для ухода за членом семьи, эта форма документирует квалификационное состояние члена семьи.
Отправить: После завершения работником, членом семьи и поставщиком медицинских услуг члена семьи; затем передать персоналу отдела
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Сертификат FMLA для увольнений в связи с неисполнением обязанностей Для сотрудников, запрашивающих FML для военнослужащих, призванных на действительную военную службу.
Отправить: Отдел
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Свидетельство об отпуске военного попечителя FMLA Сотрудники имеют право на защищенный отпуск по уходу за серьезной травмой или болезнью застрахованного военнослужащего.
Отправлять: Персоналу отдела
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Заявление о взаимоотношениях FMLA Сотрудники имеют право на семейный отпуск по болезни в связи с определенными жизненными обстоятельствами, влияющими на родственников.Эта форма помогает убедиться, что отношения соответствуют критериям FML.
Отправлять: Персоналу отдела
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Контрольный список сотрудников FMLA Помогает сотрудникам проработать процесс запроса семейного отпуска по болезни в связи с определенными жизненными обстоятельствами.
Отправить: Только для сотрудников.
Калифорния Дэвис
Контрольный список отдела запросов FMLA Помогает отделам, не входящим в Центр общих служб, управлять запросами сотрудников на отпуск.
Отправить: Только для использования отделом.
Калифорния Дэвис
FMLA Сертификат возврата к работе Сотрудник запрашивает у поставщика медицинских услуг и возвращает заполненную форму в свой отдел, позволяя сотруднику вернуться на работу после FML.
Отправить: Сотрудник заполняет у поставщика медицинских услуг и возвращает заполненную форму в свой отдел.
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
FML, CFRA, Уведомление об отпуске по беременности и родам (PDL) Позволяет отделам задокументировать, был ли утвержден запрос сотрудника FML, CFRA или PDL.
Отправить: Отдел заполняет форму и отправляет ее сотруднику.
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Форма периодического отслеживания FML / PDL

Помогает департаментам отслеживать периодическое использование семейного отпуска по болезни (FML) или отпуска по инвалидности по беременности (PDL).
Отправить: Только для отдела

Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Форма интерактивной технологической документации Эта форма используется для документирования встречи интерактивного процесса.Чтобы получить этот документ, отправьте электронное письмо на адрес разумного[email protected]
Форма запроса внутреннего найма

Менеджеры по найму заполняют форму в сотрудничестве со своим партнером по привлечению талантов (TAP), чтобы запросить внутренний набор для карьерного назначения.
Отправить по адресу: TAP отправляет заполненную форму менеджеру, Службе найма и разнообразия руководителей (LR&DS) и менеджеру по привлечению талантов.

Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Интервью Рейтинговая шкала для менеджеров и руководителей Для отделов найма для использования в процессе собеседования.
Отправить: Только для супервизора
Калифорния Дэвис
Запрос на получение помощи от пула рабочей силы Complete, чтобы запросить помощь кадрового резерва.
Отправить: ELR Department
UC Davis Health
Доступный кадровый резерв Персонал Используйте эту форму для сбора информации о сотрудниках, которые могут быть включены в трудовой резерв.
Отправьте по факсу на номер 916-734-3080, вниманию сотрудников отдела кадров
UC Davis Health
Запрос об отсутствии Форма, которую сотрудники UC Davis Health могут использовать, чтобы запросить продленный отпуск в связи с определенными жизненными обстоятельствами.
Отправить: менеджеру и / или сотруднику отдела по связям с персоналом.
UC Davis Health
Форма уполномоченного докладчика Все сотрудники UC уполномочены сообщать обо всех подозрениях в жестоком обращении с детьми. Эта форма требует подписи сотрудника и информирует его о связанных с ним обязанностях.
Отправить: Копии в личное дело отдела и кадровое дело
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Проверка медицинского разлучения Департамент использует форму, чтобы начать процесс медицинского увольнения.
Отправить: Служба управления инвалидностью
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Контрактное соглашение MSP Помогает отделам найма, определяя политику и ожидания для менеджеров по найму и старших специалистов по контракту.
Отправить: Местный отдел кадров
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Сведения о достижениях сотрудника MSP Эта форма используется для оценки работы менеджеров и старших специалистов в UC Davis Health.
Отправить: Заполнено и отправлено в рамках ежегодной аттестации.
UC Davis Health
Контракт с врачом MSP Врачи заключают этот контракт при приеме на работу.
Отправить: менеджеру по найму
UC Davis Health
MSP Должность Описание формы Официальный план поддержки отделов найма в написании нового описания должности для менеджеров и старших специалистов в UC Davis Health.
Отправить: Набор
UC Davis Health
Запрос на новый найм, близкий к относительному UC определяет и регулирует трудовые отношения между ближайшими родственниками.Эта форма позволяет отделам найма подать заявку на найм близкого родственника.
Отправить: Местный отдел кадров
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Запрос на изменение отношения, близкий к относительному Политика UC регулирует трудовые отношения между близкими родственниками. Эта форма позволяет отделам подавать запрос на изменение отношений между сотрудниками.
Отправить: Местный отдел кадров
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Контрольный список для нового сотрудника Руководители UC Davis должны завершить процесс адаптации.
Отправить: поделиться заполненным списком с сотрудником и сохранить в файлах отдела.
Калифорния Дэвис
Контрольный список для нового сотрудника Руководители здравоохранения Калифорнийского университета в Дэвисе, которые должны завершить процесс адаптации.
Отправить: поделиться заполненным списком с сотрудником и сохранить в файлах отдела.
UC Davis Health
Нефинансовая корректировка количества часов отпуска Для связи с персоналом Департамента и расчета заработной платы для подачи формы для корректировки часов отпуска сотрудника.
Отправить: Заработная плата
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Уведомление о намерении изменить условия занятости Департаменты используют эту форму, чтобы уведомить HR об изменении условий найма, а затем HR уведомляет профсоюз.
Отправить: ELR Department
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Форма OnBase Заполнить для записи отпуска.
Отправьте в: организацию общих служб, UC Davis Health Records Unit
UC Davis Health
Исключение из онлайн-отчета о прибылях и убытках Заполните, если вы запрашиваете бумажный отчет о доходах по прямому депозиту или отменяете предыдущий запрос на получение бумажного отчета о прямом депозите и теперь хотите просмотреть свою выписку в Интернете.
Отправьте в: Службу расчета заработной платы или по факсу 530-757-8597
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Изменение адреса для заработной платы Позволяет сотрудникам уведомлять об изменении адреса для получения зарплат и выписок.
Отправить: UC Davis Health Payroll
UC Davis Health
Проверка заработной платы по почте Complete, чтобы запросить доставку ваших зарплатных чеков по почте.
Отправить: UC Davis Health Payroll
UC Davis Health
Сертификация PDL поставщика медицинских услуг Эта форма предоставляет медицинское свидетельство в поддержку вашего запроса на PDL в связи с беременностью, родами или другим заболеванием.

Отправить: После заполнения сотрудником и поставщиком медицинских услуг; затем передать персоналу отдела.

Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Постоянное место жительства Руководители и руководители используют эту форму для документирования постоянного проживания.
Отправить: Служба управления инвалидностью
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Персональные данные (UPAY 544) Предоставьте необходимую информацию о занятости по вопросам заработной платы и персонала.
Отправить: UCOP Payroll
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Персональные данные (UPAY 544A для профсоюзов) Профсоюзные работники предоставляют необходимую информацию о занятости по вопросам заработной платы и персонала.
Отправить: UCOP Payroll
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Предложение о закрытии позиции Заполните форму для подачи предложения о закрытии позиции на неопределенный срок.
Отправить: ELR Department
UC Davis Health
Приложение к специальным навыкам закрытия позиции Поскольку закрытие должности происходит в обратном порядке по старшинству, менее старшие сотрудники информируют отделы о специальных навыках, которые могут предотвратить увольнения.
Отправить: Компенсация / Классификация
UC Davis Health
Описание позиции - как писать Эта форма предназначена для менеджеров, руководителей и их административного персонала и дает конкретные указания по заполнению формы описания должности и объясняет детали процесса утверждения при приеме на работу или изменении. UC Davis Health
Должность Описание Форма Официальный план для написания описания новой должности.
Отправить: Компенсация / Классификация
UC Davis Health
Должность, на которую не распространяется социальное обеспечение Заполните эту форму, чтобы уведомить сотрудника, не охваченного системой социального обеспечения, о потенциальных последствиях для будущих выплат.
Отправить: UCOP
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Протокол предварительного рассмотрения действия Этот протокол предназначен для использования при рассмотрении преддисциплинарных мер. Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Испытательный срок - дата окончания изменения Менеджеры и руководители могут заполнить эту форму, чтобы запросить изменение даты окончания испытательного срока сотрудника.
Отправить: Управление кадров
UC Davis Health
Отчет об испытательном сроке Менеджеры и руководители заполняют эту форму PPSM по окончании испытательного срока.
Отправить: консультанту по взаимоотношениям с сотрудниками
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Контрактное соглашение PSS (освобождено) Определяет политику и ожидания в отношении найма освобожденных от уплаты налогов специалистов и вспомогательного персонала по контракту.
Отправить: Отделы приема на работу заполните во время адаптации и отправьте в местный отдел кадров.
Калифорния Дэвис
Контрактное соглашение PSS (без исключения) Определяет политику и ожидания в отношении найма не освобожденных от уплаты налогов специалистов и вспомогательного персонала по контракту.
Отправить: Отделы приема на работу заполните во время адаптации и отправьте в местный отдел кадров.
Калифорния Дэвис
Восстановление собственности и прекращение доступа Руководители признают, что они вернули собственность университета и отозвали доступ к системам университета для разделения сотрудников.
Отправить: UC Davis Health HR Records
UC Davis Health
Форма запроса на ведение документации Заполнить, чтобы запросить данные о текущих сотрудниках.
Отправьте по адресу: [email protected]
UC Davis Health
Форма утверждения пенсионеров Для менеджеров, желающих нанять или продлить встречу для вышедшего на пенсию сотрудника, и излагает конкретные правила повторного приема на работу для лиц, получающих пенсионное пособие.
Отправить в местный отдел кадров во время повторного набора
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Сетка критериев отбора Используйте для проверки кандидатов и определения того, кого следует продвигать на собеседование.
Отправить: Рекрутер
UC Davis Health
Контрольный список для разделения Контрольный список обязанностей сотрудника и руководителя при уходе сотрудника.
Отправить: Только для сотрудников и руководителей.
UC Davis Health
Контрольный список для руководителей при увольнении Контрольный список обязанностей при уходе руководителя.
Отправить: Только для использования руководителем.
UC Davis Health
Запрос на увольнение персонала Персонал может использовать форму для запроса отпуска с использованием отпуска, отпуска по болезни, рабочего времени, отпуска без сохранения заработной платы, дополнительного семейного отпуска по болезни или личного отпуска.
Отправить: Начальнику отдела
Калифорния Дэвис
Форма назначения плана STAR Менеджеры и руководители могут заполнить эту форму, чтобы назначить кого-либо для участия в программе «Признание звезд».
Представить: Исполнительному директору, затем вице-канцлеру
Калифорния Дэвис
DMS: шаги к интерактивному процессу Это инструмент для менеджеров и руководителей для документирования интерактивного процесса. Также см. «Разумное приспособление». Чтобы получить этот документ, отправьте электронное письмо на адрес разумного[email protected]
Запрос на получение стипендии Завершите, чтобы запросить стипендию.
Отправить: Компенсация / Классификация
UC Davis Health
Доплата к жалованью военнослужащих

Военнослужащие, находящиеся на действительной военной службе, могут получать дополнительную компенсацию.
Отправьте: UC Davis - Если отпуск управляется группой общих служб, отправьте ее в соответствующий офис, в противном случае сообщите своему руководителю.
UC Davis Health - отправьте по адресу: [email protected] edu

Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Телефонный справочный список Используйте эту форму, чтобы провести предварительную проверку рекомендаций.
Отправить: Сохраните заполненную форму вместе с пакетом заявки кандидата.
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Временное жилье Руководители и руководители используют эту форму для оформления временного жилья.
Отправить: Служба управления инвалидностью
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Запрос на назначение TES Департаменты заполняют эту форму, чтобы запросить услуги временного трудоустройства (TES).
Отправить: Служба временного персонала
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
UAW Local 2865 Форма выбора членства Новые сотрудники ASE заполняют эту форму, если они хотят вступить в профсоюз UAW.
Отправить: ELR Department
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
UBEN 109 Уведомление в UC о квалификационном мероприятии COBRA Используйте эту форму, чтобы уведомить UC о наступлении квалифицируемого события, которое приводит к недобровольной потере права на покрытие в рамках групповых планов страхования UC. UC Davis /
UC Davis Health
UBEN 109A Уведомление сотрудника Квалификационное событие COBRA Персонал отдела может использовать эту форму, чтобы уведомить отдел по выплатам пособий о наступлении неотделимого квалифицирующего события, которое приводит к недобровольной потере права на страховое покрытие по групповым планам страхования UC. UC Davis /
UC Davis Health
UBEN 116 Назначение сотрудников-бенефициаров Текущие сотрудники могут использовать веб-сайт At Your Service Online , чтобы указать или изменить получателя (-ов) для получения пособия в случае смерти из спонсируемых UC пенсионных / сберегательных и страховых планов, в которых вы зарегистрированы (кроме 403 (b) Fidelity и Calvert счета паевых инвестиционных фондов). Если нет возможности использовать Интернет, сотрудник может заполнить эту форму. (Отправьте форму по адресу UC / HR Benefits на форме.) UC Davis /
UC Davis Health
UBEN 119 Расширенное страхование жизни иждивенцев и страхование AD&D Назначение альтернативного бенефициара Вы автоматически становитесь бенефициаром в случае смерти члена семьи, который застрахован по планам расширенного страхования жизни иждивенцев и / или от несчастного случая на случай смерти и расчленения (AD&D). Однако, если вы хотите, чтобы кто-то другой получил пособие в случае смерти члена семьи, покрываемого страховкой, заполните эту форму.(Отправьте форму по адресу UC / HR Benefits на форме.) UC Davis /
UC Davis Health
UBEN 132 UC Retirement Plan Service Credit Verification Request Используйте эту форму для корректировок кредита за услуги, которые не требуют оплаты, или для исправления неполных или неверных данных, которые могут повлиять на ваши льготы UCRP (кредит за обслуживание UCRP, дату входа в UCRP или дату вашего рождения). (Отправьте форму и записи на адрес UCOP в форме.) UC Davis /
UC Davis Health
UC Присяга на верность и подтверждение патента Все новые сотрудники заполняют анкету до первого дня работы.
Отправить: Координатору по адаптации
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Уведомление UCRP о повторном приеме на работу Заполняется пенсионерами, которые получают ежемесячный пенсионный доход и повторно трудоустроены на старшие руководящие или штатные должности.
Отправить: Координатору адаптации
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
UCRS 419 Заявление о вашей работе на должности в университете, на которую не распространяется социальное обеспечение Эта форма объясняет, как отказ от социального обеспечения может повлиять на будущие пособия по социальному обеспечению, на которые данное лицо может иметь право. Эта форма соответствует Закону о социальной защите. (Отправьте форму на адрес UC HR / Benefits на форме.) UC Davis /
UC Davis Health
Union Job Steward Запрос времени разрешения жалоб Назначенный профсоюзом представитель сотрудника заполняет форму, чтобы запросить оплачиваемое время освобождения для действий, связанных с рассмотрением жалоб.
Отправить: Начальнику сотрудника
UC Davis /
UC Davis Health
UPAY 850 Регистрация, изменение, отмена или отказ Используйте эту форму, чтобы зарегистрироваться, изменить, отменить или отказаться от планов страхования для себя и / или членов вашей семьи.(Отправьте форму в службу вознаграждений сотрудникам.) UC Davis /
UC Davis Health
Проверка лицензии или сертификации Заполните эту форму, чтобы убедиться, что у сотрудника есть действующая лицензия или сертификат, необходимый для его работы.
Отправить: UC Davis Health HR Records
UC Davis Health
Подтверждение предыдущего места работы Заполните эту форму, чтобы запросить подтверждение предыдущего места работы в UC, CSU или штате CA.
Отправить: Заработная плата
Калифорния Дэвис
Шаблон письма о нарушении политики в отношении некурящих Этот шаблон дает руководству представление о том, как обращаться с сотрудником, который нарушает политику университета в отношении некурящих. UC Davis Health
Справочник волонтеров Департаменты могут использовать эту форму для сбора личной информации волонтеров. Он также служит контрольным списком для определения права волонтера на участие и документирования деятельности по адаптации волонтеров.
Департаменты должны сохранить эту форму, так как Служба компенсации работникам запросит копию в случае болезни / травмы волонтера.
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
W4 - Свидетельство о удержании удерживаемого пособия сотруднику Используется работодателями для определения правильной суммы удерживаемого налога, удерживаемого из заработной платы сотрудников.
Отправить: Заработная плата
Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Отказ от приема на работу Форма, используемая отделами при подаче заявления об отказе от приема на работу, как указано в PPSM-20. Калифорнийский университет в Дэвисе / UC Davis Health
Форма заявления о компенсации работнику (DWC 1) и уведомление о потенциальном праве на участие Заполните эту форму, чтобы подать своему работодателю иск о компенсации работникам.
Отправить: Компенсация рабочим, факс: 916-734-2484
UC Davis Health
Компенсация рабочим UC Davis Для кампуса Дэвиса: Ссылка слева ведет к Службе безопасности, где вы найдете формы компенсации работникам, информацию и помощь. Калифорния Дэвис
Форма заявления о компенсации работникам (DWC 1) и уведомление о потенциальном праве на участие Для медицинского городка: Заполните эту форму, чтобы подать заявление о компенсации работникам своему работодателю.
Отправить: Компенсация рабочим, факс: 916-734-2484
UC Davis Health
Компенсация работникам ведомственная ведомость травм / болезней Для медицинского городка: Заполните эту форму, чтобы подать заявление о компенсации работникам своему работодателю.
Отправить: Компенсация рабочим, факс: 916-734-2484
UC Davis Health

листов RAP - Reentry Net

Листы RAP

Если вы были осуждены или даже арестованы за преступление, об этом должна быть запись. Эта запись может существовать одновременно во многих местах, и важно знать, кто имеет к ней доступ. Суд, в котором вы были осуждены, ведет записи вашего уголовного дела, и эти записи являются общедоступной информацией и доступны для агентств кредитной информации (или «проверки биографических данных»).Протокол ваших арестов и осуждений, известный как «обвинительный акт , », также хранится в Управлении уголовного правосудия, государственном агентстве в Олбани. Ниже приводится основная информация о том, кто может получить доступ к этим записям и как вы можете исправить неверную информацию.

Для получения дополнительной информации, в том числе пошагового руководства по исправлению ошибок в протоколе обвинений, посетите Центр юридических действий (www.lac.org) или секцию криминального досье Reentry Net / NY.

1. Что такое табель?

  • Лист «РПД» означает «протокол задержания и преследования».«
  • Если вас когда-либо арестовывали в штате Нью-Йорк И брали отпечатки пальцев, у вас есть обвинительное заключение - запись всех ваших арестов и обвинительных приговоров, хранящаяся в Олбани, штат Нью-Йорк, Отделом служб уголовного правосудия (DCJS).
  • Кто использует рэп-листы?
    • Рэп-листы чаще всего используются органами уголовного правосудия - полицией, прокуратурой и адвокатами. Однако некоторые государственные работодатели также имеют доступ к официальным отчетам о нарушениях. Агентства по уходу за детьми, больницы, финансовые учреждения, агентства по уходу на дому, агентства по профессиональному лицензированию и агентства по связям с общественностью также могут иметь к нему доступ.
    • В Центре юридических действий есть полный список лиц, имеющих доступ к вашему списку обвинений.
    • Вы всегда будете знать, запрашивает ли работодатель или другое агентство копию вашего официального отчета DCJS, потому что им нужно будет снять с вас отпечаток пальца, чтобы получить его.
  • Однако большинство работодателей и арендодателей полагаются на протоколы судебных заседаний, а не на официальные отчеты DCJS, чтобы проверить криминальное прошлое потенциальных сотрудников, арендаторов и т. Д.Ваши судебные записи можно получить непосредственно в Управлении судебной администрации штата Нью-Йорк за плату в размере 65 долларов США. Их также можно приобрести по гораздо более низкой цене в частных агентствах по предоставлению кредитной информации - таких компаний, которые размещают рекламу в Интернете: «проверка данных за 10 долларов». Существуют сотни небольших компаний, которые покупают информацию об уголовных делах в местных судебных системах и продают ее через Интернет.
  • Возможны ли ошибки в рэп-листах?
    • Поскольку информация о криминальном прошлом сложна, в этих отчетах о криминальном прошлом часто есть много ошибок.Вам следует получить свой собственный отчет о криминальном прошлом в Интернете, чтобы знать, какую информацию могут видеть ваши потенциальные работодатели. Хотя у работодателей есть много способов узнать о вашей криминальной истории, проверка биографических данных в Интернете является наиболее вероятной.

2. Какими способами можно узнать о моем криминальном прошлом?

  • Составление обвинительного приговора Отдела службы уголовного правосудия (DCJS) - история вашего официального ареста и осуждения
    • На основе ваших отпечатков пальцев
    • Только органы уголовного правосудия и некоторые государственные органы имеют доступ к вашему уголовному суду.
    • Все записи хранятся в Олбани, штат Нью-Йорк
    • См. Вопрос № 4 для получения информации о том, как получить вашу запись DCJS.
  • Обыск в судебной администрации по уголовным делам - неофициальная история ваших судимостей, сообщенная судебной системой.
    • На основании вашего имени и даты рождения (без отпечатков пальцев)
    • Публичный доступ - любой желающий может приобрести запись за 65 долларов
    • Записи доступны в Интернете через Управление судебной администрации (www.nycourts.gov/apps/chrs/)
  • Агентства кредитной отчетности - частные компании, сообщающие о криминальном прошлом
    • Большая часть информации резюмируется из судебных протоколов
    • Также на основе вашего имени и даты рождения (не отпечатков пальцев)
    • Открытый доступ - любой может покупать записи, цена варьируется
    • Ошибки частые
  • Рэп-лист ФБР - этот рапорт должен включать информацию об обвинительных приговорах в каждом штате США, а также в Федеральном суде.
    • На основе ваших отпечатков пальцев.
    • Доступ к нему имеют только государственные органы и некоторые работодатели.
    • В записях ФБР содержится много ошибок и отсутствует информация: в одном отчете было обнаружено, что более половины арестов в протоколах ФБР не сообщается о результатах дел.
    • См. Вопрос № 5 для получения информации о том, как запросить копию вашего досье в ФБР.

3. Почему я должен получить копию моего официального отчета о преступлениях DCJS и моего отчета ФБР?

  • Рэп-листы часто содержат ошибки, в том числе:
    • Информация о записях, которые необходимо опечатать
    • Записи из дела другого человека (особенно, если поиск основан только на вашем имени и дате рождения)
    • Ячейки с «не сообщается об утилизации», поэтому они выглядят так, как будто они все еще открыты, даже если они закончены
    • Ордер снят, но продолжает появляться
  • Вас, вероятно, спросят о вашем послужном списке при приеме на работу.
    • Если вы не ответите полностью и правильно, и ваш работодатель узнает об этом, он может не нанять вас или может уволить вас, если вы уже работаете там.
    • Большинство работодателей будут проверять вас на судимость перед тем, как нанять вас, поэтому лучше, если вы точно знаете, что указано в вашем списке обвинений, чтобы вы могли подумать о том, как лучше всего объяснить свои убеждения при заполнении заявления или проинтервьюирован.

4.Как мне получить копию моего официального отчета DCJS о рэпах?

  • Если вы были арестованы в штате Нью-Йорк, Служба уголовного правосудия штата Нью-Йорк («DCJS») хранит ваш список обвиняемых в исправлении положения.
  • Обратите внимание, что если вы запросите свой собственный список обвинений DCJS, копия, которую вы получите, будет содержать запечатанную информацию о преступном прошлом. Не сообщайте этот список потенциальному работодателю. Если вашему работодателю нужна копия вашего контрольного листа, он должен подать собственный запрос.
  • Лучшее место для снятия отпечатков пальцев - это офис юридической службы или общественная организация, которая будет работать с вами, чтобы запросить справку, проверить ее на наличие ошибок и подготовиться к собеседованию.
    • В Нью-Йорке вы можете позвонить в Центр юридических действий (212) 243-1313 или по горячей линии по восстановлению записей Общества общественных работ (212) 614-5441.
    • За пределами Нью-Йорка используйте LawHelpNY, чтобы найти поставщика юридических услуг.
    • ПРИМЕЧАНИЕ. Будьте осторожны, чтобы не снимать отпечатки пальцев в полицейском участке. Если есть хотя бы малейшая вероятность того, что у вас есть открытый ордер (из-за старого ареста, повестки, о которой вы забыли, и т. Д.), Вы рискуете быть арестованным, если у вас снимут отпечатки пальцев в полицейском участке.
  • DCJS заключает договор с частной компанией Identogo на обработку всех запросов на проверку личных данных, которые не поступают через сервисные агентства.

5. Как я могу получить копию моего обвинительного заключения ФБР?

  • Вы можете получить копию своего уголовного дела ФБР, написав по адресу:

FBI CJIS Division - Record Request
1000 Кастер Холлоу Роуд
Кларксбург, Западная Вирджиния 26306

  • Ваше письмо должно включать:
    • Ваше имя, адрес, по которому вы запрашиваете личную запись в соответствии с 28 C.F.R. § 16.30-16.34 и адрес, на который вы хотите отправить результаты проверки записи.Вы также должны указать свой номер телефона и / или адрес электронной почты, чтобы они могли связаться с вами, если у них возникнут какие-либо вопросы.
    • Если у вас есть конкретная дата, к которой вам нужны результаты, вы также должны указать это в своем письме в ФБР.
    • Вы также должны указать полный набор отпечатков пальцев, дату вашего рождения и место рождения, а также 18 долларов США (денежный перевод или заверенный чек), подлежащие уплате в Казначейство Соединенных Штатов. Вы также можете заплатить кредитной картой, если не просите ускорить поиск записей.
    • Дополнительную информацию об этом процессе см. На веб-сайте ФБР: http://www.fbi.gov/about-us/cjis/criminal-history-summary-checks
    • Вот инструкции по отправке запроса напрямую в ФБР:
      http://www.fbi.gov/about-us/cjis/criminal-history-summary-checks/submitting-a-criminal-history-summary-request-to-the-fbi

6. Какая информация должна быть запечатана?

Когда информация «запечатана», она не стирается из вашей записи, но это означает, что большинство работодателей и представителей общественности не имеют доступа к этой информации.

Следующие записи должны быть опечатаны:

  • Аресты, по которым не было вынесено обвинительного приговора. Это может включать:
    • Прекращенные дела
    • «Аннулированные аресты» - дела, по которым вы были освобождены из участка без указания даты возвращения в суд.
    • «Отклоненное обвинение» - дела, когда прокурор решил, что не было достаточно доказательств для предъявления вам обвинения, и освободил вас из суда до того, как вы увидели судью.
    • «Оправдание» - дела, по которым вы обратились в суд и выиграли свое дело.
    • «Отсрочка рассмотрения дела об увольнении» - особый вид увольнения, при котором ваше дело официально остается открытым в течение шести месяцев или года.Если в течение этого времени вас не арестуют снова, дело закрывается и автоматически закрывается.
  • Аресты, повлекшие за собой осуждение за нарушения, также называемые «правонарушениями неуголовного характера». Нарушения не являются преступлениями и являются юридическим эквивалентом штрафов за нарушение правил дорожного движения. Они должны быть автоматически запечатаны в конце предложения. Общие обвинительные приговоры за нарушение включают:
    • Нарушение общественного порядка
    • Преследование
    • Хранение менее унции марихуаны
    • ПРИМЕЧАНИЕ : Хотя VTL 1192 (1), «Вождение с ограниченными возможностями» не является уголовным приговором, его никогда не опечатают.То же самое и в отношении PL 240.37, «Праздное дело с целью совершения преступления, связанного с проституцией».
  • Судебные решения в отношении несовершеннолетних правонарушителей - Если вы были осуждены за правонарушение в возрасте 16, 17 или 18 лет, судья мог бы отменить ваш приговор и вместо этого предложить вам решение в отношении несовершеннолетних правонарушителей (часто называемое «YO»). При вынесении приговора за первый мисдиминор YO должен быть автоматическим; в отношении будущих убеждений это зависит от судьи. Проконсультируйтесь со своим адвокатом, есть ли у вас какие-либо судебные решения.Необязательно раскрывать их работодателям, но знать о них полезно.
  • Суд по семейным делам (несовершеннолетние правонарушители) - любые обвинительные приговоры, вынесенные вами в Суде по семейным делам, являются обвинительными приговорами в отношении несовершеннолетних, а не совершеннолетних, и должны быть опечатаны в связи с трудоустройством, жильем и другими гражданскими целями. В некоторых случаях сотрудники правоохранительных органов (например, полицейские и прокуроры) могут иметь доступ к некоторым записям суда по семейным делам.

Важно отметить, что многие ящики не запечатаны должным образом.Вам следует получить копию вашего контрольного листа, чтобы убедиться, что эти дела закрыты, чтобы работодатели не могли их увидеть или спросить о них. Ниже приводится дополнительная информация о том, как опломбировать корпус, который не был запломбирован должным образом.

7. Могу ли я сделать что-нибудь, чтобы зафиксировать обвинительные приговоры (мисдиминоры и фелонии) в моем списке обвинений?

  • К сожалению, обычно нет. В настоящее время большинство уголовных приговоров - даже мисдиминоров - не могут быть опечатаны или сняты в штате Нью-Йорк, даже если им уже несколько десятилетий.
  • Единственным исключением является условное лишение свободы в соответствии с реформами законодательства Рокфеллера о наркотиках, принятыми в 2009 году. Это применимо только в том случае, если вы успешно завершили программу по наркотикам, предписанную судом.
  • Однако вы можете подать заявление на получение сертификатов, подтверждающих реабилитацию - информацию об этом можно найти в папке условного запечатывания Reentry Net и в буклете Legal Action Center об условном запечатывании.

9. Как мне исправить ошибки в моем рэп-листе?

  • The Legal Action Center опубликовал буклет, в котором научит вас, как получить копию вашего обвинительного заключения, а затем просмотреть и исправить свои ошибки.Этот буклет называется «Руководство по получению, пониманию и исправлению вашей судимости» и доступен по адресу: http://www.lac.org/doc_library/lac/publications/YourRapSheet.pdf.

------------------------------------------------ -------------------------------------------------- --------------------

Этот раздаточный материал является отрывком из книги Последствия уголовных обвинений: Народный справочник , опубликованной Защитниками Бронкса. Он частично адаптирован из буклета Legal Action Center «Руководство по получению, пониманию и исправлению вашей судимости»."Он предназначен только для информационных целей и НЕ заменяет юридическую консультацию. Он актуален по состоянию на ноябрь 2013 года.

% PDF-1.6 % 279 0 объект > эндобдж xref 279 178 0000000016 00000 н. 0000005576 00000 н. 0000005692 00000 п. 0000006274 00000 н. 0000006337 00000 н. 0000006409 00000 п. 0000006455 00000 н. 0000006501 00000 н. 0000007649 00000 н. 0000007954 00000 н. 0000008468 00000 н. 0000008687 00000 н. 0000008924 00000 н. 0000009248 00000 н. 0000009461 00000 п. 0000009858 00000 н. 0000010083 00000 п. 0000010459 00000 п. 0000010691 00000 п. 0000010900 00000 п. 0000011122 00000 п. 0000011598 00000 п. 0000011812 00000 п. 0000012085 00000 п. 0000012283 00000 п. 0000012697 00000 п. 0000012952 00000 п. 0000013283 00000 п. 0000013375 00000 п. 0000014568 00000 п. 0000014786 00000 п. 0000015065 00000 п. 0000015293 00000 п. 0000015566 00000 п. 0000015771 00000 п. 0000016184 00000 п. 0000016386 00000 п. 0000016635 00000 п. 0000016872 00000 п. 0000017201 00000 п. 0000017434 00000 п. 0000017740 00000 п. 0000017995 00000 п. 0000018344 00000 п. 0000018590 00000 п. 0000018668 00000 п. 0000019021 00000 п. 0000019273 00000 п. 0000019532 00000 п. 0000019880 00000 п. 0000020126 00000 н. 0000020204 00000 п. 0000020556 00000 п. 0000020808 00000 п. 0000021024 00000 п. 0000021371 00000 п. 0000021617 00000 п. 0000021695 00000 п. 0000022046 00000 н. 0000022298 00000 н. 0000022512 00000 п. 0000022859 00000 п. 0000023105 00000 п. 0000023183 00000 п. 0000023534 00000 п. 0000023786 00000 п. 0000024014 00000 п. 0000024433 00000 п. 0000024680 00000 п. 0000025009 00000 п. 0000025256 00000 п. 0000025585 00000 п. 0000025832 00000 п. 0000026161 00000 п. 0000026378 00000 п. 0000026865 00000 п. 0000027080 00000 п. 0000027607 00000 п. 0000027879 00000 н. 0000028183 00000 п. 0000028495 00000 п. 0000028874 00000 п. 0000028978 00000 п. 0000029084 00000 п. 0000030266 00000 п. 0000031448 00000 п. 0000032630 00000 н. 0000033812 00000 п. 0000034994 00000 п. 0000036176 00000 п. 0000036707 00000 п. 0000037317 00000 п. 0000037850 00000 п. 0000038050 00000 п. 0000038099 00000 п. 0000038356 00000 п. 0000042250 00000 п. 0000042643 00000 п. 0000043041 00000 п. 0000043331 00000 п. 0000047199 00000 п. 0000047624 00000 п. 0000048026 00000 п. 0000048357 00000 п. 0000051414 00000 п. 0000052569 00000 п. 0000053032 00000 п. 0000053197 00000 п. 0000053384 00000 п. 0000053648 00000 п. 0000053980 00000 п. 0000055169 00000 п. 0000056358 00000 п. 0000056643 00000 п. 0000056702 00000 п. 0000057977 00000 п. 0000058799 00000 н. 0000059669 00000 п. 0000060515 00000 п. 0000061418 00000 п. 0000061674 00000 п. 0000062666 00000 п. 0000063728 00000 п. 0000076535 00000 п. 0000087908 00000 н. 0000087954 00000 п. 0000088084 00000 п. 0000088330 00000 п. 0000088579 00000 п. 0000088625 00000 п. 0000088755 00000 п. 0000089001 00000 п. 0000089250 00000 п. 0000089296 00000 п. 0000089342 00000 п. 0000089388 00000 п. 0000089842 00000 н. 00000
00000 п. 00000 00000 п. 00000 00000 п. 00000 00000 п. 00000 00000 н. 00000 00000 п. 00000 00000 п. 0000092288 00000 п. 0000092334 00000 п. 0000092380 00000 п. 0000092426 00000 п. 0000092880 00000 п. 0000093371 00000 п. 0000093807 00000 п. 0000093937 00000 п. 0000094173 00000 п. 0000094303 00000 п. 0000094539 00000 п. 0000094601 00000 п. 0000094666 00000 п. 0000094688 00000 п. 0000094710 00000 п. 0000094732 00000 п. 0000094956 00000 п. 0000095039 00000 п. 0000095122 00000 п. 0000095248 00000 п. 0000095518 00000 п. 0000095601 00000 п. 0000095898 00000 п. 0000095953 00000 п. 0000096176 00000 п. 0000096415 00000 п. 0000097463 00000 п. 0000097688 00000 н. 0000098016 00000 п. 0000098106 00000 п. 0000098481 00000 п. 0000098676 00000 п. 0000098977 00000 п. 0000003856 00000 н. трейлер ] >> startxref 0 %% EOF 456 0 объект > поток xViPG ~ = 3% r, ‚(!:" bm + RAKaU% 1) EL $ xbb? C ySS] {{

USOGE | Запросы личных рекордов

В соответствии с Законом о конфиденциальности граждане США и неграждане, получившие разрешение на постоянное проживание на законных основаниях, имеют право запросить:

  • Доступ к личным записям
  • Внесение неточных, неактуальных, устаревших или неполных личных записей в личные записи

Обратите внимание, что не все записи подпадают под действие Закона о конфиденциальности. Закон применяется только к записям о человеке, которые ведутся агентством в «системе записей». Система записей - это группа записей, находящаяся под контролем агентства, из которой информация извлекается по имени человека или по другому уникальному идентификатору, например, номеру социального страхования или номеру свидетельства о продаже.

Запросы личных записей, которые ведет Управление государственной этики США (OGE), должны подаваться в письменной форме соответствующему системному администратору.Запрос должен быть четко помечен как «Запрос Закона о конфиденциальности» как на конверте, так и в верхней части запроса. Запросы должны включать систему записей OGE, в которой хранятся записи, или другую информацию, которая поможет идентифицировать запрошенные записи. Такая информация может включать: полное имя запрашивающего (включая девичью фамилию, если уместно), номер социального страхования и даты трудоустройства на федеральном уровне. В запросе также должно быть указано, хочет ли запрашивающий копию записи или хочет проверить запись лично.Дополнительную информацию о подаче запроса на предоставление личных данных см. В положениях Закона о конфиденциальности OGE по адресу 5 C.F.R. часть 2606 (eCFR).

Запросы следует направлять в тот офис, где изначально были поданы запрошенные записи.

ПРИМЕЧАНИЕ

: Запрашивающему лицу, желающему получить доступ к своей собственной публичной финансовой информации, не нужно подавать Форму 201 OGE, «Запрос на проверку или получение копий SF 278 / OGE Form 278 Отчеты о раскрытии публичной финансовой информации для сотрудников исполнительной власти или другие закрытые записи."Более подробная информация о доступе к раскрытию государственной финансовой информации доступна здесь.

.