Содержание

Что можно, а что нельзя хранить в личном деле сотрудника

У каждой компании есть личные дела всех сотрудников. Они представляют собой пакеты документов с обязательной документацией, связанной с трудовой деятельностью. Такие документы хранятся в отделе кадров, и бухгалтер несёт за них персональную ответственность. Однако часто в личные дела попадают документы, не имеющие отношения к работе или вовсе запрещённые для хранения. Часто причина тому принцип: «Собрать всё, что можно — пусть будет».

Давайте разберемся, что разрешено хранить в личном деле сотрудника, а что нельзя.

Можно

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг. Пакет документов содержит в себе:

  • трудовой договор,
  • приказы (приемы, переводы, поощрения и т.д.),
  • соглашение о неразглашении сведений,
  • доклады и объяснительные записки.

Все документы кадровый работник подшивает в папку в хронологическом порядке и составляет опись.

Нельзя

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с работой. Это лишняя бумага. Также нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника. К ним относятся:

  • паспорта,
  • свидетельство ИНН,
  • СНИЛС,
  • диплом об образовании,
  • военный билет,
  • свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка.

Их наличие в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещён.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27. 07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что бы хранить копии личных документов, необходимо получить согласие физических лиц.

Что делать если трудовая инспекция или ИФНС, ФСС, ПФР и т.д. запрашивают у работодателя документы, необходимые при проверке?

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Анна Данькова — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более пяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

 

О хранении в личном деле (кадры) документов с учетом требований по защите персональных данных - НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос:

Какие документы (или копии) следует хранить в кадровом (личном) деле, учитывая новые требования по ответственности за персональные данные сотрудников

 

Ответ юриста

Действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих).

При этом действующее законодательство не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Следовательно, работодатель (ООО) вправе осуществлять ведение личных дел работников самостоятельно, определяя порядок формирования личных дел и требования к их ведению с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27. 07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

Персональные данные - любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных - определенному или определяемому физическому лицу (фамилия, имя, отчество; пол, возраст; место жительства и пр.), а под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (ст. 3 Федерального закона N 152-ФЗ).

Работодатель осуществляет обработку персональных данных работника в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 Трудового кодекса РФ).

При этом порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).

Учитывая положения ст. 88 ТК РФ, работодатель осуществляет передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Однако в трудовом законодательстве не содержится ответа на вопрос о том, в каком именно документе должен устанавливаться порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников. В связи с этим возможно принятие работодателем локального нормативного акта, устанавливающего порядок хранения, передачи и использования персональных данных работников (положение и пр. ).

{Вопрос: ...Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}}

Также сообщаем, что действующим законодательством не установлен перечень документов, которые обязательно должны быть в личном деле работника. Такой перечень определяется работодателем самостоятельно по своему усмотрению.

{Вопрос: Какие документы должны быть в личном деле сотрудника? Обязательна ли фотография в личном деле? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) {КонсультантПлюс}}

По нашему мнению, в перечень документов, составляющих личное дело, входят: заявление работника о приеме на работу, экземпляр работодателя трудового договора, приказы, оформленные в отношении конкретного работника при осуществлении трудовых отношений, и его заявления, трудовая книжка, копии документов, оформляемых работодателем при трудоустройстве работника впервые (если это имело место быть), копии документов, содержащих персональные данные работников (копии свидетельства о постановке на налоговый учет, свидетельства о регистрации в системе ОПС и т.

д.), и иные документы, связанные с работой конкретного работника.

{Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии, что он получит от него согласие на хранение и обработку персональных данных.

Подборка документов:

Вопрос: Обязана ли организация-работодатель вести личные дела работников? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...Можно ли хранить данные копии российского и заграничного паспортов в личном деле работника? Нужно ли согласие работника на это? (Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}

Вопрос: ...Установлена ли обязанность для организаций по снятию и хранению копий СНИЛС для формирования личных дел работников? (Консультация эксперта, 2017) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Можно ли хранить в личном деле в бумажном виде копии документов работника: паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.

? ("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) {КонсультантПлюс}

Статья: Документы с персональными данными в архиве (Кожанова Е.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

Форма: Опись документов личного дела работника (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, октябрь 2017 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Роструд запретил хранить копии паспортов в личном деле работника? Почему?

Скорее, уточнил условия хранения, но не запретил.

По Конституции РФ, ст 24

То есть получается, личное дело с копиями документов сотрудника нарушало эту статью, так же отсутствовал законодательный порядок ведения личного дела. Как раньше говорили: Несите все документы, какие есть. Учитывая рост правовой грамотности населения, нашлись такие представители, которые ответили - А с какой стати? - и подали в суд. Еще и выиграли.

Это значит, что работодателю достаточно сверить документы, хранить же их копии не обязательно. Однако, по ст 86 ТК РФ,

Выглядит так, что персональные данные работодателю нужны в интересах самого работника. Образно говоря, работодатель может узнать, требуется ли работнику, например, очередные курсы по квалификации, открыв его личное дело, и при наличии всех копий, составить и подать на него заявку. Закон устанавливает, в каких целях работодатель имеет и не имеет право использовать персональные данные. Если же копий не будет, то и отследить те же курсы и подать вовремя заявку будет немного сложнее.

Поэтому, Роструд придумал, чтобы не нарушать конституционные права, работнику дается согласие на обработку персональных данных, а он сам решает - подписывать или нет. Если да, то по локальному акту предоставляет копии документов. Если нет - тоже не беда. Только при каждом случае надо будет предъявлять оригинал для сверки - например, для зарплатной карты, или для вычета налогов при рождении ребенка и пр.

По большому счету, мало что изменилось. Как правило, все работники подписывают согласие на обработку персональных данных.

Для работодателя - у него появится еще один документ- ЛНА, где говорится, что все персональные данные получаются по согласию и для чего эти ПД нужны. При отсутствии ЛНА - штраф.


Сейчас везде берут согласие на обработку ПД. Другое дело, что не все берущие считают нужным информировать и разъяснить- для чего, а обязаны. Попросту говоря, пахнет бюрократией и снятием с себя ответственности.

Например, мне при трудоустройстве не сообщили, что будет открыта зарплатная карта в таком-то банке. Знай я - отказалась бы оставлять свои персональные данные, (так как этот банк меня не устраивает), а без них карту открыть бы не смогли.

С другой стороны, мне не приходится каждый раз являтся лично для сверки документов, чтобы подтвердить, например, льготный налоговый вычет или лично подвозить документы на квалификацию для предстоящих курсов, так как все копии имеются в деле.


Резюме.

Роструд разрешил хранить персональные данные работника, только при условии его согласия на их обработку.

Правовые источники: ст 24 Конституция РФ, ФЗ 152, ст 86 ТК РФ.

Состав личного дела работника-2017 | Современный предприниматель

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п

Дата документа

Номер документа

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

1

21.01.2017

4

Трудовой договор

1-4

Оригинал

2

21. 01.2017

4-К

Приказ о приеме на работу

5

Копия

3

21.01.2017

3-М

Соглашение о материальной ответственности

6-7

Оригинал

4

15.05.2017

4-КД

Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

8

Оригинал

5

25.08.2017

7вх

Заявление о предоставлении очередного отпуска

9

Оригинал

 

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Некоторые особенности обработки персональных данных сотрудников

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

перечень документов и персональные данные

Законом состав личного дела сотрудника не установлен, поэтому работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом. Рассказываем про состав личного дела работника 2021: перечень документов и персональные данные.

Требования к составу документации личного дела

Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Обычно личное дело включает:

  • документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
  • оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.

Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:

  1. Документы при приеме на работу.
  2. Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если проводился).
  3. Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

В результате, в перечень документов в личном деле включают как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей.

Все их располагают в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруют.

Все документы регистрируют во внутренней описи, которую включают в состав папки.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако в кадровом деле сложилась определенная практика его формирования.

Чаще всего папки личных дел организуют по структуре, пример которой приведен на схеме.

Важно

В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.

Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

При приеме работника обычно сохраняют:

  • заявление;
  • его анкету или данные резюме;
  • соглашение о неразглашении коммерческой информации;
  • копии дипломов;
  • рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью, чаще всего подшивают:

  • трудовой договор и допсоглашения к нему;
  • приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
  • приказы по оплате труда – начисление премий, назначение надбавок;
  • приказы об отпусках, о командировках;
  • приказы по поощрениям, награждениям;
  • приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
  • служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
  • заявления об увольнении или переводе;
  • договор о материальной ответственности;
  • должностные инструкции.

При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.

Можно без ограничений помещать в личное дело документы по трудовой деятельности сотрудника: их список открыт.

Включение в состав дела персональных сведений о работнике

Под персональными данными понимают любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

  • медкнижки работника;
  • документов об образовании;
  • справки об отсутствии (наличии) судимости;
  • характеристики и рекомендательных писем.

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

  • цель их использования – трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
  • строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
  • сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения можно ограничивать окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент. Однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений.

Письменное разрешение на обработку персональных данных хранят в течение 3-х лет с момента окончания его действия.

Будет ли нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника копий документов работника //

Работодатель в период трудовых отношений хранит следующие документы сотрудников:

— копия паспорта;

— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копии документов об образовании и (или) о квалификации и наличии специальных знаний или специальной подготовки;

— копии документов, подтверждающих право работника на социальные льготы;

— копии документов о поощрении и награждении (государственные, ведомственные, корпоративные)?

Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее — Закон N 152-ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.

Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, если она необходима, в частности, для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей.

Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит информацию, позволяющую однозначно сделать вывод не только об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.

Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).

Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:

— от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

— работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;

— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.

Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иное даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, от 30.07.2013 по делу N А53-10287/2013, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 15АП-16132/13, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/13).

Поскольку в вопросе Вами не представлена информация о заявленной работодателем цели обработки персональных данных, оценить правомерность хранения каждой из них с точки зрения соблюдения работодателем положений законодательства о защите персональных данных не представляется нам возможным.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Трошина Татьяна

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

Законно ли хранить фотографии сотрудников в их личном деле? | Small Business

Добавление лица к имени - это то, как некоторые люди говорят, что они связывают характеристики и атрибуты людей, с которыми они сталкиваются. Однако в HR-практике упоминание имени может быть опасной практикой, поэтому многие работодатели не хранят фотографии сотрудников в своих личных делах. Законность хранения фотографий сотрудников в личном деле несколько туманна. При этом существуют веские причины, по которым фотография сотрудника должна быть доступна персоналу отдела кадров.

Содержимое кадрового файла

Работодатели ведут кадровые файлы для удобного доступа к информации о квалификации, назначениях и производительности сотрудников. Содержимое кадрового файла включает подписанные подтверждения политик на рабочем месте и справочник сотрудника; формы дисциплины и корректирующих действий; служебные аттестации; благодарности; и неформальные заметки об обратной связи с руководителями. Медицинская и медицинская информация, защищенная Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), хранится в отдельных файлах, доступных только сотруднику по вопросам конфиденциальности работодателя.Не существует федерального закона, строго запрещающего хранение фотографий сотрудников в их личном деле. Однако, безусловно, есть причины, по которым работодатели должны либо хранить фотографии отдельно от информации о персонале, либо не хранить их вообще.

Форма I-9 о праве на трудоустройство

Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года предписывает использование формы I-9 для проверки права сотрудника на работу на работодателей США. Эта форма требует, чтобы положительное удостоверение личности, такое как паспорт, рабочая виза, свидетельство о рождении или водительские права, хранилось вместе с формой в качестве подтверждающей документации.Фотографии сотрудников должны храниться вместе с формой I-9 и удостоверением личности в течение как минимум трех лет после даты приема на работу, но не обязательно в личном деле. Служба гражданства и иммиграции США, которая обеспечивает соблюдение стандартов приемлемости для трудоустройства и проверяет файлы работодателей для оценки соответствия, советует работодателям хранить формы I-9 в бумажном формате отдельно от файлов персонала, чтобы упростить выполнение запроса на проверку.

Возможная дискриминация

Фотографии соискателей не приветствуются, потому что возможно, рекрутеры и менеджеры по найму могут использовать такие факторы, как раса, пол и возраст, чтобы определить, кого они хотят взять на собеседование или нанять.Это одна из причин, по которой ответы заявителей на вопросы о равных возможностях трудоустройства и позитивные действия хранятся отдельно от материалов заявлений, связанных с работой. Исходя из тех же принципов, фотографии сотрудников не должны становиться частью личного дела сотрудника. Менеджеры по найму могут прибегать к несправедливой практике найма, если у них есть доступ к личной информации о сотрудниках, рассматриваемых для продвижения по службе. Когда менеджер по найму просматривает такое кадровое досье, он должен основывать свое решение исключительно на факторах, связанных с работой, а не на внешности сотрудника.

Меры безопасности

Работодатели, которым необходимы строгие меры безопасности, могут увидеть ценность в сохранении фотографий сотрудников в своих кадровых документах. Высокие меры безопасности могут определять, например, какие сотрудники имеют доступ к ограниченным рабочим зонам. В этих случаях у сотрудника, скорее всего, будет удостоверение личности сотрудника или другое доказательство авторизованного доступа к рабочим местам своего работодателя. Хранение фотографий сотрудников в файлах персонала может служить эффективной системой резервного копирования для обеспечения актуальности и актуальности системы идентификации и доступа работодателя.Фотографии в личных делах сотрудников также могут подтвердить доступ сотрудника в случае, если сотрудник потеряет место или потеряет свою личность. Этот тип системы резервного копирования особенно полезен для работодателей, которые ведут электронные файлы сотрудников.

Соображения

Работодатели, которые склонны хранить фотографии сотрудников в личных делах, должны иметь для этого веские основания. Приемлемая причина может включать меры безопасности и резервного копирования. В противном случае работодатели, которые заявляют, что хранят фотографии сотрудников с целью нанести лицо с именем или по другим аналогичным причинам, могут неосознанно привлекать компанию к ответственности за претензии о несправедливой практике найма.

Ссылки

Ресурсы

Автор биографии

Рут Мэйхью пишет с середины 1980-х годов, а с 1995 года является экспертом в области управления персоналом. , "и ее цитировали в многочисленных публикациях, в том числе в журналах и учебниках, посвященных методам управления человеческими ресурсами. Она имеет степень магистра социологии Университета Миссури в Канзас-Сити.Рут проживает в столице страны Вашингтоне, округ Колумбия.

Нужно ли работодателям хранить копии резервных документов I-9?

, автор - Мэрилу В. Фаббо

В течение трех рабочих дней с даты начала работы сотрудника сотрудники должны предоставить оригиналы документов (не копии документов), подтверждающие их личность и разрешение на работу. Работодатели должны изучить оригиналы документов, чтобы определить, действительно ли они кажутся подлинными и относятся ли они к лицу, которое их представило.Некоторые, если не большинство, работодатели делают копии или сканируют документы и хранят их вместе с I-9 сотрудников. (Некоторые работодатели не заполняют Раздел 2 формы I-9, где они перечисляют представленные документы, удостоверяющие личность и разрешительные документы, и просто прикрепляют копии документов к неполной форме I-9, что не соответствует требованиям законодательства. Изготовление фотокопий документов не заменяет заполнение формы I-9.) Файлы I-9 могут становиться объемными с копиями карт социального страхования, водительских прав, паспортов и т. д.Если вы - работодатель, который пытается уменьшить ваш углеродный след, вы можете пересмотреть возможность изготовления копий разрешения на работу I-9 и документов, удостоверяющих личность (если вы не используете E-Verify, и в этом случае вы должны сохранить некоторые документы, такие как паспорт или паспортная карта США, карта постоянного жителя и форма I-766, документ о разрешении на работу).

Работодатели часто оставляют себе больше, чем им нужно.

В то время как работодатели должны хранить I-9 в течение периода, требуемого законом, работодатели, которые не используют E-Verify, не обязаны хранить копии документов, полученных от сотрудника, которые подтверждают личность сотрудника и разрешение на работу в Соединенных Штатах.Однако, если работодатель решает сохранить копии документов сотрудника, он должен сделать это для всех сотрудников, независимо от фактического или предполагаемого национального происхождения или статуса гражданства, в противном случае работодатель рискует нарушить антидискриминационные законы.

Если работодатель решает делать копии или электронные изображения документов сотрудника, документы должны храниться либо с соответствующей формой I-9, либо храниться вместе с записями сотрудника в соответствии со стандартами хранения электронных записей, указанными в применимых правилах. .Кроме того, если копии или электронные изображения документов сотрудника сохраняются, они должны быть доступны, когда DHS или другое федеральное правительственное учреждение проводит проверку или аудит.

Изменение вашей практики удержания.

Если вы не используете E-Verify и храните копии документов, которые сотрудники показывают вам для установления личности и разрешения на работу, и вы хотите сэкономить бумагу, доступное хранилище и / или время, вы можете прекратить это делать. вперед.Вы можете начать практику отказа от хранения бумажных или отсканированных копий при приеме на работу новых сотрудников. А это значит, что все новые сотрудники. Тем, для кого вы ранее хранили документацию по резервному копированию, вы должны сохранить ее - не выбрасывайте! Если вы все же решите изменить свою практику хранения копий или сканированных изображений документов, которые вам дают сотрудники, вам следует написать (подписанную и датированную) служебную записку, чтобы включить ее в свой файл I-9, о том, когда и почему вы сделали это. изменять. Имейте в виду, конечно, что «почему» не может быть недопустимой или незаконной причиной.

Чего работодателям не следует хранить в личном деле

Работодатели никогда не должны помещать отдельные элементы в ваш общий кадровый учет. В некоторых компаниях содержимое личных файлов и записей ваших сотрудников обычно доступно персоналу отдела кадров, сотруднику, а также руководителю или руководителю сотрудника.

В других случаях доступ ограничен персоналом отдела кадров, и сотрудники могут запрашивать доступ к своим записям. Юристы также могут запрашивать содержание кадровой документации по искам и жалобам Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC).Бывший сотрудник также может запросить копию своей кадровой документации.

В соответствии с передовой практикой доступ к кадровому файлу доступен только сотрудникам отдела кадров. Вам необходимо хранить личные дела под замком в специальном хранилище, которое делает их недоступными для других сотрудников.

Со всеми этими потенциальными использованиями и потенциальными зрителями кадровой документации ваших сотрудников работодатель должен позаботиться о том, чтобы вести объективную фактическую документацию трудовой истории сотрудника в вашей кадровой документации.

Следовательно, вы захотите применить эти общие правила к документации, которую вы храните в кадровой документации вашей организации.

Рекомендации по содержанию личного дела сотрудников

Информация в личном деле должна быть фактической.

Мнения менеджера или персонала отдела кадров; случайные заметки; сплетни; необоснованные слухи; вопросы, отчеты или пустословные утверждения от других сотрудников, которые не исследованы; обвинения не расследованы, не расследованы и не завершены; и любая другая не фактическая информация, комментарии или примечания должны быть исключены из личного дела сотрудника.

Один из наихудших примеров оскорбительных комментариев, которые менеджер по персоналу обнаружил в личном деле сотрудника, связан с записями интервью с менеджером по найму. Один заявил: «Возможно, слишком толстый, чтобы при необходимости подниматься и спускаться по лестнице». Представьте себе сотрудника, адвоката и даже будущих сотрудников и руководителей, читающих подобные комментарии.

В другой компании менеджер обнаружил необоснованные заметки, которые менеджеры и другие лица поместили в файлы сотрудников, например: «Мэри злится, потому что ей не дали повышения.Она намеренно замедлила свою работу, чтобы поквитаться со своим менеджером. «Видите проблему?

Записи о персонале должны быть тщательно отнесены к соответствующим местам хранения файлов.

Разработайте протокол для кадрового учета вашей компании на основе законов штата и федеральных законов, законов о занятости, таких как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании от 1996 года (HIPAA), и передовых методов работы работодателей.

Затем придерживайтесь протокола. Вы же не хотите, чтобы случайные отговорки врачей были спрятаны в личном деле, когда они принадлежат медицинскому делу.Вы также не хотите, чтобы обоснование и обоснование продвижения сотрудника по службе в файле заработной платы.

Вам также не нужны записи о решении о приеме на работу, включающие проверку биографических данных или заметки из обсуждений с бывшими работодателями в личном деле.

Руководители, менеджеры и другие сотрудники, которые помещают документацию в кадровый архив, нуждаются в обучении.

Любой человек, который имеет доступ и может помещать документы в личное дело сотрудников, нуждается в обучении, чтобы правильно писать документацию.

Заявление в выговоре сотруднику о том, что он был полным бездельником, не принесет вашей кадровой документации никаких призов. Но известны случаи, когда неподготовленные руководители писали подобные заявления и помещали их в личные дела сотрудников.

Еще лучше, ограничьте доступ к файлам сотруднику отдела кадров, который отвечает за записи и знает, что следует, а что не следует помещать в личное дело. Ваш сотрудник отдела кадров может проверить всю документацию перед ее подачей, чтобы убедиться, что она фактическая и правильно написана.Процесс обзора и обратной связи поможет вашим менеджерам узнать, как писать соответствующую документацию.

Сбалансируйте информацию, которую вы размещаете в кадровой документации.

Включите как положительные, так и отрицательные стороны трудовой истории сотрудника. Слишком часто в кадровой документации подчеркивается каждое негативное событие и упускаются положительные моменты, с которыми сталкивается каждый сотрудник. Подумайте о сохранении свидетельств повышения, продвижения по службе, вознаграждений за отличную работу, а также копий похвалы и благодарственных писем.

Осознайте разницу между личными записями руководителя о своих отчетных сотрудниках и официальными кадровыми записями компании.

Заметки руководителя, которые используются для повышения производительности, отслеживания проектов и достижения целей, а также для объективного определения повышений и планов повышения производительности, например, относятся к личному досье руководителя, а не к официальному кадровому учету компании.

Признайте также необходимость обучения руководителей тому, как делать заметки и вести документацию в своем файле управления.К личным заметкам применяются те же критерии фактов, а не мнений, и конкретных примеров, а не слухов.

Личные записи руководителя могут быть вызваны в суд в случае судебного иска, поэтому рекомендуется соблюдать осторожность даже в отношении личных заметок. Кроме того, практика некоторых руководителей или менеджеров хранить копии записей, существующих в официальном личном деле сотрудников, в их управленческом файле не рекомендуется.

Документация по найму и записи собеседований представляют собой некоторое затруднение.

Лучше всего вести отдельный файл для каждой заполняемой вами должности, который включает всю документацию, относящуюся к заполнению этой должности, от объявления о вакансии до проверок рекомендаций. Резюме соискателей, сопроводительные письма и заявки относятся к этому файлу, за исключением того, что вы должны переместить заявление наемного сотрудника в личное дело сотрудника.

По данным Общества управления человеческими ресурсами (SHRM). "Файл найма включает документы и действия, предпринятые для найма каждой должности.Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация ".

В этом файле также есть официальные контрольные списки и формы, которые вы используете, чтобы стремиться объективно представить квалификацию потенциального сотрудника и поддержать ваше решение нанять наиболее квалифицированного кандидата.Мнения и заметки менеджера по найму, сделанные в процессе приема на работу, не относятся к этому файлу.

Отдел кадров

может собирать эти записи для ведения полной документации по решению о приеме на работу, но они не входят в личный учет.

Фактическая документация о решениях о приеме на работу.

Эта документация включает такие решения, как продвижение по службе, перевод на дополнительную возможность и повышение заработной платы, и они должны быть внесены в личный учет.Мнения руководителя или отдела кадров о сотруднике - нет. Официальная документация о дисциплинарных мерах, такая как письменное предупреждение, также относится к личному делу сотрудника.

Конкретные примеры документации, которой не должно быть в личном деле

Следующую информацию не следует помещать в кадровый учет. Для документации может потребоваться отдельный файл, она может быть классифицирована как заметки для надзора или руководства или вообще не должна храниться у работодателя.

  • Любая медицинская информация относится к медицинской карте.
  • Информация о заработной плате принадлежит файлу платежной ведомости.
  • Документы, которые включают номера социального страхования сотрудников или информацию о защищенных классификациях сотрудников, таких как возраст, раса, пол, национальное происхождение, инвалидность, семейное положение, религиозные убеждения, генетический состав, вес и т. Д., Никогда не должны храниться в личном деле. .
  • Контролирующая документация с целью управления работой сотрудника, постановки целей, предоставления обратной связи и т. Д. Должна храниться в личной папке, папке, принадлежащей руководителю или руководителю.
  • Материалы расследования, включая жалобу сотрудника, допросы свидетелей, собеседование с сотрудником, выводы, рекомендации адвоката и решение, а также последующие меры, чтобы гарантировать отсутствие репрессалий, должны храниться в файле расследования, отдельном от кадрового учета.
  • Файл формы I-9 сотрудника в файле I-9 или месте, вдали от кадровых записей сотрудников. (В случае федеральной проверки ваших I-9 вы не хотите раскрывать какую-либо другую информацию, касающуюся ваших сотрудников.)
  • Поместите проверку биографических данных, включая криминальное прошлое, кредитные отчеты и т. Д., А также результаты тестирования на наркотики в отдельный конфиденциальный файл, к которому руководители, менеджеры и сотрудники не могут получить доступ. SHRM рекомендует либо этот отдельный конфиденциальный файл, либо, в качестве альтернативы, эту информацию также можно внести в конфиденциальную медицинскую карту сотрудника.
  • Записи о равных возможностях сотрудников, такие как формы самоидентификации и правительственные отчеты, не должны храниться ни в личном деле, ни в любом другом месте, к которому руководитель имеет доступ.

Итог

Если вы будете следовать этим рекомендациям, ваша организация будет эффективно хранить фактическую, подтверждаемую историю занятости и кадровые записи в соответствующих местах.

Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают мировая аудитория, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или за помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения.Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Что нужно знать о файлах персонала сотрудников

Как работодатель, вы связаны законами и постановлениями, которые определяют, какую информацию о сотрудниках вы можете (и должны) собирать и кто имеет доступ к этой информации. Административные функции, такие как сбор и хранение документов сотрудников, и то, как вы это делаете, могут показаться утомительными, но они могут оказать серьезное влияние на ваш бизнес. H&M, крупный шведский ритейлер, был оштрафован на сумму более 41 миллиона долларов за якобы отслеживание личной жизни сотрудников (отпуска, болезни, религиозные убеждения и семейные проблемы) в базе данных компании.

Чтобы избежать каких-либо юридических проблем (и штрафов) и гнева ваших сотрудников, важно понимать, что такое личное дело и что оно должно (и не должно) включать.

Что такое личное дело сотрудников?

Личное дело сотрудника - это собрание ключевых документов, относящихся к работнику. Некоторые документы сотрудников требуются по закону, тогда как другие желательно иметь. По словам Дэмиена Вайнштейна, партнера Weinstein & Klein PC, «вы должны уметь читать личное дело и иметь довольно точное представление о том, кто этот сотрудник, что он делает в компании и как работают."

Хранение и доступ к файлам персонала

Вы можете хранить файлы сотрудников в запертом картотеке, но вы рискуете, что эта информация будет повреждена в результате возможных бедствий (например, наводнения, пожары, торнадо) или украдена, а затем она будет сохранена Многие компании используют программное обеспечение для управления персоналом для цифрового хранения и управления файлами сотрудников.

Кто должен иметь доступ к кадровым записям сотрудников?

Только ключевой персонал (HR) и назначенные должностные лица компании, например, главный операционный директор (COO ), должен иметь доступ к файлам персонала.

«Ключевой персонал, который по контракту и по закону обязан сохранять конфиденциальность [должен иметь доступ]», - сказал Вайнштейн business.com. «Это может быть владелец бизнеса и главный операционный директор, глава отдела кадров и т. Д. Дело в том, что он содержит личную, частную и конфиденциальную информацию и не должен быть доступен никому в компании».

При необходимости эти назначенные специалисты могут предоставить менеджерам или руководителям доступ к некоторой информации в стандартном файле сотрудников, не содержащем конфиденциальной документации.

Примечание редактора: Ищете подходящее HR-программное обеспечение для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что включать в личное дело

В личном деле следует хранить большой объем информации; однако некоторые из них строго конфиденциальны. Николь Андерсон, владелец и генеральный директор компании MEND, занимающейся кадровыми решениями, рекомендует разделить информацию в личном деле сотрудника на три отдельные папки: файл сотрудника, конфиденциальный файл и файл I-9.

Срок хранения каждого документа зависит от федеральных законов и законов штата. В некоторых штатах требуется хранить определенные документы только в течение двух-трех лет после последней даты трудоустройства сотрудника, но вы можете захотеть хранить эти документы в течение шести или семи лет. И хотя это не требуется по закону, вам следует проводить аудит кадровых файлов один раз в год, чтобы убедиться, что информация, которой вы располагаете, является точной и актуальной.

Файл сотрудника

Этот файл содержит информацию о требованиях к должности, знаниях, производительности и поведении сотрудника.Андерсон сказал, что этот общий файл обычно включает следующее:

  • Контрольный список для нового найма
  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме
  • Должностная инструкция (и прием)
  • Письмо-предложение
  • Трудовой договор
  • Справочные формы проверки
  • Форма для связи в экстренных случаях
  • Получение имущества общества
  • Соглашение о конфиденциальности
  • Подписанные подтверждения (справочник сотрудника, политика и процедуры для сотрудников, варианты медицинского страхования и т. Д.))
  • Учебные документы и благодарности
  • Прошлые оценки эффективности
  • Формы повышения квалификации сотрудников
  • Принятые исправительные или дисциплинарные меры

Конфиденциальный файл

Этот файл содержит конфиденциальную информацию и должен храниться в безопасном файле. Только ранее упомянутый ключевой персонал должен иметь доступ к этому файлу. Андерсон сказал, что этот конфиденциальный файл обычно включает:

  • Форма самоидентификации
  • Любые медицинские документы или документы, связанные с инвалидностью (с возвращением к работе или врачебными справками)
  • Документация о компенсации работникам
  • Формы регистрации на страхование
  • 401 (k) или пенсионные формы
  • Формы получателя
  • Разрешение на выпуск
  • Раскрытие и авторизация кредитного отчета
  • Проверка на наличие судимости
  • Согласие на проведение испытаний на наркотики и письменные показания под присягой
  • W-4 налоговый документ
  • Государственный налоговый документ, если имеется
  • Форма прямого депозита / аннулированный чек
  • Любой документ, содержащий личную информацию, такую ​​как дата рождения, номера банковских счетов, номер социального страхования, пол, семейное положение и т. Д.

Файл I-9

Форма I-9 используется для проверки права сотрудника на легальную работу в США. Работодатели должны заполнить и сохранить форму I-9 для каждого сотрудника. Инспекторы иммиграционной и таможенной службы (ICE) часто проводят проверки I-9, и их подготовка может избавить вас от часов отслеживания документации и уплаты дорогостоящих штрафов.

Что

не включать в личное дело

Хранение или передача неверной информации о персонале может привести к юридическим неприятностям.Конфиденциальная информация, которую вы должны хранить отдельно от общего кадрового дела, включает W-4 сотрудника, информацию о равных возможностях трудоустройства, его номер социального страхования и его медицинскую карту.

«Совсем недавно в отношении COVID руководство предлагает не хранить личную информацию о здоровье (воздействие, результаты тестов, документацию о симптомах и т. Д.), Поскольку к ней может получить доступ слишком много людей», - сказал Вайнштейн.

Не храните какую-либо информацию, касающуюся личной информации сотрудника, его результатов работы, электронных писем или мнений о сотруднике.Вам также следует выбросить копии удостоверений личности сотрудников, таких как карты социального страхования, государственные удостоверения личности, водительские права и паспорта.

«Как только эти предметы будут использованы, они должны быть уничтожены, чтобы предотвратить любое несанкционированное копирование или взлом», - сказал Андерсон.

Законы о личных делах

Ваши сотрудники могут полагать, что могут проверять свое личное дело, но это не всегда так. Во многих штатах действуют законы, требующие от сотрудников получения судебного постановления, прежде чем они смогут запросить доступ к своим кадровым файлам.

Кроме того, существуют федеральные законы и законы штата, которые определяют, как работодатели могут хранить определенную информацию и какие сотрудники имеют разрешение на доступ к ней. Андерсон сказал, что в большинстве штатов работодатели требуют от работодателей хранить только государственные или федеральные документы в отделе кадров или в закрытом кабинете, тогда как другие документы требуют особого хранения и ограничений.

"Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требуют, чтобы конфиденциальная медицинская информация хранилась отдельно от личного дела, чтобы никто, кроме назначенного сотрудника отдела кадров или компании, не имел к ним доступа. , - сказал Андерсон.

Законы также регулируют, как долго вы должны хранить определенные документы. Например, комиссия за равные возможности трудоустройства требует, чтобы работодатели сохраняли все кадровые записи в течение как минимум одного года после последней даты приема на работу, а Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу 1967 года требует, чтобы работодатели сохраняли любой план вознаграждений работникам и систему письменных заслуг или стажа. в течение как минимум одного года после прекращения действия плана или системы.

Кадровые записи также могут иметь неоценимое значение в случае, если против вас подал в суд действующий или бывший сотрудник.

«[Кадровое дело] обычно первое, что просит ваш адвокат, если сотрудник подает на вас в суд (или угрожает подать в суд)», - сказал Вайнштейн. "Хранить его в одном месте, в идеале в электронном виде, чтобы вы могли предоставить его своему адвокату для рассмотрения, - это очень хорошая практика. Это не только сэкономит вам на судебных издержках, но и хорошо сохраненный файл может обеспечить хорошую юридическую защиту. к любым претензиям ".

Как сделать запрос на личные рекорды

Шаг 1

Определите, находятся ли запрашиваемые вами записи в Государственном департаменте.

Типы личных записей, хранящихся в U.S. Государственный департамент:
  • Заявления граждан США на паспорта США
  • Расследования, проведенные Бюро дипломатической безопасности
  • Консульская помощь гражданам США за рубежом
  • Действующие и бывшие сотрудники Государственного департамента

Если вы хотите получить копию своих паспортных записей непосредственно из Управления паспортных служб без необходимости подачи запроса по закону о свободе информации, перейдите сюда, чтобы получить копии паспортных записей.

Чтобы ознакомиться с полным списком систем сбора документации Департамента, перейдите на страницы Оценки воздействия (PIA) и Системы уведомлений о документации (SORN).

Для получения дополнительной информации о временных и постоянных записях, которые ведет Госдепартамент, перейдите в График удаления документации.

Как правило, постоянные записи 25 лет и старше, паспорта до 1925 года и визы до 1940 года являются собственностью Национального управления архивов и документации (NARA).Для получения информации о том, как найти Государственный архив в Национальном архиве, перейдите в Государственный архив в Национальном архиве.

Шаг 2

Определите, следует ли запрашивать информацию в соответствии с Законом о свободе информации (FOIA) или Законом о конфиденциальности.

Закон о конфиденциальности

Если вы ищете записи только о себе, вы можете запросить информацию в соответствии с Законом о конфиденциальности.Записи, полученные при обработке запроса, сделанного в соответствии с Законом о конфиденциальности, будут обрабатываться как в соответствии с Законом о конфиденциальности, так и в соответствии с FOIA, чтобы обеспечить максимально возможное раскрытие этих записей.

Чтобы запросить информацию в соответствии с Законом о конфиденциальности, вы должны быть гражданином Соединенных Штатов или иностранцем, имеющим законное право на постоянное проживание.

Закон о конфиденциальности разрешает доступ к вашим собственным записям только в том случае, если эти записи находятся в системе записей, поддерживаемых Государственным департаментом, которые извлекаются по имени или личному идентификатору человека.

Закон о свободе информации (FOIA)

Если вы делаете запрос от имени другого лица, ваш запрос будет обработан в соответствии с Законом о свободе информации.

Если вы запрашиваете чью-либо личную информацию или запрашиваете личную информацию от чьего-то имени, пожалуйста, попытайтесь предоставить письменное согласие от лица, чьи записи запрашиваются.Государственный департамент может и будет обрабатывать запросы на получение чьих-либо записей без их письменного согласия, но разглашение записей будет строго ограничено для защиты конфиденциальности данных лиц.

Шаг 3

Составьте ваш запрос.

Для запроса личных данных не требуется специальных форм.При отправке запроса приложите: 1) нотариально заверенное заявление или заявление, подписанное под страхом наказания за лжесвидетельство, в котором говорится, что вы являетесь тем человеком, которым вы себя называете, и 2) свою подпись.

Если вы подписываетесь под страхом наказания за лжесвидетельство, ваш запрос должен быть датирован и должен быть подписан следующим заявлением:

Я заявляю, подтверждаю, подтверждаю или заявляю под страхом наказания за лжесвидетельство в соответствии с законодательством Соединенных Штатов Америки, что вышеизложенное является верным и правильным.
В вашем запросе должна быть предоставлена ​​следующая информация:
  1. Полное имя (фамилия (имена), имя (имена), другая отличительная информация (например, младший, старший, III) и любые псевдонимы или другие используемые имена)
  2. Дата и место рождения (страна, штат / провинция и город)
  3. Запишите, какую информацию вы ищете, как можно подробнее, чтобы помочь нам найти эту информацию.Не пишите свой запрос в форме вопроса, но четко укажите, какие записи вы запрашиваете.
  4. Офисы или консульства, отправляющие или получающие запись
  5. Конкретное событие, политика или обстоятельство, которые привели к созданию записи.
  6. Текущий адрес и номер телефона
  7. Статус гражданства
  8. Дополнительные комментарии, помогающие найти запись
Доступ к чужим записям

Если вы хотите запросить личную информацию о другом человеке или если вы запрашиваете личные записи от имени другого лица, вы должны предоставить следующее:

  1. Письменное согласие лица, чьи записи запрашиваются.Пожалуйста, предоставьте подписанное, нотариально заверенное заявление от лица (лиц), уполномочивающее Государственный департамент предоставлять вам информацию. Если вы предоставите авторизацию, ваш запрос будет обработан с максимально возможным доступом. Если вы не предоставите или не сможете предоставить разрешение, ваш запрос будет обработан, но выпуск записей будет строго ограничен для защиты конфиденциальности другого лица.

    Разрешение должно иметь подпись физического лица и печать нотариуса и быть датировано в течение шести месяцев с даты запроса.Если нотариальное заверение невозможно, лицо (лица), чьи записи запрашиваются, может дать разрешение под страхом наказания за лжесвидетельство. Заявление о наказании за лжесвидетельство должно быть отправлено нам по почте или факсу с текущей датой и подписью .

    Вы можете отправить разрешение на своем фирменном бланке или обычной бумаге, но НЕ отправляйте сторонние разрешения на формы Министерства юстиции или Службы гражданства и иммиграции США.Эти формы разрешают выпуск записей только соответствующими агентствами, а не Государственным департаментом. Если вы не можете предоставить разрешение, укажите это; учтите, однако, что в результате возможность получения документов будет сильно ограничена. Для получения дополнительной информации см. Информационный лист «Разрешение на передачу записей другому лицу».
  2. Определите категорию вашего вознаграждения.
  3. Укажите максимальную сумму сборов, которую вы готовы заплатить. Подавая запрос по закону о свободе информации, считается, что вы согласились уплатить все применимые сборы в размере до 25 долларов США, если не указано иное.
Обратите внимание:

В целом, согласно положениям Закона о свободе информации и Закона о конфиденциальности, доступ к информации о частных лицах не может быть предоставлен неавторизованным третьим лицам без письменного согласия этих лиц.Государственный департамент может и будет обрабатывать запросы без согласия, но разглашение записей будет строго ограничено, чтобы защитить конфиденциальность соответствующих лиц.

Шаг 4

Отправьте запрос в Государственный департамент.

Вы можете отправить запрос о предоставлении документации Государственного департамента по почте или факсу по следующему адресу:

Управление информационных программ и обслуживания
A / GIS / IPS / RL
2201 C улица N.W., Suite B266
Вашингтон, округ Колумбия 20520-0000

Факс: (202) 485-1669

Напишите «Закон о свободе информации» или «Закон о конфиденциальности» на конверте или в строке темы вашего факса.

Обратите внимание:

Если вы отправите запрос, в котором недостаточно информации для обработки, вы получите уведомление о том, какая дополнительная информация нам нужна.Чтобы убедиться, что у Департамента есть все необходимое для обработки вашего запроса, просмотрите Контрольный список для личных данных.

Три ошибки, из-за которых работодатели попадают в беду с формой I-9

Адвокат Майкл Шеве из юридической фирмы Connell Foley криво называет форму I-9 всеобщей головной болью. Форма и прилагаемые к ней документы служат доказательством того, что сотрудники каждого предприятия имеют законное право работать, но они также могут быть источником нарушений и штрафов, часто просто за ошибки в оформлении документов.

«Кто знал, что у вас может быть так много проблем из-за небольшой двухстраничной формы», - сказал он на семинаре NJBIA's Hard Decisions, Hot Topics и Your Legal Questions в среду.

Вдобавок ко всему, иммиграционная и таможенная служба (ICE) находится в разгаре усиления правоприменения, особенно когда речь идет о проверке занятости. К счастью, всплеск еще не прошел через Нью-Джерси, по крайней мере, не в значительной степени. Но работодателям следует убедиться, что их файлы формы I-9 находятся в хорошем рабочем состоянии.Этого можно добиться, выполнив самопроверку с привлечением третьей стороны (например, юриста), которая будет проводить аудит за вас.

Schewe поделился тремя типичными ошибками, которые допускают работодатели. Избегая их, можно сэкономить много времени и денег.

Ошибка 1: Проверка и копирование документов, подтверждающих разрешение на работу, но без заполнения формы I-9.

Владелец бизнеса может предположить, что, если у него есть копии паспорта служащего, грин-карты или другой документации, подтверждающей разрешение на работу, они защищены.Однако это просто не так.

«Даже несмотря на то, что вы делаете копии документов и хотя вы их проверяете, вы все равно должны пройти через песню и танец; вам еще предстоит пройти формальности », - сказал Шеве.

Подобные нарушения могут дорого обойтись, как выяснила на собственном опыте компания Buffalo Transportation. Они были оштрафованы на 109 000 долларов за то, что не заполнили I-9 ни одному из своих 54 сотрудников.

Штрафы могут показаться небольшими (нарушение оформления документов может составлять всего 216 долларов США), но, поскольку штрафы назначаются за каждый случай, они могут быстро накапливаться.

«Если вы сделаете одну и ту же ошибку в формах 500 разных сотрудников, каждое из этих повторений ошибки будет отдельным нарушением», - сказал Шеве, что означает, что штраф в размере 216 долларов теперь умножается в геометрической прогрессии.

Ошибка 2: Вы правильно заполнили форму, но поместили ее в личное дело сотрудника.

Шеве не скупится на слова: «Не храните I-9 в папке для персонала», - сказал он участникам семинара.

Он объяснил, что когда официальные лица приходят на проверку и просят показать ваши I-9, вы хотите передать им папку, в которой есть все необходимые документы I-9, и ничего больше.Если формы находятся в папках с персоналом, правительство может считать всю папку частью записи I-9 и попросить просмотреть все личное дело.

«Вы же не хотите открывать эту банку с червями; держите их отдельно », - сказал он.

Ошибка 3. Вы храните заполненные I-9 в отдельном файле, но не избавляетесь от старых.

Работодатели должны хранить оригиналы форм I-9 в течение трех лет после даты найма или одного года после даты окончания работы, в зависимости от того, что наступит позже.Однако старые I-9 все еще могут быть обвинены в нарушении.

Schewe говорит, что напишите дату, когда форму I-9 больше не нужно хранить, и поместите ее поверх документов. Периодически просматривайте свои файлы и как можно скорее избавьтесь от тех, которые вам больше не нужны.

«Как только вы сможете уничтожить их на законных основаниях, вы захотите уничтожить их», - объяснил Шеве. «Вы не можете получить нарушение оформления документов для формы, которая уничтожена на законных основаниях».

Проверка или заполнение документов, удостоверяющих личность

Если у вас есть бизнес в Нидерландах и у вас есть персонал, вы должны подтвердить их личность.Вы должны знать, разрешено ли вашим сотрудникам работать на вас. И вам также понадобятся правильные личные данные для налога на заработную плату.

Вы проверяете личность всех работников на основании оригинала документа, удостоверяющего личность. Это относится к любым голландским или иностранным работникам, а также к стажерам, которых вы нанимаете. Если вы нанимаете временных работников через посредника или они работают на вас через подрядчика или субподрядчика, вы, тем не менее, должны подтвердить их личность.

В некоторых секторах, например, в секторе здравоохранения и гостиничного бизнеса, личность пациентов или клиентов также должна быть подтверждена в медицинских записях или реестре посетителей.

Функции безопасности при удостоверении личности

Вы проверяете личность своих сотрудников, запрашивая оригинал действующего документа, удостоверяющего личность. Водительское удостоверение или справка налогового органа, например, не являются действительными документами, удостоверяющими личность. При проверке паспорта следует помнить:

  • фотография
  • возраст и рост
  • подпись
  • национальность
  • дата истечения срока действия документа
  • элементы безопасности (водяной знак, номер документа)

Вы проверяете личность потенциального сотрудника до того, как он начнет работать на вас.Инспекция SZW составила контрольный список для проверки документов, удостоверяющих личность (на голландском языке), состоящий из четырех этапов:

  1. проверка документа, удостоверяющего личность
  2. проверка личности лица
  3. проверка, разрешено ли этому человеку работать на вас
  4. файл копия документа, удостоверяющего личность

Это относится также к иностранным рабочим и стажерам.

Важно проверять, нет ли неразборчивой или поврежденной информации, а также следов вырезания или приклеивания. Имя в машиносчитываемой зоне (две или три строки цифр и букв в нижней части пропуска) паспорта должно соответствовать имени в документе.

Иностранные сотрудники

После подтверждения личности сотрудника вы должны убедиться, что он имеет право работать на вас. Это относится к следующим группам:

  • человек с голландским гражданством
  • человек из ЕЭЗ или Швейцарии
  • человек с другим гражданством, которые могут доказать, что они имеют право на работу в Нидерландах

Подача заявления вашего сотрудника удостоверение личности

Вы обязаны хранить копию документа, удостоверяющего личность, в своих записях.На копии должны быть указаны все личные данные оригинала. Вы должны сообщить своему сотруднику, почему вы храните копию его документа, удостоверяющего личность. Они также должны иметь возможность хранить в тайне ненужную вам информацию.

Вы должны хранить эту копию в течение 5 календарных лет после прекращения рабочих отношений, периода занятости или деятельности. Когда срок действия документа, удостоверяющего личность, истек, нет необходимости хранить копию нового документа, удостоверяющего личность, в ваших записях.

Если инспекция SZW попросит вас подтвердить личность сотрудника, вы должны иметь возможность предоставить ему копию документа, удостоверяющего личность, в течение 48 часов.

Записи при приеме на работу по контракту или прикомандированию

Чтобы иметь возможность показать личность нанятого по контракту сотрудника, вы должны вести учет его данных (на голландском языке). Сюда входят:

  • имя и адрес
  • дата рождения
  • номер службы гражданина (BSN)
  • национальность
  • тип и номер документа, удостоверяющего личность
  • имя и адрес посредника.

Нет необходимости хранить копию их документа, удостоверяющего личность, в ваших записях, если они находятся в ЕЭЗ (Европейской экономической зоне) или из Швейцарии.Во всех остальных случаях вы должны хранить копию документа, удостоверяющего личность, в течение 5 лет.

Обязательства по налогу на заработную плату

Если вы не смогли установить личность своего сотрудника (или не смогли сделать это вовремя), вам необходимо применить анонимную ставку ( anoniementarief ) для налога на заработную плату. Это означает, что вы будете удерживать 52% их заработной платы в счет налога на заработную плату и взносов в национальное страхование.

Если вы нанимаете временных работников через посредника или (суб) подрядчика, последний несет ответственность за уплату налогов на заработную плату.Если они не соблюдают правила, налоговая и таможенная администрация Нидерландов может привлечь вас к ответственности.

Действительное удостоверение личности

Ваши сотрудники всегда должны иметь возможность предъявить действительный документ, удостоверяющий личность, во время работы. Вы должны сообщить им об этом обязательстве. Действительными документами, удостоверяющими личность, являются:

Водительские права не являются действительными документами, удостоверяющими личность, с целью проверки личности человека в начале рабочих отношений, поскольку они не содержат указания на национальность и статус проживания.

Обратите внимание: : только сами документы считаются действительным удостоверением личности.