Содержание

Порядок оформления документов при приеме на работу

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.
Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Так, при поступлении на работу в продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. 213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от поступающих могут потребовать и такие документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне.

Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя — как правило, в отделе кадров (ст. 67 ТК РФ). Подписанный и заверенный трудовой договор служит основанием возникновения трудовых отношений. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В случае, если прием на работу был оформлен приказом работодателя, но письменный трудовой договор по каким-либо причинам не заключался, оформить возникшие трудовые отношения письменно работодатель может только с согласия работника. Отказ работника от подписания трудового договора не может служить основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности. В действующем законодательстве не установлено единой обязательной формы трудового договора, поэтому в каждом случае она определяется произвольно. Рекомендации, но заключению трудового договора в письменной форме и примерная форма трудового договора утверждены Постановлением Минтруда России от 14.07.1993 г. № 135. Однако при её применении необходимо учитывать требования ТК РФ, в частности ст. 57 ТК РФ.

Письменная форма трудового договора не исключает издания приказа о приеме работника на работу (ст. 68 ТК РФ). Преимущество письменной формы договора заключается в том, что все условия трудового договора, права и обязанности сторон фиксируются в едином акте, обязательном как для работника, так и для работодателя. Это вносит определенность в их отношения, повышает гарантии реализации достигнутых договоренностей по основным условиям труда. На практике письменная форма трудового договора позволяет предотвратить многие конфликтные ситуации. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обговорено испытание работника в целях проверки его профессиональных навыков (ст. 70 ТК РФ). Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре и в приказе о приеме на работу. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания. Работнику, принятому на работу без испытания, испытательный срок не устанавливается. В некоторых случаях установление испытания является обязательным. Так, Федеральным законом от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы в РФ» для граждан, впервые принимаемых на государственные должности государственной службы, испытание устанавливается обязательно. В период испытательного срока на работника распространяются положения ТК РФ, иных нормативных правовых актов, а также правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, система оплаты труда и т.?п. Его положение ничем не должно отличаться от положения других работников организации.

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

— лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;
— беременных женщин;
— лиц, не достигших возраста 18 лет;
— лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;
— лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;
— лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями; — лиц, принимаемых на работу на срок до двух месяцев;
— в иных случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом. Для работников, принимаемых на сезонные работы, срок испытания не может быть более двух недель (ст. 294 ТК РФ). Установленные ТК РФ предельные сроки испытания не могут быть увеличены или продлены ни самим работодателем, ни по его соглашению с работником. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе. Сведения об установлении испытания в трудовую книжку работника не вносятся. В период испытательного срока работодатель должен выяснить деловые и профессиональные качества работника. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Это могут быть ссылки на акты о выпуске бракованной продукции, о несвоевременном, некачественном выполнении порученной работы, о нарушении правил внутреннего трудового распорядка организации, о допущенных ошибках и др. Работник имеет право обжаловать решение работодателя в судебном порядке, поэтому кадровой службе особенно важно фиксировать и документально оформлять все нарушения испытуемого. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится на основании ст. 71 ТК РФ и только до окончания испытательного срока, без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия. По результатам испытания нельзя уволить беременную женщину, поскольку расторжение трудового договора по инициативе работодателя с беременными женщинами не допускается, за исключением случаев ликвидации организации (ст. 261 ТК РФ).

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. Издания приказа об «окончательном» приеме работника на работу не требуется. Для испытуемого установлен упрощенный порядок увольнения. Так, если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не за две недели, а всего за три дня. Таким образом, процедура приема на работу предусматривает следующую последовательность действий.
1. Будущий работник составляет в письменной форме заявление на имя руководителя организации о приеме его на работу, ставит дату и подписывает заявление. При этом он предъявляет необходимые документы, предусмотренные ТК РФ. Лицо, уполномоченное осуществлять прием работников, пишет на заявлении гражданина «В приказ», ставит дату и подписывается.

2. С работником заключается письменный трудовой договор, который подписывается работником и работодателем (директором, начальником отдела кадров и т.?п.).
3. Прием на работу оформляется приказом (форма № Т-1а), изданным на основании заключенного трудового договора, и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). По требованию работника ему должна быть выдана заверенная копия указанного приказа. Приказ о приеме работника на работу — это распорядительный документ, которым оформляется подписанный трудовой договор. Ни приказ, ни завизированное заявление о приеме не могут заменить трудовой договор.
4. Прием гражданина на работу завершается внесением соответствующей записи в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности работника, в нее вносятся все последующие записи (например, о переводах, поощрениях, увольнении).

При приеме на работу кадровик обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Кроме того, работник должен быть ознакомлен с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями, должностной инструкцией. С новым работником должен быть проведен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной безопасности и другим правилам по охране труда. Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.?д. должны регулироваться условиями коллективного договора и другими локальными актами.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты
В соответствии с Федеральным законом от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями (например, работодатели) владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие её, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима зашиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: — обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; — все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

заключение договора, оформление приема на работу — Эльба

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

  • Трудовой договор.
  • Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

 

Что сравнивается

Трудовой договор

Гражданский договор

В каких случаях заключают Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется Трудовым кодексом Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке Да Нет
Какие страховые взносы платить 
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять 
  • Регулярная выплата заработной платы
  • Месячная зарплата не ниже МРОТ
  • Предоставление оплачиваемых отпусков
  • Выплата больничных и пособий
  • Компенсации при увольнении
  • Обеспечение условий работы
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять
  • Личное заявление сотрудника
  • Приказ о приёме 

Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность. 

Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Статья: как принять сотрудника на удалённую работу

Как оформить сотрудника по трудовому договору

  1. Получить от работника необходимые документы:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
    • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг);
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года;
    • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
    Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет страхового свидетельства, то вам предстоит его оформить. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.
  2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу). 
  3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

  4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

  5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

    Шаблон приказа о приёме

  6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

  7. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

    Шаблон карточки

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов. Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. 

 

Какие документы нужны при приеме на работу: перечень

Хорошо, если все документы, необходимые при приеме на работу, правильно оформлены, актуальны и находятся на руках у нового сотрудника. Но так бывает далеко не всегда. Как же должен действовать кадровик, если не хватает одного или нескольких важных документов? Что делать, если отсутствует Для начала выясните, почему ее нет у работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация при приеме на работу, оформляемая работодателем

Рассмотрим подробнее каждый из этапов. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС ; - Свидетельство ИНН если есть - документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; - документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Локальные нормативные акты организации При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами: - роспись в журнале работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом ; - роспись на листе ознакомления он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом ; - роспись в трудовом договоре в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику.

Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством. Заключение трудового договора Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме. Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров.

На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Приказ о приеме на работу Прием на работу оформляется приказом распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа распоряжения работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ распоряжение работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы.

Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа распоряжения. Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме. Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ.

Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства. Оформление личного дела сотрудника На сотрудника заводится личное дело, присваивается табельный номер и заводится личная карточка. Личные дела сотрудников, включая приказы, документы по его зарплате хранятся в архиве 75 лет. Это делается в целях сохранения документов-оснований исчисления трудового стажа для начисления в будущем пенсии по старости.

Внесение записи в трудовую книжку Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить. Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вместе с тем имеющаяся судебная практика показывает, что непредставление одного из перечисленных документов не всегда будет достаточным основанием для отказа в приеме на работу. При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст.

Какие документы оформляет работодатель при приеме на работу? При приеме на работу работодатель заключает с работником трудовой договор. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывается сторонами; один из них передается работнику, другой хранится у работодателя.

Прием на работу: порядок оформления документов

Рассмотрим подробнее каждый из этапов. Какие документы необходимы для приема на работу Любой кандидат желая поступить на работу заключить трудовой договор , сообщает о себе много хорошего: и какой он компетентный, работоспособный и ответственный, и, вообще, очень исполнительный и покладистый. Но для заключения трудового договора одних заверений будущего работника недостаточно. Законодатель предусмотрел определенный перечень документов, которые будущий работник обязан предоставить при заключении трудового договора, а, следовательно, у работодателя есть право требовать от кандидата на должность предоставления таких документов.

Прием работника на работу - порядок оформления и необходимые документы

Акцентируем внимание на временных рамках внесения записей в этот личный документ. Документы при приеме на работу: Видео Ст. Если человек трудоустроен в данном предприятии впервые, вноситься соответствующая отметка в его трудовую книжку должна в его присутствии, в срок, не превышающий неделю с даты составления контракта. Прием организацией от трудоустраиваемого трудовой книжки сопровождается произведением соответствующей отметки в книге учета не позже, чем через неделю после начала исполнения возложенных на него должностью обязательств. Распоряжение о приеме на работу Разбирая вопрос о том, какие документы оформляет работодатель при приеме на работу, необходимо рассмотреть процедуру составления приказа о трудоустройстве , который издается, исходя из содержания заключенного контракта. Составленное распоряжение должно быть объявлено принимаемому на определенную должность лицу под подпись в течении 3-х дней от начала его деятельности. При отказе работника поставить подпись в приказе составляется соответствующий акт.

Образец справки о выходе на работу Документы на устройство на работу по новым правилам и года Помимо изменений, связанный с переходом на электронные трудовые, есть и другие новшества.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства; - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС ; - Свидетельство ИНН если есть - документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; - документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Локальные нормативные акты организации При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами: - роспись в журнале работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом ; - роспись на листе ознакомления он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом ; - роспись в трудовом договоре в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством. Заключение трудового договора Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме.

Документы при приеме на работу

.

.

.

Равно как и прекращение трудового договора должно оформляться Кроме того, при приеме на работу (доподписания трудового договора).

Документы при приеме на работу: по новым правилам 2020

.

.

.

.

.

.

порядок и правила трудоустройства иностранных граждан на работу в России в 2021 году, перечень документов для работы иностранцев в РФ.

На практике приходится регулярно сталкиваться с тем, что разобраться с российскими миграционными законами и правилами трудоустройства иностранных граждан в России трудно даже юристам компаний-работодателей, тем более не просто понять весь порядок оформления на работу самим иностранным гражданам, приезжающим в другое государство на поиски работы.

По этой причине в данной статье мы решили описать все особенности трудоустройства иностранных граждан в Российской Федерации и дать пошаговую инструкцию по оформлению иностранного гражданина на работу, которой могут пользоваться иностранцы, приезжающие на работу в Россию в безвизовом порядке.

Помимо процедуры трудоустройства иностранных граждан вы также узнаете про все необходимые иностранному гражданину документы для работы в России.

Порядок трудоустройства иностранных граждан в Российской Федерации в 2021 году в безвизовом режиме

Итак, рассмотрим порядок оформления иностранца на работу с точки зрения самого иностранного гражданина, которому не требуется виза для въезда в РФ.

Вы – гражданин другого государства, с которым у РФ имеется договор о безвизовом въезде, и у вас есть желание приехать в Россию на заработки. Вы отправляетесь в РФ впервые либо уже были здесь, однако у вас нет ни РВП, ни ВНЖ.

Страна, гражданство которой вы имеете, также не является членом ЕАЭС.

Какие действия требуется предпринять для легальной работы иностранных граждан в России, и какие нужны документы для работы иностранных граждан в 2021 году?

1. Вы должны иметь заграничный паспорт (загранпаспорт). Этот документ потребуется для пересечения границы. Если он отсутствует, вначале необходимо оформить его у себя на Родине.

2. На границе вы получите миграционную карту, которую потребуется заполнять самостоятельно. Отметим, что в качестве цели въезда вы должны будете указать «Работа». Нельзя указывать что-либо другое.

Указываете паспортные данные загранпаспорта, по которому вы пересекаете границу. Поменять цель въезда и другую информацию после пересечения границы будет невозможно.

Если вы решили прилететь на самолете, то вам будет выдана уже заполненная миграционная карта. Останется только проверить сведения, указанные в ней. В случае необходимости нужно обратиться к сотрудникам пограничной службы, чтобы они могли внести коррекции.

3. В день въезда в РФ вы должны оформить полис добровольного медицинского страхования, проще говоря – страховку для иностранных граждан.

4. Когда граница будет пересечена, вам будет предоставлено семь рабочих дней (у Таджикистана – пятнадцать календарных суток) для оформления миграционного учета. Он также носит названия трехмесячной либо временной регистрации.

Необходимо, чтобы миграционный учет оформлялся по адресу вашего будущего рабочего места или фактического проживания. В противном случае он может быть в любую минуту аннулирован, а ваше нахождение в России станет незаконным, что в последствии может привести к запрету на въезд в РФ в будущем.

5. Далее, чтобы иностранцу трудоустроиться в РФ официально, необходимо оформить патент на работу. При его отсутствии вам не удастся работать легально.

Для подачи заявки на патент отводится тридцать дней. За этот период иностранному гражданину требуется собрать все документы для патента на работу, что включает в себя:


6. Только после получения патента на работу на руки у иностранного гражданина будет возможность начать официально работать по той специальности и в том регионе, которые указаны в патенте.

7. Итак, патент получен, и у вас теперь есть два месяца для того, чтобы найти работодателя, подкрепить официальное трудоустройство иностранного гражданина к этому работодателю трудовым договором и отправить его копии в ГУВМ МВД. Если вы не сделаете этого, ваш патент аннулируют.

Работодатель в свою очередь должен отправить в МВД уведомление о заключении трудового договора с вами, таким образом уведомить органы о трудоустройстве на работу иностранных граждан.

Работодатель также может запросить такие документы для устройства на работу иностранного гражданина, как СНИЛС и ИНН.

8. После получения патента иностранный гражданин должен в обязательном порядке вносить за него ежемесячные авансовые платежи. В случае просрочки платежа даже на 1 день, патент автоматически аннулируется.

9. С сентября 2016 года иностранные граждане также в обязательном порядке должны осуществлять продление регистрации по патенту.

Естественно, оформление документов для трудоустройства иностранных граждан в России в 2021 с учетом всех налогов и госпошлин будет стоить недешево, поэтому эти затраты требуется спланировать заранее.

Однако если вы соблюдете все правила трудоустройства иностранных граждан, и у вас на руках будет полный пакет документов для работы иностранных граждан на территории РФ, вы сможете легально работать в России в течение года, не боясь депортации, штрафных санкций либо запрета на въезд.

Поэтому не нужно экономить на своей безопасности и спокойствии – официально работать иностранный гражданин может только имея на руках весь перечень документов для трудоустройства иностранных граждан к работодателю.

Помните, однажды потратив деньги на документы для официального оформления на работу иностранного гражданина по закону, вы в течение всего года сможете зарабатывать средства, а не расходовать их на оплату штрафов.

Важно! 15 декабря президент подписал Указ № 791 от 15.12.2020 г. о продлении до 15 июня 2021 года временных мер по урегулированию правового положения иностранных граждан в России в связи с угрозой дальнейшего распространения коронавируса.

В соответствии с указом, до 15 июня 2021 года иностранные граждане, которые прибыли в РФ в безвизовом порядке, могут обращаться с заявлениями о выдаче, продлении или переоформлении патента на работу без учета требований к установленному сроку подачи документов для его оформления, к заявленной цели визита и выезду из РФ.

Также до 15 июня 2021 года иностранным гражданам не нужно продлевать документы о временном пребывании на территории РФ, сроки постановки на учет по месту пребывания.

Пожалуйста, поставьте лайк, если вам была полезна статья о порядке трудоустройства иностранных граждан в России в 2021 году и пошаговая инструкция по оформлению на работу безвизовых иностранных граждан или же поделитесь информацией об устройстве на работу иностранного гражданина в РФ в 2021 году в соц. сетях.

Какие документы требуются при приеме на работу? | Работа, карьера, бизнес

Также поговорим о том, что делать, если какие-либо документы отсутствуют (например, утеряна трудовая книжка). И обсудим ряд актуальных вопросов, среди которых: «Может ли работодатель отказать в работе при отсутствии „местной“ прописки?»

К обязательным документам, которые сотрудник должен предъявить работодателю при приеме на работу, в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации, относятся:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспортные данные указываются в трудовом договоре.

Трудовая книжка. Является обязательным документом, за исключением двух случаев: если человек устраивается на работу впервые (тогда работодатель сам заводит ему трудовую книжку) и если человек устраивается на работу по совместительству (тогда его трудовая книжка хранится на основном месте работы).

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) — тоже обязательный документ при приеме на работу, в случае отсутствия или утере которого нужно обратиться в отдел пенсионного фонда по прописке.

Документы воинского учета — для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Это военный билет или приписное свидетельство.

Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Таким образом, при устройстве на работу вы обязаны подтвердить ваше образование соответствующим документом (диплом, свидетельство либо школьный аттестат).

В отдельных случаях, если вы устраиваетесь на работу в соответствующие учреждения, у вас могут потребовать предъявить справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования.

В Трудовом кодексе говорится, что в некоторых случаях работодатель вправе требовать и другие документы. Например, водитель при устройстве на работу предъявляет водительское удостоверение и проходит медицинское освидетельствование.

Необходимо предоставить оригиналы всех документов — сотрудник кадровой службы проверяет их подлинность.

Рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы по данной теме:

— Является ли ИНН обязательным документом при приему на работу?

 — Нет, не является. Вам не могут отказать в работе по причине отсутствия ИНН.

— Могу ли я устроиться на работу в крупном городе, если прописан по паспорту в регионе?

 — Да, можете. Статья 64 ТК РФ запрещает отказ в заключении трудового договора по причине места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания).

— Я потерял трудовую книжку — меня смогут принять на работу?

 — Да, смогут. В случае утери трудовой книжки вам обязаны оформить на новой работе новую трудовую книжку либо дубликат.

— Я являюсь студентом. Какой документ об образовании я должен предоставить при устройстве на работу?

 — Если вы на момент устройства на работу являетесь студентом, предоставьте справку из учебного учреждения (справка на фирменном бланке с подписью и печатью).

— Нужно ли при приеме на работу предоставлять различные сертификаты и удостоверения о пройденных курсах, тренингах?

 — Документы о дополнительном образовании не являются обязательными при устройстве на работу, но если они у вас есть, обязательно предоставьте — это «плюс» вам как профессионалу.

— Зачем нужен военный билет при приеме на работу?

 — Во-первых, по трудовому законодательству военный билет является обязательным документом при приеме на работу. Во-вторых, любая организация обязана вести воинский учет и подавать данные по каждому сотруднику в военкомат, в противном случае руководству угрожают штрафы и предписания. Если вы потеряли военный билет, восстановите его в военкомате по месту прописки.

Желаю вам успехов в работе!

Какие документы нужны на разрешение на работу? | Консультации компании "РосКо"

Для того, чтобы начать трудовую деятельность на территории России, иностранцам нужно подготовить перечень определенных документов. Каких именно, читайте далее.

Иностранным гражданам, которым для нахождения в России понадобилась виза, будут нужны документы для разрешения на работу. То есть те документы, которые подтвердят права визовых иностранцев на работу в РФ. Иностранцы, которые находятся на территории России согласно безвизовому режиму, должны получить трудовой патент.

РАЗРЕШЕНИЕ НА РАБОТУ ДЛЯ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

Важно!

Граждане стран-участниц Таможенного Союза могут работать в России легально, без патента. Речь идет о Беларуси, Казахстане, Армении и Киргизии. Патент будет необходим иностранцам из Украины, Азербайджана, Таджикистана, Абхазии и Узбекистана.

Согласно Приказу №390 МВД Российской Федерации, разрешение на работу выдается органом МВД, уполномоченным в сфере миграции. Обычно разрешение выдается через работодателя. Исключение составляют только высококвалифицированные специалисты и иностранцы, которые получают образование в РФ . Эти группы получают разрешения лично. (С 05 августа 2020 г. разрешение на работу для граждан, обучающихся в РФ, не потребуется).

РАБОЧАЯ ВИЗА

Список необходимых документов для разрешения на работу

На каждого иностранного сотрудника оформляется отдельное разрешение на работу в РФ. Чтобы его оформить, в УВМ ГУ МВД (бывш. Федеральную Миграционную Службу) необходимо предоставить:

  • заявление на разрешение на работу. Образец можно найти на сайте МВД, заявление нужно подавать в двух экземплярах;
  • копию паспорта;

  • диплом или другой документ, подтверждающий образование;

  • трудовой договор;

  • результаты пройденного тестирования по русскому языку, истории и обществознанию;

  • квитанцию об оплате госпошлины;

  • заключение о прохождении медкомиссии и отдельно сертификат об отсутствии ВИЧ

Советуем обратить пристальное внимание на последний пункт, которым часто пренебрегают. Медкомиссия является обязательной для всех иностранных граждан, желающих работать в Российской Федерации. По ее результатам выдается медицинское заключение о состоянии здоровья иностранного гражданина.

Важно!

Все вышеперечисленные документы должны быть переведены на русский язык и заверены нотариусом.

Внимание работодателям! Прежде чем оформлять разрешение на работу, в некоторых случаях необходимо вначале получить разрешение на привлечение иностранцев на компанию. Срок рассмотрения миграционными органами такого разрешения занимает около 30 дней. После чего работодатель уже может заключить с иностранным гражданином трудовой договор и оформить разрешение на работу.

ВЫДАЧА РАЗРЕШЕНИЯ НА РАБОТУ

Особенности оформления на работу безвизовых иностранцев

Для иностранцев, которые находятся в России согласно безвизовому режиму, процедура трудоустройства значительно проще. Работодателю не нужны специальные разрешения, необходимо только встать на учет в МВД в качестве работодателя мигрантов, получить учетную карту и поставить миграционную службу в известность о приеме иностранца.

Что касается безвизового иностранца, то ему нужно иметь документ, который подтверждает его право на труд в Российской Федерации. Таким документом может быть рабочий патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство.


Что вам нужно для работы в США?

Введение в рабочие документы

При приеме на работу нового сотрудника работодатели должны обработать несколько документов и сохранить их. Вот рабочие документы, которые вам необходимо получить от новых сотрудников:

  • Удостоверение личности
  • I-9 форма
  • W-4 форма
  • Прямой депозит

Связано: Как нанять первого сотрудника

Подтверждение личности

В Соединенных Штатах сотрудники должны подтвердить свою личность и подтвердить, что они имеют законное право работать в округе.Они могут сделать это, предъявив своему работодателю определенные документы. Эти документы разделены на три списка: Список A, Список B и Список C.

Если у сотрудников есть один документ из Списка А, это достаточное подтверждение личности и разрешения на работу. В противном случае сотрудники должны предоставить два документа: один из списка B и один из списка C. Обратите внимание, что сотрудники должны представлять вам оригиналы документов, а не копии. Убедитесь, что все документы актуальны и актуальны.

Вот документы, которые входят в каждый список:

Список A: Эти документы подтверждают личность и право на трудоустройство

  • Не просроченный U.С. паспорт
  • Заграничный паспорт, срок действия которого истек (со штампом I-551)
  • Просроченное разрешение на трудоустройство
  • Квитанция о регистрации иностранца или карта постоянного жителя
  • Разрешение на работу, срок действия которого истек, с фотографией (выдано USCIS)
  • Заграничный паспорт, срок действия которого истек (с формой I-94, содержащей подтверждение неиммиграционного статуса)

Список B: Эти документы удостоверяют личность

  • Действительный U.S. или канадские водительские права или удостоверение личности с фотографией или описанием личных характеристик
  • Удостоверение личности, выданное местными, государственными или федеральными агентствами, с фотографией на нем
  • Регистрационная карточка избирателя
  • Военный билет США или запись о призыве
  • Идентификационная карточка военнослужащего
  • Карта морского торговца береговой охраны США
  • Племенной документ коренных американцев
  • Школьный билет с фотографией (сотрудники до 18 лет)
  • Карта больницы, поликлиники или врача (сотрудники до 18 лет)
  • Запись в детский сад или детский сад (сотрудники до 18 лет)

Список C: Эти документы подтверждают право на трудоустройство

  • Карточка социального страхования
  • U.С. или свидетельство о рождении за границей
  • Племенной документ коренных американцев
  • Удостоверение гражданина США
  • Удостоверение гражданина-резидента
  • Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек (выдан DHS)

И-9 форма

Наряду с подтверждением документов, удостоверяющих личность, сотрудники должны заполнить форму I-9, чтобы подтвердить свое право на трудоустройство.После того, как сотрудник подаст форму I-9, вы должны хранить ее отдельно от других документов сотрудника.

Возможно, вашей компании потребуется использовать E-Verify, систему, которая используется для сравнения информации в форме I-9 с федеральными базами данных для обеспечения точности.

W-4 форма

Сотрудники должны заполнить форму W-4, чтобы указать вашему бизнесу свою налоговую ситуацию. Эта форма сообщает вашей компании, какую сумму налога следует удержать из зарплаты сотрудника.Убедитесь, что вы используете самую последнюю версию этой формы для новых сотрудников и предложите существующим сотрудникам возможность обновить свою предыдущую версию W-4 до самой последней версии.

Прямой депозит

Если ваша компания предоставляет прямой перевод, важно, чтобы новые сотрудники предоставили свои банковские реквизиты вскоре после начала работы, чтобы они могли получить оплату в следующем периоде оплаты.

Советы по трудовым документам

Когда новый сотрудник начинает работать, вы как его работодатель обязаны проинформировать его обо всех документах, которые ему нужно будет заполнить.Чтобы обеспечить бесперебойный процесс адаптации сотрудника, следуйте этим советам:

  • Храните записи в безопасности: Существуют законы, по которым работодатели обязаны хранить документы сотрудника в течение определенного времени. Ознакомьтесь с этими законами. Точно так же работа работодателя состоит в том, чтобы хранить записи в безопасности и надлежащим образом. Сотрудники доверяют вам конфиденциальность их личных данных.
  • Предоставьте ресурсы для сотрудников: Большинство людей не являются налоговыми экспертами, поэтому предоставьте сотрудникам ресурсы для правильного заполнения их форм.Сотрудники начального уровня особенно оценят это руководство, поскольку у них, возможно, не было опыта в этом раньше.
  • Соблюдайте крайние сроки: Многие из этих форм имеют крайние сроки. Обязательно заберите их у сотрудников в первый день работы.

Связано: Объявление о новом сотруднике

Рабочие документы FAQs

Работодатель должен помнить о многих аспектах процесса адаптации.Вот пара часто задаваемых вопросов о рабочих документах:

Какие еще важные документы нужно получить от сотрудников?

После сбора всех налоговых деклараций и форм подтверждения занятости вам могут потребоваться дополнительные формы. Сюда могут входить:

  • Оформление пособий: Сотрудникам необходимо будет заполнить документы для получения таких пособий, как пенсионный план вашей компании, страхование здоровья и жизни и страхование по инвалидности.
  • Соглашения о согласии на тестирование на наркотики: Если на вашем рабочем месте требуются тесты на наркотики и / или алкоголь, вам необходимо, чтобы сотрудники заполнили форму согласия перед проведением тестов.
  • Контактная информация для экстренных случаев: В случае возникновения чрезвычайной ситуации поощряйте сотрудников предоставлять контакты для экстренных случаев, краткую историю болезни и информацию о любых пищевых аллергиях или непереносимости.
  • Форма целей сотрудника: Начните время сотрудника в вашей компании с правильного понимания их целей.Используйте рабочий лист, который помогает им создавать SMART (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, привязанные к срокам) цели. Вы также можете попросить их менеджера или начальника регулярно проверять их, чтобы убедиться, что они успешно продвигаются к своим целям.
  • Справочник сотрудника: Чтобы новый сотрудник полностью понимал ваш справочник сотрудника, потребуйте, чтобы он подписал подтверждение получения справочника. Особенно эффективно требовать подписи по всему справочнику, чтобы убедиться, что они прочитали его целиком.
  • Трудовой договор: В трудовом договоре укажите информацию о должности сотрудника, включая название должности, обязанности, продолжительность работы, компенсацию, льготы по условиям найма.
  • Соглашения о неразглашении: Если вы работаете с конфиденциальной информацией, попросите сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы эта информация оставалась внутри компании.

Какой отдел отвечает за документы сотрудников?

На многих предприятиях отдел кадров заботится о рабочих документах нового сотрудника.Однако в небольших компаниях за сбор и сортировку новых рабочих документов может отвечать руководитель или менеджер.

Приемлемые документы формы I-9 | USCIS

Сотрудники должны предоставить своим работодателям документы, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

Документы, указанные в Списке А, содержат удостоверение личности и разрешение на работу. Сотрудники, представляющие приемлемый список. Не следует требовать, чтобы документ представлял какой-либо другой документ.Некоторые документы Списка А фактически представляют собой комбинацию из 2 или более документов. В этих случаях представленные вместе документы считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или паспортная карта США
Форма I-551, карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца

1 мая 2017 года USCIS начала выпускать карточки с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись человека. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт была выпущена после 30 апреля 2010 года и может содержать подпись, а может и не содержать ее. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Проверка права на трудоустройство».

Карточка предыдущего постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Отказ от подписи»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9.

Форма I-766, карточка с разрешением на трудоустройство

USCIS начал выдавать текущую карту 1 мая 2017 года. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. И предыдущая, и новая карты будут действительны до истечения срока, указанного на карте.

Разрешение на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с отметкой о прибытии-отбытии и разрешением на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94 / 94A «Запись о прибытии-отбытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса человека и разрешение работать на конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период одобрения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в Форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии-отбытии. Примечание. Некоторые лица, представляющие этот документ Списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны представить дополнительную документацию, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США

.

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и ​​морских портах.Служба таможенного и пограничного контроля США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт Службы таможенного и пограничного контроля США или могут запросить бумажную форму I-94 во время процесса проверки.

Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A
К паспорту

необходимо предъявить форму I-94 или форму I-94A, подтверждающую допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США.S. и FSM или RMI.

Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или распечаткой формы I-551

Паспорт должен содержать временную печать формы I-551 или временную печатную отметку формы I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит перепроверке.

Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ Списка B, должны также представить документ из Списка C для Раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

  • Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  • Школьный билет с фотографией
  • Карточка избирателя
  • U.С. военная карточка или досье
  • Удостоверение военнослужащего
  • Карточка морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
  • Племенной документ коренных американцев
  • Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады
Допустимый список B Документы для лиц в возрасте до 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:
  • Школьная успеваемость или табель
  • Справка из поликлиники, врача или больницы
  • Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документов Списка B могут использоваться специальные пометки.

Документы, включенные в список C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили предоставить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Карточка с номером счета в системе социального обеспечения США
Карта с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Допускается ламинированная карта. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

  • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
Форма ФС-240, Консульский акт о рождении за границей
Форма FS-545, Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент
Форма DS-1350, Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США
Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью
Племенной документ коренных американцев
Форма I-197, удостоверение личности гражданина США
Форма I-179, Удостоверение личности гражданина-резидента США
Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии / отбытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, форму I-571, Проездной документ беженца (PDF), неистекшая форма I-327, разрешение на повторный въезд, форма N-560, сертификат U.S. Гражданство или форма N-561, замещающее свидетельство о гражданстве (PDF, 40,3 КБ) или форма N-550, свидетельство о натурализации или форма N-570, замещающее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами по документам, выданным DHS.

Список B Документы
Документы, удостоверяющие личность

Документы из Списка Б только удостоверяют личность.Сотрудники, которые решили представить документ Списка B, должны также представить документ из Списка C для Раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих неистекших документов Списка B:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленной территорией США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

  • Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Удостоверение школы с фотографией. Карточка регистрации избирателя U.S. военный билет или призывной билет Удостоверение военного иждивенца
  • Карточка морского торгового документа прибрежной охраны США (MMD)
  • Племенной документ коренных американцев
  • Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Допустимый список B Документы для лиц младше 18 лет, которые не могут предоставить документы, перечисленные выше:

  • Школьная успеваемость или табель
  • Справка из поликлиники, врача или больницы
  • Запись в детский сад или детский сад
Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какие-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документа Списка B могут использоваться специальные пометки.

Список C Документы
Документы, включенные в список C, только подтверждают разрешение на работу.

Сотрудники, которые решили представить документ из списка C, должны также предоставить документ из списка B для раздела 2.

Сотрудники могут предоставить один из следующих не истекших документов списка C:

Неограниченная карта с номером счета в системе социального обеспечения США

Карта с номером счета

в системе социального обеспечения США, доступ к которой не ограничен. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

  • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS

Консульский акт о рождении за границей (форма FS-240)

Свидетельство о рождении за границей, выданное U.S. Государственный департамент (форма FS-545)

Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США (форма DS-1350)

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или прилегающей территории США с официальной печатью

Индейский племенной документ

Удостоверение гражданина США (форма I-197)

Идентификационная карта для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)

Разрешение на работу, выданное Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выдаваемые DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии-отъезде», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, неиммигрантам H-1B) в связи с их иммиграционным статусом, неистекшим разрешением на повторный въезд ( Форма I-327), Свидетельство У.S. Гражданство (форма N-560) или замещающее свидетельство о гражданстве (форма N-561) (PDF, 40,3 КБ), либо свидетельство о натурализации (форма N-550) или N-570 (PDF). Форма I-797, выданная условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Для получения дополнительной информации о документах, выданных DHS, обратитесь в службу поддержки пользователей.

комбинированных документов | USCIS

Некоторые неиммигранты и посетители по обмену, которые представляют документ из Списка А, также должны представить дополнительные документы, подтверждающие их разрешение на работу в Соединенных Штатах.

Иностранные студенты с неиммиграционным статусом F-1, участвующие в учебной практике

Учебная практика (CPT) позволяет студентам F-1 соглашаться на оплачиваемую альтернативную работу / учебу, стажировку, совместное обучение или любой другой тип требуемой стажировки или практики, которые работодатели предлагают на основе соглашений о сотрудничестве со школой студента. Обучение должно быть связано с основной областью обучения студента. Студент может начать CPT после того, как назначенный школьный чиновник (DSO) санкционирует CPT в форме I-20, свидетельство о праве на получение статуса неиммиграционного студента.Подтвержденная DSO форма I-20 с формой I-94 студента, запись о прибытии / отбытии, указывающая неиммиграционный статус F-1, является свидетельством разрешения на работу.

Перечислите документ

Для целей Формы I-9 «Проверка права на трудоустройство» комбинация следующих документов считается документом из Списка А, удостоверяющим личность и разрешение на работу:

  • Заграничный паспорт с не истекшим сроком действия;
  • Форма I-94, Запись о прибытии / отбытии, указывающая неиммиграционный статус F-1; и
  • Форма I-20 с подтверждением DSO о приеме на работу.
    В разделе 2 формы I-9 вам следует ввести информацию из служебной информации сотрудника:
  • Загранпаспорт, срок действия которого истек;
  • Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса F-1; и
  • Форма I-20 с подтверждением DSO о приеме на работу.

Список B и C Документы

Учащийся, участвующий в CPT, может выбрать для представления документ списка B и списка C вместо документа списка A. Например, государственные водительские права (документ списка B и, в списке C # 7, форма I-94, указывающая неиммиграционный статус F-1 с должным образом подтвержденной формой I-20.

Посетители по обмену J-1

Посетитель по обмену J-1 (например, учителя, профессора, консультанты летних лагерей, летние рабочие и помощники по хозяйству) могут работать на законных основаниях в Соединенных Штатах, если работа является частью их утвержденной программы или если они получают разрешение на работу от официальный спонсор программы.

Перечислите документ

посетителя обмена J-1 получают несколько документов, связанных с их программой. Для целей формы I-9 следующие документы считаются документом Списка А, удостоверяющим личность и разрешение на работу:

  • Заграничный паспорт с не истекшим сроком действия;
  • Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1; и
  • Форма DS-2019 с одобрения ответственного должностного лица.Посетитель по обмену J-1 не может работать после даты окончания программы, указанной в этой форме.

Студенты J-1 могут предоставить вышеуказанные документы, если у них также есть письмо от ответственного сотрудника, разрешающее трудоустройство.

В Разделе 2 Формы I-9 работодатель должен ввести информацию от работника:

  • Заграничный паспорт, срок действия которого истек;
  • Форма I-94 с указанием неиммиграционного статуса J-1;
  • Форма DS-2019, утвержденная для приема на работу; и
  • Обратите внимание на документацию ответственного сотрудника в поле «Дополнительная информация».

Список B и C Документы

Чтобы удовлетворить требования к документам Списков B и C, студент J-1 может представить водительское удостоверение штата (Список B) и форму I-94 в сочетании с формой DS-2019 и письмом ответственного должностного лица (Список C # 7 ).

Формы DS-2019 для посетителей по обмену J-1, которые переходят на другую программу или меняют спонсора, должны указывать новую программу или спонсора.

Контрольный список документов для нового найма | Работоспособный

Следует иметь в виду:

  • Ознакомьтесь с местным трудовым законодательством, чтобы всегда соблюдать закон.
  • После получения подписанных соглашений от новых сотрудников надежно храните эти документы (в цифровой или физической форме), поскольку они содержат конфиденциальные данные.

Используйте этот контрольный список для оформления новых документов при приеме на работу в качестве руководства при приеме на работу новых сотрудников:

  • Подготовьте трудовой договор и получите его, если применимо. Вы можете отправить этот контракт вместе со своим электронным письмом или письмом с предложением о работе. Трудовой договор должен включать:
    • Информация о вакансии (название должности, отдел)
    • График работы
    • Стаж работы
    • Компенсации и льготы
    • Обязанности сотрудников
    • Условия прекращения
  • Убедитесь, что вы и новые сотрудники заполнили формы трудоустройства, требуемые по закону. Эти формы предоставят вам новые данные о найме, чтобы вы правильно классифицировали и выплачивали компенсацию сотрудникам. Законодательство может отличаться в зависимости от вашего штата или страны, поэтому убедитесь, что вы заполнили все необходимые формы в установленные сроки. Наиболее распространенные формы заполнения вакансий:
  • Подготовить и получить подписи на внутренних бланках. Обязательно поставьте подписи на формах, которые ваша компания использует для установления отношений с сотрудниками. Они могут включать:
    • Неконкурентные соглашения
    • Соглашения о неразглашении информации
    • Формы изобретений сотрудников
    • Бланки благодарностей из справочника сотрудников
    • Соглашения о согласии на тестирование на наркотики и / или алкоголь
    • Формы анализа работы (обязанности, цели и критерии оценки работы)
    • Опись оборудования сотрудников
    • Соглашения о конфиденциальности и безопасности
  • Подготовьте документы о вознаграждении сотрудников. Если вы предлагаете льготы сотрудникам, вам нужно будет предоставить новым сотрудникам документы, описывающие условия и положения, и, в некоторых случаях, получить их подписанными. Наиболее распространенные выплаты сотрудникам:
    • Страхование жизни и здоровья
    • Мобильный тариф
    • служебный вагон
    • Варианты на складе
    • Пенсионный план
    • Страхование инвалидности
    • Политика в отношении оплачиваемого отгула / отпуска (включая оплачиваемый отпуск)
    • Больничный
    • Льготы для здоровья сотрудников (например,грамм. абонемент в спортзал)
    • Компенсация за обучение

Узнайте все о льготах сотрудникам.

  • Получение личных данных сотрудников в экстренных случаях. Для укрепления здоровья и безопасности на рабочем месте лучше всего вести учет сотрудников:
    • Контакты для экстренных случаев
    • Краткая история болезни
    • Пищевая аллергия или предпочтения (например, веганская или безглютеновая)

документов, которые можно использовать для подтверждения права на I-9

Компании должны убедиться, что все новые сотрудники имеют право работать в США.S. Новые сотрудники должны подтвердить свою личность и разрешение на работу. Этот процесс проверки включает форму I-9.

Сотрудник предъявит вам документы, удостоверяющие личность и право на работу. Вы как работодатель просматриваете документы и подтверждаете, что они приемлемы. Процесс заполнения формы I-9 состоит из двух этапов:

Шаг 1. Сотрудник заполняет Раздел 1, подтверждая (подтверждая доказательствами) представленные документы.

Шаг 2 - В Разделе 2 работодатель проверяет документы

Этот процесс подачи и проверки документов должен выполняться сразу после приема на работу:

  • Раздел 1 не позднее первого рабочего дня работника
  • Осмотр раздела 2 в течение трех дней с первого рабочего дня работника.

Критерии приемлемых документов

Таможенная и иммиграционная служба США (USCIS) перечисляет документы, которые могут использоваться в качестве подтверждения личности и разрешения на работу.

Приемлемые документы должны устанавливать как (1) личность человека, так и (2) разрешение на работу. Есть три списка документов.

  • Список А документы приемлемы для идентификации работника, а также для получения разрешения на работу.
  • Документы
  • Списка Б являются приемлемыми для идентификации работника, а
  • Документы списка C используются для установления разрешения на работу.

Вы можете принять один документ из Списка А, потому что эти документы подходят для установления личности и разрешения на работу. Если у заявителя нет документа в списке A, он должен предоставить вам один документ из списка B и один документ из списка C.

Форма I-9 не требует от сотрудника предоставления номера социального страхования и не требует фотографии в документах, удостоверяющих личность (список B).

Список А Документы

Документы, удостоверяющие личность и право на участие (дополнительных документов не требуется):

  • U.S. Паспортная карточка или паспортная карточка США
  • Карта постоянного жителя или квитанция о регистрации иностранца («зеленая карта») (форма I-551)
  • Загранпаспорт с формой I-94 или формой I-94A с записью о прибытии / отбытии и разрешением на работу.
  • Заграничный паспорт со штампом формы I-551 или распечаткой формы I-551
  • Карточка бывшего постоянного жителя с подписью
  • Карточка постоянного жителя с пометкой «Отказ от подписи»
  • Карточка с разрешением на трудоустройство
  • (форма I-766).USCIS начала выдавать текущую карту 1 мая 2017 года. Некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 года, могут по-прежнему отображать предыдущий формат. Оба формата будут действительны до истечения срока, указанного на карте.
  • В случае иностранца-неиммигранта, имеющего право работать на конкретного работодателя, связанного со статусом, заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A, имеющий то же имя, что и паспорт, и содержащий подтверждение неиммиграционного статуса иностранца, как до тех пор, пока период одобрения еще не истек, и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям, указанным в форме
  • Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или I-94A.

Список B Документы

Документы, удостоверяющие личность (необходимо использовать с документом из списка C):

  • Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом США или отдаленным владением США, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  • Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  • Удостоверение школы с фотографией
  • Карточка избирателя
  • U.S. Военный билет или призывная карточка
  • Удостоверение военнослужащего
  • Карта торгового флота береговой охраны США
  • Племенной документ коренных американцев
  • Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом
  • Для лиц моложе 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы: школьную успеваемость или табель успеваемости; справка из клиники, врача или больницы; запись дневного ухода или детского сада.

Список C Документы

Документы, подтверждающие разрешение на работу ( необходимо использовать с документом из Списка Б):

  • Неограниченная карточка с номером счета социального страхования.Карта не принимается, если на ней есть ограничительная формулировка:
  • НЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ ЗАНЯТИЯ
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
  • ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ DHS
  • Консульский отчет о рождении за границей, выданный Государственным департаментом (форма FS-240)
  • Свидетельство о рождении за границей, выданное Государственным департаментом США (ФОРМА FS-545
  • Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (форма DS-1350)
  • Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или территории США.С. с гербовой печатью
  • Племенной документ коренных американцев
  • Удостоверение гражданина США (форма I-197)
  • Удостоверение личности гражданина-резидента США (форма I-179)

Что нужно проверять при изучении документов

  • Убедитесь, что статус заявителя, указанный в Разделе I, соответствует документам, удостоверяющим личность.
  • Все документы должны быть оригиналами, а не копиями. Копии документов не принимаются.Если вы не уверены, что документ является оригиналом, поищите водяной знак или печать.
  • Вы можете делать копии документов, но вы должны вернуть оригинал документа сотруднику.
  • Вы должны хранить документы в надежном месте, чтобы защитить конфиденциальность сотрудников, и вы должны делать копии документов для всех сотрудников, а не только для некоторых.
  • Вы не можете требовать определенные документы или отдавать предпочтение определенным документам. Все документы в каждом списке одинаково приемлемы.
  • Обязательно укажите всю необходимую информацию для каждого документа в форме I-9, даже если вы храните копии документов.

Вам не нужно отправлять форму I-9 и документы в USCIS. Храните все в записях своих сотрудников, чтобы информация была доступна в случае аудита или проверки.

Как получить формы I-9

Перед тем, как нанять первого сотрудника, убедитесь, что у вас под рукой есть форма I-9. Вы можете использовать несколько вариантов формы:

  • В USCIS есть виджет рабочего стола, который позволяет вам заполнять форму I-9 с рабочего стола вашего компьютера.
  • Вы можете использовать бумажную версию формы I-9. Эта версия не заполняется и должна быть распечатана.
  • Вы можете найти бумажную версию формы I-9 в магазине канцелярских товаров.

Доказательство права на работу в США

Приступая к работе, новые сотрудники должны предъявить в первый день ЛИБО:

ПРИМЕЧАНИЕ. Должны быть оригинальные документы ... фотокопии не принимаются.

Список А

Документы, удостоверяющие личность и право на трудоустройство

  1. U.С. Паспорт (не истек)
  2. Карта постоянного жителя или карта-квитанция о регистрации иностранца (форма I-551)
  3. Неистекший заграничный паспорт, содержащий временный штамп I-551 или временный I-551 печатная запись на машиночитаемой иммиграционной визе
  4. Неистекший документ о разрешении на работу, содержащий фотографию (форма I-766)
  5. В случае иностранца-неиммигранта, которому разрешено работать на конкретный работодатель. к статусу, загранпаспорт с формой I-94 или формой I-94A с тем же именем в качестве паспорта и подтверждающего неиммиграционный статус иностранца, до тех пор, пока период одобрения еще не истек, и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, указанным в форме
  6. Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии (ФШМ) или Республики Маршалл Острова (RMI) с формой I-94 или формой I-94A, указывающей на прием неиммиграционных граждан в соответствии с Договор о свободной ассоциации между США и FSM или RMI.

или список B

Документы, удостоверяющие личность

  1. Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным владением США Государства при условии, что он содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  2. ID-карта, выданная федеральными, государственными или местными правительственными учреждениями или организациями, при условии он содержит фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  3. Школьный билет с фотографией
  4. Карточка избирателя
  5. U.S. Военный билет или призывная карточка
  6. Удостоверение военнослужащего
  7. Карта морского торговца береговой охраны США
  8. Племенной документ коренных американцев
  9. Водительское удостоверение, выданное канадским государственным органом

Для лиц младше 18 лет, которые не могут предъявить перечисленные выше документы:

  1. Школьная успеваемость или табель
  2. Справка из поликлиники, врача или больницы
  3. Дневной уход или детский сад

и список C

Документы, подтверждающие право на трудоустройство

  1. U.S. Карточка социального страхования (кроме карточки, указывающей, что она недействительна для работы)
  2. Справка о рождении за границей, выданная Государственным департаментом (форма FS-545)
  3. Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (форма DS-1350)
  4. Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного государством, округом, муниципалитетом орган или территория США с официальной печатью
  5. Племенной документ коренных американцев
  6. U.Карта S. Citizen ID (форма I-197)
  7. ID Card для использования гражданином-резидентом в США (форма I-179)
  8. Документ о разрешении на работу, срок действия которого истек, выданный DHS (кроме перечисленных в Списке A)

Получено от Министерства внутренней безопасности
(Служба гражданства и иммиграции США)

Формы новых сотрудников после найма сотрудника

Вы прошли процесс приема на работу, сделали предложение о работе, и кандидат его принимает.Что теперь? Следующим шагом в добавлении сотрудника к вашему бизнесу является заполнение критически важных форм новых сотрудников, которые необходимы для удовлетворения федеральных и государственных требований к оформлению документов, предъявляемых к работодателям.

После того, как эти обязательные новые формы найма будут заполнены, вы можете настроить файлы персонала и сориентировать своего нового сотрудника.

Федеральная форма W-4 необходима для удержания

Необходимо заполнить федеральное свидетельство о удержании налогов, форма W-4, чтобы вы знали, сколько федерального подоходного налога удерживать из заработной платы вашего нового сотрудника.

Невозможно переоценить важность того, чтобы каждый сотрудник заполнял форму W-4, поэтому сделайте ее заполнение приоритетной задачей.

Подведение итогов ваших обязательств по удержанию заработной платы поможет вам понять, как следует заполнять форму W-4 и как ее следует использовать при расчете заработной платы.

Вы можете оказаться в ситуации, когда сотрудник не заполняет форму. Для покрытия ваших баз, если по какой-либо причине сотрудник не подает форму W-4, вы должны удержать налог, как если бы сотрудник не требовал никаких льгот.

Кроме того, вы должны знать, что если состоящий в браке сотрудник не заявляет о своем семейном статусе в форме W-4, работодатель должен удержать его на основании таблиц удержания для «одинокого сотрудника». Поскольку ставки удержания для одиноких сотрудников выше, чем для состоящих в браке работников, и поскольку сумма налога, удерживаемого с данной выплаты заработной платы, уменьшается по мере увеличения количества заявленных освобождений, важно, чтобы вы попросили всех сотрудников подать справку.

Государственное использование формы W-4. Форма W-4 выполняет еще одну важную функцию: во многих штатах копию необходимо отправить в государственное агентство как часть необходимой информации о новых сотрудниках.

Кроме того, во многих штатах есть форма штата, которую необходимо подавать для целей удержания. Информацию о вашем штате можно найти в нашей карте удержания подоходного налога.

Информация о новом найме

Федеральный закон требует, чтобы все работодатели, даже имеющие всего одного сотрудника, сообщали обо всех новых приемах на работу в соответствующее государственное агентство.В свою очередь, эти государственные агентства должны передать информацию национальному справочнику новых сотрудников, который ведет Министерство здравоохранения и социальных служб. Информация будет использоваться в основном для двух целей:

  • для предотвращения мошенничества с выплатой пособий по безработице
  • , чтобы найти родителей, которые должны алименты.

Что это значит для вас как работодателя? К счастью, процесс не очень обременительный. Информация, которую вы должны предоставить, - это информация, которую каждый новый сотрудник должен предоставить при заполнении формы W-4.

В частности, вы должны указать имя, адрес, номер социального страхования каждого сотрудника, а также название, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя. Вы также должны указать дату найма, то есть дату, когда сотрудник впервые оказывает платные услуги. Самый простой способ сделать это - использовать копию Federal W-4.

Согласно федеральному закону отчеты должны быть представлены в соответствующее агентство штата в течение 20 календарных дней с даты найма, хотя в некоторых штатах могут потребоваться более короткие периоды отчетности.

Отчеты должны быть отправлены почтой первого класса или в электронном виде. Если у вас есть сотрудники в нескольких штатах, и вы отправляете отчеты по почте, вы должны сообщать в каждом штате. Однако, если вы подаете заявление в электронном виде, вы можете указать в Департамент здравоохранения и социальных служб (HHS) один штат, в котором вы будете сообщать всю информацию о новом найме.

Куда работодатели подают отчеты? Во многих штатах, в которых программы существовали до принятия федерального закона, отчеты подавались в агентство, которое администрирует программу компенсации по безработице штата, или в агентство, которое отвечает за обеспечение алиментов.С момента вступления в силу закона отчетность должна направляться в новую директорию штата по найму. Информацию об отчетности о новом найме можно найти на веб-сайте по трудоустройству вашего штата.

Форма I-9

Согласно Закону о реформе иммиграции и контроле 1986 года, все работодатели должны подтвердить личность и право на работу в Соединенных Штатах всех сотрудников, нанятых после 6 ноября 1986 года, с использованием формы I-9 Службы иммиграции и натурализации ", Форма подтверждения права на трудоустройство ".

Заполненная форма не отправляется в правительство, но вы должны сохранить ее в своих файлах на случай, если инспектор INS когда-либо захочет ее увидеть.

При наличии у сотрудника необходимых документов заполнение формы не займет больше минуты или двух. Форма должна быть заполнена в день найма или в течение трех рабочих дней после найма. Работодатели и сотрудники могут подписывать формы в электронном виде и сохранять их в электронном формате.

В Business Tools находится форма I-9 «Подтверждение права на трудоустройство», которую вы можете использовать при приеме на работу нового сотрудника. В Business Tools также есть Справочник для работодателей, в котором представлена ​​подробная информация о требованиях I-9.

Чтобы получить помощь при заполнении формы, ознакомьтесь с этим руководством к форме I-9, полным описанием того, что это такое, и какие формы удостоверения личности требуются.

Целью формы I-9 является установление личности сотрудника и его или ее права на работу в Соединенных Штатах. Некоторые документы подтверждают и личность сотрудника и его или ее право на работу в США (Список A). Другие документы удостоверяют личность (Список B) или право на работу (Список C).

Сотрудники должны предоставить документ из Списка A или один документ из Списка B и , один документ из Списка C.

Список A. Следующие документы являются достаточными для установления личности и права на работу:

  • Паспорт или паспортная карточка США (с не истекшим сроком действия)
  • Карточка постоянного жителя или Квитанция о регистрации иностранца (Форма I-551)
  • заграничный паспорт с временной отметкой I-551 или временной распечатанной отметкой I-551 на машиночитаемой иммиграционной визе
  • Документ о разрешении на работу, срок действия которого не истек, с фотографией (Форма I-766)
  • заграничный паспорт с неистекшим сроком действия с неистекшим сроком регистрации прибытия-отъезда, форма I-94, имеющий то же имя, что и паспорт, и содержащий подтверждение неиммиграционного статуса иностранца, если этот статус разрешает иностранцу работать на работодателя
  • действительных паспортов для граждан Федеративных Штатов Микронезии (FSM) и Республики Маршалловы Острова (RMI) вместе с формой I-94 или формой I-94A, указывающей на допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между Соединенными Штатами и FSM или RMI

Если сотрудник не может предоставить один из предыдущих документов, он или она должны представить документ, удостоверяющий личность (Список B), и другой документ, подтверждающий право на работу (Список C).

Список Б. Следующие документы являются допустимыми документами, удостоверяющими личность для лиц в возрасте 18 лет и старше:

  • водительское удостоверение, выданное государством или владением США, содержащее фотографию или такую ​​информацию, как имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
  • федеральное, государственное или местное удостоверение личности, содержащее ту же информацию
  • школьный билет с фотографией
  • регистрационная карточка избирателя
  • Военный билет США или призывной билет
  • Удостоверение военнослужащего
  • Карта морского торговца береговой охраны США
  • Племенной документ коренных американцев
  • Водительское удостоверение
  • , выданное канадским государственным органом

Для лиц младше 18 лет:

  • школьная успеваемость или табель
  • выписка из поликлиники, врача или больницы
  • запись дневного или детского сада

Список C. Следующие документы являются приемлемыми доказательствами права на работу:

  • оригинал карты социального обеспечения (копии не принимаются), выданный Управлением социального обеспечения
  • свидетельство о рождении за границей, выданное Государственным департаментом (форма FS-545 или форма DS-1350)
  • оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или владения США с официальной печатью
  • Племенной документ коренных американцев
  • Удостоверение гражданина США (Форма USCIS 1-197)
  • ID-карта для использования гражданином-резидентом в Соединенных Штатах (форма USCIS 1-179)
  • Неистекший документ разрешения на работу, выданный DHS

Что делать, если у сотрудника нет необходимых документов? Если новый сотрудник не может предоставить необходимые документы в течение трех рабочих дней с момента приема на работу, сотрудник должен предоставить:

  • квитанция о применении заменяющих документов в течение трех рабочих дней
  • требуемый документ в течение 90 дней с момента найма

Эта процедура не применима к иностранцу, который указывает, что у него или нее нет разрешения на работу во время приема на работу.

Хранение I-9. После того, как вы заполнили форму, вы должны сохранить ее на время работы. Если сотрудник уволен, не забудьте сохранить форму I-9 в течение трех лет с даты найма или одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже . Вам не обязательно хранить копии документов, которые вам показал новый сотрудник, хотя мы рекомендуем вам это сделать. Если вы храните копии этих документов, они должны храниться вместе с формой I-9s.

Хотя официального стандарта электронной подписи или ведения записей для Формы I-9 не существует, вы можете хранить свои Формы I-9, используя общепринятые стандарты электронного хранения записей.Электронная система, которую вы используете, должна обеспечивать легкий доступ инспекторам, и вы должны иметь возможность воспроизводить разборчивые и читаемые бумажные копии хранящихся в электронном виде форм I-9.

Аттестация государственной службы занятости. Направления из государственных агентств занятости могут иметь сертификаты, соответствующие требованиям I-9. Если у вас есть направление из государственного агентства по трудоустройству, у которого есть сертификат, вы должны сохранить его вместо формы I-9.

E-Verify. E-Verify - это онлайн-программа, управляемая совместно Министерством внутренней безопасности и Администрацией социального обеспечения, которая позволяет участвующим работодателям проверять статус работы новых сотрудников в Интернете, сравнивая информацию из формы I-9 сотрудника с данными Управления социального обеспечения. и базы данных Министерства внутренней безопасности. E-Verify является бесплатным и добровольным для большинства работодателей. Подрядчики и субподрядчики федерального правительства обязаны использовать систему E-Verify.Кроме того, в некоторых штатах работодатели требуют от работодателей подтверждения права на трудоустройство с помощью E-Verify.

Работодатели должны предоставить уведомление об обмене страховкой

В рамках реформы здравоохранения с 1 января 2014 года медицинское страхование доступно для физических лиц и сотрудников малого бизнеса через государственные биржи медицинского страхования (также известные как Рынок медицинского страхования). Открытая регистрация на медицинское страхование через биржи начинается 1 октября 2013 года.

Закон о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании (ACA) внес поправки в федеральный Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), чтобы требовать от покрываемых работодателей предоставления нынешним сотрудникам и новым сотрудникам письменного уведомления о существовании обменов и другой другой информации, касающейся медицинского страхования через эту опцию.

Обычно работодатели с одним или несколькими сотрудниками, участвующими в торговле между штатами, и с годовым объемом продаж 500 000 долларов США или более, подпадают под действие закона FLSA.

Работодатели, которые обязаны предоставлять сотрудникам уведомления об обмене страховой компанией, должны делать это как для сотрудников, занятых полный, так и неполный рабочий день. И если вы предлагаете групповой план медицинского обслуживания, уведомление , а не ограничивается сотрудниками, зарегистрированными в плане или имеющими право на участие - уведомление требуется для сотрудников, не участвующих в групповом плане медицинского обслуживания или не имеющих права на участие.

Работодатели также обязаны предоставлять уведомление каждому новому сотруднику при приеме на работу в течение 14 дней с даты начала работы сотрудника.

Кто не получил уведомление? От вас не требуется уведомлять иждивенцев или других лиц, которые имеют право (или могут получить право) на страховое покрытие в рамках вашего группового плана, но не являются сотрудниками.

Уведомление требуется, даже если вы не предлагаете страховое покрытие медицинского обслуживания. Все застрахованные работодатели должны уведомлять сотрудников об их вариантах медицинского страхования, независимо от того, является ли медицинское страхование пособием для сотрудников, предлагаемым вашим бизнесом.

Надлежащая доставка уведомлений. Вы можете использовать обычную почту для доставки уведомления сотрудникам или доставить его в электронном виде (при условии, что DOL соблюдает требования безопасного порта электронного раскрытия информации).

Какой бы способ доставки вы ни выбрали, уведомление должно быть предоставлено бесплатно.

Когда это требование вступает в силу? Работодатели должны уведомить лиц, работающих по состоянию на 30 сентября 2013 г., до 1 октября 2013 г.Начиная с 1 октября 2013 г. работодатели обязаны направлять уведомление новым сотрудникам.

Штраф за несоблюдение. 11 сентября 2013 года Министерство труда издало указание об отсутствии штрафов или штрафов, налагаемых в соответствии с законом за непредоставление уведомления сотрудникам до 1 октября 2013 года.

Уведомление должно содержать определенную информацию. Чтобы удовлетворить требование об уведомлении, следующее должно быть предоставлено в письменной форме на языке, понятном среднему служащему:

  • Информация, информирующая сотрудника о возможности обмена, с описанием услуг, предоставляемых биржей, и контактной информацией;
  • Информация о том, что работник может иметь право на льготный налоговый кредит, если работник приобретает медицинское страхование через биржи и . Доля плана работодателя в стоимости льгот, предоставляемых по плану, составляет менее 60 процентов затрат; и
  • Информирование работника о потенциальной потере взноса работодателя в план медицинского страхования, предлагаемый работодателем (который может быть исключен из федерального подоходного налога), если работник приобретает медицинское страхование через биржу.

Доступные примечания к моделям. Чтобы быть уверенным в том, что вы соответствуете требованиям к формату и содержанию уведомления, вы можете использовать образец уведомления, предоставленный DOL для работодателей. Предусмотрены два типовых уведомления - одна версия для работодателей, которые предлагают план медицинского обслуживания некоторым или всем сотрудникам, и одно для работодателей, не предлагающих план медицинского обслуживания.