Содержание

Оформление трудовой книжки: в чем заключается процедура

Обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки закреплена за работодателем. Документ служит подтверждением общего и специального стажа для расчета пенсионных выплат. Какие сведения отражаются в трудовой книжке, где она хранится, как вносятся изменения в документ, какие особенности существуют в отношении занятости в ИП, подробно в этом материале.

Структура и содержание трудовой книжки

Понятие трудовой книжки содержится в ст. 66 ТК РФ. Документ оформляется один раз и в него вносятся записи на протяжении всей жизни работника. Ведется формуляр только сотрудниками кадровой службы или ответственными лицами при отсутствии такого отдела – индивидуальным предпринимателем или руководителем организации.

О внесенных записях и открытии трудовой книжки обязательно извещается работник. Фиксируется это проставлением его подписи в документе.

Оформление документа осуществляется на бланке строгой отчетности. Если пустые поля в трудовой книжке закончились, то прикладывается вкладыш по той же форме. В трудовой книжке фиксируются сведения:

  • На корочке прописываются документы, на основании которых вносятся изменения в личные данные сотрудника. При смене фамилии это может быть свидетельство о браке и удостоверение личности. Если персональные данные в течение всего срока исполнения трудовых обязанностей не меняются, то эта сторона остается незаполненной.
  • На титульном листе фиксируется полное Ф. И. О. гражданина, дата рождения, профессия, информация об образовании. Записи заверяются синей печатью организации, оформившей первично документ. При утере или повреждении трудовой книжки – по текущему месту работы.
Заполненный титульный лист трудовой
  • Сведения о трудовой занятости, включая даты приема и увольнений с указанием приказов, на основании которых внесены записи. Информация о переводах на другую должность или место деятельности. Правовое основание для внесения записи — ссылка на статью Трудового кодекса РФ при прекращении отношений с работодателем. К примеру, ст.77 ТК РФ «Увольнение по собственному желанию». Записи обязательно сопровождаются датами в формате ХХ. ХХ. ХХХХ. Каждому заполненному полю соответствует порядковый номер, делают заверение синей печатью организации или ИП, с которыми заключен договор, и подписью руководителя либо ответственного работника кадрового отдела.

  • Дополнительно указываются даты и номера приказов о поощрениях или назначенных награждениях.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Трудовые книжки печатаются на специальных бланках утвержденного образца.

Приобрести формуляр Госзнака можно в канцелярских магазинах или Союзпечати.

На предприятии в отношении хранения документов строгой отчетности на работников устанавливаются следующие требования:

  • ответственность за содержание и обеспечения сохранности трудовых книжек лежит на работодателе;
  • находится формуляры должны в несгораемом шкафу;
  • доступ к бланкам получают только ответственные лица, которым передается ключ от шкафа;
  • каждая выемка документов осуществляется при внесении соответствующей записи в журнал строгой отчетности с указанием даты и Ф. И. О. сотрудника.

Правила учета трудовых книжек и их хранения детально прописаны в Постановлении Правительства №225.

Оформление и выдача документа

Выдача формуляра и его первичное оформление, а также ведение трудовых книжек осуществляется для сотрудников следующих категорий:

  • при заключении трудового договора на постоянную занятость;
  • при принятии в штат на временной основе;
  • при выполнении сезонных работ, если место трудовой занятости является основным;
  • при принятии работника на работу по договору на оказание услуг, если осуществляются отчисления в социальные фонды;
  • при заключении договора на внутреннее совместительство, при внешнем – работы в других организациях ИП оформление и хранение трудовой книжки не предусмотрено.

Порядок учета трудовых книжек

Если работник ранее был трудоустроен официально, то он должен предоставить по новому месту занятости документ о стаже на хранение в кадровый отдел.

При принятии формуляра кадровый работник проверяет формуляр на подлинность, сверяет личные данные, вносит запись с указанием даты и номера приказа о принятии на работу, проставляет печать принявшей сотрудника организации.

В случае утери документа по новому месту работы кадровый отдел обязан завести вторую трудовую книжку.

Ведет реестр трудовых книжек отдел кадров при заполнении журнала. При передаче документов на предприятие проставляется дата и подпись ответственного лица в принятии формуляра на хранение в кадровый отдел предприятия.

Зачем оформлять трудовую книжку

Основным назначением трудовой книжки является подтверждение общего и специального стажа для получения пенсионных отчислений. Также сведения, указанные в документе, анализируются при принятии на новую должность или при назначении для выполнения трудовых обязанностей на определенном месте занятости.

Полезно знать: такое подтверждение квалификации и стажа необходимо для определенной специальности для получения статуса судьи, адвоката, инженеров, руководителя отдела и др.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

При принятии на работу по трудовому контракту впервые обязанность по оформлению документа лежит на организации или ИП, с которым заключен договор.

Если бланк строгой отчетности был утерян или испорчен, то нужно завести также новую трудовую книжку. Сделать книжку нужно в первый день, куда вносятся сведения с приказом о назначении на должность. Выдать документ сотруднику нужно в последний день его работы.

Копии трудовых книжек

Выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день прекращения трудового договора. Согласно последних поправок возможно предоставление документа на временной основе не более 3 дней для урегулирования формальностей в Пенсионном фонде РФ. С работника запрашивается расписка с обязательством вернуть документ в течение указанного срока.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

В иных ситуациях возможна только выдача заверенной кадровым отделом копии трудовой книжки для предоставления в различные инстанции: суд, налоговую службу, при совместительстве и др. Выписку выдают на основании заявления работника.

Основания для записей

Заполнение трудовой книжки осуществляется на основании документов:

  • титульный лист со сведениями об образовании – на основании диплома или иных документов об окончании учебного заведения;
  • свидетельство о браке и паспорт гражданина РФ – при изменении личных данных работника;
  • приказы о назначении на должность, переводе, увольнении, назначении поощрения или награды, при обнаружении помарки при заполнении бланка строгой отчетности.

Грамматические нюансы

Любые изменения в трудовую книжку вносятся при зачеркивании и внесении правильных сведений с заверением печатью предприятия и подписью ответственного сотрудника кадрового отдела.

 

Рядом следует внести правильную информацию, если она касается даже технических моментов, как неправильная нумерация записей в трудовой книжке либо ошибки в Ф. И. О. работника, наименовании специальности.  

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Поправки в трудовую книжку вносятся кадровым работником или руководителем предприятия. Существуют общие правила:

  • производится зачеркивание сведений одной горизонтальной линией;
  • вносится верная информация;
  • проставляется синяя печать организации и подпись ответственного лица.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Пример записи в трудовой книжке директора

Сведения о трудоустройстве руководящего состава компании вносятся кадровым отделом, при его отсутствии – самим директором или индивидуальным предпринимателем.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

При увольнении сотрудника выносится соответствующий приказ Сведения о нем вносятся в трудовую книжку, запись заверяется печатью организации и печатью Документ выдается в последний день работы.

При отказе сотрудника в получении трудовой книжки, составляется соответствующий акт, работнику направляется уведомление о возможности получения трудовой книжки почтой.

Если в этот момент специалист занят в удаленном офисе, находится в командировке или не имеет возможности прибыть в кадровый отдел, ему направляется извещение о необходимости явки на предприятие для получения трудовой книжки. Как вариант, представляется возможность дать согласие на отправку трудовой книжки Почтой России.

Если работодатель – индивидуальный предприниматель

Трудовая книжка заводится независимо от того, в каком статусе находится работодатель – организации или ИП. Правила ведения записей в бланке строгой отчетности не зависит от формы создания предприятия.

На сотрудников индивидуальное предприятие также обязано делать отчисления в социальные фонды, в связи с этим страховые выплаты идут на формирование пенсии. Документ предоставляется для подтверждения стажа в ПФ РФ.

Законодательная база

Правила выдачи и ведения трудовых книжек, их хранения закреплены в нормативной базе, действующей в 2018 году:

truddogovor.ru

где ее можно взять и оформить — Оперсонале

Содержание статьи

Трудовая книжка традиционно выдается работодателем на первом месте работы параллельно с заключением трудового договора. Поэтому о том, где взять трудовую книжку, работнику переживать не нужно. Она должна быть заполнена в соответствии со всеми требованиями и стандартами, чтобы в случае смены места трудоустройства у будущего начальства не возникало никаких вопросов относительно качества оформления документа.

Трудовая книжка хранится у работодателя до тех пор, пока сотрудник по каким-либо причинам не покинет предприятие или организацию. Работодатель обязан вернуть трудовую книжку независимо от того, найдет ли человек себе новое место трудоустройства или останется на какое-то время безработным. В случае невозврата документа работник имеет право потребовать материальную компенсацию.

Другие способы получить трудовую книжку легально

Некоторые высшие учебные заведения оформляют и выдают своим выпускникам трудовые книжки вместе с дипломами. Это делается с целью ускорения процедуры приема на работу. Но нельзя сказать, что у такого выпускника увеличиваются шансы на трудоустройство.

Если по какой-то причине вам понадобится новая незаполненная трудовая книжка, то ее всегда можно приобрести в киоске «Роспечати» или в ближайшем канцелярском магазине.

Бывают случаи, когда работник не желает, чтобы будущий работодатель узнал о причине увольнения на предыдущем месте трудоустройства. Всегда есть возможность начать «с чистого листа». Но в таком случае у работодателя могут возникнуть вопросы. Его будет интересовать, почему вы не устроились на работу сразу после окончания учебного заведения и чем вы занимались все это время. Будьте готовы предоставить убедительные ответы.

Новая трудовая книжка: где ее можно получить?


Трудовая книжка – это официальный документ, и относиться к нему нужно со всей серьезностью. Необходимо предпринимать все возможные меры, чтобы избежать ее утери или порчи. Работодатель должен хранить трудовые книжки сотрудников в специально отведенном месте. Например, в сейфе или шкафу, который скрыт от посторонних.

Утеря или порча этого документа может привести к неприятным последствиям. Например, если в вашей пропавшей трудовой было множество отметок о награждениях от предыдущих работодателей, то доказать свой высокий уровень квалификации и дисциплинированность новому работодателю будет непросто.

Работодатель обязан оформить сотруднику трудовую книжку в случае приема на работу, если книжки у него не имеется. Работник не может потребовать этот документ на руки до тех пор, пока не будет расторгнут трудовой договор. Если сотруднику по каким-то причинам понадобится информация о содержании его трудовой (например, для оформления заграничного паспорта), то работодатель обязан выдать копию трудовой книжки. Для этого необходимо предоставить начальнику соответствующее письменное заявление. Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трех дней с момента его подачи и отреагировать должным образом.

В случае смерти сотрудника трудовая книжка может быть выдана его родственникам под расписку. После прекращения действия трудового договора она выдается на руки или высылается почтой. Если умерший не имел родных или они по каким-то причинам не желают забирать книжку, то она остается у работодателя на срок до 50 лет.

Где получить трудовую книжку в России?

Итак, можно выделить три основных способа получения трудовой книжки:

  1. Трудовая выдается работодателем при первом трудоустройстве. Это наиболее распространенный способ получения данного документа, который закреплен на законодательном уровне и считается наиболее правильным. В случае отказа работодателя оформить вам трудовую книжку, несмотря на то, что вы официально были приняты на работу, у вас есть полное право обратиться в судебные инстанции.
  2. Трудовая выдается по окончанию высшего учебного заведения. Этот способ, по сути, ничем не хуже предыдущего. Однако далеко не все вузы предоставляют подобную услугу, поскольку это не считается обязательным. Оформление трудовой вместе с выдачей диплома – это всего лишь небольшой бонус от вашего института или университета. При трудоустройстве необходимо будет поставить работодателя в известность, что трудовая у вас уже есть, после чего этот документ сдается ему на хранение.
  3. Можно купить чистую трудовую в магазинах канцтоваров. Этот способ не рекомендуется, но в некоторых случаях может быть полезен (например, чтобы избавиться от нежелательных записей от предыдущих работодателей при поступлении на новое место). Работодатель не имеет права брать у соискателя такой документ. Он обязан выдать новый бланк, закупленный у лицензированных поставщиков. Попытки каким-то образом заполнить или дополнить трудовую самостоятельно могут привести к самым нежелательным последствиям, вплоть до административной ответственности.

opersonale.ru

Где и как получить трудовую книжку? :: SYL.ru

Каждый гражданин нашей страны обладает пакетом важных документов, таких как паспорт, СНИЛС, полис и т. д. При трудоустройстве к этому списку добавляется и трудовая книжка, отражающая стаж сотрудника. Трудовая книжка — это документ, оформление которого не требует дополнительных посещений инстанций для заверения. Порядок оформления, получения и хранения регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. В нем данный документ описывается как основной, отражающий периоды деятельности и организации, в которых работал сотрудник. Сейчас ведется много дискуссий на тему упразднения в пользу цифровых носителей, но пока дальше разговоров дело не идет. В данной статье рассмотрим, как получить трудовую книжку.

Определение и функции

Трудовая книжка как главный документ трудовой деятельности была введена в 1938 году. В ней прописаны основные сведения о сотруднике, а именно: образование, квалификация, отношение к труду и карьерный рост. Здесь вписывается информация о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность, данные о совмещении с другой деятельностью.

Трудовая книжка изначально была аналогом паспорта и выступала как документ, подтверждающий личность человека, по ней выдавались продовольственные пайки. На сегодняшний день главной ее функцией является подтверждение стажа рабочей деятельности. Хотя даже в Пенсионный фонд при выходе на пенсию представлять данный документ необязательно. Оплата больничного также уже не требует представления выписки из трудовой, так как не зависит от перерывов в стаже.

Как получить трудовую книжку, интересно многим.

Сферы, где требуется представить документ

Когда и где могут попросить предъявить трудовую?

1. В банке при оформлении кредита.

2. В процессе оформления заграничного паспорта.

3. В некоторых случаях приставы просят представить выписку из трудовой (например, в судебном производстве, связанном с алиментами).

4. Для подтверждения квалификации работника.

Сотруднику отдела кадров наличие трудовой книжки помогает найти нужную информацию о частоте смены мест работы, статьи, по которым увольнялся потенциальный работник. Здесь же записаны сведения о полученных наградах.

Трудовая книжка: как получить?

По законодательству существует три способа приобретения трудовой книжки в Российской Федерации:

1. Если работник устраивается впервые, организация должна оформить сотруднику новую трудовую книжку. За это не берется какая-либо плата. То есть для оформления в первый раз нет необходимости посещать государственные инстанции, достаточно в устной форме уведомить работодателя о том, что это ваше первое место работы. После оформления документ передается в отдел кадров и хранится там до момента увольнения. Как получить трудовую книжку впервые, можно уточнить в отделе кадров.

2. Некоторые вузы дарят своим выпускникам трудовую книжку в момент вручения диплома. Это действие необязательно и не дает особых преимуществ при трудоустройстве, однако приобретает все большую популярность.

3. Законом не запрещено купить документ самостоятельно в отделе канцелярских принадлежностей или в некоторых отделениях Роспечати. Однако самовольное заполнение трудовой влечет за собой ответственность как за административное нарушение.

Как получить трудовую книжку?

Во время трудоустройства

Получить документ легко во время трудоустройства. Что касается уже заполненного документа, то к его хранению стоит подойти ответственно и бережно, так как он содержит информацию о вашем трудовом опыте и стаже. При утере или порче трудовой книжки восстановить все данные подчас невозможно.

Во время работы

Во время работы документ находится на хранении в отделе кадров. Получить его на руки возможно только при увольнении. Для всех остальных случаев, где требуется представить сведения из трудовой книжки, составляется выписка или делается заверенная копия оригинала документа.

При увольнении, если человек сам не забрал свои документы, ему придет уведомление - получить трудовую книжку.

Во время увольнения

Вы имеете право получить оригинал на руки только в официальный, подтвержденный приказом день увольнения. Если увольнение следует сразу после выхода из отпуска, то трудовая отдается в первый день официального отпуска. Если документ не был представлен вовремя, у вас есть право на материальную компенсацию за каждый день задержки.

Вот как получить трудовую книжку.

Оформление

Прежде всего заполняется титульная страница. В нее вписывается ФИО сотрудника, дата рождения, профессия, образование и специальность. Все эти записи делаются только после того, как будущий сотрудник предъявил паспорт и диплом.

После заполнения титульного листа работник подписывает документ. Затем заполняется графа «должность» и снова ставится подпись сотрудника. Подкрепляются внесенные сведения печатью организации или отдела кадров.

Далее вносится информация о компании, куда принимают сотрудника в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом. Если сотрудник принимается на условиях испытательного срока, то это также должно быть отражено в трудовой книжке. Также записывается и основание для данной записи (обычно это приказ о приеме на работу). Печать в данных графах ставится при увольнении.

Где получить трудовую книжку, мы рассказали.

Помимо вышеперечисленных пунктов, вносится информация о военной службе, о службе в налоговой, полиции и т. д., а также об учебе в вузах, подготовке кадров и повышении квалификации. При трудоустройстве студента в графе "образование" указывается формулировка «неполное высшее» до предъявления диплома об окончании вуза. Вся информация вносится также в личное дело сотрудника и хранится в отделе кадров. Получить на руки трудовую книжку можно после увольнения.

Новая трудовая

Бывают такие ситуации, когда перед человеком встает вопрос о том, чтобы завести вторую трудовую:

1. Попытка скрыть сведения о предыдущих местах работы ввиду их несоответствия желаемой должности.

2. Попытка смены сферы деятельности.

3. Утеря первой трудовой книжки.

4. Попытка устроиться в два места одновременно.

Не стоит и говорить, что единственный случай из перечисленных, который законно позволяет завести вторую трудовую – это утеря предыдущего документа. Причем в случае его нахождения второй документ подлежит уничтожению, а первый оказывается в приоритете. Если выяснится, что сотрудник солгал об утрате трудовой, работодатель имеет право уволить его по факту намеренного предоставления ложной информации.

Существует несколько вариантов ответственности за заведение второй трудовой книжки, а именно:

1. Увольнение по статье за предоставление ложных сведений.

2. Налоги вычитаются только с одного места работы, поэтому незаконное устройство на вторую работу может привести к тому, что второй работодатель взыщет налоговые вычеты в судебном порядке.

3. Стаж по второй трудовой книжке не будет учтен при оформлении пенсии.

4. Выплаты по листкам нетрудоспособности возможно получать только по одному месту работы, соответственно, попытка получить эти выплаты в другом месте может быть расценена как незаконное обогащение.

5. Помимо прочего, оформление второго по счету документа может повлечь за собой ответственность по уголовному кодексу, а именно по статьям 159 и 327.

Перспектива отмены

Было много разговоров и обсуждений возможности отмены трудовой книжки. В 2017 году планировалось провести проверки учетных кадровых документов и определить переходный период. На сегодняшний день для подтверждения стажа при выходе на пенсию не требуется представлять трудовую книжку, а значит, и главная ее функция утрачена. Отмена стала бы безусловным преимуществом с государственной точки зрения, так как это упростило бы пенсионный учет и сократило количество бумажных носителей информации, а значит, и затраты на архивное хранение документов. Кроме этого, упразднение трудовой книжки приблизило бы нас к международным стандартам.

Неоспоримыми плюсами упразднения для работодателя станут:

1. Сокращение расходов, связанных с кадровым делопроизводством, то есть оптимизируются ресурсы кадров.

2. Работодатель перестанет нести ответственность за хранение и передачу трудовой книжки при увольнении.

Однако в данном вопросе не все однозначно и есть определенные негативные стороны, а именно:

1. Подтвердить опыт можно будет только рекомендательными письмами с предыдущих мест работы и резюме (информация легко фальсифицируемая и не всегда объективная).

2. Будет проще скрыть настоящий повод для увольнения с предыдущих мест работы.

Исходя из сказанного выше, получается, что компания вынуждена будет принимать сотрудника без подтверждения его опыта и стажа в документальном виде, иначе говоря, веря на слово.

Недостатки

По первому впечатлению, для работника упразднение трудовой книжки станет скорее недостатком. Ведь это лишит сотрудника официального документа, подтверждающего отработанный стаж. Не исключены сбои в персонифицированном учете, а значит, всегда есть вероятность утери данных из системы или неполное их восстановление. Так как трудовой договор легко подделать, он может быть не принят как подтверждение стажа. В таком случае у работника останется только один выход – доказывать свою правоту в судебном порядке. Добросовестность работодателя - это один из моментов, играющих для сотрудника значительную роль при отмене трудовой книжки. Ведь если работодатель окажется недобросовестным и не будет делать отчисления в Пенсионный фонд, то и сотрудник в дальнейшем свой стаж подтвердить не сможет.

Где можно получить трудовую книжку, теперь понятно. Но нужна ли она будет в будущем?

В упразднении трудовых книжек есть и преимущества для сотрудника. Например, при оформлении пенсии ему не придется собирать кипы бумажек и бегать по местам своей работы. Достаточно будет написать заявление о достижении пенсионного возраста и выходе на законную пенсию.

Главной альтернативой называют трудовой договор. Но требования к его оформлению должны ужесточиться на законодательном уровне. Необходимо рассмотреть условия подтверждения трудового стажа в дальнейшем.

Таким образом, инициатива по отмене трудовых книжек выдвигается повсеместно, однако ни законодательной базы, ни ресурсов для осуществления этого действия пока нет.

Как получить копию трудовой книжки?

Работник вправе по своему заявлению в письменной форме запросить копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Выдать ее должен отдел кадров в течение 3 дней.

Копии документов должны быть заверены надлежащим образом, они предоставляются работнику безвозмездно.

Дубликат

Как получить дубликат трудовой книжки? Если она потерялась по какой-либо причине, то необходимо как можно скорее оповестить об этом работодателя по последнему месту работы.

Дубликат включает следующие сведения:

  1. Общую информацию о личности сотрудника (ФИО, дату рождения, образование с отражением специальности или специализации, а также квалификационные характеристики и т. д.).

  2. Основную информацию о профессиональном стаже сотрудника, который он накопил за свою жизнь и до момента поступления к этому работодателю.

  3. Информацию о работе, свидетельствующую о функциональных обязанностях (в том числе награды и поощрения).

В дубликат вписывается общее количество отработанных лет, месяцев и дней. Каждую вносимую в дубликат запись нужно производить на основании подтверждающих документов.

Итак, еще раз подчеркнем, что работодатель на последней работе человека, который утратил документ, обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. Причем в срок до 15 дней.

Мы рассмотрели, как получить трудовую книжку.

www.syl.ru

Как правильно получить, заполнить и заверить трудовую книжку

Заполнение при увольнении

Как оформить трудовую книжку, когда речь идет об увольнении? Запись нужно делать в последний день работы сотрудника. Так будет выглядеть запись об увольнении по собственному желанию – “Уволен по собственному желанию ”. Под записью должен расписаться человек, который несет ответственность за ведение трудовой книжки. Затем ставится расшифровка его должности, инициалов и делается круглая печать фирмы или индивидуального предпринимателя.


После этого работник должен поставить свою подпись. Этим самым он подтверждает, что уже ознакомлен со всей информацией, которая была сделана в его трудовой книжке.

Напоследок запомните, что вы несете полную ответственность за хранение такого документа как трудовая книжка.


После увольнения каждый законопослушный работодатель обязан выдать трудовую книжку со всеми записями обратно. В случае если сотрудник не может получить этот документ лично, то тогда ему необходимо будет выслать его по почте и тогда ответственность за задержку выдачи книжки будет снята.

На всякий случай всегда имейте при себе образец заполнения трудовой книжки. Выглядит он следующим образом:


В завершении запомните несколько простых, но очень важных положений:
  • Всегда имейте достаточный запас бланков трудовых книжек.
  • Обязательно указывайте наименование в трудовой книжке либо регистрационный номер предприятия.
  • Также указывайте ваш регистрационный номер и в соглашении.
  • Вписывайте точную дату начала работы сотрудника.
  • Правильно подсчитывайте трудовой стаж.

evrikak.ru