• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют
• Командировки
• Конфиденциальность
• Материальная ответственность
• Медосмотры
• Обучение и переподготовка
• Оплата труда
• Отпуска
• Отчетность

clubtk.ru

➤ Трудовая книжка образец заполнения

Скачайте подборку для любых рабочих ситуаций:

Какие правила заполнения трудовой книжки обязан соблюдать кадровик

Ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ и два других нормативных документа, подробно регламентирующих работу с трудовыми книжками. Это Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение №1 к постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. В них подробно расписано, как заполняется трудовая книжка.

Все перечисленные документы носят не рекомендательный, а четкий нормативный характер, поэтому даже единичное несоблюдение прописанных в них требований чревато предписанием ГИТ или штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. 

Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:

• о приеме на работу и увольнении;
• о постоянном переводе на другую должность;
• о получении второй и последующей профессии или специальности;
• о повышении квалификации;
• об изменении наименования должности, занимаемой работником;
• о награждении за профессиональные достижения и успехи в работе. 

Если в период работы сотрудника на организацию ее наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции №69). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или

Внимание! Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами — черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким. Эксперт «Системы Кадры» подскажет, какие формулировки в бланке будут считать недопустимыми.

Как заполнить трудовую книжку впервые поступающему на работу сотруднику

Если работник трудоустраивается впервые, СНИЛС и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Сделать это нужно в течение недели со дня трудоустройства, причем в присутствии работника. Кроме того, новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минфина России №117н от 22.12.2003 и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником!

На титульном листе укажите:

1. Фамилию, имя и отчество сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
2. Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
3. Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте!

Студентам, закончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы нового образца с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке такого сотрудника в графе «

4. Дату заполнения документа. Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год — арабскими цифрами, месяц — прописью. 

Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титулку. 

Образец оформления титульного листа: сотрудник впервые принят на работу

Скачать образец вы можете в статье. 

Следующий этап — оформление записи о трудоустройстве. Сначала в графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 — дату, в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником. 

Онлайн-сервис проверки должностей

Проверить должность

Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность или в другую компанию

Если работника переводят внутри организации, например, в другой отдел или на более высокую должность, внесите запись о переводе в раздел «Сведения о работе». Проставьте порядковый номер записи и текущую дату, в графе 3 укажите наименование новой должности, на которую назначен сотрудник. Реквизиты приказа о постоянном переводе впишите в графу 4. Так выглядит пример заполнения трудовой книжки бывшего наладчика оборудования в производственном цехе, переведенного на должность электрика участка: 

Образец записи о постоянном переводе в разделе «Сведения о работе»

Скачать образец вы можете в статье. 

Как заполнить трудовую книжку при переводе в другую компанию? В этом случае понадобятся две записи, идущие подряд. Сначала кадровик организации, из которой переводят сотрудника, делает запись об увольнении в порядке перевода со ссылкой на пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. Укажите, как именно оформлен перевод — по просьбе сотрудника или с его согласия. Запись об увольнении заверьте подписью и печатью, поскольку закрывается весь период работы в организации. 

Запись о трудоустройстве в порядке перевода вносят уже по новому месту работы, поэтому сначала указывают наименование компании, в которую принят сотрудник, а в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу. Сделать это нужно в течение недели со дня перевода. 

Пример оформления записей о переводе в другую компанию с согласия работника

Скачать образец вы можете в статье.

Отражайте в трудовой книжке только постоянные переводы. Записи о временных переводах не делайте, поскольку это противоречит требованиям статьи 66 ТК РФ и пункту 4 Правил №225. Аналогичного мнения придерживаются и специалисты Роструда (см. доклад с руководством по соблюдению обязательных требований за IV квартал 2018 года). 

Как заполнить трудовую книжку при приеме на работу совместителя

Для начала узнайте, хочет ли сотрудник, чтобы работа по совместительству отражалась в его трудовой книжке. Если нет, запись не вносите. А если с согласия работника запись решили внести, учитывайте вида оформляемого совместительства. Трудовую книжку внешнего совместителя хранят и заполняют только по месту его основной работы. Выдайте заверенную справку о приеме на работу по совместительству, чтобы другой работодатель на ее основании сделал запись. 

Внутреннее совместительство оформить проще. Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении службы кадров, поэтому запись о приеме на работу вносится в оригинал трудовой в обычном порядке, но с обязательной отметкой о совместительстве. 

Пример оформления записи о внутреннем совместительстве

Скачать образец вы можете в статье. 

Как поступить, если невнимательное заполнение трудовой книжки привело к ошибкам

Зависит от того, на каком этапе заполнения допущена ошибка. Если кадровик неправильно заполнил титульный лист при первичном оформлении трудовой книжки, ее придется признать недействительной и уничтожить, а работнику выдать новый, правильно заполненный бланк. Не удерживайте стоимость бланка с сотрудника повторно, поскольку ошибка произошла не по его вине. 

Ошибки, закравшиеся в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», не требуют полного переоформления документа, но нуждаются в исправлении. Инструкция по ведению трудовых книжек запрещает использовать корректирующие жидкости, а также зачеркивать или закрашивать неверно написанные слова и цифры. Поэтому ошибочные записи просто признают недействительными.

Для этого в графе 1 укажите следующий порядковый номер, в графе 2 — текущую дату, в графе 3 напишите «Запись за номером ___ недействительна» и внесите ее правильный вариант. Так следует поступать всякий раз, когда обнаруживаете неправильную по содержанию или форме запись, неправильно указанную дату или номер приказа. 

Пример исправления ошибки, допущенной в записи о приеме на работу

Нужно ли отражать в записях о трудоустройстве характер, режим и другие особенности работы

В общих случаях сведения, уточняющие режим или характер работы, в запись о трудоустройстве не вносятся. Достаточно указать отдел и должность, которую занимает сотрудник, согласно штатному расписанию. Исключение — вахтовики, работающие вне места своего постоянного проживания или места нахождения работодателя. На них распространяется особое правило, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР, Минздрава СССР и Секретариата ВЦСПС №794/33-82 от 31.12.1987.

Принимая сотрудника на работу вахтовым методом, отразите это в записи в трудовой книжке (образец):

Оформление трудовой книжки при приеме на работу подростка, которому еще нет 18 лет, по трудовому или ученическому договору

Закон не запрещает принимать на работу несовершеннолетних. Порядок, в котором оформляется трудоустройство подростка, определяют типом договора. Если договор ученический, трудовые отношения на его основании не возникают, поэтому и трудовую книжку оформлять не нужно. Но если со временем ученик станет штатным сотрудником, и организация заключит с ним трудовой договор, в течение недели внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку, если у подростка она есть. Если трудовой еще нет, заведите.

Учтите, что трудовую книжку работника, которому еще нет 14 лет, заполняют только в присутствии родителя, опекуна или попечителя, заключавшего договор от имени ребенка (ч. 4 ст. 63 ТК РФ).

www.kdelo.ru

Порядок оформления трудовой книжки при приеме на работу

Основным документом, который содержит всю информация о взаимоотношениях с работодателем и  подтверждает наличие трудового  стажа, является трудовая книжка.  Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу и увольнении регламентируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ с изменениями (далее – ТК РФ)

• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «}О трудовых книжках»} (далее – Правила)

• Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «}Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых»} (далее – Инструкция).

Рассмотрим основные нормы, закрепленные в указанных документах касающиеся вопросов введение, учета и хранения документа, содержащего записи о трудоустройстве.

Нормы ТК РФ, которые  регламентируют ведение, учет, хранение и порядок выдачи трудовых книжек

Среди документов, которые должен предъявить кандидат  при поступлении на работу в обязательном порядке присутствует трудовая книжка (ст.  65  ТК РФ). Если по каким либо причинам у лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует (утрата, повреждение),  на основании письменного заявления ему оформляется новая.

Исключение составляют случаи, когда данное место работы является для работника первым либо происходит оформление на работу на условиях совместительства. При таких обстоятельствах работодатель обязан оформить документ самостоятельно.

В статье 66 ТК РФ, закреплено положение о том, что трудовая книга является основным документом, в котором содержится информация о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о выполняемой работе, переводах и увольнениях, сведения о награждениях. Следует обратить внимание, что информация о наличии взысканий не отражается, исключение составляют только случаи, в виде взыскания происходит  увольнение.

В соответствии со статьями 80  и 84.1,  работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день, с внесенной информацией об основаниях и причинах прекращения трудового контракта. Запись должна быть сформулирована в соответствии с нормами ТК РФ, и содержать указание на  конкретную норму.

Оформление трудовой книжки работнику  впервые

Оформление трудовой книжки лицам, для которых данное место работы является первым, начинается с титульного листа. Категорически не рекомендуется вносить какие либо сведения без наличия подтверждающих документов. При этом необходимо помнить  следующее:

1.   Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения вносятся в точном соответствии с документом, удостоверяющем личность. Как правило, в качестве такого документа предъявляется  паспорт.

2.   Сведения об образовании, специальности, профессии вносятся только после предоставления диплома, свидетельства, удостоверения, сертификата и др.

Общие обязательные правила внесения записей

1. Заполнение книжки производится ручкой черного, фиолетового или синего цвета.
2. Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначный.
3. Вся соответствующая информация вносится на государственном языке Российской Федерации –русском.  В соответствии с пунктом 6 Правил, для отражения сведений дополнительно может быть использован  государственный язык республики, входящий в состав российской федерации. Последний вариант возможен в , случае,  если работодатель располагается на территории  данной республики.
4. Все данные, в том числе и запись о приеме в трудовую книжку, вносятся не позднее недельного срока после издания  соответствующего приказа.
5. Сведения вносятся в соответствии с  текстом приказов.
6. Запись об увольнении  должна быть оформлена в день увольнения.
7. Работник должен быть ознакомлен с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под подпись в личной карточке.

Последовательность внесения сведений работе

• Первоначально в третью  графу раздела «Сведения о работе» необходимо внести полное  и сокращенное наименование организации. Наименование должно соответствовать имеющимся учредительным документам  – уставу, учредительному договору или положению.

На практике,  для облегчения работы кадровой службы, допускается изготовление специального штампа, содержащего полное и сокращенное наименование организации.  В случае достаточно большой текучести кадров, оттиск такого штампа может быть внесен вместо рукописной записи.  Такой способ заполнения сокращает количество используемых строк, в случае если  наименование организации включает в себя большое количество символов.

Все последующие записи должны производиться только от руки.

• Под указанием названия организации, в первую графу вносится порядковый номер записи.  Для определения порядкового номера следует обратиться к номеру последней зафиксированной записи по предыдущему месту работы, как правило,  это запись об увольнении.

Например, если последний порядковый номер был 27 (запись об увольнении),  при приеме на работу должен быть присвоен очередной порядковый номер —}  28.

• После определения порядкового номера, во вторую графу вносится дата  приема на работу сотрудника.

Внесение  даты приема на работу является важным моментом, поскольку в дальнейшем подсчет трудового стажа ведется согласно датам, отраженным во второй графе.  Неправильное внесение указанной даты, может повлечь за собой необоснованное  сокращение и увеличение страхового стажа. Указанный алгоритм суммирования стажа, закреплен в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа (Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002  № 555).

• В графе третьей должна быть отображена информация о принятии или назначении на должность с указанием, наименования структурного подразделения организации, должности, специальности или профессии.

Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку кадровой службой по основному месту работы, после предоставления документа,  который подтверждает факт работы по совместительству (п. 20 Правил).

Следует обратить внимание, что при внесении информации категорически запрещены какие либо сокращения и наименование должности или работы должно  строго соответствовать штатному расписанию.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Отображение названия должности

В случае, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот или установление ограничений по определенным должностям, их наименования должны строго соответствовать тем, которые предусмотрены нормативно правовыми актами. Если запись в трудовой книжке о приеме на работу, а именно название должности отличается от предусмотренного наименования в Законе,  у работника могут возникнуть сложности при назначении пенсии.

Например, в случае подсчета периода работы,  связанного с вредным производством, сотрудники пенсионного фонда могут отказать в назначении льготной пенсии только лишь на основании того, что  среди должностей, по которым предоставляется право на льготное начисления, данная должность отсутствует.

На сегодняшний день действуют:

• Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением от 21.08.1998 № 37

• Единый тарифно-квалификационный справочник профессий рабочих, отдельные выпуски которого утверждались ранее, а общие положения были приняты постановлением от 31.01.1985 № 31/3-30.

Отображение порядка приема на работу

Указанные документы помогут также определить, какие наименование относится к категории должностей, а  какие к профессиям. Очень часто работники кадровых служб вносят  ошибочные записи о принятии на должность лиц рабочих профессий, например: «Принят на должность водителя».  Между тем как правильной будет запись: «Принят водителем».

Другой распространенной ошибкой является неправильное указание порядка оформления на работу, а именно употребление слов: «назначен» или «принят». Здесь следует помнить следующее:

– Назначение имеет место только в строго определенных случаях, когда это  прямо предусмотрено регламентирующими документами (законом, уставом, положением).  Во всех остальных случаях следует употреблять глагол – «принят».

Внесение лишних сведений

Еще одной распространенной ошибкой является неправильное толкование требования о точном соответствии записей про прием на работу приказу нанимателя. Часто сотрудники  кадровой службы воспроизводят текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием ненужных деталей, например:

• сведений о срочном характере договора: «Принят  на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность экономиста на срок с 12.01.2012 по 31.05.2012»}
• условия о наличии испытательного срока: «Принят на должность менеджера с испытательным сроком два месяца».

Несмотря на то, что все эти подробности действительно должны быть отражены в приказе приеме на работу, их отображение в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит требованиям Инструкции и означает несоблюдение правил внесения записей в трудовую книжку.

Порядок заполнения трудовых книжек гласит о том, что запись о приеме на работу в трудовой книжке должна включать в себя только указание, места работы и кем принят человек. Особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя не должны быть отражены.

Внесение исправлений и изменений

В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение,  например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.

При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений,  должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено  печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).

Изменения  относительно образования, профессии или специальности,  осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).

В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена.  Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил).  Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован,  исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.

Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе,  категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.

hr-portal.ru

Когда вносить в трудовую книжку запись о приеме на работу | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 сентября 2012 г.

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Работодатель ведет трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа является для него основнойст. 66 ТК РФ. Поэтому, чтобы не делать лишней работы, подождите, пока сотрудник отработает 5 дней, и только после этого смело вносите записи в его трудовую книжку. Если же сделать запись раньше, то вот что может произойти.

СИТУАЦИЯ 1. Работник не вышел на работу в день начала работы

Как правило, такой день оговаривается работником и работодателем при заключении трудового договора и указывается в нем. Если же стороны не указали день начала работы в договоре, то работник должен приступить к ней на следующий рабочий день после подписания договораст. 61 ТК РФ. Именно эта дата и указывается как дата приема на работу в графе «Дата» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки и в приказе о приеме на работу.

Если работник в этот день не выйдет на работу, даже по уважительной причине (например, из-за болезни), работодатель может аннулировать с ним трудовой договор без выяснения причинст. 61 ТК РФ. Тогда придется признавать сделанную запись недействительнойп. 30 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“При аннулировании трудового договора необходимо издать соответствующий приказ. Если трудовой договор аннулирован до внесения записей в трудовую книжку, никакие записи в ней не производятся. Если запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку до принятия решения об аннулировании трудового договора, то она должна быть признана недействительной в установленном порядке со ссылкой на приказ об аннулированиип. 30 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Поэтому запись о приеме на работу целесообразно вносить в трудовую книжку после того, как работник приступил к работе”.

(1) Запись о приеме на работу, внесенную до аннулирования трудового договора, не зачеркиваете.

(2) Указываете дату и номер приказа об аннулировании трудового договора.

Но если компания заинтересована именно в этом сотруднике, она может и подождать, пока работник сможет выйти на работу.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Аннулирование трудового договора является правом работодателяст. 61 ТК РФ. Если работодатель таким правом не воспользовался, датой приема на работу считается дата начала работы, указанная в трудовом договоре”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

СИТУАЦИЯ 2. Работник решил уволиться до истечения 5 дней со дня приема на работу

Работник в день выхода на работу может решить, что работа ему не подходит, и подать заявление об увольнении. Тогда, если в трудовую книжку работника была внесена запись о приеме на работу, придется делать в ней запись об увольнении. Учтите, что в этом случае ничего аннулировать нельзя, даже если он отработает менее 5 дней.

***

Если сотрудник вышел на работу, в этот день нужно издать приказ о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и ознакомить с ним работника под роспись в 3-днев­ный срокст. 68 ТК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2019 г.

1. Оплата труда: оформление, расчет, налоги, № 9Формулируем «зарплатные» пункты в трудовом договоре, № 9
2. Кадровые «нужно» и «можно», № 8
3. КС: с каких компенсаций работникам алименты не удерживаются, № 7Тест: какие документы должен подписывать работник, № 7Специфические приемы на работу и переводы, № 7Запрет для работника становиться ИП: законно ли это, № 7
4. «Книжкины» нюансы от Роструда, № 6
5. Опасности «коллективных» приказов, № 5Взыскание ущерба с работника: ошибки работодателей, № 5«Полные» гарантии «неполных» работников, № 5Простаиваем без нарушений, № 5
6. Рабочее время и рабочее место: как и где о них написать, № 4Когда увольнение предпенсионеров и молодых мам — преступление, а когда — нет, № 4
7. Кого и когда можно уволить за аморальный проступок, № 3Правила общения со «срочными» работниками, № 3Нетрезвый на работе: фиксируем и наказываем, № 3Допсоглашение с ПФР о предпенсионерах: зачем оно нужно, № 3
8. Ликвидация работодателя не должна лишать работника права на увольнительные выплаты, № 2Зарплату можно выдать раньше установленного срока, № 2Работа в мороз: работодатели должны заботиться о сотрудниках, № 2Справка о судимости при работе с детьми: представляют все, № 2
9. Тест: задачки по испытательному сроку, № 14
10. Ответы из первых уст на извечные кадровые «можно ли?..», № 13
11. Ошибки работодателей при смене рабочего места сотрудника, № 12Из-за чего договор подряда могут признать трудовым, № 12
12. Переход на шестидневную рабочую неделю, № 11Увольнения со «странностями», № 11Директор не виноват, если работник скрыл должность госслужбы, № 11
13. Работнику присвоена инвалидность: на что это влияет, № 10Компенсируем несвоевременную выдачу трудовой книжки, № 10Как уволить «загулявшего» работника, № 10«Одинокая» или нет: проблемы сокращения, № 10Работа в обход фирмы: можно ли взыскать неполученные доходы, № 10
14. В 2019 год — с новым МРОТ, № 1Работодатели должны отпускать работников на диспансеризацию, № 1

2018 г.

1. Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах, № 9Злободневные вопросы о расчетах с работниками, № 9Федеральный МРОТ опять подрос, № 9Предрейсовые медосмотры обязательны не только для работников-водителей, № 9Увольнение по взаимному согласию, № 9Нюансы увольнения беременных по соглашению сторон, № 9Кому можно платить зарплату в валюте, № 9
2. Подотчетник не отчитался: что с НДФЛ и взносами, № 8Тест: особенности работы у предпринимателя, № 8Трудовые договоры: что вызывает вопросы у трудинспекторов, № 8Срочный договор у «малышей»: считаем работников, № 8Как выглядит дискриминация при подборе персонала, № 8
3. Налоговые последствия материальной помощи работникам, № 7Тест: как правильно перечислять зарплату сотрудникам, № 7Увольнение работника, имеющего ребенка-инвалида: есть особенности, № 7
4. Зарплатная просрочка: может длиться, может не длиться, № 6Оплачиваем добросовестный труд, переработки и штрафы, № 6
5. Разъяснения Роструда: что нового, № 5Параллельные миры: работа и «детский» отпуск, № 5Если сотрудник допущен к работе лицом, на то не уполномоченным, № 5
6. Материальный ущерб при правонарушении работника, № 4Принимаем на работу стажера, № 4
7. Тест: что беременным позволено на работе, № 3Штраф за бывшего госслужащего: как снизить или избежать, № 3Совместитель превращается в основного работника, № 3Защищаем секреты фирмы от разглашения работниками, № 3
8. Годовые премии в «зарплатной» отчетности, № 24«Кодируем» табель правильно, № 24Увольнение женщины-совместителя льготной категории, № 24Суббота 29 декабря и понедельник 31 декабря «меняются местами»: о чем надо помнить, № 24Выплаты работникам, которые выгодно начислить в декабре, № 24
9. Учет рабочего времени: считаем переработки, № 23Традиции января: праздничные будни и продолжение каникул, № 23«Новогодняя» зарплата: до или после?, № 23Выдаем работнику документы, «связанные с работой», № 23
10. Как составить Политику обработки персональных данных, № 22
11. Фотографии граждан: что нужно знать компании, № 21«Фотографические» страсти, № 21Уплата за работника его личных имущественных налогов, № 21
12. Новый отчет в центр занятости: слухи и реальность, № 20Как оформить повышение зарплаты сотруднику, № 20Психиатрическое освидетельствование работников, № 20Когда можно уволить беременную «срочницу», № 20
13. Региональный минимум как зарплатный ориентир, № 2«Зарплатные» последствия январских праздников, № 2Тест: все, что вы хотели знать о расчетных листках, № 2
14. Неэтичное поведение на работе: что это и как бороться, № 19Сокращение отсутствующих работников, № 19У работодателей может появиться новая ежеквартальная отчетность, № 19Работодатель не должен предлагать сокращаемому работнику временно свободные должности, № 19Не понравилось резюме соискателя: можно ли не объяснять почему, № 19
15. Где зарплатный минимум выше федерального МРОТ, № 18Берем сотрудников с ограниченными возможностями, № 18Директор ООО «просрочен», а нового не избрали? Продолжает руководить прежний директор, № 18
16. Переезд на работу в другую местность: о подъемных и не только, № 17Аренда жилья для иногороднего работника: как учесть, № 17
17. Оплата за выходной: если работа не основная, № 16КС: оплату за работу в выходной не считают исходя из голого оклада, № 16О чем работник должен сообщать бухгалтеру, № 16Как с помощью электронной пропускной системы доказать прогул, № 16
18. Готовим выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, № 15Заверяем копию раздела 3 расчета по взносам, № 15Самопроверки работодателей и снижение категории риска, № 15Копии и выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ для уволенного, № 15Когда можно не выплачивать премии работникам, № 15Пленум ВС о «малышах» и не только, № 15Тест: различные удержания из выплат работникам, № 15Как устранить ошибки во вкладыше в трудовую книжку, № 15Равнение на воинский учет, № 15
19. Труд водителей: изучаем изменения, № 13Трудовые гарантии для сотрудниц с детьми, № 13Недетские вопросы о юных работниках, № 13Приостановка работы на время ЧМ: что с зарплатой, № 13
20. Если к вам пришли студенты для прохождения практики, № 12Ненормированный рабочий день: о чем надо знать, № 12
21. Что может не понравиться трудинспекции в ПВТР, № 11Удерживать ли алименты с НДФЛ, возвращенного работнику после вычета, № 11Штрафы за нарушение режима труда и отдыха водителей, № 11С отправкой трудовой книжки по почте лучше не затягивать, № 11Неправильный интервал между выплатами частей зарплаты в ПВТР тоже нарушение, № 11
22. Перевод декретницы на другую должность: как оформить, № 10Когда выплачиваемая работникам компенсация питания и проезда облагается взносами, № 10Путевка на отдых за счет фирмы: что с налогами, № 10Трудовая дискриминация: мнение судов, № 10

2017 г.

1. Оформляем кадровые документы в случае смерти работника, № 9Выплаты семье умершего работника и их налогообложение, № 9
2. Увольнение работников по результатам аттестации, № 8Премия работнику: право или обязанность?, № 8Оформляем кадровые моменты в кадровых документах, № 8
3. Бухгалтер в компании с учеником, № 7Оформляем работу в период отпуска по уходу, № 7Дополнительное вознаграждение сдельщикам за неотработанные праздники, № 7Зарплата окладникам за первую половину мая, № 7
4. Решаем нестандартные вопросы при простое, № 6Как уволить работников компании-банкрота, № 6Одна должность — разные оклады: можно ли так?, № 6
5. Заполняем типовые трудовые договоры на микропредприятиях, № 5Оплата работы в предпраздничный день, № 5Переводим на другую работу по медицинским показаниям, № 5Если «медицинский» перевод не получился, № 5ЛНА или типовой трудовой договор?, № 5«Медицинский» перевод будущей мамы на другую работу, № 5Подача в ПФР сведений на будущего пенсионера, № 5Льготы для беременных сотрудниц, № 5
6. Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы, № 4Суточные сверх норм + увольнение: как быть с НДФЛ, № 4Кандидаты на должность водителей — зона особого внимания, № 4Разбираемся с выплатами при увольнении, № 4
7. Как распознать экс-госслужащего, № 3Уведомляем о приеме экс-госслужащего, № 3Увольнение: организационные вопросы, № 3Экс-госслужащий: конфликт интересов, № 3
8. Образцы заявлений работников: топ-5 по популярности, № 24Индексация зарплаты: выводы Верховного суда, № 24Оплатили работникам спортзал — не забудьте начислить налоги и взносы, № 24
9. «Новогодняя» работа, отпуска и премии, № 23Оплата жилья иногороднего работника: что с налогами и взносами, № 23
10. Зарплатная индексация: личное дело работодателя?, № 21Тест: оформляем и оплачиваем совмещение должностей, № 21Новогодние каникулы с последующим увольнением, № 21Штрафовать сотрудников за рабочие проступки нельзя, № 21
11. Кадровая бухгалтерия, № 20Улыбайтесь, вас снимают на видео!, № 20Страсти вокруг медкнижки, № 20Можно ли отказать в приеме на работу без военного билета, № 20
12. Оформляем и оплачиваем время простоя, № 2Расчет 6-НДФЛ: в какой строке что отразить, № 2
13. Кадровые будни: премируем, наказываем, № 19Аванс по зарплате: удобнее расчетный или фиксированный?, № 19Работник-инвалид: закрываем квоту, № 19
14. Как сформулировать условие о зарплате в трудовом договоре, № 18Отдел кадров в ведении бухгалтера, № 18Будет ли штраф за досрочную выплату зарплаты, № 18
15. Работник-инвалид: трудовые нюансы, № 17Региональные праздники: что делать работодателю, № 17
16. Можно ли принять на работу с выходного дня, № 16
17. Работник в счет зарплаты покупает у фирмы имущество, № 15Зарплатные удержания: что изменилось, № 15Премия для директора: разбираем отдельные ситуации, № 15Перевод к другому работодателю, № 15У сотрудника рабочий день (смена) больше 8 часов: нужна ли отработка за «донорский» выходной, № 15
18. Работники «на дистанции»: есть нюансы, № 14Тест: с кем держать ухо востро при приеме на работу, № 14Документы «навынос» для увольняющегося работника, № 14Отстранение от работы или «виновный» простой: главное — не перепутать, № 14Устраняем неправильную печать в трудовой книжке, № 14Когда работник-донор теряет один законный выходной, № 14
19. Директор — на особом кадровом счету, № 13Неполное время и оплата работы в выходные: новые правила, № 13Если дата окончания срочного трудового договора пришлась на выходной день, № 13
20. Если начало отпуска приходится на первые дни месяца, № 12МРОТ увеличился: что нужно сделать, № 12Кадровые подсказки для бухгалтера, № 12Разовый перенос даты выплаты зарплаты, № 12
21. «Донорский» выходной день: что нужно знать, № 11Считаем компенсацию руководителю за увольнение, № 11
22. Командировочные при повышении квалификации, № 10Премии уволившимся сотрудникам: налогообложение и отражение в отчетности, № 10Невыплата компенсации за задержку зарплаты грозит работодателю штрафом, № 10
23. Кого и зачем направят на независимую оценку квалификации, № 1«Наркосправка» при приеме на работу, № 1Работников можно направить на оценку квалификации, № 1Начисление годовой премии в декабре, № 1

glavkniga.ru

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу. Образец оформления.

Заполнение трудовой книжки является обязательным условием трудоустройства.

Записи являются основанием для подтверждения трудового стажа и занимаемых должностей при приеме на работу или назначении пенсий.

Нормативная база

Обязанность заполнения трудовых книжек установлена в ст. 66 ТК РФ.

При заполнении документа работодатели руководствуются:

• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).
• Правилами заполнения, установленных документом «О трудовых книжках», утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 №225 (далее – Правила).

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В настоящее время действуют книжки образца 2004 года. Документы, открытые ранее даты, продолжают действовать и не подлежат обмену.

Оформление и заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Обязанность по хранению, заполнению трудовых книжек несет работодатель по месту заключения основного договора.

Заполнение производится:

• Темными чернилами.
• На государственном языке.
• В полном соответствии с приказами.

Даты месяца заполняются арабскими цифрами в двузначном формате, год – в четырехзначном.

Порядок и правила

Трудовая книжка включена в перечень документов, представляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

После приема на работу запись о трудоустройстве вносится в документ по истечении 5 дней.

В случае исполнения обязанностей в особых условиях, дающих право на досрочную пенсию, особое значение имеет наименование должности вне зависимости от точности данных персонифицированного учета.

Например, запись в трудовой с текстом: «Принята на должность лаборантки» может стать препятствием для получения льготного стажа. Правильный текст согласно квалификационному справочнику: «Принята на должность лаборанта».

Трудовые книжки неустановленного образца, открытые на территории иностранного государства, не используются.

Принятому работнику открывают новый документ без переноса данных о предыдущем стаже.

Образец записей и формулировок

Текст о приеме на работу вносится под порядковым номером (столбец 1) хронологического порядка с указанием даты записи (столбец 2).

Образец заполнения трудовой книжки приема на работу представляется в следующем содержании: «Принят на должность наладчика в пищевой цех». Столбец 4 содержит основание записи: «Приказ №15 от 20.12.2015г.».

Оформление в организацию

Внесение записи о трудоустройстве начинается с наименования организации.

Название предприятия должно соответствовать учредительным документам. Если компания зарегистрировала полное и краткое название, в текст вносятся оба наименования.

Запись производится по центру, со строчным отступом от предыдущей записи. В ряде предприятий наименование заносится штампом.

Пример:

Оформление в филиал

Филиал предприятия не является юридическим лицом.

Вне зависимости от места оформления трудовых книжек запись ведется от имени предприятия.

При приеме работника составляется текст примерного содержания: «Принят в Ярцевский филиал №1 на должность кондитера».

Указание на филиал может иметься в названии, например, «ООО «Мечта», Вяземский филиал, г.Вязьма».

Пример:

Прием в структурное подразделение

Структурное подразделение часто не имеет обособленного от головного офиса нахождения.

Если предприятие имеет несколько торговых точек и в трудовых договорах не указывается прием работника с указанием конкретного подразделения, запись в трудовой не имеет особой ссылки и не отличается от стандартного варианта текста.

Прием переводом

Перевод лица от одного работодателем к другому оформляется дополнительными документами.

Ссылка на перевод должна быть отражена в записях обоих сторон – передающей и принимающей организации.

При приеме производится запись: «Принят на должность электрика в порядке перевода из ООО «Ромашка».

Пример:

Прием к ИП

Оформление трудоустройства к ИП не имеет отличия от найма к юридическому лицу.

Работодатель имеет право заключать трудовые договоры без дополнительной регистрации в муниципалитете, заполнять трудовые книжки.

Порядок ведения записи выполняется в стандартной форме.

Название ИП необходимо также указывать в полном и кратком варианте (при наличии в учредительных документах). Например, «Индивидуальный предприниматель Новиков Сергей Иванович (ИП Новиков С.И.)».

Пример:

Избрание или назначение директором

Назначение на должность директора юридического лица осуществляется собранием учредителей.

ИП также может иметь директора, принятого предпринимателем на основании приказа и договора. Данные об единоличном управляющем органе вносятся в учредительные документы.

В тексте трудовой книжки делается запись: «Принят (или назначен) на должность директора».

Пример:

Срочный трудовой договор

Условие заключения трудового договора с ограниченным сроком не отражается в трудовой книжке.

О срочности соглашения свидетельствуют договор и приказ.

Запись в трудовую о временном приеме производится по общим правилам.

Совместительство

При изъявлении желания работника, принятого по совместительству, может быть внесена запись о дополнительном трудоустройстве.

При оформлении договора по основному месту и совместительству на одном предприятии дополнительная запись вносится по заявлению работника.

Для записи о совместительстве на другом предприятии основанием служит выписка из приказа, трудового договора с дополнительного места трудоустройства.

Подписи

Ведение записей трудовых книжек производится кадровым работником.

Подпись в блоке, касающихся одного места трудоустройства, ставится после внесения последней записи.

Заверение записи производятся:

• Руководителем предприятия.
• Кадровым работником.
• Иным должностным лицом, временно исполняющим обязанности.

В поле строки производится расшифровка подписи с указанием данных оформителя записи.

Подпись на титульном листе документа проставляет лицо, ответственное за заполнение книжек на первом месте трудоустройства.

Как ставится печать?

Обязанность заверения записей печатью установлена Правилами и Инструкцией.

Допускается использование печати, зарегистрированной в качестве основной. Печать для документов в трудовых книжках не применяются.

Оттиск круглой печати организации или ИП вносится:

• На титульный лист при внесении первой записи. Отсутствие печати не изменяет юридической силы документа.
• На внутреннюю обложку книжку при исправлении записи титульного листа, например, при смене фамилии.
• На заключительную запись при увольнении.

При удостоверении последней у работодателя записи оттиск должен заходить на текст, при этом запись должна быть различима и доступна для чтения.

Нужно ли знакомить работника?

Записи, внесенные в документ, производятся на основании приказов, изданных на предприятии, о трудоустройстве или переводе от другого работодателя.

Ознакомление с текстом производятся при внесении каждой новой записи с росписью в личной карточке (текст соответствует записям в трудовой).

Подпись в книжке работник ставит только при увольнении.

Нюансы

При всей простоте оформления трудовых книжек часто возникают нюансы, незнакомые ряду лиц, на которых возложена ответственность за заполнение трудовых книжек.

Так, частой ошибкой служит наличие отступа при заполнении текстовой части документа.

Оформление трудовой впервые

Открытие трудовой книжки производится при первом поступлении на работу.

Оформление нового документа осуществляется лицу по заявлению и за плату, равную сумме приобретения книжки в местах реализации бланков.

При оформлении работодатель первого места трудоустройства заполняет титульный лист.

Если требуется дубликат

Копия трудовой книжки необходима при порче, утрате, потере внешнего вида.

Дубликат выдается работодателем последнего места трудоустройства. Для получения копии документа работник должен обратиться с письменным заявлением к руководителю.

Выдача осуществляется через 14 дней после обращения.

Работодатель заполняет:

• Данные, полученные работником на предприятии.
• Сведения, касающиеся лица и полученные на предыдущих местах трудоустройства. Обязанность по сбору справок, договоров, приказов от других работодателей лежит на работнике.

При отсутствии данных от предыдущих работодателей и справок из архивов указывается совокупный стаж, имеющийся до трудоустройства.

Внесение исправлений

Исправление записей в установленном порядке позволяет придать юридическую силу тексту.

Неграмотно составленное исправление может привести к несоответствию данных в документах.

В каких случаях требуется изменение записи?

Изменение текста необходимо в случаях:

• Внесения записи неточного содержания или оформления с помарками.
• Допущения ошибок различного характера – в наименовании организации, должности, даты.
• Отмены записи по решению руководителя или судебного органа.

Например, если работник был принят на вакантную должность водителя, а в текст внесена должность водителя-экспедитора.

При выявлении расхождения со штатом неверная запись отменяется с последующим внесением верного текста.

Как исправить правильно?

При внесении исправительной записи необходимо ориентироваться на номер.

На свободную строку вносится текст: «Запись за №11 считать недействительной». Далее вносится правильный тест с уникальным порядковым номером.

Пример:

Когда следует внести исправление?

Идеальным вариантом правильного исправления записей является изменение данных сразу после выявления ошибки.

На практике возникают ситуации, когда работник уже трудоустроен на новое предприятие, после чего выявлена ошибка. Отмена правильных записей не производится.

Исправительные записи составляются новым работодателем внутри блока собственного текста на основании справки, представленной с предыдущего места трудоустройства.

Трудовая книжка – документ особой важности.

Данные позволяют определить стаж, качество знаний и опыта сотрудника, подтвердить факт трудоустройства и должность. Заполнение документа производится по правилам, равным для всех организационно-правовых форм предприятий.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

kadriruem.ru

Правильно оформленная запись в трудовой книжке о приеме на работу

Перед тем как сделать  запись в трудовой книжке о приеме на работу работнику кадровой службы необходимо определить —} будет ли трудовая книжка оформлена впервые или ее заполнения будет представлять собой продолжение заполнения уже имеющегося документа.

Как свидетельствуют результаты проводимых проверок кадровых служб, наиболее существенные ошибки допускаются в разделе сведения о работе, поэтому следует обратить особое внимание на правильное и достоверное внесение сведений в данный раздел.

Особенности заполнения раздела «Сведения о работе» впервые

Внесение сведений о службе

Если до нынешнего трудоустройства сотрудник проходил военную службу, перед тем  как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу необходимо указать соответствующие сведения о службе. Отражению подлежит информация о службе, проходимой в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и в других, предусмотренных законодательством случаях,

Пример:

1 /13.02.2013 / Служба в вооруженных силах Российской Федерации с 20.11.2007 по 21.11.2009 /

Военный билет МН № 150612.

Общество с ограниченной ответственностью «Земля»

(ООО»}Земля»})

2 / 13.02.2013 / Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера  /  Приказ от 13.02.2013 № 61 к

Указание стажа

Необходимо обратить внимание, что внесение информации о том, что работник не имел стажа до поступления на работу, не требуется.  Отражение подобных сведений не предусмотрено ни Инструкцией, ни Правилами.

Внесение записей о приеме

Правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу должна производиться в следующей последовательности.

Заголовок

Название работодателя указывается в графе 3 раздела, который содержит сведения работе, отдельной строчкой. Поскольку название организации считается заголовком, напротив него (в 1 и 2 графе) не указываются ни порядковый номер, ни дата. Наименование работодателя должно быть указано в полном и сокращенном варианте.

Пример  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу :

Общество с ограниченной ответственностью »} Кипарис»}

(ООО «}Кипарис»})

              1 / 01.02.2013 / Принят водителем/ Приказ от 01.02.2013 № 16-к

В соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФ, работодатели, являющиеся юридическими лицами, обязаны вести трудовые книжки на всех работающих свыше 5 дней сотрудников. При определении реквизитов, являющихся наименованием организации, следует обратиться пункту п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Указанный документ предусматривает следующие требования относительно правильного названия юридического лица:

• Наименование должно быть закреплено в ее учредительных документах}
• Название должно быть указано полностью, без каких либо сокращений}
• Если в учредительных документах присутствует сокращенное наименование организации, оно должно приводиться в скобках под полным наименованием или после него.

В случае если работодатель является индивидуальным предпринимателем, должны указываться его фамилия, имя и отчество.

Пример того,  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю:

Индивидуальный предприниматель Сергеев Иван Петрович

5 / 10.07.2012 / Принят товароведом / Приказ от 10.07.2012 № 7-к

Номер

Непосредственно под заголовком, без пропуска дополнительной строчки, в графу 1 вносится порядковый номер.  Номера с 1 по 9 не требуют добавления 0 перед соответствующей цифрой.

Дата

Что касается указания даты трудоустройства, она должна вноситься в графу 2. Следует помнить, что датой приема является дата первого рабочего дня и ни в коем случае не дата внесения сведений.  Ошибочное внесение сведений о начале работы повлечет за собой неправильный  расчет трудового стажа.

Неопытных кадровиков не должно смущать то, что дата первичного оформление трудовой книжки, проставляемая на титульном листе и дата начала работы могут не совпадать.  Такое несоответствие может быть вызвано тем, что оформление титульного листа при первичном трудоустройстве должно быть произведено не позднее недельного срока со дня трудоустройства.  Между тем как в содержательной части сведений, указывается фактическая дата начала работы.  Таким образом, учитывая указанные обстоятельства, несоответствие вполне может иметь место.

Сведения о работе

Сведения о наименовании структурного подразделения и должности вносятся в графу 3. Следует отметить, что структурное подразделение должно быть указано только при условии, что оно отражено в трудовом договоре,  между тем как наименование должности, специальности и профессии происходит в любом случае.

Перед тем  как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу необходимо удостовериться в том, что название должности соответствует наименованию, указанному в  штатном расписании.

Следует обратить внимание на случаи, когда в соответствии с ТК РФ при выполнении обязанностей по некоторым должностям, профессиям или специальностям положены определенные льготы (компенсации) или предусмотрены какие-либо ограничения. При указанных обстоятельствах, наименование должности должно  строго соответствовать названию, указанному в квалификационных справочниках.

Основание для внесения сведений

Далее в четвертую графу вносятся реквизиты (дата и номер) приказа в соответствии с которым сотрудник принят на работу.

Следует обратить внимание, что все записи удостоверяются подписью и печатью работодателя  только при увольнении сотрудника.  Заверка каждой сделанной записи прямо противоречит пункту 3.1 Инструкции.

 Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу  в части внесения сведений

Очень часто на практике встречается распространенная ошибка, когда вносимая в книжку запись содержит лишнюю информацию. При этом кадровики руководствуется пунктом 10 Правил, который содержит требование о точном соответствии вносимых сведений тексту приказа.

В результате неправильного понимания требований данного пункта, вносятся сведения о заключении трудового договора с испытательным сроком, период испытательного срока, продолжительность периода трудоустройства, характер выполняемых обязанностей и даже причины по которым временно отсутствует основной работник.

Сотруднику кадровой службы необходимо понимать, что запись о приеме должна представлять собой краткую выписку из приказа. В данной выписке необходимо указать структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник у данного работодателя.  Именно эта информация должна строго соответствовать тексту приказа.  Отражение других сведений, тем более переписывание всего текста приказа дословно в трудовую книжку работника —} не допустимо.

hr-portal.ru

Каковы сроки заполнения трудовой книжки сотрудника при приеме на работу?

В российском законодательстве относительно различного вида документов существуют свои определенные правила по их заполнению. Также у каждого из них имеются сроки. Не является исключением рабочая книжка сотрудника. Каковы сроки заполнения трудовой книжки при приеме на работу? Этот вопрос актуален тем, что он требует развернутого и точного разъяснения.

Прием на работу сотрудника

Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:

• паспорт}
• трудовая}
• пенсионное свидетельство}
• военный билет}
• аттестат или диплом}
• документы о дополнительном образовании.

Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:

• водительские права}
• разрешение на данный вид деятельности}
• медкнижка.

Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России. Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.

Работодатель, принимая на работу сотрудника, должен издать приказ о его назначении. На основании данного документа нужно будет внести запись в трудовую и личное дело.

Оформление трудовой книжки

Человеку, который хочет обрести работу, в обязательном порядке нужна его рабочая книжка. Если гражданин уже трудился в какой-либо компании, то данный документ должен быть у него на руках. Но когда человек пришел в первый раз устраиваться, то здесь нужно обратиться к работодателю.

По закону современные книжки можно приобрести в тех организациях, которые уполномочены на данный вид деятельности. Обычно предприятие закупает данный документ по цене, указанной в договоре.

Бланки трудовых находятся в кадровой службе или в подразделении, которое отвечает за них. По запросу работодателя происходит выдача книжки (нового бланка) сотруднику. При этом руководитель должен взять с него сумму, равную стоимости документа. Но есть исключения:

• массовый характер уничтожения документации, которая находилась в организации}
• неправильное заполнение бланка ответственным лицом.

Эти два случая говорят о том, что расходы на приобретение новой книжки ложатся на работодателя.

Также в каждой компании обязательно должны быть документы по учету трудовых:

• книга по учету прихода и расхода}
• книга по учету движения.

Эта бухгалтерская документация отслеживает все, что происходит с книжками сотрудников, а также ведет учет выдачи новых бланков и вкладышей.

Заполнение трудовой книжки

Книжка работника заполняется руководителем, кадровым работником, другим лицом, которое уполномочено на данный вид деятельности в связи со своими обязанностями. Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:

• титульник}
• сведения о работе}
• сведения о награждениях.

Каждая страница имеет свои правила при оформлении. Основная страница (титульный лист) несет личные данные о работнике:

• ФИО}
• дата рождения}
• образование}
• профессия, специальность.

В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.

Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки. Здесь прописываются все основные моменты работы сотрудника:

• устройство}
• перевод}
• увольнение}
• важные награждения и так далее.

При оформлении работника здесь же можно указать, что он являлся сотрудником особых подразделений (полиция, налоговая служба). При предъявлении военного удостоверения нужно вписать запись о службе в армии.

Любая информация в книжке работника должна подтверждаться определенным документом:

• приказ}
• документ об образовании}
• решение собрания}
• документ о смене личных данных.

И еще одна очень важная особенность в оформлении трудовой: каждая запись должна быть подтверждена подписью и печатью.

Как делают записи в титульном листе трудовой книжки

Для титульника есть одно важное правило: вносить информацию без ошибок. Когда на данной странице руководитель допускает неточность или недостоверность, то бланк считается испорченным. Составляется акт о его списании, который потом подшивается в отдельную папку, а затем испорченную трудовую уничтожают.

Существуют ситуации, когда ошибочную запись сразу не заметили. А работник очень долгое время проработал в организации, в трудовой отмечен его многолетний стаж. Здесь работодатели идут на уступки. Для исправления записи в титульнике аккуратно зачеркивают неверную запись и прописывают правильную.

Дополнения на титульном листе вносить можно. Это касается образования, профессии, специальности. Ставится запятая и после старой информации фиксируется новая. К тому же законодательство позволяет вносить изменения в ФИО владельца книжки. В этом случае полностью зачеркивают старые данные и рядом прописывают новые. Зачеркнутая надпись должна хорошо просматриваться. Зачеркивание отдельных букв или цифр запрещено.

Если сотрудник устроился в компанию, будучи студентом вуза, то информация о неполном высшем образовании непременно должна быть в титульнике трудовой. Когда работник получит диплом, он должен предъявить его руководителю для фиксирования информации о законченном высшем образовании.

В любом из этих вариантов сотруднику необходимо показать документ, который подтверждает подлинность информации. Его вписывают на обороте обложки трудовой (название, номер, число). Утверждается надпись подписью и печатью.

Как делают записи о работе и награждениях в трудовой книжке

Когда руководитель заполняет страницу, связанную с работой гражданина, то вначале он пишет название организации (полное и аббревиатура). Во многих компаниях существует уже заготовленная печать, в которой написано название предприятия. Для экономии времени просто ставится данный штамп в определенном месте трудовой.

Затем пишется порядковый номер записи, ее число, месяц и год. Основные данные фиксируются ниже наименования. При этом обязательно идет указание на статью Кодекса, Правил или Инструкции. По окончании записей нужно указать номер и дату документа, который является основанием для данной записи.

В книжке фиксируются только особые награждения. Мелкие поощрения – благодарности, грамоты – не вписывают. Также в трудовой не должны быть записаны наказания сотруднику. Единственное, что фиксируют – это увольнение (как вид наказания).

Так как информация в трудовой пишется от руки, ошибок не избежать. Если на основной странице неверное написание делает бланк непригодным, то в рабочих сведениях такие ошибки возможно исправить. Есть два важных вида ошибок:

• пропущена запись}
• допущена ошибка.

Ответственное лицо может забыть вписать в книжку наименование организации. Без данной записи вся нижестоящая информация будет незаконна. Поэтому неверную запись необходимо признать недействительной. Ставится следующий порядковый номер в определенной строке, дата и запись о том, что предыдущие данные нужно считать недействительными. Затем ниже фиксируются наименование организации и остальные записи.

При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной. Но при этом нужно зафиксировать правильное написание.

Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую. С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.

Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении.

Срок внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу

Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:

• Трудовой кодекс России}
• Постановление о трудовых}
• Постановление об Инструкции.

Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек.

Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока. Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу. Также по всем правилам владелец книжки должен присутствовать лично в момент оформления и внесения всех записей в книжку. Его подпись потребуется и на титульном листе внизу страницы.

Работать с трудовой кадровик начинает со дня, когда сотрудник официально принят на определенную должность. Данный документ хранится в организации до того, пока работник не уволится. В таком случае при оформлении увольнения с указанием на необходимую документацию сотрудник обязан проверить правильность всех записей, сделанных в этой компании, и поставить свою подпись в знак подтверждения.

Копия трудовой книжки и ее сроки выдачи

При обращении во многие инстанции человеку необходимо собрать нужную документацию. В нее входит и копия трудовой. Руководитель не имеет права выдать книжку на руки, поэтому при подаче заявления от работника он должен за три дня выдать копию документа.

Каждая заполненная страница отпечатывается так, чтобы просмотреть записи представлялось возможным. Затем на каждой странице ответственный работник ставит должность, подпись и печать. По окончании процедуры необходимо заверить всю копию трудовой и написать «Копия верна». После этого нужно зафиксировать информацию о том, что сотрудник работает на предприятии по сегодняшний день.

Как и любая ксерокопия, копия книжки рабочего имеет свои сроки. При оформлении кредита (денежного, ипотечного) в банках требуется данный документ, который имеет срок действия в один месяц. Это в лучшем случае. Существуют такие банковские организации, которые устанавливают две недели и даже три дня. Это должно быть прописано в условиях при получении кредита, а компания обязана предупредить о сроках.

При оформлении заграничного паспорта УФМС установило месячный срок действия копии книжки. Но, идя на уступки, организация считает нужной возможность продления данного документа на рабочем месте гражданина при помощи повторной печати и подписи руководителя.

Есть и такого рода организации, где копия верна на протяжении трех месяцев с момента подписи ее работодателем.

Очень важно знать, что книжка работника – это его главный документ, который может подтвердить деятельность сотрудника, его стаж. Начисление пенсии тоже не обходится без трудовой. Именно поэтому стоит внимательно подходить к заполнению книжки и его срокам, установленным законодательством.

hr-portal.ru