Категория
работников,

Примечание

Трудовой
кодекс
(статья)

1

2

3

Совмещение
профессий
(должностей)

Работник вправе досрочно отказаться
от выполнения дополнительной работы,
а работодатель – досрочно отменить
поручение о ее выполнении, предупредив
об этом другую сторону в письменной форме
не позднее чем за три рабочих дня

60.2

Результат
испытания
при приеме
на работу

При неудовлетворительном результате
испытания работодатель вправе
до истечения срока испытания расторгнуть
трудовой договор с работником,
предупредив его об этом в письменной
форме не позднее чем за три дня, с
указанием причин, послуживших основанием
для признания этого работника
не выдержавшим испытание

71

Если в период испытания работник придет
к выводу, что предложенная ему работа
не является для него подходящей, то он
вправе расторгнуть трудовой договор
по собственному желанию, предупредив
об этом работодателя в письменной форме
за три дня

Прекращение
срочного
трудового
договора

О прекращении трудового договора в связи
с истечением срока его действия работник
должен быть предупрежден в письменной
форме не менее чем за три календарных дня
до увольнения.
Исключение составляют случаи, когда
истекает срок действия срочного трудового
договора, заключенного на время
исполнения обязанностей отсутствующего
работника

79

Трудовой договор, заключенный на время
выполнения определенной работы,
прекращается по завершении этой работы

Трудовой договор, заключенный на время

Трудовой договор, заключенный
для выполнения сезонных работ в течение
определенного периода (сезона),
прекращается по окончании этого периода
(сезона)

Расторжение
трудового
договора
по инициативе
работника
(по собственному
желанию)

Работник вправе расторгнуть трудовой
договор, предупредив об этом работодателя
в письменной форме не позднее чем за две
недели, если иной срок не установлен
Трудовым кодексом или федеральным
законом. Течение указанного срока
начинается на следующий день после
получения работодателем заявления
работника об увольнении.
По соглашению между работником
и работодателем трудовой договор может
быть расторгнут и до истечения срока
предупреждения об увольнении.
В случаях, когда заявление работника

80

Ликвидация
организации,
сокращение
численности
или штата
работников
организации

Работники предупреждаются работодателем
персонально и под роспись не менее чем
за два месяца до увольнения.
Работодатель с письменного согласия
работника вправе расторгнуть с ним
трудовой договор до истечения
двухмесячного срока, выплатив ему
дополнительную компенсацию в размере
среднего заработка работника,
исчисленного пропорционально времени,
оставшемуся до истечения срока
предупреждения об увольнении

180

Досрочное
расторжение
трудового
договора
по инициативе
руководителя
организации

Руководитель организации вправе досрочно
расторгнуть трудовой договор, предупредив
об этом работодателя (собственника
имущества организации, его представителя)
в письменной форме не позднее чем за один
месяц

280

Лица,
работающие по
совместительству

Трудовой договор, заключенный на
неопределенный срок, может быть прекращен
в случае приема на работу работника, для
которого эта работа будет являться
основной, о чем работодатель в письменной
форме предупреждает указанное лицо
не менее чем за две недели до прекращения
трудового договора

288

Расторжение
трудового
договора,
заключенного
на срок до двух
месяцев

Работник обязан в письменной форме
предупредить работодателя за три
календарных дня о досрочном расторжении
трудового договора

292

Работодатель обязан предупредить
работника о предстоящем увольнении
в связи с ликвидацией организации,
сокращением численности или штата
работников в письменной форме под роспись
не менее чем за три календарных дня

Расторжение
трудового
договора
с работниками,
занятыми
на сезонных
работах

Работник обязан в письменной форме
предупредить работодателя о досрочном
расторжении трудового договора за три
календарных дня

296

Работодатель обязан предупредить
работника о предстоящем увольнении
в связи с ликвидацией организации,
сокращением численности или штата
работников организации в письменной форме
под роспись не менее чем за семь
календарных дней

Прекращение
трудового
договора
с работником,
работающим
у работодателя –
физического лица

Сроки предупреждения об увольнении
определяются трудовым договором

307

Расторжение
трудового
договора
со спортсменом,
с тренером

Спортсмен, тренер вправе расторгнуть
трудовой договор по своей инициативе
(по собственному желанию), предупредив
об этом работодателя в письменной форме
не позднее чем за один месяц, за
исключением случаев, когда трудовой
договор заключен на срок менее четырех
месяцев

348.12

Процедуры
управления
персоналом

Разрабатываемые документы

Документирование
заключения
трудового договора
и приема на работу

– Заявление о приеме на работу
– Трудовой договор (соглашение)
– Приказ (распоряжение) о приеме работника
(работников) на работу
– Личный листок по учету кадров (анкета)
– Дополнение к личному листку по учету кадров
(дополнение к анкете)
– Автобиография
– Резюме

Документирование
общих вопросов
управления
трудовым
коллективом и
расстановки кадров

– Коллективный договор
– Устав (положение об) организации
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о структурном подразделении
– Должностная инструкция
– Структура и штатная численность
– Штатное расписание
– Приказ о распределении обязанностей между
руководством организации

Документирование
учета
использования
рабочего времени

– График предоставления дополнительных дней отдыха
– Заявление об установлении (отмене) неполного
рабочего времени

Документирование
сверхурочных работ

– Заявка о проведении сверхурочных работ
– Протокол заседания выборного профсоюзного органа
в случае его наличия в организации
– Приказ о проведении сверхурочных работ

Учет сверхурочных
работ, выполненных
каждым работником

– В каждом подразделении ведется специальный журнал
учета сверхурочных работ
– На основании этих журналов составляется сводный
журнал учета сверхурочных работ по организации

Документирование
привлечения
работников
к работе
в выходные дни

– Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха
– Заявление об отгуле(ах)
– Распоряжение о предоставлении отгула(ов)

Документирование
вопросов
организации
материального
стимулирования
персонала

– Положение об оплате труда и материальном
стимулировании
– Положение об организации оплаты труда работников
– Положение о премировании персонала
– Положение о социальных выплатах и льготах
(социальном пакете)
– Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы
в организации
– Положение о выплате надбавки за ученую степень
– Положение об обязанностях и оплате труда отдельных
категорий персонала

Документирование
поощрения
работников

– Представление о поощрении
– Издание приказа (распоряжения) о поощрении работника
(работников)

Документирование
процедур
нематериального
стимулирования
персонала

– Положение о проведении конкурсов профессионального
мастерства на звание “Лучший по профессии”
– Положение о почетном звании (грамоте)
– Положение о знаке отличия “Профессионал”
– Положение об организации трудовых соревнований

Документирование
основных процедур
управления
персоналом

– Этический кодекс организации
– Положение о работе с резервом кадров для выдвижения
на руководящие должности
– Положение о проведении аттестации персонала
– Положение о профессиональном обучении кадров
– Положение о системе непрерывного фирменного
профессионального образования
– Положение о конкурсном отборе специалистов,
направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой
подготовки
– Положение о комиссии по отбору руководителей
и специалистов на руководящие должности организации
– Положение о подготовке руководителей и специалистов
для работы за рубежом
– Положение о работе с молодыми специалистами с высшим
и средним профессиональным образованием
– Положение о прохождении стажировки специалистов
служб управления персоналом
– Положение об управлении деловой карьерой персонала
и др.

Документирование
предоставления
отпусков
работникам

– График отпусков
– Заявление о предоставлении отпуска
– Приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска
работнику (работникам)
– Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

Документирование
прекращения
трудового договора
и увольнения
с работы

– Заявление об увольнении
– Представление о расторжении трудового договора
– Протокол выборного профсоюзного органа
– Приказ (распоряжение) о прекращении действия
трудового договора с работником (работниками)

Группа правовых норм

Наименование нормы права

Комментарий

Общие
правоустанавливающие
законы РФ

– Трудовой кодекс
Российской Федерации
– Гражданский кодекс
Российской Федерации
– Кодекс Российской
Федерации
об административных
правонарушениях
– Уголовный кодекс
Российской Федерации

Целью ТК РФ является защита прав
и интересов и работников,
и работодателей, а основной задачей –
“создание необходимых правовых
условий для оптимального согласования
интересов сторон трудовых отношений,
интересов государства…”
ГК РФ устанавливает правовые основы
деятельности юридических лиц,
а также документирования этой
деятельности. В ряде статей ГК РФ
установлены требования к содержанию
устава и учредительного договора,
на основании которого действуют
юридические лица.
КоАП РФ устанавливает
административную ответственность в
случаях совершения административных
правонарушений должностными лицами
и организациями, в т.ч. в работе
с документами и информацией.
УК РФ устанавливает уголовную
ответственность за неправомерные
действия с документами и информацией

Государственные
стандарты в сфере
работы с документами

– ГОСТ Р 6.30. – 2003
“Унифицированные системы
документации.
Унифицированная система
организационно –
распорядительной
документации. Требования к
оформлению документов”
– ГОСТ Р ИСО 15489 – 1-2007
“Управление документами.
Общие требования”
– ГОСТ Р 51141-98
“Делопроизводство
и архивное дело. Термины
и определения”

Государственные стандарты в сфере
работы с документами определяют
правила создания, оформления
и работу с документами, образующимися
в деятельности любой организации
(предприятия), обеспечивающими
защиту интересов субъектов социально-
трудовых отношений и увеличивающих
эффективность управленческого труда.
Хотя некоторые положения стандартов
носят рекомендательный характер,
единые требования к документам
обеспечивают удобство работы
с ними, уменьшают затраты времени на
создание и обработку документов

Общероссийские
классификаторы
технико –
экономической
и социальной
информации

– Общероссийский
классификатор
специальностей
по образованию (ОКСО)
– Общероссийский
классификатор
управленческой документации
(ОКУД)
– Общероссийский
классификатор профессий
рабочих, должностей
служащих и тарифных
разрядов (ОКПДТР)
– Общероссийский
классификатор объектов
административно –
территориального деления
(ОКАТО)
– Общероссийский
классификатор предприятий
и организаций (ОКПО)

Общероссийские классификаторы
являются составной частью Единой
системы классификации и кодирования
информации и предназначены для
обеспечения достоверности,
сопоставимости и автоматизированной
обработки информации в таких сферах,
как статистика, экономика и других,
для решения задач, связанных
с оценкой численности, учетом состава
и распределением кадров по
категориям, уровню квалификации,
условиям труда, вопросам обеспечения
занятости, организации заработной
платы, начисления пенсий, определения
дополнительной потребности в кадрах
на всех уровнях управления народным
хозяйством и т.п.

Регламентация
порядка работы
и оформления
документов по кадрам

– Федеральный закон
от 27.07.2006 N 152-ФЗ
“О персональных данных”
– Закон РФ от 25.10.1991
N 1807-1 “О языках народов
Российской Федерации”
(ред. от 11.12.2002)
– Федеральный закон
от 27.07.2006 N 149-ФЗ
“Об информации,
информационных технологиях
и о защите информации”
– Федеральный закон
от 10.01.2002 N 1-ФЗ
“Об электронной цифровой
подписи”
(ред. от 08.11.2007)
– Федеральный
конституционный закон
от 25.12.2000 N 2-ФКЗ
“О Государственном гербе
Российской Федерации”
(ред. от 30.06.2003)
– Указ Президента РФ
от 11.12.1993 N 2126
“О Государственном флаге
Российской Федерации”
(ред. от 28.09.1999)
– Федеральный
конституционный закон от
25.12.2000 N 1-ФКЗ
“О Государственном флаге
Российской Федерации”
(ред. от 08.11.2008)
– Постановление
Правительства РФ
от 27.12.1995 N 1268
“Об упорядочении
изготовления,
использования, хранения
и уничтожения печатей
и бланков
с воспроизведением
Государственного герба
Российской Федерации”
(ред. от 14.12.2006)
– Постановление
Правительства РФ
от 04.09.1995 N 870
“Об утверждении Правил
отнесения сведений,
составляющих
государственную тайну,
к различным степеням
секретности”
(ред. от 22.05.2008) и др.

Федеральный закон “Об информации,
информационных технологиях и о защите
информации” устанавливает
обязательность документирования
информации, определяет ряд терминов
(информация, документированная
информация и др.), обязывает
предприятия и организации всех форм
собственности предоставлять
соответствующую требуемую информацию
государственным органам.
Указанные документы содержат нормы,
которые необходимо учитывать при
составлении и оформлении деловых
документов, а также требования
к документам, пересылаемым с помощью
разнообразных средств связи,
требования к защите информации,
приданию документам юридической силы
(официальности) и т.д.

Общие требования
к документированию
управленческой
деятельности

– Типовая инструкция
по делопроизводству
в федеральных органах
исполнительной власти,
утв. Приказом Минкультуры
России от 08.11.2005 N 536
– Примерная инструкция
по делопроизводству
в службе кадров
организации (М.: ВНИИДАД,
2003)

Излагается общий порядок подготовки
и оформления управленческой
документации в министерствах
и ведомствах – особенности оформления
отдельных организационно –
распорядительных документов,
описывает процедуру документооборота
(от регистрации поступающего
в организацию документа до передачи
дел на архивное хранение).
Типовые инструкции используются
в организациях в качестве примера
для создания собственных регламентов
документационного обеспечения
управления персоналом

Составление
и использование
номенклатуры дел,
хранение документов
по кадрам

– Федеральный закон
от 22.10.2004 N 125-ФЗ
“Об архивном деле
в Российской Федерации”
(ред. от 13.05.2008)
– Основные правила работы
архивов организаций,
одобренные Решением
Коллегии Росархива
от 06.02.2002

Определяют порядок формирования,
хранения, учета и использования
архивных документов.
Кроме того, работа со специфической
документацией (бухгалтерская,
кадровая, торговая и другая)
регламентируется специальными актами

Наименование
реквизита
документа

Требования к оформлению

Наименование
организации –
автора документа

Должно соответствовать наименованию, закрепленному
в ее учредительных документах. Сокращенное наименование
организации приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного.
Над наименованием организации указывают сокращенное,
а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей
организации.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, когда оно закреплено в уставе (положении)
организации. Наименование на иностранном языке
располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения,
представительства, структурного подразделения
организации указывают в том случае, если оно
является автором документа, и располагают ниже
наименования организации

Код организации –
автора документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об
организации включают: почтовый адрес; номера телефонов
и другие сведения по усмотрению организации (номера
факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты
и др.)

Наименование вида
документа,
составленного
или изданного
организацией

Регламентируется уставом (положением) организации и
должно соответствовать видам документов,
предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают

Код формы
документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД)

Дата документа

Является дата его подписания или утверждения, для
протокола – дата заседания (принятия решения),
для акта – дата события. Документы, изданные двумя или
более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами (день
месяца, месяц, год), также допускается словесно –
цифровой способ оформления даты

Регистрационный
номер документа

Состоит из его порядкового номера, который можно
дополнять по усмотрению организации индексом дела по
номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,
исполнителях и др. Регистрационный номер документа,
составленного совместно двумя и более организациями,
состоит из регистрационных номеров документа каждой из
этих организаций, проставляемых через косую черту
в порядке указания авторов в документе

Ссылка на
регистрационный
номер и дату
документа

Включает регистрационный номер и дату документа,
на который дается ответ

Место составления
или издания
документа

Указывают в том случае, если затруднено его определение
по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные
данные об организации”. Место составления или издания
указывают с учетом принятого административно –
территориального деления, и оно включает только
общепринятые сокращения

Гриф ограничения
доступа
к документу

Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для
служебного пользования и др.) можно дополнять данными,
предусмотренными законодательством об информации
ограниченного доступа

Адресат
документа

Могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. При адресовании
документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией. Наименование организации
и ее структурного подразделения указывают
в именительном падеже. Документ не должен содержать
более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем
количестве адресатов составляют список рассылки
документа

Гриф утверждения
документа

При утверждении документа должностным лицом гриф
утверждения документа должен состоять из слова
Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии
и даты утверждения. При утверждении документа
несколькими должностными лицами их подписи
располагаются на одном уровне. При утверждении
документа постановлением, решением, приказом,
распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из
слова Утверждено и наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его даты, номера

Резолюция

Пишется на документе соответствующим должностным лицом
и включает фамилии исполнителей, содержание поручения,
срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление
резолюции на отдельном листе

Заголовок
к тексту
документа

Включает краткое содержание документа. К тексту
документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок можно не составлять

Текст

Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста
или в виде соединения этих структур. Связанный текст,
как правило, должен состоять из двух частей. В первой
части указывают причины, основания, цели составления
документа, во второй (заключительной) – решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может
содержать одну заключительную часть (например,
приказы – распорядительную часть без констатирующей;
письма, заявления – просьбу без пояснения; справки,
докладные записки – оценку фактов, выводы)

Визы
согласования

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования документа состоит из слова
Согласовано, наименования должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее
согласование оформляется визой. Виза согласования
включает наименование должности и подпись лица,
визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату

Отметка
о контроле

Это отметка о контроле за исполнением документа,
которую обозначают буквой “К”, словом или штампом
“Контроль”

Отметка об
исполнителе

Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об
исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Отметка об
исполнении
документа и
направлении его
в дело

Включает следующие данные: ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего о его исполнении, или при
отсутствии такого документа краткие сведения об
исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет
храниться документ. Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело должна быть подписана
и датирована исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен
документ

Раздел и назначение
документации

Вид кадрового
документа

Функции документирования

I. Стратегические
документы кадрового
управления

Кадровая политика

– Составление документа
– Утверждение
– Ознакомление
– Внесение в реестр новых видов
кадровых документов

План реорганизации
структуры персонала
компании

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление
– Внесение в реестр новых видов
кадровых документов

II. Документация
по личному составу

Анкета претендента

– Прием
– Распределение
– Регистрация

Заявление о приеме
на работу

– Прием
– Распределение
– Регистрация

Приказ о приеме
на работу

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

Трудовой договор
(соглашение)

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

Подписка
о неразглашении
конфиденциальной
информации

– Прием
– Распределение
– Регистрация

Трудовая книжка

– Прием
– Распределение
– Регистрация

Личное дело
сотрудника

– Хранение
– Справочная работа

Заявление о переводе
на другую работу

– Прием
– Распределение
– Регистрация

Приказ о переводе
на другую работу

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

Заявление
о предоставлении
отпуска

– Прием
– Распределение
– Регистрация

Приказ
о предоставлении
отпуска

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

Приказ о поощрении

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

Приказ о наложении
дисциплинарного
взыскания

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

Форма расчета
заработной платы

– Разработка формы документа
– Тиражирование формы документа
– Внесение в реестр новых видов
кадровых документов

Заявление
об увольнении

– Прием
– Распределение
– Регистрация

Приказ об увольнении

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

Выходное интервью

– Составление документа
– Хранение

Рекомендательное
письмо

– Прием
– Распределение
– Регистрация

III. Сводные
кадровые документы

Реестр приказов
по личному составу

– Внесение в реестр новых видов
кадровых документов
– Исключение из реестра
отмененных видов документов
– Хранение

Реестр заявлений

– Внесение в реестр новых видов
кадровых документов
– Исключение из реестра
отмененных видов документов
– Хранение

Журнал учета
движения трудовых
книжек и вкладышей
к ним

– Внесение в реестр новых видов
кадровых документов
– Исключение из реестра
отмененных видов документов
– Хранение

Реестр трудовых
договоров

– Внесение в реестр новых видов
кадровых документов
– Исключение из реестра
отмененных видов документов
– Хранение

График отпусков

– Составление документа
– Согласование и визирование
– Утверждение
– Ознакомление

и др.

–