Табель учета рабочего времени, позволяющий верно оплатить отпуск

Источник: журнал «Главбух»

Заполняя табель учета рабочего времени по каждому сотруднику, нужно использовать целый перечень кодов. И особая путаница всегда возникает в ситуациях с отпусками. Между тем ошибка в коде чревата неточностями в расчете выплат работникам. Статья поможет избежать этого.

В унифицированной форме табеля для каждого буквенного кода есть цифровой аналог. Например, отпуск в табеле учета рабочего времени отмечается кодом ОТ или 09. Вы можете использовать любой из них, но буквенные коды нагляднее. Указывать сразу оба кода нет смысла.

Для собственной формы табеля компания вправе ввести свою кодировку, но это опять же может привести к путанице и неверному расчету зарплаты. Поэтому проще использовать привычные коды из унифицированного бланка.

Самые распространенные коды для заполнения табеля

Период	Какой код ставить в табеле
	буквенный	цифровой
Рабочий день	Я	01
Служебная командировка	К	06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск по беременности и родам (или в связи с усыновлением новорожденного)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в силу закона, например, при рождении ребенка	ОЗ	17
Временная нетрудоспособность с назначением пособия	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия, например, когда превышен лимит оплачиваемых дней по детскому больничному	Т	20
Выходные и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые), например, предоставленные донорам	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые), например, предусмотренные коллективным договором	НВ	28
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30

Сотрудник в отпуске заболел

За те дни отпуска, на которые пришлась болезнь, работнику нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности (ст.

9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). А отпуск сотрудника продлить — ровно на то количество дней, на которое дни болезни пересеклись с днями отпуска.

Но компании не всегда удается до окончания отпуска взять с сотрудника заявление с просьбой продлить период отдыха на дни болезни. Например, работник может находиться на больничном до последнего дня отпуска или просто не иметь возможности подъехать в офис для оформления заявления. Как правило, сотрудники сообщают о том, что заболели, по телефону.

Рассмотрим две возможные ситуации.

Первая — сотрудник вообще не сообщил, что болел. Значит, отпуск в табеле учета рабочего времени нужно отмечать кодом ОТ. А если болезнь выйдет за рамки отпуска, начиная со дня, когда сотрудник должен был выйти на службу, ставьте напротив его фамилии отметки о неявке на работу по невыясненным причинам (код НН). А когда работник принесет больничный лист исправьте отметки в табеле, указав напротив дней болезни код Б, а напротив дней отпуска — коды ОТ или ОД (основной или дополнительный отпуск).

Если вы ведете табель в электронном виде и распечатываете только по итогам месяца, то исправить коды не составит труда.

Вторая ситуация — сотрудник сообщил о своей болезни в компанию. Тогда начиная с первого дня болезни вы можете ставить код Б. А после выздоровления продолжаете указывать отпускной код до тех пор, пока сотрудник не выйдет на работу. Если же он появится на службе сразу после выздоровления (то есть не будет догуливать отпуск), ставьте код Я.

Пример 1: Как отмечать в табеле болезнь во время ежегодного отпуска
Работник ООО «Вектор» Тарасов С. С. ушел в ежегодный отпуск со 2 июня на 14 календарных дней. 6 июня он заболел, о чем своевременно уведомил компанию. То есть Тарасов успел отгулять лишь четыре дня отпуска. Выздоровел он только 16 июня. По договоренности сторон Тарасов догулял отпуск сразу после выздоровления. На работу он вышел 27 июня.

Образец заполнения табеля по Тарасову — см. ниже.

На отпуск пришелся праздничный день

Предположим, сотрудник со 2 по 30 июня находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. 12 июня — праздничный день. В табеле учета рабочего времени этот день надо обозначить кодом В (выходной нерабочий день).

Дело в том, что праздники не входят в число календарных дней оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ). Отмечать их в табеле как дни отпуска с кодом ОТ будет неверно. А вот обычные выходные дни (то есть субботы и воскресенья), когда сотрудник был в ежегодном отпуске, в табеле отмечать кодом В не надо. Они входят в число календарных дней отпуска.

Таким образом, в табеле учета рабочего времени только праздничный день 12 июня нужно отметить кодом В, а все остальные дни — кодом ОТ (или ОД).

Пример 2: Как отмечать в табеле дни оплачиваемого отпуска
Сотрудник компании Могилев А. В. идет в отпуск со 2 июня на 28 календарных дней. В табеле бухгалтер отметит кодом ОТ все дни отпуска, кроме праздничного дня 12 июня. Его надо отметить кодом В, как и 1 июня — воскресенье. Получается, что в июне у Могилева не будет ни одного рабочего дня.

Образец заполнения табеля по Могилеву — выше.

Работник берет отпуск с последующим увольнением

По письменному заявлению работника вы можете предоставить ему отпуск с последующим увольнением. Днем увольнения в таком случае будет последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ). Именно эту дату надо указать в трудовой книжке

При этом последним днем фактической работы сотрудника будет день, предшествующий началу отпуска. Другими словами, трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска. Именно такой вывод сделан в определении Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О. Аналогичная точка зрения отражена и в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Тем не менее работодатель должен вести учет рабочего времени до последнего дня отпуска. Даже несмотря на то, что при предоставлении отпуска с последующим увольнением компания обязана в последний рабочий день выдать работнику трудовую книжку и полностью с ним рассчитаться. То есть в табеле надо отразить все дни отпуска вплоть до его окончания. Такие разъяснения мы получили в Роструде.

Пример 3: Как отметить в табеле отпуск с последующим увольнением
Работница ООО «Вектор» Харламова А. И. написала заявление на отпуск с последующим увольнением, которое администрация согласовала. Последний день работы — 2 июня, отпуск с 3 июня на 28 календарных дней.

В таком случае в табеле 1 июня нужно отметить кодом В, а 2 июня кодом Я. А все остальные дни июня — кодом ОТ. Исключение — 12 июня. Тут нужно поставить код В. Кроме того, кодом ОТ нужно будет отметить и последний день отпуска — 1 июля.

Образец заполнения июньского табеля по Харламовой мы привели выше.

Сотрудник взял отпуск за свой счет

Кодировка для отпуска без сохранения зарплаты зависит от того, по какой причине его взял работник.

Если по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам с согласия работодателя, поставьте в табеле код ДО (отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный по разрешению работодателя). Если предоставить отпуск ваша компания обязана по Трудовому кодексу, например в случае свадьбы или рождения ребенка, то в табеле отразите код ОЗ (отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных законодательством). Наконец, отпуск за свой счет по коллективному договору или отраслевому соглашению в табеле отмечается кодом ДБ (ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы).

Подходящим кодом надо отметить все дни отпуска — и рабочие, и выходные. В том числе и праздничные дни. Ведь они не входят в число дней только ежегодного оплачиваемого отпуска. Если же праздник приходится на время отпуска за свой счет, то на его продолжительность это никак не влияет.

Пример 4: Как отмечать в табеле дни отпуска без сохранения зарплаты
Сотрудник ООО «Вектор» Самохвалов Ю.Г. написал заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам в период с 9 по 25 июня. Директор согласился дать сотруднику такой отпуск. В табеле бухгалтер отметил кодом ДО все дни с 9 по 25 июня — и обычные рабочие дни, и выходные, и праздничный день 12 июня.

Образец заполнения табеля по Самохвалову — выше.

Сотрудница вышла на работу во время детского отпуска

Сотрудницы, которые находятся в детском отпуске, вправе работать неполный день или на дому (ст. 256 ТК РФ). В этом случае у них есть право и на пособие по уходу за ребенком до полутора лет, и на зарплату.

Такое двойственное положение сотрудницы требует и особого заполнения табеля. Его надо дополнить еще одной строкой. И в первой строчке проставлять код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, а во второй код Я — продолжительность работы в дневное время (либо В — выходной).

Пример 5: Как отмечать в табеле дни работы во время детского отпуска
Сотрудница ООО «Вектор» Маслова О. А. находится в отпуске по уходу за ребенком. Одновременно она трудится четыре дня в неделю — со вторника по пятницу. Рассмотрим на примере июня, как заполнять табель.

Во-первых, все дни месяца без исключения нужно отметить кодом ОЖ. Во-вторых, рабочие дни следует отметить кодом Я, обычные выходные — кодом В, а все нерабочие понедельники — кодом НВ (дополнительные выходные дни без сохранения зарплаты).

Образец заполнения табеля по Масловой — выше.

Но одновременно с отпуском по уходу за ребенком оформить еще и ежегодный оплачиваемый отпуск не получится. Так считают и чиновники (письмо Роструда от 15 октября 2012 г. № ПГ/8139-6-1), и судьи (постановление Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1). То есть работать неполный день во время детского отпуска можно, а одновременно находиться в двух отпусках нельзя.

Если же сотрудница заболеет, она может рассчитывать и на больничные, и на пособие по уходу. Ведь у этих выплат разные основания.

 

18 ответов на вопросы работодателей

И. В. Морозова
автор статьи, ведущий эксперт по вопросам расчетов с персоналом и суммированному учету рабочего времени

Президент объявил дни с 4 по 7 мая нерабочими с сохранением заработной платы. Разбираемся, каких сотрудников можно не освобождать от работы, как это оформить, как выплачивать зарплату, перечислять налоги, что делать с отпусками, больничными и т.д.

В целях сохранения тенденции сокращения распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19), укрепления здоровья граждан Российской Федерации и в соответствии со статьей 80 Конституции Российской Федерации постановляю:

1. Установить с 4 по 7 мая 2021 г. включительно нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы.
2. Органам публичной власти, иным органам и организациям определить количество служащих и работников, обеспечивающих с 1 по 10 мая 2021 г. включительно функционирование этих органов и организаций.
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его официального опубликования.

В. Путин
Москва, Кремль 23 апреля 2021 года № 242

Вопрос

Предприятие не может в мае 2021 года всех работников освободить от работы. Как оформить дни с 4 по 7 мая?

Ответ

Как установлено в тексте Указа Президента РФ от 23. 04.2021 № 242, организации могут определить перечень работников, которые будут обеспечивать функционирование организации в период майских праздников.

При этом список работающих сотрудников работодатель определяет по своему усмотрению. Надо распределить работников по категориям и издать приказ, в котором будет установлено, что делать работникам каждой категории. В приказе надо перечислить:

• какие именно дни являются нерабочими и на основании какого документа;
• какие гарантии сохраняются за работниками в этот период;
• как будут оплачиваться эти дни;
• кто контролирует исполнение;
• каким работникам придется работать в эти дни.

Ознакомить сотрудников с приказом можно любым удобным способом. Приказ можно разместить на стенде, на корпоративном сайте или направить по электронной почте сотрудникам. Приказ будет основанием для бухгалтерии правильно рассчитать заработную плату сотрудникам.

Вопрос

Можно ли всех работников заставить работать в период с 4 по 7 мая 2021 года?

Ответ

Запрет на работу в эти нерабочие дни не установлен. Это значит, что компании вправе сами решить, кто из сотрудников будет продолжать работать, а кто нет. Но если работодатель захочет вызвать всех работников, то ему надо быть готовым доказать необходимость их присутствия в организации в эти дни.

Вопрос

Меняется ли норма рабочего времени из-за нерабочих дней с 4 по 7 мая?

Ответ

Из-за нерабочих дней по Указу Президента норма рабочего времени в мае 2021 года не меняется. Норма рабочего времени определяется в порядке, установленном приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Нерабочие дни с 4 по 7 мая 2021 года не исключаются из нормы рабочего времени, она остается прежней.

Вопрос

Как вести табель в мае 2021 года?

Ответ

Для табеля работодатель может внести дополнительное условное обозначение нерабочих дней и утвердить изменения приказом. Можно предусмотреть код «ОН», «НОД», « НДД» или другие. Аналогичные рекомендации представлял Минтруд в 2020 году.

Вопрос

Как будет производиться оплата труда за нерабочие дни в мае 2021 года?

Ответ

Указом Президента РФ от 23.04.2021 № 242 установлены нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы. Таким образом, наличие в мае 2021 года нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам.

Порядок оплаты дней с 4 по 7 мая зависит от отметок в табеле учета рабочего времени.

Если в нерабочие дни с 4 по 7 мая работник продолжал трудиться в офисе, на рабочем месте или удаленно, в оплате его труда ничего не меняется. Оплата производится в обычном, а не повышенном размере, так как нерабочие дни не относятся к выходным или нерабочим праздничным дням. Повышенная оплата работающим может быть установлена работодателем самостоятельно.

Всем неработающим лицам необходимо сохранить обычную заработную плату, то есть оплатить этот период так, как будто они работали.

Если работнику установлена сдельная оплата труд, за неотработанные нерабочие дни ему необходимо заплатить компенсацию. Конкретных правил, как ее считать нет, поэтому надо установить свой вариант и закрепить его в локальных документах компании. К примеру, платить компенсацию можно исходя из заработка за выработку объема продукции по норме или МРОТ.

Вопрос

Прошу разъяснить ситуацию с заработной платой, которая в соответствии с указом Президента РФ должна быть сохранена за нерабочие дни. Подразумевается ли под термином «зарплата» оклад либо вся сумма, которую обычно получает человек?

Ответ

В нерабочие дни сотрудники должны получить именно заработную плату, предусмотренную трудовым договором. Размер оплаты должен соответствовать тому, который работник получил бы, если бы отработал эти дни полностью (отработал норму рабочего времени при повременной оплате, выполнил норму труда при сдельной оплате). Порядок и условия осуществления стимулирующих выплат определяются локальными актами конкретного работодателя и коллективными договорами (при их наличии).

Вопрос

В какие сроки выплачивать работникам заработную плату за апрель 2021 года?

Ответ

Если компания объявила нерабочими дни с 4 по 7 мая для всех работников, в том числе, для кадровиков и бухгалтеров, зарплату нужно выдать не позднее 30 апреля, то есть в предшествующий рабочий день.

Если бухгалтеров и кадровиков перевели на удаленку, а зарплату компания переводит работникам на банковские карты, день выплаты можно не переносить. Перечислите деньги в сроки, установленные Правилами внутреннего трудового распорядка.

Невыплата в установленные сроки начисленной заработной платы работникам влечет материальную, административную и уголовную ответственность.

Вопрос

В какие сроки перечисляется НДФЛ с апрельской заработной платы?

Ответ

НДФЛ с заработной платы, выплаченной 30 апреля, необходимо заплатить в бюджет не позднее 11 мая. Такой перенос срока уплаты прямо предусмотрен п. 7 ст. 6.1 НК РФ.
Если перечислили зарплату работникам в обычные сроки, например, 5 мая, то крайний срок уплаты НДФЛ — 6 мая.

Вопрос

Работник находится в очередном отпуске, на который попадают нерабочие дни с 4 по 7 мая 2021 года. Продлевается ли его отпуск на эти дни?

Ответ

Нерабочие дни по указу Президента не относятся к выходным или нерабочим праздничным дням. Если работник находится в отпуске в нерабочие дни по указам Президента, то отпуск на эти дни не продлевается.

Срочно! Нерабочие дни в мае 2021

Получите ответы на все вопросы с учетом законодательства и разъяснений ведомств. Обезопасьте себя от ошибок и штрафов – активируйте доступ к КонсультантПлюс на 3 дня.

3 дня бесплатно

Вопрос

Работник в апреле оформил часть очередного отпуска на период с 3 по 8 мая. Надо ли отменять этот отпуск или его можно оставить?

Ответ

В продолжительность отпуска не включаются только праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Нерабочие дни по Указу президента не относятся к выходным или нерабочим праздничным дням. Поэтому предоставить отпуск на период нерабочих дней по желанию работника возможно.

Эти дни оплачиваются как обычные дни ежегодного отпуска. В табеле учета рабочего времени дни отпуска с 4 по 7 мая отмечаются кодами «ОТ» или «09». Пересчитывать отпускные не нужно.

Вопрос

Что делать, если работник должен был приступить к работе после окончания отпуска 5 мая 2021 года?

Ответ

Если отпуск сотрудника закончится в период с 4 по 7 мая, то оставшиеся дни нерабочей недели указываются в табеле так же, как и остальным сотрудникам.

Если этот работник относится к категории сотрудников, которые будут обеспечивать функционирование организации в период майских праздников, то в табеле будет буквенный код «Я».

Если работник будет после отпуска отдыхать в нерабочие дни по Указу Президента, то в табеле надо поставить буквенный код «НОД» (нерабочий оплачиваемый день) и сохранить заработную плату.

Вопрос

Как учитывать дни с 4 по 7 мая 2021 года в расчете среднего заработка?

Ответ

Ответ на вопрос зависит от того, работал сотрудник в эти дни или сидел дома (письмо Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585):

• если в нерабочие дни человек трудился, в т. ч. на удаленке, то исключать их из расчета не нужно. То есть посчитать средний заработок надо в обычном порядке.
• если с 4 по 7 мая 2021 года сотрудник не работал, то при исчислении среднего заработка дни, объявленные нерабочими, а также фактически начисленные за этот период суммы, при расчете среднего заработка не учитываются.

Вопрос

Работник оформил часть очередного отпуска на период между майскими праздниками, получил отпускные, сейчас хочет отпуск отменить. Можно ли ему отказать?

Ответ

Чтобы зря не тратить дни отпуска из-за того, что он выпал на экстренные выходные, работник может попросить его отменить. В то же время работодатель вправе отказать работнику, ведь отпуск переносят только по соглашению сторон (ст. 124 ТК РФ). Дни отпуска, которые совпали с нерабочими днями по Указу Президента, считаются использованными в обычном порядке.

Отменить оформленный и оплаченный отпуск можно только по обоюдному согласию сторон. Если руководитель согласится перенести отпуск, нужно издать приказ. В таком случае придется пересчитать отпускные и внести изменения в зарплатную отчетность.

Вопрос

Надо ли отменять отпуск без сохранения заработной платы, который был оформлен с 4 по 7 мая 2021 года?

Ответ

Если работник запросил и оформил отпуск за свой счет, то нет оснований отменять приказ.

Отзыв из отпуска за свой счет законодательством не урегулирован. Значит, этот отпуск считается предоставленным и использованным.

Но если отмена этого отпуска не противоречит интересам работодателя, то по просьбе работника отпуск без сохранения заработной платы можно отменить, издав соответствующий приказ.

Вопрос

Работник оформил донорские дни с 4 по 7 мая 2021 года. Можно ли их отменить или перенести на другое время?

Ответ

Отмена или перенос дополнительных дней отдыха работникам-донорам допустима лишь в том случае, если это предусмотрено коллективным договором в подобных случаях.
Аналогично решается вопрос переноса или отмены отгулов за работу в выходные или нерабочие праздничные дни, которые были оформлены на период с 4 по 7 мая 2021 года.

Вопрос

Как быть с больничными, которые выпали на нерабочие дни?

Ответ

Оплачивайте как обычно первые три дня болезни. Остальное оплатит ФСС.

Вопрос

Можно ли увольнять работников в период действия Указа?

Ответ

Увольнение в нерабочий день ТК РФ не запрещено, но проводится с учетом определенных обстоятельств.

Если компания объявила нерабочими дни с 4 по 7 мая для всех работников, в том числе, для руководителя, кадровиков и бухгалтеров, то оформление прекращения трудовых отношений в этот период также не осуществляется.

В случае сокращения численности или штата работников, если истекает срок уведомления в нерабочие дни, то увольнение производится в ближайший следующий за окончанием нерабочего оплачиваемого периода рабочий день.

Если руководителя, бухгалтеров и кадровиков перевели на удаленку, то вопросы, связанные с увольнением, в том числе по инициативе работника, решаются в обычном порядке.

Вопрос

Надо ли переносить дату увольнения, если последний день работы выпал на нерабочий?

Ответ

Сотрудник вправе уволиться по собственному желанию в любое время, никаких ограничений закон не устанавливает. Поэтому сотрудник может подать заявление об увольнении и указать дату увольнения, которая выпадает на нерабочий день.

Сотруднику можно предложить согласовать другую дату, которая попадет на рабочий день, например, 11 мая. Если сотрудник не согласен, то оформлять увольнение надо именно в дату, о которой просит сотрудник. Устанавливать дату увольнения самостоятельно или игнорировать заявление об увольнении работодатель не вправе.

Если в заявлении сотрудник не указал желаемую дату увольнения и двухнедельный срок предупреждения истекает в нерабочий день, то оформите увольнение в первый ближайший рабочий день.

Образовательное мероприятие по теме

Вы можете посетить семинары автора статьи, чтобы получить ответ на свои вопросы. 

И. В. Морозова – ведущий эксперт по вопросам расчетов с персоналом и суммированному учету рабочего времени. Автор книг и публикаций по вопросам труда и заработной платы

На какой срок можно предоставить отпуск за свой счет? Как его оформить?

Правила предоставления отпуска без сохранения заработной платы установлены ст. 128 ТК РФ. Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен:

– на усмотрение работодателя;

– в соответствии с обязанностью работодателя.

Обязательное предоставление отпуска

В ч. 2 ст. 128 ТК РФ перечислены случаи, когда работодатель по заявлению работника должен предоставить определенное количество дней отпуска без сохранения зарплаты в году. Например, работодатель должен предоставить неоплачиваемый отпуск:

• на свадьбу или при рождении ребенка – 5 календарных дней;
• в связи со смертью близкого родственника – 5 календарных дней;
• пенсионеру – 14 календарных дней в году;
• родителям, женам и мужьям военнослужащих, сотрудников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы) либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), – 14 календарных дней в году;
• инвалиду – 60 календарных дней в году;
• участникам ВОВ – 35 календарных дней в году.

Неважно, сколько таких событий было в году. Если, к примеру, сотрудница третий раз за год выходит замуж, отказать ей в отпуске нельзя.

Кроме того, работники, которые совмещают работу с получением высшего или среднего профессионального образования на основании статей ч. 2 ст. 173 и ч. 2 ст. 174 ТК РФ вправе рассчитывать на отпуск за свой счет от 10 дней до 2 месяцев в зависимости от причины (подробнее смотрите в таблице).

В отпуске продолжительностью до одного месяца нельзя также отказать одному из родителей, опекуну, попечителю ребенка до 16 лет, работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 319 ТК РФ). А также остальным сотрудникам, работающим на Крайнем Севере – для проезда к месту использования основного отпуска и обратно (ст. 322 ТК РФ).

Приведенный перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет), не исчерпывающий. Согласно абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ обязанность предоставить отпуск за свой счет может быть предусмотрена иными федеральными законами либо коллективным договором.

Например, ветеранам боевых действий из числа лиц, указанных в подп. 1-5 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ положено до 35 календарных дней в году.

Случаи, когда работодатель по своей инициативе обязуется отпускать сотрудников в отпуск без содержания, должны быть прописаны в ПВТР, например свадьба родственников, 1 сентября и т.д.

На усмотрение работодателя

В остальных случаях отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам или по другой причине работодатель может предоставить любому работнику на любой срок (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Максимальная продолжительность для неоплачиваемого отпуска не установлена, за исключением отдельных случаев. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).

Предоставлять отпуск за свой счет в часах ТК РФ не запрещает, минимальной продолжительности этого времени отдыха нет. Оформить его можно так же, как отпуск в календарных днях. Сотрудник в заявлении указывает количество часов, затем работодатель издаст приказ об отпуске. При использовании формы N Т-6 в разделах «Б» и «В» понадобится предусмотреть графы, чтобы отразить количество часов отпуска.

Оформление отпусков

В табеле время отпуска за свой счет отмечается кодом «ДО» или «16», если предоставлен по разрешению работодателя. Когда работник идет в отпуск, который предусматривает закон, ставится код «ОЗ» или «17». Сведения об отпуске за свой счет вносятся в разд. VIII личной карточки работника формы N Т-2. Время отпусков без сохранения зарплаты, которое превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, исключается из подсчета отпускного стажа (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Поэтому, если отпуск предоставляли в часах, их нужно суммировать и переводить в календарные дни.

В табель учета рабочего времени вносятся две отметки. Время отпуска за свой счет отразите кодом «ДО» или «16», а рабочие часы – кодом «Я» или «01». Работу сотрудника в этот день оплачивается пропорционально отработанным часам (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс – клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Ежегодный оплачиваемый дополнительный отпуск в табеле: обозначение

Статья акутальна на: Май 2021 г.

Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.

Содержание статьи

Ведение табеля

Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.

На каждом предприятии назначают ответственного сотрудника (из отдела кадров, бухгалтерии и т. д.), который специализируется на ведении табеля. Его составляют исходя из специфики деятельности компании и количества персонала.

Смысл букв

В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

1. Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
2. Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
3. РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
4. С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
5. К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
6. ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
7. ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
8. У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
9. УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
10. УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
11. Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
12. ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
13. ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
14. ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
15. Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
16. Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
17. ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
18. РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
19. Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
20. ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
21. НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
22. В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
23. ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
24. НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

Как видно, важное юридическое значение несут за собой буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поскольку закон только дает ориентир на них, для удобства в работе их можно менять, объединять, а также придумать свои буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

sovetnik36.ru

Код дополнительного отпуска в табеле

НО 34 Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы НБ 35 Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36 Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т. п.) Х 37 Открыть в формате Word временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях предусмотренных законодательством образец заполнения табеля учета рабочего времени обозначение отпуска в табеле образец табеля учета рабочего времени Вид документа:

• табельный учет
• табель учета рабочего времени

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Обозначение отпуска в табеле учета рабочего времени

Табель нужно заполнить правильно, в противном случае возможны проблемы во время пересчёта отпускных часов в календарные дни. Необходимо обозначить 2 пункта в столбце определённого дня:

• с помощью буквы «Я» либо числа «01» в табеле учета обозначается количество часов рабочего времени, когда работник трудился на работе;
• с помощью кода «ДО», либо числа «16» в табеле обозначается пребывание сотрудника в неоплачиваемом отпуске за свой счет по договоренности с работодателем, при этом отмечается количество часов, приходящихся на этот период.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО). 4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске? Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. 5.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Как обозначаются оплачиваемые дни? Случаи, когда предоставленный отдых для учебы оплачиваются, подробно рассмотрены в данной статье. Для ученического отпуска с сохранением среднего заработка ставится следующий код обозначения:

Как обозначить учебный отгулы в табеле, буквенным кодом или цифровым, решает компания самостоятельно. Можно применять любое удобное обозначение. Какой код ставится для отгулов без оплаты? Особенности предоставления неоплачиваемых выходных можно изучить здесь.

Учебный отпуск, для которого заработок не сохраняется, обозначается по-другому в табеле:

Опять же удобный способ обозначения для компании определяется самостоятельно. Можно ставить как числовой код, так и буквенный. Заполнение формы Т-13 Обозначения в табеле проставляется за каждый день (календарный) обучения.

Код дополнительного отпуска в табеле

Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем. Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.
Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10). Отражение прочих отпусков: учебного и без сохранения заработной платы В положениях ст.

Как обозначить отпуск за свой счет в табеле

Как обозначаются выходные дни в командировках? По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики. 3. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет? При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.
Подробнее о том, как оплачивается больничный в выходные дни.

Страница не найдена

Если предоставить отпуск ваша компания обязана по Трудовому кодексу, например в случае свадьбы или рождения ребенка, то в табеле отразите код ОЗ (отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных законодательством). Наконец, отпуск за свой счет по коллективному договору или отраслевому соглашению в табеле отмечается кодом ДБ (ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы). Подходящим кодом надо отметить все дни отпуска — и рабочие, и выходные.

В том числе и праздничные дни. Ведь они не входят в число дней только ежегодного оплачиваемого отпуска. Если же праздник приходится на время отпуска за свой счет, то на его продолжительность это никак не влияет. Пример 4: Как отмечать в табеле дни отпуска без сохранения зарплатыСотрудник ООО «Вектор» Самохвалов Ю.Г.

написал заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам в период с 9 по 25 июня.
Последний день работы — 2 июня, отпуск с 3 июня на 28 календарных дней. В таком случае в табеле 1 июня нужно отметить кодом В, а 2 июня кодом Я. А все остальные дни июня — кодом ОТ. Исключение — 12 июня.

Тут нужно поставить код В. Кроме того, кодом ОТ нужно будет отметить и последний день отпуска — 1 июля. Образец заполнения июньского табеля по Харламовой мы привели выше. Сотрудник взял отпуск за свой счет Кодировка для отпуска без сохранения зарплаты зависит от того, по какой причине его взял работник.

Если по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам с согласия работодателя, поставьте в табеле код ДО (отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный по разрешению работодателя).

Код дополнительного отпуска в табеле

Источник: журнал «Главбух» Заполняя табель учета рабочего времени по каждому сотруднику, нужно использовать целый перечень кодов. И особая путаница всегда возникает в ситуациях с отпусками. Между тем ошибка в коде чревата неточностями в расчете выплат работникам.

Статья поможет избежать этого. В унифицированной форме табеля для каждого буквенного кода есть цифровой аналог. Например, отпуск в табеле учета рабочего времени отмечается кодом ОТ или 09. Вы можете использовать любой из них, но буквенные коды нагляднее.
Указывать сразу оба кода нет смысла. Для собственной формы табеля компания вправе ввести свою кодировку, но это опять же может привести к путанице и неверному расчету зарплаты. Поэтому проще использовать привычные коды из унифицированного бланка.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Трудовое законодательство определяет порядок контроля часов работы, ведь каждый из них должен быть оплачен работодателем. Для этого ему необходимо правильно вести табель учёта рабочего времени подчинённых и корректно отмечать их фактическое местонахождение. В данной статье будет рассмотрен вопрос обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени.

Основные элементы табеля учёта рабочего времени и правила его ведения на предприятии

Как известно, рассматриваемый документ является базовым в вопросе контроля выхода или не выхода на работу сотрудников предприятия. На основании внесённых данных производится начисление зарплаты и пособий. Однако, это – не единственное его предназначение. Табель нужен:

• Налоговой инспекции. Проводимая выплата заработной платы тщательно проверяется налоговиками, а внесённые данные позволяют, в дальнейшем, провести анализ отчислений в бюджет.
• Инспекции по труду. Вопрос возможного превышения допустимых норм рабочего времени подлежит пристальному вниманию трудовой инспекции.
• Фонду социального страхования. Представители этого учреждения также изучают табель учёта рабочего времени на предмет корректности внесённых данных, поскольку больничные компенсируются за счёт ФСС.

Вести этот документ должен сотрудник предприятия, назначенный отдельным приказом, на основании которого он обязан осуществлять учёт рабочего времени на предприятии. Обычно это – работник бухгалтерии или кадровый инспектор. Если предприятие большое, то круг ответственных лиц может пропорционально расширяться.

Законодательством утверждены две унифицированные формы табеля учёта рабочего времени – Т-12 для ручного учёта и Т-13, если процесс автоматизирован.

Учётчику следует знать, как правильно вести этот документ, чтобы не допустить ошибок. Важно отметить, что неверное внесение данных может привести к неправильному начислению зарплаты, что чревато проверками и судебными разбирательствами.

Обязательными элементами табеля являются:

• Регистрационный номер документа и дата его составления.
• Ф.И.О. сотрудников, их должности и табельные номера. Если на предприятии трудится совместитель, то по каждому месту работы у него будет отдельный табельный номер, по которому будет вестись персонифицированный учёт.
• Отметки о выходе на работу (буквенные или числовые значения). Проставляются по факту выхода или невыхода на работу.
• Подпись учётчика и руководства предприятия/компании.

Когда завершается отчётный период, табельщиком, совместно с кадровым инспектором, проводится сверка имеющихся данных. Отдельное внимание уделяется тем работникам, которые находятся в отпуске, потому как им выплачиваются пособия.

Как правильно обозначить отпуск в табеле учёта рабочего времени

Основанием для ухода человека в отпуск является приказ работодателя, изданный в соответствии с заявлением работника. Опираясь на первый документ, учётчик вносит сведения в табель учёта рабочего времени.

Для удобства предусмотрено множество условных обозначений, соответствующих местонахождению работника в конкретный день. Отпуск в табеле учета рабочего времени отмечается рядом буквенных символов и числовых кодов. Чтобы быть уверенным, что каждый отпускник правильно отмечен в табеле, нужно знать эти условные обозначения и правильно их применять. Код отпуска в табеле учета рабочего времени может отличаться в зависимости от его вида.



Ежегодный основной оплачиваемый отпуск является базовым видом отдыха, в который уходят все без исключения работники. Для того, чтобы обозначить эти дни, нужно использовать буквенное обозначение ОТ и числовой шифр 09.

Если сотрудник ушёл в дополнительный оплачиваемый отпуск, указывается ОД или 10 соответственно.

Сотрудники предприятий нередко проходят обучение в высших учебных заведениях. Учебный отпуск в табеле учета рабочего времени обозначается, как У (11), если работник отдыхает с сохранением зарплаты. Если же он взял отпуск на обучение за свой счёт, то табельщику следует отметить эти дни, как УД (13).

Распространёнными также являются дни отпуска по беременности и родам, отмечаемые, как Р (14) и декрета по уходу за ребёнком до трёх лет. В этом случае применяется условное обозначение ОЖ (15).

Неоплачиваемый отпуск в табеле учета рабочего времени обозначается как ДО (16). Под этим же кодом допускается указание дней дополнительного отдыха некоторым категориям работников без сохранения зарплаты.

Работа с табелем учёта рабочего времени очень кропотлива и требует внимательности, особенно если предприятие достаточно крупное. Поэтому рекомендуется заполнять его в максимально спокойных условиях и с минимальным влиянием отвлекающих факторов. Если же ошибка случилась и какой-то день отпуска отмечен как рабочий, допускается внесение изменений, однако это должно быть сделано максимально оперативно, до выплаты зарплаты.

Особенности фиксации дней отпуска в табеле учёта рабочего времени в 2021 году

Отсутствие работника по уважительной причине должно подтверждаться соответствующим документом. Если он в отпуске, то должен быть издан приказ и, прежде чем отмечать день отдыха, следует проверить наличие официального документа на предприятии.

Анализ законодательства страны показал, что в текущем году процедура оформления табеля учёта рабочего времени не претерпела каких-либо изменений. Тем не менее, вопрос отметки дней отдыха имеет свои особенности.

Так, у многих предпринимателей возникает вопрос касательно вышеописанных шифров. Могут ли они отличаться он законодательно определенных? Запретов на разработку собственного набора условных обозначений в табеле нет. Главным условием является закрепление соответствующих изменений в ЛНА (локальных нормативных актах) предприятия.

Кроме этого, важно обратить внимание на график сменности. Если на предприятии сменщик уходит в отпуск, то обычно ответственным лицом подаётся информация о человеке, выходящем ему на замену, в подменном графике работы конкретного лица, разрабатываемом индивидуально на конкретный период.

Отличная статья 0

Вопрос по ЗУП 2.5: Как отразить в программе отпуск без сохранения заработной платы? совет от 02.10.2016

Вопрос:

Вопрос по ЗУП 2.5: Как отразить в программе отпуск без сохранения заработной платы?

Ответ:

Решение: Предоставление отпуска сотруднику (сотрудникам) регистрируется (кроме отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком) в подсистеме кадрового учета документом Отпуска организаций (меню Кадровый учет – Учет невыходов – Отпуска организаций или Рабочий стол – закладка Кадровый учет – Отпуска). Для регистрации отпуска, предоставляемого сотруднику без сохранения заработной платы создаем документ Невыходы в организациях (меню Расчет зарплаты по организациям – Неявки – Невыходы в организациях). Создать документ можно на основании кадрового документа Отпуска организаций с помощью обработки Анализ неявок (последовательно нажимая на кнопки Создать документы, Рассчитать, Провести). Для этого в документе Отпуска организаций нажмите на кнопку Открыть начисления. Поля документа Невыходы в организациях заполняются автоматически на основе данных документа Отпуска организаций. В табличной части Начисления в колонке Сотрудник указывается сотрудник, которому предоставляется отпуск, в колонке Невыход указывается причина отсутствия на работе – Отпуск за свой счет, в колонке Подразделение – подразделение организации, в котором числится сотрудник, в колонках Дата начала и Дата окончания указывается дата начала и окончания отпуска. Колонки Зачесть в норму дней и Зачесть в норму часов заполняются автоматически. При расчете заработной платы сотрудника оплата за отработанное время рассчитывается с учетом периода нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы. Для начисления отпуска без сохранения заработной платы в программе предназначен предопределенный вид расчета Отпуск за свой счет из планов видов расчета Основные начисления организаций (меню Расчет зарплаты по организациям – Настройка расчета зарплаты – Основные начисления организаций). В табеле учета рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы в соответствии обозначается буквенным кодом ДО (отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя).

Обоснование:

 

Как вносится в табель учета рабочего времени отпуск за свой счет

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

• Для жителей Москвы и МО – +7 (495) 332-37-90
• Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

На предприятии, которое использует труд наемных работников, обязательным является заполнение табеля учета рабочего времени. Этот документ напрямую связан как с кадровым учетом, так и используется для целей бухгалтерского учета. Его отсутствие может повлечь за собой крупные штрафные санкции со стороны Инспекции по труду и фискальных органов. В настоящей статье речь пойдет о специфике этого документа, правилах и регулярности его заполнения, о том, кто обязан вести табель, о законодательных нормах учета рабочего времени и о проблемах, с которыми сталкиваются кадровые специалисты. Учет рабочего времени производится на каждом предприятии любой формы собственности для целей бухгалтерского учета, в части начисления заработной платы и определения затрат производственной деятельности.

Заполняя табель учета рабочего времени по каждому сотруднику, нужно использовать целый перечень кодов. И особая путаница всегда возникает в ситуациях с отпусками.

Коды табеля учета рабочего времени — это специальные условные обозначения и сокращения, которые отражают фактический период работы сотрудников за месяц и используются при заполнении документа. Разберем их подробно. Для фиксации действий служащих на рабочем месте используются формы Т и Т утв.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Российское законодательство предполагает несколько видов отпуска, каждый из которого бухгалтер должен правильно обозначить в табеле. К одному из этих видов относится освобождение работника от труда без начисления заработка, но с сохранением за ним рабочего места. Отпуск без сохранения содержания следует обозначить в табеле правильными кодовыми обозначениями, это позволит бухгалтеру правильно начислить заработную плату.

При наличии весомых причин для оформления, руководитель отказать работнику не может замужество, рождение ребенка, смерть родственника — порядок предоставления отпуска без сохранения заработной платы. Для подтверждения обстоятельств работник предоставляет вместе с заявлением необходимые бумаги, являющиеся основанием для отражения данного факта в документации. После издания приказа об отпуске без заработной платы , с содержанием которого обязательно знакомят сотрудника, кадровой службой отмечаются изменения в личной карточке, в табеле учета личного времени проставляются соответствующие кодовые обозначения.

Информация в документ вносится каждый день, по окончании месяца подводятся итоги по каждому работнику отработанные дни и даты отсутствия на работе и начисляется заработная плата. Следует знать, что не весь отпускной период без сохранения содержания отражается в табеле одинаково в зависимости от оснований.

Все отлучки трудящегося с рабочего места отражаются в табеле в виде буквенного или цифрового обозначения. Учетные документы не обязывают неукоснительного заполнения того или иного символа или кода. Кадровой службой самостоятельно определяется порядок ведения учета рабочего времени. Последний не надо путать с отпусками, прописанными в ст. Этот отдых предоставляется добровольным пожарным, героям труда, кавалерам орденов Славы, по уходу за детьми, если это зафиксировано в коллективном договоре.

Возникают моменты, когда находясь в отпуске без содержания, сотрудник чувствует недомогание и обращается к врачу. Но больничный лист ему могут оформить только после окончания неоплачиваемого отпуска. Оплачивается ли больничный в отпуска за свой счет? Если сотрудник заболел в отпускной период без сохранения заработной платы, то в табеле все равно отмечаются обозначения ЗО ДО или их буквенные коды в период, согласованный с руководством. В подобных ситуациях больничный необходимо оформлять лишь по окончании отпуска, тогда и будет рассчитано пособие по временной нетрудоспособности ст.

Читайте также: Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы. Учет неоплачиваемых дней отпуска без сохранения заработной платы также важен для расчета возникновения права сотрудника на ежегодный отпуск.

Табель учета необходимо вести на любом предприятии независимо от его организационно-правовой формы. Его оформление контролируется налоговой службой и комиссией по труду. Заполнения документа верными символами позволяет получить более полную информацию о причинах отсутствия сотрудника на рабочем месте, а также правильно рассчитать заработную плату.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев. Search for:. Автор Ольга Лазарева Добавить комментарий Отменить ответ.

Вам также может понравиться. Нужно ли предоставлять отпуск без сохранения заработной платы работающим пенсионерам по ТК РФ?

Как отразить отпуск в табеле. Сотрудник взял отпуск за свой счет

Российское законодательство предполагает несколько видов отпуска, каждый из которого бухгалтер должен правильно обозначить в табеле. К одному из этих видов относится освобождение работника от труда без начисления заработка, но с сохранением за ним рабочего места. Отпуск без сохранения содержания следует обозначить в табеле правильными кодовыми обозначениями, это позволит бухгалтеру правильно начислить заработную плату. При наличии весомых причин для оформления, руководитель отказать работнику не может замужество, рождение ребенка, смерть родственника — порядок предоставления отпуска без сохранения заработной платы.

Как в табеле отметить отпуск без сохранения заработной платы?

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте.

Табель учета рабочего времени в Украине (бланк образец, пример заполнения, рекомендации)

Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько разновидностей отпуска, одним из которых выступает отпуск за счет работника, когда за ним сохраняется рабочее место в организации, но не зарплата. Отпуск без сохранения зарплаты — это вид освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей, при котором заработок работнику не выплачивается ст. При этом по его окончании работник имеет право вернуться в компанию на свое прежнее рабочее место. Обратиться к работодателю с целью получения отпуска без содержания работника побуждают существенные обстоятельства, а именно смерть близкого родственника, серьезное заболевание или заключение брака. При наличии документарного подтверждения таких обстоятельств наниматель не имеет права отказать работнику. Стоит отметить, что указание времени отпуска без сохранения зарплаты в табеле не всегда имеет одинаковое буквенное обозначение. Аббревиатура-код отражает основание для освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей.

Коды в табеле учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени. На любом предприятии заработная плата выплачивается на основании данных об учете фактически отработанного времени. Такие данные для целей бухгалтерского учета и начисления заработной платы требуют бланка первичного учета. В Украине таким бланком считается табель учета рабочего времени.

На основании данных, внесенных в табель, работодатель производит расчет заработной платы и полагающихся работнику социальных выплат.

Он делит такие отпуска на два вида. Перечень этих категорий работников событий см. Отказать в предоставлении отпуска, установленного ст.

Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

.

Табель учета рабочего времени. Пример заполнения

.

Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени

.

.

.

Отпуск за свой счет

Приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ ВИДОВ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ДЛЯ ВОЗМОЖНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ТАБЕЛЯХ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (в ред. постановления Минстата от 03.12.2007 N 439) ——T————————————————————————¬ ¦ Код ¦ Наименование вида затрат рабочего времени ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Я ¦Дни (часы) работы ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Н ¦Ночные часы работы ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ РП ¦Часы работы в государственные праздники, праздничные (нерабочие) и ¦ ¦ ¦выходные дни ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ С ¦Сверхурочные часы работы ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ К ¦Служебные командировки ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ СХ ¦Временное отвлечение на сельскохозяйственные работы ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ О ¦Трудовой отпуск ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ДПО ¦Дополнительный поощрительный отпуск ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ У ¦Отпуска в связи с обучением с сохранением средней заработной платы по ¦ ¦ ¦основному месту работы ¦ ¦(позиция в ред. постановления Минстата от 03.12.2007 N 439) ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ УД ¦Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без ¦ ¦ ¦отрыва от производства ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ УБЗ ¦Отпуска в связи с обучением без сохранения заработной платы ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Р ¦Отпуска по беременности и родам ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ОЖ ¦Дополнительный отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком до ¦ ¦ ¦достижения им возраста трех лет ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Г ¦Дни неявок работников, освобожденных временно от работы в связи с ¦ ¦ ¦выполнением государственных или общественных обязанностей, в случаях, ¦ ¦ ¦предусмотренных законодательством ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ГП ¦Допризывная подготовка ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ГЧ ¦Военно-учебные сборы ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ МО ¦Неявки на работу в связи с нахождением в медицинских учреждениях на ¦ ¦ ¦обследовании или осмотре работника, обязанного проходить такие ¦ ¦ ¦обследования ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Д ¦Дни неявок на работу работников, являющихся донорами, для обследования ¦ ¦ ¦и сдачи крови и ее компонентов, дополнительный день отдыха, ¦ ¦ ¦предоставляемый после этого или используемый в другое время ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ЛО ¦Социальный отпуск с сохранением заработной платы для лечения и иных ¦ ¦ ¦личных потребностей работника ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ДО ¦Кратковременные отпуска без сохранения заработной платы, которые ¦ ¦ ¦наниматель обязан предоставить работнику ¦ +—–+————————————————————————+ ¦Позиция исключена с 26 января 2008 года. – Постановление Минстата¦ ¦от 03.12.2007 N 439 ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ГБ ¦Дни неявок работников, отвлеченных на устранение последствий стихийных ¦ ¦ ¦бедствий ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ДМ ¦Дополнительный свободный от работы день матери (отцу, опекуну, ¦ ¦ ¦попечителю), воспитывающей (воспитывающему) ребенка-инвалида в возрасте ¦ ¦ ¦до восемнадцати лет или воспитывающей (воспитывающему) двоих и более ¦ ¦ ¦детей в возрасте до шестнадцати лет ¦ ¦(позиция в ред. постановления Минстата от 03.12.2007 N 439) ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ГС ¦Дни неявок на работу работников, находящихся под следствием до решения ¦ ¦ ¦суда ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ОТ ¦Дополнительные свободные от работы дни, предусмотренные коллективным ¦ ¦ ¦договором сверх установленных законодательством Республики Беларусь ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Б ¦Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодами Т и ¦ ¦ ¦Х) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками ¦ ¦ ¦нетрудоспособности ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Т ¦Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных ¦ ¦ ¦законодательством Республики Беларусь ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ Х ¦Неявки на работу в связи с карантином или уходом за больными, ¦ ¦ ¦оформленные справками лечебных учреждений ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ А ¦Отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим ¦ ¦ ¦уважительным причинам, предоставляемые по договоренности между ¦ ¦ ¦работником и нанимателем ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ОА ¦Отпуска, предоставляемые по инициативе нанимателя ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ОАД ¦Неотработанные рабочие дни при временном переводе работников по ¦ ¦ ¦инициативе нанимателя на работу с неполной рабочей неделей ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ П ¦Целодневные (целосменные) простои ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ВП ¦Внутрисменные простои ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ПР ¦Прогулы и другие неявки без уважительной причины ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ З ¦Неявки из-за забастовок ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ ОП ¦Опоздания ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ УХ ¦Преждевременный уход с работы ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ НН ¦Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) ¦ +—–+————————————————————————+ ¦ В ¦Государственные праздники, праздничные (нерабочие) дни и выходные дни ¦ ¦ ¦(дни еженедельного отдыха) ¦ L—–+———————————————————————- Но это до 01.01.2009г.

Пять способов списать свой следующий отпуск

Планируете отпуск и боитесь всех затрат? Хотя есть много способов сэкономить на отдыхе, есть еще один способ, который можно попробовать, если вы хотите путешествовать со скидкой: списать часть поездки на налоги.

Экономия не будет мгновенной, но вы оцените ее с учетом налоговых поступлений в следующем году. Хитрость в том, что вам нужно добавить немного работы в свой досуг. По словам сотрудников Turbo Tax, любой предмет, который считается «обычным и необходимым» в отношении вашей работы или бизнеса, может считаться списанием налога.

Что такое франшиза?

Вот некоторые командировочные расходы, которые вы можете вычесть, если разберете налоги:

Поездки: Если основная цель вашей поездки связана с бизнесом, вы можете списать свои транспортные расходы. Если вы едете в пункт назначения и обратно, вычет будет 50 центов за милю.

Но даже если ваш отпуск – это в первую очередь удовольствие, а во-вторых бизнес, часть ваших дорожных расходов может быть вычтена.Обратите внимание на количество миль, необходимое для поездки от вашего отеля до выставки или другого мероприятия, которое вы собираетесь посетить. Вы можете использовать правило 50 центов за милю для этой и любой другой деловой части поездки.

Гостиницы: Расходы на проживание также могут быть вычтены. Turbo Tax предупреждает, что при этом учитываются только рабочие дни.

Питание: Естественно, вы должны есть, пока вас нет. Здесь опять же, вычеты могут производиться только на питание, связанное с бизнесом.Имейте в виду, что списывается 50% вашего обеда, и что дядя Сэм может вызвать некоторые подозрения, если ваши списанные обеды включают в себя филе миньон и бутылку Bond Estates Melbury Red за 305 долларов.

Также обратите внимание, что вы можете списать только свою порцию еды, а не всю семью. Однако, если вы идете обедать с группой сверстников и решаете оплатить счет, вы можете включить все обеды с вычетом 50%.

Мероприятия: Вы можете вычесть стоимость входа на мероприятие, связанное с бизнесом, и любые материалы, которые вам могут потребоваться для выездного семинара.Подумайте логически: если что-то, что вы покупаете, не имеет прямого отношения к деловой части вашей поездки – например, с вашей семьей из пяти человек в Диснейуорлд, пока вы посещаете отраслевую конференцию в Орландо, – вам не следует пытаться требовать это о ваших налогах.

Превратите отпуск в командировку

Теперь, когда вы взволнованы списанием части или всего отпуска, давайте подумаем о том, как вы можете увеличить налоговые вычеты в своем следующем загородном путешествии:

Посетите семинар

По словам адвоката Барбары Велтман, любая конференция, которая имеет отношение к вашей работе и может помочь вам расширить ваши знания, может рассматриваться как налоговый вычет.«Если курс связан с вашими профессиональными навыками, вы можете вычесть свои командировочные расходы и стоимость обучения», – пишет она в US News & World Report.

Если у вас уже запланированы летние каникулы, проверьте веб-сайты профессиональных организаций, чтобы узнать, будет ли конференция проходить, пока вы находитесь в пункте назначения. Убедитесь, что во время поездки у вас есть время для посещения соответствующих занятий.

Напишите об этом

Если у вас есть собственный блог и вы думаете, что в следующий отпуск можно написать пару постов, вы можете подумать о том, чтобы списать часть или все свои расходы.

Если вы путешествуете в экзотическое место или отправляетесь в необычное путешествие и думаете, что другие захотят узнать об этом, подумайте о том, чтобы рассказать о своей идее в журнале путешествий или в разделе о путешествиях в местной газете. Если редакторы согласятся, что ваш отпуск будет тем, что их читатели хотели бы узнать, и вы получите письменное задание, вы только что получили писательское дело и налоговый вычет.

Просто помните, что для того, чтобы предметы считались вычетом, вы должны за них заплатить.Если в журнале говорится, что он покроет ваши дорожные расходы, или если курорт предлагает оплатить ваше пребывание, это прекрасно, но вы не можете вычесть эти расходы из своих налогов.

Волонтер

Вот способ сделать что-то хорошее для других, а также для своего банковского счета. «Если вы работаете волонтером вне дома, ваши расходы могут быть вычтены как невозмещенный благотворительный взнос, если вы перечисляете свои вычеты», – пишет Велтман. «Вы должны показать, что в путешествии нет значительного элемента удовольствия, отдыха или отпуска.”

Проведите небольшое исследование

Это довольно широкая категория. Писатель, работающий над романом или научной работой, может отправиться на определенный сайт за вдохновением или информацией. Владелец малого бизнеса, желающий переехать или расширить, может посетить предлагаемый объект, чтобы почувствовать местный деловой и социальный климат. Как всегда, совмещая такую ​​поездку с семейным отдыхом, не забудьте списать только исследовательские аспекты.

Найдите эксперта в своей области

Вы пытаетесь начать новый бизнес и ищете мудрого совета? Вы начинающий мастер, который хочет посетить мастерскую признанного профессионала? Свяжитесь со своим потенциальным наставником и постарайтесь найти время, чтобы провести с ним время.Пригласите их пообедать и подумать – только не хвастайтесь тем, что вам возместят, когда придет время уплаты налогов.

Само собой разумеется, что вы должны хранить все свои квитанции, но мы повторим это здесь для максимального эффекта. Если IRS решит, что ему нужны доказательства того, что ваш отпуск был связан с «обычной и необходимой» деловой деятельностью, вам нужно будет иметь точный отчет о том, что вы сделали и сколько потратили, и как это связано с вашей карьерой.

Начисление отпусков и дней болезни во время пандемии

Работая и живя в условиях ограничений COVID-19, многие сотрудники отложили отпуск и больничные до тех пор, пока ограничения, вероятно, не будут сняты, что, возможно, привело к наибольшему накоплению обязательств за компенсируемое отсутствие на работе, которое мы когда-либо видели.

Бухгалтеры и аудиторы в этом году должны проявлять особую осторожность при расчете, раскрытии и проверке обязательств за оплачиваемые отсутствия на работе. Кроме того, менеджеры и люди, которые их консультируют, должны начать думать о финансовых и операционных затратах на погашение этих обязательств.

Определение компенсируемых отсутствий

Во время работы большинство сотрудников зарабатывают право брать выходные по разным причинам, включая отпуск, болезнь, личный уход и время, проведенное с семьей.Политика работодателя может предусматривать накопленных прав , которые переносятся на будущие периоды, если они не используются в текущем периоде. Они также могут предусматривать законных прав , которые создают обязательство по оплате оплачиваемого отсутствия даже после увольнения. Компаниям следует позаботиться о том, чтобы их политика соответствовала государственным и местным законам. Кроме того, компании, осуществляющие деятельность за пределами США, должны соблюдать законы стран, в которых работают их сотрудники.

FASB обозначил эти выходные как оплачиваемых отсутствия на работе . ОПБУ США требует начисления обязательства в отношении стоимости этих будущих отсутствий при соблюдении всех следующих условий:

• Обязанность работодателя оплачивать будущие отсутствия на работе возникает в связи с уже оказанными работниками услуг;
• Обязательство относится к правам, которые переходят или накапливаются;
• Возможна выплата компенсации; и
• Сумма к выплате может быть разумно оценена (FASB ASC, параграф 710-10-25-1).

Это определение проясняет, что компании с политикой «используй или потеряй» в отношении отпусков или выплаты по болезни не нужно будет накапливать обязательства, потому что дни болезни и отпуска их сотрудников не переходят и не накапливаются.

Организации не обязательно учитывают выходные дни так же, как больничные; Компания может предоставить права на отпускные дни, но не даже накопленные права на больничные. Больничные дни будут начисляться только в том случае, если компания разрешит сотрудникам делать банковские операции в эти дни и использовать их в качестве компенсируемого отсутствия, когда они не чувствуют себя плохо, т.е.е., они накапливаются или накапливаются.

При начислении оплачиваемого отсутствия на работе следует учитывать содержание политики работодателя в отношении отпусков и больничных, а не их форму. Когда прошлые практики работодателя указывают на то, что сотрудники получают оплачиваемые отсутствия на работе сверх своих законных прав и установленных правил, ответственность за компенсируемые отсутствия на работе должна охватывать всю разумно оцениваемую компенсацию, которая может быть выплачена, а не только те компенсируемые отсутствия, на которые сотрудники имеют законное право.

Начисление оплачиваемого отсутствия на работе

Бухгалтерам лучше всего использовать балансовый подход для начисления оплачиваемых отсутствий на работе, оценки обязательств на конец периода и затем соответствующей корректировки расходов. Чтобы подготовить начисление, бухгалтер должен умножить текущую заработную плату для каждого сотрудника на количество накопленных и подтвержденных отсутствий на работе на конец периода. На рисунке 1 показан практический макет электронной таблицы для предприятия с четырьмя сотрудниками, в котором каждый сотрудник указан в отдельной строке и заполнены столбцы с указанием количества неоплаченных дней по болезни, количества невыполненных отпускных дней и текущей заработной платы за день.

Для почасовых работников текущая дневная оплата будет рассчитываться как почасовая ставка компенсации на дату начисления, умноженная на общее количество часов, подлежащих компенсации за один день. Ставка почасовой компенсации должна включать соответствующие затраты на дополнительные льготы и заработанные налоги работодателя. Для наемных работников, получающих ежегодную зарплату, разделите годовую заработную плату, включая стоимость дополнительных пособий и налогов работодателя, на среднее количество рабочих дней в году.

Стандарты

FASB не устанавливают ставки для начисления оплачиваемого отсутствия на работе.Бухгалтеры могут выбирать между текущей ставкой или вероятной ставкой компенсации, когда сотрудник будет использовать дни отпуска, со скидкой до текущей стоимости. Для проверки многие бухгалтеры используют текущий курс.

Чтобы вычислить начисление для каждого сотрудника, умножьте общее количество дней на заработную плату в день, как показано на Приложении 1.

Запись в журнале начисления отпускных

Вашим трудолюбивым сотрудникам то и дело нужен отпуск. Многие работодатели предоставляют сотрудникам отпуск, но сотрудники могут не сразу использовать заработанный отпуск.Когда у сотрудников начисляется время отпуска, необходимо создать запись журнала начисления отпусков. Прочтите, чтобы понять основы начисления отпусков и как рассчитать и записать накопленный отпуск в своих книгах.

Что такое начисление отпусков?

Начисление отпуска – это отпуск, который работник получает в зависимости от вашей политики в отношении оплачиваемого отпуска. Как работодатель, вы должны определить, как относиться к неиспользованному отпуску сотрудника. Вы несете ответственность за расчет начислений отпусков и создание записи журнала начислений отпусков для обновления и балансировки ваших книг.

Начисление отпускных может не требоваться. Проверьте обязательства вашего бизнеса по начислению отпусков в Совете по стандартам финансового учета (FASB). В зависимости от критериев FASB в начислении отпускных может не быть необходимости.

Многие работодатели применяют политику начисления отпусков по принципу «используй или потеряй». Это требует, чтобы сотрудники использовали отпуск к определенной дате, например к концу года. Работодатели также могут определить, можно ли перенести какой-либо из накопленных отпусков на следующий год.То, как вы ведете учет начисления отпусков, зависит от FASB, законов вашего штата и вашей политики начисления отпусков.

Когда записывать проводку журнала начисления отпусков

Вы должны записывать начисленные отпускные в виде записи в журнале вашего бизнеса. Определите, планируете ли вы записывать начисление отпускных за каждый платежный период: ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

Оценивайте методы начисления отпусков не реже одного раза в год, чтобы гарантировать точность, и учитывать любые изменения в ставках заработной платы или неиспользованное время отпуска.Будьте организованы, составив расписание с напоминаниями, чтобы записывать в своих книгах накопление отпускных.

Как рассчитать отпускные

Теперь, когда вы знаете больше об учете начисления отпусков, вам нужно знать, как рассчитать накопленный отпуск. Выполните следующие действия, чтобы рассчитать начисленные отпускные для каждого сотрудника:

1. Рассчитайте продолжительность отпуска с начала периода. Вы можете хранить эту информацию в базе данных, например, в программном обеспечении для хронометража или расчета заработной платы.
2. Добавьте количество заработанных часов отпуска.
3. Вычтите количество часов отпуска, использованных сотрудником.
4. Умножьте количество накопленных часов отпуска на почасовую ставку сотрудника, чтобы получить общий накопленный отпуск, который вы должны указать в своих книгах.

Пример расчета отпускных

Допустим, у сотрудника 50 часов неиспользованного отпуска. Сотрудник получает дополнительные пять часов отпуска и использовал 10 часов в течение месяца.

Начислено 45 часов (50 часов + 5 дополнительных часов – 10 часов использовано). Сотрудник зарабатывает 20 долларов в час. Общая сумма отпуска составит 900 долларов (45 часов x 20 долларов за час).

Запись в журнале

После того, как вы подсчитаете время отпуска, накопленное для каждого сотрудника, вам нужно будет записать его в бухгалтерские книги своей компании. Обязательно записывайте начисленный отпуск в конце отчетного периода.

Вы будете дебетовать один счет и кредитовать противоположный счет.Списание и кредитование счетов зависят от того, начисляется ли отпуск или используется сотрудником.

Добавление отпускных

При добавлении начисления отпускных вы списываете свой счет расходов на отпуск и зачисляете его на счет кредиторской задолженности за отпуск.

Кредитный отпуск к оплате, поскольку начисление отпусков считается обязательством. Обязательства увеличиваются за счет кредитов и уменьшаются за счет дебетования. Запишите обратное, дебетовав счет отпускных расходов.

9018 9018 9018 XXX / XXXX

Дата	Счет	Облигации	Дебет	Кредит
XX / XX / XXXX
	Отпуск к оплате			X

Учет любого накопленного отпуска, создавая записи журнала.Когда сотрудник использует выходные дни, вы должны отменить начисление в своих книгах с помощью дополнительной записи в журнале.

Сотрудник использует отпуск

После того, как сотрудник использует отпускное время или обналичивает его, вы создадите запись в журнале, дебетовав свой счет к оплате за отпуск и кредитуя денежный счет.

Денежные средства – это активный счет, который увеличивается за счет дебета и уменьшается за счет кредита. Вы уменьшите свой денежный счет, поскольку сотрудник использует или обналичивает свой отпуск.

Дата	Счет	Облигации	Дебет	Кредит
XX / XX / XXXX	9018 9018 9018 К оплате за отпуск
	Денежные средства			X

Примеры записей журнала начисления отпусков

Сделайте запись журнала при добавлении накопленных отпусков.

На примере расчета начисления отпусков узнайте, как записывать записи журнала.

Сотрудник наработал 45 часов и зарабатывает 20 долларов в час. Общая сумма отпуска составит 900 долларов (45 часов x 20 долларов за час).

Запишите 900 долларов как запись в журнале, дебетовав Отпускные расходы и зачислив отпускные к оплате.

9019 9019 9019 9019 9019

Дата	Счет	Облигации	Дебет	Кредит
XX / XX / XXXX
	Отпуск к оплате	Накопленный отпуск		900

Допустим, тот же сотрудник хочет использовать 5 часов накопленного отпуска.Сделайте запись в журнале 100 долларов, дебетовав отпускные к оплате и зачислив денежный счет (5 часов x 20 долларов в час).

Дата	Счет	Облигации	Дебет	Кредит
XX / XX / XXXX	9018 9018 9018 9019 9018	9019 9018		Денежные средства	Отпуск использованный		100

Нужен простой способ записи в журнале вашей компании накопленного времени отпуска? Программа бухгалтерского учета Patriot проста в использовании и предназначена для владельцев малого бизнеса.Попробуйте бесплатно сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Собственный бизнес? Вот как списать свой следующий отпуск

Готовы убежать от снега и расслабиться на теплом пляже? Мечтаете о следующем лыжном отпуске? Если вы работаете не по найму или являетесь владельцем малого бизнеса, вы знаете, что не всегда легко уйти. В отличие от ваших друзей, работающих в офисе, у вас не будет оплачиваемых отпусков, и не всегда есть кому позаботиться о ваших клиентах, пока вас нет.

Однако у владельцев малого бизнеса есть уникальное преимущество – это способность сочетать бизнес и отдых, когда дело касается путешествий. Если все сделано правильно, можно провести несколько дней столь необходимых отдыха и развлечений, снизив при этом свои налоговые счета.

Вот что вам нужно знать, чтобы легально оплатить часть вашего отпуска.

Основная цель поездки должна быть деловой

© Люпко Смоковски – Fotolia.com

Первое, что нужно знать, это то, что вы можете вычесть транспортные расходы, если основная цель вашей поездки – деловая поездка. Будет трудно оправдать расходы на авиабилеты для 7-дневной поездки на Флорида-Кис, когда у вас всего один день встреч.

Как правило, вы должны подсчитать количество рабочих и личных дней в запланированной поездке; большая часть дней должна быть для деловой активности. Имейте в виду, что ваши дни в пути могут считаться деловой деятельностью, как и выходные, которые зажаты между рабочими днями в пятницу и понедельник.

Итак, если вы летите во Флориду в четверг, встречаетесь в пятницу, остаетесь на выходных, встречаетесь с клиентами в понедельник и вторник и летите домой в среду, у вас фактически накоплено семь рабочих дней. Это означает, что вы можете провести еще шесть дней во Флориде в качестве чистого отпуска и по-прежнему оплачивать транспортные расходы.

Подробнее AllBusiness:

50 вдохновляющих цитат для предпринимателей и стартапов

15 лучших бизнес-приложений за 2014 год

Стратегии социальных сетей, которые ваш бизнес должен принять в этом году

25 лучших идей для домашнего бизнеса

Вам необходимо записаться на деловые встречи До Вы покидаете

Нельзя просто отправиться на Гавайи со стопкой визиток и надеяться, что вы сможете найти там бизнес, пока будете там.IRS требует, чтобы вы установили «заранее установленную бизнес-цель». Другими словами, перед отъездом у вас должна быть назначена хотя бы одна деловая встреча. В противном случае вы не сможете ничего потратить.

Какие расходы подлежат вычету?

Безусловно, ваши транспортные расходы (например, авиабилеты, такси, парковка в аэропорту) составляют значительную часть любой поездки, и вы можете полностью покрыть эти расходы, если соответствуете критериям, установленным в первых двух пунктах.Но есть и другие допустимые расходы, которые тоже могут накапливаться. IRS Pub 463 раскрывает все подробности, но вот несколько вещей, которые нужно знать:

• За каждый день, который считается бизнесом, вы можете вычесть 100 процентов стоимости проживания, чаевых и аренды автомобиля. Таким образом, если вся ваша поездка во Флориду включает семь рабочих дней и пять дополнительных личных дней, вы сможете вычесть счет за проживание в отеле за эти рабочие дни (но не за дополнительные дни отпуска).
• На каждый день, который считается бизнесом, вы можете вычесть 50 процентов расходов на питание.
• Вы также можете вычесть другие связанные с поездкой расходы, которые являются «обычными и необходимыми» (например, плата за багаж или химчистку).
• Вы не можете вычесть путевые расходы своей семьи.

Конференции и съезды

Вы можете оплатить поездку на конгресс, если докажете, что оно напрямую связано с вашей профессией. Кроме того, IRS также учитывает место проведения вашей конференции или съезда.Например, действительно ли вам нужно было присутствовать на той конференции на Фиджи, когда была аналогичная конференция в Дулуте?

Если вы планируете посетить или оплатить поездку на конференцию (особенно за пределами Северной Америки / Карибского бассейна), вам следует поговорить с налоговым консультантом или внимательно изучить правила, изложенные в пабе 463.

Хранить документацию и квитанции

Вам не нужно беспокоиться о том, чтобы держать в кармане квитанции во время вашего отсутствия – IRS не требует квитанций на командировочные расходы на сумму менее 75 долларов.Однако то, что вам не нужна квитанция, не означает, что вам не нужно вести учет. Вам по-прежнему необходимо задокументировать все вычитаемые расходы, включая то, что вы приобрели, за сколько и когда.

Также имейте в виду, что вам необходимо сохранять чеки на любые расходы на проживание, независимо от их стоимости. Таким образом, даже если вы остановились в отеле, стоимость которого за ночь была менее 75 долларов, вам все равно понадобится копия квитанции, чтобы оплатить его.

Как и в случае любой налоговой стратегии, лучший способ избежать неприятностей – это честно заявить о своих намерениях, вычесть только те расходы, на которые вы имеете право, а затем сохранить всю подтверждающую документацию для подтверждения этих вычетов.Если вы не можете обосновать свои претензии, налагаются серьезные штрафы; например, вы можете потерять этот вычет и будете вынуждены уплатить дополнительный налог в дополнение к пени и штрафам. Что еще более важно, это может заставить IRS более внимательно изучить остальную часть вашей налоговой декларации.

Итог: не нарушайте правила, но нет причин, по которым вы не можете отказаться от нескольких дополнительных дней развлечений, когда вы путешествуете по делам.

Прочтите все статьи Нелли Акалп на AllBusiness.com.

Статьи по теме на AllBusiness:

Дело для того, чтобы отвлечься

Умные советы по налогообложению для владельцев малого бизнеса

Получите больше от следующей деловой конференции с помощью полезных приложений и советов

Руководство для самозанятых по ведению бизнеса без долгов

Для получения дополнительных статей о малом бизнесе, таких как «25 лучших идей для домашнего бизнеса» и «Сохранение конфиденциальности бизнес-идей», посетите AllBusiness.com и AllBusiness Experts. Чтобы получить информацию о 15 миллионах предприятий, посетите InBusiness.com.

Какие командировочные расходы можно (и нельзя) списать

Вычисление дорожных расходов, вероятно, регистрируется на фанометре на том же уровне, что и корневые каналы или купание диких кошек.

Турагентам задают каверзные вопросы, когда дело касается дорожных расходов. Если во время семейного отпуска у вас будет несколько деловых встреч, какая часть поездки может быть списана на командировочные расходы? Если вы специализируетесь на Европе, означает ли это, что все поездки в Европу списываются с налогов?

Не волнуйтесь.Оставайтесь с нами, и мы выясним, что вы можете, а что нельзя списать на дорожные расходы. Я кое-что узнал, когда болтал с Джеем Элстадом, CPA (сертифицированным бухгалтером) из Riley Martin Ltd, и Рондой Масье Латен, выздоравливающим бухгалтером (мои слова, а не ее) и нынешним консультантом по путешествиям и владельцем Culinary Latitude.

Оказывается, подсчитать командировочные расходы намного проще, когда вы разговариваете с профессионалами. Итак, я здесь, чтобы поделиться с вами их мудростью. Начиная с прекрасного налогового органайзера HAR! Загрузите его сейчас и держите под рукой, пока будете читать статью!

Эта статья и налоговый органайзер HAR позаботятся о том, чтобы вы тщательно и эффективно отслеживали и регистрировали расходы.Будет ли весело отслеживать командировочные расходы? Гм, нет. Простите. Я не так хорош. Но я дам вам инструменты, которые помогут вам чувствовать себя увереннее, когда дело доходит до путевых расходов.

Я про самый дальний крик от настоящего бухгалтера или CPA. Эта статья является ресурсом и не предназначена для использования в качестве юридической или бухгалтерской консультации. Для этого вам нужно будет указать собственную цену за конверсию.

---

⭐️ ОСНОВНЫЕ СТАТЬИ HAR: ⭐️

1. Дорожные расходы, которые вы можете и не можете вычесть: базовый обзор
2. Любители (или любители путешествий)
3. Круизы и путешествия
4. Слон в комнате: отпуск – это командировочные расходы
5. Сценарии командировочных расходов для туристических агентств
6. Документирование командировочных расходов
7. Инструменты отслеживания командировочных расходов

---

Командировочные расходы, которые вы можете и не можете вычесть (общий обзор)

Вы можете списать любые командировочные расходы, которые необходимы, разумны и обычны для вашей коммерческой деятельности.Ниже приведены примеры транспортных расходов, которые вы можете (и не можете списать):

Путевые расходы, которые вы МОЖЕТЕ вычесть

1. Транспорт:

1. Самолетом, поездом, автобусом или автомобилем между вашим домом и местом работы .
2. Тарифы на такси или другие виды транспорта между аэропортом или вокзалом и вашим отелем, или отелем и местом работы ваших клиентов или клиентов, местом вашей деловой встречи или вашим временным местом работы.
3. Использование личного автомобиля или аренда автомобиля: вы можете вычесть фактические расходы или стандартную ставку пробега (57,5 на 2020 год), а также связанные с бизнесом дорожные сборы и плату за парковку. Если вы арендуете автомобиль, вы можете вычесть из расходов только часть коммерческого использования.

2. Багаж или транспорт: Регистрируете багаж? Вы можете вычесть это. Доставка выставочных материалов для выставки? Идите и спишите это тоже (если это между вашим постоянным и временным местом работы).

3. Жилье: Вы можете вычесть любое жилье, связанное с вашим бизнесом, как расходы, если это разумно и необходимо для вашего бизнеса (например, проживание в отеле / ​​курорте во время туристической конференции).

Если вы привозите с собой любимого человека / друга / ребенка, вы можете вычесть расходы на проживание только в разумных пределах для одного человека за те ночи / дни, которые вы проработали.

4. Химчистка и прачечная: Если у вас есть счета за услуги прачечной или химчистки во время деловой поездки, сохраните эти квитанции для своих командировочных расходов.

5. Расходы на связь: (помимо вашего мобильного телефона): ваш мобильный телефон уже будет вычтен в другую категорию. Но если у вас есть какие-либо периферийные средства связи, такие как аренда спутникового телефона в Антарктиде (сладкий!) Для экстренных деловых звонков, вы можете вычесть их.

6. Чаевые: Чаевые включают любые чаевые для оплаты услуг, указанных в этом списке (плата за портье, обслуживание номеров / уборка, поездки на такси и т. Д.).

Примечание по наличным деньгам: если вы снимаете наличные за чаевые (или другие непредвиденные расходы) в банкомате, квитанция банкомата не является достаточным документом.Вы должны записать в квитанцию ​​банкомата дату, местонахождение / услугу, сумму, на которую вы дали чаевые, если хотите использовать их в качестве вычета.

7. Прочее: аналогичные обычные и необходимые расходы, связанные с вашей деловой поездкой. (например, использование бизнес-центра в отеле, наем переводчика, транспортировка в отель и обратно на деловое мероприятие и т. д.)

8. Питание: Я оставил обеды напоследок, потому что это немного сложно. Но вот что вам нужно знать о питании:

1. Вы можете вычесть 50% от общей стоимости еды.
2. Питание не должно быть развлекательным. В 2018 году изменилось налоговое законодательство, в результате чего расходы на развлечения полностью не вычитались. Так что, если вы идете на ужин в театр с клиентом, а порция еды не указана в вашем билете в театр, вы не можете вычесть ее.
3. Есть два способа отслеживать / вычитать расходы на питание. Вы можете использовать суточные или отслеживать свои фактические расходы. Мы скоро рассмотрим это, так что следите за обновлениями.

Путевые расходы, которые вы НЕ МОЖЕТЕ вычесть.

1. Развлечения: Развлечения являются допустимыми расходами. Собираетесь поиграть в гольф на курорте с потенциальным клиентом или менеджером по развитию бизнеса во время деловой конференции? Печалька . . . вам придется делать это на свой счет.

2. Семья / друзья / иждивенцы, путешествующие с вами: Если вы путешествуете с другом, членом семьи и / или иждивенцем, вы не можете вычесть какие-либо из их транспортных расходов.

Если вы чувствуете, что подпадаете под исключение из этого правила – e.грамм. вы компенсируете члену семьи / другу / иждивенцу за выполнение необходимых деловых операций во время поездки и имеете 1099 или W-2, чтобы доказать, что они работают на вас – поговорите со своим CPA.

3. Щедрый и экстравагантный: Щедрые и экстравагантные расходы не разрешены IRS. Тем не менее, они немного не уверены в том, что определяет расточительность или экстравагантность, говоря только: «Расходы не считаются расточительными или экстравагантными, если они разумны, исходя из фактов или обстоятельств».

Если вы думаете, что это может вас беспокоить, поговорите со своим CPA.

4. Компенсационная поездка: Это может показаться очевидным, но если ваша поездка оплачена, вы не можете вычесть ее как расходы. Например, если вы выступаете на конференции, и планировщик мероприятий учитывает все время пребывания в отеле, вы не можете вычесть проживание.

То же самое касается использования баллов в программах лояльности для перелетов / проживания и т. Д.

5. Личный отпуск: Вы не можете вычесть личные поездки. Когда дело доходит до совмещения бизнеса с отдыхом (я имею в виду, действительно ли туристические агенты перестают работать?), Мы попадаем в серьезную серую зону.Это такая дурацкая фигура, что у нее есть отдельный раздел. Так что читайте дальше.

Любители (или любители путешествий)

Я не собираюсь тратить слишком много времени на разговоры о любителях. Просто знайте, что если вы продаете путешествия как хобби, то никакие из ваших путевых расходов недопустимы.

Как узнать, что вы любитель? У IRS есть длинный список, в который входят такие пункты, как «зависит ли ваш доход от дохода» и другие факторы, определяющие веселье.

IRS понимает, что для получения прибыли может потребоваться некоторое время.Как правило, вы приближаетесь к территории любителя в глазах IRS, если сообщаете об убытках в течение трех из пяти лет деловых операций. (Потеря означает, что вы заявляете о своих коммерческих расходах, превышающих ваш доход.)

Как и во всем, что связано с налогами, есть исключения в отношении того, какие расходы считаются убытками, но это выше моей зарплаты. Теперь вы ясновидящий, так что вы знаете, что я собираюсь сказать. . . поговорите со своим бухгалтером или CPA.

Круизы и командировочные расходы

Круизы представляют собой особые снежинки и регулируются своими собственными правилами, когда речь идет о дорожных расходах.Согласно IRS, «вы можете вычесть до 2000 долларов в год из своих расходов на посещение конгрессов, семинаров или подобных встреч, проводимых на круизных лайнерах. Все корабли, которые ходят, считаются круизными “.

Возможно, это не самая радостная новость для любителей круизов, которые тратят тысячи в год на семинары в море. Но помните, я всего лишь посыльный (а не IRS).

Если вы хотите списать свои 2 тысячи в круизах, вам необходимо выполнить всевозможные строгие требования.

Ниже я копирую и вставляю то, что IRS должно сказать по этому поводу, дословно (зачем изобретать колесо):

---

Вы можете вычесть эти [круизные] расходы только при соблюдении всех следующих требований.

1. Съезд, семинар или встреча напрямую связаны с активным ведением вашей торговли или бизнеса.
2. Круизное судно – это судно, зарегистрированное в США.
3. Все порты захода круизного лайнера находятся в Соединенных Штатах или во владении Соединенных Штатов.
4. Вы прилагаете к своей декларации письменное заявление, подписанное вами, которое включает информацию о:
5. Общее количество дней поездки (не включая дни транспортировки в порт круизного лайнера и обратно),
6. Количество часов каждый день, которые вы посвятили запланированным деловым мероприятиям, и
7. Программа запланированных деловых мероприятий собрания.
8. Вы прилагаете к своей декларации письменное заявление, подписанное должностным лицом организации или группы, спонсирующей собрание, которое включает:
9. График деловой активности на каждый день собрания и
10. количество часов, в течение которых вы посещали запланированные деловые мероприятия.

---

Опять же, если вы считаете, что ваша круизная поездка / бизнес-модель является исключением или у вас есть своя кость в этих правилах, не звоните мне.[Enter refrain] Поговорите со своим CPA.

Слон в комнате: ваш отпуск – это дорожные расходы?

Я знаю, что бухгалтеры и бухгалтеры повсюду, вероятно, будут уклоняться и прикрываться малейшим шепотом, вычитая поездки, которые имеют даже немного личного путешествия.

Но как туристического агента это сбивает с толку, поскольку вам нужно путешествовать, чтобы вести успешный и прибыльный бизнес.

Конечно, достаточно легко оправдать командировочные расходы на конференцию или ознакомительную поездку с сопровождением.Но когда дело доходит до вычета дорожных расходов для любой поездки, которая каким-либо образом связана с личным путешествием, вы попадаете в серьезную серую зону (я люблю называть это серой землей).

IRS не очень полезен, когда дело доходит до навигации по серой земле. Их вердикт таков: «Если ваша поездка была совершена в основном по личным причинам, например, из-за отпуска, вся стоимость поездки не подлежит вычету из личных расходов. Однако вы можете вычесть любые расходы, которые у вас есть в пункте назначения, которые напрямую связаны с вашим бизнесом.”

Не совсем точная копия. Вздох.

Я не могу посоветовать вам ваши налоги (поверьте мне, в этом сценарии все проигрывают). Но вот несколько наводящих вопросов, которые помогут вам определить, оправдана ли ваша поездка в качестве путевых расходов (и в какой степени).

1. Какова основная цель вашей поездки? В глубине души вы знаете, является ли ваша основная цель деловой или личной. Если ваша основная цель – поехать в Мексику с семьей, вычесть расходы на поездку будет непросто.(Даже если вы продаете курорт или регион, в котором остановились.)

Если основная цель вашей поездки – посетить выставку FAM в Оахаке, спонсируемую Советом по туризму Мексики, то это совсем другая история. О том, как совместить приятное с полезным, мы поговорим позже. Но вот главный вывод: вы можете вычесть только те расходы на поездку, которые напрямую связаны с бизнесом. (Помните: разумно, обыденно, необходимо).

2. Сколько времени в поездке уходит на деятельность, непосредственно связанную с деловой деятельностью? Вы можете списать только командировочные расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью.Таким образом, если вы проведете 10 дней в Мексике со своей семьей, но потратите 3 дня на то, чтобы бросить семью, чтобы пойти на проверки на месте, которые вы запланировали несколько недель назад, вы можете разумно списать часть своей поездки как деловые расходы.

И наоборот, если вы отправляетесь в отпуск с семьей и решаете заскочить в ближайшие Sandals в последнюю минуту для самостоятельной «экскурсии» во имя деловой активности, это серьезный фол в глазах IRS. . (Мы рассмотрим сценарии позже).

3.Будет ли ваш бизнес получать доход от поездки? У вас будет самая неприятная и насыщенная деловая поездка в мире. Но если вы не приложите добросовестных усилий, чтобы выполнить какие-либо последующие действия (кхм, заработать бабло) со всеми своими замечательными встречами и исследованиями, это может поднять красный флаг для IRS.

4. Необходима ли бизнес-деятельность для вашего бизнеса / ниши? Если ваша ниша – Италия, будет сложно списать со счетов поездку на Гавайи, если вы никогда не бронировали этот пункт назначения (и не планируете делать это в ближайшее время).

5. Требуется ли поездка для деловых операций, которые вы проводите? Работа вне налогового дома не считается автоматически путевыми расходами. Чтобы вычесть командировочные расходы, деловая активность должна обусловливать поездку.

Например, если я приезжаю к другу в Париж и провожу три полных дня, работая над этим сообщением в блоге о командировочных расходах, я не могу вычесть свою поездку как деловые расходы, потому что я мог бы легко проводить эти деловые операции из дома.Главный облом.

То же самое и с турагентами. Если вы находитесь в семейном отпуске, но все еще бронируете поездки и поддерживаете своих клиентов издалека, ваши командировочные расходы не подлежат вычету как командировочные расходы ¹ , поскольку поездка не была обязательной для этой конкретной деловой активности.

В конце концов, вам нужно полагаться на свой здравый смысл (или, что еще лучше, здравый смысл вашего CPA или бухгалтера). Помните золотое правило: командировочные расходы должны быть разумными и необходимыми для вашего бизнеса.

Как вы решаете, что разумно? Следующие ниже сценарии помогут вам немного взглянуть на ситуацию.

Сценарии командировочных расходов для туристических агентов

Когда дело доходит до вычета любых командировочных расходов, которые (каким-либо образом) связаны с личными поездками, бухгалтеры / бухгалтеры, с которыми я беседовал, согласились действовать осторожно.

В качестве примера рассмотрим несколько сценариев. Помните, что эти сценарии – всего лишь заметки для детской кроватки.Они предназначены для того, чтобы дать вам представление о местности, а не для того, чтобы дать вам какой-либо совет по форме или форме:

Сценарий 1:

Вы летите на ежегодную конференцию ASTA во вторник. и оставайся до пт. Все время расписано с конференц-мероприятиями, за исключением завтраков, которые вы покупаете каждое утро в курортном кафе и оплачиваете в номере. По чт. Вечером после конференции вы садитесь в Uber, чтобы встретить своего друга из колледжа, чтобы поужинать и выпить.Вы вылетаете рано утром в пятницу.

Путевые расходы полностью вычитаются, за исключением поездок Uber (туда и обратно), а также ужина и напитков с вашим другом.

---

Сценарий 2

Вы приглашены на сопровождаемый FAM на Гавайях. FAM составляет 3 дня, но вы решаете взять с собой семью и продлить поездку, выбрав 7-дневный семейный отпуск после FAM. Вы остаетесь с семьей на том же курорте, что и во время FAM.

Поскольку ваша деловая деятельность потребовала поездки на Гавайи, вы можете списать 100% стоимости полета и проезда в аэропорт и из аэропорта (если это разумно).Почему? Потому что вам в любом случае придется лететь на Гавайи и обратно, а также делать пересадку в аэропорт и обратно, чтобы вести свой бизнес.

Кроме того, вы также можете вычесть другие командировочные расходы, понесенные во время работы (например, питание и непредвиденные расходы). Если вы арендовали автомобиль, вы можете пропорционально распределить арендную плату в зависимости от того, какой процент времени вы использовали его для работы (например, 30% за 3 дня из десяти от общей стоимости могут быть вычтены).

---

Сценарий 3

Вы находитесь в семейном отпуске в Диснейленде на 5 дней.Вы собираетесь за обедом в последнюю минуту, чтобы встретиться с новым менеджером на курорте, который вы часто бронируете. В остальное время вы проводите время с семьей, публикуя сообщения о проведенном вместе времени в социальных сетях вашего туристического агентства.

Ни одна из командировок не подлежит вычету, за исключением еды с менеджером отеля. Грустное лицо.

---

Сценарий 4

Фанатик бейсбола, вы решили поехать в Японию на турнир Japan Series. Пока вы там, вы приносите с собой работу и тратите три часа в день на бронирование поездок и поддержку своих путешествующих клиентов.В остальное время вы смотрите бейсбол и исследуете Японию.

Ни одна из ваших командировочных расходов не подлежит вычету, потому что ваша поездка в Японию не была обязательной для ваших деловых операций, которые вы там проводили.

---

Эти сценарии являются просто примерами. Я знаю, что сценарии из реальной жизни намного сложнее. Если вы совмещаете личные и деловые поездки, четко определите, в какие дни вы проводите работу, и задокументируйте свои встречи и деловую активность в эти дни.

Ронда любезно передала эту тему знакомому CPA. Вот что CPA сказал о Grayland: «Что ж, я думаю, лучший ответ – это то, какую часть расходов, по вашему мнению, вы могли бы доказать Налоговому управлению США, если бы они попросили его, это работа, а не удовольствие. подумайте, если бы IRS позвонил по вашему сценарию, это было бы очень сложно доказать, если вы не ведете подробный журнал поездок и не взяли с собой супруга или друзей … Это может сработать, но будьте осторожны, потому что, если никто не платя вам за поездку в круиз для исследования своих целей, тогда в лучшем случае IRS может классифицировать это как хобби, а в худшем – сказать, что это личные расходы, которые пытаются выдать за бизнес.”

В конце концов, проще всего документировать свою деловую активность и отслеживать расходы, если вы разделяете личные и деловые поездки. И давайте будем честными, это также лучше для вашего баланса между работой и личной жизнью!

В конечном итоге, вы необходимо убедиться, что вы проводите должную осмотрительность для записи и документирования своих поездок. Угадайте, что ?! У нас есть несколько инструментов, которые помогут вам в этом.

Документирование ваших командировочных расходов

Ввод ваших расходов на красивых листах это всего лишь часть административной забавы по отслеживанию дорожных расходов.

Помимо беглого бухгалтерского учета, вам понадобятся квитанции, журналы и другая документация для подтверждения ваших командировочных расходов. Почему?

Если IRS приходит с аудиторским письмом, вам может потребоваться предоставить документы, подтверждающие, что ваши командировочные расходы были (подождите) разумными и необходимыми. Чтобы сделать вещи более увлекательными, IRS может обратиться к вам за объяснениями о поездках, которые вы совершили много лет назад.

Документ. Документ. Документ. Ронда Масье Латен рекомендует хранить / обновлять свои книги как минимум ежеквартально.Что касается дорожных расходов, я рекомендую просто убедиться, что у вас есть вся необходимая документация сразу после поездки.

Получите всю необходимую информацию: когда дело доходит до общих дорожных расходов, убедитесь, что в квитанциях есть все детали, необходимые для удовлетворения требований IRS.

Вот то, что IRS считает достаточно подробным:

1. Пункт назначения
2. Дата (даты), когда вы уехали из поездки и вернулись из нее
3. Количество дней, потраченных на работу
4. Сумма расходов

Вот несколько советов, которые сделают этот процесс максимально безболезненным:

1.Отслеживайте свои наличные на случай непредвиденных ситуаций: Этот совет от Джея: если вы снимаете наличные на чаевые (или другие непредвиденные расходы) в банкомате, квитанции банкомата недостаточно для документации. Вы должны записать в квитанцию ​​банкомата дату, местонахождение / услугу, сумму, на которую вы дали чаевые, если хотите использовать их в качестве вычета.

2. В квитанциях на питание запишите, кто присутствовал и какое дело вы обсуждали: Это поможет вам пробудить вашу память, если вам когда-нибудь понадобится предоставить дополнительную документацию для ваших расходов.

3. Для транспортных расходов, помимо поездки между аэропортом и гостиницей, запишите, куда вы собираетесь: Когда вы едете на гала-концерт ASTA, укажите пункт назначения / мероприятие в квитанции.

4. Ведите подробные журналы / документацию о делах, которые вы ведете во время поездки: Это особенно важно для «серых» путешествий. Это выгодно как для вас, так и для IRS. Но после поездки запишите свои действия, которые касаются того, как вы будете получать доход от поездки.

Собираетесь ли вы создать новую маркетинговую инициативу на основе посещенного вами сайта? Отлично. Собираетесь ли вы следить за будущими потенциальными клиентами? Поразительнй. Вы расширяете список контактов с поставщиками, чтобы расширить свой бизнес? Запишите, как вы планируете продолжить поездку для развития вашего бизнеса.

На самом деле, как хороший деловой человек, вся эта информация будет у вас под рукой. На самом деле, нужно просто собрать всю эту информацию в одном месте.

Как долго я могу хранить всю эту забавную документацию?

IRS разрешено копать прошлое. Итак, вы хотите сохранить все свои налоговые документы. Если вы какое-то время в бизнесе, вероятно, у вас достаточно квитанций, чтобы оклеить весь дом обоями.

Итак, когда именно вы можете выбросить все это? Эмпирическое правило – хранить документацию для:

1. 3 года с даты подачи декларации или
2. 7 лет, если вы подаете заявление о возмещении убытков

Если сигнал тревоги сработал, когда вы прочитали «практическое правило» Что касается налогов, то вы действительно понимаете дух этой статьи! Не бери это у меня.Прочтите более подробные рекомендации на сайте IRS или [введите воздержание] поговорите со своим CPA.

Инструменты отслеживания командировочных расходов:

Мы разработали несколько полезных вещей, которые помогут вам в вашем путешествии по расчету ваших дорожных расходов. Калькулятор командировочных расходов и налоговый органайзер HAR

1. Калькулятор командировочных расходов

Теперь, когда вы знаете, какие из ваших командировочных расходов вы можете вычесть, у нас есть отличный ресурс, который вы можете использовать, чтобы приблизительно определить их размер. поездки можно списать.Это также ресурс, который поможет вам задокументировать цель ваших поездок (на случай, если вам нужно освежить память).

Посмотрите на калькулятор командировочных расходов. Но знайте, что если вы решите скопировать и загрузить шаблон для себя или своего бизнеса, вам нужно будет создать бесплатную учетную запись Airtable (по сути, это электронная таблица на стероидах).

Этот инструмент поможет рассчитать и отслеживать ваши командировочные расходы. Акцент здесь на приблизительный .

2. Налоговый органайзер HAR

Мы так взволнованы налоговым органайзером HAR, что собираемся разместить загрузку в нашей статье во второй раз! (На случай, если мы не убедили вас в начале статьи.

Теперь вы знаете свои фактические командировочные расходы и можете ввести свой счет! Ура! Но куда вы поместите всю эту восхитительную информацию? Правильно, в вашем налоговом органайзере HAR !

Еще не скачивали? Не волнуйтесь. Иди сюда.

Так вот, если я могу так сказать, налоговый органайзер HAR – вещь прекрасная. Это форма, в которой вы рассчитываете все свои бизнес-расходы. Правильно, мы говорим здесь, не говоря уже о дорожных расходах!

Так что загрузите форму и протестируйте ее, указав свои командировочные расходы.

3. Приложения для отслеживания (HAR использует Expensify)

Чем больше вы путешествуете, тем труднее будет вспомнить, где? Почему? и что форс? ваших дорожных расходов.Если вас ошеломила мысль об отслеживании всех своих расходов, остановите все и загрузите приложение для отслеживания расходов.

Я уверен, что существует масса приложений по расходам, и мы не собираемся здесь подробно разбирать различные варианты. HAR использует Expensify. Он удобен в использовании и помогает очень быстро создавать отчеты.

Что вы используете? Сообщите нам в комментариях!

4. Калькулятор суточных ставок:

Ставки суточных зависят от того, куда вы собираетесь (и в каком году).Это отличный способ определения законных стандартных суточных в зависимости от пункта назначения. Помните, что если вы работаете не по найму, вы можете использовать только суточные на питание и непредвиденные расходы (M&IE), и вы все равно должны задокументировать все расходы.

3. Бухгалтерское / бухгалтерское программное обеспечение

Ниже приведен список бухгалтерского программного обеспечения.

1. Quickbooks и Freshbooks отлично подходят для небольших агентств или если вы только начинаете. Если вам нужен бесплатный вариант, вы можете использовать электронную таблицу Google или документ Excel.(HAR использует Quickbooks.)
2. TRAMS и Globalware предназначены для крупных туристических агентств и предназначены для путешествий (в отличие от вышеуказанных программ). Для среднего агентства эти программы нерентабельны.

Вы также можете использовать бесплатные ресурсы, такие как таблицы Google или таблицы Excel.

Спасибо!

Не могу не подчеркнуть, насколько мало я знал о налогах до разговора с этими удивительными людьми: Ронда Масье Латен, спасибо за то, что поделились со мной своими очень редкими знаниями о гибридных поездках!

Джей Элстад имеет огромный опыт работы с профессионалами в области путешествий.Я позвонил Джею в его САМЫЙ НАБОРНЫЙ сезон (mea culpa)! И знаете что, он даже не рассердился на меня. Фактически, он действительно приложил все усилия, чтобы ответить на мои вопросы и просмотреть эту статью.

Я также хочу поблагодарить одного бывшего бухгалтера, который потребовал, чтобы он оставался анонимным (вы знаете, кто вы!)

---

Сноски

Что такое таймшер и идет ли он в ваш кредит?

В какой-то момент вашей жизни вы, вероятно, были приглашены на презентацию таймшера в обмен на халяву, такую ​​как проживание в отеле, обед или билеты на концерт.И если вы приняли приглашение, возможно, вы немного знаете о совместном владении недвижимостью во время отпуска.

Итак, что такое таймшер? По сути, таймшер – это договоренность, которая дает право нескольким владельцам использовать недвижимость для отпуска определенное количество дней в году. Теоретически может показаться заманчивым владение частью собственности, которую вы можете посещать каждый год, за небольшую часть стоимости владения целым объектом. На самом деле, все не так уж очевидно.

Как работает таймшер?

Покупая загородный дом, вы являетесь его единственным владельцем и можете посетить его в любое время.Эта привилегия требует значительных затрат: вы должны приобрести всю собственность и несете 100% расходов, связанных с ее круглогодичным содержанием.

Как владелец таймшера, вы можете использовать недвижимость для отпуска в течение определенного периода времени каждый год, обычно неделю или две, и платить значительно меньше за владение и обслуживание. Например, у вас может быть таймшер на Мауи, который вы используете в первую неделю апреля каждого года. Как один из многих владельцев, имеющих долю в собственности, вы оплачиваете только часть затрат на содержание и содержание.

Существует несколько типов таймшера, из которых вы можете выбрать:

• Таймшер с фиксированной неделей : Если у вас есть таймшер с фиксированной неделей, вы владеете одной и той же неделей каждый год в определенной собственности для отдыха.
• Таймшер с плавающей неделей : С таймшером с плавающей неделей вы можете выбрать неделю, в течение которой будете использовать недвижимость для отпуска в течение определенного сезона.
• Таймшер по балльной системе : Таймшер по балльной системе позволяет вам покупать определенное количество баллов в клубе отдыха и использовать их для бронирования отпусков на любом курорте в клубе.

Как таймшер может повлиять на ваш кредит

Если вы думаете об инвестировании в таймшер, вам может быть интересно, как это может повлиять на ваш кредит. Когда дело доходит до кредита, таймшер – это риск без вознаграждения. Своевременные платежи по вашему таймшеру не будут отображаться в вашем кредитном отчете и не помогут улучшить вашу кредитную историю, если ваша таймшерная компания не отчитывается перед основными кредитными бюро. Однако лишение права выкупа таймшера может снизить ваш счет.

Даже если таймшер-кредитор не сообщит о вашей потере права выкупа в кредитное бюро, это станет общедоступной записью, которая может оказаться в вашем кредитном файле.Взыскание залога приведет к значительному снижению вашего кредитного рейтинга.

Стоит ли таймшер?

На первый взгляд покупка таймшера может показаться хорошей идеей. Вам гарантировано место в курортной собственности, которую вы покупаете каждый год, без необходимости платить за полную стоимость недвижимости и круглогодичное обслуживание.

Однако, когда вы внимательно посмотрите на владение таймшером, вы можете понять, что есть несколько серьезных недостатков. Если вы инвестируете в таймшер, вам придется платить ежегодные сборы за обслуживание, чтобы покрыть расходы на содержание недвижимости для отпуска – сборы, которые обычно увеличиваются из года в год.

Средняя стоимость платы за обслуживание таймшера составляет 970 долларов в год, по данным Американской ассоциации разработчиков курортов, торговой группы для таймшерских компаний. Это большие деньги, которые можно потратить на благоустройство территории, содержание удобств и бизнес-расходы на недвижимость для отпуска, которую вы используете только один раз в год.

Помимо платы за обслуживание, вам, возможно, придется заплатить налоги на недвижимость и сборы за недвижимость, такие как сборы за перевод и регистрацию. Кроме того, вы будете нести ответственность за оплату проезда до вашего таймшера.Если вы живете далеко от него, стоимость проезда на машине или самолете может быстро возрасти.

Кроме того, если вы когда-нибудь решите, что вам больше не нужен таймшер, у вас могут возникнуть трудности с его продажей. Возможно, вам придется нанять адвоката или таймшер-компанию, чтобы помочь вам. Если вы продадите свой таймшер, вы вряд ли получите прибыль. Рыночные условия таковы, что перепродажа таймшера может быть сложной задачей, а продажа его обратно курорту не принесет вам много денег.

Итог

Если вам нравится отдыхать ежегодно, вы можете подумать о покупке таймшера.Однако, прежде чем сделать решительный шаг, убедитесь, что вы внимательно взвесили все за и против этого типа покупки. Как только вы это сделаете, вы сможете определить, разумно ли это вложение для вашего конкретного образа жизни и финансового положения.

Как арендодатели могут вычесть командировочные расходы на аренду недвижимости

Если вы владеете арендуемой недвижимостью, существует длинный список возможных вычетов, которые вы можете использовать для снижения налогооблагаемого дохода. Например, вы можете ежегодно снимать амортизационные отчисления.И вы можете вычесть расходы на владение и эксплуатацию вашей собственности, такие как сборы за управление имуществом, проценты по ипотеке, налог на арендную собственность, расходы на страхование и обслуживание, и это лишь некоторые из них.

Если вам нужно ехать, чтобы добраться до своей собственности, вы также можете вычесть свои дорожные расходы. С появлением платформ онлайн-аренды, таких как Airbnb, VRBO и других, стало проще, чем когда-либо, владеть и управлять инвестиционной недвижимостью, которая не находится на вашем местном рынке.

Однако есть некоторые правила, которые вам необходимо соблюдать перед тем, как вы это сделаете, поэтому вот краткое изложение того, что арендодатели должны знать о вычете дорожных расходов на аренду недвижимости.

Вычитаются ли командировочные расходы домовладельцев?

Короткий ответ – да. Если вы владеете и / или управляете арендуемой недвижимостью, которая находится за пределами вашего местного рынка, и вы путешествуете на ночь с целью управления, обслуживания или выполнения других задач, связанных с недвижимостью, вы можете вычесть свои разумные расходы, связанные с поездка.

Один из ключевых моментов, прежде чем мы пойдем дальше, заключается в том, что IRS имеет тенденцию более внимательно изучать вычеты, которые имеют большой потенциал для злоупотреблений, и это, безусловно, один из них.Есть много ситуаций, когда явно вычитаемых поездок для арендодателей, но если вы окажетесь в серой зоне, важно проконсультироваться с квалифицированным налоговым специалистом.

Имея это в виду, вот официальное руководство IRS:

«Вы можете вычесть обычные и необходимые расходы на поездку вне дома, если основной целью поездки является получение дохода от аренды или управление, сохранение или поддержание Вы должны правильно распределить свои расходы между арендной и неарендной деятельностью.Вы не можете вычесть стоимость поездки вдали от дома, если основной целью поездки является улучшение собственности. Стоимость улучшений возмещается за счет амортизации ».

Теперь давайте внимательнее посмотрим, что это значит для вас.

Вычитается ли из

ваши командировочные расходы? должно быть в первую очередь для бизнеса. Вы, безусловно, можете потратить некоторое время на досуг, пока вы там, но вы не можете вычесть пятидневный отпуск только потому, что вы остановились в своей арендуемой собственности и поменяли лампочки.Поездка должна иметь четкую цель.

Например, если вам нужно наблюдать за недвижимостью или проводить ее техническое обслуживание, это может быть хорошей причиной для поездки, хотя она должна быть достаточно значительной, чтобы оправдывать поездку. Если вы собираетесь потратить два дня на покраску и общий ремонт арендуемой квартиры на пляже, это может быть правильной целью. Если вы собираетесь купить новые полотенца, чтобы оставить их арендаторам, не так много.

С другой стороны, обратите внимание, что вы не можете вычесть поездку, когда вы внесли улучшения в собственность.Хотя есть некоторая серая зона в отношении того, что считается улучшением, для этой цели это относится к любым расходам на аренду недвижимости, которые добавляются к вашей основе затрат и со временем обесцениваются. Добавление бассейна к собственности или ремонт кухни являются хорошими примерами, поэтому, если вы отправляетесь в поездку для выполнения подобных действий, вы не можете вычесть свои дорожные расходы.

Показ вашей собственности арендаторам также может быть хорошим поводом для поездки, но должна быть основной целью вашей поездки.Поэтому не пытайтесь вычесть многодневную поездку, если вы потратили полчаса, показывая недвижимость одному потенциальному арендатору, но если у вас несколько встреч или вы проводите однодневный день открытых дверей, это может быть хорошей причиной для вычета стоимости поездки.

Есть несколько других возможных причин, по которым ваша поездка может быть в первую очередь по делам, и перечислить их все здесь невозможно. Ключевым моментом является то, что вам нужно тратить много времени на деятельность, которая поддерживает ваш арендный бизнес, и вы должны иметь возможность задокументировать бизнес-цель вашей поездки, если IRS попросит вас об этом.

Также стоит упомянуть, что не существует установленных правил, когда речь идет о том, как далеко ваша арендуемая недвижимость должна находиться от вашего основного дома, чтобы вычесть дорожные расходы, но используйте здравый смысл. Если вам нужно уехать достаточно далеко за пределы своего города, и вам нужно остановиться, чтобы поспать, это может быть поездка с вычетом франшизы. С другой стороны, моя арендуемая недвижимость расположена примерно в 30 милях от моего дома, поэтому я не мог просто снять номер в мотеле рядом с недвижимостью и назвать это поездкой с франшизой.

Путевые расходы должны быть «обычными и необходимыми».

Одно важное правило, которое необходимо соблюдать, заключается в том, что командировочные расходы, которые вы заявляете, должны быть «обычными и необходимыми».«

Начнем с« обычного ». По сути, это означает, что ваши расходы должны быть разумными для того, что вы делаете. Например, если вы владеете арендуемой недвижимостью, расположенной в 1000 миль от вас, покупка билета на самолет для полета туда, безусловно, может быть считаются необходимыми расходами. Но если вы покупаете билет первого класса и заказываете лимузин, который доставит вас к арендуемому объекту, когда вы приедете, может быть сложно оправдать это обычными расходами.

Тогда возникает вопрос: ваши расходы были необходимы.Когда дело доходит до IRS, «необходимо» не всегда означает, что у вас было , чтобы понести эти расходы. Вы могли бы проехать до арендуемой собственности, расположенной в 1000 миль. Вы, , можете выбрать мебель для своей недвижимости для аренды на время отпуска онлайн и попросить менеджера по недвижимости установить ее. Но полет в такую ​​собственность с целью выбора и установки обстановки действительно может считаться обычными и необходимыми расходами.

Ключевым моментом здесь является то, что командировочные расходы были понесены, чтобы помочь вашей арендной деятельности, а не были сложными или чрезмерными.

Какие расходы могут подлежать вычету?

Если ваша поездка квалифицируется как в первую очередь деловая поездка, связанная с арендуемой недвижимостью, вы можете вычесть следующие виды расходов (не исчерпывающий список):

• Транспорт : авиабилеты до места аренды и обратно могут подлежать вычету, как и другие виды транспорта, например поезда. Если вы решите водить машину, вы можете вычесть свои расходы, используя стандартную ставку миль IRS или фактические понесенные расходы.Некоторые транспортные расходы, понесенные во время вашего пребывания там (такси, аренда автомобиля и т. Д.), Также могут быть вычтены.
• Продукты питания и напитки : Вы можете вычесть половину (50%) суммы, которую вы потратите на еду и напитки, направляясь к месту аренды и обратно (например, питание в аэропорту), а также в те дни, когда вы тратите время на бизнес. Чаевые, которые вы выплачиваете по этому или другому вычитаемому расходу, также могут быть вычтены.
• Жилье : Вы можете вычесть отели или другое жилье как по пути к месту назначения, так и из него, а также во время проживания рядом с арендуемой недвижимостью.

Существуют и другие непредвиденные расходы, которые вы также можете вычесть, например, расходы на отправку документов по факсу вдали от дома или если вы платите за использование общедоступной сети Wi-Fi.

Также важно отметить, что, хотя вам, безусловно, разрешено проводить свободное время в поездке, которая в первую очередь связана с арендным бизнесом, вы не можете вычесть расходы, которые вы понесли в дни отдыха. Например, если вы тратите три дня на аренду и решаете остаться еще на два дня ради развлечения, вы не можете вычесть расходы на питание, местный транспорт или гостиницу в эти дни.

Что, если основной целью поездки был отдых?

Если основной причиной вашего путешествия был отдых и вы также поработали над арендой, не пытается вычесть всю стоимость поездки. Как я упоминал ранее, IRS имеет тенденцию внимательно следить за этим вычетом, и, по сути, попытка списать отпуск – хороший способ поднять красный флаг.

При этом вы все равно можете вычесть любые непредвиденные расходы, связанные с вашей инвестиционной недвижимостью.Вы платили по факсу договор аренды своему управляющему недвижимостью или тратили деньги на принадлежности? Эти вещи подлежат вычету.