Содержание

Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

1.1. Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Инструкция) разработана в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Инструкция устанавливает порядок применения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень) и предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее – организации), а также экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г.

N 808.

Разделы сайта, связанные с этим документом:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкция по его применению

Уважаемые коллеги!

Приказом Федерального архивного агентства (Росархив) от 20.12.2019 № 236 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Перечень). В силу Перечень вступил 18 февраля 2020 г.  Одновременно приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964 был признан утратившим силу приказ Минкультуры России от  25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

В соответствии с Разъяснениями Росархива по внедрению Перечня сроки хранения документов, установленные новым Перечнем, должны применяться ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу данного приказа. Кроме этого, в номенклатуры дел организаций, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказа Росархива об утверждении Перечня, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

В качестве методической помощи муниципальным архивам и организациям – источникам комплектования, сотрудниками Государственного архива Мурманской области был проведен анализ нового перечня. Особое внимание было уделено статьям Перечня, в которых сроки хранения претерпели изменения. Предлагаем ознакомиться с указанным анализом Перечня.

 

 

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкция по его применению

 

Приказом Федерального архивного агентства (далее – Росархив) от 20.12.2019 № 236 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее по тексту будем использовать сокращение – Перечень – 2020). Он был зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.02.2020 № 57449 

Возникали вопросы о преамбуле, поскольку она фактически отсутствовала в том документе, который первоначально был опубликован.

Однако, через неделю после введения в действие Перечня был опубликован приказ Росархива об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ Федерального архивного агентства от 20.

12.2019 № 2019; зарегистрирована в Министерстве юстиций Российской Федерации от 13.02.2020 № 57488) .


Отдельная инструкция, которая при этом еще и зарегистрирована в минюсте России и таким образом, являющаяся обязательной к исполнению, является новшеством. Такого в принципе еще не было.

Обратите внимание, что предыдущий Перечень был утвержден Министерство культуры Российской Федерации. Поэтому, Приказом Министерства культуры РФ от 17.12.2019  N 1964 “О признании утратившими силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” и внесенного в него изменения” действие предыдущей редакции Перечня признается утратившей силу.

 

Итак, что нам говорит инструкция:

В Инструкции отмечено, что установленные перечнем сроки временного хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается .

Даны разъяснения некоторых используемых в Перечне обозначений. Так, например, срок хранения “Постоянно” для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.

Срок хранения “До ликвидации организации” означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения “До минования надобности” означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:

–       срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

–       срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;

–       по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

–       документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Снижение установленных сроков хранения запрещено ( 5-7).

 

Форма перечня осталась прежней, привычной нам в работе. Перечень имеет 4 графы. В графе N 1 Перечня указаны номера статей (статьям присвоена единая сквозная нумерация), в графе N 2 приведены наименования видов документов, в графе N 3 указаны сроки хранения документов, в графе N 4 приведены примечания к статьям (при наличии). Статьи Перечня, в основном, имеют обобщенные формулировки, такие как “документы”, “переписка”, “дела”. При использовании обобщенных формулировок в скобках раскрываются наименования основных видов документов по данному вопросу. В ряде статей Перечня указаны отдельные виды документов, такие как “приказы”, “решения”, “планы”, “отчеты”, “протоколы”, “договоры”.

Примечания к статьям Перечня комментируют и уточняют сроки хранения документов и порядок их исчисления.

 

Структура Перечня. Обратимся к раздаточному материалу. В перечне сохранены так же 12 разделов, сохранен функциональный принцип построения перечня. Однако он дополнен, расширен, укомплектован.

Раздел 12 о работы профсоюзных организаций исключен. Раздел бухгалтерский учет и отчетность разделен на подразделы, В разделе Планирование деятельности появился новый раздел по отчетности и проведению государственных закупок, в разделе «Кадровое обеспечение» – подраздел антикоррупционная деятельность. Отдельно выделен подраздел об обеспечении безопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям.

В целом ярко просматривается тенденция к уменьшению перечня. Так Перечень 2000 содержал 523 статьи, Перечень 2010 – 1007 статей, Перечень 2020 – 657 статей.

Перечень 2020 имеет условно новых более 170 статей (под условно новыми я понимаю статьи, которых точно не содержал Перечень 2010, так и статьи, формулировка которых была значительно изменена, и тем самым может быть использована для определения срока хранения более широкого или узкого пласта документов).

В более чем 100 статях был уменьшен срок хранения, из них более чем 50 – уменьшен со срока хранения «постоянно» до временных сроков хранения. В более чем 50 статьях было убрано «ЭПК» из срока хранения, тем самым исключена возможность при экспертизе ценности отобрать документы к постоянному хранению.

При сокращении Перечня «пострадала» в первую очередь переписка, статей с этим видом документов сократились в разы, осталась одна две статьи в каждом разделе. При подготовке данного сообщения и составлении таблиц, я как работник имеющий опыт работы с организациями в большинстве управленческого профиля, со многими статьями даже и не была знакома. Возможно, при работе с учреждениями негосударственной формы собственности они использовались, но в большинстве своем именно эти статьи и не вошли в новый перечень.

Из перечня пропало большое количество примечаний, использованных нами достаточно часто. Но при этом большое количество документов дополнено новым примечанием.

Во многих статьях изменен принцип формирования документов. Например, привычная нам градация – «а. по месту утверждения; б. в других организациях» заменена на «а. по месте утверждения; б. по месту разработки». Так же были пересмотрены периодичность практически всех видов отчетов и остались у нас только годовая и промежуточная.

Некоторые статьи появляются как самостоятельные, хотя в Перечне 2010 сроки хранения для таких документов определялся по примечанию. Таких документов не много, но сам факт присутствует.

 

Однако, что хотелось бы сказать при таком достаточно беглом обзоре. Перечень стал достаточно структурированным. Статьи собраны по логике и тематике. Например, должностные инструкции и приказы по личному составу собраны в раздел 8, документы по охране из раздела административно-хозяйственные вопросы в отдельный самостоятельный раздел.

 

Далее я хотела бы перейти к обзору изменений в сроках и формулировках статей Перечня 2020 наиболее востребованных в нашей работе.

Обзор изменений документов по личному составу .









Новые статьи для документов по личному составу.

Обзор статей по документам основного делопроизводства.








В разделе «Управление и распоряжением имуществом» практически все статьи изменили сроки хранения с «Постоянно» до «Ло ликвидации организации». Даже не знаю, куда относить категорию таких документов – к увеличению или снижению сроков хранения.

В разделе «Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд; осуществление закупок отдельными видами юридических лиц; получение грантов» формулировки статей и сроки хранения к ним приведены в соответствие с законодательством. Перечень отражает все виды формирующейся документации (аукцион, закупка, котировка).

Подводя итог своего сообщения, хотела бы сказать, что проведенный анализ был первоначальным. Предстоящая всем нам работа по переводу номенклатур дел на новый перечень достаточна сложна, и практическая работа может и, конечно, выявит кое – какие не состыковки.

small

Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

Вопрос

При уничтожении документов 2014 года применять Перечень 2010[1] или Перечень 2019[2]? На какой документ ссылаться в акте об уничтожении документов?

Ответ

Ответ на этот вопрос содержится в Разъяснениях по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[3] (далее – Разъяснения по внедрению Перечня 2019).

То есть если вы еще не уничтожили документы за 2014 год и не включили их в акт об уничтожении, то применять нужно Перечень 2019.

Вопрос

В Перечне 2019 не могу найти статью для документов, не вошедших в состав личных дел. Раньше они размещались в ст. 665 Перечня 2010. Где их искать сейчас?

Ответ

Да, в Перечне 2019 нет такой статьи, ее исключили. Думаю, в этом случае следует руководствоваться ст. 445 Перечня 2019. Срок хранения документов, не вошедших в состав личных дел, будет таким же, как и срок хранения личных дел – «50/75 лет».

Вопрос

Аналогами статей 188 и 189 Перечня 2010 в Перечне 2019 стали статьи 143, 145 и 146. Как вы считаете, к какой статье Перечня 2019 отнести документы арбитражных судов?

Ответ

Да, в Перечне 2010 судебные дела размещались в статьях 188 и 189. В Перечне 2019 они размещены в статьях 143, 144, 145. Независимо от того, каким судом рассматривается дело, сроки хранения документов, имеющих отношение к судебным спорам, ищите в этих статьях.

Вопрос

В какой статье Перечня 2019 искать налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц? Может в ст. 320, согласно которой они имеют пятилетний срок хранения? В Перечне 2010 они относились к ст. 394, их срок хранения составлял пять лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет. В ст. 320 Перечня 2019 про отсутствие лицевых счетов не сказано.

Ответ

Необходимый вам документ ищите в ст. 311 Перечня 2019. В Перечне 2019 изменилось не только название вида документа, но и срок его хранения, который был изменен в соответствии с актуальным законодательством. Согласно подп. б п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, следует хранить шесть лет. В Перечне 2019 карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов также получили шестилетний срок хранения. Сравнительная информация представлена в Таблице 1.

Статья 320 Перечня 2019 устанавливает сроки хранения для журналов, карточек, баз данных учета. Сроки хранения этих документов размещались в ст. 459 Перечня 2010.

Вопрос

Помогите определить сроки хранения командировочных удостоверений, журналов регистрации междугородних телефонных переговоров. В какой статье размещены эти виды документов?

Ответ

В Перечне 2019 нет статей с такими видами документов. Им можно установить срок хранения «До минования надобности».


[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[3] Источник: https://clck.ru/MjET8.

М.М. Сичкарева,
юрист, специалист по архивному делу

Перечень управленческих архивных документов и сроки их хранения

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

18 февраля 2020 года начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449). Также приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 утверждена Инструкция по применению данного Перечня. Эта Инструкция зарегистрирована Минюстом РФ 13.02.2020 под № 57488, она вступила в силу 25.02.2020.

Кроме того, 12.03.2020 Росархив опубликовал на своем официальном сайте Разъяснения по внедрению нового Перечня (они короткие, всего несколько абзацев). С этой информацией можно ознакомиться в разделе «Новости».

Предыдущий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения был утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

В период с 2010 по 2019 год происходили изменения в российском законодательстве, образовывались новые виды документов, отменялись старые, устанавливались и изменялись сроки хранения документов. А Перечень должен оперативно отражать изменения, касающиеся видов документов и сроков их хранения. Росархивом проводилась работа по внесению в него изменений вплоть до 2016 года.

Но в 2016 году Росархив вышел из подчинения Минкультуры России. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 было утверждено Положение о Росархиве, в частности ему были переданы функции по утверждению перечней типовых архивных документов (а Минкультуры России эти полномочия утратило). Поэтому Росархив не мог вносить изменения в нормативный документ, утвержденный другим федеральным органом исполнительной власти. А Минкультуры России не могло вносить изменения в свой приказ, т.к. утратило полномочия по реализации государственной политики в сфере архивного дела. Поэтому с 2016 года изменения в Перечень 2010 г. вноситься не могли.

Переработанный Перечень сейчас утвержден Росархивом как новый документ. При этом есть планы по разработке в электронном виде Реестра вместо бумажного Перечня. Так что следующую модификацию Перечня есть надежда получить уже в более удобном для использования виде.

В связи с вводом в действие нового Перечня старый был отменен, поэтому руководствоваться им с 18.02.2020 нельзя!

Инструкцией по применению Перечня 2019 г. установлено, что новый Перечень является нормативным правовым актом, его регистрация Минюстом России также подтверждает этот статус. Данный документ обязателен для применения всеми организациями России начиная с 18.02.2020 для определения сроков хранения документов:

  • экспертными комиссиями, экспертно-проверочными комиссиями;
  • делопроизводственными службами;
  • архивными службами.

Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы мы будем делать после 18.02.2020 на основе нового Перечня?

Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню. Строго говоря, исправлять номенклатуру дел на 2020 год мы не обязаны, но вот определять сроки хранения документов, сформированных в 2020 году, мы должны по-новому. А т.к. номенклатура дел является неким справочником сроков хранения дел организации, то через ее актуализацию выполнить данную задачу будет легче.

Это было логическое рассуждение, а теперь обратимся к нормативным документам, регламентирующим работу делопроизводственных служб:

  • в пункте 6.10 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) сказано, что «в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждению»;
  • пунктом 8.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) установлено, что «в случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново».

Руководствуясь данными нормативными документами, можно сделать вывод, что переработку номенклатуры делать не обязательно. Перечень дел, структура организации остаются прежними, меняются номера статей по Перечню и сроки хранения документов и дел. Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.

А что же в 2020 году делать обязательно? Нужно вносить изменения в номенклатуру дел на 2020 год, руководствуясь новым Перечнем и Инструкцией по его применению. Эта работа проводится на основании приказа или распоряжения руководства организации, в котором указывается, что в соответствии с вступлением в силу нового Перечня необходимо внести изменения в утвержденную ранее номенклатуру дел организации. Также следует указать срок исполнения данного поручения.

Таким образом, внесение изменений в номенклатуру дел должно быть завершено до конца 2020 года – до того момента, когда происходит заполнение итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений с последующей передачей их в службу делопроизводства. В конце года должна быть заполнена итоговая запись сводной номенклатуры дел. Данная итоговая запись должна содержать сведения о количестве дел постоянного хранения, временного хранения, а также количество дел с отметкой «ЭПК». Эти данные вносятся в итоговую запись в соответствии со сроками хранения, установленными новым Перечнем 2019 г.

Каким перечнем руководствоваться при проведении экспертизы ценности документов, созданных до вступления в действие нового Перечня?

Начиная с 18.02.2020 мы должны руководствоваться Перечнем 2019 г. при проведении экспертизы ценности с целью:

  • составления описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения для их передачи в архив;
  • выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Изучение структуры Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Практическая работа № 11

«Изучение структуры Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.(2010 год)»

Цель: 1. Ознакомиться с   Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.(2010 год).      

 2. Определить структуру Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.(2010 год).

 

Оборудование:

            Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 год).

 

Ход работы:

1.    Ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.(2010 год).

2.    Ознакомьтесь с разделом  «Общие положения»

3.    Из каких разделов состоит Перечень? Каким образом систематизированы заголовки дел.

4.    Обратите внимание на отметки в Перечне, найдите в Перечне что они обозначают.

5.    Обратите внимание из каких граф состоит Перечень

 

6.    Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения. Это можно делать двумя способами:

– способ № 1 – сначала использовать предметный указатель, где виды документов перечислены по алфавиту (а внутри могут быть указаны их «подвиды»

 

 

 

 

 

 

 

– способ № 2 – сначала найти в перечне раздел, соответствующий вашему структурному подразделению. Напомним: список разделов приведен в самом начале в «Общих положениях». Далее в основной таблице выбранного раздела просматриваем строки графы 2, где перечислены категории документов от более к менее важным. Среди них нужно найти наиболее подходящую для вашего дела.

ПРИМЕР:

 

7.    Теперь наша задача – определить срок хранения для статей, написанных пресс-службой для размещения на сайте компании и утвержденных генеральным директором. Предметный указатель не ­содержит такого вида документа / материалов. Мы можем действовать следующим образом:

Шаг 1. Открываем «Общие положения» ПТУД и читаем, что раздел 6 включает в себя документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Шаг 2. Переходим в раздел 6 основной таблицы и изучаем виды документов, представленные в нем.

Шаг 3. Находим статью 553 «Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте». Очевидно, что статьи нашей пресс-службы подходят под эту категорию. Тогда срок их хранения – «5 лет ЭПК», т.е. после 5 лет хранения в результате экспертизы ценности они могут быть уничтожены либо храниться далее.

Таким образом, срок хранения статей, подготовленных пресс-службой для размещения на сайте и утвержденных генеральным директором – 5 лет (ЭПК) по ст. 553 ПТУД.

Контрольные вопросы:

1.      Какие обозначения используются в Перечне?

2.      Какая структура Перечня?

3.      Почему через поиск не всегда можно найти необходимый заголовок?

4.      Для чего необходим указатель видов документа?

 

Использованные источники:

1.    Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения? // Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» – ноябрь 2015 –  [Электронный ресурс] http://www.delo-press.ru/articles.php?n=20043

2.    Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)2;

Приказ Минкультуры России о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организации, не имеет юридической силы

Материал подготовил постоянный ведущий данной рубрики А.А. Куликов, управляющий партнер ООО “Агентство Налоговых Поверенных” (tax-top.ru).

Содержание

  • Арбитражная практика. Приказ Минкультуры России о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организации, не имеет юридической силы

 

Приказ Минкультуры России о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организации, не имеет юридической силы

Суть проблемы

Требования к хранению документов, возникающих в деятельности организации, установлены различными нормативными правовыми актами. В частности, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ устанавливает обязанность налогоплательщика обеспечивать в течение четыреех лет сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а пунктом 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» на организации возложена обязанность по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Дополнительные требования к порядку и срокам хранения управленческих документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Приказ).

Судебные решения

По заявлению налогоплательщика ВАС РФ рассмотрел вопрос о соответствии Приказа требованиям действующего законодательства РФ и отказал в удовлетворении иска, но пришел к следующим выводам.

Утвержденный Приказом Перечень документов включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности гос. органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения (далее – Перечень). Официальный текст Приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти за № 38 от 20.09.2010 (в т. ч. в электронном виде), но не включает утвержденный им Перечень с указанием сроков хранения. Согласно статье 15 Конституции РФ нормативные акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, не могут применяться, если они не опубликованы официально для всеобщего сведения. В опубликованный части текст Приказа содержит данные об утверждении Перечня документов с указанием сроков хранения; основные нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне документов; без указанного Перечня документов Приказ не может применяться.

Таким образом, оспариваемый Приказ, подлежавший опубликованию в полном объеме, не прошел процедуру обязательного официального опубликования. Опубликование вводной части Приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, без которого опубликованные положения не могут быть применены. В силу прямых указаний Конституции РФ, иных актов, определяющих порядок опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов и юридические последствия его несоблюдения, оспариваемый Приказ, не опубликованный в установленном порядке – не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

Решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11

Подготовил А.А. Куликов,
ООО «Агентство Налоговы
Поверенных» (tax-top.ru)

Примечание редакции: обращаем внимание читателей, что с 30.09.2011 Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380) вступил в силу в соответствии с пунктом 2, т.к. после вынесения Решения ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11 был опубликован в “Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти” от 19.09.2011 в полном объеме.

Арбитражная практика. Приказ Минкультуры России о сроках хранения документов, образующихся в деятельности организации, не имеет юридической силы

Все о делопроизводстве |

Начало правильной программы управления записями не должно быть сложной задачей. Ключом к системе может быть менеджер по документации, специалист, ответственный за управление записями в организации. Этот человек (или люди) обычно является экспертом в жизненном цикле записей и в том, как поддерживать и защищать конфиденциальность и данные. Также важно решить, какое место в организации соответствует отделу управления записями. Принадлежит ли он к юридическим услугам, менеджменту и аудиту, административным услугам, информационным технологиям или где-то еще? Ответ зависит от организационной структуры компании.

Предоставлено ARMA International

В управлении записями также должен присутствовать лидер на высоком уровне внутри организации, чтобы обеспечить надлежащую поддержку и соблюдение требований. Более того, отделы должны с самого начала работать вместе, чтобы создать, внедрить и использовать систему. Не рекомендуется, чтобы технический отдел просто покупал систему без участия других отделов.

Управление записями будет наиболее эффективным, если оно будет реализовано в масштабах всей организации, а не только в рамках определенных отделов.С помощью менеджера по документам инвентаризация документации по всей организации – хорошее место для начала. Это даст каждому хорошее представление о том, что существует и сколько информации у вас есть. Благодаря этому исследованию вы сможете определить жизненно важные записи и записи, которые рассказывают историю организации.

Затем разработайте графики хранения, которые подходят для вашей организации и соответствуют отраслевым, государственным стандартам и стандартам ISO. Работая с этими параметрами, вы более четко узнаете, как управлять активными и неактивными файлами.Часть процесса решает, у кого есть доступ к записям, а у кого нет, а также кто будет контролировать этот доступ.

Есть много компаний, которые специализируются на помощи в управлении записями. Некоторые из них основаны на программном обеспечении с возможностями облачного хранения. Другие приходят и помогают с хранением физических записей и управлением ими. Если организация существует какое-то время, скорее всего, ее система управления записями включает как физические, так и электронные записи. Хотя эти два типа записей кардинально отличаются, сильная система будет обеспечивать простоту доступа и защиту записи на протяжении всего ее жизненного цикла, независимо от того, физическая она или электронная.

«Мы можем помочь вам управлять, хранить и уничтожать информацию с момента ее создания до тех пор, пока вы не будете готовы от нее избавиться», – говорит Поттс из Iron Mountain. “Это не просто выбрасывать вещи в мусорное ведро на вашем ноутбуке”.

Компании, подобные Iron Mountain, имеют предприятия в различных местах, удаленных от сейсмических зон и зон затопления. На объектах Iron Mountain есть несколько систем пожаротушения, генераторы для поддержки резервных генераторов, климат-контроль и безопасность.Компания может хранить как физические файлы, так и электронные, и клиенты могут получить их в любое время. «Это все, чем мы занимаемся весь день, каждый день. На самом деле все сводится к следующему: если вы делаете это самостоятельно, вы должны быть в курсе всех требований и нормативных требований в своем бизнесе. Это большая работа, – говорит Поттс.

Компании платят за услуги, которые им нужны. Это может сэкономить деньги, объясняет Поттс, потому что им не нужно нанимать собственные группы по управлению документами, и они могут использовать драгоценную недвижимость для других целей.«Если вы юридическая фирма и используете место для хранения коробок, это не приносит вам денег», – говорит Поттс. «Мало того, что это сложно сделать, это еще и тот факт, что недвижимость стоит денег».

A Руководство по управлению | Национальный архив

Национальное управление архивов и документации
Management Guide Series
1995

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие
Введение
Определение статуса записи
«Адекватная и надлежащая документация»
Обязанности менеджеров программ
Обязанности менеджеров документации
Проблемные области при выполнении требований к ведению документации
Дополнительная информация и помощь
Приложение A.Контрольный список требований к ведению документации
Приложение B. Использование приложений автоматизации делопроизводства:
Рекомендации по управлению записями
Приложение C. Дополнительная информация

ПРЕДИСЛОВИЕ

Серия руководств по управлению Национальным управлением архивов и документации (NARA) предоставляет федеральным агентствам рекомендации по управлению записями и другими типами документальных материалов, накопленных федеральными агентствами и должностными лицами.

Руководства предназначены для помощи старшим должностным лицам агентства, руководителям программ, специалистам по документации и менеджерам информационных ресурсов в создании и ведении точных и полных записей о функциях и деятельности агентства, а также в обеспечении санкционированного, своевременного и надлежащего размещения документальных материалов, которые больше не нужны для ведения бизнеса.Особое внимание уделяется политике и процедурам, регулирующим записи непреходящей ценности, предназначенные для передачи в Национальный архив.

ВВЕДЕНИЕ

При ведении бизнеса каждое федеральное агентство создает огромное количество записей в различных СМИ. Качество этих записей варьируется от агентства к агентству и от программы к программе. Это руководство поможет агентствам улучшить качество своей документации, описав, как федеральный персонал должен создавать и правильно управлять документацией, содержащей важную информацию.Если информация не зафиксирована в записях, которые доступны в организованных файлах или системах электронного учета, она не будет доступна, когда это потребуется позже. Плохая документация может привести к тому, что правительство не будет отвечать или правительство не сможет отчитаться за свои действия, или и то, и другое.

Слишком часто информация остается только в памяти федерального персонала. Даже в краткосрочной перспективе отсутствие документации может повлиять на эффективность работы агентства, поскольку персоналу может потребоваться информация, которой нет в файлах.Кроме того, ведение государственных дел без надлежащей документации увеличивает вероятность того, что со временем все соответствующие факты могут быть недоступны или интерпретации могут быть искажены. Когда сотрудники уйдут, информация, которая не была задокументирована, будет потеряна для агентства.

Часто агентства узнают о неадекватной документации из-за запросов Конгресса, запросов Закона о свободе информации, судебных разбирательств или через средства массовой информации. Эта проблема может иметь серьезные разветвления.

Главное бухгалтерское управление (GAO) обнаружило, что невозможность создания или ведения полных и точных записей привела к расходам в миллионы долларов на товары или услуги, которые так и не были получены.
Уничтожение проектов и рабочих файлов привело к тому, что агентства не смогли обосновать спорные решения, потому что у них больше нет документации по предложениям и оценкам альтернатив.

Термин «требования к ведению документации», используемый NARA, применяется к заявлениям в законах, положениях, директивах агентства или других постановлениях, определяющих, какие записи должны быть созданы или получены и поддержаны персоналом агентства.Например, руководство по процедурам может упоминать определенные формы, отчеты и корреспонденцию, составляющие дело.

Термин «электронная информационная система» означает автоматизированную систему, которая содержит федеральные записи и другую информацию и обеспечивает доступ к ним. «Электронная система ведения записей» – это особый тип электронной информационной системы, в которой записи собираются, систематизируются и классифицируются для облегчения их сохранение, поиск, использование и утилизация.

Это руководство предназначено для помощи агентствам, и особенно руководителям их программ, в установлении требований к ведению документации.Он дополняет правила NARA (36 Свода федеральных правил, глава XII, подраздел B), предоставляя дальнейшее объяснение терминов, используемых в законах и нормативных актах, и предоставляя руководство по применению этих терминов к документальным материалам, которые агентства накапливают в своей повседневной деятельности. Без требований к ведению документации агентства не могут гарантировать, что они создают и поддерживают точную и полную документацию. Надлежащий учет имеет важное значение для отзывчивого и ответственного правительства. Установление требований к ведению документации также способствует наследию государственной службы, оставленной федеральными чиновниками, и повышает качество тех записей, которые будут храниться в Национальном архиве для будущих исследований.

С ростом автоматизации делопроизводства и распространением «персональных» компьютеров (автономных или сетевых компьютеров на отдельных рабочих станциях) отдельные сотрудники усилили контроль над созданием некоторых федеральных записей. Это делает потребность в требованиях к ведению документации еще более острой. Следовательно, агентства должны предоставить сотрудникам конкретные инструкции об их обязанностях по обеспечению того, чтобы федеральные записи, которые они создают для каждого компьютерного приложения в своих соответствующих офисах, были должным образом идентифицированы и сохранены в системах ведения документации агентства.В Приложении A представлен контрольный список для соблюдения основных требований к ведению документации. Приложение B содержит дополнительные инструкции по созданию и сохранению записей на персональных компьютерах. В Приложении C указаны контактные лица для получения дополнительной информации.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТОЯНИЯ ЗАПИСИ

Термин «записи», используемый в этом руководстве, означает записи, как это определено в 44 U.S.C. 3301. Как определено в законе, документальные материалы являются федеральными записями, когда они составляются или получаются федеральным агентством в связи с операцией государственного бизнеса, и они хранятся или должны поддерживаться агентством для документирования того, как это было организовано. какие функции он выполнял, как он выполнял эти функции, как он связан с другими агентствами и общественностью, или потому, что материалы содержат информацию, представляющую ценность для агентства.«Документальные материалы» – это собирательный термин для федеральных архивов, незарегистрированных материалов и личных документов, который относится ко всем носителям, содержащим записанную информацию, независимо от метода (-ов) или обстоятельств (-ов) записи. Федеральные записи могут быть созданы на любых физических носителях, включая бумагу, пленку (микрофильм, фотопленку, рентгеновские снимки), диск (оптический, магнитный, видео, аудио) и ленту (магнитную, видео, аудио). Способ записи информации может быть ручным, механическим, фотографическим, электронным или любой комбинацией этих или других технологий.

При разработке требований к ведению документации федеральные агентства должны определить, какие документальные материалы должны быть идентифицированы как записи и сохранены для обеспечения полной и точной документации. Агентства сохраняют записи, регистрируя, храня или иным образом систематически поддерживая их. При отсутствии формальных требований к ведению документации записи, которые следует сохранять, поскольку они содержат свидетельства деятельности агентства или информацию, имеющую ценность для агентства, не могут вестись систематически.

Агентства должны применять определение федеральных записей, чтобы различать записи и неучтенные материалы. Одной из проблемных областей при различении записей от неучтенных материалов является определение статуса проектов и других рабочих документов. Этот вопрос обсуждается в разделе «Проблемные области при выполнении требований к ведению документации». Применение определения записей к большинству документальных материалов, созданных или полученных агентствами, не представляет особых проблем, когда агентства устанавливают и распространяют требования к ведению записей для записей на всех носителях по всему агентству.

«АДЕКВАТНАЯ И НАДЛЕЖАЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Создание и поддержание полных и точных записей – основные аспекты управления записями. Основанная на законе практика обеспечения «адекватной и надлежащей документации» способствует эффективным и экономичным операциям агентства, гарантируя, что информация задокументирована в официальных файлах, включая системы электронного учета, где она будет доступна для всех уполномоченных сотрудников, которые могут в ней нуждаться.В дополнение к бумажным текстовым файлам и системам электронного учета, официальные файлы могут состоять из аудиовизуальных, картографических или архитектурных материалов или содержать их. Наличие полной и точной документации позволяет Федеральным агентствам:

защищают юридические и финансовые права правительства и лиц, непосредственно затронутых деятельностью правительства; сохранить институциональную память, чтобы можно было принимать обоснованные решения и, таким образом, облегчить действия должностных лиц агентства и их преемников на посту; и
должны быть привлечены к ответственности посредством надлежащей проверки Конгрессом и надзорными органами, такими как GAO, Управление управления и бюджета (OMB), NARA и Администрация общих служб, а также аудиторами и генеральными инспекторами агентства.

Агентства должны способствовать созданию атмосферы, поощряющей хорошее ведение документации сотрудниками. Для управления своими записями агентства должны создать официальные файлы с задокументированными схемами классификации или электронные системы ведения записей с полной функциональностью управления записями. Формальные файлы и системы электронного учета должны быть спроектированы так, чтобы поддерживать все записи, относящиеся к конкретной транзакции, проекту, исследованию или предмету, для сохранения контекста записей.

Дополнительные меры для обеспечения создания и ведения точной и полной документации необходимы для записей, созданных или полученных с помощью приложений автоматизации делопроизводства.Использование средств электронной связи и персональных компьютеров изменило процедуры создания многих типов записей в государственных учреждениях. Эти процедуры удалили вспомогательный персонал из традиционного процесса ведения документации. Широкое использование факсимильных аппаратов, систем электронной почты и текстовых редакторов, баз данных и программ электронных таблиц позволяет должностным лицам и персоналу создавать и передавать документы напрямую. До распространения персональных компьютеров письменное общение было более формальным, и канцелярский персонал обычно делал и сохранял копии исходящих документов.Непосредственное создание записей исполнительным, профессиональным и техническим персоналом увеличивает вероятность того, что копии файлов не будут подготовлены. Таким образом, автоматизация сделала еще более важным для должностных лиц программы обеспечение того, чтобы они и подчиненные им сотрудники создавали соответствующую документацию. Последовательное и надлежащее выполнение требований к ведению документации обеспечит точность и целостность документации, создаваемой и передаваемой в электронном виде внутри агентства, между агентствами и между агентствами и общественностью.

Файлы агентства и системы электронного учета должны быть доступны для всех уполномоченных сотрудников. Следовательно, федеральные записи в электронной форме не должны храниться исключительно на жестком диске компьютера сотрудника, дискетах или каталогах, предназначенных только для личного пользования. Это был бы электронный эквивалент ведения бумажных документов агентства в индивидуальном запертом ящике стола. Агентства также не должны создавать систему учета, будь то бумажная или электронная, для ведения электронных почтовых сообщений, текстовых документов, электронных таблиц, отчетов из баз данных или других компьютерных записей, если эти файлы не могут быть связаны, например, с помощью автоматизированных индексация.См. Приложение B для получения дополнительных инструкций по созданию и сохранению записей на персональных компьютерах. NARA обнаружило, что методы документирования часто оказываются самыми слабыми в следующих областях:

политика и принятие решений, особенно устные решения и обязательства;
заседаний правления, комитета и важных сотрудников;
черновиков и рабочих документов или файлов;
электронных информационных систем; и
записей о подрядчиках.

Каждый из них подробно обсуждается в разделе «Проблемные области при выполнении требований к ведению документации.”См. Также Приложение A,

Контрольный список требований к ведению документации.

Руководители программ несут основную ответственность за создание полных и точных записей. Руководители документации помогают программным офисам в разработке стандартов, критериев и процедур для соответствующей документации. После того, как записи были созданы и помещены в официальные файлы, можно применять процедуры управления записями для обслуживания, доступа и удаления. Одна из основных проблем с документацией для агентств состоит в том, чтобы зафиксировать всю необходимую информацию на бумажных или электронных носителях таким образом, чтобы она стала частью файлов агентства.

Агентства, ведущие дела в электронном виде как внутри компании, так и с другими агентствами, должны будут обеспечить, чтобы функциональные требования к их системам включали вопросы управления записями. Агентства также должны гарантировать, что данные могут быть доступны по мере развития систем (т. Е. Что по мере внесения изменений в системы и оборудование старые данные остаются доступными до истечения запланированного периода хранения).

ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРОВ ПРОГРАММЫ

Руководители программ лучше всего разбираются в функциях и операциях своего офиса.У них также есть полномочия, необходимые для того, чтобы побуждать сотрудников соблюдать надлежащие процедуры документации. Кроме того, они несут ответственность за соблюдение Циркуляра OMB A-123, который требует от менеджеров подтверждать целостность своих файлов, как бумажных, так и электронных. Они контролируют и управляют деньгами и другими ресурсами и нуждаются в точных и полных записях для поддержки и документирования своих действий.

Руководители программ должны обеспечить регистрацию и хранение необходимой информации в официальных файлах.Для этого им следует выпустить процедуры и инструкции по созданию и ведению записей, необходимых для полного объяснения того, как были приняты решения и как велись дела. Большинство офисов участвуют в проектах или транзакционных процессах, результатом которых являются файлы с делами. Кроме того, офисы обычно имеют корреспонденцию или тематические файлы для писем, меморандумов, отчетов и выпусков. Как правило, руководства по процедурам, которые описывают, как выполняются проекты или транзакции, описывают конкретные документы, такие как формы, отчеты, меморандумы или анализы, которые являются частью дела.Переписка или тематические файлы обычно находятся в ведении секретаря или другого сотрудника службы поддержки, который обычно создает исходящую корреспонденцию, включая копии файлов. Для этих традиционных способов создания записей руководитель программы должен обеспечить точность, тщательность и актуальность руководств по процедурам и файловых планов, а также наличие в руководствах четких инструкций по отправке необходимых документов в официальные файлы.

Программы агентства

могут также поддерживаться системами электронного учета, которые могут заменять или дополнять бумажные файлы.Руководители программ должны обеспечить включение требований к созданию и ведению документации при разработке и внедрении электронных систем, поддерживающих их программы. Политика, процедуры и средства контроля, встроенные в систему, должны гарантировать, что только авторизованные пользователи могут создавать записи и что никакие записи не изменяются или не удаляются, за исключением авторизованных. Системы должны быть доступны для всех уполномоченных сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свою работу, и они должны быть разработаны так, чтобы отличать записи от другой информации или позволять пользователям идентифицировать записи.Агентства должны разрабатывать и поддерживать четкую и тщательную документацию для систем электронного учета, чтобы поддерживать поиск и использование записей на протяжении всего их жизненного цикла от создания до окончательной утилизации (уничтожение или передача на законное хранение Национальному архиву).

Как описано выше, электронная почта и другие инструменты автоматизации делопроизводства дали руководителям программ и их персоналу инструменты, которые дают им больший контроль над созданием и ведением записей, чем когда они зависели от канцелярского персонала.Агентства указали, что сообщения электронной почты часто заменяют более формальные сообщения, которые обычно фиксировались бы в файлах агентства. Документация, созданная с помощью приложений автоматизации делопроизводства, может содержать уникальную информацию, необходимую или полезную для других сотрудников агентства. Если эти документы не будут включены в системы учета, они будут недоступны. Следовательно, важно обеспечить передачу федеральных записей, созданных на персональных компьютерах, включая основные сообщения электронной почты и соответствующие проекты документов, в систему ведения записей.

Когда электронная почта используется для ведения государственных дел, агентства должны разработать и внедрить процедуры управления теми электронными почтовыми сообщениями, которые являются федеральными записями. Все сотрудники агентства должны иметь возможность идентифицировать те сообщения электронной почты, которые являются федеральными записями, и должны быть осведомлены о требованиях к ведению записей, которые применяются к электронной почте. (См. 36 CFR Глава 12, особенно Части 1222 и 1234.) Записи, создаваемые подрядчиками, которые могут дополнять записи, созданные персоналом агентства, также способствуют адекватности и точности документации агентства.Руководители программ должны обеспечить, чтобы контракты на товары и услуги включали особые требования в отношении записей, которые должны быть доступны или предоставлены Правительству. Часто исключительные права на данные должны сохраняться за правительством.

ОБЯЗАННОСТИ УПРАВЛЯЮЩЕГО УЧЕТАМИ

Менеджеры документации несут ответственность за включение политик и процедур для создания соответствующих записей в программу управления записями. Директива (и) по управлению записями должна включать инструкции по установлению требований к ведению документации, чтобы гарантировать создание полных и точных записей.Кроме того, должностные лица, ответственные за ведение документации, должны участвовать в разработке или изменении систем, процессов и процедур, чтобы гарантировать установление и выполнение соответствующих требований к ведению документации. Руководители документации должны предложить обучение всего персонала агентства политике, обязанностям и методам разработки и внедрения требований к ведению документации. Особое внимание следует уделять обучению руководителей программ и руководителей первого уровня.

Руководство, издаваемое руководителями документации, должно включать следующее:

критериев для определения конкретных категорий документальных материалов, создаваемых сотрудниками агентства при исполнении служебных обязанностей;
инструкций по использованию материалов и методов записи, которые обеспечат сохранность записей до тех пор, пока они необходимы Правительству;
руководство по ведению этих записей, независимо от физической формы;
руководство по различению записей от неучтенных материалов, включая личные документы; и политика агентства
в отношении удаления не записываемых и личных материалов.

Менеджеры документации агентства могут использовать следующие методы для разработки руководства по требованиям к ведению документации:

пересматривает уставы, нормативные акты (включая нормативные акты надзорных и других агентств), исполнительные приказы, документы политики агентства, директивы, организационные и процедурные руководства и другие официальные постановления, чтобы узнать о возложенных на них функциях, программах и мероприятиях;
просмотреть инструкции по классификации, индексации и хранению записей; ведет инвентаризацию; и расписания записей для описания записей в их организационном и функциональном контексте; и
просматривают документацию для электронных информационных систем, чтобы определить содержание и формат записи.

Аудиты управления записями офисов программ должны включать обзор руководства по ведению документации. Обзор будет включать изучение планов файлов, систем хранения, описей записей, бумажных копий записей в официальных файлах, записей в электронных информационных системах и выходных данных системы, чтобы определить, создается и поддерживается ли необходимая документация, и есть ли какие-либо очевидные пробелы в ней. документация.

При проведении этого обзора три основные цели точной и полной документации, перечисленные в конце первого абзаца раздела, озаглавленного «Адекватная и надлежащая документация», могут служить в качестве руководящих принципов или тестов.Для определения того, являются ли записи полными и точными, необходимо доскональное знание обязанностей, функций, конкретных программ и действий офиса. Следовательно, должностные лица программы должны проверять анализы менеджеров документации.

ПРОБЛЕМЫ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА

При выполнении требований к ведению документации есть несколько проблемных областей, требующих особого внимания. Должностные лица программы агентства и руководители документации должны определить, когда следующие материалы необходимы для адекватного и надлежащего (т.д., полная и точная) документация. Основные проблемные области включают следующее:

Документирование политики и принятия решений в устной или электронной форме.
В большинстве агентств политика, решения и обязательства часто принимаются на собраниях, по телефону, по электронной почте или по факсу. Чтобы гарантировать, что такая политика и решения надлежащим образом задокументированы, агентства должны установить процедуры, требующие от персонала на всех уровнях документирования разговоров и встреч, касающихся важных программных дел, путем подготовки датированного и подписанного меморандума или формы, идентифицирующей участников и резюмирующих беседу или встречу.Весь персонал должен гарантировать, что записи о политике и принятии решений, сделанные или полученные по электронной почте и факсу, хранятся в соответствующих системах ведения документации.
Документация официальных встреч.
Заседания официальных органов, таких как советы директоров, комиссии, консультативные группы, комитеты и целевые группы, а также собрания сотрудников высокого уровня, на которых ведутся или обсуждаются дела агентства, должны быть надлежащим образом задокументированы. Как минимум, документация в файле собрания должна включать имена и названия организаций участников, повестку дня, список материалов, распространенных среди участников, краткое изложение обсуждения важных политических или процедурных вопросов, принятых решений и принятых мер, действий по будут приняты после перерыва и распределения ответственности.Если собрание записано на пленку, а затем сделана и сохранена стенограмма, в ней должны быть указаны все выступающие.

Черновики и рабочие файлы.

Хотя отчеты федеральных агентств обычно содержат политику и решения высокого уровня, формулировка и выполнение политики может быть плохо документирована. Вспомогательные документы, такие как проекты и рабочие файлы для отчетов, специальных исследований, меморандумов и корреспонденции, которые поддерживают разработку основных программных политик, не могут быть включены в офисные файлы.Эти вспомогательные документы могут потребоваться для полного понимания альтернатив и вариантов, рассматриваемых для программных инициатив высокого уровня, и основы для принятия решения о порядке действий. Некоторые проекты содержат уникальную информацию в основных аннотациях или комментариях, добавленных во время распространения для комментариев или утверждения. Агентства должны поддерживать такие проекты вместе с копией файла окончательного документа, если таковой имеется, когда проекты относятся к формулированию и выполнению политик, решений, действий или обязанностей на высоком уровне.

Помимо черновиков, могут потребоваться рабочие файлы и справочные материалы для надлежащего документирования деятельности агентства. Агентства должны оценивать практику ведения документации старшими должностными лицами и персоналом, инженерами, учеными и другими профессионалами и специалистами, особенно теми, кто управляет уникальными программами агентства и крупными контрактами, и давать рекомендации по обеспечению надлежащей документации. Особое внимание следует уделять записным книжкам, заметкам, расчетам и другим справочным материалам, которые могут содержать информацию, необходимую для дополнения официальных записей.Черновики и рабочие документы или файлы, которые предлагают и оценивают варианты или альтернативы и их значение для разработки политики и решений высокого уровня, или которые документируют результаты или вспомогательные рекомендации, должны быть сохранены.

Справочные материалы или проекты, которые являются записями в соответствии с руководящими принципами ведения документации агентства, должны храниться в системах ведения документации агентства. Старшие должностные лица или их сотрудники не должны хранить такие федеральные записи как личные документы. (См. «Личные документы / файлы» ниже.) Черновики и рабочие документы или файлы, которые относятся к рутинным программным или административным операциям или содержат только исправления, редакционные или стилистические изменения, могут быть утилизированы как незарегистрированные материалы.

Электронные информационные системы.

Документальные материалы в электронной форме включают записи, незарегистрированные материалы и личные файлы. Электронные информационные системы представляют особые проблемы из-за разнообразия материалов в системе, хрупкости носителей, возможности технического устаревания и децентрализованного контроля над материалами в приложениях автоматизации делопроизводства.Агентства должны гарантировать, что документы, созданные в электронном виде, идентифицируются и что системы, используемые для хранения записей, соответствуют требованиям к ведению записей. Системы электронного учета должны быть спроектированы таким образом, чтобы обеспечивать безопасность и целостность записей, сохранение записей в течение времени, в котором они необходимы, и перенос данных в другие системы агентства или последующие системы. Если в записях сообщений, отправленных или полученных по электронной почте, не указаны полные имена отправителей, адресатов и дата отправки, пользователи также должны предпринять разумные меры для сохранения информационного листа почтового конверта, списка рассылки или другого экрана, содержащего любая информация, которой нет в самом сообщении.Кроме того, квитанции следует вести, если это необходимо для ведения учета. (См. Приложение B.) Записи подрядчика.

Термин «записи подрядчика» часто применяется к бумажным, аудиовизуальным и электронным записям и данным, созданным, полученным от подрядчиков или поддерживаемым ими для федеральных агентств. Подрядчики, выполняющие агентские функции, создают записи, необходимые для эффективного управления, а также для точного и полного документирования этих функций. Если в положениях контракта явно не определена документация, которая должна быть предоставлена ​​агентству, подрядчики, скорее всего, будут рассматривать необходимую документацию как частную собственность.Агентства должны гарантировать, что положения контракта требуют представления программной и административной документации, необходимой агентству, включая исходные данные и техническую документацию. В контрактах также следует указывать, какие записи должны храниться подрядчиком для аудита или других административных целей, а также продолжительность их хранения.

Личные документы или файлы.

Личные бумаги или файлы – это документальные материалы, накопленные должностным лицом или сотрудником, которые не используются при ведении агентской деятельности, но могут храниться в правительственном учреждении.Личные документы / файлы могут относиться или комментировать предмет деятельности агентства, при условии, что они фактически не используются для ведения бизнеса. Если личные документы хранятся в правительственном учреждении, они должны быть четко обозначены как таковые и храниться или иным образом храниться отдельно от документации офиса.

Другие документальные материалы, хотя и не являются личными бумагами, иногда являются частью личных коллекций. К ним относятся дополнительные копии записей, созданных и сохраненных только для удобства пользования, например, копии записей, которые были составлены, просмотрены или иным образом обработаны, а также другие незарегистрированные материалы, которые могут быть удалены, но только с одобрения агентства.Агентства должны разработать и объяснить, что уходящие должностные лица не могут удалять какие-либо федеральные записи из-под хранения агентства, одновременно удаляя свои личные документы и указанные неучтенные материалы.

Когда документальные материалы, которые были идентифицированы и отдельно хранятся в качестве личных бумаг, вместе с дополнительными копиями записей и другими обозначенными неучтенными материалами, удаляются уходящими должностными лицами, агентствам следует рассмотреть возможность ведения записи об удалении и подтверждения того, что в федеральных записях нет был удален.


ПРИЛОЖЕНИЕ A.
КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ТРЕБОВАНИЙ К УЧЕТУ

  1. Предоставило ли агентство руководство для всех сотрудников по определению федеральных записей и неучтенных материалов, в том числе созданных с помощью средств автоматизации делопроизводства (текстовый редактор, электронная почта, электронные таблицы и приложения баз данных), а также способы их использования. удалось?
  2. Есть ли у каждого офиса или программы письменные инструкции о том, какие записи, включая электронные записи, должны создаваться и храниться, а также формат каждой копии записи?
  3. Издало ли агентство руководство и инструкции по документированию политики и решений, особенно решений, принятых устно, и решений, переданных в электронном виде?
  4. Издало ли агентство руководство по статусу записи рабочих документов или файлов и проектов?
  5. Издало ли агентство руководство по личным бумагам?
  6. Осуществило ли агентство контроль за удалением документальных материалов?
  7. Указывают ли контракты, какие записи, созданные подрядчиком, являются федеральными?
  8. Указывают ли контракты на поставку всех записей, которые, помимо конечного продукта, могут иметь будущую ценность для агентства? Обязан ли подрядчик предоставлять справочные данные и техническую документацию вместе с электронными записями?

ПРИЛОЖЕНИЕ Б.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЙ ОФИСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ: РУКОВОДСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ЗАПИСЬМИ

Это руководство следует использовать для разработки директив агентства или других официальных документов, которые распространяются среди всех сотрудников, имеющих доступ к программам автоматизации делопроизводства. Агентства должны предоставлять сотрудникам достаточное руководство и помощь, чтобы они знали об их индивидуальных обязанностях и чувствовали себя комфортно при их выполнении. Кроме того, агентства должны анализировать решения, принимаемые сотрудниками при выполнении этих обязанностей.

Все сотрудники, имеющие доступ к автоматизации делопроизводства (компьютеры), должны получить инструкции с конкретными примерами, адаптированными к различным функциям и программам агентства, по следующим вопросам:

как отличить федеральные записи от неучтенных материалов и личных документальных материалов; как определить, когда проекты и рабочие документы находятся в федеральном архиве; как узнать, когда квитанции или подтверждения для сообщений электронной почты необходимы для целей ведения документации; как и когда создавать копии сообщений электронной почты, квитанций или подтверждений, электронных таблиц, текстовых документов и отчетов из баз данных; как помечать или классифицировать документы для регистрации или включения в электронную систему с возможностью ведения записей, когда это необходимо; и
, как связаться с ответственным за записи и связью с записями для получения помощи.(См. 44 USC 3301, 36 CFR 1222, Распоряжение федеральными записями и личными документами должностных лиц исполнительной власти.)

При управлении официальными файлами в бумажном или электронном формате агентства должны принимать соответствующие меры для обеспечения целостности и безопасности своих записей. Для электронных информационных систем агентства должны установить фиксированные процедуры для создания резервных копий своих систем или данных (записей), содержащихся в системе, и для повторного использования резервных лент или дисков.

Электронная почта

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворяются за счет ведения этих записей в системе бумажного учета, пользователь электронной почты должен предпринять следующие шаги:

Определить статус записи во время передачи или получения.
Распечатайте те сообщения, которые являются федеральными записями, и любые вложения.
Если все адресаты не указаны в сообщении, распечатайте заголовок, информационный лист почтового конверта, статусный лист, список рассылки или другой экран, на котором показаны полные имена адресатов, и прикрепите эту информацию к сообщению.
Распечатать документацию, содержащую информацию о получении сообщения, если это необходимо для целей ведения учета, и прикрепить ее к сообщению. (Если отправитель запросил квитанцию ​​для целей учета в соответствии с критериями агентства, он или она сохранит напечатанное сообщение и документ передачи до получения квитанции.)
Отметьте документ как официальную копию файла, напишите на нем классификацию файла, и поместите его в коробку для файлов или другое отведенное место для хранения таких предметов.

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворяются за счет ведения этих записей в системе электронного учета, пользователь электронной почты должен использовать следующие процедуры:

Укажите статус записи в соответствии с инструкциями агентства. Свяжите квитанцию ​​с сообщением и документом передачи, если отправитель запросил квитанцию ​​для целей учета в соответствии с критериями агентства. Отправьте электронную копию сообщения и связанных документов с указанием полного (-ых) имени (-ей) адресата (-ов), если они не указаны в сообщении, и квитанцию ​​(если применимо) в соответствующий каталог в системе электронного учета.

Обработка текста

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворяются за счет ведения этих записей в системе бумажного документооборота, создатель текстового документа должен выполнить следующие задачи:

Определите статус записи черновиков и других справочных материалов и распечатайте те, которые являются записями.
Создайте или убедитесь, что обслуживающий персонал создает соответствующие копии файлов окончательных документов.
Убедитесь, что в окончательных документах и ​​официальных копиях файлов указаны дата, утверждение лица, подписывающего документ, и классификация файла.
Убедитесь, что все необходимые черновики и сопутствующие материалы приложены к официальной копии файла.
Убедитесь, что копии файлов окончательного документа (если их создает конечный пользователь) помещены в ящик для файлов или другое отведенное место для хранения таких элементов.

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворяются за счет ведения этих записей в системе электронного учета, создатель документа для обработки текста должен выполнить следующие процедуры:

Определите статус записи черновиков и других справочных материалов и сохраните все версии, которые являются записями.
Свяжите в электронном виде черновики и другие справочные материалы, которые являются записями, с окончательным документом, если таковой имеется.
Убедитесь, что каталог в системе электронного учета, где будет храниться документ, отмечен во всех записях.
Передать электронную копию всех записей в соответствующий каталог в системе электронного учета, как только документ будет завершен или когда с документом не будут предприниматься никакие дальнейшие действия.

Таблицы

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворить с помощью бумажных файлов, создатель электронной таблицы должен сначала определить статус записи электронной таблицы.Затем для электронных таблиц, которые являются федеральными записями, он или она должен определить, нужно ли задокументировать формулы для отдельных ячеек. Когда требуется документация, создатель электронной таблицы должен выполнить одну из следующих задач:

Если программа для работы с электронными таблицами может включить эту информацию в печатную копию, распечатайте электронную таблицу с формулами.
Если программа для работы с электронными таблицами не может распечатать формулы, распечатайте электронную таблицу и аннотируйте распечатку.
(Если документация по формулам не требуется, создатель должен просто распечатать электронную таблицу.)
Если он связан с другой записью, например, если это приложение к меморандуму или письму, приложение или приложение к отчету, или справочный материал, необходимый для полной документации, приложите копию к соответствующей записи.
Если он не связан с другой записью, отметьте документ как официальную копию файла, напишите на нем классификацию файла и поместите его в ящик для файлов или другое отведенное место для хранения таких элементов.

Когда агентство поддерживает системы электронного учета, создатель электронной таблицы должен сначала определить статус записи, а затем предпринять один из следующих шагов:

Если он связан с другой записью, убедитесь, что электронная копия является частью связанной записи.
Если он не связан с другой записью, передайте электронную копию в соответствующий каталог в системе электронного учета.

Отчеты базы данных

Когда агентство определяет, что его потребности лучше всего удовлетворяются за счет обслуживания бумажных файлов, создатель отчета базы данных должен сначала определить, является ли отчет федеральным документом или неучтенным рабочим или справочным документом, и распечатать те, которые являются федеральными записями. .

Если он связан с другой записью, e.g., если это приложение к меморандуму или письму, приложение или экспонат к отчету, или справочный материал, необходимый для полной документации, приложите копию к соответствующей записи.

Если он не связан с другой записью, отметьте документ как официальную копию файла, напишите на нем классификацию файла и поместите его в ящик для файлов или другое отведенное место для хранения таких элементов

.

Когда агентство поддерживает системы электронного учета, создатель отчета базы данных должен сначала определить статус записи, а затем предпринять один из следующих шагов: Если он связан с другой записью, e.g., если это приложение к меморандуму или письму, приложение или приложение к отчету, или справочный материал, необходимый для полной документации, убедитесь, что электронная копия является частью соответствующей записи. Если он не связан с другой записью, передайте электронную копию в соответствующий каталог в системе электронного учета.


ПРИЛОЖЕНИЕ C.
ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ПОМОЩИ

В дополнение к руководству по политике и советам, которые можно получить от сотрудника отдела документации вашего агентства, должностных лиц по управлению информационными ресурсами, юрисконсульта и генерального инспектора, Управление документации Национального архива может оказать помощь в ответах на вопросы о документах и ​​требованиях к ведению документации.Проконсультируйтесь с главной страницей управления записями или отправьте электронное письмо по адресу
[email protected]
Агентства могут также связаться с одним из пунктов Федеральной службы документации

Что такое система управления документами

Многие потребители отказались от бумажных документов раньше, чем это сделали организации. Существует понятная путаница в отношении того, чем новые технологии коммерческого уровня, такие как система управления документами, отличаются от технологий управления контентом потребительского уровня. Многие руководители отрасли не понимают различий, даже несмотря на рост популярности и инноваций, лежащих в основе технологии.

Хотя система управления документами не включает слово «предприятие» в своем названии, как, например, Enterprise Content Management (ECM), DMS по-прежнему классифицируется как технология корпоративного уровня, особенно для малых и средних организаций. Это различие важно для понимания функций системы управления документами и обеспечения того, чтобы организация внедряла технологии, необходимые для улучшения внутренних процессов и рабочего процесса . Системы управления корпоративным контентом и подобные программы управления просто не делают этого.

Например, многие облачные решения потребительского уровня, такие как Dropbox.com или хранилище iCloud, позволяют покупателям в первую очередь хранить, сжимать и обмениваться информацией в облаке для доступа в будущем. Это доступные функции практически для любого потребителя. Поскольку эти технологии являются простыми расширениями файлового сервера, многие думают, что система электронного управления документами сродни этим технологиям, функционируя просто с пропускной способностью общего диска, которую можно найти в типичной операционной системе.Однако это предположение не отражает широту универсальности и функциональности, которые использует DMS.

Например, единственная безопасность, которую предлагают вышеупомянутые технологии потребительского уровня, – это требование формы входа в систему. Даже если сравнить DMS с технологией зашифрованного флеш-накопителя, она все равно не будет соответствовать базовым стандартным функциям безопасности традиционной DMS. Флеш-накопитель, в зависимости от транзакций организации, может потребоваться отправить обычной почтой на физический адрес, на дом или в офис, что откроет шлюзы для человеческой ошибки в процессе обычной почты, такой как отправка на неправильные адреса или потенциально повреждение флэш-накопителя из-за ненадлежащей транспортировки и обращения.

Хотя облачные решения потребительского и корпоративного уровня имеют схожие преимущества, такие как обход обычной почты и удаление ненадежных процессов резервного копирования на компакт-дисках, DMS позволяет гораздо больше, даже если смотреть только со стороны перспектива функций безопасности.

Например, DMS разработана для обеспечения соответствия с организационной точки зрения за счет встроенных функций сетевой безопасности, организационно оптимизированных рабочих процессов и порталов общего доступа к клиентам с высоким уровнем шифрования.Они полезны для конфиденциальной информации, находящейся в пути или в хранении, как внутри, так и извне. Эти функции обеспечивают гораздо больше, чем потребности потребителей, – помогают организациям избежать судебных исков, вызванных перехватом и утечкой конфиденциальной информации. Проще говоря, автоматизированные рабочие процессы приводят к меньшему количеству бизнес-ошибок в организации.

Кроме того, решения DMS как технологии корпоративного уровня помогают очень быстро извлекать правильные документы, формы и данные и поддерживают регулярное автоматическое резервное копирование в центры обработки данных с несколькими точками присутствия.Взлом корпоративной или организационной информации с DMS практически невозможен. Эти специфичные для системы управления документами функции резервного копирования также обеспечивают непрерывность информации для организаций в случае стихийных бедствий или вторжений в офис, будь то центральное или удаленное место. Кроме того, емкость хранилища решений корпоративного уровня намного больше, чем у технологий потребительского уровня.

Таким образом, хотя типичная система управления документами дороже, чем технологии потребительского уровня, она имеет большую сравнительную рентабельность, поскольку ее функции предназначены для использования целыми организациями, а не домашними хозяйствами.

Что такое большие данные и почему они важны?

Большие данные – это комбинация структурированных, полуструктурированных и неструктурированных данных, собранных организациями, которые могут быть добыты для получения информации и использованы в проектах машинного обучения, прогнозного моделирования и других приложений расширенной аналитики.

Системы, обрабатывающие и хранящие большие данные, стали обычным компонентом архитектур управления данными в организациях в сочетании с инструментами, поддерживающими использование аналитики больших данных.Большие данные часто характеризуются тремя буквами V:

  • большой объем данных во многих средах;
  • широкий спектр разнообразных типов данных, часто хранимых в системах больших данных; и
  • скорость , при которой большая часть данных генерируется, собирается и обрабатывается.

Эти характеристики были впервые определены в 2001 году Дугом Лэйни, тогдашним аналитиком консалтинговой фирмы Meta Group Inc .; Gartner еще больше популяризировал их после приобретения Meta Group в 2005 году.Совсем недавно к различным описаниям больших данных были добавлены несколько других V, включая достоверность , значение и изменчивость .

Хотя большие данные не приравниваются к какому-либо конкретному объему данных, развертывание больших данных часто включает терабайты, петабайты и даже эксабайты данных, создаваемых и собираемых с течением времени.

Важность больших данных

Компании используют большие данные в своих системах для улучшения операций, улучшения обслуживания клиентов, создания персонализированных маркетинговых кампаний и других действий, которые, в конечном итоге, могут увеличить доход и прибыль.Компании, которые ее эффективно используют, имеют потенциальное конкурентное преимущество перед теми, кто этого не делает, потому что они могут принимать более быстрые и обоснованные бизнес-решения.

Например, большие данные предоставляют ценную информацию о клиентах, которую компании могут использовать для уточнения своего маркетинга, рекламы и рекламных акций, чтобы повысить вовлеченность клиентов и коэффициент конверсии. Как исторические данные, так и данные в реальном времени могут быть проанализированы для оценки меняющихся предпочтений потребителей или корпоративных покупателей, что позволяет предприятиям лучше реагировать на желания и потребности клиентов.

Большие данные также используются медицинскими исследователями для выявления признаков заболеваний и факторов риска, а врачами – для диагностики заболеваний и состояний здоровья пациентов. Кроме того, сочетание данных из электронных медицинских карт, сайтов социальных сетей, Интернета и других источников дает организациям здравоохранения и правительственным учреждениям самую свежую информацию об угрозах или вспышках инфекционных заболеваний.

Вот еще несколько примеров того, как большие данные используются организациями:

  • В энергетической отрасли большие данные помогают нефтегазовым компаниям определять потенциальные места бурения и контролировать работу трубопроводов; Аналогичным образом, коммунальные предприятия используют его для отслеживания электрических сетей.
  • Финансовые компании используют системы больших данных для управления рисками и анализа рыночных данных в реальном времени.
  • Производители и транспортные компании полагаются на большие данные для управления цепочками поставок и оптимизации маршрутов доставки.
  • Другое государственное использование включает реагирование на чрезвычайные ситуации, предупреждение преступности и инициативы «умного города».
Вот некоторые из бизнес-преимуществ, которые организации могут получить, используя большие данные.

Примеры больших данных

Большие данные поступают из множества источников – некоторыми примерами являются системы обработки транзакций, клиентские базы данных, документы, электронные письма, медицинские записи, журналы посещений в Интернете, мобильные приложения и социальные сети.Он также включает данные, созданные машинами, такие как файлы журналов сети и сервера, а также данные датчиков на производственных машинах, промышленном оборудовании и устройствах Интернета вещей.

Помимо данных из внутренних систем, среды больших данных часто включают внешние данные о потребителях, финансовых рынках, погодных условиях и условиях дорожного движения, географическую информацию, научные исследования и многое другое. Изображения, видео и аудиофайлы также являются формами больших данных, и многие приложения для работы с большими данными включают потоковые данные, которые обрабатываются и собираются на постоянной основе.

Разбивка больших данных по буквам

Объем – это наиболее часто упоминаемая характеристика больших данных. Среда больших данных не обязательно должна содержать большой объем данных, но в большинстве случаев это происходит из-за характера данных, которые собираются и хранятся в них. Клики-потоки, системные журналы и системы потоковой обработки являются одними из источников, которые обычно производят огромные объемы данных на постоянной основе.

Большие данные также включают в себя широкий спектр типов данных, включая следующие:

  • структурированные данные, такие как транзакции и финансовые записи;
  • неструктурированных данных, таких как текст, документы и мультимедийные файлы; и
  • полуструктурированные данные, такие как журналы веб-сервера и потоковые данные с датчиков.

В системах больших данных может потребоваться совместное хранение и управление различными типами данных. Кроме того, приложения для работы с большими данными часто включают в себя несколько наборов данных, которые нельзя интегрировать заранее. Например, проект по анализу больших данных может попытаться спрогнозировать продажи продукта путем сопоставления данных о прошлых продажах, возвратах, онлайн-обзорах и обращениях в службу поддержки.

Скорость – это скорость, с которой генерируются данные, которые должны обрабатываться и анализироваться. Во многих случаях наборы больших данных обновляются в режиме реального или почти в реальном времени вместо ежедневных, еженедельных или ежемесячных обновлений, выполняемых во многих традиционных хранилищах данных.Управление скоростью передачи данных также важно, поскольку анализ больших данных расширяется до машинного обучения и искусственного интеллекта (ИИ), где аналитические процессы автоматически находят закономерности в данных и используют их для получения информации.

Дополнительные характеристики больших данных

Помимо исходных трех V, вот подробности о некоторых других, которые сейчас часто ассоциируются с большими данными:

  • Под достоверностью понимается степень точности наборов данных и их достоверность.Необработанные данные, собранные из различных источников, могут вызвать проблемы с качеством данных, которые может быть трудно определить. Если их не исправить с помощью процессов очистки данных, неверные данные приводят к ошибкам анализа, которые могут подорвать ценность инициатив бизнес-аналитики. Команды управления данными и аналитики также должны убедиться, что у них есть достаточно точных данных для получения достоверных результатов.
  • Некоторые специалисты по обработке данных и консультанты также добавляют ценность списку характеристик больших данных. Не все собранные данные имеют реальную ценность для бизнеса или выгоды.В результате организациям необходимо подтвердить, что данные относятся к актуальным бизнес-задачам, прежде чем они будут использоваться в проектах по анализу больших данных.
  • Вариабельность также часто применяется к наборам больших данных, которые могут иметь несколько значений или по-разному форматироваться в отдельных источниках данных – факторы, которые еще больше усложняют управление большими данными и аналитику.

Некоторые люди приписывают большим данным еще больше V; были созданы различные списки от семи до 10.

Характеристики больших данных обычно описываются словами, начинающимися с буквы «v», включая эти шесть.

Как хранятся и обрабатываются большие данные

Большие данные часто хранятся в озере данных. Хотя хранилища данных обычно строятся на основе реляционных баз данных и содержат только структурированные данные, озера данных могут поддерживать различные типы данных и обычно основаны на кластерах Hadoop, службах хранения облачных объектов, базах данных NoSQL или других платформах больших данных.

Многие среды больших данных объединяют несколько систем в распределенную архитектуру; например, центральное озеро данных может быть интегрировано с другими платформами, включая реляционные базы данных или хранилище данных.Данные в системах больших данных можно оставить в необработанном виде, а затем отфильтровать и упорядочить по мере необходимости для конкретных аналитических целей. В других случаях он предварительно обрабатывается с помощью инструментов интеллектуального анализа данных и программного обеспечения для подготовки данных, поэтому он готов для приложений, которые запускаются регулярно.

Обработка больших данных предъявляет высокие требования к базовой вычислительной инфраструктуре. Требуемая вычислительная мощность часто обеспечивается кластерными системами, которые распределяют рабочие нагрузки обработки между сотнями или тысячами обычных серверов с использованием таких технологий, как Hadoop и механизм обработки Spark.

Получение такой вычислительной мощности рентабельным способом – непростая задача. В результате облако является популярным местом для систем больших данных. Организации могут развертывать свои собственные облачные системы или использовать управляемые предложения «большие данные как услуга» от поставщиков облачных услуг. Пользователи облака могут масштабировать необходимое количество серверов на время, достаточное для выполнения проектов по анализу больших данных. Компания платит только за используемое хранилище и время вычислений, а облачные экземпляры можно отключить до тех пор, пока они снова не понадобятся.

Как работает аналитика больших данных

Чтобы получать достоверные и релевантные результаты от приложений для анализа больших данных, специалисты по обработке данных и другие аналитики данных должны хорошо разбираться в доступных данных и понимать, что они в них ищут. Это делает подготовку данных, которая включает профилирование, очистку, проверку и преобразование наборов данных, важным первым шагом в процессе аналитики.

После того, как данные собраны и подготовлены для анализа, можно применять различные дисциплины науки о данных и расширенной аналитики для запуска различных приложений с использованием инструментов, которые предоставляют функции и возможности анализа больших данных.Эти дисциплины включают машинное обучение и его ответвление глубокого обучения, прогнозное моделирование, интеллектуальный анализ данных, статистический анализ, потоковую аналитику, интеллектуальный анализ текста и многое другое.

Используя данные клиентов в качестве примера, различные отрасли аналитики, которые могут быть выполнены с наборами больших данных, включают следующее:

  • Сравнительный анализ. Это анализирует показатели поведения клиентов и взаимодействие с клиентами в режиме реального времени, чтобы сравнить продукты, услуги и брендинг компании с продуктами ее конкурентов.
  • Прослушивание в социальных сетях . Это анализирует, что люди говорят в социальных сетях о компании или продукте, что может помочь выявить потенциальные проблемы и целевую аудиторию для маркетинговых кампаний.
  • Маркетинговая аналитика . Это предоставляет информацию, которая может быть использована для улучшения маркетинговых кампаний и рекламных предложений для продуктов, услуг и бизнес-инициатив.
  • Анализ настроений. Все собранные данные о клиентах могут быть проанализированы, чтобы выявить их отношение к компании или бренду, уровень удовлетворенности клиентов, потенциальные проблемы и способы улучшения обслуживания клиентов.

Технологии управления большими данными

Hadoop, платформа распределенной обработки с открытым исходным кодом, выпущенная в 2006 году, изначально была в центре большинства архитектур больших данных. Развитие Spark и других механизмов обработки отодвинуло MapReduce, движок, встроенный в Hadoop, в сторону. Результатом является экосистема технологий больших данных, которые могут использоваться для разных приложений, но часто развертываются вместе.

Платформы больших данных и управляемые услуги, предлагаемые поставщиками ИТ, объединяют многие из этих технологий в одном пакете, в основном для использования в облаке.В настоящее время это включает следующие предложения, перечисленные в алфавитном порядке:

  • Amazon EMR (ранее Elastic MapReduce)
  • Платформа данных Cloudera
  • Google Cloud Dataproc
  • HPE Ezmeral Data Fabric (ранее MapR Data Platform)
  • Microsoft Azure HDInsight

Для организаций, которые хотят самостоятельно развернуть системы больших данных, локально или в облаке, технологии, доступные им в дополнение к Hadoop и Spark, включают следующие категории инструментов:

  • хранилищ репозиториев, таких как распределенная файловая система Hadoop (HDFS) и облачные службы хранилища объектов, которые включают Amazon Simple Storage Service (S3), Google Cloud Storage и Azure Blob Storage;
  • Фреймворки управления кластером
  • , такие как Kubernetes, Mesos и YARN, встроенный диспетчер ресурсов и планировщик заданий Hadoop, что означает еще один согласователь ресурсов, но широко известен только по аббревиатуре;
  • Механизмы потоковой обработки
  • , такие как Flink, Hudi, Kafka, Samza, Storm и модули потоковой передачи Spark и структурированной потоковой передачи, встроенные в Spark;
  • баз данных NoSQL, которые включают Cassandra, Couchbase, CouchDB, HBase, MarkLogic Data Hub, MongoDB, Neo4j, Redis и другие различные технологии;
  • Платформы для озера данных и хранилищ данных
  • , в том числе Amazon Redshift, Delta Lake, Google BigQuery, Kylin и Snowflake; и
  • SQL-запросов, таких как Drill, Hive, Impala, Presto и Trino.

Проблемы с большими данными

В связи с проблемами вычислительной мощности, разработка архитектуры больших данных является общей проблемой для пользователей. Системы больших данных должны быть адаптированы к конкретным потребностям организации, что требует самостоятельной работы, которая требует, чтобы ИТ-отделы и группы управления данными собрали индивидуальный набор технологий и инструментов. Развертывание систем больших данных и управление ими также требует новых навыков по сравнению с теми, которыми обычно обладают администраторы баз данных и разработчики, специализирующиеся на реляционном программном обеспечении.

Обе эти проблемы можно решить с помощью управляемой облачной службы, но ИТ-менеджерам необходимо внимательно следить за использованием облака, чтобы гарантировать, что расходы не выйдут из-под контроля. Кроме того, перенос локальных наборов данных и обработка рабочих нагрузок в облако часто является сложным процессом.

Другие проблемы в управлении системами больших данных включают обеспечение доступности данных для специалистов по данным и аналитиков, особенно в распределенных средах, которые включают сочетание различных платформ и хранилищ данных.Чтобы помочь аналитикам находить нужные данные, группы управления данными и аналитики все чаще создают каталоги данных, которые включают в себя функции управления метаданными и передачи данных. Процесс интеграции наборов больших данных также часто бывает сложным, особенно когда факторами являются разнообразие и скорость данных.

Ключи к эффективной стратегии больших данных

В организации разработка стратегии больших данных требует понимания бизнес-целей и данных, которые в настоящее время доступны для использования, а также оценки потребности в дополнительных данных для достижения целей.Следующие шаги, которые необходимо предпринять, включают следующее:

  • приоритизация запланированных вариантов использования и приложений;
  • определение необходимых новых систем и инструментов;
  • создание дорожной карты развертывания; и
  • оценка внутренних навыков для определения необходимости переподготовки или найма.

Чтобы наборы больших данных были чистыми, непротиворечивыми и использовались должным образом, программа управления данными и связанные с ними процессы управления качеством также должны быть приоритетами.Другие передовые методы управления и анализа больших данных включают сосредоточение внимания на потребностях бизнеса в информации по доступным технологиям и использование визуализации данных для помощи в обнаружении и анализе данных.

Практика и правила сбора больших данных

По мере роста сбора и использования больших данных возрастает вероятность неправильного использования данных. Общественный протест по поводу утечки данных и других нарушений конфиденциальности личных данных привел к тому, что Европейский Союз утвердил Общие правила защиты данных (GDPR), закон о конфиденциальности данных, который вступил в силу в мае 2018 года.GDPR ограничивает типы данных, которые могут собирать организации, и требует согласия отдельных лиц или соблюдения других указанных причин для сбора персональных данных. Он также включает положение о праве на забвение, которое позволяет резидентам ЕС просить компании удалить их данные.

Хотя в США нет аналогичных федеральных законов, Закон Калифорнии о конфиденциальности потребителей (CCPA) направлен на предоставление жителям Калифорнии большего контроля над сбором и использованием их личной информации компаниями, ведущими бизнес в штате.CCPA был подписан в 2018 году и вступил в силу 1 января 2020 года.

Чтобы обеспечить соблюдение таких законов, предприятиям необходимо тщательно управлять процессом сбора больших данных. Должны быть введены средства контроля для выявления регулируемых данных и предотвращения доступа к ним неуполномоченных сотрудников.

Человеческая сторона управления большими данными и аналитики

В конечном итоге бизнес-ценность и преимущества инициатив по работе с большими данными зависят от сотрудников, которым поручено управлять и анализировать данные.Некоторые инструменты для работы с большими данными позволяют менее техническим пользователям запускать приложения для прогнозной аналитики или помогают предприятиям развернуть подходящую инфраструктуру для проектов с большими данными, сводя к минимуму потребность в оборудовании и распределенном программном обеспечении.

Большие данные можно противопоставить небольшим данным – термин, который иногда используется для описания наборов данных, которые можно легко использовать для самостоятельной бизнес-аналитики и аналитики. Часто цитируемая аксиома гласит: «Большие данные предназначены для машин, небольшие данные – для людей».

Системы обработки транзакций и управленческой отчетности

Системы обработки транзакций и управленческой отчетности Глава 9

Обработка и управление транзакциями Системы отчетности

9.1 Функции систем обработки транзакций

A транзакция – элементарное действие проводимых во время деловых операций. Системы обработки транзакций (TPS) обрабатывать бизнес-операции компании и, таким образом, поддерживать операции предприятие. TPS записывает саму транзакцию без запроса, а также все ее последствия, в базе данных и производит документы, относящиеся к сделке.

TPS необходимы для ведения бизнеса практически в любом организация сегодня.TPS переносят данные в организационные базы данных, эти системы также фундамент, на котором зиждутся информационные системы, ориентированные на управление.

Системные диаграммы [Рисунок 9.1]

Системные диаграммы – это хорошо зарекомендовавшие себя инструменты, которые используется для описания TPS. Эти диаграммы показывают источники ввода в систему, основные этапы обработки, хранение данных и выходные данные системы.

Режимы обработки транзакций [Рисунки 9.2 и 9.3]

Обработка транзакции может выполняться в одном из два режима:

1.Он-лайн режим

2. Пакетный режим

Характеристики он-лайн обработки транзакций:

1. Каждая транзакция полностью обрабатывается немедленно. при входе.

2. OLAP – наиболее распространенный из используемых сегодня режимов

3. Дороже, чем пакетная обработка

4. База данных всегда в актуальном состоянии

5. Требовать использования быстрого вторичного хранилища, такого как магнитные диски

Характеристики пакетной обработки транзакций:

1.Опирается на накопление данных о транзакциях в период времени, а затем обрабатывать всю партию сразу.

2. Пакетная обработка обычно циклическая: ежедневно, еженедельно, или ежемесячный цикл выполнения устанавливается в зависимости от характера транзакций

3. Дешевле, чем онлайн-обработка

4. Легче контролировать, чем он-лайн обработка

5. База данных постоянно устаревает

6. Пакетная обработка теперь записывается с помощью диска. файлы

9.2 подсистемы обработки транзакций в фирме [Рисунок 9.4]

Общая обработка транзакций, также известная как данные переработка, отражает основные виды деятельности фирмы. Главный подсистемы обработки транзакций в фирме – это те, которые поддерживают:

1. Продажи

2. Производство

3. Опись

4. Закупка

5. Доставка

6. Получение

7. Кредиторская задолженность

8. Биллинг

9.Дебиторская задолженность

10. Заработная плата

11. Главная книга

9.3 Операции обработки транзакций

Обработка отдельных транзакций, конечно, в какой-то степени зависит от их природы. Общие элементы обработки транзакций включают:

1. Сбор и проверка данных

2. Шаги обработки, зависящие от транзакции

3. Ведение базы данных

Дата захвата

Прямые данные запись обычно используется за счет автоматизации исходных данных.Системы обработки транзакций все чаще полагаются на электронный обмен данными (EDI). Путем замены бумажных документов форматированной транзакцией данные, передаваемые по телекоммуникационным сетям, эти системы обеспечивают межкомпьютерную общение без повторного ввода данных. Несмотря на то, что некоторые фирмы используют внутри компании, EDI в первую очередь обслуживает потребности внутрифирменной коммуникации.

Проверка данных

Типичные валидационные тесты включают проверку на отсутствие элементы данных, допустимые коды и допустимые значения.Более обширная проверка может повлечь за собой авторизация транзакции на основе client = s запись и доступный инвентарь.

Этапы обработки зависят от транзакции и от Режим обработки

В зависимости от характера сделки и от независимо от того, работает ли система в оперативном или пакетном режиме, следующие этапы обработки могут быть выполнено:

1. Классификация Система классифицирует входящие транзакции, чтобы выбрать дальнейшие этапы обработки.

2. Сортировка Записи операций расположены в порядке значение элемента (ов) данных, однозначно идентифицирующего каждый из них.

3. Получение данных Цель транзакции запроса. извлечение данных из базы данных. Другие транзакции могут включать извлечение данных как хорошо.

4. Расчет Необходимые расчеты зависят от характер сделки.

5. Обобщение Обычно выполняется для получения простых отчеты, предлагаемые TPS, на этом этапе вычисляются сводки по всем или некоторым из сделки.

Обслуживание базы данных

После операций, отличных от запросов, системные файлы или базы данных должны быть обновлены. Таким образом, данные, накопленные TPS, служат источником деталь для ориентированных на управление компонентов информационных систем.

9.4 Выходы, обеспечиваемые системами обработки транзакций

Выходы, предоставляемые TPS, могут быть классифицированы как:

1. Операционные документы

2. Ответы на запросы

3.Отчеты

Документы по сделке

Многие TPS создают транзакционные документы, такие как счета-фактуры, заказы на покупку или чеки заработной платы. Эти транзакционные документы, подготовленные TPS можно разделить на два класса: документы действий и информационные документы.

1. Документы действий предписывают действие происходит. Контрольные документы инициируют действие и после его завершения возвращаются в запрашивающее агентство. Поэтому они также служат входными документами для другого сделка.

2. Информационные документы подтверждают, что транзакция состоялась или сообщить об одной или нескольких транзакциях. Сделка документы требуют ручной обработки и, в некоторых случаях, распространения нескольких копий. В процесс является дорогостоящим и может привести к несоответствиям, если одна из копий не сможет достичь своей пункт назначения.

Ответы на запросы и отчеты

TPS предлагает определенные запросы и простые отчеты возможности, хотя и менее сложные, чем у систем управленческой отчетности.Наиболее запросы создают экран с информацией. Однако отчеты также часто создаются как результат запросов.

В отличие от систем управленческой отчетности, TPS обычно предоставлять ограниченный набор заранее запланированных отчетов. Содержание и формат таких отчетов запрограммированы в программное обеспечение TPS, и отчеты готовятся по графику. Отчеты TPS часто бывают довольно длинными.

TPS создает следующие типы отчетов:

1. Журналы транзакций – это списки всех транзакций. обрабатываются во время запуска системы и включают манифесты заказов на закупку или регистры продаж.

2. Отчеты об ошибках (редактирование) – список отчетов об ошибках. транзакции были обнаружены ошибочными во время обработки. Они идентифицируют ошибку и иногда также перечисляют соответствующий главный файл или записи базы данных.

3. Подробные отчеты – подробные отчеты представляют собой выдержки из база данных, в которой перечислены записи, удовлетворяющие определенным критериям.

4. Сводные отчеты – готовятся типовые сводные отчеты. по TPS включают финансовую отчетность.

9,5 От электронного обмена данными (DEI) до Электронная торговля [Рисунок 9.6]

Известным средством автоматизации исходных данных является обмен электронными данными. Электронный обмен данными (EDI) – это компьютер к компьютеру обмен электронными документами по сделке с участием как минимум двух торговых партнеров. Благодаря EDI бумажные транзакционные документы, такие как заказы на поставку или счета-фактуры, исключаются. и заменены стандартизированными электронными коммуникациями. EDI подчеркивает большую часть электронная торговля, позволяя компаниям заключать коммерческие сделки на телекоммуникационные сети и, в частности, Интернет.

Компоненты

EDI включают следующее:

1. Стандарты операций

– обмен сообщениями в стандартной форме согласован на участвующих партнеров.

2. Промышленный стандарт для идентификации продукции

– партнеры должны согласовать стандартный способ идентифицировать свои продукты.

3. Программа для перевода

– программное обеспечение для перевода преобразует входящий EDI сообщения в формате, который может использоваться приложениями фирмы-владельца.

4. Телекоммуникационные системы

– EDI может осуществляться через прямой телекоммуникационные связи между партнерами с использованием сети с добавленной стоимостью (VAN) от стороннего поставщика или через Интернет. Помимо других услуг, фургоны поставляют электронные почтовые ящики, в которых могут храниться сообщения для адресата.

Помимо прямой экономии, EDI имеет значительный потенциал в конкурентные и стратегические приложения информационных технологий. Среди основных эффекты:

1.Сжатие бизнес-цикла за счет ускорения связь

2. Поддержка соревновательных режимов, основанных на времени, таких как своевременная производственная стратегия, которая сокращает или даже устраняет запасы, и быстрая ответные стратегии розничной торговли

3. Активизация отношений между торговыми партнерами. Это связано с затратами на переход на другую систему EDI после того, как данная система уже установлена. и чтобы избежать недоразумений из-за ошибок, часто возникающих при обмене бумагами. документы.

9.6 Системы управленческой отчетности [Рисунок 9.8]

Характеристики систем управленческой отчетности

Системы управленческой отчетности являются наиболее сложными из информационные системы, ориентированные на управление. Основная цель управленческой отчетности системы (MRS) должны предоставлять руководству низшего и среднего звена печатные или электронные отчеты и с возможностями запроса, чтобы помочь поддерживать оперативный и управленческий контроль над предприятие.

Характеристики MRS включают:

1. Обычно они разрабатываются информационными системами. профессионалы, а не конечные пользователи, в течение длительного периода времени, с использованием методологии разработки, ориентированные на жизненный цикл, в отличие от быстрой разработки создание более простой системы-прототипа, а затем ее доработка в соответствии с пользовательским опытом.

2. Эти системы созданы для ситуаций, в которых требования к информации достаточно хорошо известны и, как ожидается, останутся относительно стабильный.

3. MRS не поддерживают принятие решений напрямую. процесс как поиск альтернативных решений проблем и выбор решение, которое будет реализовано.

4. MRS ориентированы на отчетность о прошлом и настоящее, а не проектирование будущего.

5. MRS обычно имеют ограниченные аналитические возможности. Они не построены на сложных моделях, а полагаются на извлечение данных из базы данных по заданным критериям и по обобщению данных.

6. MRS в основном отчитываются о внутренней деятельности компании. вместо того, чтобы выходить за границы компании предоставление внешней информации.

Отчетность по системам управленческой отчетности

MRS могут создавать отчеты либо непосредственно из база данных, собранная и поддерживаемая системой обработки транзакций или из баз данных для этой цели выделено из центральной базы данных. Отдельные побочные базы данных могут быть создано по нескольким причинам, например:

1.Предотвращение вмешательства и задержек в транзакции обработка

2. Обеспечение безопасности центральных баз данных

3. Экономия за счет использования локальных баз данных, доступных для местным менеджерам, чтобы противостоять большим телекоммуникационным расходам на работу с центральным база данных.

MRS предоставляют следующие типы отчетов:

1. Плановые (периодические) отчеты

– обставляются ежедневно, еженедельно, раз в две недели и т. Д. на регулярной основе в зависимости от необходимости принятия решения.

– формат и информационное наполнение расписания отчеты фиксируются заранее. Однако очень важно определить основные информационные потребности различных менеджеров для облегчения принятия решений каждым менеджером и предотвращения информации перегрузка.

– концепция отчетности об ответственности обычно прикладной – менеджеры получают отчеты в рамках своих конкретных сфер ответственности.

– возникает иерархия отчетов о производительности, с каждым отчет, включающий только те элементы, которыми может управлять менеджер.

2. Отчеты об исключениях

– выдается только при предустановленном A Вне пределов @ условия возникают и содержат только информацию об этих условиях . Исключение отчетность помогает менеджерам избегать изучения данных об инцидентах и ​​сосредоточиться на отклонениях от нормы и по необычным событиям.

3. Отчеты о спросе (специальные)

– возможность менеджера запросить отчет о спросе или вывод на экран по мере необходимости повышает гибкость использования MRS и дает конечному пользователю возможность запрашивать информацию и формат, который наилучшим образом соответствует его или ее потребностям.Запрос языки, предоставляемые СУБД, делают данные доступными для составления отчетов о спросе.

9.7 Стратегический потенциал обработки транзакций и Системы управленческой отчетности

TPS может способствовать внедрению основных технологических инноваций. Обновленные бизнес-процессы, поддерживаемые TPS, пронизывают функциональные бизнес-направления и может обеспечить быстрое и качественное обслуживание клиентов. Стратегические TPS могут стать источником конкурентное преимущество или конкурентный паритет за счет сосредоточения внимания на внутреннем или клиентском ориентированные процессы.

Клиентоориентированный характер многих TPS позволяет некоторым фирмам возможность получить конкурентное преимущество за счет предоставления уникальных систем. Некоторые из типы информационных систем, основанных на этих возможностях, которые могут быть использованы для конкурентный эффект включает:

1. Системы отслеживания – системы управленческой отчетности, постоянно отслеживать статус проекта или продукта в стадии разработки.

2. Локационные системы – TPS, отслеживающие географические местонахождение материалов или транспортных средств.

3. Системы управления активами – TPS и MRS, поддерживающие и сообщать в режиме онлайн о состоянии финансовой инвентаризации и людских ресурсов.

Взаимодействие в здравоохранении | HIMSS

Государственная политика и меры правительства

Для достижения функциональной совместимости на сегодняшний день требуется участие, руководство и регулирование со стороны правительства. Усилия государственной политики могут способствовать развитию рамок доверительного обмена, согласованию и обучению заинтересованных сторон существующим и появляющимся стандартам и расширению участия заинтересованных сторон для обеспечения инклюзивной экосистемы обмена для координации и непрерывности медицинской помощи.Ниже приводятся примеры того, как правительства работали над облегчением обмена как внутри США, так и в странах по всему миру.

Политика и инициативы США

С целью обеспечения повсеместного, совместимого и общенационального обмена данными Министерство здравоохранения и социальных служб США (HHS) приняло и внедрило ряд законов, нормативных актов и руководств для дальнейшего внедрения основанных на стандартах подходов к взаимодействию.

Лекарства 21 века: основные положения

Среди положений об ИТ в сфере здравоохранения, изложенных в документе «21st Century Cures», многие разделы содержат директивы для ONC, центров Medicare и Medicaid Services (CMS) и других агентств, касающиеся улучшения взаимодействия.

  • Проект Trusted Exchange Framework и Общее соглашение включает политики, процедуры и технические стандарты, которые основываются на существующих возможностях сети медицинской информации и позволяют им работать вместе для обеспечения единого доступа к электронной медицинской информации независимо от разработчика, медицинской информации обмена, или где находятся записи пациента.
  • Основные данные США для взаимодействия – это «стандартизированный набор классов данных о состоянии здоровья и составных элементов данных для общенационального интероперабельного обмена информацией о здоровье». «Класс данных» – это «агрегирование различных элементов данных по общей теме или варианту использования».
  • Окончательное постановление о взаимодействии ONC и блокировке информации реализует ключевые положения Закона 21 века о лечении, ориентированные на продвижение функционально совместимого обмена; поддержка доступа, обмена и использования электронной информации о здоровье; и устранение случаев блокировки информации.Правило призывает к ускоренному использованию медицинских API. Сертифицированная ИТ-служба здравоохранения ONC должна иметь стандартизованные API-интерфейсы для обслуживания пациентов и населения и соответствовать особым требованиям, изложенным в Условиях API и Поддержании сертификации. Что наиболее важно, регулирование требует, чтобы основные данные США для взаимодействия были доступны поставщикам медицинских услуг и пациентам «без особых усилий».
  • Закон о лечении поручает ONC создание программы отчетности по EHR в качестве условия их сертификации и поддержания сертификации.ONC имеет процесс получения обратной связи от отрасли о том, какие критерии и методы сбора следует изучить для этой программы. Критерии отчетности программы направлены на рассмотрение следующих пяти категорий: безопасность, функциональная совместимость, удобство использования и дизайн, ориентированный на пользователя, соответствие сертификационным испытаниям и другие категории, необходимые для измерения производительности сертифицированной технологии EHR.

Параллельно с выпуском окончательного регламента по взаимодействию ONC и блокировке информации, CMS также изложила окончательный регламент взаимодействия и доступа пациентов в рамках своей инициативы MyHealthEData, направленной на обеспечение обмена медицинской информацией и доступа пациентов к ней путем предоставления данных о пациентах. использование полномочий CMS для регулирования программ Medicare Advantage, Medicaid, Children’s Health Insurance Plan и Qualified Health Plan на биржах, поддерживаемых федеральным правительством.

Рекомендации по стандартам совместимости

Процесс предоставления рекомендаций по стандартам совместимости (ISA) представляет собой единый открытый список стандартов и спецификаций реализации, опубликованный ONC. ONC координирует идентификацию, оценку и определение этих рекомендуемых стандартов и спецификаций реализации для использования в промышленности с целью удовлетворения конкретных потребностей взаимодействия в области клинической медицины. Заинтересованным сторонам рекомендуется внедрять и использовать эти рекомендуемые стандарты в соответствии с их потребностями.

ISA состоит из разделов с соответствующими потребностями взаимодействия, каждый из которых включает один или несколько стандартов или спецификаций реализации для выполнения перечисленных потребностей. Перечислены дополнительные характеристики этих стандартов и спецификаций реализации, чтобы проинформировать заинтересованные стороны о зрелости и принятии. К ним относятся:

  1. Уровень принятия: Приблизительный средний уровень принятия для данного конкретного варианта использования в здравоохранении в США.
  2. Стоимость: Сообщает, взимается ли плата за приобретение, лицензирование или получение членства за доступ или использование рекомендованного стандарта или спецификации реализации.
  3. Статус федерального требования: Сообщает, был ли стандарт или спецификация реализации утверждена в нормативном акте, указана ли ссылка в качестве требования федеральной программы или указана ли ссылка в федеральной закупке (например, в контракте или гранте).
  4. Зрелость реализации: Передает зрелость в зависимости от состояния реализации.
  5. Зрелость процесса стандартизации: Передает зрелость с точки зрения его стадии в рамках процесса утверждения / голосования конкретной организации.
  6. Доступность инструмента тестирования: Сообщает, доступен ли инструмент тестирования для оценки соответствия ИТ-инфраструктуры стандарту или спецификации реализации.
Современные стандарты точной медицины

Этот проект ONC направлен на стандартизацию данных, полученных за пределами традиционных условий оказания медицинской помощи. В рамках инициативы по прецизионной медицине он фокусируется на стандартах в двух областях:

  1. Мобильное здоровье, датчики и носимые данные
  2. Данные о социальных детерминантах здоровья
Полигон для испытаний на совместимость

ONC размещает открытую платформу сообщества, где отдельные лица и организации могут делиться опытом и учиться на проектах, реализуемых в США и за рубежом.

Данные: Кампания “Элементаль за здоровье”

HIMSS и PCHAlliance настоятельно призывают приоритезировать необходимое финансирование и техническую помощь для реализации современных информационных и технологических стратегий здравоохранения, чтобы обеспечить своевременную совместимость и обмен данными эпиднадзора за общественным здоровьем. Важным компонентом является работа в партнерстве с Ассоциацией лабораторий общественного здравоохранения, Государственным и территориальным советом эпидемиологов и Национальной ассоциацией статистики общественного здравоохранения и информационных систем, которые поддерживают эти многолетние усилия по модернизации систем данных, эпиднадзора и аналитики общественного здравоохранения. в CDC, а также в государственных, местных и племенных отделах здравоохранения.Финансирование, включенное в Пакет ассигнований на 2020 финансовый год и Закон о помощи в связи с коронавирусом, чрезвычайной помощи и экономической безопасности (CARES), поможет решить некоторые проблемы, но в долгосрочной перспективе нам нужен предсказуемый и устойчивый источник финансирования для полного решения этой проблемы. .

Инициативы взаимодействия на государственном уровне

В США государственные агентства здравоохранения управляют и отслеживают информацию по иммунизации, инфекционным заболеваниям и статистике естественного движения населения, однако им часто не хватает достаточного финансирования для обеспечения обновления своих информационных систем и соответствия национальным стандартам и профилям.Обмен медицинской информацией, который осуществляется государственными или частными организациями, в зависимости от штата и региона, направлен на обеспечение надежного и стандартизованного обмена данными между организациями общественного здравоохранения, а также государственными и местными департаментами здравоохранения.

Глобальная государственная политика и инициативы

На международном уровне министерства здравоохранения и правительства реализуют ряд инициатив, направленных на дальнейшее развитие усилий по обеспечению совместимости на страновом и трансграничном уровнях.

Глобальное партнерство в области цифрового здравоохранения (GDHP) – это сотрудничество более 40 правительств и территорий, правительственных агентств и Всемирной организации здравоохранения, созданное для поддержки эффективного внедрения услуг цифрового здравоохранения. Функциональная совместимость – это один из различных рабочих потоков, исследуемых GDHP. Предлагаемые мероприятия рабочего потока сосредоточены на возникающих проблемах обмена данными о пациентах между поставщиками медицинских услуг, организациями, лицами, осуществляющими уход, и пациентами. Эти проблемы отчасти являются технической проблемой для систем здравоохранения, врачей и пациентов, однако они также создают значительные риски для безопасности пациентов и отвлекают от высококачественного скоординированного ухода и эффективного оказания услуг.В отчете GDHP рассказывается о различных усилиях правительства из 15 стран-участниц.

В Европе формат обмена ЭУЗ ЕС разработал сеть электронного здравоохранения ЕС для поддержки цифровой трансформации здравоохранения и медицинской помощи в ЕС, стремясь разблокировать поток данных о здоровье через границы и поддержать выполнение Директивы о трансграничном здравоохранении. Рекомендация направлена ​​на облегчение трансграничного обмена ЭМК в ЕС путем поддержки государств-членов в их усилиях по обеспечению того, чтобы граждане могли безопасно получать доступ к своим данным о здоровье и обмениваться ими, где бы они ни находились в ЕС.Это поможет гражданам быстро получить доступ к своим медицинским данным и поделиться ими с медицинскими работниками, например, при консультации со специалистом или получении неотложной помощи в другой стране ЕС.

Магистральной инфраструктурой обмена EHR является EHDSI. EHDSI состоит из услуг и инфраструктуры, в которых используются информационные и коммуникационные технологии для обеспечения трансграничных медицинских услуг. Первоначальное внимание уделяется обмену базовой медицинской информацией, в том числе:

  • ePatient Summary для обеспечения доступа к проверенным ключевым данным о здоровье пациента во время незапланированного обращения за медицинской помощью за границей
  • электронных рецептов, позволяющих пациентам получать лечение за границей, эквивалентное тому, которое они получали бы в своей стране

Ряд стран ЕС уже обмениваются сводками электронных пациентов и электронными рецептами.В рамках EHDSI Финляндия и Эстония одними из первых внедрили инфраструктуры для поддержки обмена сводками пациентов, используя платформу X-Road, бесплатное решение уровня обмена данными с открытым исходным кодом, которое позволяет организациям безопасно обмениваться информацией через Интернет. На следующих этапах будут представлены результаты лабораторных исследований, медицинские снимки и отчеты, а также письма о выписке из больницы.

Европейская комиссия также определила приоритеты цифровой стратегии ЕС на 2019-2024 годы, которая включала создание Европейского пространства данных здравоохранения (EHDS) для содействия обмену и совместному использованию различных видов медицинских данных (электронные медицинские карты, геномика, реестры и т. Д. .) в Европе. Он направлен не только на поддержку обмена для оказания первичной помощи, а также на разработку новых методов лечения, лекарств, медицинских устройств и услуг. Помимо граждан, это поможет удовлетворить потребности различных пользователей и участников системы здравоохранения, одновременно защищая данные граждан. В настоящее время комиссия работает с государствами-членами и заинтересованными сторонами над определением наилучшей структуры управления и созданием соответствующей инфраструктуры для EHDS. Кроме того, устраняются некоторые существующие нормативные пробелы в отношении реализации государствами-членами GDPR для вторичного использования данных.

European Interoperability Framework (EIF) дает конкретное руководство по настройке совместимых цифровых государственных услуг. Он предлагает органам государственного управления 47 конкретных рекомендаций о том, как улучшить управление их деятельностью по обеспечению взаимодействия, установить межорганизационные отношения, оптимизировать процессы, поддерживающие сквозные цифровые услуги, и обеспечить, чтобы существующее и новое законодательство не ставило под угрозу усилия.

Стремясь обеспечить безопасный и объединенный доступ к геномным данным, Европейская инициатива «1+ миллионов геномов» направлена ​​на создание технической инфраструктуры для улучшения профилактики заболеваний, обеспечения более персонализированного лечения и предоставления достаточных масштабов для новых клинически эффективных исследований.Помимо технической основы для этих усилий, подписавшие страны также оценят этические и правовые последствия геномики, а также хранения данных, безопасности и этического использования.

Помимо этих более широких инициатив, реализуемых по всей Европе, многие страны также возглавляют конкретные региональные и национальные усилия по расширению возможностей обмена ./p>

Nordic Interoperability Project – это совместная работа на низовом уровне, призванная продемонстрировать ценность для пациента беспрепятственного международного обмена данными о состоянии здоровья.Консорциум включает организации из всех пяти стран Северной Европы – Дании, Финляндии, Исландии, Норвегии, Швеции – и работает над тем, чтобы пациенты могли жить и действовать в открытой, бесшовной трансграничной экосистеме здравоохранения, демонстрируя и внедряя решения и инновации от Скандинавские страны. Цель состоит в том, чтобы к 2030 году Скандинавия стала самым устойчивым и интегрированным регионом здравоохранения в мире, предоставляя индивидуализированное медицинское обслуживание всем своим гражданам.

В Португалии Общие службы Министерства здравоохранения (SPMS) – это государственное предприятие, которое управляет централизованными закупками Министерства здравоохранения Португалии и выполняет функции национального ИТ-органа и португальского представителя по международным делам электронного здравоохранения.SPMS предоставляет общие услуги в области закупок и логистики, финансовых услуг, человеческих ресурсов, информационных и коммуникационных технологий для организаций здравоохранения и здравоохранения с целью централизации и оптимизации закупок товаров и услуг в рамках Национальной системы здравоохранения Португалии.

В Азии и южной части Тихого океана многие правительства также принимают стратегии цифрового здравоохранения, чтобы стимулировать совместный обмен. Например, Министерство здравоохранения и благосостояния семьи Индии (MoHFW) публикует стандарты EHR и создало Центр информатики здравоохранения при отделе электронного здравоохранения MoHFW в рамках своей стратегии цифрового здравоохранения, чтобы инициировать несколько инициатив цифрового здравоохранения в стране, и запустил Национальный портал здравоохранения как гражданский портал с целью повышения санитарной грамотности масс в Индии.Новозеландские учреждения здравоохранения, организации и отдельные лица подписали Обязательство по обеспечению функциональной совместимости здравоохранения Новой Зеландии, в котором изложены принципы, способствующие внедрению инфраструктур и процессов обмена в их секторе здравоохранения.

Вернуться к началу

Word Processing – обзор

Измененные доказательства и грабеж

Электронные доказательства в виде документов текстового редактора, которые были представлены стороной в судебном процессе, предположительно были изменены.Измененные электронные доказательства стали обычным явлением, и способность определять изменения становится все труднее. Как узнать, было ли изменено электронное письмо? А как насчет текстового документа?

Дело в пункте

Одом против Microsoft и Best Buy, 2006 г.

Судебный процесс Одом против Microsoft и Best Buy в первую очередь касался доступа в Интернет, предлагаемого клиентам, в котором клиентам автоматически выставлялись счета за Интернет-услуги без их согласия. Один из самых неожиданных аспектов этого дела связан с изменением электронных доказательств поверенным Best Buy.Поверенный Тимоти Блок признал, что внес изменения в документы перед тем, как предоставить обнаруженные документы в пользу Best Buy.

Советы следователя: Все доказательства должны быть проверены на подлинность. Вес, придаваемый юридическим слушаниям, зависит от правдивости доказательств. Многие электронные файлы можно быстро проверить путем сравнения хэшей. Пример, показанный на рисунке 11.4, показывает два файла с разными именами, но их хеш-значения идентичны. Если известно, что один файл является действительным, возможно, это исходный файл свидетельств, любой файл, соответствующий хеш-значениям, также будет действительной и неизмененной копией исходного файла.

Рисунок 11.4. Два файла с разными именами файлов, но с одинаковым значением хеш-функции, что указывает на идентичность содержимого файлов.

В качестве альтернативы, на рис. 11.5 показаны два файла с одним и тем же именем, но с разными значениями хеш-функции. Если бы было утверждение, что оба эти файла являются одними и теми же исходными файлами, было бы очевидно, что один из файлов был изменен.

Рисунок 11.5. Два файла с одинаковыми именами файлов, но с разными значениями хеш-функции, что указывает на то, что содержимое не идентично.

Обнаружение несоответствий или модификаций электронного файла может быть выполнено только в том случае, если необходимо провести сравнение с исходным файлом. Используя рисунок 11.5 в качестве примера, учитывая, что файл, имеющий хеш-значение MD5 d41d8cd98f00b204e9800998ecf8427e, является оригиналом, а если второй файл является предполагаемым измененным файлом, визуальный осмотр обоих файлов должен помочь определить модификации. Однако, когда существует только файл, доказать, что файл не был изменен, более чем проблематично, это практически невозможно.

В этой ситуации, когда нужно проверить один файл как исходное и неизмененное свидетельство, анализ сможет показать только то, когда файл был изменен с течением времени, но фактические изменения не будут известны. Даже если для документа включена функция «отслеживать изменения», которая регистрирует изменения в документе, это будет фиксировать только те изменения, которые были отслежены, поскольку может быть больше неотслеживаемых и неизвестных изменений.

В качестве примечания к значениям хеш-функции на рис. 11.5 значения хеш-функции полностью различаются, хотя единственное различие между двумя примерами файлов состоит в том, что к тексту добавляется одна точка.Любое изменение, даже самое незначительное, приводит к радикальному изменению значения хеш-функции.

Важность проверки файлов в отношении идентификации подозреваемого, который, возможно, изменил файл, заключается в том, что встроенные метаданные будут ключевым моментом и средством для ведения дел. Когда файл создается, копируется, изменяется или иным образом затрагивается, метаданные файла и системы обычно обновляются.

Наличие даты и времени этих обновлений должно указывать на то, что обновления произошли в какой-то компьютерной системе.Это может быть на одном или нескольких компьютерах, даже если файл существовал на флэш-накопителе. В какой-то момент флеш-накопитель был подключен к компьютерной системе, где доказательства в системе могут показывать файлы ссылок на файл. Каждый из этих экземпляров доступа к файлу дает возможность создать список возможных подозреваемых, имеющих доступ к тем системам, которые используются в каждом обновленном поле метаданных.

В операционных системах Microsoft Windows теневые копии томов могут предоставить экзаменатору ряд предыдущих версий документа, в которых можно определить изменения между каждой версией.Хотя не все изменения могли быть постепенно сохранены службой теневого копирования тома, например, если файл был сохранен на флэш-накопитель, любые предыдущие версии, которые могут быть найдены, позволят найти некоторые из внесенных изменений.

Если одно дело определит исход расследования или окажет существенное влияние на дело, важность «правильного решения» невозможно переоценить. Так будет в случае с одним файлом, измененным кем-то в офисе, где многие люди имели общий доступ к файлу с доказательствами до того, как стало известно, что оно является доказательством.Найти подозреваемого, который изменил файл улик, может быть просто, если вы находились в месте, близком к моменту происшествия. Было бы проще провести собеседование с сотрудниками, поскольку большинство из них запомнило бы их местонахождение в офисе в течение последних нескольких дней. Некоторые могут сказать вам, где именно находились другие сотрудники в офисе, даже прямо укажут на подозреваемого.

Но что, если вам позвонят через год? Как насчет 2 или более лет спустя? Каковы были бы шансы, что сотрудники вспомнят свое местонахождение в понедельник июля двумя годами ранее? Чтобы идентифицировать подозреваемого на этом этапе, требуется нечто большее, чем криминалистический анализ компьютера.