Если есть пожелания по улучшению сервиса.

Если нужен график посложнее.
Опишите словами – мы поможем его составить.

Если обнаружили ошибку.

или почтой

[email protected]

Ваш email*

Сообщение*

planimum.ru

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Из статьи вы узнаете:

Грамотное и эффективное руководство – это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное – для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач – проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя – процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов. Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании – пустых клеток, т.е., периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно – обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей – определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв – пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Читайте также:

Диверсификация целей

Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.

Справка

Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:

1. Конкретной;
2. Измеримой;
3. Достижимой;
4. Реалистичной и
5. Ограниченной во времени

Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету – это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.

Технология разработки плана работы

Справка

Руководителю стоит обратить внимание на следующие моменты:

1. Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю;
    
2. Если остались дела, которые вы не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
    
3. Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
    
4. Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
    
5. Выделяйте ключевые направления деятельности на день и неделю;
    
6. Практикуйте эффективное использование рабочего времени.

Последовательность действий по планированию

Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня –  три вещи, которые необходимы руководителю для начала планирования своего времени.

Справка

Далее его действия должны иметь следующую последовательность:

1. Разработка стандартного распорядка дня;
    
2. Внесение в него всех задач, встреч, совещаний и т.д., которые намечены в планах на месяц, квартал, полугодие и год.
    
3. Группировка всех задач по времени выполнения и расстановка в порядке очередности;
    
4. Присваивание каждому делу приоритета важности;
    
5. Контролирование за тем, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое;
    
6. Отдать распоряжение секретарю делать напоминание о предстоящих мероприятиях;
    
7. Часть клеток в расписании оставлять пустыми – для резерва;
    
8. Не забыть вписать в расписание время для отдыха и обеденных перерывов.

Примеры планирования рабочего дня

Сначала рассмотрим пример планирования рабочей недели руководителя:

Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:

• 9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
• 9.30-10.00 – работа с почтой;
• 10.00-11.00 – работа с документами;
• 11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
• 12.00-13.00 – персональное время;
• 13.00-14.00 – перерыв на обед;
• 14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
• 15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
• 8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.

Справка

Практические советы

Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.

Такой анализ, проведенный своевременно, даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.

В заключение приведем рекомендации по максимально эффективному расходованию рабочего времени руководителем:

• Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны;
• Тщательно изучайте перечень дел;
• Дата выполнения каждой задачи должна быть четко определена;
• Дела, имеющую конкретную дату исполнения, выполняются в первую очередь.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

30. Примерный график (распорядок) рабочего дня руководителя предприятия

При разработке графика необходимо исходить из конкретных условий процесса управления и производства. В первую очередь надо учитывать те работы, которые не могут изменяться руководителем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организации; сроки собраний, установленные ранее и ставшие привычные во время обеда в столовой и т. д). При необходимости графики уточняют и интервалы времени сокращают для введения других видов работ. Графики утверждает руководитель хозяйства. Их вывешивают в местах массового сбора работников для ознакомления.

Руководители подразделений и специалисты разрабатывают графики с учетом режима рабочего дня руководителя предприятия. Так, управляющий отделением не может в отведенное для посещения руководителями подразделений время запланировать для работы, выполнение которых сопряжено с его отсутствием на рабочем месте, и т. д.

Поскольку ряд работ выполняется в течение рабочей недели один-два раза, то есть его нельзя учесть в распорядке рабочего дня, а также в целях более планомерной организации работы следует составлять распорядок рабочей недели. При этом сначала устанавливают работы, которые в продолжение недели повторяются в значительной мере предопределяются деятельностью вышестоящих органов и сложившимися на предприятии традициях:

Для проведения оперативных совещаний-планерок, заседании в общественных органах, проведение заседаний в вышестоящих органах, в работе которых руководитель часто принимает участие, и т.д.

В графике рабочей недели предусматривают время для углубления анализа работы служб предприятия, что позволяет избежать стихийно возникающих дел и сделать деятельность аппарата управления целенаправленной. Например, в определенный день недели и в определенные часы руководитель назначает время обстоятельных бесед с главными специалистами: каждый первый и третий вторник месяца – с главным агрономом, каждый второй и четвертый вторник месяца – с главным инженером и т. д.

Такой порядок требует от руководителей соответствующих служб заблаговременной подготовки необходимых материалов для беседы, а от руководителя хозяйства – предварительного знакомства с состоянием дел на соответствующих участках производства, чтобы беседа была взаимно полезной и содержательной. Целесообразно выделить часы (по отдельным дням) для чтения специальной литературы.

В свободные часы графика ежедневно следует заносить отдельные мероприятия, которые выполняются нерегулярно, но требуют предварительной подготовки: отчеты, заседания, доклады и т.д. При разработке планов и распорядка дня надо выделять резервы времени, которые сокращаются по мере отработки системы управления для лучшей координации и согласованности действий всех сту­пеней и звеньев управления целесообразно для каждого работника аппарата разработать график рабочего дня (недели) и увязать его с графиком руководителя предприятия. Графики составляют сначала руководитель предприятия, затем главные специалисты, руко­водители общественных служб, с которыми координируют планы управляющие, специалисты отделений. С ними увязывают планы и распорядок рабочего дня (недели) бригадиры, заведующие фермами. В графиках целесообразно делать пометки о том, какие мероприятия необходимо провести на следующей неделе, в следующем месяце, что облегчит их составление на будущий пери од. Графики надо сохранять в течение года. Это позволит проанализировать собственную работу, сделать необходимые выводы по улучшению использования рабочего времени.

Утверждает графики руководитель график он посылает в вышестоящие предприятия. Собственный учли ритм его работы. Успех деятельности организации, с тем чтобы там руководителя к себе, так и от требовательности вышестоящих руководителей к деятельности подчиненных, отношения в практику руководства. Внедрению этого мероприятии для правильного разделения т сотрудничество отдел труда и ответственности необходимо, чтобы каждый руководителей со службами и специалистами их знал о мероприятиях другого и действовал согласованно.

studfiles.net

Планируем рабочее время руководителя

Шутки о взаимоотношениях начальства с рабочим временем можно вспоминать до вечера. Только когда ваш руководитель в очередной раз задерживается на полтора часа, а в переговорной уже сорок минут томятся важные гости и мобильный шефа недоступен, это совсем не кажется смешным.

Или когда начальник в очередной раз работает пятничным вечером до утра субботы и, конечно, никак не может при этом без вас обойтись, вам тоже сложно найти в этой ситуации повод для радости.

А еще бывает так, что вы совместными усилиями составили расписание на всю следующую неделю, буквально по минутам, а шефа утром в понедельник срочно вызвали на прием к губернатору, и ваше идеальное расписание посыпалось как карточный домик. И вам снова нужно переносить встречи, задерживаться на работе… и искать ответы на два самых популярных вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?»

Так кто же виноват? Нет, не коварный губернатор, который самым подлым образом вызвал вашего шефа на ковер в понедельник в восемь утра. Хотя… он тоже. И его секретарь. И те, кто над ним. И еще погода, которая вдруг перестала быть летной, заставив его на бегу менять планы.

В общем, виноваты все те, кто не умеет управлять своим временем, и те помощники, которые не выполняют свою главную функцию – помогать руководителю организовывать его время.

Конечно, мы не можем повлиять на губернатора, его помощника, погоду и курсы валют. Но мы можем организовать (или хотя бы постараться) рабочее время своего руководителя (и свое тоже) таким образом, чтобы внезапные изменения в графике не принимали масштаб катастрофы.

Для этого нам понадобятся:

• руководитель – 1 шт.;
• секретарь/помощник – 1 шт.;
• данная статья – 1 шт.;
• достижения высоких технологий – все возможные.

Методы планирования времени

Для начала давайте обратимся к основным методам планирования времени. Скорее всего, вы с ними уже знакомы, наша задача – систематизировать эти знания.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий планирования:

1. Составление списка заданий.
2. Оценка длительности выполнения заданий.
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40, т.е. 40 % времени должно оставаться свободным).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению некоторых дел.
5. Контроль (учет несделанного).

Вторая методика – закон Парето, или принцип 20/80. В общем виде его можно сформулировать следующим образом: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». В нашем случае можно сказать, что 80 % работы делаются за 20 % времени. Мы не будем пока анализировать, насколько был прав Парето и его последовали, а просто запомним соотношение.

Третий способ организации времени известен как матрица Эйзенхауэра.

Согласно данной матрице все дела можно разделить на четыре категории:

А – срочные и важные;

B – важные, но не срочные;

C – не важные, но срочные;

D – не важные и не срочные.

Распределив рабочие задачи согласно этой матрице, можно расписать очередность выполнения дел.

Ну и что делать со всеми этими методами? В идеале, конечно, их бы применять в работе вашему руководителю. Однако именно нам предстоит сейчас рассматривать их, комбинировать и делать выводы. Итак, начнем.

Один из пунктов метода «Альпы» гласит, что 40 % времени нужно оставлять свободными. Первый порыв любого из нас – усмехнуться и сказать, что это невозможно. Возможно, об этом нам ясно говорит принцип Парето: 80 % работы делается за 20 % рабочего времени. Что это значит? Что с оставшимися 80 % можно «поиграть», например, отрезав половину. Кто сказал, что они не нужны? Они просто необходимы – там еще работы 20 % осталось. Просто мы будем обращаться с ними более «вольно».

Зачем нужны 40 % резервного времени? Для чего угодно: непредвиденных вызовов к губернатору, форс-мажора на производстве, текущей работы, дорожных пробок, перекура, обязательных перерывов на отдых (об этом речь пойдет дальше), да и просто плохого самочувствия руководителя (надо же ему иметь хотя бы теоретическую возможность уйти с работы, если вместе с курсом валют поднимутся температура и давление).

Именно поэтому основной ошибкой при планировании времени является поминутный план: одно небольшое опоздание грозит тем, что придется перекраивать расписание всего дня, а за ним – целой недели.

Подобная ситуация часто возникает не только из-за большого количества задач, но и потому, что руководитель не хочет видеть полупустое расписание. Многим шефам кажется, что в этом случае они производят впечатление бездельников. Их помощники тоже нередко подвержены этой «болезни». Конечно, поначалу будет очень сложно планировать время с учетом резерва в 40 %, но вовсе не обязательно сразу стремиться к этой цифре. Во многом это зависит от того, насколько руководитель расположен к переменам и заинтересован в оптимизации собственного рабочего времени. Для начала попробуйте освободить хотя бы 10 % времени и поработать так неделю или две. Если эксперимент окажется успешным, можно двигаться в этом направлении дальше. Кроме того, может оказаться так, что именно для вашего руководителя идеальное соотношение не 60:40, а 70:30 или 50:50. Это зависит и от его типа характера, и от специфики отрасли, в которой работает ваша компания, и даже от часового пояса.

Итак, согласно методу «Альпы» при планировании рабочего времени мы составляем список задач, расписываем, сколько времени займет выполнение каждой из них, помня при этом, что в расписании нужно оставить и свободное время тоже. Этот метод также советует нам группировать однородные дела, придумывая им условное обозначение – это дополнительно сэкономит наше время.

Но в рамках данного метода ничего не говорится о расстановке приоритетов. В этом нам может помочь «матрица Эйзенхауэра».

С важными и срочными делами (А) все понятно. Когда руководитель просит вас соединить его с начальником цеха или когда ему звонит вышестоящее начальство – это срочно и важно. Если утром оказалось, что шефу нужно через три часа улететь в командировку – то же самое. А вот если, например, командировка через неделю, то задача переходит во вторую категорию – важных, но не срочных дел (B).

В идеале квадрат дел А должен быть пустым (вот зачем нам резерв времени по методу «Альпы»). На практике там часто оказываются задачи, срок сдачи которых пропущен или резко изменен.

Для дел второй категории (B) нужно установить сроки исполнения. Если ваш руководитель едет в командировку 15-го числа, значит, 14-е – крайний срок, когда должны быть готовы все его документы.

Две другие категории дел (D, C) выглядят довольно загадочно: что значит не важные, но срочные (С)? Как это? Часто, иллюстрируя эту матрицу, в квадрат С авторы статей вписывают слово «поручить». Для вашего руководителя это дела, которые он может делегировать заместителю, вам, специалистам. Например, если без предварительной договоренности на пороге приемной появляются партнеры (да, все встречи нужно назначать заранее, но это вечное «да мы вот тут в Питере, решили к вам заскочить тоже»), на встречу с ними можно отправить заместителя – не выгонять же людей, в самом деле. Руководитель в этом случае быстро принимает решение, дает поручение и забывает о происшествии, таким образом справившись со срочным, но не важным делом.

Категория D – не срочные и не важные дела – это те, которые при необходимости можно просто вычеркнуть из списка. Хотите разобрать бумаги в шкафу? Полгода этого не делали, и если сейчас у вас нет на это времени, то не нужно напрягаться и его выискивать – разберете, когда на работе наступит затишье. Никуда они не денутся, эти бумаги. Для вашего руководителя такими делами могут быть т.н. «пожиратели времени»: прочитать статью в журнале или новости на РБК, потому что все уже все прочитали, ознакомиться с биржевыми сводками (а брокеру зачем платить тогда?) и т.д. От выполнения любого из этих дел можно легко отказаться.

Проблема первая: шеф не посвящает вас в свои планы

И все было бы так просто, если бы нам не приходилось в своей работе иметь дело с другими людьми, и в первую очередь – со своим руководителем.

Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при планировании рабочего времени своего руководителя, – его полное нежелание посвящать вас в свои планы. Казалось бы, это противоречит самой идее наличия у руководителя помощника. Увы, я в свое время три года работала с таким начальником и знаю не понаслышке, что такие руководители действительно бывают. Зато теперь я знаю, как с ними бороться.

Как мы уже не раз писали, главная обязанность секретаря или помощника – помогать своему руководителю выполнять его рабочие обязанности, в т.ч. организовывать его время. Но все эти методы и матрицы совершенно бесполезны, если он вам ничего не говорит: он приходит на работу каждый день в разное время, уходит – тоже. Или может пропасть на полдня, выскочив из приемной без верхней одежды. Может даже уехать в отпуск на две недели, никого, включая заместителей, не предупредив. Вы никогда не знаете, где он находится в данный момент: на тренировке в спортзале или на выездной встрече? Он не пришел на работу, потому что с утра уехал на переговоры или потому что проспал?

В приемной толпятся сотрудники со срочными документами на подпись, телефон разрывается, а вы ничем не можете помочь ни себе, ни всем этим страждущим, потому что не знаете ответа на вопросы, где руководитель и когда он появится. И вы уже запутались во вранье («Когда все это кончится?»), и вообще такое пренебрежение очень обидно и «невозможно так работать».

В это время вы не только не выполняете свои должностные обязанности, но и мешаете сотрудникам выполнять их работу, а значит, необходимо предпринимать меры. Какие?

Предпринимаем меры

1. Что делать, если он вам не говорит, куда и как надолго уходит? Спрашивать. Скорее всего, его будут раздражать такие вопросы. Объясните, что они продиктованы исключительно рабочей необходимостью, а не вашим праздным любопытством. Только ни в коем случае не упрекайте его в том, что он скрывает от вас информацию. Лучше обратитесь к нему с просьбой ставить вас в известность о своих планах.

2. Начинайте исподволь планировать его расписание. В конце дня набросайте примерный план на следующий рабочий день и принесите ему на согласование. Он может вычеркнуть из него все пункты, но зато вы будете иметь представление о его планах. На данном этапе на неделю и более долгий срок лучше ничего не планировать – это бесполезно.

3. Создайте в расписании реперные точки*. Для таких точек годятся еженедельные совещания, утренние планерки, время подписания документов. Так вы будете знать, в какое время шеф точно будет в офисе, и приучите его, себя и всех сотрудников к дисциплине.

4. Обсудите возможные способы связи в случае, если руководителя не окажется в офисе: можно ли звонить на мобильный, отправлять смс, пользоваться мессенджерами? Просматривает ли он с мобильного телефона рабочую почту?

Ваша задача – не просто получать от него информацию, но и наладить контакт в целом. Пока вы этого не сделаете, никакой информации он вам предоставлять не будет. Задача эта сложная и требует больших затрат, как временных, так и психологических.

Самое главное: вы должны быть уверены в том, что у вас на все это – задавать вопросы, быть в курсе планов руководителя, составлять его расписание – есть право.

Почему руководители так себя ведут? Причины могут быть самые разные. Возможно, вы его первый помощник и он просто не привык, что свой график нужно с кем-то согласовывать. Или он всегда так себя вел, а ваши предшественники слишком его боялись или не воспринимали такую ситуацию как проблемную, вот и не пытались ничего изменить. 

Описанная проблема – самая сложная из тех, с которыми вы можете столкнуться при планировании рабочего дня руководителя. Конечно, есть и другие. Но при их решении у вас будет преимущество: вам не придется бороться с ними в одиночку – руководитель будет вашим союзником.

Проблема вторая: всё слишком изменчиво

Второй по сложности является ситуация, когда в ваш рабочий график постоянно вклиниваются изменения извне. Секретари руководителей крупных предприятий (скажем, градообразующих заводов) не понаслышке знают, что это такое. Старательно выстроенный рабочий график может в любой момент претерпеть изменения, если вашего начальника срочно вызовут в городскую, областную или еще какую-нибудь администрацию; если речь идет об опасном производстве, где в любой момент может случиться ЧП, которое потребует незамедлительного присутствия руководителя. Мы уже не говорим об инвесторах, членах совета директоров, вышестоящем руководстве, головном офисе в Москве или Лондоне, откуда однажды утром может прийти срочный вызов. Предугадать все эти срочные вызовы невозможно, поскольку никакой цикличности они не имеют.

С другой стороны, если, пользуясь советом, вы резервируете руководителю свободное время, то есть шанс свести неприятные последствия от сбоя в расписании к минимуму. Кроме того, вы можете:

1. Быть в курсе происходящего в компании. Компания решила отбить IPO или купить новое перспективное месторождение? Значит, в ближайшее время вполне вероятны срочные командировки, переговоры, длящиеся несколько суток без перерыва, работа в выходные и по ночам. Нужно быть готовыми к тому, что этот период не будет легким. Вы можете обсудить ситуацию с шефом и делегировать кому-то из заместителей часть его рутинных функций (например, подписание документов или согласование документов в СЭД). Рутинная работа требует от руководителя внимательности, сосредоточенности и к тому же отнимает довольно много времени. Если временно ее делегировать, появится дополнительное количество свободного времени и, возможно, ему и вам не придется работать по ночам.
2. Учитывать сезонность деятельности многих компании, если таковая имеется. Северный Ледовитый океан не в любое время года судоходный. Поэтому если пароход не выйдет из порта Владивосток в порт Певек в строго определенное время, он выйдет туда только в следующем году. Это означает, что зимой нагрузка на работников порта Певек значительно ниже, чем летом. То есть полгода нужно быть в полной боевой готовности ежеминутно, зато потом на несколько месяцев можно почти расслабиться. Если в вашей компании наблюдается подобная сезонность, вы должны знать, когда наступает и заканчивается самый сложный период и быть готовыми к этому морально. В самые напряженные моменты можно думать о тех, у кого нет никакой сезонности: (например, секретари главврачей в больницах).
3. Постараться понять, кто представляет наибольшую угрозу для вашего расписания. Далеко не каждый человек может повлиять на планы вашего начальника. Таких людей немного (например, вышестоящее начальство, глава городской или областной администрации), и с их помощниками вы можете постараться наладить контакт, чтобы иметь возможность узнавать о ближайших планах их шефов. Помощник может не рассказать вам о том, что «заклание» вашего руководителя уже внесено в расписание на следующую неделю, т.к. это запрещено или, возможно, он сам не знает, но попробовать можно. Ведь если вы знаете, что директор головного офиса на две недели уехал на Мальдивы, можно смело планировать расписание, зная, что в Москву его в ближайшие две недели с большой долей вероятности не вызовут.

В помощь секретарю: приемы работы

1. Синхронизируйте ваше расписание. Дубликат расписания руководителя должен быть у вас обязательно. Правда, выглядеть он будет несколько иначе. Под каждым событием дня составьте список задач, которые вы должны выполнить к этому событию. Например:

11:00 Встреча с поставщиками оборудования.
Напомнить участникам о предстоящей встрече, распечатать материалы, проверить оборудование в комнате переговоров.

1. Не игнорируйте технический прогресс. Бывают, конечно, и в наше время руководители, предпочитающие вести расписание исключительно на бумаге. У бумажного варианта немало плюсов:

– читать с листа многим удобнее, чем с экрана;

– если человек печатает не быстро, то ему легче что-то написать рядом с записью, чем вносить изменения в электронное расписание;

– в случае отключения электричества бумажный планинг никуда не денется.

Тем не менее, если ваш начальник не слишком строгий консерватор, лучше вести еще и электронный календарь, тем более что многие программы (например, Microsoft Outlook) позволяют синхронизировать календари. Таким образом, если руководитель внесет в ваш план изменения, вы сразу их увидите. В случае если изменения внесете вы, он также об этом узнает. Кроме того, этот вариант удобен, если начальник не поручает вам составлять его календарь, а занимается этим сам. Однако то, что вы должны быть в курсе его передвижений, никто не отменял.

1. Лучше всего составлять расписание в пятницу на следующую неделю, а потом корректировать его каждый вечер на следующий день. Но нелишним будет также сравнить графики еще раз утром, на свежую голову. Если в расписании есть встречи с другими людьми, накануне обзвоните их или их помощников, уточните еще раз, что встреча в силе.
2. Если вы ведете электронный календарь, удобно будет разделить рабочее время руководителя на зоны. В красные зоны вносите все предстоящие дела, в зеленые – то самое резервное время, о котором мы говорили выше.
3. Всегда будьте на связи с руководителем. Даже если он в командировке, на важном совещании, на приеме у врача – договоритесь, каким образом можно с ним связаться. Так, если возникнут неожиданные изменения, вы сможете тут же дать ему знать об этом.
4. Будьте готовы договариваться. Чтобы составить максимально удобное расписание, нивелировать последствия от его сбоев, не подвергаться чрезмерным нагрузкам, вам придется научиться договариваться: с партнерами, желающими приехать на встречу с вашим руководителем; с коллегой, не желающей раскрывать вам планы своего начальника; с собственным шефом, объясняя ему, почему удобнее будет сделать так, как предлагаете вы, а не так, как хочет он. По сути, управление временем – задача из области не только организации, но и коммуникации. Так что развивайте соответствующие навыки.

Сказать: «Вот видите, ничего сложного в планировании рабочего времени нет» будет просто издевательством – это по-настоящему сложная работа, в которой хорошо только то, что со временем вы будете приобретать все больше практических знаний и навыков, лучше узнавать своего руководителя и других людей, с которыми приходится работать. А значит, будете справляться с этой обязанностью все лучше и лучше.

*Реперные точки – точки, на которых основывается шкала измерений.

М.А. Юдакова, секретарь управляющего директора ООО «ТД Полиметалл»

www.profiz.ru

Графики и Табель – График сменности, график отпусков, табель учета

« Назад

PlanProfessional

График смен (графики работы, график выхода на работу, ступенчатые графики, какие угодно графики) сотрудников – легко, удобно, быстро!

Не обязательно иметь сменный режим работы, чтобы использовать Геокон для планирования выходов на работу, отпусков и прочих неявок Ваших сотрудников. Очень удобно делать любые графики, перестраивать их хоть три раза в день, заносить фактически отработанное время сотрудников, следить за отклонениями Факта от Графика .

График сменности персонала на будущий месяц создается с использованием:

• Предварительно заданных требований к количеству и квалификации сотрудников, присутствием которых должен быть обеспечен каждый рабочий день, будь то будний или выходной, и каждая смена в каждом подразделении
• Экрана регистрации предварительных индивидуальных пожеланий сотрудников
• Графика отпусков
• Накопленного сальдо отработанных часов (переработки/недоработки) к началу периода планирования
• Сальдо часов в конце месяца (разница План минус Норма, разница Факт минус План) и к концу года (учетного периода по Суммированному учету рабочего времени)
• Удобного Производственного календаря с выделением праздничных и выходных дней
• Параметров трудового договора каждого сотрудника.

Посмотрите главный экран программы: видео на Youtube. Если видео недоступно, пишите нам: ссылка

       

Годовой график отпусков

Годовой (и соответственно помесячный) график отпусков – неотъемлемая часть процесса планирования и обычно уже существует к началу изготовления графика сменности на будущий месяц. Для каждого сотрудника ведем учет использованного и неиспользованного времени отпуска.

Экран графика отпусков, на базе которого можно печатать форму Т-7, может выглядеть например так:

Логично, примерно также будет выглядеть начальный, нулевой экран, в котором Ваш планировщик графиков/линейный менеджер/старшая медсестра станет составлять график сменности на тот же месяц август – ему же надо учитывать кто в отпуск уходит в месяц грядущий, у кого обучение предусмотрено, у кого какие особенности по трудовому договору и пр.

А вот и скриншот реальной Формы Т-7, подготовленной для печати графика отпусков в программе Геокона для нужд конкретного заказчика:

 

 

Создание  графика смен на будущий месяц (смотрите видео).  Если видео недоступно, пишите нам: ссылка

Приступая к планированию нового графика, автоматически получаем на экран перечень сотрудников планируемого отдела, их текущие сальдо и все необходимые параметры – норма часов, предварительные желания по сменности, по неявкам и отпускам и т.д.

 

Ввод смен в график осуществляется следующим образом:

• Вручную, выбирая кнопку с аббревиатурой смены
• Путем вызова на экран (загрузки) индивидуального Цикла чередования смен (личного графика работы) каждого сотрудника
• Используя функцию ускоренного планирования – чтобы можно было минут за пятнадцать составить график сотрудников всего подразделения до конца года, выйти на возможные цифры по переработкам к 31-му декабря и затем оптимизировать всю ситуацию.
• Комбинируя вышеупомянутые способы

Посмотрите как выглядит один из возможных вариантов готового графика смен на м.июль 2019, который мы составили для иллюстрации:

 

Программа ведет постоянный контроль заполнения смен сообразно требуемому количеству сотрудников заданной квалификации.

Проверяем соответствие создаваемого графика заданным критериям следующим образом:

• В нижней части экрана отображается нехватка (в красном) или излишество (в синем) числа работников
• Там же отображается обеспечение или недостача назначаемых в смену работников требуемых квалификаций
• На экране идет в реальном времени расчет суммы рабочих часов планируемых смен за месяц. Видна месячная норма часов каждого сотрудника
• На экране идет онлайн-расчет рабочего сальдо каждого сотрудника (разность между месячной нормой часов и количеством планированных к отработке часов за месяц). Тем самым имеем всегда полный контроль над годовой переработкой (120 ч. в год), в т.ч. конечно при ведении Суммированного учета рабочего времени за любой учетный период (месяц – квартал – год).

Суточная диаграмма распределения смен и количества (по квалификациям) работников:

 

 

 

Регистрация выполнения (реализации) план-графика = учет фактически отработанного каждым сотрудником времени = Табель учета рабочего времени

После завершения работы по планированию (кнопка План-график) готовый График сменности „закрывается на ключ“, а вся информация в нем копируется в новый экран: Учет выполнения графика (кнопка “Реализация” или “Учет” или “Табель”, как назовем). Тем самым План остается в неизменном виде, а все отклонения от плана, имеющие место в жизни, отражаются на экране Реализации (можем назвать его еще Учет или Факт или просто Табель учета):

По окончании месяца на экране Реализация у нас есть вся информация, необходимая для распечатки Табеля учета рабочего времени за истекший месяц. Можно подготовить Форму Т-12 или Форму Т-13 для печати – как угодно будет пользователю. Вот пример настройки табеля для распечатки:

 

Для того, чтобы кроме аббревиатуры смены можно было видеть и часы ее продолжительности, можно воспользоваться недельным видом графика:

 

geocon-soft.ru

Настройка рабочих дней и рабочего времени для проекта

При создании проекта для планирования работы используется стандартный базовый календарь. Он может соответствовать обычной неделе с понедельника по пятницу с рабочим днем с 9 утра по 6 вечера, а может быть настроен с учетом специфики работы вашей организации.

Если рабочее время проекта выходит за рамки стандартных часов, вы можете:

Настройка рабочего времени для проекта

Если для обычного графика работы проекта не подходит ни один из доступных базовых календарей, вы можете изменить рабочие дни и рабочее время, чтобы запланировать работу соответствующим образом.

Совет: Это расписание используется для других проектов? Сэкономьте время своим коллегам, создав календарь проекта как базовый.

1. Щелкните Проект > Свойства > Изменение рабочего времени.

   Примечание: Используете Project 2007? Щелкните Сервис > Изменение рабочего времени.

2. Выбрав календарь с пометкой (календарь проекта) в списке Для календаря, откройте вкладку Рабочие недели и нажмите кнопку Сведения.

   

3. Выберите дни, для которых вы хотите изменить рабочее время, и укажите, относятся ли они к рабочему или нерабочему времени.

4. Если вы выбрали Задать дни для использования этих рабочих часов, с помощью столбцов С и По задайте рабочее время для выбранных дней.

5. Нажмите кнопку ОК для возврата в диалоговое окно Изменение рабочего времени, а затем еще раз нажмите кнопку ОК.

Совет: Нужно изменить рабочие дни и время во время проекта? Прежде чем нажимать кнопку Сведения, присвойте имя каждому интервалу времени на вкладке Рабочие недели и добавьте даты начала и окончания. Выберите первый интервал времени, нажмите кнопку Сведения, а затем повторите процесс для следующего интервала.

Выбор другого базового календаря для планирования проекта

Если есть другой базовый календарь, который соответствует вашим задачам, вы можете легко выбрать его в диалоговом окне Сведения о проекте. Project содержит несколько базовых календарей, и ваша организация может иметь дополнительные базовые календари, добавленные администратором.

1. Щелкните Проект > Свойства > Сведения о проекте.

   Примечание: Используете Project 2007? Щелкните Проект > Сведения о проекте.

2. В списке Календарь выберите календарь, который вы хотите использовать для планирования работы, и нажмите кнопку ОК.

   У задач и ресурсов могут быть собственные календари, помимо этого календаря проекта. Подробнее.

Как еще можно использовать календари?

Project позволяет точно планировать работу, используя несколько календарей. Важно понимать, как они взаимодействуют и знать, как это влияет на даты проекта. Вот несколько других статей, которые помогут вам получить более точное представление о рабочих и нерабочих днях:

ПРОЕКТЫ
Создание базового календаря
Добавление праздников в календарь проекта

Задачи
Создание календаря для задачи

РЕСУРСЫ
Создание уникального расписания для определенного ресурса
Добавление времени отпуска для ресурса
Изменение доступности ресурса без использования календаря

Если вам не нужен календарь, удалите его.

При работе с календарями в Project профессиональный существует несколько различных вещей, которые можно выполнить для точного учета рабочего и нерабочего времени в Организации. В следующих разделах приведены примеры изменений для каждого типа и показаны действия, которые необходимо выполнить для внесения каждого изменения.

Выберите нужное действие:

Изменение рабочего дня в нерабочий день

Изменение нерабочего дня на рабочий день

Изменение рабочего времени для рабочего дня

Изменение рабочего времени для каждого дня рабочей недели

Изменение рабочего дня в нерабочий день

Иногда может потребоваться превращение рабочего дня в нерабочий день. Например, если в Организации используются дни в качестве праздников, эти праздники можно преобразовывать в нерабочие дни. Сервер Project Server не будет планировать работу с нерабочими днями.

Чтобы изменить рабочий день в нерабочий день:

1. Щелкните в календаре дату, которую вы хотите преобразовать в нерабочий день.

2. На вкладке исключения введите имя нерабочего дня в столбце имя. Столбцы «начало » и «окончание» автоматически заполняются датой, которую вы пропустили на шаге 1.

Примечание: Несмотря на то, что вы можете создать несколько исключений, которые содержат определенный день, в этот день будет применяться только исключение самого низкого уровня. Например, у вас может быть одно исключение, которое изменяет стандартное рабочее время месяца и другое исключение, которое вызывает определенный день в этом месяце как нерабочий день. Поскольку однодневное исключение находится на более низком уровне, чем месяц — длинное исключение, в этот день применяется исключение Single нерабочий день. Вы не можете создать несколько одновременных исключений в один и тот же день.

Изменение нерабочего дня на рабочий день

Возможны случаи, когда Организация должна работать с тем, что в противном случае будет нерабочим днем. Например, предположим, что ваша организация участвует в соглашении каждый год, который приходится на выходные. Выходные дни соглашения можно преобразовать в рабочие дни, чтобы сервер Project Server мог запланировать работу по этим дням.

Чтобы изменить нерабочий день на рабочий день:

1. Щелкните в календаре дату, которую вы хотите преобразовать в нерабочий день.

2. На вкладке исключения введите имя рабочего дня в столбце имя и нажмите клавишу Ввод.

Примечание: Несмотря на то, что вы можете создать несколько исключений, которые содержат определенный день, в этот день применяется только исключение самого низкого уровня. Например, у вас может быть одно исключение, которое изменяет стандартное рабочее время месяца и другое исключение, которое вызывает определенный день в этом месяце как нерабочий день. Поскольку однодневное исключение находится на более низком уровне, чем месяц — длинное исключение, в этот день применяется исключение Single нерабочий день. Вы не можете создать несколько одновременных исключений в один и тот же день.

1. Щелкните строку, добавленную в рабочий день, и нажмите кнопку сведения.

2. В разделе задать рабочее время для этих исключений выберите рабочее время и задайте рабочее время для этого дня, настроив значения времени в столбцах от и до.

3. Если ваша организация регулярно следит за рабочим временем (например, один раз в месяц или один раз в год), в разделе Расписание повторения укажите, должны ли эти времена повторяться ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. а затем задайте следующие параметры:

   • Ежедневно    Установите частоту для этого рабочего времени. Например, каждые 10 дней.

     Совет: Если вы обнаружите, что исключение рабочего дня происходит очень часто, возможно, вам будет проще изменить параметры календаря по умолчанию в разделе запланировать в диалоговом окне Параметры проекта в Project профессиональный. Все календари начинаются с этих дней и времени по умолчанию. Возможно, проще изменить параметры календаря по умолчанию, чем создавать исключения, которые часто повторяются.

   • Еженедельно    Укажите, как часто должно повторяться рабочее время и в какой день недели они должны повторяться. Например, каждые две недели в субботу.

   • Monthly (месяц    ) Выберите день месяца и частоту выполнения рабочего времени. Например, день 15 каждого третьего месяца или третья суббота каждого шестого месяца.

   • Ежегодно    Укажите, на какой день года должно повторяться рабочее время. Например, 21 августа или третья суббота июля.

4. В разделе диапазон повторения укажите период времени повторения, если нужно.

   • Начало    работы Выберите дату, когда нужно начать шаблон повторения.

   • Завершить после    Если вы хотите, чтобы повторение происходило только заданное количество раз, выберите пункт завершить после, а затем введите количество экземпляров, когда должно произойти рабочее время.

   • Окончание    Если вы хотите, чтобы повторение происходило только в определенный период времени, выберите окончание и укажите, когда должно останавливаться повторение.

5. Нажмите кнопку ОК.

Изменение рабочего времени для рабочего дня

Если конкретные дни в календаре могут быть точно подделами для работы и нерабочего времени, могут существовать рабочие дни с календарным планом, который используется по сравнению с обычным 8-часовым рабочим днем. Вы можете настроить рабочее время для определенного рабочего дня, чтобы правильно планировать работу в этот день.

Чтобы изменить рабочее время для рабочего дня, выполните указанные ниже действия.

1. Щелкните в календаре дату рабочего дня, которую вы хотите изменить.

2. На вкладке исключения введите имя измененного рабочего дня в столбце имя, а затем нажмите клавишу Ввод.

Примечание: Несмотря на то, что вы можете создать несколько исключений, которые содержат определенный день, в этот день применяется только исключение самого низкого уровня. Например, у вас может быть одно исключение, которое изменяет стандартное рабочее время месяца и другое исключение, которое вызывает определенный день в этом месяце как нерабочий день. Поскольку однодневное исключение находится на более низком уровне, чем месяц — длинное исключение, в этот день применяется исключение Single нерабочий день. Вы не можете создать несколько одновременных исключений в один и тот же день.

1. Щелкните строку, добавленную для измененного рабочего дня, а затем нажмите кнопку сведения.

2. В разделе задать рабочее время для этих исключений выберите рабочее время и задайте рабочее время для этого дня, изменив значения в столбцах от и до.

3. Если ваша организация регулярно следит за рабочим временем (например, один раз в месяц или один раз в год), в разделе Расписание повторения укажите, должны ли эти времена повторяться ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. а затем задайте следующие параметры:

   • Ежедневно    Установите частоту для этого рабочего времени. Например, каждые 10 дней.

   • Еженедельно    Укажите, как часто должно повторяться рабочее время и в какой день недели они должны повторяться. Например, каждые две недели в субботу.

   • Monthly (месяц    ) Выберите день месяца и частоту выполнения рабочего времени. Например, день 15 каждого третьего месяца или третья суббота каждого шестого месяца.

   • Ежегодно    Выберите день года для повторения. Например, 21 августа или третья суббота июля.

4. В разделе диапазон повторения укажите период времени повторения, если нужно.

   • Начало    работы Выберите дату, когда нужно начать шаблон повторения.

   • Завершить после    Если вы хотите, чтобы повторение происходило только заданное количество раз, выберите пункт завершить после, а затем введите количество экземпляров, когда должно произойти рабочее время.

   • Окончание    Если вы хотите, чтобы повторение происходило только в определенный период времени, выберите окончание и укажите, когда должно останавливаться повторение.

5. Нажмите кнопку ОК.

Изменение рабочего времени для каждого дня рабочей недели

Если в организации используется определенная рабочая неделя (или набор рабочих недель), когда рабочее время отличается от значения по умолчанию, вы можете внести эти изменения в рабочее время для каждого дня в течение заданного периода времени. Например, если в вашей организации не используется по умолчанию понедельник — пятница, с 08:00 до 17:00, вы можете изменить рабочее время для каждого дня в рабочей неделе, чтобы оно отражало точное расписание Организации.

Чтобы изменить рабочее время для каждого дня рабочей недели, выполните указанные ниже действия.

1. Щелкните в календаре дату, с которой необходимо начать измененное рабочее время.

2. На вкладке Рабочие недели введите имя измененной рабочей недели или недель в столбце имя, а затем нажмите клавишу Ввод.

3. Измените дату в столбце “окончание” для добавленной строки, чтобы отразить последний день, который вы хотите включить в измененную рабочую неделю или недели.

4. Нажмите кнопку Подробности.

5. В разделе выберите дни выберите день недели, в котором вы хотите использовать скорректированное рабочее время. Нажмите клавишу CTRL и щелкните или, удерживая нажатой клавишу Shift, выберите несколько дней.

6. Если вы хотите преобразовать выбранный день или дни в нерабочее время, щелкните установить дни на нерабочее время.

7. Если вы хотите изменить рабочее время для выбранного дня или дней, щелкните задать дни в качестве рабочего времени, а затем задайте рабочее время, введя значения в столбцах от и до.

8. Нажмите кнопку ОК.

support.office.com