Содержание

Закрываем блок записей в трудовой книжке при увольнении работника

Оформление трудовой книжки при увольнении работника – весьма ответственная процедура. Каждый специалист по кадровому делопроизводству знает, что блок записей в трудовой книжке нужно закрывать двумя подписями: работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и увольняющегося сотрудника. Однако сложилась устойчивая ошибочная практика их оформления! И только скрупулезный анализ правовых норм позволяет найти правильное решение. Кроме того, автор поясняет, какой печатью может быть заверена подпись в трудовой книжке. Статья содержит примеры оформления с исчерпывающими объяснениями.

Кто подпишет?

Подписывает работодатель

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по

заполнению трудовых книжек  (далее – Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований ­прекращения (расторжения) трудового договора.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются ­подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя? Согласно п. 45 Правил ответственность за

работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели – физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно – он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель – юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется – вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Делегируем полномочия

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу

трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь, на которого возложили дополнительные обязанности по ведению трудовых книжек в рамках кадрового делопроизводства. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).


Индивидуальный предприниматель также может назначить ответст­венным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.

Временное замещение ответственного

Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (в нашем примере это секретарь) уходит на «больничный», соответственно, не может

оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельно оформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. Пример 2).

Пример 2


Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица. Если таким лицом являетесь вы, то у вас может возникнуть еще ряд вопросов относительно способа ее оформления.

Как должна выглядеть ваша подпись?

Нормативно-правовые акты (Правила, Инструкция) не содержат никаких указаний на этот счет и не приводят никаких образцов. На практике принято совершать подпись следующим образом:


Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера. Вероятно, многие кадровики ориентируются на титульный лист трудовой книжки, где принято рукописно воспроизводить фамилию лица, оформившего трудовую книжку. ­Действительно, в правом нижнем углу титульного листа трудовой книжки указано:

«Подпись лица,

ответственного за ведение трудовых книжек

____________________________________»

(разборчиво)

Согласно сложившейся практике туда вписывают фамилию без указания инициалов. Однако воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании.

Согласно пункту 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. Пример 4).
Пример 4

«Фамилия лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
____________________________________»
(разборчиво)

Но форма трудовой книжки утверждена именно в таком виде, а не в другом, поэтому начинающим делопроизводителям приходится разбираться, каким образом вносить «подпись разборчиво».

Итак, мы выяснили, что собой представляет реквизит «подпись». Помимо указания на должность, он включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов.

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама

трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и ­заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись индивидуального предпринимателя

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно.

А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть ­неполным, поэтому допустима подпись в таком виде:


Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до аббревиатуры «ИП»? С одной стороны, нормативные акты требуют, чтобы в трудовой книжке не было никаких сокращений. С другой стороны, по мнению автора, проверяющие не будут штрафовать, даже если в составе этого реквизита будет подобное сокращение, поскольку ни Правила, ни Инструкция пока (до внесения в них изменений и дополнений, которые бы привели их в соответствие с новыми положениями Трудового кодекса РФ относительно индивидуальных ­предпринимателей) не содержат никаких пояснений на этот счет.

Выходом может быть также такое оформление:

Конечно, это не совсем соответствует составу реквизита «подпись», установленному ГОСТом Р 6.30-2003, но следует принять во внимание, что у индивидуального предпринимателя не имеется должности вообще. Кроме того, в п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за

ведение трудовых книжек…».

Все эти вопросы будут сняты, если индивидуальный предприниматель назначит своим приказом специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
(п. 45 Правил).

Внимание на подпись работника!

С записями ознакомлен?

После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо, чтобы свою подпись поставил работник. Тут творчество наших коллег поистине не знает границ. Чаще всего работник ставит свою подпись под чутким руководством секретаря (кадровика или бухгалтера), и в итоге может появиться подпись следующего вида:


Про отсутствие инициалов в расшифровке подписи уже было сказано ранее, это является недочетом.

Второй недочет – наличие не предусмотренной ни одним нормативно-правовым актом формулировки «с записями ознакомлен». Откуда она появляется в трудовых книжках работников? Как поясняют некоторые практики на предприятиях, пример такой записи был взят ими на вооружение у опытного коллеги или из какого-нибудь справочно-практического пособия, статьи и т.п. Некоторые при этом ссылаются на п. 35 Правил, где закреплено, что «все записи … заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью … и подписью самого работника». По их мнению, заверение должно выглядеть именно таким образом.

Однако если внимательно прочитать п. 35 Правил, то обнаружится, что заверение должно в равной степени производиться и со стороны работодателя, и со стороны работника. Тогда почему же, например, кадровик не пишет: «Записи верны. Инспектор по кадрам        А.А. Самойлова»?

Дело в том, что кадровые работники и бухгалтеры, в отличие от специалистов по делопроизводству, в данном случае не совсем верно понимают слово «заверение». Словосочетание «заверяется подписью» следует понимать буквально, дословно. «Заверить подписью» означает всего лишь воспроизведение подписи на соответствующем документе.

Расшифровывать или нет?

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи ответственного за ведение трудовых книжек (или вообще рядом с ней) появляется совершенно непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки.

Пример 8   

Дело в том, что некоторые специалисты считают достаточным вместо полного реквизита «подпись» внести лишь его часть в виде личной ­подписи. По их мнению, подпись и личная подпись – вещи тождественные. ­Естественно, это не так.

Личная подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет персонифицировать лицо, которое ее произвело. Иногда бывает даже трудно понять, что некий графический символ, написанный от руки, является чьей-либо личной подписью, так как у некоторых людей бывают весьма своеобразные росчерки, представляющие собой подпись, например, такие: . Особенно оригинальными бывают подписи работников из других стран, где письменность довольно сильно отличается от той, к которой ­привыкли мы.

По этим причинам расшифровка нужна обязательно. Однако и тут находятся возражения.

Считается, что расшифровка подписи (личной подписи) работника при закрытии блока записей не нужна, так как работник подписывался на титульном листе трудовой книжки и всегда есть возможность сличить одну личную подпись с другой. На первый взгляд это кажется обоснованным. Но представим, что увольняющийся работник – женщина, которая вышла замуж и изменила фамилию. На титульный лист трудовой книжки были внесены соответствующие изменения. Например, работница носила фамилию Волкова, а по мужу стала Зайцевой. На этом основании по всем правилам прежняя фамилия «Волкова» была аккуратно зачеркнута, а новая фамилия «Зайцева» – внесена вместо старой. Однако на титульном листе трудовой книжки эта работница не проставляла другой подписи, соответст­вующей ее новой фамилии, ведь это не предусмотрено правилами. Опять получается, что подпись без расшифровки, заверяющая блок записей при увольнении, является «бесхозной».

С должностью или без?

Еще один вариант, когда подпись работника совершается не совсем по правилам: присутствует личная подпись, присутствует расшифровка, но нет указания на должность работника, например, «   И.И. Иванов».

Но отсутствие указания на должность делает реквизит «подпись» неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись увольняемого работника должны производиться по одинаковым ­правилам, поскольку п. 35 Правил не делает между ними различий. Так, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто немыслима без указания на должность (см. Пример 3). Тогда почему такое указание игнорируется, когда подпись проставляет работник? По мнению автора, обе подписи должны воспроизводиться по аналогичным правилам.

Иногда приводится довольно необычный аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке. Считается, что увольняющийся работник – уже «отрезанный ломоть», то есть работником теперь не является, а поэтому и не надо указывать его должность, поскольку ­таковой у него не имеется.

Но такой аргумент противоречит нормам Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы. В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы человек еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника ­никуда не делась.

Все эти аргументы свидетельствуют о необходимости указания на ­должность в подписи работника.

В то же время есть один нюанс. Представим, что увольняющийся ­сотрудник занимал должность юрисконсульта. Его подпись будет выглядеть так:

    

А теперь представим, что увольняется инженер автоматизированных систем управления технологическими процессами отдела технического обеспечения (именно так выглядит это название согласно штатному расписанию, трудовому договору с работником и записи о приеме в трудовой книжке). Воспроизведение подобных названий должностей может занять полстраницы в трудовой книжке (в зависимости от почерка работника). Понятно, что это может быть крайне неудобно. Другая интересная ситуация может возникнуть, когда ведением трудовых книжек занимается, например, инспектор по кадрам, а увольняемый сотрудник имеет аналогичную должность. Как быть в этих случаях? По мнению автора, можно заменить наименование должности на слово «работник»:


Дело в том, что пункт 35 Правил говорит о том, что «все записи … заверяются … и подписью самого работника». При этом и ГОСТ Р 6.30-2003 формально будет соблюден, и обе подписи (того, кто вносит записи в трудовую книжку, и увольняющегося работника) будут выполнены единообразно.

Автор советует работодателям не увлекаться длинными и «цветистыми» названиями должностей. Это не всегда удобно для кадрового ­делопроизводст­ва, и к тому же могут возникнуть проблемы с кадровыми перестановками.

Место для подписей и печати

Принято, чтобы подписи ответственного за ведение трудовых книжек  и работника располагались в графе 3 одна под одной, без пропуска строк.

Как уже упоминалось, иногда личная подпись увольняющегося работника стоит на одной строке с подписью секретаря или инспектора по кадрам. Это совершенно недопустимо. Во-первых, может сложиться впечатление, что вторая подпись сделана еще раз секретарем (или инспектором по кадрам), особенно если его «настоящая» подпись закрыта (скрыта) полностью оттиском печати. Во-вторых, если эти две подписи сделаны по всем правилам, то они никак не могут уместиться на одной строке. В-третьих, п. 35 Правил устанавливает по­следовательность совершения подписей – сначала подпись ­ответственного лица, затем – работника.

Строго говоря, после того как ответственное лицо произвело свою подпись, оно должно сразу проставить печать. Но на практике печать часто ставится после совершения подписи работником. Вероятно, это делается для того, чтобы наиболее оптимально разместить оттиск печати.

По сложившимся на практике правилам оттиск печати не должен скрывать личных подписей, а также важных реквизитов документа или сам текст. Печать должна немного захватывать лишь наименование должности. Но трудовая книжка имеет небольшой формат (по размеру трудовая книжка такая же, как общегражданский паспорт), и удачно разместить оттиск печати не всегда представляется возможным. Некоторые ставят печать справа, и потом она мешает прочитать реквизиты приказа об увольнении. Вполне возможно, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда России потребуют для подтверждения данного периода трудового стажа архивную справку, что бывает довольно затруднительно по прошествии времени. Также нельзя, чтобы оттиск печати скрывал дату увольнения, ведь дата увольнения, указываемая в графе 2, является очень важной для подсчета стажа.

Автор советует не бояться ставить печать так, чтобы она занимала нижние пустые строки. Это вполне допустимо. Следующая организация откроет свой блок записей, пропустив строки, занятые печатью предыдущей организации. Эти строки не являются пустыми, как неверно полагают некоторые специалисты. Они заняты предусмотренным реквизитом, пусть даже данный реквизит не занимает эти строки по всей их ширине.

Какая печать?

Согласно нормативным документам в трудовой книжке может ­проставляться как печать самой организации, так и печать отдела кадров.

Печать отдела кадров не является обязательной, чаще всего работодатели обходятся только одной печатью на все случаи. При этом если печать отдела кадров все же есть, следует иметь в виду, что проставляется она только на подписи кадровика. Если в силу каких-то причин запись об увольнении оформляет сам руководитель (например, при отсутст­вии на работе инспектора по кадрам), то его подпись может быть заверена исключительно печатью организации. При этом обратная ситуация (печать организации проставлена на подпись кадровика) абсолютно правомерна даже в том случае, если в организации имеется печать отдела кадров.

Если же в организации отдела кадров нет, то заказывать печать для отдела кадров совершенно нецелесообразно. Многие используют в таких случаях печати, на которых написано «для документов» или «для кадровых документов». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (т.е. печать соответствующего структурного подразделения), а не на какую-то иную простую печать. То есть использовать печать «для документов» или «для кадровых документов» в трудовой книжке некорректно. Впрочем, проверяющие весьма редко обращают на это внимание. Но если строго следовать указанным нормативно-правовым актам, секретарь должен заверять свою подпись в трудовой книжке только печатью организации.

Итак, запись об увольнении внесена и заверена подписями и печатью и вручена работнику на руки. При этом нужно не забыть дать работнику на подпись личную карточку по форме Т-2 и Книгу учета движения трудовых книжек. После этого сотрудничество с работником можно считать оконченным.

*   *   *

Таким образом, процедура оформления трудовой книжки при увольнении работника требует предельной внимательности и знания отдельных нюансов, о которых не упоминается ни в Правилах, ни в Инструкции. Бесспорно, некоторые из этих нюансов имеют лишь формальный характер, и небольшие ошибки не повлекут административного наказания в виде штрафа (хотя они могут быть отмечены в акте проверки трудовой инспекции). Но надо помнить, записи в трудовой книжке демонстрируют другим организациям, насколько серьезно и ответственно подходит работодатель к порядку кадрового делопроизводства и к своему персоналу. Кроме того, в нашей стране никогда не знаешь, чем обернется очередная реформа и чем будут чреваты незначительные на сегодняшний день ошибки. Ну и, наверное, самое главное – это профессиональная гордость специалиста, которая не должна позволить ­пренебрегать даже малейшими правилами в своей ­профессиональной сфере.

Изменились правила ведения трудовых книжек? Да!

Раньше все было просто. Новую трудовую книжку мы заводили только работнику, который устраивался на свое первое место работы. Если же прежняя трудовая книжка была утеряна или повреждена, вместо нее выдавался дубликат. Теперь же в обоих случаях мы должны оформить новую трудовую книжку! Какие возможности для недобросовестных работников открывают новые положения Трудового кодекса? Все подробности в статье «Вместо дубликата выдаем новую трудовую книжку», опубликованной в августовском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Подпись работника в трудовой книжке при увольнении (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Подпись работника в трудовой книжке при увольнении

Судебная практика: Подпись работника в трудовой книжке при увольнении Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 234 "Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться" Трудового кодекса РФ
(ООО "Журнал "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая доводы истца обоснованными, согласно ст. ст. 232, 233, 234 ТК РФ обязанность возмещения работнику материального ущерба за задержку выдачи трудовой книжки может быть возложена на работодателя в случае, когда данные обстоятельства препятствовали работнику поступить на иную работу и получить заработок. В день увольнения работодатель не выдал истцу трудовую книжку. Отсутствие трудовой книжки препятствовало истцу в трудоустройстве, что следует из представленных справок. Довод ответчика о том, что трудовая книжка была вручена истцу в день увольнения, суд отклонил. Из пояснений истца следует, что запись в приказе об увольнении о получении трудовой книжки была сделана им в день увольнения, однако трудовая книжка не была выдана, т.к. он отказался от подписи в ведомости о получении им расчета при увольнении без фактической выплаты денег. Допустимым доказательством выдачи работнику в день увольнения трудовой книжки является запись и подпись об этом работника в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек. Таких доказательств не представлено.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Подпись работника в трудовой книжке при увольнении Путеводитель по кадровым вопросам. УвольнениеПо общему правилу все записи, которые внесены в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и увольняемого работника, а также печатью работодателя. Это предусмотрено п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: В каких случаях необходима подпись работника в трудовой книжке?
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)2) при увольнении работника (прекращении трудового договора) независимо от основания увольнения все внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя записи заверяются подписью самого работника. Исключение - случаи, когда при увольнении выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки (п. 35, абз. 1 п. 36 Правил ведения трудовых книжек).

Нормативные акты: Подпись работника в трудовой книжке при увольнении

Если владелец трудовой книжки не ставил свои подписи под записями об увольнении, какие последствия для него могут быть в этом случае?

Консультант Плюс > Статьи > Если владелец трудовой книжки не ставил свои подписи под записями об увольнении, какие последствия для него могут быть в этом случае?

Вопрос:

Кадровик в организации сделал запись в трудовой книжке об увольнении со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, но по требованию начальника отдела кадров запись была аннулирована и сделана новая со ссылкой на ст. 80 ТК РФ. В настоящий момент организация ликвидирована.
Какие последствия для работника может повлечь сложившаяся ситуация?
Если владелец трудовой книжки не ставил свои подписи под записями об увольнении, какие последствия для него могут быть в этом случае?
Ответ:

Если работник отдела кадров в организации сделал запись об увольнении работника со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ, но по требованию начальника отдела кадров запись была аннулирована и сделана новая запись со ссылкой на ст. 80 ТК РФ, а в настоящий момент организация ликвидирована, то необходимо учитывать следующее.
По первому вопросу сообщаем, что в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи, в подтверждение трудового стажа при назначении пенсии необходимо будет представлять справки, выписки из приказов, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.
По второму вопросу сообщаем, что отсутствие подписи работника под записями об увольнении может быть расценено так, что работник не согласен с записями, произведенными в этой организации.
Обоснование:

Согласно п. 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — п. п. 4 и 10 ч. 1 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи.
Пунктом 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция), предусмотрено, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п. 4 и 10 ч. 1 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Вышеуказанные Правила вступили в силу 30.04.2003.
Таким образом, из изложенного следует, что при внесении записи об увольнении в трудовую книжку после 30.04.2003 ссылка на ст. 80 ТК РФ не делается, поскольку ст. 80 ТК РФ не является основанием для увольнения, а лишь регламентирует порядок расторжения трудового договора по собственному желанию работника и такую запись нужно исправлять.
В силу п. 28 Правил, если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Таким документом будет, к примеру, выписка из соответствующего архивного документа (приказа об увольнении).
На основании п. 1.2 Инструкции в графе 3 после последней записи в разделе «Сведения о работе» под следующим порядковым номером пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». После чего нужно сделать правильную запись со ссылкой на ст. 77 ТК РФ. При этом в графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого внесены исправления. Если же подтверждающих документов, на основании которых можно внести исправления, не обнаружится, то, по всей видимости, работнику придется обратиться в суд либо в ПФР.
Так, согласно п. 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (с изменениями от 08.08.2003) (далее — Правила подсчета), в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности:
1) выполнявшейся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;
2) выполнявшейся застрахованными лицами за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами РФ, либо в случае уплаты страховых взносов в ПФР на добровольной основе;
3) иные периоды.
Указанные периоды подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Согласно п. 1.1 Положения о порядке подтверждения трудового стажа для назначений пенсий в РСФСР, утвержденного Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04.10.1991 N 190, п. 6 Правил подсчета при отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи либо не содержатся записи об отдельных периодах работы, в подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.
Следовательно, во избежание возможных проблем при оформлении пенсии рекомендуем исправить неправильную запись в трудовой книжке.
На основании п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36 Правил).
Поскольку своей подписью работник выражает согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность в данной организации, и данное условие предусмотрено Правилами, при отсутствии подписи работника под записью об увольнении с предыдущего места работы работник может поставить недостающую подпись в трудовой книжке в присутствии уполномоченного на ведение трудовых книжек в той организации, где он сейчас работает.
Отсутствие подписи работника в трудовой книжке после записи об увольнении может быть расценено как несогласие с записями, внесенными в данной организации, что впоследствии может затруднить определение трудового стажа для назначения пенсии.

Надо ли теперь расписываться в трудовой книжке при увольнении

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ошибки в трудовой книжке могут повлиять на Пенсию

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Запись в трудовой об увольнении

Согласно п. Напомним, что в п. При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Любой вариант увольнения работника с предприятия в необходимом порядке фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. Несмотря на всю внешнюю простоту момента, к процедуре внесения записи в трудовой документ следует отнестись со всей серьезностью и ответственностью. Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью.

Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи. Как следствие возникают проблемы, требующие дополнительного времени, а иногда и средств. Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм.

Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения. Начнем с момента, когда запись уже внесена.

Следующим этапом станет её официальное заверение. В частности, п. Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь. В роли работодателя может выступать как индивидуальный предприниматель, так и юрлицо. С предпринимателем дело обстоит просто — ему вменяется в обязанность самостоятельно вносить записи в трудовые документы. Однако как быть, если в качестве работодателя выступает юридическое лицо?

В такой ситуации предусматривается ответственность за всё руководителя организации, т. Именоваться такой руководитель может как угодно директор, гендиректор, президент и т. Иными словами, суть от наименования должности не изменится , а главным выводом будет то, что руководитель имеет право вносить в ТК соответствующие записи.

Иначе обстоит дело в реальности. На сегодняшний день редко где найдется руководитель, лично занимающийся вопросами трудовых книжек подчиненных. Исключение составляют лишь представители малого бизнеса. Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем. Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника , но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.

Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем. Но вполне приемлемо и иное решение — назначение в. Заметим, что при таком развитии событий обязательным является оформление приказа, содержащего следующие сведения:.

Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК пусть это будет бухгалтер получит следующий вид:. Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:. Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом. Вокруг этого вопроса и по сей день возникает немало споров.

Защитники необязательности расшифровки подписи сотрудника утверждают, что раз фамилия, инициалы и подпись стоят на титульном листе трудовой, то в случае увольнения достаточно только расписаться.

Но как быть, к примеру, если сотрудником является женщина, фамилия которой за время работы в данной организации изменилась к примеру, она вышла замуж? Сличать подписи в данной ситуации не получится, ведь общеизвестно, что при смене фамилии меняется и роспись человека. Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь. Последним элементом заверения записи об увольнении, как уже было отмечено ранее, является печать.

Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться — какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:. Но с года Правила были несколько трансформированы.

В ряд внесенных поправок вошло и распоряжение Роструда о замене части фразы п. Иными словами, после вступления в силу этих поправок, заверение записи на предмет увольнения при помощи печати отдела кадров считается грубым нарушением процедуры. Касательно расположения её оттиска, то имеется ряд соответствующих требований:. Порядок ознакомления сотрудника с соответствующей записью об увольнении в его трудовом документе осуществляется согласно п.

Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:. Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше. Подскажите,является ли действительным приказ об увольнении,если он без печати и подписи руководителя.

Могу я оспорить увольнение свое увольнение? Здравствуйте, Игнат. Оспорить своё увольнение вы сможете при условие, что в приказе об увольнение стоит подпись настоящего руководителя. Конечно можете, если обратитесь с заявлением куда надо. У вас естественно должны быть доказательства этого, иначе никто вам не поверит. Добрый день. Олеся, при заполнении Трудовой книжки в связи с увольнением , указывается номер статьи, по которой человек уволен и пишется расшифровка этой статьи.

Вам потребуется судебное решение об установлении факта, имеющего для вас юридическое значение. На основании такого решения новый работодатель внесёт вам необходимую запись. Обратитесь в городской архив для получения сведений по вашему увольнению, которые находятся на хранении в документах ликвидированной организации. С полученной документальной информацией обращайтесь в суд. Михаил, это нарушение, согласно Инструкции по ведению и заполнению Трудовых книжек, они обязаны поставить печать и подпись руководителя, при увольнении работника.

В противном случае запись будет считаться не действительной. Здравствуйте,подскажите,как быть,если при увольнении по собственному желанию в трудовой книжке сделали соответствующую запись,но отказались поставить печать? Здравствуйте, Михаил. Работодатель не в праве отказываться ставить печать в трудовой книжке при наличии соответствующей записи.

Это незаконно. У вас должен быть на руках договор, где прописано, что вы уходите по собственному желанию. Обращайтесь в трудовую инспекцию. Во-первых, Инесса, вам нужно было еще при приеме на работу заключать трудовой договор. Вы этого не сделали, следовательно, не делали никаких отчислений в ПФР на своего работника.

А теперь, если внесете такую запись, что человек работал у вас, то при проверке вскроется факт подлога. Инесса, здравствуйте. В трудовую книжку вносятся записи на основании приказов о приеме, переводе, увольнении.

Внесение заведомоложных записей незаконно и наказуемо. Вам нужно было заключить трудовой договор с работником. Добрый день, подскаите если сотрудник был уволен и уже позднее обнаружилось что была запись о переводе и она неверна. Выполнив запись о том что другая была не верна ставить печать?

Здравствуйте, Ярослав. Печать в данном случае обязательна, так как она удостоверяет факт исправления. В соответствии с правила хранения и заполнения трудовых книжек, все записи произведенные в трудовой книжке закрепляются печатью организации. Здравствуйте, Георгий. Да, это обязательно. Работник должен расписаться под записью об увольнение.

Здравствуйте Георгий. По правилу ведения и хранения трудовых книжке. Сотрудник с которым работодатель расторгает трудовые отношения, должен расписаться в трудовой книжки.

Необходимо ли работнику при увольнении расписываться в трудовой книжке?

Учет трудовых книжек: Где отражают учет трудовых книжек Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести: Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Согласно п. Напомним, что в п. При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника.

Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности. По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом производству бланков, хранению и т.

Может ли бухгалтер расписаться в трудовой книжке при увольнении

Согласно п. Напомним, что в п. При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Надо ли теперь расписываться в трудовой книжке при увольнении

Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм. Если по объективным обстоятельствам, сопутствующим увольнению, работник не мог расписаться, это не считается нарушением. СПРАВКА: После внесения записи о приёме на работу у нового работодателя, исправлять предшествующую запись внесением подписи сотрудника недопустимо. Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции.

Трудовая книжка утв.

Любой вариант увольнения работника с предприятия в необходимом порядке фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. Несмотря на всю внешнюю простоту момента, к процедуре внесения записи в трудовой документ следует отнестись со всей серьезностью и ответственностью. Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи.

Трудовые книжки. Заверение записей об увольнении.

Калинина Оформление трудовой книжки при увольнении работника — весьма ответственная процедура. Каждый специалист по кадровому делопроизводству знает, что блок записей в трудовой книжке нужно закрывать двумя подписями: работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и увольняющегося сотрудника. Однако сложилась устойчивая ошибочная практика их оформления!

.

Надо ли расписываться работнику в трудовой книжке при увольнении

.

Оформление трудовой книжки при увольнении, образец заполнения Помимо Теперь подробно расскажем о каждом документе, который надо выдать.

.

Кто имеет право расписываться в трудовой книжке

.

Надо ли расписываться сотруднику в трудовой книжке при увольнении

.

.

.

.

куда ставить, образец, как избежать ошибок

Процедура проведения увольнения и расторжения трудового договора сложна и многогранна. При этом её необходимо правильно отметить в трудовой книжке — основном документе, фиксирующем изменение статуса работника.

Большое количество споров вызывает печать, которая ставится при увольнении сотрудника. Многие интересуются её видом, необходимостью, правилами размещения и порядком действий при её отсутствии в выданном документе. Об этих темах мы и поговорим в нашей статье.

Содержание статьи:

Нужна ли печать?

Трудовой Кодекс РФ обязывает ответственных сотрудников руководства работодателя и специалистов отдела кадров ставить печать на каждом уведомлении об увольнении. Нужно это по одной простой причине — без соответствующего штампа не будет никаких гарантий того, что уведомление об увольнении подлинное. На этом основании новый работодатель вполне сможет отказать вам в трудоустройстве.

Так что имейте в виду — если при получении трудовой книжки вы не обнаружили печати, то вам нужно отдать её обратно в отдел кадров и подать соответствующую претензию. Забирать трудовую без печати — большая ошибка, и если вы подпишите документы о том, что у вас нет никаких претензий к организации, то в будущем вам штамп уже вряд ли поставят.

Куда печать ставится?

Достаточно интересный вопрос, которым задаются и специалисты, и работники. Дело в том, что печать не должна закрывать собой важные сведения и при этом не быть отдельной от самой записи. Поэтому наиболее правильное расположение печати прямо под записью об увольнении в левом углу. При этом желательно, чтобы она захватывала собой немного текста, но не перекрывала его — так она одновременно и не будет вызывать спорных вопросов, и не навредит тексту. При этом справа от печати должно остаться достаточно места для того, чтобы можно было поставить две подписи.

Нужно ли заверять печать?

Да, такая необходимость прописана в Трудовом Кодексе РФ. Каждую печать необходимо подтвердить двумя подписями. Первую ставит ответственный сотрудник, который заполнял сведения об увольнении. Вторую подпись ставит сам владелец трудовой книжки после того, как проверит её и убедится в том, что все в порядке с документами.

Кроме того, ответственный сотрудник имеет полное право дополнительно защитить печать, приклеив на него наклейку — голограмму, которую производит Госсзнак. Её наличие не обязательно, но она достаточно часто используется для защиты печатей, подписей и иных важных сведений от правок.

Что делать, если печать поставлена ошибочно?

Порой случается так, что печать ставится ошибочно. Это может произойти в нескольких случаях:

  • Была использована не та печать;
  • Печать заверяет не ту запись;
  • Сама запись об увольнении ошибочна.

Такая ошибка грозит значительными проблемами в будущем, и её следует немедленно исправить. Но сделать это не так то просто. Для начала нужно составить акт, который потребуется передать на рассмотрение руководству. После этого на основании акта потребуется составить приказ о внесении записи в трудовую.

Следующим шагом станет внесение в трудовую отдельной строки, аннулирующей пункт, заверенный печатью. Только так она потеряет свою силу. Главным в такой записи будет ссылка на действующий приказ, который дает право на отмену внесенного ранее пункта об увольнении.

Последним шагом станет внесение новой правки отдельным пунктом, содержащей актуальную информацию и верную печать организации.

Государственная инспекция труда в Новгородской области

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными  Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г.( далее Правилами), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее Инструкция ),Трудовым кодексом Российской Федерации.

    Ответы формируются согласно Вашим запросам:

1.      Как правильно сделать в трудовой книжке запись о переименовании должности ?

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

графа 1- порядковый номер записи

 графа 2- дата внесения записи

графа 3- сделана правильно( должность…. переименована  в ….)

графа 4- приказ №…от…..( в данном случае приказ работодателя, а не министерства) . Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

        2.Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника ? Как это сделать

правильно?

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.  Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.  Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислю некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

  Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

          Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. (п. 1.2 Инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

   Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

   Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована,  исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива). ( п.27 Правил)

   При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

  На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

   «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи  или  же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе

3        Если в тр.кн. перепутаны порядковые номера записей ,нужно ли это исправлять и как правильно это сделать?  (аналогично предыдущему вопросу)

        4. Если в тр.кн. неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована ?

     Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

5.Правомерно ли записи в трудовой книжке заверять не печатью самой организации, а печатью отдела кадров ( канцелярии) учреждения ?

Правомерно, поскольку « все записи внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя…» Работодатель в данном случае- юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати ( канцелярия, кадры, финансы и т.д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку- секретарь или кадровик, стало быть и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.            

 6. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)

На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

      7.В трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении из организации. Сама организация ликвидирована. Как это можно исправить?

      В  случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации  предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

     8.Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?

            В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ  « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.     

     «Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация

( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается  соответствующая запись

( Предприятие… переименовано в …. ).

         9. Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается  ли такая запись недействительной?

    Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

   10. Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?

      Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

    В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой:  Работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись).  Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима  подпись в таком виде.

   В  графе 4 раздела «Сведения о работе» - запись производится как обычно- на основании приказа ( распоряжения) работодателя. Поскольку ИП  тоже является работодателем, он должен издавать приказы( распоряжения) о приеме, увольнении и др

     11. В трудовой книжке работника на титульном листе нет печати организации, оформившей трудовую книжку. При этом в разделе «Сведения о работе» все заполнено правильно, первая и последующие записи о работе заверены печатью. Организации, которая оформляла трудовую книжку нет. Как исправить ошибку ?

    Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее.

   «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10. 10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 г. № 555. в соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

 

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

Печать в трудовой книжке не нужна

С 4 апреля 2018 г. наниматели не обязаны проставлять печать в трудовых книжках работников. Скорректирована Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее — Инструкция).

Исправления внесены постановлением Минтруда и соцзащиты от 19.03.2018 № 34. Нормы Инструкции приведены в соответствие с подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7 «О развитии предпринимательства», вступившего в силу с 26.02.2018 г.

Из приложения «Образец трудовой книжки» исключены слова «М.П.». Соответственно, на новых бланках трудовых книжек (вкладышах к ним) этой аббревиатуры не будет. Но если у нанимателя имеются бланки и вкладыши старого образца, они являются действительными до полного использования.

Печать не требуется на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Записи здесь теперь заверяются только подписью нанимателя или лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, уполномоченного нанимателем (п. 25 Инструкции). Не нужна печать на внутренней стороне обложки при указании ссылок на документ, в соответствии с которым в трудовую книжку вносятся изменения (дополнения) о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности работника. При внесении записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) достаточно подписи нанимателя или лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки (п. 44 Инструкции). Не нужно проставлять печать при внесении пропущенной записи в трудовую книжку, а также записей о работе, награждениях и поощрениях при заполнении дубликата трудовой книжки.

Ранее печать требовалась также на расписке о получении трудовой книжки нанимателем, выдаваемой работнику, на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при ее скреплении. Эти обязанности упразднены.

Индивидуальным нанимателям разрешили не представлять трудовую книжку работника для проставления печати в регистрирующий орган по месту своей государственной регистрации.

В остальном порядок оформления трудовых книжек и иных документов остался прежним.

Автор публикации: Елена ПЕТРОШЕВИЧ

Статья доступна для бесплатного просмотра до: 01.01.2028


Может ли работодатель добавить в кадровое дело после увольнения? | Работа

Поскольку личное дело сотрудника принадлежит работодателю, а не работнику, работодатель может добавлять его в файлы персонала даже после увольнения работника. Тем не менее, работодатели, которые изменяют записи о занятости после того, как сотрудник уволился из компании, могут быть обязаны объяснить, почему. Если вы хотите получить копию своего личного дела после увольнения из компании, обратитесь в департамент труда штата или аналогичное агентство, чтобы узнать, имеете ли вы право на получение копии.

Содержимое файла персонала

Многие работодатели хранят записи о занятости в двух отдельных файлах. Один файл содержит действия по трудоустройству, такие как материалы заявки, записи о разрешении на работу, служебные аттестации, данные о заработной плате и документы об удержании налогов. Другой файл содержит конфиденциальную информацию, связанную со здоровьем, такую ​​как выбор групповых медицинских льгот, записи о медицинских отпусках и компенсации работникам, а также информацию о приспособлениях для людей с ограниченными возможностями. Файл, содержащий информацию о здоровье, считается конфиденциальным в соответствии с положениями Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования, которые требуют, чтобы работодатели вели эти файлы отдельно.В большинстве случаев не будет никаких причин хранить дополнительную информацию в вашем файле, связанном со здоровьем, после того, как вы уволитесь из компании.

Цели аудита

Работодатели часто проводят аудит кадровых ресурсов, чтобы определить эффективность своих процедур ведения документации. Хотя вставлять материалы в ваше дело после того, как вы уволились из компании, не принято, возможно, ваш бывший работодатель мог пометить ваше личное дело как прошедшее надлежащую проверку. Добавленная дополнительная информация не будет иметь ничего общего с вашей работой.Скорее всего, это будет просто примечание, в котором указывается ваш прежний статус работы и что файл можно заархивировать.

Расследования

Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве требует, чтобы работодатели вели файлы сотрудников, когда в агентство поступило официальное обвинение в дискриминации. Даже если сотрудник увольняется из компании до того, как обвинение в дискриминации будет снято, компания должна сохранить содержимое файла. Вообще говоря, у работодателя не будет причин вносить вклад в личное дело после увольнения сотрудника, даже если есть нерешенный вопрос о дискриминации.Собственные документы компании о расследовании хранятся отдельно от кадрового учета сотрудника.

Собственность компании

Даже если работодатель не добавляет информацию в файл персонала после завершения рабочих отношений, он все равно имеет право сделать это, потому что файл является собственностью компании. Однако передовая практика управления персоналом предполагает, что работодатели воздерживаются от добавления информации в файлы бывших сотрудников. Причина в том, что может возникнуть юридический вопрос, который потребует от работодателя предоставить материалы дела.В этом случае может быть сложно объяснить, почему в файл была добавлена ​​информация о прекращении действия.

Доступ к файлам

В зависимости от штата некоторые нынешние и бывшие сотрудники имеют право на получение копии содержимого своего личного дела. Например, закон штата Нью-Гэмпшир разрешает сотрудникам проверять свои кадровые записи, а работодателю разрешается взимать плату за изготовление копий содержимого файлов. Если сотрудник оспаривает информацию, содержащуюся в досье, его официальное опровержение должно стать частью досье персонала.

Ссылки

Автор биографии

Рут Мэйхью пишет с середины 1980-х, а с 1995 года является экспертом в области управления персоналом. Ее работа представлена ​​в статьях «Многопоколенная рабочая сила в отрасли здравоохранения» и ее цитировали в многочисленных публикациях, включая журналы и учебники, посвященные методам управления человеческими ресурсами. Она имеет степень магистра социологии Университета Миссури в Канзас-Сити. Рут проживает в столице страны Вашингтоне, округ Колумбия.C.

Ответы на запросы о записях от нынешних и бывших сотрудников

Работодатели должны знать о требованиях и сжатых сроках, которые они предъявляют при ответе на запрос сотрудника о предоставлении различных документов о трудоустройстве в соответствии с законодательством Калифорнии. Эта пятничная пятерка посвящена пяти областям записей, которые обычно запрашиваются соискателями, нынешними или бывшими сотрудниками, а также некоторым общим срокам выполнения этих запросов.

1. Текущие и бывшие сотрудники имеют право на ведение кадрового учета в соответствии с разделом 1198 Трудового кодекса.5.

В соответствии с разделом 1198.5 (a) Трудового кодекса Калифорнии каждый нынешний и бывший сотрудник или их представитель имеет право просматривать и получать копию своих кадровых документов. Что касается запросов в соответствии с 1198.5, запрос должен быть сделан в письменной форме двумя способами:

  • Написано и представлено нынешним или бывшим сотрудником или его или ее представителем.
  • Написано и отправлено нынешним или бывшим сотрудником или его или ее представителем путем заполнения формы, предоставленной работодателем.

Работодатели должны выполнить запрос не позднее 30 календарных дней с момента получения письменного запроса. Раздел 1198.5 (b) (1) Трудового кодекса.

2. Термины «кадровый учет» или «кадровое дело» в Трудовом кодексе не определены.

Поскольку в разделе 1198.5 Трудового кодекса упоминается термин «кадровый учет», но не дается определения этого термина, существует значительная двусмысленность в отношении того, какие документы должны храниться в личном деле сотрудника и какие документы должны быть доступны по запросу для проверки или копирования. кадровый учет.Хотя это не является юридически обязательным для работодателей, есть некоторые указания Отдела по соблюдению трудовых стандартов («DLSE»), выражающие следующее мнение:

Категории записей, которые обычно считаются «кадровыми», - это те записи, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарных мер, включая увольнение. Ниже приведены некоторые примеры «кадровых записей» (этот список не исчерпывающий):
1.Заявление о приеме на работу
2. Форма разрешения на начисление заработной платы
3. Уведомления о поощрении, предупреждении, дисциплинарном взыскании и / или увольнении
4. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
5. Уведомления о повышении или сокращении заработной платы
6. Образование объявления и записи об обучении
7. Аттестация / проверки
8. Записи посещаемости

Тем не менее, в разделе 1198.5 (h) Трудового кодекса четко указано, что этот раздел не распространяется на: (1) записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, (2) рекомендательные письма, (3) рейтинги, отчеты или записи, которые были: получены до приема на работу сотрудника, подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или получены в связи с рекламным экзаменом.Кроме того, работодатели могут отредактировать имена «любого сотрудника, не осуществляющего надзор», содержащиеся в запрашиваемом личном деле. Раздел 1198.5 (g) Трудового кодекса.

Раздел 1198.5 Трудового кодекса

предусматривает, что работодатели должны хранить копию кадрового учета работника в течение трех лет после того, как работник уволился из компании. Раздел 1198.5 (c) (1) Трудового кодекса.

3. Право на ознакомление с личным делом в соответствии с разделом 1198.5 прекращается после подачи иска.

Если нынешний или бывший сотрудник подает иск, который «касается кадрового дела против его или ее работодателя или бывшего работодателя», право на проверку кадровой документации в соответствии с разделом 1198 Трудового кодекса утрачивает силу.Разделы 1198 (n) и (o) Трудового кодекса.

4. Раздел 432 Трудового кодекса предоставляет заявителям и сотрудникам право на получение копии любого документа, который он или она подписали.

Сотрудник или заявитель имеет право получить любой документ, касающийся «получения или сохранения работы». Сотруднику или заявителю должен быть предоставлен документ «по запросу». Статья 432 Трудового кодекса.

5. У работодателей есть 21 день, чтобы предоставить информацию о заработной плате, требуемую в соответствии с разделом 226 Трудового кодекса.

Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам подробные отчеты о заработной плате или квитанции о заработной плате, в которых перечислены различные статьи. Я уже писал здесь о требованиях, которые должны содержаться в отчетах о заработной плате, а DLSE предоставляет примеры квитанций об оплате на своем веб-сайте для почасовых сотрудников здесь и для сотрудников, оплачиваемых по сдельной оплате.

В соответствии с разделом 226 (c) Трудового кодекса работодатели имеют 21 календарный день для ответа на письменные или устные запросы о проверке или копировании записей, указанных в этом разделе.В соответствии с этим разделом Трудового кодекса работодатели могут принять разумные меры для обеспечения идентификации нынешнего или бывшего сотрудника, а фактические затраты на воспроизводство могут быть оплачены работодателем.

К запросу на ведение кадрового учета и ведомости заработной платы работодатели не могут относиться легкомысленно, а несоблюдение различных требований может повлечь за собой ответственность работодателей. Важно немедленно обратиться к юристу после того, как сотрудник или его представитель направят устный или письменный запрос о предоставлении документов, связанных с трудоустройством, или обеспечат выполнение запроса.Это также ключевой период времени, чтобы оценить, может ли сотрудник подать иск, и предпринять шаги для решения любых потенциальных проблем до судебного разбирательства, если это вообще возможно.

Важность документации в человеческих ресурсах

Документация - это письменная и сохраняемая запись о трудовых событиях сотрудника. Эти записи состоят из элементов, предусмотренных правительством и законодательством, документов, требуемых политикой и практикой компании, документов, рекомендованных передовой практикой управления персоналом, а также официальных и неофициальных записей о трудовых событиях.

Документация по трудовой книжке

Документация сотрудника представляет собой письменный отчет о его или ее действиях, обсуждениях, инцидентах с инструктажем по производительности, свидетелях нарушений политики, дисциплинарных мерах, положительных вкладах, наградах и признании, расследованиях, невыполнении требований и целей, оценке эффективности и многом другом.

Думайте о трудовой документации как о своей истории взаимоотношений сотрудника с вашей организацией - в хороших и плохих отношениях.

Ведение этих записей позволяет работодателю и работнику сохранять письменную историю событий и обсуждений, имевших место в связи с любым конкретным событием. Документация о трудовых отношениях представляет собой письменную запись, которая может быть необходима для поддержки таких действий, как продвижение по службе, повышение заработной платы и дисциплинарные меры, включая увольнение.

Документация о сотрудниках, когда это необходимо, обычно бывает как положительной, так и отрицательной.Это факт, а не осуждение. Он описывает события по мере их возникновения, а не на основе мнений и мыслей наблюдателя о событии. В документации также описаны действия, которые были предприняты в заметных случаях, например, официальное признание сотрудников или принятие дисциплинарных мер.

Помните, что вам необходимо создавать документацию как можно ближе к моменту возникновения инцидента, чтобы записи были своевременными, подробными и точными.

В судебном разбирательстве документация о прошлой работе сотрудника часто имеет решающее значение для результата, который получит работодатель от события.Наша цель - составить объективную картину производительности сотрудника, не зацикливаясь исключительно на негативных событиях.

Виды документации

Политики, процедуры, руководство для сотрудников и планы повышения эффективности также являются формами документации, в которой фиксируется ожидаемое поведение сотрудников и требования к рабочему месту для поддержания упорядоченного и справедливого рабочего места, на котором сотрудники знают, чего от них ожидают.

Записи также представляют собой письменные заявления обвиняемого, обвинителя и свидетелей враждебных событий на рабочем месте, которые связаны с проступками сотрудников, такими как сексуальные домогательства или другое серьезное нарушение.

Эта документация также включает постоянные записи, такие как подписанное заявление о приеме на работу, письменные справки о приеме на работу, материалы заявления, такие как резюме и сопроводительные письма, а также проверку биографических данных. Помимо личного дела сотрудника, также хранятся другие документы, такие как форма I-9 (которая подтверждает право сотрудника на работу в США), а также медицинские записи, записи FMLA и т. Д.

Документация также может быть неформальной, например, в записях менеджера о его или ее обсуждениях с сотрудником в течение года.Важно, чтобы менеджеры поддерживали эту документацию на всех своих подчиненных. Ни один сотрудник не должен выделяться по показателям для документирования. Такое отношение к одному сотруднику по-другому, чем к другим, впоследствии может быть истолковано как дискриминация.

Документация может быть официальной и храниться в личном деле сотрудника. Ожидается, что сотрудники подпишут эту документацию, чтобы подтвердить, что они получили копию и полностью ознакомились с ее содержанием.Подпись сотрудника не означает согласия с положениями документации.

Использование документации

Также рекомендуется документировать критические инциденты, как положительные, так и отрицательные, чтобы у менеджеров была запись о производительности сотрудников за определенный период времени.

Организации могут использовать документацию, которую они хранят, другими способами. Они могут включать в себя процедуры, рабочие инструкции и инструкции к компьютерному программному обеспечению, и это лишь некоторые из них, но с точки зрения кадровой службы это обычное использование документации.В следующем разделе приведены инструкции о том, как правильно вести документацию.

Образцы документации по производительности

Документация об эффективности работы сотрудника позволит вам дисциплинировать, увольнять или справедливо продвигать, вознаграждать и признавать сотрудников. Без документации обоснование любого из этих действий сложно и потенциально рискованно для работодателя.

Работодатель должен избегать любых возможных обвинений в дискриминационном обращении с работниками.Если оставить в стороне все юридические аспекты, хорошие работодатели хотят создать справедливую, последовательную рабочую среду, поддерживающую цели и карьерные планы сотрудников.

Эта среда поддерживается профессиональной документацией менеджера о производительности сотрудников - как хвалебным поведением, так и действиями, нуждающимися в исправлении или улучшении. О том, как их документировать, подробно говорилось ранее. Следующие ситуации дают вам больше примеров соответствующей документации.

Документирование опозданий и прогулов

Неправильно:

Марк обычно опаздывает на работу.Марк пропускает слишком много работы.

справа:

1 апреля: Марк заболел и пропустил восемь часов работы.

4 апреля: Марк прибыл на работу в 10 утра, на два часа позже запланированного времени начала.

6 апреля: Марк записался на прием к врачу, а затем остался дома, чтобы установить новую печь.

12 апреля: Марк заболел и пропустил восемь часов работы.

Документирование производительности

Неправильно:

Мэри ненадежна.Она почти никогда не делает то, что взяла на себя.

справа:

2 мая: Мэри пообещала, что первый вариант предложения по продукту будет доступен для рассмотрения на сегодняшнем еженедельном собрании. Мэри не представила проект документа, как ожидалось. Сказал, что она была слишком занята, и люди, в чьей помощи она нуждалась, не вернулись к ней.

Менеджер ответил: В какой помощи вы нуждались? Информация? Кто не ответил вам и что вам от них нужно?

Карлу и Майклу нужно было сообщить Мэри о своих успехах.

Что делает вас настолько занятым, что у вас не было времени выполнить свое обязательство? Берет на себя слишком много обязательств с ограниченным графиком их выполнения.

Чем я могу вам помочь?

Когда вы сделаете черновик документа доступным для ознакомления?

В заключение

Эти образцы дают обзор того, как выглядит эффективная документация по сравнению с документацией, которая написана неправильно. Следуйте этим советам, чтобы эффективно и юридически задокументировать политики, показатели и события на рабочем месте.

Обратите внимание, что предоставленная информация является достоверной, но ее точность и законность не гарантируется. Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или помощью в государственные, федеральные или международные государственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Досье и записи персонала

Начиная с 1 января 2013 года, закон Калифорнии предусматривает, что нынешние и бывшие сотрудники (или представитель) имеют право проверять и получать копии кадровых файлов и записей, относящихся к работе сотрудника или к любым жалобам, касающимся сотрудника. Раздел 1198.5 Трудового кодекса. Проверки должны разрешаться в разумные сроки и через разумные промежутки времени, но не позднее 30 календарных дней с даты получения работодателем письменного запроса.По письменному запросу нынешнего или бывшего сотрудника или представителя работодатель должен предоставить копию кадрового учета за плату, не превышающую фактических затрат на воспроизведение, не менее чем за 30 календарных дней с даты получения работодателем запрос.

Для облегчения проверки работодатели должны делать все следующее: (1) хранить копию кадрового учета каждого сотрудника в течение не менее трех лет после увольнения, (2) предоставлять доступ к кадровому учету текущего сотрудника для осмотр и, по запросу сотрудника или представителя, предоставить копию в том месте, где сотрудник отчитывается на работу, или в другом месте, согласованном с работодателем и лицом, подавшим запрос.Если от сотрудника требуется проверить или получить копию не в том месте, где он или она явился на работу, потеря компенсации работнику не допускается, (3) предоставить доступ к кадровой документации бывшего сотрудника для проверки, и по запросу сотрудника или представителя предоставить копию в том месте, где работодатель хранит записи, если стороны не договорятся о другом месте в письменной форме.

Работодатель не обязан предоставлять эти кадровые записи или их копию в то время, когда работник фактически обязан оказывать услуги работодателю, если запрашивающий является работником.Работодатель обязан выполнять только один запрос в год бывшего сотрудника на проверку или получение копии его или ее кадровой документации. Бывший сотрудник может получить копию по почте, если он или она возмещают работодателю фактические почтовые расходы. От работодателя не требуется выполнять более 50 запросов на проверку и получение копии кадрового учета, поданного представителем или представителями сотрудников в течение одного календарного месяца. Работодатель может предпринять разумные шаги для проверки личности нынешнего или бывшего сотрудника или уполномоченного представителя.Перед тем, как сделать записи доступными для проверки или предоставить копию этих записей, работодатель может изменить имя любого сотрудника, не осуществляющего надзор.

Если бывший сотрудник, желающий проверить свой кадровый архив, был уволен за нарушение закона или политики в отношении занятости, включая домогательства или насилие на рабочем месте, работодатель может выполнить запрос, выполнив одно из следующих действий: (1 ) предоставление доступа к кадровой документации бывшему сотруднику для проверки в месте, отличном от рабочего места, которое находится на разумном расстоянии езды от места жительства бывшего сотрудника, (2) предоставление копии кадровой документации по почте.

Если работодатель не разрешает текущему сотруднику, бывшему сотруднику или представителю проверять или копировать записи о персонале в указанные сроки или сроки, согласованные по взаимному соглашению, текущий сотрудник, бывший сотрудник или комиссар по вопросам труда могут взыскать штраф 750,00 долларов США от работодателя. Текущий или бывший сотрудник может также подать иск о судебном запрете для обеспечения соблюдения требований и может взыскать расходы и разумные гонорары адвоката в таком иске в судебном порядке.

Право знакомиться с личными делами и записями не распространяется на записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, рекомендательные письма, рейтинги, отчеты или записи, которые (а) были получены до приема на работу сотрудника, (б) были подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или (c) получены в связи с рекламным экзаменом.

Право на проверку кадрового досье не распространяется на сотрудника, на которого распространяется действующий коллективный договор, если соглашение прямо предусматривает все следующее: (1) заработная плата, часы работы и условия труда сотрудников, (2) порядок проверки и копирования кадрового учета, (3) надбавки к заработной плате за все сверхурочные часы, (4) обычная ставка заработной платы, которая не менее чем на 30 процентов превышает установленную государством минимальную ставку заработной платы.

Работодатели обязаны предоставить сотруднику или соискателю по запросу копию любого документа, подписанного сотрудником или соискателем, касающегося получения или сохранения работы. Статья 432 Трудового кодекса.

Работодатели должны разрешать нынешним и бывшим сотрудникам проверять или копировать платежные ведомости, относящиеся к текущему или бывшему сотруднику. Раздел 226 (b) Трудового кодекса. Работодатель, который получает письменный или устный запрос от нынешнего или бывшего сотрудника на проверку или копирование его или ее ведомости заработной платы, должен выполнить запрос как можно скорее, но не позднее, чем через 21 календарный день с момента дата запроса.Неспособность работодателя разрешить нынешнему или бывшему сотруднику проверить или скопировать его или ее ведомость заработной платы в течение 21 календарного дня дает право нынешнему или бывшему сотруднику взыскать с работодателя штраф в гражданском иске в суде компетентной юрисдикции. Раздел 226 Трудового кодекса, подразделы (c) и (f)

Работодатели обязаны вести точный учет заработной платы каждого сотрудника, и такие записи должны быть доступны для проверки сотрудником по обоснованному запросу.Кроме того, когда действует сдельная оплата или план поощрения, такой как план комиссионных, сотрудникам должны предоставляться сдельные расценки или объяснение формулы плана поощрения. Работодатель должен вести точный производственный учет. Приказы IWC с 1 по 15, Раздел 7, и Приказ IWC 16, Раздел 6,

Все работодатели должны предоставить сотрудникам или их представителям доступ к точным записям о воздействии на сотрудников потенциально токсичных материалов или вредных физических агентов.Раздел 6408 (d) Трудового кодекса

Записи о занятости могут быть вызваны в суд у текущего или бывшего работодателя третьей стороной. Если трудовые книжки вызываются в суд, работник должен быть уведомлен и имеет право возражать против составления записей. Раздел 1985.6 (e) Гражданского процессуального кодекса

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Если нынешние или бывшие сотрудники просят показать свои личные дела, какую информацию работодатель должен предоставить? Есть ли что-нибудь, что должно оставаться конфиденциальным и недоступным для сотрудников?

Вот что рассказали адвокаты по трудоустройству SHRM Online .

Требования различаются в зависимости от штата, но, как правило, сотрудникам, вероятно, потребуется предоставить доступ к их заявлениям о приеме на работу, документам, отражающим компенсацию, должностным инструкциям, оценкам производительности, дисциплинарным записям и, при необходимости, уведомлениям об увольнении, сказала Рэйчел Рейнголд. Мандель, поверенный из Ogletree Deakins в Бостоне.

Но обычно существуют некоторые ограничения на то, что сотрудники могут видеть, - отметил Франклин Вольф, поверенный Fisher Phillips в Чикаго.В Иллинойсе, например, работодатель не обязан разрешать работнику просматривать или копировать письма из рекомендаций, среди прочего.

«Как мы видим из многих законов о занятости, в штатах на северо-востоке и западном побережье, а также в Иллинойсе есть особенно благоприятные для сотрудников законы о личных делах, но законы, благоприятные для сотрудников, становятся все более распространенными по всей стране», - сказал Мандель. Работодатели должны быть в курсе изменений по мере их вступления в силу, поскольку законодательные органы штатов часто обновляют правила, регулирующие доступ к файлам персонала.

Особые требования

Работодатели должны знать законы каждого места, где они работают. В некоторых штатах запрос сотрудника на просмотр своего файла должен быть оформлен в письменной форме: Калифорния, Коннектикут, Мэн, Массачусетс, Мичиган, Миннесота и Род-Айленд. В других штатах работодатель может создать политику, требующую письменных запросов: Делавэр, Иллинойс, Пенсильвания и Висконсин.

Законы штатов также различаются в отношении того, разрешено ли сотрудникам делать копии своих записей и кто должен нести расходы на изготовление копий.В Колорадо, например, сотрудники могут запросить копии своих записей, а работодатели могут потребовать от работников оплаты разумных расходов. Работодатели Пенсильвании, однако, не обязаны разрешать копирование, но сотрудникам разрешается делать заметки при просмотре своих файлов.

Законы некоторых штатов устанавливают минимальное количество раз, когда людям разрешается проверять свои файлы. Например, в Колорадо нынешним сотрудникам разрешено просматривать свои файлы не реже одного раза в год, а бывшие сотрудники могут просматривать свои файлы один раз после увольнения.Сотрудники Миннесоты могут проверять свои файлы один раз в шесть месяцев, но бывшие сотрудники могут делать это только один раз в течение первого года после увольнения.

«Еще одним важным аспектом различных законов штата, касающихся кадровых дел, является период соблюдения требований работодателем», - сказал Вольф. Эти правила меняются от штата к штату, и продление времени может быть разрешено или запрещено. В Иллинойсе, например, работодатель должен выполнить просьбу о проверке кадрового дела в течение семи дней, а работодателям разрешено одно семидневное продление сверх этого первоначального периода соответствия.Работодатели Массачусетса должны предоставить файлы в течение пяти рабочих дней с момента запроса.

Уведомление о неблагоприятных действиях

Многие штаты теперь требуют, чтобы работодатели уведомляли работников о размещении негативной информации в их файлах, сказал Мандель, отметив, что в некоторых штатах требуется, чтобы уведомление сопровождалось копией негативного документа.

Кроме того, в некоторых штатах сотрудники разрешают помещать соответствующие документы в свои файлы, чтобы опровергнуть отрицательную документацию.

Запрещенная информация

Кадровые файлы обычно содержат документы, которые сотрудник уже просмотрел, например, заявления о приеме на работу, оценки эффективности, а также формы перевода и продвижения по службе.Однако файлы могут также содержать информацию, которую сотрудники не читали, например, ссылки с предыдущих должностей и заметки о расследованиях уголовных или служебных нарушений. Некоторые из этих предметов могут быть недоступны для сотрудников.

«В ходе обычной работы сотрудники не имеют права просматривать документы о персонале, принадлежащие другому сотруднику или отражающие конфиденциальную информацию о другом сотруднике», - сказал Мандель. Кроме того, конфиденциальное общение с руководством, например, отражающее дискуссии руководства о производительности или расследованиях, обычно считается запрещенным, когда сотрудник обращается с запросом о кадровом досье.

Работодателям следует подумать о том, чтобы хранить отдельные файлы для информации, которую сотрудники могут просматривать, и информации, которую они не имеют права видеть.

[HR Q&A только для членов SHRM: Обязана ли наша компания по закону разрешать нынешним или бывшим сотрудникам просматривать или копировать свои личные дела? ]

Советы по соответствию

Для специалистов по кадрам часто бывает полезно разработать электронную таблицу, которая отражает соответствующие государственные требования при ответе на запрос файла персонала или при обработке размещения негативной информации в файле сотрудника, сказал Мандель.По ее словам, несмотря на то, что государственные требования могут привести к тому, что отделы кадров опасаются добавлять документацию в файлы персонала, важно продолжать записывать оценки производительности - как хорошие, так и плохие - и любые обсуждения, связанные с трудоустройством.

Была ли эта статья полезной? SHRM предлагает тысячи инструментов, шаблонов и других эксклюзивных преимуществ для участников, включая обновления соответствия, образцы политик, советы специалистов по кадрам, скидки на обучение, растущее онлайн-сообщество участников и многое другое. Присоединяйтесь / Продлите сейчас , и пусть SHRM поможет вам работать эффективнее.

Установка рекордов прямо

Запросы сотрудников на просмотр кадровой документации часто сигнализируют о том, что впереди судебный процесс.

Когда сотрудники просят показать свои личные дела, «обычно это плохие новости», по словам Тимоти Лаудона, адвоката по трудоустройству Berens & Tate в Омахе, штат Небраска.

«Чаще всего возникает ситуация, когда возникает конфликт. - добавляет Сью Уиллман, адвокат по трудоустройству в Spencer Fane Britt & Browne LLP из Канзас-Сити, штат Миссури.

Во многих штатах законы устанавливают правила, регулирующие обязанности работодателей разрешать работникам просматривать свои файлы. Вот почему специалистам по персоналу имеет смысл четко понимать правила доступа сотрудников к своим файлам.

Willman рекомендует менеджерам по персоналу использовать трехкомпонентную файловую систему и обозначать документы зеленым, желтым или красным цветом. Доступ к зеленым документам для сотрудников и руководителей, как правило, не ограничен. Сотрудникам будет запрещено просматривать желтые документы, но руководители и менеджеры смогут получить к ним доступ на контролируемой основе по принципу служебной необходимости.

Тогда есть красные документы. Некоторые документы будут выделены красным, чтобы существенно ограничить доступ к ним сотрудников и руководителей.

Однако, «даже в штатах, где нет закона, работодатель часто заинтересован в предоставлении документов», когда их запрашивает сотрудник, - говорит Уиллман. «Если вы убеждены, что у вас есть хорошая защита, лучше предъявить их на раннем этапе - так вы сможете предотвратить судебный процесс».

Однако первый шаг - «понять, какие обязательства существуют в вашем штате», - отмечает Джо Бичборд, поверенный Ogletree Deakins в Лос-Анджелесе.

Государственные законы о файлах

Большинство споров по поводу доступа сотрудников к своим кадровым файлам «возникают из-за того, что работодатели не осведомлены о правилах и думают:« Это наши записи, они наши, с которыми мы можем поступать так, как нам нравится », '”Говорит Бичборд.

«Это может быть разумным подходом», - продолжает он. «Но если есть закон штата по этому поводу, то это не тот подход, который вам следует использовать. Как только вы узнаете правила, вы сможете работать в их рамках ».

В тридцати пяти штатах и ​​округе Колумбия действуют законы, регулирующие доступ сотрудников к файлам работодателей.

Только Джорджия, Индиана, Канзас, Миссисипи, Миссури, Монтана, Нью-Джерси, Нью-Гэмпшир, Нью-Йорк, Оклахома, Южная Каролина, Южная Дакота, Теннесси, Техас и Западная Вирджиния практически не имеют законодательства по этому вопросу. Но даже в этих штатах в ограниченных ситуациях могут применяться отдельные законодательные акты.

В штате Миссури, например, сотрудники имеют право просматривать записи о компенсационных требованиях своих рабочих; в Аризоне, результаты тестирования на наркотики. Вот почему первая реакция отдела кадров должна заключаться в том, чтобы выяснить, что требуется по закону, а это сильно различается от штата к штату.(Для сравнения законов некоторых штатов см. «Различный объем государственной защиты» справа.)

В штатах, где правила очень развиты и регулируются, может существовать ряд теорий ответственности. В Калифорнии, например, раздел 1198.5 Трудового кодекса дает нынешним и бывшим сотрудникам право проверять записи о своих собственных действиях или жалобах с учетом специально перечисленных исключений.

Раздел 432 Трудового кодекса требует, чтобы работодатели предоставляли сотрудникам или соискателям по запросу копию всего, что сотрудник мог подписать в отношении работы.Раздел 226 (b) требует, чтобы они разрешили как нынешним, так и бывшим сотрудникам проверять или копировать свои собственные ведомости заработной платы. Раздел 6408 (d) требует, чтобы они разрешили доступ к записям о воздействии токсичных или вредных агентов.

Работодатель, отказывающийся предоставить доступ, может быть обвинен в правонарушении, а также может столкнуться с частным иском со стороны работника. Отделение соблюдения трудовых норм обеспечивает соблюдение закона.

«У нас есть довольно сильные инструменты для защиты сотрудников в Калифорнии», - признает Дэн Бартли, адвокат истца в Новато, Калифорния.

Многие другие штаты, имеющие действующие законы, также предоставляют административный механизм для расследования жалоб и обеспечения их исполнения. В Висконсине правоприменение осуществляется через Департамент развития трудовых ресурсов; в Иллинойсе через Министерство труда. В Массачусетсе генеральный прокурор обеспечивает соблюдение закона и может наложить штрафы до 2500 долларов. Для специалистов по кадрам целесообразно знать и понимать механизмы правоприменения в своих штатах, даже если эти санкции применяются редко.

Дэниел Корнет, менеджер отдела заявлений о заработной плате в Санта-Барбаре Калифорнийского отдела по соблюдению трудовых стандартов, говорит: «В моем офисе мы обычно звоним работодателю или пишем ему письмо с разъяснением закона и просьбой о его добровольном соблюдении. Обычно этого достаточно. Для непокорных работодателей мы издаем приказ о явке, требующий от работодателя принести личное дело в наш офис ».

Так что же делать HR?

«Неспособность предоставить доступ может сделать вас объектом судебного процесса с целью заставить вас предоставить документы», - говорит Уиллман.«Это также может вызвать проблемы с моральным духом у нынешних сотрудников или привести к негативной огласке».

Поэтому работодатели должны хорошо подумать, прежде чем отказывать в доступе. «Если вы откажетесь, сотрудник может решить подать иск, например, о дискриминации или незаконном увольнении, и это вынудит вашу компанию перейти на другую, более дорогостоящую арену», - отмечает Лаудон.

Кроме того, «у вас действительно не должно быть ничего в файле, который сотрудник не видел и не подписывал, особенно обзоры эффективности или документы об официальных дисциплинарных мерах», - добавляет Лаудон.«Если вы хорошо поработали над поддержанием файла, а материалы в нем можно защитить с юридической точки зрения, почему бы вам не предоставить доступ? Вам просто нужно иметь руководство ».

При разработке политик доступа сотрудников в штатах, где ничего не говорится в законодательстве штата, компании должны учитывать такие факторы, как:

  • Частота доступа.
  • Разрешить ли копирование.
  • Будет ли обзор контролироваться.
  • Разрешить ли доступ только текущим сотрудникам или как нынешним, так и бывшим сотрудникам.
  • Как предоставить доступ, когда файлы находятся в электронном виде.

Система регистрации «Светофор»

Willman рекомендует использовать трехэлементную систему регистрации и обозначать документы как зеленые (неограниченный доступ), желтые (только для руководителей по мере необходимости) или красные (максимально ограниченный доступ). Работодатели в штатах, в которых действуют законы о доступе сотрудников к файлам, должны убедиться, что эта файловая система соответствует требованиям этих законов.Уиллман приводит следующие примеры содержания зеленых, желтых и красных документов.

Зеленый — Личное дело:

  • Заявление о приеме на работу и / или резюме.
  • Специальные лицензии и сертификаты.
  • Контрольный список ориентации.
  • Формы проверки оборудования и имущества.
  • Квитанции на справочник и другие полисы.
  • Записи об обучении.
  • Аттестация.
  • Формы корректировки компенсаций.
  • Формы изменения статуса вакансии и сопутствующая информация.
  • Дисциплинарные записи.
  • Благодарности, награды и другие свидетельства конкретных достижений.

Желтый - конфиденциальный файл:

  • Рекомендации по трудоустройству.
  • Отчеты о предварительных расследованиях.
  • Отчеты криминального прошлого.
  • Отборочные тесты перед приемом на работу.
  • Примечания к интервью.
  • Формы I-9.
  • Формы зачисления на льготы и сопутствующие документы.
  • Налоговые формы (W-4 и др.).
  • Формы для сбора данных о поле, расе / этническом происхождении, военном статусе и инвалидности.
  • Записи посещаемости.
  • Файлы внутренних и внешних расследований жалоб со стороны сотрудника или против него.
  • Контрольные записки и переписка.
  • Выездные формы интервью и заметки.

Красный - файл с ограниченным доступом:

  • Анкеты по истории болезни.
  • Медицинские заключения и сопутствующие документы.
  • Записки врачей.
  • Запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA) и сопутствующие документы.
  • Запросы на размещение в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и сопутствующие документы.
  • История компенсаций работникам, претензии и сопутствующие документы.
  • Результаты тестов на наркотики / алкоголь и сопутствующие документы.
  • Любые документы о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья или инвалидности.

Медицинские карты должны храниться в красной папке, но также должны иметь собственные особые правила. ADA заявляет, что информация, полученная в результате медицинских осмотров, является конфиденциальной и должна храниться отдельно. Доступ ограничен руководителями и менеджерами сотрудников, работниками по охране труда, компенсацией работникам или другим страховым агентом.Например, руководители и руководители могут быть проинформированы о необходимых ограничениях в работе, а персонал по оказанию первой помощи и безопасности также может нуждаться в соответствующем информировании. Точно так же FMLA требует, чтобы медицинские записи сотрудников и членов их семей хранились в отдельных безопасных местах.

Лаудон советует определять «медицинскую карту» как все, что связано с состоянием здоровья, компенсацией работникам или состоянием, требующим отпуска.

Запрос может сигнализировать о неисправности

Запросы сотрудников на просмотр личных дел могут быть необычными, но когда они появляются, это часто является признаком того, что проблемы могут быть впереди.Хотя существует множество безобидных причин для такого запроса, например, необходимость получить копии хороших оценок, чтобы показать потенциальным работодателям или указать даты трудоустройства для целей подачи заявки на ссуду, такие ситуации являются исключением.

«Обычно это происходит потому, что сотрудник считает, что с ним обошлись несправедливо», - говорит Бичборд. «Им могло быть отказано в повышении заработной платы или повышении по службе, или им назначили невыгодную работу».

Работодатели должны знать, что запрос на просмотр кадровой документации в соответствии с законодательством некоторых штатов может относиться к личным файлам руководителей на сотрудников.«Очень, очень часто руководители хранят свои собственные файлы», - говорит Лаудон. «Они хотят иметь возможность вспомнить что-то во время оценки эффективности».

Loudon рекомендует обучить руководителей тому, как документировать работу и как вести эти записи в соответствии с законодательством.

«Никогда не помещайте в письменной форме ничего, что вы не хотите оглашать присяжным», - комментирует Бартли. «Многие менеджеры помещают информацию в« личные »файлы, но это не работает» при ограничении доступа, - предупреждает Бартли.

В Калифорнии лицо имеет право просматривать «кадровые записи, которые ведет работодатель в отношении работы сотрудника или любых жалоб, касающихся сотрудника», но не записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления, рекомендательные письма и т. Д. и рейтинги, отчеты или записи, полученные до приема на работу или в связи с рекламным экзаменом. «Сотрудники имеют право просматривать записи независимо от того, помечено ли дело как« личное дело », - замечает Бартли.

То же самое и в Висконсине, - говорит Дэниел Каплан, поверенный Foley & Lardner в Мэдисоне, Висконсин. - Термин «личное дело» действительно включает примечания руководителей. Работодатели должны запрашивать у руководителей свои файлы, и они должны быть включены ».

«Уставы в каждом штате очень разные, - отмечает Сьюзан Фентин, адвокат по трудоустройству в Skoler, Abbott & Presser в Спрингфилде, штат Массачусетс. - В некоторых штатах сотрудники не имеют абсолютно никаких прав на свои файлы, поскольку файлы являются собственностью работодатель.Но в других штатах - например, в Массачусетсе - любой лист бумаги, который вы просматриваете, чтобы принять решение о найме сотрудника, считается частью файла », и сотруднику должен быть предоставлен доступ к нему.

«Такой широкий разброс приводит к двум результатам», - заключает Фентин. «Первое: работодателям, имеющим несколько предприятий в разных штатах, трудно быть последовательными. И второе: если ваши руководители не понимают правил штата, в котором вы ведете свою деятельность, у вас будут большие проблемы.”

Дайан Кадрейн - адвокат, которая занимается вопросами трудового права более 20 лет. Она является членом Ассоциации человеческих ресурсов Центрального Коннектикута.

Web Extras

Официальные документы SHRM:
Ведение файлов и записей персонала

Сохранение кадровой документации

Набор инструментов SHRM:
Кадровые записи

Решения SHRM

SHRM

Кадровые файлы менеджеров представляют риски

SHRM video:
Манеш Рат, адвокат Keller and Heckman LLP, обсуждает кадровую документацию

Веб-сайт:
Калифорнийское управление по соблюдению трудовых стандартов

Различная сфера действия государственной гарантии

Законы штатов настолько непохожи, что менеджерам по персоналу необходимо проверять законы в своих штатах.Примеры некоторых вариантов правил включают:

Кто является застрахованным работодателем? Законодательство двадцати штатов распространяется на всех работодателей, как государственных, так и частных. В 16 штатах правила гораздо более ограничены по своему охвату. Некоторые из них применимы только к государственным работодателям в целом или к некоторой подгруппе государственных работодателей, например школам. Массачусетс проводит различие между работодателями 20 и более лет и работодателями младше 20 лет.

Какие сотрудники покрываются страховкой? Законы сильно различаются в зависимости от того, распространяется ли право проверки на нынешних сотрудников, бывших сотрудников или на обоих.В Аляске и Калифорнии закон применяется к обоим. В Иллинойсе право на проверку распространяется на нынешних сотрудников, тех, которые подлежат отзыву после увольнения или отпуска, а также тех, кто уволился с работы в течение предыдущего года. В Неваде нынешние сотрудники могут просматривать свои файлы, но бывшие сотрудники могут делать это только в течение 60 дней после увольнения.

Какие материалы доступны для просмотра? В Колорадо, по запросу, частные работодатели должны предоставить любую письменную информацию, предоставленную потенциальному работодателю о нынешнем или бывшем сотруднике.В Луизиане все сотрудники могут видеть медицинские заключения в связи с трудоустройством. В штате Мэн личное дело включает любые официальные или неофициальные оценки и отчеты сотрудников, касающиеся характера, кредитоспособности, рабочих привычек, компенсаций и льгот, а также непривилегированных медицинских записей.

Какие материалы нельзя просматривать? В Калифорнии у сотрудников может не быть доступа к справкам о вакансиях или записям уголовных расследований. Невада запрещает доступ к конфиденциальным отчетам предыдущих работодателей или следственных агентств, другим конфиденциальным следственным файлам и информации об уголовных расследованиях.Многие штаты также защищают рекомендации о вакансиях.

Когда должна проводиться проверка? Большинство штатов требует, чтобы проверки проводились в соответствии с разумными правилами и в обычные рабочие часы. Некоторые штаты, такие как Иллинойс и Висконсин, предписывают проведение проверки в течение определенного количества дней после запроса сотрудника. В других штатах, например в Пенсильвании, работодатели могут требовать, чтобы проверки проводились только в свободное от работы время.

Как часто разрешается осмотр? В некоторых штатах ограничивается частота, с которой сотрудники могут просматривать свои файлы.Род-Айленд разрешает инспекции не более трех раз в календарный год, Коннектикут и Иллинойс дважды в календарный год, а Пенсильвания - один раз.

Разрешено ли сотруднику опровергать информацию в файле? Во многих штатах, включая Коннектикут, Делавэр, Иллинойс, Массачусетс, Мичиган, Миннесоту и Висконсин, сотрудники, не согласные с информацией в их файлах, могут обсудить с работодателем удаление или исправление. Если стороны не могут прийти к соглашению, сотрудникам разрешается вставлять письменные заявления, объясняющие их позицию, и это заявление становится частью файла.

Какие наказания за нарушение закона? В Висконсине работодателю, возможно, придется платить штраф в размере от 10 до 100 долларов в день за каждый день отказа. В штате Мэн потенциальное наказание - это гражданский штраф в размере 25 долларов за каждый день отказа, но не более 500 долларов. А сотрудники, бывшие сотрудники и Министерство труда имеют право подать иск против работодателя в суд о «необходимом и надлежащем» возмещении, включая расходы и гонорары адвокатам.

—Дайан Кэдрейн

Как ответить на требование бывшего сотрудника предоставить копию кадрового дела

Начиная с 1 января 2013 года, Трудовой кодекс Калифорнии, в который в 2012 году были внесены поправки, будет содержать особые требования в отношении прав сотрудников на просмотр своей кадровой документации.В ответ на изменения в законе, пожалуйста, прочтите мое обновление к этому сообщению.

Вопрос № 1

Моя компания уволила сотрудника, который работал на складе в Северной Калифорнии. Две недели спустя я получил письмо от юридической фирмы с требованием предоставить копию личного дела бывшего сотрудника. Нам не предъявили иск. Мы должны отправить ему копию?

Краткий ответ

Работодатель должен отправлять копии определенных документов из файла , но не всего файла .По запросу сотрудникам должна быть предоставлена ​​копия любого подписанного ими документа, касающегося получения или сохранения работы. Соответственно, работодатель должен предоставить копии документов, таких как заявления о приеме на работу, подтверждения о прохождении обучения или справочник сотрудника, а также предупреждения или планы повышения производительности, выполненные сотрудником, и т. Д. Cal. Лаборатория. Код §1198.5.

Вопрос № 2

Кроме того, адвокат говорит, что я могу попасть в тюрьму, если не передам ему личное дело.Что с этим?

Краткий ответ

Отсутствие ответа в течение разумного периода времени после запроса о проверке или копий кадрового досье может повлечь за собой денежные штрафы и тюремное заключение в отношении работодателя или его агента в соответствии с § 1198.5 Трудового кодекса Калифорнии и Отделения соблюдения трудовых норм (DLSE). Часто задаваемые вопросы по кадровым файлам и записям. Хотя California Advice Group рекомендует незамедлительно реагировать на каждый запрос документов сотрудников, никто в группе не сталкивался с ситуацией, когда задержка приводила к тюремному заключению.Сотрудники обычно прикрепляют требование о наложении штрафа к другим искам в судебном процессе, чтобы увеличить сумму, присужденную преобладающему истцу.

Общие правила Калифорнии, касающиеся проверки и копирования кадровых файлов

Редко бывает и неделя, чтобы California Advice Group не звонила на месте по поводу права сотрудника на доступ или получение копий его личного дела. Чаще всего звонок касается бывшего сотрудника , запрос поступает от адвоката сотрудника и является предвестником судебного процесса.Есть три способа ответить на запросы бывших сотрудников: (а) позволить бывшему сотруднику вернуться на работу и просмотреть свое дело под бдительным взглядом представителя отдела кадров (HR); (b) направить работнику копии документа, на получение которого он или она имеет право (по закону); или (c) после получения совета от HR или вашего адвоката, отправьте копию всего файла. Стандартная позиция по умолчанию - (b), отправить часть файла, но не весь. Раздел 1198.5 Трудового кодекса Калифорнии контролирует право сотрудников на доступ к личным файлам.В нем говорится, что каждый сотрудник имеет право проверять свои кадровые записи, относящиеся к работе или к любым жалобам на рабочем месте. Согласно странице часто задаваемых вопросов DLSE, государственного агентства, отвечающего за соблюдение Трудового кодекса, это означает доступ к сотруднику:

  • Заявление о приеме на работу;
  • Форма авторизации заработной платы;
  • Уведомления о благодарности, предупреждении, дисциплинарном взыскании и / или увольнении;
  • Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске;
  • Уведомления о начислении или удержании заработной платы;
  • Уведомления и записи об образовании и обучении;
  • Аттестации / обзоры; и
  • Записи посещаемости.

Однако право доступа не включает право просматривать или получать копии всего файла. Работодатель не обязан предоставлять доступ (или предоставлять копии):

  • Протоколы расследования возможного уголовного преступления;
  • рекомендательные письма; или
  • Рейтинги, отчеты или записи, которые были:
    • , полученные до приема на работу сотрудника;
    • подготовлено опознаваемыми членами экзаменационной комиссии; или
    • получено в связи с рекламной экспертизой.

Этот список относится к сотрудникам частных лиц. Дополнительные ограничения распространяются на миротворцев и государственных служащих. Более того, право на доступ не включает право на копии. Сотрудник имеет право получать копии только тех документов, которые он подписал. Однако сотрудник может делать записи о содержании любого другого документа в своем файле. Закон требует, чтобы работодатель предоставлял досье для ознакомления с «разумными интервалами» и «в разумные сроки».DLSE придерживается позиции, согласно которой ежегодная проверка соответствует установленному законом «интервальному» стандарту, если файл не был изменен из-за неблагоприятных действий при приеме на работу в течение года, прошедшего с момента последней проверки, то есть, когда сотрудник был понижен в должности, помещается в план повышения производительности , или какое-либо другое негативное действие было предпринято в течение 12 месяцев с момента последней проверки его личного дела. (Часто задаваемые вопросы DLSE) Под разумным временем понимается обычное рабочее время или во время смены сотрудника. Несоблюдение раздела 1198.5 - это проступок. В соответствии с § 1199 Трудового кодекса Калифорнии, осуждение может повлечь за собой наказание работодателя «или другого лица, действующего индивидуально или в качестве должностного лица, агента или сотрудника другого лица» в размере не менее 100 долларов за преступление или тюремное заключение на сумму не менее чем 30 дней или оба. В качестве примечания: большинство кадровых файлов не содержат (и не должны) содержать ведомостей заработной платы, кроме форм, в которых отмечается увеличение или уменьшение ставки оплаты труда сотрудника. Если вы получили запрос от бывшего сотрудника о «начислении заработной платы», вы должны предоставить полные записи не позднее, чем через 21 календарный день с даты запроса.

(b) Работодатель, который требует в соответствии с этим кодексом или любым нормативным актом, принятым в соответствии с этим кодексом, хранить информацию, требуемую подразделением (а), должен предоставить нынешним и бывшим сотрудникам право проверять или копировать записи, относящиеся к их занятости, при разумных условиях. обращение к работодателю. Cal. Лаборатория. Кодекс §226 (b)

Выводы

Всегда отвечать на запросы о доступе к личному делу в разумные сроки. Мы рекомендуем от пяти до десяти рабочих дней.Всегда отвечайте на запросы, включающие платежные ведомости, в течение 21 календарного дня с даты запроса.

Действующим сотрудникам должен быть разрешен доступ на объект не реже одного раза в год (и больше, если они подверглись неблагоприятным действиям по найму), в обычные рабочие часы или во время их смены.

Проверка должна происходить под наблюдением специалистов по персоналу.

Вы должны дать сотруднику разумное количество времени, чтобы фактически прочитать файл.

Выдайте работнику копии подписанных им документов.

Разрешить сотруднику делать заметки о содержании любого документа.

Бывшие сотрудники имеют право прийти на место и просмотреть файл.

Определите, будет ли сотрудник разрушительной силой, прежде чем позволить ему или ей вернуться на рабочее место.

Если да, просто предоставьте сотруднику или его или ее агенту копию документов, которые он или она подписали.

Если сотрудник требует просмотреть свой файл целиком, либо разрешите доступ к месту, либо отправьте копию всего файла.