Порядок уничтожения документов в организации – Правила уничтожения документов
Уничтожение документов и архивов по правилам и законам России
08:25:11 - 22.07.2019________________
Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру.
Статья: Зачем и как сдавать макулатуру
Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.
Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.
Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево. Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку. Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.
Алгоритм уничтожения документов
1. Экспертиза ценности документов
Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация. Номенклатура составляется по определенной форме. Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование. Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.
Номенклатура дел. Образец
Срок хранения дела заканчивается к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.
Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.
2. Акт о выделении дел к уничтожению
Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.
Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность. То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содержанием под расписку.
Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол. Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.
Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы
Срок хранения таких актов — постоянно.
Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.
3. Физическое уничтожение документов
Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании.
Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.
После прочтения — сжечь
Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.
Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары. Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ. Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.
Бумажный крафт мешок
Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.
Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.
Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.
В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.
Бумажный уничтожитель — шредер
Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов такое устройство приобретите в офис.
Офисный шредер
Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.
Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.
Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ
4. Акт о физическом уничтожении документов
После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.
Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.
И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.
________________
cpereezd.ru
Шпаргалка делопроизводителя : Правильное уничтожение документов
Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.
Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.
Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.
Как облегчить процедуру уничтожения документов?
Вести номенклатуру дел организации.
Как правильно составить номенклатуру дел>>
Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
Своевременно сдавать дела в архив.
Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.
Образец внутренней описи документов>>
Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить
Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?
Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Порядок уничтожения документов:
Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
-
Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.
Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>
Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.
Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.
Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.
Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.
Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>
www.docdelo.ru
Правила и порядок уничтожения секретных (конфиденциальных) документов
Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.
Государственные и некоторые коммерческие организации имеют ряд документов, в которых содержится информация особой значимости. Для их уничтожения применяются методы, которые используются специально для секретных документов. К утилизации таких документов предъявляются высокие требования, чтобы обеспечить их безопасность и конфиденциальность.
Уничтожение секретных документов по закону
Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:
- Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
- Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
- Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.
Инструкция по уничтожению секретных документов
- Экспертиза ценности секретных документов. Данная процедура проводится в обязательном порядке перед уничтожением. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения документа, что позволяет составить перечень документов на утилизацию.
- Составление акта на уничтожение секретной документации, в котором составлен список подготовленных документов к уничтожению с подробной информацией о количестве страниц и др.
- Проставление подписей в акте на уничтожение от проводившего экспертизу работника; далее акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией.
- После оформления и подписания акта происходит отправка документов на уничтожение.
Существует несколько методов утилизации таких документов:
- химическая обработка;
- сжигание;
- шредирование.
Уничтожение секретных документов путем химической обработки
Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.
Данный метод имеет следующие недостатки:
- требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
- процедура уничтожения достаточно долгая;
- по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
- дорогостоящий способ уничтожения.
Уничтожение секретных документов путем сжигания
Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.
Недостатки, которые присущи данному методу:
- при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;
- сжигать материал следует только на специальном оборудовании;
- сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.
Шредирование
Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации. Главные преимущества – это дешевизна, экологичность и надежность.
Поделиться в соц. сетях:
www.archiv.ru
Какие документы подлежат уничтожению
Вопрос о том, какие документы подлежат уничтожению, определяется тем, какой срок хранения определен для данного типа деловых бумаг. Поскольку уничтожение документов — необратимое событие, к вопросу утилизации архивов и ее документальному подтверждению предприятие должно подойти очень серьезно. В статье рассмотрен порядок уничтожения документов не подлежащих хранению и организационные вопросы, связанные с этой процедурой.
Из статьи вы узнаете:
Для чего производится уничтожение документов в организации
Уничтожение документов, не подлежащих хранению, довольно рутинная процедура, которая проводится, как правило, раз в 
год на каждом предприятии. Вся производственная и организационная деятельность любого предприятия или учреждения должна осуществляться на основании документов и подтверждаться ими. Поэтому даже в небольшой компании количество этих документов, ежегодно получаемых извне и формируемых внутри предприятия, может превышать несколько тысяч. По окончании календарного года эти документы сшиваются в дела, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии и передаются на архивное хранение. Для такого архива, как правило, выделяется отдельное помещение.
После того, как срок хранения документов истекает, они подлежат уничтожению. Уничтожение архивных документов — процедура означающая что после нее ни одна из этих бумаг уже не сможет быть восстановлена. Следовательно, перед этой процедурой необходимо со всей тщательностью и ответственностью убедиться, что уничтожаемые документы уже никогда не будут востребованы, что они не представляют собой никакой ни практической, ни исторической ценности. Их уничтожение или утилизация, позволяет избавиться от ненужных бумаг, освободив место в архиве для поступающих на хранение новых дел.
Порядок уничтожения документов, не подлежащих хранению
Справка
Эта процедура состоит из четырех этапов:
- Проведение экспертной оценки ценности документов;
- Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- Утилизация отобранных к физическому уничтожению единиц архивного хранения:
- Составление акта об утилизации документов.
Чем регламентируются сроки хранения и уничтожения документов
Каждый тип документов имеет свои сроки хранения. Уничтожение документов допускается только после того, как завершается срок их хранения. Для документов по организационному управлению, в том числе кадрового и бухгалтерского учета такие сроки установлены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» далее – Перечень. Этот регламентирующий документ утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558.
При уничтожении архивных документов в организациях, занимающихся научно-технической деятельностью, строительством или проектированием, необходимо руководствоваться «Перечнем типовых архивных документов образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он утвержден Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 №1182.
Сведения о сроках хранения конкретных типов документов в этих перечнях можно найти, руководствуясь разделами их содержания. В соответствии с перечнями, ни один из документов, составляющих документооборот предприятия, не уничтожается сразу же, после того, как завершается календарный год и до того, как начинается формирование дел.
Обратите внимание: отсчет срока хранения документа начинается с 1 января года, следующего за тем, которым завершено дело.
При формировании дел, перед тем как они будут сданы на архивное хранение, для каждой папки составляется внутренняя опись, представляющая собой список всех, подшитых в нее, документов с указанием сроков хранения каждого из них. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, производится на основании тех сроков, которые были указаны при составлении внутренней описи.
Читайте по теме в электронном журнале
Оценка документов перед уничтожением
Перед тем, как произойдет уничтожение архивных документов, все они должны быть просмотрены и оценены специальной комиссией, создаваемой на предприятии по приказу руководителя. Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов представлен ниже.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Как правило, чтобы комиссия могла работать эффективно, в ее состав достаточно включить руководителя архива или главного делопроизводителя, главного бухгалтера, руководителя кадровой службы ли юридической. Каждый год, перед уничтожением документов не подлежащих хранению, комиссия оценивает хранящиеся в архиве дела и формирует перечень тех из них, которые подлежит уничтожению.
Обратите внимание: В случае, когда в деле имеются документы с различными сроками хранения, те, которые подлежат уничтожению, из дела изымаются, а само дело и внутренняя опись его формируются заново.
Члены комиссии должны быть достаточно компетентны, чтобы объективно оценить практическую или историческую ценность отобранных для уничтожения документов. В этой работе они могут руководствоваться некоторыми нормативными актами и указаниями Федерального архивного агентства РФ, другими регламентами, утвержденными тем ведомством, к сфере надзора которого относится предприятие.
В компании, чей документооборот достаточно обширен, целесообразно утвердить отдельным локальным нормативным актом Положение о работе экспертной комиссии. В качестве образца может быть использовано Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Читайте также:
Составление акта уничтожения документов, не подлежащих хранению
Документы, которые были отобраны для дальнейшей утилизации, проходят тщательную экспертизу, ведь некоторые из них могут представлять собой культурную, научную или историческую ценность. Те из них, которые решено было оставить для дальнейшего хранения, описываются и передаются в Архивный фонд.
Отобранные к утилизации бумаги вносятся в специальный акт. Форма акта уничтожения документов не подлежащих хранению образец представлена ниже.
Скачать чистый бланк >>>.
Акт, по сути, это перечень документов подлежащих уничтожению с указанием их количества и обобщенных заголовков. Одна из граф выделена для того, чтобы в ней указать ссылку на нормативный документ, его статью и пункт, на основании которого производится утилизация. Это, как правило один из тех перечней, которыми регламентируются сроки хранения архивных документов.
В форме акта уничтожения документов не подлежащих хранению строка « Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК» заполняется только в том случае, когда документы предприятия передаются на хранение в государственный архив.
Как фиксируется в акте физическое уничтожение документов
Как правило, отобранные по акту документы передаются компании, с которой у предприятия заключен договор на утилизацию. Такие компании занимаются уничтожением офисных документов на профессиональной основе, они принимают вторсырье. В этом случае в акте необходимо заполнить соответствующие поля в строке: «Документы количестве _____________ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______» и внести в них нужные сведения. К акту также необходимо будет прикрепить копию приемо-сдаточной накладной или квитанцию, подтверждающую, что документы были переданы на утилизацию.
Когда архивных бумаг на предприятии образуется не очень много, уничтожение документов, не подлежащих хранению, может производиться своими силами. Процедура должна проводиться в присутствии представителя архивной компании и представителей самого предприятия. О чем также составляется соответствующий акт. Только в нем указываются, например, такие сведения: «Документы в количестве 12 (двенадцать) единиц хранения ед. хр., уничтожены силами ООО «Альфа», о чем составлен акт от 14.11.2017 №11 Руководитель архива Дежнева А.В. Дежнева 14.11.2017.
Обратите внимание: акт уничтожения документов не подлежащих хранению должен храниться на предприятии вечно.
Уничтожение архива документов
Если предприятие ликвидируется и при этом правопреемника у него нет, уничтожение архива документов не допускается — за это руководителя ожидает уголовное наказание. Все оставшиеся документы должны быть переданы по акту органам Росархива для дальнейшего учета. Ценные исторические документы организация может передать в собственность государства, они будут храниться в музеях, библиотеках или органах Росархива.
Если предприятие реорганизуется, передача архива правопреемнику также происходит по передаточному акту. Но органы Росархива в любом случае должны быть поставлены в известность об этом факте и извещены о том месте, где правопреемник будет их хранить.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Порядок уничтожения документов и дел
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению проводится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот период.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Акт о выделении документов к уничтожению составляется лицом, ответственным за документационное обеспечение, согласуется с ЦЭК (ЭК) и утверждается руководителем организации. Структурные подразделения, включенные в сводную номенклатуру дел организации, передают акты об уничтожении документов и дел в службу документационного обеспечения.
Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел приведен в Приложении 2.
Заключение
Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.
Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.
Сопроводительное письмо о предоставлении документов в налоговый орган
____________________ _____________________ (наименование организации) (наименование органа,
в который представляется отчетность)
_________________________________ ________________________________
(адрес организации) (адрес)
Тел./факс 000-00-00
00.00.20____ № 0-0/00
На № ______________от____________
Настоящим представляем бухгалтерскую отчетность__________________________ за _______________________________ в составе:
(наименование организации) (налоговый период)
1. Бухгалтерский баланс (форма N 1) на ___ листах в 1 экземпляре.
2. Отчет о прибылях и убытках (форма N 2) на ___ листах в 1 экземпляре.
3. Отчет об изменениях капитала (форма N 3) на ___ листах в 1 экземпляре.
4. Отчет о движении денежных средств (форма N 4) на ___ листах в 1 экземпляре.
5. Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5) на ___ листах в 1 экземпляре.
6. Отчет о целевом использовании полученных средств (форма N 6) на ___ листах в 1 экземпляре.
7. Пояснительная записка на ___ листах в 1 экземпляре.
8. Аудиторское заключение на ___ листах в 1 экземпляре.
Итого: 8 документов на _____ листах.
____________________________________ ______________ /___________________/
(наименование должности руководителя) (подпись) (Ф.И.О)
studfiles.net
6.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение
6.6.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения.
6.6.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.
При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:
документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами сводной номенклатуры дел;
однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;
при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.
6.6.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.
6.6.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.
Сдача документов производится ответственным за центральный архив и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.
Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте о выделении документов к уничтожению.
На основании акта в учетных документах центрального архива производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.
6.6.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.
6.7. Организация оперативного хранения документов
6.7.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях Судебного департамента.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела хранятся в рабочих комнатах в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
6.7.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного департамента.
6.7.3. Личные дела гражданских служащих хранятся в отделе кадров Судебного департамента в течение 10 лет со дня их увольнения с гражданской службы, после чего передаются в центральный архив Судебного департамента (п. 23 Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609).
6.7.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в центральный архив для централизованного уничтожения.
6.7.5. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 33). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
6.7.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора Судебного департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Судебного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
studfiles.net
Об утверждении Порядка уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г. Иркутска, от 02 апреля 2015 года №031-10-223/5
Об утверждении Порядка уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г. Иркутска
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 апреля 2015 года N 031-10-223/5
Об утверждении Порядка уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г. Иркутска
Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”, ст.ст. 37, 38, 42 Устава города Иркутска:
1. Утвердить Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г. Иркутска (Приложение N 1).
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра – руководителя аппарата администрации г. Иркутска.
Мэр города Иркутска
Д.В.БЕРДНИКОВ
Приложение N 1. Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г. Иркутска
Приложение N 1
к распоряжению
администрации г. Иркутска
от 2 апреля 2015 г. N 031-10-223/5
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения, образовавшихся в процессе деятельности структурного подразделения администрации г. Иркутска (далее – Порядок), разработан в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Положением о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации г. Иркутска архивными документами постоянного хранения, утвержденным распоряжением мэра города Иркутска от 13.09.2007 N 031-10-1046/7.
1.2. Основными нормативными документами для определения сроков хранения документов являются Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел соответствующего структурного подразделения администрации г. Иркутска (далее – Структурное подразделение), утвержденная соответствующим приказом (распоряжением) руководителя Структурного подразделения (далее – Руководитель).
2. Экспертиза ценности документов и выделение документов к уничтожению
2.1. Экспертиза ценности документов, образующихся в результате деятельности Структурного подразделения, отбор и подготовка их к передаче на дальнейшее хранение и выделение к уничтожению документов с истекшим сроком хранения производится постоянно действующей экспертной комиссией Структурного подразделения (далее – Экспертная комиссия), состав и положение о которой утверждаются приказом (распоряжением) Руководителя.
2.2. Экспертиза ценности документов в Структурном подразделении проводится ежегодно работниками Структурного подразделения совместно с Экспертной комиссией под методическим руководством заместителя начальника отдела – главного архивариуса отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска.
2.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется упорядочение, описание и отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года.
2.4. Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает и представляет на утверждение Руководителю акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения по форме согласно Приложению N 1 к настоящему Порядку.
2.5. Акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения утверждаются Руководителем только после утверждения Экспертно-приемочной комиссией Архивного агентства Иркутской области описей дел документов постоянного хранения в соответствии с Положением о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации г. Иркутска архивными документами постоянного хранения, утвержденным постановлением мэра города Иркутска от 13.09.2007 N 031-10-1046/7.
2.6. Экспертная комиссия в трехдневный срок с момента утверждения Руководителем акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения направляет заверенные копии протокола заседания Экспертной комиссии и акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения заместителю начальника отдела – главному архивариусу отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска.
3. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения
3.1. Уничтожение документов, которые должны быть предварительно упакованы и связаны, производится путем механической переработки или сожжения, о чем представляется заверенная справка (накладная) организации, которая производила уничтожение.
3.2. В справке (накладной) указывается дата сдачи документов, их вес. Справка (накладная) прилагается к акту об уничтожении документов.
3.3. Специалист Структурного подразделения на основании акта об уничтожении документов делает отметку об уничтожении документов в журналах (книгах) учета с проставлением реквизитов (даты и номера) акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения.
3.4. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения, оформленный согласно Приложению N 1 к настоящему Порядку, с приложенными описями и справкой (накладной) подшивается в отдельное дело (акты об уничтожении дел). В актах о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения не допускаются исправления. При необходимости внесения в данный акт изменений они должны быть оговорены и заверены подписями всех членов Экспертной комиссии.
Заместитель мэра – руководитель
аппарата администрации г. Иркутска
Ю.С.ЕФИМОВА
Приложение N 1. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения
Приложение N 1
к Порядку
уничтожения документов с истекшим сроком
хранения, образовавшихся в процессе деятельности
структурного подразделения администрации г. Иркутска
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
______________ N ______________ ____________________________________
_______________________________ (наименование должности руководителя
(место составления) структурного подразделения)
о выделении к уничтожению ___________ _______________________
документов с истекшим (подпись) (расшифровка подписи)
сроком хранения
Дата ________________
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
(название фонда)
N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи | Кол-во ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по номенклатуре | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ___________________________________ ед. хр. за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, по личному составу
согласованы с ЭПК _________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________ N ___________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов _______________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата _________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _______________ N ________________
Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в ____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по накладной (справке) от _____________ N ______________
Наименование должности сотрудника,
сдавшего документы _____________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата _________
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные документы ____________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата _________
Заместитель мэра – руководитель
аппарата администрации г. Иркутска
Ю.С.ЕФИМОВА
docs.cntd.ru