Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти – 15.06.2009 N 477 ” ” ( ) |
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: что меняется?
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477[1], не вызывают особого восторга у специалистов. Однако факт остается фактом, они утверждены, и нам с ними какое-то время придется жить, поэтому в данной статье основной упор сделан не на обсуждение достоинств и недостатков этого документа, а на то, кто и как сможет использовать их в своих интересах.
Повышение уровня регламентации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
В своих комментариях специалисты в области управления документацией сходятся на том, что главным новшеством, связанным с Правилами делопроизводства, стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства. Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Этот факт можно рассматривать как еще одно проявление наметившейся тенденции: трудно, но все-таки постепенно «в верхах» идет осознание того, что именно о нерешенные правовые и организационные проблемы управления документами раз за разом разбиваются многомиллиардные программы модернизации государственного управления и построения «электронного правительства».
В этой связи стоит также отметить и тот факт, что данный документ появился во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Извлечение
из Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Статья 11. Документирование информации
[…] 2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. […]
Постановления Правительства РФ являются подзаконными нормативными актами, которые имеют преимущество перед нормативными актами федеральных министерств и ведомств. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти, да и другие государственные органы и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил.
Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству поручено до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Само собой, их нужно будет еще и разработать, однако в любом случае это будут лишь методические рекомендации, применение которых не обязательно.
В результате можно ожидать определенных перемен в судебной практике: если раньше при разборе вопросов, связанных с делопроизводством, судам приходилось опираться не необязательные стандарты (за неимением лучшего), уступающие по своей юридической силе любому ведомственному решению, то теперь они могут ссылаться на высокоуровневый документ, стоящий выше ведомственных нормативных актов.
Анализ текущей арбитражной судебной практики показывает, что к стандартам по делопроизводству часто прибегают тогда, когда имеет значение правильное толкование делопроизводческих терминов. Правила делопроизводства, скорее всего, будут также нередко использоваться в этом качестве.
В Правилах делопроизводства есть терминологический раздел, в котором даны определения 11 ключевых понятий. До этого лишь некоторые делопроизводческие термины можно было обнаружить в отдельных законах Российской Федерации, а общепризнанным «толковым словарем» в области управления документами был стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данные в Правилах делопроизводства определения существенно отличаются от традиционной трактовки соответствующих терминов, и за эти различия можно цепляться в ходе судебных споров.
Например, определение ключевого термина «документ» дано по-новому:
Правила делопроизводства:
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.
ГОСТ Р 51141-98:
документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Прежде всего, определение, приведенное в Правилах делопроизводства, с нашей точки зрения, логически неверно сконструировано: понятие раскрывается через самое себя. Не разъясняется, что следует понимать под «включением в документооборот». В итоге получается, что до момента регистрации документа не существует, даже если он был прислан вышестоящим органом.
Грустно, что в Правилах ни разу не упоминается термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Используется только термин «делопроизводство»:
«Правила делопроизводства
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти
ГОСТ Р 51141-98:
делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
ГСДОУ[2]
документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
«Делопроизводство» – это серьезный, «уважаемый» термин, но нельзя закрывать глаза на то, что специалисты других профессий и широкая публика воспринимают его иначе, чем мы. Для большинства людей слово «делопроизводство» имеет сильный привкус устаревших технологий прошлого века, бюрократии, технической бумажной работы, что, с нашей точки зрения, существенно принижает статус службы, как бы закрепляя за ней лишь технические функции по работе с документами. В итоге службе ДОУ, возможно, теперь будет труднее доказывать, что она не является исключительно затратным подразделением и что без ее активного участия шансы на успех тех же широко разрекламированных ИТ-проектов обычно невелики.
Новое определение документа крутится вокруг понятия «официальный документ». Поскольку в Правилах делопроизводства последнее не раскрывается, сохраняется возможность для споров о том, могут ли юридические и физические лица изготавливать официальные документы или это прерогатива только официальных государственных органов. У судов по-прежнему остается возможность использовать определение, данное в Федеральном законе от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 23.07.2008).
Извлечение
из Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов»
Статья 5. Виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра
1. В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:
[…] официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер… […]
Могут возникнуть проблемы и из-за новой редакции определения термина «копия документа»:
Правила делопроизводства
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы
ГОСТ Р 51141-98:
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Терминология вообще вещь коварная, и даже небольшие изменения могут иметь большие последствия. Вроде бы определение изменилось незначительно: убрана оговорка о возможности воспроизвести в копии лишь часть внешних признаков документа. Но теперь появляется, например, возможность признавать в качестве копии только цветную ксерокопию, особенно в тех случаях, когда бланк документа или оттиск печати цветные. Тем, кто считает подобные тонкости маловажными, стоит поближе познакомиться с судебной практикой, связанной с проведением тендеров и государственных закупок: компании исключают из списка участников и за меньшие недостатки в оформлении документов.
Строго говоря, теперь копию можно снимать только с первого экземпляра документа (подлинника). Обладатель равноценного второго экземпляра (например, договора) уже, получается, не имеет права изготавливать с него копии.
Изменения произошли даже в определении «дело». Казалось бы, уж здесь трудно придумать что-то новое, но авторам Правил это удалось.
Правила делопроизводства
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти
ГОСТ Р 51141-98:
дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
Легко увидеть, что пропали слова про «отдельную обложку», и делом теперь вполне может считаться отдельный одностраничный документ.
Правила делопроизводства – обоюдоострое оружие
Поскольку положения Правил делопроизводства являются обязательными для всех федеральных органов исполнительной власти, то и служба ДОУ органа власти, и другие заинтересованные стороны могут опереться на их авторитет для принятия нужных им решений в области управления документами.
■ Как служба ДОУ может использовать Правила в своих интересах. У службы ДОУ с использованием Правил делопроизводства появляются следующие возможности.
- В первую очередь, с нашей точки зрения, можно и нужно использовать высокий статус этого документа, показывающий то внимание, которое начинает уделяться вопросам управления документами на государственном уроне. Если раньше приходилось убеждать людей, ссылаясь порой на необязательные стандарты и сложившиеся традиции, то теперь сотрудники органов исполнительной власти должны соблюдать определенные требования, предусмотренные законодательством.
- Необходимо внимательно изучить Правила и сопоставить их с существующими в организации правилами и практикой управления документами. Если в Правилах делопроизводства содержатся положения, введение которых для службы ДОУ необходимо (например, требование о централизованной регистрации всех документов органа власти), то появляется реальный шанс добиться желаемого.
- С учетом того, что Правила делопроизводства распространяются на все документы органов государственной власти, появляется реальная возможность потребовать наведения порядка в работе не только с организационно-распорядительной документацией, но и другими ее видами.
- Раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» открывает возможность, при желании, взять «под крыло» все электронные документы организации, если сейчас они неподконтрольны службе ДОУ.
- В Правилах, в отличие от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536)[3], практически не отражены взаимоотношения ДОУ и ведомственного архива, ничего не говорится о методическом руководстве и контроле ведомственного архива при составлении номенклатуры дел и описей дел. Сказано лишь, что оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти (п. 6.2.7 Типовой инструкции).
Новый подход, возможно, понравится тем руководителям служб ДОУ, которые предпочитают иметь больше самостоятельности в этих вопросах.
- Как было отмечено выше, делом теперь можно считать даже отдельный документ. В этой связи возможны интересные трактовки п. 34 Правил (на наш взгляд, крайне неудачные) о передаче дел в архив: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях» (ср. с п. 6.3.1 Типовой инструкции: «Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти»).
Даже в допетровские времена в архивы по истечении установленных сроков передавались только завершенные в делопроизводстве дела, и уж никогда срок передачи дел не привязывался «к моменту начала их использования или хранения». Получается, Правила делопроизводства прямо предписывают сдавать в ведомственный архив все документы, с момента создания которых прошло три года, и это можно использовать для разгрузки деловых подразделений от бумажных «завалов».
- Еще мы рекомендовали бы службе ДОУ тем документам, которые принято хранить 10 лет, устанавливать срок хранения 11 лет. Это позволит соответствующие дела сдать в ведомственный архив через три года, а не держать все десять лет в подразделениях.
■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы против служб ДОУ другими подразделениями федеральных органов исполнительной власти. В Правилах нигде нет оговорки о том, что они распространяются только на организационно-распорядительную документацию, которой традиционно управляет служба ДОУ. Поэтому можно считать, что они регламентируют работу со всеми видами документов, включая, например, бухгалтерские и налоговые.
Согласно ст. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Правил служба ДОУ обязана осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, отправку, передачу исполнителям, помещение в дела, сбор статистических данных о количестве документов и анализ всех видов документов, включая электронные. При работе с электронными документами именно служба ДОУ должна осуществлять проверку электронной цифровой подписи.
Нетрудно видеть, что Правила дают правовые основания сотрудникам ряда подразделений (в частности, бухгалтерии) переложить на службу ДОУ массу технической работы. В частности, сотрудники деловых подразделений, не являющиеся ответственными за ведение делопроизводства, вправе отказаться от самостоятельной регистрации электронных документов в системе электронного документооборота – ведь теперь это прямая обязанность службы ДОУ.
■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы коммерческими организациями против федеральных органов исполнительной власти. Коммерческие организации и граждане могут использовать положения Правил делопроизводства, содержащие обязательные требования к оформлению документов, а также нюансы данных в Правилах определений ключевых терминов, для того чтобы требовать признания выпущенных государственными органами документов недействительными ввиду нарушения правил их оформления.
Например, опираясь на Правила, можно не признавать официальным документом чертеж, выполненный на бумаге формата А0, поскольку, согласно ст. 5 Правил, документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).
Благодатной почвой для судебных споров может стать вопрос о реквизитах, которые трактуются как обязательные элементы оформления документа. Согласно ст. 10 Правил состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В тех случаях, когда не удастся обнаружить подходящий нормативный документ, устанавливающий состав реквизитов конкретного вида документа, их расположение и оформление, можно настаивать на том, что должны присутствовать все 24 реквизита, перечисленных в ст. 9 (тем более, в статье не сказано четко, что это список возможных реквизитов).
Хороший специалист не ждет, когда будут написаны идеальные нормативные документы, а максимально эффективно применяет существующую нормативную базу. Нет ничего зазорного в том, чтобы использовать на пользу дела все положения законодательства, в т.ч. неудачные и ошибочные.
[1] Далее – Правила делопроизводства, Правила.
[2]Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).
[3] Далее – Типовая инструкция.
Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
www.profiz.ru
О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Постановление Правительства РФ от 07 сентября 2011 года №751
О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Правительство Российской Федерации
постановляет:
Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060).
Председатель Правительства
Российской Федерации
В.Путин
Изменения, которые вносятся в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 7 сентября 2011 года N 751
1. Пункт 4 дополнить абзацами следующего содержания:
“электронный образ документа” – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
“сканирование документа” – получение электронного образа документа;
“система электронного документооборота” – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
“электронный документооборот” – документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.”.
2. Пункт 6 дополнить абзацем следующего содержания:
“При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.”.
3. Пункт 8 изложить в следующей редакции:
“8. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти.”.
4. В пункте 9:
а) подпункт “в” изложить в следующей редакции:
“в) должность лица – автора документа;”;
б) подпункт “л” изложить в следующей редакции:
“л) наименование либо аннотация документа;”;
в) дополнить подпунктом “щ” следующего содержания:
“щ) отметка о поступлении документа.”.
5. В пункте 16 слова “осуществляется, как правило, в день поступления” заменить словами “осуществляется в день поступления”.
6. Пункт 17 дополнить словами “в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем федерального органа исполнительной власти”.
7. Раздел VI изложить в следующей редакции:
37. В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
38. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом “Об электронной подписи”.
39. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
40. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
42. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
44. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
46. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
47. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.”.
8. Пункт 10 приложения к указанным Правилам изложить в следующей редакции:
“10. Наименование либо аннотация документа”.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО “Кодекс” и сверен по:
Собрание законодательства
Российской Федерации,
N 37, 12.09.2011, ст.5263
docs.cntd.ru
О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Пункт 4 дополнить абзацами следующего содержания:
«электронный образ документа» – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
«сканирование документа» – получение электронного образа документа;
«система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
«электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.».
Раздел VI изложить в следующей редакции:
«VI. Особенности работы с электронными документами
в федеральном органе исполнительной власти
37. В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
38. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
39. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
40. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
42. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
44. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
46. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
47. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.».
archives.ru
Статья: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
“Делопроизводство”, 2009, N 3ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано Постановление Правительства Российской Федерации N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”. Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.
Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры РФ, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.
Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.
В Постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на абз. 1, который указывает на то, что Постановление является развитием ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Обратимся к этой важнейшей статье, в которой в п. 2 указано: “В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти”.
До выхода Правил требования единства постановки делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления реализовывались на основании утвержденного Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. В первом Регламенте организации делопроизводства был посвящен целиком разд. 11 “Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти”. Его первый же пункт указывал, что “делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти (далее – типовая инструкция), утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством”. Пункт 11.2, оставшийся без изменений, предписывает: “При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации”.
Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти также устанавливал, что работа с документами определяется инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти Типовая инструкция по делопроизводству была разработана и утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536 и зарегистрирована Минюстом 27.01.2006 N 7418. На основе Типовой инструкции федеральные органы исполнительной власти разработали свои инструкции.
Правила, в отличие от Типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 изменений в Типовые регламенты, они приведены в полное соответствие со ст. 11 Федерального закона “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”.
Самое главное положение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дано в п. 1. В нем указано, что “Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”. В соответствии с п. 3 Правил “федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела”.
С выходом Правил федеральным органам исполнительной власти предстоит работа по корректировке своих инструкций по делопроизводству.
Рассмотрим, что нового внесли Правила.
В отличие от Типовой инструкции Правила начинаются с определения понятий (разд. 2). Все они, за исключением понятия “служба делопроизводства”, есть в разработанном тем же ВНИИДАД ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. Но каждое понятие в Правилах имеет хотя бы незначительное, часто не принципиальное, но отличие и подчеркивает применение в делопроизводстве именно федеральных органов исполнительной власти. Например, термины:
– “делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
– “номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
– “дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Понятие “документ”, данное в Правилах, определяется как “официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти”; то есть через общее понятие “документ”, что нельзя признать удачным. Новым термином является “служба делопроизводства” – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
Как видно, многие понятия даются специализированно, для федеральных органов исполнительной власти.
Раздел 3 называется – Создание документов в федеральном органе исполнительной власти. В нем, как и в Типовой инструкции, устанавливается, что документ оформляется на бланках и листах бумаги формата А4 и А5, с теми же узаконенными ранее минимальными размерами полей (20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее), с угловым и продольным расположением реквизитов.
Особого внимания заслуживает п. 9, перечисляющий реквизиты документа.
В Типовой инструкции по делопроизводству указывалось, что все реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” и каждый из них описывался в соответствии с требованиями этого стандарта. В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. При этом, придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, Правила, как и ст. 9 Федерального закона “О бухгалтерском учете”, разбивают реквизит “подпись” на два реквизита: “должность лица, подписавшего документ” и “подпись должностного лица”. Два реквизита получили новое название: “заголовок” – “наименование документа” и “резолюция” – “указание по исполнению документа”. Вернулся исчезнувший в последней редакции ГОСТа 2003 г. реквизит “гриф ограничения доступа к документу”, названный в Правилах “отметка о конфиденциальности”. Отсутствуют в Правилах две отметки: “отметка о поступлении документа в организацию”, которая стала лишней при передаче документа по электронным каналам связи, и “идентификатор электронной копии документа”, исключение которого, на наш взгляд, при остающемся большом бумажном документообороте пока еще несвоевременно.
Сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются. Их надо будет брать из той же Типовой инструкции по делопроизводству. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями – грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Раздел 4 Правил посвящен требованиям к организации документооборота. В нем прописаны лишь общие положения:
– Указаны документопотоки: входящий, исходящий, внутренний.
– Способы доставки и отправки: почтовая, фельдъегерская и электросвязь.
– Первичная обработка документов: проверка правильности доставки документов и наличия приложений к ним, распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
– Регистрация. Обратим внимание, что если в Типовой инструкции указано, что документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, то Правила, устанавливая порядок регистрации, допускают регистрацию на следующий день: “Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день”.
– Передача документов службой делопроизводства.
– Ответственность службы делопроизводства за правильность оформления документов и их комплектность.
– Обязательность ведения подсчета документооборота.
Методика обработки документов в Правилах не описывается, она указана в Типовой инструкции по делопроизводству.
Общий порядок текущего хранения документов, обработки и сдачи их в архив дается в разд. 5 – “Документальный фонд федерального органа исполнительной власти”. Этот раздел интересен тем, что возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, “разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения”. Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.
Требования к номенклатуре дел в Правилах даны общие, без детализации, также изложено хранение дел в структурных подразделениях и подготовка дел к сдаче в архив в федеральном органе исполнительной власти. На наш взгляд, важен и четко изложен п. 34 “Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке”.
Принципиально новым является разд. 6 – “Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти”. Если в Типовой инструкции по делопроизводству требования к работе с электронными документами были разбросаны по различным разделам, например регистрация, организация поисковой системы и т.д., в Правилах они не только собраны в одном месте, но и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.
Как Приложение в Правилах дан Перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Набор этих сведений отличается от перечисленного выше набора реквизитов и отсылает нас к п. 25 Правил, где указано, что “в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно Приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах”.
Таким образом, на основании Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и прежде всего с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводства.
Т.В.Кузнецова
РГГУ
Подписано в печать
31.07.2009
www.lawmix.ru
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 “Об…
Действующий
В соответствии со статьей 11 Федерального закона “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” Правительство Российской Федерации постановляет: 1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. 2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:“11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.”.
3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), в следующей редакции:“2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.”.
4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.| Председатель Правительства Российской Федерации | В. Путин |
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
“документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
“делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
“документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
“документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
“реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
“подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
“копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
“регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
“номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
“дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
“служба делопроизводства” – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;
“электронный образ документа” – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
“сканирование документа” – получение электронного образа документа;
“система электронного документооборота” – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
“электронный документооборот” – документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.
7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
8. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти.9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица – автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
dokipedia.ru
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
15 июня 2009 года постановлением Правительства Российской Федерации № 477 были утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». С чем было связано появление этого документа? Что нового он внес в нормативную базу делопроизводства? Какова его структура? Ответы вы найдете в статье из № 9 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» … 24.09.2009
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Сам факт принятия постановления Правительства РФ, утверждающего правила делопроизводства, имеет важнейшее значение, поскольку в истории нашей страны, включая советский период, не принималось нормативных актов по делопроизводству столь высокого уровня. Имевшие в свое время большое значение «Единая государственная система делопроизводства» (М., 1973) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., 1988) не были нормативными документами, то есть носили рекомендательный характер.
А сейчас мы предлагаем вашему вниманию отрывок из статьи М.В. Ларина, д-ра ист. наук, проф., директора ВНИИДАД и В.Ф. Янковой, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 9 “Справочника секретаря и офис-менеджера”
«Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (далее – постановление Правительства РФ) не только утверждаются Правила, но и вносится ряд изменений в типовые регламенты, определяющие деятельность федеральных органов исполнительной власти. В частности, в новой редакции излагается п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, а именно:
«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (в настоящее время это Федеральное архивное агентство (Росархив) – прим. авторов) издают инструкции по делопроизводству».
Напомним, что в первоначальной редакции этого документа делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти велось в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, которая также подлежала согласованию с Федеральным архивным агентством.
Внесены изменения и в п. 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452. Новая редакция этих пунктов:
«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти»…
Всю статью читайте в № 9 2009 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».
Оформить подписку
www.sekretariat.ru