Содержание

Правила составления должностных инструкций

Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда. Всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле. В статье приводятся правила составления должностных инструкций.

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:

  • указывается трудовая функция работника;
  • определяются его основные трудовые права и обязанности в организации:
  • система подчинения;
  • взаимодействие с работниками других структурных подразделений;
  • ответственность при осуществлении трудовой деятельности.

Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31.

10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.

Общие правила

В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования.

Расписка включает:

  • слова «С инструкцией ознакомлен»;
  • личную подпись работника;
  • инициалы и фамилию;
  • дату ознакомления.

Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

  • название структурного подразделения;
  • подчиненность работника;
  • порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
  • требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

  • доступ работника к определенной информации;
  • принятие решений;
  • получение данных, необходимых в работе;
  • право визирования определенных видов документов;
  • право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника.

В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Какие дополнительные разделы можно включить

Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.

В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.

Советуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:

  • изменение организационной структуры;
  • пересмотр штатного расписания;
  • появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;
  • внедрение новых технологий, меняющих характер работы.

Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.

Редакция журнала «Зарплата»

Оформление должностной инструкции по ГОСТу

Все участники правоотношений имеют права и обязанности. Они регламентированы действующим законодательством. Взаимодействие между сотрудником и работодателем исключением не является.

Решив нанять сотрудника, предприниматель должен изучить трудовые права и обязанности работника. Они отражены в ТК РФ. Нарушение установленных норм чревато применением санкций. О том, как выполняется обеспечение основных прав работников, об обязанностях и ответственности, возможных последствиях в случае невыполнения предписаний поговорим далее.

Действующее законодательство, регламентирующее права и обязанности работников и работодателей

Закон защищает права и интересы работников, решивших трудиться на работодателя. Основным нормативно-правовым актом, регламентирующим особенности взаимоотношений сторон, выступает Трудовой кодекс. Основные категории сотрудников отражены в главе 4 ТК РФ.

В список попали:

  • несовершеннолетние;
  • временно нетрудоустроенные лица;
  • инвалиды;
  • женщины с детьми;
  • вахтовые рабочие;
  • лица, работающие посменно.

В отношении каждой категории действуют особые правовые нюансы.

С работодателями заключается трудовой договор. Его основные аспекты отражены в главах 11-13 ТК РФ. В четырнадцатой главе сказано, что права и интересы работников должны учитываться при исполнении трудовых обязательств. Личная информация разглашению не подлежит.

Права работников в соответствии с нормами законодательства

Особенности взаимодействия сторон отражаются в Трудовом договоре. В нём же фиксируется пункт, касающийся прав и обязанностей работников. Перед тем как подписывать документ, нужно ознакомиться с этим разделом.

В перечень основных прав работников по Трудовому кодексу включают:

  • возможность заключать договор на приемлемых условиях;
  • право получить именно ту должность, которая отражена в соглашении;
  • право на зарплату и отдых;
  • право на точную информацию о рабочем месте, условиях труда и особенностях его оплаты;
  • право на прохождение обучения от работодателя;
  • возможность участвовать в профсоюзе;
  • право на защиту интересов;
  • право на компенсирование ущерба, если он был нанесен во время исполнения трудовых обязанностей;
  • право на пенсионное и социальное страхование.

Работодатель вносит за сотрудника НДФЛ в размере 13%. Это единственный вычет, который может взиматься с заработной платы. Уменьшать сумму нельзя.

Видео

Кто разрабатывает?

Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.

Образец штатной расстановки вы найдете на нашем сайте. Что такое расчетный листок по заработной плате? Смотрите тут.

Способы обеспечения прав работников

Обязанность по соблюдению интересов сотрудников возлагается на работодателя. Права работника по Трудовому кодексу ставятся превыше всего. Однако интересы компании также защищены.

Работодатель обязан:

  • заключить трудовой или коллективный договор по обоюдному согласию;
  • предоставить сотруднику рабочее место и инструменты для выполнения поставленной задачи. Все материалы закупаются за счет компании;
  • перечислять заработную плату не реже двух раз в месяц в установленную дату;
  • установить режим работы и отдыха, выполнив действующие предписания;
  • своевременно предоставлять информацию сотруднику, касающуюся исполнения трудовых обязательств, доходов, выходных дней и отпуска;
  • выполнять оплату повышения квалификации, если потребность в подобном присутствует;
  • не препятствовать желанию сотрудника участвовать в профсоюзных организациях;
  • выслушивать предложения по улучшению работы компании;
  • решать возникающие конфликты;
  • предоставлять компенсацию за нанесённый вред работнику во время исполнения трудовых обязательств;
  • обеспечить социальное страхование лица, предоставляя отчисления в фонды.

Любые изменения работодатель вносит в трудовой договор только с согласия работника. Положения, отраженные в соглашении, не могут противоречить нормам Трудового кодекса РФ.

Бланк трудового договора

Дополнительные права, которые предоставляются работнику по Трудовому кодексу

Основные права, присутствующие у работника, отражены в Трудовом кодексе РФ. Их несоблюдение строго карается. Однако допустимо включение прав и обязанностей в трудовой договор. Подобное возможно лишь в случае, если новое положение не противоречит нормам действующего законодательства.

Обратите внимание: Информация фиксируется по соглашению с работником. Соответствующая норма отражается в договоре. Изменения фиксируются локальными нормативно-правовыми актами. Их подписание выполняют работник и работодатель. Компания не может скорректировать положения соглашения только по своему желанию.

Внесение изменений

Согласно разъяснениям в письме Роструда №4412-6 от 31. 10.2007, руководитель вправе самостоятельно определять порядок внесения изменений в инструкцию. Если корректировки связаны с изменением трудового договора, то необходимо письменно оповестить об этом работника под роспись. Рекомендуется изложить документ в новой редакции. Положения инструкции допустимо корректировать на основании приказа о внесении изменений.

Мы решаем юридические проблемы любой сложности. #Будьтедома и оставляйте свой вопрос нашему юристу в чате. Так безопаснее.

Задать вопрос

Присутствующие обязанности и ответственность, которую несет работник по Трудовому кодексу

Как и права, обязанности сотрудников фиксирует ТК РФ. Положения отражены в статье 21 вышеуказанного нормативно-правового акта. Они также фиксируются и в договоре.

Видео

В перечень обязанностей входят:

  • выполнение работы в соответствии с нормами договора;
  • соблюдение внутреннего распорядка организации и дисциплины;
  • выполнение предписаний правил безопасности;
  • несение материальной ответственности, если оно предусматривается;
  • надлежащее исполнение трудовых обязанностей;
  • оповещение руководства о возникновении риска аварий или иной опасности.

Обязанности работника по ТК РФ фиксируются в трудовом договоре в виде таблицы или списка. В нем приводится краткое описание функций, которые должен осуществлять сотрудник. Полный перечень фиксируется в должностной инструкции. 9-я глава Трудового кодекса фиксирует материальную ответственность работника перед работодателем. Она делится на 2 вида – индивидуальная и коллективная. В первом случае материальную ответственность перед организацией несет конкретный работник. Если ответственность коллективная, за сохранность ценностей отвечает целая бригада сотрудников. Если нанесен ущерб, ответственность распределяется пропорционально или в равном объеме.

Материальная ответственность сотрудника перед работодателем бывает полная и ограниченная. В первом случае выполняется погашение всех убытков, которые нанес работник предприятия во время выполнения трудовых функций. Соответствующая разновидность чаще всего используется, если работа ведется в банках или иных финансовых организациях.

Обратите внимание: В иных компаниях обычно предусмотрена частичная материальная ответственность работника перед работодателем. В этом случае сотрудник выполняет погашение убытков лишь в определенном объеме. Для этого из зарплаты работника происходит вычитание процентов от суммы вреда. Соответствующее правило закреплено главой 39 Трудового кодекса РФ. Цена имущества ежегодно уменьшается на процент амортизации. Соответствующее положение также фиксируется в трудовом договоре.

Работник несет материальную ответственность, если ему исполнилось 18 лет и было подписано соответствующее соглашение или факт был отражен в трудовом договоре. Если подписано соглашение о материальной ответственности, работник отвечает за имущество компании наравне с работодателем. Возмещение убытков происходит пропорционально вине. Если работодатель нарушил права сотрудника и не выполнил положения трудового договора и закона, лицо может обратиться в суд для защиты своих прав и интересов. Однако добиться положительного решения удается не всегда. Обычно подобная ситуация складывается в тех случаях, когда составление трудового договора выполнено с нарушениями. Если в документ была включена информация, о которой лицо не уведомили, можно отстоять интересы, обратившись к юристу.

Видео

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Предоставляемые гарантии и обязательства работника по Трудовому кодексу

Работодатель, нанявший сотрудника, обязан обеспечить ему рабочее место и соответствующие материалы. В компании фиксируется внутренний распорядок, особенности оплаты труда. Если возникают нарушения, права и интересы работника защищает Трудовой кодекс Российской Федерации. Гарантии закреплены в статье 220 ТК России. Если компания по какой-либо причине закрыта или не работает и в этом нет вины сотрудника, лицо сохраняет право на получение заработной платы. Причём её размер остается таким же, какой отражен в трудовом договоре. Если должность, занимаемая работником, временно закрывается, работодатель предоставляет сотруднику другое место. При этом право на основной оклад сохраняется.

Обратите внимание: Если найдена опасность для жизни и здоровья при выполнении трудовой функции, работник имеет право отказаться от выполнения работы до того момента, пока сложившаяся ситуация не будет устранена. Лицо переводят на менее опасное место. Если должность отсутствует, сотрудника отправляют в оплачиваемый отпуск. Если лицо ранее использовало соответствующую возможность, дополнительный отдых предоставляется за счет работодателя.

Период простоя оплачивается в соответствии с установленными работодателем тарифами. Сумма не может быть меньше минимального размера оплаты труда в регионе. Если сотрудник не хочет выполнять обязательства из-за того, что его здоровью или другим работникам был нанесен вред, компания не может привлечь лицо к дисциплинарной ответственности.

Видео

Когда человек получил травму или его имущество пришло в негодность из-за выполнения трудовой функции, потребность в оплате компенсации возлагается на работодателя. Если компания отказывается выплачивать компенсацию, человек имеет право обратиться в суд. Дополнительно разрешено истребовать материальный вред. Допустимо применение любых методов для отстаивания прав, если они не противоречат нормам действующего законодательства. Так, допустимо привлечение юриста.

Распространенные ошибки

Как правило, мало кто из кадровых работников подходит к созданию должностных инструкций с большим рвением и энтузиазмом.

Наоборот, многие относятся к их оформлению как к формальности, что собственно впоследствии и приводит к сложностям.

В частности, кадровики берут за основу типовые инструкции, забывая о специфике компании, что в будущем приводит к спору уже с самими работниками, которые не желают исполнять обязанности, не присущие их должности либо же не включенные изначально.

Также еще одной ошибкой при оформлении ДИ является невключение в состав создателей узкопрофильных специалистов, учитывая, что только они способны конкретизировать определенные задания и порядок разрешения тех или иных ситуаций, — к примеру, те же вопросы взаимодействия с иными структурами.

Ответственность, которую несет работник перед работодателем за невыполнение обязанностей

Сотрудник обязан соблюдать нормы трудового договора. Если они не выполняются, работника привлекут к ответственности.

Она бывает следующих видов:

  • дисциплинарная;
  • административная;
  • уголовная;
  • материальная.

В первую очередь работодатель обязан оценить тяжесть дисциплинарного проступка сотрудника. Если действия работника не привели к нежелательным последствиям, необходимо ограничиться лишь устным замечанием.

Видео

Понятие материальной ответственности приводится в статье 238 ТК РФ. Она возлагается на заключившего с работодателем договор сотрудника. Лицо должно возместить ущерб, нанесенный во время исполнения обязанностей. Однако если работодатель сам виновен в возникновении ситуации, истребовать денежные средства с работника не удастся. Упущенная выгода убытком не признается.

Обратите внимание: В соответствии со статьей 243 ТК РФ, работник несет полную материальную ответственность. Это значит, что лицо обязано возместить всю сумму нанесенных убытков. Однако в ряде ситуаций ответственность ограничена размером оклада гражданина.

К административной ответственности лицо могут привлечь, если нарушены положения КоАП РФ. Обычно к ней привлекаются лица, незаконно работающие на территории РФ. Однако в Трудовом кодексе приводится перечень лиц, которых уволить нельзя.

В список входят:

  • родители одного и более детей, возраст которых менее 3 лет;
  • одинокие родители, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет;
  • лицо, воспитывающее несовершеннолетнего гражданина, потерявшего родителей;
  • женщины, вынашивающие ребенка или находящиеся в отпуске по уходу за ним;
  • родители, имеющие несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
  • иные граждане, которых защищает законодательство.

Видео

Дееспособность

Одним из основных условий при устройстве на работу, является полная дееспособность гражданина, но иногда можно найти работу при частичной дееспособности.

Отметим, что частичную дееспособность гражданин получает в 14 лет – с момента получения паспорта, а полную – в 16 лет.

Но есть работодатели, которые указывают минимальный возраст приема на работу – не младше 18 лет, такие ограничения обычно устанавливаются при поступлении на государственную службу, на службу в армии, либо на вредном производстве.

Ответственность работодателей за нарушение прав

Работодатель также несет материальную ответственность перед работником.

Возмещение выплачивается в следующих случаях:

  • произошло незаконное увольнение;
  • компания не выполняет требования контролирующих инстанций по охране труда;
  • работнику нанесен моральный вред;
  • работодатель не выплачивает заработную плату, больничный или отпускные;
  • произошло привлечение к дисциплинарной ответственности без основания.

Если зарплата задержана работодателем более чем на 15 дней, назначается компенсация в размере 1/150 оклада. Дополнительно предусмотрена уголовная ответственность. Она предлагает вменение штрафа, лишение свободы на срок до пяти лет, привлечение к принудительным работам и приостановление деятельности. Таким образом, права и обязанности работодателя по Трудовому кодексу РФ не должны нарушать прав работника.

Оформление должностных инструкций в 2018 году

Если требования к содержанию этих документов работодатель вправе устанавливать самостоятельно, то правила оформления должностной инструкции довольно строги. Они установлены на государственном уровне.

Образец оформления должностной инструкции должен соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, регламентирующим общие правила оформления для всех деловых документов.

Справочник кадровика в подарок!

Форма и образец должностной инструкции в 2020 году

Пример оформления должностной инструкции в 2020 году

Должностная инструкция в 2021 году

Должностная инструкция — это локальный документ, в котором отражены обязанности конкретного работника, занимающего определенную должность.

Зачем нужна должностная инструкция

Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:

Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Пример

 

Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.

Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

  • в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
  • обосновать отказ в приеме на работу;
  • проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
  • распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.

Совет

 

Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.

Как составить должностную инструкцию

В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.

Пример

 

В канцелярии работает несколько специалистов. У них разные функции: кто-то отвечает за электронный документооборот, кто-то регистрирует входящую корреспонденцию и т.д. Должность у них одна — инспектор канцелярии, а обязанности разные.

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.

Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы: 

  • требования к образованию, квалификации, стажу;
  • кому напрямую подчиняется работник;
  • перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;

Важно!

 

Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать.

  • взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
  • должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
  • права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.

По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.

Образцы типовых должностных инструкций можно скачать из интернета. Но такой документ не будет содержать необходимых вам условий и требований. Ошибочно мнение, что типовые инструкции нельзя менять или дополнять собственными потребностями.

Важно!

 

Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику.

Образцы должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Утверждение должностной инструкции

По требованию ГОСТ Р 7.0.97-2016 в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждаю», указывают должность руководителя, оставляют место для его росписи. Если нет такого грифа, издается отдельный приказ о должностных инструкциях при введении новых должностей или расширениия существующих обязанностей.

Как возложить дополнительные обязанности на сотрудника и внести изменения в ДИ, читайте в материале на сайте «Профкадровик».

Работник расписывается в том, что он ознакомлен с инструкцией. Целесообразно сделать второй экземпляр и выдать его на руки сотруднику.

Скачать бланк приказа об утверждении должностной инструкции

Скачать бланк приказа об утверждении изменений к должностной инструкции

Скачать шаблон (образец) должностной инструкции 2022 / 21 г.

Оформление и оспаривание должностной инструкции: помощь адвоката

   Оформление должностной инструкции – вопрос важный и требующий понимания и времени. В портфеле документов каждого работодателя, должен иметься такой акт, который бы определял, права и обязанности работника, дабы избежать трудовых споров в будущем. Такой документ называется должностная инструкция работника.

   При оформлении должностной инструкции стоит соблюдать некоторые правила по ее составлению, для того, что бы при разрешении споров сторон трудовых правоотношений, такой документ имел бы полную юридическую силу. Наш адвокат по трудовым вопросам поможет Вам во всем разобраться.

Когда необходима должностная инструкция?

Оформление должностной инструкции может понадобиться:

  • работодателю, в случаях, например, ввода новой должности в Вашей организации, или в связи с изменением законодательства, регулирующего трудовые отношения, по иным обстоятельствам которые наступили. Наш юрист по трудовым вопросам советует внимательно подойти к оформлению данного документа, чтобы избежать множество трудовых споров от которых Ваш бизнес может лишь пострадать. 

Порядок оформления должностной инструкции

Требования к оформлению должностной инструкции:

  • Содержание. Должностная инструкция должна иметь заголовок, то есть к какой должности она применима (например: Должностная инструкция менеджера по логистики). Далее непосредственно общие положения, права и обязанности работника, функциональные обязанности, ответственность.
  • Оформленная должностная инструкция должна быть утверждена руководителям предприятия или подразделения (начальником отдела).
  • При вводе должностной инструкции в действие или же при трудоустройстве нового сотрудника, в обязательном порядке работник должен ознакомиться с должностной инструкцией под подпись. При этом оформленная должностная инструкция должна быть составлена в двух экземплярах и подписана работником и работодателем – каждой стороне по экземпляру.

    ВНИМАНИЕ: смотрите видео по теме защита трудовых прав работника, а также подписывайтесь на наш канал YouTube, чтобы иметь возможность бесплатной онлайн консультации юриста через комментарии к ролику.

    Что будет, если работник не ознакомлен с должностной инструкцией?

       Если работник не ознакомлен с должностной инструкцией, но его должностные обязанности прописаны в других документах, с которыми он ознакомлен, в том числе, в трудовом договоре, то ничего страшного, если не ознакомился с должностной.

       Однако, если трудовой договор не содержит указание на конкретные должностные обязанности, а отсылает к локальному нормативному акту, в частности к должностной инструкции, тут могут возникнуть проблемы, когда работник не будет выполнять обязанности, ссылаясь на то, что он с ними не ознакомлен. Также возникнут проблемы с привлечением к дисциплинарной ответственности, поскольку не возможно будет сослаться на не исполнение обязанностей работником, которые отражены в должностной, т.к. он с ней не ознакомлен.

       Судебная практика, связанная с не ознакомлением лица с должностной инструкцией и не исполнением им обязанностей, неоднозначная, иногда суды встают на сторону работодателя, а иногда – работника.

    Чем руководствоваться, если нет должностной инструкции?

       Нет должностной инструкции, но есть трудовой договор, в котором все четко прописано, в том числе, про обязанности, тогда надо руководствоваться соответствующим трудовым договором.

       Можно руководствоваться требованиями, которые были указаны в объявлении о вакансии, либо квалификационным справочником или профстандартом.

       Возможно, у работодателя может быть разработан какой-то иной локальный акт, в котором зафиксированы обязанности работников, но с таким актом работники должны быть ознакомлены.

       Не смотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ требования о наличии должностной, проверяющие, службы по труду и занятости придерживаются позиции, что должностные у работодателя для работников должны быть разработаны. Кроме того, для отдельных категорий служащих предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций.

    Порядок изменения должностной инструкции

       Ни что не стоит на месте и может возникнуть необходимость внести изменения в должностную инструкцию, например, в связи с изменением условий трудового договора.

       Особого внимания заслуживает ситуация, когда при внесении изменений в должностную у лица появляются дополнительные обязанности, а здесь не все так просто. Если лицо должно выполнять какие-то еще обязанности, то возникают вопросы, на каком основании и что будет с зарплатой? Когда лицо устраивалось на работу, оно соотносило объем своих обязанностей с уровнем оплаты.

       В связи с этим лицо может возмутиться и не согласиться с изменением в должностной. Если же существует необходимость в дополнении обязанностей работника, то должен быть изменен и размер оплаты труда в сторону увеличения. В любом случае стороны должны согласовать соответствующие изменения.

       Но на самом деле нигде не прописано можно или нельзя вносить изменения в должностную, в каком порядке вносить такие изменения. В данных вопросах существуют разные точки зрения. В любом случае, прежде чем изменить должностную конкретного работника, лучше обсудить предварительные изменения с ним, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

    Можно ли оспорить должностную инструкцию?

       Можно ли оспорить должностную? Ответ на этот вопрос будет положительным, поскольку, кто может запретить лицу оспорить свою должностную инструкцию. Вопрос в другом, будет ли от этого положительный результат?

       Когда лицо трудоустраивается на работу, оно должно быть ознакомлено с локальными актами, в том числе, с должностной. Встает вопрос, если в должностной что-то не устраивало при трудоустройстве, почему этот вопрос не был обсужден с работодателем?

       Есть, конечно, шансы, что в случае незаконности каких-то положений должностной, суд признает эти положения незаконными, и в судебной практике помимо отказов по таким искам есть и решения в пользу истцов. Каждая ситуация индивидуальна, поэтому надо разбираться в каждом конкретном деле.

       В любом случае, прежде чем идти судиться, работнику следует попытаться решить вопрос миром и договориться с начальством о возможности внесения изменений в должностную, а если инициатором изменений выступает работодатель, то обсудить вопрос для начала с работником.

    Адвокат по оформлению должностной инструкции в Екатеринбурге

      Обратившись в наше Адвокатское бюро, наш адвокат поможет вам в оформлении должностной инструкции, также проведет анализ заключаемого трудового договора, а так же проведет консультацию по трудовым спором, возникшим в результате ваших трудовых правоотношений с работником.

       Наше адвокатское бюро имеет большой опыт по вопросу разработка оформление должностных инструкций, а также опыт работы с корпоративным клиентами, во всех областях права, и всегда готово оказать помощь, в Вашей ситуации.

       Правила оформления должностной инструкции известны нашему трудовому юристу, от Вас требуется лишь заключить соглашение на юридическую помощь и мы поможем решить Вашу проблему в срок.

    Читайте также о работе трудового адвоката:

    Про изменение сторонами условий трудового договора с нами

    Узнайте про восстановление Вас на работе по ссылке

    Автор статьи: © адвокат, управляющий партнер АБ "Кацайлиди и партнеры" А. В. Кацайлиди

    Оставьте заявку на бесплатную консультацию юриста прямо сейчас

    Основные реквизиты должностной инструкции | draharonamir.ru

    Коренков Г. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права и ответственность работников. Четкая организационно-правовая регламентация служебной деятельности способствует рациональной организации и повышению производительности труда, более полному использованию профессионального и творческого потенциала кадровых ресурсов, обеспечивает большую объективность при аттестации работника, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта договора , в т. В должностной инструкции указывают наименование учреждения, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения Приложение 1. В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

    ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Должностные инструкции - Елена А. Пономарева

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

    Основные реквизиты документов

    Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

    Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности , рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте , а также совершенствованию системы управления персоналом.

    В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников. Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

    При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом. Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников.

    Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций.

    Например, при использовании ручной технологии это могут быть следующие операции:. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

    В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию. Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации фирмы. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы согласованы с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

    Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия. С должностной инструкцией руководитель или кадровая служба обязан ознакомить работника под расписку. Лекции по Правоведению. Содержание Должностная инструкция Разработка и разделы должностных инструкций. Должностная инструкция. Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www.

    E-mail: info grandars. Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Согласование документа Подпись Печать Отметки на документе Деловой стиль текста Форматы бумаги и размеры полей Редактирование официальных документов. Лекции по Правоведению Юридическая ответственность Нормы права Формы правления и государственного устройства Виды трудовых договоров Понятие и признаки права Понятие, виды и содержание правоотношений Право собственности и другие вещные права Толкование права Трудовой спор Содержание Должностная инструкция Разработка и разделы должностных инструкций.

    Должностная инструкция

    Должностная инструкция. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем заместителем руководителя организации — куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

    Бесплатная юридическая консультация! Должностная инструкция — это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

    Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности , рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте , а также совершенствованию системы управления персоналом.

    Оформление должностной инструкции: что включать

    Настоящие методические рекомендации "Порядок разработки и утверждения должностных инструкций работников" подготовлены с целью совершенствования на единой организационно-методической основе документационного обеспечения управления трудовой деятельностью и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними. Методические рекомендации определяют общие правила оформления, структуру и содержание должностных инструкций, а также принципы и порядок их разработки, согласования, утверждения и введения в действие. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Разработка и практическое использование должностных инструкций направлены на совершенствование нормативно-правовой базы трудовой деятельности, повышение ответственности кадров за результаты своей работы, обеспечение большей объективности при аттестации работников, их поощрении и при наложении на них дисциплинарных взысканий. Должностные инструкции разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на учреждение в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований законодательства, действующих нормативно-правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта договора , в т. В должностной инструкции указывают наименование учреждения, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения Приложение 1. В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

    Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления

    Хотя такой документ, как должностная инструкция не предусмотрен законодательство м , как обязательный, он есть на всех предприятиях. Это обусловлено тем, что гораздо проще иметь утвержденный локально-нормати вный документ в виде инструкции на каждую категорию, чем скрупулезно прописывать каждому сотруднику его обязанности в трудовом договоре. Общество с ограниченной ответственностью или, проще говоря, ООО представляет собой организацию, учрежденную одним или несколькими юридическими или физическими лицами, которые вносят определенные доли в уставной капитал. Из этого следует, что сами учредители не обязательно занимают какие-либо должности в созданной организации. Соответственно, в этом случае привлекаются сотрудники со стороны, в том числе и на должность генерального директора.

    Таким образом, главное предназначение должностной инструкции — определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.

    Должностная инструкция представляет собой один из основных документов на предприятии. Она содержит перечень выполняемых трудовых функций, а также список целей, задач отдельного работника, занимающего конкретную должность. Оформляется этот документ непосредственно при приеме на работу и выдается на руки вместе с экземпляром трудового договора.

    Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту

    В сфере трудового законодательства РФ должностная инструкция не является обязательным документом в связи с тем, что круг обязанностей в рамках ст. Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом. Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию. В частности, в ст.

    Инструкция — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц [5]. Инструкции составляют на основе законодательства РФ. Инструкции могут издавать:. Инструкции бывают двух видов:. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти ;. Инструкция должна иметь:.

    Образец приказа об утверждении должностной инструкции

    Акция месяца 8 88 Должностная инструкция — документ, регламентирующий трудовые обязанности сотрудника. При ее разработке нужно продумать не только содержание, но и соблюсти порядок ее разработки. Как это сделать, эксперты поделились в материале статьи. Должностная инструкция представляет собой ключевой документ, в котором отражается весь спектр трудовых обязанностей специалиста, занимающего определенную должность на конкретном предприятии. Несмотря на то, что в действующем законодательстве не содержится каких-либо строгих указаний относительно формы и порядка разработки должностной инструкции, в сложившейся кадровой практике использование этого документа является весьма распространенным. Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда.

    Шаблон должностной инструкции. Основные разделы должностной инструкции, формируемой системой Business Studio. Реквизиты компании * Укажите реквизиты компании.

    В состав обязательных реквизитов должностной инструкции включают наименование организации, наименование документа, дату и номер документа, заголовок к тексту наименование должности , гриф утверждения, подпись разработчика документа, визы согласования, отметку об ознакомлении работника с документом. Унифицированная форма должностной инструкции содержится в "Сборнике плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов", являющемся составной частью Государственной системы документационного обеспечения управления г. Инструкция оформляется на общем бланке организации с угловым расположением реквизитов. К реквизитам бланка должностной инструкции относятся: наименование вышестоящей организации при наличии у предприятия ведомственной подчиненности , наименование организации предприятия , название вида документа должностная инструкция , дата регистрации инструкции, регистрационный индекс номер , место составления документа. Порядок расположения реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления закреплены ГОСТОМ 6.

    Составляем должностную инструкцию механика: 4 основных раздела документа

    Состав руководящих структур предприятия определяют его учредители. Помимо единоличного руководителя директора , начальника и т. В этом материале расскажем, какие обязанности будет исполнять советник директора, и какие положения нужно учесть в его должностной инструкции.

    Предлагаем для ознакомления пользователей образцы приказов о назначении директора в 2х вариантах. Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок. Неужели это правда? И если да, то где это написано?

    Должностная инструкция — документ, хотя и не обязательный, однако чрезвычайно полезный для каждого предприятия и каждой должности. Не является исключением и должность механика.

    Структура текста должностной инструкции Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек либо не истек , подлежат уничтожению. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др. Они могут быть как регулярными еженедельными, ежемесячными, ежегодными , так нерегулярными выборочными, случайными. Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель предприятия или его заместитель, курирующий соответствующее подразделение[5].

    Этот документ относится к внутренним обязательным актам, регулирующим деятельность предприятия. Такие инструкции обычно регламентируют особенности управления, отчетности, обеспечения и координирования деятельности сотрудников. Поэтому не следует забывать про общие правила оформления должностных инструкций. Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:. Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.

    Активировать демодоступ. Правила оформления должностной инструкции, их строгое соблюдение, являются гарантией юридической значимости этого важного локального регламента. Оформление должностной инструкции в соответствии с государственными требованиями позволяет обеспечить смысловую значимость документа, служит подтверждением его подлинности. Должностная инструкция не входит в перечень документов, наличие которых законом определяется как обязательное.

    Состав должностной инструкции

    В целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям, принятым Государственным стандартом1 и разработанным в развитие этого Стандарта Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД (смотрите должностную инструкцию доцента у нас на сайте). Требования к оформлению документов" при разработке шаблона должностных инструкций предлагаем воспользоваться нижеследующей структурой.

    Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:

    • наименование организации - автора (разработчика) документа;
    • наименование вида документа;
    • дата документа;
    • регистрационный номер документа;
    • место составления или издания документа;
    • гриф утверждения документа;
    • заголовок к тексту;
    • текст документа;
    • отметка о наличии приложения;
    • подпись;
    • гриф согласования документа;
    • визы согласования документа;
    • отметка о заверении копии документа;
    • отметка об исполнителе;
    • идентификатор электронной копии документа.

    Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

    Непосредственно над полным наименованием организации - автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации - автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

    Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

    Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация"). Код должностной инструкции, как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

    Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита "Наименование организации" на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

    Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т.п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну - две строки ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

    Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

    Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования "Негосударственное образовательное учреждение "Тверской центр детского творчества" следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

    Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

    Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

    Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.

    Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, "должностная инструкция бухгалтера").

    Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита "Место составления документа". При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

    Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

    Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

    • снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;
    • согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

    Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

    Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

    Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

    Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

    Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

    1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Текст", например, следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 1 экз.".

    Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.".

    Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.".

    Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита "Подпись" (см. ниже).

    2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

    Отметка включает слово "Приложение", отделенное от него пробелом знак "N", дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

    Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

    Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

    Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".

    Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

    Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией - автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

    Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Подпись". В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе - так называемом листе согласования.

    В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом "Подпись" (на свободном месте) указывается: "Лист согласования прилагается". Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации - автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

    Визы (виза) согласования документа - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации - автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

    Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т.п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

    Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Гриф согласование", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита "Подпись".

    В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

    В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

    Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например:

    1 ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов".

    Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021 года

    Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

    ФАЙЛЫ
    Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc

    Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

    1. Общие положения

    1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
    2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
    3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
    4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
      • среднее образование;
      • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
      • законченные профильные курсы;
      • опыт работы не требуется.
    5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
      • процесс документооборота в организации;
      • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
      • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
      • система электронных баз документов организации;
      • правила оформления соответствующей документации;
      • требования к хранению документов и их сохранности;
      • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
      • правила грамматики и орфографии;
      • принципы делового общения;
      • правила архивирования документации;
      • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
      • нормы ведения деловой переписки;
      • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
    6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
      • правовыми нормами и действующим законодательством;
      • положениями этой инструкции;
      • документами организации.

    2. Обязанности

    Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

    1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
    2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
    3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
    4. Ведение электронной базы документов.
    5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
    6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
    7. Участие в описи документов.
    8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
    9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
    10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
    11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
    12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
    13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
    14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
    15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
    16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
    17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
    18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
    19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
    20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

    3. Права

    Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

    1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
    2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
    3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
    4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
    5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
    6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

    4. Ответственность

    Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

    1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
    2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
    3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
    4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

    Нормы составления должностной инструкции

    В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

    • Общие положения.
    • Должностные обязанности специалиста.
    • Его права.
    • Возможная ответственность за нарушения.

    К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

    Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

    Общие положения

    В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

    • порядок его подчинения, найма и увольнения;
    • кто временно заменяет сотрудника;
    • требуемые от него навыки;
    • требования к его образованию и опыту.

    Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

    Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

    Обязанности

    У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

    Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

    Права

    Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

    Ответственность

    В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

    Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

    Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

    15 правил написания сжатых описаний вакансий


    В вчерашнем выпуске
    Advisor мы рассмотрели первые 4 типичных ошибки в описании должности; сегодня мы рассмотрим номер 5 и представим элегантное решение проблем, связанных с описанием вашей должности.

    Ошибка № 5: забываем о формате, организации и грамматике

    (Щелкните здесь, чтобы увидеть ошибки с 1 по 4)

    цели написания описания должности - точность и краткость - вы должны проверить и перепроверить слова, которые вы выбрали для описания каждой работы.Вот 15 рекомендаций относительно использования слов в описании должности:



    1. Используйте краткий, прямой стиль во всем описании.

    2. Сделайте структуру предложения максимально простой; опустите все слова, не содержащие необходимой информации.

    3. Будьте ясны и по возможности используйте нетехнический язык. Хорошее описание должности объясняет цели, обязанности и ответственность работы, чтобы они были понятны даже неспециалисту.

    4. Избегайте неточных слов, таких как «ситуация», «облегчить», «интерфейс» и т. Д. Спросите себя, может ли слово, которое вы использовали, интерпретировать по-разному двумя разными людьми.

    5. Каждое предложение начинается с активного глагола в третьем лице единственного числа. Всегда используйте настоящее время.

    6. По возможности опишите желаемый результат работы, а не метод достижения этого результата. Например, вместо «записывает телефонные сообщения» - ориентированный на задачу подход - вы можете сказать «точно записывает телефонные сообщения».»

    7. Сосредоточьтесь на основной деятельности. Однако помните, что задача, которая часто выполняется в течение дня, может быть не так важна для работы, как задача, выполняемая один или два раза в неделю.

    8. Избегайте повествовательной формы. Вы пишете описание должности, а не рассказ.

    9. Будьте последовательны в использовании таких терминов, как «может» и «иногда». Их значения следует разъяснить, чтобы избежать путаницы. Например, убедитесь, что если в разделе описания основных функций используется слово «иногда», то выполняемая время от времени работа действительно важна для работы.

    10. Избегайте слов, которые не говорят конкретно о том, что делает сотрудник, например «обрабатывает». Другие, которых вы, возможно, захотите избежать: «проверяет», «готовит», «изучает», «отправляет». Если эти слова являются наиболее точными и конкретными из имеющихся, их можно использовать. Но если более конкретный термин описывает задачу более четко, используйте его.

    11. Ссылайтесь на должности, а не на людей. Например, «Отчитывается перед директором по персоналу» вместо «Отчитывается перед Эстреллой Симпсон».»

    12. Точно определяйте ответственность. Приведенная степень ответственности указывает на важность работы и является жизненно важным фактором при ее оценке.

    13. По возможности квалифицироваться. Не просто говорите, что файловый клерк «хранит» материалы; говорят, что клерк «хранит файлы в алфавитном порядке».

    14. По возможности придерживайтесь логической последовательности при описании обязанностей и ответственности.

    15. Помните, что длина описания должности не указывает на важность работы.Описание должностных обязанностей президента фирмы можно сформулировать одним предложением: «Ответственный за успешную деятельность компании».



    Отложите эту клавиатуру в сторону! Ваши должностные инструкции уже написаны. Щелкните здесь, чтобы узнать, почему у тысяч менеджеров есть постоянное место в своих офисах для ознакомления с классической энциклопедией описаний вакансий BLR .



    Как насчет статуса ваших должностных инструкций? Полный? До настоящего времени? Если это не так - или если вы их даже не писали, - вы не одиноки.Тысячи компаний терпят неудачу в этой области.

    Легко понять почему. Описания должностных обязанностей не просты - что касается обновления, управления и юридической проверки, особенно в связи с требованием ADA о разделении основных и других функций в описании. Разве не было бы замечательно, если бы они были доступны, уже написаны?

    Вообще-то они есть. У нас есть более 700 человек, готовых к работе, охватывающих все общие должности в любой организации, от администратора до президента.Они включены в чрезвычайно популярную программу BLR ® под названием Энциклопедия должностных инструкций .

    Впервые созданный в 1980-х годах, «JDE» постоянно совершенствовался и обновлялся с течением времени, при этом описания обновлялись или добавлялись каждый раз, когда меняются законы, технологии или способ ведения бизнеса.



    Предварительно написанные описания должностей в Энциклопедии должностных инструкций теперь поставляются с уже прикрепленными оценками заработной платы. Щелкните здесь, чтобы попробовать программу бесплатно.



    Пересмотрено для ADA, уровни заработной платы обновлены

    Произошла серьезная поправка, например, после принятия ADA.Фактически, редакторы BLR просмотрели каждое из этих 700 описаний, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям ADA.

    Другим, более недавним усовершенствованием стало обновление оценок заработной платы для каждой работы на основе обширных ежегодных обзоров освобожденной и не подлежащей уплате компенсации BLR, а также других данных. По словам наших клиентов, это значительно экономит время, позволяя им принимать решения о компенсации, даже если они определяют позицию. Вы можете увидеть образец описания вакансии из программы, нажав здесь. (Да, это для менеджера по персоналу.Уровень заработной платы: 38.)

    Энциклопедия описаний должностей BLR также включает обширное руководство по созданию полной программы описаний должностей и способам стимулирования участия всех частей организации. Это включает высшее руководство, сотрудников и любой профсоюз или другое лицо, ведущее коллективные переговоры.


    Ежеквартальные обновления, без дополнительных затрат

    Очень важно в наши дни, ежеквартальные обновления включены в программу в качестве стандартной функции - ключевой во время постоянно меняющихся законов и новых технологий.Мы будем отправлять вам новые или исправленные описания каждые 90 дней. И стоимость чрезвычайно разумна, в среднем менее 43 центов за описание должности… уже написано, юридически проверено и готово к адаптации или использованию как есть.

    Вы можете бесплатно ознакомиться с энциклопедией описаний должностей BLR в своем офисе в течение 30 дней. Получите дополнительную информацию или закажите Энциклопедию должностных инструкций .

    Загрузить образец продукта
    Загрузить список включенных должностных инструкций

    Другие недавние статьи о должностных инструкциях
    Размещение: «Иногда это может быть подавляющим»
    Укрощение тиранов: «важная функция» для менеджеров?
    Как управлять детским поведением начальника
    Критическая грань между основными и второстепенными функциями

    юридических требований к должностным инструкциям | Работа

    Стив Милано Обновлено 13 апреля 2021 г.

    В соответствии с различными законами штатов и федеральными законами важно знать, что вы можете и не можете по закону включать в описание должности, будь то для рекламируемой должности или для новый сотрудник, которого наняла ваша компания.

    Законы и агентства, которые влияют на то, являются ли пункты в описании должности законными, включают Закон о справедливых трудовых стандартах, Закон о национальных трудовых отношениях, Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве, Закон об американцах с ограниченными возможностями и Администрацию по охране труда.

    Хотя лучше всего работать с квалифицированным юристом по трудоустройству, чтобы убедиться, что ваши должностные инструкции соответствуют закону, есть несколько общих правил, которые вы должны и не должны соблюдать при создании описания должности.

    Описание вакансии Основы

    Должностные инструкции используются по разным практическим и юридическим причинам. «Они помогают компаниям гарантировать, что все необходимые задачи, которые они должны выполнять, возложены на конкретных сотрудников», - поясняет USLegal.com. Должностные инструкции помогают компаниям создавать организационные диаграммы и улучшать рабочий процесс внутри отделов и между ними.

    Должностные инструкции также помогают компаниям правильно рекламировать вакансии, чтобы привлекать наиболее квалифицированных кандидатов.Должностные инструкции для сотрудников также помогают им понять, чем они должны заниматься в течение года, и помогают сделать ежегодные обзоры более справедливыми.

    Насколько подробными они должны быть?

    Чем более детально вы можете составить описание должности, тем больше вы можете быть уверены, что сотрудник знает свои цели и за что отвечает. С другой стороны, чем более подробное описание должности, тем больше сотрудник может сказать, что что-то не его работа. Подробные должностные инструкции также могут помочь сотруднику в судебном процессе против компании, например, в иске о неправомерном увольнении.

    Некоторые специалисты по трудоустройству рекомендуют оставлять описания должностей менее подробными, но добавлять такие фразы, как «. . . И другие обязанности по мере необходимости или назначению », чтобы снизить юридический риск и одновременно расширить возможности распределения работы между конкретными сотрудниками. Многие компании добавляют заявление об отказе от ответственности, в котором говорится, что перечисленные элементы не являются единственными требованиями к работе.

    В некоторых случаях законы штата ограничивают то, что вы можете сказать в объявлении о вакансии. Например, штат Массачусетс запрещает запрашивать у соискателей информацию об их зарплатах.

    Должностные инструкции в правительстве

    Если вы составляете описание должности для государственного учреждения, вам может быть предоставлен список требований, которые должны быть включены в описание должности. Пункты могут включать отработанные часы, диапазон заработной платы и физические требования, такие как способность стоять X часов в день, поднять X фунтов или уметь управлять транспортным средством.

    Государственные органы часто задают вопросы о гражданстве, расе, военной службе, судимости и способности работать в США.S. От вас также могут потребовать указать, что работодатель соблюдает стандарты Комиссии США по равным возможностям при трудоустройстве.

    Должностные инструкции в крупных компаниях

    Должностные инструкции для крупных компаний часто содержат требования, аналогичные требованиям государственных органов при создании должностных инструкций. Эти правила устанавливаются юристами для защиты компании от судебных исков о дискриминации. Они также могут помочь предотвратить представление о предвзятости среди сотрудников, потому что все сотрудники должны следовать одним и тем же правилам.

    Описание работы в малых компаниях

    В небольших компаниях сотрудников часто просят выполнять несколько задач и выполнять работу, которую владелец, возможно, не ожидал. Это приводит к отсутствию письменных описаний должностных обязанностей для сотрудников или очень расплывчатых описаний. Небольшие компании должны проявлять такую ​​же осторожность, как и любой другой работодатель, при создании официальных описаний должностей, тем более, что у этих компаний может не хватать денег для оплаты штрафов штата или федерального правительства или для отражения судебных исков.

    Например, Закон о справедливых трудовых стандартах устанавливает правила классификации сотрудников, помогая выявлять тех, кому необходимо оплачивать сверхурочные, - объясняет адвокат Марк Диана из юридической фирмы Ogletree Deakins.

    Другие потенциальные ловушки

    Помимо должностных инструкций, вопросы собеседования могут доставить работодателю или интервьюеру проблемы. Убедитесь, что вы понимаете, какие вопросы нельзя задавать во время собеседования, или какие предпочтения нельзя указывать в объявлении о вакансии. Сюда могут входить вопросы о возрасте, поле, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, религиозных или политических убеждениях, инвалидности или расе.

    Написание эффективного описания вакансии | Управление персоналом

    Должностная инструкция должна точно отражать обязанности и ответственность занимаемой должности.Когда он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

    Описание должности не только описывает обязанности должности, но и закладывает основу для набора, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимального выполнения работы, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности. Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства.Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с годовым циклом оценки эффективности.

    Описание должности содержит достаточно информации, чтобы описать основные обязанности и основные функции в том виде, в котором они существуют сегодня. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации должности, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего президента (например, знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень).Документ не должен включать в себя все подробности о том, как и какие работы выполняются, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен их одобрить.

    Описание должности содержит следующие компоненты: название должности, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

    Должность
    Должность - это краткое описание (1-4 слова) должности, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей аналогичных ролей в Государственном университете Райта (Университет ).

    Примеры включают в себя: архивариуса, заместителя директора службы по работе с инвалидами, помощника регистратора, директора службы здравоохранения студентов, планировщика помещений, бухгалтера по грантам, бюджетного аналитика, конструктора инструкций, службы рабочего стола менеджера и службы попечения руководителей.

    Цель работы
    Цель работы обеспечивает общий обзор роли, уровня и объема ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание роли, «взгляд с высоты птичьего полета».Краткое изложение «Почему существует работа?»

    Должностные обязанности и ответственность
    В этом разделе содержится описание обязанностей и ответственности , назначенных для работы; также называемые основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, на которую у сотрудника отводится значительная часть времени. Некоторые элементы для рассмотрения:

    • Включите пояснительные фразы, объясняющие, почему, как, где и как часто выполняются задачи и обязанности.
    • Ориентируйтесь на результат поставленных задач.
    • Контрольные области принятия решений, на которые можно повлиять или повлиять.
    • Укажите области прямой или косвенной ответственности.
    • Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
    • Опишите характер контакта, людей, с которыми контактировал, и степень, в которой действующий президент будет взаимодействовать с другими людьми в университете и за его пределами.
    • Перечислите должностные обязанности, которые отражают требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо отдельного человека.

    Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите объем полномочий должности по найму, дисциплинарному взысканию, увольнению, назначению работы, обучению и оценке работы подчиненных. Это может быть либо отдельная должностная обязанность, либо указанная в других должностных обязанностях, если это необходимо. Ниже перечислены различные уровни надзора:

    • Давать указания другим лицам.
    • Наблюдает, нанимает, обучает, обеспечивает руководство работой и помощь в решении проблем для студентов-рабочих.Также контролирует повседневные операции других сотрудников.
    • Наблюдает за персоналом, включая прием на работу, составление расписания и распределение работы, анализ результатов работы и рекомендует повышение заработной платы, продвижение по службе, переводы, понижения в должности или увольнения.
    • Управляет другими через подчиненных руководителей.

    Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и / или частотой , с которыми они выполняются. Они обычно представлены в маркированном или пронумерованном формате, состоящем из примерно 4-7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (с добавлением 100%), который отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года.Обязанности, требующие менее 5 процентов времени, должны быть объединены с другими обязанностями или удалены из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

    Процент Неделя Год

    5 процентов 2 часа 2 ½ недели
    10 процентов 4 часа 5 недель
    15 процентов 6 часов 1 ½ месяца
    20 процентов 8 часов 2 ½ месяца
    25 процентов 10 часов 3 месяца

    Требуемая квалификация
    В этом разделе перечислен требуемый уровень профессиональных знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и умения), необходимый для выполнения работы.В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации для того, чтобы человек был продуктивным и успешным в этой роли.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий требуемая квалификация будет идентична квалификационным требованиям, указанным в спецификации вакансии, которую можно найти по адресу http://www.wright.edu/human-resources/compensation/job-titles-and-specifications/. секретная-переговорная-единица

    Образование
    Определите образовательную квалификацию, которой должен обладать сотрудник для удовлетворительного выполнения должностных обязанностей и ответственности.Укажите образовательную квалификацию с точки зрения областей обучения и / или типа степени или концентрации, которые предоставят знания, необходимые для поступления на эту должность.

    Опыт работы
    Определите минимальное количество требуемых стажировок на полную ставку, выраженное в годах, и тип опыта работы, который необходим сотруднику, чтобы иметь квалификацию для работы. Если стажировки, опыт работы в бакалавриате и стажировка в аспирантуре будут приемлемыми уровнями опыта; об этом нужно будет отдельно указать.

    Знания, навыки и способности
    При указании требуемых знаний укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения могут оказаться полезными:

    • Практические знания : достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
    • Общие знания : знание области, достаточное для выполнения большинства работ в обычных ситуациях.Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает знание большинства существенных аспектов предмета.
    • Глубокие знания : глубокие знания предмета. Работа требует достаточного понимания предметной области, чтобы решать необычные, а также общие рабочие проблемы, иметь возможность давать советы по техническим вопросам и служить источником информации по этой теме для других в организации.
    • Всесторонние знания : требует полного владения и понимания предмета.Этот термин следует использовать умеренно и только для необычно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

    Перечислите конкретные навыки и / или способности, необходимые сотруднику для успешного выполнения этой роли; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Вот некоторые соображения: аналитика, влияние бюджета, внутренняя или внешняя коммуникация, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командная работа и т. Д.

    Предпочтительная квалификация
    Расширенный список требуемых квалификаций, который можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не являются необходимыми для выполнения повседневных функций на работе. Если они включены, предпочтительные квалификации могут быть сосредоточены на одном или всех из следующих аспектов: образование, опыт, знания, навыки и способности.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий университет не перечисляет предпочтительные квалификации.

    Условия труда
    Определите условия труда и физические требования, которые напрямую связаны с основными должностными обязанностями и обязанностями, которые должны соответствовать Закону об американцах с ограниченными возможностями. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Рассмотрим следующее:

    • Окружающая среда, например офис или на открытом воздухе.
    • Обнаруженные воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или сильная жара / холод.
    • Основные физические требования, такие как лазание, стояние, наклоны или печатание.
    • Физические усилия / подъемы, например сидячий - до 10 фунтов; легкий - до 20 фунтов; средний - до 50 фунтов; тяжелый - более 50 фунтов.
    • Укажите, требуется ли работа по выходным, по ночам или по вызову в качестве постоянной части работы.
    • Путевые расходы.
    • Обозначения аварийного персонала.

    Подсказки по написанию должностных инструкций
    Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно указаны, чтобы создать четкое понимание роли.Вот несколько советов, которые помогут вам в этом процессе:

    • Пишите кратко и прямо.
    • Всегда используйте более простые слова, а не сложные; сохраняя структуру предложения как можно более простой. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
    • Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например, пишет, действует или выполняет).
    • Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними не знакомы.Если аббревиатуры и акронимы необходимы, определите их при первом использовании.
    • Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «помогает, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, справляется или выполняет. Использование слова «до» с последующим подробным описанием выполняемых процессов, задач или операций обычно проясняет двусмысленность.
    • Избегайте выражений, связанных с полом, таких как «Он управляет», «Она отвечает за».
    • Сосредоточьтесь на основных видах деятельности; опускать тривиальные обязанности и случайные задачи.
    • Избегайте упоминания имени другого сотрудника, вместо этого используйте название должности или отдела.
    • Включите только назначенные обязанности сегодня. Не включайте потенциальные будущие обязанности и устраняйте любые обязанности, которые больше не требуются.

    Как писать официальные должностные инструкции

    Поскольку существуют различные требования и правила, связанные с написанием юридической должностной инструкции, мы подумали, что было бы полезно изучить эту тему немного подробнее для специалистов по персоналу, которые хотят быть в безопасности и соблюдать правила.

    Должностные инструкции - Разъяснение юридической стороны

    написано Стивеном Дж. Смитом, PHR, директором по продажам ApplicantPro

    Федеральный закон не требует от работодателей наличия должностных инструкций, хотя есть несколько случаев, когда есть исключения из этого общего правила. Работы, на которых сотрудники обрабатывают или утилизируют опасные отходы, такие как масло, антифриз, трансмиссионная жидкость, очиститель автозапчастей, разбавитель для краски и аналогичные материалы, являются одними из исключений из этого правила.Регулирующий регламент (40 CFR 264.16) не определяет точный формат и не описывает, насколько информативными должны быть описания должностей, но определяет, что, как минимум, должно быть в них.

    Еще одна область права, которую следует учитывать, - это Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA и ADAAA). Этот закон также НЕ требует от работодателей наличия должностных инструкций. Тем не менее, работодатели, предпочитающие иметь должностные инструкции, обнаружат, что ADA оказывает значительное влияние на формат и содержание.Поскольку положения о найме в ADA сосредоточены на основных функциях, работодатель должен обеспечить, чтобы все основные функции были включены в описание должности. Ключевым словом здесь является «существенный», о котором я расскажу более подробно ниже.

    Напишите лучшие объявления о работе сегодня!

    Загрузите наше «Руководство по написанию объявления о работе убийцы», которое шаг за шагом проведет вас через процесс написания объявлений о вакансиях, которые принесут впечатляющие результаты.

    Отдельная рабочая задача может быть «важной».Если да, то ВСЕГДА должно быть указано в должностной инструкции. Если важная задача существует в работе сама по себе, помимо описанной «более крупной» важной обязанности (или функции), то она должна быть выражена в письменной форме. Вы не можете подразумевать это или предполагать, что основная задача существует как часть роли.

    Точно так же, если сама задача является неотъемлемой частью выраженной обязанности (или функции), то она может подразумеваться, поскольку по существу выражена в самой задаче.

    Единственное другое требование ADA, которое следует учитывать, - это отличать важные функции от несущественных (если работодатель решает описать несущественные функции в деталях должностных инструкций).

    Прочие обязанности в соответствии с назначением

    Хотя это может показаться простым способом охватить все остальное, имейте в виду, что если задача соответствует «существенному» определению, формулировка «другие обязанности в соответствии с назначением» не является подходящим способом охвата основных функций.

    Итак, как определить, является ли задача важной?

    Один из самых простых способов определить это - подумать о продолжительности (наиболее распространенный метод), частоте и интенсивности рабочей нагрузки. Если конкретная задача выполняется часто, длится у этого работника значительную часть дня, это будет считаться важным.

    Также имейте в виду, что ADA требует, чтобы в описаниях перечислялись функции в том виде, в каком они должны быть выполнены, а не «обычный способ» или иногда даже то, как они выполняются в настоящее время (на случай, если то, как это делается в настоящее время, не является правильным. ).Вам также необходимо использовать язык, который не считается осуждающим или предвзятым. Таким образом, вы захотите подумать о языке, на котором вы решите написать описание должности.

    Анализ работы - ключ к написанию описания работы

    Причина наличия должностных инструкций

    Очень важно, чтобы если у вас были должностные инструкции, они действительно отражали обязанности, ответственность и квалификацию для этой роли. Есть много причин, по которым используются должностные инструкции.
    Вот несколько причин, по которым вы можете рассмотреть:

    • Для приема на работу в объявлениях и объявлениях о вакансиях
    • Для установления целей и задач, за выполнение которых сотрудники могут нести ответственность.
    • Установить соответствующие должности
    • Установить диапазоны заработной платы, шкалу заработной платы, причины повышения и т. Д.
    • Предоставьте сотруднику возможность «продвинуться вверх», создав реальный план или путь своей карьеры в вашей организации.
    • Создание разумных приспособлений в соответствии с ADA
    • Соответствие - для тех ролей, где соответствие необходимо
    • Учебные цели
    • Предоставить способы найти предложения или рекомендации по улучшению должности или повышению качества обслуживания сотрудников

    Если задача соответствует «существенному» определению, формулировка «назначенные другие обязанности» не является подходящим способом охвата основных функций

    Годовой обзор

    Еще одна важная часть этого - обзор должностных инструкций.В предыдущих компаниях я ежегодно пересматривал одни роли, а другие - каждые несколько лет. Иногда это было вызвано сменой руководства или смены отдела. Иногда это было связано с новыми целями или задачами компании, которые были поставлены в движение. Я также пережил сезон увольнений, и некоторые роли были совмещены, что вынудило меня еще раз пересмотреть. Существует множество причин, по которым может проводиться проверка, но я бы рекомендовал хотя бы раз в год проверять, а затем определять, какие роли могут действительно нуждаться в более тщательной проверке, и вносить соответствующие корректировки.

    Анализ вакансий

    Была одна компания, в которой я работал, у которой вообще не было должностных инструкций. С более чем 50 позициями для рассмотрения это стало непростой задачей. Чтобы провести хороший анализ, цель состоит в том, чтобы собрать как можно больше информации, но потребует изучения роли, а иногда даже интерпретации того, что вам дано. Ключевым моментом здесь является помнить, что вы оцениваете саму работу, а не отдельного человека или то, как менеджер думает, что она должна выполняться. Просто используйте непредвзятый подход, и у вас все будет хорошо.

    Вот несколько пунктов и предложений о способах выполнения этого процесса:

    • Отслеживание обязанностей и продолжительности задач для роли
    • Опрос сотрудников, менеджеров и других лиц, которые взаимодействуют с этим сотрудником
    • Сравнить вакансии в одном отделе
    • Вы можете использовать формы для заполнения сотрудниками, чтобы помочь вам в этом процессе
    • Попросите сотрудников записывать свои задачи в течение недели, чтобы узнать, сколько времени тратится на конкретные задачи
    • Наблюдать за сотрудниками во время их работы, обращая внимание на KSA (знания, навыки и способности).
    • Если возможно, вы можете опросить клиентов, которые взаимодействуют с сотрудником или руководителями.
    • Лучшие и худшие - в основном это состоит из анализа того, что делают «лучшие сотрудники» по сравнению с тем, что делают «худшие сотрудники».

    Руководство по написанию должностных инструкций | Человеческие ресурсы

    Контакты: Перечислите внутренние и внешние контакты, с которыми будет взаимодействовать должность. Включите информацию о характере и частоте взаимодействия, чтобы помочь сформулировать уровень навыков человеческих отношений, необходимых для работы.Характер взаимодействия может включать обмен информацией, сотрудничество в рамках рабочих инициатив и проектов, предоставление советов и рекомендаций и / или влияние или мотивацию других.

    Уровень ответственности: Включите информацию о контексте и организационной структуре, в которой работает должность, чтобы помочь сформулировать общий уровень подотчетности. Вот некоторые потенциальные вопросы, на которые нужно ответить: Какое руководство и направление получает эта должность? Насколько доступна помощь? Какой тип влияния и контроля имеет эта должность?Сюда также должны быть включены любые неформальные отношения отчетности, такие как совместные студенты, временный персонал и руководство проектом.

    Полномочия по принятию решений: Опишите виды решений, которые должность уполномочена принимать при выполнении своих должностных обязанностей. Вот некоторые потенциальные вопросы, на которые нужно ответить: Какие типы проблем должна решать позиция? Какие типы рекомендаций дает эта позиция? Какие типы решений имеет окончательная власть в этой должности? Какие виды решений откладываются или сделано по согласованию с другими ?.

    Физические и сенсорные потребности: Укажите любые физические и сенсорные потребности, а также интенсивность, продолжительность и частоту этих требований. Некоторые примеры физических нагрузок: сидение, стояние, ходьба и поднятие тяжестей. Примеры сенсорных требований: наблюдение, слушание и обоняние.

    Рабочая среда: Опишите среду, в которой работает эта должность. Некоторые примеры: открытая офисная среда, закрытая офисная среда, на открытом воздухе, магазин, ресторан и т. Д.Включите любые физические, экологические или психические факторы стресса, которым может подвергнуться должность. Примеры стрессовых факторов включают перерывы, дедлайны, частые поездки, ненормированный рабочий день, неприятные контакты и отсутствие контроля над темпом работы.

    10 советов по составлению высокоэффективных должностных инструкций

    Наем талантливых специалистов начинается с привлечения нужных талантов. Здесь ключевое значение имеет эффективное, увлекательное и инклюзивное описание должностных обязанностей. Приложив небольшие предварительные усилия, вы можете составить правильное описание должности, чтобы привлечь в свой портфель самых талантливых кандидатов - и убедиться, что вы не отказываетесь от талантов еще до их подачи.

    «Лучшие должностные инструкции сочетают в себе немного маркетинга, реальность должности, необходимые навыки и компетенции, а также культуру организации. Все это вместе является ключом к тому, как представить открытую роль на рынке», - говорит Джастин Серилли, управляющий директор по финансовым услугам и технологиям Russell Reynolds and Associates, компании по подбору руководящих кадров и переходу на руководящие должности.

    Помимо стандартного описания ролей и требуемых навыков и опыта, рекрутеры и менеджеры по найму должны уделять особое внимание культуре, миссии и ценностям, чтобы избежать плохого найма.И чтобы гарантировать, что вы привлекаете разнообразный пул высококвалифицированных кандидатов, вы также должны убедиться, что ваши описания не отталкивают женщин, цветных людей, людей с ограниченными возможностями и сообщество ЛГБТК +.

    [Следите за 8 горячими тенденциями найма ИТ-специалистов (и 8 остающимися) и узнайте, как выиграть войну за лучшие технические таланты. | Узнавайте последние новости о найме, карьере и руководящих должностях в нашей информационной рассылке CIO Daily. ]

    Вот как это сделать.

    1. Определите правильное название должности

    Если у вас возникли проблемы с заполнением вакансий для критически важного «рок-звездного» разработчика, «ниндзя» DevOps или «гуру» цифрового маркетинга, вы, вероятно, отказываетесь от кандидатов, говорящих именно на этом языке, согласно исследованиям Indeed.

    «Мы знаем, что странные названия должностей могут быть забавными и свидетельствовать о более непринужденной культуре. Однако без культурной основы их использование в списках вакансий может повлиять на то, насколько хорошо ваше объявление о вакансии. Большинство людей ищут должности, соответствующие их навыкам и опыту, поэтому использование таких терминов, как «ниндзя» и «рок-звезда» в названиях и описаниях должностей, может сбить с толку соискателей и оттолкнуть их от подачи заявления », - говорится в этом сообщении в блоге от Indeed.

    Креативность может помочь вашей должности выделиться, но не будьте настолько эзотеричными, чтобы не упустить кандидатов, которые ищут ту же работу под другим именем, - говорит Керилли из Рассела Рейнольдса.Как можно лучше интегрируйте в свои книги язык отраслевых стандартов, - говорит Колин Дэй, основатель и генеральный директор платформы программного обеспечения iCIMS для найма на основе SaaS.

    «Имейте в виду, что ваша компания и открытая вакансия должны быть найдены. Для этого выйдите из головы и внутренней терминологии вашей компании. Если вы называете это« менеджером по работе с клиентами », и они ищут для более часто используемого «менеджера по работе с клиентами» вы пропустите этих кандидатов », - говорит он.

    2.Начните с краткого увлекательного обзора работы

    Этот обзор, состоящий из одного-четырех предложений, должен включать описание основной функции должности, того, как она способствует достижению более крупных целей компании и почему это важно не только для компании, но и для общества. в целом. Например, попробуйте ответить на вопрос: «Как эта роль способствует улучшению жизни людей или решению существующих деловых или социальных проблем?» согласно официальному документу Национального центра женщин и информационных технологий (NCWIT).NCWIT говорит, что использование приглашающей речи, например: «Присоединяйтесь к творческой команде… посвященной…», особенно эффективно.

    3. Избегайте превосходных степеней или экстремальных модификаторов.

    Чрезмерно высокие выражения, такие как «лучший из лучших», «вне графиков», «мировой класс», «рок-звезды», «ниндзя», как правило, мешают кандидатам подавать заявки - по данным NCWIT, особенно женщины и недопредставленные меньшинства, но также и некоторые мужчины. По словам NCWIT, любой, кто был приучен не «гудеть в свой рог», с меньшей вероятностью будет классифицировать себя таким образом и, следовательно, с меньшей вероятностью подаст заявку.

    Вам также следует избегать использования языка, описывающего исключительно узкий набор способностей, например, «перфекционистов» или тех, кто «вечно возится». Опять же, вы рискуете отключить высококвалифицированных талантов, которые могли бы преуспеть в своей должности без этих черт или которые не идентифицируют себя с этими терминами.

    4. Сосредоточьте ответственность на росте и развитии

    Не просто перечисляйте кучу скучных повседневных задач и избегайте длинного, маркированного списка обязанностей или квалификаций, - говорит NCWIT.

    Подобные списки трудно усвоить, а мелочи часто мало что значат, пока человек не выполнит свою работу, согласно NCWIT. Вместо этого опишите основные должностные функции пятью-семью пунктами. Вы также можете сгруппировать два-три маркера в более крупные категории, такие как «Технические навыки», «Навыки управления», «Коммуникация» и т. Д.

    Вы также должны объяснить, как работа будет способствовать достижению бизнес-целей, потенциал для продвижения и как достижения кандидатов могут этому способствовать, - говорит Серилли.

    «Вы хотите, чтобы кандидаты были в восторге от вашей компании и трансформации, происходящей в отрасли. Начните с того, что расскажите немного о том, что делает компания в более крупной отрасли, как технологии позволяют это сделать и как компания, роль и их навыки. и знания могут способствовать их росту и развитию », - говорит он.

    «Убедитесь, что описание вакансии также увлекательно и увлекательно, - говорит iCIMS 'Day. «Вы можете включить что-то вроде:« Мы ожидаем, что в этом году рост превысит 20 процентов »или« Стать частью команды, которая добавит X новых учетных записей ».«Вы хотите привлечь кандидатов, которые нацелены на достижение цели и действий, поэтому сделайте так, чтобы описание должности отражало это».

    5. Привлекайте нынешних сотрудников к написанию должностных инструкций

    Должностные инструкции часто хранятся в файле где-то в отделе кадров, обнаруживается только тогда, когда должность освобождается. Эти описания часто остаются статичными в течение многих лет и не отражают текущие потребности в навыках, культуре и опыте. Не только это, но и исследования показывают, что даже при наличии высокой квалификации женщины реже, чем мужчины, обращаются за помощью на роль, если у них нет всех необходимых квалификаций.Согласно NCWIT, удаление любых критериев, которые больше не нужны для работы, или выделение критериев, которые можно было изучить на работе, а также избежание ограничительных требований в отношении «многолетнего опыта», может помочь привлечь больше разнообразных кандидатов.

    Здесь стоит запросить информацию у действующих сотрудников.

    «Вовлечение нынешней команды поможет уточнить описание и поможет определить навыки, необходимые для успешной работы в этой должности. Знание того, что нужно вашей команде, и тип кандидата, который будет соответствовать культурным условиям, будет иметь решающее значение для долгосрочной перспективы. успех », - говорит Джон Рид, старший исполнительный директор Robert Half Technology.

    Это также поможет исключить не подлежащие обсуждению пункты, такие как многолетний опыт работы с определенной технологией, которые могут отпугнуть кандидата, тем самым оставляя дверь открытой для тех, кто преуспел в этой области, но может иметь меньше лет за плечами, он говорит.

    6. Создайте срочность для вакансии

    Даже если вы не отчаянно пытаетесь заполнить открытую вакансию, вы хотите, чтобы кандидаты чувствовали срочность и были вынуждены подавать заявки, даже если они в настоящее время с радостью трудоустроены. говорит Рид Роберта Халфа.По его словам, может помочь публикация конкретных дат начала работы, а также контактная информация отдельного человека, а не общий адрес электронной почты.

    7. Культура, культура, культура

    «Культура - это все в приеме на работу. Все в конечном итоге возвращается к кандидату, который спрашивает себя:« Подойду ли я ему и действительно ли мне понравится там работать? » Так что критически важно, чтобы культура находилась в описании работы », - говорит Серилли из Рассела Рейнольдса.

    Здесь может помочь выделение льгот, льгот и бонусов на рабочем месте, - говорит Дэй.У вас есть тренажерный зал? Бесплатное питание? Гибкие графики? Возможности удаленной работы? Счастливый час по пятницам? Выкрикните это в описании должности, - говорит он.

    «Культурная совместимость так же важна как для сотрудников, так и для работодателей, как и техническая пригодность и опыт, если не больше. Плохой найм стоит денег и снижает производительность; отсутствие соответствия культуре и вовлеченности сотрудников увеличивает текучесть кадров, поэтому вы» я должен сделать это правильно », - говорит он.

    Но нельзя позволять культуре подрывать разнообразие и инклюзивность; убедитесь, что вы избегаете гендерных местоимений, перефразируя их.Также убедитесь, что фотографии, графика, видео или другие мультимедийные приложения включают самых разных людей, желательно тех, кто уже работает в вашей организации, - говорит NCWIT.

    8. Предубеждения в вашей рекламе

    Гендерные предвзятые выражения могут быть незаметными, но все же вредными, говорит NCWIT. По данным NCWIT, предвзятый язык удерживает высококвалифицированных специалистов от подачи заявок, потому что подсознательно снижает их ожидаемое чувство соответствия.

    По словам Иана Сигеля, генерального директора платформы по подбору и найму персонала ZipRecruiter, ущерб от искажения терминов в описаниях должностей стал предметом более пристального внимания после того, как исследование Американской психологической ассоциации показало, как кажущиеся безобидными слова сигнализируют о гендерной предвзятости в объявлениях о вакансиях.

    Совершенно очевидно, говорит Киран Снайдер, генеральный директор и соучредитель Textio, платформы машинного обучения, которая анализирует языковые модели, что если вы охватите более широкий круг соискателей, у вас гораздо больше шансов улучшить разнообразие соискателей. и ускорить процесс набора и найма.

    «Когда вы не исключаете половину своего пула потенциальных кандидатов, не ограничиваете его одной демографической группой, тогда роли заполняются намного быстрее. Анализируя около 50 миллионов объявлений о вакансиях наших клиентов, мы видим, что удаление гендерного языка означает, что эти вакансии заполняются в среднем на две недели быстрее », - говорит Снайдер.

    И последние данные ZipRecruiter подтверждают утверждение о том, что гендерно-нейтральный язык может помочь компаниям привлечь более разнообразный кадровый резерв и быстрее заполнять вакансии.

    «Когда работодатели пишут описания вакансий, цель состоит в том, чтобы человек с необходимыми навыками и опытом прочитал объявление о вакансии и подал заявку. Мы обнаружили, что многие работодатели снижали свои шансы найти подходящего кандидата и даже не осознавали этого. Когда гендерный язык исключен из уравнения, у компаний остается больше шансов найти лучшего кандидата на работу.Мы обнаружили, что нейтральные формулировки в списках вакансий привели к на 42 процента больше соискателей, чем списки, содержащие гендерные слова », - говорит Сигел.

    Это не должно быть трудным или трудоемким, - говорит Сигел. В «Журнале социальной психологии» есть список «мужских» и «женских» слов, и внесение простых изменений может быстро улучшить результаты набора, говорит он. NCWIT также предлагает примеры того, как скорректировать списки вакансий, чтобы устранить предвзятость.

    9. Дьявол в деталях

    Точно так же, как менеджеры по найму оценивают резюме, кандидаты оценивают вашу фирму по мельчайшим деталям, - говорит Рид.Убедитесь, что вы проверяете орфографию, грамматику и вычитываете описание своей должности. Затем вернитесь и сделайте это снова.

    «Помимо орфографии и грамматики, избегайте использования слишком большого количества жаргона или клише, - говорит Рид. - Обязательно обращайте внимание на эстетику публикации. Постарайтесь поместить всю ключевую информацию в начало описывать и использовать маркеры и списки, чтобы кандидаты могли быстро и легко просмотреть информацию ».

    10. Будьте интерактивными и новаторскими

    Кандидаты в поисках работы тратят много времени на изучение должностных инструкций; «если вы добавите творческие или новаторские штрихи, вы сможете привлечь их внимание и интерес», - говорит Дэй.

    «Чтение сотен, даже тысяч описаний должностей настолько утомительно. Есть ли у вас возможность принимать сопроводительные видео-письма? Можете ли вы добавить видеоролик с менеджером по найму или с потенциальными коллегами, где они объясняют работу и почему им нравится работать в компании? Это серьезное отличие, и кандидаты определенно обращают на это внимание », - говорит он.

    Статьи по теме найма ИТ-специалистов:

    Copyright © 2018 IDG Communications, Inc.

    Описание работы: передовой опыт

    Должностные инструкции: передовой опыт

    Сонал Шах, JD, старший советник по трудовому праву
    Опубликовано 11 июля 2017 г.

    Хотя это и не требуется по закону, для работодателей рекомендуется сохранять должностные инструкции для всех сотрудников.Если все сделано правильно, должностные инструкции являются важным инструментом для правильного управления сотрудниками и защиты организации в случае судебных исков. При составлении должностной инструкции работодатели должны:

    Проанализировать задание. Соберите информацию о точных обязанностях и ответственности, выполняемых сотрудниками на рабочем месте. Это можно сделать с помощью:

    • наблюдение за работой сотрудников;
    • интервьюирование сотрудников и их руководителей; и / или
    • со ссылкой на внешние источники, такие как Справочник по профессиональным перспективам (см. U.С. Бюро статистики труда: справочник по профессиональным перспективам).

    Опишите работу, включая основные функции. В письменном описании должности точно опишите должность:

    • пошлин;
    • обязанностей;
    • квалификаций; и
    • навыков.

    Включите соответствующие подробности. Убедитесь, что описание должности включает соответствующие сведения о должности, например:

    • должность;
    • , является ли должность освобожденной или не освобождаемой;
    • требует ли работа командировок, и если да, то сколько;
    • физических требований к работе;
    • , требует ли работа физического присутствия в офисе или позволяет работать на дому;
    • рабочая среда, например, будь то офис или склад; и
    • - дата составления или последней редакции описания должности.

    Включите отказ от ответственности. Вы можете добавить в описание должности заявление об отказе от ответственности, указав, что:

    • описанные обязанности и ответственность не являются исчерпывающим списком, и что время от времени на сотрудника могут быть возложены дополнительные задачи; или
    • объем работы может изменяться в зависимости от требований бизнеса.

    Учитывайте любые коллективные договоры. Проверьте, есть ли у работодателя коллективный договор (CBA), который может применяться к любой из анализируемых должностей, чтобы гарантировать, что описания должностей согласуются с тем, как рабочие места идентифицируются или описываются в CBA.

    Поручите сотруднику, занимающему должность, и руководителю сотрудника проверить описание должности. Проект должностной инструкции должен быть рассмотрен сотрудником, выполняющим работу, для подтверждения или уточнения любых обязанностей и ответственности. Начальник сотрудника также должен изучить проект, чтобы убедиться, что он содержит точное изложение должностных обязанностей, ответственности, квалификации и навыков.

    Проводите периодические проверки. Письменные описания должностных обязанностей должны пересматриваться на регулярной основе, как правило, не реже одного раза в год, чтобы гарантировать, что они продолжают точно описывать фактическую работу по мере ее выполнения.

    При необходимости обновите описание задания. Некоторые изменения в должности настолько значительны, что описание должности следует обновлять до времени ежегодной проверки. Если объем работы изменяется, любые обязанности или ответственность, которые больше не применимы, должны быть удалены и обновлены по мере того, как происходит изменение.

    Нужен образец описания должности? Члены Ассоциации менеджеров могут начать с наших онлайн-образцов или связаться с нашим отделом компенсационных услуг по горячей линии по телефону 800-448-4584.Хотите узнать больше о том, как составить хорошее описание должности? Зарегистрируйтесь для участия в нашей предстоящей программе обучения.

    .