Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать | Записки хорошего секретаря

Еще в 2016 году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Давайте разберемся, что такое профстандарт секретаря и почему стоит обращаться к этому документу.

Профессиональный стандарт секретаря — что такое и зачем нужен

Секретарь — незаменимый человек в любой компании, будь то огромная корпорация или небольшая фирма. В зависимости от политики компании функционал секретаря может меняться. В одних компаниях секретарь руководителя занимается исключительно делопроизводством, в других — обеспечением офиса канцелярией, работой с документами и корреспонденцией, составлением рабочего графика руководителя. Именно большое поле для интерпретации должностных обязанностей секретаря привели к необходимости создания единого документа, который бы унифицировал требования и необходимые навыки для позиции секретаря руководителя.

Министерство труда России позаботилось о составлении официального документа, который бы установил и упорядочил требования к квалификационным навыками секретаря. Этим документом стал «Профессиональный стандарт».

Вообще профессиональные стандарты появились относительно недавно, в 2012 году. Но активно разрабатываться и применяться на практике начали с 2014 года. Для работников, занимающих должность секретаря руководителя такой стандарт утвердили в 2016 году.

Профстандарт — это официальный документ, который имеет транснормативный характер, то есть по большей части рекомендательный. Порядок применения профстандартов закреплен в статьях 57 и 195.3Трудового кодекса РФ. Это значит, что профстандарт обязателен к применению, когда есть пересечения положений о требованиях к профессии в нормативно-правовых актах федерального уровня. Требования, которые указаны в профстандартах, но отсутствуют в законодательстве, носят рекомендательный характер.

Полную версию профстандарта для секретаря можно посмотреть на сайте Минтруда. Официально он называется «Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Профстандарт секретаря

Профстандарт секретаря

Что нужно знать о профстандарте секретаря руководителя

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков. От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя. Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.

Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:

• Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
• Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки
• Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков
  

Функциональная карта секретаря

Функциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.

В профстандарте приводятся следующие функции:

• Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
• Документационная работа.
• Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.
• Организация и сбор профессиональной информации.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:

• Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.
• Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
• Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
• Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.

На практике немногие придерживаются данной иерархии должностей, хотя она упрощает работу с кадрами. Работа секретаря в данном случае предстает не чем-то абстрактным и «все и сразу», а имеет четкие границы обязанностей. Руководителю в этом случае становится проще принимать решение, например, по премированию или наказанию сотрудника.

Профстандарт секретаря руководителя — хороший помощник при найме работника, определению его должностных обязанностей и вознаграждения. Еще раз напомним, профстандарт обязателен к применению в том случае, когда это предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

Профстандарт “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией” (секретарь)

3.3.4. Трудовая функция

Наименование

Организация командировок руководителя

Код

С/04.6

Уровень (подуровень) квалификации

6

Происхождение трудовой функции

Оригинал

Х

Заимствовано из оригинала

Код оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Трудовые действия

Подготовка проекта служебного задания руководителя

Подготовка проекта приказа о служебной командировке

Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

Подготовка документов к поездке руководителя

Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

Необходимые умения

Оформлять авансовые отчеты руководителя

Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной

Оформлять командировочные документы

Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя

Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя

Применять способы делового общения

Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки

Необходимые знания

Порядок подготовки и проведения командировок

Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

Деловой протокол

Этика делового общения

Другие характеристики

–

3. 3.5. Трудовая функция

Наименование

Организация работы с посетителями в приемной руководителя

Код

С/05.6

Уровень (подуровень) квалификации

6

Происхождение трудовой функции

Оригинал

Х

Заимствовано из оригинала

Код оригинала

Регистрационный номер профессионального стандарта

Трудовые действия

Организация личного приема посетителей руководителем

Установление порядка приема для различных категорий посетителей

Ведение журнала предварительной записи на прием

Регистрация посетителей

Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

Организация приема деловых партнеров в офисе

Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

Необходимые умения

Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя

Управлять конфликтами

Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения

Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя

Создавать положительный имидж организации

Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

Применять информационно-коммуникационные технологии

Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне

Необходимые знания

Правила организации приема посетителей

Правила делового общения

Правила речевого этикета

Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

Правила организации приемов в офисе

Этикет и основы международного протокола

Правила сервировки чайного (кофейного) стола

Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Другие характеристики

–

Курс, семинар, тренинг «Профессиональный секретарь и помощник руководителя.

Делопроизводство. Профстандарт. Тайм-менеджмент»

Актуальность программы: обучение секретарей, секретарей-референтов и помощников руководителей по программам дополнительного профессионального образования – это ключ к успеху в личностном, профессиональном и финансовом аспектах деятельности.

В процессе обучения вы овладеете новыми знаниями, разберетесь в тонкостях профессионального этикета, мастерства делового общения, ведения протокольных встреч и заседаний. Научитесь правильному ведению документооборота и дел руководителя (Директора).

Обучение – это не только знания! Вы получите документ, подтверждающий высокий уровень профессиональной компетенции – удостоверение о повышении квалификации. Это позволит выделить Вас на рынке труда, как профессионала. Убедит специалиста по набору персонала в том, что ваша кандидатура полностью соответствует профстандартам. Предоставит возможность на выгодное, в финансовом плане, трудоустройство дипломированного специалиста.

Вопросы программы и регламент:

09:30 – начало регистрации слушателей. 11:00-11:30 – кофе-паузы. 13:00-14:00 – обеды. 17:00 – завершение программы обучения.

• Профессиональный имидж секретаря и помощника руководителя. Особенности должностной позиции в коллективе. Взаимодействие и управление отношениями с руководителем. Организация деятельности (планирования рабочего дня) руководителя.
• Деловой этикет и протокол. Речевой этикет. Организация и проведение деловых встреч, переговоров, приемов и презентаций. Документационное обеспечение совещаний.
• Прием иностранных делегаций. Международные стандарты делового протокола и особенности ведения переговоров.
• Мастерство телефонного общения: правила ведения телефонных переговоров, культура и построение телефонных разговоров. Основы офисного гостеприимства. Прием посетителей.
• Документационное обеспечение совещаний.
• Деловое письмо и деловая переписка, правила оформления. Особенности языка и стиля служебных документов. Редактирование служебных документов. Информационное и техническое обеспечение деятельности секретаря. Оформление документов за рубежом. Международные стандарты делового общения.
• Редактирование служебных документов. Информационное и техническое обеспечение деятельности секретаря.
• Составление и оформление организационно-распорядительных документов.
• Психологическая культура делового общения. Правила деловых взаимоотношений. Стресс-менеджмент.
• Соблюдение норм служебной субординации и требований культуры деловых взаимоотношений. Использование эффективной поведенческой техники. Эффективные технологии деловой коммуникации.
• Порядок применения профессиональных стандартов (ФЗ № 122-ФЗ). Профессиональный стандарт: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ Минтруда РФ № 276н от 06.05.2015).
• Эффективное планирование рабочего времени/тайм-менеджмент.
• Понятие документа, унифицированная система документации (УСД). Требования ГОСТов к оформлению документов. Основные понятия в делопроизводстве: термины и определения.
• Система документооборота и его задачи в организации: поддержка качественного накопления, обеспечение эффективного управления, прозрачность деятельности организации. Регистрация и поиск документов. Контроль исполнения документов.
• Ответственность за состояние документального фонда организации. Номенклатура дел: виды, структура, правила составления и оформления. Формирование дел. Организация работы и хранения бухгалтерских документов и документов по личному составу.
• Ответы на вопросы слушателей.

Доронина Лариса Алексеевна

– кандидат экономических наук, доценткафедры ДИДОУ, заместитель директора института информационных систем управления Государственного университета управления.

Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров.

Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров.

Резюме преподавателя

Москва, ул. Кировоградская, д.11, Отель «SunFlower Парк» ****

14–16 декабря 2021

27 900 р.

Профстандарт секретаря – Юридическая помощь

Что представляет собою данный стандарт

Профессиональный стандарт секретаря включает в себя:

• перечень трудовых функций, выполнение которых предусматривает данная профессия;
• перечень знаний, умений и навыков, актуальных для каждой из трудовых функций;
• указание образовательного уровня и стажа работы, актуального для каждой из трудовых функций.

Кроме того, профстандарт предусматривает оперирование кодировками: ОКЗ и ОКВЭД, что особенно важно для ведения статистики.

По сути, это инструмент унификации всех требований и критериев, которым должны отвечать работники в должности секретаря руководителя компании.

Важность и необходимость юридического профстандарта

Все профстандарты вносят определенный порядок в регламентацию должностных требований. С ними гораздо удобнее формулировать служебные инструкции для различных должностей, решать вопросы, касающиеся штатного расписания, планировать аттестацию и обучение сотрудников. Чем же, наряду с общими позитивными моментами, могут быть полезны профстандарты, созданные специально для юристов?

1. Обязательные требования к отбору персонала позволят достичь более высокой «концентрации» сотрудников лучшей квалификации.
2. Можно будет однозначно ответить на вопросы, возникшие в связи с Болонской системой образования в рамках подготовки юридических кадров:
   • какую юридическую должность можно занимать, имея уровень бакалавра. А какую – специалиста или магистра;
   • на какую должность может претендовать магистр, закончивший бакалавриат по другой специальности, кроме юридической.

Так, например, одна из проблем трудоустройства юристов с дипломом бакалавра долгое время состояла в том, что работодатели предпочитали принимать на работу магистров, даже если такая подготовка была вовсе не обязательной для той должности, на которую претендовал соискатель. Мотивировка «бакалавр – еще не настоящий юрист» вызвана общими стереотипами, а отнюдь не реальным положением вещей. Принятие конкретных профстандартов помогло бы окончательно устранить подобные недоразумения, раз и навсегда официально определив необходимое образование для каждой конкретной должности.

Дворец культуры “НЕВА” – Внедрение профстандартов

СПб ГБУ “ДК “НЕВА” находится в процессе перехода к применению профессиональных стандартов. Данный раздел будет пополняться с течением времени и утверждением новых профессиональных стандартов.

Нормативно-правовая база:

Глава 31 Трудового кодекса РФ: скачать.

Федеральный закон от 03.07.2016 N 238-ФЗ “О независимой оценке квалификации”: скачать.

Постановление Правительства РФ от 22.01.2013 № 23 «О Правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов»: скачать.

Постановление Правительства РФ от 27 июня 2016 г. № 584 “Об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности”: скачать.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 29.09.2016 № 2042-р «О центре профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации рабочих кадров»: скачать.

Приказ Минтруда от 29.04.2013 г. № 170н «Об утверждении Методических мероприятий по разработке профессионального стандарта»: скачать.

Приказ Минтруда России от 29.09.2014 г. № 667н  «О реестре профессиональных стандартов (перечне видов профессиональной деятельности)»: скачать.

Письмо Минтруда России от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253 Ответы на типовые вопросы по применению профессиональных стандартов: скачать.

СПИСОК ПРИМЕНЯЕМЫХ ПРОФСТАНДАРТОВ:

А) профессиональный стандарт «Специалист в области охраны труда», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 04.08.2014 г. № 524н, – для должности специалиста по охране труда,

Б) профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 г. № 276н, – для должности секретаря руководителя,

В) профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10. 09.2015 г. № 625н, – для должности экономиста,

Г) профессиональный стандарт «Системный администратор информационно-коммуникационных систем», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 05.10.2015 г. № 684н, – для должности системного администратора,

Д) профессиональный стандарт «Рабочий по комплексной уборке территории, относящейся к общему имуществу в многоквартирном доме», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 21.12.2015 г. № 1075н, – для должности уборщика территории,

Е) профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 02.02.2018 года № 49н, – для должности заведующего хозяйством,

Ж) профессиональный стандарт «Бухгалтер», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 21.02.2019 г. № 103н, – для должностей бухгалтера и главного бухгалтера.

С текстом указанных профстандартов можно ознакомиться по ссылке: https://classinform. ru/profstandarty.html

 

Университет штата Мичиган – Исполнительный секретарь II

Номер вакансии: 740384
Тип должности: Вспомогательный персонал
Расположение: East Lansing
Подразделение / эквивалент: Педагогический колледж
Школа / Подразделение: Ced Outreach 40001066
Категории: Административные / Бизнес Профессиональные, административные специалисты – AP, полный рабочий день (90-100%), Union

Сводная информация о позиции

Основные обязанности и ответственность

Оказывать прямую поддержку директору K-12 Outreach в выполнении следующих обязанностей:

• Календари управляющих директоров и расписание собраний и передача деталей собрания
• управляет и регистрирует все поездки, включая подготовку всех возмещений путевых расходов
• посещать встречи от имени директора и с директором для ведения записей
• вести списки рассылки, используемые директором
• управляет, создает и распространяет маркетинговые коммуникации (включая сообщения в социальных сетях), отправляемые от имени директора.
• Обеспечивает взаимодействие с командой по работе с клиентами K-12 и многими ключевыми заинтересованными сторонами и партнерами от имени директора.
• Сотрудничает с директором для управления и выполнения всей логистики мероприятий и мероприятий K-12 Outreach, которыми он руководит.
• Контролирует и координирует расписание персонала студентов и рабочие обязанности
• Ответственный за заказ канцелярских товаров
• Организует поездки сотрудников

Взаимодействует с:

• Контролирующий администратор – для получения заданий, согласования расписаний и обмена информацией.
• Университетские администраторы и специалисты – для планирования встреч и собраний, а также для передачи сообщений.
• Преподаватели / сотрудники – для организации встреч и встреч, а также для обмена информацией в качестве связующего звена для администратора.
• Студенты – для предоставления информации, планирования встреч и наблюдения.
• Public – для ответов на вопросы и маршрутизации телефонных звонков.
• Офисные и ведомственные сотрудники – для оказания помощи в проектах и ​​обмена информацией в качестве связующего звена для Администратора.
• Турагенты – для организации поездок.
• Представители государственных учреждений и агентств – для обмена информацией.
• Сотрудничает с сотрудниками K-12 Outreach и директором для разработки бюджетов, повесток дня, установления дат и согласования контрактов со спикерами, средств проведения мероприятий и выставления счетов для мероприятий Outreach K-12.

Ответственность за чужую работу

Может обеспечивать надзор первого уровня над штатными сотрудниками и студентами.Должности, отвечающие за надзор за штатными сотрудниками, обозначаются буквами / и после заголовка.

Влияние на программы / услуги / операции

Разглашение или распространение неверной или несоответствующей информации может оказать долгосрочное негативное влияние на репутацию Администратора, Департамента и Университета. Неправильное обобщение информации может привести к тому, что администратор примет неверные решения. Ошибки при планировании могут причинить неудобства отдельным людям и группам и помешать выполнению программ.

Рабочее время / Окружающая среда

Эта должность будет работать с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, иногда в ночное время и в выходные дни для проведения мероприятий и других офисных мероприятий. Работа требует умеренных физических усилий и предполагает сидение и просмотр экрана ЭЛТ в стандартной рабочей среде.

Эта позиция рассчитана на один год с даты начала с возможным продлением при условии финансирования.

Специализированное образование / опыт / навыки подразделения

Знания, обычно приобретаемые в средней школе с курсовой работой по обработке текста, набора текста, стенографии и грамматики; от пяти до восьми лет соответствующего и постепенно более ответственного или обширного опыта работы в ведении бухгалтерских книг, обработке текстов, редактировании, составлении корреспонденции, диктовке, работе с электронными таблицами, базами данных, настольных издательских системах и / или программном обеспечении для презентаций; или эквивалентное сочетание образования и опыта.

Заявление о равных возможностях трудоустройства

Все квалифицированные кандидаты получат вознаграждение за трудоустройство вне зависимости от расы, цвета кожи, религии, пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, национального происхождения, гражданства, инвалидности или статуса защищенного ветерана.

Необходимые материалы для нанесения

1. Может потребоваться действующая лицензия оператора транспортного средства, если это необходимо для выполнения должностных обязанностей.

2. Прочие навыки и / или физические способности, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3. Эта должность требует или потребует до завершения испытательного срока:

Знание базовой терминологии и операций с персональным компьютером, знание Microsoft Office

для поддержки офисных операций.

Заявление «Вместе мы будем»

Университет требует, чтобы все студенты, преподаватели и сотрудники МГУ были вакцинированы от COVID-19, за некоторыми исключениями. Узнайте больше на: https://msu.edu/toght-we-will/

Особые инструкции

“Это описание предназначено для указания видов задач и уровней сложности работы, которые потребуются от должностей, которым будет присвоено это название, и не должно толковаться как декларация конкретных обязанностей и ответственности какой-либо конкретной должности.Он не предназначен для ограничения или какого-либо изменения права любого руководителя назначать, направлять и контролировать работу сотрудников, находящихся под его или ее надзором. Использование определенного выражения или иллюстрации, описывающей обязанности, не исключает другие, не упомянутые, обязанности аналогичного типа или уровня сложности ».

Университет требует, чтобы все студенты, преподаватели и сотрудники МГУ были вакцинированы против COVID-19, за некоторыми исключениями. Узнайте больше по адресу: https://msu.edu/toght-we-will/

.

Часы работы

Эта должность будет работать с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, иногда в ночное время и в выходные дни для проведения мероприятий и других офисных мероприятий.

Описание конечной даты

Эта позиция рассчитана на один год с даты начала с возможным продлением при условии финансирования.

Право на участие в торгах заканчивается 02.11.2021 в 23:55

Объявлено: 27 октября 2021 года Восточное летнее время
Заявка закрыта: 07 декабря 2021 года Восточное стандартное время

Профиль работы секретарем компании | Prospects.ac.uk

Секретарши компании действуют стратегически и влиятельно, чтобы гарантировать, что компания действует в рамках закона и соблюдает финансовые правила.

Как секретарь компании, вам необходимо обеспечить соблюдение компанией финансовых и юридических требований. требований, а также поддержание высоких стандартов корпоративного управления.Хотя это не является строго обязательным для предоставления юридических консультаций, вам также необходимо хорошо разбираться в законах, которые влияют на ваши области работы.

Также иногда называемый главой управления, вы будете занимать стратегическую позицию в центре управленческих операций в организации. Ключевой частью вашей роли будет взаимодействие между советом директоров и акционерами компании, а в некоторых случаях и исполнительным руководством организации.

Обязанности

В качестве секретаря компании вам необходимо:

• руководить председателем и советом, чтобы убедиться, что они работают в соответствии с правилами и положениями
• поддерживать председателя в обеспечении эффективного и действенного функционирования совета
• способствует хорошему взаимодействию между советом директоров, комитетами, высшим руководством и неисполнительными директорами, а также акционерами.
• берет на себя ответственность за управление компанией, например: ведение уставных книг, включая реестры членов, директоров, секретарей и акционеров. со всеми своими прошлыми и настоящими пакетами акций, организацией заседаний совета директоров и ежегодных общих собраний (AGM), подготовкой повесток дня и ведением протоколов
• подайте необходимые документы в Регистрационную палату, такие как годовые налоговые декларации и аудиторские отчеты.
• информирует Регистрационную палату о любых существенных изменениях. в уставный капитал, администрацию или регистрацию компании красный адрес
• отслеживать изменения в соответствующем законодательстве и нормативно-правовой базе и принимать соответствующие меры
• поддерживать связь с внешними регулирующими органами и консультантами, такими как юристы и аудиторы
• кроме того, разрабатывать и контролировать системы, которые обеспечивают соответствие компании всем применимым кодексам в соответствии с законодательными и нормативными требованиями.
• выплачивает дивиденды и управляет схемами опционов на акции, а также участвует в выпусках акций, слияниях и поглощениях.

В зависимости от организации, в которой вы работаете, вам также может потребоваться:

• взять на себя ответственность за HR, здоровье и безопасность сотрудников и управлять вопросами, связанными со страхованием и имуществом
• контролировать управление пенсионной схемой компании.

Заработная плата

• Секретарши компаний-стажеров обычно начинаются с 20 000–35 000 фунтов стерлингов.
• В качестве помощника секретаря компании вы можете заработать от 56 000 до 82 000 фунтов стерлингов.
• Как заместитель секретаря компании ваша зарплата будет в диапазоне от 83 000 до 130 000 фунтов стерлингов.
• Лучшие 25% могут заработать до 184 000 фунтов стерлингов и более; секретари компаний группы могут заработать более 311 000 фунтов стерлингов.

На верхнем пределе шкалы окладов секретари компаний, работающих в компаниях Financial Times Stock Exchange (FTSE), могут получать значительную шестизначную зарплату с пятизначными бонусами.

Заработная плата может сильно различаться в зависимости от сектора, местоположения, размера и типа организации.

Данные о доходах от Института дипломированного управления Великобритании и Ирландии.Рисунки предназначены только для справки.

Рабочее время

Работа в основном офисная, и вы обычно будете работать в обычное рабочее время. Иногда может возникнуть необходимость в увеличении рабочего времени для проведения длительных встреч и для завершения отчетов, таких как годовой отчет компании, в установленные законом сроки.

Возможна подработка.

Чего ожидать

• Работа в основном офисная.
• Обычно ожидается формальная деловая одежда.
• Дипломированные секретари – получившие квалификацию The Chartered Governance Institute UK & Ireland (CGI) – могут работать в качестве индивидуальных предпринимателей, в партнерствах или компаниях или в профессиональной практике в рамках более крупной организации. Присяжные бухгалтеры и солиситоры, занимающиеся единоличной частной практикой, часто берут на себя роль секретаря компании для малых местных предприятий.
• Есть много возможностей для опытных секретарей компаний работать на себя или внештатно.
• Вакансии широко доступны.Возможности существуют в большинстве крупных городов, хотя должности в компаниях с голубыми фишками в основном находятся в головных офисах в Лондоне и других крупных городах.

Квалификация

Хотя эта область работы открыта для всех выпускников, следующие предметы могут быть предпочтительными и могут давать некоторые исключения из профессиональных экзаменов:

• бухгалтерский учет и финансы
• бизнес и управление
• право.

При подаче заявления в более крупные фирмы необходимо иметь диплом с отличием.Некоторые работодатели предпочитают выпускников, в то время как другие могут рассматривать кандидатов с соответствующими предметами HND и хорошими навыками межличностного общения.

Предварительная квалификация аспиранта не требуется, но профессиональные квалификации, особенно экзамены CGI, которые приводят к присвоению статуса «дипломированного секретаря», необходимы секретарям публичных компаний с ограниченной ответственностью и настоятельно рекомендуется для секретарей в частных компаниях с ограниченной ответственностью.

Вступить в эту карьеру можно, пройдя программу ученичества, например, вакансии стажеров-стажеров, рекламируемые Институтом дипломированного управления Великобритании и Ирландии.

Навыки

Вам необходимо иметь:

• Хорошие устные и письменные коммуникативные навыки
• Межличностные навыки и умение хорошо работать с людьми на всех уровнях
• Внимание к деталям и хорошо организованный подход к работе
• способность расставлять приоритеты в работе и хорошо работать под давлением
• способность работать с числовой информацией, а также аналитические навыки и навыки решения проблем
• дипломатический подход и уверенность в поддержке высокопоставленных сотрудников компании и членов правления
• навыки управления
• навыки работы в команде
• честность и конфиденциальность при работе с конфиденциальной информацией
• хорошее понимание вопросов корпоративного управления
• коммерческое мышление.

Опыт работы

Для этой должности вам потребуется значительный профессиональный опыт, и работодатели обычно ищут профессиональную квалификацию.

Наиболее распространенный путь – получить несколько лет опыта административной работы, а затем пройти формальное обучение секретарской работе в компании.

Соответствующий опыт включает работу в следующих областях:

• счета
• кредитный контроль
• страхование
• офис-менеджмент
• пенсии
• персонал
• закупки
• управление продажами.

Некоторые выпускники получают квалификацию юристов или бухгалтеров с целью позже стать секретарями компании, в то время как другие могут рассмотреть возможность прохождения очного дипломного курса, ведущего к полной или частичной квалификации ICSA.

Узнайте больше о различных видах опыта работы и стажировок, которые доступны.

Работодатели

Секретари компаний работают в различных организациях в частном, государственном и некоммерческом секторах. Только публичные компании с ограничением по закону обязаны назначать секретаря компании.Однако частным компаниям по-прежнему необходимо брать на себя ответственность за соблюдение нормативных требований и поддерживать связь с регулирующими органами.

В зависимости от ваших интересов и опыта, следующие типы организаций могут предложить соответствующие возможности:

• бухгалтерские и адвокатские фирмы
• банки и строительные общества
• благотворительные организации и больницы
• образовательные учреждения
• кооперативы работодателей
• организации здравоохранения, включая NHS
• жилищные ассоциации
• страховые компании
• инвестиционные фонды
• местные и центральные органы власти
• торговые организации.

Также можно найти работу в консалтинговой компании, которая предоставляет секретарские услуги компаниям, которые передают эту функцию на аутсорсинг, или занимаются индивидуальной трудовой деятельностью в качестве единственного практикующего специалиста или в составе небольшого партнерства.

Ищите вакансии по телефону:

Вакансии обрабатываются специализированными кадровыми агентствами, такими как DMJ Recruitment.

Повышение квалификации

Большинство секретарей компаний получают статус дипломированных специалистов в Институте дипломированного управления Великобритании и Ирландии после завершения его квалификационной программы.

Программа разделена на два уровня: Часть 1 и Часть 2.

Существует шесть основных путей поступления в зависимости от вашего текущего уровня квалификации и опыта.

Рекомендуется использовать партнера по обучению, хотя самостоятельное обучение также является вариантом, и у CGI есть список зарегистрированных поставщиков обучения на своем веб-сайте.

CGI также предоставляет список утвержденных курсов последипломного образования в качестве альтернативы экзаменам CGQP.

Финансовую помощь для обучения можно получить через The Worshipful Company дипломированных секретарей и администраторов.

После успешного завершения квалификационной программы Chartered Governance Qualification Program или подтвержденной степени магистра вы станете аспирантом института и сможете использовать GradCG после своего имени.

После этого выпускники обычно переходят в ассоциированное членство с шестилетним опытом работы в дополнение к своей квалификации. Это требование может быть сокращено до трех лет, если выпускник является обладателем ученой степени или членом другой профессиональной организации.

После того, как они станут ассоциированными членами, они смогут использовать пост-номинальную ACG.

Секретарши публичных компаний с ограниченной ответственностью могут получить статус дипломированных в других организациях, таких как:

• Ассоциация дипломированных сертифицированных бухгалтеров (ACCA)
• Присяжные бухгалтеры Ирландия
• Сертифицированный институт управленческих бухгалтеров (CIMA)
• Chartered Institute of Public Финансы и бухгалтерский учет (CIPFA)
• Институт дипломированных бухгалтеров Англии и Уэльса (ICAEW)
• ICAS (Институт дипломированных бухгалтеров Шотландии).

Возможна тренировка во время работы. Обычно приемлема любая степень, и такой вид обучения может рекламироваться как схемы административного обучения для стажеров по общему менеджменту. Вероятные места для этих схем включают:

• благотворительные организации
• местные органы власти
• компании по оказанию профессиональных услуг
• публичные компании с ограниченной ответственностью
• государственный сектор
• агентства по регистрации акций.

На веб-сайте CGI также есть подробная информация о других возможностях обучения и повышения квалификации.

Перспективы карьерного роста

Получение чартерного статуса в The Chartered Governance Institute UK & Ireland (CGI) – один из самых популярных способов развития успешной карьеры в этой области, требующий упорства и преданности делу.

Если у вас есть восьмилетний или более соответствующий опыт работы, по крайней мере, три из которых находятся на высшем уровне, вы можете подать заявку на участие в программе CGI, что обозначается буквами FCG.

Поддержка в развитии карьеры различается у разных работодателей.CGI предлагает поддержку через ряд ресурсов, семинаров, конференций и специальных групп по интересам, которые помогают профессионалам в определенных секторах делиться методами работы и поддерживать друг друга.

Важно, чтобы вы были в курсе изменений в законодательстве на протяжении всей своей карьеры, читая профессиональные журналы, такие как журнал CGI Governance & Compliance , и информационные бюллетени. Также рекомендуется налаживание контактов и обмен опытом работы с секретарями других компаний, как формально, так и неформально.

Географическая мобильность может быть полезна для развития карьеры, особенно на ранних этапах. Имея опыт, можно перейти на уровень правления или перейти на должность главы дирекции или отдела. Кроме того, вы можете создать бизнес, консультируя клиентов, действовать в качестве секретаря компании для небольших компаний или работать в качестве агента по созданию компании.

Написано редакторами AGCAS.

Июнь 2021 г.

Сопутствующие вакансии и курсы

Профиль Uni

Международная школа гостиничного менеджмента Les Roches – Швейцария

Просмотреть профиль

вакансия выпускника

Администратор по импорту / экспорту / операциям

• Special Crafts Ltd
• £ 24,501- £ 27,000
• Лестер

Просмотреть вакансию

Выпускник

Помощник по поддержке тендеров

• Центр экологии и гидрологии Великобритании
• £ 27 001- 29 500 фунтов стерлингов
• Уоллингфорд

Просмотреть вакансию

Главный специалист NDB, корпоративный секретарь

Открытие: август 02, 2021 в 17:00 (китайское стандартное время)
Закрытие: 23 августа 2021 года в 17:00 (китайское стандартное время)
Базируется в: Шанхай, Китай
Целевой рынок: набор персонала по всему миру

Подотчетная руководителю, корпоративному секретарю, эта должность отвечает за выполнение секретарских функций, относящихся к Совету управляющих, Совету директоров и комитетам Совета. Сотрудник, занимающий эту должность, будет поддерживать секретариатские услуги, оказываемые Совету директоров и другим заинтересованным сторонам, а будет обеспечивать эффективную и действенную связь.

Конкретные обязанности включают, но не ограничиваются:

• Поддержка связи и взаимодействия между руководством Банка и Советом директоров, а также между Советом директоров и Советом управляющих под руководством и руководством Главного корпоративного управления. Секретарь.
• Отредактируйте и проверьте все документы, которые направляются Правлению.
• Проект протокола и итогов заседаний Правления.
• Подготовить уведомление о собрании, корреспонденцию и материалы повестки дня.
• Помощь в выполнении секретарских функций на заседаниях Совета управляющих, Совета директоров и комитетов Совета.
• Выступать в качестве одного из контактных лиц и помогать в планировании и организации ежегодных собраний, заседаний совета директоров, выездных совещаний, заседаний исполнительного комитета, семинаров совета директоров и т. Д.
• Постоянно контролировать и сообщать о соблюдении статей соглашения и всех правил и процедуры, относящиеся к Совету управляющих и Совету директоров.
• Вести надлежащую документацию по корпоративному учету и учету процедур Совета и всего, что касается вопросов Совета и управления Банком.
• Обеспечьте качественную связь, планирование мероприятий и управление проектами, связанными с Советом директоров.
• Оказывать поддержку в управлении отношениями с заинтересованными сторонами, информационными потоками и коммуникациями, связанными с различными заинтересованными сторонами.
• Прочие обязанности, назначаемые время от времени.

Требования к должности:

• Минимум 9 лет соответствующего профессионального опыта в многостороннем банке развития или правительстве, регулируемом частном / государственном финансовом учреждении или крупном корпоративном предприятии на секретарских или смежных функциях.
• Обязательным условием является глубокое знание структуры управления Советом директоров. Юридический опыт был бы дополнительным преимуществом.
• Исключительные навыки решения проблем, общения и межличностного общения с высокой устойчивостью и стремлением к достижению целей и задач.
• Великолепные устные и письменные коммуникативные навыки, включая письменные навыки составления заметок, протоколов и резюме.
• Соответствующий опыт работы в многокультурной рабочей среде, способствующей созданию атмосферы командной работы и сотрудничества.
• Степень магистра или эквивалент в соответствующей профессиональной области, полученная в известном университете, или профессионально квалифицированный секретарь компании или профессионально квалифицированный бухгалтер.

Обязательно заполняйте все разделы на английском языке, не используя ВСЕ заглавные буквы.

Пожалуйста, загрузите резюме / CV на английском языке и не загружайте резюме / CV, которые содержат более 10 страниц.

Если вы заинтересованы в подаче заявки на эту должность, отправьте форму заявки, приведенную ниже. В случае, если у вас возникнут какие-либо технические трудности при отправке формы заявки, отправьте по электронной почте свое подробное резюме только на английском языке и в формате Word вместе с необходимой информацией (дата рождения, национальность, пол, информация о родственниках, работающих или связанных с NDB, если таковые имеются. , так далее.) на адрес карьеры@ndb.int. Пожалуйста, укажите название должности, на которую вы претендуете, в теме электронного письма.

Должностная инструкция секретаря по правовым вопросам [Обновлено на 2021 год]

Ищете работу на полную ставку? Устали от работы в выходные? Хотели бы вы иметь больший контроль над своей зарплатой?

Проверьте Weltman! Мы предлагаем установленный график работы по будням, большие льготы, щедрый оплачиваемый отпуск (PTO) и неограниченные ежемесячные бонусы в дополнение к вашей почасовой ставке! В дополнение ко всему, до нас легко добраться, всего в 10 минутах к югу от центра Кливленда, недалеко от Индепенденса и развязки I-77/480.

Мы нанимаем специалистов по разрешению юридических вопросов, чтобы присоединиться к нашей команде по сбору платежей в Brooklyn Heights. Наши специалисты по урегулированию счетов / коллекторы работают в колл-центре в рамках нашей профессиональной юридической конторы. Они несут ответственность за исходящие звонки потребителям наших клиентов и прием входящих звонков от указанных потребителей. Как третья сторона, представляющая наших клиентов, они уведомляют и / или определяют местонахождение потребителей с просроченными кредитами и пытаются обеспечить платеж в соответствии с Законом о добросовестном взыскании долгов (Fdcpa), руководящими принципами Велтмана и стандартами клиентов.Если вы энергичны и мотивированы деньгами и уделяете большое внимание обслуживанию клиентов, мы хотим, чтобы вы были в нашей команде! Пожалуйста, прочтите и подайте заявку на рассмотрение.

Диплом о среднем образовании или степень общего образования (GED)

1+ год обслуживания клиентов, сборов, колл-центра или опыта продаж

Отличные навыки разговорной речи, аудирования и обслуживания клиентов

Профессиональное и представительное поведение по телефону

Знание основ работы с компьютером, включая поиск в Интернете и ввод данных

Испанский – плюс

График работы:

5 рабочих дней (пн-пт) с 8:00 до 16:45

Компенсация и льготы:

Неограниченные ежемесячные бонусные возможности

Оплачиваемый выходной (PTO) – 16 дней в год + 8 оплачиваемых выходных дней компании

Конкурентные льготы – медицинское страхование, страхование Rx, стоматологии, зрения, жизни и инвалидности через 30 дней и 401 (k)

Возможности продвижения внутри фирмы

Веселое участие в общественных инициативах, корпоративных вечеринках и конкурсах

Бонусы для сотрудников

, доступные в Verizon, автосалонах, местных кинотеатрах, тематических парках и т. Д.

Торговля в магазине “Bistro To Go” и наличие свежих продуктов

Бесплатная парковка

Тип работы: Полная занятость

Заработная плата: от 14 до 15 долларов в час

Образование:

Средняя школа или эквивалент (обязательно)

Дополнительная компенсация:

Бонусы

Место работы:

Одно место

Преимущества:

Медицинское страхование

Стоматологическая страховка

Страхование зрения

Пенсионный план

Оплачиваемый отпуск

Эта компания описывает свою культуру как:

Ориентация на детали – на качество и точность

Ориентация на результат – нацеленность на результат с высокой производственной культурой

Stable – традиционные, стабильные, сильные процессы

Ориентация на людей – поддержка и справедливость

Командно-ориентированная – кооперативная и совместная

Это задание:

Должность, на которую приглашаются кандидаты с военным опытом

Хорошая работа для тех, кто только начинает работать или возвращается на работу с ограниченным опытом и образованием

Работа, на которую могут подавать заявки люди любого возраста, в том числе пожилые люди.

Открыт для поступающих, не имеющих диплома колледжа

Работа, на которую рекомендуется обращаться людям с ограниченными возможностями

График:

С понедельника по пятницу

Нет Смена дня 8 часов

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ, При исполнении полномочия, предоставленные ему статьями 108 и 112 Устава и статьями 4, 8 и 12 Общих стандартов управления деятельностью Генерального секретариата; и С учетом: То по резолюциям AG / RES.954 (XVIII-O / 88) и AG / RES. 1381 (XXVI-0/96) Генеральная Ассамблея санкционировала Генеральному секретарю объединить конференционные службы Генерального секретариата и проводить исследования с целью улучшения этих услуг; Что есть необходимость изменять программы и структуру в зоне конференций, чтобы адаптировать их к представлять потребности Организации и соблюдать мандаты Генеральной Ассамблеи. Что нужно уточнить структуру полномочий других административных зависимостей в рамках руководство помощника генерального секретаря и линия подчинения и административные отношения между ними в канцелярии помощника генерального секретаря, ПОСТАНОВИЛ: 1.Кабинет помощника секретаря Общие и его административные зависимости должны иметь структуру, функции и обязанности, указанные ниже: I. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ЗАВИСИМОСТИ КАБИНЕТ ПОМОЩНИКА ГЕНЕРАЛЬНОГО СЕКРЕТАРЯ A. Кабинет помощника секретаря Общие включают следующие зависимости: 1.Администрация помощника Генеральный секретарь; 2. Секретариат Генерального Ассамблея, Консультативное совещание и Постоянный совет; 3. Секретариат конференций и Встречи; 4. Постоянный секретариат Межамериканская комиссия женщин; 5. Офис Межамериканского Детский институт; 6.Музей искусства Америки; 7. Мемориальная библиотека Колумба; и Б. Кабинет помощника секретаря Общие и его зависимости находятся под общим руководством, контролем и контролем Помощник Генерального секретаря согласно соответствующим положениям Устава, Общие стандарты, Резолюция по программному бюджету, другие Резолюции Общего Ассамблея и Постоянный совет, настоящий Указ и другие соответствующие правила и положения Генерального секретариата. II. ОБЯЗАННОСТИ И ФУНКЦИИ ПОМОЩНИК ГЕНЕРАЛЬНОГО СЕКРЕТАРЯ A. Ответственность и функции Согласно Уставу ОАГ 1. В соответствии со статьей 114 Устава, помощник генерального секретаря выполняет функции секретаря Постоянного совета; выполняет функции советника Генерального секретаря и действует в качестве его представителя во всех вопросы, которые он может поручить помощнику генерального секретаря; и во время временного отсутствие или инвалидность Генерального секретаря, выполняет функции. 2. В случае, если офис Генеральный секретарь становится вакантным помощником Генерального секретаря в соответствии с Статья 107 Устава берет на себя обязанности Генерального секретаря до тех пор, пока Генеральный секретарь Ассамблея избирает нового Генерального секретаря на полный срок. 3. Выступает в качестве секретаря специальных комитетов. для мирного разрешения споров, учрежденный Постоянным советом в соответствии с Статья 85 Устава; 4.Выступает в качестве секретаря органов и комитеты Постоянного совета; 5. Выполняет функции секретаря Постоянный совет, когда он временно действует как консультативный орган. 6. Выступает в качестве Секретаря Собрания Консультации министров иностранных дел, если регламент совещания предоставлять. 7. Выступает в качестве секретаря Подготовительного Комитет Генеральной Ассамблеи. B. Обязанности и функции Назначен заместителем Генерального секретаря Генеральным секретарем. Распоряжение 1. Консультирует по вопросам, касающимся отношения с межамериканскими специализированными организациями. 2.Председательствующий в следующих органах: а. Комитет по отбору и продвижению; г. Издательский совет и его дочерние компании; г. Комитет по этике. 3. Руководит, контролирует и несет ответственность перед Генеральным секретарем за деятельность Исполнительного аппарата Помощник Генерального секретаря, как указано в Части III ниже. III.ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ УПРАВЛЕНИЕ ПОМОЩНИК ГЕНЕРАЛЬНОГО СЕКРЕТАРЯ («EOASG») A. Конструкция 1. EOASG включает: (a) Помощник Генеральный секретарь, (b) начальник канцелярии помощника генерального секретаря, (c) Кабинет помощника Генерального секретаря и (d) Секретариат EOASG. 2.Кабинет помощника секретаря Генеральный включает в себя директоров административных зависимостей Офиса Помощник генерального секретаря, руководитель аппарата канцелярии помощника секретаря Генерал и другие советники помощника генерального секретаря. Кабмин советует и помогает помощнику генерального секретаря в выполнении его обязанностей. в соответствии с Уставом и настоящим Распоряжением, а также при исполнении всех других обязанностей доверили ему. 3. Начальник Аппарата Канцелярии Помощник Генерального Секретаря выступает в качестве Главного Советника Помощника. Генеральный секретарь, как координатор секретариата EOASG, и как директор Секретариат Генеральной Ассамблеи, Консультативного совещания и Постоянного Совет. По указанию помощника генерального секретаря, руководитель аппарата помощника генерального секретаря координирует работу всех зависимости от канцелярии помощника генерального секретаря, за исключением секретариата для Конференц-сервисы и собрания, директор которых подчиняется непосредственно помощнику. Генеральный секретарь. 4. Секретариат EOASG предоставляет Помощник генерального секретаря с секретарской и административной поддержкой. B. Обязанности и функции 1. Контролирует и координирует следующие административные зависимости Генерального секретариата: (a) Секретариат должен Генеральная ассамблея, консультативное совещание и Постоянный совет; (б) Секретариат конференций и встреч; (c) Постоянный секретариат Межамериканская комиссия женщин; (d) Офис Межамериканской организации по делам детей Институт; e) Музей искусства стран Америки; (f) Мемориальная библиотека Колумба. 2. Координирует работу Главного управления Секретариат вдали от штаб-квартиры; Межамериканский комитет по чрезвычайным ситуациям; и отношения сотрудничества с Организацией Объединенных Наций и ее органами, специализированными Организации и другие подобные органы Межамериканской системы и КАРИКОМ. IV. СЕКРЕТАРИАТ ГЕНЕРАЛЬНОЙ АССАМБЛЕИ, КОНСУЛЬТАЦИОННОЕ СОВЕЩАНИЕ, И ПОСТОЯННЫЙ СОВЕТ А. Структура 1. Секретариат Генерального Ассамблея, Консультативное совещание и Постоянный совет возглавляются Главой персонала, который напрямую подчиняется помощнику генерального секретаря. 2. Начальник Аппарата Канцелярии Помощник Генерального секретаря управляет, координирует и несет техническую ответственность за работу Секретариата, а также продуктивность и эффективность его сотрудников. 3. В соответствии с бюджетом по программам. и внутренние правила Генерального секретариата, и при условии утверждения Помощник генерального секретаря, руководитель аппарата канцелярии помощника секретаря Генерал отвечает за создание внутренней структуры Секретариата, которая обеспечивает максимальную эффективность и оперативность обслуживаемых органов. Б. Обязанности и функции 1. Планирует, направляет, координирует, советует, и оказывает помощь на всех этапах планирования, подготовки, ведение и ведение протокола Общего собрания, Консультационного совещания, и заседания Постоянного совета. 2. Сотрудничает с другими направлениями и подразделения Генерального секретариата в выполнении директив, изданных руководящими органов, и консультирует помощника генерального секретаря и канцелярию секретаря Общие сведения о методах и процедурах соблюдения этих директив и обеспечения необходимые административные мероприятия и услуги. 3. Консультирует Генеральную Ассамблею, Консультативное совещание, Постоянный совет и их вспомогательные органы по парламентские вопросы и вопросы процедуры, и координирует консультативные услуги что эти органы могут потребовать или запросить у других департаментов и управлений Генерального Секретариат. 4. Координирует с Секретариатом Конференции и собрания: предоставление секретариатских услуг для Генеральной Ассамблеи, Постоянный совет и консультативное совещание, а также передает в другие департаменты и офисов Генерального секретариата копии резолюций, рекомендаций, запросов и другие решения этих органов, способствующие их надлежащему выполнению. V. СЕКРЕТАРИАТ КОНФЕРЕНЦИЙ И СОВЕЩАНИЙ A. Конструкция 1. Секретариат конференций и Всего собраний: а.Кабинет директора; г. Отдел конференционного обслуживания; г. Отдел языковых служб; г. Отдел документов и информации. 2. Секретариат конференций и Собраниями и канцелярией директора руководит и управляет директор Секретариат конференций и встреч, который подчиняется непосредственно помощнику Генеральному секретарю за его действия.Каждым отделом руководит и управляет отдел. Координатор, который напрямую подчиняется Директору Секретариата за Конференции и встречи. B. Обязанности и функции 1. Общие обязанности и Функции Секретариат Организация конференций и встреч планирует, предоставляет и координирует следующие услуги для Собрания и конференции всех органов Генерального секретариата: (а) Устный перевод; (b) Организация встреч, логистика и координация; и (c) Перевод, редактирование документов, производство, распространение, создание и обслуживание баз данных, а также архивирование. 2. Кабинет директора а. Готовит предварительный проект бюджета Секретариата; г. Планирует, направляет и координирует деятельность Секретариата и выполняет его программный бюджет и планы работы; г.По согласованию с исполнительной властью и Помощники секретарей, директора и другие руководители других подразделений Организует, координирует подготовку годового календаря конференций и заседаний и передает его Генеральному секретарю через помощника Генерального секретаря. г. Поддерживает постоянный и тесный контакт с Секретариатом Генеральной Ассамблеи, Постоянным советом и Собранием Консультации для обеспечения эффективного оказания всех услуг, необходимых этим органам; e.Через помощника секретаря Общие рекомендации по другим вопросам, связанным с подготовкой бюджета Генеральным секретариатом. для встреч и конференций, включая человеческие, материальные и финансовые ресурсы необходимо для исполнения этих бюджетов; ф. Вместе с персоналом из Отдел конференционного обслуживания, координирует и руководит исполнением утвержденных бюджетов для конференций и встреч; г.Вместе с персоналом из Отдел конференционного обслуживания, ведет переговоры с правительствами и другими организациями от имени Генерального секретариата, соглашения о проведении встреч и конференций; ч. Предлагает, согласовывает и реализует политика Генерального секретариата по обеспечению полного спектра конференций и встреч Сервисы; и. Координаты с соответствующими подразделения Генерального секретариата, в частности, Отделы материалов Ресурсы и системы управления, установка, эксплуатация и обслуживание электронное оборудование и обработка информации и компьютерные программы, необходимые для Секретариат и дает рекомендации по улучшению и модернизации Помещение Генерального секретариата для проведения встреч и конференций. Дж. Управляет в соответствии с правила Генерального секретариата и совместно с другими соответствующими подразделениями Секретариата конференций и собраний, заключение контрактов с: (1) временными кадровые услуги для конференций и встреч, включая, но не ограничиваясь, переводчики, переводчики, редакторы, обслуживающий персонал, механизаторы, клерки, расшифровщики, компьютерные специалисты, бухгалтеры, водители и администраторы; и (2) другие временные услуги, необходимые для проведения конференций, производства и раздаточные документы. 3. Отдел конференционного обслуживания а. Обеспечивает логистические и административные сопровождение подготовки и организации конференций и встреч; г. Координирует и поддерживает централизованный банк данных о персонале, квалифицированном для направления на конференции и встречи. г. Готовит проект годового календаря конференций и встреч, а также координирует, рассматривает и оценивает его реализацию в в соответствии с инструкциями директора Секретариата конференций и Встречи; г. Координирует с Секретариатом по Генеральная Ассамблея, Постоянный совет и Консультативное совещание, подготовка и выполнение Календаря, а также выполнение соответствующих решений утверждается Генеральной Ассамблеей и Советами; e.Координаты по согласованию с Директор Секретариата конференций и встреч и Департамента программ Бюджет подготовки и исполнения бюджетов конференций и собраний Генеральный секретариат и другие органы в пределах своей компетенции, гарантируя, что выплаты пропорциональны ассигнованиям; ф. Готовит отчеты об исполнении бюджетов конференций и собраний, а также прогнозирует годовые затраты на управление Секретариатом; г.С Директором Секретариата для конференций и встреч, ведет переговоры с принимающими государствами-членами о предоставлении местного услуги, необходимые для проведения собраний и конференций в этих государствах; ч. С помощью хозяина страны и находящегося там офиса Генерального секретариата, инспектирует объекты в принимающей стране, где должна быть проведена встреча или конференция, и делает необходимые организация: бронирования гостиниц; местный и международный транспорт; безопасность; свободный вход и выход документов, оборудования и персонал; и все другие необходимые конференц-услуги. и. Консультирует, ведет переговоры и сотрудничает с властями страны пребывания по всем вопросам, связанным с услугами, специализированный конференц-персонал, оборудование, материалы и помещения, которые будут предоставлены страна и вклад Генерального секретариата; Дж. Предоставляет информацию о конференции услуги, готовит инструкции по процедурам и операциям, чтобы облегчить доставку тех сервисов и распространяет эти руководства и сопутствующую информацию среди заинтересованных зависимости Генерального секретариата, других органов Организации и члена Состояния; к.Для всего обслуживающего персонала конференций другое чем персонал, предоставленный другими отделами Секретариата по конференциям и Встречает, оценивает и тестирует людей, желающих проводить конференции и услуги, связанные с заседаниями, и совместно с Департаментом людских ресурсов, ведет реестр тех лиц государством-членом, в котором они проживают, которые продемонстрировали на этих или иных испытаниях, что у них есть необходимые требования к предоставлять эти услуги к удовлетворению требований Генерального секретариата; л.Координирует деятельность персонала члены из других подразделений Генерального секретариата, временно назначенные для выполнения функции на собраниях и конференциях; г. Предоставляет административную поддержку Секретариат конференций и встреч. 4. Отдел лингвистического обслуживания а.Обеспечивает интерпретацию и переводческие услуги на официальные языки Организации для всех органов организация. г. Координирует планирование и предоставление языковых услуг в штаб-квартире и за ее пределами. г. Путем соответствующих испытаний и проводит собеседования, оценивает письменных и устных переводчиков, желающих проводить конференции и услуги, связанные с заседаниями, и совместно с Департаментом людских ресурсов, ведет реестр тех лиц государством-членом, в котором они проживают, которые продемонстрировали Генералу достаточные навыки, компетентность и другую квалификацию. Удовлетворение Секретариата. г. Консультирует директора Секретариат конференций и встреч по подготовке проекта ежегодного календарь конференций и встреч, особенно по вопросам, связанным с переводом и потребности и требования интерпретации. e. Непосредственно переводит и рецензирует переводы публикаций, документов и корреспонденции Организации в официальные языки ОАГ, а также проверяет все переводы, выполненные по контракту переводчики; ф.Предоставляет консультации Департаменту Кадровые ресурсы о требованиях к привлечению услуг переводчиков по контракту, включая обычаи и использование в профессии, техническую компетентность, вознаграждение, работу график и необходимые условия работы. г. Дает советы по стилю комиссии заседаний и конференций органов Организации; ч. Подготавливает тексты для электронных передачи и сравнить оригиналы с переводами на другие официальные языки за точность, особенно в отношении документов, которые должны быть подписаны Генеральным секретарем, помощник Генерального секретаря и другие высокопоставленные должностные лица Организации. и. Подготавливает и обслуживает электронный база данных, организованная по тематикам и органам, названиям, технической терминологии и Терминология ОАГ на всех официальных языках Организации. Дж. Устанавливает и поддерживает качество стандарты услуг, предоставляемых Дивизионом. 5. Отдел документации и Информационные службы а. Предоставляет все услуги, связанные с обработка и выпуск официальных документов, касающихся официальных встреч и конференций, обслуживаемых Генеральным секретариатом, обеспечивая их надлежащее зарегистрированы, классифицированы, воспроизведены и распространены среди делегаций и соответствующих Сотрудники и должностные лица Генерального секретариата, во всех форматах и ​​на всех носителях, включая электронные, магнитные, оптические и печатные, в соответствии с профессиональными стандартами и своевременно манера. г. Проводит и оценивает тесты и удостоверяет квалификацию лиц, назначенных для оказания услуг в Подразделении. г. Консультирует директора Секретариат конференций и встреч по подготовке проекта годового календаря о конференциях и встречах в связи с выпуском и распространением документов требуется. г. Получает, обрабатывает и отвечает на запросы на документальные услуги от различных подразделений Генерального секретариата и другие органы Организации, включая запросы на регистрацию, классификацию, перевод, корректура и исправление корректуры, а также проверка документов в официальные языки Организации для обеспечения соответствия установленному качеству стандарты. e. Отправляет документы другому зависимости Генерального секретариата и других органов, ответственных за их распределение и проверяет своевременную доставку. ф. Сохраняет постоянство и строгость координация с другими отделами Секретариата конференций и собраний, поскольку а также другие подразделения Генерального секретариата, ответственного за воспроизведение и распространение документов в различных форматах и ​​на разных носителях. г. Компилирует полные наборы комментариев для собраниях и конференциях, и сохраните исходные языковые версии для хранения в архивы Мемориальной библиотеки Колумба. ч. Ведет электронную базу данных для ссылки на документы, подготовленные Отделом Организации и ее органов. и. С Департаментом управления Системс, Мемориальная библиотека Колумба и другие подразделения Генерального секретариата, координирует соблюдение международных норм управления документами, телекоммуникации и разработка систем применительно к документам. Дж. Готовит стандартные электронные форматы для документов Организации и обучает персонал Генерального секретариата и другие органы в их использовании. VI. ПОСТОЯННЫЙ СЕКРЕТАРИАТ МЕЖАМЕРИКАНСКАЯ КОМИССИЯ ЖЕНЩИН A. Конструкция 1.Постоянный секретариат Межамериканская комиссия по делам женщин («Секретариат CIM») возглавляется Исполнительный секретарь в соответствии со статьей 25 Статута Межамериканского Комиссия по делам женщин («CIM»). Исполнительный секретарь назначается Генеральный секретарь “с учетом мнения Руководителя ЦИМ. Комитет “. Исполнительный секретарь подотчетен Генеральному секретарю через помощник генерального секретаря по управлению секретариатом ЦИМ. 2. Персонал Секретариата ЦИМ включает администраторов и технических экспертов по планированию, программированию, исследованиям, команде работа и другие области в соответствии с программным обеспечением CIM. 3. Исполнительный секретарь руководит, координирует и несет техническую ответственность за администрирование Офиса и работа, производительность и продуктивность персонала. 4. По согласованию с исполнительной властью Офис помощника генерального секретаря («EOASG»), другие соответствующие области Генеральный секретариат и президент CIM, исполнительный секретарь несет ответственность за организацию внутренней структуры Секретариата ЦИМ для обеспечения эффективного и эффективное администрирование программ и юридических обязанностей CIM в строгом в соответствии с правилами Генерального секретариата, программным бюджетом и соответствующие постановления Генеральной Ассамблеи. B. Обязанности и функции 1. Консультирует Генерального секретаря и через помощника генерального секретаря, сотрудников CIM, его руководящие органы и всех других старших должностных лиц Генерального секретариата по административным функциям ЦИМ и все другие вопросы, связанные с политикой и практикой выполнения программ CIM и проекты в соответствии с другими программами Организации и в соответствии с внутренние правила и положения Генерального секретариата. 2. Администрирует и выполняет программы. и проекты, принятые CIM для продвижения гражданских, политических, экономических и социальных права женщин в соответствии с директивами и руководящими принципами, изданными CIM и его органы. 3. Представляет проект годового отчета CIM в CIM и представляет утвержденный годовой отчет Генеральному секретарю для представления в Генеральная Ассамблея. 4.Поддерживает отношения сотрудничества и координирует усилия с учреждениями Организации Объединенных Наций и другими государственными и частными национальные и международные организации с интересами, аналогичными интересам Комиссии и со всеми подразделениями Генерального секретариата и Организации. 5. Планирует, направляет, координирует, контролирует и оценивает необходимые технические, административные и секретариатские услуги Комиссией и осуществляет соответствующие проекты технической помощи, в том числе, семинары по многонациональным и национальным проектам, исследовательские и учебные центры. 6. Предоставляет административные услуги в отбор стипендиатов в сотрудничестве с Департаментом стипендий. 7. Обеспечивает полную координацию Программы комиссии с CIDI и Исполнительным секретариатом CIDI. 8. Координирует и организует подготовка и сопровождение Ассамблей Комиссии и сессий ее Исполнительного комитета Комитет, участвует в них, действует как технический секретариат и осуществляет мандаты, исходящие оттуда. 9. Готовит и публикует исследования и отчеты о положении женщин и о многонациональных проектах для представления Генеральная ассамблея ОАГ, правительств стран-участниц и ООН. 10. Готовит проект программного бюджета для Комиссии и представляет на утверждение Исполнительного комитета. VII. ОФИС МЕЖДУАМЕРИКАНСКОЙ ДЕТСКИЙ ИНСТИТУТ А. Структура 1. Офис Межамериканского Детский институт («ИИН») возглавляет генеральный директор ИИН. («Генеральный директор») в соответствии со статьями 27-30 Устава ИИН. В Генеральный директор назначается Генеральным секретарем из списка из трех кандидатов. Представлено руководящим советом института.Генеральный директор несет ответственность Генеральному секретарю через помощника генерального секретаря по административным вопросам Офиса. 2. Штатные сотрудники Офиса являются штатными сотрудниками. члены Генерального секретариата, назначаемые Генеральным секретарем в соответствии с предложение Генерального директора и в соответствии с Общими стандартами, другими правилами Генерального секретариата, Программного бюджета и других резолюций Генерального секретариата Сборка. 3. Генеральный директор руководит, координирует и несет техническую ответственность за администрирование Офиса и работа, производительность и продуктивность персонала. 4. По согласованию с EOASG другие соответствующие области Секретариата и Руководящего совета, Генеральный директор отвечает за организацию внутренней структуры Института для обеспечения эффективное и действенное администрирование программ Института и юридических обязанности, в строгом соответствии с правилами Генерального секретариата, программный бюджет и соответствующие резолюции Генеральной Ассамблеи. B. Обязанности и функции 1. Обеспечивает технические и административные оказывает услуги Панамериканскому детскому конгрессу и руководящему совету МНН, а также помогает в выполнение их постановлений. 2. Организует, координирует, направляет и курирует выполнение Рабочей программы Института, включая проекты, семинары, и исследовательские и учебные центры в соответствии с Программным бюджетом. 3. Представляет годовой отчет института. руководящему совету и передает его Генеральному секретарю для представления Генеральная ассамблея ОАГ. 4. Готовит проект бюджета по программам для Институт и после утверждения Руководящим советом представляет его в Генеральный секретарь и курирует управление окончательной программой Института. Бюджет, утвержденный Генеральной Ассамблеей; 5.Готовит программу к каждой встрече Руководящего совета по согласованию с его президентом и уведомляет члена Состояния этих встреч в соответствии с Уставом и правилами IIN. 6. Оказывает помощь и координирует с принимающей страной, проводящей заседание Панамериканского детского конгресса. 7. Запросы от каждого государства-члена через своего представителя представление годового отчета о мерах и программах осуществляется этим государством для улучшения благосостояния детей, семьи и сообщество. 8. Консультирует Генерального секретаря через помощник Генерального секретаря и другие высокопоставленные должности Генерального секретариата на административные функции Института и все другие вопросы, связанные с политикой и практика реализации программ и проектов Института в соответствии с другие программы Организации и в соответствии с внутренними правилами и положения Генерального секретариата. 9. Администрирует и выполняет программы и проекты по продвижению исследования проблем, связанных с материнством, младенчеством, юностью и семья в соответствии с директивами и руководящими принципами, изданными Директором Совет и съезды. 10. Координирует и организует подготовка и сопровождение Конгрессов и заседаний Руководящего совета, участвует в них, действует как технический секретариат и выполняет мандаты исходящий оттуда.Подготавливает и публикует исследования и отчеты об исследованиях в области характер и важность проблем, затрагивающих молодежь, для представления Генеральному Ассамблея ОАГ, правительств стран-членов и ООН. 11. Обеспечивает полную координацию Программы института с CIDI и Исполнительным секретариатом CIDI. 12. Поддерживает взаимодействие с агентства ООН и другие государственные и частные национальные и международные организаций с интересами, аналогичными интересам Института, и со всеми сферами деятельности Генеральный секретариат Организации. 13. Поддерживает и управляет Штаб-квартира института в Монтевидео, Уругвай, включая его библиотеку, и проводит, по согласованию с Канцелярией Генерального секретаря и EOASG, соответствующие отношения с официальными лицами страны пребывания. VIII. МУЗЕЙ ИСКУССТВА АМЕРИКИ A. Конструкция 1.Музей искусства Америки находится некорпоративное подразделение Генерального секретариата в Канцелярии помощника Генеральный секретарь. 2. Музей находится под управлением Музея. Директор, который подчиняется непосредственно помощнику генерального секретаря. 3. Директор музея руководит, координирует и несет техническую ответственность за администрацию Музея и работа, производительность и продуктивность персонала. 4. В соответствии с Программным бюджетом, внутренние правила Генерального секретариата и подлежат утверждению Помощник генерального секретаря, директор музея отвечает за создание внутренняя структура музея, обеспечивающая максимальную эффективность и оперативность органы, которые он обслуживает, широкая общественность и постоянные представительства государств-членов в штаб-квартире. Б. Обязанности и функции 1. Через помощника секретаря Генеральный, консультирует Генерального секретаря, Попечительский совет музея и музейный совет. Комитет по закупкам художественных произведений, которые должны быть включены в состав музея. постоянная коллекция и о том, как и когда их следует выставлять. 2. Консультирует должностных лиц правительства. государств-членов по отбору и продвижению временных экспонатов в Музее работы заслуженных художников. 3. Определяет политику и стандарты для включение произведений искусства в постоянную коллекцию и для всех мероприятий по временным и передвижным выставкам. 4. Собирает, хранит и экспонирует. произведения искусства, представляющие эстетический и исторический интерес для государств-членов и общественность в целом, и при этом покупает произведения искусства для постоянной коллекции, регистрирует и каталогизирует их, а также следит за тем, чтобы они были должным образом сохранены и застрахованы. 5. Организует временные и выездные выставки, серии лекций, познавательные экскурсии по музею, презентации фильмов, достижение баланса между работами молодых и зрелых художников с международными признание. В своем программировании учитывает концепцию «живого музея». 5. Продюсирует документальные фильмы, видеокассеты, слайды и другие визуальные материалы об искусстве Латинской Америки и Карибского бассейна, о культурном наследии отдельных государств-членов, а также о специфическом народном быте, культуре, и исторические аспекты культуры в регионе, и способствует продаже этих материалов школам, университетам и частным лицам во всем полушарии. 6. Готовит индивидуальные каталоги для всех выставок, издает бюллетень изобразительного искусства, содержащий информацию о художественных начинаниях в региона, недоступного из других источников, Публикует отдельные монографии по истории искусства в избранных странах, которые служат справочными материалами в преподавании искусства и способствовать научным исследованиям искусства Америки. 7. Координирует работу с CIDI, с CIDI. Исполнительный секретариат, а также Культурная программа Генерального секретариата, деятельность взаимный интерес; 8.Поддерживает отношения сотрудничества и работает над совместными проектами с художественными коллективами, ассоциациями, другими музеями и их Директора; 9. Развивает сбор средств и сопутствующие программы, предназначенные для самофинансирования работы музея, и предполагающие Неправительственные организации, в том числе Друзья музея. искусства Америки и Культурного фонда Америки, в сборе средств и программирование. 10. Готовит проект программного бюджета для музей и передает его через EOASG в Департамент программного бюджета для одобрение соответствующих властей. 11. Разрабатывается и для представления Генеральный секретарь, через EOASG, краткосрочный (1 год), среднесрочный (5 лет) и долгосрочные (10 лет) планы развития проектов музея, его коллекции, и его финансирование, и корректирует эти планы по мере необходимости. IX. ПАМЯТНАЯ БИБЛИОТЕКА КОЛУМБА A. Конструкция 1. Мемориальная библиотека Колумба («Библиотека») – некорпоративное подразделение Генерального секретариата в канцелярия помощника генерального секретаря. 2. Библиотека находится в ведении библиотеки. Директор, который подчиняется непосредственно помощнику генерального секретаря. 3. Директор библиотеки управляет, координирует и несет техническую ответственность за управление Библиотекой и работа, производительность и продуктивность персонала. 4. В соответствии с Программным бюджетом, внутренние правила Генерального секретариата и подлежат утверждению Помощник генерального секретаря, директор библиотеки отвечает за создание внутренняя структура библиотеки, обеспечивающая максимальную эффективность и оперативность органы, которые он обслуживает, широкая общественность и делегации. B. Обязанности и функции 1. Через помощника секретаря Генеральный, советует Генеральному секретарю, другим высокопоставленным должностным лицам и зависимостям Генеральный секретариат по всем вопросам, связанным с библиотечной программой. 2. Готовит проект программного бюджета для библиотеки и передает его через EOASG в Департамент программного бюджета для одобрение соответствующих властей. 3. Поддерживает связь с библиотеками, являются хранилищами публикаций ОАГ и контролируют программу депозитарной библиотеки в Государства-члены. Планирует и рекомендует меры для достижения максимально возможного распространение во всем полушарии ресурсов Библиотеки, в том числе создание межамериканской библиотечной сети и обмен информацией о ресурсы, доступные в различных учреждениях.Отвечает за межбиблиотечный абонемент, поиск библиографических ссылок через электронную систему и обслуживание фотоархив и электронные базы данных ОАГ. 4. Каталогизирует и классифицирует материалы. получены для включения в Библиотеку. Поддерживает коллекцию Лео С. Роу, исторические архивы, фотоархивы и коллекция редких книг, карт ОАГ, и почтовые марки. Собирает, компилирует, сохраняет архивные копии и каталогизирует все официальные документы ОАГ; классифицирует Secretara General Series ; индексы серия официальных отчетов и серия технических отчетов и документов; а также готовит и публикует ежегодные Lista Ceneral и Indice Analtico Серия официальных отчетов и Каталог технических отчетов и документов ОАГ. Подготавливает индексы на испанском и английском языках для годового объема резолюций Постоянной Совет и, по запросу, для технических и информационных публикаций. 5. Поддерживает справочные коллекции. и контролирует обращение. Готовит специальные библиографии и ежемесячные списки таблиц. содержания периодических изданий. 6. Управляет архивами и записями. управление Организацией; определяет, сохраняет и делает доступным постоянно ценные записи об Организации и разрабатывает правила для упорядоченного и экономичного управление текущими записями Организации, которые в настоящем документе определены как любые документы, бумага, книга, письмо, рисунок, карта, планшет, аудиовизуальный материал, электронный или машинный читаемый документ или база данных, или любой другой документ, независимо от формата, созданный или полученные в офисе или сотрудником в связи с их официальной работой; периодически пересматривает и обновляет Справочник по управлению записями и отчеты Пенсионный план ; определяет, какие записи имеют достаточную историческую ценность для гарантируют их постоянную сохранность в соответствии с решениями органов Организация, с другими соответствующими юридическими требованиями и с необходимостью поддерживать документация, достаточная для гарантии адекватной защиты законных интересов Генеральный секретариат. 7. Разрабатывает стандарты по всем вопросам. связанные с политиками для библиотеки, управлением архивами, записями и документами OAS, и обеспечивает правильное применение официальной системы классификации OAS. 8. Управляет фондом Hiplito Unanue. 9. Собирает печатные и графические материалы. по всем типам исследований и программам стран Латинской Америки и Карибского бассейна. 10.Предоставляет техническую информацию и справочные услуги и услуги по ведению документации в офисах Генерального секретариата. 11. Поддерживает отношения сотрудничества с другие библиотеки и публичные архивы в полушарии, ассоциации архивистов и библиотекарям, школам библиотечного дела и другим неправительственным организациям объектов и ресурсов, разрабатывать совместные программы и участвовать во взаимовыгодных стратегическое планирование. 12. Координирует с Департаментом Системы управления и другие зависимости Секретариата от использования, обслуживания и доступ к услугам электронных баз данных публичных и частных сетей, включая, но не ограничивается Lexis Nexis и Westlaw. 13. Ищет альтернативные источники финансирования деятельность и услуги библиотеки, включая гранты от частных жертвователей и фонды и сборы за определенные услуги, которые позволяют взыскивать соответствующие расходы. 14. Развивается и готовится к представление Генеральному секретарю через EOASG, краткосрочное (1 год), среднесрочное (5 лет) и долгосрочные (10 лет) планы развития услуг Библиотеки, проектов, его постоянной коллекции и его финансирования, и корректирует эти планы по мере требуется. 15. Отвечает за все управление Библиотекой и архивами Организации, кроме Межамериканского договоров и двусторонних соглашений, архивированных Секретариатом по правовым вопросам в соответствии с к Распоряжению 96-4. 2. Настоящий Указ отменяет все представить нормы, правила и практику Генерального секретариата об обратном и прямо отменяет следующие постановления: 69-1 “Oficina de la Secretaria de la Conferencia Interamericana, la Reunion de Consulta y el Consejo de la Organizacin; “ 69-9 «Изменения в организации Генеральный секретариат; “ 72-2 “Создание Консультативного Комитет по библиотечной программе Генерального секретариата; “ 75-14 «Создание офиса Конференция, документы и лингвистические услуги; “ 76-7 “Цели, характеристики, и деятельность Музея современного искусства; “ № 78-4 «Изменения в Распоряжение №76-7 О Музее современного искусства Латинской Америки; “ 80-2 “Обязанности помощника Генеральный секретарь; “ 81-3 “Мемориал Колумбу” Библиотека; “ 82-2 «Кабинет помощника» Генеральный секретарь; “ 90-1 »Художественный музей им. Америка; “ 3.Все положения настоящего Распоряжения в которых используется мужской или женский род, в равной степени применимы к обоим полам. 4. Настоящее постановление вступает в силу. в дату его подписания. Дата: 14 марта 1997 г. Оригинал: английский

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

ОБЩЕЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Это секретарская работа с значительные административные обязанности.Сотрудник этого класса работает самостоятельно на сложных или сложных делопроизводстве и демонстрирует профессионализм и конфиденциальность при решении деликатных вопросов. Работа включает составление рутинной переписки, взаимодействие с ведомственными менеджеры и администраторы от имени начальника сотрудников, а также руководство различные канцелярские функции исполнительного аппарата. Сотрудники этого класса отчитываться перед комиссаром или заместителем руководителя.

КОЭФФИЦИЕНТЫ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ: (Должны быть выполнены следующие условия на должность, которая будет отнесена к этому классу.)

Сотрудники этого класса должен подчиняться либо начальнику отдела, либо заместителю директора, либо заместитель начальника главного управления (N28 или выше), который подчиняется руководителю отдела.

Только одна позиция будет быть отнесенным к каждой из позиций, описанных выше.

ТИПИЧНЫЕ ПРИМЕРЫ РАБОТА (ТОЛЬКО ИЛЛЮСТРАТИВНАЯ)

Читает всю входящую корреспонденцию; направляет корреспонденцию, не требующую внимания начальника, к соответствующим должностным лицам или самостоятельно составляет ответы; документирует всю корреспонденцию, полученную на автоматизированная система; направляет почту и инструкции начальника соответствующим стороны; отслеживание переписки с указанием дат ответа.

Составляет и печатает ответы на обычные запросы для информация под собственной подписью или подписью руководителя; типы разнообразных корреспонденция, отчеты и электронные таблицы; отвечает на направленную корреспонденцию к высшему; извлекает информацию для ответа на корреспонденцию от ведомственные или общегородские базы данных и журналы.

Расписание встреч; готовит материал для встреч; держит протоколы заседаний; готовит протокол; расшифровывает информацию; отслеживает встречи вручную или в автоматизированной системе, такой как Microsoft Outlook.

Готовит сложные канцелярские записи и отчеты из различных материалов, предполагающих знание ведомственных практики и процедуры и использование сложной технической терминологии; держит делопроизводство большого количества сотрудников; демонстрирует конфиденциальность при работе с конфиденциальными отчетами и / или документами; составляет и завершает технические формы.

Проверяет все телефонные звонки; ручки проблемы, которые могут возникнуть с поставщиками; принимает и направляет жалобы в начальство; может отслеживать платежи для продавцов; ведет учет всех счетов-фактур; может вести учет специальные проекты возложены на вышестоящего.

Служит связующим звеном с другими должностные лица отдела, подчиненный персонал офиса, продавцы и другие отделы контакты.

Выполняет сопутствующие работы по мере необходимости.

НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ, НАВЫКИ И СПОСОБНОСТИ

ЗНАНИЕ:

Английская грамматика, орфография, пунктуация, деловые форматы и правильная дикция

ведомственные правила, правила, политики и процедуры

использование и возможности текстовых редакторов и программ для работы с электронными таблицами, таких как Word, Excel и Outlook

ввод и поиск компьютерных данных процедуры

отдел и город организационная структура

ведомственный терминология и практика

НАВЫК:

владение клавиатурой

СПОСОБНОСТЬ:

работать независимо над трудные или сложные канцелярские задания

определить и установить канцелярские процедуры для выполнения рабочих требований.

признать и исправить грамматические и словарные ошибки.

поддерживать комплекс записи и подготовить точный отчеты.

проявлять здравый смысл, вежливость и тактичность при приеме звонящих в офис и в надлежащем расположении проблем

устанавливать и поддерживать эффективные рабочие отношения с государственными служащими, коллегами и общественные

управлять стандартным офисом оборудование, включая программное обеспечение для обработки текстов и электронных таблиц

МИНИМАЛЬНАЯ ДОПУСТИМАЯ ОБУЧЕНИЕ И ОПЫТ (Следующие заявление представляет собой минимальные стандарты обучения и опыта, которые будут использоваться для приема или отклонения поступающих на тесты.Заявки поданы кандидаты в этот класс будут рассмотрены на основе подготовки и опыта требования, утвержденные 19.03.)

ОБРАЗОВАНИЕ :

Образование, эквивалентное завершению двенадцатый класс школы.

И

ОБЩИЙ ОПЫТ :

Два года канцелярского опыта

И

ОПЫТ :

Два лет опыта работы в классе секретарей или аналогичном классе городских канцелярских служащих в диапазон выплат 8, подчиняется руководителю второго уровня на уровне или выше:

диапазон оплаты EP 24 в плане оплаты EP или N24 в плане оплаты N, или

диапазон заработной платы 209 в План оплаты труда полиции, или

диапазон выплат 309 в План оплаты труда при пожаре или

диапазон заработной платы эквивалентен EP 24 в юридическом отделе или окружной прокуратуре

ФИЗИКО-МЕДИЦИНСКАЯ ТРЕБОВАНИЯ

Способность физически выполнять свои обязанности и работать в условиях окружающей среды, необходимых для работы в этой класс.

Класс Учрежден:

CSC – 2/99

Ad. Доска – 4/99

Последняя спецификация. Ревизия:

CSC – 01.01

Последняя спецификация. Редакция и объединение с 1A17:

CSC – 2/19

JH

Быть секретарем компании

Кто такой секретарь компании?

Секретарь компании – это стратегическая должность, имеющая значительное влияние в центре управленческих операций в организации.

Управление описывает способ, которым организация управляется и контролируется, что включает стратегию компании и процесс принятия решений, то, как она достигает своих целей, а также обеспечение того, чтобы все предпринимаемые действия соответствовали правовым, этическим и нормативным требованиям.

Секретарши компании обладают широким набором навыков – корпоративное право, финансы, управление, стратегия и практика корпоративного секретаря – и консультируют совет директоров компании в этих ключевых областях, оказывая поддержку председателю, генеральному директору и неисполнительным директорам.

Став секретарем компании, вы будете иметь:

• доступ к широкому спектру различных должностей во многих секторах
• Разнообразие обязанностей
• быстрый переход к высокоуровневым ролям, работа с доской
• возможность получать шестизначную зарплату
• возможность работать за границей.

Узнайте больше из этого видео:

Где работают секретари компании?

Секретари компаний работают во всех секторах в различных организациях – в частных компаниях, в государственном секторе (например,грамм. местные правительственные организации, Национальная служба здравоохранения) и некоммерческий сектор (например, благотворительные и профессиональные организации).

Некоторые работают в фирмах, оказывающих профессиональные услуги, или управляют собственным бизнесом в качестве единоличных практиков или небольших товариществ, предоставляя ряду клиентов секретарские услуги компании за определенную плату.

Чем занимается секретарь компании?

Конкретные обязанности секретаря компании варьируются в зависимости от уровня должности, размера организации и сектора, в котором она работает.Однако в обязанности обычно входят:

• Руководство председателем и советом директоров в их обязанностях в соответствии с правилами и положениями, которым они подчиняются, и в том, как эти обязанности должны выполняться (Cadbury 1992).
• Поддержка председателя в обеспечении эффективного и действенного функционирования совета директоров.
• Обеспечение хороших информационных потоков внутри совета и его комитетов, а также между высшим руководством и неисполнительными директорами, а также содействие вводному инструктажу и помощь в профессиональном развитии, если это необходимо.
• Поддержание хороших отношений с акционерами и информирование совета директоров о взглядах акционеров.
• Разработка и контроль систем, обеспечивающих соблюдение компанией всех применимых кодексов в дополнение к законодательным и нормативным требованиям.
• Мониторинг изменений в соответствующем законодательстве и нормативно-правовой базе и принятие соответствующих мер.
• Контроль повседневного управления компанией, например ведение уставных книг, включая реестры членов, директоров и секретарей, организация заседаний совета директоров и общих собраний, подготовка повесток дня и ведение протоколов.
• Несет ответственность за помещения, HR, страхование, отношения с инвесторами, пенсионное управление, помещения и регистрацию акций (это относится только к секретарям некоторых компаний).

На какую зарплату может рассчитывать секретарь компании?

Как и на многих других должностях, заработная плата зависит от местоположения, сектора, размера и типа организации, в которой вы работаете. Главные секретари компаний FTSE могут получать шестизначную зарплату и пятизначные бонусы.

В таблицах ниже приведены данные о заработной плате на разных уровнях в разных регионах *

Заработная плата секретаря компании

Роль	Регион	Средняя базовая зарплата	Лучшие 25% зарабатывают выше
Секретарь компании группы	Лондон и Юго-Восток	143 000–201 000 фунтов стерлингов	311 000 фунтов стерлингов
	За пределами Лондона и S / E	139 000–198 000	280 000 фунтов стерлингов
Заместитель секретаря компании	Лондон и Юго-Восток	102–130 000 фунтов стерлингов	£ 184 000
	За пределами Лондона и S / E	83 000–198 000 фунтов стерлингов	162 000 фунтов стерлингов
Помощник секретаря компании	Лондон и Юго-Восток	64–82 000 фунтов стерлингов	£ 110 000
	За пределами Лондона и S / E	56 000–73 000 фунтов стерлингов	87 000 фунтов стерлингов
Помощник секретаря компании	Лондон и Юго-Восток	39 000–47 000 фунтов стерлингов	51 000 фунтов стерлингов
	За пределами Лондона и S / E	39 000–43 000 фунтов стерлингов	46 000 фунтов стерлингов

* Информация о заработной плате взята из исследования рынка Секретаря компании Core Partnership за 2018-19 гг.