Профстандарт секретаря руководителя предприятия в 2018 году

Российское трудовое законодательство предусматривает случаи, в которых предписано использование профстандарта секретаря руководителя. Данные положения действуют с 2016 года, когда профстандарты обрели полномочия нормативного акта.

Что представляет собою данный стандарт

Профессиональный стандарт секретаря включает в себя:

• перечень трудовых функций, выполнение которых предусматривает данная профессия;
• перечень знаний, умений и навыков, актуальных для каждой из трудовых функций;
• указание образовательного уровня и стажа работы, актуального для каждой из трудовых функций.

Кроме того, профстандарт предусматривает оперирование кодировками: ОКЗ и ОКВЭД, что особенно важно для ведения статистики.

Несмотря на существенную разницу в условиях труда на производствах и в разнообразных учреждениях, профстандарт является своеобразным средним знаменателем, по которому определяется количество и качество выполняемых работ.

По сути, это инструмент унификации всех требований и критериев, которым должны отвечать работники в должности секретаря руководителя компании.

Какова цель создания профстандарта секретаря

Целью создания стандарта является оптимизация кадровой политики на производстве. Руководителю легче оценивать профессиональные качества работников, ориентируясь на требования стандарта.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Им будет легче ориентироваться в нюансах будущей профессии. Кроме того, знание действующего стандарта на момент трудоустройства — это дополнительный бонус при составлении собственного резюме.

Структурные особенности профстандарта секретаря

В официальном перечне профстандарт секретаря руководителя имеет номер 447 и официально называется Профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Структурно он подразделяется на несколько частей:

• Общие сведения. В данном подразделе конкретизируется кодировка и обозначается цель создания самой должности секретаря. Здесь же приводится полное название должности.
• Функциональная карта. В данном подразделе приводится в полный список трудовых функций. Здесь же отмечается, какой квалификационной категории должен соответствовать работник, состоящий в данной должности.
• Описание трудовых функций. В данном подразделе конкретизируется перечень работ, навыков и обязанностей, предписываемых работнику.
• Выходные данные о разработчиках. Подраздел содержит указание, кем и когда разрабатывался стандарт.

Четкость формулировок профессионального стандарта секретаря обусловлено спецификой его работы. От степени организованности работника, состоящего в данной должности, зависит упорядоченность всего рабочего дня учреждения.

Секретарь задает тон деловому общению и рабочий ритм будней офиса. По его профессиональной подготовленности во многом зависит профессиональная состоятельность руководителя.

Часто секретарь является связующим звеном между всеми производственными подразделениями. К нему стекаются разнообразные потоки информации, которые, в свою очередь, должны быть классифицированы и распределены соответствующим образом.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации. В частности, секретарь любой квалификационной категории должен уметь использовать технические средства или ПО для организации голосовой или конференц-связи, а также владеть техническими приемами защиты конфиденциальной информации.

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей. Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.

Квалификационных уровней всего 6. Их градация зависит от опыта, профессиональных навыков и общего стажа работника. Они фиксируются по определенной системе, предусмотренной стандартом.

Основными функциями, представленными в обобщенном виде, являются:

1. Информационная поддержка руководителя по текущим вопросам.
2. Организация и обслуживание конферентных мероприятий.
3. Организованный сбор профессиональной информации.
4. Документирование поступающей информации и ее систематизация.
5. Создание оптимальных рабочих условий для руководителя компании, фирмы или предприятия.
6. Подготовка рабочего места руководителя и создание деловой атмосферы в кабинете.

Секретарь руководителя не должен быть просто статистом, принимая корпоративную или производственную информацию. Он должен проводить анализ поступаемых сведений от коллег, руководителей подразделений, клиентов, рядовых сотрудников.

Аналитический подход к сбору профессиональной информации заключается в том, что секретарь ранжирует поступаемые сведения по степени важности и выделяет на представление руководителю самые безотлагательные.

Административная поддержка руководителя

Кроме того, функциональной обязанностью секретаря является административная поддержка руководителя. То есть, руководитель имеет право затребовать рабочую документацию за любой истекший период и провести параллели с сегодняшним днем.

Задача секретаря в этом случае — обеспечить администрирование без задержек. Он должен выполнить принятые руководителем решения, будь то кадровый или производственный вопрос.

При этом профстандарт секретаря предписывает не только исполнение решений руководителя, но и обеспечивает своевременный контроль над исполнением этих поручений. Это возможно только при владении определенными методами классификации и хранения информации.

Стандартные функции озвучиваются по степени возрастания их сложности. Детализированный подход в составлении стандарта заключается в том, что под каждую функцию, приписываемую к исполнению работнику в должности секретаря, расписывается ряд конкретных работ.

Так, самая распространенная и наиболее часто выполняемая организаторская функция предполагает работу с посетителями. Это могут быть клиенты, записанные заранее на прием к руководителю или потенциальные партнеры компании. Секретарь должен обеспечить комфортные условия ожидания в приемной, проявляя максимальную вежливость и доброжелательность.

Создание функционального пространства в приемной — важная трудовая обязанность. Здесь должно быть не только уютно. Приемная руководителя должна быть максимально насыщенной корпоративной символикой и информацией. Выставочные стенды с рабочей информацией или графиками дадут возможность посетителям, дожидаясь своего времени, проникнуться духом компании и составить представление о ее профиле.

Среди всех обязанностей секретаря профессиональный стандарт особое отношение уделяет координационным мероприятиям. Они включают в себя:

• Фиксацию перемещения сотрудников. По индивидуальному распоряжению руководителя секретарь может вести учет временных потерь персоналом (отметка о своевременности прихода на работу, о простоях). Данные сведения вносятся в специальный журнал перемещений.
• Координацию перемещений курьеров и водителей. В этом отношении особенно важно соблюдение документального подтверждения перемещения данных категорий сотрудников.
• Формирование графиков разъездов и их маршрутов.

Осуществление коммуникаций также является частью административной поддержки руководителя. От своевременного приема телефонных звонков зависит полноценное функционирование офиса. Секретарь должен не просто фиксировать каждый звонок, но распределять их адресатам.

Секретарь: воплощение деловой этики

Выполнение любого вида работ требует от секретаря знания деловой этики. Безупречная вежливость, офисный дресс-код являются профессиональным требованиям для секретаря любой квалификационной категории.

Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами. При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.

Соблюдение служебного этикета предполагает также знание информационно-коммуникационных технологий. Расположить клиента или посетителя к диалогу, значит, создать благоприятное впечатление о компании.

От владения речевым и поведенческим этикетом во многом зависит имидж организации в целом и личная репутация руководителя.

Какое образование должно быть у секретаря руководителя

Простейшие функции, которые должен выполнять работник в данной должности, предписывают наличие среднего образования. Кроме того, большим плюсом при приеме на работу будет документальное подтверждение прохождения программы профессиональной подготовки. Это полезные курсы, которые включают, помимо изучения базовых обязанностей, владение офисной техникой.

Диплом пользователя компьютера — неотъемлемая часть компетенции секретаря любого уровня, даже для сотрудника со средним образованием. Если же секретарю вменяется в обязанность обеспечение деятельности руководителя, то в профстандарте особо оговаривается: он должен иметь диплом о высшем образовании, причем не ниже бакалавриата.

Однако работа с людьми во многом ориентирована на человеческий фактор. Если сотрудник проявил организаторские способности и имеет задатки программиста, то, согласно профстандарту секретаря руководителя, на данную должность может быть утвержден работник со средним профессиональным образованием. Что касается административной поддержки руководителя, то эта функция может быть доверена только сотруднику с высшим образованием.

Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

• для формирования базы данных (документационной поддержки) соискатель должности обязан проработать 2 года секретарем;
• административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.

Секретарь руководителя: как профстандарт помогает в работе с кадрами

Профстандартом предусматривается градация должностей по возрастанию предъявляемых к ним квалификационных требований:

1. Секретарь-администратор (минимальный функционал).
2. Делопроизводитель (основной акцент на сборе профильной документации).
3. Секретарь руководителя (администрирование и аналитика).
4. Помощник руководителя (составление расписания работы; редактирование документов; организация деловых встреч с партнерами и коллегами; организация протокольных мероприятий; ведение протокола; бронирование переговорных комнат).

Часто помощник руководителя берет на себя обязательства референта. В этом случае расширенный круг обязанностей предусматривает особую оплату и особые квалификационные требования.

На практике градация должностей оптимизирует составление штатного расписания. Работа с кадрами, ориентированная на профстандарт, принимает логическую завершенность. Руководителю легче выносить решения относительно участия каждого члена коллектива в решении какой-либо производственной задачи.

Обратите внимание — профстандарты, принятые в 2016 году, обязательны к исполнению. Контролю подлежит соблюдение функциональных требований, возложенных и на сотрудника в должности секретаря, и на работодателя.[/attention]

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, несоответствие названий должностей вменяемому объему работ может быть квалифицировано как должностное нарушение.

Следует отметить, что использование профстандарта — это кратчайший путь к составлению объективной картины соответствия работников занимаемой должности. Унифицированные требования позволяют классифицировать производственную ситуацию, отталкиваясь от положений стандарта.

Загрузка…

delatdelo.com

Профстандарт для секретарей: обязательное требование или рекомендация

С 1 июля 2016 года вступила в силу статья 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой в случаях, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. В связи с этим важно понимать, обязательны ли профессиональные стандарты для секретарей разных уровней и рангов, работающих в организациях разных форм собственности.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ПРОФСТАНДАРТЫ ОБЯЗАТЕЛЬНЫ?

Абзацем третьим части второй ст. 57 ТК РФ установлено, что трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы.

Причем в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или в профстандартах.

Итак, абзац третий части второй ст. 57 ТК РФ устанавливает обязательность профстандартов только в части, касающейся наименований должностей, профессий, специальностей и квалификационных требований к ним, и только в тех случаях, когда для этих позиций (именно с такими наименованиями) нормативными правовыми актами (далее – НПА) установлено предоставление компенсаций, льгот либо наличие ограничений.

Минтруд России в своих письмах разъясняет это положение и также подчеркивает транснормативный и ограниченный характер обязательности применения профстандартов:

А ЧТО БЮДЖЕТНИКИ?

Несколько иная ситуация в бюджетных (государственных и муниципальных) организациях. 27.06.2016 Правительством РФ было принято постановление № 584 «Об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения го-

сударственными внебюджетными фондами Российской Федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности» (далее – Постановление № 584).

Согласно Постановлению № 584:

1. Профессиональные стандарты применяются в части требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти.

2. Профессиональные стандарты применяются поэтапно на основе утвержденных указанными организациями планов по организации применения профессиональных стандартов (далее – планы, см. Пример).

3. Планы утверждаются указанными организациями с учетом мнений представительных органов работников.

4. Планы должны содержать:

1) список тех профессиональных стандартов, которые подлежат применению в данной организации;

2) сведения о потребности работников в профессиональном образовании, профессиональном обучении и (или) дополнительном профессиональном образовании работников, которые должны быть получены на основе анализа:

• квалификационных требований, содержащихся в профстандартах;

• кадрового состава организаций, указанных в Постановлении № 584;

3) сведения о проведении мероприятий по образованию и обучению в установленном порядке;

4) этапы применения профессиональных стандартов;

5) перечень локальных нормативных актов и других документов, в том числе по вопросам:

• аттестации;

• сертификации;

• других форм оценки квалификации работников,

подлежащих изменению в связи с учетом положений

профессиональных стандартов, подлежащих применению в данной организации.

5. Реализация плановых мероприятий должна быть завершена не позднее 01.01.2020.

6. Вышестоящие организации по отношению к организациям, указанным в Постановлении № 584, осуществляющие контроль и координацию их деятельности, должны обеспечить:

а) корректировку локальных нормативных актов и других документов, требующих учета положений профстандартов, подлежащих применению;

б) контроль за реализацией плановых мероприятий.

При появлении новых профстандартов их реализацию предписано осуществлять аналогичным образом.

 

РЕЗЮМЕ

Очевидно, что для секретарских должностей мера обязательности профстандартов равна нулю, поэтому работодатели и бюджетной, и частной сфер вправе, но не обязаны применять профессиональные стандарты для этой категории работников.

И.В. Журавлева,
юрист, консультант по кадровому учету

www.profiz.ru

Профстандарт секретаря руководителя, документоведа, архивариуса, администратора

Секретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований. Их перечень отражен в профессиональном стандарте и должностной инструкции.

Содержание статьи

Что это такое

Профессиональный стандарт – именно такое название получил важнейший на любом предприятии документ. В нем отражены следующие нормы:

• трудовые функции сотрудника согласно его квалификационному уровню и занимаемой должности;
• базовые требования, предъявляемые к знаниям, опыту, практическим навыкам.

Профстандарт секретаря, как и любой другой аналогичный документ, традиционно включает описание качественного уровня специалиста, которому он обязуется в полной мере соответствовать, чтобы иметь возможность работать в штате компании. Об этом написано в ст. 195.1 Трудового кодекса РФ.

На практике все профессиональные стандарты идентичны и обладают единой структурой (на базе Приказа Минтруда РФ №147н от 12.04.2013 «Об утверждении макета профессионального стандарта».

В сравнении со специализированными справочниками, содержащими квалификационные требования и достижения, профессиональные стандарты предоставляют наиболее четкое представление о трудовых опциях работника. Есть предположение, что с течением времени профстандарты станут полноценной заменой квалификационным справочникам как документы, имеющие наибольшее соответствие современным требованиям.

Кроме того, профессиональный стандарт секретаря используется для достижения следующих целей:

• организация процесса обучения и аттестации работников;
• формирование политики, применяемой в отношении штата;
• проведение управленческих мероприятий;
• облегчение градации разрядов квалификации;
• выработка собственных систем оплаты труда.

Это далеко не весь перечень задач, которые могут быть решены с помощью данного документа. Но они являются приоритетными для каждой организации.

Профстандарт в 2018 году

В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:

• список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
• перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
• обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.

Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря.

Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.

Содержание и структура

В официальном документе профессиональный стандарт, разработанный для секретаря руководителя, находится под номером 447. Структурно он включает несколько основных частей:

1. Общие сведения. Содержат конкретные материалы относительно кодирования и обозначения цели должности. Здесь же содержатся сведения о полном наименовании должности.
2. Функциональная карта. В этом пункте полностью отражен весь список функций и указана категория, которой должен соответствовать сотрудник.
3. Описание трудовых функций. Здесь детально представлен перечень практических навыков и теоретических знаний, которыми должен владеть специалист.
4. Выходные сведения о разработчиках. В рамках пункта фигурирует указание лица, которое разработало стандарт.

Условия применения

От того, какую степень собранности и организованности имеет сотрудник, находящийся на должности, зависит упорядоченность функционирования всей организации. Его профессиональной подготовкой определяется степень состоятельности руководителя как лидера, способного приводить фирму к успеху.

Использование стандарта позволяет внедрить в рабочий процесс современные наработки в различных областях и оптимизировать хозяйственную деятельность в целом.

Трудовые функции по ЕКС

В соответствии с единым квалификационным справочником (ЕКС), специалист, занимающий эту должность, имеет следующие функции и обязательства:

• проведение работы, связанной с организационно-техническим обеспечением деятельности руководства;
• прием корреспонденции, которая поступает на рассмотрение к руководителю – его непосредственному начальнику, напарнику;
• передача документов в соответствующие структурные подразделения или определенным исполнителям;
• ведение делопроизводства, осуществление многочисленных операций;
• подготовка документации, требуемой для выполнения руководителем его должностных обязанностей;
• слежение за фактом своевременного рассмотрения другими сотрудниками документов, которые поступили на исполнение;
• проведение проверочных мероприятий в отношении правильности заполнения бумаг, редактирование и внесение корректировок;
• организация переговоров по телефону, запись информации, адресованной руководителю, при его отсутствии, доведение до его сведения впоследствии;
• прием важных материалов посредством приемно-переговорных аппаратов, телефонограммы, доведение их до требуемых адресатов;
• составление запросов и писем, подготовка ответов их авторам;
• организация заседаний, конференций, совещаний, семинаров, ведение и оформление протоколов, составленных в ходе этих мероприятий;
• контроль исполнения со стороны сотрудников приказов и распоряжений;
• полноценное ведение контрольно-регистрационной картотеки;
• снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники;
• печать служебных данных, которые нужны для работы начальства;
• прием лиц, посещающих офис;
• содействие оперативному процессу рассмотрения предложений и просьб;
• формирование дел согласно утвержденной номенклатуре и утверждение их сохранности.

Документы для скачивания (бесплатно)

Что делать, пока не утвержден

Регистрация профессионального стандарта произошла в Министерстве юстиции 2 июня 2015 года №37509.

Цель – регламентирование работы сотрудников, которые занимаются подобной деятельностью. В соответствии с данным документом помощники руководителей, делопроизводители, администраторы обязуются обеспечить эффективный процесс реализации управленческих функций и поспособствовать внедрению прогрессивных технических разработок.

Пока новый профессиональный стандарт не вступил в силу, придерживаться его норм необязательно. Тем не менее, работодатели в процессе регламентирования деятельности своих подчиненных могут брать его текст за основу.

Квалификационные требования

Принимаемый на работу сотрудник должен владеть информацией о нормативных документах, постановлениях, распоряжениях, приказах, которые касаются деятельности организации.

Немаловажную роль играет знание структуры и руководящего состава, основ организации делопроизводства, способов оформления и обработки документации.

Предъявляется требование, связанное с правилами пользования устройствами переговоров, печати деловых писем и делового общения, а также нормами охраны труда.

Специалист должен иметь диплом о получении высшего профессионального образования без предъявления особых требований к рабочему стажу или документ, подтверждающий наличие среднего образования с требованием к стажу, который должен составлять от двух лет.

Немаловажную роль играет наличие определенных личностных качеств:

• добросовестность;
• честность;
• исполнительность;
• трудолюбие;
• упорство;
• усидчивость;
• опрятный внешний вид.

В классическом представлении профессиональный стандарт схож с должностной инструкцией и имеет аналогичную с ней структуру.

Обязательные атрибуты, которые должны присутствовать в документе, следующие:

• функциональные обязанности, выполняемые в процессе пребывания на рабочем месте;
• квалификационные требования;
• необходимые практические навыки и теоретические знания;
• порядки проведения проверок знаний (аттестации) и определения их результатов.

Нормативная регламентация

Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.

Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.

znaybiz.ru

Трудовые функции секретаря руководителя в соответствии с профессиональным стандартом

Библиографическое описание:

Чубова Е. П., Шаповалова Е. В. Трудовые функции секретаря руководителя в соответствии с профессиональным стандартом // Молодой ученый. — 2016. — №28.1. — С. 32-35. — URL https://moluch.ru/archive/132/36796/ (дата обращения: 01.08.2019).



В статье рассматриваются отдельные трудовые функции секретаря, зафиксированные в профессиональном стандарте специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Проводится анализ соответствия практических навыков с необходимыми знаниями в данной профессиональной деятельности.

Ключевые слова: трудовые функции секретаря, профессиональный стандарт, информационная составляющая работы секретаря руководителя.

Требования к деятельности современного секретаря меняются достаточно активно. Факторы, влияющие на данный процесс, формируются как во внешней среде, так и в пределах самой организации. До недавнего времени знания и умения секретаря были зафиксированы в должностной инструкции, разработанной на основе ряда квалификационных справочников. Регулярная актуализация нормативных документов хотя и производится, но по некоторым группам направлений все еще есть наблюдается расхождение с текущими моделями организации труда.

В 2007–2008 гг. появились первые профессиональные стандарты. Уже через три года Правительством РФ было учреждено Агентство стратегических инициатив, приступившее к разработке дорожной карты «Создание Национальной системы квалификаций и компетенций». Следующим шагом в данном направлении было утверждение Плана разработки профессиональных стандартов на 2012–2015 годы.

Профессиональный стандарт содержит требования к тому, что работник должен уметь и знать в определенной профессиональной области. В стандарте идет четкая привязка практических навыков работника к тем знаниям, которые и позволяют ему сформировать теоретическую основу для наработки профессиональных умений. С момента введения профессиональных стандартов требования приобрели четкую практическую направленность. Именно работодатели стали инициаторами разработки и внедрения профстандартов с целью максимального сближения квалификационных требований специалиста с теми знаниями, которые студент получил за время обучения, формированию у них компетенций, удовлетворяющих потребностям рынка труда.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ в 2015 г. содержит характеристику обобщенных и трудовых функций таких профессий, как секретарь руководителя и помощник руководителя.

На примере должности секретаря руководителя рассмотрим отдельные функциональные обязанности с учетом требований работодателей.

В качестве обобщённой трудовой функции обозначено организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации. По содержанию данная функция содержит три основных направления, которые соответствуют традиционной функциональной классификации секретарской деятельности. Если в документационном и организационном направлении деятельности секретаря большинство функций понятны изначально и не содержат «белых пятен», то информационная составляющая требовала четкого раскрытия того, чем должен заниматься секретарь. В профессиональном стандарте данный аспект раскрывается двумя трудовыми функциями, а именно обеспечением руководителя информацией и организацией информационного взаимодействия руководителя с работниками.

Для реализации первой трудовой функции секретарь должен уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации; составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы; производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков. Данная функция соотносится с определенными знаниями таких вопросов, как принципы формирования внешних и внутренних информационных потоков, их состав; особенности создания баз данных в организации, а также современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков.

При обеспечении взаимодействия руководителя с должностными лицами разных уровней подчиненности помимо базовых навыков, а именно, — умение работать с офисным пакетом (текстовым редактором, таблицами), необходимо осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных, проверять их достоверность, полноту и непротиворечивость, предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате, а также обеспечивать оперативность информационных потоков. С этой целью секретарю необходимо знать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере профессиональной деятельности организации; структуру и направления деятельности организации, а также компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Кроме того, секретарь должен владеть вопросами информационного обеспечение организации для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения. Без знания форм предоставления управленческой информации, ее источников и методов отбора источников информации невозможно осуществить качественное информационное взаимодействие всех должностных лиц организации.

В заключении стоит отметить, что профессиональные стандарты нацелены не только на конкретизацию трудовых функций работников, но и на понимание того, какие знания необходимы для наработки практических навыков.

Литература:

1. Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. № 276н URL: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70964518/#ixzz4RkqPoc6l (дата обращения 15.10.2016).

2. Кукарина Ю. М. Профессиональные и Федеральные государственные образовательные стандарты: вопросы разработки, взаимодействия и применения. URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?360 (дата обращения 15.10.2016).

3.Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ. Профстандарты. URL: http://profstandart.rosmintrud.ru/ (дата обращения 15.10.2016).

Основные термины (генерируются автоматически): профессиональный стандарт, документационное обеспечение, трудовая функция секретаря, знание, секретарь, стандарт.

moluch.ru

Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков. От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя. Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.

Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:
 

• Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
• Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки
• Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков
   

Функциональная карта секретаря

Функциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.

В профстандарте приводятся следующие функции:
 

• Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
• Документационная работа.
• Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.
• Организация и сбор профессиональной информации.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:
 

1. Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.
    
2. Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
    
3. Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
    
4. Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.

На практике немногие придерживаются данной иерархии должностей, хотя она упрощает работу с кадрами. Работа секретаря в данном случае предстает не чем-то абстрактным и «все и сразу», а имеет четкие границы обязанностей. Руководителю в этом случае становится проще принимать решение, например, по премированию или наказанию сотрудника.

Профстандарт секретаря руководителя — хороший помощник при найме работника, определению его должностных обязанностей и вознаграждения. Еще раз напомним, профстандарт обязателен к применению в том случае, когда это предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

3259404.ru

Секретарь руководителя профессиональный стандарт – профстандарт делопроизводитель

32. Профстандарт секретаря руководителя: обобщенные и трудовые функции

План: — определение профстандарта, его назначение — профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» — определение квалификации работника; — какие должности подпадают под действие этого профстандарта — по каким обобщенным трудовым функциям распределены должности, закрепленные в профстандарте

Профессиональныйстандарт — характеристика квалификации, необходимой для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.

Профессиональные стандарты можно использовать при: формировании кадровой политики и в управлении персоналом, в том числе для определения трудовой функции работника; организации обучения и аттестации работников; тарификации работ и присвоении тарифных разрядов работникам; установлении систем оплаты труда.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г № 276н. В стандарте прописана квалификация работников в области ДОУ.

Квалификацияработника — это степень его профессиональной обученности, т. е. уровень подготовки, опыта, знаний, навыков, необходимых для выполнения конкретного вида работы.

Под действие профстандарта подпадают следующие должности: Секретарь – администратор; Делопроизводитель; Секретарь руководителя; Помощник руководителя. В стандарте трудовые функции распределены на трудовые функции и обобщенные трудовые функции.

К обобщенным трудовым функциям относятся:

– организационное обеспечение деятельности организации: некоторые функции: прием и распределение телефонных звонков организации; организация работы с посетителями организации; выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

– документационное обеспечение деятельности организации: организация работы с документами; организация текущего хранения документов; организация обработки дел для последующего хранения;

– организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации: оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени; организация телефонных переговоров руководителя; организация командировок руководителя; обеспечение руководителя информацией; составление и оформление управленческой документации;

–информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации: формирование информационного взаимодействия руководителя с организацией; анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов; организация деловых контактов и протокольных мероприятий.

u-bags.ru

Что представляет собой профстандарт для делопроизводителя

С 1 июля 2016 года на территории РФ действуют новые профстандарты для делопроизводителей, секретарей и документоведов, действие которых подкреплено ФЗ №122 от 2.05.2015 г. Для чего необходим профстандарт, и как его изменения затронут работников частных и государственных учреждений? Каким стандартам должен соответствовать делопроизводитель? Узнать ответы на эти и другие вопросы можно в данной статье.

Функции и обязанности делопроизводителей

Специалисты, работающие в сфере секретариата и ДОУ, делятся на несколько категорий в зависимости от того, какие обязанности они выполняют. Делопроизводители должны соответствовать высокому уровню квалификации, поскольку они отвечают за документооборот в организации и контролируют поток документации. Им необходимо грамотно организовать работу с бумагами, отвечать за их хранение и выполнять другие функции.

Обязанности, которые устанавливает должностная инструкция делопроизводителя, также включают в себя прием входящих и исходящих деловых писем и звонков, контроль над тем, как соблюдаются сроки согласования и подписания документов различного типа. В настоящее время в каждой организации внедрены специальные системы автоматизированного оборота, заметно упрощающие работу с бумагами.

Важно! Руководство любой компании имеет право самостоятельно менять описание функционала делопроизводителя с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. При этом за основу всегда берется государственный профессиональный стандарт.

Главной задачей любого делопроизводителя является контроль над документооборотом предприятия или его отдельного подразделения. Поскольку делопроизводство подразумевает преимущественно работу с бумагами, стоит отметить, что в штате крупной компании обычно работает несколько таких сотрудников. Перечень их обязанностей указывается в стандарте и подразумевает:

• полноценную организацию работы с документами;
• надлежащее хранение документов и создание архива;
• формирование дел с учетом требований номенклатуры организации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Обязанности секретаря с учетом норм регламента

На любом предприятия стандартный перечень обязанностей секретаря начального уровня ограничивается организационными и информационными вопросами. Сюда входит прием и совершение звонков от лица компании, а также их переключение на необходимых адресатов, прием посетителей, а также ряд других функций, помогающих координировать деятельность отдельной организации.

Обязанности, возлагаемые на секретаря, могут различаться в зависимости от сферы предприятия. В целом полномочия такого сотрудника должны включать работу под руководством с возможностью проявлять самостоятельность для решения задач, планирование деятельности групп сотрудников, а также ответственность за результаты. Профстандарт секретаря стандартной категории содержит следующие функции:

1. Составление плана собственного рабочего времени.
2. Организацию переговоров по телефону.
3. Работу с посетителями.
4. Подготовку и проведение различных мероприятий, включая совещания, конференции и многое другое.
5. Контроль над исполнением текущих задач руководства.
6. Работу с документацией.

Что такое профстандарт

Согласно статье 195.3, входящей в Трудовой кодекс, работодатели обязаны применять профессиональные стандарты, в которых четко указываются требования к квалификации сотрудников, их обязанности и другие важные положения

Профессиональный стандарт делопроизводителя представляет собой комплексный документ, в котором перечислены основные и дополнительные требования, на основании которых составляется функционал обязанностей сотрудника предприятия. Он предназначен для секретарей различной категории, включая помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и работников, занимающихся ведением документооборота.

Понятие профстандарта является относительно новым и применяется в кадровой работе не так давно. Стандарты такого плана разрабатываются ведущими экспертами в определенной профессиональной отрасли, утверждение готовых документов происходит на государственном уровне. Сотрудник, занимающий определенную должность, должен иметь специальное образование и владеть необходимыми навыками, все это подробно описывается в стандарте.

Важно! В настоящее время профстандарты действуют вместе с положениями, указанными в квалификационных справочниках единого типа, но в дальнейшем смогут заменить их полностью.

Применение профстандартов делопроизводителя любой категории является обязательным для каждой организации, в том числе на предприятиях с различной формой собственности. Они необходимы не только учреждениям муниципального типа, но и частным фирмам, с течение времени стало понятно, что наличие таких стандартов одинаково полезно как для руководителя, так и для сотрудника, поскольку помогает понять:

• какие обязанности должен выполнять специалист с учетом своей должности и профессии;
• условия, касающиеся уровня образования, навыков и опыта, соблюдение которых обязательно для сотрудника, претендующего на определенную должность;
• как работодатель должен оценивать работу конкретного сотрудника.

Посмотрите видео по теме:

Профстандарты для помощника руководителя

Согласно принятой иерархии, секретари руководителей относятся к более высокой категории, поскольку должны выполнять расширенный круг обязанностей по сравнению со стандартным делопроизводителем и владеть широким перечнем знаний и навыков. Каждый личный помощник должен выполнять множество важных задач, он является «правой рукой» начальника, по этой причине профстандарт секретарь руководителя включает большое количество требований.

Важно! Согласно ТК РФ, от секретаря руководителя не требуется строгое соответствие установленным стандартам, поскольку большая их часть несет рекомендательную функцию. Каждый руководитель самостоятельно решает, нужно ли применять их на практике.

Сотрудник данной категории должен отвечать за организационные вопросы и деятельность руководителя компании, работать с документацией и представлять начальнику все необходимые документы в установленный срок, а также важную информацию, касающуюся предприятия. От секретаря руководителя требуется оказывать информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку по текущим вопросам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Способы применения стандартов на практике

Решение о том, внедрять ли на практике профстандарт документовед или регламент для секретаря делопроизводителя, принимает глава компании, но для этого потребуется соблюсти определенный алгоритм действий. В первую очередь необходимо создать специальную рабочую группу, которой будет поручена процедура внедрения профстандартов, а также отслеживание соблюдения всех правил.

Важно заранее согласовать штатное расписание компании с регламентом и определить, какие сотрудники должны осуществлять свою деятельность в соответствии с установленными стандартами. В случае необходимости руководитель имеет право попросить сотрудника сдать экзамен, позволяющий определить, насколько работник соответствует занимаемой должности и владеет необходимыми навыками.

При обнаружении несоответствии сотруднику выдается направление на курсы повышения квалификации, также он может быть переведен на другую должность с учетом его профессиональных знаний и навыков. Секретарь должен владеть не только теоретическими знаниями, но и обладать хорошим практическим опытом, чтобы выполнять свою работу на должном уровне.

Является ли соблюдение регламента обязательным

Согласно информации, указанной в статье 57 ТК РФ, соблюдение профессиональных стандартов является обязательным только в той части, когда речь идет о названиях профессий или специальностей и требований, которые к ним предъявляются. В регламенте учитываются нормативные акты, контролирующие предоставление льгот или компенсаций сотрудникам, а также ограничения, касающихся определенных должностей.

В письме Минтруда РФ подчеркнуто, что обязанность применения профстандартов не является повсеместной и может носить преимущественно рекомендательный характер. Профессия секретаря не подразумевает предоставление льгот или ограничений, по этой причине главы бюджетных и частных предприятий не обязаны применять такие стандарты по отношению к своим сотрудникам этой категории.

Требования к секретарям, выполняющим простые функции, не являются слишком строгими. Им необходимо иметь оконченное среднее или средне-специальное образование и пройти специальные курсы подготовки. Когда речь заходит о должности помощника руководителя, претенденту на это место понадобится иметь диплом о высшем либо среднем профессиональном образовании.

Стаж претендента на должность секретаря также полностью зависит от функционала и обязанностей, которые будет выполнять сотрудник. Если секретарь выполняет простые функции в небольшом подразделении, от него не требуется иметь стаж работы по специальности. Для помощника руководителя в этом случае требования также будут гораздо более строгими. Несоответствие стандарту по данным важным пунктам может рассматриваться как нарушение.

Прочитайте полезные статьи по теме:

www.pro-personal.ru