проводки, как правильно вести, отображение в бухгалтерском учете для чайников, сроки сдачи и хранения

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

Содержание статьи

Что такое подотчет

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

  • денежные суммы;
  • безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
  • денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) – № счетаКредит (Кт) – № счетаТип проводкиОснование проводки
4171Покупка материальных объектов за подотчетные средстваАвансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Расходы компании на командировку сотрудника: Дт 20, 23, 25, 26, 29 или 44 Кт 71, основание – АО, документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т.д.).

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: 

Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Срок сдачи и предоставления

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

  • цель, ради которой берутся активы;
  • количество денег, оформляемых в подотчет;
  • срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет

в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов. Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

  • подотчетный сотрудник;
  • руководитель компании;
  • главный бухгалтер;
  • ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

  • 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
  • 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
  • 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

Проводки по перерасходу

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие

обязано вернуть разницу работнику.

Перерасходом можно назвать:

  • ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
  • ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов:

  1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
  2. Выдача средств из кассы компании.
  3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
  4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
  5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
  6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
  7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
  8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
  9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
  10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
  11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
  12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Выводы

Авансовый отчет – один из немногих документов, который не меняет свое назначение и форму на протяжении многих лет. Поэтому практика государственных и негосударственных компаний доказывает его важность при работе с любыми денежными активами из кассы. Это единственный документ, подтверждающий целевое расходование средств сотрудником, а значит, и доказывающий его законное поведение.

При начале оформления подотчетных средств и при завершении бухгалтерской проверки, руководитель должен внимательно просматривать все документы, поскольку именно за ним остается право уменьшения или увеличения срока предоставления АО для конкретного работника. Также его подпись на пакете бумаг в момент утверждения автоматически доказывает, что все спорные и конфликтные ситуации с остатком активов решены и никаких претензий стороны друг к другу не имеют.

Все нюансы составления авансового отчета в программе 1С представлены ниже.

znaybiz.ru

Авансовый отчет и работа с подотчетными лицами

Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.

Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.

Документ Выдача наличных (РКО) создаем с видом операции Выдача подотчетному лицу:

При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции Перечисление подотчетному лицу:

После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе Банк и касса:

Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад Авансы. Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:

И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!

Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке Товары. Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:

Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье Счета учета номенклатуры.

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.
Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ Посту

vc-bsoft.ru

Авансовые отчеты проводки в бухгалтерском учете

Необходимо помнить, что все операции, свершаемые с подотчетными средствами, должны быть в обязательном порядке свершены в соответствии с действующими по этому поводу законодательными нормами. При их нарушении полагаются достаточно серьезные штрафы. Также налоговая инспекция почти всегда, в таком случае, назначает камеральную проверку. Во избежание различного рода проблем и сложностей стоит в обязательном порядке, как бухгалтерам, так и иным лицам, имеющим непосредственное отношение к налоговой отчетности, максимально внимательно ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством. Перечень нормативно-правовых документов, затрагивающих данный вопрос, достаточно обширен.

Проводки по авансовому отчету

В этом случае подтверждением расходов будут чеки заправочных станций, справка о норме расхода ГСМ, ПТС, справка о расстоянии до цели поездки и обратно. Если все документы приняты и утвержден авансовый отчет, проводки аналогичны приведенным по учету суточных. Составляем отчет о проживании в служебной командировке Проживание в служебной командировке может оплачиваться двумя способами: по фактическим расходам и в твердой сумме.


Инфо

Способ оплаты закрепляется в Положении о командировках, если выбран второй вариант, устанавливается сумма за проживание за одни сутки. В первом случае придется предоставлять счета из гостиниц, чеки ККМ или справки, что заведение работает без кассового аппарата. Проводки по авансовому отчету аналогичны учету суточных.


Формирование по авансовому отчету проводок в 1С В программе 1С в последней версии очень удобный алгоритм отражения авансового отчета.

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

Важно

При нарушении формата или же возникновении каких-либо иных сложностей может быть наложен штраф и назначена камеральная проверка, что кране нежелательно. Также на данный документ в обязательном порядке необходимо ссылаться при формировании отчетности. Следует помнить, что во всех без исключения случаях по авансовому отчету должны формироваться проводки.

При этом они существенно отличаются в зависимости от различного рода финансовых операций, которые реализуются в таком случае. Особенно пристальное внимание уделяет ФНС данным операциям в случае, если выдан перерасход. С процедурой формирования проводок по авансовому отчету связано очень большое количество самых разных нюансов, со всеми ними необходимо обязательно ознакомиться.

Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71). Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.
Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору.
Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Авансовый отчет: проводки в 1с. авансовый отчет: бухгалтерские проводки

Для отражения в учете расходов по подотчетным лицам используется счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие деньги на расходы и отчитывающиеся за них в дальнейшем с представлением авансового отчета в бухгалтерию. Для того чтобы получить деньги под отчет, сотруднику необходимо оформить заявление с указанием целей получения денег.

Данное заявление подписывается руководителем предприятия, в нем должны быть указаны сумма выплаты и срок, в течение которого сотрудник должен за нее отчитаться. Прежде чем получить под отчет новую сумму, следует отчитаться по прежней. Передавать полученную подотчетную сумму другому сотруднику запрещено.
Деньги под отчет можно выдавать в любой сумме, подотчетные суммы не лимитируются. О том, как завизировать авансовый отчет, читайте в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Внимание

Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику. Как отразить отчет в бухгалтерской программе? Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.


Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета. После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса.

Как используются проводки для авансового отчета?

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.
Основные нюансы выдачи денег в подотчет Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У. Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются.

Бухгалтерский счет 71. учет расчетов с подотчетными лицами

Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются. Сроки сдачи отчета и ответственность Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание. Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%. Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.
Как заполнить авансовый отчет? Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.

Авансовый отчет: проводки

Необходимо помнить, что все проводки требуется осуществлять обязательно своевременно. В противном случае велика вероятность возникновения прецедента, при котором Федеральной налоговой службой будут восприняты суммы как:

  • доход;
  • заем работнику.

При этом следует помнить о том, что подобного рода операции в обязательном порядке должны облагаться налогом, который достаточно велик. Например, при получении материальной выгоды необходимо будет выплатить государству НДФЛ в размере 35%.

Данный момент необходимо обязательно учитывать и свершать все проводки своевременно. В противном случае можно потерпеть серьезный материальный ущерб. Для основных операций необходимо будет в обязательно порядке использовать счет №71.

Какие проводки отражают операции по авансовому отчету

Заявление на выдачу денежной суммы под отчет подписывает руководитель хозяйствующего субъекта. В заявлении указываются сумма, предназначенная для выдачи подотчетному лицу, и срок, на который денежная сумма выдается. Обязательным условием выдачи суммы денежных средств под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта является отсутствие задолженности по предыдущим выданным под отчет суммам. Сумма денежных средств, выданная под отчет сотруднику хозяйствующего субъекта, не может быть передана другому лицу. При осуществлении отчета по израсходованным суммам подотчетное лицо прилагает документы, которые подтверждают произведенные расходы, и составляет авансовый отчет.
В хозяйственной жизни предприятия нередко возникает необходимость выдать наличные деньги сотруднику для осуществления определенных действий в интересах и по поручению работодателя с последующим отчетом. Чаще всего работники авансируются на следующие цели:

  1. Служебные командировки.
  2. Приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет.
  3. Расчет наличными деньгами по договорам на оказание возмездных услуг, заключенным от имени работодателя.

По выполнении задания работник сдает авансовый отчет бухгалтеру, который сделает необходимые проводки. Как выдать работнику деньги в подотчет Чтобы грамотно оформить кассовую выплату в подотчет, необходимо строго следовать Указанию 3210-У Банка России «О порядке ведения кассовых операций». Нужно обратить внимание на следующие моменты:

dolgoteh.ru