Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам – Журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений
Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений? | Вопросы подписчиков
Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений к ним? Особенно, если договор одного года, а дополнительные соглашения к нему – за последующие годы. Каковы правила сдачи данных документов в архив?
Если вы ведете учет договоров вручную, то единственный способ учета – это ведение двух регистрационно-учетных форм (двух журналов или двух картотек): одну – для учета (регистрации) договоров, другую – для дополнительных соглашений к договорам. В журнале учета дополнительных соглашений должна быть графа «№ и дата договора», чтобы можно было через регистрационно-учетную форму привязать дополнительное соглашение к договору. Гораздо удобнее вести учет (регистрацию) договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме.
Подробнее о видах документов в делопроизводстве мы писали здесь.
Если у вас нет возможности использовать для этого специализированное программное обеспечение, вы можете сделать самостоятельно электронный журнал, например, в Excel. В этом случае в электронном журнале можно будет вести учет, как договоров, так и дополнительных соглашений. Ниже строки, в которую внесены сведения о договоре при появлении первого дополнительного соглашения нужно будет вставить новую строку и в нее внести сведения о соглашении. Приведу в качестве примера фрагмент регистрационно-учетный журнал трудовых договоров и соглашений об изменении трудовых договоров, который ведется в электронном виде:
|
Дата трудового договора |
Рег. № |
Фамилия, имя, отчество работника |
Должность работника, подразделение |
Вид договора (срочный, на неопределенный срок) |
Дата начала работы |
Сведения об изменении трудового договора |
||
|
Дата соглашения |
Рег. № соглашения |
Содержание изменения |
||||||
|
|
|
3 |
4 |
|
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
№ 1/10 |
Новикова Анна Петровна |
Ст. инспектор отдела технического контроля |
На неопределенный срок |
18.01. 2010 |
– |
– |
– |
|
10.08. 2010 |
№ 1 |
Увеличение должностного оклада |
||||||
|
15.09. 2010 |
№ 2 |
Перевод на должность зам. зав. отдела |
||||||
|
|
№
|
Самохвалов Юрий Борисович |
Водитель |
На время болезни Н.А. Осипова |
20.01. 2010 |
– |
– |
– |
При завершении (выполнении или прекращении) договора вы сможете вырезать из электронного журнала все строки, имеющее отношение к данному договору и перенести в раздел завершенных договоров, который может быть в начале журнала или, наоборот, в конце журнала. Кроме того, сведения о завершенных договорах можно выделить каким-либо цветом.
Все о договорах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.
Если говорить о правилах передачи договоров в архив, то нужно знать, о каких договорах идет речь, поскольку гражданско-правовые договоры в большинстве своем имеют сроки хранения 5 лет (после завершения исполнения договора), а в архив у нас, как известно, передаются только документы, имеющие сроки хранения свыше 10 лет. Из этого следует, что в большинстве своем гражданско-правовые договоры (купли-продажи, подряда, комиссии, поставки и др.) в архив не попадут, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении срока хранения выделяются к уничтожению.
Даже если в вашей организации в архив организации передаются на хранение документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (такое может быть, особенно в коммерческой организации, где создаются большие объемы договорной и первичной учетной бухгалтерской документации), в архив такие документы передаются по номенклатуре дел в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.
Если же речь идет о трудовых договорах, то они имеют срок хранения 75 лет ЭПК, поэтому должны храниться в архиве.
Трудовые договоры либо включаются в состав личных дел (если в организации ведутся личные дела на работников), которые также имеют срок хранения 75 лет ЭПК, либо формируются в отдельное дело «Трудовые договоры с работниками». Трудовые договоры уволенных работников извлекаются из дела и перемещаются в дело «Трудовые договоры уволенных работников», которое ежегодно формируется в кадровой службе и составляет архивную часть кадровой документации.
Мы рекомендуем почитать о авансовом отчете материал по этой ссылке.
Если в организации есть свой архив, завершенные дела в архив организации целесообразно передавать не сразу после окончания календарного года, в котором дела были сформированы, а не ранее, чем через год и не позднее чем через три года, поскольку в этот период высока вероятность обращения к документам. Дела, имеющие сроки хранения свыше 10 лет, передаются в архив по описям дел. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, кроме личного состава, и на дела по личному составу.
www.sekretariat.ru
| В нашей организации возникла потребность в ведении журнала регистрации доп. соглашений к трудовым договорам, потому что у нас их на самом деле много и графы в журнале регистрации трудовых договоров не хватает. Понимаю, что точной форма журнала регистрации допников нет, но хотела бы спросить у профессионалов какие формы применяете Вы у себя в организации? Какие графы указываете в таком журнале? И если на одного сотрудника по 5 допников????? Спасибо! Комментарии
|
www.superjob.ru
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
В делопроизводстве все пригодится, а особенно, если кадровик не хочет потерять такие важные документы, как трудовые соглашения, которые заключаются обычно при приеме на работу сотрудников. Для этих целей, чтобы сохранить компактно всю информацию, применяется специальный журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, который позволяет быстро найти договор по тому или иному человеку.
Чтобы подробнее ознакомиться с таким документом, необходимо изучить общие понятия, как выглядит журнал, его образец заполнения, понять сам порядок обращения с журналом, как его использовать в практике.
Что такое журнал регистрации договоров и зачем его вести
Журнал трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам – это специальный документ, выпущенный в виде книги типографским способом, который предназначен для того, чтобы фиксировать краткую информацию о заключении и расторжении трудовых соглашений с работниками предприятия.
Каждый контракт, регулирующий трудовые отношения подчиненного и работодателя, должен быть вписан в основные разделы журнала по строкам и столбцам, которые содержат всю необходимую информацию. Вести учет трудовых договоров должен специалист по кадровым вопросам, уполномоченный это делать регламентом своей должностной инструкции.
Неплохим бонусом в таком журнале являются приложения:
- Третий Раздел Трудового Кодекса РФ.
- Перечень документов управленческого характера, их выписки, которые фигурируют по предприятию, его деятельности, со всеми сроками их хранения.
Регистрация – это специальная процедура, которая должна осуществляться по установленной ГОСТом форме (ГОСТ Р 51141-98) и фиксировать в текстовой записи факт создания договора или дополнения к нему, а также факт отправления, получения, либо расторжения. Благодаря такой процедуре документ, собственно, и получает юридическую силу – ему присваивается порядковый номер, указывающий на ввод в делопроизводство по предприятию договора, указывается дата такого ввода и прочая ключевая информация. Все порядковые номера принято присваивать в пределах одного календарного года, что обозначает обнуление номеров на следующий год.
Отвечая на вопрос, зачем вести такую книгу учета, можно отметить следующие несколько важных причин:
- При конфликте с подчиненным журнал сможет подтвердить официально оформленные трудовые отношения с работником.
- При возникновении чрезвычайных ситуаций, книга помогает быстро найти информацию.
- Справка. При помощи журнала кадровику легко выдавать практически любую справочную информацию.
- Удобство. Лучше искать нужный договор по реестру в книге, чем рыться в папках на столе.
- Особенности такого документа, как книга учета трудовых договоров
Внешний вид каждого такого журнала обязательно должен соответствовать типовому стандарту, который показывает, какое оформление обложки, толщины листа, внутреннее содержание таблиц и прочего должно быть в документе. Его сроки хранения неукоснительно должны соблюдаться такими, как это принято Перечнем типовых управленческим архивных документов, который утверждался Минкультуры РФ 25.08.10 года.
Поэтому все особенности, присущие регистрационному документу, можно выделить следующим перечнем:
- Обложка светлого желтого цвета плотного картона, покрытая съемной прозрачной клеенчатой обложкой.
- Журнал должен иметь стандартные отверстия для подшивки в архив.
- Сроки хранения. Сроки ограничиваются 75 годами нахождения журнала в архиве (п.«в» ст.695 Перечня типовых управленческих документов архива).
- Контрольное пломбирование. Для пломбирования страничек используется специальная индикаторная пломба с оригинальным номером (правительственное Постановление России №225 от 16.04.03г.).
- Без заполнения титула и внесения в специальную строчку номерного знака пломбы журнал будет юридически недействительным, не опломбированным.
Индикаторная пломба – это специализированное устройство, защищающее бланк журнала, его листы от выявления несанкционированного доступа, которое применяется одноразово. Такое понятие закреплено ГОСТом 31282-2004.
Прежде чем начинать работать с журналом, его следует подготовить:
- аккуратно заполнить титульный лист;
- заполнить заверительную надпись;
- в специально отведенную для этих целей строку вписать номер пломбы.
После того как кто-либо сорвет пломбу, журнал регистрации дополнительных соглашений и договоров с сотрудниками уже будет считаться непригодным для использования. Его можно, конечно же, восстановить, но сделать это потребуется вновь с привлечением такой же технологии, которая была использована в процессе первичного изготовления журнала.
Можно обратиться в типографию, где его изготавливали, чтобы снова приклеили пломбу, добавили листы, если они были вырваны. Только теперь уже номер на пломбе будет другим и его потребуется занести в специальный протокол по предприятию, указав, что документ строгой отчетности подвергался существенным изменениям.
Журнал учета трудовых договоров: порядок заполнения
Чтобы не испортить журнал учета договоров и дополнений к ним необходимо четко знать, в каком порядке его заполнять. Для этого изучаем структуру сначала его титульного листа,
которая заключается в следующих информативных блоках:
- Полное наименование книги посреди титула.
- В верхней части поле, где прописывается полное наименование предприятия.
- Под названием книги находится блок, который отражает:
- начало и конец ее ведения;
- сколько записей произведено;
- номер тома журнала;
- сроки хранения.
Ссылка на законодательный документ обязательно должна располагаться в правом верхнем углу под названием предприятия.
Теперь – структура обратной стороны, где заверяется и опечатывается учетная книга:
- Блок для заверения руководителем организации.
- Печать следует располагать строго в том месте, где стоит для этого буквенный указатель – «М.П.».
- Печать должна захватывать фиксирующую страницы ленту и голографическую наклейку пломбы.
- Структура внутренней части журнала:
- Страничка ответственных за заполнение лиц: Ф.И.О; должность; период, когда ответственное лицо выполняет свои обязанности по заполнению учетной книги; распорядительный документ, на основании которого назначается ответственный; подпись ответственного кадровика.
Основные табличные листы, являющиеся ключевым содержанием журнала, которые должны заполняться по мере появления такой необходимости.
В конце журнала всегда будет приводиться справочная информация, выдержки из нормативных документов предприятия, законодательных актов.
Для того чтобы визуально иметь представление о том, как правильно следует заполнять колонки такого журнала, можно посмотреть пример такого заполнения. Шаблон можно скачать бесплатно или просто подробнее изучить.
Журнал регистрации трудовых договоров, образец
Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков:
- Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
- Дата, когда договор был заключен.
- Номер порядковый трудового соглашения.
- Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
- Специальность, должность подчиненного.
- Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
- Срок действия соглашения.
- Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
- Есть ли дополнительные соглашения.
- Примечания.
Иногда в книге делают еще одну колонку, в которой каждый работник будет проставлять свою подпись, удостоверяющую факт получения своего экземпляра трудового соглашения. Такой образец скачать несложно на нашем сайте или на любом другом. Существует также журнал регистрации трудовых договоров, скачать который можно здесь, в электронной версии типографского варианта. Но некоторым кадровикам удобно вести этот журнал в электронной версии программного варианта – в MS Excel. Туда можно добавлять любые другие колонки, которые посчитает необходимым использовать кадровый исполнитель.
Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации. Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров. После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.
trud.expert
Региситрация дополнительных соглашений к трудовым договорам
В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.). Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров. Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.
Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним
ВажноВ качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно. Необходимость ведения журналов С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров. Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен.
Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.
< … Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия. < … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя.
Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам образец
В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний. Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа.
Онлайн журнал для бухгалтера
Предлагаемая форма этого документа следующая:
- первая графа – номер, отражающий порядок перечисления документов;
- вторая – указывается дата заключения соглашения;
- третья – указывается порядковый номер соглашения;
- четвертая – фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
- пятая – указывается должность работника и вид работ;
- шестая – подразделение, в котором работник числится;
- седьмая – указывается число и номер трудового договора;
- восьмая – указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
- девятая – краткое содержание соглашения;
- десятая – примечание.
Эти графы располагаются на двух развернутых страницах. Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала.
Журнал регистрации трудовых договоров
В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта. Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию.
Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения. Важные моменты регистрации соглашений В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения.
Как зарегистрировать дополнительные соглашения к трудовым договорам?
ИнфоИзданные на основании соглашения документы 10. Примечание Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации Н.З. Ковязина Популярные вопросы Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.
№ 69. Кроме того, в кадровой службе ведут журналы: Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.
Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам
Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации. В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки. Обязательно ли его вести? Мнение законодательства Ведение такого журнала не является обязательным.
Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет. Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер.
Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
Вопрос N 1:Надо-ли регистировать дополнительные соглашения к трудовым договорам в «Журнале регистрации трудовых догворов»? Если обязательно — в каких графах «Журнала» это должно быть отражено?Вопрос N 2:Обязательно-ли в трудовых договорах в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации?Вопрос N 3:Каким образом правильно вносить в трудовые договора изменения, не влияющие на трудовые отношения, например паспортные данные? Ответ Дополнительными соглашениями оформляются изменения вносимые в трудовые договора, заключаемые между работодателем и работниками. В трудовом законодательстве не содержится документа, предусматривающего обязательную для применения форму Журнала регистрации трудовых договоров (далее Журнал).
Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам
Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < … При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам. Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним! < …
Онлайн-ККТ: кому можно не торопиться с покупкой кассы Отдельные представители бизнеса могут не применять онлайн-ККТ до 01.07.2019 года. Правда, для применения этой отсрочки есть ряд условий (режим налогообложения, вид деятельности, наличие/отсутствие работников). Так кто же вправе работать без кассы до середины следующего года? < …
Региситрация дополнительных соглашений к трудовым договорам
Горячая линия 8 800 333-14-84 Конструктор документов Особенности кадрового делопроизводства Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения.
Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия. В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете.
Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал. Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.В трудовых договорах, в разделе «Реквизиты сторон» указывать банковские реквизиты организации необязательно.
territoria-prava.ru