Содержание

Регламент документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Документооборот существует в любой компании, но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса это становится необходимым. Грамотно составленный и внедренный регламент документооборота в организации не только упрощает работу, но и позволяет повысить эффективность финансового управления.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Зачем необходим регламент документооборота.
  • Как регламент помогает повысить эффективность работы.
  • Как формируется содержание регламента документооборота.
  • Порядок согласования регламента документооборота.
  • Как проводится внедрение регламента документооборота в организации.

Документооборот определяет инстанции и маршруты движения документов по предприятию. Упорядочить работу с документами в рамках организации можно с помощью регламента – набора особых принципов, которые обеспечивают быстрый проход документов по структурным подразделениям компании с минимальными затратами времени и средств. В каждой организации документация регламентируется с учетом конкретных особенностей: структуры управления, вида деятельности, объема документооборота и др.

Зачем необходим регламент документооборота

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями. Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

Технология работы с документами. Документооборот

Читайте по теме в электронном журнале

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент документооборота как инструмент дисциплины

Регламент работы с документами является инструментом повышения дисциплины работников. С его помощью увеличивается продуктивность за счет строго определения обязанностей каждого сотрудника. Четкий порядок действий позволяет новым сотрудникам быстрее понять свои обязанности и специфику работы организации.

По образцу регламента документооборота 2016 года легко обучаются правильному исполнению документов даже новые сотрудники из регионов. Работник учится обращать внимание на детали, становится более дисциплинированным, а его работа продуктивной.

Технология работы с документами. Документооборот

Регламент работы с документами необходим при наличии в компании большого количества бизнес-процессов, в которых задействовано несколько подразделений и сотрудников. Наличие регламента позволит при необходимости быстро провести автоматизацию документооборота предприятия. Поэтому очень важно, чтобы документооборот в организации был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами предприятия.

Содержание регламента документооборота

Регламент документооборота базируется на нескольких принципах:

  • обработка всех поступающих документов в одной службе;
  • сокращение маршрута прохождения документов;
  • исключение попадания документа не в ту инстанцию;
  • четко разработанная маршрутизация;
  • однократная регистрация документа.

Разработка содержания регламента документооборота ведется по установленной форме, в которой должна быть представлена следующая информация:

  • Назначение регламента и область его применения. Здесь должны быть упомянуты объекты или сотрудники организации, работы которых будет касаться данный порядок.
  • Нормативные документы, на основании которых создается регламент. Порядок утверждения, изменений и отмены регламента.
  • Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Источниками определений должны выступать законодательные акты, ГОСТы и иные нормативные документы.
  • Пошаговое описание процесса. Этот самый большой раздел состоит из подразделов, каждый из которых соответствует определенному этапу процесса. Здесь описываются действие и результат, указываются задействованные в выполнении сотрудники.
  • Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (административная, дисциплинарная, уголовная).
  • Указание должностного лица, контролирующего исполнение регламента, описание средств контроля.

Что указано в регламенте документооборота

В регламенте документооборота перечисляются выполняемые структурными подразделениями работы по созданию, проверке и обработке документов. К каждому процессу указывается срок выполнения и ответственные исполнители. В основной части регламента закрепляется порядок движения по предприятию конкретного вида документа, с момента его прихода в организацию или создания и до момента уничтожения или сдачи в архив (регистрация, подписание, передача, хранение).

 

Любой образец регламента документооборота должен быть составлен так, чтобы каждый сотрудник четко понимал свою связующую роль в этом процессе.

Как согласовать регламент документооборота

Регламент документооборота должен составляться компетентным сотрудником финансового отдела, которого назначает руководитель. После создания проект документа согласовывают с заинтересованными должностными лицами (начальниками отделов, подразделений), затем его утверждает вышестоящий руководитель. После чего участники процесса получают на руки свой образец регламента документооборота под роспись. Изменения в регламенте аналогичным образом согласуются и утверждаются вышестоящим руководителем. Важно согласовать регламент документооборота с ключевыми участниками процесса.

Внедрение регламента документооборота в организации

Утверждение регламента может выполняться напрямую, когда руководитель собственноручно расписывается на документе, или косвенно, путем издания соответствующего приказа. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные санкции для сотрудников, нарушивших регламент.

Построение любой системы документооборота основано на минимизации этапов согласования и количества требующих утверждения документов. Поэтому при внедрении регламента документооборота в организации, прежде всего, нужно закрепить за структурными подразделениями строгие списки документов, с которыми они обязаны работать. Добиться этого можно через привлечение к созданию регламента руководителей всех подразделений.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»

Скорее всего, сотрудники не сразу примут новый порядок работы и то, что их действия теперь строго регламентированы. Однако это позволит сэкономить время на выполнение обязанностей, а значит, работа будет эффективнее, что положительно скажется на мотивации сотрудников.

Чтобы работникам было проще учиться пользоваться регламентом, желательно организовать специальные тренинги. По их результатам с учетом возникших у сотрудников вопросов можно вносить корректировки в регламент документооборота.

www.sekretariat.ru

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019

Задать вопрос эксперту ClubTK