Штатное расписание производственного предприятия и пример

Штатным расписанием называют специальный план, согласно которому комплектуется штатный состав. Некоторые компании вообще оставляют без внимания данный документ. Только рекомендательный характер носит и форма Т-3, которую используют для оформления. Но на практике штатное расписание становится важным инструментом для контроля и самоорганизации.

Функции. Относится ли к обязательным документам?

Штатные расписания относят к нормативным документам, сообщающим об имеющихся на предприятии должностях. Обязательно указывают, сколько трудится человек, по каким тарифам, с какими надбавками.

Этот документ способен стать серьезным подспорьем для руководства, если началось судебное разбирательство. Все страницы документа надо не только нумеровать и шнуровать, но и закреплять печатью.

Основными функциями такого расписания становятся:

Штатное расписание

• Упрощение перевода с одной должности на другую
• Оформление правил по внутреннему распорядку на предприятии
• Официальное подтверждение всех сведений работников, которые вновь принимаются на должности
• Упрощение расчета заработной платы каждый месяц
• Контроль времени работы с грамотной организацией

Трудовой Кодекс не содержит упоминаний о том, что все предприятия должны вести расписания, но требования Роскомстата говорят о том, что документ нужен. Ведь он первичен для тех, кто учитывает и считает заработные платы для работников.

Большинство предприятий сейчас уже не отказывается от штатных расписаний. Государственные проверки первыми обращаются именно к штатным расписаниям.

Сколько действует, хранится документ?

Хранение штатки

Ни один из официальных документов не содержит описания точного срока действия. Руководитель сам вправе решать этот вопрос в зависимости от своих потребностей. Обычно штатные расписания переделываются один раз каждые 12 месяцев. Дата действия документа указывается в момент составления. Если срок отсутствует, то считается, что документ бессрочный.

На основании одного из постановлений Правительства, после окончания срока действия расписание хранится в организации минимум три года. Есть еще штатные расстановки, они хранятся на протяжении 75 лет.

Расстановки по штату составляются по текущему расписанию. Расстановки – то же расписание, только в мобильной версии, и отличается более высокой содержательностью сведений по сотрудникам, по каждому из них.

Кто составляет, сколько копий должно быть?

Перед тем, как оформлять штатные расписания, руководители издают приказы с указанием на внесение изменений. В приказе пишется, кому из сотрудников доверят составлять расписание.

Полномочиями можно наделить буквально любого, но чаще всего данные функции выполняют:

1. Сотрудники в отделе кадров.
2. Бухгалтера.
3. Инженеры, отвечающие за нормирование труда.

При оформлении делают только одну копию расписания. Бухгалтерия и кадровый отдел отвечают за хранение копий вместе с оригиналами.

Особенности штатного расписания

Наличие унифицированных форм должно было бы избавить от проблем и появления ошибок. Заполнение граф должно основываться на данных по тем или иным предприятиям. Но на практике возникает множество нюансов, с которыми можно разобраться далеко не сразу.

Сведения вносятся в документ в следующем порядке:

Составление расписания

• Начинают с наименования предприятия, которое должно полностью совпадать с данными у учредительных документов.
• Обязательно упоминание кода ОКПО. Это 8-разрядный идентификационный код предприятия либо фирмы. Информационное письмо из органа государственной статистики должно представить соответствующую информацию.
• Если составление первичное, то расписанию присваивают номер 1. После этого переходят к использованию сквозной нумерации.
• Дата составления должна быть текущей. Могут различаться время составления и срок, когда документ официально вступил в действие.
• Есть строка «На период». В ней пишут, сколько действует расписание, и время, когда оно приобрело юридическую силу.
• Гриф утверждения – часть, куда вставляют реквизиты основного приказа по деятельности, который утвердил расписание. Ниже пишем о том, сколько единиц или должностей имеется сейчас.

После этого идет заполнение конкретных граф:

1. Структурные подразделения, полная форма наименования.
2. Код. В этой графе идут номера по порядку, позволяющему определить особенности структуры того или иного предприятия.
3. Информация о разрядах и должностях, классах, квалификациях.
4. Штатные единицы, количество.
5. Ставки по тарифам и окладам.
6. Надбавки. Работодатель заполняет информацию в зависимости от того, какая система применяется.
7. Всего в месяц. Эту часть заполняют, если отсутствуют коэффициенты и проценты в предыдущих графах. Если одно считается в рублях, а другое – в процентах, возникают сложности с установлением итога. Тогда в последней графе просто ставят прочерк. В примечании ставят ссылку на документы с точными цифрами.
8. 10 графа нужна для любой другой информации, связанной со штатным расписанием.

Дополнительные советы

Во многих организациях существуют разные должности, но с одинаковой оплатой. В таком случае руководитель сам решает, что ему будет удобнее:

Производственный штат

• Составление отдельных должностных инструкций, чтобы каждый работник понимал, какие он выполняет обязанности.
• Или вводить разные наименования для должностей.

Для крупных предприятий рекомендуется использовать тарифные схемы. При этом предприятия могут изменять штатные расписания, в зависимости от своих конкретных особенностей. Это касается и оклада. Для него можно установить не только конкретные суммы. Но, например, минимумы и максимумы.

В штатном расписании не запрещается предусматривать вакансии, которые появятся только в ближайшем будущем. Ведь без этого новых работников вообще нельзя будет к себе принимать.

Штатное расписание всегда содержит подписи, как директора предприятия, так и руководителей подразделений в общей структуре. Если документ состоит из нескольких листов, то бухгалтер может подписаться однажды либо несколько раз.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением. 

Зачем нужно штатное расписание

В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

• Все должности, существующие в компании
• Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров. Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников. 

Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Обязательно или нет?

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.

Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

• Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “
  для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан. 

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

• Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
• Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т. д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка. Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

• Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
• Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

• Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
• Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата. При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты. Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Утверждение штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации. 

Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

• Название документа
• ФИО руководителя
• Дата, с которой расписание вступает в действие
• Дата подписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

• Увольнение или найм сотрудников
• Изменение размера зарплаты
• Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

1. Создать и утвердить новое штатное расписание.
2. Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

• Оптимизация организационной структуры компании
• Реорганизация
• Изменение объемов работы
• Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц. 

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации. 

Образец штатного расписания на 2019 год

Кто составляет штатное расписание

Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.

Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Выводы

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.

Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.

Формы для заполнения вы можете скачать здесь:

Штатное расписание

В каждой современной организации есть такой документ, как штатное расписание. Это документ не обязательный, но полезный. В этой статье мы расскажем, для чего он нужен, каковы правила его составления и утверждения, когда и как необходимо менять этот документ, на что следует обратить внимание в процессе составления, какова должна быть его структура и каков срок хранения документа.

Функции, которые упрощают его применение, включают:

• Организацию рабочего времени сотрудников.
• Проведение ежедневных процедур.
• Оформление новых сотрудников.
• Перевод существующих специалистов на другую должность.
• Начисление заработных плат.
• Формирование мотивационной системы.

С чего начать

Правильнее и удобнее начинать составление штатного расписания с унифицированной формы № Т-3. Однако стоит знать, что сегодня использование унифицированных форм – необязательное условие. Предприятия имеют полное право самостоятельно прописывать и утверждать нужные для работы структуры и формы учетных документов. Причем составлять штатное расписание можно как в печатном виде, так и в рукописном.

Составлять штатное расписание можно как в печатном виде, так и в рукописном.

Большинство российских компаний для разработки штатного расписания используют унифицированную форму №Т-3 по той простой причине, что это удобно и привычно для сотрудников HR-отдела и управленцев. Что касается государственных организаций, то для них обязательно необходимо использовать установленные формы документов первичного учета.

Пример составления штатного расписания для одной должности можно посмотреть здесь.

Период действия

В процессе составления штатного расписания собственник организации указывает срок действия документа и принимает решение, прописывать ему конкретные даты или нет. Трудовое законодательство России не диктует четких ограничений по времени действия штатного расписания, поэтому организация может установить свои даты либо не устанавливать их вовсе.

Однако если штатное расписание содержит точные даты, пункты должны быть реализованы в соответствии с ними. Когда период действия документа закачивается, обязательно нужно согласовать новый, даже если перемен в содержании не было. Кроме того, работники не обязаны знакомиться с документом, ведь он не является локально-нормативным, соответственно, работодатель не обязан под подпись знакомить работника фирмы со штатным расписанием.

Работодатель не обязан под подпись знакомить работника фирмы со штатным расписанием.

Основные задачи штатного расписания – это указание должностей компании, уровней заработных план и базовый KPI, а также стандартных бонусов и надбавок по каждой должности.

План штатного расписания

Штатное расписание выглядит таким образом:

• Название подразделений и филиалов компании.
• Название всех имеющихся в организации должностей.
• Число штатных единиц индивидуально по имеющейся должности.
• Размеры заработных плат сотрудников.
• Надбавки и бонусы – полностью согласованная мотивация персонала и ее виды.

В штатном расписании компании не следует прописывать конфиденциальную информацию о сотрудниках, не стоит указывать иные личные данные администрации или работников.

Если нужен документ, в котором будет присутствовать каждая штатная единица с Ф. И. О., основной информацией, рекомендуется использовать унифицированную форму штатного расписания. Схема штатного расписания должна быть небольшой, простой и доступной для понимания менеджеру по подбору персонала, инспектору по кадрам и самому руководителю.

Также в штатном расписании может быть указано:

• Наименование каждой должности в организации, которое вправе указывать сам работодатель.
• Должности, которые планируют открыть.
• Вакантные места в компании.

В состав расписания можно ввести перечисление должностей в зависимости от уровня исполнения (ответственности), категории и размера заработных плат. Также возможен пункт «Назначение», в котором указывают дату вхождения в должность. Отличные примеры составления документа можно посмотреть по ссылке.

В соответствии с единым правилом, прописывает штатное расписание организация самостоятельно. Отделения и филиалы подчиняются главному офису и не являются отдельным юрлицом. Поэтому внутреннее штатное расписание распространяется и прорабатывается для работы локального производства и других подразделений этого юридического лица в целом. Контролирует этот внутренний документ инспектор по кадрам либо руководитель отдела кадров, согласовывая основные моменты по мотивации с собственником предприятия и руководителями отделов.

Приказ об утверждении штатного расписания | Образец – бланк – форма

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.

При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.

При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26. 12.2005 г. № 375.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер – 1, зам. гл. бухгалтера – 1, экономист 1-й категории – 2, бухгалтер 2-й категории – 4 и т. д.).

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать приказ об изменении штатного расписания частично.

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее чем за 2 месяца до их изменения.

Штатное расписание как нормативный документ предприятия

Р.А. ЯКОВЛЕВ, заместитель директора Института труда и социального развития при Минтруде России

В практической деятельности предприятий и их руководителей можно встретить самые различные подходы к составлению, утверждению и использованию штатных расписаний.

Есть руководители предприятий, которые считают, что им штатные расписания не нужны, что они вправе набирать любое количество работающих, не связывая себя никакими обязательствами по их должностному, профессиональному или квалификационному составу, равно как и по оплате работников, занимающих те или иные должности. Такая точка зрения и практика нередки на предприятиях, созданных в ходе реформирования экономики, особенно на малых предприятиях, принадлежащих частным лицам или обществам с ограниченной ответственностью.

Есть и другая практика, когда штатные расписания охватывают полностью весь персонал предприятия и переутверждаются при каждом изменении его численности или структуры, т. е. штатное расписание подгоняется под фактическую численность персонала.

Между этими полярными подходами существует множество промежуточных вариантов. Такая ситуация нередко вызывает споры, особенно между специалистами предприятий и различных контролирующих их организаций. И далеко не всегда эти споры разрешаются на справедливой основе, даже если какая-либо из сторон права.

В практике работы со штатными расписаниями многое сохранилось от прежней экономической системы, хотя, как известно, этой системы уже не существует. В то же время новая система не оформила в каком-либо четком виде свое отношение к такому документу предприятия, как штатное расписание. В связи с этим следует, опираясь прежде всего на потребности практики, рассмотреть с различных позиций (юридической, экономической, организационной, социальной) вопрос о штатном расписании как нормативном документе предприятия.

Прежде всего для этого необходимо дать штатному расписанию определенную терминологическую трактовку, т. е. охарактеризовать то, о чем идет речь, кому и для чего нужно штатное расписание.

В прежней экономической системе весь персонал предприятия делился на две неравные группы: штатный и нештатный. Штатный персонал преобладал, он предназначался для того, чтобы обеспечить функционирование предприятия как основного производственного звена. Зачисляемые в штат работники выполняли постоянно существующие на предприятии работы. Нештатный персонал всегда выполнял работы, случайно возникающие на предприятии, как правило, весьма кратковременного характера, которые не входили и не могли входить в обязанности штатных работников. В совокупности штатный и нештатный состав работников на каждый данный момент определяли личный персонал предприятия.

Соответственно разделялся и фонд заработной платы. Из фонда заработной платы штатного персонала производились выплаты штатным работникам, а из фонда заработной платы нештатного состава – нештатному персоналу. Для каждой группы персонала устанавливались свои требования к системам оплаты, контролю за расходованием выделенных фондов заработной платы, оформлению документов на оплату и многое другое.

Как экономический нормативный документ предприятия штатное расписание отражало противоречия прежней экономической системы: с одной стороны, преследовалась цель рационализировать расход трудовых и денежных ресурсов, используемых на оплату труда, а с другой – преследовалась цель закрепить в штатном расписании излишнюю численность, чтобы можно было легче работать в рамках планового задания. Штатное расписание было одним из важнейших документов, с которым работали специалисты кадровых служб предприятий. Численность вакансий на предприятии определялась по незанятым должностям (профессионально-квалификационным группам) штатного расписания. На основе вакансий строилась работа по подбору новых работников, их подготовке и переподготовке, осуществлялось продвижение специалистов с одной должности на другую при росте их квалификации. Важная роль штатного расписания в экономической жизни предприятия привлекала к нему внимание всех организаций, контролирующих деятельность предприятия, а их было (да и остается) немало. Штатные расписания по подразделениям (когда их руководителем делегировались права утверждения соответствующих штатных расписаний) были предметом внутреннего контроля и проверок.

На уровне предприятия вышестоящие организации более всего контролировали количественный и должностной состав административно-управленческого аппарата (АУП), именно в нем находили излишества и давали задания по его сокращению и высвобождению. Минимизации расходов на АУП добивались с помощью различных методических приемов. В частности, поскольку для руководителей и специалистов условия оплаты предусматривали определенный диапазон окладов, так называемую “вилку окладов”, то долгое время действовало правило, что фонд должностных окладов АУП в штатном расписании не должен превышать фонда окладов, исчисляемого по средним окладам “вилки” для соответствующих должностей. В штатном расписании АУП контролировалось соблюдение “норм управляемости”. Например, нельзя было вводить должность старшего специалиста, если в его подчинении не находилось, по крайней мере, двух рядовых специалистов. Длительное незаполнение той или иной вакансии могло быть расценено как наличие в штатном расписании необоснованной производственной необходимостью должности.

Теперь рассмотрим, каково же место и роль штатного расписания предприятия в новой экономической системе, в многоукладной экономике, когда взаимодействуют между собой предприятия различных форм собственности с иным набором прав, как юридических, так и экономических. И нужно ли оно как нормативный документ предприятия вообще?

Строго говоря, юридических документов, обязывающих предприятия иметь штатные расписания, сегодня нет. Однако нет и документов, отменяющих практику составления штатных расписаний. Нужно или не нужно иметь на предприятии штатное расписание должен решить его собственник или руководитель предприятия, если собственник четко не выразил своего решения. Чем же следует руководствоваться, решая вопрос о штатном расписании как нормативном документе предприятия? Есть небольшие предприятия с численностью 10–12 человек, включая самого руководителя (который нередко является его собственником и учредителем или одним из собственников, учредителей). На этих предприятиях руководитель сам загружает сотрудников работой, лично следит за тем, чтобы они не сидели без дела, контролирует исполнение и оперативно меняет их состав, нанимая работников на определенный небольшой период. При этом трудовые обязанности за работником не закрепляются на длительное время, а могут часто меняться в зависимости от складывающейся ситуации, и если эта гибкая система находит отражение в заключенных с работниками трудовых договорах (контрактах), то необходимости составлять штатное расписание нет. Замыкая на себе решение всех вопросов, связанных с загрузкой работников, их приемом и увольнением, переподготовкой с отрывом или без отрыва от производства, взаимодействием в производственном процессе, оплатой труда в увязке с их результатами, руководитель предприятия не нуждается ни в каком штатном расписании. Оно заменяется другими документами: трудовыми договорами, распоряжениями (письменными или устными), нарядами на выполнение работ, заданиями, положениями об оплате, приказами, документами на выплату заработной платы и др.

Однако ситуация, о которой сказано выше, встречается очень редко. Большинство наемных работников хотят иметь четкий круг очерченных обязанностей по выполнению работы и взаимодействию с другими сотрудниками в процессе их исполнения. Этого же в большинстве случаев хотят и все руководители подразделений предприятия: как линейные, так и функциональные; как прямые, так и стоящие на более высоких ступенях управления. Без такого четкого определения круга обязанностей, закрепляемого, как правило, надолго за тем или иным рабочим местом (или должностью), невозможно обеспечить эффективную деятельность предприятия. Этот круг обязанностей излагается достаточно подробно в должностных инструкциях (инструкции на рабочее место) и фиксируется как должность или рабочее место определенной группы.

Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.

Но штатное расписание – не просто документ, производный от должностных инструкций. Будучи составленным, оно начинает играть весьма активную роль в эффективном использовании работников. Штатное расписание – не алфавитный указатель имеющихся на предприятии должностей, а, как правило, оно группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т. е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Такое сравнение заставляет вернуться к анализу загрузки работников, объема и качества выполняемых ими работ, целесообразности разделения и кооперации труда и к уточнению должностных (рабочих) инструкций, а от них – к структурному делению предприятия на те или иные подразделения, вопросам нормирования и качества труда. Особенно полезно для руководителей предприятий соотносить фактическую численность работающих (по подразделениям, в разрезе должностей) с тем, что предусмотрено по штатному расписанию.

Длительное наличие вакансии по той или иной должности может быть следствием различных причин, например:

 на рынке труда нет специалистов соответствующей специальности;
 предусмотренная для данной должности оплата не соответствует притязаниям работников;
 предусмотренная по данной должности работа перераспределена между работниками подразделения, они к ней уже привыкли и не требуют нового работника;
 должность вообще была предусмотрена необоснованно и без нее вполне можно обойтись.

Определив причины, руководитель должен принять соответствующее решение:

 подготовить работника на предприятии;
 увеличить оплату по данной должности;
 ликвидировать соответствующую должность или пересмотреть должностные обязанности групп работников и, если необходимо, их оплату.

Штатное расписание в сочетании с должностными инструкциями может служить важным подспорьем руководителю при проведении аттестации специалистов.

Для работников служб персонала штатное расписание, как и ранее, – документ для подбора кадров на вакантные места. Таким образом, не будучи обязательным законодательно требуемым документом, штатное расписание является внутренне необходимым документом, организующим работу руководства с персоналом. Разумеется, никто не может обязать руководителя (кроме собственника предприятия) составлять штатное расписание, но без него ему будет не так удобно решать производственные вопросы.

Признание штатного расписания как документа, необходимого для нормальной деятельности предприятия, а также обязательного при прямом указании на это собственника предприятия, ни в коем случае не означает, что штатное расписание относится к документам, которые внешние по отношению к предприятию органы (особенно проверяющие его деятельность) вправе потребовать от руководителя, а он обязан его им предоставить. Разумеется, речь идет не об органах, представляющих интересы собственника предприятия, а о внешних по отношению к собственнику или предприятию органах (налоговая инспекция, налоговая полиция, представители негосударственных фондов и т. п.).

Статус документа внутреннего пользования позволяет руководителю предприятия самому принимать решение о том, предъявлять или не предъявлять его в том или ином случае. Воспользоваться правом не предъявлять проверяющим штатное расписание ни в коем случае не означает, что руководитель хочет скрыть что-то незаконное. Часто это связано с тем, что внутренняя информация может быть не правильно использована проверяющими и вызвать излишние затруднения у руководителей предприятия. В качестве доказательства можно сослаться на следующий конкретный пример.*

Не затрагивая здесь вопрос о правильности источника доплаты за совмещение должностей (профессий), не предусмотренное штатным расписанием, имеет смысл рассмотреть, как штатное расписание соотносится с нормами труда. Ответ на этот вопрос предполагает предварительное рассмотрение соотношения нормы труда и должностной инструкции (инструкции на рабочее место или рабочей инструкции).

Каждая должность предполагает определенное количество и качество труда, требуемого от работника, который эту должность будет занимать. Они могут превышать норму труда, и тогда в штатном расписании может быть предусмотрена повышенная оплата. Повышение оплаты зависит от того, какова степень превышения норм труда на том или ином рабочем месте (или на той или иной должности).

Штатное расписание фиксирует должности, а не степень соответствия или несоответствия их нормам труда. Нет необходимости фиксировать в нем должности (рабочие места), соответствующие только нормативной загрузке. На момент составления штатное расписание фиксирует фактически необходимые предприятию должности с их действительной загрузкой. Применительно к совмещению профессий или должностей это означает, что, как только совмещение должностей (профессий) становится постоянным, совмещаемая должность должна исключаться из штатного расписания. Приказ о доплате за совмещение с этого момента становится основанием для производства соответствующих выплат работнику до тех пор, пока он продолжает совмещение, хотя сама совмещаемая должность уже исключена из штатного расписания.

Штатное расписание пишется для внутреннего использования, а не для оправдания тех или иных выплат, особенно если проверяющая организация стремится использовать ту или иную ситуацию в свою пользу.

Подчеркивая необходимость отражения в штатном расписании фактической загрузки работников и фактических выплат, следует все же подвергнуть сомнению целесообразность немедленного внесения в него любых отклонений, что нередко наблюдается на предприятиях.

Штатное расписание, фиксируя ситуацию в численности профессионально-квалификационного состава на определенный момент, должно быть документом определенного периода действия. Практика показывает, что таким наиболее оптимальным периодом может быть год. Конечно, если в течение этого периода происходят резкие, как правило, не предусмотренные изменения, необходим и пересмотр штатного расписания, как и всех планов работы предприятия. В противном случае лучше, если штатное расписание будет стабильным документом, а все отклонения от него будут накапливаться. Таким образом, не связывая руководителя в принятии конкретных решений, штатное расписание будет являться документом, направляющим руководителя, ориентирующим его при принятии того или иного конкретного решения. В конце года накопившиеся отклонения рассматриваются, анализируются; на их основании вносятся изменения в должностные (рабочие) инструкции, положения об оплате, нормы труда и другие документы (по необходимости), а затем составляется и утверждается новое штатное расписание.

Для утверждения штатного расписания нет необходимости согласовывать его с профсоюзами или иными представителями интересов работников, поскольку оно не рассматривается как документ, определяющий условия оплаты. К документам, определяющим условия оплаты работников на предприятии, относятся: тарифные ставки для рабочих; схемы должностных окладов специалистов, руководителей и служащих; Единая тарифная сетка; положения об оплате, премировании, доплатах и надбавках и т. п.

В штатном расписании проставляется размер оплаты по конкретной должности (профессионально-квалификационной группе), который работодатель считает необходимым установить исходя из уже согласованных с профсоюзами условий оплаты. Поэтому намерения некоторых профсоюзных руководителей установить практику согласования с ними штатных расписаний предприятия нельзя признать обоснованной. Это не значит, что руководитель не должен учитывать мнение профсоюзов по тому или иному аспекту штатного расписания, но решение остается за ним, как и утверждение этого важного для предприятия документа.

В заключение имеет смысл привести типовые схемы построения штатного расписания для работников предприятия. Приведенные схемы рассчитаны исключительно на основное функциональное назначение штатного расписания, рассмотренное выше. Вместе с тем в них могут включаться и другие колонки, сроки и разряды, например: всего сумма окладов (ставок) по строке; фонд оплаты по должностным (по тарифным) ставкам; фактически получаемый оклад; “вилка” окладов для соответствующих должностей и др.

Штатное расписание руководителей, специалистов и служащих акционерного общества на 2001 год

Штатное расписание вспомогательных рабочих цехов основного производства акционерного общества на 2001 год

Штатное расписание предприятия 2020: составление, утверждение и зачем оно вообще нужно

Штатное расписание – это документ, который является полным отображением структуры вашего предприятия и численности работников, а также “святая святых” для кадровика и бухгалтера. Недооценивать этот документ трудно, так как в нем отображаются все существующие должности на предприятии, соответствующие должностные оклады и структурные подразделения. Поскольку анализ штатного расписания предприятия, можно получить очень много информации, то это один из самых интересных документов для контролирующих органов, в частности для Гоструда. Поэтому правильному оформлению и утверждению штатного расписания надо уделить особое внимание. Сегодня на ресурсе Протокол (Protocol) мы рассмотрим наиболее распространенные вопросы, которые касаются штатного расписания.

Оглавление:

Ни в одном законодательном акте не дается определение штатного расписания. Лишь в пункте 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины говорится о том, что предприятие самостоятельно определяет свою структуру, численность работников и штатное расписание. Даже в нашем любимом КЗОТе (Кодексе законов о труде) не упоминается о данном документе вообще. Также актуальное законодательство не закрепляет типичной формы штатного расписания для небюджетных предприятий.

В связи с этим вопрос: действительно ли нужно на предприятии утверждать такой документ или можно обойтись без него? Прямого ответа закон нам не даст. Но есть одинокие решения суда, которые говорят о том, что штатное расписание вести на негосударственных предприятиях не обязательно. Пример такого решения: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/67192297

В то же время в письме Минсоцполитики № 152 говорится о том, что утверждение штатного расписания является обязательным для предприятий, так как его ведение является необходимой гарантией для прав работника на труд и на обеспечение защиты от незаконного увольнения. Отсутствие данного документа может повлечь собой штрафы от контролирующих органов за нарушение требований законодательства о труде.

Более того, за отсутствие штатного расписания на предприятии вас могут привлечь к ответственности по составу ч. 2 ст. 265 Кодекса законом о труде, а именно – нарушение других требований трудового законодательства.

Порядок утверждения штатного расписания

Утверждение штатного приказа происходит через приказ руководителя. Такой приказ опять же не имеет установленной законом формы, но все равно должен быть составлен согласно общим требованиям к официальным документам. То есть необходимо указать: название самого документа, дату, с которой данное штатное расписание вступает в силу, ФИО руководителя, дату подписания. Ниже сможете найти примитивный пример такого приказа.

ООО “Гедонист”

Приказ № 123

30.06.2020 г.

город Харьков

Об утверждении штатного расписания

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 30.06.2020 года штатное расписание в количестве 8 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 200 000 тысяч гривен (прилагается).

Директор ООО “Гедонист” Шутько В. С.

Утверждаю:

штат в количестве 8 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 200 000 тысяч гривен

Директор ООО “Гедонист” Шутько В. С.

(дальше должно идти само штатное расписание)

Правила составления штатного расписания: что там должно быть?

Обычно разработка штатного расписания возлагается на кадровика или бухгалтера на предприятии. Потом этот документ необходимо утвердить с руководителем.

Зафиксируем еще раз для чего вам необходимо штатное расписание:

• отображает сколько все должности, которые существуют на предприятии;
• содержит информацию о тарифных разрядах и зарплаты сотрудников. Тут важно упомянуть, что вы должны указать не конкретного сотрудника, а должность;
• отображает все структурные подразделения предприятия;
• упрощает процесс перерасчета заработной платы;
• без штатного расписания невозможно провести сокращении сотрудника, так как этот процесс полностью завязан на штатке;

Как уже мной упоминалось ранее универсальной формы и структуры для данного документа нет. В то же время вы можете в качестве примера для составления штатного расписания взять типичную форму для бюджетных организаций или составить свою. В вашей штатке всегда должны быть предусмотрено следующее:

1. Должности. При чем и занятые и вакантные и по совместительству.
2. Штатные единицы. Тут идет речь о количестве штатных единиц на каждую должность. Нужен сотрудник на полный рабочий день – устанавливаете полную ставку, в иных случаях, соответственно, полставки и т.д. То есть штатное расписание при неполном рабочем дне должно иметь отметку “0,5” в графе “количество штатных единиц”.
3. Указать код профессии. Название должностей должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010 (тут могут возникать проблемы, так как необходимых должностей может не быть в ДК)
4. Должностные оклады.
5. Надбавки и премии, которые имеют постоянный характер.

Штатное расписание с разбивкой по категориям персонала

Тут речь идет о названиях отделов. Эти названия не унифицированы, но обычно базово они делятся на две больших категории: Администрация и Рабочий аппарат, дальше – фантазируйте по потребностям предприятия.

На основании штатного расписания составляется должностная инструкция по каждой должности ( т. е. прописываются права и обязанности).

Также стоит указать на какой период составляется штатное расписание. Как правило, удобнее всего принимать штатное расписание на год.

С примитивным примером структуры штатного расписания сотрудников можно будет ознакомится ниже.

ООО «Солнышко» Код ЕДРПОУ 12345678 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ на 2020 год Вводиться в дію з 20.07.2020

Утверждено Приказ директора ООО «Солнышко» 19.07.2020 № 12

Структурное подразделение		Название должности	Профессиональное название работы	Код по КП	Кол-во штат- ных единиц	Должностной оклад, грн	Доплаты, грн		Месячный фонд заработной платы грн
код	название						за ненорм. роб. день	за разъездной характер труда
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
01	Адми- нистрация	Директор	Директор (начальник, другой руководитель предприятия)	1210.1	1	40 000	—	—	40 000
		Замести- тель директора	Директор (начальник, другой руководитель предприятия)	1210. 1	1	35 000	—	—	35 000
02	Отдел кадров	Начальник отдела	Начальник начальник отдела кадров	1232	1	20 000	15%	—	23 000
		Инспектор по кадрам	Инспектор по з кадрам	3423	0,5	12 000	—	—	6000
03	транс- портный отдел	Водитель автотранс-портных средств категории «B»	Водитель автотранспорт-ных средств	8322	2	10 000	20%	—	24 000
		Курьер	Курьер	9151	0,5	6000	—	—	3000
	Вместе	×		×	6				131 000

Пользуйтесь консультацией: Протидія трудовому шантажу: інструкція дій для роботодавця

Изменение штатного расписания

Вносить изменения в этот документ можно. Изменение штатного расписания может понадобится в таких случаях:

• введение новых вакансия
• изменения в заработной плате
• увольнение, сокращение должности
• изменения в условиях труда и т.д.

В зависимости от ситуации, мы можете либо внести изменения в существующий документ приказом, просто перечислив такие изменения, либо утвердить приказом новое штатное расписание.

Обоснование штатного расписания

Любые изменения в штате сотрудников, будь то введение новой должности или же сокращение целого отдела, повышение должностного оклада и т.д., должны обосновываться в приказе, который вносит изменения. Пример ниже.

ООО “Надежда”

НАКАЗ

26. 07.2020 р.

г. Харьков

№ 1313-д

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с увеличением объема продаж,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание ООО «Надежда», утвержденного приказом от 23.03.2019 года № 2-од, такие изменения:
   – ввести в транспортный отдел должность “Курьер” с должностным окладом 8000 гривен. Количество штатных единиц по должности – 1.
2. Начальнику отдела кадров Рябину О.В. Начальнику відділу кадрів Рябій Л. А. внести изменения в штатное расписание с 26.07.2020 года.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор

Семенов

И. М. Семенов

С приказом ознакомлен:

26.07.2020 р. Рябин О.В..

Как отобразить почасовую оплату?

Почасовая оплата труда в штатном расписании отражается в обязательном порядке. Поскольку ведение штатного расписания да и сама форма документа определяется особенностями предприятия, то бланк штатного расписания можно адаптировать для своих условий. Таким образом показать почасовку можно несколькими способами:

1. Ввести специальную колонку для почасовой оплаты, а в графе “месячный фонд заработной платы” внести сумму тарифной ставки исходя из среднемесячного количества отработанных часов.
2. Вносить почасовку в графу “должностной оклад” путем исчисления среднемесячного оклада. При этом лучше добавить примечание, что для этой должности используется почасовая форма оплаты.
3. В графу “должностной оклад” вносить часовую тарифную ставку. Тут тоже необходимо будет добавить сноску об использовании почасовой оплаты.

Сохранение штатного расписания

Срок хранения этого документа зависит от того, на основании государственной или частной собственности работает предприятие. Исходя из этого есть такие сроки хранения:

1. Для государственного/коммунального предприятия + в деятельности которого создаются документы Национального архивного фонда – хранятся все время.
2. Государственное/коммунальное предприятие, но в деятельности которого не создаются документы Национального архивного фонда – 75 лет.
3. Все остальные – срок хранения 3 года.
4. *храним не только штатное расписание, а и его проекты и документы по его разработке.

Данные сроки хранение утверждены приказом Министерства юстиции №578/5

Ссылка на приказ: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Оптимизация штатного расписания

Основная задача оптимизации – добится как можно большего эффекта при наименьших затратах. То есть организовать штат на предприятии вам необходимо таким образом, чтобы рабочая сила не была в переизбытке, полномочия не дублировались, а фонд заработной платы использовался максимально эффективно и рационально.

Выявить свои болевые точки можно только путем глубокого анализа, как структурного, так и количественного. Исходя из полученной аналитики уже можно будет принимать управленческие решения.

Основными инструментами для оптимизации есть:

1. Сокращение как целых структурных подразделений, так и отдельных должностей.
2. Вводить внутреннее совмещение штатных ставок.
3. Вывод части функционала на внешнее обслуживание (аутсорсинг).

При проведении операций по оптимизации персонала также следует помнить о нормах трудового законодательства, социальные гарантии и преимущественные права, особенно при сокращении.

Результатом оптимизации должна быть наиболее оптимальная штатная численность сотрудником, которая необходима для должного выполнения функций предприятия.

Несомненно, штатное расписание – основной кадровый документ на предприятии. Вести его нужно и заполнять нужно внимательно и ответственно, так как это экономит время и упрощает предприятию жизнь при найме и увольнении сотрудников, выплате заработной платы и позволит избежать изнурительных судебных тяжб.

Читайте статью: Звільнення у зв’язку зі скороченням штату: алгоритм дій, інфографіка

Автор консультации: Шутько Виктория Сергеевна

Источник: юридический ресурс Протокол

Образец штатного расписания. О должностном и численном составе предприятия

Образец штатного расписания. О должностном и численном составе предприятия

ООО ”Smart” Утверждаю

Генеральный директор

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Е. В. Олейникова

02.10.2013

02.10.2013 №1

 

Владимир

О должностном и численном

составе предприятия

 

 

Наименование должности	Количество единиц	Размер должностного оклада труда
1.Директор	1	25МРОТ
2.Зам.директора	1	20МРОТ
3.Гл.бухгалтер	1	18МРОТ
4.Бухгалтер	1	16МРОТ
5.Инженер по технике безопасности	1	16МРОТ
6.Инженер по автоматизации производственного процесса	1	16МРОТ
7.Гл. инженер	1	14МРОТ
8. Зав. отделом кадров	1	10МРОТ
9.Зав. лабораторией	1	9МРОТ
10.Зав. крутильного цеха	1	9МРОТ
11.Лаборант	1	5МРОТ
12.Гл.механик	1	10МРОТ
13.Водитель	1	10МРОТ
14.Транспортировщик	8	9МРОТ
15.Уборщица	2	5МРОТ

 

 

 

 

Зам. директора А.С. Орлов

 

С документом ознакомлена:

Н.В. Корнеева

02.10.2013

 

Организационная структура и штат | Малый бизнес

Автор: Chron Contributor Обновлено 23 ноября 2020 г.

Под организационной структурой и персоналом понимаются операции и управление компании, предприятия или другой организации. Определение организационной структуры бизнеса – ключевой аспект планирования малого бизнеса, включая подбор персонала. Часто, основанные на оценках, соображения относительно укомплектования персоналом могут включать в себя бюджеты, производственные требования и опыт работы сотрудников и управленческого персонала.Используя организационную структуру бизнеса, менеджеры могут определять необходимый персонал, как использовать существующие ресурсы и когда добавлять новых сотрудников для завершения работы.

Назначение организационной структуры

Организация может быть структурирована по-разному в соответствии с ее основными целями, сообщает Управление малого бизнеса. Структура компании определяет, как бизнес будет работать и вести себя, и может позволить распределить обязанности по функциям компании в области управления и производства.

Операционные стандарты и процедуры могут разрабатываться на основе организационной структуры. Разработка организационной структуры также помогает определить, какой персонал будет участвовать в принятии решений, что может быть полезно при формировании действий компании или бизнеса.

Типы структуры персонала

При укомплектовании персоналом организации ключевую роль играет тип организационной структуры, которую использует компания. Распределение задач, контроль и координация, а также достижение цели – все это аспекты, которые следует учитывать при разработке организационной структуры компании.В то время как некоторые организации могут использовать иерархические структуры, малые предприятия могут предпочесть более неформальную систему. Например, у небольшой компании может быть только владелец, который также выполняет функции менеджера по операциям. По мере роста бизнеса могут быть добавлены менеджеры для управления персоналом в определенных областях компании.

Функциональные организации

Малые предприятия часто структурируют компанию вокруг определенных должностных функций, считает Институт корпоративных финансов. Такая бизнес-структура работает для компаний, которые предлагают ограниченное количество продуктов или услуг и, следовательно, имеют меньше производственных требований, чем крупная корпорация.Персонал для этого типа операций может включать владельца, главного менеджера и достаточное количество персонала для производства и управления продуктами и услугами.

Например, бизнес, зависящий от клиентов, которые покупают продукты, должен иметь по крайней мере одного человека, который может адекватно обрабатывать полученные заказы, чтобы иметь возможность работать как минимум. В идеале в малом бизнесе должен быть как минимум менеджер, который может заниматься бизнесом, в то время как другой человек занимается производством и обслуживанием клиентов.

Системные требования к персоналу

Для определения кадровой деятельности и потребностей компании могут использовать должностные обязанности для определения типов навыков, необходимых для каждой должности. Необходимо определить оценки времени и материалы, необходимые для каждой работы, а также уровень требуемых навыков. Например, если проданные продукты приобретаются у другой компании, менеджер или другое физическое лицо будет нести ответственность за приобретение этих продуктов. Однако, если продукты производятся компанией, необходимо будет нанять производственных людей, которые знают, как изготавливать продаваемые продукты.Уровень опыта и квалификация персонала варьируются в зависимости от конкретных потребностей компании в производстве или обслуживании.

Как составить план укомплектования персоналом: пошаговое руководство

Отдел кадров часто называют отделом кадров, местом, которое занимается человеческими проблемами, разрешает конфликты и следит за тем, чтобы все ладили. Но специалисты по персоналу также руководствуются политикой и процессами. Подумайте об огромном количестве постоянно меняющихся правил, за которыми они должны следить, и о множестве политик, которые включены в справочник сотрудников любой компании.

Персонал требует стратегического подхода, основанного на данных, и является ключевой частью любого бизнес-плана. Это очень важно для дальнейшего успеха в бизнесе. Вот почему мы составили руководство по составлению кадрового плана для вашего бизнеса.

---

Обзор: Что такое кадровый план?

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, вам необходимо убедиться, что у вас есть нужные ресурсы в нужном месте и в нужное время, как краткосрочные, так и долгосрочные. Под ресурсами мы понимаем людей.

В планах укомплектования персоналом рассматриваются потребности вашей организации, ее рост, направленность и долгосрочная стратегия, а также определяется, какие навыки и уровни ресурсов вам понадобятся, чтобы обеспечить достижение бизнес-целей без больших затрат.

---

Какова цель кадрового плана?

Ваш кадровый план не начинается и не заканчивается набором нужных людей. Это также влияет на адаптацию, обучение, планирование преемственности, удовлетворенность сотрудников и, в конечном итоге, на развитие бизнеса.Вот основные преимущества для вашего бизнеса.

Улучшите процесс найма

Если вы изо всех сил пытаетесь нанять новых сотрудников, потому что только что осознали, что у вас нет необходимых навыков для достижения бизнес-целей, то ваш процесс найма пострадает. Если у вас есть долгосрочный план укомплектования персоналом, вы можете потратить время:

. Убедитесь, что вы наняли подходящего человека для работы, и не будете мешать кандидатам в процессе.

Осуществите более эффективное планирование преемственности

Люди уйдут из вашей компании, это неизбежно.Даже если вы делаете все возможное, чтобы сохранить свой персонал, жизнь случается. Кому-то приходится переезжать из города по семейным обстоятельствам, кто-то хочет отправиться в путешествие, а кто-то решает переквалифицироваться. Но к этому нужно быть готовым.

Если у вас есть план управления персоналом, вы можете решить, кто сможет заменить ваших менеджеров, и нужно ли вам их заменить. Возможно, роль устареет из-за смены направления, или вы обнаружите, что можете разделить обязанности между остальной частью команды.

Удержать сотрудников

Для набора и адаптации новых сотрудников требуется время, поэтому отказ от планирования наперед и попыток нанять кого-то, когда вам вчера понадобились эти навыки, поставит вас на задний план. А если вы пытаетесь нанять людей в областях, где не хватает навыков, это будет еще сложнее.

Стратегический план укомплектования персоналом рассматривает направление бизнеса и определяет навыки, которые потребуются для поддержки этой цели. Затем вы можете увидеть, не хватает ли вам каких-либо необходимых навыков, и начать составлять план действий прямо сейчас.Это может быть связано с наймом новых людей или вы можете решить повысить квалификацию и переобучить существующий персонал.

Показав, что вы посвятили себя обучению действующих сотрудников, вы можете поднять моральный дух и улучшить удержание сотрудников.

---

Как разработать план укомплектования персоналом

Разработку плана укомплектования персоналом можно разбить на четыре управляемых этапа, каждый из которых требует от вас доступа к точным, актуальным данным и инструментам анализа персонала, чтобы вы могли осуществлять подбор персонала требуется анализ.

Если вам нужна дополнительная помощь, обратитесь к поставщику программного обеспечения для управления персоналом, чтобы узнать, могут ли они предоставить образец плана или шаблон плана кадрового обеспечения для начала работы.

Шаг 1: Установите цели и стратегию

Если у вас нет четкого плана развития бизнеса, а также измеримых целей, то невозможно обеспечить оптимальный уровень укомплектования персоналом и уровень развития сотрудников, а также достичь своих целей.

Как специалист по управлению человеческим капиталом, вам необходимо работать со всеми сферами бизнеса, чтобы создать видение того, как ваш продукт или услуга будут развиваться и меняться через пять и десять лет. Собираетесь ли вы представить совершенно новую линейку продуктов? Собираетесь ли вы перейти от электронной коммерции к созданию физических магазинов в торговых центрах?

Советы по постановке целей и стратегии:

Вместо принятия интуитивных решений вы должны использовать холодные, достоверные данные. Но это начинается с наличия процесса и необходимых инструментов для выполнения работы.

• Решите, какие факторы вы хотите отслеживать: Невозможно узнать, достигаете ли вы своих целей, если у вас нет набора показателей HR, которые нужно отслеживать.Это может включать удержание и текучесть кадров, время приема на работу и количество заполненных ролей.
• Внедрить процесс HR-аналитики: Попытки вручную собрать и проанализировать необходимые данные отнимают много времени и подвержены ошибкам. Если вы внедряете программное обеспечение HR со встроенной функцией анализа трудовых ресурсов, например Workday, вы можете автоматически создавать отчеты, которые покажут вам, достигли ли вы своих целей.

Workday автоматически создает отчеты, которые помогают отслеживать показатели HR.

Шаг 2. Проанализируйте текущую ситуацию в сфере управления людьми

После того, как у вас есть план, вам необходимо подвести итоги текущей ситуации с управлением людьми. Вам нужно знать, сколько времени требуется на выполнение определенных задач, чтобы знать, сколько людей вам нужно для выполнения определенных ролей. Также стоит задать себе следующие вопросы:

• Какие навыки у нас есть в компании?
• Как мои нынешние сотрудники работают?
• Кто мои самые эффективные сотрудники?
• Каковы наши ставки вознаграждения в соответствии со средними отраслевыми показателями?
• Какая у нас текучесть кадров?

Советы по анализу вашего текущего кадрового ландшафта:

Наличие точных данных является ключевым моментом, если вы хотите получить точную картину текущей эффективности вашей рабочей силы.

• Централизуйте свои данные: Если вы хотите иметь возможность ответить на эти вопросы, вам нужно убедиться, что ваши данные находятся в одном месте, чтобы вы могли получить точную информацию.
• Создание опросов сотрудников: Один из лучших способов получить доступ к необходимым данным – создать анонимные анкеты, чтобы понять, что ваши сотрудники думают о своей работе.

Программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, централизует ваши данные, чтобы вы могли получить ответы на свои вопросы и легко поделиться своими мыслями.

Zenefits позволяет анализировать данные на уровне компании и отдела.

Шаг 3: Прогноз оптимального уровня укомплектования персоналом

Прогнозирование оптимального уровня укомплектования персоналом учитывает не только количество сотрудников с определенными навыками, которые вам нужны, но и бюджет, который вам понадобится для управления этим персоналом. Если у вас недостаточно бюджета для найма штатных сотрудников, возможно, вам придется рассмотреть возможность использования подрядчиков или фрилансеров.

Советы по прогнозированию оптимального уровня укомплектования персоналом:

Главное здесь – вооружиться как можно большим объемом внутренней и внешней информации.Предсказать будущее невозможно, даже если у вас есть хрустальный шар, но вы можете использовать данные, чтобы дать свое лучшее предположение.

• Проведите анализ тенденций: Просмотрите исторические данные в вашей системе, чтобы получить информацию о будущих уровнях кадрового обеспечения. Изучите, как рост бизнеса в прошлом повлиял на численность персонала, и используйте это в качестве отправной точки при прогнозировании уровней в будущем.
• Взгляните на отраслевые эталоны: Сколько сотрудников у ваших конкурентов? Какое отношение рабочих к текучести? Какие отделы они растут и какие навыки ищут? Какие навыки, по мнению отраслевых аналитиков, будут играть важную роль в будущем? Проведите исследование и посмотрите, что делают другие успешные компании.

Шаг 4: Проведите анализ пробелов

Последний шаг, который вам нужно сделать при разработке кадрового предложения, – это проанализировать те места, где у вас в настоящее время нет навыков для достижения ваших целей. Этот анализ учитывает не только наличие навыков в вашей компании, но и наличие навыков на рынке, что поможет вам решить, будете ли вы нанимать или повышать квалификацию, чтобы заполнить пробелы.

Советы по проведению анализа пробелов:

Этот шаг включает не только поиск пробелов, но и выяснение того, почему они существуют, и как вы можете:

• Будьте готовы к дублированию: Когда вы проанализировали свои данные , вы можете обнаружить, что у вас избыток определенных навыков.Если возможно, вы можете попытаться переобучить рабочих с этими навыками, но если это невозможно, вам, возможно, придется их отпустить. Проверьте, заключен ли у вас трудовой договор по желанию или вам нужно уведомить их и сообщить причину, прежде чем расторгнуть договор.
• Посмотрите на предыдущие данные управления сменами: Иногда нехватка навыков случается только в периоды занятости, например, в Черную пятницу. Вы должны быть в состоянии идентифицировать эти пики и спады с помощью информации о кадровом планировании и управлении сменами в вашей системе управления персоналом.Если нехватка навыков носит временный характер, подумайте о найме сотрудников по контракту в это время.

---

Пересмотреть, скорректировать и повторить

Вам необходимо регулярно пересматривать план, проверять, соответствует ли он по-прежнему общей бизнес-стратегии, при необходимости повторять шаги с первого по четвертый и корректировать по своему усмотрению. Потом повторить. И повторить еще раз. Мы рекомендуем пересматривать план ежегодно, а также при серьезных изменениях в вашей организации.

Как разработать план укомплектования персоналом

Ваши сотрудники – один из ваших главных активов. Однако слишком часто организациям сложно управлять своими человеческими ресурсами и строить планы на будущее. Фактически, согласно опросу Общества управления человеческими ресурсами, 43% специалистов по персоналу считают, что человеческий капитал является самой большой «инвестиционной проблемой» для работодателей.

Из-за текучести кадров, нехватки навыков, избыточной занятости, низкой производительности и постоянно меняющихся условий ведения бизнеса неудивительно, что предприятия изо всех сил стараются не отставать. Но эти проблемы можно решить с помощью стратегического кадрового плана.

Воспользуйтесь следующими советами, чтобы узнать, как разработать план укомплектования персоналом, который поместит нужных людей в нужное место в нужное время.

Что такое кадровый план?

Кадровый план – это процесс стратегического планирования, с помощью которого компания (обычно возглавляемая командой HR) оценивает и определяет потребности организации в персонале. Другими словами, хороший кадровый план поможет вам понять количество и типы сотрудников, которые необходимы вашей организации для достижения своих целей.

Штатное расписание отвечает на вопросы:

• Какие работы необходимо сделать?
• Сколько человек нам нужно нанять?
• Какие навыки и опыт необходимы для выполнения этой работы?
• Какие пробелы в навыках необходимо восполнить (и есть ли области дублирования)?

Кадровые планы могут охватывать всю компанию или применяться к небольшим командам или отделам и даже к отдельным проектам.

Например, если бизнес-цели вашей компании сосредоточены на расширении продаж в наступающем году, кадровый план может помочь подготовить отдел продаж к такому росту, чтобы нужные люди с нужными навыками были привлечены в нужное время.

Кроме того, план укомплектования персоналом поможет вашему бизнесу:

• Снижение затрат на рабочую силу и повышение производительности.
• Устранение пробелов в навыках.
• Повышение вовлеченности сотрудников.
• Увеличить удержание сотрудников и снизить текучесть кадров.
• Повысьте качество обслуживания клиентов.
• Оптимизация роста бизнеса.

Наличие четкого кадрового плана помогает предотвратить проблемы, которые могут замедлить рост или снизить качество ваших продуктов и услуг, что может привести к недовольству клиентов и потере деловых возможностей.

Планы укомплектования персоналом не только помогают компаниям эффективно нанимать, нанимать и развивать сотрудников, но также помогают руководствоваться бюджетными и финансовыми решениями внутри организации.

Как рассчитать кадровую потребность

Кадровый план включает три основных этапа:

• Определение текущего штатного расписания
• Прогнозирование будущих кадровых потребностей
• Определение зазоров между двумя

После того, как вы оцените свои кадровые потребности, вы можете сформулировать рекомендации, как удовлетворить эти потребности, которые могут включать в себя набор и найм новых талантов, внутреннее продвижение, сосредоточение внимания на обучении и развитии сотрудников или добавление подрядчиков к вашему персоналу.Эти прогнозы и рекомендации помогут вам разработать общий план управления персоналом организации.

Используйте следующие шаги, чтобы узнать, как рассчитать кадровые потребности и составить план на будущее.

1. Определите бизнес-цели

Прежде чем углубляться в планы и изменения в кадровом обеспечении, вы должны знать, каковы общие цели для бизнеса. Эти цели обычно изложены в стратегическом бизнес-плане. Используйте этот план, чтобы прояснить цели компании и соответствующим образом согласовать кадровый план.

То, что вы делаете со своими сотрудниками, повлияет на результаты бизнеса (в лучшую или в худшую сторону), поэтому вы должны убедиться, что эти два плана совпадают.

Например, если бизнес планирует открыть новое место, вам может потребоваться переместить текущий персонал или нанять новых сотрудников для выполнения этих ролей. Бизнес-план поможет обосновать эти кадровые решения.

2. Определите текущую кадровую ситуацию

Чтобы разработать кадровый план, вы должны сначала понять вашу текущую кадровую среду.

Если у вас есть надежная база данных HR, этот шаг может быть достаточно простым. Однако, если вы размещаете информацию о персонале в нескольких источниках, вам сначала необходимо объединить эти данные в один источник правды. Работайте с руководителями и менеджерами бизнеса, чтобы получить точные и полные данные о ваших людских ресурсах.

Когда у вас есть данные о персонале в одном месте, вы можете оценить текущую кадровую среду и начать извлекать из этих данных полезную информацию.

Обратите особое внимание на:

• Количество человек в штате
• Распределение персонала (размер команды и кто где работает)
• Навыки и компетенции сотрудников
• Высокоэффективные и потенциальные лидеры
• Низкие показатели или «риски бегства», которые могут указывать на текучесть кадров
• Возраст сотрудников и время пребывания в должности (для ожидаемого выхода на пенсию)

Получение этих данных поможет вам лучше понять текущую кадровую ситуацию и более точно определить потребности и возможности персонала в будущем.

Lucidchart может помочь вам оценить ваш нынешний персонал, чтобы почерпнуть новые идеи. Импортируйте данные о сотрудниках непосредственно в Lucidchart, чтобы построить организационную диаграмму или сгруппировать сотрудников в смарт-контейнерах по ролям, компетенциям, производительности и т. Д. Визуализация вашей рабочей силы может помочь вам определить важные отношения, взаимосвязи или пробелы в укомплектовании персоналом.

3. Прогноз будущих кадровых потребностей

После того, как вы оцените свой нынешний кадровый ландшафт, пора сделать некоторые прогнозы относительно ваших будущих кадровых потребностей.

При проведении оценки кадровых потребностей вы захотите рассмотреть факторы, которые могут повлиять на кадровые решения и возможности, в том числе:

• Бизнес-цели
• Показатели текучести кадров и прогнозы
• Ожидаемые слияния или поглощения
• Запуск нового продукта
• Бизнес-инвестиции (например, новые технологии)
• Изменения в экономике
• Конкуренты, привлекающие ключевые таланты
• Затраты на оплату труда в промышленности
• Уровень безработицы

Все эти внутренние и внешние факторы могут влиять на персонал и ваши кадровые потребности.

Хотя для составления прогнозов всегда требуются некоторые догадки, вы можете делать уверенные, обоснованные (и более точные) прогнозы, используя следующие методы.

Анализ тенденций

Анализ тенденций хорошо работает для устоявшихся предприятий, у которых за плечами несколько лет. Анализ тенденций использует исторические данные (то есть прошлый опыт) для информирования о будущих потребностях.

Чтобы выполнить анализ тенденций, начните со сбора исторических данных. Сосредоточьтесь на сборе информации, по крайней мере, за последние пять лет, но, возможно, вы захотите вернуться на 10 лет назад.(Имейте в виду, что чем больше размер выборки, тем точнее результаты.)

Соберите данные о следующих:

• Схема приема на работу и выхода на пенсию
• Трансферы и акции
• Оборот сотрудников
• Годы службы
• Демографические данные сотрудников
• Образование
• Навыки и квалификация
• Прошлый опыт работы

После того, как вы собрали данные, вы можете проанализировать их, чтобы понять скорость текучести кадров с течением времени, а также выявить тенденции или закономерности между наборами данных.

Анализ соотношения

Анализ соотношения – это метод прогнозирования двойного назначения, который позволяет прогнозировать потребность в персонале и сравнивает результаты прогнозирования с отраслевым стандартом.

Прелесть анализа соотношений в том, что он не полагается на исторические данные для прогнозирования будущего спроса. Это преимущество для молодых компаний, у которых нет накопленных за годы исторических данных, позволяющих понять будущие тенденции.

Вот как это работает.

Соотношение устанавливает взаимосвязь между двумя вещами.Бизнес может рассчитывать соотношения между бизнес-факторами, такими как прогнозы будущих доходов от продаж и потребности в персонале.

Например, предположим, что ваша компания планирует расширить продажи в следующем году и прогнозирует выручку на уровне 500 000 долларов. Вам нужно будет оценить, сколько сотрудников отдела продаж вам понадобится, чтобы поддержать этот рост.

Чтобы рассчитать это, вам необходимо определить соотношение между выручкой от продаж и персоналом. Для этого разделите текущую выручку от продаж на текущее количество сотрудников отдела продаж.Если соотношение составляет 50: 1 (50 представляет 50 000 долларов продаж), это означает, что для получения дохода от продаж в размере 500 000 долларов потребуется 10 сотрудников.

Когда у вас будет это соотношение, вы сможете выявить пробелы в укомплектовании персоналом. Например, если вы планируете увеличить доход от продаж до 500 000 долларов, но в настоящее время у вас всего пять сотрудников, вы знаете, что вам нужно будет нанять еще пять человек для достижения этой цели.

4. Проведите анализ пробелов.

Завершив текущую и будущую оценку кадрового обеспечения, вы можете сравнить два отчета на предмет пробелов.Другими словами, посмотрите, где сейчас находятся ваши сотрудники и где они должны быть. Какие есть неточности? Вам нужно больше сотрудников? Есть ли у вашего нынешнего персонала навыки, которые вам понадобятся в будущем для достижения бизнес-целей?

Отметьте любые пробелы между двумя оценками.

По мере прохождения этого процесса наша диаграмма спроса и предложения навыков может помочь вам определить, сколько нынешних сотрудников и кандидатов на вакансию обладают необходимыми вам навыками и следует ли вам нанять или обучить, чтобы получить эти компетенции.

Убедитесь, что у ваших сотрудников есть навыки и опыт, необходимые для достижения целей компании.
Узнайте, как провести анализ недостатка навыков .

Подробнее

5. Составьте штатное расписание

После завершения анализа кадровых потребностей вы можете составить план.

Ваш кадровый план может включать рекомендации по внедрению корпоративной программы обучения для устранения нехватки навыков или по разработке политики преемственности для упрощения передачи сотрудников после выхода на пенсию или продвижения по службе.

В ходе этого процесса работайте с руководителями бизнеса над созданием стратегического плана действий по удовлетворению кадровых потребностей, который согласуется с целями, культурой и миссией организации.

Узнайте, как Lucidchart может помочь вашей организации
планировать будущее и нанимать сотрудников с нужными навыками.

Читать статью

3 соображения при создании кадровой модели | Оценка кадровых потребностей системных специалистов в авиации

[M] моделей, например, для укомплектования персоналом [ATSS], могут быть либо моделями распределения, либо моделями достаточности, либо и тем, и другим.Модель распределения направлена ​​на справедливое и эффективное распределение имеющихся ресурсов независимо от их коллективной адекватности, тогда как модель достаточности предназначена для прогнозирования ресурсов, необходимых для поддержания производительности системы на том уровне, который считается приемлемым. Модель достаточности разработать сложнее. Он требует, чтобы организация принимала решения и устанавливала стандарты для приемлемой производительности, а также разрабатывала показатели эффективности, чтобы результаты можно было оценивать по этим стандартам (т.е., это может быть подтверждено эмпирически).

[B] При оценке ресурсов, необходимых для достижения целей политики и безопасности, модель достаточности может быть наиболее точным способом определения кадровых потребностей и поддержки бюджетных запросов на должности [ATSS].

[D] Несмотря на различие между ролями достаточности и распределения, мы считаем, что кадровая модель [ATSS] должна выполнять обе функции. То есть он должен быть в состоянии оценить совокупный спрос на персонал, дать прогнозы относительно последствий альтернативных уровней укомплектования персоналом и помочь направить распределение ресурсов по функциям, регионам и офисам.(Национальный исследовательский совет, 2006: 32, 39, 40)

Рассмотрим основные особенности моделируемой ситуации

«Чем точнее модель отражает основные черты своего реального аналога, тем лучше она может выполнять свою намеченную функцию» (Национальный исследовательский совет, 2006: 30). Ярким примером, который используется в других органах правительства, в ВВС США, является модель, используемая для понимания, прогнозирования, составления бюджета и распределения рабочей силы по обслуживанию самолетов.Математические представления процессов технического обслуживания самолетов, ремонтных сетей и частоты отказов компонентов позволяют аналитикам изучать огромные объемы данных и применять эти данные для прогнозирования с разумной точностью, например, количества обслуживающего персонала ВВС, необходимого для обслуживания и поддержки крыла самолета. истребитель, чтобы обеспечить заданную желаемую скорость генерации вылетов. Эта способность прогнозирования, конечно, ограничена доступом к необходимым данным и изменениями в системе, которые требуют обновления в модели.Модели обычно представляют взаимосвязь переменных с помощью алгоритмов и уравнений, которые могут различаться по сложности и формализации. ¹⁶ Оценка кадровых потребностей СВВТ потребует вычислительных мощностей и методов, которые могут уловить сложность требований к работе и произвести общесистемные оценки.

Определите, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей

Отчет о штатах инспекторов по безопасности полетов за 2006 г. содержит хорошее объяснение того, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей.Этот отчет цитируется здесь с дополнительными формулировками для разъяснения и применения к персоналу СВВТ:

[M] odels обычно характеризуются как описательные или предсказательные. Описательные модели обычно документируют структуру и процессы системы, но они не добавляют вычислительный компонент, позволяющий прогнозировать поведение системы как функцию проектирования системы. Схема информационных потоков для бизнес-процесса – это пример простой описательной модели. [Он показывает] шаги, решения и выходы процесса, но сам по себе не дает представления о возможностях или пропускной способности системы.Прогнозные модели (например, модель [обслуживающего персонала]) включают такой компонент; следовательно, они позволяют предсказывать. В этом проекте мы сосредоточились на прогнозных моделях, потому что наша задача – сформулировать методы определения подходящего количества и типов [специалистов по системам воздушного транспорта] в зависимости от факторов, определяющих спрос на их услуги. Если кадровая модель не может предсказать с некоторой степенью точности, насколько хорошо система [технического обслуживания и обслуживания] будет работать с учетом структуры потребностей, было бы невозможно оценить соответствующие уровни кадрового состава [объективно].(Национальный исследовательский совет, 2006: 30)

Определите, должна ли модель содержать стохастические или детерминированные элементы

Модели также могут быть стохастическими или детерминированными. ¹⁷ В отчете за 2006 год подробно рассматривается этот вопрос.

Стохастические модели, важной формой которых является имитационная модель Монте-Карло, пытаются учесть непредсказуемые элементы поведения системы, в то время как детерминированные модели этого не делают.Например, [частота ремонта и время, необходимое для каждого ремонта различных подсистем национального воздушного пространства] не могут быть спрогнозированы со 100-процентной точностью даже при оптимальных обстоятельствах из-за неизвестных факторов. (Национальный исследовательский совет, 2006: 30-31)

Почти каждая система имеет некоторые элементы неопределенности, поэтому вопрос не в том, существует ли изменчивость, а в том, насколько она важна для поведения системы, которое модель предназначена для прогнозирования. Если игнорирование изменчивого характера системы может привести к неточным прогнозам или, что не менее важно, неспособности распознать потенциальные риски кадрового обеспечения, тогда следует [рассмотреть] методы стохастического моделирования.Однако, если изменчивость вряд ли [существенно] повлияет на предсказания модели или изменчивость мала и не важна, детерминированной модели – той, которая [минимизирует обработку] стохастических свойств системы, – должно быть достаточно. (Национальный исследовательский совет, 2006: 31)

Эти непредсказуемые элементы включают в себя множество факторов, таких как надежность отдельных компонентов в каждом устройстве, болезнь сотрудников, погодные условия, коррозия и простота доступа, влияющие на время, необходимое для выполнения задач.Отказы оборудования по своей сути являются стохастическими. Штатное расписание, необходимое «в среднем», может значительно отличаться от необходимого при множественных сбоях. Стохастическая модель дает представление о рисках, связанных с маловероятными событиями, которые могут иметь значительные последствия и потенциально высокие затраты.

Детерминированный подход к моделированию обычно дает одинаковые результаты для FTE, необходимых при использовании одних и тех же коэффициентов или количества работ, потому что вероятность или вариация либо не учитываются, либо удаляются намеренно за счет использования усредненного времени обработки.Детерминированный подход может включать множество входных переменных, но простыми словами может быть представлен в виде уравнения, в котором требование FTE y является функцией нескольких входов x ₁ , x ₂ , … , x _n . Потенциальный риск детерминированных моделей заключается в том, что они прогнозируют потребность в персонале на основе средних значений (т. Е. Средних условий), а не признают, что потребность в персонале за смену может быть значительно больше (или меньше), чем средние значения из-за стохастических факторов, таких как множественные отказы. .

__________________

¹⁷ Детерминированная модель – это функция нескольких входных данных, таких как тип оборудования и характер выполняемой задачи. Ло и Келтон (2000) предоставляют основы того, как решать многие случайные ситуации и включать их в практические модели.

5 шагов к оптимальному кадровому плану

Твердый кадровый план требует выявления пробелов между потребностями и существующими ресурсами.

Когда вашему бизнесу предстоит значительный рост, очень важно опередить потребность в талантах. Кадровый план, подкрепленный методическим процессом, помогает гарантировать, что в вашей организации есть нужные люди с нужными навыками для достижения ваших растущих бизнес-целей.

Твердый план должен выходить за рамки изменений в подсчете сотрудников, чтобы определить новые навыки и знания, необходимые вашему бизнесу, оставаясь чувствительным к взаимосвязи между внутренними и внешними потребностями.

Вот пять шагов для создания кадрового плана, который поможет вашей организации не отставать от ее потенциала и амбиций.

1. Определите свои цели

Проще говоря, кадровый план должен поддерживать бизнес-план. Каков план роста организации? Нужен ли персонал для работы в новом офисе или торговой точке? Надеется ли он увеличить численность своего торгового персонала, чтобы поддержать значительный рост продаж? Намеревается ли он предложить дополнительное обслуживание клиентов или внутреннюю поддержку для повышения их удовлетворенности?

Эти цели обычно изложены в стратегическом плане бизнеса, поэтому сначала посмотрите на него, чтобы согласовать стратегию развития талантов и желаемые результаты.

2. Определите факторы, влияющие на доступность персонала

Затем определите факторы, которые могут повлиять на доступность персонала. Крупные национальные организации должны сначала изучить соответствующие данные Бюро статистики труда США, которое предоставляет полезные статистические данные по таким темам, как количество вакансий, уровень безработицы и затраты на рабочую силу.

Как крупным, так и малым компаниям следует изучить сходные статистические данные для своего штата или местного региона.Эту информацию можно получить в местных палатах, деловых изданиях и отраслевых ассоциациях. В качестве бонуса эти организации часто синтезируют данные, чтобы дать обзор событий на рынке. Это может включать новые предприятия или другие более крупные работодатели, увеличивающие наем или увольнение сотрудников. Все эти внешние факторы влияют на количество имеющихся талантов.

3. Определение функциональных потребностей организации

Имейте в виду, что не все требования к персоналу требуют найма со стороны.Некоторые потребности вашей организации в талантах можно удовлетворить внутри. Другие могут быть выполнены путем привлечения консультантов, фрилансеров или независимых подрядчиков. Вот почему разумно оценить конкретные навыки и способности, которые вам нужны, и выяснить, есть ли у каждой группы, отдела или подразделения эти возможности внутри компании или под рукой.

Спросите, помогает ли обучение, наставничество или другое развитие нынешним сотрудникам продвинуться на новые или освободившиеся должности.Если да, то как могло бы выглядеть это развитие? С другой стороны, действительно ли эти навыки и персонал необходимы на неопределенный срок, в долгосрочной перспективе? Или потребности организации более специфичны и краткосрочны, как, например, для конкретного проекта, инициативы, требующей набора навыков, не найденных внутри компании, или временных затрат, которые просто не поддаются выполнению для существующего персонала?

4. Проведите анализ пробелов

По сути, анализ пробелов сравнивает то, что у вас есть в настоящее время, с тем, что вам нужно.Разница – или пробел – вот что нужно восполнить. Выявлены ли пробелы в результате недостатков в обучении и развитии? Если да, включите в свой план дополнительную подготовку по соответствующим функциям или должностям. Связаны ли эти перерывы с большими рабочими нагрузками в периоды высокого сезонного спроса? Если да, наймите временных работников или обратитесь к подрядчикам.

Анализ пробелов – это не совсем то же самое, что общее определение функциональных потребностей, и постановка ряда вопросов, подобных приведенным выше, позволит вам не только определить пробелы, но и потенциальные решения для их устранения.

5. Создайте план

Последний шаг – свести всю эту информацию в реальный, действенный план развития талантов. Ваш кадровый план должен резюмировать всю оценку и анализ, проведенный на предыдущих четырех этапах, с изложением процесса принятия решений. План должен охватывать все соответствующие группы, отделы и подразделения. Для более крупных организаций все это упражнение может быть разбито на подразделения, а в конце подпланы объединены.

Создание действительно качественного кадрового плана включает в себя организационное руководство, менеджеров по найму и руководителей отдела кадров.Это усилия всей организации, которые мало чем отличаются от составления бюджета и даже частично совпадают с ним. Таким образом, четкое взаимодействие между функциями и отделами является ключом к разработке плана, учитывающего потребности всех и работающего для всех.

Будьте в курсе последних тенденций в сфере кадров и аналитики для руководителей отдела кадров: подпишитесь на нашу ежемесячную электронную рассылку.

Теги: Управление людьми и рост Кадровое планирование Вовлеченность сотрудников и производительность Управление производительностью Малый бизнес Средний бизнес Крупный бизнес Исследования и выводы Статьи HR Финансы

План персонала проекта

(Глава 4) 20D

Импорт корпоративных ресурсов проекта

Процесс импорта корпоративных ресурсов проекта создает ресурсы на основе данных из сторонних приложений, которые вы загружаете в таблицу интерфейса корпоративных ресурсов проекта (PJT_PRJ_ENT_RES_INTERFACE).

Процесс импорта корпоративных ресурсов проекта:

• Проверяет и создает проектное предприятие трудовые или расходные ресурсы в Oracle Fusion Project Management на основе на данных, которые вы загружаете в таблицу интерфейса

• Создает учетные записи пользователей для труда Ресурсы

• Назначает роли проекта по умолчанию для трудовые ресурсы

• Сообщает об исключениях процесса для недопустимые ресурсы в выходном отчете

Для импорта ресурсов:

1. Подготовить данные для загрузки и импорта с помощью шаблона импорта корпоративных ресурсов Project или Project Рабочие книги Excel с поддержкой макросов для импорта ресурсов предприятия.

2. Щелкните “Создать файл CSV” в шаблонах, чтобы создать рабочие листы. загрузить в интерфейсную таблицу.

   Опционально байпас шаблоны Excel и вручную создавать файлы CSV.

3. На странице “Запланированные процессы” запустите процесс загрузки интерфейсного файла для импорта, а затем – импорт. Процесс создания корпоративных ресурсов проекта.

Для получения дополнительной информации об импорте данных на основе файлов, см. Импорт файловых данных для Oracle Project Portfolio Management Гид по облаку.

Импорт выполнения корпоративных ресурсов проекта Отчет

Выполнение корпоративных ресурсов проекта импорта Отчет суммирует количество успешных транзакций и ошибок возникает при импорте ресурсов.Если в отчете есть ошибка сообщения, затем:

1. Просмотрите подробности сообщения об ошибке. для каждого ресурса и устраните проблемы.

2. Загрузите данные, которые вы зафиксировали в CSV-файл снова в интерфейсную таблицу.

3. Повторно отправьте проект Import Enterprise Ресурсный процесс.

Связанные темы

Корректировка стоимости и ставок для корпоративного ресурса проекта

Администраторы приложений проекта могут настраивать стоимость ресурсов и расценки на трудовые ресурсы проектного предприятия.

Корректировка ставок для одного ресурса

Для корректировки стоимости и ставок для одного ресурса:

1. Выберите ресурс и на Страница управления корпоративными ресурсами проекта.

2. Нажмите «Изменить», чтобы открыть окно «Редактировать корпоративный ресурс проекта».

Регулировка ставок для нескольких ресурсов

Для корректировки стоимости и ставок для нескольких Ресурсы:

1. Выберите ресурсы и щелкните Настроить ресурсы в Manage Project Enterprise. Страница ресурсов.

2. В окне “Настроить ресурсы” выберите один или оба типа ставок в Ресурсе Раскрывающийся список атрибутов.

3. Введите новые ставки в Себестоимость и Счет Оцените поля и нажмите Сохранить и Закрывать.

   Новые ставки распространяются на всех ресурсы, перечисленные в окне «Настроить ресурсы».

Примечание. Вы не можете изменить валюту в настройках ресурсов. окно.

Корректировка ставок затрат для всех ресурсов в бизнесе Отряд

Если вы используете приложения для управления финансами проекта, вы можете настроить ставки затрат для всех ресурсов в бизнес-единице, как следует:

1. Выберите ресурсы в разделе “Управление”. Страница ресурсов Project Enterprise.

2. В меню Действия выберите Обновить. Нормы затрат на ресурсы.

3. Выберите подразделение, ресурс график ставок класса и дата вступления в силу ставок.

4. Щелкните Обновить ставки затрат на ресурсы, чтобы запустить процесс обновления. нормы затрат на все ресурсы предприятия проекта в рамках бизнеса ед., используя выбранный тарифный план.

Примечание: обновленные ставки ресурсов для Project Enterprise В процессе ресурсов обновляются ставки затрат только для сотрудников и контингентов. рабочие.

Часто задаваемые вопросы по плану кадрового обеспечения проекта

Может ли руководитель проекта напрямую назначить ресурс проекту?

Да.Руководители проектов с Assign Project Привилегия “Ресурс для проекта” может:

Могу ли я заменить расходный ресурс в проекте?

Да. Вы можете заменить расходный ресурс с другим ресурсом расходов на странице “Управление ресурсами проекта”. Это действие также заменяет исходный ресурс новым ресурсом. по всем заданиям в проекте.

Примечание. Замена расходного ресурса в проекте не изменить сумму расхода.

Могу ли я запросить ресурс напрямую из проекта?

Да. Вы можете создать запрос ресурса проекта непосредственно со страницы «Управление ресурсами проекта» для запланированных ресурсов. Например, вы можете добавить ресурс инженера в качестве запланированного ресурса. во время планирования проекта.Тогда, когда придет время приступить к работе, вы сможете создать заявку на назначение инженера для вашего проекта.

Вы можете выполнить Create Действие запроса ресурса для ресурса, если следующее условия верны:

Вы можете создать несколько запросов ресурсов проекта на странице “Управление ресурсами проекта”. При выборе нескольких запланированных ресурсы и щелкните Создать запрос ресурса, приложение создает запрос для каждого выбранного ресурса.

Как я могу диагностировать проблемы с ресурсами проекта?

Запустите диагностику проверки ресурсов проекта test из меню Параметры и действия> Устранение неполадок> Выполнить диагностические тесты. чтобы определить, действителен ли конкретный проект или все проекты ресурсы проекта и распределение ресурсов, роли проекта существуют, заполнитель ресурсы связаны с запросами ресурсов проекта, а расходы ресурсы действительны.Тест формирует отчет с результатами. пяти параметров приемлемости.

• Тест корпоративных ресурсов проекта: Проверяет, являются ли ресурсы проекта допустимыми корпоративными ресурсами проекта.

• Тест установки роли проекта: проверка что роли в проекте существуют.

• Тест распределения трудовых ресурсов: Проверяет, что ресурсы проекта имеют допустимый процент распределения. Назначение ресурсов от и до даты находится в пределах даты проекта диапазон. Все проценты распределения ресурсов проекта больше чем ноль и приведет к назначению ресурса меньше или равного до 24 часов в сутки.Всем ресурсам проекта назначен действительный проект роли.

• запросов ресурсов проекта для заполнителя Тест ресурсов: проверяет ресурсы-заполнители, которые связаны с запросом ресурса находятся в состоянии Запрошено. Ни один из заполнителей ресурсы, которые находятся в статусе “Запланировано”, связаны с ресурсом Запросы.

• Проверка ресурсов расходов: проверяет что расходные ресурсы проекта не имеют значения для процентного распределения, усилия, ставка счета, ставка затрат, роль в проекте, электронная почта, с даты и на сегодняшний день.

Как найти даты начала и окончания проекта или задачи для использования в запросе ресурсов проекта?

Просмотр дат начала и окончания проекта в Область «Мои проекты» на панели инструментов Менеджера проектов.Просмотр начала задачи и даты окончания на странице “Управление планом проекта”.

Как я могу создать ресурс, ограниченный только одним проектом?

Добавить новый ресурс в проект управления Страница “Ресурсы” и установите флажок “Ресурс для конкретного проекта”. в окне “Создать корпоративный ресурс проекта”. Например, если вы хотите добавить в свой проект частного подрядчика, но подрядчик недоступен для других проектов, затем создайте ресурс как ресурс для конкретного проекта.

Что произойдет, если ресурс будет выделен проекту несколько раз с разными ставками?

Наивысшая ставка используется для расчета стоимость и суммы счета за ресурс.

В чем разница между трудовым ресурсом проектного предприятия и специфическим для проекта ресурсом?

Вы можете назначить на проект предприятия рабочую силу ресурс для нескольких проектов.Если вы управляете доступностью и укомплектование трудовым ресурсом предприятия проекта в Oracle Fusion Project Управление ресурсами, тогда ресурс подходит для выполнения проекта. запросы ресурсов. Вы можете выбрать Управление Доступность ресурсов и возможность укомплектования персоналом для проекта трудовых ресурсов предприятия, а затем снимите флажок с этого параметра. Тем не мение, нельзя изменить трудовой ресурс предприятия управляемого проекта на ресурс для конкретного проекта.

Вы можете назначить ресурс для конкретного проекта только для одного проекта, а затем изменить ссылку на проект в другой проект. Вы не можете выбрать параметр “Управление доступностью ресурсов и персоналом” для ресурс для конкретного проекта. Однако, если вы удалите ссылку на проект изменить ресурс на трудовой ресурс проектного предприятия, затем вы можете выбрать Управление доступностью ресурсов и вариант укомплектования персоналом.

Почему я не могу увидеть стоимость и ставки счетов для ресурса?

Чтобы в проекте отображалась ставка ресурса, ставка должна быть определена для ресурса в Manage Project Enterprise Страница настройки ресурсов и валюта курса ресурса должны соответствовать валюта проекта. Для ресурсов в статусе “Запланировано” вы можете редактировать ставки непосредственно по проекту, которые применяются только к этому проекту.Для ресурсы в статусе “Подтверждено” или “Зарезервировано” или у которых есть ожидающее назначение. корректировки, вы можете редактировать ставки прямо в задании. Оценить изменения по проекту или заданию не влияют на расценки на ресурсе определение.

Связанные темы

Как мы определили оптимальную численность персонала

Задача

Недавно мы заключили контракт с крупным игроком в Зимбабве.Компания хотела знать, не оплачивает ли она ненужные затраты на рабочую силу из-за чрезмерного укомплектования штатов. Это упражнение потребовало, чтобы мы вошли в каждый отдел и выяснили, не укомплектованы ли сотрудники по отдельным ролям и семействам должностей, и предоставили возможность выявить неукомплектованные отделы. В этом посте вы узнаете, как мы сокращаем расходы и повышаем производительность за счет сокращения укомплектования штатов и устранения недоукомплектованности.

Как мы вмешались

Часто говорят, что практикующие специалисты по персоналу полагаются на субъективное суждение при выборе, когда нанимать, поддерживать или сокращать свою рабочую силу.Это приводит к переукомплектованности или недоукомплектованности кадрами, что, в свою очередь, ведет к ненужным затратам на рабочую силу или невыполнению целей и сроков. Чтобы избежать этого, мы разработали методологию, включающую участие экспертов в предметной области (руководителей отделов – HOD) и статистические методы для определения необходимости корректировки численности персонала для каждой должности.

В общих чертах наша методология определяется следующим образом:

1. Определение факторов, определяющих численность персонала – Каждая роль состоит из определенного набора обязанностей.Если бизнес-деятельность, связанная с этими обязанностями, изменяется, количество должностных лиц, необходимых для выполнения этой роли, изменяется. Это особенно актуально для оперативных и тактических ролей. Например, количество требуемых на руднике зависит от количества смен на руднике. Количество сотрудников по персоналу, необходимых для компании, зависит от ее общей численности персонала. Количество смен и общая численность персонала компании являются определяющими факторами численности персонала для должностей охранников и сотрудников отдела кадров соответственно.
2. Привлечение HOD к предоставлению данных – Мы поощряем участие каждого HOD на этапе сбора данных. Это стимулирует поддержку со стороны этих важных заинтересованных сторон, поскольку увеличивает шансы на то, что они выполнят наши рекомендации. Мы объяснили всем HOD в этой компании важность предоставления точных данных и того, как они будут использоваться. Мы запросили следующую информацию у каждого HOD:
   1. Среднее количество сотрудников в квартал на каждой должности
   2. Драйверы численности – для анализа количества сотрудников, необходимых для выполнения работы
   3. Средний срок пребывания в должности и средняя заработная плата сотрудников на каждой должности.Затраты на сокращение штатов в Зимбабве связаны с количеством лет, в течение которых человек проработал в организации, и его средней заработной платой.
   4. Ориентировочная стоимость найма сотрудника по должностям
3. Анализ данных – Если предоставляется более одного драйвера численности, мы объединяем драйверы численности в агрегированное измерение деловой активности с использованием средневзвешенных значений. Затем мы ранжируем итоговую совокупную коммерческую деятельность за исследуемый период: для этого конкретного упражнения у нас было семнадцать кварталов деловой активности.Если в квартале деловая активность составляет ноль процентов (0%), это означает, что в этом квартале активность меньше всего по сравнению с другими кварталами. Если в квартале наблюдается стопроцентная (100%) деловая активность, это означает, что в этом квартале наблюдается самая высокая зарегистрированная деловая активность за исследуемый период.
   Полученные в результате ранжированные виды деловой активности помечаются как относительная деловая активность, поскольку они представляют собой сравнение нескольких периодов. Мы используем обычную регрессию наименьших квадратов (регрессию OLS), чтобы установить связь между относительной деловой активностью и количеством сотрудников в каждой роли.Если коэффициент детерминации (R в квадрате) составляет менее 50%, мы используем простые вычисления пропорций, чтобы определить необходимое количество сотрудников в должности.

По теме: Всегда продолжайте учиться: 5 онлайн-курсов по HR-аналитике

На диаграмме ниже (щелкните, чтобы увеличить) показан пример взаимосвязи между относительной деловой активностью и количеством сотрудников на должности техника.

HR-метрики для организационной разработки

Шпаргалка

Организационное развитие – это критический процесс, который следует контролировать с помощью правильных показателей HR.Эти стратегические показатели помогут вам управлять способностью вашей организации изменить

Скачать БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку по метрикам

Скачать бесплатно pdf

В приведенном выше примере для увеличения относительной деловой активности на 22,5% требуется дополнительный технический специалист, если рабочая нагрузка должна поддерживаться. Квадрат R, равный 70,4%, означает сильную связь между деловой активностью и количеством сотрудников. Указанное уравнение регрессии OLS можно использовать для определения необходимого количества сотрудников с учетом текущей относительной деловой активности.Изолированная точка данных, обозначенная 98%, представляет текущую относительную деловую активность технических специалистов.

Связано: как получить максимальную отдачу от показателя чистого промоутера сотрудника

Учитывая установленную взаимосвязь между относительной деловой активностью и количеством технических специалистов, линия тренда предполагает, что численность персонала превышает требуемую. Корректировка в сторону уменьшения для двух технических специалистов сместит точку данных вниз к линии тренда, которая представляет собой оптимальную численность персонала.Если точка была ниже линии тренда, потребуется корректировка вверх по направлению к линии тренда.

Чтобы определить, есть ли в отделе избыточный или недоукомплектованный персонал, мы определяем количество сотрудников, которое потребовалось бы, если бы относительная деловая активность находилась на уровне 25-го и 75-го процентилей соответственно. Если относительная деловая активность отдела превышает уровень 75-го процентиля, мы помечаем отдел как потенциально недоукомплектованный. Если относительная деловая активность отдела ниже 25-го процентиля, мы помечаем его как потенциально переукомплектованный.

Аргумент здесь состоит в том, что существует естественный относительный уровень деловой активности, который не является ни слишком высоким, ни слишком низким. Значительное отклонение, превышающее 75-й или ниже 25-го процентиля относительного уровня деловой активности, представляет собой значительное отклонение от оптимальной численности персонала. Если относительная деловая активность на одного сотрудника слишком высока, возможно, есть выгорание сотрудников, тогда как если деловая активность на одного сотрудника слишком низкая, возможно, что слишком много сотрудников мало работают.

Онлайн, для самостоятельного обучения и всемирной аккредитации

Аналитика персонала

Сертификационная программа

Продвигайте карьеру, приобретая востребованность
Навыки HR-аналитики

Загрузить программу

Результаты

Мы отметили 63 сотрудника как потенциальный избыток кадров в этой компании. Мы представили результаты в следующем формате для каждого отдела на динамической панели мониторинга в Microsoft Excel.

В приведенном выше примере показана рекомендуемая корректировка в сторону уменьшения для 2 сотрудников в роли технического специалиста с 8 до 6 сотрудников.Затраты на сокращение штатов, соответствующие этому сокращению, составляют 2 800 долларов США. Экономия, которую можно получить в результате этой корректировки, составит 16 800 долл. США в год. Количество месяцев до безубыточности представляет собой время, которое потребуется компании, чтобы возместить затраты на сокращение расходов, если рекомендация будет выполнена. В этом примере компании потребуется всего два месяца, чтобы возместить затраты на сокращение штатов. Вся эта информация была обобщена в динамическом калькуляторе в Microsoft Excel. См. Таблицу ниже (щелкните, чтобы увеличить).

Переназначение сотрудников

Есть варианты корректировки численности персонала. Вместо того, чтобы расторгать трудовые договоры, ваша организация может переназначить сотрудников в одной и той же семье с одной должности на другую, если одна роль перегружена, а другая недоукомплектована. Чтобы это было реализовано, сотрудники должны иметь возможность выполнять работу после переназначения. В компании, о которой идет речь, большинство сотрудников на операционных должностях обладали такими же базовыми навыками и могли быть назначены повторно, что минимизировало количество увольнений.

Заключение

Определяя ключевые обязанности, выполняемые сотрудниками на каждой должности, специалисты по персоналу могут принимать более обоснованные решения относительно того, следует ли им нанимать, поддерживать или сокращать свой штат. Использование статистических методов для установления связи между деловой активностью и численностью персонала делает процесс принятия решений объективным. Более того, процесс мониторинга вашей численности – это не разовое упражнение.