А так же Вы можете оформить подписку (или перейти на тариф выше) сейчас или запросить Демо-доступ.

Табель учета рабочего времени. Особенности использования

Хочу сегодня поговорить об интересном документе — «Табель учета рабочего времени».

1. Кто его придумал и зачем?

Утвержден “Табель учета рабочего времени” Приказом ГКСУ № 489 05.12.2008 г. «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Применяетcя для учета рабочего времени всеx категорий работающих, для контроля зa соблюдением ими установленногo режима рабочего времени, для получeния данных oб отработанном времени, которые применяются для расчета заработной платы (учитывая работу в праздничные дни, выходные, в ночное время, сверхурочно, в командировках), оплаты разного рода отпусков, простоев, больничных, а такжe для составления статотчетности по труду. Oн составляется в одном экземпляре уполномочeнным лицом (можно бухгалтером) и передается в бухгалтерию сначала для расчета аванса за первую половину месяца, а после полного оформления – для расчета зарплаты за месяц. Утвержденная форма табеля носит рекомендательный характер и её можно изменять в зависимости от ваших потребностей. Однако, данный документ должен обязательно составляться.

2. За какой период нужно хранить табели учета рабочего времени?

Срок хранения табелей согласно Министерства статистики Украины №253 09.10.95 г — 1 год

3. Должен ли он храниться на торговой точке?

Нет, такая норма нигде не прописана. Кроме того, поскольку табель может вести бухгалтер, то и храниться он может в бухгалтерии.

4. А если я не веду табели, что мне за это будет?

Если у вас работают люди с неполной занятостью (соответственно, у них заработная плата меньше минимальной) или вредные условия труда, что отражается на оплате труда и предоставлению других социальных гарантий, то вам необходимо вести табель учета рабочего времени. Если его не будет вы не сможете обосновать выплаты и законность предоставления других гарантий. В этом случае вас могут оштрафовать за нарушение ч.2 ст.10 Закона Украины «Про оплату праці». В остальных случаях, неведение табеля или его отсутствие, безусловно, является нарушением трудового законодательства Украины. Но, в случае проверки этот факт может быть основанием для выдачи предписания по устранению нарушений трудового законодательства. То есть инспектор просто обяжет руководителя установить ведение табеля. Это не только моё мнение, такого мнения придерживается и Гоструда в своих письмах.

Оксана Грабовская

Сколько лет хранятся табеля учета рабочего времени

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы.

Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Информация в статьях могла устареть. Для получения актуальной информации, обращайтесь к онлайн-консультанту.

Сроки хранения табелей учета рабочего времени закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства. О том, каких сроков придерживаться, читайте в материале статьи. Из статьи вы узнаете:

• какой срок хранения табеля учета рабочего времени;
• правила движения табеля внутри компании;
• где хранятся табеля учета рабочего времени.

Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени: — по педагогическому составу — Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы; — по обслуживающему персоналу — Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта. 2.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

Итак, сколько хранить табель учета рабочего времени? В общем случае, чтобы не нарушать действующее законодательством, учетные табели нужно хранить в организации в течение пяти лет (п. 586 перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию.
Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

Получите квалифицированную помощь прямо сейчас! Наши адвокаты проконсультируют вас по любым вопросам вне очереди.

В любой действующей организации есть документы по личному составу, в том числе, табели учета рабочего времени. Сколько хранить табель рабочего времени и как это делать? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

• «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Работник, ответственный за табельный учет обязан вести учет времени, фактически отработанного, каждым работником участка или подразделения.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

1. Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы
2. В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2015 год.
3. Индекс дела

Работник, ответственный за табельный учет обязан вести учет времени, фактически отработанного, каждым работником участка или подразделения.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Табель учета использования рабочего времени (Форма №Т-13), тонкий картон

Подтверждением отражением факта работы возлагается на определенное лицо в подразделении. Табель учета рабочего времени В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы.

Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках. Общие положения о сроках хранения документов Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Большинство организаций относится к первой категории. В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности. Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации далее — ЭК или центральной экспертной комиссией далее — ЦЭК , создаваемой в организациях, имеющих подчиненные входящие в состав, систему органы, организации. С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях у должностных лиц по месту их формирования За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин.

Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет. Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за год, должны храниться 3 года с 1 января г. Новшества в сроках хранения других кадровых документов К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.

Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года. К таким документам относятся : — журналы учета рабочего времени; — табели использования рабочего времени; — годовые табельные карточки; — приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; — документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним отчеты, акты и др.

Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля проверки вышестоящей организацией.

Табель учета рабочего времени — это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам.

В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула.

Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения: Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет.

В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения. Важность ведения — табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии.

Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом. По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время. Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений. Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания. На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц. Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации.

Как правило, бухгалтерия к му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги. Если табеля необходимо хранить 75 лет, то по истечении 5-и летнего срока данные документы могут передаваться в архивные склады, если с ними заключен договор или такие склады имеются в собственности у предприятия. Табель учета позволительно хранить в электронном виде, но данная информация должна быть зафиксирована в локальных документах предприятия.

Документ в этом случае заверяется электронной подписью. При проверке налоговыми органами возможно отправить запрашиваемую информацию посредством электронной связи. При ведении табелей только в электронном виде стоит помнить, что необходим контроль за техническим состоянием ЭВМ, а также на компьютерах должна стоять современная защита от возможных вирусов и взлома программ. Отсутствие антивирусов может привести к потере данных, либо к искажению информации. При приме сотрудников необходимо у них взять подтверждение, что они согласны на обработку персональных данных.

При этом в документе должна присутствовать фраза о том, что личные данные будут применяться в кадровом учете в электронном виде. Современные программы по ведению бухгалтерии, а конкретнее по участку заработная плата имеют встроенные образцы табелей учета рабочего времени, которые возможно распечатать в любое время.

Возможно сделать выборку по необходимым параметрам, а именно по времени месяц, квартал, год , по подразделению выйдет вся информация по сотрудникам выбранного подразделения , по сотруднику выбрав определенное лицо, можно получить информацию об отработанном времени. В чем суть вопроса и каков ответ ведомства на него, рассмотрим далее. Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от г.

Отметим, что сроки хранения документов, представленных в этом Перечне, должны соблюдать госорганы и органы местного самоуправления, другие учреждения, предприятия и организации независимо от формы собственности п. При этом сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях п. Регламентированные сроки хранения табеля таковы: — в общем случае — 1 год поз.

Регламентированные сроки хранения табеля в отношении работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, и граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, и так достаточно велики 75 лет. Поэтому нас интересует вопрос срока хранения табеля в общем случае. Как уже отмечалось, в общем случае табель должен храниться 1 год.

В ней указано, что первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, предписано хранить 3 года.

При этом исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводства п. Следовательно, табели, составленные за все месяцы года, согласно регламентированному сроку хранения в 1 год необходимо будет хранить в течение всего года.

Такой 3-летний срок хранения применим при условии завершения проверки налоговыми органами, а также завершения ревизии для бюджетных учреждений Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров разногласий , возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения. Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете.

Похожие статьи Св 15х счетчик метер св Евро 5 это какой бензин Энерготрансбанк вклады физических лиц проценты по вкладам Возврат налога с детского сада Прокурор фрунзенского района санкт петербурга Южураласко челябинск электронный полис осаго Транспортный налог в коми ставки.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: звонок бесплатный Порядок ведения табеля учета рабочего времени Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько разновидностей отпуска, одним из которых выступает отпуск за счет работника, когда за ним сохраняется рабочее место в организации, но не зарплата. Отпуск без сохранения зарплаты — это вид освобождения сотрудника от выполнения трудовых обязанностей, при котором заработок работнику не выплачивается ст.

При этом по его окончании работник имеет право вернуться в компанию на свое прежнее рабочее место. Обратиться к работодателю с целью получения отпуска без содержания работника побуждают существенные обстоятельства, а именно смерть близкого родственника, серьезное заболевание или заключение брака. При наличии документарного подтверждения таких обстоятельств наниматель не имеет права отказать работнику. Табель учета рабочего времени скачать чистый бланк Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты.

Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности. При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.

Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке. В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель.

Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. В нем иногда существуют подобные записи: Выходные по учебе; Замещение в группе продленного дня.

Ведется бланк форма согласно общепринятым стандартам: Имеется только один экземпляр; Открывается за 2 — 3 дня до начала расчетного периода; Ведется согласно унифицированной форме без изменений; В конце периода подписывается руководителем.

В данном документе доступно использование сплошной для обозначения явки или неявки с обозначением отклонений. Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты.

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Какой установлен срок хранения для табеля учета рабочего времени Табель учета рабочего времени — это не только форма первичной учетной документации, а и документ, необходимый для практической работы.

Табель нужен для учета использования рабочего времени работников, а также для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате и получения информации об отработанном времени. Табель учета рабочего времени далее — Табель — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.

Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий см. Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно. Как в табеле отметить отпуск без сохранения заработной платы? Сроки хранения табелей учета рабочего времени закреплены на законодательном уровне, однако в некоторых случаях могут быть скорректированы решением руководства. О том, каких сроков придерживаться, читайте в материале статьи. Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации.

Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается. При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа. Данным нормативным актом пользовались многие кадровики. В нем было конкретно закреплено, сколько хранятся табеля учета рабочего времени.

В разделе 7. Как и все документы, связанные в личным составом работников организации необходимо хранить определенный период. Рассмотрим необходимость хранения табеля и в течение какого срока его необходимо хранить. Федеральный закон от Постановлением Госкомстата РФ от Форма — специальный табель для точного учета рабочего времени сотрудников. Табель учета рабочего времени бюджетного учреждения ” Оплата труда. Если персонал ежедневно отрабатывает одинаковое количество часов,.

Табель учета рабочего времени, представленный на изображении является унифицированным бланком. Форма Т была разработана в году. Орган разработавший документ — Госкомитет по статистике. Бланк относится к первичной документации, и может использоваться кадровой службой с целью учета отработанного времени, а бухгалтерией для вычисления размера зарплаты для каждого штатного сотрудника.

Изменился срок хранения документов по личному составу

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т. д.

Поправки, принятые Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ и вступившие в силу с 13.03.2016, изменили срок хранения указанных документов.

Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1), созданные до 2003 года, хранятся:

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Если указанные документы созданы начиная с 2003 года, то срок их хранения в перечисленных организациях будет составлять 50 лет, а не 75.

Отметим, что ранее положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Источник its.1c.ru

Участие в семинаре бесплатное. Регистрация на семинар>>

• 1С-Отчетность за I квартал 2016 года – на что обратить внимание
• Новая форма 6-НДФЛ в программах 1С
• Сложные вопросы оформления и учета счетов-фактур при посреднических операциях на практических примерах в «1С:Бухгалтерии 8»
• Новые форматы электронных накладных и актов, практика организации обмена электронными документами в «1С:Предприятии»
• Проверка контрагентов, оперативная сверка счетов-фактур, автозаполнение реквизитов и другие полезные сервисы 1С:ИТС
• Новые возможности решений 1С для розничной торговли – онлайн-передача данных о продажах в ФНС, интеграция с ЕГАИС

количество табелей учета рабочего времени в месяц

Комментарии

atWork Timesheet в App Store

Куда ушло время? atWork позволяет легко отслеживать ваши рабочие часы, сверхурочные часы и заработки, чтобы вывести вашу продуктивность на новый уровень. Отслеживайте свои задачи и проекты, чтобы точно знать, на что ушло ваше время. И сколько вы на этом заработали. Создайте индивидуальный табель учета рабочего времени, который учитывает все ваши потребности в учете рабочего времени – идеально подходит для фрилансеров, сотрудников, почасовых рабочих или всех, кто хочет показать, кто в управлении временем, кто в них главный.

Итак, готовы заставить ваше время работать на вас?

:: ПРОСТОТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ::
• Запускайте и останавливайте таймер для удобного отслеживания времени.Сделайте это в приложении или поговорите с Siri
• Регистрируйте отработанные часы позже, если вы забудете (не волнуйтесь, такое случается)
• Посмотрите, как калькулятор расписания автоматически вычисляет ваши заработки и сверхурочные – волшебство!
• Назначьте каждый раз запись для клиента, проекта и задачи
• Добавьте рабочие места, чтобы полностью автоматизировать учет времени, когда вы прибываете или покидаете определенное место
• Синхронизируйте с Apple Watch, чтобы отслеживать время и добавлять заметки на ходу
• Отслеживание ваш средний заработок в час
• Храните свои данные в безопасности с помощью резервного копирования в iCloud или вручную по электронной почте

:: НАСТРАИВАЕМЫЙ ::
• Экспортируйте свои записи для создания удобного для чтения расписания (как CSV для Excel и Numbers или как PDF )
• Настройте свое расписание с примечаниями или перерывами по умолчанию
• Отслеживайте столько или меньше деталей, сколько вам нужно – от дорожных расходов до статуса платежа
• Установите годовые, ежемесячные, еженедельные или ежедневные цели дохода – вы можете это сделать!
• Выберите, в какой валюте должны отображаться ваши доходы.

:: ПОДДЕРЖКА ПЕРВОГО КЛАССА ::
• Свяжитесь с нами по support @ atworkapp.com в любое время – 24 часа в сутки, 7 дней в неделю
• Поделитесь своими мыслями – мы читаем каждый отзыв!

Узнайте, что сообщество atWork думает о нашем приложении для учета рабочего времени:

«Пользуюсь этим приложением уже два года, и мне оно нравится. Настолько прост в использовании »- Бухгалтер

« Я пробовал несколько приложений для отслеживания времени в прошлом, и как только я установил и использовал atWork, я отказался от них всех! » – MMMobile

«Это приложение очень точное и простое в использовании. Отличные функции, именно то, что мне нужно, чтобы отслеживать часы работы и даже свою зарплату.”- Jenliz05

Мы также будем рады приветствовать вас в сообществе atWork! Загрузите приложение сегодня и начните управлять своим временем как профессионал.

Наша команда atWork небольшая, но мощная. Мы работаем круглосуточно, чтобы помочь вам со всем, от общих вопросов по учету рабочего времени до поддержки приложений. Напишите нам на [email protected] днем ​​или ночью, и мы обычно ответим в течение 24 часов.

Будем рады вам помочь!
Сергей и Михаил – Ваша команда на рабочем месте

Как сделать табель учета рабочего времени

Узнайте, как отслеживать, когда сотрудники начинают и прекращают свою работу, с помощью расписания.

Табель учета рабочего времени – это таблица данных, которую работодатели используют для отслеживания рабочего времени сотрудника и прочего. Сотрудник отмечает время их прибытия и убытия, что помогает работодателю рассчитать общее количество часов, отработанных за определенный период.

Зачем использовать табель учета рабочего времени?

Основное использование расписания – расчет заработной платы, но есть гораздо больше преимуществ, которые он может принести вашему бизнесу. Они могут:

• Учет времени, затраченного на выполнение конкретных задач, для расчета стоимости проекта
• Отслеживание графиков работы сотрудников
• Создание точных счетов клиентов
• Определите неэффективность рабочей силы для сокращения отходов
• Вести точный учет

Таблицы учета рабочего времени бывают всех форм и размеров.Вы можете использовать традиционную ручку и бумагу, электронные таблицы в программном обеспечении, таком как Microsoft Excel, или в специальном программном обеспечении для учета рабочего времени.

Информация для включения.

Когда вы имеете дело с такой важной задачей, как оплата труда сотрудников, вы должны знать подробности, чтобы гарантировать, что они получают правильную компенсацию. Так же, как при написании счета-фактуры, очень важно включать всю правильную информацию в ваши табели учета рабочего времени, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Включают:

• Имя сотрудника
• Расчетный период
• Дата работы
• Наработка часов
• Общее количество часов в неделю (или период оплаты)

Если ваша компания предлагает оплачиваемый отпуск или оплачиваемый отпуск (PTO), это также должно быть указано в расписании.

Утвердите табели учета рабочего времени в электронном виде.

Поскольку сотрудники могут писать в любое время, когда они хотят, большинство предприятий требуют, чтобы руководители утверждали табели учета рабочего времени, прежде чем они переходят к бухгалтерскому учету.

Вместо того, чтобы распечатывать бумажные копии расписания, подписывать их ручкой и сканировать обратно в систему, использование программного обеспечения для электронной подписи, такого как Adobe Sign, может упростить процесс. Таким образом, руководители могут утверждать табели учета рабочего времени своей официальной подписью прямо со своего компьютера.

Узнайте больше о том, как Adobe Sign может помочь вам без проблем добавлять подписи к официальным документам.

Время записи и округление отработанных часов

Закон Северной Каролины о заработной плате и часах не требует, чтобы у работодателя были часы или использовались табели учета рабочего времени, и WHA не указывает, кто может или не может пробивать табло рабочего времени. Фактически, WHA не требует, чтобы табели учета рабочего времени были подписаны ни работодателем, ни работником.WHA требует, чтобы работодатель вел точный учет того, сколько часов в день и сколько часов в каждую рабочую неделю работают его сотрудники.

WHA также позволяет округлять отработанное время, если округление является постоянным “в большую и меньшую сторону”. Один из методов округления – это правило округления 7/8 минут: округление 7 минут в меньшую сторону и 8 минут в большую сторону.

Примеры:

1) День сотрудника начинается в 8:00 утра. Сотрудник приходит на работу в 8:05 утра. Согласно правилам 7/8 минут, работодатель должен округлить время начала «в меньшую сторону» до 8:00 утра для этого сотрудника.Но если тот же сотрудник приходит на следующий день в 8:09, то работодатель может округлить время начала «вверх» до 8:15.

2) Время выхода сотрудника с работы обычно – 17:30. Один рабочий день заканчивается в 17:36, работодатель может округлить «в меньшую сторону», чтобы время остановки этого сотрудника было округлено до 17:30. Но если тот же самый сотрудник уходит в 17:39, тогда работодатель должен округлить «в большую сторону», чтобы время остановки работника фактически было записано как 17:45; снова используя правило округления 7/8 минут.

До тех пор, пока работодатель последовательно округляет время как «вверх, так и вниз», справедливый и точный учет времени должен работать в долгосрочной перспективе. Но имейте в виду, что работодатель может по-прежнему наказывать сотрудников, которые не явились на работу вовремя или работают после окончания смены или рабочего дня без разрешения. Кроме того, в то время как работодатель должен оплачивать своим сотрудникам, не освобожденным от уплаты налогов, рабочее время и половину сверхурочной оплаты, основанную на обычной ставке оплаты труда сотрудника за все часы, отработанные сверх 40 часов в рабочую неделю, работодатель может дисциплинировать сотрудника, включая увольнение, за работать сверхурочно без разрешения.Но работодатель по-прежнему должен платить работнику, не освобожденному от уплаты налогов, надлежащее время и половину сверхурочной оплаты за сверхурочные часы, независимо от того, было ли у работника разрешение или нет.

Для получения дополнительной информации о правах на рабочем месте, пожалуйста, свяжитесь с нашим бесплатным номером 1-800-NC-LABOR (800-625-2267).

Сохраняйте расписания в соответствии с законом с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени | by TrackTime24

По мере завершения налогового сезона табелям учета рабочего времени и платежным ведомостям, вероятно, будет уделяться больше внимания, чем обычно.И как надо! Ошибки в рабочем времени и заработной плате сотрудников могут иметь серьезные юридические последствия в виде налоговых проверок или судебных исков. В этом посте мы сосредоточимся на федеральных требованиях к расписанию и начислению заработной платы для не освобожденных от уплаты налогов (т.е. почасовых) сотрудников, изложенных в Законе о справедливых трудовых стандартах (FLSA), и на том, как вы можете использовать системы учета рабочего времени, чтобы оставаться на правильной стороне закон. Важно отметить, что в штатах действуют разные законы о том, какие записи должны храниться и как сотрудникам следует получать вознаграждение, поэтому обязательно ознакомьтесь с законами своего штата для получения дополнительных рекомендаций.Но в целом FLSA – хорошая отправная точка для построения политики компании. Чтобы помочь, вот пять советов о том, как системы учета рабочего времени сотрудников могут обеспечить законность расчета заработной платы вашей компании и избавить от головной боли, связанной с ведением табелей учета рабочего времени.

Выберите систему учета рабочего времени, которая подойдет вам

В FLSA не оговаривается, как компании ведут учет отработанных часов и выплаченной заработной платы, но требуется, чтобы они велись точно. Таблицы учета рабочего времени на бумаге и ручке могут работать для небольших компаний, но требуют дополнительных усилий для организации, хранения и ручного расчета заработной платы.Поскольку точность является ключом к соблюдению законодательства, онлайн-системы учета рабочего времени представляют собой удобное комплексное решение для отслеживания рабочего времени и заработной платы.

Время округления – это нормально, если вы делаете это правильно

Допускается округление часов сотрудников до ближайших 15 минут. Однако работодатели должны округлять столько же, сколько они округляют в меньшую сторону, чтобы соответствовать разделу заработной платы и часов Министерства труда США. Прилежный менеджер по персоналу может успешно сделать это с помощью тщательных вычислений вручную, но почему бы не сэкономить время и усилия, переключившись на программное обеспечение для цифрового учета рабочего времени, которое ведет точный учет всех отработанных часов?

Упростите отправку табелей учета рабочего времени

Работодатели должны платить сотрудникам вовремя, независимо от того, отправляют они табели учета рабочего времени или нет.Это означает, что менеджеры по персоналу должны оценивать выплаты для сотрудников, которые опаздывают или небрежно отправляют табели учета рабочего времени, что может привести к переплате или недоплате и дальнейшим осложнениям с начислением заработной платы. Сотрудники с большей вероятностью будут своевременно предоставлять точные табели учета рабочего времени, когда вся система упрощена и проста, как в случае с программным обеспечением для цифрового учета рабочего времени. Фактически, с онлайн-счетчиками рабочего времени сотрудник просто записывает и уходит, и ему вообще не нужно ничего отправлять для расчета заработной платы – система позаботится об этом автоматически!

Оплачивайте перерывы.Не платите за время, которое не отработало.

Федеральный закон не требует от работодателей предоставлять работникам перерывы на обед или отдых. Однако большинство компаний предоставляют такие перерывы и поэтому должны соблюдать законы о компенсации за перерывы. Федеральный закон гласит, что работодатели должны выплачивать заработную плату за перерывы для отдыха без еды продолжительностью 20 минут или меньше, а во многих штатах разрешается перерыв для отдыха один раз в четыре часа. По федеральному закону перерывы на обед продолжительностью более 30 минут, в которых работник может использовать время по своему усмотрению, не оплачиваются.Однако, если работник работает во время обеденного перерыва, работодатель, скорее всего, будет вынужден платить заработную плату и даже сверхурочно, если работник работает более 40 часов в неделю.

Если сотрудники входят и выходят с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени, нет риска платить за чрезмерные перерывы или за сотрудников, работающих во время обеда без ведома отдела кадров. Системы учета рабочего времени могут вычислить, оправдан ли перерыв в заработной плате, а менеджеры по персоналу могут отслеживать перерывы в режиме реального времени, чтобы не допустить перерыва к сверхурочным работникам.

Вести точный учет сотрудников

В FLSA говорится, что работодатели должны хранить записи сотрудников, включая табели учета рабочего времени и платежную ведомость, в течение как минимум трех лет после увольнения сотрудника или ухода из компании. Однако, чтобы защитить себя от потенциальных судебных исков, компаниям целесообразно хранить записи не менее пяти лет. Сюда входят время и день начала рабочей недели сотрудника, количество отработанных часов в день, общее количество отработанных часов в неделю, почасовая оплата и сверхурочные заработки, а также обширный список другой информации о сотрудниках.Все это можно сделать ручкой и бумагой, при этом табели учета рабочего времени будут храниться в шкафах. С другой стороны, онлайн-системы учета рабочего времени значительно экономят время и энергию, автоматически записывая и систематизируя всю эту информацию, а затем сохраняя ее в облаке, где к ней можно будет получить доступ в любое время на долгие годы.

Как долго вы должны вести учет заработной платы?

Ведение ведомости заработной платы – важный шаг для любого работодателя. Но менее ясно, какие записи необходимо хранить вашей организации или как долго вы должны их хранить, и вскоре ваш финансовый файл будет готов к работе, как бумажник Джорджа Костанзы.По мере того, как малый бизнес начинает развиваться, вскоре становится ясно, что иметь файл Costanza для документов каждого сотрудника просто нереально. Но бывает трудно понять, когда приводить в порядок физические и виртуальные картотеки. Таким образом, остается вопрос: как долго вы должны вести учет заработной платы?

Вам нужно краткое изложение основ расчета заработной платы? Ознакомьтесь с нашим руководством.

Зачем нужно вести учет заработной платы?

Когда дело доходит до финансовых транзакций, ваша организация должна нести ответственность за свое прошлое.Неважно, меняются ли законы (например, неопределенность в отношении Закона о доступном медицинском обслуживании) или сотрудники уходят: если вы прошли аудит, вам нужно будет показать, что вы соблюдали требования в то время, чтобы избежать обвинений в мошенничестве и повышенное внимание.

Не только правительство может запрашивать отчеты о заработной плате. Текущим и бывшим сотрудникам может потребоваться доступ к этим записям в случае спора или гражданского иска по поводу компенсации. Наличие правильных записей помогает защитить вашу организацию и ваших менеджеров от ложных обвинений.

Как долго IRS требует от вас вести учет заработной платы?

Хранить налоговую информацию о занятости в течение четырех лет. У IRS есть трехлетний срок исковой давности для аудиторских проверок, но ограничение снимается, если не подана налоговая декларация о найме на работу и нет срока истечения срока для раскрытого мошенничества. Правильное хранение ваших налоговых записей и обеспечение их доступности поможет вам не допустить, чтобы аудиторская проверка привела к более строгим требованиям и длительным подозрениям.

Налоговые записи включают следующие документы (здесь можно искать как по имени, так и по номеру формы):

Налоговые формы

• Формы W-2 (Отчет о заработной плате и налогах) и W-3 (Передача отчетов о доходах и налогах)
• Форма W-4 (Свидетельство о удержании удерживаемого пособия сотруднику)
• Формы 941 (Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя) или 944 (Годовая федеральная налоговая декларация работодателя)

Помимо этих общих налоговых форм, вам также необходимо вести финансовый учет ваших льгот.

Пенсионные документы

• Форма 5305-SEP (Упрощенная пенсия сотрудника – Соглашение о взносах на индивидуальные пенсионные счета)
• Форма 5305A-SEP (Упрощенная пенсия сотрудника с сокращением заработной платы – Соглашение о взносах с индивидуальных пенсионных счетов)
• Форма 5304-SIMPLE (Программа поощрения сбережений для сотрудников малых работодателей (SIMPLE) – не для использования с указанным финансовым учреждением)
• Форма 5305-SIMPLE (Программа поощрения сбережений для сотрудников малых работодателей (SIMPLE) – для использования с указанным финансовым учреждением)
• Документы плана, соглашения об усыновлении и все поправки к планам для участия в прибылях, 401 (k) или планы с установленными выплатами

Узнайте, как создать эффективную стратегию вознаграждения с помощью нашей бесплатной электронной книги.

Закон о доступном медицинском обслуживании Документы

• Форма 1095-B (Медицинское страхование)
• Форма 1094-B (Передача отчетов о медицинском страховании)
• Форма 1095-C (Предложение и покрытие медицинского страхования, предоставляемое работодателем)
• Форма 1094-C (передача предоставленного работодателем предложения по страхованию здоровья и возврат информации о покрытии)

Как долго хранить записи о заработной плате

Вести учет заработной платы сотрудников в течение трех лет. Это практическое правило применяется при решении, как долго хранить ведомости заработной платы и как долго хранить табели учета рабочего времени. Записи должны включать:

• Имена, адреса и номера социального страхования всех сотрудников
• Даты начала и окончания рабочей недели
• Статус освобожден / не освобожден
• Ставка заработной платы
• Количество отработанных часов каждый день / общее количество отработанных часов в неделю
• Сверхурочные заработки (если применимо)
• Общая заработная плата, выплаченная за каждый период
• Прибавки к заработной плате или удержания из нее (включая прибавки)
• Даты и периоды выплат

Таблицы учета рабочего времени являются юридическими документами?

– это записи, к которым сотрудники должны обращаться при урегулировании споров о компенсации со своим нынешним или бывшим работодателем.Таким образом, они квалифицируются как юридические документы в соответствии с законодательством США.

Во многих штатах действуют законы, позволяющие сотрудникам запрашивать информацию из своих кадровых файлов даже после увольнения или увольнения. Если ваша организация работает в нескольких штатах, убедитесь, что ваша файловая система поддерживает хранение записей о заработной плате в соответствии с государственными стандартами для каждого штата.

Как лучше всего вести учет заработной платы?

Есть две основные проблемы, связанные с ведением эффективного учета заработной платы.Во-первых, это процесс проработки огромного объема документации, необходимой для каждого сотрудника (как показано в этом посте). Во-вторых, даже если эти документы составлены и хранятся правильно, получить к ним доступ, когда в этом возникнет необходимость, может быть сложно.

Хотя бумажные формы и физически подписанные табели учета рабочего времени могут работать для самых маленьких организаций, этот процесс быстро становится невозможным по мере того, как присоединяется все больше сотрудников. Также есть расходы, связанные с хранением бумаги.Сколько будет стоить распечатать все формы, перечисленные в этой статье? Сколько квадратных футов офисной площади вам потребуется для хранения этих документов?

Автоматизация этого процесса с помощью отслеживания времени, электронных подписей и облачного хранилища документов устраняет физические препятствия и помогает уменьшить количество человеческих ошибок. Вместо того, чтобы тратить рабочее время на отслеживание файла бывшего сотрудника в комнате, заполненной картотечными шкафами, или среди 1254 файлов на локальном сервере, специалисты по расчету заработной платы могут полагаться на свое программное обеспечение для управления персоналом, чтобы создать нужный им документ – именно тогда, когда он им нужен.

Итак, наряду со всеми техническими ответами, перечисленными выше, у нас есть еще один ответ на вопрос, «как долго вы должны вести ведомость заработной платы»: при правильном сочетании программного обеспечения и стратегии у вас будет больше физического и психологического пространства для это решение.

HR-аналитики доставлены на ваш почтовый ящик.

Будьте в курсе всех вопросов, касающихся HR. Не волнуйтесь, мы обещаем, что не будем спамить вам.

Что и как долго хранить

Заработная плата – это документы с любой информацией о заработной плате компании, включая данные о сотрудниках, зарплатах и ​​налогах.Согласно федеральному закону, вы должны хранить записи о заработной плате в течение трех лет и налоговые отчеты о заработной плате, такие как налоги по безработице, в течение четырех лет. Такие штаты, как Нью-Йорк, и законы, такие как Закон о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA, регулирующий частные пенсионные планы и планы медицинского страхования), требуют, чтобы вы вели некоторые записи в течение шести лет.

Если вы не хотите беспокоиться о платежных ведомостях, программное обеспечение для управления персоналом, такое как Bambee, может предоставить вам хранилище электронных документов. Вы можете создать соответствующие политики с помощью специалистов по персоналу и предложить своим сотрудникам подписать все важные документы сотрудников электронной подписью, используя безопасную технологию, всего за 99 долларов в месяц.

Посетите Бэмби

Правила и передовые методы хранения различных типов записей о заработной плате

Хотя от вас могут потребовать хранить большинство документов только в течение трех-четырех лет, мы собрали все, что мы считаем передовыми методами хранения данных о заработной плате, принимая во внимание не только федеральные постановления, но и руководящие принципы штата.

Заявления о приеме на работу и записи о собеседовании необходимо хранить только в течение одного года, но после того, как вы наняли кандидата, его документы о заработной плате необходимо хранить в течение трех лет.Несколько исключений из этого – налоговые документы по найму, такие как W-4, которые необходимо хранить в течение четырех лет, и документы о пенсионном доходе, которые необходимо хранить в течение шести лет.

Лучшая практика для работодателей – хранить копии всех документов о приеме на работу, которые включают полное имя сотрудника, адрес и номер социального страхования, а также табели учета рабочего времени, квитанции о заработной плате и регистры заработной платы, которые используются при расчете заработной платы.

Совет: Каждый раз, когда у вас возникает спор о расторжении контракта с сотрудником, рекомендуется хранить документы о заработной плате до тех пор, пока вы не разрешите спор.

Законы штата о хранении записей о заработной плате

Большинство штатов соблюдают правила хранения документов о заработной плате, установленные Министерством труда США (DOL) и другими федеральными агентствами. Однако несколько штатов – Нью-Йорк, Калифорния, Иллинойс и Вашингтон – приняли законы, которые влияют на то, какие ведомости по заработной плате и как долго хранить. Вот особые требования этих штатов со ссылками на дополнительную информацию.

Закон о предотвращении кражи заработной платы увеличивает требования к хранению данных о заработной плате с трех лет, предусмотренных Министерством труда, до шести лет.

Работодатели должны хранить записи о заработной плате в течение четырех лет – восемь лет, если сотрудники освобождены от уплаты налогов.

Министерство труда и промышленности соответствует требованиям DOL с точки зрения требования ведения записей о заработной плате в течение трех лет; однако требования к тому, что следует сохранить, более конкретны. Они включают штрафы в размере 250 долларов за каждое нарушение.

Заявление об ограничении ответственности: Fit Small Business не предоставляет юридических или налоговых консультаций, а законы штата часто меняются.Пожалуйста, подтвердите требования к хранению документов у специалистов по кадрам, начислению заработной платы, юристов и / или налогов в вашем штате.

Важная информация по каждому типу ведомости заработной платы

Многие агентства предъявляют особые требования к расчету заработной платы в отношении того, какие типы данных должна показывать каждая запись о заработной плате, и между агентствами существует частичное совпадение. Помните об этом при выборе шаблона расчета заработной платы для своих сотрудников. Это экономит время, когда записи содержат достаточно информации для удовлетворения требований нескольких агентств – например, квитанции о заработной плате, которые содержат важные данные о часах, доходах и налогах, которые удовлетворяют как DOL, так и налоговую службу (IRS).

• Документы о найме: Документы о новом найме, такие как письмо с предложением, включают требуемые DOL данные о сотруднике, его адрес проживания, должность и ставку заработной платы. Вы также можете создать лист данных сотрудника, который будет включать необходимую информацию, например, пол сотрудника.
• I-9 документы : Включите информацию о праве сотрудника на работу в США в I-9 и укажите необходимую DOL информацию, такую ​​как полное имя сотрудника и номер социального страхования.
• Корешки заработной платы: Отображение такой информации, как период оплаты, ставка заработной платы и удержания, и, как правило, отображение количества отработанных часов в каждую рабочую неделю, основы выплаты заработной платы, а также регулярные почасовые ставки или ставки заработной платы, сверхурочные и удержания. Если вам нужна квитанция о заработной плате, загрузите наш бесплатный шаблон квитанции о заработной плате, чтобы начать работу.
• Таблицы учета рабочего времени: Отображение отработанных часов, включая неоплачиваемые перерывы на обед и сверхурочные часы. Они могут быть бумажными или электронными, если требуемые данные хранятся в течение трех лет.Если вам все еще нужен табель, загрузите один из наших бесплатных шаблонов табеля, чтобы начать работу, и используйте наш бесплатный калькулятор табеля для расчета общего количества рабочих часов.
• Документы об увольнении: Показать последнюю дату работы и любые последние выплаты, такие как неиспользованный оплачиваемый отпуск или выходное пособие.
• Оценка работы и пересмотр заработной платы: Включите обоснование повышения заработной платы и повышения заслуг в соответствии с требованиями Комиссии по равным возможностям трудоустройства (EEOC).
• Отпускная документация: Укажите даты отпуска и любые суммы отпусков, выплаченные в соответствии с требованиями Закона о правах ребенка.
• Отчеты о пенсионных доходах: Включите суммы выплат и плановые документы в соответствии с требованиями ERISA, с записью в план сбережений 401 (k) и отчеты, которые показывают взносы сотрудников.
• Справочники для сотрудников: В них описывается все, от даты выплаты и отпуска до увольнения и выходного пособия. Лучше всего хранить справочник сотрудника не менее трех лет.

Файлы персонала часто содержат большую часть документации, перечисленной выше.Таким образом, простой способ сохранить соответствие требованиям – это упаковать личные файлы после того, как сотрудник уволится из компании, и сохранить эти файлы в течение трех лет. Однако, если вы храните налоговую документацию сотрудников в файле персонала, а не в отдельных файлах расчета заработной платы и налогов, вы захотите хранить их в течение четырех лет.

Как хранить ведомости заработной платы

В большинстве случаев у вас есть три варианта хранения для ведомостей заработной платы, которые вам необходимо вести. Вы можете хранить файлы самостоятельно, упаковать и хранить бумажные файлы вне офиса или хранить документы и данные в электронном виде.Вот некоторые соображения относительно бумажного и электронного хранилища файлов заработной платы.

Хранить требуемую информацию о заработной плате на бумажных документах вне офиса

Существуют складские компании, которые будут надежно хранить ваши бумажные документы, если у вас нет места для их хранения. Преимущество безопасного внешнего хранилища заключается в том, что вам не нужно беспокоиться о месте для хранения или о сохранении конфиденциальной медицинской информации, такой как формы запроса на отпуск, от доступности для персонала в нарушение закона HIPAA.

Хранить необходимую информацию о заработной плате в электронном виде

Есть такие компании, как DocuSign, которые хранят для вас электронные данные. Однако вам необходимо проверить безопасность учетной записи для хранения данных в Интернете, поскольку данные о заработной плате содержат конфиденциальную информацию, такую ​​как даты рождения, банковские счета и номера социального страхования.

Большинство программ HR и расчета заработной платы имеют возможности хранения документов, что позволяет загружать отсканированные копии документов сотрудников, такие как формы W-4 и I-9.Как правило, вы также можете вводить данные о сотрудниках непосредственно в систему.

Кто определяет, какую информацию о заработной плате хранить

Федеральные агентства, такие как DOL и IRS, определяют, какие ведомости по заработной плате и как долго хранить. Другие агентства, такие как EEOC, более конкретны и регулируют хранение записей для документов, которые они используют исключительно для выполнения своей миссии.

Закон о справедливых трудовых стандартах Министерства труда требует от вас хранить информацию о заработной плате в течение трех лет. В нем не указывается какой-либо конкретный документ, который вам нужно сохранить, но требуется конкретная информация, такая как имя сотрудника, адрес, номер социального страхования и размер заработной платы.Большую часть этой информации можно найти в документах по найму, квитанциях о заработной плате и табелях учета рабочего времени, в том числе:

• Полное имя сотрудника, пол и номер социального страхования
• Полный адрес проживания с почтовым индексом
• Должность (должность или должность)
• Тип оплаты (почасовая, окладная, комиссия)

• Наработка и размер заработной платы
• Заработок по типу (регулярный, сверхурочный, дополнительный)
• Итого чистая прибыль
• Дата оплаты и период работы (период оплаты)

Кроме того, ERISA требует, чтобы вы сохраняли документы пенсионного плана, такие как выплаты премий и планы 401 (k), в течение шести лет.Тем не менее, в нем также говорится, что вы должны хранить записи о платежах так долго, как это возможно, для проверки пенсионного плана. Эти записи включают документы о зачислении, платежные документы и сделанные удержания из заработной платы.

IRS требует, чтобы вы хранили налоговые документы наемного работника / работодателя в течение четырех лет, включая документы W-4, платежи по налогу на заработную плату и любые документы W-2, которые были возвращены недоставленными.

Поскольку вам необходимо сохранять налоговые вычеты из фонда заработной платы в течение четырех лет, вы можете сохранить квитанции о заработной плате в течение четырех лет (а не трех), если у вас нет данных, хранящихся в электронном виде.

EEOC требует от работодателей хранить информацию о заработной плате от одного до трех лет и включает такую ​​информацию, как шкала заработной платы, повышение заслуг и обоснование изменений ставок заработной платы для предотвращения дискриминации.

Например, оценки работы, которые вы должны хранить в течение двух лет, то есть период времени, в течение которого нынешний или бывший сотрудник должен просмотреть свою папку с персоналом и оспорить повышение заработной платы в соответствии с Законом о справедливой оплате труда.

Как уничтожить документы о заработной плате

Некоторые владельцы бизнеса задаются вопросом, есть ли риск хранить документы дольше, чем требуется.Ответ положительный. Финансовая или личная информация, связанная с расчетом заработной платы, такая как информация о банковском счете, кредитные отчеты или фотокопии карты социального обеспечения, должна быть уничтожена по истечении срока хранения, чтобы предотвратить неправомерное использование конфиденциальных данных.

Самое важное, что нужно помнить при уничтожении файлов после даты их хранения, – это то, что вы должны безопасно уничтожить все файлы. Вы можете уничтожить файлы в своем офисе или, если объем большой, вы можете использовать компанию, которая собирает и уничтожает деловые документы в вашем офисе или за его пределами.

Вести журнал того, что вы уничтожили

Вы также захотите вести журнал того, какие документы были уничтожены и когда. Это может быть такая же простая таблица, как электронная таблица, в которой перечислены типы уничтоженных документов, как они были уничтожены – измельчены, сожжены – и когда они были уничтожены. Также лучше добавить подпись или инициалы и дату, чтобы, если у вас есть вопросы об уничтоженных документах, вы могли связаться с человеком, который их уничтожил.

Итог

При хранении документов вам необходимо соблюдать правила DOL, а также требования штата и других федеральных агентств.Храните документы о заработной плате столько, сколько необходимо, но не дольше разумного, чтобы предотвратить разглашение конфиденциальной информации. По истечении срока «уничтожить после» обязательно уничтожьте или сожгите все документы, чтобы предотвратить нежелательный доступ к конфиденциальной информации.

Если вы не хотите беспокоиться о сохранении данных о заработной плате, универсальное программное обеспечение для управления персоналом, такое как Bambee, часто обеспечивает хранение электронных документов. Bambee предоставляет вам специального менеджера по персоналу, который поможет вам разработать соответствующую кадровую политику и позволяет вам приглашать ваших сотрудников для электронной подписи всех своих важных документов сотрудников с использованием безопасной технологии всего за 99 долларов в месяц.

Посетите Бэмби

РЕАЛЬНАЯ стоимость использования ручной системы учета рабочего времени и посещаемости

Сегодня 8:05 утра понедельника. Ваши сотрудники только что устроились за своими столами, чтобы начать свой день. Наступает вечер четверга, и те же сотрудники пишут «с 8:00 до 17:00». на своих табелях учета рабочего времени и передайте их на утверждение.

Возникает вопрос, сколько раз, и денег, на самом деле теряют работодатели, используя ручную систему времени?

Вы можете понять, что, поскольку у вас есть сотрудники, которые заполняют табели учета рабочего времени, единственные реальные затраты, возможно, связаны с расходами на бумагу.Но есть также скрытые расходы, которые я вам объясню.

Кража времени

Это обычная проблема, с которой сталкиваются во многих отраслях, где работают почасовые рабочие. Умышленно или непреднамеренно, это может стоить вашему бизнесу больших ненужных денег.

Что происходит с кражей времени, так это то, что когда сотрудник заполняет свой табель рабочего времени для двухнедельной заработной платы на 15 ^-й день после начала периода оплаты, им трудно вспомнить, что они ели вчера на обед, пусть одни, в какое время они должны были работать два понедельника назад.

Это просто человеческая природа, и опять же, не преднамеренно. «Я действительно не помню, в какое время я пришел на работу, так почему я должен намеренно считать себя опоздавшим?»

Тем не менее, существуют обстоятельства, когда при заполнении табеля рабочего времени имеет место небольшая подделка. Если сотрудник работает в поле, ему пришлось уйти пораньше, чтобы успеть на бейсбольный матч, но записывается ровно 17:00.

Вывод для работодателей: эти ошибки очень значительны.

Человеческая ошибка

Кто-нибудь, где-то должен сложить эти табели учета рабочего времени. Это может быть сотрудник, подсчитывающий собственные часы, или отдел кадров. Легко ошибиться даже с калькулятором (эй, я тоже это делаю).

По оценкам Американской ассоциации заработной платы, эти ошибки составляют от 1 до 8%. Позволь мне объяснить. Фактор ошибки в общей сумме заработной платы для сотрудника составляет от 1 до 8% из-за того, что кто-то неправильно сложил табель учета рабочего времени.

Вывод для работодателей: человеческий фактор может значительно усугубиться.

Оплата работнику

Другой фактор стоимости, связанный с системой ручных карт учета рабочего времени, – это фактическое время, необходимое для сбора всех карт учета рабочего времени, их суммирования и сбора любой недостающей информации. После сбора информации ее необходимо вручную ввести в расчет заработной платы. Кому-то нужно компенсировать это время, время, которое он мог бы потратить на продуктивную работу в других сферах.

Реальная математика

Давайте разберемся с цифрами (предоставлены одним из наших поставщиков SwipeClock).При использовании 50 сотрудников компания платит своим сотрудникам 12 долларов в час, например, раз в две недели. Скажем, их сотрудники тратят 5 минут в день. Затраты только на потраченные впустую минуты для всех 50 сотрудников составляют 250 минут в день. При 12 долларах в час это 13 000 долларов, потраченных зря сотрудниками, которые обманывают 5 минут.

Теперь помните, что коэффициент ошибки составляет 1-8%. В этом примере мы предположим, что коэффициент ошибок в платежной ведомости составляет 2%.

12 долларов США в час x 2080 часов в год (количество рабочих часов, занятых полный рабочий день) x 50 сотрудников = 1,25 миллиона долларов США фонда заработной платы
1 доллар США.25 миллионов x 2% (коэффициент ошибок) = 24 960 долларов США

24 960 долларов + 13 000 = 37 960 долларов.

Это 37 960 долларов ПОТЕРЯ из-за потраченных впустую часов и большого количества ошибок.

Мобильная рабочая сила

Что могут сделать работодатели для борьбы с потерей рабочего времени сотрудниками?

Одним из самых популярных продуктов на рынке сегодня является мобильное приложение. Благодаря тому, что сегодня у нас есть мобильная рабочая сила, люди повсюду. Это отличный ресурс, который позволяет сотрудникам постоянно приходить и уходить.

Решить вопрос о выезде сотрудников на 5 р.м. когда они действительно были в Starbucks с 15:00. добавляет в картину GPS, которая есть во многих самых современных автоматизированных системах учета рабочего времени и посещаемости.

Владельцам бизнеса это должно приносить душевное спокойствие, зная, что сотрудник действительно был на месте, когда они пришли; они фактически платят людям за работу, которую они должны делать.

Предоставить сотруднику смартфон почти дешевле, чем позволить ему сдать рукописные табели учета рабочего времени: именно столько денег может сэкономить работодатель.

Чем может помочь PrimePay?

Мы так рады, что вы спросили.

Имеет ли смысл иметь автоматизированную систему учета рабочего времени и посещаемости? Если у вас есть один сотрудник, это имеет смысл. Если у вас 50 сотрудников, действительно дает «долларов и центов». (И где-нибудь посередине). Вы увидите, что к вам вернутся аналогичные виды экономии, когда автоматизированная система учета рабочего времени не требует затрат, а приносит свои плоды.

Вы также вкладываете деньги в свой бизнес, вместо того, чтобы платить за то, чего не должны.

Свяжитесь с местным представителем PrimePay сегодня, чтобы узнать, как начать экономить.

Знаете ли вы? Ларри Дикинсон – отраслевой эксперт, который недавно был упомянут в статье Fit Small Business – «Шаблон расписания сотрудников и инструкции». Прочтите, что он говорит о том, когда следует рассматривать программное обеспечение для планирования работы сотрудников и как его использовать.