Начисление и выдача заработной платы. Правильный учет в Нетикс Трицепс

Какой бы способ мотивации вы ни выбрали, учет заработной платы делится на три процесса:

• Расчет
• Начисление
• Выдача

Расчет размера заработной платы

По каждому сотруднику Нетикс Трицепс может предоставить необходимые для вашей схемы расчета ключевые показатели.
Некоторые расчеты автоматизированы в самой учетной системе и достаточно нажать всего пару кнопок, чтобы получить данные.
Однако если ваша система мотивации подразумевает какие-то специфичные правила, то вы можете подготовить расчет в Microsoft Excel, а потом внести начисления в систему.
Также, чтобы исключить использование внешних инструментов, вы можете обратиться к специалистам Нетикс для автоматизации расчета именно по вашей системе мотивации.

Пример расчета заработной платы. В зависимости от того, какой способ начисления был указан в карточке услуги этот отчет покажет сколько необходимо начислить тому или иному сотруднику — попозиционно, за каждую услугу.

Инструмент для этого расчета доступен к скачиванию через меню Справка — Дополнения — Отчеты для работы автосервиса. Инструкция: Инструмент расчета заработной платы.

Когда вы показываете конкретному слесарю из чего складывается его заработная плата, не стоит показывать этому слесарю начисления его коллег. Просто введите фамилию слесаря в поле фильтра, будут показаны только его работы.

Начисление заработной платы

Регистрация начисления проводится документом Начисление. В документе необходимо указать принятые на вашем предприятии Тип и Категорию начисления. После проведения такого документа баланс сотрудника увеличивается.

Если в вашем предприятии работает более 5 человек, то для экономии времени имеет смысл делать начисления одной операцией.

Для упрощения массового внесения начислений вам необходимо подготовить список, в котором в колонках будут указаны:

• Фамилия, имя и отчество сотрудника ровно в том виде, в котором они хранятся в карточке агента
• Сумма начисления
• Примечание, которое необходимо будет зафиксировать в документе начисления
• Три сервисные колонки, с заранее предопределенными данными: тип начисления, категория начисления, дата последнего дня месяца, за который вы производите начисление

После этого воспользуйтесь инструментом Массовое создание начислений, по стандартным правилам импорта данных их Microsoft Excel. После создания вам останется лишь провести каждый документ: эта операция намеренно не автоматизируется, для дополнительного контроля правильности ввода данных.

Выдача заработной платы

Для каждого сотрудника вашего предприятия необходимо создать карточку агента. По балансу этого агента в любой момент времени можно видеть — должен сотрудник предприятию, или предприятие должно сотруднику.

При выдаче заработной платы ваша задача привести баланс сотрудника к нулю. Другими словами, сумма выплаты должна быть равна балансу сотрудника. В случае выдачи аванса баланс сотрудника должен стать отрицательным на сумму аванса.

Все выплаты фиксируются документом Платеж, где в поле От кого указывается карточка кассы или подотчетного лица, выдававшего аванс или зарплату, в поле Кому — карточка сотрудника, Тип платежа — Выдача сотрудникам, Категория — Выдача наличных. При проведении такого платежа баланс сотрудника уменьшается.

Как и в случае с начислением, вы можете упростить выдачу, подготовив заранее реестр необходимых платежей, просто укажите необходимые данные в соответствующих колонках инструмента массового создания платежей. Чтобы не открывать карточку каждого сотрудника по отдельности, данные по балансам сотрудников вы можете получить в соответствующем отчете, который доступен на сервере дополнений в разделе

Управленческие отчеты.

Сверка по сотруднику

Все движения по балансу сотрудника можно отследить и в случае необходимости показать самому сотруднику через отчет Сверка по агенту с контрагентами, скачать который можно через меню Справка — Дополнения — Финансовое планирование.

Дополнительные замечания

Следует еще раз подчеркнуть, что учетная система Нетикс Трицепс только предоставляет данные для расчета зарплаты, сама зарплата рассчитывается в соответствии с правилами, принятыми на предприятии. Эти правила могут быть автоматизированы в нашей учетной системе, но расчет также может вестись, например, с помощью Microsoft Excel, и лишь потом начисления могут быть зафиксированы в учетной системе.

Использование в нужный момент нужных инструментов — это разумный подход к эффективному вложению сил и средств.

Замечание по частоте начислений. Вы можете проводить начисления даже ежедневно. Некоторые наши клиенты начисляют заработную плату раз в неделю. Однако практика показывает эффективность схем мотивации, когда начисление проводится раз в месяц. Это дает больше рычагов управления коллективом. Единственный контраргумент защитников ежедневного начисления — если будет совершена ошибка, то через месяц мы уже не вспомним, что и когда было. Мы понимаем важность правильного ввода данных и предоставляем дополнительные инструменты контроля, о которых вы сможете узнать на других страницах нашего сайта.

Заработная плата один из важных способов мотивации сотрудников. Существует множество способов расчета зарплаты, при этом нельзя указать единственно верный, универсальный способ расчета. Чтобы определиться, какая схема подходит вам, рекомендуем ознакомиться с другими статьями на нашем сайте:

Начисление (поле ресурсов)

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Тип данных     Перечисление

Тип записи   : вводимая

Описание     Поле «Начисление» предоставляет варианты для как и когда стандартных и сверхурочных затрат ресурсов должны быть оплачены или начисления затрат задачи. Следующие параметры.

Использование.     При необходимости просмотреть, отфильтровать или изменить способы начисления затрат на ресурсы задачи добавьте поле «Начисление» в представления ресурсов. При выборе варианта «Начало» затраты начисляются сразу после начала задачи, которое определяется датой в поле «Фактическое начало». При выборе варианта «Конец» затраты не начисляются до тех пор, пока величина оставшихся трудозатрат не окажется равной нулю. При выборе варианта «Пропорционально» затраты начисляются по мере планирования работ и предоставлении отчетов о фактической работе и вычисляются путем умножения единиц затрат на объем работы.

Пример.     Один из ресурсов проекта — это консультант с почасовой оплатой труда по завершении назначенных задач. В поле «Начисление» представления «Лист ресурсов» выберите вариант «Конец». После того как все назначенные консультанту задачи будут помечены как выполненные, ему будет начислена заработная плата.

Заметки.     Поле «Начисление» доступно по умолчанию в представлении «Лист ресурсов». Можно также определить затраты в диалоговом окне Сведения о ресурсе на вкладке Затраты. Вне зависимости от настроек поля «Начисление» любые затраты на использование для ресурса всегда начисляются в начале задачи.

Системы заработной платы, теория и примеры

Система заработной платы представляет собой устанавливаемый способ соизмерения размера вознаграждения за труд и его конкретных затраты или результатов. Оплата труда регулируется правовыми актами, предполагающими выбор и применение определенной системы оплаты труда рабочим. Способ оплаты представляет собой метод измерения заработка в соответствии с количеством затраченного труда.

Системы заработной платы могут различаться через объект начисления заработка в соответствии с двумя измерителями количества затрачиваемого труда:

1. в соответствии с временем,
2. в соответствии с количеством изготавливаемых изделий или выполняемых операций.

В зависимости от этих факторов выделяют повременную и сдельную (поштучную) системы оплаты труда. Вместе с рассматриваемыми системами оплаты труда также применяются дополнительная система — премиальная. Она самостоятельно не функционирует, ее сочетают с повременной или сдельной схемой оплаты труда.

Повременная и сдельная системы заработной платы

В начислении зарплаты по повременной системе оплаты, заработок работника будет зависеть от его тарифной ставки. Она может быть дневная, месячная или часовая и зависит от отработанного времени. Размер заработной платы в данном случае можно определить по формуле:

ЗП = Тарифная ставка * фактическое время работы

Когда на предприятии используется сдельная система оплаты, зарплата работника будет зависеть от сдельной расценки, которая представляет собой размер оплаты за единицу каждого изделия или выполненной работы. Зарплата в этом случае зависит от количества выпущенных изделий или выполняемой работы.

Особенности системы заработной платы

На любом предприятии исходной формой начисления заработной платы является повременная оплата труда. Рабочее время включает в себя время осуществления процесса труда. Не всякая работа может быть измерена временем, поэтому для расчёта применяется сдельная форма оплаты, при которой труд рабочих выражается непосредственно в конкретном результате производственной деятельности. Результаты сдельной оплаты труда подаются прямому учету. Сдельная система оплаты труда стимулирует труд, дает возможность работникам повышать оплату за работу в соответствии с индивидуальным результатом.

Сдельная оплата труда

Сдельная оплата труда имеет свои преимущества, которые обусловлены прямой пропорциональностью результата труда и величины заработка. Такое условие может проявиться при определенных производственных и технических условиях. Определение какой-либо системы заработной платы осуществляется на основе детального анализа по конкретной производственной обстановке и по содержанию труда рабочих, которые заняты на предприятиях.

Использование сдельной системы заработной платы будет эффективно при следующих условиях:

1. Прямое нормирование и учет затрат труда работников и установка количественных показателей выработки.
2. Реальная возможность определить значение выработки продукции в сравнении с устанавливаемыми нормами.
3. Необходимое стимулирование роста выработки определенных изделий или увеличение объема выполняемой работы.
4. Эффективное нормирование труда и учет выработки рабочих.

Применение сдельной системы не должно приводить к ухудшению качества изделий, нарушение техники безопасности и технологического режима.

Аккордная система заработной платы

Системы заработной платы также включают в себя аккордную систему оплаты труда, которая характеризуется оплатой за выполнение определенного комплекса работ. Этот комплекс входит в аккордный наряд, который не включает отдельные операции или виды работ.

Заработок по одному наряду может быть определён на основе калькуляции, которая учитывает нормы времени, выработки и расценки на все виды работ в комплексе. Такая система заработной платы характерна для коллектива рабочих, звеньев или бригад. Фактически она рассматривается в качестве варианта коллективной системы оплаты труда по бригадам в соответствии с конечным результатом труда.

Примеры решения задач

О легализации заработной платы

Несмотря на отсутствие официального разделения способа начисления заработных плат по цветам в законодательстве, такие понятия как «белая», «серая» и «черная» зарплата прочно вошли в обиход.

«Белая» – это официальная зарплата, начисление которой полностью отражено в бухгалтерских документах и от этой суммы работодателями производятся отчисления страховых взносов за своих работников в Пенсионный фонд РФ.

«Серая» – это зарплата, при которой часть дохода работника выплачивается официально, а другая – «в конверте» и не отражается по документам организации.

«Черную» зарплату получают сотрудники, работающие без официального оформления (не заключается трудовой договор, не вносятся записи в трудовую книжку).

Пока человек молод и здоров, он не задается вопросом «чистоты» своей заработной платы. Главное, чтобы работодатель платил обещанные деньги вовремя.

Только жизненные ситуации: выход на пенсию, в декретный отпуск, увольнение с работы, оплата больничного листа, заставляет задуматься, отчего суммы выплат так малы. Болеть или уезжать в отпуск ему приходится за свой счет или за оплату по минимуму. То же самое ждет его в случае получения производственной травмы и потери трудоспособности.

Кроме того, «серые» и «черные» выплаты влияют на возможность получения кредитов на покупку (строительство) жилья, оплату обучения детей и др., т.к. размер доходов официально не подтверждается.

Работодателям же просто удобно платить неофициальную зарплату, ведь в таком случае они отчисляют государству меньше взносов, что приводит к сокращению объемов социальных, образовательных и медицинских программ, отсутствию средств для увеличения пенсий и пособий.

Пользуйтесь своими правами – требуйте легальную заработную плату.

О фактах выплаты заработной платы «в конвертах» жители Свердловской области могут сообщить, заполнив заявление

 

Форма заявления

 

Заявление можно отправить на электронную почту Отделения Пенсионного фонда РФ по Свердловской области [email protected], либо оставить в территориальном управлении Пенсионного фонда РФ по месту жительства.

Адреса управлений Пенсионного фонда РФ в городах и районах Свердловской области можно найти с помощью поискового сервиса на сайте Пенсионного фонда России pfrf. ru в разделе «Контакты и адреса» / «Отделение».

ОПУБЛИКОВАНО 15.01.2021 14:44ОБНОВЛЕНО 15.01.2021 14:44

Начисление и выплата заработной платы в 1С:БП

Учет зарплаты возможен как в самой программе 1С: Бухгалтерия предприятия, так и во внешней. Однако если установлен вариант “во внешней программе” то интерфейс блока “Зарплата и кадры” будет отличаться и будет возможен только сводная проводка или с детализацией по сотрудникам.

Если в организации общее количество сотрудников не превышает 60, то данная конфигурация позволит пользователю начислять и выплачивать заработную плату. Одна стоит заметить что в 1С: Бухгалтерии не сильно расширенный функционал, если необходим дополнительный функционал рекомендуется воспользоваться иной конфигурацией “1С Зарплата и управление персоналом”.

Рассмотрим основные моменты в работе с данной конфигурацией и как настройки нужно проделать пользователю.

Настройки учета зарплаты

Воспользовавшись пунктом меню “Администрирование “ и выбрав “Параметры учета”, пользователю необходимо пройти по гиперссылке “Настройка зарплаты”.

Также данный блок доступен из пункта меню “Зарплата и кадры” – “Настройка зарплаты”.

Перейдя в раздел можно установить нужный вариант ведения учета.

Гиперссылка “Порядок учета зарплаты” позволяет пользователю указать нужные настройки.

Вкладка “Зарплата” – в ней указываются основные настройки.

Настройка “Способ отражения в бух .учете” – выбор значения, который будет действовать для всех начислений и сотрудников автоматически.

Выплата зарплаты и авансов указываются даты до которых необходимо начислить зарплату.

Если в организации будет вести учет по депонентов, тогда необходимо выбрать “Списание депонированных сумм”. Данный вид списания в программе не предусмотрен изначально, поэтому пользователю нужно будет его создать самостоятельно в справочнике “Способ учета зарплаты”.

Настройка “Пилотный проект ФСС” – используется при начислении и учету пособий по обязательному социальному страхованию, также данная настройка используется при выплате больничных.

Вкладка “Резервы отпусков” – если на предприятии используются резервы, то необходимо активировать данную вкладу , после чего сделать необходимые настройки.

Вкладка “Территориальные условия” – данная настройка будет актуальна, если на предприятии осуществляются надбавки по выбранным районам.

Выплата аванса

В программе возможно два способа выплаты аванса, через кассу или банк. (Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Порядок учета зарплаты)

Выплата через кассу осуществляется документом “Ведомость в кассу”. Создаем документ и заполнить следующие реквизиты.

В шапке документа можно выбрать вид выплаты, в данном случае выбираем “Аванс”

Нажав на кнопку “Заполнить” программа автоматически подберет сотрудников и проставить суммы авансов.

Проводим документ. На его основании можно сформировать следующие документы:

• Выдача наличных
• выдача наличных (на каждого сотрудника)
• Депонирование зарплаты

Создаем на основании “Выдача наличных”

Программа автоматически заполняет все необходимые поля. проведя документ он формирует следующие проводки.

Если выплата производится через банк, тогда пользователю необходимо создать документ “Ведомость в банк”. В данном документе, программа предлагает два способа “На счет сотруднику” или “ По зарплатному проекту”.

Создаем документ “На счет сотруднику”.

Документ оформляется также как и “Ведомость в кассу”.

Сформируем документ “Платежное поручение”, который доступен также с документа “Ведомость в банк”.

Если у сотрудника в его карточке не заполнен банковский счет, программа его не будет отображать в документе.

Если нажать на кнопку “Оплатить ведомость” программа автоматически создаст документ “Списание с расчетного счета” по каждому сотруднику.

Начисление зарплаты

Документ “Начисление зарплаты“ («Зарплата и кадры» — раздел «Зарплата» — «Все начисления»).

В данном документе необходимо указать организацию, выбрать месяц за который начисляется зарплата сотрудникам.

После нажав на кнопку “Заполнить “ программа автоматически добавить сотрудников и рассчитает им все суммы.

.Из документа пользователь может просмотреть все начисления по сотруднику нажав на сумму, которые находится в колонках “Начислено”, “НДФЛ” и “Взносы”.

Также из данного документа, предварительно проведя его, пользователь может сформировать отчеты и произвести выплату.

Начисление зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Рассмотрим пошагово, как оформить начисление заработной платы в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для этого выбираем в меню программы вкладку «Зарплата и кадры», далее раздел «Зарплата» и заходим в пункт «Начисление зарплаты». Нажимаем клавишу «Создать». Заполняем поля:

• Месяц начисления – за какой месяц будет начислена зарплата;

• Дата – дата расчета за указанный месяц;

• Подразделение – меняется по необходимости.

Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Программа выведет список всех сотрудников по выбранному подразделению.  

Обратим внимание на графу «Начисление». Указано, что начисление зарплаты по окладу. Этот вид указывается в карточке сотрудника при приеме на работу. Проверим настройки. Вернемся в меню на вкладку «Зарплата и кадры», раздел «Кадровый учет», пункт «Приемы на работу» и зайдем в карточку сотрудника, где и выбран вид начисления «По окладу». Двойным нажатием на надпись заходим в настройки. Здесь есть пункт «Отражение в бухгалтерском учете», если он не заполнен, то создаем новый «Способ учета зарплаты».

  

Прописываем наименование «Оклад (20 счет)», в скобках обозначаем номер счета. Это нужно для того, чтобы программа понимала на какой счет и по какой статье затрат производилось начисление данной заработной платы. Указываем статью затрат «Оплата труда». Нажимаем «Записать и закрыть». В поле «Отражение в бухгалтерском учете» отобразился веденный счет. Нажимаем еще раз «Записать и закрыть» и возвращаемся к начислению зарплаты. В документе будут отображаться фамилии сотрудников, наименование подразделения, вид начисления, размер заработной платы, количество отработанных дней и часов. Если в организации предусмотрены какие-либо удержания у сотрудников, то они будут автоматически добавлены во вкладке «Удержания». Заполнение можно произвести также и вручную, через клавишу «Добавить»:

Следующая вкладка «НДФЛ». Здесь автоматически рассчитаны начисления на доходы физического лица. При необходимости их можно скорректировать, если отметить флагом «Корректировать НДФЛ». В поле справа можно просмотреть все вычеты у сотрудника или добавить новые. Для этого нужно выбрать код вычета и указать сумму:

  

В следующей вкладке «Взносы», которая также заполнится автоматически, можно увидеть все начисления, которые произведутся за сотрудника. При необходимости, их можно изменить, установив флажок возле пункта «Корректировать взносы».

Теперь данные о начислении, удержании и вычетах отображаются в соответствующих полях. При нажатии на знак вопроса, программа расшифрует, за что и куда перечислится указанная сумма:

Проведем документ и посмотрим проводки. Отражается одна проводка по начислению, одна проводка по НДФЛ и четыре проводки по начисленным взносам:

Для контроля можно просмотреть регистр накопления во вкладке «Взаиморасчеты с сотрудником». Здесь отображается сумма начисления и сумма удержания:

Также можно проверить заполнение последующих вкладок. Начисление зарплаты произведено. Теперь нужно ее выплатить через кассу. Переходим на вкладку меню «Зарплата и кадры», журнал «Ведомости в кассу». Если ранее сотруднику выплачивался аванс, то запись о нем будет отражена здесь. Создадим выплату зарплаты через клавишу «Создать». Открывается документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу». Заполняем:

• Месяц выплаты;

• Подразделение;

• Выплачивать – выбираем из выпадающего окошка «Зарплата за месяц»;

• Округление – без округления.

Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Возле фамилии сотрудника будет стоять остаточная сумма, которую необходимо ему выплатить. Программа высчитывает все самостоятельно на основании введенного ранее документа на аванс и созданного документа «Начисление зарплаты»:

Проведем и посмотрим проводки. Можно увидеть, что бухгалтерскому учету никаких проводок нет. Есть только пункты «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате»:

Осталось только выплатить денежные средства сотруднику. Через клавишу «Создать на основании» выбираем «Выдача наличных». Здесь заполнять ничего не нужно, только проверить и провести. Если посмотреть проводки, то будет отображаться одна проводка на выдачу зарплаты:

Минтруд разъяснил порядок начисления зарплаты с 4 по 7 мая — РТ на русском

В Министерстве труда и соцзащиты России разъяснили порядок начисления зарплаты в период с 4 по 7 мая. Указом президента РФ эти дни объявлены нерабочими. В соответствии с рекомендациями ведомства, если сотрудник продолжает выполнять свои обязанности с 4 по 7 мая, то оплата производится в обычном, а не повышенном размере. Вместе с тем назначение нерабочих дней нельзя использовать как основание для снижения выплат. Министерство также порекомендовало организациям перевести деньги работникам заранее, если начисление зарплаты приходится на период нерабочих дней.

Оплата труда работников, которые продолжат выполнять свои обязанности в период с 4 по 7 мая, должна производиться в обычном, а не в повышенном размере. Об этом говорится в подготовленных Министерством труда и соцзащиты России рекомендациях, касающихся предстоящих нерабочих дней.

В ведомстве напомнили, что, в соответствии с указом президента, с 4 по 7 мая установлены нерабочие дни с сохранением за сотрудниками заработной платы. Это решение принято в целях предотвращения распространения коронавирусной инфекции COVID-19.

«Оплата труда работникам, обеспечивающим с 4 по 7 мая 2021 года функционирование указанных в п. 1 настоящих рекомендаций органов и организаций, производится в период нерабочих дней в обычном, а не повышенном размере», — заявили в ведомстве, добавив, что повышенная ставка может быть установлена работодателем самостоятельно.

При этом назначение нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам. Сотрудникам следует выплатить зарплату в соответствии с трудовым договором в том же размере, как если бы они полностью отработали соответствующие дни, выполнив норму рабочего времени при повременной оплате или норму труда — при сдельной.

Отмечается, что для сотрудников, работа которых оплачивается сдельно, за указанный срок выплачивается вознаграждение, размер которого определяется работодателем.

Помимо прочего, норма рабочего времени в период с 4 по 7 мая не уменьшается, поскольку за работниками в полном размере сохраняется заработная плата. Если срок начисления зарплаты в организации совпадает с нерабочими днями, то Минтруд рекомендует выплатить её до начала этого периода.

Также по теме

С 1 по 10 мая включительно: Путин поддержал предложение сделать майские праздники «непрерывными»

Майские праздники в 2021 году продлятся с 1 по 10 мая включительно, сообщил пресс-секретарь президента России Дмитрий Песков. Ранее…

В министерстве добавили, что работники могут работать дистанционно, если их обязанности и организационно-технические условия работы это позволяют.

Напомним, что Владимир Путин 23 апреля подписал указ о нерабочих днях между майскими праздниками в 2021 году. Таким образом президент поддержал предложение главы Роспотребнадзора Анны Поповой.

Ранее она выступила с докладом по текущей эпидемиологической обстановке в стране. Попова отметила, что российская традиция празднования майских праздников за пределами городов положительно скажется на прерывании эпидпроцесса.

По словам главного санитарного врача, при сохранении рабочих дней между праздничными россияне вынуждены «обмениваться вирусной информацией с большим количеством людей», что представляет эпидемиологические риски.

По этой причине Попова предложила сделать майские праздничные дни «непрерывными». По её словам, это решение позволит увеличить срок пребывания граждан на свежем воздухе, а также поможет «гарантировать более стабильный эпидемиологический прогноз». Путин поддержал инициативу.

Впоследствии пресс-секретарь президента Дмитрий Песков уточнил, что в ситуации с продлением майских праздников в этом году речи о новом локдауне не идёт. Он добавил, что решение о нерабочих днях коснётся большей части чиновников.

В дальнейшем вице-премьер Татьяна Голикова заявила, что во время майских праздников ранее принятые ограничительные меры продолжат действовать на территории всех российских регионов. По её словам, «ничего нового здесь не появляется».

Вице-премьер России объяснила, что регионы могут снимать ограничения, исключительно исходя из распространения новой коронавирусной инфекции на территории данного субъекта.

Голикова рассказала, что для дополнительной организации работы в преддверии майских праздников региональным властям направили напоминание о необходимости придерживаться рекомендаций, ранее сформулированных Роспотребнадзором.

«Ничего здесь нового не появляется, это наши традиционные мероприятия, которые необходимо соблюдать», — сообщила вице-премьер.

На этом фоне Роспотребнадзор также выступил с рекомендациями гражданам относительно предстоящего отдыха на майские праздники. В ведомстве призвали россиян провести свободное время за городом или на даче, поскольку прогулки и общение в кругу семьи на открытом воздухе не несут значительного риска инфицирования.

Наряду с этим представители ведомства порекомендовали избегать больших скоплений людей, поскольку такая обстановка представляет опасность даже вне помещений. Многократное посещение гостей, напомнили в ведомстве, связано со значительным увеличением риска инфицирования.

методов расчета заработной платы | Малый бизнес

Процесс расчета заработной платы требует от работодателей тщательного документирования часов, отработанных их персоналом, и выплаты им компенсации за предоставленные услуги. Это может быть одна из самых сложных и трудоемких задач, с которыми сталкивается бизнес. Он также требует, чтобы работодатели соблюдали все действующие местные, государственные и федеральные предписания в отношении налогов на заработную плату, льгот и компенсаций работникам. Существует четыре основных способа оплаты труда сотрудников (наличные, чек, прямой депозит или дебетовая карта).Работодатели могут рассчитывать заработную плату самостоятельно или заключать контракты с бухгалтерами или компаниями, занимающимися расчетом заработной платы.

Денежный метод

Временные или единовременные работники обычно получают оплату наличным методом. Денежный метод в точности соответствует названию: почасовая оплата или оплата за работу. Хотя этот метод может быть удобен как для сотрудника, так и для работодателя, он не одобряется, если он используется зарегистрированным бизнесом. Такая оплата труда сотрудников, также известная как «наличные деньги из-под стола», может привести к наложению штрафа на федеральные и государственные налоговые штрафы, особенно если есть понимание, что работодатель не выдаст федеральную форму W-1099 в конце года, и что работник не намерен платить налоги с заработанных денег.Даже при оплате работнику на кассовой основе работодатель должен выпустить W-1099 в конце налогового года.

Метод проверки заработной платы

Большинство компаний выдают всем сотрудникам чеки по заработной плате в конце каждого платежного периода, независимо от того, проводится ли расчет заработной платы внутри компании или за ее пределами. После того, как чек выписан, сотрудник должен отнести его в банк или кредитный союз, чтобы обналичить или положить на хранение. Преимущество проверки заработной платы заключается в том, что она документирует накопленный отчет о заработке, льготах, оплачиваемых и неоплачиваемых выходных, а также любых вычетах из его валовой заработной платы.

Метод прямого депозита

Некоторые компании предоставляют сотрудникам возможность вносить деньги из фонда заработной платы непосредственно на их банковские счета, в то время как другие делают это в рамках политики. Этот метод удобен как для сотрудника, так и для работодателя, за исключением случаев, когда допущены ошибки, и сотруднику, возможно, придется ждать полного периода оплаты для внесения исправлений. Компании, выплачивающие заработную плату таким образом, также обычно предоставляют бумажный документ, в котором указаны все доходы и удержания.

Метод дебетовой карты

Еще одним подходом к методу прямого депозита является использование дебетовых карт для расчета заработной платы. Сотрудникам выдается дебетовая карта, на которую напрямую перечисляется их чистая заработная плата в каждый платежный период. Хотя этот метод очень удобен для сотрудников, работодатели должны сначала проверить закон, чтобы узнать, разрешен ли этот метод в их штате. Работодатели также должны пройти процесс настройки системы, который может быть сложным и требовать некоторых первоначальных сборов за активацию. .

Ручная система

Ручная система регистрации и выдачи заработной платы может использоваться очень малым предприятием с небольшим количеством сотрудников.Эта система включает ручную запись всей информации о заработной плате. Это занимает много времени и требует знания всех местных, государственных и федеральных правил и положений, касающихся заработной платы.

Бухгалтер

Некоторые предприятия предпочитают нанимать сертифицированного бухгалтера (CPA) для ведения бухгалтерского учета и управления заработной платой. Хотя этот метод является расходом для компании, есть уверенность в том, что подготовленный профессионал будет обрабатывать финансовую документацию. CPA должен иметь образование в области бухгалтерского учета и быть аккредитованным государством, в котором он работает.

Программное обеспечение для расчета заработной платы

Существует несколько типов программного обеспечения для расчета заработной платы, которое может точно документировать всю информацию о заработной плате и производить точные выплаты заработной платы. Программное обеспечение для расчета заработной платы может быть довольно дорогим в приобретении и, как правило, требует единовременной платы за установку с использованием услуг компьютерного специалиста. Обязательно наймите специалиста, который знаком с программным обеспечением и предлагает обучение персоналу, отвечающему за расчет заработной платы и информацию о льготах.

Компании по расчету заработной платы по контракту

Управление заработной платой также может быть передано на аутсорсинг профессиональной компании по расчету заработной платы.Эти компании обладают навыками и знаниями, чтобы удовлетворить все потребности компании в заработной плате, работая в соответствии с текущими местными, государственными и федеральными требованиями. Они также предоставляют профессиональную и точную документацию по заработной плате, необходимую при заполнении годовых налоговых форм. С этими компаниями часто заключаются контракты на определенный период времени, и работодатель может нести ответственность за полную сумму контрактного вознаграждения, если он откажется от услуги преждевременно.

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Робин Деверо профессионально пишет более 25 лет.Она писала для журнала «The Sowell Review», журнала Health and Healing Magazine и участвовала в нескольких местных публикациях в Восточном Мичигане. Робин – выпускник программы искусств Университета Центрального Мичигана.

Процесс управления заработной платой, методы расчета заработной платы и решения

Вот что вы узнаете об управлении заработной платой в этом руководстве:

1. Что такое Payroll Management
2. Важность управления заработной платой
3. Процесс управления заработной платой
4. Этапы расчета заработной платы
5. Методы расчета заработной платы
6. Система управления заработной платой
7. Заявления о заработной плате

Что такое управление заработной платой

Расчет заработной платы – важный документ, который используется организациями и компаниями для повседневной деятельности по управлению персоналом.Это документ, содержащий список всех сотрудников компании, которые получают вознаграждение за выполненную работу или услуги, предлагаемые этой компании. В нем представлена ​​сводная информация о всех деньгах, выплаченных сотрудникам компанией за определенное время. Заработная плата обеспечивает следующие функции.

• Он содержит стратегию вознаграждения компании, которая может включать бонусы, увольнения и удержания.
• Он содержит подробный расчетный лист, который можно использовать для различных целей. Он также предоставляет подробную разбивку по окладам или заработной плате.
• Используется для выплаты зарплаты или заработной платы.
• Он используется для сопоставления входных данных, связанных с расчетом заработной платы.
• Используется для определения фактического вознаграждения.

Для эффективного управления финансовой деятельностью более чем штатная компания должна иметь исчерпывающий фонд заработной платы. Основная функция платежной ведомости – помочь компании своевременно выплачивать заработную плату сотрудникам. Это также помогает с другими важными видами деятельности, такими как подоходный налог, налог по безработице и социальное обеспечение.

В большинстве случаев наличие платежной ведомости требуется государством, в котором работает компания. Некоторые юрисдикции требуют, чтобы компания сохраняла платежные ведомости в течение определенного периода времени.

Управление заработной платой – это администрирование и управление финансовыми отчетами персонала, такими как заработная плата, оклады, удержания, премии и другие соответствующие финансовые отчеты. Это также включает в себя постоянный обзор и обновление базы данных о заработной плате, чтобы гарантировать, что статус-кво всегда фиксируется в отношении вознаграждения персонала.

Важность управления заработной платой

Ведение платежной ведомости компании чрезвычайно важно для повседневной деятельности, а также для соблюдения требований юрисдикции. В большинстве случаев компании ведут базу данных о заработной плате с помощью прикладного программного обеспечения для расчета заработной платы, которое обычно является полуавтоматическим и простым в использовании. Важность начисления заработной платы, владения и управления фондом заработной платы подчеркивается ниже.

• В большинстве случаев процесс расчета заработной платы является повторяющимся и утомительным процессом, который легко может привести к ошибкам.Оптимизация процесса за счет использования компьютеров и программного обеспечения сводит к минимуму возможность таких ошибок. Кроме того, компьютеры предоставляют базы данных, которые можно легко хранить на устройствах хранения и других удаленных онлайн-облачных системах хранения, к которым можно получить доступ, используя учетные данные для входа. Это обеспечивает необходимое резервное копирование ведомостей заработной платы в случае сбоя системы или повреждения оборудования.

Это также дает графическое представление о заработной плате компании, что имеет жизненно важное значение для финансовой оценки.В случаях повышения заработной платы простой расчет может дать компании полное представление о влиянии такой корректировки на ее финансы.

• Многие компании тратят много времени на управление налогами на прибыль корпораций и сотрудников. Управление расчетом заработной платы имеет решающее значение, поскольку оно не только упрощает организацию и управление расчетом заработной платы, но и экономит драгоценное время, которое можно использовать для других важных корпоративных действий. Кроме того, без надлежащего управления базой данных о заработной плате учет соответствующих факторов, в том числе сверхурочных, отпусков и бонусов, может стать довольно сложным.Кроме того, к разным сотрудникам могут применяться разные налоги и отчисления. Таким образом, решение на основе приложений экономит драгоценное время, поскольку редактирование существующей платежной ведомости упрощено и частично автоматизировано.
• В большинстве случаев протокол безопасности для базы данных заработной платы качественный. Данные о персонале всегда хранятся в максимально возможной степени конфиденциальности, что означает разные уровни административных прав и привилегий для доступа к базе данных заработной платы. Это также позволяет сотрудникам получить доступ к разбивке их вознаграждения.
• Большинство современных систем управления заработной платой экономически эффективны, поскольку в большинстве случаев они представляют собой удаленные облачные решения. Компании требуется только активная подписка для обслуживания базы данных. Решения для управления заработной платой требуют наименьшего количества дорогостоящего оборудования, что позволяет экономить много ресурсов. Также компания может быстро расширить или уменьшить свои требования.

Процесс управления заработной платой

Процесс управления заработной платой – это то, что компания делает в процессе администрирования и реализации функций расчета заработной платы.В этом процессе бизнес использует программные приложения для записи сведений о сотрудниках и управления заработной платой, отслеживания часов, управления отпусками, бонусов и удержаний среди других функций управления заработной платой.

Процесс также включает соблюдение требований законодательства, касающихся выплат сотрудникам, включая подоходный налог.

Процесс управления заработной платой также включает создание механизма и системы для рассмотрения жалоб сотрудников.

Процесс расчета заработной платы является неотъемлемой частью компаний, обеспечивающих целостность и финансовую стабильность.В случае плохого управления заработной платой организации становятся уязвимыми для мошенничества.

Этапы процесса управления заработной платой

Процесс управления заработной платой требует тщательного и скрупулезного планирования. Постоянный обзор и мониторинг изменений в деталях, касающихся конкретных сотрудников, касающихся выплат, удержаний и других финансовых выплат. Этот процесс управления заработной платой состоит из трех отдельных этапов: до, во время и после операции по управлению заработной платой.

1. До расчета заработной платы

Учитываются различные факторы, в том числе бонусы, отпуска и другие льготы. Определение этих факторов основано на одобрении лиц, принимающих решения в компании. На заработную плату в малых компаниях влияет меньше факторов. В более известных компаниях для расчета заработной платы обычно требуются программные приложения, облегчающие весь процесс. В обоих случаях все обрабатываемые данные должны соответствовать политике и процедурам компании.

2.При расчете заработной платы

Используются проверенные данные. Этот этап включает в себя расчеты, налоги, бонусы и отчисления. Валидация и проверка всех сумм выполняются, чтобы гарантировать точность и избежать ошибок.

3. После расчета заработной платы

Все вычеты производятся здесь. Общие средства, заложенные в фонд заработной платы, распределяются через соответствующие каналы оплаты.

Методы расчета заработной платы

Существует три основных метода расчета заработной платы: на основе Excel, аутсорсинг и программное обеспечение для управления заработной платой.

Excel

Это самый дешевый вариант управления заработной платой. Такой подход чаще всего используют стартапы и небольшие компании. Этот метод включает разработку шаблона управления заработной платой, который позволяет проводить расчеты и использовать математические формулы в таблицах Excel. Обратной стороной этого метода является то, что им сложно управлять и он подвержен ошибкам.

Аутсорсинг

Это вариант для компаний, у которых есть ресурсы. Компания заключает договор со сторонним поставщиком услуг по управлению заработной платой.Для каждого цикла оплаты компания составляет и отправляет обновленный график платежей консультанту по заработной плате для обработки. Консультант по заработной плате отвечает за проверку и обновление всех выплат и удержаний, причитающихся каждому сотруднику. Хотя этот вариант упрощает работу компании, тем не менее, необходимость в конфиденциальности может помешать ей передать на аутсорсинг управление заработной платой.

Программа для расчета заработной платы

Это упрощенный вариант для компании.Есть несколько надежных приложений для управления заработной платой на выбор. Такие программные приложения обычно предоставляют шаблон для ввода сведений о сотруднике и соответствующих входных факторов. Размер и состав компании определяют лучший тип программного обеспечения для расчета заработной платы, подходящего для повседневных операций.

Прочие методы расчета заработной платы

Для предприятий доступны различные методы расчета заработной платы – прямые депозиты, чеки (письменные или напечатанные) наличными или зарплатные карты. Хотя предприятия могут выбирать из этих методов расчета заработной платы, сотрудники получают оплату по трем конкретным ставкам:

• Почасовая оплата
• Базовая заработная плата
• Комиссионная плата

Система управления заработной платой

Система управления заработной платой – это программный инструмент, который обеспечивает автоматизацию управления заработной платой. Программное обеспечение помогает бизнесу или организации управлять окладами, заработной платой, налоговыми отчислениями, страховыми взносами и другими аспектами вознаграждения сотрудников.

Компании также используют программное обеспечение для управления заработной платой, чтобы отслеживать свободное время сотрудников или накопление отпусков. Вы можете получить доступ к программному обеспечению как автономным приложениям или как часть программного пакета HR.

Преимущества программного обеспечения для управления заработной платой

• Программное обеспечение для расчета заработной платы полезно для соблюдения требований законодательства штата и федеральных законов.
• Автоматизация помогает ускорить расчет заработной платы и упрощает создание отчетов, например для целей налоговой отчетности.Программное обеспечение для расчета заработной платы будет генерировать 1099-MISC, 1099 и W2 среди других, которые очень важны для подачи налогов.
• Конфиденциальность финансовых данных сотрудников и компании, чего, скорее всего, не будет, если вы передадите сторонним поставщикам услуги
Порталы
• могут предлагать сотрудникам доступ к данным о заработной плате и для самообслуживания.

Давайте посмотрим на два преимущества: налоговые отчеты и портал самообслуживания для сотрудников.

Подготовка налоговых деклараций может стать кошмаром для вашего отдела кадров.Программное обеспечение для расчета заработной платы автоматически генерирует все налоговые формы для каждого сотрудника вашей организации. Система расчета заработной платы помогает рассчитывать налог даже по разным ставкам и из разных штатов. Система обновляется автоматически при изменении налоговых ставок, что позволяет вашему отделу кадров всегда оставаться на передовой.

Крупные компании с большим количеством сотрудников нуждаются в системе управления заработной платой, к которой они могут получить доступ через опцию самообслуживания .

Персонал освобожден от обязанности сообщать сотрудникам свои данные.Каждый сотрудник может использовать опцию самообслуживания, чтобы проверить необходимую им информацию, например, свободное время, льготы и удержания. Если им нужно внести изменения в систему, они делают это онлайн, не обязательно посещая отдел кадров.

Наличие возможности самообслуживания может привести к неправильному вводу данных. После ввода новых данных, отличных от предыдущих зарплат, система отправляет предупреждение в отдел кадров, который затем может проверить и при необходимости исправить ошибку. Это гарантирует, что расхождения не останутся незамеченными.

Заявления о заработной плате

Большинство предприятий по всему миру интегрировали программное обеспечение для управления заработной платой, оптимизируя процессы расчета заработной платы, обеспечивая соблюдение нормативных требований и улучшая налоговую регистрацию, а также обеспечивающую безопасность системы расчета заработной платы.

Приложения

для расчета заработной платы или решения для управления начислением заработной платы позволяют многим малым и средним компаниям удовлетворять свои потребности в управлении заработной платой без привлечения сторонней организации.

Здесь представлены ведущие поставщики решений для управления заработной платой в США.

• ADP
• Вкус
• Paychex
• Sage 50cloud
• Paycor
• Системы EPAY
• OnPay
• Патриот Программное обеспечение
• Xero
• Зарплата тостов
• Заработная плата Zoho

Что следует учитывать при выборе ПО для управления заработной платой

В идеале на каждом предприятии должна быть система управления заработной платой. Однако потребности каждого бизнеса будут определять тип программного обеспечения для расчета заработной платы, которое лучше всего ему подходит.Ниже приведены руководящие принципы, когда вы хотите выбрать программное обеспечение для управления заработной платой.

Репутация и надежность

Познакомьтесь с поставщиками услуг, которых вы предпочитаете, из других компаний, использующих их услуги по расчету заработной платы. Отзывы о них также предоставляют качественную информацию. Спросите, могут ли поставщики программного обеспечения также предложить бесплатную демонстрацию того, как использовать их систему, чтобы убедиться, что она идеально подходит для нужд вашего бизнеса.

Безопасность

Система управления заработной платой компании содержит очень конфиденциальную информацию о сотрудниках и компании.Эти данные должны быть защищены и обрабатываться только надежными лицами. Выбирая поставщика программного обеспечения для расчета заработной платы, убедитесь, что у него раньше не было проблем с безопасностью и что поставщики несут полную ответственность за любые нарушения безопасности.

Размер вашего бизнеса

Малому и среднему бизнесу может потребоваться система начисления заработной платы, выполняющая основные функции, по сравнению с крупными компаниями, которым нужна детальная система. Более того, составление бюджета для идеальной системы является ключевым моментом в вашем бизнесе.Если у вас небольшой бизнес, выделите доступное программное обеспечение. Крупной компании необходимо вкладывать большие средства в хорошее и безопасное программное обеспечение.

Программные отчеты и резервное копирование

Как компании, вам необходимо иметь доступ к отчетам о заработной плате, когда это необходимо. Система Tye должна иметь возможность предоставлять параметры обновления вручную на случай, если вам нужно исправить некоторые ошибки. Иногда системы выходят из строя, и это требует надлежащего резервного копирования всей информации о заработной плате в системе.

Совместимость

Вам необходимо приобрести программное обеспечение, которое может работать вместе с другими системами вашего бизнеса.Программное обеспечение также должно быть достаточно гибким, чтобы соответствовать изменениям роста вашего бизнеса. Его должно быть легко интегрировать в другое финансовое программное обеспечение, которое вы можете использовать.

Автоматизированный сбор, извлечение и анализ данных – Решения для FinTech

Различные типы методов расчета заработной платы и системы работодателей

Типы методов расчета заработной платы разбиты на различные категории в зависимости от бизнес-среды. Может быть, у вас есть конкретный вопрос для вашего нового бизнеса, или, может быть, вы пытаетесь создать систему расчета заработной платы с нуля.Возможно, вы владеете хорошо зарекомендовавшей себя компанией, но один из ваших бухгалтеров был в какой-то мере некомпетентным и гнусным, и вы решили обновить систему расчета заработной платы в своей компании. Advanced Micro Solutions (AMS) предлагает вам эффективные, удобные и доступные по цене платежные ведомости.

В рамках наших ресурсов программного обеспечения для расчета заработной платы мы работаем, чтобы предоставить нашим клиентам информацию, необходимую им для принятия наилучших решений для своей компании. Вот краткое изложение того, что вам нужно знать о различных сферах, от составления компенсационного пакета для сотрудников до денежных переводов работникам и поставщикам пенсионных планов, а также соблюдения требований местных властей, властей штата и федерального правительства по заполнению форм и налогу на заработную плату. виды методов расчета заработной платы.

РАЗЛИЧНЫЕ МЕТОДЫ РАСЧЕТА РАСЧЕТОВ

Почасовая оплата и комиссия

• Почасовая оплата – самый популярный метод расчета заработной платы. Кроме того, его легче всего понять и оценить как для сотрудника, так и для работодателя. С другой стороны, это является серьезным стимулом для поддержания штата, в котором сотрудники с почасовой оплатой не должны работать сверхурочно.

• Многие работодатели предпочитают размещать сотрудников, на которых они больше всего полагаются, на оплачиваемых должностях .Таким образом, когда они нуждаются в этом сотруднике для покрытия некоторого пробела в работе или потребности в проекте, расходы на заработную плату не выйдут из-под контроля. В то же время это обеспечивает финансовую стабильность сотруднику.

• Часто комиссионное вознаграждение используется как дополнительная прибавка к базовому окладу или почасовой оплате труда. Заработная плата, которая почти полностью основана на комиссионных, может быть отличным мотиватором, но также может служить ненужным стрессом для сотрудников, которые предпочитают точно знать, когда и сколько им будут платить.Хотя технически это и не является «платежной ведомостью», вы также можете выплачивать профессионалам, которые считаются самозанятыми подрядчиками, единовременную выплату за конкретную работу или производственные сборы на основе контракта.

Мы хотели бы сказать, какой выбор подходит для вашего бизнеса, но на самом деле это зависит от отрасли и характера вашей компании. Узнайте больше о почасовой и заработной плате против комиссионных сотрудников здесь.

Стоимость программного модуля AMS Payroll

Заработные платы против прямого депозита против платежных карт

• Прямой депозит является наиболее удобным вариантом в большинстве случаев и может быть доступным с помощью какого-либо пакета для малого бизнеса в вашем банке. В последние годы это также стало чем-то вроде «золотого стандарта». Однако все ваши сотрудники должны будут иметь банковский счет и быть готовы поделиться этой информацией. Более того, при использовании прямого депозита сотрудники, как правило, не смотрят на свои квитанции так внимательно. Ошибки в начислении заработной платы, которые иначе могли бы быть обнаружены, могут оставаться незамеченными в течение месяцев или даже лет.

• Даже предприятия, использующие прямой перевод, как правило, имеют какой-то резервный вариант, но верно и то, что бумажные чеки не так уж и устарели, как может показаться.Особенно для предприятий, которые стремятся жестко контролировать свои бухгалтерские расходы. AMS предлагает отличное решение для печати чеков, которое позволяет вашей компании печатать собственные чеки MICR по отличной цене.

• Одним из новых, быстрорастущих вариантов является платежная карта . Для отдельных компаний и этих дебетовых карт заработной платы результаты неоднозначны. Теоретически платежные карты – отличный, надежный и дешевый способ расплачиваться вашим сотрудникам. Однако в повседневной практике утерянные и украденные карты представляют собой проблему.Комиссия за банкомат также может быть проблемой. Ознакомьтесь с законами своего штата, поскольку там могут быть запреты на любые сборы, связанные с выплатой заработной платы. Другими словами, если ваш сотрудник потеряет свою платежную карту, вы можете покрыть расходы на замену.

Подробнее о плюсах и минусах разных типов расчета заработной платы читайте здесь.

Бесплатная бухгалтерия и программы расчета заработной платы и услуги по расчету заработной платы

• Заработная плата вручную больше не ведется. Конечно, владельцы малого бизнеса, которые управляют скромным персоналом и компанией, которая работает с небольшой рентабельностью, могут решить вести свои собственные бухгалтерские книги и даже в некоторых случаях выписывать зарплаты от руки.Даже в этом случае бесплатное программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета и базовое программное обеспечение для управления бизнесом часто имеют решающее значение для учета различных обязательств по заработной плате.

• Больше, чем просто электронные таблицы и базовые расчеты, программы расчета заработной платы , в которых используется платное программное обеспечение, обычно предлагают простые в использовании экранные дисплеи и сложные функции управления данными. Другими словами, они экономят ваше время и избавляют от головной боли. Немногие, если таковые имеются, делают это так же надежно, как AMS Payroll Software. В дополнение к множеству вариантов обработки заработной платы, наше программное обеспечение автоматически связывает ваши еженедельные и помесячные данные о заработной плате с вашими ежеквартальными документами 941, Графиком H 1040 и формами W-2.

• В том смысле, что мы считаем, что предлагаем лучший выбор по более выгодной цене, мы признаем, что AMS предвзято относится к службам расчета заработной платы , которые взимают ежемесячную плату за подписку на программное обеспечение, которая быстро накапливается. Большинство этих программных услуг предоставляют прекрасные системы начисления заработной платы, но средняя стоимость составляет около 50 долларов в месяц. Напротив, наше внутреннее программное обеспечение для расчета заработной платы всего за пару сотен долларов включает в себя все функции управления данными, необходимые вашей компании для расчета заработной платы в этом году.

Расписания и виды методов расчета заработной платы

• Расчет заработной платы в реальном времени и после факта: Это различие относится к компаниям, которые используют расчет заработной платы «в реальном времени» в том смысле, что они продолжают отслеживать свои данные о заработной плате с начала года, данные о заработной плате и удержании подоходного налога и другие агрегированные данные. Расчет заработной платы постфактум – это именно то, на что это похоже. Информация о заработной плате и налогах рассчитывается после того, как зарплата сотрудника уже выписана. Часто в таких случаях работодатель выписывает чеки, а затем нанимает бухгалтера для расчета заработной платы постфактум.

• Ежеквартальная и годовая налоговая декларация на заработную плату: Аналогичным образом, все типы методов расчета заработной платы подлежат ежеквартальной декларации 941 налога на заработную плату, за исключением одного: Квалифицированные домашние работодатели могут использовать Форму 1040 по Приложению H для ежегодной отчетности о своих домашних налогах на заработную плату. . AMS предлагает программную поддержку для обоих типов файлов.

• Учет по методу начисления и по кассовому методу: Это означает возможность, предоставляемую компаниям, сообщать о своих различных доходах и расходах либо в момент их «начисления», либо во время фактического платежа наличными.В конце концов, это может иметь большое значение для компаний, которые выставляют счета по контрактам на миллион долларов в одном финансовом квартале, но затем не производят и не получают платеж до следующего квартала. Подробнее о методе учета по методу начисления и по кассовому методу можно узнать здесь. При этом, если у вас нет невыплаченной заработной платы или если вы не выплачиваете сотрудникам аванс в счет заработной платы, расчеты должны быть одинаковыми для методов учета как по методу начисления, так и по кассовому методу.

Откройте для себя программу расчета заработной платы AMS

Для всех типов методов расчета заработной платы правильным выбором программного обеспечения является AMS. Узнайте об основных функциях нашего решения AMS Payroll. С помощью нашего продуманного взаимодействия модулей легко создать программный пакет, подходящий для вашего бизнеса.

Как обрабатывать платежную ведомость – businessnewsdaily.com

• Надлежащее управление заработной платой является ключом к своевременной оплате труда ваших сотрудников и выполнению ваших юридических обязательств.
• Есть несколько шагов, необходимых для правильного отслеживания и расчета заработной платы.
• Правильное программное обеспечение или услуга для расчета заработной платы могут помочь обеспечить точную, своевременную и своевременную обработку платежной ведомости.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по персоналу, которые изучают способы управления обработкой заработной платы.

Когда дело доходит до расчета заработной платы, обычно лучше инвестировать в услугу расчета заработной платы или работать с бухгалтером, потому что вы избегаете большей части громоздкой административной и налоговой работы. Однако, несмотря на преимущества аутсорсинга расчета заработной платы, многие малые предприятия решают сделать это самостоятельно, чтобы сэкономить деньги.

Если вы хотите обрабатывать платежную ведомость вручную, вам нужно сделать несколько шагов.В зависимости от размера вашего бизнеса это может быть очень сложный процесс. И, если вы еще не являетесь экспертом в области заработной платы и налогового законодательства, у вас могут возникнуть проблемы с IRS.

Хотя это руководство предоставит вам несколько действенных шагов для обработки платежной ведомости, вам следует проконсультироваться с бухгалтером или специалистом по расчету заработной платы, чтобы убедиться, что вы соблюдаете государственные и федеральные налоговые и трудовые требования. Это руководство включает в себя базовый обзор и более подробный пошаговый процесс ручного заполнения платежной ведомости вашей компании.

Что такое расчет заработной платы?

Обработка заработной платы – это процедура, используемая для выплаты заработной платы сотрудникам в конце расчетного периода. Этот процесс включает в себя несколько шагов для обеспечения правильного расчета, отслеживания и распределения заработной платы, а также удержания правильных сумм налогов, льгот компании и других удержаний. Расчет заработной платы часто ведется и администрируется специальным специалистом по расчету заработной платы, но он также может входить в сферу компетенции человеческих ресурсов.

Основные этапы обработки платежной ведомости

Думайте об этих основных этапах как о дорожной карте для процесса расчета заработной платы.Если у вас есть опыт расчета заработной платы и вы нуждаетесь в быстром обновлении, этот первый набор шагов может стать быстрым подспорьем. Если вы ищете более глубокое погружение, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть более подробное руководство.

Выполните следующие действия перед началом расчета заработной платы:

Выполните следующие действия, чтобы вручную обработать платежную ведомость:

• Просмотрите почасовые графики сотрудников.
• Определите оплату сверхурочной работы.
• Рассчитать заработную плату брутто.
• Определите вычеты.
• Рассчитать зарплату нетто.
• Выполняйте выплаты сотрудникам с помощью предпочтительного способа доставки (например, бумажный чек, прямой перевод).

Помните об этих вещах после каждого платежного периода:

• Вести записи о заработной плате.
• Помните о возможных просчетах и ​​ошибках.
• Сообщать о новых сотрудниках в IRS.

Ключевой вывод: Основные этапы обработки платежной ведомости включают сбор информации о сотрудниках, настройку графика расчета заработной платы, отслеживание отработанного времени и причитающихся денег, выдачу платежей и ведение точных записей.

Как обрабатывать платежную ведомость

Шаг 1: Укажите свой идентификационный номер работодателя.

Первым шагом в обработке платежной ведомости является установление вашего EIN, а также идентификационных номеров налогоплательщика штата и местного налогоплательщика. Правительство использует эти идентификаторы для отслеживания налогов на заработную плату вашего бизнеса и обеспечения соответствия требованиям.

Если вы не знаете свой EIN или у вас его нет, вы можете посетить веб-сайт IRS, чтобы настроить его. Чтобы получить идентификационный номер налогоплательщика штата или местного самоуправления, необходимо пройти через штат и муниципалитет. [Хотите найти лучшие обзоры системы заработной платы для вашего малого бизнеса? Мы можем помочь!]

Шаг 2: Соберите соответствующую налоговую информацию о сотрудниках.

Перед тем, как вы начнете обработку платежной ведомости, вашим сотрудникам необходимо будет заполнить различные налоговые формы, чтобы вы могли учитывать льготы и другие налоговые данные. Эти формы включают W-4 и I-9 (если это новый сотрудник). Вам нужно будет предоставить различные государственные и местные формы, но они будут зависеть от того, где работает ваш бизнес.

Перед обработкой первого платежного чека сотрудника от вашей компании вы также должны иметь под рукой следующие документы:

• Заявление о приеме на работу: Даже если сотрудник никогда не заполнял формальное заявление, наличие этого документа в файле гарантирует, что вся основная заработная плата информация в одном месте.
• Отчисления: Сотрудник может участвовать в льготах компании, таких как медицинское страхование, счет медицинских сбережений или план пенсионных накоплений. Надлежащая обработка заработной платы гарантирует, что правильные суммы для этих льгот удерживаются каждый платежный период.
• Увеличение заработной платы: По закону от вас могут потребовать удержания заработной платы ваших сотрудников, если они должны деньги, например, выплаты IRS или алименты. Уменьшение заработной платы производится по решению суда; убедитесь, что у вас под рукой и в ваших записях есть необходимая документация.

Шаг 3. Выберите график расчета заработной платы.

Когда у вас есть соответствующая налоговая и юридическая информация для настройки платежной ведомости, вы можете выбрать график, который лучше всего подходит для вашего бизнеса. Есть четыре основных расписания: ежемесячно, раз в полгода, раз в две недели и еженедельно.Важно понимать каждый план, прежде чем решать, какой из них лучше всего подходит для вашего бизнеса. После того, как вы выберете график, настройте календарь с днями зарплаты и отметьте дни, когда вам нужно будет обработать платежную ведомость для своих сотрудников, чтобы получить свои деньги в этот определенный день.

Укажите важные даты ежеквартального налогообложения, праздничные дни и даты ежегодной налоговой декларации. Имейте в виду, что вам придется делать это в начале каждого года. Вы также захотите установить предпочтительный способ доставки для каждого сотрудника.Например, многие предприятия позволяют сотрудникам выбирать между бумажным чеком и прямым переводом.

Шаг 4: Рассчитайте заработную плату брутто.

Теперь, когда вы установили график расчета заработной платы, вы можете приступить к обработке своей первой платежной ведомости. Для этого вы должны рассчитать валовую заработную плату каждого сотрудника, которая представляет собой общее количество часов, которые сотрудник работает в определенный период оплаты, умноженное на его почасовую ставку.

Начните с подсчета количества часов, отработанных сотрудником за определенный период оплаты, и обратите внимание на сверхурочные часы. Дополнительное время должно оплачиваться по более высокой ставке в соответствии с федеральным законом. Если почасовой рабочий работает более 40 часов в неделю, вам придется платить полтора времени или почасовую заработную плату сотрудника плюс половину этой заработной платы.

Вот пример расчета заработной платы брутто:

• Рабочий А отработал 50 часов в течение вашего еженедельного периода оплаты и зарабатывает 10 долларов в час.
• 40 часов x 10 долларов США / час = 400 долларов США
• 10 часов x 15 долларов США / час (полтора часа) = 150 долларов США
• Заработная плата брутто = 550 долларов США

Шаг 5: Определите вычеты каждого сотрудника.

Соберите информацию из W-4 ваших сотрудников, федеральных требований и требований штата, требований к страхованию и льготам, чтобы определить вычеты каждого сотрудника. Это может быть сложно; каждый штат собирает разные налоги с малого бизнеса, поэтому вам придется изучить политику своего штата, прежде чем выполнять этот шаг. Вот несколько примеров общих требований:

• Федеральные налоги
• Социальное обеспечение
• Государственные налоги
• Местные налоги
• Medicare
• 401 (k) взносы
• Компенсационные взносы рабочих
• Другие выплаты

Шаг 6 : Рассчитайте чистую зарплату и заплатите своим сотрудникам.

Вычтите удержания каждого сотрудника из их валовой заработной платы. Оставшаяся сумма – это чистая заработная плата работника или заработная плата на дому. Это сумма, которую вы заплатите каждому сотруднику. Вам придется удерживать вычеты и оплачивать их вместе с налогами на заработную плату каждый месяц или квартал, в зависимости от установленного вами графика.

После того, как вы установили чистую заработную плату каждого сотрудника, вы можете платить им в назначенный им день выплаты жалованья. Вот несколько примеров способов оплаты вашим сотрудникам:

• Бумажные чеки, отправленные по почте на дом или розданные в офисе
• Прямой перевод на их банковские счета
• Предоплаченные карты, на которые загружается их оплата на дом
• Мобильный кошелек на который вы можете внести зарплату своих сотрудников
• Денежные средства (хотя этот метод требует более подробного учета и может быть проблемой безопасности)

Шаг 7: Сохраняйте ведомости заработной платы и вносите необходимые исправления.

В процессе расчета заработной платы важно вести учет транзакций для целей налогообложения и соблюдения нормативных требований. Если сотрудник оспаривает оплату или IRS требуется какая-то документация, вам нужно иметь записи наготове. Особенно в случае, если сотрудник оспаривает зарплату, важно вести записи, в том числе платежи за текущий год, чтобы вы могли решить любые возникающие проблемы.

Шаг 8: Помните о текущих проблемах.

Имейте в виду, что вы должны подавать налоговую декларацию своей компании ежеквартально и ежегодно.Важно проконсультироваться с бухгалтером, чтобы убедиться, что вы понимаете, как налоги на заработную плату вписываются в этот аспект вашей деятельности. Вы также должны будете сообщать о новых сотрудниках в IRS. Когда вы работаете с расчетом заработной платы или бухгалтером, это обычно не ваша ответственность.

Примечание редактора: Ищете информацию о системах расчета заработной платы? Воспользуйтесь анкетой ниже, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами и сообщат необходимую информацию:

Что такое неоплаченные штрафы по налогу на заработную плату?

Важно убедиться, что налоги на заработную плату уплачиваются правильно и вовремя. Неуплаченные штрафы по налогу на заработную плату налагаются на предприятия, когда они не платят эти налоги или не платят их вовремя. Вы можете понести эти штрафы, если не выполните любое из следующих действий: не предоставите отчеты сотрудникам, не заполните форму 941 за квартал или не перечислите налоги, удержанные из зарплаты сотрудников в Social Security или Medicare.

Знаете ли вы? Несвоевременная уплата налогов на заработную плату или невыплата налоговых штрафов может привести к серьезным финансовым штрафам, наложенным на ваш бизнес.

Ресурсы для обработки заработной платы

Эти ресурсы обеспечивают дополнительную поддержку, когда вы начинаете свои операции по начислению заработной платы:

Использование служб расчета заработной платы

Если вы сотрудничаете с бухгалтером или регистрируетесь в программном обеспечении для расчета заработной платы, вам не нужно выполнять ни один из этих шагов . Если вы работаете с бухгалтером, вы можете координировать с ним свои действия, чтобы обеспечить своевременную и правильную обработку платежных ведомостей вашего бизнеса.

С программным обеспечением для расчета заработной платы вы просто предоставляете соответствующую информацию о сотрудниках и утверждаете отработанные часы.Платформа автоматически рассчитывает удержания, валовую оплату и чистую оплату. У провайдеров по начислению заработной платы обычно есть онлайн-порталы, где работники могут войти в систему, чтобы просмотреть квитанции о заработной плате и налоговые документы на конец года и обновить свою информацию. [Если вас интересует поставщик заработной платы, ознакомьтесь с некоторыми из наших обзоров таких компаний, как OnPay, Gusto и Paychex].

Дополнительная отчетность Стеллы Моррисон.

Как работает расчет заработной платы | Paylocity

Ваш процесс расчета заработной платы напрямую влияет на успех вашей организации.Своевременная и точная обработка заработной платы демонстрирует, что вы цените вклад своих сотрудников и заботитесь об их роли на рабочем месте и за его пределами. Надежная система обработки заработной платы может повысить доверие и вовлеченность сотрудников, сократить расходы и улучшить соблюдение правил и норм.

Что такое расчет заработной платы?

Расчет заработной платы – это процесс компенсации вашим сотрудникам за работу, которую они выполняют. Он включает в себя расчет их заработной платы, удержание налогов и премий сотрудникам, а также осуществление платежа – обычно посредством прямого депозита.Программное обеспечение для расчета заработной платы автоматизирует эти шаги для малых и крупных предприятий.

Как работает расчет заработной платы?

Расчет заработной платы – это многоэтапный процесс для любой компании. Фактически, расчет заработной платы для малого бизнеса требует тех же шагов, что и для расчета заработной платы в крупном бизнесе. Ниже приведены шаги, которые вам необходимо предпринять.

Сбор информации

Соберите необходимую информацию о первом дне работы сотрудника. Это включает их номер социального страхования, форму W-4, форму удержания налогов штата, если применимо, информацию о банковском счете для прямого депозита и выборы льгот.

Отслеживание рабочего времени и посещаемости

Большинство организаций используют программное обеспечение учета рабочего времени и посещаемости для управления своим персоналом. Это особенно важно в организациях со сложной практикой оплаты труда, такой как разница в смену, оплата в выходные, сверхурочные, оплата за критические смены, сдельная оплата и т. Д.

Время проверки и утверждения

Соответствующий процесс начисления заработной платы включает проверку руководителем и утверждение табелей учета рабочего времени перед обработкой начисления заработной платы. Табель учета рабочего времени каждого сотрудника следует тщательно проверять и вносить исправления.Утверждение руководителя должно быть задокументировано и сохранено.

Расчет заработной платы и удержаний

В конце периода оплаты рассчитайте валовой доход, умножив количество часов работника на его ставку заработной платы. Примите во внимание разницу в сменах, сверхурочную работу и другие методы оплаты труда.

Рассчитывайте и удерживайте налоги, премии, дополнительные выплаты и другие разрешенные вычеты и удержания. Удержать из заработной платы и рассчитать чистую зарплату.

Отправка или обработка платежной ведомости

Если у вас есть сотрудники, получающие бумажные чеки, вы будете распечатывать бумажные чеки и раздавать сотрудникам квитанции о заработной плате.Если всем вашим сотрудникам платят прямым переводом, вы отправляете файл с платежной ведомостью в банк для обработки. Большинство работодателей используют и то, и другое.

Платить налоги

После обработки платежной ведомости подайте и оплатите государственные и федеральные налоги на заработную плату. Своевременные депозиты могут помочь вам избежать штрафов в конце квартала.

Сохранить записи

Храните платежные ведомости и налоговые отчеты в соответствии с законами штата и федеральными законами о хранении документации.

Сколько времени занимает обработка платежной ведомости?

Сколько времени потребуется на обработку платежной ведомости, зависит от того, используете ли вы ручные или автоматизированные процессы и сколько у вас сотрудников. Компании, использующие решения для расчета заработной платы, обычно завершают свои внутренние процессы за 1-2 дня. После подачи платежной ведомости требуется 2-3 дня для зачисления заработной платы на банковские счета сотрудников. В среднем сотрудники получают зарплату в течение пяти дней после даты окончания периода выплаты заработной платы.

Могут ли работодатели задерживать выплату заработной платы?

Работодатели должны платить своим сотрудникам в соответствии с их графиком заработной платы. Задержка с выплатой заработной платы может привести к дорогостоящим штрафам и пени.

Федеральный закон требует, чтобы работодатели выплачивали своим сотрудникам «своевременную» оплату за отработанные часы, но во многих случаях законы штата более конкретны.Посмотрите на закон своего штата, чтобы определить, какие периодичности выплаты заработной платы (еженедельно, раз в две недели, раз в полмесяца, ежемесячно) приемлемы в вашем штате и применяются ли какие-либо другие правила.

Что такое типичный цикл расчета заработной платы?

Наиболее распространенные циклы расчета заработной платы – еженедельные, двухнедельные, полумесячные и ежемесячные. Когда вы нанимаете сотрудников впервые, вам нужно будет определить, как часто им платить:

• Еженедельная программа расчета заработной платы составляет 52 проверки в год и является обычным явлением для сотрудников с почасовой оплатой.
• При расчете заработной платы каждые две недели проводится 26 проверок в год, что характерно как для почасовых, так и для оплачиваемых сотрудников.
• В полумесячных расчетах по заработной плате проводится 24 проверки в год, и обычно они зарезервированы для наемных сотрудников.
• Ежемесячный расчет заработной платы составляет 12 проверок в год и почти всегда используется только для наемных сотрудников.

Обязательно ознакомьтесь с законами о заработной плате и часах в вашем штате, чтобы убедиться, что ваш график заработной платы соответствует требованиям.

Что необходимо для расчета заработной платы?

Для обработки платежной ведомости вам потребуется федеральный идентификационный номер работодателя (FEIN), идентификационный номер налогоплательщика штата (TIN) и, возможно, идентификационный номер местного налогоплательщика.Эти счета позволяют вам подавать и платить налоги на заработную плату. Если вы не знаете, как обрабатывать платежную ведомость, подумайте о партнерстве с компанией, занимающейся расчетом заработной платы, или использовании программного обеспечения для расчета заработной платы, которое поможет вам своевременно и в соответствии с требованиями.

Какие виды расчета заработной платы?

Общие методы расчета заработной платы включают почасовую оплату, оклад и комиссию:

• Сотрудники с почасовой оплатой получают почасовую оплату, из них обычно не освобождены от уплаты налогов (имеют право на сверхурочную работу).
• Наемным работникам выплачивается ежемесячная или годовая заработная плата за свою работу, и они могут быть освобождены (не имеют права на сверхурочную работу) или не освобождены от уплаты налогов.
• Наемным работникам платят либо прямую комиссию за свою работу (обычно продажи), либо комиссию в дополнение к базовому окладу.

Кроме того, вам нужно будет определить, какие сотрудники освобождены, а какие не освобождены от уплаты налога на основании федеральных правил оплаты труда и рабочего времени. Как почасовые, так и оплачиваемые сотрудники могут технически освобождаться или не освобождаться от уплаты налогов.Чтобы избежать дорогостоящих штрафов и пени, крайне важно соблюдать инструкции Министерства труда.

Вам также нужно будет решить, предлагать ли бумажные чеки, прямой перевод или и то, и другое – при этом помня, что большинство сотрудников будут ожидать прямого депозита, когда присоединятся к вашей организации.

Наконец, вам нужно определить, как обрабатывать платежную ведомость с точки зрения логистики. Обработка расчета заработной платы вручную может быть утомительной и подверженной ошибкам, поэтому большинство организаций используют решения для обработки заработной платы, такие как Paylocity. Провайдеры начисления заработной платы могут научить вас, как работает расчет заработной платы и как обрабатывать платежную ведомость с помощью своего решения.

Почему Paylocity для расчета заработной платы?

Paylocity предоставляет множество преимуществ, когда дело доходит до обработки платежной ведомости:

• Меню функций на выбор в дополнение к расчету заработной платы, включая время и посещаемость.
• Встроенный интерфейс с более чем 300 другими системами, позволяющий получать и отправлять данные в системы, которые вы уже используете.
• Автоматическая подача и уплата налога на заработную плату, включая федеральный налог, налог на социальное обеспечение, налог на медицинское обслуживание и налог штата.
• Техническая поддержка и обслуживание клиентов для крупного и малого бизнеса.
• Самообслуживание сотрудников для быстрого доступа к квитанциям о заработной плате, W-4, W-2 и многому другому.

Чтобы изучить Paylocity как потенциальную услугу по расчету заработной платы для вашей организации, запросите демонстрацию расчета заработной платы сегодня.

Система управления заработной платой

| ADP

Расчет заработной платы – одна из самых важных обязанностей владельцев бизнеса, но она не обязательно должна вызывать наибольший стресс.При правильной системе управления заработной платой работодатели могут обрести душевное спокойствие и найти больше времени, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

Что такое система управления заработной платой?

Проще говоря, система управления заработной платой – это процесс, с помощью которого работодатели выплачивают заработную плату своим сотрудникам. Это также то, как они демонстрируют свою приверженность своим работникам, выполняют свои обязательства перед государственными учреждениями и ведут финансовую отчетность в порядке.

Почему так важно управление заработной платой?

Управление заработной платой является важной частью любого бизнеса, поскольку помогает повысить вовлеченность сотрудников и соблюдение нормативных требований. Без эффективных и точных средств оплаты труда сотрудников, внесения и уплаты налогов, а также ведения документации работодатели могут столкнуться с претензиями по заработной плате и дорогостоящими штрафами.

Какие методы управления заработной платой?

В зависимости от бюджета и желаемого уровня участия работодатели могут выбирать из нескольких вариантов управления заработной платой, в том числе:

• Ручное управление заработной платой с использованием электронных таблиц
  Работодатели с небольшим количеством сотрудников могут выбрать управление заработной платой с помощью ручного метода, такого как электронные таблицы.Однако потенциальная экономия средств обычно перевешивается подводными камнями. Ручные процессы DIY увеличивают риск дорогостоящих ошибок и отвлекают время от действий, способствующих росту бизнеса.
• Программное обеспечение для расчета заработной платы
  Высококачественное программное обеспечение для расчета заработной платы экономит время и снижает административную нагрузку за счет автоматизации трудоемких задач. Работодатели могут полагаться на него для точного расчета валовой заработной платы, удержаний и чистой заработной платы, позволяя им сохранять некоторый контроль над процессом.
• Аутсорсинг
  Работодатели, которые заинтересованы в сокращении заработной платы полностью, часто нанимают поставщика административных услуг или вступают в совместную работу с профессиональной организацией работодателей (PEO). В таких механизмах все аспекты администрирования заработной платы, включая налоговые депозиты, отчетность и соблюдение требований, могут полностью контролироваться поставщиком или PEO.

Каковы этапы процесса управления заработной платой?

Независимо от того, как работодатели решают управлять расчетом заработной платы, процесс обычно состоит из трех этапов:

1. Начисление предоплаты
   Работодатели собирают соответствующие данные за период оплаты на основе определенных политик компании и нормативных требований, включая часы, отработанные сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, время исключения (т. д., отпуск, больничный, обязанности присяжных и т. д.), а также корректировки сотрудников, такие как новые приемы на работу, увольнения, повышение заработной платы или изменения в отчислениях из пособий и удержании налогов. Затем эта информация проверяется и используется для расчета заработной платы.
2. Расчеты
   Работодатели рассчитывают общую сумму брутто-заработной платы каждого работника в течение платежного периода и удерживают налоги и отчисления, в результате чего получают чистую заработную плату. Они также накапливают свои собственные налоговые обязательства за тот же период времени.
3. Выплата после выплаты заработной платы
   Работодатели сверяют данные о заработной плате, вносят налоги в назначенный срок и обрабатывают любые связанные платежи, такие как приказы об удержании заработной платы.Кроме того, они выплачивают компенсацию своим сотрудникам вместе с квитанцией о заработной плате или выпиской о заработной плате, которая требуется в большинстве юрисдикций.

Каковы функции системы управления заработной платой?

Следующие функции, выполняемые с вниманием к деталям и пристальным вниманием к меняющимся правилам, часто необходимы для успешного перехода через каждый этап управления фондом заработной платы:

Расчет заработной платы сотрудников

С помощью табелей учета рабочего времени или программного обеспечения учета рабочего времени работодатели должны точно отслеживать часы, отработанные сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, каждую рабочую неделю, чтобы правильно рассчитать заработную плату.Учет рабочего времени не так важен для наемных сотрудников, потому что их валовая заработная плата является произведением их годовой зарплаты, деленной на количество периодов оплаты в календарном году. Однако некоторые сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, могут получать зарплату, и в этом случае их часы должны отслеживаться, чтобы гарантировать оплату сверхурочной работы, как того требует закон.

После расчета заработной платы брутто для каждого работника работодатели должны произвести определенные вычеты из заработной платы, в том числе:

• Налоги
  Работодатели удерживают налоги на основании свидетельств об удержании заработной платы своих сотрудников и общей налогооблагаемой заработной платы.
• Добровольные отчисления
  Письменное разрешение от сотрудников требуется, прежде чем работодатель сможет вычесть взносы в пенсионный план, взносы на медицинское страхование или страхование жизни или профсоюзные взносы.
• Обязательные вычеты
  Работодатели обычно получают официальное распоряжение от государственного агентства или суда, уведомляющее их о том, что они должны удерживать налоговые сборы IRS или штата, алименты на содержание детей или другие дополнительные выплаты из заработной платы.

Когда все удержания вычитаются из заработной платы брутто, результатом является чистая заработная плата работника или заработная плата на дому.

Обработка налогов на фонд заработной платы

Работодатели должны рассчитывать и удерживать федеральные, государственные и местные налоги из заработной платы сотрудников. Точные суммы основаны на текущих налоговых ставках и форме W-4 каждого сотрудника, свидетельстве об удержании налогов и государственных или местных сертификатах об удержании налогов. Работодатели также обязаны согласовывать взносы сотрудников в систему социального обеспечения и Medicare, иначе известные как налоги Федерального закона о страховых взносах (FICA), и могут нести единоличную ответственность за уплату федерального налога и налога штата по безработице.В некоторых штатах, однако, требуется, чтобы служащие вносили вклад в выплату пособий по безработице, а также программы по инвалидности и оплачиваемых отпусков по семейным обстоятельствам посредством удержаний из заработной платы. Все платежи должны быть отправлены в госорганы в указанные сроки.

Соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Государственные учреждения требуют от работодателей вести учет заработной платы ¹ на каждого работника. Эта информация обычно включает:

• Имя и род занятий
• Адрес
• Номер социального страхования
• День и время начала рабочей недели сотрудника
• Количество отработанных часов в день и в рабочую неделю
• Основа выплаты заработной платы работнику
• Обычная почасовая ставка
• Итого дневной или еженедельный прямой заработок
• Сверхурочные заработки за каждую рабочую неделю
• Заработная плата брутто
• Отчисления из заработной платы
• Требуемые пособия
• Чистая заработная плата
• Дата каждого платежа и период выплаты, который он покрыл
• Удержанные налоги
• Форма W-4 и государственные удержания

Записи, необходимые для целей федерального налогообложения, должны храниться не менее четырех лет; все остальные записи должны храниться в соответствии с различными законами, применимыми к бизнесу. Если это подпадает под действие как федеральных, так и государственных нормативных актов, необходимо соблюдать правила с более длительными сроками. В случае сомнений работодатели должны проконсультироваться в соответствующем агентстве, чтобы убедиться, что они хранят нужные документы в течение правильного периода времени.

Предоставлять сотрудникам справки о заработной плате

В целях прозрачности большинство штатов предписывают предприятиям предоставлять своим сотрудникам ведомости заработной платы во время получения ими своей заработной платы. Как правило, ставки заработной платы, отработанные часы, валовая заработная плата, чистая заработная плата и удержания должны отображаться для каждого периода оплаты.Кроме того, существуют законы, регулирующие доставку электронных платежных ведомостей и способы доступа сотрудников к ним. Чтобы избежать нарушений, работодатели должны обращаться в свои государственные отделы труда для получения конкретных требований.

Каковы преимущества использования программного обеспечения для управления заработной платой?

Попытка стать экспертом в области расчета заработной платы – кропотливый процесс, который не оставляет владельцам бизнеса возможности улучшать свои продукты или услуги. Вот почему многие полагаются на программное обеспечение для управления заработной платой, которое освобождает их время и дает им другие ключевые преимущества, такие как:

• Точные расчеты
  Автоматизация помогает обеспечить правильность расчета заработной платы, удержаний из заработной платы и налоговых платежей.
• Помощь в соблюдении нормативных требований
  Некоторые поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы уведомляют работодателей об изменениях в трудовых или налоговых правилах, которые могут повлиять на их бизнес.
• Доступ к налоговым формам
  Работодатели могут иметь легкий доступ к важным налоговым документам – форме W-4, форме W-2, форме 1099, форме I-9 и другим – через свое программное обеспечение для расчета заработной платы.
• Гибкие платежи
  Помимо традиционных расчетов заработной платы, программное обеспечение для расчета заработной платы обычно поддерживает прямой депозит и альтернативные способы оплаты, такие как платежные карты.
• Подробное ведение записей
  Многие цифровые системы расчета заработной платы создают профили сотрудников с различными записями о заработной плате, которые можно агрегировать и загружать в соответствии с нормативными требованиями.
• Самообслуживание сотрудников
  С помощью мобильного приложения или компьютера сотрудники могут редактировать свою личную информацию, изменять вычеты, отправлять информацию об удержании налогов, просматривать платежные ведомости и многое другое.
• Уменьшение количества ошибок при расчете заработной платы
  Программное обеспечение для расчета заработной платы, которое может интегрироваться с программами учета рабочего времени и управления персоналом, сокращает повторяющийся ввод данных, тем самым помогая предотвратить ошибки.
• Автоматические предупреждения
  Многие системы расчета заработной платы предлагают уведомление о рабочем процессе. Когда программное обеспечение обнаруживает ошибку ввода данных, если она настроена, она может отправить пользователям предупреждение, чтобы они могли исправить ее до обработки платежной ведомости.

Как выбрать систему управления заработной платой

Правильная система управления заработной платой, как правило, способна предоставлять точные и своевременные услуги по расчету заработной платы и налоговой отчетности, опираясь на экспертные знания и интегрированные технологии.Чтобы найти такое решение, владельцам бизнеса следует задать следующие вопросы:

1. Соответствует ли стоимость бюджету или ожидаемому росту?
   Малые предприятия с минимальными финансовыми ресурсами могут выбрать основные функции расчета заработной платы, в то время как организации, которые ожидают роста, могут быть готовы потратить больше на надежные возможности.
2. Каков уровень репутации и опыта провайдера?
   У уважаемых поставщиков платежных ведомостей, как правило, есть постоянные клиенты, которые готовы говорить о качестве получаемых ими услуг.И чем больше лет провайдер работает в определенной отрасли, тем больше вероятность, что он поймет применимые законы и вопросы соответствия.
3. Насколько безопасна услуга?
   Шифрование, межсетевые экраны, многофакторная аутентификация и резервное копирование имеют важное значение для сохранения конфиденциальности и целостности. Поставщики заработной платы, серьезно относящиеся к безопасности, обычно могут продемонстрировать эти и любые другие меры, которые они используют для защиты данных.
4. Совместимо ли данное программное обеспечение с другими программами?
   Работодатели должны убедиться, что их провайдер расчета заработной платы предлагает бесшовную интеграцию с учетными записями рабочего времени, HR и любыми другими существующими программами.
5. Каковы возможности отчетности?
   Некоторые поставщики заработной платы могут помочь гарантировать, что отчеты о новом найме, годовые отчеты и другие документы подаются в соответствующие государственные органы вовремя и включают всю необходимую информацию.

Как ADP может помочь предприятиям в управлении заработной платой

Более 70 лет малые и крупные предприятия доверяют ADP в области управления заработной платой. Наши гибкие и доступные решения могут помочь организациям сэкономить время и деньги благодаря таким функциям, как:

• Автоматизированный расчет заработной платы и налогов
• Удобные приложения самообслуживания для сотрудников
• Гибкие варианты оплаты – чек, прямой депозит, платежная карта
• Удержание налогов и платежи от имени клиента
• Поддержка по вопросам соответствия и требованиям к отчетности
• Беспроблемная интеграция с программами учета рабочего времени и HR

Узнайте больше и сравните наши доступные варианты управления заработной платой>

Часто задаваемые вопросы об управлении заработной платой

Что означает управление заработной платой?

Управление заработной платой – это административная задача по компенсации сотрудникам за оказанные услуги.Он также предоставляет финансовый отчет о валовых доходах сотрудников, удержаниях из заработной платы и чистой заработной плате, а также о связанных с работодателем налоговых обязательствах по заработной плате.

Как мне управлять заработной платой?

Управление заработной платой может быть сложным и трудоемким процессом без надежного программного обеспечения для автоматизации расчетов и минимизации ошибок. В своей основной форме расчет заработной платы состоит из следующих этапов:

1. Рассчитать заработную плату брутто
   Для наемных сотрудников разделите годовую заработную плату на общее количество периодов выплаты заработной платы в году.Для сотрудников с почасовой оплатой умножьте почасовую ставку на общее количество отработанных часов и соблюдайте федеральные законы и законы штата в отношении оплаты сверхурочной работы или вознаграждения. Обратите внимание, что работодатели с сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, которым выплачивается зарплата, должны будут точно отслеживать время и посещаемость, как они это делали бы для почасовых работников.
2. Удержание удержаний
   Рассчитайте и удерживайте из валовой заработной платы любые квалифицированные отчисления до налогообложения, за которыми следуют федеральный подоходный налог и налог штата, налоги на медицинское обслуживание и социальное обеспечение, выплаты по безработице штата, инвалидности или оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам, увеличение заработной платы по решению суда и любые другие другие добровольные или обязательные вычеты.
3. Заработная плата сотрудников
   Распределяйте чистую заработную плату между сотрудниками в соответствии с положениями штата о выплате заработной платы и, при необходимости, предоставляйте каждому сотруднику выписку о заработной плате, которая соответствует законам штата.
4. Уплатить налоги государственным органам
   Рассчитать и внести налоги работодателя (то есть федеральные налоги и налоги штата и налоги штата, налоги FICA) и налоги, удерживаемые из заработной платы сотрудников, в указанные сроки, используя соответствующие методы подачи.
5. Архивные ведомости заработной платы
   См. Федеральные законы и законы штата о заработной плате, чтобы обеспечить хранение необходимых документов в соответствии с каждым из требований.

Каковы шесть шагов в управлении системой расчета заработной платы?

Обслуживание или создание системы управления заработной платой впервые может состоять из следующих шагов:

1. Подайте заявку на получение идентификационного номера работодателя (EIN)
   EIN, который можно получить в IRS, необходим для подачи налоговой декларации. Работодателям также может потребоваться подать заявку на получение государственных или местных идентификационных номеров.
2. Сбор налоговых документов для сотрудников
   Форма W-4 и государственные свидетельства об удержаниях необходимы, чтобы помочь работодателям рассчитать налоговые вычеты из фонда заработной платы.
3. Составьте график заработной платы
   Обычно периоды заработной платы еженедельные, двухнедельные и полумесячные. В некоторых штатах могут быть требования к частоте оплаты.
4. Документ об условиях компенсации
   Иметь четко прописанные правила, разъясняющие требования компании и законы в отношении отработанного времени, сверхурочной работы, оплачиваемого свободного времени и т. Д. Кроме того, необходимо получить письменное согласие каждого сотрудника на выплаты пособий и других добровольных вычетов из заработной платы, так как а также некоторые методы выплаты заработной платы, такие как прямой депозит и платежные карты.
5. Выберите метод расчета заработной платы
   Компании могут управлять расчетом заработной платы внутри компании или передать процесс на аутсорсинг поставщику услуг по расчету заработной платы для оптимальной экономии времени и поддержки соблюдения нормативных требований.
6. Открыть банковский счет для расчета заработной платы
   Отдельные счета для расчета заработной платы часто позволяют улучшить управление средствами, упростить выверку и более точные записи транзакций по заработной плате.

Что такое система расчета заработной платы?

Система расчета заработной платы – это любые средства оплаты труда сотрудников, уплаты налогов на оплату труда и ведения записей о транзакциях.Эти задачи можно выполнять вручную или автоматизировать с помощью программного обеспечения, чтобы сэкономить время и минимизировать риск ошибки.

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по заработной плате и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется при том понимании, что ADP не предоставляет юридических или налоговых консультаций или других профессиональных услуг.

¹ Существуют дополнительные требования к основным записям, которые работодатель должен вести в соответствии с различными федеральными законами и законами штата.Не забудьте проверить соответствие требованиям каждой юрисдикции.

Методы обработки заработной платы

Какой метод вам подходит?

Обработка платежной ведомости

Как правило, у работодателей есть два основных варианта обработки заработной платы – использовать собственный метод или передать работу независимой службе расчета заработной платы.

Внутренний расчет заработной платы

Расчет заработной платы может выполняться внутри компании с использованием ручного процесса или программного обеспечения для расчета заработной платы.Обязательства по заработной плате сотрудников, удержания из заработной платы и налоговые обязательства по заработной плате рассчитываются, платежные ведомости составляются или генерируются, а информация о заработной плате записывается или обновляется в главной книге. В большинстве случаев налоги подаются вручную. Некоторые работодатели нанимают бухгалтера, который специализируется на начислении заработной платы, иногда только для целей расчета или регистрации налогов на заработную плату, в то время как некоторые поручают эту критически важную задачу одному из своих бухгалтеров, которому приходится проводить время вдали от своей основной деятельности, обрабатывая расчет заработной платы и расчет налогов на заработную плату.

Независимые процессоры расчета заработной платы

Агентства по расчету заработной платы

предоставляют функции расчета заработной платы, которые варьируются от базового расчета заработной платы сотрудников и налоговых обязательств, составления расчетных ведомостей и подготовки квартальных и годовых отчетов о заработной плате для государственных органов до дополнительных услуг, таких как выплата заработной платы и налогов на заработную плату через электронную банковскую систему , интеграция данных о заработной плате с главной бухгалтерской книгой и создание настраиваемых отчетов о заработной плате.

Подходящий для вас метод расчета заработной платы в значительной степени зависит от сложности вашей платежной ведомости, а также фактического времени и ресурсов, необходимых для ее подготовки.

Вот некоторые факторы, которые следует учитывать для каждого метода:

1. Независимые обработчики заработной платы:

• Обученный персонал для выполнения обязанностей, связанных с расчетом заработной платы.
• Иметь современное программное и аппаратное обеспечение для расчета заработной платы.
• Выполните расчет заработной платы и часов.
• Выполните расчет налога на заработную плату.
• Импортировать данные о заработной плате в главную книгу.
• Отслеживание сроков уплаты налога на заработную плату.
• Отслеживайте изменения в правилах и законодательстве по налогу на заработную плату.
• Подготовить и подать все соответствующие квартальные и годовые отчеты о заработной плате.
• Предоставлять другие услуги (например, услугу электронной налоговой отчетности по заработной плате, электронные банковские платежные поручения, доступ в Интернет к информации о заработной плате, кадровые услуги, включая выплаты сотрудникам и т. Д.).
• Используйте персонал для расчета заработной платы по сравнению с другими видами коммерческой деятельности, приносящими доход.
• Влечет за собой расходы, связанные с программным обеспечением (т. Е. Покупка и обновление).
• Затраты на обучение персонала использованию программного обеспечения.
• Включает расходы, связанные с оборудованием и соответствующим обслуживанием, если используется специальная компьютерная система для расчета заработной платы.

2. Для внутренней обработки платежных ведомостей требуется следующее:

• Трудовые и временные ресурсы за счет основной хозяйственно -формирующей деятельности.
• Затраты на приобретение, обслуживание и обновление специализированного программного обеспечения.
• Расходы на приобретение, обслуживание и обновление оборудования (при использовании специализированной компьютерной системы).
• Расходы на подбор и обучение персонала.
• Расходы на соблюдение законодательства, регулирующего расчет заработной платы (приобретение специализированных информационных и правовых систем и их своевременное обновление, консультационные услуги и т.