Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Карточка регистрации входящих и исходящих документов образец.

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

• Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
• Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
• Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
• Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Бумажная форма журнала

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

Электронная форма журнала

Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

О системе электронного документооборота

Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

• Приказов руководства.
• Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.

Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

Основные графы

К ним относятся:

• Корреспондент.
• Исполнитель.
• Содержание.
• Вид документа и его дата.
• Регистрационный номер.

Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

• Объяснительные и служебные записки.
• Распоряжения.
• Заявления.
• Письма.
• Телеграммы.
• Различные справки.

Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

Дополнительные графы

Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

• Количество листов документа и метод его доставки.
• Номер дела.
• Примечание (одно или несколько).

Правила заполнения журнала

Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

• ФИО, занимаемая должность.
• Период работы.
• Подпись.

Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Основные правила регистрации корреспонденции

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Однократность регистрации

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз . Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы . Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

Содержание и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

1. Регистрационный номер.
2. Дата получения.
3. Отправитель (корреспондент).
4. Получатель (адресат).
5. Вид документа.
6. Содержание.
7. Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения : день, месяц, год вхождения или отправления документа.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

Дополнительными графами могут быть:

• количество листов документа;
• метод его доставки;
• приложения;
• примечания;
• отметка об исполнении;
• резолюция.

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

• Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
• Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

• Вышестоящие инстанции.
• Нижестоящие организации.
• Предприятия-партнеры.
• Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

• Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
• Принтер.
• Сканер.
• Компьютерную электронную почту.
• Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

• Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
• Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
• Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

• Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
• Дата отправления.
• Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
• Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
• Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
• Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
• Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
• Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
• Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
• Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

1. Вышестоящие инстанции.
2. Нижестоящие организации.
3. Фирмы-партнеры.
4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

• Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
• Дата получения.
• Организация, направившая документ.
• Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
• Название документа.
• Количество экземпляров.
• Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

• Упорядочивает документооборот.
• Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
• Рационализирует обмен информацией внутри производства.
• Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
• Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Он позволяет :

• учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
• своевременно исполнять решения руководства;
• контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
• проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.

Руководство определяет самостоятельно:

• в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
• какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

• регистрационный номер
• дата документа
• вид документа
• корреспондент
• содержание
• исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

• первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
• вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
• третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

• 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
• 100-25/02
• 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

• письма
• телеграммы
• заявления
• служебные записки
• объяснительные записки
• распоряжения
• справки.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

• резолюция
• отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

• Иванову П.П. Для ознакомления
• Иванову П.П. Собрать информацию
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

• в дело №
• примечание
• способ доставки документа
• количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

• Ф.И.О.
• должность
• документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
• период работы
• подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

• Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
• Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
• Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
• Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

Об имеющихся в делопроизводстве определенных правилах уже было сказано раньше, и начат рассказ в предыдущей статье. В случае если знакомство с темой начато вами именно с этой статьи, то для более полного уяснения вопроса необходимо вернуться и перечитать предыдущую. Кроме того, весьма полезной может быть информация о .

На современном этапе правила делопроизводства допускают регистрацию входящей корреспонденции как в бумажном журнале, так и на карточках (бумажных или в электронном виде с помощью СЭД). Чтобы осознанно сделать выбор в пользу подходящей именно вам формы регистрации, стоит рассмотреть преимущества и недостатки каждого.

Регистрация входящих документов в бумажном журнале

Для такого вида регистрации входящих документов изначально использовали простой бумажный журнал. Нормативно-правовые акты, касающиеся делопроизводства, не устанавливают его конкретную форму, предоставляя, таким образом, каждой организации свободу действий. Компания также сама решает, в каких журналах, и какого рода документы будут регистрироваться.

Как правило, руководствуются следующими принципами:

• для исходящих, входящих и внутренних документов создают отдельные журналы регистрации;
• на практике чаще всего стараются не смешивать отдельные категории документов при регистрации: например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.;
• регистрирование документации проводят в одном месте;
• если группа достаточна большая, то допустимо разбить ее еще на несколько подгрупп, например, входящие письма из какой-либо конкретной организации, филиала или по тематике (определенному вопросу).

Ниже вашему вниманию представлен образец журнала регистрации входящей документации, и продемонстрирован пример его заполнения (допустима корректировка, добавление некоторых граф или их названий):

Достаточно часто можно встретить графы о наличии приложения в документе, количестве листов, о содержании поручения и о том, в какие сроки его необходимо исполнить.

Пожалуй, самый главный недостаток такого журнала – неэффективность справочной работы. Потому что для получения о нужном документе какой-либо информации придется последовательно и внимательно изучать каждую страницу журнала, что может занять достаточно длительное время.

• объем документооборота достаточно мал, когда количество входящих документов едва достигает нескольких сотен за год;
• для отдельной категории документов специальным нормативно-правовым актом установлена именно такая форма регистрации;
• необходимо обеспечить дополнительную надежность и защиту данных, особо ценных документов, чаще всего они имеют длительный срок хранения.

Регистрация входящей документации в электронном журнале

Значительно более продуктивной и удобной, а кроме того занимающей гораздо меньше времени, является регистрация входящей корреспонденции в электронном журнале. Притом, что заполнение формы происходит по аналогии. На каждую отдельную группу документов создается отдельный файл.

Несомненный плюс заключается в экономии времени и гораздо более быстром поиске необходимой информации, даже если все записи ведутся в формате.doc или.xls. Используя функции поиска и фильтра, вы можете по заданным параметрам (к примеру, автор, номер, содержание и т.д.) в любой момент найти все, что нужно.

Нет никакой необходимости распечатывать электронный журнал или дублировать его в бумажном варианте, что, кстати говоря, до сих пор многими практикуется. Бумажный вариант может понадобиться только в том случае, если необходимо проставить подпись исполнителя, чтобы иметь на руках доказательство направления на исполнение определенного документа.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный и удобный подход – это регистрация документов в , но для этого необходимо иметь уже настроенную и используемую СЭД. Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

О преимуществах и уже было рассказано достаточно подробно, кто интересуется, тот может прочитать. Резюмировав все сказанное, можно сказать кратко только одно – это крайне удобная система поиска и одновременно регистрации в единой базе несколькими исполнителями. Кроме того, есть функции проверки регистрации каждого документа на повторность и возможности контролировать работу с любым документом на любом этапе, а так же возможность составлять отчеты автоматизировано и много других полезных приложений и функций.

В тех случаях, когда форма регистрации в бумажном журнале не подходит, а СЭД не установлена, то допустим вариант с использованием бумажных карточек. Некоторое неудобство заключается в том, что их необходимо классифицировать и систематизировать, используя различные основания, например порядковый номер, автор и т.д.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel. Использование бумажных журналов и карточек давно себя изжило, устарело и попросту неэффективно.

Как сделать журнал регистрации входящих документов образец

Журнал регистрации входящих документов — служит для документирования всей входящей документации в адрес хозяйствующего субъекта. В данном журнале отражается дата поступления документа его регистрационный номер, исходящий номер, вид документа, корреспондент кем был написан и отправлен , адресат на чье имя отправлен документ , краткое содержание, сведения о лице которому поручено исполнить данный документ, резолюция и отметка об исполнении. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Журнал регистрации входящих документов

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.

Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.

Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,. Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.

Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении.

Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения. Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции?

По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.

Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности.

В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество — возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ. Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак.

Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.

Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным. Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу.

Данная комбинация является кодовым обозначением документа. Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела , а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа.

Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой. Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи — сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.

Вся входящая корреспонденция бывает двух видов — внутренняя и внешняя. Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется “исполнителем”. Отправитель или автор письма называется “корреспондентом”. Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название.

Эти сведения являются обязательными. Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы “Отметка об исполнении” и “Резолюция”. Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу. Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации.

Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью “Выполнено”, но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений.

Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.

До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания.

Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.

Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним.

Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет.

Документ не прошивают. Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать — в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер.

Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Документооборот. Как вести журнал входящей корреспонденции.

Темы: Документооборот Внутренние документы. Из статьи вы узнаете: что такое журнал входящей корреспонденции; каково назначение журнала регистрации входящей корреспонденции; как вести журнал учета входящей корреспонденции. Справка Основными функциями данной книги являются: Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции; Оперативная реакция на требования руководства; Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации; Выдача справок по входящей документации.

Корреспондент, то есть отправитель;. Обратите внимание, что дата документа — это дата его поступления в секретариат или канцелярию. Как правильно изъять документ из дела?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма?

Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн

Активировать демодоступ. Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции.

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер , состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения. Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Журнал регистрации исходящих документов

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

.

.

Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать; Журнал регистрации Образец журнала регистрации входящих документов.

.

.

.

.

.

.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов: как вести

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Скачать образец журнала регистрации входящих документов.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

• Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
• Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
• Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
• Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Бумажная форма журнала

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

Электронная форма журнала

Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

О системе электронного документооборота

Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

• Приказов руководства.
• Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.

Графы журнала регистрации входящих документов

Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

Основные графы

К ним относятся:

• Корреспондент.
• Исполнитель.
• Содержание.
• Вид документа и его дата.
• Регистрационный номер.

Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

• Объяснительные и служебные записки.
• Распоряжения.
• Заявления.
• Письма.
• Телеграммы.
• Различные справки.

Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

Дополнительные графы

Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

• Количество листов документа и метод его доставки.
• Номер дела.
• Примечание (одно или несколько).

Правила заполнения журнала

Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

• ФИО, занимаемая должность.
• Период работы.
• Подпись.

Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2020 и 2021

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

1. Хозяйственную сферу.
2. Планирование.
3. Порядок отчетности.

Структура журнала регистрации приказов

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

• титульный лист;
• раздел с перечнем ответственных за его ведение;
• главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

• наименование организации;
• наименование документа;
• дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

1. ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
2. Полномочия этих сотрудников.
3. Их подписи.
4. Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

1. Порядковые номера внутренних актов предприятия.
2. Даты издания актов.
3. Номера распоряжений.
4. Их наименования.
5. Количество листов в каждом из них.
6. ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец журнала учета приказов по основной деятельности

Скачать

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.

Скачать

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2020 и 2021

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец заполнения

Правовые документы

Создание записей входящих документов – приложение Dynamics NAV

• 02.06.2017
• 2 минуты на чтение

В этой статье

В окне Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Чтобы записать внешний документ в Dynamics NAV, необходимо сначала создать или заполнить запись входящего документа. Вы можете сделать это вручную или сфотографировать внешний документ, а затем создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.

Прежде чем вы сможете использовать функцию «Входящие документы», вы должны выполнить необходимую настройку.Дополнительные сведения см. В разделе «Как настроить входящие документы».

Утвердить или отклонить входящий документ

Если вы действительно хотите разрешить пользователям создавать счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если они не утверждены, вы можете настроить утверждающих, которые должны утверждать записи перед их обработкой.

1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .

Если вы утверждаете запись входящего документа, устанавливается флажок Деблокировано в строке входящего документа. Пользователь, ответственный за создание, например, счетов-фактур, может приступить к обработке записи.

Для создания записи входящего документа путем фотографирования

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Dynamics NAV Tablet и Phone.

1. На панели приложения выберите плитку Создать входящий документ из камеры , а затем перейдите к шагу 4.

2. Либо на панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

3. В окне Входящие документы нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Создать из камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

   Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.

Чтобы прикрепить изображение к входящему документу, сделав снимок

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Dynamics NAV Tablet и Phone.

1. На панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

2. Откройте карточку для существующей записи входящего документа.

3. В окне входящего документа нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Прикрепить изображение с камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

   Изображение прикрепляется к записи входящего документа.

Для создания записи входящего документа вручную

1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите действие Создать из файла .
3. В окне Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл прикрепляется автоматически.
4. В качестве альтернативы выберите действие Новый .
5. Чтобы прикрепить файл, выберите действие Прикрепить файл .
6. В окне Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
7. В окне Входящий документ заполните поля, если необходимо. Выберите поле, чтобы прочитать краткое описание поля или ссылку на дополнительную информацию.

См. Также

Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Dynamics NAV

Создание записей входящих документов – Business Central

• 01.04.2021
• 2 минуты на чтение

В этой статье

На странице Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Чтобы записать внешний документ в Business Central, необходимо сначала создать или заполнить запись входящего документа. Вы можете сделать это вручную или сфотографировать внешний документ, а затем создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.

Прежде чем вы сможете использовать функцию «Входящие документы», вы должны выполнить необходимую настройку.Для получения дополнительной информации см. Настройка входящих документов.

Утвердить или отклонить входящий документ

Если вы действительно хотите разрешить пользователям создавать счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, если они не утверждены, вы можете настроить утверждающих, которые должны утверждать записи перед их обработкой.

1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .

Если вы утверждаете запись входящего документа, устанавливается флажок Деблокировано в строке входящего документа. Пользователь, ответственный за создание, например, счетов-фактур, может приступить к обработке записи.

Для создания записи входящего документа путем фотографирования

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.

1. На панели приложения выберите плитку Создать входящий документ из камеры , а затем перейдите к шагу 4.

2. Либо на панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

3. На странице Входящие документы нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Создать из камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

   Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.

Чтобы прикрепить изображение к входящему документу, сделав снимок

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.

1. На панели приложения нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .

2. Откройте карточку для существующей записи входящего документа.

3. На странице Входящий документ нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Прикрепить изображение с камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.

4. Сделайте снимок документа, такого как квитанция о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .

   Изображение прикрепляется к записи входящего документа.

Для создания записи входящего документа вручную

1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите действие Создать из файла .
3. На странице Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл прикрепляется автоматически.
4. В качестве альтернативы выберите действие Новый .
5. Чтобы прикрепить файл, выберите действие Прикрепить файл .
6. На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
7. На странице Входящий документ заполните поля по мере необходимости. Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.

См. Также

Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central

Хранение корреспонденции и документов для целей хранения и архивирования

Зарегистрированный файл должен состоять из трех компонентов:

• Обложка для защиты содержимого и в качестве титульного листа и записи об обращении файла
• Содержание
• Способ скрепления целого.

Обложки для файлов (также известные как куртки или папки) обычно изготавливаются из жесткой манильской бумаги или картона, обрезаны больше, чем размеры документов, которые необходимо подать, и сложены, чтобы заключить документы и минимизировать ущерб от обращения и использования.

На обложке дела следует заранее напечатать название агентства и подразделения или отдела, если это уместно. Он должен включать место для заголовка файла, номера файла, заголовков или ключевых слов индекса, маркировки безопасности, ссылки на предыдущие, последующие или связанные файлы и период файла (т.е. дату или год открытия и закрытия). На обложке также должна быть сетка (или лестница) для записи обращения файла во время его использования.

Поддержание порядка документов в файле является жизненно важным требованием для хранения. Это устанавливает контекст, в котором были приняты решения и действия, а также последовательность этих решений и действий. Следовательно, документы следует подавать в том же порядке, что и сделки, частью которых они являются. Это не то же самое, что сказать, что отдельные документы подаются в порядке их дат.Разместите документы в файле в том порядке, в котором они поступили в архив для хранения. Например, исходящее письмо от 29 июня 2000 года будет отправлено перед входящим письмом от 26 июня, если исходящее письмо с более поздней датой будет отправлено, а копия, поданная перед входящим письмом с более ранней датой, будет отправлена. получили.

Защитите отдельные документы в файле, чтобы они не потерялись или не потерялись. «Казначейская бирка» (пластиковая, а не металлическая) по-прежнему остается самым дешевым и простым методом защиты документов внутри файла.Существует рекомендуемый метод использования казначейских тегов. Отверстия проделываются в верхнем левом углу передней обложки и внутри задней обложки файла, стараясь не потерять информацию там, где пробито отверстие. Бирка вставляется через переднюю обложку изнутри, проходит вокруг «корешка» файла снаружи и вставляется через заднюю обложку. Отверстия должны быть сделаны в верхнем левом углу каждого документа, который нужно подать, на расстоянии трех сантиметров (одного дюйма) вниз и трех сантиметров от края.Документы прикрепляются к концу метки, которая проходит через заднюю обложку внутрь файла.

Идентификация объекта

Письма, полученные в архиве после регистрации или по возвращении из обращения, должны быть помещены в файлы как можно скорее.

Если не было дано указаний по подаче документов старшим персоналом или ответственными за действия, и если в корреспонденции не цитируется ссылка на файл в Архивном офисе, должностное лицо, ответственное за подачу документов, должно внимательно прочитать письмо, чтобы определить его тему и поместить его в существующий файл, если он уже существует, или открыть новый файл, если подходящего файла нет.

Для определения того, существует ли уже соответствующий файл, требуется тщательный поиск в индексе файла или в плане файлов. Процедуры открытия нового файла и присвоения ему ссылочного номера описаны в разделе «Создание нового файла».

Нумерация документов в файлах

Документы и прилагаемые к ним приложения должны быть размещены в файлах в порядке «даты получения» (самый последний наверху). Пронумеруйте каждую бумагу в файле последовательно в правом верхнем углу, указав номер в маленьком кружке.Это называется номером фолио. Если документ занимает более одной страницы, нумеруется весь документ, а не отдельные страницы. Если к документу прилагается несколько вложений, их необходимо указать в алфавитном порядке, например:

• Основной документ
• Первый корпус = A
• Второй корпус = B

Использование протоколов

Разделенная файловая система – это стандартный метод ведения зарегистрированных документов в файлах. В этой системе бумаги делятся следующим образом: –

• Входящие письма, копии исходящих писем, меморандумов и заметок о собраниях, статистические данные и аналогичные документы помещаются в правой части файла и закрепляются биркой казначейства.
• В левой части открытого файла находится серия «Протоколы», защищенная биркой казначейства. Эти листы предназначены для того, чтобы дать возможность должностным лицам и сотрудникам отдела документации привлечь внимание к конкретным действиям, возникающим из переписки в правой части файла, например запрос дополнительных документов, дата обращения или разъяснение. Инструкции должны быть краткими и конкретными, адресованными, подписанными и датированными.

Создание перекрестных ссылок и удаление документов из файлов

Если отдельное письмо или другой предмет корреспонденции относится к более чем одному файлу, его следует скопировать, а оригинал поместить в файл, для которого он имеет наибольшее значение.Поместите фотокопии в другие файлы, к которым относится письмо. В исходном письме укажите номер файла, на котором размещены дополнительные копии. Точно так же обратите внимание на расположение оригинала на каждой копии, размещенной в других файлах. В качестве альтернативы, если копировальный аппарат недоступен или ксерокопирование считается слишком дорогостоящим, поместите оригинал в файл, для которого он имеет наибольшее значение, и сделайте пометку на каждом из других файлов, к которым относится письмо, с указанием даты письма, его тема и номер файла, в котором его можно найти.Не откладывайте срочную почту этим процессом.

Если получено письмо, которое относится к более ранней переписке, напишите номер фолио предыдущей буквы на новом письме, а затем поместите его в тот же файл, что и предыдущее письмо.

Документы могут быть удалены из файлов только в исключительных случаях по указанию начальника отдела документации. Когда это будет сделано, поместите временную заметку в файл в том месте, из которого были удалены бумага (и), и где они могут быть найдены.Он должен быть подписан сотрудником, ответственным за удаление.

Отправка документов на подачу

Полнота файлов, хранящихся в архиве, в значительной степени зависит от сотрудников архивного отдела и отделов, регулярно и регулярно отправляющих документы для хранения. Если эта практика не выполняется, ключевая информация может отсутствовать в файле, что может привести к неверным решениям, неправильным или неточным ответам на корреспонденцию, финансовым или другим потерям для правительства и другим негативным последствиям.

Когда документы для подачи не отправляются регулярно на регистрацию и им разрешается скапливаться в офисах перед отправкой в ​​Офис документации, Офис документации не может справиться с наводнением, когда, наконец, отправлено скопление документов. Это приводит к задержкам с подачей документов в архив и способствует плохому обслуживанию. Чтобы предотвратить эти проблемы, в тех случаях, когда получателю документа необходимо изучить его в течение более двух недель с даты получения документа, необходимо сделать ксерокопию документов для справочных целей, а оригинал направить в отдел документации для классификация и архивирование.Отдельные документы для подачи следует поместить в межведомственный почтовый конверт в лоток / поддон, предназначенный для отдела документации.

Что отправлять на подачу

Все документы, которые квалифицируются как государственные архивы и которые были созданы или получены сотрудниками министерств, департаментов / подразделений, должны быть отправлены в архив для хранения.

Таким образом, вся входящая правительственная почта должна быть отправлена ​​на регистрацию, независимо от способа передачи или получения.Входящие документы, которые находятся в электронной форме и квалифицируются как правительственные записи, должны обрабатываться в соответствии с процедурами, изложенными в Политике управления электронными записями, или распечатываться, а распечатки отправляться на регистрацию.

Кроме того, должна быть сделана копия всей исходящей корреспонденции, включая внутренние меморандумы. Вся исходящая корреспонденция должна иметь ссылочный номер файла, в который будет помещена копия файла.

Напишите «F / C» (что означает «Копия файла») на отдельных документах, отправляемых в архив, чтобы сообщить персоналу, что документы предназначены для хранения, и поместите их в межведомственный почтовый конверт.Межведомственный почтовый конверт, содержащий документы для подачи, затем должен быть помещен в лоток / контейнер в служебной зоне, предназначенной для приема дежурным или / курьером.

Что нельзя отправлять на подачу

Государственные документы, которые не были созданы или получены сотрудниками Архивного офиса, Департамента / Подразделения и Министерства, не должны храниться в Архивном Офисе. Например, публикации библиотеки не должны храниться в архиве, а должны храниться в собственной файловой системе библиотеки.

Неправительственная отчетность также не требует регистрации. Неправительственные записи включают следующие категории материалов:

• Личные или личные документы государственных служащих
• Материалы библиотечной системы (например, журналы и журналы)
• Излишние копии государственных документов (например, копии циркуляров или уведомлений, поскольку копия файла была бы подготовлена ​​лицом, рассылающим циркуляр)
• Стенографические записные книжки и черновики гос. Записей

Не подавать

• Запасные копии писем, старых черновиков и т. Д., Если нет вероятности, что они будут значительными в обозримом будущем.Такие документы следует либо уничтожить, либо, если есть реальная необходимость в их хранении, хранить отдельно от файла.
• Публикуемые материалы и объемные отчеты. Большая часть публикуемых материалов, поступающих в офисы документации, не имеет отношения к работе агентства. С согласия непосредственного руководителя этот материал должен быть уничтожен. Объемные опубликованные материалы или относящиеся к делу отчеты должны быть помечены номером файла и фолио, к которому они относятся, и храниться отдельно. Отметьте сопроводительное письмо, чтобы указать местонахождение опубликованного материала.
• Эфемерные материалы, такие как объявления о вечеринках, поздравительные открытки или реклама событий, которые не имеют отношения к агентству.

Контрольный список для подачи

Регулярно задавайте следующие вопросы: –

• Относится ли документ к выбранному файлу?
• Соответствует ли ссылка на файл в документе справочному номеру файла?
• Должен, если только это не копия, используемая для перекрестных ссылок.
• Присутствуют ли все страницы многостраничного документа?
• Все вложения присутствуют?

Журнал личности и социальной психологии – APA Publishing

Перед отправкой внимательно прочтите и следуйте приведенным ниже инструкциям по отправке.Рукописи, не соответствующие правилам подачи документов, могут быть возвращены без рассмотрения.

Общие правила подачи заявок

Редакция журнала Journal of Personality and Social Psychology придерживается принципов прозрачности и строгости при проведении исследований и отчетности. Мы считаем, что наука продвигается через циклический и рекурсивный процесс, который включает как (i) этап построения теории, исследовательскую / описательную фазу и (ii) фазу проверки теории, подтверждающую фазу.Поэтому мы поддерживаем и поощряем исследования, основанные на обеих фазах. Руководствуясь этой всеобъемлющей философией, мы установили некоторые конкретные стандарты подачи заявок.

Открытая наука

После публикации статьи APA требует, чтобы авторы предоставили свои данные квалифицированным исследователям с целью проверки опубликованных результатов путем повторного анализа с использованием идентичных или альтернативных статистических методов. Чтобы облегчить прозрачные и открытые исследовательские практики, журнал Journal of Personality and Social Psychology также призывает исследователей сделать данные, аналитические методы и исследовательские материалы, представленные в опубликованной статье, доступными для всех исследователей с целью воспроизведения результатов и тиражирования результатов с помощью указав, где и как другие исследователи могут получить доступ к этому материалу.

При отправке авторы должны заполнить форму раскрытия информации об открытой практике (PDF, 922 КБ) . Заполненная форма должна быть включена в качестве дополнительных материалов. Раскрытия включают:

Доступность данных . Авторы должны указать, будут ли доступны данные каждого исследования, включенного в рукопись, или указать причину, по которой они не публикуются в примечании к автору.

Доступность аналитических методов и код . Авторы должны указать, будут ли доступны аналитические методы и код для каждого исследования, включенного в рукопись, или указать причину, по которой эта информация не раскрывается в примечании к автору.

Доступность исследовательских материалов . Авторы должны указать, будут ли доступны исследовательские материалы для каждого исследования, включенного в рукопись, или указать причину, по которой они не публикуются в примечании к автору.

Пожалуйста, заполните информацию для каждого исследования, указанного в рукописи. Номера исследований предварительно заполнены в форме, но вы можете изменить их по мере необходимости, чтобы они соответствовали этикеткам, используемым в рукописи. Если у вас более девяти исследований, используйте несколько форм.

После принятия рукописи к публикации авторы должны предоставить одну ссылку на доверенный репозиторий с открытым доступом в примечании автора, содержащем все данные и материалы, которые они согласились предоставить. Если у автора есть несколько исследований, на целевой странице репозитория должно быть четко указано, как получить доступ к конкретному типу информации для каждого исследования и ссылки.

Раскрытие информации о предыдущем использовании данных . При представлении рукописи авторы должны раскрыть любое предыдущее использование данных, представленных в рукописи, в опубликованных, принятых или находящихся на рассмотрении документах.Сопроводительное письмо должно включать полный список ссылок на эти статьи, а также описание степени и характера любого совпадения между настоящим документом и предыдущей работой.

Стандарты цитирования

При отправке все наборы данных, материалы и программный код, созданные другими лицами, должны быть надлежащим образом процитированы в тексте и перечислены в разделе ссылок. Такие материалы следует признать оригинальными интеллектуальными вкладами и получить признание посредством цитирования.

По возможности, ссылки на наборы данных и программный код должны включать постоянный идентификатор, присвоенный цифровыми архивами, например идентификатор цифрового объекта (DOI).

Пример цитирования набора данных:
Кэмпбелл, Ангус и Роберт Л. Кан. Американские национальные выборы
Study, 1948. ICPSR07218v3.
Анн-Арбор, Мичиган: Межвузовский
Консорциум политических и социальных исследований [дистрибьютор], 1999.
http://doi.org/10.3886/ICPSR07218.v3

Прозрачность проектирования и анализа

Пожалуйста, обратитесь к редакционным статьям конкретных разделов и Стандартам отчетности для статей журнала (JARS) (PDF, 220 КБ) для получения инструкций по информации, которую следует включить в разделы, посвященные методам и результатам.Особенно важно предоставить обоснованные соображения мощности и конкретные детали, относящиеся к характеристикам образца.

Предварительная регистрация

Предварительная регистрация исследований и конкретных гипотез может быть полезным инструментом для создания сильных теоретических утверждений. Точно так же предварительная регистрация планов анализа может быть полезна для различения подтверждающего и исследовательского анализов.

В то же время мы признаем, что могут быть веские причины для изменения плана исследования или анализа после того, как он был предварительно зарегистрирован, и поэтому призываем авторов делать это, когда это необходимо, при условии, что все изменения ясно и прозрачно раскрыты в рукописи.

Журнал также признает, что предварительная регистрация не всегда может быть целесообразной, особенно на исследовательских этапах исследовательского проекта. Если авторы решают предварительно зарегистрировать свои планы исследований и анализа, все документы должны быть краткими, конкретными и целевыми, а также анонимными для проведения двойного слепого рецензирования.

Независимо от того, было ли исследование предварительно зарегистрировано или нет, журнал Journal of Personality and Social Psychology подчеркивает важность прозрачности отчетности и ожидает, что исследователи полностью раскроют в своей рукописи все решения, которые зависели от данных (например,g., решая, когда остановить сбор данных, какие наблюдения исключить, какие коварианты включить и какой анализ проводить после, а не до просмотра данных).

Реплика

Journal of Personality and Social Psychology признает важность репликации в создании совокупной базы знаний в нашей области. Поэтому мы поощряем публикации, которые пытаются воспроизвести важные результаты, особенно исследования, ранее опубликованные в журнале Journal of Personality and Social Psychology .

Основные критерии для публикации репликационных статей включают (i) теоретическую значимость тиражируемого открытия, (ii) статистическую мощность проведенного исследования и (iii) количество и мощность предыдущих повторений того же самого открытия.

Другие факторы, которые будут иметь значение в пользу представления репликации, включают: предварительную регистрацию гипотез, дизайна и анализа; материалы, представленные исследователями, не являющимися авторами оригинальных результатов; и пытается воспроизвести более одного исследования оригинальной публикации с несколькими исследованиями.

Journal of Personality and Social Psychology также будет рассматривать копии, представленные как зарегистрированные отчеты. Такие материалы будут состоять из подробного предложения по исследованию, включая аннотацию, введение, гипотезы, метод, запланированные анализы и последствия ожидаемых результатов.

Мы рекомендуем авторам сначала связаться с редактором, прежде чем отправлять предварительно зарегистрированный отчет. Предлагаемое исследование будет рассмотрено и, в случае одобрения, должно быть выполнено в соответствии с предложенным планом.

В той степени, в которой исследование будет признано выполненным компетентно, статья будет принята (в ожидании любых необходимых изменений) независимо от результата исследования.

Пожалуйста, обратите внимание на Портале подачи рукописей, что представленная статья является копией статьи. Копии рукописей, если они будут приняты, будут опубликованы только в Интернете и будут перечислены в Оглавлении в печатном журнале.

Статьи, которые вносят существенный новый концептуальный вклад, а также включают в себя повторения предыдущих результатов, по-прежнему приветствуются в качестве регулярных представлений.

Правила подачи разделов

Отправить рукописи редактору соответствующего раздела. Редакторы разделов оставляют за собой право перенаправлять статьи по мере необходимости. Когда статьи считаются более подходящими для другого раздела, редакторы обычно возвращают статьи авторам и предлагают повторно подать их в более подходящий раздел.

Отклонение одним редактором раздела считается отклонением для всех; поэтому рукопись, отклоненная одним редактором раздела, не должна передаваться в другой.

Все три раздела журнала Journal of Personality and Social Psychology теперь используют систему программного обеспечения для проверки представленного контента на сходство с другим опубликованным контентом.

Система сравнивает исходную версию каждой представленной рукописи с базой данных, содержащей более 40 миллионов научных документов, а также с контентом, появляющимся в открытом Интернете.

Это позволяет APA проверять представленные материалы на предмет потенциального совпадения с материалами, ранее опубликованными в научных журналах (например,g., снятый или переизданный материал).

Отношение и социальное познание

Для подачи в редакцию Shinobu Chinaama, пожалуйста, отправляйте рукописи в электронном виде через Портал подачи рукописей в формате Word (.doc).

Подготовьте рукописи в соответствии с Руководством по публикациям Американской психологической ассоциации , используя 7 ^{-е издание} . Рукописи могут быть отредактированы без предвзятости (см. Главу 5 Публикационного руководства ).Доступны рекомендации по стилю и грамматике APA для издания 7 ^th .

Отправьте рукопись в отдел отношения и социального познания

Синобу Китаяма, доктор философии
Мичиганский университет
6118 Институт социальных исследований
426 Томпсон-стрит
Анн-Арбор, Мичиган 48106-1248

Общую корреспонденцию можно направлять в редакцию.

Журнал личности и социальной психологии: установки и социальное познание теперь также приветствует новаторские, основанные на теории материалы, в которых используются новые методы, в категории «Инновации в социальной психологии».

Для всех исследовательских статей авторы должны включать следующую информацию:

• широкое обсуждение того, как авторы стремились максимизировать мощность с точки зрения, например, размера выборки, улучшения показателей, проверок манипуляции и других элементов, если это применимо. Соответствующий сегмент статьи должен быть выделен желтым цветом;
• обсуждение разнообразия и инклюзивности (или их отсутствия) выборки. Соответствующий сегмент должен быть выделен голубым цветом; и
• обсуждение того, как опубликованное исследование или набор исследований способствует накоплению теоретических знаний в области психологии.Соответствующий сегмент должен быть выделен светло-зеленым.

От авторов также требуется включать таблицы и рисунки в рукопись вместо того, чтобы предоставлять их после ссылок.

Более подробное объяснение этих требований можно найти в редакционной статье доктора Китаймы (PDF, 30 КБ) .

Межличностные отношения и групповые процессы

Чтобы отправить в редакцию доктора философии Колина Уэйна Лича, отправляйте рукописи в электронном виде через Портал подачи рукописей в Microsoft Word (.docx) или LaTex (.tex) в виде zip-файла с прилагаемым к нему Portable Document Format (.pdf) файла рукописи.

С 15 июня 2020 года все новые представленные рукописи должны быть подготовлены в соответствии с изданием 7 ^-го Руководства по публикациям Американской психологической ассоциации . Доступны рекомендации по стилю и грамматике APA для издания 7 ^th .

Отправка рукописи в отдел межличностных отношений и групповых процессов

Колин Уэйн Лич
Колледж Барнарда
Колумбийский университет
3009 Broadway
Нью-Йорк, Нью-Йорк 10027

От авторов также требуется включать таблицы и рисунки в рукопись вместо того, чтобы предоставлять их после ссылок.

Общую корреспонденцию можно направлять в редакцию.

Личностные процессы и индивидуальные различия

Для подачи в редакцию Ричарда Лукаса, доктора философии, отправляйте рукописи в электронном виде через Портал для подачи рукописей в формате Word (.doc).

С 15 июня 2020 года все новые представленные рукописи должны быть подготовлены в соответствии с изданием 7 ^-го Руководства по публикациям Американской психологической ассоциации .Доступны рекомендации по стилю и грамматике APA для издания 7 ^th .

Отправить рукопись в раздел «Процессы личности и индивидуальные различия»

Ричард Лукас
Кафедра психологии
Университет штата Мичиган
Ист-Лансинг, Мичиган 48824

Общую корреспонденцию можно направлять в редакцию.

Журнал личности и социальной психологии: процессы личности и индивидуальные различия теперь требует, чтобы сопроводительное письмо было отправлено со всеми новыми материалами.

Сопроводительные письма должны:

• Включите почтовый адрес автора, адрес электронной почты, номер телефона и номер факса для будущей корреспонденции
• Укажите, что рукопись является оригинальной, ранее не публиковалась и не рассматривалась одновременно в другом месте.
• Укажите, была ли ранее отклонена предыдущая версия представленной рукописи из любого раздела журнала Journal of Personality and Social Psychology ; и если да, укажите редактора действий, обрабатывающего предыдущую подачу, укажите номер предыдущей рукописи и опишите, чем настоящая статья отличается от ранее отклоненной статьи
• Укажите, что данные были собраны в соответствии с этическими стандартами обращения с людьми
• Информировать редактора журнала о существовании любой опубликованной работы с использованием тех же данных (полностью или частично), которые использовались в настоящей рукописи; если такие публикации существуют, опишите степень и характер любого совпадения между настоящим представлением и ранее опубликованной работой
• Укажите любые дополнительные материалы, представляемые для онлайн-версии статьи

От авторов также требуется включать таблицы и рисунки в рукопись вместо того, чтобы предоставлять их после ссылок.

Подготовка рукописи

Подготовьте рукописи в соответствии с Руководством по публикациям Американской психологической ассоциации , используя 7-е издание. Рукописи могут быть отредактированы без предвзятости (см. Главу 5 Публикационного руководства ).

Перед отправкой статьи ознакомьтесь с Руководством по подготовке рукописи журнала APA.

Сделать двойным интервалом всю копию. Другие инструкции по форматированию, а также инструкции по подготовке таблиц, рисунков, ссылок, показателей и рефератов приведены в Руководстве Manual .Дополнительное руководство по стилю APA доступно на веб-сайте стиля APA.

Кумулятивные номера строк должны быть включены во все заявки.

Политика замаскированного обзора

В журнале действует политика скрытого рецензирования всех материалов. В сопроводительном письме должны быть указаны имена всех авторов и их организация. На первой странице текста эту информацию не следует указывать, но следует включать название рукописи и дату ее подачи. Следует приложить все усилия, чтобы убедиться, что в самой рукописи не содержится указаний на личность авторов.

Пределы слов

Хотя статьи должны быть написаны как можно более кратко, формального ограничения количества слов на подачу нет.

Аннотация и ключевые слова

Все рукописи должны включать аннотацию, содержащую не более 250 слов, напечатанных на отдельной странице. После аннотации укажите до пяти ключевых слов или коротких фраз.

Ссылки

Перечислить ссылки в алфавитном порядке. Каждая указанная ссылка должна быть процитирована в тексте, а каждая текстовая цитата должна быть указана в разделе «Ссылки».

Примеры основных справочных форматов:

Журнал Статья

Макколи, С. М., и Кристиансен, М. Х. (2019). Изучение языка как использование языка: кросс-лингвистическая модель языкового развития ребенка. Психологический обзор , 126 (1), 1–51. https://doi.org/10.1037/rev0000126

Авторская книга

Браун, Л. С. (2018). Феминистская терапия (2-е изд.). Американская психологическая ассоциация. https://doi.org/10.1037/0000092-000

Глава отредактированной книги

Бальзам, К.Ф., Мартелл, К. Р., Джонс. К. П. и Сафрен С. А. (2019). Позитивная когнитивно-поведенческая терапия с людьми из сексуальных и гендерных меньшинств. В G. Y. Iwamasa & P. ​​A. Hays (Eds.), Когнитивно-поведенческая терапия с учетом культурных особенностей: практика и наблюдение, (2-е изд., Стр. 287–314). Американская психологическая ассоциация. https://doi.org/10.1037/0000119-012

Столы

Используйте функцию Word «Вставить таблицу» при создании таблиц. Использование пробелов или табуляций в вашей таблице создаст проблемы при наборной таблице и может привести к ошибкам.

Фигурки

Графические файлы приветствуются, если они представлены в виде файлов Tiff или EPS. Фигуры из нескольких панелей (т. Е. Фигуры с частями, обозначенными a, b, c, d и т. Д.) Должны быть собраны в один файл.

Минимальная толщина линии для штриховой графики составляет 0,5 пункта для оптимальной печати.

Дополнительные сведения о допустимых разрешениях, шрифтах, размерах и других проблемах с рисунками см. В общих рекомендациях.

По возможности помещайте условные обозначения символов под рисунком, а не сбоку.

APA предлагает авторам возможность публиковать свои рисунки в Интернете в цвете без затрат, связанных с печатной публикацией цветных рисунков.

Одинаковая подпись будет отображаться как в интерактивной (цветной), так и в печатной (черно-белой) версиях. Чтобы гарантировать, что рисунок может быть понят в обоих форматах, авторы должны добавить альтернативную формулировку (например, «красные (темно-серые) полосы представляют») по мере необходимости.

Для авторов, которые предпочитают, чтобы их рисунки публиковались в цвете как в печати, так и в Интернете, оригинальные цветные рисунки могут быть распечатаны в цвете по усмотрению редактора и издателя при условии согласия автора на оплату:

• 900 долларов за фигурку
• Дополнительные 600 долларов за вторую цифру
• Дополнительные 450 долларов за каждую последующую цифру

Отображаемые уравнения

Мы настоятельно рекомендуем вам использовать MathType (стороннее программное обеспечение) или Equation Editor 3.0 (встроенный в версии Word до 2007) для построения ваших уравнений, а не поддержка формул, встроенная в Word 2007 и Word 2010. Уравнения, составленные с помощью встроенной поддержки формул Word 2007 / Word 2010, преобразуются в форму с низким уровнем графики разрешения, когда они входят в производственный процесс и должны быть перепрограммированы наборщиком, что может привести к ошибкам.

Для построения уравнений с помощью MathType или Equation Editor 3.0:

• Перейдите в раздел «Текст» на вкладке «Вставка» и выберите «Объект».
• В раскрывающемся меню выберите MathType или Equation Editor 3.0.

Если у вас есть уравнение, которое уже было создано с помощью Microsoft Word 2007 или 2010, и у вас есть доступ к полной версии MathType 6.5 или более поздней версии, вы можете преобразовать это уравнение в MathType, нажав MathType Insert Equation. Скопируйте уравнение из Microsoft Word и вставьте его в поле MathType. Убедитесь, что уравнение верное, щелкните “Файл”, а затем щелкните “Обновить”. Теперь ваше уравнение вставлено в файл Word как уравнение MathType.

Используйте Equation Editor 3.0 или MathType только для формул или формул, которые не могут быть созданы как текст Word с использованием шрифта Times или Symbol.

Компьютерный код

Поскольку любое изменение компьютерного кода (например, отступы, межстрочный интервал, разрывы строк, разрывы страниц) в процессе набора может изменить его значение, мы обрабатываем компьютерный код иначе, чем остальная часть вашей статьи в нашем производственном процессе. С этой целью мы запрашиваем отдельные файлы для компьютерного кода.

Дополнительные онлайн-материалы

Мы просим включить исполняемый исходный код в качестве дополнительного материала к статье.Для получения дополнительной информации посетите раздел Добавление к статье онлайн-материалов.

В тексте статьи

Если вы хотите включить код в текст опубликованной рукописи, отправьте отдельный файл с кодом в том виде, в котором вы хотите, чтобы он отображался, используя шрифт Courier New с размером шрифта 8 пунктов. Мы сделаем изображение каждого сегмента кода в вашей статье, длина которого превышает 40 символов. (Более короткие фрагменты кода, которые появляются в тексте, будут набраны в Courier New и дополнены остальным текстом.) Если приложение содержит сочетание кода и пояснительного текста, пожалуйста, отправьте файл, содержащий все приложение, с кодом, набранным Courier New с 8-ю пунктами.

Подача дополнительных материалов

APA может размещать в Интернете дополнительные материалы, доступные через опубликованную статью в базе данных PsycARTICLES ^® . Дополнительные сведения см. В разделе «Добавление к статье онлайн-материалов».

Разрешения

Авторы принятых работ должны получить и предоставить редактору после окончательного принятия все необходимые разрешения для воспроизведения в печатной и электронной форме любой работы, защищенной авторским правом, включая тестовые материалы (или их части), фотографии и другие графические изображения (включая те, которые используются в качестве стимулов). в экспериментах).

По совету юриста APA может отказать в публикации любого изображения, авторское право которого неизвестно.

Услуги по академическому письму и редактированию английского языка

Авторам, которые считают, что их рукопись может извлечь пользу из дополнительной поддержки академического письма или языкового редактирования до подачи заявки, рекомендуется искать такие услуги в принимающих учреждениях, взаимодействовать с коллегами и экспертами в данной области и / или рассматривать несколько поставщиков, которые предлагают скидки на Авторы АПА.

Обратите внимание, что APA не поддерживает и не несет ответственности за перечисленных поставщиков услуг. Это строго справочная служба.

Использование такой услуги не обязательно для публикации в журнале APA. Использование одной или нескольких из этих услуг не гарантирует выбора для рецензирования, принятия рукописи или предпочтения для публикации в каком-либо журнале APA.

Политика публикации

Политика APA запрещает автору представлять одну и ту же рукопись для одновременного рассмотрения двумя или более публикациями.

См. Также Правила размещения сообщений в Интернете для журналов APA ^® .

APA требует, чтобы авторы раскрывали любой возможный конфликт интересов при проведении исследования и сообщении о нем (например, финансовые интересы в тесте или процедуре, финансирование фармацевтическими компаниями исследований лекарств).

В свете меняющихся моделей распространения научных знаний, APA требует, чтобы авторы предоставили информацию о предварительном распространении данных и повествовательной интерпретации данных / исследований, представленных в рукописи (e.g., если некоторые или все были представлены на конференции или собрании, размещены в рассылке, опубликованы на веб-сайте, включая академические социальные сети, такие как ResearchGate и т. д.). Эта информация (2–4 предложения) должна быть предоставлена ​​как часть примечания к автору.

Авторы принятых рукописей обязаны передать авторские права APA.

Этические принципы

Публикация «в качестве исходных данных ранее опубликованных данных» является нарушением Этических принципов APA (Стандарт 8.13).

Кроме того, в Этических принципах APA указывается, что «после публикации результатов исследования психологи не утаивают данные, на которых основаны их выводы, от других компетентных специалистов, которые стремятся подтвердить существенные утверждения посредством повторного анализа и которые намереваются использовать такие данные только для с этой целью при условии, что конфиденциальность участников может быть защищена, и если законные права в отношении конфиденциальных данных не препятствуют их разглашению »(Стандарт 8.14).

APA ожидает, что авторы будут придерживаться этих стандартов.В частности, APA ожидает, что данные авторов будут доступны на протяжении всего процесса редакционной проверки и в течение как минимум 5 лет после даты публикации.

Авторы должны заявить в письменной форме, что они соблюдают этические стандарты APA при обращении с их образцом, человеком или животным, или описать детали лечения.

Бюро по вопросам этики APA предоставляет полный текст Этических принципов психологов и Кодекса поведения в электронном виде на своем веб-сайте в форматах HTML, PDF и Word.Вы также можете запросить копию по электронной почте или позвонив в офис по вопросам этики APA (202-336-5930). Вы также можете прочитать «Этические принципы», декабрь 1992 г., , Американский психолог , Vol. 47. С. 1597–1611.

Другая информация

Посетите Центр ресурсов публикации журналов, чтобы получить дополнительные ресурсы для написания, рецензирования и редактирования статей для публикации в журналах APA.

Журнал профессиональной психологии здоровья – APA Publishing

Входящий (2022) Редактор

(обработка всех новых заявок в 2020 г.)

Шэрон Кларк, доктор философии
Манчестерский университет, Великобритания

Поступающие (2022) Младшие редакторы

Натан А.Боулинг, доктор философии
Государственный университет Райта, США

Евангелия Демерути, PhD
Технологический университет Эйндховена, Нидерланды

Алисия А. Гранди, доктор философии
Государственный университет Пенсильвании, США

M. Sandy Hershcovis, PhD
Университет Калгари, Канада

Нерина Л. Джиммисон, доктор философии
Технологический университет Квинсленда, Брисбен, Австралия

Ой-Лин Сиу, доктор философии
Университет Линнан, Гонконг

Поступающая (2022) Редколлегия

Бенгт Б.Арнец, доктор медицинских наук
Университет штата Мичиган, США

Ашканаси Нил Михайлович, PhD
Университет Квинсленда, Брисбен, Австралия

Арнольд Б. Баккер, PhD
Университет Эразма Роттердам, Нидерланды

Барбер Лариса Константиновна, канд.
Государственный университет Сан-Диего, США

Джанет Л. Барнс-Фаррелл, доктор философии
Университет Коннектикута, США

Кармен Бинньюис, доктор философии
Университет Мюнстера, Германия

Натан А.Боулинг, канд.
Государственный университет Райта, США

Адам Б. Батлер, доктор философии
Университет Северной Айовы, США

Чу-Сян (Дейзи) Чанг, доктор философии
Университет штата Мичиган, США

Най-Вен Чи, доктор философии
Национальный университет Сунь Ятсена, Тайвань

Коди Логан Чаллен, PhD
Университет Восточной Каролины, США

Кристофер Дж. Л. Каннингем, доктор философии
Университет Теннесси в Чаттануге, США

Джейсон Дж.Далинг, доктор философии
Колледж Нью-Джерси, США

Арла Дэй, доктор философии
Университет Святой Марии, Канада

Кристиан Дорманн, PhD
Johannes Gutenberg-University Mainz, Германия

Джейн Э. Ферри, доктор философии
Университетский колледж Лондона, Великобритания

Фрида Марина Фишер, PhD
Университет Сан-Паулу, Бразилия

Гвенит Г. Фишер, доктор философии
Государственный университет Колорадо, США

Майкл Т.Форд, доктор философии
Университет Алабамы, США

Шарлотта Фриц, доктор философии
Государственный университет Портленда, США

Дэниел С. Ганстер, доктор философии
Государственный университет Колорадо, США

Вивиола Гомес-Ортис, доктор философии
Университет Лос-Анд, Богота, Колумбия

М. Глория Гонсалес Моралес, доктор философии
Университет Гвельфа, Канада

Йозеф Г. Гживач, доктор философии
Государственный университет Флориды, США

Яри Дж.Хаканен, доктор философии
Финский институт гигиены труда, Финляндия

Лесли Б. Хаммер, доктор философии
Государственный университет Портленда и Орегонский университет здравоохранения и науки, США

Дэвид Холман, доктор философии
Манчестерский университет, Великобритания

Ирен Хаутман, доктор философии
TNO, Хофддорп, Нидерланды

Юэн-сян (Эмили) Хуан, доктор философии
Liberty Mutual Research Institute for Safety, США

Уте Р.Хюльшегер, PhD
Маастрихтский университет, Нидерланды

Джозеф Дж. Харрелл-младший, доктор философии
Частная практика, США

Ильке Инчеоглу, доктор философии
Эксетерский университет, Эксетер, Великобритания

Грегор Дж. Дженни, д-р sc ETH
Цюрихский университет, Швейцария

Стив М. Джекс, доктор философии
Университет Центральной Флориды, США

Дана Кабат-Фарр, PhD
Университет Далхаузи, США

Лорали Кишли, доктор философии
Государственный университет Уэйна, США

Стейси Р.Кесслер, доктор философии
Государственный университет Монклера, США

Мишель А. Дж. Компьер, доктор философии
Университет Радбауд, Нидерланды

Лоран М. Лапьер, доктор философии
Университет Оттавы, Канада

Икионг Ли, доктор философии
Университет Квинсленда, Брисбен, Австралия

Кэтрин Липпель, LLL, LLM, FRSC
Оттавский университет, Канада

Цун Лю, доктор философии
Университет Хофстра, США

Лю Юнмэй, доктор философии
Государственный университет Иллинойса, США

Вики Дж.Магли, доктор философии
Университет Коннектикута, США

Дебра А. Майор, доктор философии
Университет Олд-Доминион, США

Рассел А. Мэтьюз, доктор философии
Университет Алабамы, США

Джозеф Дж. Маццола, доктор философии
Колледж Мередит, США

Лоренц Л. Майер, доктор философии
Университет Невшателя, Швейцария

Джеймс А. Мерс, доктор философии
Государственный университет Кеннесо, США

Джесси С.Мишель, доктор философии
Обернский университет, США

Мари С. Митчелл, доктор философии
Университет Джорджии, США

Тимоти П. Муньон, доктор философии
Университет Теннесси, США

Акинори Наката, доктор философии
Университет гигиены труда и окружающей среды, Япония

Карина Нильсен, PhD
Университет Шеффилда, Великобритания

Корнелия Ниссен, PhD
Университет Фридриха-Александра Эрланген-Нюрнберг, Германия

Питер Джозеф О’Коннор, доктор философии
Бизнес-школа QUT, Брисбен, Австралия

Хизер Одле-Дюссо, доктор философии
Геттисбергский колледж, США

Райан Олсон, доктор философии
Орегонский университет здоровья и науки, США

ЯнгА Парк, доктор философии
Иллинойсский университет в Урбане-Шампейн, США

Стейси Л.Паркер, доктор философии
Университет Квинсленда, Австралия

Хосе М. Пейро, доктор философии
Университет Валенсии, Испания

Тахира М. Пробст, доктор философии
Университет штата Вашингтон Ванкувер, США

Джеймс Кэмпбелл Квик, доктор философии
Техасский университет в Арлингтоне, США и Манчестерский университет, Великобритания

Кэтрин М. Ричардсон, доктор философии
Университет Пейс, США

Томас Риготти, доктор философии
Johannes Gutenberg-University Mainz, Германия

Рашаун К.Робертс, доктор философии
Национальный институт охраны труда, США

Ясин Рофчанин, канд.
Школа менеджмента Университета Бата, Великобритания

Винсент Руссо, доктор философии
Монреальский университет, Канада

Райнер Ругулис, PhD
Национальный исследовательский центр производственной среды, Дания

Ана Изабель Санс-Вергель, доктор философии
Университет Восточной Англии, Великобритания

Аарон Шат, PhD
Университет Макмастера, Гамильтон, Канада

Ирвин Сэм Шонфельд, PhD
Городской колледж Нью-Йорка, США

Берт Шреурс, доктор философии
Vrije Universiteit Brussel, Бельгия

Бен Дж.Серл, доктор философии
Университет Маккуори, Австралия

Норберт К. Семмер, PhD
Бернский университет, Швейцария

Уильям С. Шоу, доктор философии
Университет Коннектикута и InCHIP, США

Минди К. Шосс, PhD
Университет Центральной Флориды, США

Роберт Р. Синклер, доктор философии
Университет Клемсона, США

Сабина Зоннентаг, доктор философии
Университет Мангейма, Германия

Пол Э.Спектор, доктор философии
Университет Южной Флориды, США

Кристиан Шпицмюллер, доктор философии
Хьюстонский университет, США

Лоис Э. Тетрик, доктор философии
Университет Джорджа Мейсона, США

Меридет Дж. Томпсон, доктор философии
Университет штата Юта, США

Шэрон Токер, доктор философии
Тель-Авивский университет, Израиль

Мишель Р. Таки, доктор философии
Университет Южной Австралии, Австралия

Ник Тернер, доктор философии
Университет Калгари, Канада

М.L. М. (Маделон) ван Хофф, доктор философии
Radboud University Nijmegen, Нидерланды

Бенджамин М. Уолш, доктор философии
Государственный университет Гранд-Вэлли, США

Мо Ван, доктор философии
Университет Флориды, США

Джули Г. Уэзерхед, доктор философии
Университет Калгари, США

Ховард М. Вайс, доктор философии
Технологический институт Джорджии, США

Мина Вестман, доктор философии
Тель-Авивский университет, Израиль

Деспоина Ксантопулу, доктор философии
Университет Аристотеля в Салониках, Греция

Лю-Цинь Ян, доктор философии
Государственный университет Портленда, США

Ханнес Захер, доктор философии
Лейпцигский университет, Германия

Исходящий редактор

(обработка приглашенных изменений только в 2020 г.)

Петр Ю.Чен, доктор философии
Обернский университет, США

Уходящие младшие редакторы

Эми Адлер, доктор философии
Армейский научно-исследовательский институт имени Уолтера Рида, США

Терри А. Бир, доктор философии
Университет Центрального Мичигана, США

Евангелия Демерути, PhD
Технологический университет Эйндховена, Нидерланды

Алисия А. Гранди, доктор философии
Государственный университет Пенсильвании, США

М.Сэнди Хершковис, доктор философии
Университет Калгари, Канада

Нерина Л. Джиммисон, доктор философии
Технологический университет Квинсленда, Брисбен, Австралия

Ой-Лин Сиу, доктор философии
Университет Линнан, Гонконг

Исходящая редакция

Бенгт Б. Арнец, MD, PhD
Университет штата Мичиган, США

Ашканаси Нил Михайлович, PhD
Университет Квинсленда, Брисбен, Австралия

Арнольд Б.Баккер, доктор философии
Университет Эразма Роттердам, Нидерланды

Барбер Лариса Константиновна, канд.
Государственный университет Сан-Диего, США

Джанет Л. Барнс-Фаррелл, доктор философии
Университет Коннектикута, США

Кармен Бинньюис, доктор философии
Университет Мюнстера, Германия

Натан А. Боулинг, доктор философии
Государственный университет Райта, США

Адам Б. Батлер, доктор философии
Университет Северной Айовы, США

Чу-Сян (Дейзи) Чанг, доктор философии
Университет штата Мичиган, США

Най-Вен Чи, доктор философии
Национальный университет Сунь Ятсена, Тайвань

Коди Логан Чаллен, PhD
Университет Восточной Каролины, США

Кристофер Дж.Л. Каннингем, доктор философии
Университет Теннесси в Чаттануге, США

Джейсон Дж. Даллинг, доктор философии
Колледж Нью-Джерси, США

Арла Дэй, доктор философии
Университет Святой Марии, Канада

Кристиан Дорманн, PhD
Johannes Gutenberg-University Mainz, Германия

Джейн Э. Ферри, доктор философии
Университетский колледж Лондона, Великобритания

Фрида Марина Фишер, PhD
Университет Сан-Паулу, Бразилия

Гвенит Г.Фишер, доктор философии
Государственный университет Колорадо, США

Майкл Т. Форд, доктор философии
Университет Алабамы, США

Шарлотта Фриц, доктор философии
Государственный университет Портленда, США

Дэниел С. Ганстер, доктор философии
Государственный университет Колорадо, США

Вивиола Гомес-Ортис, доктор философии
Университет Лос-Анд, Богота, Колумбия

М. Глория Гонсалес Моралес, доктор философии
Университет Гвельфа, Канада

Джозеф Г.Гживач, доктор философии
Государственный университет Флориды, США

Яри Дж. Хаканен, доктор философии
Финский институт гигиены труда, Финляндия

Лесли Б. Хаммер, доктор философии
Государственный университет Портленда и Орегонский университет здравоохранения и науки, США

Дэвид Холман, доктор философии
Манчестерский университет, Великобритания

Ирен Хаутман, доктор философии
TNO, Хофддорп, Нидерланды

Юэн-сян (Эмили) Хуан, доктор философии
Liberty Mutual Research Institute for Safety, США

Уте Р.Хюльшегер, PhD
Маастрихтский университет, Нидерланды

Джозеф Дж. Харрелл-младший, доктор философии
Частная практика, США

Ильке Инчеоглу, доктор философии
Эксетерский университет, Эксетер, Великобритания

Грегор Дж. Дженни, д-р sc ETH
Цюрихский университет, Швейцария

Стив М. Джекс, доктор философии
Университет Центральной Флориды, США

Дана Кабат-Фарр, PhD
Университет Далхаузи, США

Лорали Кишли, доктор философии
Государственный университет Уэйна, США

Стейси Р.Кесслер, доктор философии
Государственный университет Монклера, США

Мишель А. Дж. Компьер, доктор философии
Университет Радбауд, Нидерланды

Лоран М. Лапьер, доктор философии
Оттавский университет, Канада

Икионг Ли, доктор философии
Университет Квинсленда, Брисбен, Австралия

Кэтрин Липпель, LLL, LLM, FRSC
Оттавский университет, Канада

Цун Лю, доктор философии
Университет Хофстра, США

Лю Юнмэй, доктор философии
Государственный университет Иллинойса, США

Вики Дж.Магли, доктор философии
Университет Коннектикута, США

Дебра А. Майор, доктор философии
Университет Олд-Доминион, США

Рассел А. Мэтьюз, доктор философии
Университет Алабамы, США

Джозеф Дж. Маццола, доктор философии
Колледж Мередит, США

Лоренц Л. Майер, доктор философии
Университет Невшателя, Швейцария

Джеймс А. Мерс, доктор философии
Государственный университет Кеннесо, США

Джесси С.Мишель, доктор философии
Обернский университет, США

Мари С. Митчелл, доктор философии
Университет Джорджии, США

Тимоти П. Муньон, доктор философии
Университет Теннесси, США

Акинори Наката, доктор философии
Университет гигиены труда и окружающей среды, Япония

Карина Нильсен, PhD
Университет Шеффилда, Великобритания

Корнелия Ниссен, PhD
Университет Фридриха-Александра Эрланген-Нюрнберг, Германия

Питер Джозеф О’Коннор, доктор философии
Бизнес-школа QUT, Брисбен, Австралия

Хизер Одле-Дюссо, доктор философии
Геттисбергский колледж, США

Райан Олсон, доктор философии
Орегонский университет здоровья и науки, США

ЯнгА Парк, доктор философии
Иллинойсский университет в Урбане-Шампейн, США

Стейси Л.Паркер, доктор философии
Университет Квинсленда, Австралия

Хосе М. Пейро, доктор философии
Университет Валенсии, Испания

Тахира М. Пробст, доктор философии
Университет штата Вашингтон Ванкувер, США

Джеймс Кэмпбелл Квик, доктор философии
Техасский университет в Арлингтоне, США и Манчестерский университет, Великобритания

Кэтрин М. Ричардсон, доктор философии
Университет Пейс, США

Томас Риготти, доктор философии
Johannes Gutenberg-University Mainz, Германия

Рашаун К.Робертс, доктор философии
Национальный институт охраны труда, США

Ясин Рофчанин, канд.
Школа менеджмента Университета Бата, Великобритания

Винсент Руссо, доктор философии
Монреальский университет, Канада

Райнер Ругулис, PhD
Национальный исследовательский центр производственной среды, Дания

Ана Изабель Санс-Вергель, доктор философии
Университет Восточной Англии, Великобритания

Аарон Шат, PhD
Университет Макмастера, Гамильтон, Канада

Ирвин Сэм Шонфельд, PhD
Городской колледж Нью-Йорка, США

Берт Шреурс, доктор философии
Vrije Universiteit Brussel, Бельгия

Бен Дж.Серл, доктор философии
Университет Маккуори, Австралия

Норберт К. Семмер, PhD
Бернский университет, Швейцария

Уильям С. Шоу, доктор философии
Университет Коннектикута и InCHIP, США

Минди К. Шосс, PhD
Университет Центральной Флориды, США

Роберт Р. Синклер, доктор философии
Университет Клемсона, США

Сабина Зоннентаг, доктор философии
Университет Мангейма, Германия

Пол Э.Спектор, доктор философии
Университет Южной Флориды, США

Кристиан Шпицмюллер, доктор философии
Хьюстонский университет, США

Лоис Э. Тетрик, доктор философии
Университет Джорджа Мейсона, США

Меридет Дж. Томпсон, доктор философии
Университет штата Юта, США

Шэрон Токер, доктор философии
Тель-Авивский университет, Израиль

Мишель Р. Таки, доктор философии
Университет Южной Австралии, Австралия

Ник Тернер, доктор философии
Университет Калгари, Канада

М.L. М. (Маделон) ван Хофф, доктор философии
Radboud University Nijmegen, Нидерланды

Бенджамин М. Уолш, доктор философии
Государственный университет Гранд-Вэлли, США

Мо Ван, доктор философии
Университет Флориды, США

Джули Г. Уэзерхед, доктор философии
Университет Калгари, США

Ховард М. Вайс, доктор философии
Технологический институт Джорджии, США

Мина Вестман, доктор философии
Тель-Авивский университет, Израиль

Деспоина Ксантопулу, доктор философии
Университет Аристотеля в Салониках, Греция

Лю-Цинь Ян, доктор философии
Государственный университет Портленда, США

Ханнес Захер, доктор философии
Лейпцигский университет, Германия

Как написать лучшее сопроводительное письмо к подаче журнала

Если вы ищете надежный совет о том, как написать убедительное сопроводительное письмо к подаче журнала, которое убедит редакторов журнала пересмотреть вашу исследовательскую статью, тогда не ищите дальше! Мы знаем, что сопроводительное письмо может повлиять на решение редактора о дальнейшем рассмотрении вашей исследовательской работы.Таким образом, это руководство призвано объяснить (1) почему вы должны заботиться о написании мощного сопроводительного письма, (2) что вы должны в него включить и (3) как вы должны его структурировать. Последний сегмент будет включать бесплатных загружаемых сопроводительного письма к отправке шаблона с подробными инструкциями и некоторыми полезными фразами. Наконец, не забудьте отредактировать ваше сопроводительное письмо профессиональными академическими редакторами Wordvice, чтобы убедиться, что вы передаете академический стиль и безошибочный текст, а также включаете все наиболее важное содержание.

К сожалению, мы должны признать, что часть процесса принятия решения о принятии рукописи основана на бизнес-модели. Редакторы должны выбрать статьи, которые заинтересуют их читателей. Другими словами, ваша статья, если она будет опубликована, должна принести им деньги . Когда не совсем ясно, как ваша исследовательская статья может вызвать интерес только на основании ее названия и содержания (например, если ваша статья слишком техническая для большинства редакторов), ваше сопроводительное письмо – это единственная возможность, которую вы получите, чтобы убедить редакторов что ваша работа заслуживает дальнейшего рассмотрения.

Помимо экономических факторов, многие редакторы используют сопроводительное письмо, чтобы проверить , могут ли авторы следовать основным инструкциям . Например, если в руководстве для авторов журнала указано, что вы должны включать раскрытие информации, потенциальных рецензентов и заявления, касающиеся этических норм, отказ от включения этих элементов может привести к автоматическому отклонению вашей статьи, даже если ваше исследование является наиболее прогрессивным проектом из всех существующих. планета! Не следуя указаниям, вы поднимаете красный флаг, что можете проявлять небрежность, и если вы не внимательны к деталям сопроводительного письма, редакторы могут задаться вопросом о качестве и тщательности вашего исследования.Это не то впечатление, которое вы хотите произвести на редакторов!

Мы не можем достаточно подчеркнуть это: Следуйте руководству для авторов вашего целевого журнала! Какие бы еще советы вы ни читали в обширной веб-сфере, убедитесь, что вы уделяете приоритетное внимание информации, запрашиваемой редакторами. Как мы объяснили выше, отсутствие необходимых утверждений приведет к автоматическому отклонению.

С учетом вышесказанного, ниже приведен список наиболее распространенных элементов, которые вы должны включать и какую информацию НЕ должны включать:

Вы должны использовать формальный язык в своем сопроводительном письме.Поскольку большинство представлений доставляется в электронном виде, приведенный ниже шаблон находится в измененном формате электронной почты. Однако, если вы отправляете сопроводительное письмо на фирменном бланке (в формате PDF или бумажной копии по почте), переместите свою контактную информацию в верхний левый угол страницы, если вы не используете предварительно напечатанный бланк. В этом случае ваша контактная информация должна быть сосредоточена на верх письма.

Уважаемый д-р / г-н / г-жа. [Фамилия редактора]:

СОВЕТ: если имя редактора неизвестно, используйте соответствующее название журнала, например «Уважаемый главный редактор:» или «Уважаемый главный редактор:».Однако лучше всего использовать имя человека. Кроме того, веб-сайты могут быть устаревшими, поэтому позвоните в журнал, чтобы узнать, кому вы должны адресовать сопроводительное письмо в случае сомнений.

СОВЕТ: используйте «Ms.» и никогда не «миссис» или «мисс» в официальных деловых письмах.

СОВЕТ: Никогда, , не используйте «Уважаемые господа:» или любое подобное выражение. Многие редакторы сочтут это оскорбительным, особенно если учесть, что среди них много женщин!

[Параграф 1: 2–3 предложения] Я пишу, чтобы представить нашу рукопись, озаглавленную [«Название»], на рассмотрение в качестве [Название журнала] [Тип статьи].[Одно-два предложения «шаг», в которых резюмируется план исследования, где это применимо, ваш вопрос исследования, ваши основные выводы и заключение.]

например, Я пишу, чтобы отправить нашу рукопись под названием «X Marks the Spot» на рассмотрение в качестве исследовательской статьи Awesome Science Journal . Мы изучили эффективность использования факторов X в качестве индикаторов депрессии у субъектов Y в регионах Z в рамках 12-месячного проспективного когортного исследования и можем подтвердить, что мониторинг уровней X имеет решающее значение для выявления начала депрессии, независимо от географических факторов.

СОВЕТ. Полезные фразы для обсуждения ваших выводов и заключения включают:

• Наши результаты подтверждают, что…
• Мы определили, что…
• Наши результаты предполагают…
• Мы обнаружили, что…
• Проиллюстрируем…
• Наши результаты показывают…
• Наше исследование уточняет…
• Наши исследования подтверждают…
• Наши результаты подтверждают…
• Наша работа обосновывает…

[п. 2: 2–5 предложений] Учитывая этот [контекст, который побудил ваше исследование], мы полагаем, что результаты, представленные в нашей статье, понравятся [Профиль читателя], подписавшемуся на [Название журнала].Наши результаты позволят вашим читателям [определить аспекты цели и объема журнала, которые соответствуют вашей статье].

СОВЕТ. Определите типичную аудиторию журнала и то, как эти люди могут использовать ваше исследование, чтобы расширить свое понимание темы. Например, если многие из читателей вашего целевого журнала интересуются последствиями различных исследований для государственной политики, вы можете обсудить, как ваши выводы могут помочь вашим коллегам разработать более сильную политику, которая более эффективно решает проблемы общественности.

СОВЕТ: Включите контекст о том, почему этот вопрос исследования должен был быть решен.

например, «Учитывая борьбу, с которой политикам приходилось определять надлежащие критерии для диагностики начала депрессии у подростков, мы чувствовали себя обязанными определить экономичную и универсальную методологию, которую местные школьные администраторы могут использовать для проверки учащихся».

СОВЕТ: Если ваша статья была написана на основе предыдущего исследования, укажите это. Например: «После первоначального исследования X, Y обратился к нам с просьбой провести дополнительное исследование Z.В ходе реализации этого проекта мы обнаружили [новое понимание, которое заставило вас решить, какая информация должна быть предоставлена ​​вашим коллегам посредством публикации.] «

например, Учитывая тревожный рост уровня депрессии среди подростков и отсутствие каких-либо единых практических тестов для отбора студентов, мы считаем, что результаты, представленные в нашей статье, понравятся разработчикам политики в области образования, подписавшимся на The Journal of Education . Хотя предыдущие исследования выявили несколько методов, которые могут быть использованы при скрининге депрессии, такие как X и Y, приложения, разработанные на основе этих результатов, были дорогостоящими и трудными для применения на национальном уровне.Таким образом, наши результаты позволят вашим читателям лучше понять факторы, влияющие на выявление начала депрессии у подростков, и разработать более экономичные процедуры скрининга, которые можно использовать на национальном уровне. Поступая таким образом, мы надеемся, что наши исследования позволят усовершенствовать инструментарий, необходимый для решения проблем, волнующих умы многих школьных администраторов.

[Параграф 3: Похожие работы] «Эта рукопись расширяет предыдущие исследования, проведенные и опубликованные [авторами] в [Название журнала]» или «Эта статья [исследует другой аспект] / [использует другой подход к] вопросам исследованы в следующих статьях, также опубликованных в [Название журнала].”

1. Артикул 1
2. Статья 2
3. Статья 3

СОВЕТ: Вы должны упомянуть похожие исследования, недавно опубликованные в вашем целевом журнале, если таковые имеются, но перечислить не более пяти. Если вы хотите упомянуть только одну статью, замените предыдущее предложение на «В этой статье [исследуется другой аспект] / [используется другой подход] к проблемам, исследованным [авторами] в [Название статьи], также опубликованной [Journal Имя] [ДАТА] ».

[п. 4: Часто требуются дополнительные заявления] Каждый из авторов подтверждает, что эта рукопись ранее не публиковалась и в настоящее время не рассматривается в каком-либо другом журнале.Кроме того, все авторы одобрили содержание этой статьи и согласились с политикой публикации [Название журнала].

СОВЕТ: Если вы ранее публично публиковали какую-либо форму или часть своего исследования в другом месте, укажите это. Например, вы можете сказать: «Мы представили подмножество наших результатов [на мероприятии] / [как тип средства публикации] в [Местоположение] в [Год]».

например, С тех пор мы расширили сферу нашего исследования, чтобы рассмотреть международную осуществимость, и получили дополнительные данные, которые помогли нам развить новое понимание географических влияний.

[п. 5: Потенциальные рецензенты] Если вы выберете нашу рукопись для рецензирования, мы хотели бы предложить следующих потенциальных рецензентов / рецензентов, поскольку они будут иметь необходимый опыт для объективной оценки наших результатов и интерпретации.

• [Имя, организация, адрес электронной почты, опыт]
• [Имя, организация, адрес электронной почты, опыт]
• [Имя, организация, адрес электронной почты, опыт]

Насколько нам известно, ни у одного из предложенных выше лиц нет конфликта интересов, финансового или иного.

СОВЕТ: Включите 3-5 рецензентов, поскольку вполне вероятно, что журнал воспользуется хотя бы одним из ваших предложений.

СОВЕТ: Используйте любой термин («рецензент» или «рецензент»), который используется в вашем целевом журнале. Пристальное внимание к терминологии журнала – признак того, что вы правильно исследовали журнал и подготовились!

[п. 6: Часто запрашиваемая дополнительная информация] Каждый названный автор внес существенный вклад в проведение основного исследования и составление этой рукописи.Кроме того, насколько нам известно, указанные авторы не имеют конфликта интересов, финансового или иного.

С уважением,

[Ваше имя]

Автор, отвечающий за переписку
Название учреждения
Название учреждения / филиала
[Адрес учреждения]
[Ваш адрес электронной почты]
[Тел .: (укажите код соответствующей страны / региона)]
[Факс: (укажите код соответствующей страны / региона)]

Дополнительное контактное лицо [если соответствующий автор недоступен]
Название учреждения
Название учреждения / филиала
[Адрес учреждения]
[Ваш адрес электронной почты]
[Тел: (укажите код соответствующей страны / региона)]
[Факс: (укажите код соответствующей страны / региона)]

зарегистрированных отчетов