Учет трудовых книжек на предприятии – :
Учет трудовых книжек на предприятии: правила, книги учета
В соответствии с положениями российского законодательства, сторона работодателя обязана самостоятельно обеспечивать ведение и учет трудовых книжек сотрудников. При этом данные обязанности могут возлагаться на кадровый отдел или даже на бухгалтерию предприятия, поэтому информация о том, как следует вести трудовые книжки, будет полезна в первую очередь им. В рамках статьи рассмотрим, как необходимо вести учет трудовых книжек в 2017 году в России.
Оглавление: 1. Трудовые книжки и правовое регулирование их учета 2. Порядок оформления трудовых книжек и покупки их бланков и вкладышей 3. Порядок учета и хранения трудовых книжек работника на предприятии 4. Порядок выдачи трудовых книжек работодателем
Трудовые книжки и правовое регулирование их учета
Наличие трудовой книжки при трудоустройстве, её ведение и хранение в большинстве случаев является необходимостью в соответствии с действующим трудовым законодательством России. На 2017 год трудовые книжки в Российской Федерации регулируются различными нормативными документами. К таковым можно отнести:
Постановление правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Данный документ регулирует основную форму трудовых книжек и вкладышей, вопросы учета и хранения книжек, их выдачи и общие правила заполнения.- Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Этим документом, как можно понять из названия, устанавливаются общие принципы заполнения трудовых книжек. При этом данная инструкция может полноценно использоваться работодателями и кадровыми служащими. Кроме этого, в ней рассматриваются спорные ситуации, в том числе связанные с внесением в трудовую книжку исправлений и правок.
- Статья 66 Трудового кодекса РФ. Нормативы данной статьи обобщают изложенную в иных нормативных документах информацию и прямо фиксируют трудовую книжку как основной документ трудящегося, устанавливающий его фактический стаж и историю трудовой деятельности.
Постановление правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Данный документ регулирует основную форму трудовых книжек и вкладышей, вопросы учета и хранения книжек, их выдачи и общие правила заполнения.Важный факт
В правительстве РФ допускается возможность упразднения и отмены трудовых книжек. В частности, ранее трудовые книжки собирались отменить к 2017 году, однако этого не произошло. Планируется к введению альтернативная система электронных трудовых книжек в 2018 году, которая, тем не менее, не будет означать отмену традиционных бумажных носителей.
Основным назначением трудовых книжек является сохранение информации о трудовом стаже работника, на основании которой обеспечивается последующее начисление пенсии и соответствующих надбавок. Таким образом, трудовая книжка является крайне важным документом для работника. Поэтому законодательство относит её к документам строгой отчетности, в отношении которых действуют особые нормативы по учету, ведению и хранению.
Порядок оформления трудовых книжек и покупки их бланков и вкладышей
Так как в соответствии с действующим законодательством, обязанность оформления трудовых книжек для сотрудников возлагается исключительно на работодателя, он обязан иметь в наличии бланки и вкладыши таковых документов. Однако ответ на вопрос, где купить бланки трудовых книжек может быть нетривиальным. Так как трудовая книжка выступает документом установленного образца, изготовление её бланков производится исключительно государственным предприятием «ГОЗНАК». Приобретение же готовых бланков трудовых книжек работодатель может осуществить через распространителей, уполномоченных изготовителем. В частности, к таковым относятся многие магазины канцтоваров и литературы.
Важный факт
Несмотря на то, что покупка бланка трудовой книжки является обязанностью работодателя, он вправе требовать от сотрудника компенсации понесенных затрат на приобретение бланков и вкладыша. Тем не менее, если при оформлении бланк или вкладыш были испорчены – работодатель не имеет права требовать оплаты новых бланков сотрудником, равно как и в случаях, когда трудовая книжка была утеряна или испорчена работодателем при хранении.
Действующее законодательство предусматривает необходимость оформления трудовых книжек для сотрудников, проработавших пять дней у работодателя, если данные трудовые взаимоотношения для таковых сотрудников являются основными. Оформлять данный документ для лиц, которые работали меньшее число дней, либо для которых эта трудовая деятельность не является основной – не обязательно. При этом работодатель обязан заполнить трудовую книжку в присутствии работника не позднее, чем через семь дней после его трудоустройства.
Порядок учета и хранения трудовых книжек работника на предприятии
Обязанность по хранению и учету наличествующих трудовых книжек также возлагается на работодателя. Так, для учета трудовых книжек из числа сотрудников предприятия должно быть назначено соответствующее лицо. Традиционно, таким лицом выступает начальник кадрового отдела. При отсутствии кадровых специалистов, обязанности по учету и хранению обычно налагаются на бухгалтера, а в случае самозанятости работодателя на предприятии он также может взять их и на себя лично.
Связанными непосредственно с хранением и учетом трудовых книжек являются следующие два документа, наличие которых обязательно для работодателя:
- Приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Данный документ обычно ведется именно бухгалтерией предприятия. В эту книгу вносится информация о получении и расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей с обязательным внесением номера каждого документа. В случае порчи бланка или вкладыша, данные действия тоже должны быть отображены в данной книге.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга ведётся кадровым отделом предприятия. В ней регистрируется непосредственное оформление трудовых книжек на отдельных работников, а также их выдача в случае увольнения. При этом в случае выдачи трудовой книжки сотруднику, он обязан поставить в данной книге свою подпись.
По факту учета кадровых книжек ответственное лицо обязано составлять и сдавать работодателю ежемесячный отчет. Все документы учета трудовых книжек должны иметь нумерацию, быть прошнурованы, а также заверены печатью предприятия и опломбированы.
Обратите внимание
Как сами трудовые книжки, так и их бланки и вкладыши являются документами строгой отчетности. То же самое касается и книг учета их движения или приходно-расходной книги. Хранение их осуществляется в сейфе с ограниченным доступом, в соответствии с правилами архивного хранения документов.
Порядок выдачи трудовых книжек работодателем
Выдача трудовых книжек работнику производится исключительно в случае его увольнения. При этом таковая выдача проводится непосредственно в день увольнения.
При выдаче в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек вносятся записи об увольнении работника, со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса, а также её часть и параграф в соответствии с каковыми и проводится увольнение. При этом если работник не является за трудовой книжкой, работодатель вправе направить ему почтовое уведомление о необходимости получить данный документ. Для подтверждения факта отправки этого уведомления рекомендуется отправлять его заказным письмом, с описью вложений и уведомлением про получение либо отказ от получения.
В случае смерти работника либо получения им статуса недееспособности, трудовая книжка выдается его близким родственникам при предъявлении свидетельства о смерти. Окончательный расчет проводится в день выдачи трудовой книжки, однако выдача причитающихся заработанных средств производится только после открытия наследства ответственному за его распределение лицу, либо по предъявлении документа, удостоверяющего право на получение такового наследства. При признании работника недееспособным, трудовая книжка и расчет выдаются лицу, являющегося официальным опекуном такового работника.
Обратите внимание
Предприятие обязано хранить невостребованные трудовые книжки и их дубликаты в течение двух лет в кадровом отделе. После чего они могут быть переведены в архив, где их утилизация допускается лишь по прошествии пятидесятилетнего срока с момента фактического увольнения сотрудника.
При необходимости работник может получить копию трудовой книжки, работодатель обязан выдать её, либо выписку из неё в течение трех рабочих дней с момента получения такового требования со стороны сотрудника. Выдача же оригиналов трудовых книжек не допускается, в том числе и по требованию работника, за исключением случаев его увольнения.
pravo.moe
Трудовые книжки учет, хранение, ответственность
“Кадровый вопрос”, 2013, N 6
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ учет, хранение, ответственность
Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.
Организация учета и хранения трудовых книжек
и бланков трудовых книжек на предприятии
Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:
– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии – в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя предприятия
Подпись
00.00.0000 И. О. Фамилия
Акт N 01
00 месяца 0000 года (наименование нас. пункта)
о списании трудовых книжек
Комиссией в составе:
председатель –
члены:
составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000
при оформлении оказалось испорчено
(цифрами и прописью)
бланков трудовых книжек и
(цифрами и прописью)
бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:
а) бланки трудовой книжки:
серия, номер – испорчен в результате;
серия, номер – испорчен в результате;
и т. д.
б) бланки вкладыша в трудовую книжку:
серия, номер – испорчен в результате;
серия, номер – испорчен в результате;
и т. д.
Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.
Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия
подпись И. О. Фамилия
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению – в том числе в связи с несоответствием установленной форме – подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа – в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо – в случае смерти работника – его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность работодателя и работника
за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.
О назначении такого лица – как правило, сотрудника кадрового органа предприятия – работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее – УК РФ).
Так, в соответствии со ст. 140 “Отказ в предоставлении гражданину информации” УК РФ неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.
Статья 292 “Служебный подлог” УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия), совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности – например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с “удобной” для него формулировкой увольнения.
Согласно ст. 293 “Халатность” УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом – например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату – наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
Наконец, в соответствии со ст. 325 “Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…” УК РФ работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа – в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве) – работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.
Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.
О. Шкаева
Юрист
по трудовым вопросам
Подписано в печать 10.06.2013
hr-portal.ru
Учет и хранение трудовых книжек и бланков трудовых книжек
“Кадровый вопрос”, 2013, N 9
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии – дело нелегкое. Поговорим об этом.
Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:
– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии – в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению – в том числе в связи с несоответствием установленной форме – подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа – в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
Подпись
И. О. Фамилия
00.00.0000
Акт N 01
00 месяца 0000 г. ______________________________ (наименование нас. пункта)
о списании трудовых книжек
Комиссией в составе:
председатель – ____________________________________________________________
члены: ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000
при оформлении оказалось испорчено ________________________________________
_______________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
бланков трудовых книжек и _________________________________________________
_______________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:
а) бланки трудовой книжки:
серия, номер – испорчен в результате ______________________________________
______________________________________________________________________;
серия, номер – испорчен в результате ______________________________________
______________________________________________________________________;
… (и т. д.)
б) бланки вкладыша в трудовую книжку:
серия, номер – испорчен в результате ______________________________________
______________________________________________________________________;
серия, номер – испорчен в результате ______________________________________
______________________________________________________________________;
… (и т. д.)
Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к
дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем
сожжения.
Председатель комиссии: ___________________________ подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии: _______________________________________________________
подпись _________________________________________________ И. О. Фамилия
подпись _________________________________________________ И. О. Фамилия
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо – в случае смерти работника – его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность работодателя и работника
за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.
О назначении такого лица – как правило, сотрудника кадрового органа предприятия – работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение).
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ (далее – УК РФ).
Так, в соответствии со ст. 140 УК РФ (“Отказ в предоставлении гражданину информации”) неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в представлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном представлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.
Статья 292 УК РФ (“Служебный подлог”) устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия) совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности – например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с “удобной” для него формулировкой увольнения.
Согласно ст. 293 УК РФ (“Халатность”) совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом – например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату, – наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыши в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. N 117н (см. заключительный раздел настоящей статьи). Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
Наконец, в соответствии со ст. 325 УК РФ (“Похищение или повреждение документов, штампов, печатей…”) работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.
В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 УК РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), работник может быть наказан штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.
Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 ТК РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки
В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н “О трудовых книжках”.
В связи с тем что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение “Гознак” Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением “Гознак”.
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе в соответствии с договорами, заключенными с Объединением “Гознак” или распространителем. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо непосредственно работодателем со склада Объединения “Гознак” или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.
В. Говоров
Эксперт журнала
Подписано в печать 10.09.2013
hr-portal.ru
Порядок учета трудовых книжек на предприятии. Налоги и бухгалтерский учет, № 01-02, Январь, 2017
Учитываем трудовые книжки
Трудовые книжки хранят на предприятиях, в учреждениях и организациях, а при увольнении работников выдают им под расписку в журнале учета. Так предусматривает п. 3 постановления № 301.
Сразу обрадуем вас:
трудовые книжки и вкладыши к ним уже давно не считаются бланками строгой отчетности
Хотите убедиться? Загляните в постановление № 301 — сейчас там нет даже намека на «строгость» этих документов.
Правда, п. 7.2 Инструкции № 58 трудовую книжку все еще рассматривает как «строгий» бланк, а п. 7.1 данной Инструкции до сих пор предлагает использовать для учета:
— приобретенных бланков трудовых книжек — Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9), которую ведет бухгалтерия предприятия;
— заполненных трудовых книжек — Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10)*.
Но этим требованиям не стоит придавать значение — просто у уполномоченных органов пока не дошли руки до внесения изменений в Инструкцию № 58.
На самом деле Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-9 вы сейчас не ведете. А вот Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-10 по-прежнему актуальна. В ней вы регистрируете все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, вновь заведенные трудовые книжки и вкладыши к ним с указанием серии и номера, а также трудовые книжки, выданные при увольнении.
Книгу типовой формы № П-10 следует пронумеровать, прошнуровать, скрепить подписью руководителя предприятия и печатью.
Если в своей хоздеятельности предприятие не использует печать, то для «трудовых» целей у него все равно должна быть печать — отдела кадров/службы персонала. Вот этой печатью и заверяют подпись руководителя в Книге.
Книгу ведет отдел кадров или другое аналогичное подразделение, ответственное за оформление и увольнение работников.
В графах 2 — 4 этой Книги должна фигурировать:
— дата предоставления трудовой книжки при трудоустройстве — в отношении работников, которые приняты с трудовой книжкой,
или
— дата, когда этот документ оформили на предприятии, — для работников, которые трудоустраиваются впервые.
Графу 11 Книги заполняют только в отношении трудовых книжек и/или вкладышей, которые выдали и оформили на этом предприятии
В отношении книжек и вкладышей, предоставленных работниками, в данной графе проставляют прочерк.
В день увольнения работнику возвращают трудовую книжку (вкладыш). При этом дату выдачи книжки и реквизиты приказа об увольнении вносят в графу 12 Книги по форме № П-10, а в графе 13 работник расписывается в получении тру
i.factor.ua
Бухгалтерский учет трудовых книжек | Современный предприниматель
Трудовое законодательство РФ в качестве основного подтверждения рабочей деятельности и стажа называет трудовые книжки. Юридический документ всегда представляется при устройстве на должность или заводится работодателем, если он принимает к себе гражданина без опыта работы.
Покупка трудовых книжек
Наниматели осуществляют обязательный бухгалтерский учет трудовых книжек. По приказу Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н стандартные бланки передают в собственность нанимателей платно в АО «Гознак» и через официальных распространителей, имеющих право на подобную сделку после заключения письменного соглашения.
Обязательно указание на распространителя в приходно-расходных книгах учета бланков и вкладышей в соответствии с постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В случае неправомерного приобретения бланков (не через официального продавца) юридические лица и ИП несут административную ответственность.
Реализация трудовых книжек сотрудникам (проводки)
Выполняя бухгалтерский учет трудовых книжек (проводки тут несложные), уполномоченный представитель нанимателя может указать их на счету 10 «Материалы». Записи ведутся в следующем виде:
- ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 – Бланки оприходованы, без учета НДС.
- ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10 – Списание цены документа при приеме на работу нового специалиста. Возмещение стоимости предполагается после расторжения трудового договора с гражданином.
Наниматели, оформляющие проводки по трудовым книжкам, отмечают бланки в статье прочих расходов. Их отражают на забалансовом счете в качестве бланков строгой отчетности. По рекомендации чиновников Минфина бухгалтерский учет трудовых книжек фиксируется в следующей виде – проводки:
- ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76 – Сведения о покупке бланков, не учитывая налог на добавленную стоимость.
- ДЕБЕТ 006 – Принятие документов на забалансовый учет.
- КРЕДИТ 006 – Применение бланков для оформления трудовых.
Расходы на трудовые
По окончании месяца уполномоченный сотрудник организации представляет в бухгалтерию отчет о средствах, полученных за оформленные бланков. К нему прикладывается приходной ордер.
Работник не платит за оформление трудовой при поступлении на должность. После того, как в документ вносят сведения о работнике, он перестает быть собственностью нанимателя. Хотя он хранится в кадровом отделе, но принадлежит сотруднику и выдается ему при уходе из организации согласно ст. 84.1 ТК РФ.
Плату за бланк взимают с сотрудника при выдаче книжки согласно размеру понесенных начальником затрат согласно п. 46, 47 ПП РФ от 16.04.2003 № 225, Определению ВС РФ в от 06.09.2007 № КАС07‑416 . Дата выдачи книжки ушедшему из организации работнику фиксируется в специальной книге учета.
Плата за документы о рабочей деятельности и стаже не взимается с персонала, если:
- Наниматель допускает неправильное заполнение бланка.
- Происходит порча документа по вине руководства.
- Фиксируется факт массовой утраты книжек в результате ЧС.
Оплата налогов
Руководитель, ведущий бухгалтерский учет трудовых книжек, производит вычет суммы НДС, предъявленной продавцом бланков, на основании счета-фактуры и первичных документов.
Передача бланка специалисту – это процедура реализации трудовой, которая облагается НДС. Моментом определения налоговой базы по НДС будет признаваться дата оформления книжки. Затраты работодателя на покупку книжки определяются за вычетом налога.
В организациях такие расходы учитывают для целей налогообложения прибыли. Их относят к категории затрат на производство и реализацию, которые признаются на дату утверждения авансового отчета. Доходы при получении трудовых при увольнении фиксируют в качестве внереализационных.
spmag.ru