1. Задание полей бланка. Поля по ГОСТу в мм: верхнее 3, левое и нижнее по 20, правое 10. В меню Файл ® Параметры страницы установить размер полей в см: верхнее 0.3 или более, если требует принтер, левое 2, правое 1, нижнее 3.6 (нижнее поле бланка + колонтитул).

2. Установить во всем документе требуемый кегль шрифта (12, 14 или 16).

3. Формирование верхней части бланка. Вставить таблицу из одного столбца и пяти строк с невидимыми границами. Установить размеры ячеек: Таблица ® Свойства таблицы. Высота строк (в см, режим Точно): первая – 1.7, вторая – 2, третья – 1, четвертая 2.6 (из высоты по ГОСТу 7.3 вычесть высоту первых трех строк), пятая 1.8.

4. Установить в таблице кегль шрифта 10, выравнивание текста по центру. В третьей строке установить вертикальное выравнивание текста по нижнему краю.

5. Третью строку разбить на три столбца. В крайних ячейках провести сплошную нижнюю границу. В средней ячейке установить выравнивание текста по правой границе, ввести символ №.

6. Объединить две верхние ячейки таблицы (при отсутствии на бланке реквизитов 01, 02, 03).

7. Ввести в таблицу постоянные реквизиты в соответствии с ГОСТом.

8. Формирование средней части бланка. Ниже таблицы создать три абзаца, каждый из одной пустой строки. Первый абзац форматировать под заголовок документа, второй и третий – под основной текст. Обращение – одна пустая строка, выровненная по центру, без абзацного отступа, через полтора интервала, интервал после абзаца 6 пунктов. Основной текст – две пустые строки, выровненные по ширине, абзацный отступ 1 см, через полтора интервала.

9. Для размещения подписи создать таблицу из одной строки и трех равных столбцов с невидимыми границами, выравнивание в ячейках по левому краю. В первом столбце ввести должность лица, подписывающего документ, в третьем – его инициалы и фамилию (через неразрывный пробел).

10. Формирование нижней части бланка: Вид ® Колонтитулы. Перейти в нижний колонтитул. Вставить автотекст Полное имя файла. Закрыть окно управления колонтитулами.

11. Сохранение в качестве шаблона: Файл ® Сохранить как, тип файла Шаблон документа, имя файла Продольный бланк.

Инструкция по защите шаблона продольного бланка

1. Вызов шаблона: Файл ® Создать ® Шаблоны на моем компьютере ®

2. Формирование защищаемой части. Установить курсор в начало строки таблицы, содержащей изменяемые реквизиты бланка, и вставить разрыв раздела Вставка ® Разрыв ® Начать новый раздел на текущей странице.

3. Защита постоянных реквизитов бланка: Сервис ® Защитить документ ® Ограничение на редактирование ® Разрешить только указанный способ редактирования документа ® Ввод данных в поля форм. В окне Выбор разделов отметить только Раздел 1. Нажать экранную кнопку Да, включить защиту.

4. Сохранение шаблона защищенного бланка: Файл ® Сохранить как, тип файла Шаблон документа, имя файла Защищенный продольный бланк

Инструкция по созданию кнопки для быстрого вызова шаблона

1. Создание нового макроса. Создать новый документ Word. В меню выбрать Сервис ® Макрос ® Начать запись.

2. Создание кнопки для вызова макроса: выбрать кнопку Назначить макрос панели инструментов. На вкладке Команды перетащить кнопку из правого окошка Команды на панель инструментов. Щелчком правой кнопки мыши на вновь созданной кнопке в поле Имя ввести новое название: Бланк, закрыть окно Настройка.

3. Запись макроса. Выполнить последовательность действий: Файл ® Создать ® Шаблоны на моем компьютере и выбрать желаемый шаблон.

4. Остановка записи: кнопка

Инструкция по созданию шаблона углового бланка

1. Задание полей бланка. Поля по ГОСТу в мм: верхнее 3, левое и нижнее по 20, правое 10. В меню Файл ® Параметры страницы установить размер полей в см: верхнее 0.3 или более, если требует принтер, левое 2, правое 1, нижнее 3.6 (нижнее поле бланка + колонтитул).

2. Установить во всем документе требуемый кегль шрифта (12, 14 или 16).

3. Формирование верхней части бланка. Вставить таблицу из трех столбцов и пяти строк с невидимыми границами. Установить размеры ячеек: Таблица ® Свойства таблицы. Высота строк (в см, режим Точно): первая – 1.7, вторая – 3.4 (из 5.1 по ГОСТу вычесть 1.7), третья и четвертая по 1.1 (вместе они по ГОСТу 2.2), пятая 1.8 (строго по ГОСТу).

4. Ширина столбцов (в см): первый 7.3, третий 8.8, второй 1.9 (ширина листа 210 мм за вычетом полей 30 мм и ширины первого и третьего столбцов, взятых по ГОСТу).

5. Левую ячейку третьей и четвертой строки разделить на четыре столбца, шириной 1.5, 2.5, 0.8, 2.5 см соответственно. Установить во вновь полученных ячейках вертикальное выравнивание текста по нижнему краю. В третьей строке объединить первый и второй столбцы (см. рисунок). Ввести в соответствующие ячейки текст «№», «На №», «от».

6. Установить в левом столбце таблицы кегль шрифта 10. Задать в двух верхних ячейках левого столбца таблицы выравнивание текста по центру.

7. В левом столбце таблицы объединить две верхние ячейки (при отсутствии на бланке реквизитов 01, 02, 03), в среднем – все, в правом – четыре нижних ячейки. В ячейках, выделенных на рисунке штриховкой, провести сплошную нижнюю границу.

8. В ячейку левого столбца таблицы ввести реквизиты 03, 08, 09, 04, 05, 06, 07 в соответствии с ГОСТом.

9. Формирование средней части бланка. Ниже таблицы создать три абзаца, каждый из одной пустой строки. Первый абзац форматировать под обращение, второй и третий – под основной текст. Обращение – одна пустая строка, выровненная по центру, без абзацного отступа, через полтора интервала, интервал после абзаца 6 пунктов. Основной текст – две пустые строки, выровненные по ширине, абзацный отступ 1 см, через полтора интервала.

10. Для размещения подписи создать таблицу из одной строки и трех равных столбцов с невидимыми границами, выравнивание в ячейках по левому краю. В первом столбце ввести должность лица, подписывающего документ, в третьем – его инициалы и фамилию.

11. Формирование нижней части бланка: Вид ® Колонтитулы. Перейти в нижний колонтитул. Вставить автотекст Полное имя файла. Закрыть окно управления колонтитулами.

12. Сохранение в качестве шаблона: Файл ® Сохранить как, тип файла Шаблон документа, имя файла Угловой бланк.

Инструкция по защите шаблона углового бланка

1. Вызов шаблона: Файл ® Создать ® Шаблоны на моем компьютере ® Угловой бланк.

2. Формирование защищенной части. Вверху над таблицей добавить один пустой абзац (установить курсор в начало верхней левой ячейки таблицы, нажать клавишу Enter на клавиатуре) и разрыв раздела Вставка ® Разрыв ® Начать новый раздел на текущей странице. Строку верхнего раздела выделить, установить размер шрифта 1.

3. Вырезать содержимое левой верхней ячейки таблицы в буфер: выделить требуемую ячейку таблицы, применить команду Вырезать из меню Правка, либо через кнопку панели инструментов.

4. Вставить надпись в верхнем разделе: курсор поместить в самую верхнюю строку текста (первый раздел). Вызвать команду вставки надписи Вставка ® Надпись. Разместить надпись точно поверх левой верхней ячейки таблицы. Командой Формат надписи из локального меню вызвать окно форматирования надписи, на вкладке Цвета и линии в меню Цвет линии выбрать пункт Нет линий.

5. В верхнем углу бланка оформить постоянные реквизиты: поместить курсор в надпись, кнопкой панели инструментов Вставка из буфера вставить содержимое буфера, при необходимости центрировать по ширине.

6. Защита постоянных реквизитов бланка: Сервис ® Защитить документ ® Ограничение на редактирование ® Разрешить только указанный способ редактирования документа ® Ввод данных в поля форм. В окне Выбор разделов отметить только Раздел 1. Нажать экранную кнопку Да, включить защиту.

7. Сохранение шаблона защищенного бланка: Файл ® Сохранить как, тип файла Шаблон документа, имя файла Защищенный угловой бланк.

Современные технологии анализа информации

Работа с электронными таблицами MS Excel

Сообщения об ошибках