Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2019 года

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2019 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

Также см. «Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно: последствия и ответственность».

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный

пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Также см. «Как восстановить трудовую книжку, если вы ее потеряли».

Как сделать дубликат трудовой книжки

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом

образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий

:

1	Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата.
2	В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1.
3	Графа 2 содержит сведения о дате события.
4	В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2.
5	Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже.

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

Также см. «Запись в трудовой книжке об увольнении в 2019 году».

После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2019 году».

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

На нашем сайте бланк этой книги можно скачать здесь.

Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2019-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

Также см. «Дубликат трудовой книжки: как с ним работать».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Как вносить записи в дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка гражданина является основным документом, отражающим его трудовую деятельность и карьерный рост. На руках у работника трудовая книжка бывает только в периоды, когда он не работает. В случае утраты или прихода в негодность трудовой книжки надлежит оформить дубликат. Сотрудники кадровой службы знают, как вносятся записи в дубликат трудовой книжки.

В каких случаях оформляется дубликат трудовой

Нормативными документами, регулирующими ведение, хранение и учет трудовых книжек, предусмотрены случаи, когда надлежит выписать дубликат трудовой книжки:

• утрата работником}
• утрата работодателем}
• наличие в трудовой порочащей записи, официально признанной недействительной}
• непригодное для использования состояние документа.

Утрата документа работником

Если потерял трудовую книжку сам владелец, ему следует обратиться к работодателю с последнего рабочего места и составить в письменной форме заявление на получение дубликата трудовой книжки. Иногда возникает вопрос о том, кто может получить дубликат трудовой книжки. Его выдадут по письменному заявлению с обязательным указанием причины, по которой потребовался дубликат, только лично работнику, поскольку на титульном листе должна в обязательном порядке стоять его подпись. В заявлении обязательно должны быть указаны причины необходимости получения дубликата.

Работодатель законодательно обязан оказывать содействие своему бывшему работнику в получении дубликата трудового документа. Правила ведения и хранения трудовых книжек регламентируют конкретный период времени, не позднее которого дубликат должен быть выдан. Все расходы, связанные с получением дубликата трудовой, ложатся полностью на работника, потерявшего свою книжку.

Сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками в организации, заполняет бланк нового документа и на титульном листе, над словами «Трудовая книжка», делает запись «Дубликат». Надпись может быть выполнена от руки чернилами допустимого цвета или проставлена штампом.

На титульном листе указываются все сведения о работнике. При выдаче дубликата в него заносятся сведения о владельце на момент выдачи дубликата, а не те, которые были в предыдущей трудовой книжке. Если старая трудовая есть в наличии, в нее вносят запись «взамен выдан дубликат», указывают дату выдачи, серию и номер нового документа и отдают ее владельцу.

В разделе книжки о работе вносится информация об общем (либо непрерывном) рабочем стаже сотрудника до того, как он поступил на работу в организацию. Все вносимые сведения должны быть подтверждены документально.

Трудовой стаж подтверждают:

• приказы}
• трудовые договоры}
• выписка из личной карточки}
• выписка из лицевых счетов.

Копии всех документов должны быть в обязательном порядке заверены. Для этого в нижней части каждого листа делается надпись «Копия верна» или проставляется соответствующий штамп, далее указывается занимаемая должность сотрудника, заверяющего документ, его фамилия и подпись (чаще всего это работники кадровой службы или руководители). После чего в обязательном порядке ставится дата и печать организации.

В случае невозможности получения копий подтверждающих документов и отсутствии необходимой информации в архивах гражданин имеет право отправить запрос непосредственно в Пенсионный фонд.

Записывая общий рабочий стаж, кадровик вносит информацию в виде общего количества отработанных лет, месяцев и дней. Запись заносится в 3 графу раздела о работе трудовой книжки. Далее сотрудник кадровой службы записывает информацию по отдельным периодам, на которые имеются подтверждающие документы.

В графе 3 пишут название организации. Далее в графе 1 идет порядковая нумерация, в графу 2 заносят дату поступления на работу, в графе 3 указывают структурное подразделение и занимаемую должность. В графе 4 прописывается название, номер и дата документа, который послужил основанием для записи в трудовой книжке. Аналогично делается запись об увольнении работника.

Затем кадровый работник заносит информацию о работе и награждениях работника за период времени, когда человек работал в данной организации. Эти записи должны быть подтверждены печатью организации и подписями ответственных лиц.

Факт выдачи дубликата должен быть отражен в специальном журнале, где ведется учет трудовых книжек и вкладышей к ним.

Частным случаем является выдача дубликата трудовой книжки вновь прибывшему работнику. Сотрудник проработал в организации, затем уволился (например, забрали в армию), после чего он возвращается в родную организацию, но трудовая где-то потерялась. Это самый простой для кадровика случай, так как никаких документов собирать не надо – работник трудился только в этой организации. Ему необходимо лишь написать заявление с просьбой о получении дубликата трудовой книжки, обязательно указав причины отсутствия ранее выданного документа.

Если работник спустя время находит свою ранее потерянную трудовую и фактически имеет теперь два документа, сотрудник отдела кадров должен на найденной трудовой сделать надпись «Взамен выдан дубликат», указать дату выдачи дубликата, поставить подпись и печать.

Утрата документа работодателем

Законом предусматривается возможность потери работодателем находящихся у него на хранении трудовых книжек его сотрудников. Речь идет именно о массовой утрате, так как, согласно Правилам, все трудовые книжки должны храниться в сейфе или специальном металлическом ящике.

Таким образом, речь идет об утрате книжек по причине возникновения чрезвычайных ситуаций, к которым относятся:

• стихийные бедствия}
• экологические катастрофы}
• техногенные катастрофы}
• военные действия}
• массовые беспорядки}
• иные чрезвычайные события.

При возникновении подобной ситуации законодательно предусмотрен механизм установления трудового стажа потерпевших работников.

Исполнительными органами власти Российской Федерации формируется специальная комиссия по определению трудового стажа. В состав комиссии обязательно включают представителей работодателя и профсоюзных организаций (при их наличии).

Установление сведений о периодах работы, профессии и занимаемой должности работника у данного работодателя комиссия осуществляет, основываясь на документах, которые остались у работника. Это могут быть всевозможные справки, профсоюзный билет или расчетная книжка.

Если у работника отсутствуют документы, на которые комиссия может опираться, факт и стаж работы определяются ею на основании свидетельских показаний более двух человек, подтверждающих совместную работу у одного работодателя. Если для работника эта работа не первая, и у него уже имелся трудовой стаж, сбор документов, подтверждающих этот факт, комиссия берет на себя.

По итогам своей работы комиссия составляет акт, где указаны размер общего стажа, периоды работы, а также профессия и занимаемая должность работника. Именно акт комиссии является основанием для выдачи работникам дубликатов трудовых книжек взамен утраченных по вине работодателя.

Правила ведения трудовых книжек предусматривают именно массовую потерю трудовых работодателем. Но если по какой-либо причине работодатель потерял доверенную ему трудовую книжку одного работающего у него человека, его обязанностью станет выдать дубликат документа по схеме, предусматривающей потерю книжки самим работником, при этом все расходы по восстановлению документа полностью ложатся на работодателя.

Точно так же будет происходить сдача дубликата при порче трудовой книжки работника работодателем или его сотрудниками.

Другие основания получить дубликат

При наличии в трудовой книжке записей об увольнении или каких-либо порочащих записей, признания этих записей недействительными работник имеет все основания потребовать оформление дубликата трудовой книжки.

По письменному заявлению работника кадровая служба с последнего места работы предоставляет дубликат документа, куда была перенесена вся информация с трудовой книжки. Не вносится только та, которая признана недействительной и послужила основанием для получения дубликата. Расходы по оформлению дубликата несет организация, допустившая недействительную запись в документе.

Если трудовая книжка пришла в состояние, не позволяющее ее дальнейшее использование, дубликат документа выписывается по той же схеме, что и с неверной записью. Разница заключается лишь в том, что расходы, связанные с оформлением нового документа, оплачивает сам работник.

Довольно часто работник, потеряв свою трудовую, просит не выписывать ему дубликат документа, а просто сделать новый.

Данная практика является нарушением правил замены трудовой книжки и может создать своему владельцу проблемы в будущем. Так, при оформлении загранпаспорта копия такой трудовой может послужить причиной для отказа. Не говоря о том, что работники Пенсионного фонда досконально проверяют трудовые книжки.

Дело в том, что многие не различают понятия «дубликат» и «копия». Если копия является лишь подтверждением наличия документа и не имеет никакой юридической силы, то дубликат является полноценной заменой утраченного оригинала.

hr-portal.ru

➤ Дубликат трудовой книжки образец заполнения 2019

Что делать, если самый важный документ, подтверждающий стаж работы, утерян или пришел в негодность? Узнайте, как восстановить ценную информацию, соблюдая права работника и не нарушая закон!

Скачайте комплект документов по теме:

Какими документами регламентируется оформление дубликата трудовой книжки? 

Дубликат выдается в случае утери или кражи основного документа. Кроме того, дублирующий бланк понадобится, если трудовая книжка пришла в негодность. Например, испачкалась, обгорела или порвалась, либо содержит запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанную недействительной.

Право работника на получение дубликата закреплено статьей 65 ТК РФ, а общий порядок оформления и выдачи прописан в правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Заполняйте бланк по инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. 

Кто должен восстанавливать документ — новый или прежний работодатель 

Работник потерял свою трудовую книжку, но обнаружил потерю не сразу, а когда пришло время устраиваться на новое место работы. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере и кто должен этим заниматься — новый или прежний работодатель?

Первое, что должен сделать работник в случае утери — обратиться по месту предыдущей работы с заявлением на оформление дубликата трудовой книжки. Образец заполнения бланка, на основании которого работодатель сможет начать процедуру оформления, вы можете скачать в начале статьи. 

Внимание! Поскольку особых требований к форме заявления актуальное законодательство не содержит, составлять его можно в свободной форме или на базе любого удобного шаблона. Главное — указать данные заявителя, дату и конкретную причину обращения. 

Другой способ — восстановление документа

Если пропажа обнаружена не сразу, на этапе очередного трудоустройства можно выбрать и другой, вполне легальный способ восстановления трудовой книжки — подать заявление о выдаче нового документа по новому месту работы. Раньше такой возможности у работника не было, но сейчас она предусмотрена статьей 65 ТК РФ. Работодатель не вправе отказать сотруднику и обязан завести ему трудовую книжку (не дубликат!), отразив в ней документально подкрепленный стаж работы. 

★ Подробнее читайте в статье: «Как восстановить трудовую книжку» 

Через сколько дней выдается дубликат трудовой книжки, как оформить документ без лишней траты времени? 

Срок выдачи дубликата составляет 15 дней. Именно за это время работодатель должен на основании письменного заявления и приложенных к нему документов, подтверждающих стаж, оформить документ и выдать его владельцу под подпись.

Сама по себе процедура не отличается сложностью и не отнимает много времени, если работник сразу предоставил все необходимые справки и выписки. Но если части документов не хватает, процесс может затянуться: придется отправлять официальные запросы предыдущим работодателям, их правопреемникам или в архивные учреждения и дожидаться ответа. 

Внимание! Чтобы как можно быстрее получить на руки дубликат, работник должен заранее подготовить заверенные по всем правилам справки, оригиналы трудовых договоров, копии приказов, зарплатные ведомости и другие документы по всем периодам работы. 

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец + пошаговая инструкция для кадровика) 

Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.

Поскольку речь идет о формах строгой отчетности, небрежное отношение к учету может в дальнейшем стать проблемой для кадровика. Эксперт уже ответил на 9 популярных вопросов о хранении и учете трудовых книжек. Вам осталось их прочитать!

Затем переходите непосредственно к оформлению (готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете скачать в начале статьи). Придерживайтесь порядка, закрепленного разделом III Правил №225 и разделом 7 Инструкции №69. 

Пошаговая инструкция 

Шаг 1. Напишите слово «дубликат» в верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка. Надпись должна быть заметной и легко читаемой.

Шаг 2. Заполните титульный лист. Паспортные данные, сведения о полученном образовании и другие обязательные данные вносятся в общем порядке. Убедитесь, что они актуальны: если за время, прошедшее с момента оформления утерянной трудовой книжки, работник успел освоить новую профессию, сменить фамилию или повысить уровень образования, сразу вносите обновленные данные. Не следует отражать в документе всю историю изменений. Так происходит заполнение дубликата трудовой книжки (образец титульного листа):

 

Внимание! Обязательно заверьте титул подписью с расшифровкой и круглой печатью организации или отдела кадров. Достоверность и актуальность внесенной информации подтверждается подписью владельца документа.

Шаг 3. Подсчитайте общий трудовой стаж работника. Отразите его в графе 3 суммарно, указав количество отработанных лет, месяцев и дней, но не уточняя периоды работы и должности, занимаемые сотрудником. Порядковый номер записи не присваивайте, названия организаций на данном этапе не указывайте.

Шаг 4. Распишите все периоды работы у предыдущих работодателей в хронологическом порядке, исходя из имеющихся документов. Каждый период расписывается отдельно:

• в графе 2 указывается дата приема на работу;
• в графе 3 — должность сотрудника, структурное подразделение и название организации;
• в графе 4 — наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого работника приняли в штат.
• в графе 5 — запись об увольнении.

Аналогичным образом перенесите из справок и других документов данные о прочих подтвержденных периодах работы. 

Внимание! Если полные данные об отдельно взятых периодах работы отсутствуют, ограничьтесь только документально подтвержденной информацией. Не записывайте ничего со слов работника (п. 32 Правил №225)! 

Шаг 5. Отразите период работы в вашей организации. Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении кадровой службы, нужно лишь перенести сведения в бланк. Закройте блок записью об увольнении, заверьте подписью с расшифровкой и печатью. Ниже оставьте место для подписи работника. 

Образец оформления записей о последнем месте работы

Шаг 6. Выдайте дубликат на руки работнику. Дату выдачи, серию и номер документа зафиксируйте в книге учета трудовых книжек и вкладышей. В этой же книге владелец дубликата должен расписаться в его получении, иначе доказать, что документ был правильно оформлен и выдан в положенный срок, будет непросто.

Шаг 7. Удержите стоимость бланка. Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работника, обсудите с ним способы возмещения расходов на закупку бланка. Выберите наиболее удобный, например, оплату наличными деньгами в кассу предприятия или перевод средств на банковский счет. 

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые книжки? 

Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.

Представьте ситуацию: работник заявляет об утере трудовой книжки, получает дубликат, а через некоторое время находит оригинал. Это расхожая проблема, приводящая к тому, что на руках у владельца оказывается сразу две трудовые книжки (последствия не настолько грозные, чтобы уничтожать второй экземпляр документа). При этом по закону оригинал и дубликат имеют равную силу.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально — нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы. Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует. Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.

Можно ли иметь 2 трудовые книжки и предъявлять их при трудоустройстве? Если это произойдет, работодатель может принять работника на хранение оба экземпляра, но заполнять будет только одну трудовую книжку (как правило, более новую). Но в то же время законом не предусмотрена ни административная, ни дисциплинарная ответственность для владельца двух, трех и более трудовых книжек. 

Ответственность для работника

Несмотря на отрицательный ответ на вопрос «можно ли иметь две трудовые книжки», последствия вряд ли будут негативными для самого работника. По крайней мере, до момента выхода на пенсию, поскольку ПФР принимает к рассмотрению только один экземпляр трудовой. Не отраженные в нем периоды занятости придется подтверждать справками и другими дополнительными документами.

Добавится работы и кадровикам. Когда сотрудник, предоставивший две трудовые при приеме на работу, заболеет, продолжительность его страхового стажа придется определять сразу по двум документам. Если какие-то периоды работы в обеих трудовых книжках совпадают, при расчете больничного пособия учитывается только один (см. правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Вывод

Дубликат трудовой книжки оформляется в течение 15 дней по письменному заявлению работника, обнаружившего, что оригинал утерян, украден или пришел в негодность. Придерживайтесь законодательно утвержденных правил и инструкций, а чтобы в бланк не закрались ошибки, ориентируйтесь на типовой образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. Стаж определяйте только на основании заверенных выписок, справок, договоров и других подтверждающих документов.

www.kdelo.ru

как оформить в 2019 году

В некоторых случаях работодателю приходится выдать работнику дубликат трудовой книжки. В статье подробно рассмотрим как это сделать правильно.

Дубликат трудовой книжки при увольнении

В таких ситуациях, когда увольнение работника было признано незаконным, суд принимает решение об изменении записи в трудовой в основании увольнения. Например, если работник был уволен по статье за прогул, а изменить запись нужно на «прекращение трудового договора по собственному желанию». В этом случае работнику потребуется выдать новую книжку, на которой будет стоять отметка «дубликат». В новую книжку нужно перенести все записи прежней трудовой, кроме той записи, которая по решению суда была признана недействительной. Выдать дубликат нужно в срок до 10 дней после вступления решения в силу.

Кто оформляет дубликат

За оформлением дубликата не обязательно обращаться к тому работодателю, который сделал запись, признанную судом недействительной. Это может сделать и последний работодатель работника.

Подготовка к выдаче дубликата

Рассмотрим порядок, по которому работнику выдается дубликат трудовой книжки:

• Проверка. Первоначально работодателю необходимо проверить, работали ли бывший сотрудник еще где-то после увольнения из этой компании. Если успел поработать еще где-то, то и оформить дубликат он должен там же. Если нет, то необходимо оформить новую книжку.
• Заявление от работника. После этого, бывший сотрудник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой.
• Определить срок, в течение которого нужно сделать дубликат. Специального срока для выдачи дубликата книжки в такой ситуации нет, в случае утери трудовой он равен 15 дням, в других случаях сделать это нужно в более сжатые сроки. А именно, в срок до 10 дней с момента вынесения решения судом

Порядок действий работодателя

Получив решение суда и заявление от работника, работодателю нужно издать новый приказ, в котором содержится решение руководителя об изменении основания по расторжению договора на «расторжение трудового договора по собственному желанию». Помимо этого, прежний приказ об увольнении следует признать недействительным. Приказ составляется в свободной форме. В этом случае важно также определиться с датой увольнения работника. Прежняя дата увольнения признана незаконной, поэтому новой датой будет та же, что и дата решения суда.

Важно! Помимо изменения формулировки увольнения, необходимо также поменять дату увольнения.

Дата увольнения в дубликате ставится та, которой принято решение судом. Таким образом, не будут совпадать следующие даты: дата приказа и дата расторжения договора.

Принятие книжки от бывшего работника

Для того, чтобы перенести все записи из трудовой в дубликат потребуется прежняя книжка. Переносить данные из других документов, например, с прежних мест работы нельзя. Так как сотрудник уже уволенный, то и получить книжку нужно именно у него. Приняв книжку от сотрудника, необходимо внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к книжке. Основанием для приема трудовой книжки будет являться приказ работодателя об изменении основания для увольнения. В 10 графе такой книги ставит подпись сотрудник, ответственный за ведение трудовых и принявший эту книжку (Читайте также статью ⇒ Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2019).

Важно! Трудовая принимается от бывшего сотрудника, поэтому оформить принятие нужно по всем правилам.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Получив от уволенного работника книжку, оформив по всем правилам ее принятие, можно приступать к оформлению новой книжки – дубликата. Для этого потребуется чистая «Трудовая книжка». Такой чистый бланк хранят как правило в бухгалтерии, а их выдача происходит только тем сотрудникам, которые являются ответственными за их заполнение. Для получения чистого бланка нужно сделать заявку. Специальной формы для такой заявки нет, работодатель разрабатывает и утверждает ее самостоятельно.

На титульном листе старой книжки делается отметка: «Взамен выдан дубликат», рядом с которой указывается серия и номер дубликата, а также ставится подпись. Титульный лист дубликата оформляется по всем тем правилам, которые предусмотрены для заполнения трудовых. В верхнем правом углу ставится отметка: «Дубликат».

После этого в дубликат книжки переносятся все записи и прежней трудовой, за исключением той записи, которая судом была признана незаконной. В том случае, если работник до приема его к последнему работодателю трудился где-то еще, то в дубликат нужно внести запись о непрерывном и/или общем стаже, который у него был до приема на работу к настоящему работодателю. Стаж работы записывают суммарно. Для этого указывают общее число лет, месяцев и дней работы. При этом не уточняется у какого работодателя и в какие конкретно периоды времени, а также в какой должности трудился работник до поступления в настоящую компанию.

Этапы оформления дубликата трудовой

Таким образом, можно выделить пять основных этапов для оформления дубликата:

1. Проверить, не трудился ли работник после увольнения у других работодателей. Если настоящая компания является последним рабочим местом, то от работника нужно получить заявление на оформление дубликата;
2. После этого издается приказ о внесении изменений в формулировку основания увольнения на следующее: «увольнение по собственному желанию»;
3. От работника получить потребуется оригинал книжки и об этом внести запись соответствующую Книгу учета;
4. Оформить новую книжку с отметкой «дубликат», а в оригинальной книжке внести запись о том, что последняя запись об увольнении считается не действительной.
5. Дубликат и оригинал книжки выдать работнику.

В дубликате вместо той записи, которая судом была признана незаконной, делается другая запись об увольнении уже по собственному желанию. Дату увольнения при этом ставят ту же, что и дата вынесения судом решения. А в качестве документа указывается приказ об изменении основания увольнения.

Все вносимые записи должен заверить сотрудник, отвечающий за ведение этих книжек. Кроме того ставится печать организации, а также подпись бывшего сотрудника (Читайте также статью ⇒ Две трудовые книжки одновременно — что делать работодателю).

Оригинал трудовой книжки

Оригинал трудовой оформить нужно также по всем правилам. Для этого ставится отметка о том, что запись об увольнении признана недействительной, а также указывается верное основание для увольнения.

После всех указанных этапов, как оригинал, так и дубликат трудовой возвращаются работнику. Для подтверждения их получения он должен расписаться в Книге учета книжек.

Законодательная база

Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003

«О трудовых книжках»

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

rabotniky.com

Как правильно сделать запись в дубликате трудовой книжки

Многие сотрудники отдела кадров не раз сталкивались с такой ситуацией, когда сотруднику приходится выдавать дубликат трудовой книжки. Дубликат – это такой же правомочный документ, как и оригинал. Поэтому нужно знать, как сделать запись в дубликате трудовой книжки правильно.

Когда выдается дубликат?

Случаи, требующие выдачи дубликата трудовой книжки, указаны в соответствующих Правилах:

• утрата по вине самого работника (потерял, украли)}
• утрата по вине работодателя (утеряна, уничтожена по ошибке)}
• наличие записей (увольнение или перевод), которые потом признали недействительными}
• непригодность для дальнейшего использования (порвана, обгорела, испачкана).

Иногда у сотрудника или в отделе кадров находится ксерокопия трудовой книжки. Некоторым кажется более естественным решением просто заверить такую копию задним числом и считать ее основанием для того, чтобы выдать дубликат, и именно так и записать в 4 графе (Основание).

Но следует четко уяснить, что копия не является и не может являться основанием для оформления дубликата. Правда, такая копия очень полезна для воспроизведения точного списка всех мест работы, нужных дат и правильной рассылки запросов на выдачу справок, чтобы знать, как заполнить дубликат трудовой книжки.

Основание для дубликата

Основанием для заполнения дубликата трудовой книжки могут служить только оригиналы официальных документов – справки о приеме-увольнении со всех старых мест работы.

Все прежние организации (или государственные архивы) обязаны выдать или прислать справки о работе сотрудника. Эти справки необходимо сохранить: они могут понадобиться, например, для Пенсионного фонда.

В таких справках должны быть указаны точные даты приема-увольнения, все занимаемые должности, а также основания для выдачи справки (лицевые счета и приказы об увольнении-приеме). Необходимо наличие подписи первого руководителя прежней организации (или директора государственного архива) и печати организации. Требуется не печать подразделения, а главная, гербовая.

Заполнение дубликата трудовой книжки требует именно таких справок. Если же прежняя организация была реорганизована, продана или ликвидирована, а правопреемника или вышестоящей организации нет, то вся документация по персоналу должна быть передана в специальный центр документов по личному составу или в государственный архив.

Новый работодатель или сотрудник могут запросить государственный архив той местности, где находилась уже не существующая организация.

В случае реорганизации, изменения названия и формы собственности прежнего предприятия в справке (а потом в дубликате) надо указать прежнее название и юридическую форму предприятия (ООО, ТОО, ИП и так далее), действительное на тот период, когда там работал указанный сотрудник. Данные обязательно заверить современной печатью, даже если название и юридическая форма значительно отличаются от прежних.

Выписка из счета – основание?

В некоторых случаях сотрудники, потерявшие трудовую книжку, просят считать выписку из лицевого счета (СЗВК-4) основанием для оформления дубликата.

Следует помнить, что информация, указанная в СЗВ-К, может быть учтена только для указания общего стажа без разбивки на конкретные периоды. Чтобы подтвердить периоды работы на каждом конкретном месте и записать эти данные в дубликате трудовой, необходимы справки (копии приказов) из всех прежних организаций.

Записи в дубликате

Существуют определенные правила того, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки.

В правом углу вверху на самой первой странице (титульной) надо написать «Дубликат».

Затем указать личные данные работника и в 3 графе (Сведения о работе) сделать запись об общем стаже работы (общее количество лет и месяцев) до приема на новое место работы, который подтвержден справками. Здесь не нужно уточнять наименования предприятий, занимаемые должности и конкретные даты.

Потом следует записать конкретные периоды работы:

1. Во 2 графе поставить дату приема (увольнения) на то или иное место работы.
2. В 3 графе записать название прежней организации, подразделение и должность.
3. В 4 графе указать справку с прежнего места, дату выдачи и номер.

Записи о службе в вооруженных силах производятся на основании военного билета – в соответствии с отметками о дате призыва и дате демобилизации. Эти даты надо вписать в дубликат книжки, а в графе «Основание» написать «Военный билет №…}».

Если трудовая книжка утрачена работодателем

При различных чрезвычайных обстоятельствах (общественные беспорядки, стихийные катастрофы, экологические бедствия, крупные аварии) может произойти массовая утрата документации, в том числе трудовых книжек. В этом случае в соответствии с 34 пунктом Правил создается комиссия для установления подлинного трудового стажа работников. Комиссия должна состоять из представителей профсоюзов, работодателей и других сторон.

Должность и стаж работников устанавливается на основе сохранившихся документов (карточка члена профсоюза, справка, расчетная книжка и другие). Если документов нет, то можно найти двух свидетелей, работавших там же, которые подтвердят, что этот сотрудник работал именно в этой организации на указанной должности.

Работа на других предприятиях до поступления к текущему работодателю устанавливается по справкам со старых мест работы. В соответствии с актом комиссии сотруднику выдают дубликат книжки.

Дубликат при недействительных записях

В 33 пункте Правил указано, что если запись о переводе или увольнении признается недействительной, то следует выдать дубликат трудовой книжки и перенести в него все предыдущие записи, за исключением тех, что признаны недействительными.

На титульной странице старой трудовой следует написать «Взамен выдан дубликат» и указать его номер и серию.

Нередки случаи, когда в старой трудовой книжке были допущены различные ошибки и нарушения:

• не были указаны статьи Трудового кодекса,
• приводились неверные ссылки,
• не указывалось сокращенное и полное наименование предприятия,
• использовались сокращения.

Следует ли копировать все старые записи в точности, включая ошибки и нарушения, или можно внести исправления? Опытные кадровики считают, что изменять записи при переносе нельзя, а дубликат должен точно соответствовать старой ТК. То есть надо копировать все, даже ошибки в написании слов и явные нарушения в оформлении официальных документов. Внести исправления можно в соответствующем порядке – созданием новой записи.

hr-portal.ru

В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки

Нередко возникает ситуация, при которой работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки. Такое случается, если документ утерян либо пришел в негодность. Процесс выдачи дубликата должен осуществиться в соответствии с трудовым законодательством. Кадровик обязан знать, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, и как он оформляется.

Основные сведения

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах и в Инструкции по заполнению. В этих же нормативных актах перечислены те случаи, в которых необходимо выдать дубликат этого документа.

Сотрудники отдела кадров вправе оформить и выдать дубликат трудовой книжки, если:

• она была утеряна владельцем или работодателем}
• в ней есть запись о переводе на новое место или об увольнении, которая признана недействительной}
• она непригодна к дальнейшему использованию (сильно испачкана, обгоревшая, порвана и т. д.).

В процессе выдачи дубликата документа сверху в правом углу на титульной странице кадровик ставит пометку: «Дубликат». В этом же самом месте, но на старой трудовой книжке, записывают: «Взамен выдан дубликат». Под этой надписью указывают серию и номер нового документа в соответствии с пунктом 1.2 Инструкции.

Потеря книжки работником

Трудовую книжку выдают работнику лишь в день его увольнения с текущего места работы. Во всех остальных случаях он обязан выдать подчиненному копию этого документа или выписку из нее. Выдача происходит по заявлению работника в течение трех дней. Оригинал трудовой книжки выдавать сотрудникам запрещено.

Но иногда возникает необходимость предоставить трудовую в Пенсионный фонд. При этом владелец документа может продолжать официально работать. Согласно трудовому законодательству, в этот государственный орган принимаются только оригиналы всех необходимых документов, кроме трудовой книжки, но иногда может потребоваться и она.

Кадровик может выдать трудовую под расписку ее владельцу, но с сотрудника кадровой службы ответственность за нее не снимается. Если владелец теряет данный документ, то в течение 15 дней работодатель должен подготовить все необходимые бумаги и оформить новую трудовую. В свою очередь работник обязан незамедлительно написать заявление о потере им документа, в которой он как можно подробнее описывает обстоятельства, при которых ее потерял, и изъявляет просьбу о выдаче новой.

Поэтому в некоторых случаях кадровики считают рациональным выходом самостоятельно относить трудовые в Пенсионный фонд.

Если в потерянной книжке были сведения о других организациях, в которых работал ее владелец, то при внесении информации в графу «Сведения о работе» сначала записывают данные о непрерывном или общем стаже, которые необходимо подтвердить документально. Кадровики записывают суммарный стаж, указав количество лет, месяцев и дней трудовой деятельности в общем. Названия организаций или должностей сотрудника не вносятся.

После этих сведений записывается расшифровка предыдущей записи по периодам трудовой деятельности. Все записи вносятся так же, как и при обычном оформлении на работу/увольнении с работы на основании предоставленных документов. Если работника перевели с одной постоянной работы на другую в пределах одного предприятия, это также упоминается. В некоторых случаях полные сведения о приеме на работу и увольнении могут отсутствовать. Тогда необходимо записать те данные, которые имеются и подтверждены документально.

Какие бумаги нужно подготовить?

Список необходимых документов для оформления дубликата трудовой книжки не определен законодательством. Среди них могут быть копии приказов или справки, выданные на предыдущих местах работы. Согласно Инструкции, каждый работодатель обязан содействовать бывшим работникам в получении необходимых документов для подтверждения стажа работы.

Иногда возникает вопрос, как выдать дубликат трудовой книжки, используя форму СЗВК-4. Каждый работник, являющийся членом программы пенсионного страхования, каждый год представляет в соответственный территориальный орган информацию о своем трудовом стаже. Эти данные основаны на приказах и других документах, которые подтверждают условия трудовой деятельности человека. Таким образом, работник может получить дубликат трудовой книжки, при этом в ней не нужно указывать предыдущие места работы.

Потеря книжки работодателем

Чаще всего утрата трудовых книжек происходит массово, в результате различных чрезвычайных ситуаций, например, по причине экологической катастрофы, стихийных бедствий и т.д. В Правилах ведения трудовых рассмотрен данный вопрос. Согласно этому нормативному акту, трудовой стаж сотрудников предприятия устанавливает специальная комиссия, которая состоит из членов, назначенных органами исполнительной власти.

В состав комиссии могут быть включены представители работодателей или уполномоченных работниками органов, например, члены профсоюзов. Чтобы установить факт работы каждого отдельного человека на том или ином предприятии, а также периоды трудовой деятельности, необходимо собрать все имеющиеся документы, которые могут это подтвердить. Такими документами могут быть:

• профсоюзные билеты и карточки}
• расчетные книжки}
• различные справки, найденные трудовые договоры.

Если эти документы отсутствуют, то для восстановления трудовой книжки и выдачи ее дубликата будет достаточно показаний двух или более свидетелей, которые знают данного сотрудника и работали у одного работодателя либо в одной системе.

В том случае, если человек уже работал у работодателя, у которого были утеряны книжки, этот факт должен также быть подтвержден комиссией на основании документов и показаний. После рассмотрения дела члены комиссии составляют акт, где указаны все установленные периоды трудовой деятельности работника, продолжительность стажа и профессия.

Как только акт будет составлен, работодатель на его основании выдает владельцу утерянной трудовой книжки ее дубликат. Следует отметить, что в Правилах ведения книжек рассматривается лишь массовая утрата. Поскольку все трудовые книжки должны храниться в специальном сейфе, то единичные случаи потери книжек теоретически невозможны, если работодатель не нарушает законодательство.

Выдача дубликата книжки, если запись недействительна

Если сотрудник отдела кадров допустил ошибку при внесении записи о работе в трудовой книжке, то принимается одно из двух решений. Можно внести новую запись под следующим порядковым номером, которая отменит действительность предыдущей. Другой вариант – выдать дубликат, оформленный заново.

Еще в старой Инструкции, утвержденной в 1974 году, которая регулировала порядок ведения и хранения трудовых книжек, четко определяла порядок, по которому выдавались дубликаты. Работник должен был подать работодателю свое письменное заявление о выдаче дубликата трудовой. Нередко это происходило по причине неправильного внесения записи об увольнении либо переводе на другое предприятие.

Работодатель, у которого человек работал в последний раз, выписывал дубликат. Какие-либо документы для подтверждения трудового стажа, который предшествовал до поступления в текущую организацию, не были необходимы. Поэтому все записи, которые были в данной трудовой книжке, кроме последней, содержащей ошибку, переписывались по порядку.

Согласно старым правилам, кроме дубликата работник получал и старую трудовую, с ошибкой. Эта вторая трудовая необходима была для передачи в орган соцобеспечения для последующего документального подтверждения того факта, что работник имеет трудовой стаж, указанный в действующем дубликате, но не подтвержденный.

Ныне действующие Правила не сильно отличаются от указанных выше, но имеют свои особенности. Во время процедуры оформления работник в первую очередь подает своему работодателю заявление о том, что запись о переводе или увольнении в трудовой книжке содержит ошибку. Этот работодатель дает задачу в отдел кадров оформить дубликат трудовой, куда необходимо перенести все ранее произведенные в первой книжке записи. Последний шаг – оформление дубликата и его выдача владельцу.

В каком случае на трудовой книжке пишут «дубликат»?

Не смотря на то, по какой причине выдается дубликат, эта запись делается всегда. Нужно помнить, что хотя в Правилах цель возврата книжки и не указывается, она все еще остается подтверждающим документом трудового стажа ее владельца. Любое несоответствие между записями в первой книжке и в дубликате является поводом для сомнения в законности обеих, пока не докажут, какая из них оформлена правильно. Поэтому сотрудники отдела кадров должны внимательно вносить все сведения из одной книжки в другую.

Как показывает многолетняя практика, исправление записей в трудовой книжке крайне нежелательно, особенно если дело касается заполнения ее дубликата. Причем дубликат должен полностью соответствовать первой книжке, даже в мелких орфографических ошибках и исправлениях. Чаще всего их допускают из-за незнания норм, предусмотренных законодательством, или Правил ведения (как необходимо сокращать длинные названия организаций, должностей, в каких случая сокращения не допустимы и т.д.).

Кадровик предприятия, в котором оформляется дубликат трудовой книжки, вправе исправить неточность в записи, допущенной в первоначальном документе другим работодателем. Это предусмотрено пунктом 27 Правил. Среди ошибок, которые может исправить этот сотрудник отдела кадров, могут быть ссылки на какую-либо статью Трудового кодекса (описка в названии либо его отсутствие), а также недостающие или лишние сокращения. Исправление осуществляется признанием записи недействительной и заменой правильной формулировкой при оформлении дубликата трудовой книжки.

Выдача дубликата книжки при условии переименования предприятия

Инструкция по заполнению книжек включает пункт 7.1, согласно которому после того, как работодатель укажет на титульном листе документа сведения о работнике, он должен подписать его, а затем поставить печать предприятия. Но бывают случаи, когда организация, в которой в последний раз работал человек, сменила свое название, и одновременно печать. Причем каждое мелкое изменение в названии и печати является существенным. Если такое случилось, что на текущем месте работы сотрудник отдела кадров обязан поставить новый оттиск печати на титульной странице, поскольку на этом предприятии выдан дубликат.

Каждый раздел дубликата кадровики осуществляют согласно правилам, изложенным в Инструкции, а именно в пункте 7.2. В третью графу «Сведения о работе» вносится полное название организации, которое существовало в тот момент, когда пришел сотрудник. Например, компания в то время имела следующее название: Общество с ограниченной ответственностью «Макро» (сокращенно ООО «Макро»).

После того, как был заключен договор с организацией ООО «Макро», предприятие поменяло название на Общество с ограниченной ответственностью «Макро-Консалтинг». В результате во всех трудовых книжках компании необходимо указать новое название (внести запись под следующим номером либо оформить их дубликаты). Если же сама книжка является дубликатом и при этом первая на это предприятии, то в отделе кадров ставят печать ООО «Макро-Консалтинг» вместо ООО «Макро» на титульной странице.

Все последующие записи относительно переименования должны быть заверены работником, ответственным за введение и хранение книжек, а также печатью предприятия. Подобные ситуации возникают периодически. Например, человек работал в компании в течение трех лет, с 2008 по 2011. В этот отрезок времени он обратился к начальству с просьбой выдать ему дубликат потерянной либо испорченной трудовой книжки. После получения дубликата название компании могло измениться, в результате чего работодателю придется переоформлять данный документ.

hr-portal.ru

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовых книжек

Случаи, когда вносятся исправления в трудовую книжку, и порядок внесения исправлений отражены в утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила).

Согласно этим Правилам, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 Правил).

Что же делать, если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована либо ликвидирована? В соответствии с п. 28 Правил при реорганизации предприятия, которое произвело неточную или неправильную запись, исправление производится правопреемником реорганизованного предприятия. При ликвидации же предприятия – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

В соответствии с п. 29 Правил все исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены (подлиннику приказа или распоряжения) и быть заверены уполномоченным на то лицом в установленном порядке. Если же таковые утрачены по каким-либо обстоятельствам, то другому документу предприятия, подтверждающему соответствующие сведения о работе, например архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и т. п. Свидетельские показания служить основанием для исправления внесенных ранее записей не могут, за исключением тех записей, в отношении которых имеется соответствующее судебное решение.

Вносить исправление в трудовую книжку может только работодатель, являющийся юридическим лицом, работодатель – физическое лицо таким правом не обладает.

Бывают случаи, когда работник теряет трудовую книжку (например, при переезде на новое местожительство), в этой ситуации лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом в администрацию по месту последней работы, которая обязана в свою очередь выдать работнику не позднее пятнадцати дней после поданного заявления другую трудовую книжку с надписью “Дубликат”.

При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с установленными Правилами, в него вносятся:

1) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника, подтвержденном соответствующими документами до поступления в организацию, выдающую дубликат. Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника;

2) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (ст. 32 Правил).

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Дубликат трудовой книжки также выдается и в тех случаях, когда трудовая книжка пришла в негодность: обгорела, порвалась, испачкалась и т. д.

Согласно п. 34 Правил, при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление самого факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справки, профсоюзного билета, учетной карточки члена профсоюза, расчетной книжки и т. п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе (в судебном процессе). Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. И работодатель уже на основании данного акта выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил).

Н.А. Алимова
Большой справочник кадровика
Источник: Консультант+

внесение исправлений в трудовую книжку

hr-portal.ru