Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

представляет собой систематизированный перечень документов, определяющих деятельность организации или учреждения, в том числе – в общеобразовательном учреждении.

Номенклатура дел в школе является обязательным документом для общеобразовательного учреждения. Данная типовая номенклатура дел в учреждении наглядно демонстрирует структуру составления номенклатуры, где указаны сроки хранения документов в школе.

Индекс делЗаголовок (тома, части)Количество делСрок хранения и номера статей по перечнюПримечание

01 – КАНЦЕЛЯРИЯ

01-01Правоустанавливающие документы (устав, свидетельство о государственной регистрации, технический и кадастровый паспорта) общеобразовательного учреждения.3Постоянно ст.50-а
01-02Лицензия на общеобразовательную деятельность. Заключение экспертной комиссии.2Постоянно ст. 97
01-03Свидетельство о государственной аккредитации общеобразовательного учреждения1Постоянно ст. 105
01-04Документы на право владения недвижимым имуществом и землю.1Постоянно ст. 125
01-05Распоряжения Администрации района1Постоянно ст.1-бОтносительно к детям, к организации -постоянно
01-06 Постановления, распоряжения Управления образования2Постоянно ст. 1-б
01-07Постановления Государственного управления области1ДМН ст.1-б
01-08Протоколы заседаний общего собрания работников гимназии.1Постоянно ст.18-е
01-9Протоколы родительских собраний.1Постоянно ст.18-к
01-10Локальные акты.1Постоянно ст. 35-а
01-11Приказы директора: -по основной деятельности
-по личному составу работников школы.
14Постоянно ст. 19-а 75 лет ст.19-бОтпуска, дисциплинарные взыскания, командировки – 5 лет
01-12Коллективный договор.1Постоянно ст. 576
01-13Правила внутреннего трудового распорядка.11 год ст.407После замены новыми
01-14Должностные инструкции.3 3 года ст.77-бПосле замены новыми
01-15Паспорт учреждения.1 Постоянно ст.424
01-16Приемно-сдаточные акты, составленные при смене руководства,- материально-ответственного лица2Постоянно ст. 79-а ст.79-бПосле смены должностного или ответственного лица
01-17 Личные дела учащихся учрежденияпо количеству учащихся3 года ст.499-бПосле окончания школы или выбытии учащихся
01-18Алфавитная книга записи учащихся.410 лет ст. 514-еПри отсутствии приказов о зачислении выпуска – 75 лет
01-19Книга учета бланков выдачи аттестатов о среднем (полном)общем образовании.375 лет ст.528-а
01-20Книга учета и выдачи аттестатов об основном общем образовании.4 75 лет ст.528-а
01-21
Инвентарные книги основных средств и библиотечного фонда,сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации25 лет ст.193-а
01-22Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции.35 лет ст.258-г
01-23Книга приказов по учащимся.7Постоянно
01-24Тетрадь выдачи сертификатов о результатах ЕГЭ2Постоянно
01-25Тетрадь выдачи свидетельств об окончании курсов по подготовке водителей транспортных средств.2До замены новой
01-26 Списки учащихся1ДМН ст. 250-б
01-27Документы по истории школы1Постоянно ст.95
01-28Журнал проверок инспекторами и вышестоящими органами.1Постоянно ст.48

02 – УЧЕБНО–ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ РАБОТА

02-01Образовательная программа развития общеобразовательного учреждения1Постоянно ст.711-а
02-02План работы на год.5 Постоянно ст.285-а
02-03Учебные планы.1 Постоянно ст.117-а
02-04Учебные программы.17ДМН ст.117-а
02-05Расписание занятий.1До минования надобности ст.380
02-06Протоколы заседаний педагогического совета гимназии.1Постоянно ст. 571
02-07Статистические отчеты о работе общеобразовательного учреждения.1Постоянно ст.467
02-08Классные журналы.по количеству классов5 лет ст.605
02-09Журналы учета пропущенных и замещенных уроков.3 5 лет ст. 396
02-10Журнал факультативных занятий75 лет ст. 605
02-11Журнал учета кружковой работы.15 лет ст. 605
02-12Экзаменационные работы учащихся.14 1 год ст. 565-а
02-13План совместной воспитательной работы. 1 1 год
02-14 График работы кружков.1 1 год
02-15Документация по ученическому самоуправлению.15 лет
02-16Публичные отчеты общеобразовательного учреждения1Постоянно ст.114-б
02-17Протоколы заседаний предметных методических объединений учителей.1Постоянно ст.5-г
02-18Протоколы совещаний при директоре.1Постоянно ст.5-г
02-19Протоколы экзаменационной комиссии175 лет ст.592
02-20Документы об освобождении обучающихся от экзаменов15 лет ст.507
02-21Документы по реализации национального проекта «Образование»1 Постоянно ст.262

03 – КАДРЫ

03-01 Личные дела педагогических работников По количеству работающих педагогов 75 лет ст.656-б
03-02Личные карточки формы Т-2По количеству работников гимназии75 лет ст. 658
03-03Приказы о приёме на работуПо количеству работников гимназии75 лет ст.19-б
03-04Приказы о прекращении действия трудового договора По количеству работников гимназии75 лет ст.19-б
03-05Журнал учета личного состава работников образовательного учреждения175 лет ст 685-г
03-06Трудовые договораПо количеству работников гимназии75 лет ст.657
03-07Трудовые книжки78До востребования ст. 664
03-08Книга учета хранения трудовых книжек 1Постоянно ст. 358-е
03-09Журнал регистрации приказов по основной деятельности1Постоянно
03-10Документы по аттестации педагогических работников школы По количеству работников, прошедших аттестацию75 лет ЭПК ст. 697Хранятся в составе личных дел
03-11Штатное расписание и изменения к нему 1Постоянно ст.32
03-12Тарификационные списки работников школы175 лет ст. 288
03-13Положение об оплате труда 1 5 лет ЭПК ст.119
03-14Штатное расписание1 Постоянно ст.71/а
03-15График отпусков1 1 годст. 356
03-16Журнал учета награжденных правительственными наградами1Постоянно ст.384-а
03-17Дополнительные соглашения к трудовым договорамПо количеству работников учреждения75 лет ст.657
03-18Документы на обработку персональных данныхПо количеству работников учреждения75 лет ст.657
03-19Документы по воинскому учету работников13 года ст.685
Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования граждан15 лет ст.692
03-20 Документы финансово-бухгалтерской отчетности 1Постоянно ст.356-б

04 – МЕДИЦИНСКАЯ ЧАСТЬ

04-01Папки с медицинскими картами учащихся По количеству классовДо минования надобности
04-02Журнал прививочный15 лет
04-03Амбулаторный журнал1 5 лет
04-04Журнал для осмотра водителей 1– «» –
04-05Журнал здоровья1 – «» –
04-06Медицинские книжки работниковПо количеству работников5 летПосле увольнения
04-07Бракеражный журнал 15 лет

05 – ОХРАНА ТРУДА

05-01Правила внутреннего трудового распорядка для работников образовательного учреждения.11 год ст.407
05-04План мероприятий пожарной безопасности образовательного учреждения.1 1 годсоставляется на календарный год
05-05План мероприятий по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма.11 год
05-06Акт готовности образовательного учреждения к новому учебному году.15 лет ЭПК ст.434
05-07Акты-разрешения занятий в учебных кабинетах, лабораториях, мастерских и в спортивных залах и ввод в эксплуатацию различного оборудования. 15 лет ст.295
05-8Документы(акты, предписания) органов государственного надзора:
а) Госпожнадзора

б) Роспотребнадзора

в) Энергонадзора

Постоянно ст.48
05-9Протоколы проверки сопротивления изоляции электросети и заземления оборудования.13 года до замены новым
05-10Журнал учета первичных средств пожаротушения1Постоянно
05-11Акт обработки деревянных конструкций чердачного помещения здания огнезащитным составом.13 года до замены новым
05-12Акты проверки состояния огнезащитной обработки деревянных конструкций чердачного помещения21 год
05-15Перечень инструкций и правил по охране труда34Постоянно ст.35-а
05-16Инструкции по охране труда на травмоопасных участках.15 лет
05-17Журнал учета инструкций по охране труда110 лет ст.35-б
05-19Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда.1 10 лет ст.316-боформляется при приеме на работу
05-21Журнал инструктажа обучающихся по охране труда при организации общественно полезного труда, пожарной безопасности и проведении внеклассных и внешкольных мероприятий.110 лет ст. 316-б
05-23Журнал административно-общественного контроля.11 год
05-25Журнал регистрации несчастных случаев с работниками.1Постоянно ст.320
05-26Журнал регистрации несчастных случаев с обучающимися.1Постоянно ст.320
05-27Документы (справки, акты) несчастных случаев175 лет ст.441

06 – АРХИВ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

06-1Инструкция по делопроизводству13 года ст.77-бПосле замены новой
06-2Номенклатура дел1Постоянно
ст.200-а
В архив. В опись не включается.
06-3Положения о ведомственном архиве и об экспертной комиссии1Постоянно ст. 16В архив. В опись не включается.
06-4Дело архивного фонда(исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел,паспорт архива, акты проверки наличия и состояния дел, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов).1Постоянно ст.246В архив. В опись не включается.
06-5Описи дел:
а) постоянного хранения(утвержденные)
б) по личному составу(согласованные)
в) временного хранения
1Постоянно ст.248-а 248-б 248-вВ архив. В опись не включается.

07 – ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА

07-1Протоколы заседаний профсоюзного комитета1 Постоянно ст.973
07-2
07-3
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭК
ОУ «__________»
от ___.___.201__ г. № __
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭК
Управления образования Администрации
г. ___________от ___.___.201__ г. № ___

ohrana-tryda.com

Нужен ли архиву классный журнал?

Пытаясь пристроить последнюю бумажку из классного журнала, наткнулся на странную ситуацию: возникло подозрение, что и в этом вопросе школа застряла в каменном веке.

В священных нормативах, а точнее, в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях», разосланных письмом Минобр РФ от 20.12.2000 N 03-51/64, в п.2.9 «Примерной номенклатуры дел» недвусмысленно сказано: 5 лет хранить классный журнал в школе, а потом еще 25 лет изъятые из него сводные ведомости успеваемости с отметками о переводе в следующий класс (последние страницы журнала). Причем, в скобках указана странная пометка «ст. 605».

Расшифровка этой пометки простая – это номер пункта из приложения к приказу Росархив от 1988 года (утв. Росархив 06.10.2000) «ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ». В нем изложенно то же самое: 5 в школе + 25 выдержки в архиве.

А дальше интереснее!

Приказ Росархив от 26 августа 2010 г. N 63 в связи с приказом Минкультуры N 558 отменяет этот «ПЕРЕЧЕНЬ…», а упомянутый приказ Минкультуры вводит другой «ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ».

В новом «ПЕРЕЧНЕ…» классных журналов совсем нет! Самое похожее на журналы (пп. 725):

раздел 8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.3. Повышение квалификации работников
Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников – 1 год.
(указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством)

Более ценными там считают списки по профилям – 5 лет. Вот, я и думаю: опять ломимся в открытую дверь?

(аккуратные ссылки см. на сайте РУЖЭЛЬ)

medwk.blogspot.com

Локальные акты | Документы | Краснодонецкая средняя общеобразовательная школа

Локальные акты

Положение рассмотрено
на педагогическом совете школы
пр №____ от _____________

Утверждаю
Директор школы
_________ Н.В. Зинченко

Порядок оформления и хранения классных журналов

1. Общие положения

1.1. Классный журнал – нормативно-финансовый документ, отражающий состояние УВП школы.

1.2. Классный журнал является показателем управленческой культуры школы. Ведение классного журнала обязательно для каждого учителя и классного руководителя.

1.3. Директор школы и его заместители по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов.

1.4. Ответственность за наличие журнала, его своевременное и аккуратное заполнение несет классный руководитель данного класса.

1.5. Все страницы классного журнала должны быть оформлены в едином деловом стиле.

1.6. Проверка классных журналов осуществляется администрацией школы не реже 1 раза в четверть. Цели проверок устанавливаются администрацией школы и могут изменяться исходя из сложившихся обстоятельств.

1.7. Заместитель директора школы дает рекомендации по распределению страниц журнала (основываясь на количестве колонок, выделенных на ежеурочное заполнение). Количество страниц, выделяемых на каждый предмет в классном журнале:

  • – 1 час в неделю – 2-3 стр.;
  • – 2 часа в неделю – 4-5 стр.;
  • – 3 часа в неделю – 6-7 стр.;
  • – 4 часа в неделю – 7-8 стр.;
  • – 5 часов в неделю – 9-10 стр.;
  • – 6 часов в неделю – 11-12 стр.

1.8. Учитель обязан систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также отмечать посещаемость школьников. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно пастой черного цвета (не гелевой).

1.9. Количество часов по каждой теме должно соответствовать тематическому планированию и программе учебного предмета.

1.10. При делении класса на 2 (и более) подгруппы записи ведутся каждым учителем отдельно.

1.11. На учеников, обучающихся на дому в течение всего учебного года, в сентябре классным руководителем ребенка, обучающегося на дому, заводится журнал, в котором учителя записывают дату занятия, содержание пройденного материала, выставляют текущие, четвертные, годовые, экзаменационные и итоговые оценки (четвертные, годовые, экзаменационные и итоговые оценки дублируются классным руководителем в классном журнале как на предметной странице (четвертные оценки), так и в сводной ведомости учета успеваемости учащихся (четвертные, годовые, экзаменационные и итоговые оценки).

1.12. Классные журналы хранятся в школьном архиве в течение пяти лет.

После 5-летнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся данного класса, которые хранятся 25 лет.

2. Оформление обложки и оглавления классного журнала

2.1. На первой строке обложки классного журнала указывается класс (с 1-го по 11-й), подписывается его литера. Литера пишется без кавычек строчной (с маленькой) буквы.

2.2. На второй и третьей строках указывается наименование образовательного учреждения (МОУ «Краснодонецкая средняя общеобразовательная школа»).

2.3. На четвертой строке указывается город (г. Белая Калитва).

2.4. На пятой строке – учебный год.

2.5. Наименования предметов в оглавлении пишутся с прописной (заглавной) буквы, напротив каждого предмета указываются страницы, на которых ведется запись учителем-предметником.

2.6. Наименования предметов пишутся полностью (без сокращений) в соответствии с учебным планом.

2.7. В графе «Иностранный язык» указывается, какой именно язык. Например, «Иностранный язык (немецкий)».

3. Страница для отметок (левая страница)

3.1. Наименование предмета должно быть записано так, как оно формулируется в учебном плане школы, со строчной буквы.

3.2. Месяц и число записываются в соответствии с расписанием уроков, утвержденным директором школы.

3.3. В списке обучающихся должны быть четко прописаны фамилии, имена учеников. Имена учащихся прописывать на первых страницах каждого предмета, а на следующих страницах их можно обозначать заглавной буквой.

3.4. Четвертные, полугодовые, годовые отметки выставляются на странице в столбце, следующем за последней датой урока.

3.5. Экзаменационные и итоговые оценки выставляются только в сводной ведомости учета успеваемости учащихся.

3.6. Первый урок (дата) следующей четверти записывается без пропуска столбцов. Не следует самостоятельно проводить ограничительные линии.

3.7. Оценка учащихся за аттестационный период должна быть обоснованна, т.е. соответствовать текущей успеваемости ученика.

3.8 Отметка «н/а» (не аттестован) может быть выставлена в случае пропуска учащимся более чем 60% учебного времени без уважительной причины и отсутствия оценок по данному предмету в течение четверти. При наличии хотя бы одной оценки учителю необходимо принять зачет для выставления четвертной оценки. Пометка «н/а» указывает на неуспеваемость учащегося по данному предмету.

3.9. В случае проведения контрольного урока (контрольные, тесты, зачеты; практические и лабораторные работы, контрольные диктанты, сочинения, изложения и самостоятельные работы) обязательно выставление оценок всем учащимся в колонке, соответствующей дате проведения.

3.10. Между контрольными работами следует систематически проводить устный опрос. Опрос должен охватывать не менее 20% учащихся за урок (5 человек из 25, 6 – из 30 и т.д.).

3.11. Неуспевающие учащиеся отслеживаются по оценкам. Если учащийся на уроке получил отметку «2», то на следующем уроке или максимум через два урока он должен быть опрошен учителем с целью исправления неудовлетворительной оценки.

3.12. Исправление текущих отметок не допускается. Если ошибка допущена, то исправление осуществляется по следующей схеме: отметка зачеркивается, рядом ставится верная, в нижней части страницы оформляется запись. Например: «У Иванова Петра исправленной отметке за 2.01.02 “4” («хорошо») верить». Подписывается директором школы, заверяется гербовой печатью (в журналах выпускных классов), в остальных классах ставятся канцелярская печать, подпись учителя, совершившего ошибку, и подпись классного руководителя.

3.13. Исправления отметки за четверть или полугодие не допускаются. Если ошибка допущена, то исправление осуществляется по схеме: отметка зачеркивается, рядом ставится верная, в нижней части страницы оформляется запись. Например: «У Иванова Петра исправленной отметке за 1-ю четверть “4” («хорошо») верить». Подписывается директором школы, заверяется гербовой печатью (в журналах выпускных классов), в остальных классах ставятся канцелярская печать, подпись учителя, совершившего ошибку, и подпись классного руководителя.

3.14. Использование «корректора» в журнале запрещено.

3.15. В клетках для отметок учитель имеет право записывать только один из следующих символов: «1», «2», «3», «4», «5», «н» (пропуск урока), «н/а» (не аттестован, оценка ставится за четверть или год).

3.16. На странице запрещено вести записи карандашом, ставить точки и другие знаки, не оговоренные выше.

4. Страница пройденного на уроке и домашнего задания (правая страница журнала)

4.1. Фамилия, имя, отчество учителя записываются полностью. При ведении одного предмета двумя учителями записываются фамилии всех учителей. К данным предметам относятся физическая культура, технология, иностранный язык, информатика и ИКТ.

4.2. Число и месяц записываются в соответствии с расписанием уроков, утвержденным директором школы.

4.3. В столбце «Что пройдено на уроке» записываются темы уроков в соответствии с тематическим планированием. Дата записи темы и даты проведения урока на страницах должны быть одинаковыми.

4.4. При проведении контрольных, лабораторных и практических работ необходимо указывать тему работы.

4.5. При проведении лабораторных и практических работ по биологии, физике, информатике, химии и технологии в журнале необходимо записывать инструктаж по технике безопасности, фиксировать запись ТБ либо вести отдельный журнал по ТБ.

4.6. При проведении двух уроков в один день делается запись темы каждого урока в отдельной строке.
4.7. В столбце «Домашнее задание» записи должны вестись четко и аккуратно: должны быть указаны параграф, номер задания, форма домашнего задания (пересказать, переписать, ответить на вопросы и т.д.).

5. Страница «Общие сведения об учащихся»

5.1. Данная страница заполняется классным руководителем на основании сведений, полученных от учащихся и родителей (законных представителей).

5.2. Номера личных дел сверяются у делопроизводителя, а затем записываются в соответствующую колонку.

5.3. Фамилия, имя, отчество, дата рождения учащегося заполняются на основании документов (свидетельство о рождении или паспорт).

5.4. Домашний адрес и телефон заполняются согласно месту фактического проживания.

6. Страница «Сводная ведомость учета успеваемости учащихся».

6.1. По окончании каждой четверти, полугодия, года классным руководителем выставляются отметки, полученные учеником по каждому предмету.

6.2. Отметки, полученные на промежуточной и итоговой аттестации, выставляются классным руководителем на основании протоколов данных экзаменов.

6.3. Итоговая отметка выставляется учащимся 5-8-х, а также 10-х классов по предметам, которые были выбраны в качестве промежуточных экзаменов.

6.4. Итоговая отметка учащимся 9-х и 11-х классов выставляется по всем предметам, которые изучались в течение года. Если по географии экзамен сдавали в 11-м классе, то выставляются только экзаменационные и итоговые отметки в журнале за 11 -й класс.

6.5. Отметки по технологии выставляются на основании ведомостей, предоставленных межшкольным учебным комбинатом в 7-м (мальчики), 8-м (мальчики) и 9-11-х классах.

6.6. По окончании учебного года в столбце «Решение педагогического совета (дата и номер)» в 1-8-х и 10-х классах записывается: «Протокол педсовета №     от        мая 20 г. Переведен(а) в _ класс»; или: «Оставлен(а) на повторный курс обучения»; или: «Переведен(а) условно».

6.7. В 9-х классах в столбце «Решение педагогического совета (дата и номер)» делается запись:

«Протокол №_ от__ мая 20_ г. Допущен(а) к итоговой аттестации. Протокол №    от        июня 20         г. Переведен(а) в 10-й класс».

6.8. В 11-х классах в столбце «Решение педагогического совета (дата и номер)» делается запись: «Протокол № __________  от __  мая 20__ г. Допущен(а)  к итоговой аттестации.  Протокол №   от        июня 20_______________ г. кончил(а) среднюю школу».

6.9. У детей, находящихся на домашнем обучении в течение всего учебного года, в колонке «Фамилия, имя, отчество» делают запись: «Домашнее обучение, приказ №          с 1.09.2002 г. (или другая дата) по 31.05.2003 г.».

7. Грубые нарушения при заполнении журнала

7.1. Неверное оформление титульного листа журнала.

7.2. Неверное оформление оглавления журнала.

Любые исправления в журнале.

7.4. Несвоевременная запись числа, тем и  оценок.

7.5. Наличие на страницах знаков, не соответствующих образцу.

7.6. Использование «корректора», стираний.

7.7. Неполная (с сокращениями слов) запись  тем уроков (контрольных, лабораторных, практических, самостоятельных работ).

 

krsh.ru