Закон о документообороте в рф

Закон о документообороте в рф – 15.06.2009 N 477 ” ” ( ) |

Содержание

Закон об электронном документообороте

Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с текстом 210 ФЗ о предоставлении государственных и муниципальных услуг.

Описание закона о переходе на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

промышленный ЭДО;
административный;
архивированное дело;
профессиональный;
счетоводный;
складской;
технологичный;
секретный и конфиденциальный ЭДО.

В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

статья 1. Область действия закона;
ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
ст 4. Правила применения электронного документооборота;
ст 5. Виды ЭДО;
ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;

ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
ст 9. Применение простого ЭДО;
ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
ст 12. Средства соответствующей подписи;
ст 13. Засвидетельствующий центр;
ст 14. Свидетельство относительно проверки;
ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
ст 16. Полномочия центра;
ст 17. Квалифицированное свидетельство;
ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
ст 19. Итоговые положения закона;
статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

Важно! Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.

Скачать текст ФЗ

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует подвидов деятельности. При необходимости автоматизировать можно любую частную документацию.

Преимущества использования цифрового документооборота:

однократное регистрирование акта, которое позволяет безошибочно идентифицировать его в соответствующей системе;
одновременное выполнение нескольких операций, с помощью которых можно сократить время движения документа и повысить оперативность исполнения;
непрерывное движение акта, что дает возможность быстро выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
общая база, которая не позволяет дублировать документы;

результативный и оперативный поиск документации, даже при наличии минимальных сведений;
эффективная система отчетности, которая позволяет контролировать движение документа на любом этапе документооборота.

Скачать Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ в последней редакции по ссылке.

Еще вы можете изучить текст закона о почтовой связи по ссылке:

Изменения в законе о документообороте

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон ««Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форме ниже, в окошке онлайн-консультанта справа, внизу экрана или позвонив по номерам (круглосуточно и без выходных):

210fz.ru

Закон о делопроизводстве в РФ

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: что меняется?

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, не вызывают особого восторга у специалистов. Однако факт остается фактом, они утверждены, и нам с ними какое-то время придется жить, поэтому в данной статье основной упор сделан не на обсуждение достоинств и недостатков этого документа, а на то, кто и как сможет использовать их в своих интересах.

Повышение уровня регламентации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

В своих комментариях специалисты в области управления документацией сходятся на том, что главным новшеством, связанным с Правилами делопроизводства, стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства. Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Этот факт можно рассматривать как еще одно проявление наметившейся тенденции: трудно, но все-таки постепенно «в верхах» идет осознание того, что именно о нерешенные правовые и организационные проблемы управления документами раз за разом разбиваются многомиллиардные программы модернизации государственного управления и построения «электронного правительства».

В этой связи стоит также отметить и тот факт, что данный документ появился во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Извлечение

из Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Статья 11. Документирование информации

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Постановления Правительства РФ являются подзаконными нормативными актами, которые имеют преимущество перед нормативными актами федеральных министерств и ведомств. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти, да и другие государственные органы и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил.

Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству поручено до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Само собой, их нужно будет еще и разработать, однако в любом случае это будут лишь методические рекомендации, применение которых не обязательно.

В результате можно ожидать определенных перемен в судебной практике: если раньше при разборе вопросов, связанных с делопроизводством, судам приходилось опираться не необязательные стандарты (за неимением лучшего), уступающие по своей юридической силе любому ведомственному решению, то теперь они могут ссылаться на высокоуровневый документ, стоящий выше ведомственных нормативных актов.

Анализ текущей арбитражной судебной практики показывает, что к стандартам по делопроизводству часто прибегают тогда, когда имеет значение правильное толкование делопроизводческих терминов. Правила делопроизводства, скорее всего, будут также нередко использоваться в этом качестве.

В Правилах делопроизводства есть терминологический раздел, в котором даны определения 11 ключевых понятий. До этого лишь некоторые делопроизводческие термины можно было обнаружить в отдельных законах Российской Федерации, а общепризнанным «толковым словарем» в области управления документами был стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данные в Правилах делопроизводства определения существенно отличаются от традиционной трактовки соответствующих терминов, и за эти различия можно цепляться в ходе судебных споров.

Например, определение ключевого термина «документ» дано по-новому:

Правила делопроизводства:

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

ГОСТ Р 51141-98:

документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Прежде всего, определение, приведенное в Правилах делопроизводства, с нашей точки зрения, логически неверно сконструировано: понятие раскрывается через самое себя. Не разъясняется, что следует понимать под «включением в документооборот». В итоге получается, что до момента регистрации документа не существует, даже если он был прислан вышестоящим органом.

Грустно, что в Правилах ни разу не упоминается термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Используется только термин «делопроизводство»:

«Правила делопроизводства

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

ГОСТ Р 51141-98:

делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

ГСДОУ

документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

«Делопроизводство» – это серьезный, «уважаемый» термин, но нельзя закрывать глаза на то, что специалисты других профессий и широкая публика воспринимают его иначе, чем мы. Для большинства людей слово «делопроизводство» имеет сильный привкус устаревших технологий прошлого века, бюрократии, технической бумажной работы, что, с нашей точки зрения, существенно принижает статус службы, как бы закрепляя за ней лишь технические функции по работе с документами. В итоге службе ДОУ, возможно, теперь будет труднее доказывать, что она не является исключительно затратным подразделением и что без ее активного участия шансы на успех тех же широко разрекламированных ИТ-проектов обычно невелики.

Новое определение документа крутится вокруг понятия «официальный документ». Поскольку в Правилах делопроизводства последнее не раскрывается, сохраняется возможность для споров о том, могут ли юридические и физические лица изготавливать официальные документы или это прерогатива только официальных государственных органов. У судов по-прежнему остается возможность использовать определение, данное в Федеральном законе от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 23.07.2008).

Извлечение

из Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов»

Статья 5. Виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра

1. В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер…

Могут возникнуть проблемы и из-за новой редакции определения термина «копия документа»:

Правила делопроизводства

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы

ГОСТ Р 51141-98:

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Терминология вообще вещь коварная, и даже небольшие изменения могут иметь большие последствия. Вроде бы определение изменилось незначительно: убрана оговорка о возможности воспроизвести в копии лишь часть внешних признаков документа. Но теперь появляется, например, возможность признавать в качестве копии только цветную ксерокопию, особенно в тех случаях, когда бланк документа или оттиск печати цветные. Тем, кто считает подобные тонкости маловажными, стоит поближе познакомиться с судебной практикой, связанной с проведением тендеров и государственных закупок: компании исключают из списка участников и за меньшие недостатки в оформлении документов.

Строго говоря, теперь копию можно снимать только с первого экземпляра документа (подлинника). Обладатель равноценного второго экземпляра (например, договора) уже, получается, не имеет права изготавливать с него копии.

Изменения произошли даже в определении «дело». Казалось бы, уж здесь трудно придумать что-то новое, но авторам Правил это удалось.

Правила делопроизводства

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти

ГОСТ Р 51141-98:

дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Легко увидеть, что пропали слова про «отдельную обложку», и делом теперь вполне может считаться отдельный одностраничный документ.

Правила делопроизводства – обоюдоострое оружие

Поскольку положения Правил делопроизводства являются обязательными для всех федеральных органов исполнительной власти, то и служба ДОУ органа власти, и другие заинтересованные стороны могут опереться на их авторитет для принятия нужных им решений в области управления документами.

■ Как служба ДОУ может использовать Правила в своих интересах. У службы ДОУ с использованием Правил делопроизводства появляются следующие возможности.

В первую очередь, с нашей точки зрения, можно и нужно использовать высокий статус этого документа, показывающий то внимание, которое начинает уделяться вопросам управления документами на государственном уроне. Если раньше приходилось убеждать людей, ссылаясь порой на необязательные стандарты и сложившиеся традиции, то теперь сотрудники органов исполнительной власти должны соблюдать определенные требования, предусмотренные законодательством.

Необходимо внимательно изучить Правила и сопоставить их с существующими в организации правилами и практикой управления документами. Если в Правилах делопроизводства содержатся положения, введение которых для службы ДОУ необходимо (например, требование о централизованной регистрации всех документов органа власти), то появляется реальный шанс добиться желаемого.

С учетом того, что Правила делопроизводства распространяются на все документы органов государственной власти, появляется реальная возможность потребовать наведения порядка в работе не только с организационно-распорядительной документацией, но и другими ее видами.

Раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» открывает возможность, при желании, взять «под крыло» все электронные документы организации, если сейчас они неподконтрольны службе ДОУ.

В Правилах, в отличие от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536), практически не отражены взаимоотношения ДОУ и ведомственного архива, ничего не говорится о методическом руководстве и контроле ведомственного архива при составлении номенклатуры дел и описей дел. Сказано лишь, что оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти (п. 6.2.7 Типовой инструкции).

Новый подход, возможно, понравится тем руководителям служб ДОУ, которые предпочитают иметь больше самостоятельности в этих вопросах.

Как было отмечено выше, делом теперь можно считать даже отдельный документ. В этой связи возможны интересные трактовки п. 34 Правил (на наш взгляд, крайне неудачные) о передаче дел в архив: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях» (ср. с п. 6.3.1 Типовой инструкции: «Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти»).

Даже в допетровские времена в архивы по истечении установленных сроков передавались только завершенные в делопроизводстве дела, и уж никогда срок передачи дел не привязывался «к моменту начала их использования или хранения». Получается, Правила делопроизводства прямо предписывают сдавать в ведомственный архив все документы, с момента создания которых прошло три года, и это можно использовать для разгрузки деловых подразделений от бумажных «завалов».

Еще мы рекомендовали бы службе ДОУ тем документам, которые принято хранить 10 лет, устанавливать срок хранения 11 лет. Это позволит соответствующие дела сдать в ведомственный архив через три года, а не держать все десять лет в подразделениях.

■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы против служб ДОУ другими подразделениями федеральных органов исполнительной власти. В Правилах нигде нет оговорки о том, что они распространяются только на организационно-распорядительную документацию, которой традиционно управляет служба ДОУ. Поэтому можно считать, что они регламентируют работу со всеми видами документов, включая, например, бухгалтерские и налоговые.

Согласно ст. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Правил служба ДОУ обязана осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, отправку, передачу исполнителям, помещение в дела, сбор статистических данных о количестве документов и анализ всех видов документов, включая электронные. При работе с электронными документами именно служба ДОУ должна осуществлять проверку электронной цифровой подписи.

Нетрудно видеть, что Правила дают правовые основания сотрудникам ряда подразделений (в частности, бухгалтерии) переложить на службу ДОУ массу технической работы. В частности, сотрудники деловых подразделений, не являющиеся ответственными за ведение делопроизводства, вправе отказаться от самостоятельной регистрации электронных документов в системе электронного документооборота – ведь теперь это прямая обязанность службы ДОУ.

■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы коммерческими организациями против федеральных органов исполнительной власти. Коммерческие организации и граждане могут использовать положения Правил делопроизводства, содержащие обязательные требования к оформлению документов, а также нюансы данных в Правилах определений ключевых терминов, для того чтобы требовать признания выпущенных государственными органами документов недействительными ввиду нарушения правил их оформления.

Например, опираясь на Правила, можно не признавать официальным документом чертеж, выполненный на бумаге формата А0, поскольку, согласно ст. 5 Правил, документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Благодатной почвой для судебных споров может стать вопрос о реквизитах, которые трактуются как обязательные элементы оформления документа. Согласно ст. 10 Правил состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В тех случаях, когда не удастся обнаружить подходящий нормативный документ, устанавливающий состав реквизитов конкретного вида документа, их расположение и оформление, можно настаивать на том, что должны присутствовать все 24 реквизита, перечисленных в ст. 9 (тем более, в статье не сказано четко, что это список возможных реквизитов).

Хороший специалист не ждет, когда будут написаны идеальные нормативные документы, а максимально эффективно применяет существующую нормативную базу. Нет ничего зазорного в том, чтобы использовать на пользу дела все положения законодательства, в т.ч. неудачные и ошибочные.

Далее – Правила делопроизводства, Правила.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Нормативные документы по делопроизводству. Часть 1

Нормативные документы по делопроизводству

Делопроизводителю в своей работе часто приходится уточнять и искать нормы по делопроизводству, на которые можно сослаться. Они помогают убедить людей в нашей правоте, на их основании мы можем внедрить, разработать новые документы. Где найти полный перечень нормативных документов по делопроизводству? Какими документами следует пользоваться? Чем делопроизводители руководствуются на практике?

На эти вопросы ответим в нашей статье.

Кем регулируется сфера делопроизводства в нашей стране?

Делопроизводство регулируется Федеральным архивным агентством. Оно контролирует организацию документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти, оказывает методическое сопровождение сферы делопроизводства, обеспечивает развитие системы делопроизводства в целом.

Деятельность по унификации и стандартизации документов, разработке общероссийских классификаторов координирует Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт).

Научно-исследовательскую работу в сфере архивного дела и документоведения, а также разработку методических рекомендаций осуществляет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти обеспечивает Правительство и сами федеральные органы исполнительной власти. Они разрабатывают необходимые для своего ведомства нормативно-правовые акты, которые берут за основу работы остальные организации.

Какие существуют основные нормативные документы по делопроизводству?

Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»

Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»

Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»

Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»

Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»

Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказ Минфина России № 117н от 22.12.2003 «О трудовых книжках»

Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Приказ Росархива № 2 от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»

Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения

ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца

ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы

Чем чаще всего делопроизводитель пользуется на практике?

Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2010

Федеральный закон № 59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

www.docdelo.ru

14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должны осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения до отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена следующими документами:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы, распоряжения Президента Российской Федерации в сфере информации и документации;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
законодательные акты субъектов Российской Федерации, на территории которых действует организация;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
унифицированные системы документации;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
государственные и международные стандарты на документы;
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.

Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются. Федеральное законодательство в области ДОУ в настоящее время не может рассматриваться как комплексное регламентирование норм работы с документами, особенно в негосударственных и коммерческих организациях.

Конституция Российской Федерации является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу.

Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ:

Президент РФ издает указы и распоряжения.
Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ.
Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам.

В соответствии со ст. 115. Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются: граждане, юридические лица, Российская Федерация, субъекты РФ, муниципальные образования.

Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения и расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п.

Кодекс содержит положения о возможности использования электронной цифровой подписи при совершении сделок, а также заключения договора путем обмена документами при помощи электронной связи, если при этом имеется возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Большая часть Трудового кодекса Российской Федерации посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, расторжение трудового контракта и др.).

В соответствии с Трудовым кодексом в каждой организации обязательно должны создавать такие локальные документы, как: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др.

Уголовный кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования. Кодекс предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях относит к числу правонарушений несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Ответственность за сохранность архивных материалов и обеспечение в помещении архива требований к условиям хранения документов возлагается на руководителя организации.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 9 июля 2002 г.) устанавливает Государственный герб РФ, его описание и регламентирует порядок его использования на бланках документов высших органов государственной власти.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» был введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. (отменен 1 июля 2003 г.).

Закон «О техническом регулировании» определяет порядок принятия и применения стандартов. В законе изменилась трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь закреплен принцип добровольного применения стандартов. Закон определяет стандарт как документ, в котором в целях его добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продуктов, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

В Федеральном законе «О техническом регулировании» на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство, распространение и обеспечение защиты информации, а также при применении информационных технологий.

Закон определяет базовые термины в области ДОУ и в сфере использования современных автоматизированных технологий при работе с документной информацией:

информация– сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;
документированная информация– зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
электронное сообщение– информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
обладатель информации– лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации.

Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, муниципальное образование.

Закон устанавливает принципы, по которым осуществляется правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, устанавливаются в Федеральном законе от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию:

в деятельности по ведению делопроизводства в органах государственной власти, иных государственных органах и органах местного самоуправления, а также в организациях всех форм собственности;
в наименованиях органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности;
во взаимоотношениях органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, общественных объединений и граждан;
при оформлении документов, удостоверяющих личность (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации), изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформления документов об образовании и т.д.;
при оформлении адресов отправителей и получателей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, почтовых переводов денежных средств;
в рекламе.

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» (с изм. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11 декабря, 24 декабря 2002 г.) устанавливает понятие «товарный знак», виды товарных знаков, порядок регистрации товарных знаков, порядок использования товарного знака на официальных бланках.

studfiles.net

Новый закон об электронном документообороте в РФ

Владельцы организаций рассматривают различные варианты оптимизации бизнес-процессов. Одним из методов оптимизации является переход на электронный документооборот (ЭДО).

ЭДО находит широкое применение в разных сферах деятельности, как написание базовых документов, составление отчетности посредством веб ресурсов, участие в интернет аукционах.

Основные положения закона о переходе на электронный документооборот

Электронный документооборот тесно связан с Федеральным законом «Об электронной подписи». Он был принят 25 марта 2011 года, а одобрен спустя 5 дней того же года. Последние изменения были внесены 23 июня 2016 года.

Краткое содержание Федерального закона «Об электронной подписи»:

Описание сферы деятельности действующего законодательства;
Раскрытие базовых терминов, которые используются в настоящем Федеральном законе;
Перечисление видов онлайн росписей;
Раскрытие обязанностей участников взаимодействия в сети;
Описание средств, при помощи которых есть возможность установить онлайн подпись;
Описание заключительных положений.

Какие были внесены поправки?

Как уже отмечалось выше, последние изменения в Федеральный закон были внесены 23 июня 2016 года. В частности, изменению подверглись следующие статьи:

Ч 5 ст 8

В статье 8 была изменена часть 5. В содержании говорится, что квалифицированный сертификат и правила владения ключом росписи в сети должны быть согласованы с уполномоченным федеральным органом.

Ч 1 ст 12

Часть 1 статьи 12 была изложена в новой редакции. В ней говорится, что онлайн подпись можно создать только в формате, который предварительно утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Он же имеет все средства для проверки подлинности онлайн росписи.

Ч 1 ст 13

На основании части 1 статьи 13 подтверждается владение ключом электронной подписи, который соответствует ключу ее проверки.

Ч 1 ст 16

В части 1 статьи 16 говорится о том, что интернет-подпись должна соответствовать требованиям, которые предусматриваются федеральным органом исполнительной власти в целях обеспечения безопасности. Дополнительно электронная подпись должна быть проверена специальным центром на действительность квалифицированного сертификата.

Чтобы онлайн документ имел юридическую силу, его необходимо зарегистрировать. Регистрация аналогично онлайн подписи осуществляется в сетевом варианте. Для этого уполномоченному лицу предоставляется электронная карточка.

Читайте также о ФЗ 210 о предоставлении государственных и муниципальных услуг по ссылке:

Хранение документов в интернете осуществляется согласно номенклатуре дел, соблюдая систематизацию официальных бумаг и их правильное распределение. Это дело временного или постоянного хранения. Храниться должны не только документы, но и информация о таковых. Если срок хранения документов в режиме онлайн был завершен, они подлежат уничтожению.

Скачать закон об электронном документообороте

В сфере электронного документооборота важным регулирующим документом является Федеральный закон «Об электронной подписи». Онлайн подпись является гарантом того, что документ является оригинальным, а его содержание достоверным. Подобный метод используется для обеспечения безопасности в случае подделки и придает бумаге официальный юридический статус. Ознакомиться с последними внесенными изменениями Федерального закона можно по ссылке.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

lawlinks.ru

Новые Правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами (Кузнецов С.Л.)

Все статьи Новые Правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами (Кузнецов С.Л.)

Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356 “О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти” в первую очередь отражает работу по определению правил работы с документами в электронной форме. Если технологии работы с традиционными документами на бумаге отработаны до мельчайших деталей, и изменения, как мы увидим в дальнейшем, чаще всего касаются незначительных уточнений в наименовании отдельных реквизитов, то в области электронных документов работа по регламентации работы с ними еще только начинается.

Первые Правила делопроизводства приняты в 2009 г. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”. Уже тогда в Правилах появился раздел, посвященный работе с электронными документами, – разд. VI “Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти”.

Не надо забывать, что, хотя в названии Правил указано, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Таким образом, выход новой редакции Правил делопроизводства касается всех государственных структур и органов местного самоуправления. Для коммерческих организаций Правила, как и стандарты, не носят обязательного характера, но обычно крупные и средние организации в постановке делопроизводства ориентируются на правила, соблюдаемые государственными структурами.

Уже через два года после выхода Правил делопроизводства 2009 г. они были существенно доработаны. Вторая редакция Правил была утверждена Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 “О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”. Практика показала, что значительная часть электронного документооборота – не столько собственно электронные документы, сколько отсканированные образы. Поэтому в Правилах появляется деление на две категории – электронные документы и электронные образы документов, добавляются понятия “сканирование документа”, “электронный образ документа”, вводится использование шаблонов бланков документов и др.

Вышедшая в конце апреля 2016 г. третья редакция Правил делопроизводства представляет собой очередной шаг в регламентации электронного делопроизводства.

Рассмотрим подробно изменения, внесенные в Правила.

Начнем с разд. II “Термины и определения”.

Одно из наиболее существенных изменений в терминологии – это замена понятия “электронный образ документа” на понятие “электронная копия документа” – “копия документа, созданная в электронной форме”. Исчезло и понятие “сканирование документа”. Появившееся в 2011 г. понятие электронного образа пришло из сферы компьютерных технологий, сейчас мы вернулись к традиционному для делопроизводства понятию копии документа.

Уточнен целый ряд понятий. В определении реквизита документа исчезли слова “обязательный элемент”, теперь “реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним”.

В понятии “регистрация документа” – “присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму” вместо записи сведений о документе, что допускало произвольные формы регистрации, теперь подчеркнуто – запись сведений именно в регистрационно-учетную форму.

Вместо понятия “наименование” (дела, документа) вернулись к предусмотренному еще ГОСТ Р 6.30-2003 понятию “заголовок”. На взгляд автора, заголовок – традиционное и гораздо более логичное понятие. Соответственно, в Правилах делопроизводства 2016 г. номенклатура дел – это “систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения”. А в списке реквизитов мы имеем реквизит п) заголовок к тексту.

Незначительно изменилось понятие “служба делопроизводства”. Вместо “структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти” теперь это “структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях”.

Изменения в определении системы электронного документооборота (“автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов”) отражают изменения в принципах организации делопроизводства в условиях автоматизированных технологий. Если раньше говорилось о сборе документов, то теперь – о создании электронных документов и электронных копий документов. Также в определение системы электронного документооборота (СЭД) добавилось обеспечение хранения электронных документов и копий. В целом обеспечение архивного хранения, фиксация сведений, необходимых для работы архива, – это то, что плохо реализовано в большинстве СЭД.

К принципиальным моментам, появившимся в 3-й редакции Правил делопроизводства, можно отнести использование шаблонов документов. Во 2-й редакции, в 2011 г., речь шла только о шаблонах бланков документов. В новых Правилах сказано: “при создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов”. Электронные шаблоны документов, как и образцы бланков, утверждаются руководителем организации.

Как правило, большая часть документов, создаваемых в организациях, отражают типовые, повторяющиеся управленческие ситуации. Создание каждый раз документа с нуля приводит к лишним затратам времени, документы оформлены по-разному, не всегда имеются все необходимые реквизиты. Создание документов на основе аналогичных ранее подготовленных ускоряет подготовку и оформление документа, но ведет к тому, что в новом документе могут остаться сведения из старого, послужившего основой, – даты, цифры и т.п.

Оптимальным вариантом является использование шаблонов документов. Обычно делают общий шаблон, содержащий стили оформления, поля, нумерацию страниц и т.п., на его основе делают шаблоны бланков (общий, для письма, бланки конкретных видов документов), а уже затем, используя трафаретные тексты, делают шаблоны для конкретных управленческих ситуаций.

Поэтому п. 26 Правил делопроизводства как раз и предусматривает разработку и утверждение альбома шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых в организации.

Еще одно существенное изменение в технологиях делопроизводства, связанное с изменением принципов хранения документов в текущем делопроизводстве, мы видим в п. 19 Правил. Там сказано: “при обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству…”.

Традиционная схема хранения документов текущего делопроизводства в подразделениях, при которой оригинал документа после сканирования и рассмотрения руководителем направлялся исполнителю, имеет ряд недостатков. Во-первых, исполнитель уже получил электронную копию документа и начал с ней работать, оригинал для него не существенен. Во-вторых, оригиналы документов чаще всего теряются именно у исполнителей. В-третьих, исполнители зачастую неправильно формируют дела, потом их приходится переформировывать. Централизация хранения, когда все большая часть номенклатуры дел формируется в службе ДОУ, обеспечивает и сохранность оригиналов, и быстрый доступ к ним, и правильность формирования дел, а также возможность более эффективного использования офисных площадей. Из недостатков централизации можно назвать увеличение нагрузки на службу ДОУ, которой приходится самостоятельно подшивать оригиналы документов в дела после создания их электронных копий.

Отдельная проблема, которую приходится решать при переходе к работе с электронными копиями, – это привычка многих сотрудников распечатывать все поступающие документы. Снижению объемов печати способствует переход на сетевые системы печати, устанавливаемые не на каждом рабочем месте, а по одной многофункциональной системе печати на подразделение или даже на несколько подразделений.

Изменился перечень реквизитов документов (п. 9 Правил делопроизводства), их число увеличилось до 28. Добавились такие реквизиты, как наименование структурного подразделения, отметка об электронной подписи, ссылка на документ. Реквизит “указания по исполнению документа” дополнен словом “резолюция”, которым традиционно и называли этот реквизит документа.

Произошедшие изменения хорошо видны из приведенной таблицы 1.

Таблица 1. Изменения в реквизитах документов

Было	Стало
а) Государственный герб Российской Федерации	а) Государственный герб Российской Федерации
б) наименование федерального органа исполнительной власти	б) наименование федерального органа исполнительной власти
	в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
в) должность лица – автора документа	г) наименование должности
г) подпись должностного лица	у) подпись
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти	д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти
д) вид документа	е) наименование вида документа
и) дата документа	ж) дата документа
к) регистрационный номер документа	з) регистрационный номер документа
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта	и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
е) место составления (издания) документа	к) место составления (издания) документа
ш) отметка о конфиденциальности	л) гриф ограничения доступа к документу
з) адресат	м) адресат
р) гриф утверждения	н) гриф утверждения документа
х) указания по исполнению документа	о) указания по исполнению документа (резолюция)
л) наименование либо аннотация документа	п) заголовок к тексту
м) текст документа	р) текст документа
ц) отметка о контроле документа	с) отметка о контроле
о) отметка о наличии приложений	т) отметка о приложении
	ф) отметка об электронной подписи
п) гриф согласования	х) гриф согласования документа
с) виза	ц) виза
т) оттиск печати	ч) печать
у) отметка о заверении копии	ш) отметка о заверении копии
ф) отметка об исполнителе	щ) отметка об исполнителе
ч) отметка об исполнении документа	э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело
щ) отметка о поступлении документа	ю) отметка о поступлении документа
	я) ссылка на документ

Перечень реквизитов дополняет Приложение к Правилам делопроизводства, содержащее Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота.

Из существенных изменений можно отметить замену традиционной ссылки на исходящий номер и дату документа установлением множественных связей с другими документами, включая наименование вида документа, регистрационного номера, даты, типа связи. Реквизит “Количество приложений” объединен с бывшим реквизитом 15 “Общее количество листов приложений”, также объединились в один реквизит “Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)”, добавился отдельно реквизит “Подразделение – ответственный исполнитель документа”, вместо отметки о конфиденциальности – гриф ограничения доступа и др. Подробное сравнение версий Перечня дано в таблице 2.

Таблица 2. Сравнение Перечня обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов

в системах электронного документооборота в Правилах делопроизводства в ред. 2011 и 2016 годов

Правила делопроизводства, ред. 2011 г.	Правила делопроизводства, ред. 2016 г.
1. Адресант	1. Адресант (автор)
2. Адресат	2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа	4. Наименование вида документа
5. Дата документа	5. Дата документа
6. Номер документа	6. Регистрационный номер документа
7. Дата поступления документа	7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа	8. Регистрационный номер входящего документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)
10. Наименование либо аннотация документа	10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
11. Индекс дела	11. Индекс дела по номенклатуре дел
12. Сведения о переадресации документа	12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа	13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений	14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
	16. Отметка о контроле
18. Отметка о конфиденциальности	17. Гриф ограничения доступа
	18. Сведения об электронной подписи
	19. Проверка электронной подписи
	20. Подразделение – ответственный исполнитель документа
	21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

Наибольший интерес с точки зрения автоматизации делопроизводства представляет разд. VI Правил – “Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти”.

Ключевое положение – “электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота”. Однако надо понимать, что хранение документов внутри СЭД совсем не исключает создание резервных (страховых) копий для целей архивного хранения на обособленных носителях.

В соответствии с Правилами делопроизводства электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет те же реквизиты, что и документ на бумаге. Однако следует иметь в виду, что традиционный документ – это лист бумаги, который несет на себе все необходимые реквизиты, а электронный документ – часть информационной системы (СЭД), состоящий из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

В Правилах подчеркнуто, что реквизит “Государственный герб Российской Федерации” в электронном виде не используется.

Подчеркнуто, что электронные документы используются без предварительного документирования на бумажном носителе (п. 38 Правил). могут использоваться и электронные копии документов.

Еще в 2011 г. Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденным Распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 N 176-р, была предусмотрена разработка ведомственных перечней документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов. Рекомендации по составлению таких перечней были подготовлены Федеральным архивным агентством <1>. Соответственно, в Правилах делопроизводства указано, что “состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе Рекомендаций Федерального архивного агентства”.

——————————–

<1> Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утв. Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32 // http://archives.ru/documents/rekomend_edocument.shtm.

Пункты 40 и 41 Правил посвящены использованию электронной подписи. Предусмотрено, что документы, отправляемые из организации, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Внутри организации могут использоваться иные способы подписания или визирования, то есть простая или неквалифицированная электронная подписи.

Обычно для подписания внутренних документов, например докладных, объяснительных записок и т.п. используют неквалифицированную подпись, что существенно сокращает затраты на поддержание инфраструктуры ключей, а для визирования используют простую подпись.

Важным моментом является положение Правил, устанавливающее обязательность сканирования бумажных документов при их регистрации. В соответствии с п. 45 Правил документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются с созданием электронной копии документа в системе электронного документооборота.

Правила предусматривают, что электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это обеспечивает преемственность с традиционными технологиями делопроизводства, а также дополнительные возможности по поиску документов. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то отнесение документа к тому или иному делу тем самым осуществляет предварительную экспертизу ценности. В то же время на практике при работе в СЭД группировка документов в дела не столь актуальна, так как система позволяет быстро найти любой документ, как и устанавливать индивидуальные сроки хранения.

Традиционно отметка, что дело ведется в электронной форме, делается в графе “Примечание”, но Правила также предусматривают, что эти сведения могут быть отражены и в заголовке дела.

В виду отсутствия пока что специализированных перечней электронных документов со сроками хранения, электронные документы хранятся в корпоративных информационных системах (КИС) в течение сроков, установленных Перечнями для традиционных документов на бумаге.

В то же время, как уже неоднократно писал автор данной статьи, Перечни устанавливают минимальный срок хранения, решением экспертной комиссии организации срок хранения документов, уже хранящихся в информационной системе, может быть продлен.

Если же все-таки принимается решение об уничтожении документов в электронной форме, это происходит после утверждения соответствующего годового раздела описей постоянного и долговременного сроков хранения, на основании акта о выделении к уничтожению, в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai

Нормативные акты

25.09.2019 Постановление Правительства Москвы от 25 сентября 2019 г. N 1239-ПП

«Об автоматизированной информационной системе «Согласование документов»

18.07.2019 Постановление Правительства РФ от 18 июля 2019 г. N 934

«Об утверждении требований к форматам исполнительных документов, вынесенных и (или) направляемых для исполнения в форме электронного документа»

Кабмин обновил требования к электронным форматам исполнительных документов. Это обусловлено изменением отраслевого закона. Например, в числе сведений о взыскателе и должнике также должен указываться один из идентификаторов: СНИЛС, ИНН, серия и номер документа, удостоверяющего личность, водительского удостоверения или свидетельства о регистрации транспортного средства.

Постановление вступает в силу со дня опубликования, за исключением отдельных положений, которые начнут применяться одновременно с поправками в Закон об исполнительном производстве.

23.05.2019 Постановление Правительства РФ от 23 мая 2019 г. N 647

«Об утверждении Правил предоставления сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, военным комиссариатам муниципальных образований до обеспечения их доступа к единой системе межведомственного электронного взаимодействия»

Правительство РФ определило порядок предоставления военным комиссариатам содержащихся в ЕГР ЗАГС сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния до их подключения к СМЭВ. Военкоматы до обеспечения им доступа к СМЭВ будут получать указанные сведения от органов ЗАГС в бумажном виде. Данные будут передавать по почте, фельдъегерской связью либо лично работники органа ЗАГС. Прописана процедура предоставления сведений.

15.05.2019 Постановление Правительства РФ от 15 мая 2019 г. N 595

«Об установлении особенностей оформления виз в форме электронного документа и въезда в Российскую Федерацию на основании виз в форме электронного документа граждан иностранных государств, прибывающих в Российскую Федерацию через пункты пропуска через государственную границу Российской Федерации, расположенные на территории Особой экономической зоны в Калининградской области»

С 1 июля 2019 г. граждане иностранных государств, перечень которых определяется Правительством РФ, смогут въезжать в нашу страну через пункты пропуска на территории ОЭЗ в Калининградской области на основании электронных виз.

Иностранец заполняет заявление о получении обыкновенной однократной деловой, туристической или гуманитарной визы не менее чем за 4 суток до предполагаемой даты въезда на специализированном сайте МИДа России и прикрепляет к нему цифровую фотографию. Министерство формирует визу и направляет ее данные не позднее 2 суток в систему «Мир».

18.03.2019 Федеральный закон от 18 марта 2019 г. N 34-ФЗ

«О внесении изменений в части первую, вторую и статью 1124 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»

Цифровыми правами называются названные в таком качестве в законе обязательственные и иные права, содержание и условия осуществления которых определяются в соответствии с правилами информационной системы, отвечающей установленным законом признакам. Осуществление, распоряжение, в том числе передача, залог, обременение цифрового права другими способами или ограничение распоряжения цифровым правом возможны только в информационной системе без обращения к третьему лицу.

16.03.2019 Постановление Правительства РФ от 16.03.2019 №273

В состав участников межведомственного электронного документооборота вошли организации, созданные для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ

20.02.2019 Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2019 г. N 169

«Об утверждении Положения о федеральной государственной информационной системе «Национальная электронная библиотека» и методики отбора объектов Национальной электронной библиотеки»

Национальная электронная библиотека предназначается для сохранения исторического, научного и культурного достояния народов РФ, обеспечения условий для повышения интеллектуального потенциала РФ и популяризации российской науки и культуры, формирования основы для создания пространства знаний.

13.02.2019 Постановление Правительства Российской Федерации от 13 февраля 2019 N 146

«Об утверждении Правил организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных»

Настоящие Правила устанавливают порядок организации и проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являющихся операторами персональных данных, а также порядок организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных иными лицами, являющимися операторами персональных данных (далее – государственный контроль и надзор).