Содержание

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год

Трудовая книжка является личным документом гражданина, хранящим информацию о его трудовой деятельности. Все действия с ее оформлением, ведением и хранением строго регламентируются правилами, утвержденными законодательно.

Законодательное регулирование

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

  • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа – настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
  • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Дополнительно к вышеперечисленным документам следует знать Инструкцию, указывающую как заполнять трудовые книжки. Она утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Так же читайте – “Как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу”.

Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее

Трудовая деятельность гражданина может быть подтверждена рядом документов, но основным из них остается трудовая книжка. Это хранилище данных о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях и т.д., которые впоследствии становятся основой для подсчета стажа и установления пенсии.

Ведение документа является обязанностью работодателя, принявшего на работу гражданина на основании трудового договора. Любому сотруднику, который был принят в организацию и отработал в ней более пяти дней, должна быть сделана отметка в трудовой книжке (оформлена новая, если трудоустроен гражданин впервые).

Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.

Трудовая книжка в соответствии с Правилами и Инструкцией должна содержать:

  • персональные данные о работнике;
  • сведения о его трудоустройстве с указанием наименования организации, его подразделения, должности в соответствии со штатным расписанием, даты и номера приказа о приеме на работу;
  • сведения о перемещении (переводе) внутри одной организации;
  • информацию о расторжении трудового договора (увольнении) со ссылкой на статью трудового кодекса;
  • данных о применении за труд различных поощрений и награждений.

Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением № 225 и другие бланки не являются юридически значимыми. Все записи должны быть внесены в соответствующие разделы, которые разделены на:

  • титульный лист;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, листы имеют несколько степеней защиты, что позволяет минимизировать риск использования подделок. Каждая страница документа имеет свой номер. Объем книжки ограничен двадцатью разворотами.

Когда разворотов для заполнения данных о работе или поощрениях недостаточно, оформляется вкладыш, к которому также применяются Правила заполнения трудовых книжек.

Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.

Все записи в трудовой книжке, а также вкладыше к ней, подчиняются строгим Правилам и Инструкции. В этих документах прописаны все моменты относительно заполнения титульного листа, записей о работе, увольнении и т.д. Важно обратить внимание на то, как ответственный за ведение вправе внести изменения, если запись сделана ошибочно, а также выдать дубликат в случае утери или порчи документа.

Полезные статьи:

Правила хранения

Каждая трудовая книжка является документом, хранящим не только записи о рабочей жизни гражданина, но и его персональные данные. Поэтому законодательство обязывает создавать условия для ее хранения и исключение несанкционированного доступа.

Все бланки, вкладыши и сами трудовые книжки должны подлежать строгому учету с внесением соответствующих записей по их движению в журналы:

  • приходно-расходную книгу, где происходит фиксация поступления и выдачи бланков;
  • книгу учета движения книжек и вкладышей.

Эти регистры учета должны оформляться в соответствии с п. 41 Правил, что обязывает их прошнуровывать особым образом и нумеровать страницы.

Хотя нормативные документы не содержат строгих требований к местам хранения документов, но, поскольку они относятся к бланкам строгой отчетности, то следует руководствоваться соответствующими нормами.

Трудовые книжки должны находиться в организации в местах, где будет исключен доступ посторонних лиц. Это исключит не только несанкционированное владение информацией, но и хищение. Обеспечить нахождение их в металлическом запираемом шкафу, сейфе или помещении, куда доступ строго ограничен.

Сроки хранения

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку в организацию, где она постоянно хранится до момента его увольнения. Исключение составляет случай приема на работу по совместительству, тогда нахождение трудовой книжки должно быть по основному месту работы.

Документ может быть выдан работнику на руки только в случаях:

  • прекращения трудового договора;
  • необходимости предъявления в орган пенсионного фонда для оформления пенсии (с письменного заявления).

В иных случаях выдается копия трудовой книжки, заверенная ответственным лицом за ведение и хранение.

В случае смерти работника его документ должен быть выдан родственникам с основанием к увольнению п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Работодатель предпринимает попытки вручить книжку лично либо заручается согласием на пересылку почтовым отправлением. В регистре учета делается соответствующая отметка о выбытии.

Если же книжка умершего осталась невостребованной, ответственный за ведение и хранение обязан обеспечить ее сохранность на постоянной основе на протяжении 75 лет. Следует учитывать, что на протяжении этого времени могут объявиться родственники сотрудника и затребовать трудовую книжку. Ответственное лицо обязано ее выдать с фиксацией выбытия в журнале учета.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно!

trudtk.ru

Трудовые книжки с 2019 года: последние новости

Какие записи в трудовых книжках делать в некоторых нестандартных ситуациях, разъяснил Роструд (доклад от 31.01.2019). Берите на заметку!

Ситуация 1. Увольнение работника при закрытии ИП.

Образец записи: «Уволен в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Ситуация 2. Дистанционный работник.

Образец записи: «Принята в отдел бухгалтерского сопровождения на должность бухгалтера-методолога».

Пометку о том, что работа дистанционная, в трудовой делать не требуется. А вообще, по договоренности с дистанционным работником запись в его трудовую книжку можно не вносить вовсе. Факт трудоустройства он сможет подтвердить трудовым договором. Договоренность о работе без трудовой должная быть письменной. Ее можно зафиксировать в трудовом договоре или составить допсоглашение.

Образец трудового договора с дистанционным работником вы найдете в этой статье.

См. также: «Прием на работу по трудовому договору без трудовой книжки».

Ситуация 3. Наименование подразделения при приеме и последующем переводе работника внутри отдела.

Образцы записей:

  • прием: «Принят в отдел бухгалтерского сопровождения на должность бухгалтера»;
  • перевод: «Переведен в отдел бухгалтерского сопровождения на должность бухгалтера-методолога».

Наименование подразделения (отдела) нужно указывать, если оно фигурирует в трудовом договоре. Если нет, то и в записях в трудовой оно не приводится.

Ситуация 4. Исправление ошибки дубликатом трудовой книжки.

По общему правилу ошибки в трудовой исправляет работодатель, который их допустил. Если обратиться на прежнее место работы возможности нет, по просьбе работника исправления вносит текущий работодатель. Иногда для этого приходится оформить дубликат. Например, если запись об увольнении и переводе признается недействительной уже тогда, когда в трудовой сделана запись о приеме на новое место работы. В таком случае в дубликат переносят все предыдущие записи, кроме недействительной.

При этом в верхнем правом углу титульного листа ставят слово «Дубликат». В разделе «Сведения о работе», в графе 3 первым делом приводят общий стаж на прошлых местах работы.

Образец первой записи: «Общий трудовой стаж до поступления в общество с ограниченной ответственностью “Мираж” (ООО “Мираж”) составляет 7 лет 7 месяцев 7 дней».

После этих слов нужно в хронологическом порядке переписать все правильные записи о работе у всех предыдущих работодателей. Последней записью будет запись о приеме на текущее место работы.

Подробнее о том, как сделать дубликат трудовой, мы рассказывали в этой статье.

Смотрите также:

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Когда введут электронные трудовые книжки — в 2019 или 2020 году?

Процесс перехода от бумажных носителей к электронным происходит все интенсивнее. Это распространяется на многие сферы деятельности. Затронут и кадровый документооборот: в перспективе работодатели полностью откажутся от бумажных документов. Трудовые договоры, приказы и прочее будут оформляться только в цифровом виде.

Первые нововведения касаются учета трудовой деятельности сотрудников. На протяжении десятилетий документом, подтверждающим стаж работы, была трудовая книжка. Планируется, что теперь ее формат претерпит изменения, а все необходимые сведения станут цифровыми. Электронные трудовые книжки начнут вводить с 1 января 2020 года. В статье рассмотрим ключевые моменты грядущих перемен.

Переход на электронный вариант трудовой

О переходе на цифровые книжки в июне 2018 года объявил Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев. Основные поправки новый законопроект внесет в Трудовой кодекс (появится статья 66.1), а также в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.01.1996 № 27-ФЗ (расширится перечень сведений, передаваемых в Пенсионный фонд).

Официальное наименование документа: проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части  формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)»; ID — 02/04/10-18/00085344, он размещен на Федеральном портале проектов НПА.

По сообщению М. Топилина от 20 марта 2019 г., Правительство внесет законопроект на рассмотрение Госдумы в весеннюю сессию. В случае его подписания придется принять изменения к сотне законов и подзаконных актов, которые содержат информацию об отношениях с нанимателями, в которых есть положения о стаже, упоминается трудовая деятельность.

Данные о месте занятости человека будут передаваться в Пенсионный фонд работодателем, как предлагает законопроект об электронных трудовых книжках. Причем наниматель должен отправлять сведения о приеме сотрудника или его увольнении не позднее дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Также от работодателя потребуют ежемесячно направлять данные о сотрудниках в Пенсионный фонд.

Как выглядит электронная трудовая, станет известно после разработки формы в Пенсионном фонде. Планируется, что в нее будут вноситься те же сведения, которые записываются в «бумажную» книжку. Некоторую информацию все-таки исключат:

  • об образовании;
  • о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Когда введут электронные трудовые книжки в РФ, предоставление сведений на бумаге частично сохранится. Предполагается, что информацию в таком виде работодатель будет выдавать сотруднику при увольнении. Работник сможет также получить распечатку электронной трудовой, если обратится в МФЦ или Пенсионный фонд.

Еще проще запросить информацию о местах работы в цифровом виде: это можно будет сделать через портал госуслуг, нужно только зарегистрироваться на нем. Специалистам пока предстоит работа по обеспечению доступа через портал госуслуг к сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда.

Сроки перехода

Электронные трудовые книжки в 2020 году будут внедрять в кадровую практику постепенно. Первоначально в ходу будут два варианта: как старый бумажный, так и новый электронный.

Планируется, что за три года произойдет полный переход на электронные трудовые книжки. Последние новости говорят о том, что, возможно, срок переходного периода будет увеличен.

Хотя у Пенсионного фонда уже сегодня есть техническая возможность для выполнения новых функций, но отсрочка необходима. Большинство граждан психологически не готовы полностью отказаться от традиционного варианта. Пенсионному фонду придется не только хранить информацию о людях, но и предоставлять ее по запросам. В этом случае нагрузка на систему существенно увеличивается. Поэтому необходимо время, чтобы опробовать ее работу и устранить возможные ошибки и недостатки.

Отсрочка потребуется и крупным организация. Бумажные трудовые необходимо будет передать на личное хранение работникам. Для больших компаний с численностью сотрудников в несколько тысяч человек это огромный объем работы.

Образец записи в трудовой об увольнении по собственному желанию в 2019 году

Достоинства и недостатки новых трудовых

Электронная версия трудовой — это улучшенный вариант традиционной формы ведения учета трудовой деятельности. Действительно, хранение информации о местах работы на цифровых носителях имеет ряд преимуществ:

  • Нельзя потерять. При утере бумажного варианта человеку предстояла кропотливая и долгая работа по ее восстановлению. С электронным вариантом такая ситуация исключена.
  • Нельзя подделать. Нередко встречались случаи внесения ложных записей о месте работы.
  • Снижение ошибок при заполнении. При внесении информации в бумажную книжку часто возникали разночтения, как оформить ту или иную запись, чернила выцветали, сложно было разобрать почерк. Сотруднику приходилось собирать дополнительные доказательства, подтверждающие факт его работы. При единой электронной форме такие проблемы уйдут в прошлое.
  • Экономия времени. Отсутствует необходимость сканировать, ксерокопировать и заверять копии трудовой при оформлении некоторых документов (например, при получении виз, пособий, кредитов).
  • Дополнительная защита прав сотрудника. С электронной трудовой работодатель не сможет манипулировать бывшим работником. На слуху ситуации, когда наниматель не отдавал трудовую книжку, соответственно, человек не мог устроиться на другое место работы. Новый законопроект избавит трудящихся от этой проблемы.

При всех плюсах данного нововведения остается один крупный недостаток, присущий всему электронному. Как будет работать такая крупная система, что будет происходить во время сбоев — покажет время.

Изменения в ТК РФ с 1 января 2019 года – последние новости трудового законодательства

⇐Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен!⇒

takovzakon.ru

Все о трудовых книжках в 2019

Задать вопрос эксперту ClubTK