В течение какого времени заполнять трудовую книжку о приеме на работу

Вопрос о том, в течение какого времени нужно заполнить трудовую книжку о приеме на работу, остается довольно острым и зачастую спорным. Хотя законодательством прописаны, казалось бы, четкие нормы.

Порядок оформления приема на работу

Для начала необходимо определиться с тем, как правильно оформлять прием сотрудника на работу.

Приемом на работу, согласно текущему законодательству, является тот момент, когда руководителем (работодателем) издается приказ о приеме на работу сотрудника. Приказ должен быть составлен на основании заключенного с сотрудником трудового договора, его условия должны соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре. Таким образом, сначала заключается трудовой договор и только после этого издается приказ, а не наоборот, как это часто случается. Очень желательно также заключить с сотрудником договор о полной материальной ответственности.

В трехдневный срок с момента фактического начала работы приказ должен быть объявлен сотруднику и выдан на подпись. Сотрудник вправе потребовать выдать заверенную копию приказа о приеме на работу.

При приеме на работу обязательно необходимо ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка и рядом других нормативных документов, которые применяются на предприятии – это осуществляется также под роспись.

Стоит учитывать, что в случае, если принятый сотрудник является бывшим государственным или муниципальным служащим, нынешний работодатель должен сообщить бывшему работодателю о принятии сотрудника на работу.

Ведение трудовых книжек

Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу. Согласно Трудовому кодексу, работодатель ведет трудовую книжку только в том случае, если сотрудник проработал у него свыше пяти дней и данная работа является для него основной. Таким образом, запись в трудовой книжке может быть сделана даже на шестой день работы, но с указанием начала периода фактической работы на предприятии.

В случае, если у работника по каким-либо причинам нет трудовой книжки, работодатель должен ее завести, если сотрудник устраивается на основное место работы. Нормативных документов, которые заставляли бы проверять наличие трудовой книжки или предыдущие места работы (кроме трудоустройства на государственную или муниципальную службу), нет. Таким образом, наличие или отсутствие трудовой книжки узнается со слов сотрудника.

Если работа является неосновной, то сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по желанию сотрудника по его основному месту работы. Такие сведения вносятся на основании справки, выданной по месту работы по совместительству. Трудовую книжку никто не имеет права куда-либо передавать.

Статус трудовой книжки

Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.

В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.

Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.

Основания для подсчета стажа

Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.

Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.

Квалификация

Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой. В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя. Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.

Расчет пенсии

Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость. Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.

Непрерывность стажа

Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.

В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.

Награды

Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались. В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.

Так ли нужна трудовая книжка работодателю

В данном вопросе закон можно трактовать двояко – в этом смысле есть определенные недоработки.

1. С одной стороны, законодательство четко регулирует наличие трудовой книжки и разграничивает понятия основного места работы и работы по совместительству. Есть разъяснения по поводу заполнения трудовых книжек.
2. С другой стороны, работодатель фактически может и не делать запись в трудовую книжку о приеме на работу, если с сотрудником подписан трудовой договор – контракт, в котором изложены все требуемые законодательством разделы и пункты.

Государственные предприятия стараются исправно вести трудовые книжки, так как в ходе проверок руководство может испытать неприятности. Для частных предприятий, особенно крупных, трудовая книжка является пережитком старого.

Что еще нужно знать о трудовой книжке

Если на предприятии трудовая книжка все-таки есть, необходимо знать еще ряд особенностей работы с ней.

Так как заполнение трудовой книжки и прием на работу – это пока требование, от которого массово не отказываются, заполнена она должна быть правильно:

• в трудовой книжке желательно иметь запись о полученном образовании или приложить документ (копию документа) о его получении}
• каждый прием на работу и увольнение должны быть скреплены печатью организации, которая хорошо видна и читаема}
• каждая запись должна содержать документ, на основании которого она сделана, его номер и дату}
• все записи должны быть сделаны читаемым почерком, без двусмысленностей}
• при наличии исправлений они должны быть выполнены должным образом и заверены}
• трудовая книжка всегда подается в оригинале.

Работник не имеет права выносить трудовую книжку, если является сотрудником данного предприятия – она выдается только при увольнении. По требованию, можно снять копию с отдельных страниц или скопировать всю трудовую книжку.

Перспективы использования трудовых книжек

Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад. Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.

К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно. С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности. С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей.

С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше. Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель. К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться. Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать.

В любом случае, ошибка при осуществлении записи в трудовую книжку перестала быть трагедией, как это было раньше. Ошибка в записи если и повлияет на какие-то обстоятельства, то незначительно – просто придется ее исправить, может быть, с помощью исправления других документов. Однако, последнее также может стать пережитком прошлого очень скоро, потому что законопроекты об отмене трудовых книжек регулярно появляются.

hr-portal.ru

Как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу в филиал?

У некоторых юридических лиц возникает необходимость территориально в разных местах иметь свои филиалы либо представительства. Руководитель головного предприятия сталкивается с множеством вопросов по организации работы в отдаленных структурных подразделениях. Одним из которых является вопрос о том, кто должен производить внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу в филиал?

Особенности документооборота в филиалах

Юридическое лицо назначает руководителя филиала, который действует согласно оформленной на него доверенности. Филиал не является юридическим лицом, а входит в его структуру как обособленное подразделение. От того, какими полномочиями наделит юридическое лицо назначенного им руководителя филиала, будут зависеть особенности документооборота между головным предприятием и этим структурным подразделением.

По умолчанию все документы должны оформляться юридическим лицом и перенаправляться руководству филиала. В этом случае издание любых приказов, подписание трудовых договоров, хранение трудовых книжек и их заполнение должно осуществляться только в головном предприятии.

Однако такая организация документооборота не всегда удобна, поскольку филиал может быть расположен в другом городе или даже области. Пересылка по почте заявлений, приказов, договоров, трудовых книжек и других документов будет занимать длительный период времени, что может сильно замедлить рабочий процесс.

Чтобы руководитель филиала мог самостоятельно вести прием и увольнение работников, предоставлять им отпуска, заполнять трудовые книжки и хранить их, необходимо, чтобы эти полномочия ему были переданы юридическим лицом.

Передачу этих полномочий следует прописать в нескольких документах, таких как:

• положение о филиале,
• трудовой договор с руководителем филиала,
• доверенность.

Прием на работу

Как правило, юридическое лицо оформляет все документы по приему на работу сотрудников. В трудовые договора оформляющихся на работу в филиал сотрудников вписывается в качестве работодателя название головного предприятия (юридического лица) в лице руководителя этой организации и основание, на котором он производит свои действия (в большинстве случаев Устав).

Название филиала, а также его местонахождение, прописывается в условиях этого договора (ч.2 ст.57 ТК РФ). В приказе о приеме также, как и в личной карточке, следует отметить название филиала как структурного подразделения, в которое принимается сотрудник.

При наличии соответствующих полномочий руководитель филиала может самостоятельно заключать трудовые договоры с работниками этого филиала. В этом случае в трудовом договоре следует прописать в качестве работодателя также название головного предприятия, но в лице руководителя филиала. В основания, на которых руководитель филиала производит свои действия, в основном, вписывается доверенность на него и Положение о филиале. Кроме того, в условиях договора указывается название филиала, а также его местонахождение.

Все остальные пункты трудового договора заполняются в такой же последовательности, и их содержание не зависит от того, где заполняется данный договор.

Заполнение трудовой книжки

Запись о приеме на работу в филиал в трудовую книжку производится согласно п.3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек:

1. В графе 3 в виде заголовка необходимо вписать полное наименование юридического лица, а также при наличии —} его сокращенное название}
2. Под уже вписанным заголовком в графе 1 нужно проставить порядковый номер записи}
3. В графе 2 надо проставить дату приема}
4. В графу 3 следует внести запись о приеме в структурное подразделение организации с указанием его наименования, затем нужно указать должность (работу), квалификацию, разряд и т.д.}
5. В графе 4 надлежит указать дату и номер приказа или иного какого-либо решения работодателя, согласно которому данный сотрудник был принят в филиал.

Например:

1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество
				«}Химавтоматика»}  (ЗАО «}Химавтоматика»})
11	15	01	2014	Принят в филиал «}Белгородский»} в городе	Приказ от
				Белгород  в отдел снабжения на должность	15.01.2014 № 4-к
				экономиста

О том, как именно необходимо внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника филиала, мы описали выше. Однако существует другой довольно-таки сложный вопрос о том, кто по правилам должен этим заниматься и какую печать при этом необходимо ставить?

Юридическое лицо создает филиал с определенными целями, для решения каких- то задач и, возможно, ему будет удобно регулировать трудовые отношения централизованно. Здесь необходимо продумать и наладить быструю связь со своим филиалом, а также организовать своевременную передачу документации таким образом, чтобы его удаленность не повлияла на качество рабочего процесса.

В этом случае трудовые книжки в обязательном порядке должны храниться и заполняться в головном предприятии. При увольнении работников записи в них необходимо заверить только печатью работодателя, а не печатью его кадровой службы (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае, когда юридическому лицу целесообразно будет передать кадровые полномочия филиалу, ему следует определить, какими именно полномочиями он хочет наделить филиал, и в соответствии с этим решением правильно составить документы, на основании которых будет действовать руководитель этого структурного подразделения.

Нередки случаи, когда юридическому лицу впоследствии приходилось переделывать все документы, которые были оформлены в филиале за длительный период времени по той причине, что никаких полномочий по ведению этих документов руководству филиала передано не было. В следствие этого у уволенных работников филиала могут возникнуть проблемы, если их трудовые книжки были оформлены и заверены не по правилам.

Какие документы необходимо оформить юридическому лицу для того, чтобы передать кадровые полномочия директору своего филиала?

• На основании приказа в связи с созданием филиала в штатное расписание внести соответствующие изменения.
• Издать приказ  о назначении на должность директора филиала.
• Подписать трудовой договор с директором филиала. Оговорить в нем передачу директору этого структурного подразделения полномочий по приему и увольнению работников.
• В доверенности на директора филиала закрепить за ним полномочия по приему и увольнению сотрудников этого филиала, заключению с ними трудовых договоров, а также о том, что в отношениях с работниками филиала он выступает полномочным представителем юридического лица как работодателя.
• В Положении о филиале следует отметить:

1. какие печати, штампы и бланки имеет филиал со своим названием и с наименованием юридического лица,
2. какие имеет полномочия по изданию приказов и указаний для работников филиала}
3. полномочия по приему на работу и увольнению работников филиала, по применению к ним поощрений и взысканий}
4. полномочия по ведению и хранению трудовых книжек сотрудников филиала на территории филиала, назначению ответственного лица за их ведение}
5. что трудовые книжки сотрудников филиала согласно Устава юридического лица заверяются печатью филиала.

• Внести изменения в Устав юридического лица в связи с созданием филиала с указанием того, что директор филиала назначается руководителем головного предприятия и действует на основании его доверенности. Также отметить, какие печати и штампы имеет филиал и как их необходимо использовать.

Следует отметить, что руководитель головного предприятия имеет право в любой момент внести необходимые ему изменения в положение о филиале и ввести дополнительные полномочия его директору.

hr-portal.ru

Запись в трудовой книжке временного работника

Трудовое законодательство нашей страны предусматривает различные способы трудоустройства граждан на работу. Это может быть оформление на постоянное место или привлечение рабочей силы на определенное время. Во втором случае руководителю необходимо знать, как правильно оформить запись в трудовой книжке временного работника, чтобы не нарушить нормы закона. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Общие требования к заполнению трудовых книжек

Графы трудовых книжек сотрудников заполняются строго по ТК РФ. Существует ряд правил, которые должны быть соблюдены работодателем при их оформлении:

• Документом, являющимся основанием для занесения новой записи, должен быть изданный приказ. Его подписание происходит не позднее пяти дней с момента приема сотрудника на работу.
• Данные должны полностью совпадать с теми, что находятся в изданном приказе.
• Запрещено делать сокращения как при оформлении титульной страницы, так и при записи основной информации.
• Все даты должны быть записаны арабскими числами. При этом день и месяц приема на работу указываются двумя числами, год – четырьмя.
• Внесение записей происходит на русском языке. Исключением является ее ведение в отдельных регионах России. Тогда трудовая книжка заполняется на двух языках одновременно: признанном государственным на местном уровне и русском.

Информация, которая вносится в трудовую книжку, может отражать сведения о приеме сотрудника на работу, его переводе на другое место или увольнении.

Как отражается в трудовой книжке временное трудоустройство

В ТК РФ предусмотрено несколько вариантов трудоустройства граждан на временных условиях. Первым шагом является заявление работника с просьбой узаконить его трудовую деятельность на определенный срок. Специалист отдела кадров при приеме временного сотрудника делает соответствующую запись в трудовой книжке и заводит личную карточку нового сотрудника. В записи может быть отражен временный перевод (например, с одного объекта на другой), перевод по совместительству (когда работник занимает сразу две должности, одна из которых ограничивается по времени), перемещение или трудоустройство по срочному трудовому договору (например, на период сезонных работ).

Для надлежащего выполнения соответствующих требований необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

• После последней записи в трудовой книжке необходимо от руки написать наименование предприятия, на которое устраивается работник, или же поставить штамп организации, если такой имеется.
• В первой графе «Номер записи» ставится порядковый номер согласно сложившейся очередности.
• В разделе «Дата» необходимо указать дату приема сотрудника на работу – число, которое стоит в приказе.
• В пункте «Сведения о приеме на работу» необходимо отметить, в какое подразделение организации принят сотрудник, а также на какой должности будет организована его трудовая деятельность. Указывать, что работник принят на работу временно, не нужно.
• В последнем столбце будет указано основание для приема на работу сотрудника с указанием даты и номера приказа.

Указывать в трудовой книжке, что работник принят временно, не нужно.

Конечной датой действия срочного договора может являться определенная дата или событие, после наступления которого работник прекращает свою трудовую деятельность. Отдел кадров должен подготовить договор, а работник – внимательно с ним ознакомиться. Договор должен быть именно трудовой, а не гражданско-правовой. При этом стоит обратить внимание на правильное указание даты заключения договора, заполнение персональных данных, обозначение сроков действия, условий организации труда сотрудника, размер его заработной платы и установленный график работы.

Увольнение по срочному договору возможно в следующих случаях:

При увольнении работника по срочному трудовому договору работодатель должен предупредить его за 14 дней до планируемого ухода. Кроме того, необходимо издать приказ о предстоящем расторжении договора и ознакомить с ним сотрудника. Произвести расчет с ним необходимо в день увольнения. Ну и, наконец, необходимо провести грамотное оформление трудовой книжки с внесением соответствующей записи о прекращении трудовых отношений.

Образец записи в трудовой книжке временного сотрудника о приеме на работу и последующем увольнении в связи с истечением срока договора можно посмотреть здесь.

Правильно заполненные документы в компании – это всегда важный и актуальный момент, который стоит держать под контролем каждому руководителю. Ведение трудовой книжки работников, в том числе временных, является показателем их трудовой деятельности, а для работодателя – поводом считать свою команду целостной и единой в стремлении достигнуть положительный результат.

zhazhda.biz