Содержание

Журнал расчётов по оплате труда


Перейти к содержанию Руководства пользователя

Зарплата и Кадры → Журнал расчётов по оплате труда (Начисление зарплаты)

1 Журнал расчётов по оплате труда. Назначение 2 Групповые операции по расчёту и по оплате. 3 Операции по расчёту. Аванс 4 Операции по расчёту. Зарплата. Элементы интерфейса 5 Операции по расчёту. Добавить начисление/удержание 6 Операции по расчёту. Изменить начисление/удержание 7 Операции по расчёту. «Расчёт НДФЛ» и «Расчёт удержаний» 8 Операции по выплате. «Проверка расчёта НДФЛ» и «Проверка сальдо на конец месяца» 9 Операции по выплате. Выплата аванса 10 Операции по выплате. Выплата зарплаты 11 Операции по выплате. Выплата по виду начисления 12 Операции по выплате. Общая загрузка из ведомости 13 Операции по выплате. Окончание расчётов за месяц

Данный сервис является дополнением (или альтернативой) к имеющемуся в программе функционалу «Ведомости по зарплате».
Все действия, проводимые с его помощью, автоматически отражаются в существующих ранее документах и регистрах Системы. Верно и обратное, но, в некоторых случаях, согласование данных производится в полуавтоматическом режиме.
Сервис создан для повышения удобства работы пользователей Системы как существенно расширяющий возможности бухгалтера по ведению учёта на участке «Расчёты с персоналом по оплате труда».

1 Журнал расчётов по оплате труда. Назначение

Журнал позволяет рассчитывать аванс, зарплату, производить прочие начисления доходов и удержания, корректно выполнять обязанности налогового агента по исчислению НДФЛ, начислению обязательств по уплате социальных взносов, а также формировать документы на выплату доходов как персоналу, так вести расчёты с работниками по ГПД и с учредителями.

Все сформированные в Журнале бухгалтерские записи интегрируются в общую систему выплатных документов и включаются в общий список ведомостей, отражаясь в форме сервиса «Ведомость по зарплате», где в поле «Наименование» в этом случае будет запись «Из журнала расчётов».

Одновременно в Журнал (рис. 1) автоматически подгружаются все ведомости, созданные пользователем Системы в сервисе «Ведомость по зарплате» (правая секция).

Рис. 1

Перед первым входом в данный режим (один раз после установки) рекомендуется выполнить режим «Профилактика».

Если секции Журнала пусты (например, в начале года), то в интерфейсе формы автоматически появляется кнопка «Добавить следующий месяц». После клика этой кнопки или любой иной в секции «Месяцы, присутствующие в журнале» Система переходит в интерфейс Журнала (см. рис. 6 ниже), в котором можно создать любой вид ведомости по начислению и/или выплате доходов сотрудникам за любой выбранный период, а также сформировать платёжную ведомость по подразделению..

Клик по кнопке с названием месяца в левой секции Журнала приводит к переходу к форме «Журнал расчётов по оплате труда» за выбранный месяц.

Описание интерфейса Журнала — см. далее.

2 Групповые операции по расчёту и по оплате.

Элементы интерфейса

Список групповых операции и по расчёту, и по выплате доходов в Журнале отделяются секциями: «Операции по расчёту» и «Операции по выплате» (рис. 2).

В правом верхнем углу отображается период, за который предполагается провести расчёты с персоналом по оплате труда. Пиктограмма «замок» отражает статус периода: «Открыт для редактирования», либо «Для любых изменений закрыт».

Рис. 2

3 Операции по расчёту. Аванс

Расчёт аванса выполняется с использованием опций:

  • по кадровым данным;
  • фиксированная сумма;
  • процент;
  • повременный расчёт.

По сравнению к прежним возможностям Системы в этом сервисе дополнительно введён повременный расчёт: в стартовом меню выбирается какой-то диапазон месяца (например, с 01.02 по 10.02), а программа рассчитывает как-бы зарплату за это время, но без удержания НДФЛ.

Если по какой-либо причине расчёт аванса требуется скорректировать или отменить (разумеется, до того момента, как он был выплачен), необходимо выбрать опцию «по кадровым данным» и запустить новое стартовые меню (рис. 3):

Рис. 3

Выбором опций:

  • «Рассчитать взамен» прежние суммы будут удалены и вместо них будут рассчитаны новые.
  • «Рассчитать в дополнение» прежние суммы будут сохранены и новые будут к ним добавлены новыми строками — может в каком-то редком случае Вам понадобится аванс двумя строками.
Принципиальное отличие данного Журнала от ведомостей состоит в том, что расчёт сумм ещё не означает их выплату (включение в выплатные документы).

4 Операции по расчёту. Зарплата. Элементы интерфейса

В стартовом окне предусмотрена возможность управления диапазоном дат расчёта, т. е. предоставлена возможность произвести его не только за весь месяц полностью, но и за часть периода.

Кроме этого можно дополнительно включить в расчёт начисления или удержания (кнопка «Изменить порядок расчёта») — рис. 4.

Рис. 4

В левой части формы «Порядок расчёта зарплаты» (рис. 5) располагаются начисления, включаемые в расчёт, а в правой, соответственно, удержания. Начисление «Оплата труда» и удержания «Налог на доходы» и «Удержание аванса» включены по умолчанию, их нельзя исключить из списка или перенастроить. Все другие начисления и удержания можно добавить или затем удалить из списка.

Рис. 5

Тип расчёта может быть только одним из двух: «По справочнику» или «Процент» (опции появляются в нижней части формы при выборе конкретных добавлений).

Тип «По справочнику» подразумевает под собой применение методики, заложенной в справочнике начислений или удержаний. При этом следует учитывать некоторые особенности: например, нельзя добавить вид начисления «Аванс»; выбор начисления «Больничный лист» означает выплаты по временной нетрудоспособности как за счёт средств предприятия, так и за счёт средств ФСС; начисления и удержания с методом ввода «вручную» бессмысленно включать в список и т. п.

Тип расчёта «Процент» подразумевает начисление (удержание) всем работникам из списка указанного процента, такое наверно нужно не часто, но «раз в жизни» может понадобиться.

Итог расчёта в примере за июль 2018 г. по сотруднику Криворучко представлен на рис. 6:

Рис. 6

Аналогично авансовым выплатам рассчитанную, но не выплаченную зарплату можно будет впоследствии рассчитать заново («взамен» или «в дополнение»).

Включение цветовой подсветки строк управляется флаговым полем «расцветка». Цветов используется шесть — три для строк, включённых в выплатные документы и три для ещё не включённых:

  • Для строк, включённых в ведомости, применяются розовый (начислено), жёлтый (получено работником) и оранжевый (НДФЛ и прочие удержания).
  • Для строк, не включённых в ведомости — ярко синий (начислено), бледно голубой (рассчитанный НДФЛ) и оливковый (удержания).

Строки, включённые в ведомости, выделены отдельными цветами потому, что с ними уже невозможны никакие операции по изменению в данном журнале.

5 Операции по расчёту. Добавить начисление/удержание

После выбора, например, начисления «Месячная премия» («ПРМ») и использования функциональной кнопки «Проставить всем сумму» нужно осуществить сохранение информации по кнопке «Выход с формированием ведомости» — в результате произойдёт формирование ведомости (как уже было описано на примере аванса) с сохранением данных в Журнале.

6 Операции по расчёту. Изменить начисление/удержание

Групповая операция «Изменить начисление/удержание» аналогична вышеописанному добавлению с той разницей, что при добавлении на экране возникает список из всех сотрудников, а при изменении только из тех, у кого это начисление или удержание присутствует в журнале и оно не включено в выплатные документы. Причём, если в журнале у одного сотрудника присутствуют несколько строк с выбранным начислением (удержанием), то и в списке будет несколько строк.

7 Операции по расчёту. «Расчёт НДФЛ» и «Расчёт удержаний»

Применяется, если в процессе начислений и прочих расчётов удержания НДФЛ прочие не были по какой-то причине сделаны. Такие ситуации редки, однако и они автоматизированы в Системе.

8 Операции по выплате. «Проверка расчёта НДФЛ» и «Проверка сальдо на конец месяца»

Оба этих режима позволяют сформировать «рабочие» списки для специалиста по расчёту зарплаты, позволяющие некоторым образом контролировать процессы взаиморасчётов.

Проверка НДФЛ позволяет выявить расхождения сумм НДФЛ, отражённых в Журнале, с «правильными» значениями, которые получаются в результате их перерасчёта. При этом проверка проводится только для тех работников, которые имеют начисления, ещё не включённые в выплатные документы.

Пример вида формы «Контроль сальдо…» представлен на рис. 7.

Рис. 7

В отличие от проверки НДФЛ проверка сальдо на конец месяца выводит изначально на экран список всех сотрудников независимо есть ли у них «расхождения» по выплате заработной платы или нет.

9 Операции по выплате. Выплата аванса

Рассмотрим процедуру формирования выплатной ведомости на примере выплаты аванса по заработной плате (остальные типы выплат построены по одинаковому принципу).

Для формирования ведомости на выплату аванса и записи её данных в регистрах Системы в форме «Операции по Журналу расчётов» (рис. 2) выберем опцию «Операции по выплате» → «Выплата аванса». Результат представлен на рис.

8.

Рис. 8

На экране появляется список из всех сотрудников, которым начислен, но ещё не выплачен аванс за выбранный месяц. Самая левая графа — управляемый признак включения в ведомость. По колонкам «Таб. Номер» и «Ф. И. О.» двойным кликом возможна сортировка сотрудников; сумма к выплате — величина неизменная в этом списке, меняется в Журнале.

Итоговая сумма — величина расчётная, выводится на основании сумм из Журнала и галочек включения.

Клик кнопки «Выход без формирования ведомости» возвращает к предыдущему экрану, клик кнопки «Выход с формированием ведомости» приводит к экрану старта формирования ведомости на выплату аванса (рис. 9):

Рис. 9

В этой форме уже невозможно исключить сотрудников из списка, можно только отказаться от формирования ведомости в целом (кнопка «Отмена»).

В верхней части экрана все традиционно: можно изменить даты и т. п. Отличие от стандартного меню, ранее используемого в Системе, — в том, что появляется специальный вид ведомости: «Из журнала расчётов».

Это специальный вид ведомостей, который автоматически добавился в справочник видов ведомостей.

По кнопке «ОК» переходим на следующий шаг.

Рис. 10

После сохранения информации Система переходит в традиционное меню, в котором представлены обычные опции просмотра или печати документа.

При этом в форме «Выплатные ведомости» (Заплата и Кадры → Ведомости по зарплате), в колонке «Наименование» появится запись «Из журнала расчётов».

Стартовое меню формирования Ведомости как по выплате аванса, так и по выплате зарплаты формируется с регулировкой вида документа кликом кнопки Печать также и в меню формы «Журнал расчётов по оплате труда».

10 Операции по выплате. Выплата зарплаты

Сразу после выбора периода и опции группового расчёта появляется экран формы «Выплата зарплаты» (рис. 11):

Рис. 11

В левой секции формы — список сотрудников, справа отражаются суммы начислений и удержаний сотрудника, выделенного курсором в левом списке. При этом представлены итоги как по начислениям и удержаниям в целом, так и сумма к выплате. Информация в целом по проекту ведомости также присутствует: она расположена в секции правой части экрана.

При формировании данного списка из Журнала берутся все имеющие место начисления и удержания, ещё не включённые в ведомости с возможностью управления содержанием информации: галочки присутствуют и используются не только в списке работников, но и для каждого начисления и удержания в отдельности. Снятие галки в списке приводит к аналогичному эффекту для всех начислений и удержаний.

Любые иные ручные изменения приводят к изменению итоговых сумм; те начисления и удержания, которые остались без галочек и, соответственно, в ведомость включены не были, остаются в журнале без номера ведомости с неизменившейся окраской.

Заключительная фаза работы с формой — определиться со способом выхода из неё: с— или без формирования зарплатной ведомости.

11 Операции по выплате. Выплата по виду начисления

Основной принцип выплаты уже описан на примере аванса. Для того, чтобы произвести выплату по какому-либо виду начисления, необходимо сначала его выбрать. После чего на экране появится список, в котором можно манипулировать только одной возможностью — включить работника в ведомость или нет, по окончании этих манипуляций можно сформировать ведомость из выбранных сотрудников.

12 Операции по выплате. Общая загрузка из ведомости

Режим предназначен для синхронизации всех расчётов всех сотрудников за выбранный месяц с содержанием ведомостей (налогового регистра). Работает сервис следующим образом: из Журнала удаляются все строки с номером ведомости, а вместо них «закачиваются» сведения за месяц из файла доходов.

Рис. 12

Поскольку в ведомостях и налоговом регистре никах действий не производилось, то собственно и разницы особой нет (ср. с рис. 12 с рис. 5) — только строки, включённые в ведомости «встали» вниз и «исчезли» даты начала и окончания периода (эти даты не заполняются в связи с их отсутствием в доходах работника — их присутствие относится только к журналу расчётов).

13 Операции по выплате. Окончание расчётов за месяц

Эта опция (меню рис. 2) относится исключительно к расчётам в описываемом Журнале, на работу с ведомостями и тем более налоговым регистром она не оказывает никакого влияния.

Первым обязательным условием закрытия расчётов является их закрытие за предыдущий месяц (если за предыдущий месяц Журнал заполнен). Второе обязательное условие — должны быть произведены расчёт и выплата зарплаты.

При закрытии производится сначала первая проверка: правильности исчисления НДФЛ; если обнаружатся ошибки, появится сообщение о продолжении работы — можно продолжить с их сохранением, а можно отказаться от закрытия для исправления ошибок.

Следующая проверка — сравнение наличия строк с начислениями и удержаниями, не включёнными в ведомости. При наличии последних выдаётся соответствующее сообщение; такие начисления и удержания можно либо перенести на следующий месяц, либо отказаться от закрытия для решения проблемы.

Если же никаких проблем при закрытии не выявлено, то на экран выдаётся повторный вопрос на закрытие.

Закрытие производится один раз и безвозвратно, отличительной чертой закрытия месяца является пиктограмма закрытого замочка рядом со словом «месяц», единственная операция доступная для закрытого месяца — загрузка информации из ведомостей.

Журнал кадровых приказов . 1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы

Журнал “Кадровые приказы” содержит кадровые приказы:

? “Приказ о приеме на работу”;

? “Приказ об увольнении”;

? “Кадровое перемещение”;

? “Изменение в штатном расписании”;

? “Перерасчет окладов по предприятию”;

? “Приказ по отпуску”;

? “Приказ по предприятию”.

Журнал кадровых приказов вызывается в меню Документы .

Прием на работу

Документ “Приказ о приеме на работу” предназначен для регистрации факта приема сотрудника на работу по трудовому договору (контракту) согласно Кодексу Законов о труде (КЗоТ). Документ хранится в журнале “Кадровые приказы”.

Рис. 7.2. Диалоговое окно Прием на работу, вкладка Основное

Документ вызывается из пункта Прием на работу меню Документы (рис. 7.2).

При заполнении приказа в реквизите Сотрудник следует выбрать физическое лицо, предварительно зарегистрированное в справочнике “Сотрудники”, а также обязательно указать дату приема на работу.

Если сотрудник принимается на временную или сезонную работу, то заполняется дата по. Типовая конфигурация автоматически отслеживает срок окончания работы временных работников и в месяц окончания работ предлагает провести увольнение таких сотрудников. Выключенный признак На основное место работы означает, что сотрудник принимается на работу по внешнему совместительству, т. е. имеет другое основное место работы. Выбирается система и форма оплаты труда, от которой зависит размеры заработной платы.

Реквизит Подразделение задается выбором из справочника “Подразделения”.

Реквизит Должность задается выбором из справочника “Должности”.

…

Если в настройке программы (см. главу 3) установлен признак Вести контроль штатного расписания, при попытке записать отклонение от штатного расписания на экран выдается соответствующее сообщение и документ не проводится (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Диалоговое окно Сообщения при отклонении от штатного расписания

Реквизит Система оплаты заполняется выбором из списка:

? “Аккордная”;

? “На комиссионной основе (% выручки)”;

? “На комиссионной основе (% выручки, не менее оклада)”;

? “На комиссионной основе (оклад плюс % выручки)”;

? “Косвенно-сдельная”;

? “Простая повременная по окладу (по дням)”;

? “Простая повременная по окладу (по часам)”;

? “Простая повременная по часовому тарифу”;

? “Повременно-премиальная по окладу (по дням)”;

? “Повременно-премиальная по окладу (по часам)”;

? “Повременно-премиальная по часовому тарифу”;

? “Повременно-премиальная по окладу согласно табеля (по дням)”;

? “Повременно-премиальная по окладу согласно табеля (по часам)”;

? “Повременно-премиальная по тарифу согласно табеля (по часам)”;

? “Прямая сдельная”;

? “Сдельно-премиальная”;

? “Сдельно-прогрессивная”;

? “Повременная по окладу от обратного (по дням)”.

В зависимости от выбранной системы оплаты интерфейс диалогового окна меняется. При выборе системы оплаты на комиссионной основе в диалоговом окне появляется реквизит Коэф-т оплаты (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Диалоговое окно Прием на работу с системой оплаты на комиссионной основе

При выборе системы оплаты на премиальной основе в диалоговом окне появляется реквизит Премия (рис. 7.5). Премия в данном случае задается в процентах.

Рис. 7.5. Диалоговое окно Прием на работу с системой оплаты на премиальной основе

При выборе системы оплаты по тарифу в диалоговом окне вместо реквизита Оклад появляется реквизит Тариф (рис. 7.6).

Оклад (или тариф) — размер оклада (тарифа), может вводиться в том числе с помощью справочников “Тарифная сетка” (для бюджетных организаций) или “Тарифные разряды”. Документ “Приказ о зачислении на работу” применяется как при приеме нового сотрудника на работу, так и для назначения уже работающему сотруднику дополнительного место работы — по совместительству. Для этого в реквизите “Сотрудник” следует выбрать уже работающего сотрудника.

Реквизит Ставка задает ставку по приказу.

На вкладке Прочее реквизит График работы задается выбором из справочника “Графики работы” (рис. 7.7).

Реквизит Характер работы задается выбором из справочника “Виды занятости” (рис. 7.8).

Рис. 7.6. Диалоговое окно Прием на работу с системой оплаты по тарифу

Рис. 7.7. Диалоговое окно Прием на работу , вкладка Прочее

Рис. 7.8. Диалоговое окно справочника “Виды занятости”

Реквизит Режим труда задается выбором из справочника “Виды занятости” (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Диалоговое окно справочника “Режимы работы”

При выборе пункта Движения документа меню кнопки Действия формируется отчет о приеме на работу (рис. 7.10).

Рис. 7.10. Отчет о приеме на работу

Приказ об увольнении

Документ “Приказ об увольнении” производит увольнение сотрудника с работы или освобождение сотрудника от работы по внутреннему совместительству. Документ хранится в журнале “Кадровые приказы”.

Документ вызывается из пункта Увольнение меню Документы (рис. 7.11).

Рис. 7.11. Диалоговое окно Приказ об увольнении

Реквизит Основание задается выбором из справочника “Основания прекращения трудового договора” (рис. 7.12).

Рис. 7.12. Диалоговое окно справочника “Основания прекращения трудового договора”

Если же сотруднику положено выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и/или выходное пособие, следует заполнить реквизиты Компенсация отпуска за и/или Выходное пособие за . В данные реквизиты вводится количество дней. В этом случае при проведении приказа будет предложено начислить компенсацию и пособие.

Провести начисления можно и позднее, введя документы “Начисление отпуска” и “Приказ об оплате по среднему” на основании проведенного ранее приказа об увольнении. Можно начислить сохраняемый средний заработок на время трудоустройства, если ввести документ “Приказ об оплате по среднему” на основании приказа об увольнении.

Нажатием кнопки Печать можно распечатать приказ по предприятию об увольнении по стандартной форме Т-8 и записку-расчет по стандартной форме Т-61.

Приказ на отпуск

Документ предназначен для ввода “кадрового” приказа по отпуску. Такой документ отражается в личной карточке работника, однако начислений по нему не производится до тех пор пока не будет дополнительно проведен документ “Начисление отпуска” на основании “кадрового” отпуска. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. В журнале “Кадровые приказы” установить указатель на соответствующий документ “Приказ по отпуску”.

2. В меню Действия выбрать пункт Ввести на основании .

3. В диалоговом окне Выбор вида документа выбрать пункт Начисление отпуска (рис. 7.13).

Рис. 7.13. Диалоговое окно Выбор вида документа

Документ “Приказ на отпуск” вызывается из пункта Прочие кадровые приказы меню Документы (рис.  7.14).

Рис. 7.14. Диалоговое окно Приказ на отпуск

При вводе данных следует выбрать сотрудника, указать период отпуска или дату ухода в отпуск и количество дней отпуска.

Реквизит Вид отпуска задается выбором из списка:

? “Отпуск очередной”;

? “Отпуск за свой счет (долгосрочный)”;

? “Отпуск за свой счет (долгосрочный)”;

? “Отпуск по уходу за ребенком”;

? “Отпуск учебный”;

? “Компенсация отпуска при увольнении”.

Если очередной отпуск работника складывается из основного отпуска и дополнительного, тогда в реквизите из них доп. отпуска указывается количество дней дополнительного отпуска, а в реквизите Тип расчета доп. отпуска указывается, в каких днях (рабочих или календарных) предоставляется дополнительный отпуск.

Нажатием кнопки Печать можно распечатать приказ по предприятию на отпуск по стандартной форме Т-6.

Изменение штатного расписания

Документ “Изменение штатного расписания” предназначен для ввода в штатное расписание предприятия информации о количестве ставок, типе и размере должностных надбавок. Документ можно вызвать из формы элемента справочника “Штатное расписание” (кнопка Изменить ) или через главное меню — пункт Прочие кадровые приказы меню Документы (рис. 7.15). При вводе в документ подразделения и должности автоматически проставляется количество ставок, тип и размер надбавок, которые соответствуют заданной строке штатного расписания на дату документа.

…

Значения в табличной части редактируются. Необходимо помнить, что новые данные в штатное расписание будут занесены на дату документа.

При вводе в штатное расписание нового подразделения или должности при проведении документа будет задан вопрос, следует ли вносить новую строку штатного расписания. Важно внести изменения в штатное расписание до начисления заработной платы за очередной период (до проведения документа “Начисление зарплаты”), так как изменение штатного расписания может заключаться в изменении состава должностных надбавок.

Нажатием кнопки Печать можно распечатать штатное расписание по стандартной форме Т-3.

Рис. 7.15. Диалоговое окно Изменение штатного расписания

Рис. 7.16. Диалоговое окно Кадровое перемещение , вкладка Кадровые

Кадровое перемещение

Документом “Кадровые перемещения” производятся все кадровые перемещения сотрудников: перевод на новую должность, в другое подразделение, смена оклада или разряда.

Документ вызывается из пункта Прочие кадровые приказы меню Документы (рис. 7.16). Диалоговое окно документа имеет три вкладки:

? Кадровые ;

? Расчетные ;

? Комментарий .

На вкладке Кадовые вводятся данные о подразделении, должности и графике работы сотрудника выбором из соответствующих справочников. Под новыми значениями реквизитов сотрудника отображается информация о сотруднике на момент кадрового перемещения.

Рис. 7.17. Диалоговое окно Кадровое перемещение , вкладка Расчетные

На вкладке Расчетные вводятся данные о форме оплаты труда, окладе (тарифе), ставке и прочие расчетные данные (рис. 7.17).

Нажатием кнопки Печать можно распечатать приказ о переводе работника на другую работу по стандартной форме Т-5.

Перерасчет окладов по предприятию

Документ предназначен для отражения факта повышения окладов (тарифных ставок) на предприятии. Документ вызывается в пункте Прочие кадровые приказы меню Документы (рис. 7.18).

Рис. 7.18. Диалоговое окно Перерасчет окладов по предприятию

Реквизитом Приказ задается вид изменения окладов выбором из списка:

? “на изменение окладов”;

? “на изменение тарифных ставок”;

? “на изменение надбавок за классный чин и т. д”.

…

Каждый документ можно оформить на какой-либо один вид повышения.

Заполнить документ можно либо вручную, либо автоматически, воспользовавшись кнопкой Заполнить и указав предварительно коэффициент повышения окладов. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Задать коэффициент повышения в реквизите Коэффициент .

2. Нажать кнопку Заполнить , после чего графа Звание заполнится автоматически.

3. Нажать кнопку Рассчитать .

Приказ по предприятию

Документом “Приказ по предприятию” можно воспользоваться для объединения нескольких кадровых приказов в один приказ по предприятию.

Документ вызывается из пункта Прочие кадровые приказы меню Документы (рис. 7.19).

Рис. 7.19. Диалоговое окно Приказ по предприятию

Вид приказов выбирается в реквизите Приказ выбором из списка:

? “о приеме работников на работу”;

? “о переводе работников на другую работу”;

? “о представлении отпуска работникам”;

? “о прекращении действия трудового договора (контракта)”;

? “о направлении работников в командировку”.

Список приказов можно сформировать автоматически, нажав кнопку Заполнить , либо вводить вручную. При нажатии кнопки Заполнить пользователю предлагается диалоговое окно для задания периода, за который необходимо отобрать документы (рис. 7.20).

Рис. 7.20. Диалоговое окно для задания периода

Когда список необходимых документов сформирован, то можно распечатать приказ по предприятию, нажав кнопку Печать . Причем в зависимости от вида документов, объединенных приказом по предприятию, печатается одна из стандартных форм Т-1а или Т-5а и т. п.

1С ЗУП 8.3 – описание 1С Зарплата и управление персоналом

«1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» («1С:ЗУП») на сегодня является одной из самых простых и доступных программ для ведения кадрового учета, расчета заработной платы и управления сотрудниками.

Одним из важнейших ресурсов любой компании являются ее сотрудники. Грамотное управление персоналом приводит к повышению эффективности бизнеса в целом. В нестабильной экономической ситуации могут быть особенно востребованы возможности программы, помогающие организовать качественную работу с персоналом.

В этой статье мы познакомим вас с основными возможностями и функциями программы «1С:ЗУП 8.3».

«1С:ЗУП 8.3»: что это (ранее «1С:Зарплата и Кадры» 7.7)?

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – это решение для комплексной автоматизации расчета зарплаты, ведения кадровой политики и управления персоналом (рис.1). Программа облегчает задачи отдела кадров: начиная с подбора кандидатов на должность, заканчивая сдачей отчетности.

ЗУП 8 позволяет облегчить все трудоемкие задачи по расчету заработной платы, кадровому учету, исчислению налогов, подготовке и предоставлению отчетности в государственные органы. Программу отличает строгое соответствие требованиям законодательства РФ.

Наравне с «1С:Бухгалтерией», решение «1С:Зарплата и управление персоналом 8» является одним из самых популярных продуктов фирмы «1С» не только в России, но и странах СНГ. Ее используют более 100 000 компаний.

Где применяется «1С:ЗУП»?

Широкие возможности по расчету зарплаты и управлению персоналом, мощная аналитика и усовершенствованная платформа делают ЗУП «1С» незаменимым помощником как для бухгалтерии, так и для кадровой службы любой организации.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» используется в HR-отделах и бухгалтерии. Но этим возможности программы не ограничиваются. ЗУП успешно применяют многие компании, заинтересованные в организации качественной работы с персоналом и ведении кадровой политики.

Какие выгоды может принести ЗУП «1С» вашей компании, а именно конкретным подразделениям, можно увидеть на рисунке 2.

Возможности решения ЗУП 8.3

Как мы писали ранее, в нестабильной экономической ситуации могут быть особенно востребованы возможности программы, помогающие управлять мотивацией персонала, анализировать компетенции и организовать корпоративное обучение. Поэтому начнем с описания этих, на наш взгляд наиболее актуальных, возможностей ЗУП «1С».

Управление мотивацией персонала

Для управления мотивацией сотрудников можно установить зависимость их заработной платы от результатов труда. Возможности программы позволяют сформировать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности и любого рабочего места, а также объективно оценивать KPI (рис.3). Такая схема мотивации позволяет стимулировать сотрудников, повысить производительность труда.

Службе управления персоналом программа позволит оценить эффективность работы сотрудников и внедрить новые оптимальные схемы финансовой мотивации, выявить у работников недостаточные компетенции и организовать обучение для их улучшения.

Помимо этого, в «1С:ЗУП» предусмотрена возможность начисления и учета льгот сотрудникам (рис.4). Использование системы льгот позволит руководителю привлекать и удерживать лучших кадров, создать дополнительные возможности для мотивации.

О том, как правильно начислять льготы сотрудникам в «1С:ЗУП КОРП», подробно продемонстрировано в нашей методичке здесь

Управление компетенциями

Оценка компетентности специалистов и контроль результатов оценки выполняются в подсистеме «Управление компетенциями». Под компетенциями понимаются качества и способности, необходимые сотруднику для выполнения должностных обязанностей. Для каждой должности в справочнике «Профиль должности» можно задать список должностных компетенций (рис.5).

В состав подсистемы входит справочник со списком компетенций, который позволяет менеджеру ускорить разработку критериев оценки персонала. Для каждой должности в программе можно ввести шкалу оценок, а также сопоставить конкретную оценку с профессиональным уровнем.

Управление обучением персонала

В рамках управления обучением в ЗУП 8 предусмотрено решение нескольких задач. Это выявление потребности в обучении, составление учебных планов, организация обучения и оценка его эффективности (рис.6,7).

Для планирования обучения конкретных специалистов в программе разработан документ «Заявка на обучение», результаты планирования отражаются в отчете «Учебный план». Факт завершения курса обучения регистрируется с помощью документа «Прохождения курса обучения».

Кроме того, «1С:ЗУП» – это отличный инструмент для разработки электронных курсов и тестов (рис.8) для самостоятельного прохождения и изучения сотрудниками. По завершении текста сотрудник отдела кадров сможет с помощью отчетов проверять эффективность проведенного электронного курса и анализировать результаты тестов.

О том, как правильно пользоваться функционалом электронного обучения в «1С:ЗУП КОРП», читайте в нашем материале.

Подбор персонала

«1С:ЗУП» предоставляет возможность автоматизировать все этапы работы по подбору персонала: от формирования портрета кандидата на вакантные позиции до ведения отчетности и статистики (рис. 9). Это позволяет в разы ускорить и облегчить задачи сотрудников отдела кадров.

Более подробно о том, как автоматизировать все этапы работы по подбору персонала в «1С:ЗУП КОРП», читайте в нашей статье здесь

Расчет и выплата заработной платы

«1С:ЗУП» полностью автоматизирует все сложные расчеты с персоналом: от оплаты больничного и отпусков до сдачи отчетности в контролирующие органы. Это позволяет минимизировать процент ошибок и снизить нагрузку на персонал отдела кадров за счет автоматизации рутинных задач.

Программа поддерживает функционал оформления выплаты зарплаты с учетом принятых в компании схем: через кассу, через банк и др. Место выплаты заработной платы можно настроить как для всего учреждения, так и для отдельных подразделений или сотрудников. Для каждого способа предусмотрена соответствующая ведомость. (рис.10)

Посмотрите видео и узнайте, как правильно настроить состав начислений и удержаний в «1С:Зарплате и управлении персоналом 3»

Учет рабочего времени

Благодаря помощнику заполнения графика в конфигурации легко вести учет рабочего времени, фиксировать опоздания, отгулы и переработки сотрудников, составлять штатное расписание (рис.11). В штатном расписании описываются условия труда для сотрудников: количество ставок, выплаты и начисления, отпуска и т.д.

Также система автоматически заполняет рабочий календарь с учетом праздников, сокращенных или перенесенных дней отдыха.

Налоги и взносы, регламентированная отчетность 2-НДФЛ, ПФР, ФСС

Система автоматизирует все виды налоговых исчислений и взносов: НДФЛ, страховые взносы в ФСС, ФОМС, ПФР.

Отчетность 2-НДФЛ, ПФР, ФСС формируются в программе строго согласно требованиям законодательства. Вы можете отправлять данные в контролирующие органы напрямую из программы при помощи сервиса «1С-Отчетность».

Кадровый учет и делопроизводство

«1С:ЗУП» ¬– это полезный инструмент, который позволяет специалистам вести кадровый учет по всем правилам кадрового делопроизводства. Решение автоматизирует задачи отдела кадров: ведение штатного расписания, изменения кадрового состава (рис.12), воинский учет, кадровое планирование и т.д.

Как корректно настроить кадровый учет в «1С:Зарплате и управлении персоналом 3» смотрите в нашем видео

Учет движения кадров

Это важный раздел в работе отдела кадров. Здесь отражаются все основные изменения по сотрудникам: прием, перевод, увольнение и другие (рис.13). Такое же название носит и журнал, в который специалист кадровой службы сможет внести необходимые данные.

Принятие кадровых решений

С помощью программы «1С» руководитель HR-службы сможет успешно разрабатывать стратегии по управлению персоналом и управлять корпоративной культурой. Система поможет проводить всесторонний анализ кадров и принимать грамотные управленческие решения.

Получение аналитических отчетов

Гибкие настройки в конфигурации позволяют получать аналитическую отчетность по штату сотрудников для принятия управленческих решений: анализ начислений, динамика показателей эффективности, оценка компетенций, отчеты по обучению и развитию и другие (рис.14).

Интеграция с «1С:Бухгалтерией»

В самой актуальной версии ЗУП появилась возможность синхронизации программы с «1С:Бухгалтерией». Интеграция двух программ позволит автоматически переносить проводки по начислению заработной платы и сэкономить время сотрудников.

Настройка прав доступа

В программах «1С» достаточно много функций, отвечающих за доступ к информации. Эти инструменты помогают защитить ценные корпоративные данные от посторонних глаз и повысить уровень конфиденциальности. Чтобы обеспечить сохранность данных, в начале эксплуатации системы вы можете создать список пользователей и определить для них персональные настройки (рис.15).

Посмотрите запись нашего вебинара, на котором мы продемонстрировали возможности программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.0» в части разделения и ограничения доступа к данным. Вы узнаете, как использовать систему максимально безопасно.

В чем преимущества редакции «1С:ЗУП» 3.1 перед 2.5?

Кратко опишем основные отличия новой редакции 3.1 «1С:Зарплата и управление персоналом» от 2.5:

  • Штатное расписание. Теперь в программе можно описывать позиции с одинаковыми должностями и подразделениями, но с разными условиями труда. Включена возможность ведения истории изменения штатного расписания.
  • Фонд оплаты труда (ФОТ). Появились средства для определения ФОТ сотрудника на основании его плановых начислений.
  • Кадровый учет. Работа с карточкой сотрудника стала удобнее, можно быстро получить всю информацию о сотруднике, отражать ее изменения (рис.16).
  • Расчет заработной платы. Теперь не нужно дублировать кадровые документы с расчетными, начисления производятся вместе с регистрацией кадрового факта. Решена проблема с учетом выплат бывшим сотрудникам или акционерам – программа позволит начислить сумму и учесть ее в отчетности. (рис.17)
  • Выплата заработной платы. Если требуется провести несколько выплат по больничным листам или отпускам, то это можно сделать в одной ведомости.
  • Налоги и отчетность. Все отчеты в программе снабжены кратким описанием, что позволяет пользователю быстро сориентироваться в их назначении.

Отметим, что с 2018 года старые редакции программ для расчета заработной платы не поддерживаются. Сейчас особенно актуален переход на новую версию «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и умение правильно использовать программу в работе.

Если в вашей компании планируется переход на новую версию «1С:ЗУП 3.1», то вам будет полезна видеозапись нашего вебинара. Вы узнаете, как осуществить корректный переход между версиями, с какими сложностями можно столкнуться и как их избежать.

Если после перехода на новую версию «1С:ЗУП 3.1» у вас остались вопросы, в этом видео эксперт «1С-Архитектора бизнеса» даст ответы на самые распространенные вопросы пользователей.

Версии «1С ЗУП 8.3

ПРЕИМУЩЕСТВА ВЕРСИИ «1С:ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ 8» В СРАВНЕНИИ С «1С:ЗАРПЛАТА И КАДРЫ 7.7»

  • В «1С:ЗУП 8» вы сможете вести учет нескольких учреждений в единой информационной базе. Появилась возможность использовать общие списки, справочники и другую аналитику из общей базы. Для каждой организации можно вести учет как по общей, так и по упрощенной системе налогообложения.
  • В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» есть функционал для ведения учета зарплаты с возможностью включить мотивационные надбавки и бонусы. Также в учете вы сможете описать дополнительные начисления. Например, дополнительный отпуск сотрудника.
  • «1С:ЗУП 8» включает улучшенный функционал учета рабочего времени с поддержкой корректировки отработок вручную, графиков сокращенного рабочего дня. Реализован учет нескольких графиков работы, индивидуальных табелей, произвольных формул расчета, учет только первой половины месяца и др.
  • В системе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» вы сможете вести не только кадровый учет, но и качественно управлять персоналом: проводить аттестации, обучение сотрудников, планировать отпуска, проводить отбор кадров и др.
  • В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» создана мощная подсистема для ведения кадровой аналитики и отчетности. Отчетность возможна в виде графиков и диаграмм. Программа включает все стандартные форму по учету труда, в том числе Т-7/Т-10/Т-10а.
  • Обновленный интерфейс «1С:ЗУП 8» стал намного информативнее и удобнее. Теперь доступен список задач, напоминания о корпоративных событиях. Появилась возможность групповой обработки данных, функции для работы с печатными формами. Добавлен востребованный инструмент установки даты запрета редактирования данных и другие функции.

Сравнение версий «1С:ЗУП» КОРП и ПРОФ и Базовая

Для большей наглядности отличия версий ЗУП ПРОФ и КОРП и базовой программы представлены в таблице (рис.18)

Итоги

Как показывает практика, использование программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.3» способствует повышению эффективности кадровой политики компании и приносит пользу руководителям, отдельным подразделениям, а также всем сотрудникам.

В этой статье мы рассмотрели наиболее важные, на наш взгляд, возможности решения. Если вы не нашли интересующей вас информации по программе «1С:ЗУП» – звоните нам. Специалисты «1С-Архитектора бизнеса» с радостью расскажут вам больше о продукте и ответят на все вопросы.

Как избавиться от минусов в начислении зарплаты: перерасчеты в ЗУП 3.1

Продолжаем серию статей полезными советами от специалиста линии консультаций АСП-Центра сопровождения Анастасии Черемных. Как никто другой, Анастасия знает все основные «боли» клиента и с радостью делится своими образовательными «рецептами». 

Один из частых вопросов, поступающих на линию консультаций: «Что за минусы появились в начислении зарплаты, как от них избавиться?». Давайте разбираться.  

В программе 1С ЗУП 3.1 есть механизм перерасчетов. Работа этого механизма может повлиять на начисленные суммы зарплаты сотрудникам, поэтому стоит обращать на него внимание.

Механизм перерасчетов отслеживает изменения в документах за уже рассчитанные месяцы и регистрирует необходимость доначислить зарплату, т.е. запоминает, по каким сотрудникам были изменены документы, которые могли повлиять на результат расчета. По результатам этого производит необходимые увеличения/уменьшения начисленных ранее сумм уже в текущем месяце.  

Раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты» – галочка напротив «Выполнять доначисления и перерасчет зарплаты отдельным документом», чтобы автоматически ничего не пересчитывать, всегда отсутствует по умолчанию. 


! Совет: проставляйте галочку только, если действительно уверены, что самостоятельно не пропустите никаких изменений в уже рассчитанных месяцах.  

В большинстве организаций эту настройку так и оставляют по умолчанию, поэтому разберем ситуации, которые возникают, если указанная выше галочка отсутствует.  

Ситуация (самая распространенная):
Начислили зарплату и в документе «Начисления зарплаты и взносов» на последней вкладке появились строки с +/- суммами. Из-за чего они появились и что теперь делать?  

Из-за чего возникает:
Последняя вкладка в документе «Начисление зарплаты и взносов» называется «Доначисления, перерасчеты». Если при автоматическом заполнении документа она оказывается не пустая, значит в тот момент, когда «Начисление зарплаты и взносов» за прошлые месяцы уже были готовы, произошло перепроведение старого документа, влияющего на результат расчета.  

Посмотрим в программе:
Создаем и автоматически заполняем документ «Начисление зарплаты и взносов». Смотрим последнюю вкладку – на вкладке есть строки.


В колонке «Период» проставлены июльские даты. Значит, что после того, как документ «Начисление зарплаты и взносов» за июль уже был создан и проведен, был перепроведен какой-то из ранних документов за этот же месяц или более ранних документов за предыдущие месяцы. Это могли быть кадровые документы, документы отсутствий, табель и др.  

Что делать:   

Если мы уверены, что в этом месяце на самом деле никаких перерасчетов прошлых периодов нам не требуется, то избавляемся от возникших строк. Для этого: 

  1. Вручную очистить вкладку «Доначисления, перерасчеты» (обратить внимание, что она состоит еще из трех вкладок – «Начисления», «Пособия», «Удержания» и проверить все три).
  2. Почистить журнал перерасчетов, иначе строки позже появятся снова. Раздел «Зарплата» – «Перерасчеты».

    3. Выделить строки в таблице «Зарплата, удержания», нажать кнопку «Отменить» 


    Таблица должна остаться пустой



    ! Напоминание: не забывайте, что перерасчеты могут снова появиться, если мы станем перепроводить документы по уже рассчитанным месяцам.
    Ситуация: рассчитываем документ увольнения сотрудника, в документе видим ненужные перерасчеты. 

    Из-за чего возникает: возможных причин несколько, мы рассмотрим самую популярную – нарушение порядка документов, т.е. опять же перерасчеты. 

    Что делать: распровести документ «Увольнение», если уже провели его. После этого заходим в таблицу зарегистрированных перерасчетов: «Зарплата» – «Перерасчеты» и удаляем оттуда строки, касающиеся сотрудника, в отношении которого рассчитываем увольнение – подробно см. в предыдущей ситуации. 


     

    Остались вопросы? –
    Обратитесь за помощью к специалистам!

    Заказать консультацию


    Статьи по теме: