Заявления работников где хранятся – Хранение заявлений о приеме на работу

Заявления работников где хранятся – Хранение заявлений о приеме на работу | Статьи

Содержание

Хранение заявлений о приеме на работу | Статьи

Сколько можно хранить заявления о приеме на работу? Какова процедура уничтожения заявления о приеме на работу по истечении срока хранения?

По закону заявление о приеме на работу не считается обязательным документом при оформлении трудоустройства нового сотрудника. Но многие компании ввели у себя правило – такой документ составлять. А, как известно, вся кадровая документация должна сохраняться в течение определенного периода времени. Так какой продолжительности равен срок хранения заявлений о приеме на работу. Что говорится по этому поводу в законе? Какие из заявлений надо сохранить, а от каких можно избавиться? Давайте разбираться!

Порядок хранения заявления о приеме на работу

Начнем с того, что с 13 марта 2016 года изменились правила хранения кадровой документации. Нововведения коснулись и сроков сохранности личных документов работника.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Так, если организация ведет личные дела сотрудников, то заявление о приеме на работу можно хранить в их составе. Такие документы хранятся в течение 50 лет. Но новые положения применяются лишь к документации, созданной после 2003 года. Более ранние дела сохраняются, как и раньше, 75 лет.

Исключением являются личные дела руководящих лиц и работников с наличием государственных наград или почетных званий. Такие документы хранятся постоянно.

Срок хранения заявления начинается с первого дня его составления.

Все документы одинакового срока хранения, не вошедшие в личные дела, подшиваются в общие папки. Касается это и заявлений о трудоустройстве. Хранятся заявления о приеме на работу в таком случае на протяжении пяти лет.

А вот срок хранения такого заявления от соискателя, не принятого на работу, составляет 3 года.

Уничтожение заявления о приеме на работу

После завершения срока хранения заявлений сотрудников на прием на работу просто уничтожить документы запрещено. Процедура утилизации выполняется соответственно строгой регламентации.

В первую очередь должна быть проведена экспертиза на выявление ценности документов. Проводит ее экспертная комиссия. Основание для ее создания будет приказ руководящего лица. Формируется комиссия из наиболее квалифицированных работников, а в ее составе должно быть не меньше трех человек.

Обязательно в комиссию входит лицо, ответственное за архивное хранение документации, например, руководитель архива. Целесообразным считается присутствие в составе представителя того архивного учреждения, куда передаются все документы организации.

Все организации, а также индивидуальные предприниматели, обязаны соблюдать сроки хранения архивной документации, в том числе, и различных документов по личному составу. А знание сроков хранения позволит работнику кадровой службы не только соблюсти требования закона, но и систематизировать работу с документами.

www.pro-personal.ru

Сколько хранятся заявления на прием, перевод, увольнение если они не входят в состав личного дела, также как и заявления на все виды отпусков

Сколько хранятся заявления на прием, перевод, увольнение, если они не входят в состав личного дела, также как и заявления на все виды отпусков – 5 лет?

Ответ на вопрос:

Все заявления, которые не входят в состав личных дел хранят 5 лет.

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 http://vip.1kadry.ru/#/document/99/902233422/?step=117.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа “Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел ” со сроком хранения 5 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

Таким образом, если все заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем дела с заявлениями необходимо хранить 5 лет.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Сколько лет нужно хранить кадровые документы

Н.З. Ковязина

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2019 году

Задать вопрос эксперту

ClubTK Вход/регистрация рубрики
Актуально

Анонсы
Архивное хранение
Больничные
Бухгалтерия в кадрах
Военнослужащие
Воинский учет
Гарантии и компенсации
Госслужба
Делопроизводство
Договоры
Документооборот
Должностные инструкции
Законодательство
Инвалиды
Иностранные работники
Инструкции по охране труда
Интервью
Кадровики советуют
Командировки
Конфиденциальность
Материальная ответственность
Медосмотры
Обучение и переподготовка
Оплата труда
Отпуска
Отчетность
Охрана труда
Оценка персонала
Персональные данные
Подбор персонала
Прием на работу
Проверки
Профессии
Профстандарты
Рабочее время
Разбираем на примерах
Расчеты с персоналом
Смена директора
Совместительство
Спецоценка условий труда
clubtk.ru
Где хранят заявления работников — Юридический статус
Где хранится заявление о приеме на работу?
Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю.
Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.
Подробнее о личных делах читайте здесь:
Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.
Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет.
Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к. приказы хранятся отдельно от заявлений.
Важную информацию о Заявлении о приеме на работу вы найдете в материале здесь.
Ответ: Как хранить документы в кадровой службе
Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно
По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по с
yurist-moscow.ru
Срок хранения заявлений работников | Статьи
Существует строгое регламентирование хранения на предприятиях, разных видов собственности и юрисдикции, документов, в том числе срок хранения заявления работников. Определяются сроки хранения Правилами, в которых четко расписаны все виды документации и условия их хранения и уничтожения.
В этой статье мы рассмотрим:
как организовать хранение документации;

общие положения хранения документов;

какая предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения;

как правильно хранить заявления работников;

сроки хранения заявлений работников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Читать статью

Предприятия и ИП обязаны обеспечить хранение архивной документации в том числе по личному составу, в течение установленных законом сроков. При хранении документации существует две крайности – желание избавится от ненужных на первый взгляд документов и вторая крайность – сохранять даже самые ничтожные бумажки. Как результат в отделе кадров храниться гора неразобранной документации. Если знать сроки хранения документации, то можно избежать обеих крайностей.
Личное дело
Организация хранения документации
Регулируется организации, комплектация и хранение документов ФЗ № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Основным нормативным документом при установлении сроков хранения и уничтожения документов организациями используется Перечень типовых управленческих документов. В Перечень входит 12 разделов, в которых отражены типовые направления функционирования предприятия и перечень документов, образующихся при однотипных управленческих функциях. Для специфических функций предприятий, отраженных в документах, существуют ведомственные перечни. Наименования типов документации располагаются виде логической последовательности и по степени значимости документов.
Где хранить заявления сотрудников
Общие положения хранения документов
Указанные в Перечне сроки хранения документации касаются всех организаций, не зависимо, хранится ли их документация в государственных или муниципальных архивах. Также, временный срок хранения, указанный в Положении, является общими для всех. Для организаций чьи документы поступают на хранение в архивы (государственные или муниципальные) определен постоянный срок хранения. Организации, не сдающие документацию в архив должны хранить документы таким образом:
Муниципальные или государственные предприятия и организации – 10 лет;
Работник отзывает заявление на увольнение: оформляем документы
Частные и коммерческие организации и компании не менее 10 лет, по истечении которых срок хранения определяется законодательством или необходимостью использования документов.
Кроме того, Перечнем определен список документов, которые подлежат постоянному хранению на всех предприятиях, не зависимо от форм собственности. Такие документы, если они не поступают в архив должны хранится до полной ликвидации предприятия.
В определенных случаях в Перечне помимо указанных сроков используют особые примечания, уточняющие или комментирующие сроки и условия хранения. Примечание “до минования надобности” говорит о том, что документ имеет практическое значение и поэтому срок его хранения остается на усмотрение организации, однако он должен составлять не менее 1 года.
Как хранить документы в кадровой службе
Примечание “ЭПК” (экспертно-проверочная комиссия), означает, что данные документы могут представлять научное, историческое или иное значение, и поэтому должны быть переданы в муниципальные или государственные архивы, или хранится на предприятии. Данное примечание касается всех предприятий, независимо от подчинения и формы собственности.
Согласно п. 3.1 Указаний по использованию Перечня, в организациях должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) которая должна проводить работу по отбору, уничтожению и определению сроков документов.
ЭК совместно с делопроизводственной службой и архивом определяет последовательность отбора документации на уничтожение или хранение, определяют ценность документов и осуществляют надзор за выполнением решений.
Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно
Читайте по теме в электронном журнале
Ответственность за нарушение правил хранения документов
Согласно пункту 2.11 Указаний по использованию Перечня, самовольное снижение установленных сроков хранения запрещено. Тогда как увеличение сроков хранения возможно, если этого требует специфика работы организации.
Без утверждения архивным органом документов, подлежащих постоянному хранению или нарушение сроков хранения, влечет за собой административную и правовую ответственность ст. 27 Закона об архивном деле.
Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников
Как правильно хранить заявления работников
Заявления работников, как и их личные дела хранятся в организации согласно указаний в Перечне. Так как в графе есть пометка ЭПК, то помимо хранения заявления работников подлежат периодической проверке ЭК, для определения срока дальнейшего хранения
Сроки хранения заявлений работников
В том случае, если на предприятии существует практика формирования личных дел, то заявления работников хранятся 75 лет, для руководящего звена срок определен как постоянный.
В случае если на предприятии не ведутся личные дела, срок хранения заявлений работников составляет 5 лет.
www.kdelo.ru
Организация выдает сотруднику справки с места работы по письменному заявлению работника. На копии справки сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, чем подтверждает получение справки. Сколько должны храниться в организации заявления сотрудников о
Организация выдает сотруднику справки с места работы по письменному заявлению работника. На копии справки сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, чем подтверждает получение справки. Сколько должны храниться в организации заявления сотрудников о выдаче справок с места работы и копии данных справок, с подтверждением их получения. Для данных справок и заявлений сформирована отдельная папка.
Ответ на вопрос:
Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Согласно пункту 665 Приказа №558 документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел хранятся
5 лет.
Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: Сколько лет нужно хранить кадровые документы
Н.З. Ковязина
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 10.04.2017
10.04.2017
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт Системы Кадры
www.kdelo.ru
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Документ
Срок
хранения
Статья
Перечня
Организация системы управления
Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы
заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные
записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <7>, доверенности
и др.) к ним:
5
а) коллегиального исполнительного органа организации
(коллегии, совета, дирекции, правления и др.)
Постоянно
<8>
б) контрольных (ревизионных) органов организации
(советов, комиссий и др.)
Постоянно
<8>
в) научных, экспертных, методических,
консультативных органов организации (комитетов
комиссий, советов и др.)
Постоянно
<8>
г) совещаний у руководителя организации
Постоянно
<8>
д) собраний трудовых коллективов организации
Постоянно
<8>
е) собраний структурных подразделений организации
5 лет, ЭПК
ж) общих собраний акционеров, пайщиков
Постоянно
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации,
доклады и др.) к ним:
6
а) по основной деятельности
Постоянно
б) по личному составу
75 лет, ЭПК
– о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках
5 лет
в) по административно-хозяйственным вопросам
5 лет
Проекты приказов, распоряжений
1 год
7
Правила, инструкции, регламенты, методические указания
и рекомендации:
10
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
(после
замены
новыми)
Уставы положения организации (типовые и индивидуальные):
13
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
(после
замены
новыми)
Учредительные договоры, изменения и дополнения
к ним, протоколы учредительных собраний,
негосударственных организаций, списки учредителей
(участников)
Постоянно
14
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации,
разрешения, уведомления на открытие филиалов,
представительств
Постоянно
15
Положения о структурных подразделениях организации;
коллегиальных исполнительных, контрольных, научных,
экспертных, методических, консультативных органах;
о филиалах представительствах
Постоянно
16
Договоры правах и обязанностях
23
а) с руководителем организации
Постоянно
б) с членами коллегиальных исполнительных и др.
органов организации
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
в) с другой организацией
5 лет, ЭПК
Реестры акционеров
Постоянно
24
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право
на дивиденды
Постоянно
26
Штатные расписания организации, изменения к ним:
32
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
3 года
Проекты штатных расписаний, документы (справки,
предложения, заключения, переписка) по их
разработке и изменению
3 года, ЭПК
(после
утверждения)
33
Штатные расстановки
75 лет
34
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц
(должностные инструкции):
35
а) типовые (примерные):
– по месту разработки и утверждения
Постоянно
– в прочих организациях
3 года
(после
замены
новыми)
б) индивидуальные (персональные)
75 лет, ЭПК
(в составе
личных дел)
Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением
инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня),
составленные при смене:
36
а) руководителя организации
Постоянно
б) должностных ответственных и материально
ответственных лиц
5 лет
Документы (доклады, обзоры, сводки, справки),
представляемые структурными подразделениями
руководству организации
5 лет, ЭПК
43
Документы (программы, задания, отчеты, доклады,
переписка) о командировках
5 лет, ЭПК
45
Документы (исторические и тематические справки,
обзоры, подборки публикаций в средствах массовой
информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по
истории организации и ее подразделений
Постоянно
47
Документы (доклады, справки, отчеты, акты,
докладные записки и др.) проверок организации
Постоянно
48
Заключения ревизионной комиссии, аудитора
(аудиторской фирмы), государственных и
муниципальных органов финансового контроля
Постоянно
50
Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за
выполнением их решений
5 лет, ЭПК
52
Копии документов (исковых заявлений, доверенностей,
актов, справок, докладных записок, протоколов,
определений, постановлений, характеристик и др.),
представляемых в правоохранительные, судебные
органы, третейские суды
5 лет
(после
вынесения
решения)
59
Договоры, соглашения об оказании юридических услуг
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
60
Типовые и примерные номенклатуры дел:
66
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и
документов об организации документов в делопроизводстве
организации, о составе и сроках их хранения):
67
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Проекты документов (номенклатур, перечней,
классификаторов дел и документов) об организации
документов в делопроизводстве организации, о
составе и сроках их хранения
3 года
(после
утверждения)
68
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о
совершенствовании документационного обеспечения
управления, внедрении современных информационных
технологий, защите информации
5 лет, ЭПК
70
Договоры о проектировании, разработке, внедрении
автоматизированных систем и программных продуктов
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
71
Дело фонда (исторические и тематические справки,
сведения о составе и объеме дел и документов,
листы, карточки фондов, паспорт архива, акты
проверки наличия и состояния приема и передачи,
выделения дел и документов к уничтожению, утратах
и повреждениях документов)
Постоянно
(на
государст –
венное
муниципаль –
ное хранение
передается
при
ликвидации
организации)
73
Описи дел:
74
а) постоянного хранения
Постоянно
(неутверж –
денные
до минования
надобности)
б) временного хранения
3 года
(после
уничтожения
дел)
Договоры, соглашения с архивными учреждениями,
иными организациями по вопросам архивного дела и
делопроизводства
5 лет, ЭПК
(после
истечения
срока
действия
договора)
81
Прогнозы (перспективные планы) развития организации
Постоянно
84
Концепции развития организации
Постоянно
85
Учет и отчетность
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
149
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До минования
надобности
Лицевые счета работников
75 лет, ЭПК
153
Положения о премировании работников
5 лет, ЭПК
(после
замены
новыми)
154
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные)
ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной
платы, пособий, гонораров, материальной помощи и
др. выплат <9>; доверенности на получение денежных
сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе
аннулированные доверенности) о получении заработной
платы и других выплат
5 лет
(при условии
завершения
проверки
(ревизии).
В случае
возникнове –
ния споров,
разногласий,
следственных
и судебных
дел
сохраняются
до вынесения
окончатель –
ного
решения)
155
Сведения, справки о совокупном доходе работников
за год и уплате налогов
5 лет
157
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы
и контроле за их распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по заработной плате,
об удержании из средств социального страхования,
о выплате отпускных и выходных пособий
5 лет
159
Документы (копии отчетов, заявления, списки
работников, справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий, оплате листков
нетрудоспособности
5 лет
161
Исполнительные листы
До минования
надобности
(не менее
5 лет)
162
Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков
До минования
надобности
(не менее
5 лет)
165
Документы (акты, справки, счета) о приеме
выполненных работ
5 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов –
75 лет)
188
Договоры о материальной ответственности
5 лет
(после
увольнения
материально
ответствен –
ного лица)
189
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования
надобности
190
Трудовые отношения
Документы (информации, справки, сведения, ведомости,
отчеты) о наличии, движении, комплектовании,
использовании работников
5 лет, ЭПК
262
Документы (справки, сведения, списки) о
высвобождении и потребности в работниках, создании
рабочих мест, половозрастной структуре и
профессионально-квалификационном составе
высвобожденных и необходимых работников
5 лет, ЭПК
263
Переписка по вопросам трудоустройства
5 лет
264
Направления на трудоустройство работников
До минования
надобности
265
Договоры об оказании финансовой помощи на
создание и сохранение рабочих мест, на
компенсационные выплаты работникам
5 лет
266
Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о
совершенствовании процессов труда
5 лет, ЭПК
268
Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки)
о диагностике профессиональной пригодности работников:
271
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (акты, протоколы, справки, докладные
записки) об организации труда при совмещении
профессий
Постоянно
272
Журналы учета работников, совмещающих профессии
До минования
надобности
273
Документы (расчеты, рекомендации, обоснования,
заключения) о прогнозировании повышения
производительности труда
5 лет, ЭПК
274
Коллективный договор
Постоянно
275
Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о
проверке выполнения условий коллективного договора
Постоянно
276
Документы (отчеты, справки, информации) о
переводе работников на сокращенный рабочий день
или сокращенную рабочую неделю
5 лет, ЭПК
277
Документы (заявления, докладные записки, справки,
расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров
5 лет, ЭПК
278
Документы (требования, справки, сведения,
протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых
спорах с участием посредника
5 лет, ЭПК
279
Документы (сводки, сведения, докладные записки,
баланс рабочего времени) об учете рабочего времени
3 года
280
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
1 год
281
Документы (акты, сообщения, информации,
характеристики, докладные записки, справки,
переписка) о трудовой дисциплине
3 года
282
Типовые нормативы по труду:
283
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Нормы выработки и расценок <10>:
284
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (справки, расчеты, докладные записки,
предложения) о разработке норм выработки и расценок
5 лет, ЭПК
285
Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:
286
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До минования
надобности
Тарификационные ведомости
25 лет
288
Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре
и применении норм выработки, расценок, тарифных
сеток и ставок, совершенствовании различных форм
оплаты труда
5 лет, ЭПК
289
Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты,
протоколы) о контроле за соблюдением правил
нормирования труда, расходовании фонда заработной
платы
5 лет, ЭПК
290
Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:
292
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании
работников
5 лет
293
Переписка об образовании и использовании фондов
материального поощрения
5 лет
294
Акты, предписания по технике безопасности;
документы (справки, докладные записки, отчеты) об их
выполнении
5 лет, ЭПК
295
Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и
санитарно-оздоровительных мероприятий
Постоянно
296
Документы (справки, предложения, обоснования,
рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению
условий и охраны труда, техники безопасности
Постоянно
298
Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по
улучшению условий труда работников
5 лет, ЭПК
300
Документы (акты, справки, информации)
о результатах проверок выполнения соглашений
по вопросам охраны труда
5 лет, ЭПК
301
Документы (докладные записки, справки, доклады,
отчеты, акты, переписка) о состоянии условий
и применении труда женщин и подростков
5 лет, ЭПК
302
Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении
которых не допускается применение труда женщин и лиц,
не достигших 18-летнего возраста:
303
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Списки работающих на производстве с вредными
условиями труда
75 лет
305
Табели и наряды работников вредных профессий
75 лет
306
Правила по охране труда работающих инвалидов:
307
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные
листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о
расследовании причин аварий
10 лет
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес –
кими
жертвами –
постоянно)
311
Акты расследования профессиональных отравлений и
заболеваний
45 лет, ЭПК
312
Договоры страхования работников от несчастных
случаев
5 лет
(после
истечения
срока
действия
договора)
313
Документы (программы, списки, переписка)
об обучении работников технике безопасности
5 лет
314
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 лет
315
Журналы, книги учета:
316
а) профилактических работ по технике безопасности
10 лет
б) инструктажа по технике безопасности
10 лет
в) проведения аттестации по технике безопасности
5 лет
Извещения медпункта о пострадавших в результате
несчастных случаев
5 лет
318
Сведения об авариях и несчастных случаях
5 лет
(сведения
о несчастных
случаях с
летальным
исходом –
постоянно)
319
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета
аварий
Постоянно
320
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о
производственных авариях и несчастных случаях
322
а) по месту происшествия
45 лет, ЭПК
(связанные
с крупным
материальным
ущербом и
человечес –
кими
жертвами –
постоянно)
б) в других организациях
5 лет
Документы (доклады, протоколы, справки, заключения,
анализы) о вредных условиях производства,
травматизме и профессиональных заболеваниях
10 лет, ЭПК
323
Документы (акты, докладные записки, заключения,
переписка) о сокращении рабочего дня в связи
с вредными условиями труда
5 лет, ЭПК
325
Документы (списки, перечни, переписка) о проведении
медицинских осмотров работников
5 лет
330
Анкеты обследования условий труда работников
5 лет
331
Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации
рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по
условиям труда
5 лет, ЭПК
332
Кадровое обеспечение
Документы (доклады, сводки, справки, сведения)
о состоянии проверки работы с кадрами
Постоянно
333
Документы (заявки, сведения, переписка) о
потребности в работниках, сокращении (высвобождении)
работников
5 лет
335
Записки, заменяющие приказы по личному составу
75 лет, ЭПК
336
– о предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных
внутрироссийских командировках
5 лет
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
337
а) руководителя организации; членов руководящих,
исполнительных, контрольных органов организации;
работников, имеющих государственные и иные звания,
премии, награды, ученые степени и звания
Постоянно
б) работников
75 лет, ЭПК
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,
не вошедшие в состав личных дел
75 лет, ЭПК
338
Личные карточки работников (в том числе временных
работников)
75 лет, ЭПК
339
Характеристики работников, не имеющих личных дел
75 лет, ЭПК
340
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету
кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и
др.) лиц, не принятых на работу
1 год
341
Подлинные личные документы (трудовые книжки,
дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До востребо-
вания
(невостре –
бованные –
не менее
50 лет)
342
Документы (справки, докладные и объяснительные
записки, копии приказов, выписки из приказов,
заявления, командировочные удостоверения и др.),
не вошедшие в состав личных дел
5 лет
343
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению
вакантных должностей, избранию на должность
Постоянно
344
Документы (выписки из протоколов, списки трудов,
отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных
должностей, избранию на должность лиц (работников),
не имеющих личных дел
75 лет, ЭПК
345
Заявления об участии в конкурсе на замещение
вакантных должностей
3 года
347
Протоколы заседаний комиссий по установлению
трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет
15 лет (при
отсутствии
приказов –
50 лет)
348
Список (штатно-списочный состав) работников
Постоянно
349
Списки:
350
а) членов руководящих и исполнительных органов
организации
Постоянно
б) работников
75 лет
в) прошедших аттестацию
5 лет
г) военнообязанных
3 года
д) кандидатов на выдвижение по должности
5 лет
е) получающих персональные ставки, оклады
10 лет (при
отсутствии
лицевых
счетов –
50 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых
книжек и вкладышей к ним
3 года
351
Переписка об оформлении командировок
5 лет (для
заграничных
командировок
– 10 лет)
352
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты)
об установлении персональных ставок, окладов,
надбавок
5 лет (при
отсутствии
приказов –
50 лет, ЭПК)
354
Графики предоставления отпусков
1 год
356
Карточки, указатели к приказам по личному составу
75 лет
357
Книги, журналы, карточки учета:
358
а) приема, перемещения (перевода), увольнения
работников
75 лет
б) работников, направленных в командировки
5 лет
в) военнообязанных
3 года
(после
увольнения)
г) отпусков
3 года
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров
(контрактов), трудовых соглашений
75 лет
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
50 лет
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте
работы
3 года
з) выдачи командировочных удостоверений
5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных,
квалификационных комиссий
15 лет, ЭПК
359
Заявления о несогласии с постановлениями
аттестационных, квалификационных комиссий,
документы (справки, заключения) об их рассмотрении
5 лет
361
Квалификационные требования:
362
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Документы (тесты) но определению (оценке)
индивидуальных качеств, возможностей работников
До замены
новыми
363
Списки членов аттестационных, квалификационных
комиссий
5 лет
364
Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении
аттестации, установлении квалификации
5 лет
365
Графики проведения аттестации, установления
квалификации
1 год
367
Документы (доклады, справки, расчеты, докладные
записки) о подготовке, переподготовке работников,
обучении вторым профессиям, повышении квалификации
5 лет, ЭПК
368
Договоры об обучении
5 лет (после
истечения
срока
действия
договора)
375
Документы (представления, списки, характеристики,
переписка) о начислении стипендий учащимся
работникам
5 лет
381
Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации
профессионального обучения
5 лет
383
Документы (представления, ходатайства, характеристики,
автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.)
о представлении к награждению государственными и ведомственными
наградами, присвоению званий, присуждению премий:
384
а) в награждающих организациях
Постоянно
б) в других организациях
75 лет, ЭПК
(документы
о представ –
лении
к званию
“Ветеран
труда” –
30 лет, ЭПК)
Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении
представления работников к награждению
387
а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Административно-хозяйственные вопросы
Правила внутреннего распорядка
1 год (после
замены
новыми)
407
Документы (акты, докладные и служебные записки,
переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
1 год
408
Документы (акты, докладные и объяснительные записки,
заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате
удостоверений и пропусков в организацию
1 год
413
Книги регистрации удостоверений и пропусков
3 года
414
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные
здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей
1 год
416
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные
помещения в нерабочее время и выходные дни
1 год
417
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода
(местных командировок) работников
1 год
418
Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты,
справки, переписка) об организации общей и
противопожарной охраны организации
5 лет, ЭПК
459
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки,
сведения, переписка) об обследовании охраны и
противопожарного состояния организации
3 года
460
Документы (акты, справки, докладные и служебные
записки, заключения, переписка) о пропускном режиме
организации
5 лет
469
Книги, журналы учета опечатывания помещений,
приема-сдачи дежурств и ключей
1 год
471
Социально-бытовые вопросы
Листки нетрудоспособности
5 лет
475
Книги, журналы регистрации листков
нетрудоспособности
5 лет
476
Документы (описи документов, листок исправлений,
приложение к сопроводительной ведомости)
по персонифицированному учету работников
5 лет
477
Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий
работникам:
478
а) по месту разработки и утверждения
Постоянно
б) в других организациях
До замены
новыми
Списки работников, уходящих на льготную пенсию
50 лет
479
Переписка о назначении государственных пенсий и
пособий
5 лет
(по льготным
пенсиям –
10 лет, ЭПК)
480
Сведения о выполнении установленных квот на рабочие
места и движении денежных средств (при невыполнении
условий квотирования рабочих мест)
5 лет
481
Документы (заявления, докладные записки, списки,
справки, переписка) о предоставлении, распределении
жилой площади работникам
5 лет (после
предоставле-
ния жилой
площади)
485
Документы (акты, сведения, заключения)
об обследовании жилищно-бытовых условий работников
5 лет (после
предоставле-
ния жилой
площади)
486
Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью,
аренде и обмене жилых помещений
5 лет, ЭПК
487
Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений
работникам организации
Постоянно
489
Документы (сведения, справки, переписка) об аренде,
дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений
работникам организации
5 лет, ЭПК
490
Переписка о выселении граждан из служебных,
самовольно занятых квартир
5 лет (после
освобождения
жилой
площади)
491
Договоры о медицинском и санаторно-курортном
обслуживании работников
5 лет (после
истечения
срока
договора)
495
Документы (списки, справки, заявления, переписка)
о медицинском и санаторно-курортном обслуживании
работников
3 года
496
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки
3 года
497
Документы (заявки, требования, накладные, ведомости)
о получении путевок
3 года
498
Документы (заявления, медицинские справки, списки,
переписка) учета работников и их детей, нуждающихся
в санаторно-курортном лечении и отдыхе
3 года
499
Списки детей, направленных в детские
оздоровительные лагеря
1 год
501
Документы (акты, справки, докладные записки,
сведения, предложения, переписка и др.)
об организации питания работников
3 года
503
Документы (справки, сведения, отчеты, переписка,
фотодокументы об организации досуга работников)
5 лет, ЭПК
505
Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы (бюллетени голосования, списки
кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства
организации (объединения)) о выборах руководящих
органов профсоюзной организации
В течение
срока
полномочий
511
Планы реализации критических замечаний
и предложений
Постоянно
512
Документы (заявления, заявки, списки, акты,
справки, переписка) о приеме в члены объединения
(профсоюза), перечислении членских (профсоюзных)
взносов из заработной платы работников, оказании
материальной помощи, получении, аннулировании
членских билетов
3 года
513
Документы (акты, докладные записки, программы,
регламенты, протоколы, тексты выступлений,
справки, переписка и др.) об осуществлении
основных направлений профсоюзной деятельности
5 лет, ЭПК
517
Документы (акты, докладные записки, справки) об
осуществлении профсоюзного контроля за исполнением
условий заключенных соглашений, коллективных
договоров, соблюдением работодателями, должностными
лицами законодательства о труде, использованием
средств фондов, формируемых за счет страховых
взносов
5 лет, ЭПК
519
hr-portal.ru