Журнал дсп для служебного пользования описание и образец

Вокруг документов «ДСП» ходит множество домыслов. С одной стороны, в государственных учреждениях он используется довольно широко (и это логично, исходя из того, зачем он нужен). С другой стороны, его использование там регламентировано ведомственными инструкциями, а на законодательном уровне этот вопрос не урегулирован — что порождает множество конфликтов и проблем.

Один из ведущих российских специалистов по вопросам документального оформления разного рода тайн, присутствующий на Форуме Сообщества Практиков Конкурентной разведки (СПКР) под ником toparenko, рассказал о правовом положении отметки «ДСП». Я подчеркиваю — вопрос о юридической составляющей, а не о том, что «ДСП все равно нужен» — понятно, что нужен, раз все еще жив, несмотря на все законодательные перипетии.

Итак, о «ДСП» — материал toparenko со стилистическими правками (т.к. текст мною из постов форума вырван).

ДСП всегда относился с несекретной информации. Но это была информация не подлежащая открытому опубликованию.

До 2006 года обращение с информацией ограниченного распространения гос.

органов не составляющих гос. тайну регулировалось:

— ст. 139 ГК РФ

Статья 139. Служебная и коммерческая тайна

1. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.

2. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными настоящим Кодексом и другими законами.

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.- «Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распро

tinyton.ru

В целях установления порядка обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах.

2. Руководителям территориальных органов и начальникам структурных подразделений ФАС России организовать работу с конфиденциальными документами в соответствие с требованиями данной Инструкции.

3. Управлению делами (Заборщиков П.В), руководителям территориальных органов обеспечить работников структурных подразделений, ответственных за учет и хранение конфиденциальных документов соответствующими журналами учета, штампами, личными печатями, металлическими шкафами, а помещения, в которых располагаются компьютеры для работы с конфиденциальными документами, сигнализацией и кодовыми замками на дверях.

4. Назначить ответственной за прием, регистрацию, отправку, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в центральном аппарате ФАС России главного специалиста отдела-канцелярии Управления делами Кузину Татьяну Владимировну.

5. Управлению информатизации, автоматизации и общественных связей (Доценко А.В.), руководителям территориальных органов ФАС России обеспечить соответствующую настройку компьютеров, выделенных для работы с конфиденциальными документами.

6. Финансовому управлению (Боднар Е.А.) обеспечить финансирование мер, направленных на введение в действие данной Инструкции.

7. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в ФАС России и его территориальных органах (далее - антимонопольный орган).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.4. К документам, содержащим сведения конфиденциального характера (далее - конфиденциальные документы) относятся документы и материалы, ограничения на распространение которых предусмотрены законодательством Российской Федерации или служебной необходимостью.*

1.5. Решение об отнесении документов к категории конфиденциальных в случаях служебной необходимости принимается, если содержащиеся в них сведения имеют действительную или потенциальную служебную или коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам, а разглашение (распространение) этих сведений может причинить реальный вред служебным интересам и охраняемым законом правам граждан и организаций.

1.6. В ФАС России конфиденциальные документы относятся к категории "Для служебного пользования". К указанной категории могут быть отнесены входящая и исходящая корреспонденция, документы внутреннего пользования.

2.1. Относить документы к категории "Для служебного пользования" имеют право:

- руководитель;

- заместители руководителя;

- начальники структурных подразделений;

- руководители территориальных органов.

2.2. Решением об отнесении документов к категории "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") является письменное указание (поручение) должностных лиц, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции

2.3. Для принятия решения об отнесении документов к категории "ДСП" по инициативе исполнителя, работники (исполнители) направляют должностным лицам, указанным в пункте 2.1 настоящей Инструкции служебную записку.

2.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к категории "ДСП", и исполнители, участвующие в подготовке этого решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению информации к категории "ДСП".

2.5. Право отменить решение об отнесении документа к категории "ДСП" имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящие по должности руководители, указанные в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

2.6. Служебная записка с визой руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции, о снятии с документа категории "ДСП" направляется ответственному за конфиденциальное делопроизводство работнику, который делает соответствующую запись в журнал регистрации и учета внутренних документов "ДСП" (приложение N 1).

3.1. Обработку, отправку, учет и контроль прохождения конфиденциальных документов в ФАС России осуществляет ответственный работник отдела-канцелярии Управления делами, назначенный приказом руководителя ФАС России, а в территориальных органах, ответственные работники, назначенные приказами руководителей территориальных органов (далее - ответственные за конфиденциальное делопроизводство работники).

3.2. Конверты с конфиденциальными документами вскрываются, проверяется соответствие вложенных в них документов описи или ссылке на приложения.

При поступлении поврежденного конверта или документа, либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт (приложение N 2), который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа.

Конверты с конфиденциальными документами, адресованные руководителю, заместителям руководителя ФАС России, руководителям территориальных органов с пометкой "лично", не вскрываются, а передаются по назначению.

3.3. Конфиденциальные документы, поступающие в антимонопольный орган, регистрируются в журнале входящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 3).

На первой странице конфиденциальных документов проставляется штамп с пометкой "ДСП". На штампе указывается соответствующий порядковый номер входящего документа, дата его регистрации, количество экземпляров и листов экземпляра.

3.4. Штамп "ДСП" на поступившие в антимонопольный орган документы проставляется ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником только при наличии на самом документе или на сопроводительном письме соответствующего грифа или пометки, свидетельствующей о наличии в документах сведений конфиденциального характера.

3.5. При поступлении конфиденциальных документов, сшитых в брошюру, подшитых в дело (папку) - штамп с пометкой "ДСП" и соответствующие реквизиты регистрации в антимонопольном органе проставляются на обложке брошюры (издания), дела (папки), или на первой странице дела или титульного листа издания.

3.6. После регистрации, входящие конфиденциальные документы докладываются руководителю антимонопольного органа.

Руководитель рассматривает поступившие документы и принимает по ним решения, фиксируемые в резолюциях.

Резолюции пишутся непосредственно на документе.

3.7. Конфиденциальные документы с резолюциями руководителей под роспись в журнале учета входящей конфиденциальной корреспонденции передаются на исполнение сотрудникам структурных подразделений ответственными за конфиденциальное делопроизводство работниками.

3.8. Входящие документы с грифом "коммерческая тайна", содержащие сведения о физических лицах - собственниках основных производственных средств, нематериальных активов, владельцах ценных бумаг, после регистрации в отделе-канцелярии ФАС России, передаются для последующей работы с ними в отдел защиты информации.

3.9. Срок исполнения поступившего конфиденциального документа устанавливается резолюцией руководителей, указанных в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

Общие требования по срокам исполнения и порядку визирования конфиденциальных документов регулируются Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, утвержденной приказом ФАС России от 18.11.2004 N 178 и Инструкциями по делопроизводству в территориальных органах (далее - Инструкция по делопроизводству).

3.10. Конфиденциальные документы, предназначенные внешним получателям, исполняются на бланках антимонопольного органа и передаются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работникам для регистрации и отправки по назначению (адресу).

Количество экземпляров исполненного документа определяется исполнителем по согласованию с должностными лицами, указанными в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

На конверте отправляемого документа проставляется штамп с пометкой "Для служебного пользования".

Отправляемые документы с пометкой "лично", передаются для отправки в опечатанном конверте.

3.11. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (приложение N 4), документу присваивается соответствующий (порядковый) исходящий номер и указывается дата его регистрации.

3.12. Конфиденциальные документы отправляются получателям фельдъегерской связью, заказным или ценным почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, а также способом курьерской доставки.

Отправка конфиденциальных документов способом факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

3.13. При отправке конфиденциального документа способом курьерской доставки он передается ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником курьеру под роспись в журнале учета исходящей корреспонденции в опечатанном конверте с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа.

В журнале учета исходящей корреспонденции проставляется соответствующая отметка о вручении документа получателю.

3.14. При рассылке конфиденциального документа нескольким адресатам составляется соответствующий указатель рассылки, который согласовывается с должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к категории "ДСП".

4.1. Внутренние конфиденциальные документы в антимонопольном органе регистрируются ответственным за конфиденциальное делопроизводство работником в журнале учета и регистрации внутренних документов "ДСП" (приложение N 1) после принятия решения о присвоении документу категории "ДСП" в соответствии с пунктами.2.1., 2.2., 2.3. настоящей Инструкции.

4.2. Конфиденциальному документу антимонопольного органа внутреннего обращения присваивается категория "ДСП" и соответствующий регистрационным номер, состоящий из букв "вн.", двух цифр индекса (кода) структурного подразделения (в территориальных органах - цифры номера региона), регистрирующего документ, далее, через знак дроби цифрами указывается порядковый номер регистрируемого документа. Порядковый номер начинается с буквы "К", которая означает, что данный документ относится к конфиденциальным документам. Например: "вн. 05/К12".

4.3. В правом верхнем углу первой страницы (или обложки дела) зарегистрированного внутреннего документа проставляется штамп с пометкой "ДСП", на штампе указывается регистрационный номер, дата регистрации, номер экземпляра, количество экземпляров и количество листов экземпляра.

Зарегистрированный документ передается исполнителю под роспись в журнале регистрации и учета внутренних документов "ДСП".

4.4. Регистрация, учет и прохождение конфиденциальных документов в структурных подразделениях антимонопольного органа ведется в специальных журналах учета документов "ДСП" структурных подразделений (приложение N 5).

4.5. Передача конфиденциальных документов из одного структурного подразделения в другое и между исполнителями разрешается с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к категории "ДСП", и осуществляется под роспись в журналах соответствующего учета документов "ДСП".

5.1. Необходимость, место проведения и состав участников совещаний (комиссий) по обсуждению документов, содержащих конфиденциальные сведения, определяется должностными лицами, установленными в пункте 2.1 настоящей Инструкции.

5.2. Документам, разработанным и принятым на таких совещаниях (комиссиях) и их проектам: (повесткам, протоколам, решениям, стенограммам и другим) присваивается категория "Для служебного пользования".

Регистрация, учет и хранение указанных документов осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

5.3. Рабочие записи с содержанием обсуждаемых вопросов участники совещаний ведут в специальных рабочих тетрадях (журналах), выдаваемых ответственным за конфиденциальное производство работником.

Специальные рабочие журналы работников ФАС России регистрируются по правилам регистрации внутренних документов "ДСП", установленным п. 4.1 и п. 4.2 настоящей Инструкции и хранятся у ответственного за конфиденциальное делопроизводство работника.

5.4. Проносить на совещания, где обсуждаются документы, содержащие сведения конфиденциального характера фото, аудио, видео оборудование, мобильные телефоны, радиопередающие устройства, другие технические средства с возможностями записи и передачи информации, запрещается.

6.1. Систематизация и оформление конфиденциальных документов в соответствующие дела, согласно номенклатуре дел структурных подразделений ФАС России и номенклатуре дел территориальных органов, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и инструкциями по делопроизводству территориальных органов.

6.2. Дела с конфиденциальными документами и журналы их учета хранятся в надежно запираемых опечатываемых шкафах или сейфах у работников, указанных в п. 3.1 настоящей Инструкции либо у начальников структурных подразделений ФАС России, руководителей или заместителей руководителей территориальных органов. Листы дел с конфиденциальными документами, журналов их учета, специальных рабочих тетрадей, нумеруются, прошиваются и опечатываются. К делам с конфиденциальными документами прилагаются описи.

6.3. Конфиденциальные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними компьютерными сетями и расположенными в помещениях с установленными кодовыми замками на дверях. Работа ведется на специально выделенном диске, который по окончании работы форматируется.

Копии электронных текстов конфиденциальных документов могут быть перенесены на другие электронные носители с письменного согласия должностного лица, принявшего решение об отнесении об отнесении указанного документа к категории "ДСП".

В электронном тексте конфиденциального документа проставляется пометка "ДСП".

6.4. Документы, исполненные на магнитных носителях, регистрируются, маркируются пометкой "ДСП", хранятся вместе с сопроводительными документами и используются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, также как конфиденциальные документы на бумажных носителях.

6.5. Ознакомление с конфиденциальными документами, в случае служебной необходимости, работников антимонопольного органа, снятие с них копий и выписок, разрешается по их мотивированным служебным запискам, должностными лицами, указанными в пункте 2.1 настоящей Инструкции,

Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии работника и даты ознакомления.

Подписи, фамилии ознакомившихся с документом лиц, дата ознакомления и отметки о снятии дополнительных копий или выписок, проставляются на последней странице документа.

6.6. Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами, имеющими пометки "ДСП" и гриф "коммерческая тайна", приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

6.7. Конфиденциальные документы антимонопольного органа, документы и информация с грифом "коммерческая тайна", находящиеся в распоряжении антимонопольного органа, представляются в другие организации и учреждения в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

6.8. Выносить конфиденциальные документы и документы с грифом "коммерческая тайна" из зданий антимонопольного органа, разрешается только в случаях служебной необходимости с письменного согласия руководителя, заместителей руководителя ФАС России, руководителей территориальных органов, по мотивированной служебной записке инициаторов (работников).

6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов по открытым каналам телефонной связи запрещается.

6.10. Ответственность за организацию делопроизводства, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность в антимонопольном органе возлагается на начальников структурных подразделений и руководителей территориальных органов.

6.11. Работники, отвечающие за регистрацию, учет, и хранение конфиденциальных документов, работники у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

6.12. О всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается начальнику структурного подразделения, руководителю территориального органа и в контрольный отдел Административного управления.

В случае утраты документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверка в установленном в ФАС России порядке.

6.13. В случае ухода в отпуск, увольнения, длительного отсутствия на работе по болезни и иным причинам работников, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, их обязанности возлагаются на других работников. Передача документов в данных случаях производится по акту приема- передачи.

В случае, когда работник, ответственный за конфиденциальное делопроизводство не может присутствовать при подписании акта, данный факт отражается в акте, а передача документов другому работнику осуществляется руководителем структурного подразделения в присутствии сотрудника контрольного отдела Административного управления.

6.14. Проверка учета, хранения и наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказами руководителя ФАС России и руководителей территориальных органов.

6.15. Должностные лица и работники антимонопольного органа, виновные в утрате или разглашении конфиденциальной информации, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.16. Конфиденциальные документы, утратившие свое практическое значение, уничтожаются.

6.17. Срок хранения конфиденциальных документов устанавливается номенклатурой дел структурных подразделений и номенклатурой дел территориальных органов.

Уничтожение документов, в том числе испорченных документов и их черновиков, осуществляется по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству и инструкциями по делопроизводству территориальных органов.

* В соответствии с законодательством Российской Федерации конфиденциальные документы могут иметь грифы и пометки: "коммерческая тайна", "служебная тайна", "для служебного пользования", "конфиденциально", "банковская тайна", "налоговая тайна", "нотариальная тайна", "врачебная тайна", "адвокатская тайна", "ограниченного распространения" и т.д.

Приложение N 1

к п. 2.6, п. 4.1


Приложение N 2

к п. 3.2.

Приложение N 3

к п. 3.3.


Приложение N 4

к п. 3.10


Приложение N 5

к п. 4.4.


dokipedia.ru

Определён новый порядок работы с документами ДСП

Правительством определён новый порядок проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения. Положение получило размытые формулировки и открыло широкие возможности для злоупотреблений при применении грифа ДСП.

В отличие от предыдущего положения, содержавшего ограничительный гриф ДСП и публично не обнародовавшегося, новое постановление Совета Министров от 12 августа 2014 г. № 783 «О служебной информации ограниченного распространения» официально опубликовано, хотя и с извлечением.

Данным постановлением утверждён специальный Перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, содержащий норму, которая позволит чиновникам всех уровней при необходимости засекречивать от посторонних глаз общественности и средств массовой информации практически любую информацию, которую они сочтут нужным утаить.

На девяти страницах содержатся целые разделы сведений, отнесённых к служебной информации ограниченного распространения: мобилизационные вопросы; наука и техника, научно-техническая информация; оборона и государственная безопасность; вопросы гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, заимствования материальных ценностей; военно-техническое сотрудничество; правоохранительная деятельность; промышленность; энергетика; геология. полезные ископаемые, их добыча и переработка; транспорт; связь; внешнеэкономическая деятельность. финансы; банковская деятельность; геодезия, картография; гидрометеорология; медико-санитарные вопросы.

И в довершение раздел «Иные сведения»:

114. Иные сведения, касающиеся деятельности государственного органа, государственной организации, иного юридического лица, организации, не являющейся юридическим лицом, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц, организаций, не являющихся юридическими лицами.

Прикрываясь данной нормой, государственные структуры отныне могут ограничить распространение всех тех сведений, которые нельзя подогнать под государственную (грифы «Особой важности», «Совершенно секретно») либо служебную тайну (гриф «Секретно»).

d-zholik.livejournal.com

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ ___ регистрации и

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета пакетов Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № и дата сдаточного реестра, количество пакетов. Расписка фельдъегеря (курьера) доставившего корреспонден цию и дата вручения 1 Откуда поступил (адрес, название ф. и. о. ) Регистра №№ ционный документов, номер указанные на пакете 2 3 № Дата присвоенный регистрации пакету документа спецсвязью, фельдсвязью 4 5 Расписка в получении пакетов с проставлением их количества 6 За какими входящими номерами учтены документы 7 Примечание 8 9

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета внутренних документов ДСП Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № Дата п/п регистрации 1 Регистрацион ный номер Наименование или краткое содержание документа Количество экземпляров и листов экземпляра Структурное подразделение, Ф. И. О. работника, представившего документ для регистрации Ф. И. О. должностного лица, принявшего решение о присвоении документу категории ДСП Ф. И. О. должностного лица, принявшего решение о снятии с документа категории ДСП Дата, подпись, фамилия исполнителя, местонахож дение документа 3 4 5 6 7 8 9 2

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № п/п Входящий номер и дата регистрации 1 Отправитель (адрес, название, Ф. И. О. ) 2 Исходящий Гриф, номер пометка отправителя и дата 3 4 Наименован ие или краткое содержание документа 5 Количество экземпляро в, листов экземпляра (основного документа и приложени я) 6 Резолюция (поручение) должностного лица, дата, срок исполнения 7 Исполнитель (структурное подразделение), Ф. И. О. работника, подпись и дата получения документа 8 Расписка в получении документа от исполнителя и дата 9 Отметки об исполнении документа (исходящий номер, дата), номер дела в которое подшит документ. Номер и дата акта об уничтожении. 10 11

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № п/п Исходящий номер и дата отправки 1 На входящий номер, дата 2 Получатель (адрес, название, Ф. И. О. ) 3 Наименование или краткое содержание документа 4 Количество экземпляров, листов экземпляра 5 Структурное подразделение, Ф. И. О. исполнителя, дата, подпись Вид отправки (связи), номер реестра (расписка) и дата 7 8 6

ЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ Д ЖУРНАЛ №___ регистрации, учета и прохождения документов ДСП в структурном подразделении ______________________________________ (название подразделения) Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № п/п Дата поступления Откуда и номер поступил документа 1 2 Наименование или краткое содержание документа Ф. И. О. исполнителя, дата, подпись в получении документа 4 5 3 Кому передан, куда отправлен документ С согласия или по поручению должностного лица 6 Дата, подпись, фамилия исполнителя 7 8

present5.com

Шпаргалка делопроизводителя : Пошаговая регистрация входящего документа

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

  1. Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

    — «От кого»;
    — «Исходящий номер»;
    — «Дата исходящего»;
    — «Вид документа»;
    — «Кому»

    Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.

  2. С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

  3. Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

  1. В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

  2. Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

    — наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу; 

    — соответствие подписи автора с ЭЦП;

    — соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

    — наличие приложений, если они указаны в тексте.

  3. В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.

  4. В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ?

ДСП-документы могут поступать также в бумажном и электронном виде.

Все о работе с документами "Для служебного пользования">>

Если в организации есть необходимость электронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

  1. Извлекается архивный файл.

  2. Затем регистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

  3. Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

  4. При наличии ошибок регистратор не обрабатывает ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующей последовательности:

  • ДСП-документ распечатывается;

  • на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

  • на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью. 

  • Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов»,  «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен. 

  • В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документы в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

www.docdelo.ru

Журнал регистрации и учета внутренних документов "ДСП" Федеральной антимонопольной службы

Приложение N 6 к Инструкции

о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _______ регистрации и учета внутренних документов "ДСП"

Начат "__" _______ 20__ г. Окончен "__" ______ 20__ г. На _____ листах


N п/п

Дата регистрации

Регистрационный номер

Наименование или краткое содержание документа

Количество экземпляров и листов экземпляра

Структурное подразделение, Ф.И.О. работника, представившего документ для регистрации

Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о присвоении документу категории ДСП

Ф.И.О. должностного лица, принявшего решение о снятии с документа категории ДСП

Дата, подпись, фамилия исполнителя

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 мм

20 мм

20 мм

95 мм

20 мм

50 мм

50 мм

50 мм

30 мм



















Источник: Приказ ФАС России от 10.04.2014 N 240/14

ruforma.info

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Ольга Куликова

На каких документах проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования»? Как он оформляется?

Ограничительный гриф «Для служебного пользования» проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. В соответствии со ст. 181 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, относятся те сведения, которые касаются деятельности государственного органа, юридического лица, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц и которые не отнесены к государственным секретам. Перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, приведен в приложении к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения».

Реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу в случае его наличия, а также на первом листе сопроводительного письма, если оно было составлено) выше реквизитов «Адресат», «Гриф приложения» или «Гриф утверждения». При оформлении ограничительного грифа используется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании с размером шрифта не менее 12 пт. Гриф состоит из фразы «Для служебного пользования» и номера экземпляра.

Гриф ограничения доступа печатается от 5-го положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа в альбомной ориентации — от 8-го положения табулятора (160 мм от границы левого поля).

На какие документы нельзя проставлять гриф ограничения доступа к информации?

Гриф ограничения доступа нельзя проставлять на те документы, которые содержат информацию:

· о правах, свободах, законных интересах и обязанностях физических лиц, правах, законных интересах и обязанностях юридических лиц и о порядке реализации прав, свобод и законных интересов, исполнения обязанностей;

· о деятельности государственных органов, общественных объединений;

· о правовом статусе государственных органов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь;

· о социально-экономическом развитии Республики Беларусь и ее административно-территориальных единиц;

· о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпидемиологической обстановке, гидрометеорологической и иной информации, отражающей состояние общественной безопасности;

· о состоянии здравоохранения, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства;

· о состоянии преступности, а также о фактах нарушения законности;

· о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам;

· о размерах золотого запаса;

· об обобщенных показателях по внешней задолженности;

· о состоянии здоровья должностных лиц, занимающих должности, включенные в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь;

· накапливаемой в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах государственных органов, физических и юридических лиц, созданных (предназначенных) для информационного обслуживания физических лиц.

· Данные нормы закреплены в ст. 16 Закона.

Кем и каким образом осуществляется регистрация документов с грифом «Для служебного пользования»?

Регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет служба ДОУ организации, а в случае ее отсутствия — лицо, исполняющее функции ДОУ в соответствии с локальными нормативными правовыми актами.

Регистрация данной категории документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 6–7 Положения. Допускается 3 варианта регистрации:

· электронный;

· в регистрационно-контрольных карточках;

· журнальный.

Как правило, документы с ограничительным грифом в организациях регистрируются отдельно от других документов, но при незначительном объеме документов с грифом «Для служебного пользования» Положение разрешает регистрировать их совместно с другими документами. При регистрации таких документов к регистрационному индексу добавляется литерный индекс «дсп», например, 4-12/9-дсп. При этом в регистрационных формах в обязательном порядке указываются количество и номера экземпляров, количество листов документа и приложений к нему. Все передвижения документов, содержащих гриф ограничения доступа, тщательно фиксируются в регистрационно-контрольных формах, передача документов исполнителю или от исполнителя к исполнителю производится под роспись (если иное не определено локальными нормативными правовыми актами).

Ответственность за уничтожение черновых документов (материалов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, несет исполнитель документа, что определено в п. 7 Положения.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

profmedia.by