Журнал учета ведения трудовых книжек как завести новый вместо старого – Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек

Содержание

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек?

Точно можно этим воспользоваться?

Консультация предоставлена 08.08.2017 года

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек. Неверно были внесены записи, исправить которые не представляется возможным. Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек (весь порядок действий), чтобы в случае проведения проверки контролирующих органов не было претензий по этому моменту?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Порядок замены прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новый документ законодательством не предусмотрен. Работодатель вправе определить такой порядок в локальном нормативном акте организации.

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов ведение указанной книги должно осуществляться по форме, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. При этом она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Обоснование вывода:

Согласно п.п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется, в том числе, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга учета), в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь*(1). Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Отметим, что нормами действующего законодательства не установлен порядок замены прежней Книги учета на новую. Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”). При этом Роструд рекомендует после последней записи в Книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих. Например: “В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 трудовых книжек. Вследствие того, что этот журнал ведется некорректно, он подлежит закрытию” Дата. Подпись (смотрите вопрос-ответ 4 с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).

В заключение отметим, что работодатель и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если Книга учета ведется работодателем по неустановленной форме или не отвечает требованиям п. 41 Правил, согласно которому она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (смотрите, например, постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12). Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, Книгу учета необходимо вести по установленной форме. Кроме этого она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Наумчик Иван

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Воронова Елена

*(1) Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом: Как вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них? (М.В. Герш, журнал “Отдел кадров коммерческой организации”, N 3, март 2016 г.).

garant-victori.ru

Какова процедура замены книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если она пришла в негодность в результате износа?

В случае если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пришла в негодность и препятствует сохранению внесенных данных, следует ее заменить.

С этой целью необходимо сделать следующее:

— на последнем заполненном листе сделать запись: “Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена <дата>” (можно указать причину — “В связи с ветхостью”), поставить подпись и печать отдела кадров;

— на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой “z”.

Завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при этом нумерацию начать заново с цифры 1.

Обоснование: Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Законодательно утверждена лишь форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в Приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Однако порядок ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ее замены на новую ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России N 69 (далее — Инструкция N 69), ни иными нормативными актами не предусмотрен.

В данном случае работодатель обязан руководствоваться лишь Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией N 69, а также мерой возложенной на него ответственности. Указанными документами не установлено строгого ограничения по доведению книги учета движения трудовых книжек до конца. В случае если из-за внешнего вида книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пришла в негодность и это препятствует сохранению внесенных в книгу данных (корешок в любой момент может развалиться, листы книги — помяться, выпасть или быть выдернутыми вследствие ослабления их удерживания корешком), логичнее и безопаснее книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заменить.

С этой целью по аналогии с общими правилами заполнения документа в делопроизводстве необходимо сделать следующее:

— на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой “z”.

Переписывать данные по тем работникам, которые еще работают и записи о чьих трудовых книжках остались в завершенной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, не нужно. При увольнении графы 12 (дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и 13 (расписка работника в получении трудовой книжки) книги будут заполнены, и книгу можно будет оформить на архивное хранение.

Подскажите, можно ли завершить ведение старого журнала учета движения трудовых книжек и начать вести новый, хотя старый еще в хорошем состоянии и листы для заполнения есть?Тот же вопрос по журналам по охране труда.

Подскажите, можно ли завершить ведение старого журнала учета движения трудовых книжек и начать вести новый, хотя старый еще в хорошем состоянии и листы для заполнения есть?Тот же вопрос по журналам по охране труда.

Ответ на вопрос:

Закрыть книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и завести новую можно только в двух случаях: книга полностью заполнена или текущая форма книги не соответствует установленным требованиям.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Подробная инструкция по ее заполнению приведена в материалах ниже (Ситуация № 1 подробного ответа). Книга имеет сквозную нумерацию, прекращать ее вести и заводить новую, если она еще не полностью заполнена, а форма книги соответствует утвержденной, нельзя. Поскольку ни Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, ни самой формой книги возможность подобного заполнения не предусмотрена.

Если форма книги не соответствует утвержденной Минтрудом России, ее следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. В новую книгу переносить записи не нужно. В старой книге будут заполняться отметки о выдаче зарегистрированных в ней трудовых книжек. После чего такую книгу следует передать в архив.

Оформляется новая книга и в случае, когда в прежней заполнены все листы, поскольку они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы еще перед началом заполнения. Об этом говорится в пунктах 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Вопрос из практики: как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом. Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить. Форма книги приведена в приложении 3, утвержденном постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. В первую очередь оформите титульный лист книги. Для этого укажите наименование организации, дату начала ведения книги. Затем пронумеруйте, прошнуруйте, заверьте подписью руководителя организации, а также скрепите сургучной печатью или опломбируйте.

Далее заполните графы в самой книге. При этом необходимо соблюдать следующие правила.

В первой графе книги указывайте порядковые номера вносимых записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию записей ведите в сквозном порядке.

Во второй, третьей и четвертой графах поставьте дату (число, месяц, год) приема сотрудника на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует отметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

 в статье 66 Трудового кодекса РФ говорится о ведении трудовых книжек на сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней;

 в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что оформление трудовой книжки сотруднику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии сотрудника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые.

В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество.

Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу.

В седьмой графе отразите должность (профессию, специальность) сотрудника, указанную в трудовом договоре. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят сотрудник, внесите в восьмую графу, если оно указано в трудовом договоре. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят сотрудник, но и вышестоящее отделение, в состав которого оно входит, например: «отдел маркетинга, сектор рекламы».

В девятую графу впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого сотрудник принят на работу. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при приеме на работу. При регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в организации сотруднику никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, в этом случае в девятой графе можно поставить прочерк.

В десятой графе книги ответственный за ведение трудовых книжек должен поставить личную подпись.

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались. Если организация считает возможным выдавать своим сотрудникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также будет стоять прочерк.

Двенадцатую и тринадцатую графы заполняйте при увольнении сотрудника. В графе 12 сотрудник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, по общему правилу она должна совпадать с датой увольнения, а в графе 13 он расписывается в получении книжки.

Такие выводы следуют из пунктов 41, 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

2. Ситуация: Как правильно завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если текущая форма не соответствует установленным требованиям

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Затем начните учет трудовых книжек по установленной (корректной) форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Внимание: прежнюю книгу некорректной формы ни в коем случае не уничтожайте, поскольку в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении книжек уволившимися сотрудниками. Кроме того, такую книгу необходимо вести и далее для сбора подписей тех сотрудников, трудовые книжки которых зарегистрированы именно в ней.

Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки»

3. Ситуация: Можно ли вшить новые листы в книгу учета движения трудовых книжек, если она закончилась, или обязательно нужно заводить новую

Нет, нельзя, нужно завести новую книгу.

Книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом. При этом все листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы еще перед началом заполнения. Об этом говорится в пунктах 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Таким образом, возможность вшить новые листы в книгу учета движения трудовых книжек законодательством не предусмотрена. В такой ситуации следует закрыть книгу, которая закончилась, и завести новую.

Из ответа «Как учитывать и хранить трудовые книжки»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

09.10.2017

С уважением и пожеланием комфортной работы, Роман Кондратюк,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Ошибки в журнале учета трудовых книжек

1) по оформлению журнала учета трудовых книжек. В организации велся журнал с 1996 года. Журнал велся с ошибками, очень много нарушений и по форме и по содержанию. Считаю целесообразным завести новый журнал на тех сотрудников, которые работают в настоящее время в организации. Могу ли я это сделать на законном основании? и какова сама процедура? Нужно ли составлять акт о и какого содержания.
2) Второй вопрос-продолжение первого. Допустим я завела новый журнал и стала вносить в него всех сотрудников работающих в организации в настоящее время ,но как мне внести запись если часть старых сотрудников организации была принята в 1997 году, в это время наша организация называлась, допустим, ЗАО “Ромашка”. В 1998 году ЗАО “Ромашка переименовали в ООО “Ромашка”. Возникает непростая ситуация. Журнал учета трудовых книжек оформлен на ООО “Ромашка”.(так организация называется сейчас) Как же мне быть? Нужно ли делать запись в журнале о переименовании организации? Как же правильно оформить новый журнал

Ответ

В настоящее время в отношении документов, образующихся в ходе деятельности организации действуют правила и нормы, регламентирующие порядок ведения и хранения документов.
Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных правовых актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть – к законодательству об архивном деле, часть – к законодательству о бухгалтерском учете.
– Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
При этом в нормативных документах не оговаривается возможность замены кадровых документов ( книг, журналов) с связи с их непригодностью в использовании.
Главное требование архивного законодательства заключается в соблюдении полного перечня документов, передаваемых в архив, а также в правильном их ведении.
Так как указанный журнал ( Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним) велся с нарушениями, то Вы можете оформить ведение нового журнала по учету движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Первоначально Вам необходимо предоставить руководителю служебную записку с обоснованием заведения нового журнала по учету движения книжек и вкладышей.
Далее необходимо оформить ведение нового журнала в соответствии с требованиями к данному кадровому документу, закрепленными в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 « О трудовых книжках».
В отношении книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей» установлены следующие требования ( п.41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы».
Все сведения о приеме трудовых книжек работников, оформленных до даты оформления нового журнала необходимо перенести из закрытого журнала .
При перенесении записи необходимо указать наименование места работы работника , которое действует на данный момент.
У Вас нет необходимости вносить запись о переименовании организации, так как данная запись будет дублировать запись о переименовании, внесенную в трудовые книжки работников.
Закрытый журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей находится на хранении и подлежит сдаче в архив. Срок хранения книги книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 50 лет

hr-portal.ru

Можно ли завести новую книгу учета трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек

Так как книга регистрации используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя. Ответственность за отсутствие книги Журнал учета трудовых книжек образец Читайте также

Можно ли завести новую книгу учета трудовых книжек

книжки передаются работником на хранение работодателю.

В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения. Что говорит закон? Обязанность ведения работодателями учета трудовых закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008)

Журнал учета трудовых книжек (образец)

Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.

Нормативные акты в области Обязанность работодателя вести строгий установлена изданными на основании ст. 66 кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)

Нужно ли как-то обосновывать то, что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек?

Заполненная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.

к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Таким образом, на Ваши вопросы можно ответить: Что делать с первой книгой учета движения книжек, оформленной по неустановленной форме?

В связи с тем, что Ваш кадровик перенес данные трудовых всех работников в новую книгу учета движения, то Вам обязательно нужно сохранить первую книгу, т.к.

Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек

Важно: согласно части IV статьи 84.1 ТК РФ, выдача трудовой книжки происходит в последний день работы сотрудника, если это правило нарушается, то к работодателю предъявляется административный штраф, согласно статьи 234 ТК РФ и части I статьи 5.27 КоАП РФ. Шаги – с четвёртого по шестой: от регистрации до отражения изменений Пятый шаг: ниже перечислены изменения, происходящие с работником, которые важно отображать в журнале учёта трудовых книжек: Новый Журнал учёта и нормативная база, связанная с Журналом Заведение нового Журнала трудовых книжек может быть обосновано только завершением прежнего.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Книга учета движения трудовых и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям : содержит дополнительные материалы: «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей» (утв.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, с изменениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г.

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена: Правила заполнения и ведения Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность.

Выбор уполномоченного зависит: От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК. От наличия на предприятии штатных кадровиков.

Вопрос-ответ быть, если оказалось, что в компании не велась Книга учета движения трудовых книжек?

В пункте 41 Правил сказано, что Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Таким образом, наличие Книги учета движения книжек и вкладышей в них обязательно для любого работодателя.

Неверно велась книга учета движения трудовых книжек

Можно продолжать вести в старой, но уже соблюдая все формальности. Можно просто начать новую с сегодняшнего дня. Старую оставить в покое. Ваша фирма- не единственная, где эта книга не велась толком.

Обычно можным стимулом к ведению книги является проверка ТИ.

Можно продолжать вести в старой, но уже соблюдая все формальности. Правила ведения книги учета и вкладышей к ним Хочу поделиться с Вами с чем я столкнулась по поводу книги учета и движения книжек и вкладышей к ним.

У меня была проверка Трудовой инспекции.

myeconomist.ru

Нужно завести новую книгу учета трудовых книжек переносить записи из предыдущей книги

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. SHelen [e-mail скрыт] Российская Федерация, Нижний Новгород #16[149681] 23 августа 2010, 15:26 Пронумеровать, Прошить, скрепить печатью. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Если не можешь изменить мир, измени свое отношение к нему! Станислав Ежи Лец. Ленотик [e-mail скрыт] Российская Федерация, Екатеринбург #17[149683] 23 августа 2010, 15:27 А если листы будут дополняться, просто новую начать? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… SHelen [e-mail скрыт] Российская Федерация, Нижний Новгород #18[149691] 23 августа 2010, 15:39 Сделать побольше листов. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Форумы

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров.

А также внесите информацию о стоимости бланков. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Вход на сайт

То есть, если работник отработал 10 лет, то кадровик открывает старую книгу учета, где когда-то вел записи. Переписывать трудовые книжки еще не уволенных работников в новую книгу учета не надо. Иначе получится двойной (тройной и т.д.) учет.Вопрос: А если в книге учета трудовых книжек старого образца еще много страниц (года на два-три), а давно принят уже новый образец книги учета трудовых книжек, может ли быть замечание? Или закрыть старую книгу и завести новую в соответствии с законодательством?Т.Е.
если НЕ заканчивается никак устаревший журнал учета трудовых книжек, что делать?Ответ:Прежнюю книгу учета надо довести до конца, т.е. до тех пор, пока не будет заполнена последняя строчка. Инструкция Минтруда России не обязывает работодателя отказаться от ведения старой книги учета и перейти на новый образец или переносить записи из старой в новую.

Голосование:

Цитата: Фекла, че эт такое ..о.О? типо смайлика удивления в анимешном стилео.О = Цитата: Я тоже завела эту книгу заново, но поскольку сотрудников было не много ( всмысле уволилось не так много) вписала всех, просто те кто уволились, ну на против них пустые графы… закорючку бы похожую на их подпись бы… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #27[150146] 24 августа 2010, 15:01 Закорючка это одно))) Но у меня нет номеров их трудовых книжек, а так любая закарючка будет оч. подозрительно выглядеть. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
#28[150149] 24 августа 2010, 15:03 зря их вписали… если не критично купите (заведите) новую книгу и туды не вносите уволенных…

Новый журнал книги учета трудовых, если не окончен старый

Инфо

Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта Летний легкий курс основ кадрового делопроизводства для новичков — 2018 КадроVIP (для профессионалов) Руководителю. Кадровые советы в пользу работодателя И чтец, и жнец, и в кадрах молодец (для тех, на кого кадры «повесили» дополнительно) Новости сайта 13.04.2018 Пройдите новый мини-тест «Увольнения за прогул» 05.04.2018 Пройдите новый мини-тест «Переводы» Все новости сайта Последние публикации 25-04-2018 Заблаговременное заполнение трудовой книжки увольняемого работника 25-04-2018 Ежегодный отпуск мужчине при рождении ребенка.

Внимание

RSS Печать Рубрика: Трудовое законодательствоОтветов: 4 Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. « Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) » #1[368413] 22 июня 2012, 16:12 Оценок нет Коллеги, помогите!!!!! я пришла не так давно работать в свою организацию кадровиком, и тут как тут, проверка через месяц, книга учета движения трудовых ведется на непрошитой, непронумерованной тетрадочке, я сделала новую, прошила, запломбировала, пронумеровала, остается вопрос, как мне перенести контакты, как документально зарегистрировать новую, и что делать со старой книгой? буду очень благодарна за ответы. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… TaLaZa [e-mail скрыт] Беларусь, Минск #2[368414] 22 июня 2012, 16:18 Напишите сначала акт приемки-передачи дел (можно единолично), в котором отразите состояние книги.

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558), и составляет 75 лет.

Можно ли ее прошить, пронумеровать, сделать опись листов, поставить пломбу, заверить новому руководителю и поставить актуальную дату ?

Да, можно.

Нужно ли как-то обосновывать то что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек (ведь в первой книге учета остались пустые листы)

Данную книгу учета, Вам следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Например, «В данной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним зарегистрировано 100 (сто) трудовых книжек.

Важно Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Таким образом, на Ваши вопросы можно ответить:

Что делать с первой книгой учета движения трудовых книжек, оформленной по неустановленной форме?

В связи с тем, что Ваш кадровик перенес данные трудовых книжек всех работников в новую книгу учета движения трудовых книжек, то Вам обязательно нужно сохранить первую книгу, т.к. в ней имеются записи о получении трудовых уволенных работников. После полного заполнения, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации.

Срок хранения этой книги установлен п.
Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.
Надпись делается цифрами и прописью.

Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.
Контрольное опломбирование Перед тем, как начать использовать данную книгу, необходимо заполнить титульный лист и сделать заверительную надпись. Также необходимо записать номер пломбы. Без этих данных книга не является опломбированной. Замена книги учета движения трудовых книжек Законодательно замена книги учета движения трудовых книжек не регламентирована. Обычно новую книгу заводят после того, как будет полностью заполнена старая. Рассмотрим два возможных способа заполнения новой книги.

Согласно первому варианту, новую книгу нужно нумеровать заново, то есть первая по счету запись будет носить порядковый номер 1.
Второй вариант предполагает сквозную нумерацию.

Можно ли ее прошить, пронумеровать, сделать опись листов, поставить пломбу, заверить новому руководителю и поставить актуальную дату ? Нужно ли как-то обосновывать то что организация завела новую книгу учета движения трудовых книжек (ведь в первой книге учета остались пустые листы). Ответ Законодательство не содержит требований к порядку замены прежней книги учета и движения трудовых книжек на новую. Об учете трудовых книжек читайте подробнее здесь. Однако, если книга, заведенная в организации, некорректна или находится в ветхом состоянии, то ее следует по возможности привести к корректному состоянию, а если это невозможно, то заведенную книгу следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих.

11-2.ru

Вопрос-ответ 1…как быть, если оказалось, что в компании не велась Книга учета движения трудовых книжек?

В адрес нашего журнала продолжает приходить огромное количество писем. Кто-то из вас просит совета, как лучше поступить в той или иной ситуации, кто-то пытается найти поддержку в споре с руководством, но есть и такие кадровики, кто свои письма начинает со слов: «Я не понимаю…» И пусть для многих ваших коллег эти вопросы кажутся уж слишком простыми, а иногда даже наивными, но вы спрашиваете, мы – отвечаем. В этом номере рубрику ведет Юрий Шматов, юрист, главный специалист по правовым вопросам Центра развития кадровых технологий, опыт руководства кадровой службой 12 лет, эксперт журнала.

Отсутствие Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей является нарушением трудового законодательства. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, дается прямое указание на то, что у работодателя ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40) по установленной форме.

В пункте 41 Правил сказано, что Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Таким образом, наличие Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно для любого работодателя.

В данной ситуации вы не сможете ее восстановить, т. к. наверняка за время существования организации работники принимались на работу, увольнялись, и вам не известны номера и серии трудовых книжек уволенных работников. Вы также не сможете собрать все подписи уволенных работников. В этой ситуации самым правильным, на наш взгляд, будет завести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на момент начала вашей работы в должности инспектора по кадрам.

Нелишним в этой ситуации будет известить руководителя организации в письменной форме об имеющемся факте нарушения, например составив докладную записку. Скорее всего, по результатам ее рассмотрения руководитель организации издаст приказ об устранении недостатков в ведении кадрового делопроизводства, в частности будет дано указание надлежащим образом оформить и вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если вы как инспектор по кадрам назначены ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, то ответственность за оформление Книги будет возложена именно на вас. В Книгу необходимо будет внести сведения обо всех трудовых книжках работников, которые в настоящее время трудятся в организации.

Таким образом, вы предпримете все необходимые действия для того, чтобы исправить нарушения правил хранения трудовых книжек, допущенные вашим предшественником. Сам факт нарушения вам скрыть не удастся, не стоит даже пытаться это делать. В случае проверки вы сможете объяснить инспектору ГИТ, как все обстоит на самом деле. В данной ситуации важную роль играет тот факт, что руководитель сам (без участия ГИТ) вовремя обнаружил нарушение и сам принял соответствующие меры в пределах своих полномочий. На наш взгляд, это поможет избежать административного наказания за нарушение законодательства о труде в связи с отсутствием состава правонарушения (отсутствие вины).