Содержание

Функциональное подчинение как часть системы управления персоналом

Организационная структура отражается на эффективности компании. Почему нужно не только административное, но и функциональное подчинение, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Что такое функциональное подчинение?

Административное и функциональное подчинение — это часть системы управления персоналом организации. В первом случае сотрудники подчиняются руководителю филиала, во втором — менеджерам других структурных подразделений или отдела, к которому прикреплены. Взаимодействие сторон регулируется внутренними регламентами.

Скачайте документы по теме:

Функциональное и административное подчинение: в чем разница?

  • Административный руководитель подразделения отвечает за организацию деятельности работников, за объемы поставленных задач и результаты, а также за исполнение специалистами правил и требований, принятых в компании. Административный руководитель распределяет рабочее время подчиненных.
  • Функциональный руководитель организует деятельность специалиста, который выполняет функции в зоне компетентности менеджера.

Обычно административный руководитель является и функциональным. В крупных компаниях роли распределяются между несколькими людьми. Закон не регулирует данный вопрос, но система управления отражается в локальных актах фирмы. Если обязанности возлагаются на одного человека, отличия административного подчинения от функционального все равно можно отследить.

Вопрос из практики

Можно ли установить, чтобы один сотрудник подчинялся нескольким руководителям?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «
Системы Кадры».

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

Да, можно.

Закон не запрещает, чтобы сотрудник подчинялся более чем одному руководителю. Это можно зафиксировать как в его трудовом договоре, так и в должностной инструкции. Есть понятие административной и функциональной подчиненности. Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к тому, что сотрудник подчиняется вышестоящему руководителю…

Читать полный ответ эксперта


Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Нередко менеджеры не понимают, что значит функциональное подчинение, поэтому требуют от сотрудников многого. Чтобы решить проблему, права и обязанности закрепляйте в должностной инструкции. Несмотря на то, что одному функциональному руководителю может подчиняться много человек, правильно распределяйте нагрузку. В противном случае сложно контролировать рабочий процесс.

Пример прямого и функционального подчинения в должностной инструкции:

Другие вопросы подчинения уже рассмотрены в «Системе Кадры»:

Проблемы функционального подчинения

При функциональном подчинении происходит разрыв между подчиненными на местах и руководителем. Возникает проблема в управляемости:

  1. Человек подчиняется одному из двух руководителей: административному или функциональному. Одного он не воспринимает серьезно, не выполняет приказы.
  2. Один из руководителей не считает работника своим подчиненным, поэтому не управляет им.

Если вы столкнулись с такой проблемой, узаконьте обоих руководителей с разделением зон влияния, отразите административное и функциональное подчинение в должностной инструкции. Административный руководитель будет отвечать за распределение и использование времени работником, соблюдение норм и правил. Функциональный руководитель станет отвечать за квалификацию специалиста и качество выполнения работы.

Сотрудники могут подчиняться сразу нескольким руководителям, но не нужно назначать много менеджеров для одного человека. Большое количество указаний дезориентирует специалистов, а это негативно отражается на эффективности труда. Возрастают и материальные затраты, что неуместно в условиях кризиса. Организационная структура компании должна соответствовать потребностям и возможностям компании.

Функциональный и административный руководители обязаны договариваться о выделении времени на функциональную подготовку сотрудника. Ответственность за договоренности лежит на административном руководителе. При этом функциональный менеджер контролирует целевое использование времени и результаты подготовки работника.

Читайте актуальные статьи по теме на сайте «
Директор по персоналу»:

Как закрепить статус функционального менеджера?

Закрепите статус менеджера, издав приказ о функциональном подчинении — используйте образец документа. Для каждого сотрудника или группы определите руководителя. Донесите до работников организации, что они должны выполнять поручения не только линейного, но и функционального менеджера. Главное, чтобы они не противоречили друг другу. Проверяйте, насколько хорошо работают сотрудники и своевременно устраняйте выявленные проблемы.

Ознакомьте работников с распоряжением о функциональном подчинении под подпись. Пересмотрите документы, которые регулируют деятельность менеджеров и других сотрудников. Если в должностных инструкциях или договорах нет пункта о функциональном подчинении, дополните их, составив приложение.

Вывод

Если в организации предусмотрено непосредственное и функциональное подчинение, сотрудники лучше работают, так как их действия координируют менеджеры. Управление персоналом не должно выходить за установленные рамки, иначе обязанности будут перекладываться с одного сотрудника на другого.


www.hr-director.ru

Отличие административного от функционального подчинения?

Административное подчинение – подчинение руководителю подразделения, в котором ты трудоустроена, а функциональное подчинение – подчинение по части функций руководителям других структурных подразделений предприятия в соответствии с внутренними регламентами -часто напрямую, в обход непосредственного руководителя.

Функциональное подчинение – это, полномочия руководителя у которого находятся в функциональном подчинении сотрудники других подразделений невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных работ.
Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов. В рамках функционального подчинения Главный бухгалтер имеет полномочия напрямую, в обход его линейного руководителя, требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления договоров, актов, счетов, счетов-фактур и других установленных документов.

Административное подчинение – подчинение руководителю подразделения, в котором трудоустроен сотрудник.

Административное и функциональное руководство могут быть в одном подразделении, а могут и не быть. В последнем случае – это может называться проектным управлением.

Пример одновременного административного и функционального руководства: руководитель отдела продаж управляет торговым представителем административно и функционально (учт времени, постановка задач, начисление выплат зарплаты, и т. д. )

Пример проектного управления. Главный технолог управляет технологом в части выполнения технологических операций – ставит задачи, контролирует, платит деньги и т. д. Однако, если этот технолог участвует в проекте запуска нового продукта (разрабатывает рецептуру, документы, сам продукт) , то в рамках данной функции он подчинен менеджеру проекта, которым может быть директор по маркетингу или другой руководитель. Именно этот руководитель ставит задачу, контролирует, а в случае успеха – учитывает в бюджете положенный технологу бонус. Но вот выплачивает бонус опять же главный технолог, который применительно к данной работе является лишь административным руководителем.

info-4all.ru

должностные обязанности, функции и требования :: BusinessMan.ru

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно – с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор – штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

  • канцелярия;
  • IT-подразделение;
  • секретариат;
  • архивы и проч.

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

  • Техника безопасности в организации.
  • Корпорационная этика.
  • Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор – руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

  • начальника хозподразделения;
  • руководителя канцелярии;
  • главного (старшего) администратора;
  • начальника архивного отдела и проч.

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

  • Общие положения.
  • Главные задачи деятельности.
  • Функциональные обязанности специалиста.
  • Права должностного лица.
  • Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

  1. Полное наименование должности. В нашем случае все просто: “административный директор”.
  2. Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
  3. Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
  4. Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

  1. Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
  2. Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

  1. Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
  2. Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
  3. Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
  4. Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
  5. Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
  6. Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

  1. Ведение отпускного графика.
  2. Табельный учет.
  3. Контроль рабочей дисциплины в компании.
  4. Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
  5. Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
  6. Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
  7. Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
  8. Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
  9. Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
  10. Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
  11. Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
  12. Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками – по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
  13. Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
  14. Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно – раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

  1. Общее управление административной деятельностью организации.
  2. Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
  3. Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
  4. Управлением административным составом – канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
  5. Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
  6. Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
  7. Организация деятельности внутренних структур коммуникации – правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
  8. Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
  9. Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
  10. Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
  11. Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

  1. Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
  2. Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
  3. Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
  4. Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
  5. Организация рабочих мест для новых трудящихся.
  6. Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
  7. Поиск и организация тендеров.
  8. Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
  9. Оплата счетов, финансирование административных проектов.
  10. Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
  11. Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
  12. Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

  • Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
  • Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
  • Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
  • Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
  • Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

  • Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
  • За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
  • За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

businessman.ru

Сфера деятельности и обязанности административного директора

Должность административный директор — современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Административный директор

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

Функции должности

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

  • активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
  • ответственность
  • коммуникабельность
  • лидерские позиции
  • устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Переговоры

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

  • Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
  • Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

    Проведение собеседований

  • Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
  • Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
  • Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
  • Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
  • Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
  • Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
  • Организация деловых встреч и проведение совещаний.
  • В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
  • Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
  • Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
  • Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
  • Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
  • Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
  • Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
  • Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Права директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Непосредственный и функциональный руководитель отличия

Непосредственно руководитель может быть только один, ну а прямых руководителей может быть сколько угодно. Например генеральный детектор строительной фирмы, он непосредственно руководитель, а его заместители получаются прямые руководители. Разница вся между прямым и непосредственным вашими начальниками (в армии это командиры) заключена в том, что ваш непосредственный руководитель, это ближайший по должности над вами начальник. Он у работника один. А вот прямых может уже быть сколько угодно. Это те люди из начальства, кто стоят по служебной лестнице ступенькой выше над вашим непосредственным (который, кстати, также будет и прямым). Вот например, предположим что есть непосредственный начальник в заводском цехе — мастер смены на вашем участке. А над ним непосредственно стоит уже старший мастер вашего участка. Он уже будет являться для вас прямым начальником, но уже совсем не непосредственным.

Прямой и непосредственный начальник: разница между ними

Не терять связь с реальностью, вникать и знать текущее состояние дел компании на всех уровнях. Ошибки, которые допускают начальники — Невыполнение обязательств. Зачастую обещанная заработная плата не соответствует полученной в конце трудового рабочего месяца.
— Некомпетентность. Допустим, принятие в компанию родственников, в том числе и на руководящие должности. — Постоянная ругань снижает эффективность труда. И прямой начальник, и непосредственный начальник должны хвалить своих подчиненных. — Нельзя все обязанности возлагать на себя одного. Во-первых, это недоверие к сотрудникам и заместителям, во-вторых, это чревато потерей контроля над общей ситуацией, как в компании, так и внутри коллектива.
— Система штрафов и тотального контроля. Фанатичное наблюдение за сотрудниками, недоверие, и если еще завышены, к примеру, планы по продажам, текучки кадров компании не избежать.

Функциональное подчинение. варианты применения

Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:

  1. кассир магазина или продавец-кассир
  2. кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
  3. специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
  4. охранник в магазине
  5. иные исполнители специализированных функций

Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист. Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании.

Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога». Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.

Отличие административного от функционального подчинения?

Важно

Помимо необходимых профессиональных качеств, управляющий должен обладать некоторыми чертами, которые помогут ему успешно руководить коллективом. Как правило, сотрудники на руководящих должностях имеют два высших образования. Помимо основного направления развития компании, они также должны обладать знаниями в различных областях, таких как экономика и финансы.


Внимание

Кроме того, грамотный начальник должен разбираться в психологии, этике и прочих сопряженных гуманитарных дисциплинах. Качества руководящего работника У управляющего высшего уровня обязательно должны быть такие характеристики, как ответственность, лидерство, пунктуальность и коммуникабельность. Также приветствуется наличие организаторских способностей.


Есть ли в этом случае какие-то отличия в должностях прямого и непосредственного начальников? Разница по большому счету определяется спецификой предприятия.

Непосредственное и оперативное подчинение в чем разница

Обязательно наличие высшего образования, и в последующей работе — опыт в знании и ведении компании. — Достижение успеха, работая, исправляя ошибки сообща, командой. Именно тогда начальник достигает хорошего результата.Он непроизвольно становится примером для подражания. — Хороший управляющий тот, кто ценит своих работников, развивает их, и получает неподдельное удовлетворение и удовольствие от их роста, опыта и профессионализма.К ним относятся следующие специалисты: генеральный директор, начальник отдела и так далее, а также все их заместители. Суть термина «руководитель работ» заключается в том, что управляющие, в лице сотрудников, принимают важные решения и отвечают за них, и при этом несут ответственность за результативность работы подчиненных.


Руководящий состав делится на следующие уровни Высшее звено. Это лица, осуществляющие управление и контроль над всей организацией.

Виды отношений распоряжения — подчинения

Содержание:

  • Виды отношений распоряжения — подчинения
  • Административное право россии
  • Непосредственное, оперативное подчинение и подчинение по специальным вопросам.
  • Ipc-zvezda.ru
  • Непосредственное и оперативное подчинение в чем разница

Виды отношений распоряжения — подчинения Признаки хорошего начальника — Первый — умение вести за собой команду! Это и есть качество лидера, оно неоспоримо. Руководитель спокоен и уравновешен, не стремится выделиться. Административное право россии Внимание Передислокация воинских частей и подразделений в пределах территорий, переданных в пользование Министерству обороны Российской Федерации, осуществляется по решению министра обороны Российской Федерации, а от соединения и выше — по решению Президента Российской Федерации.

3.

Непосредственное подчинение это википедия

С другой, это может закончиться потерей контроля.

  • Введение системы контроля и штрафных санкций.
  • Отсутствие возможностей для развития и профессионального роста персонала.
  • Таким образом, можно сделать вывод, что о ком бы ни шла речь, о прямом или о непосредственном начальнике, они в первую очередь люди, которые имеют свойство ошибаться. Главное — в любой ситуации сохранять человеческий облик. Понимание сотрудников и подчиненных поможет преодолеть любые трудные ситуации.

Читайте также

  • Обязанности и должностная инструкция администратора гостиницы
  • Аффектация — это психологический феномен, от которого лучше избавиться
  • Обзор крупнокалиберной винтовки ОСВ-96
  • Асфальтобетонные покрытия: виды, технология укладки
  • Основные ступени профессионального образования.

Как трактуется понятие прямой и непосредственный начальник? В глобальном смысле термин означает линейное размещение отдельных частей одного целого по отношению друг к другу, основой чего является критерий: от высшего к низшему, от сложного к простому и так далее. Отсюда вывод, что, сравнивая термины прямой и непосредственный начальник, разница видится лишь в том, что первый отдает приказы подчиненному лицу. Исходя из этого, следует, что оба эти термина сопряжены.
Прямой начальник и непосредственный начальник – это звенья, занимающие последовательные места в одной цепи, подпадающие под общее определение «Руководитель работ». Каковы они руководители Это разряд сотрудников, которые имеют право осуществлять деятельность по управленческим вопросам, с тем, чтобы обеспечить эффективную работу компании.

  • Виды отношений распоряжения — подчинения
  • Чем отличается прямой руководитель от непосредственного?
  • Непосредственное подчинение
  • Подразделение непосредственного подчинения
  • Прямой и непосредственный начальник: разница между ними
  • Большая энциклопедия нефти и газа

Виды отношений распоряжения — подчинения Непосредственное подчинение означает то, что между распоряжающимися и нижестоящими уровнями нет промежуточных звеньев (других ярусов). Прямой и непосредственный начальник: разница в чем Сравнивая два эти термина, можно сделать вывод, что непосредственный начальник один, а прямых может быть много, то есть это ближайший руководитель по должности вверх от подчиненного по карьерной лестнице.Выходит, начальник – это подчиненный, который подчиняет себе других, тем самым данная тенденция распространяется далее в разных направлениях.

Непосредственный и функциональный руководитель отличия

Прежде чем разобраться в терминах прямой начальник и непосредственный начальник, необходимо дать определение главному слову. Кто такой начальник По юридической энциклопедии, это лицо, занимающее руководящую должность, осуществляющее распорядительную власть в отношении подчиненных, а также отвечающее за дисциплину. Непосредственный начальник – это сотрудник, с которым непосредственно контактируют его работники, и подчиняются ему, он наделен управленческой функцией над нижестоящими лицами, отвечает за выполнение поставленных трудовых задач или определенных опций.
Термин «непосредственно» означает то, что непрямой начальник осуществляет руководство над подчиненными на месте. В его роли может выступать ст. продавец, ст. мастер либо гл. инженер, гл. техник и так далее.
Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов? Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!» А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании? Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.
Проблема компаний с сетью магазинов Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине. Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях: 1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач. 2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.

alishavalenko.ru

Административное и функциональное подчинение в чем разница

АвтоЮрист юридическая помощь

[8] Одной из особенностей группировки по районам является ее сочетание с группировкой по подведомственности хозяйства. Административное право регулирует общественные отношения, возникающие в сфере государственного управления, в процессе организации и …bibliotekar.ru/hozyaystvennoe-pravo/8.htm Конституционное (осударственное право в правоведении.

Термины … Термины «конституционное право» и «государственное право» зачастую считаются синонимами.

… которые охватывают и административное право, и судебное право, …www.bibliotekar.ru/konstitucionnoe-pravo-2/3.htm Внимание Отрасли права.

Конституционное право. Определение конституционного … Ведь административное право также регулирует общественные отношения, связанные с осуществлением государственной власти, да и не только оно. Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки.

Анализ организационной структуры

В ходе выполнения своей работы, каждый сотрудник может взаимодействовать с большим количеством работников предприятия, однако существуют разумные пределы на количество персонала, которым руководитель может эффективно управлять. Обычно в зависимости от опыта руководителя и специфики предприятия количество подчиненного персонала на одного руководителя должно варьироваться в пределах 5-9 человек.

Условно всех сотрудников предприятия можно разделить на два типа: производственный персонал, который выполняет исполнительные функции и руководящий персонал, который выполняет аналитические и контрольные функции, а также занимается стратегическим планированием.

Очень часто на предприятии в организационную структуру вводятся дополнительные руководящие должности, но при этом им не выделяются необходимые полномочия и подчиненные сотрудники, которыми бы они могли управлять.

Линейное и функциональное подчинение что главнее

Понятие, виды и задачи экологического … Российское административное право выделяет два вида контрольной деятельности – контроль и надзор.

Под экологическим контролем понимается деятельность …bibliotekar.ru/ecologicheskoe-pravo-3/126.htm Соотношение процессуальных норм земельного права с … Поэтому административное право ограничивается лишь определением структуры … Административное право можно рассматривать как обобщающую отрасль в силу того, …www.bibliotekar.ru/zemelnoe-pravo-1/50.htm Краткая характеристика системы права и ее подсистем — отраслей … Задача органа — обеспечить в короткий срок решение конкретно поставленной цели, проблемы путем рациональной координации деятельности соответствующих функциональных отделов.

Вот почему в координирующий орган направляются специалисты из разных функциональных отделов.

Непосредственное и оперативное подчинение в чем разница

3. Дислокация объединений, соединений и воинских частей Вооруженных Сил Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации допускается на основе международных договоров Российской Федерации.

(Федеральный закон «Об обороне») Непосредственное, оперативное подчинение и подчинение по специальным вопросам. Непосредственное подчинение. Непосредственное подчинение предусматривает подчинение командующему войсками военного округа по всем вопросам.

При этом различают прямое и функциональное подчинение. Чем отличается непосредственное и функциональное подчинение «Кадровик. Трудовое право для кадровика», 2008, N 5 Ответ: При функциональной организационной структуре предприятия имеет место множественность подчиненности сотрудников разным «начальникам» в соответствии с кругом решаемых задач.

Функциональное подчинение. Варианты применения

Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.

2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им. Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния.

Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.

Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника.

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Речь идет о случаях, когда договор, заключенный вышестоящим звеном системы управления, исполняет подчиненная ему организация.

Статус, организационная структура, административная подчиненность и система оплаты труда сотрудников должны исключать возможность оказания коммерческого, финансового, административного или какого-либо другого давления на лабораторию или ее персонал, способного повлиять на результаты проводимых ею испытаний.

Указываются категория ВУ, ее административная подчиненность и основные выполняемые ею функции.

Статус, организационная структура, административная подчиненность и система оплаты труда сотрудников должны исключать возможность оказания коммерческого, финансового, административного или какого-либо другого давления на лабораторию или ее персонал, способного повлиять на результаты проводимых ею испытаний.

Может ли работник подчиняться нескольким руководителям?

работник будет манипулировать своими «начальниками», например, не выполнив поручение одного руководителя, в качестве причины укажет, что выполнял поручение другого начальника.

При таких обстоятельствах, целесообразнее подчинить сотрудника одному руководителю, а в отношении других указать, что методическое руководство такими-то направлениями его деятельности осуществляет второй и третий. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Вопрос из практики: Можно ли установить подчинение одного сотрудника нескольким руководителям Да, можно. Действующее законодательство не запрещает устанавливать подчинение сотрудника более чем одному руководителю. Это может быть зафиксировано как в его , так и в . В кадровой теории существуют понятия административной и функциональной подчиненности.

Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к подчинению вышестоящему руководителю.

1. Возможно ли административное подчинение работника сразу двум руководителям 2. Чем отличается ответственность руководителя за.

Как правило, работник должен выполнять прямые распоряжения и указания как своего непосредственного руководителя, так и вышестоящего, в подчинении которого находится подразделение.

Права такого руководителя в отношении работников подразделения как правило прописываются в положении о подразделении и должностной инструкции руководителя. При этом распоряжения вышестоящих руководителей должны быть в рамках трудовой функции работника.

Работник вправе отказаться от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором, письменно известив об этом непосредственного руководителя или иного представителя работодателя (ч.1 ст. 379 ТК РФ) Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Можно ли установить подчинение одного сотрудника нескольким руководителям Да, можно.

Непосредственное подчинение это википедия

Руководитель высшего уровня должен иметь в арсенале такие качества, как лидерство, ответственность, коммуникабельность, пунктуальность, и, безусловно, приветствуется наличие организаторских способностей.

Закон не запрещает, чтобы сотрудник подчинялся более чем одному руководителю.

Следует отметить, что управляющие всех звеньев должны иметь гибкий ум, креативность, уметь быстро и правильно среагировать в критической ситуации, обладать высокими моральными принципами. Признаки хорошего начальника — Первый — умение вести за собой команду!

Это и есть качество лидера, оно неоспоримо.

Руководитель спокоен и уравновешен, не стремится выделиться.

Структурные подразделения в течение бюджетного периода находятся в функциональном подчинении различных служб аппарата управления. Функциональное подчинение существенно отличается от полного ( линейного) подчинения.

domzalog.ru

Административный директор: должностные обязанности и функции

Административный директор, или административный менеджер, обеспечивает бесперебойную работу офиса, а также занимается закупкой офисного оборудования, ведением переговоров с арендодателями, поиском и подбором сотрудников в качестве административного персонала и организацией его работы. Наличие данной позиции в компании напрямую зависит от размеров самой компании и величины штата.

В связи с тем, что должность административного директора – позиция относительно новая на современном рынке труда России, большинством наших соотечественников она воспринимается с трудом и как что-то малозначимое, а, подчас, и бесполезное.

Тем не менее, административный директор выполняет множество весомых задач, благодаря которым компания работает слаженно и бесперебойно. В обязанности административного директора входит, в первую очередь, курирование административно-хозяйственным департаментом компании. Он следит за организацией работы персонала, за своевременным выполнением персоналом обязанностей,  организацией делопроизводства в компании, организацией взаимодействия между подразделениями предприятия. Кроме того, именно административный директор производит корпоративные закупки, в том числе, канцелярско-офисные.

Подчиняется административный директор непосредственно Генеральному Директору.

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Все трудности профессии административный директор

В нашей стране на сегодняшний день среди людей отсутствует представление о положении административного директора. Незнание сущности этой профессии ведет к тому, что в топ-менеджменте с ней особо не считаются. Существует стереотип, что обязанности административного директора сводятся главным образом к умению «махать тряпками».

Изначально нужно отметить факт, что на сегодняшний день в России нет таких ВУЗов и СУЗов, которые подготавливали бы кадры в сферу административно-хозяйственного управления. Следовательно, нет специализирующихся на этой сфере кафедр и нет соответствующих факультетов. Обычно специалисты в области административно-хозяйственного управления обучаются своей профессии на всевозможных конференциях, семинарах, деловых собраниях, где работники данной сферы обмениваются опытом.

Трудность профессии административного директора, возглавляющего крупную фирму, состоит в том, что он заведует большим числом отделов, занимающихся различной работой. Это канцелярия, отдел материально- технического обслуживания, секретариат, архив, отдел рекламы отдел IТ, пищеблок, курьерская служба, клининговая компания, транспортный и корпоративный отделы, офис-менеджеры в дочерних предприятиях или других регионах. Кроме вышесказанного, некоторое время уделяется решению срочных вопросов, контролю работы служб и отделов, проведению собраний, переговоров, мероприятий, обработке документов.

Разноплановая специфика профессии требует от административного директора всегда «быть в седле». Это подразумевает наличие у него следующих черт характера: готовность усовершенствовать свои навыки, собранность. Незаменимыми качествами эффективного административного директора, как подсказывает опыт большинства, является трудолюбие, желание постигать новые сферы деятельности, интересоваться конкурентами, ценообразованием, рынком услуг и товаров и так далее. У административного управляющего ненормированный график работы, чего и следует ожидать. Что бы с ним ни случилось – болезнь или отпуск, он вынужден всегда быть доступен для подчиненных. Связь может поддерживаться разными способами: Интернет, скайп, корпоративный телефон. Самое важное – не переставать держать под контролем персонал, работающий в разных отделах.

Трудность профессии руководителя административного управления состоит в том, что ему важно быть в курсе задач работы управления, активно участвовать в жизни своей команды, предоставлять отчет о его работе на собраниях у вышестоящих руководителей.

На практике же получается так, что у многих больших компаний структура управления функционирует безрезультатно. Доказательством этому является часто встречающиеся случаи личных обращений работников административно-хозяйственного, транспортного отделов, архива, секретариата и прочих сотрудников к президенту или вице-президенту компании со счетами, проблемами, предложениями. Подобные личные обращения нарушают, с одной стороны, правила субординации и тормозят рационализацию счета управления, оптимизацию затрат, прозрачность отчетности с другой. Помимо всего этого, работники получают желаемое, не неся никакой ответственности.

Такой порядок работы свидетельствует о недостаточной ориентации руководителя в операционно-хозяйственной деятельности или о его безразличии к сложившемуся порядку работы. Напрашивается вывод, что в престижной, работающей много лет на рынке компании царит абсолютный хаос.

Пытаясь избавиться от кучи ненужной информации и проблем, высший руководитель нанимает  административного директора и передает ему соответствующие обязанности. Он справедливо считает, что передает в руки административного управляющего все эти заботы, что в каждом ему подчиненном отделе произойдет оптимизация затрат бюджета, что им будет добываться информация о том, осуществляется ли маркетинг, что, где берется и в каком количестве, открытые или закрытые проводятся тендеры, какая репутация на рынке компаний-поставщиков, какие первичные документы предоставляются, нужны ли закупки и т. п.

Скорее всего, приход в коллектив такого специалиста не понравится никому. По нашему мнению, он нужен исключительно адекватному высшему руководству, так как такой сотрудник связывает все направления, относимые к административно-хозяйственному управлению. Это своеобразный грузовой состав, что везет большое количество информации, который не дает прямого заработка, но без такого состава не удастся качественно и результативно развиваться и переходить на уровень выше в оптимизации затрат ни одной уважающей себя фирме.

При всем этом, подыскивая человека на должность руководителя  административно-хозяйственного управления, в кадровой службе часто полагают, что этот сотрудник будет заниматься исключительно покупкой ручек, папок, бумаги, тряпочек, мыла и т. д. и контролировать уборщиц. Такой ход мыслей говорит о неосведомленности работников отдела кадров о перечне обязанностей сотрудника этой должности, а также о незнании изнанки каждого пункта его должностных обязанностей. В связи с этим в некоторых компаниях руководителю административно-хозяйственного управления предлагают зарплату навскидку, и она чаще всего далека от фактического объема выполняемой им работы. В итоге из-за неточной оценки сотрудниками отдела кадров объема должностных обязанностей руководителя административно-хозяйственного управления, такому работнику часто бывает невозможно повысить зарплату. По нашему мнению, должность административного директора должен занимать человек, знающий специфику деятельности фирмы (организации, учреждения), осведомленный в ее проблемах и знающий варианты их устранения. Помимо этого, административный управляющий должен иметь такие деловые качества, как умение разбираться с документацией самому в пределах своей компетенции, правильно составлять отчеты, слаженно управлять персоналом.

У многих зачастую возникает вопрос: «А что, если предприятие маленькое?». Наше мнение – необходимо нанять работника на должность руководителя административно-хозяйственного управления, чтобы структура действовала.  Такому работнику не нужно занимать пост начальника административно-хозяйственного отдела, так как должность руководителя конкретного отдела (например, руководитель АХО) сосредоточена на узком круге обязанностей – управление хозяйственным отделом. Исходя из этого, руководитель АХО  может главенствовать только в своем, когда начальник административно-хозяйственного управления руководит разными отделами.

Все же на деле бывают случаи, когда руководитель административно-хозяйственного отдела руководит сразу несколькими подразделениями.

Часто приходится слышать, что сотрудники компании не понимают, какие именно обязанности у  административного начальника, по этой причине нам хочется поведать о некоторых его должностных обязательствах. Построить административно-хозяйственное управление на пустом месте гораздо легче, чем это сделать в работающей компании. Казалось бы, есть все необходимое, но устоявшаяся структура не действует.

  1. Организует командировки и деловые поездки.
  2. Обеспечивает сотрудников жильем (аренда квартир).
  3. Занимается делопроизводством и хранением документов в архиве.
  4. Контролирует деятельность компании в целом и сотрудников.
  5. Занимается организацией корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов.
  6. Несет ответственность за усовершенствование и разработку организационной структуры, штатного расписания, положений о подразделениях, должностных инструкций, других нормативных документов.
  7. Принимает участие в разработке стратегии предприятия.
  8. Курирует работу курьерской службы, управляет автопарком.
  9. Отвечает за инвентаризацию помещений.
  10. Занимается поиском помещений для переезда.
  11. Отвечает за составление, контроль и управление бюджетными средствами компании на административно-хозяйственные расходы.
  12. Проводит аттестацию рабочих мест.
  13. Главный за сертификацию предприятия.
  14. Занимается разрешением конфликтных ситуаций.
  15. Обеспечивает офис необходимым оборудованием и техникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями.
  16. Занимается курированием системы планирования и отчетности в компании (постановка задач сотрудникам, контроль выполнения).
  17. Осуществляет контроль безопасной работы систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления и водоснабжения.
  18. Проводит текущий и капитальный ремонты, оказывает помощь в разработке интерьеров помещений, осуществляет контроль проектно-сметной документации.
  19. Отвечает за содержание помещений в исправности и порядке, в соответствии со всеми существующими нормами.
  20. Оказывает первую помощь в случае необходимости.
  21. Отвечает за организацию питания, аренду жилья сотрудников, парковочные места.
  22.  Взаимодействует с государственными органами по контролю безопасности и охране труда.

Основные обязанности административного директора в компании

Документооборот. В наше время большинство компаний ведет электронный документооборот. Если же в компании отсутствует электронный документооборот, то административный директор вынужден тратить большое количество времени, чтобы поставить подпись у начальника, свободного времени которого часто приходиться ожидать часами, или же обходить несколько кабинетов сотрудников, чтобы собрать их подписи.

Постоянное наличие в офисе канцтоваров. Прежде всего административный директор определяет количество и периодичность закупок товаров, необходимых для работы офиса. Имея четкое представление о том, сколько и на какой период времени требуется приобрести продукции, административный директор ведет переговоры с поставщиками, также, что немаловажно для компании, добиваясь снижения цены.

Административный директор большого холдинга также должен согласовать расходы и счета на закупочные материалы со всеми дочерними предприятиями компании. После переговоров с поставщиками он подписывает договор со всеми дочерними предприятиями о том, что они должны закупить товары (воду, канцтовары, бумагу, ручки, бытовую химию) по таким же отпускным ценам.

Ведение переговоров и подписание договоров по аренде помещений. Этот процесс требует большой внимательности и деталей, таких как размеры и порядок расположения кабинетов директора и различного офисного персонала.

Контроль счетов за мобильную связь. Административный директор контролирует ограничительный лимит, а если он превышен, то требует с работников объяснительную записку.

Инвентаризация офиса компании. Работа выполняется объединенными усилиями  с бухгалтерским отделом. Это работа отнимает достаточно много времени. Требуется определить каждую единицу материальной ценности компании, выявить излишки или недостачу, результаты задокументировать. Иногда инвентаризация требует отчетности до нескольких десятков тысяч наименований материальных ценностей.

Организовывает переезд компании из одного офиса в другой. Административному директору необходимо найти компанию, которая занимается переездами, и выполнить переезд в течении субботы – воскресения или любых других выходных, чтобы не прерывать рабочий процесс.

Осуществляет поиск помещения для проведения семинаров и тренингов, проводит подготовку и организацию тренингов и семинаров, круглых столов, корпоративных мероприятий и праздников документально. Планирует и подготавливает все необходимые условия для проведения корпоративного мероприятия за границей, если такое намечается (приобретение билетов по доступной цене, бронирование гостиничных номеров, обсуждение программы корпоративного вечера).

Организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовках отчетных данных по ее итогам.

Осуществляет закрытие и открытие офисов в регионах. Выполняет закрытие всех договоров, обеспечивает пересылку офисной мебели и остальных материальных ценностей, принятие их на склад и учёт. Также необходимо контролировать процесс, следить за тем, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке. Сложность в том, что, несмотря на то, что бывают случаи воровства, ни одна компания по пересылке не берёт на себя за это ответственность. Ответственность наступает только при условии страхования груза, но страховка обходится дорого.

Несет ответственность за перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют права. Только по выписанному пропуску административным управляющим могут что-то внести в организацию и что-то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить.

Контролирует архив. В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, из-за чего административный директор может нажить недоброжелателей.

Занимается составлением бюджета на год.

Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню.

Участвует в найме и адаптации персонала.

Занимается решением всех текущих вопросов внутри предприятия.

Какие личные качества должны быть у административного директора

Количество сложных, многообразных задач вынуждает административного управляющего всегда быть готовым к работе, иметь организаторские способности и гибкий ум. Чтобы эффективно выполнять работу административного директора нужно иметь следующие качества характера:

  • аналитические способности;
  • стрессоустойчивость;
  • инициативность;
  • лидерство;
  • напористость;
  • находчивость;
  • ответственность;
  • решительность;
  • целеустремленность;
  • стратегическое мышление;
  • креативность и все те лидерские качества, необходимые для управления сложной структурной организацией и большим количеством сотрудников.

Какие требования предъявлять к кандидату на должность административный директор

  1. Высшее образование, стаж работы по специальности.
  2. Опыт работы с основными отделами предприятия.
  3. Знание специфики юридического и внутрикорпоративного заполнения документации.
  4. Владение основами трудовой дисциплины.
  5. Опыт рекрутинга.
  6. Знание определенных компьютерных программ.
  7. Знание методов управления людьми.
  8. Умение планировать и прогнозировать.
  9. Умение делегировать полномочия.
  10. Умение убеждать.

Если говорить о требованиях к образованию административного директора, то, как говорилось уже выше, на сегодняшний день российские ВУЗы не осуществляют подготовку специалистов по этой профессии. Поэтому кандидаты на должность административный директор проходят обучение на специализированых семинарах, тренингах, курсах и конференциях. Наиболее близкой университетской специальностью к должности административного директора является специальность «Менеджмент организации». Полученные знания можно легко применить на практике. 

Портрет типичного соискателя таков: мужчина (63%) 45 лет с высшим образованием (94% претендентов).

www.gd.ru