Личное дело работника. Образец оформления внутренней описи

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.Образец обложки
личного делаЗаведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона “Об основах государственной службы Российской Федерации” (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру “Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”, упоминаются документы, “не вошедшие в состав личных дел”, а также “характеристика работника, не имеющего личного дела”. Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Образец внутренней описи
документов личного делаОсновываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку – “дело”. В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: “ДЕЛО” – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка “дела” оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 “Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования”.

На заведенное на работника “дело” оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Скачать

blankiroom.ru

Опись документов в личном деле работника

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

• Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
• Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
• Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

• Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
• Опись может составляться вручную или печататься.
• Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
• Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
• Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
• При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
• Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

• Порядковый номер.
• Регистрационный номер.
• Дата оформления.
• Название документа.
• Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
• Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

• Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
• Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
• Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
• Количество страниц описи.
• Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Внутренняя опись документов личного дела — бланк

Внутренняя опись личного дела — образец заполнения

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

Подводим итоги

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Ответ на Ваш вопрос, возможно, находится здесь

uvolsya.ru

Внутренняя опись документов личного дела (Образец заполнения) – образец РБ 2018. Белформа

Файл текстовой версии: 4,8 кб

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

               Внутренняя опись документов личного дела N  5
                                                         ---
                       Петрова Анна Александровна
                      ----------------------------
                        (фамилия, имя, отчество)
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦   Название и   ¦   Дата   ¦  Индекс ¦Номера ¦   Дата    ¦Примечание ¦
¦п/п¦    заголовок   ¦документа ¦документа¦листов ¦ включения ¦           ¦
¦   ¦    документа   ¦          ¦         ¦ дела  ¦ документа ¦           ¦
¦   ¦                ¦          ¦         ¦       ¦ в личное  ¦           ¦
¦   ¦                ¦          ¦         ¦       ¦   дело    ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦        2       ¦    3     ¦    4    ¦   5   ¦     6     ¦     7     ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦Дополнение к    ¦          ¦         ¦ 1, 2  ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦личному листку  ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦по учету кадров ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 2 ¦Личный листок по¦01.02.2007¦         ¦  3-6  ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦учету кадров    ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 3 ¦Автобиография   ¦01.02.2007¦         ¦   7   ¦01.02.2007 ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 4 ¦Копия диплома о ¦29.06.1999¦         ¦   8   ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦высшем          ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦образовании     ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 5 ¦Заявление о     ¦01.02.2007¦    65   ¦   9   ¦01.02.2007 ¦           ¦
¦   ¦приеме на работу¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 6 ¦Копия приказа о ¦01.02.2007¦   75-к  ¦  10   ¦01.02.2007 ¦Оригинал в ¦
¦   ¦приеме на работу¦          ¦         ¦       ¦           ¦деле ОК-10 ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 7 ¦Аттестационная  ¦25.08.2008¦         ¦  11   ¦13.08.2008 ¦           ¦
¦   ¦характеристика  ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 8 ¦Аттестационный  ¦28.08.2008¦    5    ¦  12   ¦13.08.2008 ¦           ¦
¦   ¦лист            ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 9 ¦Копия приказа о ¦29.08.2008¦   15-к  ¦  13   ¦29.08.2008 ¦Оригинал в ¦
¦   ¦присвоении I    ¦          ¦         ¦       ¦           ¦деле ОК-10 ¦
¦   ¦квалификационной¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦категории       ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦10 ¦Копия приказа об¦01.09.2009¦   58-к  ¦  14   ¦01.09.2009 ¦           ¦
¦   ¦изменении       ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
¦   ¦фамилии         ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦11 ¦                ¦          ¦         ¦       ¦           ¦           ¦
----+----------------+----------+---------+-------+-----------+------------
Итого _______________________________________________ документов <*>
                (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
                                       (цифрами и прописью)
    --------------------------------
    <*>Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Опись»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

Внутренняя опись личного дела работника образец

Кадровые документы

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Личное дело заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.

Скачать образец описи

Внутренняя опись личного дела работника образец — скачать.

1000form.ru

Внутренняя опись личного дела образец

Процедура ведения личных дел предусмотрена в обязательном виде в бюджетных и госучреждений. Коммерческие предприятия выполняют это действие на свое усмотрение. Если же личное дело на работника заводится, то в него следует включить опись, поясняющую его содержание.

Опись документов личного дела представляет собой бумагу, составленную в свободной форме и включающую основные данные о каждом бланке, включенном в состав дела. Основное предназначение внутренней описи — это ускорение и упрощение поиска необходимых документов, а также систематизация информации о них.

В личное деле все составляющие расположены последовательно, по мере их подготовке. Как правило, используется хронологический порядок распределения документации. Каждому документу присваивается номер, под которым он будет значиться в описи. Все листы личного дела нумеруются, номера документов проставляются во внутренней описи. Такая информация позволит в кратчайшие сроки найти необходимый бланк.

Основное требование к оформлению описи — наглядность и логичность предоставления информации, она должна помогать в описке необходимой информации, а не запутывать.

Скачать образец описи личного дела работника можно внизу статьи по ссылке.

Образец оформления

Бланк внутренней описи должен включать сведения обо всей документации, включенной в состав личного дела. Данные вписываются в нее по мере поступления. Верхние записи посвящаются наиболее ранним по дате оформления документам. Далее последовательно фиксируются данные о поступающей документации.

Для каждого отдельного бланка заполняется своя строка описи. Число граф и их наименование определяется самим работодателем.

Рекомендуем обозначить такие графы для указания информации о каждом вносимом в дело документе:

• № по порядку;
• индекс документа, который проставляется на нем в момент его внесения в дело работника;
• дата выписки, указанная на самом бланке;
• наименование и заголовок;
• номера листов личного дела, на которых располагается регистрируемый документ;
• примечание — оставляется графа для необходимых поясняющих пометок.

При желании таблицу можно дополнить нужными графами.

Так как внутренняя опись относится к конкретному делу работника, то номер этого дела следует поставить в описи, чтобы не произошло утери.

Документы, касающиеся деятельности работника, могут поступать в дело в процессе работы. В некоторых случаях их число может быть значительным. По мере поступления сведения о документе включаются в таблицу внутренней описи. Когда весь лист будет заполнен информацией, внизу пишется общее число порядковых номеров на странице, далее подготавливается еще одна страница для продолжения записей.

По каждой странице описи нужно зафиксировать количество порядковых номеров, а также общее число номеров с начала ведения. Данные сведения нужны для того, чтобы один из документов личного дела не потерялся.

Лицо, ответственное за учет кадров и ведения личных дел, должен подписать составленный документ. Опись должна храниться внутри дела. Возможный пример оформления можно скачать ниже.

Как составить опись

Внутренняя опись личного дела образец — скачать.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос? Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас: +7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе. Это быстро и бесплатно!

rabotnika.ru

Внутренняя опись документов личного дела – образец РБ 2018. Белформа

Файл текстовой версии: 1,6 кб

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

Утверждена постановлением Белкомархива от 26.03.2004 N 2

                                                               Форма
          Внутренняя опись документов личного дела N ___
         ________________________________________________
                     (фамилия, имя, отчество)
---------------------------------------------------------------------
¦ N ¦Название и¦   Дата  ¦  Индекс ¦Номера¦Дата включения¦Примечание¦
¦п/п¦заголовок ¦документа¦документа¦листов¦ документа в  ¦          ¦
¦   ¦документа ¦         ¦         ¦ дела ¦ личное дело  ¦          ¦
+---+----------+---------+---------+------+--------------+----------+
¦ 1 ¦     2    ¦    3    ¦    4    ¦   5  ¦       6      ¦     7    ¦
+---+----------+---------+---------+------+--------------+----------+
¦   ¦          ¦         ¦         ¦      ¦              ¦          ¦
----+----------+---------+---------+------+--------------+-----------
Итого _______________________________________________ документов <*>
                       (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
                                         (цифрами и прописью)

——————————

<*> Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Белкомархив»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

Опись документов в личном деле работника – образец

Опись документов в личном деле работника – образец, составленный с учетом всех встречающихся в кадровой практике нюансов, представлен ниже. Этот образец является универсальным для любой организации. 

Общая информация об описи документов

Составляем опись

Образец описи документов в личном деле работника

Общая информация об описи документов

Если работодатель решил вести личные дела на сотрудников, сразу отметим, что никаких законодательных актов, регулирующих составление и ведение этого документа, на сегодняшний день не существует. В связи с этим при создании описи кадровый работник может опираться на локальный акт о ведении личных дел сотрудников (при его наличии), на сложившуюся практику и собственный опыт либо воспользоваться информацией, представленной в нашей статье.

Личное дело формируется из многих документов в течение всей трудовой деятельности сотрудника на конкретном предприятии. Для удобства хранения информации необходима опись. Функции этого перечня состоят также в следующем:

• фиксация поступления документов;
• быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
• фиксация изъятия и возврата документов.

Составляем опись

Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне.

Опись может состоять из одного или нескольких листов. Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела.

Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела. Второй способ хранения регистра — в самой папке, особенно если она многостраничная. В последнем случае рассматриваемый акт всегда подшивается поверх всех документов.

Заканчиваются формирование личного дела и составление описи с увольнением работника. Личное дело работнику не выдается. Последние строки описи перечеркиваются знаком «Z» во избежание внесения туда каких-либо дополнительных сведений.

Образец описи документов в личном деле работника

Опись личного дела № 37 работника

производственного кооператива «Машстрой»

Анистратова Евгения Керимовича 

№	Дата издания	№ док-та	Наименование документа	Номера листов дела	Прим.	Отметки о выдаче/возврате документа
1	26.06.2011	ВС 030405	Диплом о высшем образовании по специальности «инженер»	1-3	Копия
2	30.01.2012	б/н	Заявление о приеме на работу	4	Оригинал
3	30.01.2012	7-ТД	Трудовой договор	5-10	Оригинал.	02.12.2012 — выдача в юр. отдел 05.02.2013 — возврат из юр. отдела
4	30.01.2012	4-ЛС	Приказ о приеме на работу	11	Оригинал
5	25.12.2012	57-ЛС	Приказ об отпуске	12	Оригинал
6	26.03.2013	15-ЛС	Приказ о переводе на должность главного инженера	13	Оригинал
7	15.11.2013	б/н	Заявление об увольнении	14	Оригинал
8	30.11.2013	32-ЛС	Приказ об увольнении	15	Оригинал

 

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Специалист по кадрам                   Егорова                                 А. В. Егорова

30.11.2013

 

Итак, наличие описи в личном деле сотрудника во многом облегчает работу кадровика с документами. Составление ее не регламентировано законодательством. Содержание этого перечня обусловлено лишь его функциональностью и определяется каждым кадровым работником самостоятельно.

nsovetnik.ru