Пошаговая инструкция по оформлению:

1. Разработка и утверждение положения о командировках – в этом ЛНА (локально-нормативном акте) регулируются правила документального оформления служебных командировок работников. Это сроки поездок, перечень возмещаемых расходов, размеры и нормы суточных, особенности оплаты и т.д. Примеры положений смотрите в Системе Госфинансы:

2. Составление и утверждение приказа – решение издается в письменном виде, утверждается руководителем. В распоряжении приводятся сведения о пункте назначения, сроках и целях поездки, источнике выплаты средств, используемом транспорте. Можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированный по ф. Т-9, Т-9а (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.). Содержание решения доводится до физлица под личную роспись. Приказ заполняется до отправления специалиста. Скачайте формы и образцы:

3. Составление работником заявления о выдаче ему аванса – документ заполняется в письменном виде и подается для утверждения руководителю. В нем нужно указать величину необходимых денежных средств, срок выплаты. Заявление подписывается работником лично, обязательно приводится дата составления. Чтобы расходы были обоснованы, можно привести расчет. При этом резервируются суточные, расходы на проживания и проезд, прочие затраты.

Аванс можно выдать физлицу наличными или перевести на карточку. В соответствии с разъяснениями Минфина заявление требуется и в том, в другом случае (Письмо № 03-11-11/42288 от 25.08.14 г.). Варианты расчетов следует утвердить в ЛНА. По требованиям Центробанка запрещается выдавать наличность под отчет без заявления, которое утвердил руководитель (п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.14 г.). Скачайте образцы для разных случаев:

Можно ли отправить работника в командировку без аванса, смотрите в статье журнала

4. Выдача в подотчет аванса на поездку – РКО (расходный кассовый ордер, код ОКУД 0310002) заполняется согласно заявлению подотчетного лица. При перечислении формируется платежное поручение (код ОКУД 0401060). Для подтверждения цели расходов в документах нужно указать назначение платежа. В зависимости от задач командировки и норм источником выплаты в приказе могут являться бюджетные средства или доход от деятельности.

5. Учет рабочего времени – дни отсутствия командированного специалиста нужно отметить в табеле по учету отработанного времени. При этом используется код «К» или «06». Если работник в течение командировки трудился в выходные или праздничные дни, проставляется код «03» или «РВ» (Письмо Минтруда № 14-2-291 от 14.02.13 г.).

Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно или использовать унифицированный бланк. Типовой документ Т-12 или Т-13 утвержден в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04 г.

6. Представление в организацию авансового отчета

Если сотрудник был в загранкомандировке, он должен предоставить в бухгалтерию ксерокопию загранпаспорта с отметками о пересечении границы. 

В ряде случаев придется оформить дополнительные документы, например, когда сотрудник возвращает неизрасходованные суммы. Что еще нужно обязательно оформить при возвращении сотрудника из командировки в разных случаях, смотрите в рекомендации Системы Госфинансы

7. Проверка и обработка авансового отчета

8. Окончательный расчет с работником – за отведенное время бухгалтер организации осуществляет расчет с сотрудником. Если по авансовому отчету образуется излишек, физлицо обязано вернуть средства в кассу. Если же расходы превысили полученный аванс, работнику возмещается перерасход. При отражении проводок по командировочным расходам в госучреждениях нужно учитывать требования Постановления Правительства № 729 от 02.10.02 г. Используйте памятку: как считать оплату дней командировки

Оформление авансового отчета по командировке: пример

Служащие государственных учреждений при оформлении авансовых отчетов используют унифицированный бланк по Приказу Минфина № 52н от 30.03.15 г. Код ОКУД – 0504505. Персонал коммерческих компаний может применять форму АО-1 по Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.01 г.

Рассмотрим порядок заполнения формы ОКУД 0504505. На лицевой стороне отчета подотчетное лицо указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне перечисляет расходы за период поездки, включая суточные, и указывает реквизиты подтверждающих документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, сотрудник нумерует в порядке их записи в отчете.

Скачайте бланки авансового отчета и образец заполнения для госучреждений:

Как оформить документы и рассчитаться с сотрудником, если он во время командировки заболел, смотрите в статье журнала

Оформление командировки на личном автомобиле в 2019 году

При направлении сотрудника в поездку на собственном транспорте оформление командировки на личном автомобиле в 2019 году требует наличия распоряжения руководства. Приказ составляется в письменном виде. В соответствии со стат. 188 ТК организация выплачивает работнику денежную компенсацию за использование личного авто.

Особое внимание в случае поездки на автомобиле требует подтверждение расходов на проезд. Билеты в данной ситуации отсутствуют. В связи с этим срок пребывания определяется на основании положений Приказа Минфина № 33н от 10.03.15 г.:

• По найму жилья:
  • При проживании в гостинице – согласно квитанции, талону или иному документу об оказании услуг.
  • При проживании в другом жилье – согласно первичным формам, составленным с учетом законодательных требований по бухучету. Такие документы должны содержать все обязательные реквизиты (по Приказу Минфина № 157н от 01.12.10 г.).
• По проезду до места назначения и обратно:
  • При использовании личного транспорта – согласно приказу руководителя, служебной записке служащего, путевым или маршрутным листам, чекам, квитанциям, счетам АЗС и т.д.
  • При использовании служебного транспорта – согласно приказу руководителя, путевым или маршрутным листам и т.д.

Если работодатель допускает выезд в командировки на личном авто, требуется утвердить порядок возмещения расходов и выплаты компенсации. На основании положений Постановления № 729 такие поездки разрешается оплачивать по минимальной цене:

• При наличии ж/д сообщений – по стоимости плацкарта в пассажирских поездах.
• При отсутствии ж/д сообщений – по стоимости автобусного билета общего типа.

 Обратите внимание! Справку о стоимости билетов сотруднику рекомендуется брать на авто- и ж/д вокзалах на дату служебной командировки.

Подсказки для бухгалтера по оформлению и учету командировки на личном автомобиле сотрудника:

• Как учесть расходы на проезд в командировку на личном автомобиле сотрудника –  ответ
• На какие КВР и коды КОСГУ отнести командировочные расходы на личном автомобиле –  ответ
• Нужно ли платить компенсацию за использование личного автомобиля, на котором сотрудник отправился в командировку –  ответ
• Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля для проезда в командировку при расчете налога на прибыль –  ответ

Оформление командировки на один день

Оформление командировки на 1 (один) день выполняется по общим правилам при передвижениях внутри страны. Согласно требованиям п. 11 Постановления № 749 в такой ситуации оплата суточных не производится. Расходы на проезд выплачиваются в общепринятом порядке. Зарплата за день начисляется из среднего заработка. Сотрудник вправе получать аванс.

Если изначально работник был направлен в однодневную поездку, а потом принято решение об изменении периода пребывания в командировке, траты на проживание возмещаются по нормам стат. 168 ТК. Когда специалист возвращается после 0 часов, суточные выдаются за 2 дня.

Оформление загранкомандировки

В отличие от местной командировки оформление загранпоездок предусматривает возмещение дополнительных затрат. Согласно п. 23 Постановления № 749 сотруднику компенсируются:

• Расходы на оформление визы для служебной командировки.
• Расходы на оформление загранпаспорта и иной выездной документации.
• Аэродромные и консульские обязательные сборы.
• Транзитные или въездные сборы.
• Траты на оформление мед страховки.
• Прочие виды обязательных платежей.

При выплате суточных по загранкомандировкам следует учитывать положения Постановления № 812 от 26.12.05 г. Размер начислений зависит от страны, куда направляется сотрудник. В соответствии с требованиями Закона № 173-ФЗ от 10.12.03 г. выдача средств осуществляется в инвалюте. Рекомендуется перечислять деньги на карточку в аналогичной валюте, а не выплачивать наличными.

При возмещении затрат на проживание нужно руководствоваться положениями Приказа Минфина № 64н от 02.08.04 г. Здесь утверждены предельные нормы по проживанию на территории зарубежных стран. Если у учреждения не открыт валютный счет, для выдачи средств рубли конвертируются в инвалюту. Расходы по банковскому обслуживанию относят на прочие услуги.

 Обратите внимание! Допускается предъявление подтверждающих документов по загранкомандировкам на иностранных языках. Для отражения операций в учете требуется выполнить построчный перевод текста. Минфин рекомендует для этих целей приглашать стороннего специалиста или поручать работу штатному сотруднику, наделенному соответствующими обязанностями (Письмо № 03-03-06/1/168 от 22.03.10 г.).

Оформление командировки в выходной день

Существуют различные варианты совпадения командировки с выходными днями. В зависимости от ситуации расчет работнику начисляется так:

1. Поездка занимает несколько дней, в числе которых и выходные нерабочие – оплата и оформление командировки осуществляется по общим правилам.
2. Поездка занимает несколько дней, в числе которых рабочие выходные – дополнительно к распоряжению о командировке издается приказ о привлечении специалиста к работе в субботу и/или воскресенье. Такие действия требуют получить согласие работника. Оплата начисляется в двойном размере или в одинарном при предоставлении дополнительного неоплачиваемого отгула. Какой вариант предпочтительнее – решает сотрудник.
3. Возвращение домой или отъезд выпадает на выходной – механизм расчетов в данной ситуации не регламентируется. Работодатель вправе самостоятельно утвердить порядок оплаты занятости, то есть выплатить компенсацию или дать отгул.

Например, как оформить командировку в новогодние праздники, смотрите в статье журнала Учет в учреждении

Оформление командировки во время очередного отпуска

Запрещается направлять персонал в поездки в период пребывания в очередных отпусках. Если возникла срочная необходимость, допускается отзыв, но только с согласия специалиста. После выхода работника документы на поездку оформляются по стандартному перечню. Оставшаяся часть неиспользованного отдыха переносится на будущий год или предоставляется в текущем.

 Обратите внимание! Запрещается отзывать из отпуска работников младше 18 лет; беременных женщин; лиц, занятых в опасных или вредных трудовых условиях (ч. 3 стат. 125 ТК).

www.budgetnik.ru

Документы для оформления командировки в 2018 году: бланки, образцы, порядок заполнения

При направлении работника в командировку в 2018 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. Так какой список документов для оформления командировки?

Из этой статьи вы узнаете:

• Как оформить командировку сотруднику в 2018 году
• Полный перечень документов, которые нужно оформить для командировки 
• Почему отменили командировочные удостоверения
• Как зафиксировать в табеле учета рабочего времени работу командированного сотрудника в выходной

Нужны ли командировочные удостоверения в 2018 году

В 2018 году применение командировочного удостоверения не является обязательным, законодатели исключили такое требование. Вместе с тем, если в соответствующих локальных нормативных актах предприятия описана обязанность выписывать командировочные удостоверения, то оформление этого документа необходимо.

При этом следует иметь в виду, что предприятие, куда командирован сотрудник, может и отказать ему в проставлении штампа, руководствуясь отменой такого документа.

В данный момент основанием для начисления суточных, а также основанием для соответствующей отметки в табеле рабочего времени, является распоряжение руководителя о командировании сотрудника и проездные документы или служебная записка в случае отсутствия проездных документов по какой-либо причине (как утере, так и из-за использования личного транспорта). Подробнее читайте в статье: Кто заполняет командировочное удостоверение в 2018 году: бланк, образец, правила

Оформление командировки в 2018 году: оформляем и оплачиваем по шагам:

1. Перед отъездом сотрудника оформите приказ
2. Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени
3. После возвращения сотрудника получите от авансовый отчет с чеками
4. Если работник едет на своем авто, возьмите с него служебную записку

Перед отъездом сотрудника оформите приказ

Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Обратите внимание, что оформление удостоверений отменено. Это следует из постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Теперь время пребывая можно подтвердить по билетам и чекам из гостиницы. Кроме того, с недавнего времени отменена обязанность вести журнал учета командированных сотрудников (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771). Этот журнал теперь можно вести по желанию.

Раньше документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно — «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.

Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, вам не нужно оформлять служебное задание. Такое требование  отменено.

Поэтому самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ (форма № Т- 9а, образец). В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Обратите внимание: форму Т-9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Бланк приказа на командировку

Факт выезда сотрудника зафиксируйте в табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет с чеками

После того как работник вернулся из поездки, он должен составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять  обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

При поездке заграницу время определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в поездку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определять по проездным документам (билетам).

Бланк авансового отчета по командировкам

Служебная записка на командировку

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку нужно заполнить в произвольной форме и представить по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

Образец служебной записки на командировку

www.26-2.ru

какие документы оформлять в 2018 году

Сотрудника организации направляют в служебную командировку. Это первая командировка в компании, и перед кадровым специалистом поставлена задача подготовить все необходимые документы. В связи с этим возник вопрос, какие именно документы для командировки в 2018 году оформлять. Наши специалисты подскажут правильный ответ.

Обязателен только приказ

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как и любое событие, происходящее в организации, командировка должна быть оформлена документально. В данном случае еще перед отправкой работника в командировку нужно издать соответствующий приказ (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2018)»). Оформление приказа – это первый этап в пошаговой инструкции по оформлению командировки в 2018 году.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

Количество документов сокращено

Направляя работника в командировку, нужно знать, что в настоящее время составление некоторых документов, связанных со служебными поездками, стало необязательным. Какие же это документы? Перечислим их:

В данных материалах содержатся  актуальные изменения и образцы для оформления командировки в 2018 году.

С 8 января 2015 года оформление данных документов стало не обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). Однако прежде чем воспользоваться данной нормой и сократить документооборот, лучше все тщательно обдумать. Ведь использование, например, служебного задания и журнала учета командированных работников, может быть полезно самому работодателю. Так, служебное задание позволит сохранить в документальном виде информацию о служебной поездке, а журнал – вести учет командированных сотрудников.

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы (подробнее об этом см., «Сверхнормативные расходы возмещаем по заявлению (образец 2018)»).

Отметим, что по такому алгоритму происходит оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

blogkadrovika.ru

Как оформить командировку сотруднику в 2017 году?

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8, 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

• письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

Приведем образец приказа о направлении работника в командировку.

• авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Вы можете ознакомиться с образцом авансового отчета.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

glavkniga.ru

Как оформлять командировку в 2018 году?

Расскажем, как правильно оформить документы на командировку, составить отчёты и как упростить планирование рабочих поездок с помощью онлайн-сервиса.

Что нужно сделать, чтобы оформить командировку в 2018 году?

1. Определить, является ли поездка командировкой

Чтобы стать командировкой, поездка должна иметь ее основные признаки согласно ст. 166 ТК РФ:

• осуществляться сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем;
• совершаться по распоряжению работодателя и в его интересах;
• оформляться на определенный срок;
•  использоваться для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

2. Определить цель поездки и её сроки

На данный момент командировочные удостоверения и служебные задания отменены. Цель поездки отражается в приказе о командировке. Чтобы спланировать командировку, нужно знать задачи и подробности поездки. Самый удобный способ забронировать транспорт и проживание — воспользоваться специальными сервисами онлайн-планирования командировок. В них можно покупать билеты и бронировать отели для любого количества сотрудников.

3. Выпустить приказ о командировке

Приказ выпускается по унифицированной форме Т-9, утвержденной Госкомстатом. Также возможна другая форма приказа, утвержденная внутренними нормативными актами компании.   

Читайте по теме в электронном журнале

Что должно быть в приказе?

• наименование организации,
• наименование документа и дата его составления,
• Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
• место назначения (страна, город, организация),
• срок командировки (количество календарных дней),
• даты начала и окончания поездки,
• цель командировки,
• организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя. Приказ также должен быть подписан руководителем организации.

О том, как оформлять командировку в 2018 году, читайте в журнале
«Кадровое дело»

4. Забронировать билеты и проживание для сотрудников и/или руководства

Можно обратиться в агентство, которое подберёт отели и билеты на поезд или самолёт за агентское вознаграждение. Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. Например, OneTwoTrip for Business предлагает более 300 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или целый отдел буквально за пару минут.

Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?

• Доступ ко всем авиа- и ж/д билетам и отелям даёт возможность состыковать рейсы и выбрать из огромного количества вариантов размещения;
• Упрощенное управление процессом благодаря автоматизированному контролю;
• Быстрое и простое отслеживание тревел-процессов онлайн;
• Все отчёты доступны в одном месте круглые сутки;
• Не нужно оплачивать фиксированные сборы за работу агентства;
• Есть возможность планировать поездки заранее и видеть все командировки компании в одном месте.

5. Зафиксировать факт отправки сотрудника в журнале учета

Необходимо внести в документ ФИО командированного специалиста, название компании, в которую он направлен, место назначения.

6. Заполнить табель учета рабочего времени

Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании. Дни командировки отмечаются кодом К. Время командировки подтверждается после возвращения билетами на поезд или самолёт.

7. Оформить авансовый отчет по форме АО-1

8.   Составить финансовый отчёт

По возвращении сотрудник в течение 3-х дней составляет и сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит свои деньги и затем получает компенсацию по чекам из поездки. Суточные выдаются во всех случаях кроме однодневной командировки.

9. Проверить наличие документов, подтверждающих затраты

Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры. Факт нахождения в служебной поездке подтверждают железнодорожные или авиабилеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде. Онлайн-планирование позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку. Нет необходимости предъявлять бумажные билеты — электронные квитанции сохраняются при покупке билетов. При использовании онлайн-сервиса для планирования командировок вся закрывающая документация также находится в системе.

www.kdelo.ru