Должностная инструкция заведующего архивом

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заведующего архивом

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Заведующий архивом подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. Заведующий архивом относится к категории руководителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.5. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.6. Заведующий архивом отвечает за:

  • эффективное исполнение поручаемой ему работы;
  • соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
  • сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.7. Заведующий архивом должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
  • структуру предприятия, учреждения, организации;
  • основы организации производства, труда и управления;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.8. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Заведующий архивом осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

2.11. Составляет установленную отчетность.

2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами.

3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности, подчиненных ему служб и подразделений.

3.4. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить на рассмотрение руководителя Компании представления о назначении, перемещении и увольнении работников подчиненных подразделений; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3.7. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы заведующего архивом является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий архивом обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью заведующему архивом для осуществления его трудовых функций может предоставляться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Заведующему архивом для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

instrukzii.ru

Должностная инструкция заведующего архивом

Скачать должностную инструкцию
заведующего архивом (.doc, 93КБ)

I. Общие положения

  1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
  2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
  3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
  4. Заведующий архивом должен знать:
    1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
    2. 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
    3. 4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
    4. 4.4. Структуру предприятия.
    5. 4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
    6. 4.7. Основы организации производства, труда и управления.
    7. 4.8. Законодательство о труде.
    8. 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
    9. 4.10. Правила и нормы охраны труда.
  5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
    1. 5.1. Положением об архиве предприятия.
    2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
  6. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
  7. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

  1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
  2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
  3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
  4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
  5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
  6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
  7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
  8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
  9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
  10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
  11. Составляет установленную отчетность.
  12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .
  13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
  14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
  15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
  16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права

Заведующий архивом вправе:

  1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
  2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
  3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
  4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
    1. 5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
    2. 5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
  6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
  7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

www.rabotka.ru

Заведующий архивом

Должностная инструкция заведующего архивомzip

Вы можете скачать должностную инструкцию заведующего  архивом  бесплатно. Должностные обязанности заведующего  архивом 

 

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно - правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

           

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ

 

 

 -------------------------------------------------------------------

 (наименование учреждения)

 

00.00.201_г.  №00

 

 

    

1. Общие положения

 

     1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего  архивом  _____________________ (далее – «предприятие»).                                                            Название учреждения         

     1.2. На  должность  заведующего  архивом  принимается лицо со средним профессиональным образованием и стажем работы по делопроизводству не менее 2 лет.

     1.3. Заведующий архивом обязан  знать:

     - единую государственную систему делопроизводства;

     - распоряжения,  постановления, приказы и прочую   руководящую   и нормативную документацию  вышестоящих  и  иных органов, которые  касаются работы архива;

     - порядок оформления документов, которые  поступают в архив;

     - структуру предприятия;

     - действующую систему классификации поступающих в архив документов;

     - правила хранения бланков строгой отчетности;

     - трудовое законодательство;

     - правила трудового распорядка на предприятии;

     - основы организации производства, управления и  труда на предприятии;

     - нормы и правила охраны труда.

     1.4. Заведующий архивом назначается на должность и  освобождается  от

нее  по приказу   руководителя  предприятия  по  представлению

________________________________________________________________________.

     1.5. Заведующий архивом находится в подчинении у  ________________

                                                                                           (руководителя

________________________________________________________________________.

                  предприятия; иного должностного лица)

     1.6. Заведующий архивом руководит сотрудниками архива.

     1.7. В своей работе  заведующий архивом руководствуется:

     - положением об архиве предприятия;

     - данной должностной инструкцией.

     1.8. В период  отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка или  болезнь)  его обязанности возлагаются на его  заместителя, либо на другое   лицо,  назначенное по приказу руководителя предприятия.

 

2. Должностные обязанности

 

     Заведующий архивом обязан:

     2.1. Обеспечивать  прием, регистрацию, систематизацию,  хранение и использование документации.

     2.2. Возглавлять  работу  по организации и ведению архивного дела на предприятии.

     2.3. Руководить  работой  по составлению научно-справочного аппарата, который упрощает учет и использование архивной документации:  описи, путеводители,   каталоги, картотеки,   указатели,     исторические справки, обзоры и пр., а также соответствующие учетные  документы  (книги  учета поступления и выбытия дел, листы фондов, списки фондов, дела фондов).

     2.4. Инструктировать  сотрудников структурных подразделений предприятия о порядке подготовки, формирования и сдачи документации в архив.

     2.5. Оказывать методическую помощь в поиске нужной документации.

     2.6. Осуществлять контроль  своевременности  поступления  в архив документации, законченной делопроизводством.

     2.7. Руководить  работами  по  составлению  описей  дел  с целью последующей передачи документации в  государственные  архивы,  составлению  актов об уничтожении документации, сроки хранения которой истекли.

     2.8. Обеспечивать  проведение  работ по экспертизе ценности архивной документации, формированию  документов  и  дел  временного и постоянного хранения.

     2.9. Контролирует     состояние     документации, своевременность ее  восстановления,  соблюдение  в     архивных помещениях условий, которые необходимы для обеспечения сохранности документов. 

     2.10. Составляет необходимые  отчетности.

     2.11. Организовать  работу  по  ведению   учета   документооборота   и количества дел,  выдаче  архивных  справок, основываясь на  данные,  хранящиеся в документах архива.

     2.12. Контролировать    правильность    эксплуатации   и   исправность производственных помещений,  наличие   противопожарных средств и их исправность.

     2.13. Принимать участие  в  разработке  инструкций  и положений по организации архивного дела и ведению делопроизводства.

     2.14. Обеспечивать наличие в архиве необходимого инвентаря, канцелярских товаров,    бланков, инструктивно-методической   литературы  по  кругу обязанностей.

     2.15. Проверять   правильность  учета  и  хранения  бланков  строгой отчетности.

     2.16. Проводить   работы   по   защите    информации,  которая   составляет коммерческую, государственную  и служебную тайну.

 

3. Права

 

     Заведующий архивом вправе:

     3.1. Запрашивать  по  поручению  директора предприятия  или лично у специалистов  и  руководителей  структурных  подразделений  необходимые документы и информацию.

     3.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений собственные предложения, способствующие улучшению деятельности архива.

     3.3. Устанавливать  служебные  обязанности   для   работников, находящихся в его подчинении.

     3.4. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:

     - о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных

ему работников,  которые не соблюдают  или недолжным  образом соблюдают свои

должностные обязанности;

     - о поощрении   сотрудников, находящихся в его подчинении за   отличное выполнение   должностных обязанностей и безупречную  работу.

     3.5. Визировать   и подписывать документацию только   в   рамках   своей компетенции.

     3.6. Сотрудничать  со  структурными  подразделениями  предприятия по вопросам, касающимся  работы архива.

     3.7. Требовать от руководителя  предприятия  помощи   в выполнении обязанностей, которые     предусмотрены    данной     должностной инструкцией.

    

4. Ответственность

 

     Заведующий архивом ответственен:

     4.1. За невыполнение или недолжное выполнение  своих должностных

обязанностей, которые  предусмотрены  данной должностной   инструкцией в  определенных трудовым законодательством РФ рамках.

     4.2. За  правовые нарушения,  которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в  определенных   уголовным, административным   и гражданским законодательством РФ рамках.

     4.3. За причинение материального вреда предприятию в  определенных трудовым,  гражданским  и административным законодательством РФ рамках.

 

 

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

 

                                                                                                00.00.201_г.

 

 

 

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                               

                                                                                                     00.00.20__г.

www.kaus-group.ru

Должностная инструкция заведующего архивом | Образец

Составлена в ___ экз.                                   Утверждаю
                                              _____________________________
                                                   (инициалы, фамилия)

_________________________________             _____________________________
_________________________________             _____________________________
_________________________________             _____________________________
   (наименование работодателя,                 (руководитель или иное лицо,
   его организационно-правовая                  уполномоченное утверждать
   форма, адрес, телефон, адрес                  должностную инструкцию)
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП)

"___"____________ ____ г. N _____             "___"________________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего архивом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Заведующего архивом.

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность Заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Заведующий архивом руководствуется:

- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия Заведующего архивом его обязанности возлагаются на ____________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности Заведующего архивом определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Заведующего архивом и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

Заведующий архивом:

- возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации;

- обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

- руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

- оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;

- инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

- контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

- обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

- руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

- осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

- составляет установленную отчетность;

- принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3. ПРАВА

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий архивом несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Заведующий архивом может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Заведующему архивом может выделяться служебный автотранспорт.

5.4. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности Заведующего архивом. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:

- _____________________;

- _____________________;

- _____________________.

    Должностная инструкция разработана на основании _______________________
__________________________________________________________________________.
                  (наименование, номер и дата документа)

    Руководитель структурного
    подразделения
    ___________________________                       _____________________
        (инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

    Согласовано:
    юридическая служба
    ___________________________                       _____________________
        (инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

    С инструкцией ознакомлен:
    (или: инструкцию получил)
    ___________________________                       _____________________
        (инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

obrazec.org

Методические материалы «Должностная инструкция заведующего архивом»

Должностная инструкция заведующего архивом

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

 

 

Заведующего архивом

 

  1. 1.                    Общие положения

1.1.  Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановление Минтруда  РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2.  Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.3.  Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующий архивом.

1.4.  На должность заведующий архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5.  Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности приказом директора  техникума в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6.  Заведующий архивом непосредственно подчиняется руководителю структурного подразделения службы ДОУ.

1.7.  Заведующий архивом должен знать:

- основы трудового законодательства;

- Единую государственную систему делопроизводства;

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивом и документы по ведению архивного дела в техникуме;

- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

- порядок ведения учета и составления отчетности;

- структуру техникума;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации технических средств;

- правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.8. Заведующий архивом в своей деятельности  руководствуется:

- Уставом, приказами и указаниями директора техникума,

- основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними,

- инструкцией по делопроизводству;

- правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

- настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период отпуска и временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ приказом директора.

 

2. Функции

2.1. Руководство работы по ведению архивного дела в техникуме.

2.2.Обеспечение в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.2. Руководство работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение  удобного и быстрого их поиска.

2.3.  Организация работы по выдаче в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка  данных для составления отчетности о работе архива.

2.4.Руководство  работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

 

 

3. Должностные обязанности

 

Заведующий архивом исполняет следующие обязанности:

3.1.Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в техникуме.

3.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.4.Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

3.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.6.Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

3.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

3.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

3.9.Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

3.11. Составляет установленную отчетность.

3.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3.11.  Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3.12.  Своевременно прохождение предварительных при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров и гигиенической аттестации.

3.13.  Выполнение требований федерального закона «О персональных данных»  и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.14.  Исполнение других  поручений руководства техникума, не вошедших в настоящую должностную  инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

 

4. Права

 

Заведующий архивом имеет право:

4.1.  Знакомиться с проектами решений руководства техникума, касающимися его деятельности.

4.2.  Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы техникума по соответствующим его деятельности вопросам.

4.3.  Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.4.   Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.5.  Проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда.

4.6.  Повышать свою квалификацию.

 

5. Ответственность

 

Заведующий архивом несет ответственность:

5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2.За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3.За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4.За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения – в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

 

6.Взаимодействия

 

Заведующий архивом:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, утверждает у директора техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Взаимодействует с сотрудниками службы ДОУ, юридическим отделом, отделом кадров, учебной частью, бухгалтерией.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

www.gyrnal.ru

Должностная инструкция заведующего архивом

                                                          Примерная форма
 
                                                                УТВЕРЖДАЮ
 
___________________________________                   (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред-                 ________________________
приятия и т.п., его организационно-              (директор или иное долж-
правовая форма)                                   ностное лицо, уполномо-
                                                  ченное утверждать долж-
                                                  ностную инструкцию)
                                                 "  " ____________ 20__г.
 
                                                 м.п.
 
 
 
             ______________________________________________
             (наименование организации, предприятия и т.п.)
 
                 "  " ______________ 20__г.  N_________
 
 
     Настоящая должностная  инструкция  разработана   и   утверждена   на
основании трудового договора с __________________________________________
                               (наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
    составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового  кодекса  Российской  Федерации  и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
 
 
                           1. Общие положения
     1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
     1.2. На  должность  заведующего  архивом  назначается лицо,  имеющее
среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не
менее 2 лет.
     1.3. Назначение на должность заведующего архивом и  освобождение  от
нее  производится  приказом  руководителя  предприятия  по  представлению
________________________________________________________________________.
     1.4. Заведующий архивом должен знать:
     - постановления,  распоряжения,  приказы,   другие   руководящие   и
нормативные документы  вышестоящих  и  других органов,  касающиеся работы
архива;
     - Единую государственную систему делопроизводства;
     - порядок оформления документов,  поступающих в архив, и действующую
систему их классификации;
     - структуру предприятия;
     - правила хранения бланков строгой отчетности;
     - основы организации производства, труда и управления;
     - законодательство о труде;
     - правила внутреннего трудового распорядка;
     - правила и нормы охраны труда;
     - _________________________________________________________________.
     1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
     - положением об архиве предприятия;
     - настоящей должностной инструкцией;
     - _________________________________________________________________.
     1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ________________
                                                           (руководителю
________________________________________________________________________.
                  предприятия; иному должностному лицу)
     1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
     1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка,  отпуск,
болезнь, и  пр.)  его обязанности и права переходят к его заместителю,  а
при отсутствии такового -  к  лицу,  назначенному  приказом  руководителя
предприятия.
     1.9. ______________________________________________________________.
 
 
                       2. Должностные обязанности
     Заведующий архивом:
     2.1. Возглавляет  работу  по организации и ведению архивного дела на
предприятии.
     2.2. Обеспечивает  в  соответствии  с  установленным порядком прием,
регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
     2.3. Руководит  работой  по составлению научно-справочного аппарата,
облегчающего учет и использование архивных документов,  а именно:  описи,
картотеки, каталоги,   указатели,   путеводители,   обзоры,  исторические
справки и др.,  а также соответствующие учетные  документы  (книги  учета
поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
     2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
     2.5. Инструктирует  работников структурных подразделений предприятия
о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
     2.6. Контролирует  своевременность  поступления  в архив документов,
законченных делопроизводством.
     2.7. Обеспечивает  проведение  работ по экспертизе ценности архивных
документов, формированию  документов  и  дела  постоянного  и  временного
хранения.
     2.8. Руководит  работой  по  составлению  описей  дел  для  передачи
документов в  государственные  архивы,  составлению  актов об уничтожении
документов, сроки хранения которых истекли.
     2.9. Осуществляет     контроль     за     состоянием     документов,
своевременностью их  восстановления,  соблюдением  в  помещениях   архива
условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
     2.10. Организует  работу  по  ведению   учета   документооборота   и
количества дел,  выдаче  архивных  справок на основе данных,  имеющихся в
документах архива.
     2.11. Составляет установленную отчетность.
     2.12. Принимает участие  в  разработке  положений  и  инструкций  по
ведению делопроизводства и организации архивного дела.
     2.13. Проводит   работу   по   защите    информации,    составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну.
     2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков,
канцелярских товаров,   инструктивно-методической   литературы  по  кругу
обязанностей.
     2.15. Проверяет   правильность  учета  и  хранения  бланков  строгой
отчетности.
     2.16. Контролирует    правильность    эксплуатации   и   исправность
производственных помещений,   наличие   и   исправность   противопожарных
средств.
     2.17. _____________________________________________________________.
 
 
                                3. Права
     Заведующий архивом вправе:
     3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей
структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
     3.2. Запрашивать  лично  или  по  поручению  директора предприятия у
руководителей  структурных  подразделений  и   специалистов   необходимые
информацию и документы.
     3.3. Устанавливать  служебные  обязанности   для   подчиненных   ему
работников.
     3.4. Подписывать   и   визировать   документы   в   пределах   своей
компетенции.
     3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:
     - о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных
ему работников,  не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои
должностные обязанности;
     - о  применении  поощрений   за   образцовое   выполнение   трудовых
обязанностей, продолжительную   и   безупречную  работу  подчиненных  ему
работников.
     3.6. Требовать от руководителя  предприятия  оказания  содействия  в
исполнении обязанностей,    предусмотренных     настоящей     должностной
инструкцией.
     3.7. Взаимодействовать  со  всеми   структурными  подразделениями по
вопросам работы архива.
     - _________________________________________________________________.
 
 
                           4. Ответственность
     Заведующий архивом несет ответственность:
     4.1. За ненадлежащее  исполнение или неисполнение  своих должностных
обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной   инструкцией, - в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
     4.2. За  правонарушения,  совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, - в пределах,  определенных административным,  уголовным  и
гражданским законодательством Российской Федерации.
     4.3. За причинение материального ущерба - в  пределах,  определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
     4.4. ______________________________________________________________.
 
 
 
 
     Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
                                                          (наименование,
_____________________________.
   номер и дата документа)
 
 
 
Руководитель структурного подразделения               (инициалы, фамилия)
                                                _________________________
                                                          (подпись)
 
                                                "  " _____________ 20__г.
 
 
 
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
 
          (инициалы, фамилия)
_____________________________
       (подпись)
 
"  " ________________ 20__г.
 
 
 
 
С инструкцией ознакомлен:                             (инициалы, фамилия)
                                                _________________________
                                                        (подпись)
 
                                                "  " _____________ 20__г.
 
 

Похожие статьи

www.zarabotu.ru

Должностная инструкция заведующего архивом: бланк, образец 2019

Составлена в ___ экз.                                   Утверждаю
_____________________________
(инициалы, фамилия)

_________________________________             _____________________________
_________________________________             _____________________________
_________________________________             _____________________________
(наименование работодателя,                 (руководитель или иное лицо,
его организационно-правовая                  уполномоченное утверждать
форма, адрес, телефон, адрес                  должностную инструкцию)
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП)

"___"____________ ____ г. N _____             "___"________________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего архивом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Заведующего архивом.

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность Заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Заведующий архивом руководствуется:

- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией;

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия Заведующего архивом его обязанности возлагаются на ____________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Примечание. Функциональные обязанности Заведующего архивом определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Заведующего архивом и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

Заведующий архивом:

- возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации;

- обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

- руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

- оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;

- инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

- контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;

- обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;

- руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

- осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

- составляет установленную отчетность;

- принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3. ПРАВА

Заведующий архивом имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий архивом несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Заведующий архивом может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Заведующему архивом может выделяться служебный автотранспорт.

5.4. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности Заведующего архивом. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:

- _____________________;

- _____________________;

- _____________________.

    Должностная инструкция разработана на основании _______________________
__________________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного
подразделения
___________________________                       _____________________
(инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

Согласовано:
юридическая служба
___________________________                       _____________________
(инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил)
___________________________                       _____________________
(инициалы, фамилия)                                 (подпись)

"___"___________ ____ г.

blank-obrazets.ru