График отпусков - рекомендации по правильному составлению

Продолжаем тему отпусков.
Скоро новый, 2017 год, самое время начать подготовку к составлению графика отпусков.

Что важно учитывать при составлении графика отпусков

Составляя график отпусков, важно учитывать положения действующего законодательства, льготы, предоставляемые работникам, специфику работы организации. Иногда нужно учесть и пожелания самих трудящихся.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе и пр. Также, ваш коллективный договор (если он у вас есть, конечно) может устанавливать льготы некоторым категориям работников.
Следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. В соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.

Важно помнить также, что в стаж работы, дающий право на дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
К планируемой продолжительности отпуска целесообразно добавить неиспользованные работником в предыдущем периоде дни отпуска.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Форма графика отпусков

Чаще всего график составляется по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
Но график отпусков может составляться и в разработанной на вашем предприятии форме, утвержденной приказом руководителя организации.

Вам решать, есть ли смысл изобретать велосипед. На самом деле, унифицированная форма довольно удобна.

Как утвердить график отпусков

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо другим, уполномоченным на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ). Таким образом, необходимо ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.
График отпусков должен быть утвержден на предприятии не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков?

Составлять приказ об утверждении графика отпусков на следующий год, не обязательно. Если приказ вы сделали, логично предположить, что все последующие изменения придется вносить также приказом.

Срок хранения графика отпусков

Срок хранения графика отпусков — один год. Это следует из п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558. Годовалый срок исчисляется с 1 января года, следующего за истекшим. Получается, что график отпусков на новый 2017 год мы будем хранить до 1 января 2019 г.

Изменение графика отпусков

Перенос срока отпуска возможен при согласии обеих сторон – работника и работодателя.
В случае переноса срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя, в графике отпусков отражают соответствующие изменения (графы 7, 8, 9).
Многие кадровые работники совершают ошибку, не включая в график работников, принятых в течение года, после утверждения графика отпусков. Если после утверждения графика в организацию принимались новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это делается дополнением к документу, используя унифицированную форму № Т-7 (если она применяется) с новыми сотрудниками. Дополнение является приложением к графику отпусков, и его необходимо утверждать так же, как и первоначальный график.

Ну и напоследок, хочу напомнить
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за которое должностные лица могут понести ответственность в виде штрафа, так-что, не забывайте составлять его!

Похожие статьи

tpkdp.ru

Составление графика отпусков (форма Т7) в 2019 году: образец заполнения, утвердить

График отпусков позволяет определить заранее отпуск каждого сотрудника организации. Это дает возможность руководителю обеспечить максимально эффективную работу предприятия, а подчиненным – планировать свой отдых.

Что такое график отпусков

График отпусков – это документ, в котором фиксируется расписание отпусков всех сотрудников организации — форма т7. Наличие подобного графика дает возможность регулировать количество уходящих в отпуск и находящихся на рабочих местах людей. Документ составляется каждый год работниками кадровой службы предприятия и утверждается на последней стадии руководителем, после чего вносить в него изменения запрещается.

Главным плюсом наличия графика отпусков для работников является гарантированное право сотрудника на получение ежегодного отпуска и возможность заблаговременного планирования отдыха.

Работодатель имеет целый ряд преимуществ, благодаря предоставлению отпусков по графику:

  • Возможность своевременного оформления отпуска.
  • Подготовка к выплате отпускных.
  • Время на поиск замены.
  • Возможность избежать накапливания отпусков у сотрудников.

Правила составления графика отпусков

График должен быть составлен и утвержден за две недели до наступления нового года. При составлении документа пожелания работников могут быть учтены, если это не противоречит интересам организации и не сказывается на эффективности рабочего процесса. Обычно в нормативных документах предприятия отображается количество сотрудников из одного отдела, которые могут одновременно находиться в отпуске.

При составлении графика отпусков можно пользоваться формой Т-7, но это не является обязательным требованием. Работодатель имеет право использовать собственную форму документа, подписанного руководителем отдела кадров и непосредственно руководителем организации.

Новые сотрудники получают право на отпуск через полгода после прихода на работу. При составлении графика важно учитывать этот момент.

Сотрудники могут быть приняты на работу по срочному договору на срок, не превышающий 6 месяцев. В этом случае решение о занесении данного сотрудника в график принимается руководителем.

Порядок составления графика отпусков

При составлении документа важно учитывать положения закона, особенности деятельности организации (опасные условия труда, планы расширения, взаимозаменяемость сотрудников и т.д.), пожелания работников.

Составляя график, работники кадровой службы берут в расчет следующие данные:

  • Наличие права на отпуск. Каждый работник имеет по закону 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. После шести месяцев постоянной работы у одного работодателя работник получает право на предоставление ему данного отпуска. В этом случае отпуск планируется не от начала года, а от момента приема сотрудника на работу. Если сотрудник работает в организации не первый год, то отпуск ему предоставляется в любое время в соответствии с графиком. Есть отдельные категории работников, которые обладают правом на получение оплачиваемого отпуска до истечения шести месяцев.
  • Стаж работы. При расчете стажа для назначения отпуска учитываются следующие показатели: фактически отработанное время, неотработанное время с сохранением за работником должности, время вынужденного пропуска (незаконное отстранение от работы с последующим восстановлением, отстранение из-за пропуска обязательного медицинского осмотра по объективным причинам), период нахождения в неоплачиваемом отпуске по собственному желанию. При оформлении отпуска в стаж работы не включают периоды отсутствия работника без уважительных причин и отпуск по уходу за ребенком.
  • Неиспользованный отпуск. Если у работника остались неиспользованные календарные дни из прошлых отпусков, то эти дни добавляются к настоящему отпуску.
  • Право на дополнительный отпуск. Некоторые категории граждан имеют право на получение дополнительных оплачиваемых отпусков.
  • Обеспечение непрерывной работы организации. 
    Как правило, работники предпочитают брать отпуска в летнее время либо в начале осени. Не все предприятия могут позволить себе отпускать всех сотрудников в отпуска в данное время. При составлении графика отпусков всегда учитывается необходимость обеспечения бесперебойной работы организации и нахождения на местах нужного количества сотрудников. Особенно важной является очередность предоставления отпусков для сотрудников одного подразделения.
  • Учет пожеланий сотрудников. Работодатель может учитывать пожелания работников относительно времени отпусков, если такая возможность у него есть. Работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, его продолжительности, возможности переноса и т.д. Закон не определяет конкретную форму составления документа с пожеланиями сотрудников, поэтому данный вопрос остается в ведении отела кадров предприятия.

Использование при составлении графика отпусков общепринятой формы Т-7 является более удобным вариантом, поскольку в ней предусмотрены все необходимые графы. Все сведения об очередности отпусков и их продолжительности отражаются в графике по месяцам.

Документ должен включать в себя не только ежегодные оплачиваемые отпуска, но и:

  • Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска.
  • Неиспользованные отпуска.
  • Отпуска внешним совместителям.

График составляется кадровыми работниками и утверждается руководителем отдела кадров, после чего отдается на подпись руководителю предприятия (либо уполномоченному лицу).

Руководитель должен утвердить представленный документ не позднее 17 декабря текущего года.

Видео: как составить график отпусков

Внесение изменений в график отпусков

Вносить изменения в график отпусков можно только с разрешения работника кадров, отвечающего за составление графика, и руководителя предприятия. Внесение изменений в документ допускается при:

  • Переносе отпуска.
  • Досрочном отзыве сотрудника на работу.
  • Занесении в график новых сотрудников, пришедших после утверждения документа.

Законом не регулируется процедура внесения изменений в документ. Каждый работодатель самостоятельно утверждает порядок внесения подобных правок. Наиболее оптимальным вариантом считается прикрепление к утвержденному документу приложений, которые содержат информацию о внесенных правках.

Возможные ошибки

Часто организации допускают ошибки при составлении графика отпусков. Наиболее распространенные из них:

  • Отсутствие утвержденного графика. Подобное нарушение часто встречается в небольших компаниях с ограниченным числом сотрудников. Отпуска в них предоставляются по заявлению работника и заранее не планируются. Отсутствие графика отпусков является административным нарушением и может повлечь за собой дисквалификацию компании (до 3 лет).
  • Неверное заполнение и утверждение графика. В документе могут быть заполнены не все графы, либо присутствовать ошибки. Также, могут быть не соблюдены требования по процедуре утверждения документа начальником отдела кадров и руководителем организации.

Другие типичные ошибки:

  • Несоблюдение утвержденного графика.
  • Игнорирование пожеланий сотрудников.
  • Неверное деление отпуска на части (одна часть должна быть не меньше 14 дней).
  • Внесение в график отпуска по уходу за ребенком.
  • Внесение в график учебного отпуска.
  • Неверный расчет оплаты за неиспользованные дни предыдущих отпусков.
  • Назначение первого дня отпуска на последний рабочий день.
  • Совпадение отпусков руководителя и заместителя.
  • Отсутствие у работника отпуска 2 года и более.
  • Отказ в переносе отпуска сотрудников, имеющих право на отпуск в удобное для них время.
  • Отказ в переносе отпуска при неосведомленности сотрудника о начале отпуска.
  • Нарушение сроков начисления отпускных.
  • Деление отпуска на части без согласия работника.

ru-act.com

График отпусков | Управление персоналом

Кадровые документы

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот

локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.

График отпусков имеет унифицированную форму N Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России N 1, код по ОКУД – 0301020.

График отпусков изготавливается на бланке формата А4 и имеет табличную форму, в графы которой включены:

- наименования структурных подразделений, расположенные в том же порядке, как они представлены в штатном расписании;

- наименования должностей (специальностей, профессий) в соответствии со штатным расписанием;

- фамилия, имя, отчество работника;

- табельный номер работника;

- количество календарных дней отпуска;

- дата отпуска – запланированная и фактическая.

В Указаниях по применению и заполнению унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 1, нет разъяснений, каким образом должна быть указана дата. В одних организациях в графе "запланированная" пишут тот месяц, когда работнику будет предоставлен отпуск, а в графе "фактическая" ставят дату первого дня отпуска; в других – проставляют дату начала и дату окончания отпуска, в третьих – в графе "запланированная" пишут даты начала и окончания отпуска, представленные из структурных подразделений, а в графе "фактическая" проставляют даты отпуска, установленные руководством организации. Могут встречаться и другие варианты.

В Указаниях по заполнению унифицированных форм указано, что график применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. Графики отпусков составляются в структурных подразделениях, а затем объединяются в сводный график отпусков предприятия.

Далее в документе следуют графы, содержащие сведения о переносе отпуска. В графе 8 проставляют основание (документ), в соответствии с которым переносится отпуск; в графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" проставляют даты начала и окончания отпуска, представленные на основании документа-основания. Графа 10 "Примечания" может заполняться по усмотрению работодателя.

Обычно график отпусков составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй – в бухгалтерию.

При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения один год.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его. Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявлении.

Отдельным категориям работников (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К таким категориям относятся:

- работники в возрасте до 18 лет;

- ветераны боевых действий;

- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

- граждане, награжденные знаком "Почетный донор России";

- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы.

Согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя. Пунктом 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих" предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, даже если работник по совместительству не проработал шести месяцев (ст. 286 ТК РФ).

Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в расчет также принимаются шесть месяцев. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если на предприятии есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпуска.

Для предприятия удобно, чтобы отпуска работников по возможности распределялись равномерно в течение всего года. Для этого в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения и предприятия в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и соответственно увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более. Главное, чтобы была обеспечена нормальная работа предприятия, т.е. выполнялись производственные, финансовые планы. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ.

Для того чтобы предприятие оставалось управляемым даже в разгар отпускного сезона, необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и соответственно присутствия на рабочих местах работников-заместителей.

При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, так как отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.

Если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения.

На практике утвержденные работодателем графики отпусков объявляются работникам под расписку еще до начала нового рабочего года. Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска.

Выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям предприятия. Заблаговременное оповещение сотрудников о предстоящем времени отпуска снижает риск возникновения возможных недоразумений между сторонами.

Кроме того, предупредить работника о начале отпуска можно с помощью специального документа – уведомления, извещения и т.д. Если приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на предприятии не позднее чем за две недели до начала отпуска, то составление уведомления (извещения) нецелесообразно, поскольку унифицированная форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма N Т-6) содержит визу ознакомления работника.

В связи с производственной необходимостью работник может быть отозван из отпуска.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.

Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В утвержденный график отпусков работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без согласия работников. Так, согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. В таком случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Иногда сам работник просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Если с учетом производственной обстановки какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, работодатель вправе на вполне законных основаниях отказать работнику в такой просьбе. График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях, например, когда работник увольняется и желает использовать все не использованные ранее отпуска. Если инициатором переноса отпуска является работник, то от него требуется соответствующее заявление, на котором ставит свою резолюцию руководитель структурного подразделения, где трудится работник, и руководитель предприятия.

Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график отпусков, в котором очередность устанавливается с учетом сводного графика.

Отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить работодателя. Возможно также издание приказа о продлении отпуска.

www.hrm100.ru