16 Января 2017, 14:58, вопрос №1500963 Сергей, г. Усть-Илимск

Может ли руководитель удержать из зарплаты за пользование служебным автомобилем?

Здравствуйте! Возникла следующая проблема: был выписан протокол инспектором ГИБДД за отсутствие путевого листа по статье 12.3. часть2 КоАПРФ, явиться с должностным лицом в указанную дату. Я поставил в известность руководителя. В ответ получил: -“Все…

28 Октября 2016, 17:52, вопрос №1423606 Иван, г. Санкт-Петербург

Использование служебного автомобиля в командировке

Сотрудника направили в командировку на служебной машине в другой город. Он взял с собой знакомого. Узнали об этом после возвращения от водителя. Как и за что можно наказать работника? ЛНА по использованию служебного транспорта в организации нет.

13 Августа 2015, 20:07, вопрос №940195 Ольга, г. Астрахань

Личное авто в служебных целях, как отчитаться по гсм?

Здравствуйте! Компания хочет использовать личные авто сотрудников в служебных целях и оплачивать бензин топливными картами. Какие нужны первичные документы? Нужны ли в этом случае путевые листы? Как ведется отчетность по гсм?

26 Апреля 2015, 08:44, вопрос №818671 Ирина, г. Москва

Использование личного авто в служебных целях

Здравствуйте. Правильно ли я поняла, что компенсация за использование личного авто в служебных целях состоит из фиксированной суммы ( по нормативным актам это 1200, а практически?) плюс компенсация по чекам (бензин, гсм, ремонт)? Как мне…

06 Сентября 2014, 10:13, вопрос №550513 Вера, г. Санкт-Петербург

Использование автомобиля по доверенности

Здравствуйте. Я задавала вопрос на сайте по передаче авто от ООО одному из учредителей. Склонилась к ответу передать по доверенности. Теперь, в связи с этим, у меня возник другой вопрос. Нужны ли путевые листы и мед.освидетельствование при…

29 Мая 2014, 11:52, вопрос №462601 Татьяна

300 стоимость
вопроса

вопрос решен

Ответственность за использование служебного транспорта в личных целяхю

Имеет ли право руководитель государственного бюджетного учреждения использовать служебный автомобиль в личных целях? Сам ездить за рулем без без подписи механика и медицинского работника?

06 Марта 2014, 19:46, вопрос №388986 Морозова Елена Евгеньевна, г. Екатеринбург

Использование служебного транспорта в личных целях

какие меры можно принять по отношении водителя который по окончании рабочего дня испульзует служебный автомобиль в личных целях и не ставит его в положенное место, а бросает возле дома ?

06 Марта 2014, 07:44, вопрос №388278 Владимир, г. Тюмень

Служебный транспорт в личных целях

Ответьте пожалуйста на такой вопрос: имеет ли право командир воинской части использовать служебный автомобиль для поездок из дома в воинскую часть и обратно? Является ли это использованием служебного транспорта в личных целях? Если не имеет,…

20 Октября 2013, 19:46, вопрос №263064 Елена, г. Ростов-на-Дону

Какие нужны документы сотруднику для использования служебного автомобиля в личных целях

Здравствуйте! Имеется служебный автомобиль ( оформленный на организацию), который используется для поездок по работе и Директор компании не имеет ничего против того, чтобы автомобиль использовался в личных целях( поездка на дачу, в магазин). Какие…

07 Июля 2013, 17:59, вопрос №119792 Надежда, г. Москва

pravoved.ru

Служебный автомобиль используется в личных целях работника

Давайте посмотрим, как на практике «разруливают» такие ситуации, чтобы впоследствии по ним было меньше проблем при проверках.

«Ничего не вижу, ничего не знаю…»

Самый простой вариант — это полное камуфлирование поездок в личных целях под хоздеятельность. Начальство, как правило, трудится сверхурочно и вполне может регулярно осуществлять в нерабочее время поездки по производственным вопросам (на руку здесь играет и отмена путевых листов для легковых автомобилей).

Так что неудивительно, что даже при таких поездках автомобиль «используется» исключительно для служебных целей. Разумеется, это строго закреплено соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию.

А если руководству нужно осуществить длительную поездку, то оформляется служебная командировка, хозяйственность которой подтверждается соответствующими документами (хотя бы протоколами о намерениях).

ГСМ, естественно, полностью списывается в затраты, как израсходованный в хозяйственной деятельности предприятия.

Этот первый вариант, конечно, неплох, но далеко не все любят по жизни лукавить, а кто-то, может, просто опасается бдительного ока проверяющего (или «Кости Перестукина», т. е. чужого человека в своей команде). Поэтому рассмотрим варианты с «узакониванием» поездок «налево» на служебном транспорте.

Соцпакет

При этом варианте все оформляется в русле трудовых отношений. Возможность использования в нерабочее время служебного автомобиля в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре. А чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, лучше оговорить, что все расходы, связанные с таким использованием (заправка авто ГСМ, его техобслуживание), производятся работником за счет его собственных средств. Сделать это можно, например, оговорив в договоре: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет его собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня. Положительная разница в количестве ГСМ, образовавшаяся на начало дня, используется работником при последующих поездках по личным вопросам».

В таком случае, по сути, имеем дело с «натуральной» оплатой труда. Главное, что никакой передачи автомобиля в бесплатное пользование здесь нет

Тем не менее с налогообложением этого соцпакета не все гладко. И здесь можно выделить два варианта: один для осторожных, второй — для тех, кто в силах отстаивать свою позицию.

1. Вариант для осмотрительных

Налог на прибыль. Поскольку такое использование авто оформляется как натуральная выплата работнику, это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хозяйственной деятельности предприятия. То есть амортизация такого автомобиля, как производственного ОС, будет начисляться в общем порядке.

Однако, поскольку такое использование автомобиля не является бесплатным, то для определения суммы, подлежащей включению в налоговый доход, используется норма п. 153.10 НКУ («договорная цена» такого использования, «но не ниже обычных цен»). В свете чего приходим к выводу, что в доход по налогу на прибыль логично включать начисленную работнику сумму дохода (как она рассчитывается — см. ниже). А поскольку такая «выплата» предусмотрена в трудовом договоре, то на общую сумму заработной платыработника (которая включает в себя и такую натуроплату) следует увеличить расходы на основании п. 142.1 НКУ.

НДФЛ и ЕСВ. Обложение такой суммы «премии» НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, предусматривающей не только повышающий коэффициент, но и обычные цены. Безусловно, использование обычных цен предусмотрено, во-первых, для подконтрольных согласно ст. 39 НКУ операций, а во-вторых, только по налогу на прибыль и НДС. Однако в данном случае мы бы не рекомендовали «идти на принцип». Лучше определять обычные цены, используя методы, приведенные вп. 39.3 ст. 39 НКУ (как мы предлагали делать в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 69 на с. 15), например, исходя из стоимости аренды аналогичного авто.

Ну и естественно, данная неденежная выплата, как составляющая ФОТ, подлежит обложению ЕСВ.

НДС. При данном варианте едва ли уместно говорить об отсутствии налоговых обязательств. Да, обычные цены в отношении НДС в данном случае применяться не должны, однако начисленный доход работника говорит о том, что договорная стоимость все-таки существует. В качестве базы обложения (в свете действующей редакции п. 188.1 НКУ) здесь тоже логично принять начисленную работнику сумму дохода (премии). При этом не исключаем, что налоговики потребуют крутить на эту сумму НДС «сверху».

2. Вариант для смелых

Как мы указывали выше, неоднозначность в налогообложении этой натуроплаты существует. Дело в том, что, строго говоря, она не указана в Инструкции № 5 как составляющая ФОТ. Пункт 2.3.4 этого документа приводит исчерпывающий перечень подобных выплат и пользования автомобилем там нет. Кроме того, существует еще и п.п. 164.2.17 НКУ, которым при желании можно вообще освободить данную натуроплату от НДФЛ. Но обо всем по порядку.

НДФЛ и ЕСВ. Согласно абз. «а» п.п. 164.2.17 НКУ в налогооблагаемый доход, полученный налогоплательщиком как дополнительное благо, включается, в частности, стоимость использования объектов материального имущества, принадлежащих работодателю и предоставленных налогоплательщику в бесплатное пользование, кроме случаев, когда такое предоставление предопределено выполнением трудовой функции в соответствии с трудовым договором или предусмотрено нормами коллективного договора.

В данном случае, если предоставление автомобиля «предусмотрено нормами коллективного договора»,этого уже достаточно для необложения такой суммы согласно данной норме НКУ

Тем не менее налоговики могут с этим и не согласиться (особенно в свете того, что они приостановили в ЕБНЗ действие своей нефискальной консультации, касающейся применения данной нормы). Проблема в том, что данная норма сформулирована крайне неудачно, ведь согласно определению дополнительное благо не может быть связано с выполнением обязанностей трудового найма. И несмотря на такое определение, законодатель прямо называет выплату, оговоренную трудовым (коллективным) договором, дополнительным благом, что само по себе неверно.

Что касается ЕСВ, то, как мы уже указали, п. 2.3.4 Инструкции № 5 дает основания смелым налогоплательщикам утверждать, что такая выплата не включается в ФОТ, а значит, и не облагается ЕСВ. Если же проверяющие будут толковать его расширительно (считая, что в нем приведен не исчерпывающий перечень), то, на худой конец, можно отбиваться от ЕСВ ссылкой на «неФОТовский» п. 3.21 той жеИнструкции, в котором указаны расходы на перевозку работников к месту работы как собственным, так и арендованным транспортом (кроме оплаты труда водителей). Мол, по личным целям катались только на работу.

Налог на прибыль. Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте. С той лишь разницей, что в расходы эта натуральная выплата попадет не как составляющая ФОТ, а как «любая другая оплата в денежной или натуральной форме, установленная по договоренности сторон», упомянутая в том же п. 142.1 НКУ.

НДС. Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте.

При всей привлекательности данного варианта мы бы не рекомендовали им пользоваться из-за перечисленных в части НДФЛ и ЕСВ недостатков

Аренда

Отношения оформляются в рамках гражданско-правового поля: заключается договор аренды транспортного средства (см. ст. 798 — 805 ГКУ). При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне (но подтвердив его калькуляцией — отталкиваясь в ней, например, от суммы «часовой» амортизации и накинув на нее «копейку» прибыли).

Обратите внимание: согласно ст. 799 ГКУ такой договор аренды подлежит нотариальному удостоверению.

В договоре аренды можно, например, оговорить, что автомобиль используется поочередно как арендодателем, так и арендатором, а предоставление автомобиля арендатору возможно только для использования его в период, когда он не используется арендодателем. Использование же автомобиля в личных целях в рабочее время исключается. Ежедневная передача от арендодателя арендатору и обратно может производиться на основании отметок в соответствующей ведомости. При этом логично указать, что арендодатель предоставляет при передаче транспортного средства арендатору необходимые для эксплуатации документы: свидетельство о регистрации, страховой полис.

В части налогов здесь все стандартно — определенная в договоре сумма арендной платы облагается НДС и включается (за вычетом НДС) в доход предприятия.

Что касается дохода работника, то НДФЛ в этом случае возникать не должен. Единственной зацепкой может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ, согласно которому в доход включается сумма скидки обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для налогоплательщика. Однако, на наш взгляд, применить его в данном случае крайне сложно.

Ссуда

Еще один вариант — оформление договора ссуды (см. гл. 60 ГКУ) на тех же условиях, которые мы обозначили выше в отношении аренды. Напомним, что этот договор предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока. Такой договор ссуды транспортного средства (поскольку одна сторона — физлицо) в соответствии с ч. 4 ст. 828 ГКУ тоже подлежит обязательному нотариальномуудостоверению.

А теперь о налоговых последствиях.

Налог на прибыль. Поскольку имущество будет передано в бесплатное пользование только в нерабочее время, то, на наш взгляд, нет оснований говорить о переводе его в непроизводственные основные средства. Из эксплуатации автомобиль также не выводится. А других оснований для неотражения в налоговом учете амортизации НКУ не предусматривает.

Следовательно, амортизация должна начисляться в общем порядке

И даже если налоговики будут утверждать о необходимости перевода в непроизводственные основные средства «на вечер», то «с утра» они опять станут производственными (абз. 3 п. 146.15 НКУ).

На наш взгляд, нет оснований и для признания доходов от передачи в бесплатное пользование, ведь обычные цены в данном случае не применяются. Впрочем, не исключено, что четкие нормы НКУ не остановят налоговиков перед соблазном доначислить доходы. Почему? Вспомним, что до 01.09.2013 г. обычные цены применялись только в отношении нестандартных плательщиков налога на прибыль, но в ОНК № 581 было указано, что доходы исходя из обычных цен должны определяться и при бесплатных передачах обычным плательщикам налога на прибыль.

НДФЛ и ЕСВ. От обложения стоимости бесплатного пользования автомобилем НДФЛ не уйти. Здесь будет работать п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ (но не в части суммы скидки, превышающей обычную, как мы говорили выше, а в части стоимости бесплатно полученных работником товаров (работ, услуг)), а сумму следует рассчитать исходя из обычных цен (как вариант — исходя из часовой стоимости аренды аналогичного авто).

Что касается ЕСВ, то поскольку отношения выходят за рамки трудовых, его начислять не нужно.

НДС. Еще раз напомним, что в отношении НДС обычные цены не применяются. Это означает, что налоговые обязательства по передаче автомобиля в пользование начислять нет оснований. Что касается налогового кредита, то поскольку автомобиль не переводится в непроизводственные основные средства, оснований для отражения налоговых обязательств (п. 198.5 НКУ) исходя из остаточной стоимости (п. 189.1 НКУ) нет. Но даже если налоговики такие основания увидят, то часть вторая п. 198.5 НКУ позволяет откорректировать увеличенные налоговые обязательства с помощью бухгалтерской справки (к сожалению, как они считают, только в рамках 365 дней с момента выписки налоговой накладной, что, разумеется, НКУне соответствует).

И все же главный минус этого варианта именно в возможных претензиях налоговиков в отношении перевода автомобиля в непроизводственные средства: уж слишком высок риск.

В общем, если вы решите «узаконить» пользование автомобилем — определяйтесь сами, каким путем пойти. Идеальных вариантов нет (каждый имеет свои плюсы и минусы).

Ну и в конце концов, можно продать авто директору (другому работнику), предприятие возьмет это авто у него в аренду* — тогда все станет чуть понятней и проще. Подробнее об аренде авто у работника (или выплате ему компенсации) см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 88, с. 16.

* В принципе, теоретически можно еще сделать «аренду наоборот»: передать авто в аренду работнику, а он его передаст в субаренду. Такая ситуация выглядит нормативно беспроблемно, если субарендатором будет иное предприятие. В то же время возможно, чтобы в качестве субарендатора выступал и сам владелец автомобиля (предприятие).

Впрочем, о таком оформлении имеет смысл вести речь, только когда предприятие не является плательщиком НДС.

Источник: Газета «Налоги и бухгалтерский учет»  № 83 от 17 октября 2013 г.

Дмитрий Костюк

www.buh-galter.info

Использование работником служебного имущества в личных целях: ответственность, компенсация

В нашей стране достаточно распространено использование имущества работодателя (интернет трафика, мобильных телефонов и автомобилей) для личных целей. Руководителям предприятий бороться с этим явлением помогает законодательство и собственная смекалка. Сберечь ресурсы позволяет точное определение их использования в локальных нормативах.

Нормативное регулирование

Расходы на содержание имущества предприятия несет работодатель, поэтому его использование с выгодой для сотрудника является его доходом (письмо Минфина № 03-04-06-01/334), облагаемым НДФЛ (письмо Минфина № 03-04-06-01/329). Однако это все относится к ситуациям, когда ущерб можно точно рассчитать.

Суть материальной пользы определена ст. 212 ТК (Трудового кодекса). В сумму для расчета НДФЛ включаются все доходы, в том числе натуральные. Однако, как эти расходы рассчитать, закон не определяет. Чаще всего процедура устанавливается во внутренних нормативах.

• Обязанность возместить убытки установлена ст. 238 ТК. Максимальный размер – среднемесячная зарплата (ст.241 ТК).
• Руководитель обязан потребовать у сотрудника письменное объяснение (ст.247 ТК).
• Далее убыток возмещается, базируясь на процедуру, установленную ст. 248 ТК.
• Особенности взыскания ущерба каждое предприятие устанавливает в локальных нормативах: правилах распорядка, коллективных и трудовых соглашениях (ст. 8 ТК). Работника можно привлечь к ответственности только в том случае, если он ознакомился с документами под роспись (ч.2 ст.22, ч.3 ст. 68 ТК).

Действия, за которые налагается дисциплинарная ответственность (в том числе нецелевое использование принадлежащих работодателю ресурсов), установлены ст. 192 и 193 ТК.

Что считается использованием в личных целях служебного имущества

Издержки на служебный транспорт, телефонную связь, интернет-трафик относятся к издержкам производственной деятельности (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (Налогового кодекса)). Они должны быть экономически обоснованными (п. 3 ст. 217 НК), обязательно документальное подтверждение (ст. 265 НК).

В рабочее время сотрудники обязаны заниматься выполнением работ, определенных должностной инструкцией, и подчиняться правилам распорядка. За это они получают зарплату, которая тоже относится к затратам на предпринимательскую деятельность. Это значит, что расходование рабочего времени на деятельность, не относящуюся к экономически оправданной, тоже можно считать расходованием ресурсов работодателя на личные нужды.

Как доказать экономическую нецелесообразность

Руководство обязано контролировать сотрудников (ч.1 ст. 22 ТК). Это значит, что допускается использование видеонаблюдения и программ для мониторинга при соблюдении прав сотрудников, установленных ст. 23 и 24 Конституции.

Работодатели оплачивают объем интернет трафика, определенный договором с провайдером, и распределяет его сотрудникам. Проверить, как данный ресурс тратится, не составляет труда. Детализация позволяет только по логину определить стоимость. Кроме того, существует возможность установки фильтра, не позволяющего посещать интернет ресурсы, не связанные с трудовой деятельностью.

Дополнительно издается внутренний норматив с перечнем запрещенных сайтов, сотрудники знакомятся с документом под роспись. При наличии видеонаблюдения не составляет труда отследить использование принтеров и другой оргтехники.

Чтобы проконтролировать телефонные разговоры, проводится мониторинг за определенный период, чтобы определить необходимый для работы объем и издержки. Руководство издает приказ, определяющий максимальный расход. Каждый работник должен уложиться в лимит, перерасход возместить.

Урегулировать вопрос автотранспорта тоже можно приказом, запрещающим использовать его для личных нужд и определяющим время нахождения на стоянке. Дополнительно следует указать лицо, уполномоченное контролировать исполнение. Такие меры могут приниматься и в случае использования личного авто на нужды фирмы.

Последствия и ответственность

Запрет использовать телефоны и компьютеры для личных нужд обязательно обозначается в должностных инструкциях, правилах распорядка, трудовых договорах, распоряжениях руководства. При нарушении запрета на нарушителя налагается дисциплинарная ответственность (ст. 192 и 193 ТК). Дополнительно рассчитывается ущерб, который сотрудник обязан возместить.

Законодательством не определены правила, которые должны применяться при предоставлении работникам права пользоваться автотранспортом работодателя. Рекомендаций по оформлению тоже нет.

На практике применяются 3 варианта:

Доверенность можно выдать только работнику, в котором руководство уверено, так как этот документ не обязует возмещать расход горючего и издержки, связанные с повреждением транспортного средства при ДТП.

Договор аренды четко регламентирует отношения, но усложняет налоговый учет. Арендная плата отражается в бухгалтерской и налоговой отчетности как доход, что отрицательно отражается на показателе прибыли.

Приказ можно оформить, если во внутренних нормативах указаны соответствующие правила. Документальное подтверждение прав использования имущества работодателя сотрудниками облегчает решение споров в судах.

Как взыскать ущерб

При обнаружении нарушения составляется акт или докладная, сотрудник должен предоставить объяснительную. На основании этой документации руководитель издает приказ со ссылкой на ст.248 ТК. Срок – месяц (отсчитывается со дня, в который произведен расчет ущерба). Работник может обжаловать решение, если пропущен срок издания распоряжения или объем убытков больше среднемесячного заработка.

Сотрудник может возместить издержки добровольно, предоставив письменное обязательство. При несогласии работодатель подает иск в суд и предоставляет документы, подтверждающие нарушение:

• копию правил распорядка;
• копию трудового договора;
• детализации по датам.

Если суд принимает решение, что трудовая дисциплина нарушена, приказ руководителя признается правомерным. Взысканием долга занимаются приставы.

Может ли сотрудник использовать для работы личное имущество, расскажет видео ниже:

uriston.com

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ

Октябрь, 2017

В современных условиях ведения бизнеса для компаний, которые используют наемный труд, все более актуальным становится вопрос мотивации персонала и компенсационного пакета для сотрудников.

Грамотно разработанная система мотивации и продуманная структура компенсационного пакета на предприятии – приоритетная задача современного управленца.  Это важный действенный инструмент поднятия эффективности и производительности труда, повышения лояльности сотрудников организации, а также укрепления конкурентоспособности фирмы на рынке работодателей.

Помимо основных способов мотивации и стандартных составляющих компенсационного пакета компании все чаще предоставляют сотрудникам служебный (корпоративный) автомобиль для выполнения должностных обязанностей. В качестве дополнительной мотивации работодатель может предусмотреть возможность использования корпоративного автомобиля сотрудниками не только для выполнения служебных заданий, а и в личных целях. То есть сотрудники имеют право совершать на автомобиле не только деловые, а и частные поездки в свободное от работы время.

В данном случае у работодателя возникает ряд вопросов о том, как правильно оформить такой бонус документально, а также о том, как правильно отобразить это в бухгалтерском и налоговом учете. Остановимся более подробно на следующих теоретических вопросах.

1. Как правильно оформить использование сотрудником автомобиля, а также предусмотреть ответственность за транспортное средство.
2. Как ограничить рамки использования служебного автомобиля в личных целях, чтобы компания не несла дополнительных убытков.

Для начала необходимо закрепить за сотрудником автомобиль путем издания соответствующего приказа и составления акта приема-передачи транспортного средства. В приказе обязательно нужно прописать все данные автомобиля, такие как марка, модель, цвет, номерной знак, год выпуска, пробег на момент передачи, а также дату передачи автомобиля сотруднику.

С момента передачи транспортного средства ответственность за него ложится на сотрудника. Но стоит разобраться, какой именно вид ответственности возникает в данном случае. Понятие материальной ответственности касается только трудовых отношений и может быть применено лишь в случае нанесения сотрудником ущерба компании во время или вследствие недобросовестного выполнения сотрудником своих обязанностей. В таком случае сотрудник может быть привлечен к материальной ответственности в рамках действующего законодательства. Если же сотрудник с ведома и согласия работодателя использует служебный автомобиль в свободное от работы время в личных целях, возникает иной вид ответственности – имущественная. Чтобы обезопасить себя от возможных рисков, работодателю с помощью юриста необходимо составить и подписать договор об имущественной ответственности с сотрудниками, которым автомобили будут предоставлены в личное пользование.

 Для того чтобы правила и принципы использования служебных автомобилей были понятны и прозрачны, не вызывали споров и двоякого трактования, их необходимо закрепить путем разработки и утверждения соответствующего локального документа на предприятии (политики, порядка, инструкции и т. д.). Данный документ (далее – Политика) должен содержать в себе описание всех нюансов использования транспортного средства, включая порядок его использования для личных целей, возможных ограничений и дополнительных условий.

Наиболее распространенными вопросами, которые требуют урегулирования в данной ситуации, являются:

• порядок оплаты и компенсации топливных расходов;
• контроль пробега автомобиля;
• использование автомобиля в нерабочее время;
• порядок отчетности об использовании автомобиля.

1. Порядок оплаты и компенсации топливных расходов. На практике для регулирования данного вопроса работодатели используют в основном один из следующих способов:

• в Политике прописывается максимальное количество топлива или сумма, на которую сотрудник может приобрести топливо для совершения поездок в личных целях. Сотрудник приобретает топливо, а в конце отчетного периода подает расчётные документы для компенсации финансовых расходов. Ответственное за расчеты с сотрудниками лицо (как правило, бухгалтер) начисляет соответствующую сумму компенсации, но не больше лимита, предусмотренного Политикой.
• сотруднику ежемесячно (ежеквартально) предоставляется определенная фиксированная сумма на топливные расходы, в том числе для поездок в личных целях.

Какой из способов выбрать для контроля, остается на усмотрении работодателя – это будет зависеть от сферы деятельности компании, количества сотрудников и других факторов.

2. Контроль пробега автомобиля. Для минимизации расходов работодателя на техническое обслуживание автомобиля и амортизацию, а также с целью предупреждения использования сотрудниками служебного автомобиля в качестве такси необходимо ограничить количество километров, которое сотрудник может проехать в личных целях за определенный период. Поскольку не удастся ограничить использование авто в личных целях исключительно с помощью ограничения суммы компенсации расходов на топливо, уместно будет ввести систему периодической регистрации пробега. То есть работодатель фиксирует пробег автомобиля на начало и конец учетного периода. Далее из общей суммы пробега за данный период необходимо вычесть количество километров, которые были пройдены для выполнения служебных заданий (согласно путевым листам, отчетам и др. документам) – это и будет пробег, пройденный транспортным средством в связи с приватными поездками сотрудника.

В Политике также нужно прописать, каким образом сотрудники будут компенсировать пробег, пройденный автомобилем сверх установленного лимита.

3. Использование автомобиля в нерабочее время. На практике, если компания разрешает использование автомобиля сотрудникам в личных целях, это предполагает также его использование в выходные и праздничные дни. А вот для использования транспортного средства компании сотрудником во время его длительного отсутствия на работе, например, пребывания в отпуске, не лишним будет предусмотреть дополнительное согласование с работодателем, к примеру, путем написания сотрудником заявления с соответствующей просьбой.
4. Порядок отчетности об использовании автомобиля. С целью ведения достоверного и своевременного учета использования служебных автомобилей сотрудники должны своевременно и в полной мере отчитываться во всех расходах, поездках и т. д. Для этого в Политике необходимо четко прописать сроки, порядок отчетности, а также перечень документов и информации, которые сотрудник обязан предоставить.

С четко и подробно разработанной Политикой об использовании служебного автомобиля сотрудниками работодателю будет гораздо проще регулировать данный вопрос, ведь у него не возникнет лишних вопросов и недоразумений. А главное, грамотно составленный внутренний нормативный документ – это действующий инструмент управления для работодателя.

Автор: Ольга Никуличева

Загрузить в PDF

ebskiev.com

Использование служебного имущества в личных целях

Содержание страницы

В некоторых областях распространена проблема – использование трудящимся служебного имущества в личных целях. Наиболее часто такая ситуация встречается в сферах, предполагающих использование работником служебного авто. Эксплуатация собственности компании в разумных объемах допустима, но что делать, если проблема вышла за разумные пределы? Рассмотрим в этой статье.

Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях

Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки. Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании. Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.

Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании. Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении. Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.

Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.

Этот вариант довольно выгоден для компании. Требование о возмещении трат оговорено трудовым договором, а потому в случае необходимости можно взыскать средства с сотрудника и применить к нему дисциплинарные меры, если он нарушает пункты соглашения.

К СВЕДЕНИЮ! Отсутствие легализации вряд ли поможет решить проблему. Служебное имущество все равно будет использоваться в личных целях, однако получить компенсацию за это не получится. В законах нет жесткой нормы, ограничивающей эксплуатацию служебного оборудования.

Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?

Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен. Согласно закону, удержания из зарплаты работника можно делать только в случаях, оговоренных в различных кодексах, ФЗ, нормативных актах. Рассмотрим ситуации, в которых можно требовать возмещение, наиболее приближенные к проблеме эксплуатации служебного имущества:

• Удержания из зарплаты для возмещения ущерба. Если в процессе использования служебного имущества в личных целях произошла поломка собственности, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Однако придется созывать комиссию, доказывать факт наличия противоправных действий со стороны сотрудника. Этот вариант не подходит совершенно, если работник просто использует служебное имущества, в процессе чего возникают траты, однако ущерб собственности не причинен.
• Удержания по заявлению сотрудника. Из зарплаты могут выполняться любые удержания, если они производятся по инициативе работника. Это законный вариант получить компенсацию, но и он неоднозначен. Придется договариваться с сотрудником, так как заявление на удержание он подает добровольно. Не каждый человек согласится с уменьшением своей зарплаты.

Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы. Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав. Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.

Особенности учета

Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования. Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль. Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.

Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.

Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника. Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании. Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.

К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.

Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях

Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):

• В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
• Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
• При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2016 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.

Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.

assistentus.ru

Служебный транспорт – не для личных целей. 21.by

Волковысский межрайонный отдел управления Департамента финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь по Гродненской области напоминает должностным лицам и работникам предприятий о том, что нормальное функционирование предприятия в современных условиях базируется на принципах экономии и бережливости. Данные принципы были сформулированы Главой государства в Директиве №3 от 14.07.2007 г. «Экономия и бережливость — главные факторы экономической безопасности государства».
Подпунктом 1.1 пункта 1 Директивы на руководителей государственных органов всех уровней управления была возложена обязанность организовать жесткий контроль за рациональным использованием топливно-энергетических и материальных ресурсов, снижением удельных материальных затрат на единицу выпускаемой продукции при одновременном росте производства и его модернизации.
Вместе с тем, проведенными Волковысским межрайонным отделом управления Департамента финансовых расследований совместно с Комитетом государственного контроля Гродненской области в 2015 году проверочными мероприятиями на территориях Мостовского и Волковысского районов, установлены факты использования должностными лицами предприятий коммунальной формы собственности служебного автотранспорта в целях, не связанных с организацией производственного процесса и выполнения представительской функций. Проверками установлен ряд должностных лиц, которые использовали служебный транспорт для поездок в не рабочее время и для личных нужд.
Справка: использование служебного автомобиля в рабочих целях означает, что работник эксплуатирует его в рамках трудовых функций, которые определены трудовым договором или контрактом, должностной инструкцией, внутренним трудовым распорядком, или другими локальными нормативными документами и с целью выполнения трудовых обязанностей. Использование служебного автомобиля в не служебных целях подразумевает, что работник ездит на служебном автомобиле по личным вопросам, которые никоим образом не связаны с его трудовыми функциями. К примеру, после завершения рабочего дня, во время отпуска или в период пребывания на больничном.
Действия лиц, использующих служебный автотранспорт в личных целях, в зависимости от обстоятельств совершения правонарушения, могут быть квалифицированы по следующим статьям:
ст. 216, либо ст. 424 Уголовного Кодекса Республики Беларусь, т.е. как причинение имущественного ущерба без признаков хищения, либо как злоупотребление властью или служебными полномочиями, а также по ст. 10.7 КоАП Республики Беларусь как причинение имущественного ущерба.

Подготовила Ирина Миклаш

Чтобы разместить новость на сайте или в блоге скопируйте код:

На вашем ресурсе это будет выглядеть так

Волковысский межрайонный отдел управления Департамента финансовых расследований Комитета…

news.21.by