С чего начать кадровый учет на предприятии (нюансы)?

Кадровый учет — важная составляющая делопроизводства любого предприятия. О тонкостях организации этого процесса и пойдет речь в нашей статье. 

C чего начать кадровый учет на предприятии в 2016 году (законодательные основы)

Кадровый учет с нуля пошагово в новой организации (в ООО)

Восстановление кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства в обособленном подразделении и у ИП с наемными работниками. Актуально ли это для малых предприятий?

Программы для ведения кадрового учета — скачать бесплатную демоверсию или купить?

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

C чего начать кадровый учет на предприятии в 2016 году (законодательные основы)

Кадровый учет

на предприятии представляет собой, с одной стороны, работу организации по документальной фиксации всех изменений в трудовой жизни и деятельности коллектива в целом и каждой штатной единицы компании в отдельности, а с другой — непосредственно кадровый документооборот. Организации кадрового учета на предприятии должно предшествовать знакомство с законодательной базой по этому вопросу. Нужно сказать, что нормативных актов, относящихся к кадровому делопроизводству, достаточно много, так как в их число входят не только законы, но также ведомственные постановления, приказы и различные ГОСТы.

Примерный перечень нормативной документации, имеющей отношение к кадровому учету, может включать следующие НПА:

1. Трудовой кодекс РФ.
2. Федеральный закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9 рассказывает о порядке оформления кадровых документов).
3. Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), определяющий порядок оформления документов.
5. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, установившее требования к ведению и хранению трудовых книжек на предприятии.
6. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 9 о правилах заполнения трудовых книжек.
7. Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, определяющие перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.
8. Приказ Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н о форме больничных листов и закон «Об обязательном соцстраховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ, определяющий порядок заполнения больничного листа и оформления отпуска по беременности и родам.
9. Методические рекомендации по ведению воинского учета на предприятиях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008).

Кадровый учет с нуля пошагово в новой организации (в ООО)

Организация кадрового учета в новом ООО, как и в любой другой организации, может включать в себя следующие этапы:

1. Утверждение локальной документации. Анализ трудового законодательства позволяет определить ряд внутренних документов предприятия, без принятия которых фирма не может обойтись. К их числу относятся:

   Конкретный перечень внутренней документации каждая организация определяет самостоятельно.

2. Разработка и утверждение стандартных форм первичной учетной документации. Несмотря на то что требования постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 по этому вопросу не являются обязательными, рекомендуется следовать нормам этого документа.
3. Утверждение типовых форм прочих кадровых документов, не относящихся к документам первичного учета.
4. Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг. Помимо журнала медосмотра в 2016 г. обязательны для ведения в кадровом делопроизводстве книги:
   • регистрации приказов;
   • регистрации трудовых договоров;
   • учета трудовых книжек;
   • учета военнообязанных сотрудников;
   • учета отпусков;
   • регистрации входящей и исходящей документации;
   • учета командировочных отъездов и пр.
5. Формирование штатного расписания.
6. Разработка и утверждение стандартного трудового договора, а также должностных инструкций для сотрудников.
7. Назначение ответственного за ведение кадрового учета члена трудового коллектива.

Восстановление кадрового делопроизводства

Восстановление требуемого порядка в документах, в отличие от организации кадрового делопроизводства с нуля, является, с одной стороны, более простым процессом, так как многие деловые бумаги и журналы уже созданы, но с другой — может оказаться и более сложным, так как потребуется обнаружить недочеты в существующей системе.

Восстановление утраченного или несистематического кадрового делопроизводства должно проходить в несколько этапов:

1. Общая инвентаризация существующих в компании кадровых документов.
2. Проверка наличия и комплектности представленных документов.
3. Анализ трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.
4. Изучение штатного расписания на предмет полноты отраженных в нем данных.
5. Проверка наличия и оформления трудовых книжек сотрудников.

Восстановление кадрового делопроизводства требует устранения всех пробелов и недочетов, выявленных в результате инвентаризации кадровых документов.

Ведение кадрового делопроизводства в обособленном подразделении и у ИП с наемными работниками. Актуально ли это для малых предприятий?

Иногда организационная форма компании может вызвать вопросы, связанные с порядком ведения кадрового учета. Рассмотрим некоторые варианты.

Организация кадрового делопроизводства в обособленном подразделении предприятия может осложняться тем, что это подразделение, с одной стороны, не обладает юридической самостоятельностью, а с другой — находится зачастую в удаленном от головной организации населенном пункте. Законодательство не предусматривает отдельных норм и требований к кадровому делопроизводству в обособленных подразделениях, поэтому каждый работодатель сам определяет, каким образом организовать работу в таком случае. Как правило, используется одна из перечисленных ниже схем:

1. Централизованная. Этот вариант предполагает передачу полномочий по работе с кадровой документацией единому отделу, обслуживающему и головное предприятие, и филиал. Подходит для организаций, имеющих обособленные подразделения в одном с ними регионе.
2. Децентрализованная. В этом случае кадровые службы создаются и в головной организации, и в филиалах. При этом они выполняют фактически одинаковую работу в рамках доверенного подразделения, хотя полномочия и обязанности кадровой службы центрального офиса могут быть несколько шире, чем компетенция таких же служб филиалов.
3. Смешанная. Такая схема предполагает создание кадровых служб как в головной компании, так и в филиалах с разделением делегируемых обязанностей. Так, оформлять трудовые договоры по всей организации может только центральный офис, а вот хранить дела или налагать взыскания правомочны и кадровые отделы филиалов.

Большое количество вопросов о необходимости ведения кадрового делопроизводства возникает у индивидуальных предпринимателей. Мнение законодателя по этому поводу однозначно: если ИП имеет хотя бы одного наемного работника, кадровый учет должен вестись в полном объеме.

Малые предприятия, как правило, озабочены тем, что в штате обычно отсутствует профессиональный кадровик, однако такое положение дел не отменяет необходимости ведения кадрового делопроизводства. Обязанности кадровика в этом случае накладываются на бухгалтера, секретаря или иного сотрудника, которого прежде стоит обучить особенностям кадрового делопроизводства на специальных курсах или семинарах.

Программы для ведения кадрового учета — скачать бесплатную демоверсию или купить?

В настоящее время многие интернет-ресурсы предлагают скачать бесплатно программы для ведения кадрового учета, позволяющие автоматизировать все кадровое делопроизводство или какую-то его часть. Однако бесплатной при этом оказывается, как правило, лишь демонстрационная версия, рассчитанная на несколько дней (недель, месяцев) работы. Для продолжения же работы далее необходимо купить лицензию, ключ или полную версию программы.

Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.

Таким образом, организуя кадровое делопроизводство с нуля, можно не торопиться при выборе программы для ведения кадрового учета и не приобретать первый попавшийся продукт. Ведь подбор оптимального варианта не только позволит автоматизировать кадровое делопроизводство, но и значительно облегчит рабочий процесс.

nsovetnik.ru

Как вести кадровый учет в ООО с нуля в 2018 году

Сегодня вопрос ведения документации по кадрам — вопрос, который стоит достаточно остро. На территории РФ действует специальное законодательство, в соответствии с которым необходимо будет вести таковой учет.

Причем нарушение такового может повлечь за собой достаточно существенные неприятности.

Существуют некоторые особенности ведения такового учета в зависимости от целого ряда разных факторов. Одним из основополагающим является как раз юридический статус конкретной организации.

Например, ведение кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью обязательно должно вестись в соответствии с рядом нормативных документов.

Именно поэтому оптимальным решением будет нанять специалиста, который имеет определенные опыт ведения такового учета. Это даст возможность избежать штрафов от трудовой инспекции.

Основные моменты

На предприятии любого типа, вне зависимости от количества работников, строго обязательно ведение кадрового учета. Существует ряд обязанностей работодателя по ведению такового.

Отдельно нужно отметить, что таковой учет имеет ряд особенностей в зависимости от типа самой организации. Увольнение и прием на работу должны выполняться с отражением в таковом учете.

Трудовой распорядок подразумевает ведение трудовых книжек в соответствии с определенными тонкостями, особенностями процедуры.

Существует множество различных приказов, которые должны быть соответствующим образом оформлены при осуществлении определенных операций внутри организации.

С таковыми опять же лучше всего будет разобраться предварительно. Только таким образом можно не допустить многих трудностей, сложностей.

Что это такое

Под кадровым учетом подразумевается отражение документальное различных процедур, связанных с приемом и работой официально трудоустроенных сотрудников.

Причем таковой учет обязательно должен вестись не только на предприятии, но и у индивидуального предпринимателя.

Сегодня в кадровом учете соответствующим образом должны отражаться следующие моменты:

• документальное оформление приема;
• перемещение работников по должностям внутри организации;
• увольнение;
• другое.

Таковой учет обязательно ведется на основании первичной кадровой документации, а также специальных нормативов по труду.

Для ведения учета без ошибок потребуется достаточно обширный набор знаний. В первую очередь это касается знания трудового права, а также форматов различных кадровых документов и другого.

При отсутствии опыта подобного рода необходимо будет в обязательном порядке нанять квалифицированного специалиста.

Так как неумение вести кадровую документацию может стать причиной наложения крупных штрафов. Особенно это касается трудовых книжек.

В таковых обязательно должны отражаться различного рода моменты, непосредственно связанные с приемом на работу и увольнением. Установлен определенный алгоритм составления таковых книжек, их ведения.

С какой целью ведется

Кадровый учет как таковой ведется с различными целями. Таким образом возможно будет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.

Основными таковыми задачами, которые удается решить с помощью квалифицированной кадровой работы, являются следующие:

Прием на работу	И последующее увольнение сотрудников в организации
Учет принятых на работу сотрудников	—

Помимо основных задач, которые решает кадровая служба, существует также ряд различных дополнительных направлений — в которых также будет осуществляться работа.

К таковым направлениям сегодня относится следующее:

Аналитическая деятельность, связанная с трудом принятых сотрудников	изучение деятельности сотрудников; o подготовка отчетов, статистических данных
Координационно-информационное направление кадровой работы	проведение профессионально подготовки и переподготовки сотрудников; организация приема сотрудников на работу и иные мероприятия, требующие определенной координации; выполнение работы, связанной с письменным обращением документов на предприятии; планирование кадровой работы

В то же время задачи кадрового отдела могут достаточно существенно различаться в зависимости от множества самых разных нюансов, специфики работы самого предприятия.

Помимо основной своей задачи касательно ведения кадрового учета данное подразделение может выполнять другие поручения руководства.

В каждом случае все сугубо индивидуально. Но важно помнить, что перечень прав и обязанностей должен включать в себя задачи, которые поручает руководство.

Существует ряд ограничений, которые налагаются на ведение подобного рода деятельности. Со всеми таковыми обязательно нужно будет ознакомиться предварительно. Это позволит не допустить многих проблемных ситуаций в дальнейшем.

Важно отметить, что трудовая инспекция осуществляет особенно пристальный надзор за крупными компаниями штат сотрудников которых составляет от 250 человек и более.

Правовая база

Основной нормативной базой, в рамках которой обязательно должен вестись кадровый учет, является как раз Трудовой кодекс РФ.

Данный документ включает в себя обширный перечень статей, в рамках которых должен вестись учет.

Важно отметить, что процесс таковой подразумевает не только соблюдение норм ТК РФ, но также ряда иных нормативных документов. Например, процесс оформления трудовой книжки регулируется отдельным НПД.

В большинстве предприятий основной задачей, которую должны решать кадровые сотрудники, является именно заполнение трудовых книжек.

Обычно подобное требуется в случае, когда имеет место принятие на работу или же увольнение с таковой сотрудника.

Основным НПД, в рамках которого должно осуществляться заполнение трудовых, является Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.03 г. Она включает в себя все аспекты ведения учета.

Отдельно нужно будет отметить, что трудовое законодательно подразумевает формирование целого ряда достаточно специфических документов.

В первую очередь это касается личных карточек сотрудников, а также многих других бумаг.

Отдельно нужно отметить факт того, что помимо правильности заполнения таковые документы должны храниться определенный период времени. Процесс таковой имеет множество различных особенностей.

Причем знать трудовое законодательство необходимо не только самому кадровому работнику, но и обычному сотруднику, который осуществляет устройство на работу.

Так как таким способом можно будет самостоятельно осуществить контроль за соблюдением своих прав.

Если гражданин считает, что права его каким-либо образом нарушаются, то ему необходимо обратиться в суд или же трудовую инспекцию. Трудовое законодательство обширно, по необходимости стоит получить юридическую консультацию.

Как вести кадровый учет в ООО с нуля самостоятельно

Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.

Имеется достаточно большое количество различных тонкостей, важных специфических моментов.

Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.

Соответственно, заполнение других документов, имеющих отношение к кадровому вопросу, также связано с определенной спецификой.

Аналогичным образом обстоят дела именно с трудовыми договорами. Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.

Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:

• с чего начать;
• пошаговая инструкция;
• оформление документов;
• какие применяются журналы в делопроизводстве;
• нюансы для ИП.

С чего начать

Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.

Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:

• создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
• передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
• сотрудничество с аутсорсинговой компанией.

Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.

Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:

• сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
• устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
• как осуществляется привлечение новых сотрудников;
• какие потребуются затраты.

Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.

Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.

Пошаговая инструкция

Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:

локальные нормативные акты:

1. Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
2. Основные положения о труде.
3. Должностные инструкции для каждой категории сотрудников.
4. Положение о защите труда.
5. Другое.

• оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
• составляется штатная расстановка;
• оформляются типовые договора для заключения с сотрудниками;
• оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
• типовые приказы.

Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.

Касается это также индивидуальных предпринимателей. К таковым требования не такие серьезные, но также устанавливаются.

По возможности нужно избегать допущения типичных в таком случае ошибок. Так как это может привести к существенным неприятностям, вопросам со стороны трудовой инспекции.

Оформление документов

Все документы, которые требуется составлять при кадровом учете, по типу оформления можно разделить на два вида:

Cоставляемые в соответствии	C установленными нормами и стандартами
Оформляемые в обязательном порядке	Но сам бланк документа утверждается самостоятельно руководителем предприятия

Также важно отметить, что документы второго типа могут иметь требования к содержимом.

Видео: как можно оформить сотрудника

Опять же следует обязательно осуществить предварительное рассмотрение законодательных документов, которые регулируют данный момент. Это позволит не допустить нарушений, избегнуть проблем иного характера.

Какие применяются журналы в делопроизводстве

В делопроизводстве в обязательном порядке должны использоваться специальные журналы.

Стандартный перечень таковых в себя будет включать следующее:

• учета входящих и исходящих документов;
• отправляемой информации;
• входящей и исходящей корреспонденции;
• другое.

Полный перечень используемых журналов может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия, а также ряда иных факторов.

Со всеми таковыми нужно будет заранее ознакомиться. Это позволить не допустить многих сложностей и затруднений.

Нюансы для ИП

Индивидуальные предприниматели имеют право нанимать до 100 работников. Потому им также необходимо будет осуществлять ведение кадрового учета.

Основные нюансы, связанные с таковым:

Кадровый учет необходим	Даже если в наличии только 1 работник
Трудовая инспекция	В праве потребовать ИП предъявить документы учета
На ИП распространяются стандартные требования	Устанавливаемые для такового учета

Сегодня ведение такового учета имеет ряд особенностей, связанных именно с форматом ведения деятельности.

В то же время есть ряд стандартных моментов, соблюдать которые необходимо обязательно. Важно внимательно изучить законодательные нормы — прежде, чем будет иметь место начало ведения такового учета.

jurist-protect.ru

Кадровый учет в ооо с нуля

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать».
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

Кадровый учет с нуля пошагово в ооо

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью — всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.

1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция

1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
3. T-3 «Штатное расписание».
4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
7. T-7 «График отпусков».
8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
10. T-10 «Командировочное удостоверение».
11. T-11 «Указ о поощрении работника».
12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

• Положение о структуре предприятия.
• Установленные стандарты в работе.
• Цель создания ООО.
• Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
• Указание о командировках.
• Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
• Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
• Инструкции по работе.
• Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
• Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

Организация кадрового учета с нуля

Ведение кадрового учета – обязанность любой организации, даже самой малочисленной. Однако зачастую руководители фирм не уделяют достаточного внимания данному вопросу ввиду нехватки времени либо несерьезного отношения к этой немаловажной функции. Если на предприятии большой штат сотрудников, его учет передается, как правило, отделу кадров. Если фирма маленькая, обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на одного из сотрудников, чаще всего это секретарь или бухгалтер.

В новых фирмах также встает вопрос, кто будет отвечать за кадровое делопроизводство? Ведь его надо грамотно организовать и поставить с нуля. В этом случае наиболее оптимальным вариантом будет передача обязанности организации и ведения кадрового учета с нуля в новой организации сторонним консалтинговым фирмам.

Постановка кадрового учета с нуля

Данная услуга интересна новым предприятиям, только начинающим свою работу и организующим свой документооборот с нуля. Наши специалисты разработают для Вашей компании полный пакет всей необходимой кадровой документации и поставят кадровое делопроизводство с нуля, что позволит Вам сосредоточиться на развитии Вашего проекта и не отвлекаться на бюрократию, будучи полностью уверенным в том, что кадровые услуги и вопросы у вас надежно и грамотно «закрыты».

Довольно часто последнее, о чем думают начинающие предприниматели – это постановка кадрового учета. И это понятно: необходимо в первую очередь решить массу важных вопросов, связанных с развитием бизнеса. Тем не менее, небрежный подход при организации кадрового делопроизводства с нуля приводит к тому, что в последствии в кадровом делопроизводстве компании накапливается масса ошибок, грозящих компании штрафами, а ее сотрудникам – трудностями при получении пенсии в будущем.

Как вести бухгалтерию ООО самостоятельно: пошаговая инструкция 2018

Но даже в самом простом варианте – отсутствии работников, небольшом количестве операций, выборе режима УСН Доходы или ЕНВД — ведение бухгалтерии ООО потребует профессиональных знаний или использования специализированных программ. Бухгалтерское обслуживание ООО можно поручить штатному работнику или специализированной компании. Аутсорсинг бухгалтерских услуг – это полная или частичная передача обязанностей по ведению учета профессиональному независимому исполнителю.

Ведение бухгалтерского учета – это организация сбора информации о состоянии имущества и обязательствах компании, а также непрерывное отражение этой информации в специальных бухгалтерских документах. Но бухгалтерия ООО – это не только регистры, книги учета и бухгалтерская отчетность. Это еще и документы налогового учета, договоры, кадровая и первичная документация, документы по движению денежных средств (касса и банк). Весь обширный перечень документов, которые необходимо вести в ООО, мы собрали в статье «Документы организации: собираем и храним».

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Кадровый учет с нуля пошагово

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству». В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

С чего начать построение системы кадрового документооборота — актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель.

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия. За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.

Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать. Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.

Кадровый учет с нуля

• Договоры, связанные с материальной ответственностью работников.
• Должностные инструкции (в случае отсутствия указания требований к нанимаемому сотруднику в трудовом договоре).
• График сменности.
• Перечень должностей тех лиц, которые работают ненормированный рабочий день.
• Положение о премировании и т. п.

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

questionlaw.ru

Кадровый учет с нуля пошагово, документы делопроизводства в организации

Построение системы кадрового делопроизводство с нуля должно производиться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Читайте о том, с чего начать работу кадровика и как восстановить кадровое делопроизводство

Читайте в нашей статье:

Для чего необходим кадровый учет

С чего начать построение системы кадрового документооборота – актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Кадровый учет прежде всего помогает понять, кто работает в компании, определить численность персонала, расходы компании на заработную плату.

Читайте по теме в электронном журнале

Помимо этого система позволяет документально зафиксировать все движения в коллективе, будь то:

• прием;
• увольнение;
• отпуска;
• кадровые перемещения и д.р.

Учет отработанного стажа помогает нанимателю в определении числа дней отпуска, которое полагается каждому из работников. Ведение табеля учета рабочего времени позволяет четко контролировать нахождение персонала на рабочих местах и верно начислять зарплату.

Утвержденные ЛНА компании регламентируют правила поведения на предприятии, режим труда и отдыха, даты денежных выплат и дополнительные преференции для коллектива по сравнению с нормами законодательства.

Кадровое делопроизводство с нуля пошагово

Ведение кадрового делопроизводства с нуля на практике вызывает множество вопросов не только у новичков кадрового дела, но и у бывалых специалистов. Прежде всего сомнение вызывает очередность выпуска документов.

Читайте также:

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или “Инструкции по кадровому делопроизводству”. В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Вторым этапом будет написание и утверждение ЛНА организации, а также документов, связанных с работой сотрудников. В этот обязательный список включаются:

Все эти документы разрабатываются либо самостоятельно, либо с привлечением сторонних компаний. Они должны отражать реальное положение дел в компании, ее распорядок и обязанности возлагаемые на того или иного члена коллектива. Простое копирование текстов из интернета не поможет сформировать грамотную кадровую политику.

Приведенный перечень нормативных документов не является исчерпывающим, в зависимости от специфики работы будущей компании могут понадобиться иные Положения и Инструкции. Что же касается коллективного договора, приступать к его разработке на первых порах не стоит.

Колдоговор – это прежде всего соглашение между нанимателем и коллективом. Но если коллектива еще нет, а есть только директор – этот вопрос лучше оставить до формирования основного штата.

Читайте также:

Не всегда имеет смысл в трудоустройстве кадровика сразу после открытия, если численность на первое время будет небольшой. Обычно его обязанности возлагаются на бухгалтера или другого специалиста.

До приема на работу первого сотрудника, также требуется разработать стандартную форму трудового договора. Она может быть едина для всего коллектива или же различаться по группам персонала.

Только после утверждения форм первичных кадровых документов можно приступать к найму сотрудников.

Кадровый учет для ООО

Кадровое делопроизводство в 2018 для ООО не претерпело значительных изменений. Важно отметить, что кадровый учет не сильно отличается в зависимости от правовой формы предприятия. Нормы в большинстве случаев едины.

Все же основная масса компаний – это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Тогда как ООО имеют большую свободу действий и меньше ограничены в выборе сценария поведения.

Документы кадрового учета

Основой кадрового учета в организации являются документы кадрового учета. Все документы условно можно разделить на 3 категории:

• первичные документы по учету кадров;
• первичные документы по учету отработанного времени и оплаты труда;
• журналы регистрации движения кадровой документации.

Читайте также:

Как первая так и вторая группа имеют свои утвержденные формы (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”). С недавнего времени они не являются обязательными для применения ЮЛ. В случае необходимости компания может на их основе разработать и утвердить свои формы, отвечающие нормам законодательства. Те для кого унифицированные документы являются удобными могут продолжать ими пользоваться.

В рассматриваемом Постановлении приводятся формы первой и второй группы. Наиболее часто используются на практике:

Ко второй группе относят формы табеля (Т-12, 13), расчетных ведомостей и т.д.

Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018

Все эти документы подлежат строгому учету и поэтому регистрируются в соответствующих журналах. В зависимости от кадровой политики компании допускается объединение в один журнал приказов на прием, увольнение, перевод. Или наоборот разграничение их по разным реестрам. Включение в общий список еще и приказов на отпуск не целесообразно, так как они имеют иной срок хранения.

Регистрации подлежат и трудовые договора организации, а также ведется журнал командировок и военнообязанных сотрудников.

Читайте также:

Еще одним немаловажным журналом является “Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”. В нем отражается прием трудовых от сотрудников и выдача их при увольнении.

Все кадровые журналы, ведение которых обязательно в 2018 году должны быть надлежащим образом оформлены. Для большинства из них существуют уже готовые печатные формы, позволяющие избежать ошибок оформления. Более того, они уже чаще всего прошнурованы, страницы пронумерованы и стоит опечатывающая голографическая наклейка. Вам остается лишь поставить в конце печать, подписать у руководителя и аккуратно вести журнал.

Однако, никто не запрещает вам изготовить его самостоятельно используя для этого ПК или полностью вручную. При его создании стоит придерживаться установленных правил оформления. Простая распечатка списка приказов из 1С – это не та форма книги, которая сможет удовлетворить инспектора ГИТ.

Восстановление кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция

Восстановление кадрового делопроизводства по своей методике отличается от самой процедуры его построения. Главный упор здесь делается на кадровый аудит. Кадровый аудит представляет собой процедуру проверки всей системы кадрового учета. Это комплекс мер направленный на выявление недостатков системы или нарушений принятого порядка и законодательства.

Читайте также:

После детально проведенного аудита и составления списка нарушений, требуется приступить к восстановлению. В зависимости от степени нарушений определяется объем работы.

Отсутствие необходимых ЛНА приводит не только к необходимости разработки самих положений, но и ознакомления персонала с вновь введенным документом. А также в случае необходимости составление доп соглашений к договорам об изменении существенных условий.

Самым безобидным является отсутствие журналов или записей в трудовых. Эти нарушения не тянут за собой цепочку событий, требующих согласования с персоналом.

Так что проще изначально поставить систему учета в соответствии с законами, нежели позже согласовывать каждое изменение документов о труде с персоналом или отбиваться от проверяющих органов и платить огромные штрафы.

Читайте также:

www.pro-personal.ru

Кадровый учет с нуля пошагово. Кадровое делопроизводство :: BusinessMan.ru

Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством.

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

Данная статья расскажет о правильности налаживания этого процесса, а также обо всех его нюансах. Далее можно будет получить ответ на вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово и не допустить при этом ошибок.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Цели и задачи

Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие – регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Разработка обязательной кадровой документации

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ – это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве?

В первую очередь необходимо завести следующие журналы:

• ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
• регистрации кадровых приказов;
• регистрации приказов о приеме на работу;
• регистрации приказов по очередным отпускам;
• учета больничных листов;
• регистрации трудовых договоров;
• учета командированных работников;
• учета рабочего времени;
• учета движения трудовых книжек;
• учета личных карточек;
• учета проверок.

Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

• ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
• составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
• произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:

1. Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
2. Разработать внутренние нормативные документы.
3. Разработать необходимые инструкции и положения.

Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.

Заключение

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.

После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.

businessman.ru

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции по учету кадров

Довольно часто перед начинающим кадровиком стоит нелегкая задача – организовать кадровое делопроизводство. Для того чтобы облегчить этот процесс нужно воспользоваться приведенным ниже пошаговым руководством. Оно не только объяснит с чего лучше начать, но и поможет набраться опыта.

Кадровое делопроизводство что это?

Кадровое делопроизводство – это важнейшая часть документооборота в любой фирме. Его назначение заключается в ведении четкого учета деятельности действующих отраслей компании.
Кадровое делопроизводство нужно для того, чтобы:

• регулировать рабочие процессы, происходящие внутри организации;
• находить неиспользованные или «замороженные» резервы;
• своевременно отслеживать и устранять проблемы на участке кадровой деятельности;
• уметь грамотно доносить до ревизионных органов течение экономических и внутрисистемных процессов.

Поиск нужных законов и специальной литературы

Основные законопроекты и акты по кадровому делопроизводству:

Справочную литературу по данной тематике можно найти, воспользовавшись электронной библиотекой «Пакет Кадровика». Здесь не только собраны образцы всех необходимых документов и бланков, но и приведены примеры их заполнения. Авторы этого пошагового руководства в доступной форме описали процессы всех кадровых операций и представили дополнительный материал в виде тематических книг и консультационных справок.

Определить какие документы в организации есть, а каких нет

Чтобы составить перечень документов, имеющихся или отсутствующих на участке кадровой деятельности, достаточно воспользоваться данным списком:

• трудовые договоры;
• ведомости, касающиеся выплаты сотрудникам заработной платы или каких-либо компенсаций;
• правила трудового распорядка внутри организации;
• трудовые книжки и журнал их учета;
• документы, касающиеся защиты и обработки персональных данных сотрудников;
• табель учета рабочего времени;
• утвержденная форма расчетных документов;
• штатное расписание;
• приказы о приеме сотрудников или их увольнении.

Подготовив всю необходимую документацию, требуемую законодательством РФ, следует уточнить у директора предприятия, какие из необязательных актов осталось составить. Дополнительно нужно выяснить какие условия начальство предпочитает видеть во внутренних документах компании и трудовых договорах работников.

Определение лиц, ответственных за документы

Приступая к кадровой работе, первым делом, нужно выяснить оформлен ли руководитель предприятия соответствующим образом. Если приказа о его назначении не имеется, то необходимо оформить его на руководящую должность. Пошаговую инструкцию подобного оформления можно найти в «Пакете Кадровика». Там представлены образцы необходимых документов и консультационный материал на тему «Оформление трудовых отношений с наемным директором».

Необходимо решить с директором вопрос о том, кто должен заниматься ведением трудовых книжек. Так как персонал еще не оформлен на работу, то вести книжки должен директор предприятия. Чтобы провести передать директору эти полномочия нужно издать соответствующий приказ, о том, что директор принимает на себя ответственность за ведение трудовых книжек. В будущем директор имеет право передать данные полномочия принятому кадровику, посредством приказа.

Организация рабочего места кадровика

Для повышения трудовой эффективности, сотрудник кадрового отдела должен уметь правильно организовывать свое рабочее место. Для этого в первую очередь необходимо позаботиться о том, чтобы рабочая зона была максимально удобной. Важно иметь удобное кресло, которое не позволит позвоночнику устать и будет поддерживать осанку. Расстояние до монитора не должно быть меньше 50 см, иначе глаза будут сильно переутомляться. Немалую роль играет и освещение, оно должно быть комфортным, в противном случае, у сотрудника может ухудшиться самочувствие, возникнуть головная боль или чрезмерная утомляемость.

Кадровик должен содержать всю документацию в правильном хронологическом или алфавитном порядке. Дополнительная документация в виде бланков или заявлений, всегда должна находиться под рукой.

Необходимые программы

Для удобства ведения документации, руководство фирмы должно озаботиться приобретением специальной программы учета. Подобных программ достаточно много и все они удобны, однако, наиболее популярным функционалом признан «1С: зарплата и кадры».

Штатное расписание

Если в организации еще не было четко составленного штатного расписания, то следует приступить к его разработке. В первую очередь необходимо согласовать с директором содержание Правил внутреннего трудового распорядка и других нормативных актов. Готовый вариант документации должен учитывать все замечания руководства компании, а также соответствовать законам трудового кодекса.
Штатное расписание основано на унифицированной форме. При возникновении трудностей с составлением документов, можно ознакомиться с пошаговым руководством, представленным в «Пакете Кадровика».

Соответствие штатного расписания и данных, описанных в трудовых договорах

Содержание готовой штатной документации нужно сверить с информацией, указанной в трудовых договорах работников фирмы. Расхождение данных говорят о нарушении Трудового кодекса РФ, что в итоге может привести к наложению штрафных санкций. Также следует проверить соответствие всех подписей работников и подлинность дат, указанных в договорах.
Если договора с персоналом оформлены в должном порядке, но впоследствии были внесены изменения (повышение оклада, перевод работника и т.д.), то нужно подготовить дополнительные соглашения по каждому отдельному случаю.

Журналы по кадровому делопроизводству

Несмотря на то что во всех современных компаниях документооборот ведется электронно, журналы по кадровому делопроизводству являются важными составляющими кадровой работы. Формы журналов унифицированы, и приобрести их можно в специализированных магазинах.

К числу обязательных журналов относятся:

• книга учета трудовых книжек;
• журнал регистрации отпусков;
• книга регистрации приказов на отпуск;
• журнал регистрации трудовых договоров сотрудников и дополнительных соглашений;
• книга регистрации приказов по личному составу.

Иные документы

С особой тщательностью нужно подойти к созданию документации, отражающей процессы трудовой деятельности компании. К ним относятся:

• внесение изменений и дополнений к трудовым договорам и должностным инструкциям;
• отпуска;
• переводы.

С особым вниманием следует относиться к подготовке документов на увольнение сотрудника. В случае когда работник и руководство расстаются не по взаимному согласию, процедура увольнения должна быть проведена в полном соответствии с рамками законодательства, иначе могут возникнуть серьезные проблемы.

Данные судебных разбирательств в подобных вопросах доказывают, что суд чаще всего принимает сторону сотрудника, а не руководства фирмы.

График отпусков

Не позднее двух недель до наступления новогодних праздников, на предприятии должен быть составлен и утвержден график отпусков. Если фирма небольшая, то кадровик сам может опросить сотрудников и согласовать с ними график исходя из их пожеланий. В крупной организации этот процесс несколько усложняется. Нужно следить за тем, чтобы одновременный уход в отпуск нескольких сотрудников одного отдела не сказался на его функционировании.

Если во время составления графика, между сотрудниками возникают конфликтные ситуации, связанные со временем проведения отпусков, то следует довести информацию до начальства и составить график исходя из решения руководства.

Не позднее чем за 14 дней до наступления отпуска, нужно оповестить работника о его начале и издать приказ. Начало отпуска может быть перенесено работником по согласованию с начальством. Если на время наступления отпускных дней сотрудник заболел и оформил больничный лист, то необходимо перенести время отдыха на удобный для него период.

Документы для перевода

Если руководство приняло решение о переводе сотрудника в другой отдел, или он сам изъявил такое желание, то следует подготовить соответствующие документы о переводе. Их образцы и пример заполнения можно найти в «Пакете Кадровика». После того как документы будут готовы, их нужно предоставить на утверждение директору, после чего перевод работника будет осуществлен.

consultwork.ru

Кадровый учет на предприятии с чего начать

Правильно вести кадровый учет

Кадровое делопроизводство для начинающих

Автор: Empty Spaces 30.01.2013 12:46

Кадровое делопроизводство – это обязательная процедура, ведением которой должно заниматься предприятие с любой формой собственности. Работа с кадрами начинается при появлении трудовых отношений в фирме, а ведение делопроизводства регламентируется рядом нормативных документов и законов, основным из которых выступает Трудовой Кодекс.

По существу, любая новая компания должна выполнять кадровое делопроизводство с нуля, заниматься юридически правильной организацией внутренних документов, которые связаны с движением персонала.

Компания осуществляет действия и оформляет документы, связанные с приемом сотрудников на должности, внутренним и внешним переводом текущих работников, предоставлением отпусков, оформлением больничных листов, командировок, отгулов, увольнением сотрудников.

И это перечислены только основные направления деятельности, которую выполняет кадровое делопроизводство. с нуля начиная данные процедуры. При этом каждое действие в кадровой работе регулируется как локальными правовыми и нормативными актами, так и законами субъектов государства.

Происходящее ужесточение ответственности по данному направлению заставляет работодателей уделять повышенное внимание решению кадровых вопросов, а ведение и организация кадрового делопроизводства с нуля требует фундаментального знания правил ведения документации и трудового законодательства.

Кадровая работа заключается не только в юридическом оформлении трудовых отношений между сторонами. При грамотном подходе кадровое делопроизводство (с нуля) позволит оптимизировать налогооблагаемую базу, применить различные статьи налоговых послаблений, уменьшить ставки.

При осуществлении кадрового делопроизводства наниматель юридически себя защищает. Ведь сложно привлечь к ответственности недобросовестного работника, если имеются нарушения в кадровых документах, или если делопроизводство вообще не велось. Кроме этого, на работодателя законом возложены функции по решению различных вопросов, связанных с компенсациями, учетом, льготами, пенсиями.

А соблюдение социальных прав у надзорных органов находится под особым вниманием. Это во многом объясняет повышенный интерес со стороны прокуратуры, налоговиков и других государственных органов к ведению кадрового делопроизводства в компаниях.

Кадровое делопроизводство с нуля: решение задач

Работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений. Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, наниматель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции. В свою очередь сотрудники осознают ответственность нанимателя и чувствуют свою социальную защищенность.

Правильное ведение кадровой работы позволяет уверенно решать появившиеся трудовые споры. Имеющаяся грамотно сформированная юридическая и правовая база позволяет нанимателю четко выступать при появлении прений и учувствовать при разбирательствах в суде.

Кадровая работа направлена и на мотивацию персонала. Работодатель, понимая социальную ответственность, принимает меры к повышению общей мотивации сотрудников и повышает уровень доверия работников к своей компании.

Таким образом, правильное кадровое делопроизводство дает нанимателю множество преимуществ и является экономически эффективной мерой для любой организации.

Кадровый учет

Кадровый учет – это вопрос, с которым сталкивается любое предприятие, независимо от формы собственности. Существуют два основных подхода в решении этой проблемы:

• самостоятельное ведение кадрового учета;
• обращение к специалистам.

В первом случае необходимо оформить подписку на рассылку изменений в трудовом кодексе РФ. Это потребует от руководителя предприятия постоянно следить за изменениями в сфере действующего трудового законодательства и соответствующим образом на них реагировать.

Нужно учиться самостоятельно вести кадровый учет, правильно оформлять все документы, быть готовым выявлять и исправлять ошибки, которые возникают в процессе работы. Иначе компания не сможет избежать штрафных санкций за неправильное ведение кадрового учета. Такой подход потребует серьезных усилий, потому он не совсем оправдан.

Обращение к услугам специалистов – наиболее подходящий вариант. Здесь руководитель предприятия занимается решением более важных задач и не отвлекается на вопросы кадрового учета.

Кадровый учет – опасность ошибок

Ошибки кадрового учета могут дорого обойтись предприятию. Среди них:

• несвоевременное или неправильное оформление увольнений;
• неверный расчет зарплаты;
• неправильно выполненный отчет по кадрам;
• несоблюдение норм трудового законодательства
  и многое другое.

Если ошибки удается вовремя исправить, то санкций со стороны контролирующих органов удастся избежать. Если исправление является невозможным, компания может получить штраф. Чтобы избежать неприятностей, нужно вести кадровый учет правильно. Для этого лучше обратиться к услугам профессионалов.

Ведение кадрового учета – сложность процесса

Ведение кадрового учета – дело непростое. Если этим занимается непрофессионал, подготовка и оформление первичных кадровых документов станет для него проблематичным процессом. Правильное оформление документов с учетом всех изменений и дополнений, которые возникают нередко, вызовет у неспециалиста большие трудности.

Кроме того, сложно разобраться, куда и когда необходимо сдавать отчет. Отчеты, сроки, инстанции – все это отличается друг от друга. Разобраться в специфике крайне сложно. Лучше довериться профессионалам.
Компания «Солга-Групп» оказывает кадровые, бухгалтерские и юридические услуги. Мы работаем по Москве и Московской области. За время своей деятельности помогли многим компаниям решить проблемы с кадровым учетом.

Закажите ведение кадрового учета в нашей компании. Это станет гарантией качества и безопасности.

Кадровый учет в ООО с нуля — пошаговая инструкция

Вы будете спокойны, что ваши кадровые документы оформлены правильно, а все отчеты сданы вовремя в нужные инстанции.

Ведение кадрового учета – почему «Солга-Групп»?

В наше время многие компании предлагают ведение кадрового учета. Почему стоит выбирать именно «Солга-Групп»?

Оптимальные цены. Мы предлагаем качественные услуги по невысоким для данного сегмента ценам, что делает наше предложение самым выгодным на рынке Москвы и Московской области.
Профессионализм, опыт, надежность. В штате компании работают специалисты с опытом не менее 10 лет. Они являются профессионалами высокой квалификации, которые способны справляться с любыми задачами в области кадрового учета.

Минимизация расходов и оптимизация рабочих процессов. Нанять специалистов для ведения кадрового учета со стороны гораздо дешевле, нежели содержать собственный отдел кадров. Нашим сотрудникам не нужно платить зарплату. Мы получаем деньги только за выполненный объем работы, не уходим в отпуск или на больничный. Такое сотрудничество очень выгодно для наших клиентов.

Индивидуальный подход. Мы работаем на предприятии заказчика или удаленно. Здесь все зависит от желания клиента. Принцип индивидуального подхода является одним из основных в нашей работе.
Вы хотите заказать ведение кадрового учета у профессионалов? Обращайтесь в «Солга-Групп» сотрудничество с нами избавит вас от проблем с кадровыми документами. Будем рады помочь вам.

Компания берет на себя все обязательства по ведению налоговой и кадровой документации, своевременной сдаче отчетности, работе с банковскими счетами и многое другое. Современная технологическая база позволяет нам квалифицированно вести весь бухгалтерский и кадровый документооборот.

Сотрудничая с нами, вы существенно экономите материальные ресурсы предприятия. Теперь нет необходимости содержать штат бухгалтеров, обеспечивать работу отдела бухгалтерии. Также вы освобождаетесь от уплаты налогов за сотрудников, а тем временем, все ваши финансы в полном порядке!

Заключив договор о сотрудничестве с нашей компанией, вы существенно экономите время! Теперь вам не нужно постоянно отслеживать информацию по изменению финансового и налогового законодательства, правил ведения бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства, мы делаем это за вас.

Бухгалтерские услуги для юридических лиц и ФОП

Каждый руководитель предприятия знает, во сколько обходится содержание штата сотрудников, обеспечение работы офиса и уплата налогов за каждого работника. Пришло время сокращать расходы и увеличивать прибыль предприятия, а сделать это можно, отдав бухгалтерское и кадровое делопроизводство на аутсорсинг.

Компания Хоттей 7 – это команда квалифицированных специалистов по ведению бухгалтерского учета для предприятий любого уровня. Мы берем на себя всю ответственность за ведение вашей документации своевременную сдачу всех необходимых отчетов, мы предоставим необходимые консультации и сопровождение вашего предприятия на весь срок обслуживания и все это за умеренную плату, которая гарантированно в три – пять раз меньше содержания собственного штата бухгалтеров и юристов.

Начинающим бизнесменам, мы поможем с регистрацией предприятия, выбором формы налогообложения, открытием банковского счета, получением кредита на развитие бизнеса и предоставим консультации касательно всех возможных вопросов по ведению бизнеса и документооборота, бухгалтерского и налогового учета в Киеве и киевской области.

Кадровое делопроизводство

На предприятиях, где работает штат сотрудников, очень важно правильно вести кадровый учет, который включает в себя, прием на работу сотрудников, ведение всей документации о рабочем времени, начислении заработной платы, уплате налогов, управление персоналом и многое другое, чем обычно занимается отдел кадров.

Для экономии времени и расходов на содержание штата сотрудников вы можете поручить ведение кадрового учета нашей компании. Мы владеем всеми необходимыми ресурсами для грамотного ведения вашего кадрового делопроизводства .

Регистрация и ликвидация

Зарегистрировать компанию сравнительно просто, а вот ликвидировать предприятие практически невозможно в условиях современного законодательства. Аутсорсинговая компания Хоттей 7 готова взять на себя все ваши проблемы по регистрации предприятия, сбору всех необходимых документов. А также мы поможем грамотно оформить все документы по ликвидации предприятия с наименьшими финансовыми и временными потерями для вас. Мы владеем всей необходимой базой для быстрого решения проблем с регистрацией и ликвидацией предприятий.

Мы предоставляем

Источники: http://www.vigivanie.com/inventar/1524-kadr.html, http://solgagroup.ru/kadrovyy-uchet, http://hottey-7.com.ua/

Комментариев пока нет!

u-bags.ru