Содержание

Порядок действий и образец трудовой книжки при смене фамилии

При изменении фамилии необходимо внесение изменений во все личные документы: паспорт, водительское удостоверение, банковский счет, трудовую книжку и т. п. Исправления в большинстве документов (например, в паспорте) не разрешено, поэтому в этом случае нужно обменивать документ. Другое дело – трудовая книжка, она не подлежит замене. Здесь допускается корректировка. Рассмотрим, как при изменении фамилии корректируется запись в трудовой книжке.

Документы, необходимые для исправления

Для того чтобы сотрудник отдела кадров смог исправить фамилию в трудовой, работник должен представить документ, в котором указана причина смены фамилии, и гражданский паспорт с новыми данными.

Перечень исходных документов:

  • свидетельство о заключении брака;
  • св-во о расторжении брака;
  • иные документы, выданные государственными органами РФ.

Сведения об исходнике должны быть занесены в трудовую книжку.

Процедура корректировки личных данных

Дополнительная информация

Изменение данных производится на основании заявления работника. Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника. Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.

Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года).

Делается это следующим образом:

  • недействительная фамилия вычеркивается одной чертой, а рядом (в этой же строке или над ней) пишется новая;
  • на первом развороте слева, на внутренней части обложки трудовой книжки, вписываются реквизиты документа-основания (номер, серия, дата выдачи). Заверяется данная информация подписью (с расшифровкой) сотрудника, вносившего изменения, и печатью организации.

Для наглядности можно посмотреть образец корректировки:

Образец записи в трудовой книжке об изменении фамилии

Копии документов, представленных для исправления фамилии, заверяются начальником отдела кадров (или руководителем организации) и вкладываются в личное дело работника.

Подробно где должны храниться трудовые книжки работников тут.

Смена фамилии в прочих рабочих документах

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – это лишь часть необходимых действий, корректировке подлежат и другие индивидуальные рабочие формуляры сотрудника.
Это следующие документы:

  • личное дело,
  • карточка формы Т-2,
  • счет сотрудника формы Т-54,
  • табель рабочего времени,
  • график выхода сотрудников в отпуск,
  • платежные ведомости и прочие бухгалтерские документы.

Подробно о том, как внести изменения в трудовую книжку

Последствия отсутствия корректировки фамилии в трудовых документах

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом. Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия. Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.

Случается, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В этом случае необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Простой пример: гражданка Иванова после замужества не сочла нужным подать заявление на корректировку фамилии в трудовой книжке. Спустя год она вышла на пенсию. Сотрудники Пенсионного фонда не смогли своевременно оформить ей пенсионное пособие ввиду несоответствия фамилий, указанных в ее гражданском паспорте и трудовой книжке. Ситуация разрешилась лишь спустя несколько месяцев, после долгого разбирательства и приведения документов в порядок.

Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях

otdelkadrov.online

Правильное заполнения трудовой книжки сотрудника при смене фамилии

Содержание статьи

При изменении фамилии в коррекции нуждаются все документы гражданина. Касается это и трудовой книжки. Но есть документы, требующие переоформления, а есть и те, в которых следует лишь изменить данные. За основу при этом берут правила заполнения трудовой книжки при смене фамилии.

В изменениях нуждаются такие документы, как:

  • паспорт гражданина Российской Федерации;
  • заграничный паспорт;
  • водительские права;
  • ИНН свидетельство.

Не следует пренебрегать и оповещением руководителя о том, что фамилия изменена. Иначе все документы, подтверждающие факт трудоустройства, будут просто недействительными.

Ответственность за внесение записи в трудовую книжку о смене фамилии

Именно работодатель будет нести ответственность за внесение определенной информации. Ведь кто, как не профессиональный руководитель, знает все о том, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии, а также в иных кадровых документах? Только такой же грамотный работник.

Существует порядок действий, определенный Правительством Российской Федерации, согласно которому происходит работа с данными всех кадров.

Как работнику, так и работодателю необходимо запомнить, что смена фамилии, имени и отчества приравнивается к изменению данных сотрудника. Ведь, исходя из содержания Гражданского кодекса РФ, гражданин, достигший 14-летнего возраста, имеет полное право на смену и фамилии, и имени, и отчества. Следовательно, подобное явление никак не может сказаться на пересмотре прав и обязанностей, которыми человек обладал прежде. Это касается и рабочего места.

Перед тем как заняться переоформлением и изменением документов, сотрудник заранее должен быть ознакомлен со всеми бумагами, содержащими информацию о порядке использования и ведения данных работников, а также о своих правах и обязанностях, после чего можно ставить подпись.

Работодатель обязательно должен оповещать рабочего на предмет всех своих действий и пояснять, как правильно выполнить оформление трудовой книжки при смене фамилии.

Памятка работодателю и сотруднику

Личными данными, либо персональными, принято называть сведения о работнике, которые необходимы руководителю. Как правило, они хранятся в кадровых и бухгалтерских документах. Поэтому при малейших изменениях этих данных определенное лицо должно внести соответствующие записи как в личные документы сотрудника, так и в документы, относящиеся к организации. Чаще всего это:

  • трудовая книжка;
  • книга учета движения трудовых книжек;
  • личная карта сотрудника формы № Т-2;
  • лицевой счет формы № Т-54;
  • трудовой договор.

Далее разберемся в том, как внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии:

  • Сотрудник о смене данных должен сообщить своему работодателю во избежание затягивания процесса. Правильнее будет даже прийти к директору с заявлением в письменном виде. Как вариант, можно дополнить его документами, которые выступают в роли доказательства о том, что работник меняет свои личные данные. Это могут быть:
  1. паспорт гражданина РФ;
  2. свидетельство о заключении брака либо о разводе;
  3. свидетельство о смене фамилии, имени либо отчества и прочие.

Полный перечень всех необходимых документов, которые работник обязан предоставить, нигде не прописан. Но грамотнее будет поступить именно так, как написано в этом пункте.

  • После того как руководитель получил от сотрудника все, что необходимо, на заявлении он должен поставить резолюцию. Затем работником отдела кадров будет внесена запись в трудовой книжке при смене фамилии.
  • Затем работодателем издается соответствующего содержания приказ. Только после этого лицо, ответственное за внесение изменений в документах, может смело браться за работу.
  • Если сотрудник сменил фамилию, следует изменить информацию, отмеченную на титульном листе. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую.

Кроме того, запись в трудовой книжке о смене фамилии вносится на ее внутренней стороне, преимущественно на обложке, путем указания соответствующих ссылок на иные документы и обязательно с последующим указанием их реквизитов. Все это в итоге предоставляется руководителю или иному доверенному им лицу под подпись и печать.

Личная карта сотрудника подвергается внесению изменений аналогичным способом. После можно заняться иными документами, к которым относятся:

  • лицевой счет,
  • график отпусков,
  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты,
  • налоговая карточка,
  • карточка индивидуального учета.

Трудовой договор тоже должен быть изменен?

Очень часто работника и работодателя волнует вопрос, связанный с тем, стоит ли вносить все необходимые изменения в трудовой договор и как это сделать? На самом деле однозначного ответа вам нет. Поэтому существует несколько вариантов решения проблемы:

  1. Одни специалисты в этой области утверждают, что подобные сведения не настолько важны, чтобы включать их в условия трудового договора.
  2. Другие полагают, что действовать необходимо в соответствии со ст.57 Трудового кодекса РФ. В ней говорится, что в трудовой договор должны быть занесены только сведения, которые требуются на момент заключения. При каких-либо изменениях необходимо заключение дополнительного к договору соглашения.

Но как вы помните, некоторые документы все-таки придется переоформлять, здесь уже одна запись в трудовой книжке о смене фамилии не будет достаточной. К таким документам относится свидетельство обязательного пенсионного страхования. В этом случае работодатель оповещает о смене фамилии территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

opersonale.ru

Смена фамилии в трудовой книжке в 2018 году на основании паспорта, образец

Достаточно часто работники кадровых подразделений сталкиваются с необходимостью изменить какие-либо данные работника. Например, заменить фамилию человека на новую. При смене фамилии работника в трудовой книжке сотрудник кадрового подразделения должен соблюдать определенные правила. Замена персональных данных независимо от ее причины, производится только на основании подтверждающих этот факт бумаг, выданных официальными органами.

Причины замены фамилии

Самая распространенная причина для смены записи о фамилии — заключение либо расторжение брачных отношений.

Однако в законодательстве предусмотрена и возможность изменения фамилии, имени или отчества по желанию человека. С 14 лет для этого необходимо согласие родителей, опекунов или других законных представителей, после совершеннолетия достаточно простого желания человека, который меняет какие-либо персональные данные.

Человек может захотеть изменить неблагозвучную фамилию или написанную в его основных документах с ошибкой.

Например, фамилия матери и ребенка одна — Пировы. Но при оформлении документов, удостоверяющих личность, была допущена ошибка, и мать записали как Перову. Позднее были оформлены и другие документы на фамилию с ошибкой. При оформлении визы для выезда за границу ошибка стала причиной для отказа в выезде ребенка, так как фамилия у родителя получается другая.

Пришлось пойти на замену фамилии матери и, соответственно, замену документов или записей о старой фамилии.

Замену фамилии, имени или отчества производят органы ЗАГС по заявлению гражданина или его законных представителей.

Там же человек получает и документ, который помимо паспорта, будет обосновывать необходимость внесения новых сведений в остальные бумаги, регламентирующие трудовую деятельность сотрудника, например, в трудовую книжку.

Порядок изменения записи в трудовой книжке

После изменения Ф.И.О. необходимо поменять запись о персональных данных в трудовой книжке. Для этого нужно предпринять ряд действий, так как книжка является документом строгой отчетности и одного желания сотрудника или нового паспорта для исправления записи на актуальную недостаточно.

В законодательстве не установлены сроки, в которые необходимо известить нанимателя об изменении персональных данных, но лучше сделать это как можно быстрее, так как в дальнейшем могут возникнуть проблемы, например, с получением социальных пособий или оформлением пенсии.

Порядок внесения изменений и дополнений в этот документ регламентируется двумя постановлениями — Правительства РФ от 16.04.03 No225 и Минтруда РФ от 10.10.2003 No69.

Изменить запись о персональных данных может руководитель фирмы или уполномоченное им лицо, которое ведет учет и вносит записи в документ.

Для этого необходимо уведомить нанимателя об изменении данных и предоставить документы, которые подтверждают факт изменения.

Законодательство не предусматривает, в каком виде сотрудник подает просьбу об изменении персональных данных в книжке. Он может сделать это в устной или письменной форме.

Форма заявления может быть любой. Если просьба о замене фамилии оформляется в письменном виде, то в обращении к нанимателю указывают:

  • новые данные;
  • просьбу о внесении изменений в трудовую книжку;
  • перечисляют копии документов, которые приложены к заявлению и подтверждают факт смены персональных данных.

Смена фамилии в трудовой книжке производится на основании паспорта с новыми данными и документа, выданного органами ЗАГС, которые подтверждают изменение.

К заявлению прилагают копии этих документов, заверенные работником кадрового подразделения или иным лицом, которое отвечает за кадровый учет в организации.

На основании заявления сотрудника, руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовую. Такую замену необходимо произвести в кратчайшие сроки, после издания приказа. Так как руководитель компании и сотрудники кадровых служб, которым делегированы полномочия на ведение кадрового учета, несут ответственность за правильность и актуальность его ведения.

Несвоевременная замена устаревших сведений может стать основанием для применения мер дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности для должностного лица.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии

Изменение вносят в два этапа. Во-первых, на титульном листе зачеркивают одной горизонтальной чертой старую запись и рядом пишут новую фамилию.

Старые данные должны быть читабельными, нельзя их заштриховывать или замазывать корректирующей жидкостью и писать поверх предыдущей надписи новую.

Во-вторых, в трудовую книжку заносят данные о документе, который служит основанием для исправления записи. Как правило, это свидетельство, выданное органом ЗАГС.

Сведения о документе-основании изменения данных нужно записывать полностью, без сокращений.

В трудовую книжку вносят:

  • название документа;
  • его серию и номер;
  • орган, который его выдал;
  • дату выдачи.

При смене фамилии, запись в трудовую книжку можно сделать по следующему образцу:

Фамилия с «Кравилина» изменена на «Сердолицкую» на основании свидетельства о расторжении брака № I-СПБ 456780, выданного Мирненским районным отделом ЗАГС, 12.08.2018 года.

Эту запись проставляют на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Если места не хватает, например, владелица документа меняет персональные данные не первый раз, то запись можно делать на задней стороне обложки трудовой книжки.

Сведения о документе, который послужил основанием для внесения изменений, заверяет своей подписью лицо, вносившее исправление. Указывается должность и Ф. И. О. кадровика, внесшего новую запись, а также ставится и дата изменения. После этого запись о документе-основании дополнительно заверяется печатью организации или кадрового подразделения.

Исправление ошибочной записи о фамилии

При первоначальном оформлении трудовой книжки или внесении данных о новой фамилии и других персональных данных, по невнимательности работника кадрового подразделения, который ее заполняет, может появиться описка.

Например, часто путают буквы «о» и «а», «и» и «е». Или неверно указывают имя человека, если оно предполагает двоякое написание — «Наталья», вместо указанного в удостоверении личности «Наталия».

В таком случае, алгоритм действий зависит от того, когда была замечена ошибка. При оформлении трудовых отношений в первый раз, работник проверяет правильность персональных данных на титульном листе документа и ставит свою подпись. Если ошибка была замечена в этот момент, то можно просто заменить трудовую книжку на новую, а предыдущую утилизировать с оформлением соответствующего акта.

Когда ошибку не заметили сразу, и в книжку внесены записи о трудовой деятельности человека, то действуют по тому же алгоритму, как и при смене персональных данных на новые. Основанием для внесения изменений в таком случае может выступать паспорт или другой документ удостоверяющий личность.

Никаких подчисток, подрисовывания одной буквы вместо другой, использования корректирующей жидкости на титульном листе быть не должно. Такие исправления делают документ недействительным.

Смена фамилии при переходе к другому нанимателю

В законодательстве нет четкого определения ситуаций, когда изменения в трудовую книжку сотрудника должен вносить предыдущий или новый наниматель.

В случае, когда эти изменения произошли во время работы на прежнем рабочем месте, обратиться можно и к предыдущему нанимателю. Исключением становится ситуация, когда организация, в которой работал человек, ликвидирована, и соответственно, вносить новые персональные данные некому.

Если смена фамилии произошла после увольнения работника, то сведения меняют уже при трудоустройстве на новое место работы.

Пример 1: в период увольнения с прежнего места работы, женщина одновременно расторгла брак и решила вернуться к девичьей фамилии. Чтобы не усложнять процесс увольнения, она не уведомила об этом предыдущего работодателя. При приеме на новую работу она поставила в известность о факте изменения персональных данных нового работодателя.

В такой ситуации, можно внести изменения при приеме сотрудника в штат организации.

Для этого работник пишет заявление на прием, а также на изменение персональных данных. При этом можно оформить трудовые отношения и внесение изменений одним приказом.

Пример 2: сотрудник, при увольнении обратил внимание, что фамилия на титульном листе трудовой указана с ошибкой. В такой ситуации он может потребовать внести исправление на старом месте работы, а может попросить изменить написание фамилии уже у нового работодателя.

Пример 3: после увольнения женщина оформляет брачные отношения и, соответственно, меняет свою фамилию на фамилию мужа. В таком случае запись о новых данных на титульном листе трудовой делают работники кадрового подразделения при устройстве на новую работу.

Другие документы, куда вносят изменения

Кроме изменений титульного листа трудовой книжки необходимо заменить устаревшие сведения и в остальных бумагах, которыми регламентируется трудовая деятельность сотрудника.

В первую очередь, это личная карточка сотрудника. Для этого работник кадрового подразделения зачеркивает запись о старой фамилии, а также вносит данные о документе, основании для смены персональных данных. Делается это по аналогии с записью о таком документе в трудовой книжке.

Кроме того, можно оформить личную карточку повторно, с указанием причины замены. В личное дело сотрудника также вносят запись о смене фамилии, и указывают основание для такого изменения.

Помимо этого, необходимо заменить персональные данные:

  • в табелях учета рабочего времени или норм выработки;
  • графике отпусков;
  • бухгалтерском программном обеспечении, в котором ведутся учетные данные для начисления заработной платы;
  • подать сведения о новых данных работника в банковское учреждение, которое осуществляет зарплатное обслуживание компании.

Вносят изменения и в должностные инструкции работника. Оно может быть оформлено дополнением или такой документ можно подписать заново, с указанием новой фамилии.

Также переоформляют используемые работником ключи ЭЦП, доверенности, выданные нанимателем для выполнения трудовых обязанностей и другие бумаги.

Дополнительно уведомляют ПФР для внесения актуальных сведений в пенсионный учет и выдачи нового СНИЛС.

Замена данных в трудовом и иных видах договоров

Перечень данных, которые должны указываться в трудовом договоре, указан в ст. 57 ТК РФ. При этом законодательство позволяет дополнить этот документ недостающими сведениями, без его перезаключения.

Сделать это можно оформив дополнительное соглашение к трудовому контракту или заключить новый договор. Вариант, которым будет внесено изменение, определяют работник и наниматель самостоятельно.

Таким же образом поступают и с другими видами договоров, которые регламентируют трудовую деятельность сотрудника, изменившего персональные данные, например, с договором о материальной ответственности работника.

В коллективные договоры или профсоюзные соглашения вносить изменения нет необходимости, так как там персональные данные каждого отдельного работника не фигурируют.

Ситуация с изменением персональных данных сотрудников организации встречается достаточно часто. Для того чтобы избежать ошибок, необходимо соблюдать последовательность действий при внесении новых сведений в документацию, регламентирующую трудовую деятельность человека, в первую очередь это трудовая книжка. Такие записи делают только на основании официальных документов, подтверждающих смену фамилии.

Загрузка...

delatdelo.com

Смена фамилии в трудовой книжке

В повседневной жизни встречаются различные ситуации, когда по тем или иным причинам граждане меняют фамилию. Зачастую их меняют женщины, вступая в официальный брак, когда они принимают фамилию супруга.

Вслед за изменением фамилии необходимо во все документы внести поправки, включая трудовую книжку. Работодатель в такой ситуации должен изменить фамилию в ней, но после подачи заявления работником, к которому приложены документы, обосновывающие его решение.

Нужно ли менять

Любой человек при возникновении определенных обстоятельств может изменить свои личные данные согласно нормам правовых актов.

Согласно указаниям пункта 26 постановления правительства № 225, опубликованного 16 апреля 2003 года поправки в трудовую книжку вносятся на основания приказа по предприятию, который издается соответственно прощения о смене фамилии.

Заявление работником пишется лично в произвольной форме, потому что трудовое законодательство не предусматривает конкретную форму.

К нему прилагаются документы:

  • метрика работника, ее копия;
  • новый паспорт, удостоверяющий личность работника, его копия;
  • свидетельство о заключении брака, его копия;
  • справка об изменении фамилия, выданное органом ЗАГСа или Федеральной миграционной службой, где производился обмен паспорта;
  • другие виды официальных бумаг.

Копии документов подшиваются в личное дело работника, но они должны быть заверены в нотариальной конторе. В крайнем случае, их заверяет начальник отдела кадров, что допускается нормами правовых актов.

Приказ издается на внесение поправок в анкетные данные работника. Он оформляется в соответствии с правилами кадрового делопроизводства.

В нем необходимо указать причины, вследствие которых изменена фамилия. Также в приказе отмечаются представленные документы, вписываются их данные, серия и регистрационный номер.

Нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии

Сообразно указаниям трудового законодательства, постановления правительства «О трудовых книжках» она не подлежит замене.

Трудовая книжка выдается работодателем при приеме на работу. Если работник увольняется, то она выдается ему на руки под роспись.

В соответствии с положениями пункта 5.5 акта «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников» трудовую книжку можно заменить в случаях, когда она пришла в негодность.

Такого рода случаями считаются

  • трудовая книжка или ее вкладыш обгорели в результате пожара;
  • трудовая книжка или ее вкладыш были разорваны на отдельные части по какой-либо причине;
  • трудовая книжка или ее вкладыш попали в грязь, вследствие чего сильно загрязнена.

Работодатель в описанных случаях может выдать новую трудовую книжку, но на титульном листе новой книжки делается пометка: «Взамен выдан дубликат».

Старая трудовая книжка выдается на руки работнику или уничтожается соответственно нормативам правовых актов.

Как сделать запись и ее образец

По общепринятым правилам запись о смене фамилии осуществляется на титульном листе трудовой книжки.

При этом бывшая фамилия зачеркивается и над нею вписывается вновь принятая. На ее обложке с внутренней стороны записываются обязательные данные документов, на основании которых делается новая запись.

Под ними начальник отдела кадров ставит подпись, записывает целиком фамилию, сокращенно имя и отчество. Его подпись скрепляется печатью предприятия.

Образец внесения записи при изменении фамилии.

Но содержание может быть составлено иначе, так как в каждом конкретном случае работодатель вправе сформулировать запись по своему усмотрению.

Помимо трудовой книжки изменения заносятся в:

  • личное дело работника;
  • личную карточку, заполняемую на бланке с унифицированной формой Т-2;
  •  личный счет, имеющий унифицированную форму – Т-54;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • бухгалтерские документы, включая платежные ведомости.

Работник, ознакомившись с внесенными поправками, должен расписаться под ними, что подтверждает правильность заполнения.

Некоторые работодатели соответственно своим локальным актам составляют дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором отражается факт смены фамилии работника на новую фамилию.

В соответствии с новой фамилией меняется медицинский, страховой полис, что по просьбе работника может осуществить сотрудник кадровой службы, отправив в соответствующие органы запрос.

Что будет, если не поменять

Информация о персональных данных работника должна быть внесена в обязательном порядке.

Она необходима для правильного оформления документации, которая служит подтверждением трудовой деятельности работника. По общепринятым правилам она должна храниться в бухгалтерии и кадровой службе предприятия.

По ней бухгалтерия начисляет заработную плату, выдаваемую работнику в качестве оплаты за выполненный труд.

Любые изменения, внесенные в персональные данные, подлежат безусловному внесению поправок, чтобы в дальнейшем не возникли непредвиденные ситуации.

К тому же вся документация о производственной деятельности должна храниться в продолжение длительного времени на предприятии.

Например, если в платежной ведомости будет записана старая фамилия работника, то ему могут не выдать заработную плату.

Также при оформлении пенсионного обеспечения могут понадобиться дополнительные справки с пояснениями о произошедшей смене фамилии, ее основания. Работник должен будет собирать их, несмотря на истекший срок, после изменения фамилии.

Работник должен быть заинтересован в своевременном внесении поправок в соответствующие документы, не пренебрегая извещением о том, что нужно сменить фамилию в документах.

Иначе он может утратить действительность документов, служащих подтверждением его трудоустройства на каком-либо предприятии.

За внесение поправок работодатель несет административную ответственность, поэтому сотрудники кадровой службы отвечают за правильное оформление всей документации относительно трудовой деятельности работников предприятия.

Если запись об изменениях не будет внесена, то к сотрудникам кадровой службы могут быть предъявлены обвинения о ненадлежащем исполнении функциональных обязанностей.

Работодатель должен разъяснить работнику порядок осуществления действий, связанных со сменой фамилии, об обязательности занесения поправок в трудовую книжку и последствиях невнесения их в трудовую книжку.

Прежде всего, изменение фамилии будет расцениваться как перемена личных данных работника. Оно не отражается на гражданских правах человека, его трудоустройства.

Работник знать о своих правах и обязанностях, в данной ситуации занесение в трудовую книжку изменений является его правом и в то же время обязанностью.

Как переименовать должность

В производственной деятельности не исключается вероятность внесения изменений в функциональные обязанности работников, что влечет к изменению названия должности в штатном расписании.

Указанная процедура обусловлена некоторыми условиями, в число которых входит:

  • вакантная должность;
  • занятая должность.

Работодатель, исходя из вышеприведенных условий, осуществляет действия по переименованию должности, оставив при этом функциональные обязанности прежними.

Но он вправе внести корректировки в локальные акты, разработать проект функциональных обязанностей для новой должности и утвердить из соответствующим приказом.

В первом случае вносятся поправки в штатное расписание, для чего он издает приказ, на основании которого вносятся изменения в штатное расписание.

Во втором случае работодатель обязан известить работника о предстоящих переменах сообразно статье 74 ТК, для чего ему необходимо вручить письменное уведомление работнику.

При этом работник должен подписаться в уведомлении, что подтвердить его ознакомление с решением руководителя предприятия.

Работодатель должен обосновать свои действия, привести аргументы в пользу переименования должности.

Переименование должности влечет к изменению условий, которые были установлены сторонами соответственно статье 54 ТК, вследствие чего необходимо внести поправки в трудовой договор или заключить новый.

Если работник выразил свое согласие, то необходимо старый договор аннулировать и заключить новый. В противном случае работодатель должен предложить ему другие вакансии.

Исключительным случаем в сложившейся ситуации будет увольнение работника согласно статье 77 ТК.

Изменения в трудовой договор вносятся соответственно правилам ведения трудовых книжек, инструкции по их заполнению. При этом можно применить следующую формулировку:

Должность «менеджера отдела сбыта» переименована в должность «консультант-менеджер по продажам» с 1 декабря 2018 года.

И в добавлении к вышесказанному необходимо помнить, что хотя ответственность за оформление трудовой книжки возложена на работодателя, в конечном счете, она необходима работнику.

При оформлении пенсионного документа он служит в качестве основополагающего документа, от которого зависит размер пенсии.

Следовательно, работник должен позаботиться о своевременном оформлении трудовой книжки.

Видео: Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

vkadry.com

Cмена фамилии в трудовой книжке 2018

Трудовая книжка – документ, выступающий подтверждением стажа. Записи в нее вносит работодатель. Все они должны выполняться в соответствии с установленными требованиями.

Личные данные человека могут меняться в течение жизни. По этой причине сотрудники отдела кадров должны знать, как происходит смена фамилии в трудовой книжке. Выявить все нюансы выполнения процедуры поможет изучение актуальной информации по теме.

Основания

Если человек задумался о том, как сменить фамилию в трудовой книжке, следует помнить, что манипуляция может быть выполнена только при наличии определенных оснований.

Самый распространенный случай, когда может потребоваться корректировка данных, — вступление в замужество и принятие фамилии супруга.

В этой ситуации новые данные должны быть внесены в трудовую книжку сразу после того, как человек осуществит замену паспорта.

Еще одно основание внесения корректировок в документ – изменение фамилии работником по собственному желанию. Действие выполняется в паспортном столе. Зафиксировать изменение данных в трудовой книжке удастся только после того, как человек получит новый паспорт.

Корректировки могут быть внесены в документ и по другим причинам. Так, фиксация изменений потребуется, если сотрудник развелся.

Вне зависимости от причины, которая привела к необходимости внесения изменений, процедура корректировки записи в трудовой книжке всегда одинакова.

Законодательство

Трудовые правоотношения регулирует целый перечень нормативно-правовых актов. В законодательстве зафиксированы и вопросы, касающиеся изменения личной информации.

Чтобы знать нюансы действия, эксперты советуют изучить Трудовой Кодекс РФ. Нормативно-правовой акт по-своему фиксирует внесение корректировок.

Так, согласно статье 57 ТК РФ, если имеются недостающие сведения о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно положения сборника нормативно-правовых актов указывают на то, что в случае корректировки основного документа, регламентирующего правоотношения работника и работодателя, может быть проведено редактирование и трудовой книжки.

Процесс внесения корректировок в документ зафиксирован в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек». Датой принятия нормативно-правового акта является 2003 год.

Инструкция является доскональным пособием для работников отдела кадров. Все изменения, вносимые в трудовую книжку, должны базироваться на положениях нормативно-правового акта.

Так, согласно пункту 2.3, изменение личных данных в трудовой книжке допускается только в случае предъявления документов, подтверждающих смену личных данных.

Смена фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии в трудовой книжке может происходить в целом перечне случаев. Однако процедура фиксации личных данных в документе в каждом случае идентична.

После замужества

Внесение корректировок в трудовую книжку после замужества – наиболее частый случай, который приводит к изменению личных данных. В 2018 году в этой ситуации выполняется классическая процедура фиксации изменений.

Порядок оформления

Сегодня существует установленный порядок, в соответствии с которым работодатель должен зафиксировать изменение личных данных. Он состоит из перечня этапов, которые предстоит выполнить.

Так, в организации должны быть оформлены 2 документа:

  • заявление с просьбой о внесении корректировок;
  • приказ о фиксации изменений в личных документах сотрудника.

Необходимые документы

Если сотрудник решил зафиксировать смену фамилии в трудовой книжке, потребуется подготовить перечень подтверждающей документации.

Для проведения манипуляции могут пригодиться:

  • паспорт;
  • бумага, подтверждающая заключение брака;
  • документ, выступающий подтверждением расторжения брака;
  • иная бумага, подтверждающая осуществление смены фамилии;
  • свидетельство о рождении.

Точный набор документации зависит от причины, в соответствии с которой происходит изменение фамилии гражданина.

Заявление

Когда у человека имеются на руках документы, подтверждающие право на изменение фамилии в трудовой книжке, он должен будет составить заявление. Бумага заполняется в стандартной форме.

В документе работник обращается к директору с просьбой о внесении корректировок в личную документацию. На заявлении в обязательном порядке ставится дата его составления и подпись автора.

В приложении нужно указать перечень копий паспорта и свидетельство, выступающее основанием для внесения изменений.

Образец заявления об изменении фамилии в трудовой книжке здесь.

Образец

Изменение данных в трудовой книжке выполняется на основании п. 26 Постановления Правительства РФ № 225. Когда необходимые документы, подтверждающие смену фамилии, предоставлены, сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает одной чертой изменившуюся фамилию сотрудника в трудовой книжке.

Обновленные личные данные пишутся сверху или рядом. На внутренней стороне обложки делается надпись, позволяющая понять, на каких основаниях были внесены изменения.

Информация о документах, подтверждающих поправки, должна содержать:

  • наименование бумаги;
  • ее серию;
  • номер документа;
  • дату получения документации.

Пояснение скрепляется печатью. Человек, вносивший запись, обязан оставить свою подпись.

Образец внесения изменений в трудовую книжку здесь.

Куда еще вносятся изменения?

Трудовая книжка – не единственный документ, в котором фиксируется смена фамилии. Поправки вносятся и в другие личные бумаги работника.

Трудовой договор

Если происходит смена фамилии, большинство организаций заключают с сотрудником новый трудовой договор или дополнительное соглашение. Однако не все фирмы поступают именно так.

Некоторые работодатели считают, что внесение изменений в трудовой договор допустимо, и ссылаются при этом на статью 57 ТК РФ.

Однако нормативно-правовой акт разрешает внесение изменений в основной документ, регламентирующий правоотношения работодателя и работника только в том случае, если стороны хотят зафиксировать недостающие сведения. Изменение фамилии к их разряду не относится.

По этой причине в подобной ситуации эксперты советуют оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

Личная карточка

Измененные сведения должны быть внесены и в личную карточку. Действие может быть выполнено несколькими способами. Так, если изменение данных происходит из-за замужества, прежняя фамилия сотрудника зачеркивается, а рядом пишется новая. Если места для новой фамилии не хватает, она пишется над прежней надписью.

На внутренней стороне документа фиксируют сведения о бумаге, которая послужила основанием для внесения корректировок.

Запись скрепляется печатью. Кроме того, специалист, ответственный за внесение изменений, должен указать свои личные данные и оставить подпись. В обязательном порядке указывается дата обновления.

Иногда кадровики идут другим путем. Они могут распечатать новый лист с данными сотрудника, а на старом делают запись о его замене.

Возврат фамилии при разводе

В ряде ситуаций брак может быть расторгнут. В этом случае работники обычно предпочитают вернуть фамилию, которая была до замужества.

При предъявлении свидетельства о расторжении брака работодатель обязан внести корректировки в трудовую книжку.

Помимо фиксации изменений, в документе делается запись о том, что фамилия заменена на добрачную.

На видео о внесении изменений

nam-pokursu.ru

Как правильно внести исправления о смене фамилии в трудовую книжку?

Добрый день.

Сотрудница при приеме на работу принесла трудовую книжку на девичью фамилию. Последняя запись об увольнении - 2005 год. Остальной трудовой стаж был неофициальным. В период с 2005 по 2013 год она вышла замуж, развелась (при разводе она оставила себе фамилию 1 мужа, о чем свидетельствует св-во о расторжении брака) и снова вышла замуж. Каждый раз, выходя замуж она меняла фамилию на фамилию мужа.

Вопрос: Кто должен внести записи о смене фамилий, если в этот период она официально не работала? Если это должна делать я, то как правильно внести записи о смене девичьей фамилии на фамилию 1 мужа и каким документом это можно подтвердить? 

Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что законодательство не содержит четких указаний о том, кто должен вносить сотруднице запись о смене фамилии в трудовую книжку, если изменение фамилии произошло в то время, когда женщина нигде не работала.


Читайте об исправлениях в трудовой книжке больше информации в статье по ссылке.


Следовательно, по нашему мнению необходимо пользоваться общим порядком, т.е. внести изменения можно двумя способами.

Первый – сотрудник самостоятельно обращается по последнему месту работы, и там ему вносят изменение в установленном порядке.

Второй способ – исправления вносит ответственный сотрудник организации, где работник трудится сейчас

. Изменения в данные трудовой книжки о фамилии сотрудника внесите в следующем порядке. Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, ссылка делается на оба.

Таким образом, можно сказать, что Вы можете самостоятельно внести запись в трудовую книжку сотрудницы о смене фамилии. Для этого затребуйте от нее подтверждающие документы (т.е. паспорт, свидетельство о браке (о разводе)).

Образец внесения записи смотрите ниже по тексту. 

Подробнее в материалах Системы:

1. Как внести изменения и исправления в трудовую книжку

Изменения в титульный лист трудовой книжки

Изменения в титульный лист трудовой книжки вносите, если изменились анкетные данные сотрудника, сведения о его образовании, профессии или специальности. Например, изменилась фамилия в связи с вступлением в брак, изменилось имя, отчество или дата рождения, было получено дополнительное образование и т. п. Об этом сказано в пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

  • паспорт;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Вносить изменения в трудовую книжку со слов ее владельца нельзя.
Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: Обязана ли организация по просьбе бывшей сотрудницы внести в ее трудовую книжку сведения о смене фамилии. Сотрудница вышла замуж и изменила фамилию после увольнения из организации. В настоящее время сотрудница нигде не работает

Да, обязана.

Изменение записи о фамилии производится по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о браке и других документов (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом в Правилах не содержится требование о том, что это место работы должно быть текущим, или о том, что изменение фамилии должно было произойти во время работы бывшей сотрудницы в данной организации.

Ситуация: На какой документ нужно сделать ссылку в трудовой книжке, если у сотрудника изменилась фамилия (на паспорт или на свидетельство)

При изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, ссылка делается на оба.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Формы: Трудовая книжка (фрагмент). Внесение изменений в титульный лист

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

Фамилия Иванова изменена на фамилию
Петрова на основании свидетельства о
браке № 345611099 от 05.08.2008,
выданного отделом ЗАГС г. Пушкино и
паспорта 46 06 852985, выданного
08.09.2008 Правдинским ГОМ
Пушкинского УВД Московской области.

Ответственный за ведение кадрового учета

М.П.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108798

Фамилия

Иванова Петрова

Имя

Елена

Отчество

Васильевна

Дата рождения

15.10.1983

(число, месяц, год)

Образование

высшее профессиональное

Профессия, специальность

переводчик

Дата заполнения

«

12

»

сентября

20

04

г.

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек

(разборчиво)

www.kdelo.ru

Как в трудовой книжке изменить фамилию

Поговорим о том, как правильно поменять сведения в главном документе трудящегося гражданина, а также покажем образец изменения фамилии в трудовой книжке.

В каких случаях в трудовой книжке меняются личные данные работника?

ТК РФ позволяет указывать новые сведения при наличии такой необходимости.

Согласно п. 2.3 утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 Инструкции по заполнению трудовых книжек, это возможно, если меняется:

Какие документы могут быть основанием для перемены данных?

Эти сведения в бланке указываются только на основании документов, подтверждающих перемену личных данных гражданина. Перечислим их:

  • паспорт,

  • свидетельство о рождении,

  • свидетельство о регистрации или расторжении брака,

  • документы, подтверждающие изменение ФИО,

обязательно ссылаясь на их номер и дату.

Заявление об изменении личных данных

Для того, чтобы в документе о стаже появились новые сведения, первым делом необходимо написать заявление. Оно пишется работником на имя руководителя предприятия. В нем указываются ФИО заявителя и просьба об изменении личных данных в бланке. Заявление подписывается руководителем или начальником отдела кадров. После этого издается распоряжении о внесении новых личных данных в бланк сотрудника.

Как вносится новая информация о сотруднике?

Самый частый случай, с которым приходится сталкиваться, - изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. В этом случае основанием для внесения новых сведений может служить свидетельство о регистрации брака.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии вносится на титульный лист следующим образом:

  1. ранее внесенные сведения зачеркиваются одной линией и вносятся актуальные.
  2. на обложке бланка делается сноска на документ, на основании которого вносятся изменения;
  3. новые данные заверяются подписью кадровика и печатью предприятия.

Исправление фамилии в трудовой книжке образец

В том же порядке они вносятся в другие личные данные сотрудника.

Как исправить ошибку, допущенную при заполнении  личных данных работника?

Также нередки случаи ошибок, допускаемых в именах, отчествах и фамилиях работников. Согласно п. 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69, “Перемена личных данных работника в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, о заключении/расторжении брака, о перемене фамилии, имени, отчества. Обязательно указывается их номер и дата.”

Если ошибка обнаружена при создании новой ТК, то испорченный бланк уничтожается, о чем составляется соответствующий акт, и заполняется новый бланк. Разумеется, за такой испорченный бланк деньги  с работника снимать не стоит.

Но, если ошибка была обнаружена при оформлении ТК последующими работодателями, или самим работником, исправить эту неточность значительно сложнее. Самым правильным советом сотруднику, столкнувшемуся с такой проблемой, является обращение в суд для признания данной ТК принадлежащей именно ему.

Более простой способ – внесение новых данных описанным выше способом – чреват возможными проблемами при расчете стажа сотрудника, однако большинство специалистов предлагают использовать именно его, стараясь сделать такое исправление как можно более аккуратно. Если же это сделать не удается, то имеет смысл сделать данному сотруднику новую ТК, и обратиться в суд за подтверждением принадлежности ему старой ТК, содержащей ошибку на титульном листе. Это необходимо сделать для правильного подсчета пенсии, поэтому рекомендуем заняться решением данной проблемы незамедлительно.

clubtk.ru